Styremøte. Innkalling med sakspapirer. Dato: 28. september Kl.: Sted: Sykehusapoteket i Bodø

Transkript

1 Styremøte Innkalling med sakspapirer Dato: 28. september 2011 Kl.: Sted: Sykehusapoteket i Bodø

2 Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord HF Dag Utnes, observatør fra brukerutvalget for Sykehusapotek Nord HF Deres ref.: Vår ref.: 2011/14 Dato: Innkalling til styremøte i Sykehusapotek Nord HF 28. september 2011 I henhold til tidligere avtalt møteplan og i samråd med styreleder, innkalles det med dette til styremøte i Sykehusapotek Nord HF onsdag 28. september 2011 kl Møtet avholdes i Sykehusapotek Nord HFs lokaler på Nordlandssykehuset i Bodø. Styremøtet vil ved behov bli lukket for offentligheten for behandling av styresaker og/eller orienteringer som er unntatt offentlighet. Saksdokumenter til møtet er vedlagt. Eventuelle forfall meldes Sykehusapotek Nord HF på telefon , eventuelt på e-post til helge.pettersen@unn.no. Med vennlig hilsen Anne Helen Hansen styreleder Espen Mælen Hauge direktør Vedlegg Postadresse: Fakturaadresse: Telefon: Saksbehandler: Sykehusapotek Nord HF Postboks 6147 Sykehusapotek Nord HF c/o Faturamottak Telefaks: Internett: Helge K. Pettersen Telefon: TROMSØ Postboks Mo i Rana E-post: Org.nummer: sykehusapoteket.tromso@unn.no MVA NO Saksbehandlers e-post: helge.k.pettersen@unn.no

3 Godkjenning av innkalling og saksliste Styresak nr: Møtedato: 28. september 2011 Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen I samråd med styreleder er følgende saksliste satt opp til styremøtet 28. september 2011: Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Side 1 Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 26. mai 2011 Side 3 Sak Presentasjon av IMM-modellen Side 8 Sak Rapport 2. tertial 2011 Side 9 Sak Medlemskap i Apotekforeningen Side 29 Sak Møteplan 2012 Side 33 Sak Høring: Veileder for styrearbeid i Helse Nord Side 34 Sak Sak Sak Orienteringssaker 1. Informasjon fra styreleder til styret muntlig 2. Informasjon fra direktør til styret muntlig a. Apotekenes utviklingssenter b. PET-skanner UNN c. Foretakssamling d. Oppnevning av ansatterepresentanter til forskningsutvalget e. Søknader om midler til doktorgradsstipendiater og post doc. f. Bemanningssituasjonen ved apotekene 3. Tilsynsrapport fra arbeidstilsynet 4. Møtereferat AMU 6. juni Legemiddelkomiteer 6. Anbud H-resepter og uttak av opsjon G ESA-sak om sykehusapotek 8. Brev fra Brukerutvalget til Helse Nord RHF vedr. opprettelse av sykehusapotek i Kirkenes 9. Kronikk i Nordlys 10. Svar fra Helse Nord RHF vedr. forslag om endring av vedtekter Evaluering av direktør Saken behandles unntatt offentlighet, jf. Offl 23, 1. ledd. Eventuelt Side 57 Side 58 Side 60 Side 61 Side 64 Side 67 Side 69 Side 70 Side 73 Side 75 Side 76 Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

4 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 28. september Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

5 Godkjenning av protokoll fra styremøte 26. mai 2011 Styresak nr: Møtedato: 28. september 2011 Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner protokoll fra styremøtet 26. mai Espen Mælen Hauge Direktør Til: Styret for Sykehusapotek Nord HF Tidspunkt: 26. mai 2011 kl Sted: Tilstede: Forfall: Sykehusapoteket i Tromsø Anne Helen Hansen, styreleder Børge Wahl, styrets nestleder Sissi Lundblad, styremedlem Alf Lorentzen, styremedlem Svein Iversen, styremedlem Kristin Larssen, styremedlem Bjørg Helene Jenssen, styremedlem Fra administrasjonen: Espen Mælen Hauge, direktør Monica Eitran, informasjons- og markedssjef Margaret A. Antonsen, fagsjef Eva J. Jensen, IKT- og logistikkrådgiver Helge K. Kjerulf Pettersen, økonomisjef Sidsel Kristiansen, sykehusapoteker Observatør: Dag Utnes, leder av brukerutvalget Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

6 Sak 23/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 24/11 Godkjenning av protokoll fra styremøte mars 2011 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner møteprotokollen fra styremøtet mars Innstillingen ble enstemmig vedtatt.. Sak 25/11 Rapport 1. tertial godkjenning Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 26/11 Oppfølging av konklusjonene av ekstern revisjon av internkontrollsystemet i Nordlandssykehuset HF Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF tar rapporten fra revisjonsselskapet Deloitte om Nordlandssykehuset HF ekstern revisjon av internkontrollsystemet og kvalitetssikring til orientering. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF forutsetter at konklusjonene fra rapporten som er relevante for Sykehusapotek Nord HF følges opp, og relavante forslag til tiltak gjennomføres. Styret fremmet følgende innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF tar rapporten fra revisjonsselskapet Deloitte om Nordlandssykehuset HF ekstern revisjon av internkontrollsystemet og kvalitetssikring til orientering. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF forutsetter at konklusjonene fra rapporten som er relevante for Sykehusapotek Nord HF følges opp, og relavante forslag til tiltak gjennomføres. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

7 3. Styret for Sykehusapotek Nord HF ber om å få fremlagt årlig informasjon om arbeidet med internkontroll og kvalitetssikring i foretaket. Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 27/11 Anskaffelse av lagerautomat Saken er unntatt offentlighet jfr. offl Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF ønsker at prosessen med å anskaffe lagerautomat til Sykehusapoteket i Tromsø fortsetter. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF ber Helse Nord RHF øke investeringsrammen for 2011 med 1,6 millioner kroner. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 28/11 Oppfølging av Helse Nords kvalitetsstrategi Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek NordHF tar Helse Nords kvalitetsstrategi til etterretning. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF konstatererer at foretakets strategiske mål med hensyn til utvikling av klinisk farmasi og pasientrettede tjenester i høg grad er sammenfallende med og understøtter de strategiske mål angitt for de øvrige foretakene i foretaksgruppen på området legemiddelhåndtering og pasientsikkerhet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 29/11 Forsknings- og utviklingsstrategi Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar den framlagte Forsknings- og utviklingsstrategien for Sykehusapotek Nord HF for perioden Styret for Sykehusapotek Nord HF understreker viktigheten av satsning innenfor forskning og utvikling i foretaket. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

