Dagsorden til Det Akademiske Kvarters 29. Ordinære Generalforsamling

Transkript

1 Dagsorden til Det Akademiske Kvarters 29. Ordinære Generalforsamling Søndag 10. Mai 2009 klokken 15:00 Egget, Studentsenteret

2 SAKSLISTE OG INNHOLDSFORTEGNELSE SAKSLISTE OG INNHOLDSFORTEGNELSE... 1 Velkommen... 2 Forkortelser brukt i papirene Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Godkjenning av Innkalling og dagsorden Valg av underskrivere av protokoll Protokoll fra 23.ordinære generalforsamling for Det Akademiske Kvarter Rapport om driftsorganisasjonenes virksomhet Semestermelding fra Aktive Studenters Forening Semestermelding Realistforeningen Semestermelding Studentteateret Immaturus Semestermelding Studentersamfunnet Semestermelding Bergen Filmklubb Semesterrapporter for arbeidsgruppene og Representantskapet Semesterrapport fra Eksponeringsetaten Semesterrapport fra Kraftetaten Semesterrapport fra Skjenkegruppen Semesterrapport fra Romvesenet Semesterrapport fra Vaktetaten Semesterrapport fra Personalgruppen Semesterrapport fra E-tjenesten Semesterrapport fra Infoetaten Semesterrapport fra Rett vesenet Semesterrapport fra Representantskapet Semesterrapport for Det Akademiske Kvarter Regnskap for Det Akademiske Kvarter Handlingsplan for Kvarteret Investeringsbudsjett 2009 og budsjett Investeringsbudsjett Forslag til investeringsbudsjett fra Kvarterstyret Forslag til investeringsplan fra Kraftetaten Budsjett Statuttendringer Andre forhåndsmeldte saker Dannelse av en driftsorganisasjon bestående av Borg Endring av sanksjonsreglement Valg Valg av medlemmer til Kvarterstyret Valg av Representantskapsmedlemmer Valg av vara til Representantskapet

3 Velkommen Vi vil med dette få ønske alle studenter hjertelig velkommen til Det Akademiske Kvarters 29. Ordinære Generalforsamling. Generalforsamlingen begynner klokken kl.15:00 i Egget, på Studentsenteret. Vi regner med å være ferdig rundt kl Etter møtet vil det bli middag i Ng2, hvor også valgresultatene vil bli offentliggjort. I tillegg til denne dagsorden finnes nødvendig bakgrunnsinformasjon i Det Akademiske Kvarters Statutter samt ulike tidligere publiserte trykksaker. Disse er: Høringspapirer til Det Akademiske Kvarters 29. ordinære Generalforsamling, Svar på høring til Det Akademiske Kvarters 29. ordinære Generalforsamling, Protokoll fra Det Akademiske Kvarters 28. ordinære Generalforsamling. Disse skal være tilgjengelig sammen med disse sakspapirene hos organisasjonssekretariatet på Kvarteret. Det skal velges 4 medlemmer til Kvarterstyret, 2 medlemmer til Representantskapet og 3 vara medlemmer til Representantskapet. Informasjon om kandidatene til de forskjellige vervene finnes i Valgheftet. Fordi få har meldt sitt kandidatur så langt, oppfordrer vi flere til å stille. Ta kontakt med valgkomiteen (valg@kvarteret.no). Valgkomiteen vil presentere alle som melder kandidatur i et eget hefte på Generalforsamlingen. Det er altså mulig å ettermelde kandidatur helt frem til Generalforsamling. Representantskapet oppfordrer potensielle kandidater til å ta kontakt med valgkomiteen fremfor å benke seg på Generalforsamling uten å være presentert av valgkomiteen. Det har tidvis hersket usikkerhet angående medlemsrett til Generalforsamlingen; hvem som har mulighet til å delta og å stemme. Hovedregelen er at alle studenter tilknyttet SiB, med godkjent semesterregistrering, automatisk er medlemmer av Kvarteret. De har dermed også mulighet til å stemme og å delta på Generalforsamlingen (de regnes som medlemmer av GFen). Det er videre slik at alle medlemmer av Generalforsamlingen kan stille til valg. I følge statuttene kan andre studenter (uten SiB-tilknytning eks. MI og BI) bli medlem ved å betale en avgift. Kvarterstyret har satt denne avgiften til kroner 300,-. Videre har Kvarterstyret pålagt at Kvarteret dekker avgiften for sine medarbeidere som er studenter utenfor SiB. Dermed må du enten ha med et gyldig SiBsemesterkort, eller vise at du er registrert student ved et annet lærested, samt arbeider her/eller har betalt avgiften, for å delta under Generalforsamlingen. Kom og si din mening! Vennlig hilsen Arbeidsutvalget til Det Akademiske Kvarters Representantskap Espen Lehn-Nilsen. Jan-Fredrik Eliassen. Berit Bye. Anja Otterstrøm. Kontakt: ordforer@kvarteret.no 2