8 Sak 30/11 Kommunikasjonsstrategi Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar at den overeordnede strategiplanens kapittel 8 endres i henhold til saksframlegget, og beskriver helseforetakets kommunikasjonsstrategiske hovedmålsetninger. En veiledning for kommunikasjonsstrategi inntas som vedlegg til overordnet strategiplan. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 31/11 Honorering av brukerutvalget Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusaptek Nord HF vedtar følgende endring av honorering av brukerutvalgets representanter i Sykehusapotek Nord HF: Leder honoreres med en årlig sum på kr ,-. Øvrige brukerrepresentanter honoreres med en møtegodtgjørelse på kr 1500,- per møte. Ved en eventuell opprettelse av arbeidsutvalg (AU) vil arbeidsutvalgets medlemmer honoreres som i de øvrige foretakene i Helse Nord RHF. Direktøren trekker sin innstilling til vedtak. Styreleder og direktør fremmet følgende innstilling til vedtak: Styret for Sykehusaptek Nord HF vedtar følgende endring av honorering av brukerutvalgets representanter i Sykehusapotek Nord HF: Alle brukerrepresentanter honoreres med en møtegodtgjørelse på kr 1500,- per møte. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 32/11 Orienteringssaker Direktøren orienterte om følgende: Avtale med UiT Sykehusapotek Nord HF har som det andre foretaket i Helse Nord inngått samarbeidsavtale med Helsefakultetet ved Universitetet i Tromsø. Etablering av bandasjistvirksomhet ved UNN HF - Saken har vært redegjort for i styret for Helse Nord RHF. Direktøren har levert et notat til Helse Nord om saken. Direktøren i Helse Nord RHF skal diskutere saken med direktørene for UNN HF og Sykehusapotek Nord HF. Ledersamling mai ved Saltstraumen Kvalitet er fokus. Eksterne og interne foredrag. Tilsynsrapport fra Arbeidstilsynet - Sykehusapotek Nord HF må utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykemeldte. Ellers er inntrykket fra Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

9 tilsynet at Sykehusapotek Nord jobber godt med sykefraværsoppfølging og HMS. Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar sakene til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 33/11 Eventuelt Evaluering av møtet. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

10 Presentasjon av IMM-modellen Styresak nr: Møtedato: 28. september 2011 Saksbehandler: Sykehusfarmasøyt Trine Aag Sykehusapotek Nord HF har besluttet å ta i bruk Integrated medicines managementmodellen (IMM). Modellen er utviklet i Nord-Irland og tilpasset norske forhold av Sykehusapotekene i Midt-Norge HF. IMM er en systematisk arbeidsmetode hvis formål er å individualisere og optimalisere inneliggende pasienters legemiddelbehandling, samt å sørge for sømløs flyt av legemiddelinformasjon mellom omsorgsnivåer. Metoden inkluderer legemiddelsamstemming, legemiddelgjennomgang, legemiddelsamtale med pasient, samt utskrivningsdokument med fokus på riktig legemiddelliste og beskrivelse av endringer og årsaker til endringer. IMM skal brukes i forbindelse med leveranser av klinisk farmasi til sykehusene. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar presentasjonen til orientering. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

11 Rapport 2. tertial 2011 godkjenning Styresak nr: Møtedato: 28. september 2011 Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Vedlegg: Rapport 2. tertial 2011 Resultatrapport til Helse Nord RHF Målekort (u.off. 23 første ledd) Saksresymé I henhold til oppdragsdokumentet skal Sykehusapotek Nord HF utarbeide en rapport per tertial. Det skal rapporteres særskilt på personal, herunder utviklingen i sykefravær, økonomisk resultat, bemanningsutvikling, andel salg til eksterne og risikostyring. Rapporten skal behandles av styret før oversendelse til Helse Nord RHF Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 2. tertial Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

12 Rapport 2. tertial 2011 Innhold: Personal... 2 Sykefravær... 2 Økonomi... 4 Resultat... 8 Prognose... 8 Investeringer... 9 Årsverksutvikling... 9 Salg til eksterne Risikostyring Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

13 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 2 av 13 Personal Sykefravær Sykefraværet for Sykehusapotek Nord HF per juli 2011 var på 9,2 %. For samme periode i fjor var fraværet på 4,1 %. Egenmeldinger S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær d Fravær > 56 d Sum fravær Per juli ,3 % 0,2 % 0,5 % 1,2 % 0,9 % 4,1 % Per juli ,0 % 0,3 % 1,2 % 3,5 % 3,2 % 9,2 % Endring -0,3 % 0,1 % 0,7 % 2,3 % 2,3 % 5,1 % I forhold til samme periode i 2010 har det lange fraværet økt betydelig. Fravær lengre enn 17 dager har økt med 4,6 prosentpoeng. Årsakene til dette er at flere ansatte har fått sykefravær som hører privatlivet til. Tiltak for å redusere sykefravær, slik tidligere beskrevet og gjengitt nedenfor, anses fortsatt å ha stor betydning for tilstedeværelsen. Imidlertid har en rekke tilfeller av uheldige helsemessige omstendigheter, som arbeidsgiver har liten innflytelse på, inntrådt. I de tilfeller der dette forventes å ha effekt er det satt i gang nødvendige tiltak, f.eks ergonomiske tilrettelegginger. Figuren under viser utviklingen i fravær per måned. Figuren viser at fraværet var synkende de første månedene i 2011, for deretter å øke betydelig. En årsak til det høye fraværet i juli er at antall mulige dagsverk er få på grunn av ferieavvikling. Dette gjør at sykemeldinger denne måneden gir en svært høy fraværsprosent. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

14 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 3 av 13 En rekke tiltak for å redusere fraværet har blitt iverksatt de siste årene. Vi har vitalisert HMS-organiseringen og tydeliggjort apotekenes samarbeidsutvalg (omtrent tilsvarende sykehusenes KVAM-grupper) og dermed forankret temaet arbeidsmiljø der dette hører hjemme og sikres best påvirkning, det vil si hos de ansatte selv og deres nærmeste ledere. Sykehusapotek Nord følger IA-systemet, men har avbyråkratisert saksbehandlingen. Det handler først og fremst om å bry seg og komme i god dialog med den syke om hva begge partene i samarbeid kan gjøre for å få til eventuell tilrettelegging. Andre ganger handler det rett og slett om å bare vente til de blir friske igjen, det er ikke alltid arbeidsplassen har innflytelse på fraværet. Det finner man ut når man har hatt oppfølgingssamtale med den sykemeldte. Vi har aktive apotek, det vil si at initiativrike ansatte har skapt engasjement om fysisk aktivitet på fritiden, frivillig konkurranse, fellesturer, individuelle turer med poeng og premieutdeling. God fysisk form forebygger helseplager og vantrivsel. Godt tilrettelagte kompetansehevingstiltak og muligheter for kurs og faglig utvikling gir motivasjon og arbeidslyst. Tiltakene har vist seg å ikke ha den ønskede effekt på det lange fraværet. Dette har sin årsak i at dette fraværet i liten grad skyldes forhold på arbeidsplassen. For det korte fraværet ser tiltakene ut til å ha den ønskede effekt. Trivsel på arbeidsplassen gjør at det egenmeldte fraværet holder seg lavt og viser nedgang i forhold til tidligere år. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

15 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 4 av 13 Økonomi Budsjetterte inntekter er periodisert i henhold til inntektsutviklingen i 2010, budsjetterte varekostnader er periodisert i henhold til kostnadsutviklingen i 2010, mens lønnsbudsjettet er periodisert i forhold til periodiseringsnøkkelen som brukes i Helse Nord. Avsetninger for å dekke lønnsoppgjøret er regnskapsført. Budsjett for øvrige kostnader er stort sett periodisert med 1/12 per måned. Regnskapet for 2. tertial 2011 viser et overskudd på 1,43 millioner. For samme periode i 2010 var resultatet et overskudd på1,12 millioner. Det er budsjettert med et overskudd på 0,32 millioner per 2. tertial, slik at resultatet er 1,11 millioner høyere enn budsjettert. Resultat august Budsjett august Avvik Resultat hittil i år Budsjett hittil i år Avvik Resultat 2010 Endring Inntekter Varekostnader Dekningsbidrag Lønns- og personalkostnader Andre driftskostnader Finansinntekter Resultat Regnskapet for august 2011 viser et overskudd på 0,73 millioner. Det er budsjettert med et overskudd på 0,42 millioner, slik at resultatet er 0,31 millioner høyere enn budsjettert. Figuren over viser resultat per måned for 2010, budsjett per måned i 2011, resultat per måned hittil i 2011 og akkumulert budsjettavvik hittil i år. Figuren viser en positiv resultatmessig Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

16 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 5 av 13 utvikling. Det akkumulerte budsjettavviket har vært positivt hele året. Resultatet har vært bedre enn budsjettert alle måneder med unntak av april og juli. Inntekter Etter 1. tertial var inntektene 2,3 millioner lavere enn budsjettert. Dette har endret seg i løpet av 2. tertial, slik at inntektene nå er 0,9 millioner lavere enn budsjettert. Dette tilsvarer en økning på 3,7 % i forhold til Regnskap hittil i år Budsjett hittil i år Avvik Resultat 2010 Endring i kroner Endring % Sykehusekspedisjon og produksjon ,8 % Publikumssalg ,7 % Rådgivning og klinisk farmasi ,8 % Annet ,2 % Sum inntekter ,7 % Oversikten viser at økningen i omsetning har vært størst innen rådgivning og klinisk farmasi. Dette kommer av høyere leveranse enn tidligere på rådgivning til kommuner og nye avtaler både mot kommuner og sykehus. Sykehusekspedisjon og produksjon viser en god økning, mens det er reduksjon i publikumssalget. Salg av medikamenter til sykehusene Omsetningen av medikamenter til Universitetssykehuset Nord-Norge er har økt med 2,8 % i forhold til samme periode i fjor. I Tromsø har det vært en økning på 4,1 %, i Harstad har det vært en reduksjon på 12,3 %, mens det er en økning på 9,7 % i Narvik. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

17 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 6 av 13 Omsetningen av medikamenter til Nordlandssykehuset har økt med 4,4 %. I Bodø er det en økning på 3,1 %, i Lofoten på 9,9 %, mens økningen er på 14,4 % Vesterålen. Salg av H-resepter fra publikumsavdelingene er ikke inkludert i disse tallene. Figuren over viser salg til UNN og NLSH per måned i 2009, 2010 og hittil i Publikumsavdelingene Omsetningen i publikumsavdelingene er redusert med 0,7 % i forhold til samme periode i Noe av årsaken til dette er endret prinsipp for fordeling av inntekter mellom avdelinger i Bodø. Alt reseptsalg ble i 2010 ført på publikumsavdelingen i Bodø. Fra og med 2011 føres produksjonsresepter på produksjonsavdelingen. Dersom det korrigeres for endringen i prinsipp er det en omsetningsøkning på 2 % i publikumsavdelingene, Tromsø har en reduksjon på 2,1 %, Harstad på 3,5 % mens Bodø har en økning på 8,2 %. Årsaken til nedgangen i Tromsø er at omsetningen av de legemidlene som genererer mest omsetning går ned (typisk dyre medikamenter, for eksempel Humira, Enbrel, Truvada og Neulasta). Per 2. tertial 2010 omsatte disse for 6 332, for samme periode i 2011 omsatte disse for Omsetningen av disse legemidlene er redusert både som følge av en reduksjon i utsalgsprisen og som følge av færre solgte enheter. Prisen på det mest solgte medikamentet både i 2010 og 2011 (Humira) er redusert med kr 485,- per enhet, i tillegg er antall solgte enheter redusert med 37,5. Dette gjør at omsetningsreduksjonen av dette ene preparatet utgjør 413. Av dette er om lag 116 redusert pris, mens 296 er en følge av redusert volum. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