4 Forkortelser brukt i papirene: Arg: AU: Borg: Dorg: GF: KS: Kvast: RS: RS-Lovkom: RF: SF: ASF: Immaturus: FK: Arbeidsgrupper Arbeidsutvalget i Representantskapet Brukerorganisasjon Driftsorganisasjon Generalforsamling Kvarterstyret Kvarterstyret Representantskapet på Kvarteret Representantskapets Lovkomité Bergen Realistforening Studentersamfunnet Aktive Studenters Forening Studentteateret Immaturus Filmklubben i Bergen 1 Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps AUs Innstilling: Generalforsamlingen velger Stig Arild Pettersen til ordstyrer, XX til bisitter, YY til referent og Studentersamfunnet i Bergen til tellekorps. 2 Godkjenning av Innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden er i henhold til statuttenes 2.5 AUs innstilling: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden til den 29. Ordinære Generalforsamlingen. 2.1 Møte- og Talerett for ikke-studenter AUs innstilling: Generalforsamlingen gir de oppmøtte som ikke er medlemmer av Generalforsamlingen møte- og talerett. 3 Valg av underskrivere av protokoll AUs innstilling: Generalforsamlingen velger Espen Lehn-Nilsen, Erik A. Oramas, Øyvind Sean Kinsey og Jørgen Knutsen, til underskrivere av protokoll. 3.1 Protokoll fra den 28. Ordinære Generalforsamling for Det Akademiske Kvarter Finnes i eget hefte; tilgjengelig i Kvarterets resepsjon og ved Generalforsamlingen. AUs innstilling: 3