18 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 7 av 13 Samtidig som omsetningen er redusert øker salget av rimelige legemidler, handelsvarer og reseptfrie medikamenter i Tromsø. Reduksjon i salg av dyre medikamenter og økt salg av rimelige legemidler, handelsvarer og reseptfrie medikamenter gjør at vareforbruket er redusert og at dekningsbidraget (varesalg varekostnader) har økt. Ved Sykehusapoteket i Bodø øker andelen dyre varer som selges. Dette gjør at omsetningen øker forholdsmessig mer enn økningen i antall solgte pakninger. Som følge av dette øker også vareforbruket. Ved Sykehusapoteket i Harstad går omsetningen ned til tross for økning i antall pakninger. Dette kommer av at en stor kunde har flyttet fra Harstad (dvs. én person som bruker kosttbare legemidler). Dersom det korrigeres for dette er utviklingen i omsetning i tråd med økningen i antall pakninger og salg av handelsvarer. Kvalitetsmidler Sykehusapotek Nord har fått tildelt 1,2 millioner i kvalitetsmidler fra Helse Nord RHF. Av disse er 0,4 millioner øremerket anskaffelse av cytostatikarekvireringssystem på vegne av Helse Nord, mens 0,8 millioner er øremerket utvikling av e-læringskurs i medikamenthåndtering. Av midlene til cytostatikarekvireringssystem er kr ,- benyttet per 2. tertial. Disse er benyttet til utarbeidelse av kravspesifikasjon og anbudsdokumenter. Av midlene til utvikling av e-læringskurs er kr ,- benyttet per 2. tertial. Disse midlene er benyttet til utforming av innholdet i kurset. Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin deltar også i utviklingen av kurset, faktura for dette arbeidet er foreløpig ikke mottatt. Varekostnader Avdeling Regnskap 2011 Budsjett 2011 Avvik Regnskap 2010 Endring Bodø - sykehus og produksjon 84,9 % 87,0 % -2,0 % 87,3 % -2,4 % Bodø - publikum 88,5 % 86,2 % 2,3 % 86,0 % 2,5 % Harstad - sykehus 85,3 % 87,0 % -1,7 % 87,2 % -1,9 % Harstad - publikum 86,8 % 86,4 % 0,4 % 85,8 % 1,0 % Lofoten 82,5 % 85,0 % -2,5 % 84,8 % -2,3 % Narvik 82,5 % 83,8 % -1,3 % 84,3 % -1,8 % Tromsø - sykehus og produksjon 86,3 % 85,8 % 0,5 % 85,8 % 0,5 % Tromsø - publikum 83,6 % 85,5 % -1,9 % 85,9 % -2,3 % Vesterålen 87,1 % 87,4 % -0,3 % 87,0 % 0,1 % Totalt 85,7 % 86,1 % -0,3 % 86,2 % -0,5 % Tabellen over viser vareforbruket for de enkelte avdelingene. Det totale vareforbruket er lavere enn budsjettert, og er også lavere enn per 2. tertial Det er flere faktorer som kan forklare endringer i vareforbruk. Vareforbruket påvirkes av produktmiks det vil si de ulike varegruppenes andel av omsetningen, av kundemiks, det vil si endringer i ulike kunders andel av omsetningen, prisendringer og svinn, kassasjon og ukurans. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

19 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 8 av 13 Dersom vareforbruket hadde vært som budsjettert ville varekostnadene vært 0,63 millioner høyere enn de faktisk er, det vil si at det totale resultatet ville vært som budsjettert. Med samme vareforbruk som i 2010 ville resultatet vært noe dårligere enn budsjettert. Personalkostnader Personalkostnadene er 0,36 millioner høyere enn budsjettert. Lønn til fast ansatte og vikarer og pensjon og arbeidsgiveravgift er høyere enn budsjettert. Lønn er 0,35 millioner høyere enn budsjettert. Dette kommer av et noe høyere lønnsoppgjør enn budsjettert og lønn til sykevikarer. I tråd med Helse Nords føringer var det budsjettert med et lønnsoppgjør på 3,25 %. Lønnsoppgjøret i Sykehusapotek Nord ble på 4,0 %. Pensjonskostnadene er bokført i henhold til siste prognose fra Statens Pensjonskasse. Dette medfører en pensjonskostnad som er 1,09 millioner høyere enn budsjettert per 2. tertial. Forventet merkostnad til pensjon i 2011 er 1,7 millioner. Merforbruket til lønn og pensjon oppveies delvis av at refusjoner i forbindelse med svangerskapspermisjoner og sykdom er 0,7 millioner høyere enn budsjettert. I forhold til i 2010 har lønns- og personalkostnadene økt med 3,09 millioner. 1,51 millioner av økningen kommer av økningen i pensjonskostnader. Resten av økningen er forårsaket av generell lønnsøkning, at det har vært nødvendig å leie inn sykevikarer, samt av at det ikke var vakante stillinger første halvdel av året. Andre driftskostnader Andre driftskostnader er 0,77 millioner lavere enn budsjettert. Som følge av nye husleieavtaler med UNN er husleiekostnadene 0,36 millioner høyere enn budsjettert. Eller gjør generelt lavere forbruk enn budsjettert at det blir mindreforbruk på denne posten. Resultat Resultatet per 2. tertial er 1,11 millioner høyere enn budsjettert. Redusert vareforbruk og mindreforbruk til andre driftskostnader gjør at resultatet er bedre enn budsjettert til tross for høyere lønn- og personalkostnader enn forutsatt. Prognose Prognosen er satt lik budsjett, det vil si et resultat i balanse. Selv om resultatet per august er bedre enn budsjettert er usikkerheten rundt nivået på omsetningen og vareforbruket så pass stor at prognosen ikke er endret. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

20 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 9 av 13 Investeringer Ramme 2011 Tidligere års rammer - ikke benyttet Totalt disponibelt Investeringer hittil 2011 Rest investeringsmidler 2011 Udisponert Cytostatikarekvireringssystem Sum investeringer Den opprinnelige investeringsrammen var på 1,4 millioner. I forbindelse med utdeling av midler til kvalitetsforbedring i Helse Nord har Sykehusapotek Nord fått økt sin investeringsramme med 2 millioner for å anskaffe cytostatikarekvireringssystem til sykehusene i Helse Nord. Sykehusapotek Nord skal forestå koordinering av implementeringen og inngåelse av rammeavtale med leverandør, men det er sykehusene selv som skal kjøpe systemet. Disse midlene skal derfor overføres til sykehusene. Det er planlagt anskaffelse av lagerrobot til Sykehusapoteket i Tromsø. Anbudspapirene for denne er under utarbeidelse. Investeringen vil ikke bli gjennomført før i Årsverksutvikling Figuren over viser utviklingen i månedsverk tre siste år. Gjennomsnittlig antall månedsverk økte med 8 fra 2. tertial 2010 til 2. tertial Årsaken til økningen er ny 60 % stilling som apotektekniker i Bodø (godkjent i budsjett 2011), oppfylling av vakante stillinger i Bodø og vikarer for ansatte som er sykemeldte eller i svangerskapspermisjon. For å kunne gjennomføre feriavviklingen på en forsvarlig måte har det også vært nødvendig med ferievikarer. Bemanningen er som planlagt i budsjettet for Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

21 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 10 av 13 Salg til eksterne Salg av ikke reseptpliktige varer og reseptomsetning til pasienter som ikke er tilknyttet sykehuset skal utgjøre under 20 % av totalomsetningen. For 2. tertial 2011 utgjør dette salget 15,8 % av total omsetning. Risikostyring I henhold til Retningslinjer for risikostyring i Helse Nord skal styret i foretaket per 2. tertial foreta en gjennomgang av internkontroll og risikostyring i foretaket. Redegjørelse for foretakets arbeid med internkontroll og risikostyring og styrets gjennomgang av denne Arbeidet med risikovurderinger fortsetter i foretaket. Tiltak for å redusere risiki avdekket i risikoanalyse (se nedenfor) tas inn i handlingsplan Det er gjennomført risikovurdering for internkontroll og for oppnåelse av budsjettert resultat. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

22 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 11 av 13 Mål Internkontrollen skal være tilstrekkelig dokumentert i henhold til 5 i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenester Beskrivelse av mål Styringsvariabel 1 Dokumentasjonen av rutiner og prosedyrer skal være innholdsmessig sikret og oppdatert. Suksessfaktor Risikofaktor Nåsituasjon Sannsynlighet Konsekvens Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig Kontroll 1 Dokumenter har revisjonsdato Dokumenter har ikke revisjonsdato Økonomisjef 2 Dokumenter har dokumentansvarlig 3 Tilstrekkelig kunnskap om kravene til dokumentasjon 4 Alle områder er dekket i kvalitetssystemet 5 Det finnes en overordnet strategi for internkontroll og kvalitetsarbeid 6 God organisering av kvalitetsarbeidet 7 Tilstrekkelig tid/ressurser til kvalitetsarbeidet 8 Avvikssystemet i DocMap brukes slik det er ment 9 Strukturen i DocMap er hensiktsmessig 10 Det samarbeids på tvers i foretaket 11 Det gjennomføres internrevisjoner Dokumenter har ikke dokumentansvarlig Ikke tilstrekkelig kunnskap om kravene til dokumentasjon av internkontrollsystemet Alle områder er ikke dekket i kvalitetssystemet Det finnes ikke en overordnet strategi for internkontroll og kvalitetsarbeid Ikke god organisering av kvalitetsarbeidet Ikke tilstrekkelig tid/ressurser til kvalitetsarbeidet Avvikssystemet i DocMap brukes ikke slik det er ment Strukturen i DocMap er ikke hensiktsmessig Det samarbeids ikke på tvers i foretaket Det gjennomføres ikke internrevisjoner En del dokumenter har ikke dato, eller er ikke revidert Alle dokumenter har dokumentansvarlig De som er ansvarlige for kvalitetssystemet har tilstrekkelig kunnskap Stor Alvorlig Dokumentansvarlig Gjennomgang pågår. Alle dokumenter skal ha revisjonsdato innen uke 34. Liten Alvorlig Direktør Ingen Middels Middels Direktør Det antas at alle relevante områder er dekket Middels Middels Apotekere Det er ikke utarbeidet Stor Lav Direktør en særskilt kvalitetsstrategi, kvalitet er en del av den overordnede strategiplanen Organiseringen er god Liten Alvorlig Direktør Det oppleves at det ikke er tilstrekkelig tid til dette Avvikssystemet brukes i noen avdelinger, men ikke i alle Strukturen oppleves som ok Det samarbeides på en del områder Internrevisjoner gjennomføres i liten grad Middels Alvorlig Direktør Stor Middels Apotekere Liten Middels Direktør Middels Lav Direktør Stor Middels Direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

23 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 12 av 13 Styringsvariabel 2 Økt bruk av DocMap blant ansatte og ledere Suksessfaktor Risikofaktor Nåsituasjon Sannsynlighet Konsekvens Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig Kontroll 1 Det gjennomføres Det gjennomføres ikke Opplæring Middels Alvorlig Apotekere opplæring av ansatte opplæring av ansatte. gjennomføres sporadisk. 2 Fokus på at gyldige dokumenter kun finnes i DocMap Det er ikke fokus på at gyldige dokumenter kun finnes i DocMap Varierer Stor Middels Apotekere 3 De ansatte gjennomgår sin avdelings prosedyrer jevnlig 4 Kvalitetssystemet settes på dagsordenen så de ansatte forstår viktigheten av å bruke dette 5 Det er enkel tilgang til dokumentene i DocMap De ansatte gjennomgår ikke sin avdelings prosedyrer jevnlig Kvalitetssystemet settes ikke på dagsordenene. Det er ikke enkel tilgang til prosedyrene i DocMap Varierer Stor Alvorlig Apotekere Varierer Middels Alvorlig Apotekere Middels Alvorlig Apotekere Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

24 Rapport 2. tertial 2011 Sykehusapotek Nord HF Side 13 av 13 Mål Beskrivelse av mål Styringsvariabel 1 Oppnå et økonomisk resultat i tråd med budsjett Aktivitetsnivået må styres for å oppnå budsjettert resultat Suksessfaktor Risikofaktor Nåsituasjon Sannsynlighet Konsekvens Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig Kontroll 1 Kapasitet til å levere etterspurte tjenester til sykehusene Ikke kapasitet til å levere etterspurte tjenester til sykehusene Klarer ikke å levere ASL til alle som ønsker dette. Stor Middels Apotekere 2 Beholde kunder i PUB 3 God utnyttelse av isolator PRO Tromsø 4 Riktig andel fakturerbar tid RÅD 5 Øke salg av handelsvarer Miste kunder i PUB Dårlig utnyttelse av isolator PRO Tromsø For lav andel fakturerbar til RÅD Ikke øke salg av handelsvarer Det antas at tidvis lang ventetid gjør at kunder går. Middels Alvorlig Apotekere Ledig kapasitet? Middels Middels Apotekere? Middels Alvorlig Apotekere Potensial for økning Middels Middels Apotekere Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