5 Generalforsamlingen tar Protokollen for den 28. ordinære generalforsamlingen til orientering. 4

6 4 Rapport om driftsorganisasjonenes virksomhet 4.1 Semestermelding ASF våren 2009 Våren 2009 har på mange måter vært spennende og ikke minst positiv for ASF. I tillegg til våre faste onsdagskonserter på Hulen, har vi videreført vår konsertrekke på NG2 annenhver fredag og utvidet den til å til dels være hver fredag i perioder. Når det gjelder samarbeid med eksterne aktører har vi fortsatt utviklingen fra i høst og hatt samarbeid med navn som; Borealis og deres headliner Faust, Fjellparkfestivalen med Festival Battle på Hulen, Back to Beat i form av Mojomatics fra Italia, og sammen med Ekko presenterte vi Monteè. Styret har fungert svært tilfredstillende denne våren, i form av å utføre sine arbeidsoppgaver på en upåklagelig måte. Ved å opprettholde det tette samarbeidet mellom oss styremedlemmer har det medført at informasjonsflyten både innad og utad i foreningen har vært svært god. Vi har per dags dato hatt 15 styremøter i 2009, og det gjenstår enda tre ordinære møter, i tillegg til evalueringsmøte og konstitueringsmøte. Rekrutteringen har tatt i betraktning av at dette er vårsemesteret, vært god med over 10 nye medlemmer. Vi er nå cirka 50 aktive medlemmer. Med bakgrunn i den massive rekrutteringen vi var vitne til i høst, og noe frafall, har vi sett oss nødt å legge konseptet Bingo & Vafler som vi introduserte i høst på is midlertidig. Vi har likevel hatt en betraktelig høyere arrangementsfrekvens når det gjelder konserter, enn våren for ett år siden. Ved å gjennomføre våre tradisjonsrike sosiale arrangement som Storstyremiddag, Hansatur og hyttetur har vi klart å få både nye og gamle medlemmer til å være med å påvirke det sosiale i foreningen. I tillegg har vi hatt Kjønnsfest, og vært delaktig på Internfestivalen på Hulen. Kompetansemessig har vi generelt et bra grunnlag. Vi hadde tre representanter på NRF sitt Fagseminar på Hulen, som fokuserte på identitet blant konsertarrangører. Org.sem.1 hadde vi grunnet dette seminaret ikke mulighet til å stille på. I tillegg var vi godt representert på brannrutinekurs på Hulen. Arrangementsmessig har det vært variert og spennende. Vi har klart å holde balansegangen mellom å booke større navn som er økonomisk viktig, samt mindre fremadstormende band som formidler noe viktig. På Hulen har vi hatt artister som: Slagsmålsklubben (SE), The Cumshots, Zeromancer, Raymond & Maria (SE), Catastrophes, Mojomatics (IT), Lis Er Stille (DK), Simon Says No!, Maribel, Hiawata!, Skilla (SE) og Daniel Thornhill. På Ng2 har vi hatt: Bart, Pony the Pirate, Captain Credible, Dunderhonning, Akeron, Social Suicide, Blood Command, Death is not Glamorous, The Holy Tongue, og Achè. Vi skal i tillegg ha Ramming Speed (US). På USF Verftet har vi hatt/skal ha to store konserter med delillos og Melody Club (SE). Vi har allerede bekrefta to store konserter på Verftet til høsten noe som lover bra for arrangementsfrekvensen på USF også fremover. Avviklingen av arrangmentene har i stor grad vært problemfri. Økonomisk har vi sett en positiv tendens i arrangementene våre, og til tross for høye faste kostnader og dyre teknikere, spesielt på Hulen, har vi klart å holde konsertrekken vår i pluss. Noe spesielt en nesten utsolgt delillos konsert på verftet var med på å medvirke til. Dette har snudd en relativt liten egenkapital ved start på semesteret til en fornyet og mer avslappet økonomisk situasjon. Noe som grundig arbeid med støtte- og sponsorordninger har vært medvirkende til. En del etterslep fra tidligere år gjorde økonomiarbeidet vanskelig tidlig i semesteret, men vi tror at utgangspunktet fremover skal være solid. 5

7 Samarbeidsmessig innad på Kvarteret har vi sett en positiv utvikling når det gjelder avvikling av fredagskonserter på Ng2, men det er fortsatt småting som ikke fungerer optimalt, og vi ser helt klart utfordringen i å arrangere rockekonserter på en så liten plass. Totalt sett er vi ekstremt fornøyd med det komplette semesterprogrammet vårt, og føler vi har klart å omstille oss både mht til endret konsertkultur i Bergen, samt alternative konsertscener. Vi takker alle samarbeidspartnere for en viktig vår, og ser frem til hvordan det blir i sluttfasen mot tilbakeflyttingen til DAK2. Jørgen S. Knutsen, Leder ASF. 4.2 Semestermelding Bergen Realistforening våren 2009 Bergen Realistforening har våren 2009 feiret 50års jubileum. I uke 8 fylte vi 50 år, og dette ble feiret med mange forskjellige arrangementer hele uken gjennom. Bl.a. konsert med HGH på Garage, Film og Vaffel og Funky Fabula på NG2 og Bierstube på Hulen. Vi har fortsatt med de faste torsdagskonsertene på NG2, og har noen ganger også prøvd enkelte alternative arrangementer som Jam, Film og Popcorn og Don't drink and drive. På Garage denne våren har vi hatt konserter med Tommy Tokyo, Shit City og HGH. Selv om driften og pågangsmotet er på plass merker vi i Bergen Realistforening godt at det ikke er like lett å være en konsertarrangør i Bergen som det en gang var. Publikumet er ikke like tilstedeværende og det er blitt vanskeligere å drive god PR grunnet byens mange arrangører og plakatopphengere. Vi gleder oss veldig til Det Akademiske Kvarter igjen skal få en stor plass i våre og alles hjerter! Hill capra! Bergen Realistforening. Stine Henriksen President Bergen Realistforening tlf Semestermelding Studentteateret Immaturus våren 2009 Dette semesteret har Immaturus hatt en svak nedgang i medlemsantallet og har hatt totalt noen og femti aktive medlemmer. Det sosiale miljøet i organisasjonen er godt, og diverse fester, festival, andre arrangement og teaterbesøk har bidratt et godt miljø i hele organisasjonen på tvers av undergrupper. Vi har hatt et høyt aktivitetsnivå, med syv arrangement så langt i år (i hovedsak i Studio USF Verftet, men også på NG2): Infofest, Blues Brothers-visning med filmklubben, Teatersportaften, Teaterfestival med maratonforestillinger og improkonkurranse, Skrivegruppas aften og Åpen scene. For resten av semesteret gjenstår Immaturusprisene samt begge produksjonene våre: En anarkists tilfeldige død og Tankekartet/Kraftkartet. Kvaliteten på arrangementene har generelt vært veldig tilfredsstillende, og publikumsbesøket har også generelt vært godt. Spesielt godt besøkt var Teaterfestivalen og Åpen scene, som i vår gikk til inntekt til Kabulprosjektet et 6