25 Meny Sykehusapotek Nord HF Post Resultat per måned Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Regnskap Budsjett Avvik Hittil Endring 30 Salgsinntekt, avgiftspliktig Salgsinntekt, avgiftsfri Offentlig avgift vedr. omsetning 35 Andre tilskudd/refusjoner Annen inntekt Sum inntekter Forbruk av innkjøpte varer for videresalg Sum varekostnader Lønn til ansatte Lønn til ansatte Fordel i arb.forhold. Oppg.pliktige ytelser Annen trekk- og oppgavepliktig godtgjørelse Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad Annen kostnadsgodtgjørelse Kompetanse og rekruttering Offentlige refusjoner vedrørende arbeidskraft Annen personalkostnad Sum lønnskostnader Av- og nedskriving Transport- og fraktkostnader Kostnader lokaler inkl energi og brensel Leie MTU, maskiner, inventar o.l Utstyr og driftsmatr. Ikke aktivert Reparasjon, vedlikehold og service Ekstern tjeneste Kontorkostnad, trykksak o.l Telefon, porto o.l Kostnad og godtgj. For reise, diett, bil o.l Salgs-, reklame- og representasjonskost Kontingent og gave Forsikringspremie, garanti, og serv.kostn Lisens- og patentkostnad Annen kostnad Tap o.l og 7 Sum ADK Finansinntekt Finanskostnad Resultat Varebidrag Alle tall er oppgitt i hele tusen. Inntekter er angitt med negativt fortegn. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

26 Økonomirapportering til Helse Nord RHF 2011 Sykehusapotek Nord HF Periode: Aug Tall i mill kr August Akkumulert per August Akkumulert per Årsestimat vs årets budsjett Årsestimat vs fjorårets resultat Årsestimat Estimat -11 Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Endring ift 2010 Endring i % Årsbudsjett per August Avvik i kr Årsresultat 2010 vs resultat - 10 Endring i % Sum driftsinntekter 26,1 25,6 0,6 2 % 208,9 209,8-0,9 0 % 7,4 4 % 321,4 321, ,9 12,5 4 % Varekostnader knyttet til aktivitet 21,3 20,6 0,7 3 % 168,3 169,8-1,5-1 % 4,1 2 % 260,4 259, ,7 8,3 3 % Innleid arbeidskraft Lønn til fast ansatte 2,4 2,6-0,1-4 % 25,1 24,6 0,4 2 % 2,9 13 % 37,7 38,4 1 34,9 3,5 10 % Vikarer 0,0 0,0 0,0 42 % 0,0 0,0-100 % Overtid og ekstrahjelp 0,0 0,1-0,1-99 % 0,1 0,2-0,1-59 % -0,2-68 % 0,2 0,2 0 0,3-0,1-35 % Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 0,7 0,6 0,1 24 % 5,7 4,6 1,1 24 % 1,5 36 % 6,9 8,5 2 0,1 8, % Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -0,4-0,1-0,3 233 % -1,7-1,0-0,7 73 % -1,2 254 % -1,3-1,8 0-1,2-0,6 48 % Annen lønnskostnad 0,3 0,4 0,0-9 % 2,6 2,9-0,3-12 % 0,1 2 % 4,7 4,5 0 4,3 0,2 5 % Sum lønn og innleie ekskl pensjon 2,4 2,9-0,5-17 % 26,0 26,7-0,7-3 % 1,6 6 % 41,4 41,3 0 38,3 3,0 8 % Avskrivninger 0,1 0,1 0,0-5 % 0,5 0,5 0,0-3 % 0,0-4 % 0,8 0,7 0 0,8-0,1-7 % Nedskrivninger 0,0 0,0-100 % Andre driftskostnader 0,9 1,1-0,2-15 % 7,3 8,0-0,8-9 % 0,0 0 % 12,4 12,4 0 11,1 1,3 11 % Sum driftskostnader 25,4 25,2 0,2 1 % 207,7 209,7-1,9-1 % 7,2 3,6 % 321,8 322, ,0 20,9 7,0 % Driftsresultat 0,7 0,3 0,4 110 % 1,2 0,1 1,0 885 % 0,2-21 % -0,4-0,6 0 7,9-8,4-107 % Finansinntekter 0,3 0,2 0,1 37 % 0,1-64 % 0,4 0,6 0 0,4 0,2 53 % Finanskostnader 0,0 0,0 0,0-123 % 0,0 0,0-100 % Finansresultat 0,3 0,2 0,1 37 % 0,1-64 % 0,4 0,6 0 0,4 0,2 54 % Ordinært resultat 0,7 0,3 0,4 110 % 1,4 0,3 1,1 350 % 0,3-28 % 0,0 0,0 0 8,2-8,2-100 % Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

27 Sykehusapotekenes medlemskap i Apotekforeningen Styresak nr: Møtedato: 28. september 2011 Saksbehandler: Direktør Espen Mælen Hauge Det ble i NRK Brennpunkt tirsdag 5. april etterlatt inntrykk av at Apotekforeningen har en næringspolitisk agenda og arbeidsform som er uforenlig med medlemskap for offentlige sykehusapotek generelt og styredeltagelse fra vår side spesielt. I denne saken beskrives Apotekforeningens formål og arbeidsform, og direktøren begrunner hvorfor sykehusapotekene i Norge er medlemmer av foreningen. Hensikten med saken er å etablere et faktagrunnlag som gjør det mulig for styret å ta stilling til eventuelt fortsatt medlemskap for sykehusapotekene i Apotekforeningen. Styrets anbefaling vil bli forelagt ledelsen for de fire regionale helseforetakene. Apotekforeningen er bransjeorganisasjonen for apotekeiere i Norge. Sykehusapotekene har alltid vært medlemmer av Apotekforeningen. Medlemskapet er både tuftet på tradisjon og et ønske om å bidra til å påvirke utviklingen av apotekbransjen i Norge. Apotekforeningen har som hovedformål å sikre apotekbransjen best mulige myndighetsstyrte rammevilkår og posisjon innenfor norsk helsevesen, norsk farmasi og mot forbruker. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord slutter seg til at sykehusapotekene viderefører sitt medlemskap i Apotekforeningen. Som en konsekvens av dette er det naturlig at sykehusapotekene er representert i Apotekforeningens styre på direktørnivå for å påse at foreningen jobber for best mulig betingelser for sykehusapotekene og sykehusene. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

28 Bakgrunn for saken Det ble i NRK Brennpunkt tirsdag 5. april etterlatt inntrykk av at Apotekforeningen har en næringspolitisk agenda og arbeidsform som er uforenlig med medlemskap for offentlige sykehusapotek generelt og styredeltagelse fra vår side spesielt. I denne saken beskrives Apotekforeningens formål og arbeidsform, og direktøren begrunner hvorfor sykehusapotekene i Norge er medlemmer av foreningen. Hensikten med saken er å etablere et faktagrunnlag som gjør det mulig for styret å ta stilling til eventuelt fortsatt medlemskap for sykehusapotekene i Apotekforeningen. Styrets anbefaling vil bli forelagt ledelsen for de fire regionale helseforetakene. Om Apotekforeningen Apotekforeningen er bransjeorganisasjonen for apotekeiere i Norge. Alle de 682 norske apotekene, både privat eide og de 30 offentlig eide sykehusapotekene, er for tiden medlemmer av Apotekforeningen. Alle medlemsgrupper er representert i Apotekforeningens styre. Apotekforeningen har som hovedformål å sikre apotekbransjen: best mulige og forutsigbare myndighetsstyrte rammevilkår, best mulig posisjon og rammevilkår i konkurranse med andre omsetningskanaler for produkt- og tjenesteområder der apotekene har eller ønsker å ha interesser, en tydelig og verdifull posisjon innenfor norsk helsevesen, norsk farmasi og mot forbruker. Som sekundært formål skal Apotekforeningen løse oppgaver og ivareta funksjoner på bransjens vegne i de tilfeller foreningens styre finner det formålstjenlig. Slike oppgaver og funksjoner kan ikke ligge innenfor områder som medlemmene definerer som konkurransearenaer. Innenfor sekundærformålet driver Apotekforeningen i dag opplæringsvirksomhet, Serviceproduksjonsordningen samt virksomheten i konsernet AS Apotekernes Hus som bl.a. består av IT-selskapet NAF-Data AS og eiendomsselskapet NAF-gårdene AS. Apotekforeningen skal ikke arbeide med områder der medlemmene er konkurrenter. Apotekforeningen jobber med apotekrelaterte saker og ikke grossistrelaterte saker. Dette er tydeliggjort gjennom at det nylig er etablert en egen Legemiddelgrossistforening. Norske apotek er underlagt meget detaljert faglig myndighetsregulering både i forhold til distribusjons-, produksjons- og rådgivningsvirksomhet. Apotekforeningen arbeider næringspolitisk med myndighetsregulerte økonomiske og ikke-økonomiske rammebetingelser, ikke med innkjøpsavtaler med leverandører for legemidler. Hver enkelt apotekkjede forhandler frem egne innkjøpsavtaler med legemiddelleverandørene. Sykehusapotekene anbudsutsetter på vegne av de regionale helseforetakene alle leveranser av legemidler fra grossist til sykehusapotek og sykehus. LIS anbudsutsetter alle leveranser av legemidler fra leverandører til preferert grossist på vegne av de samme helseforetakene. I 2010 bidro LIS-samarbeidet til besparelser for norske sykehus på om lag 1 milliard kroner. Grossistavtalen sikrer at oppnådde anbudspriser videreføres til sykehusapotek og sykehus. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

29 Medlemskapet i Apotekforeningen betales gjennom en promille av omsetningen, i ,058%, som utgjorde ca kr for Sykehusapotek Nord. I tillegg betales lisenser for bruk av FarmaPro (datasystemet) som eies av NAF-data. I 2010 betalte Sykehusapotek Nord ca kr ,- for FarmaPro. Om Apotekforeningens arbeidsform Styret velges av generalforsamlingen, og leder foreningens virksomhet. Styret består av seks medlemmer som representerer de tre kjedene, sykehusapotekene og to representanter for de uavhengige apotekeierne. Styrets saker forberedes av administrasjonen ved administrerende direktør. Det er etablert to underutvalg som forbereder saker til styret; næringspolitisk utvalg og fagutvalget. Disse utvalgene er sammensatt med to representanter fra hver medlemsgruppering. Saker hvor styrets medlemmer ikke har sammenfallende interesser behandles sjeldent. Når dette oppstår, kan berørte styremedlem(mer) trekke seg fra styrebehandlingen. Om hvorfor sykehusapotekene er medlemmer i Apotekforeningen Sykehusapotekene har alltid vært medlemmer av Apotekforeningen. Medlemskapet er dermed til dels tuftet på tradisjon og et ønske om å bidra i et av de få felles fora som finnes for apotekeiere i Norge. Gjennom sitt medlemskap i Apotekforeningen kan sykehusapotekene bidra til å påvirke utviklingen av apotekbransjen i Norge. Det er viktig å opprettholde det farmasøytfaglige fokuset i bransjen for å sikre riktig legemiddelbruk og for å sikre at apotekene forblir en del av helsevesenet. Med samhandlingsreformen vil det bli et ytterligere behov for å samarbeide på tvers av omsorgsnivåene for å kvalitetssikre pasientenes legemiddelbruk. Følgende begrunnelser har vært avgjørende for vårt medlemskap i foreningen: Faglige rammevilkår knyttet til f. eks. produksjon av spesielle og viktige legemidler, pasientveiledning, kompetanseutvikling og legemiddelinformasjon. Utarbeidelse av faglige bransjestandarder som for eksempel pasientinformasjon. Felles ønske om videreutvikling av apotekene med deres farmasøytiske personale som en integrert del av helsetjenesten, særskilt ift å bidra til å redusere risikoen for medisineringsfeil ved overgangen mellom omsorgsnivåene. Utvikling og dokumentasjon av nye tjenester som legemiddelsamtaler, er en del av dette. Tilgang til videre- og etterutdanningstilbud, samt prosjektmidler til praksisnær dokumentasjon. Rabattert tilgang til apoteksystemet FarmaPro. Tilgang til årlig formuesavkastning av- og kanskje fremtidig eierandel i - en til dels betydelig formue i foreningen bygget opp over mange år. Tilgang til råd og generell praktisk informasjon fra myndighetene knyttet til ekspedering av legemidler i publikumsavdelingene våre (eks. blåresept, generisk bytte, tuberkulostatika, praktisering av regelverk, egenandeler og oppgjør HELFO). Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

30 Om hvorfor sykehusapotekene ikke bør være medlemmer av Apotekforeningen Foruten medlemskontingenten er det direktørens vurdering at det primært er omdømmemessige begrunnelser for eventuelt å avslutte medlemskapet i Apotekforeningen.. Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

31 Møteplan 2012 Styresak nr: Møtedato: 28. september 2011 Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Følgende datoer foreslås som møteplan for Styret i Sykehusapotek Nord HF i 2012: Torsdag i Bodø Onsdag i Tromsø Onsdag i Tromsø eller Bodø (sted og dato justeres avhengig av når det regionale styreseminaret skal være). Torsdag i Harstad (eventuelt styreseminar) Torsdag i Tromsø Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar forslaget til møteplan for Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

32 Høring: Veileder for styrearbeid i Helse Nord Styresak nr: Møtedato: 28. september 2011 Saksbehandler: Direktør Espen Mælen Hauge I foretaksmøtet i januar 2011 ble det vedtatt at de fire regionale helseforetakene skal utarbeide en veileder for styrets arbeid i helseforetakene. Helse Midt-Norge RHF utarbeidet et masterdokument etter malen fra Helse- og omsorgsdepartementet til RHF-ene, og dette dokumentet er nå redigert for å passe til foretaksgruppen i Helse Nord. Det legges opp til at veilederen for styrearbeid i Helse Nord behandles av styret i Helse Nord RHF i styremøtet Deretter overleveres den til HF-ene i foretaksmøte. I første omgang legges utkastet til veileder ut til høring hos styrene, administrerende direktører og det regionale brukerutvalg. Høringsfristen er Veilederen gir en kort orientering om styrearbeid i helseforetak, og den er ment som et bidrag til styrenes rolleforståelse og rolleutøvelse. Veilederen sammenfatter gjeldende rettsregler og gitte styringskrav, samt inneholder en omtale av styrearbeid som er av mer veiledende karakter. Veilederen er oppdatert pr. juli 2011, og den vil revideres ved behov. Veilederen er tilgjengelig i elektronisk versjon på Direktøren anser veilederen som en grundig og god innføring i styrearbeid i helseforetak, nyttig og nødvendig for det nyvalgte styremedlemmet og en hensiktsmessig oppfriskning for det erfarne medlemmet. Veilederen er også nyttig for administrasjonens samarbeid med styret. Det er ved gjennomlesning ikke registrert vesentlige mangler i innholdet i utkastet som forringer nytteverdien, imidlertid burde en nærmere omtale av observatørrollen gjøres og et par mindre presiseringer om fastsettelsen og offentliggjøring av lederlønninger foretas. Direktøren anbefaler at styret gir sin tilslutning til veilederen. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HFtar utkast til veileder for styrearbeid i Helse Nord til orientering, og vil i det vesentlige gi sin tilslutning til forslaget. Styret ber direktøren innen høringsfristen videreformidle til Helse Nord RHF de innspill som fremkom i møtet. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

33 Styrearbeid i helseforetak God rolleforståelse og god rolleutøvelse (Bruk av bilder/illustrasjoner vurderes av det enkelte RHF) Veilederen gir en kort orientering om styrearbeid i helseforetak, og den er ment som et bidrag til styrenes rolleforståelse og rolleutøvelse. Veilederen sammenfatter gjeldende rettsregler og gitte styringskrav, samt inneholder en omtale av styrearbeid som er av mer veiledende karakter. Veilederen er oppdatert pr. juli 2011, og den vil revideres ved behov. Veilederen er tilgjengelig i elektronisk versjon på 1 Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

34 Innholdsfortegnelse Velkommen til styrearbeid i helseforetak Introduksjon Helseforetaksmodellen Samfunnsoppdraget Samfunnsansvaret Etikk etiske retningslinjer Rammer for statens eierskap Konstitusjonelle rammer politisk og konstitusjonelt ansvar Kontakt mellom Stortinget og helseforetak Riksrevisjonens kontroll Helseforetaksloven - rettslige rammer for Helse Nord RHF s eierstyring Fastsetting av vedtekter og oppnevning av styremedlemmer Foretaksmøtet foretakets øverste organ Oppdragsdokumentet den helhetlige overordnede bestillingen Oppfølgingsmøter mellom det regionale helseforetaket og helseforetakene Regjeringens eierskapspolitikk ( Styret og god virksomhetsstyring Styret som kollegium Styrets sammensetning ( 21-25) Eieroppnevnte styremedlemmer Ansattevalgte styremedlemmer Opplæring og støtte til nye styremedlemmer Tjenestetid, tidligere avgang m. m Fastsettelse av styregodtgjørelse Styrene rammer og viktige oppgaver for styrene Styrets forvaltningsansvar og tilsynsansvar Bruk av styrekomiteer/styreutvalg Internkontroll og risikostyring Tilsetting og avlønning av daglig leder og andre ledende ansatte Rapportering til eier - årlig melding, årsregnskap og årsberetning Begrensinger i styrets kompetanse Representasjon og styreansvar Praktisk styrearbeid Styreleders særlige oppgaver Styresekretær Strategi-, kontroll-, organiserings- og egenoppgaver Styremøte Sykehusapotek Nord HF september

35 4.4 Mer om styrets egenoppgaver Årsplan Instruks for styret og instruks for administrerende direktør Styremøter og styrets arbeidsform Styredokumentene styrets beslutningsgrunnlag Styreprotokoll og protokollasjon (Helseforetaksloven 26 fjerde ledd) Styrets evaluering av egen virksomhet Forholdet til annen lovgivning Regnskapsloven, krav til revisor Forvaltningsloven, offentleglova og arkivloven Styrelitteratur (et utdrag fra BIBSYS Sentrale dokumenter ( Sentrale lover og forskrifter ( Avtaler og reglement Styremøte Sykehusapotek Nord HF september