8 støtteprosjekt til nasjonalteateret i Kabul. I tillegg har vi avholdt to kurs med eksterne kursholdere dette semesteret, som også har vært åpne for ikke-medlemmer. Vi har hatt et godt samarbeid med Kvarteret og de andre driftsorganisasjonene. Vi har igjen hatt samvisning med Bergen filmklubb dette semesteret, og ser frem til å fortsette med dette, samt forsøke å få igang andre samarbeidsprosjekter med de andre driftsorganisasjonene. På grunn av rekrutteringsproblemer fikk vi uheldigvis ikke valgt en RS-representant før midtveis ut i semesteret, noe vi beklager. Vi hadde budsjettert med et underskudd for 2008, men regnskapet viser at det har blitt en del større enn forventet, med et negativt resultat på rundt kr Den økonomiske situasjonen er likevel solid, men vi har lagt vekt på en strammere økonomistyring for Med vennlig hilsen Sigve Berge Hofland teatersjef, Studentteateret Immaturus 4.4 Semestermelding Studentersamfunnet Våren Organisasjonens formål Studentersamfunnets formål er å samle studerende og andre til foredrag, debatt og andre tiltak som fremmer interessen for allmennkulturelle og politiske spørsmål. Styret og aktive medlemmer Samfunnet forvaltes av Styret og Rådet. Styret er ansvarlig for den daglige driften og for å sette langsiktige strategier for virksomheten. Styret består av åtte personer, deriblant leder, nestleder, økonomiansvarlig, PR-sjef, Upopleder, kulturleder, debattleder og Operacaféleder. Rådet består av erfarne medlemmer som skal bidra til kompetanseheving i organisasjonen, samt evaluere Styrets arbeid. Vi har mellom 50 og 60 aktive medlemmer som utfører viktige arbeidsoppgaver ukentlig. Samfunnet har også kompetanseorganet Utvidet råd som skal gi innspill til møteprofil og drift. Medlemmene av Utvidet råd er viktige aktører i Bergens offentlighet som viser interesse og engasjement for Samfunnets formål. Semesterets virksomhet Samfunnet arrangerer minst tre ukentlige møter: Upop-foredrag tirsdager på Studentsenteret, Kulturmøter onsdager på Logen Bar og Debatter torsdager på Studentsenteret. Disse komitekveldene skal dekke temakategorier som vitenskap, kultur og politikk og sikre en bred møteprofil. Variasjonen i møteprofil dette semesteret har vært tilfredsstillende. I tillegg har vi arrangert noen ekstramøter, deriblant Obamas innsettelse, akademisk vorspiel om Israel- Palestinakonflikten med Nils Butenschøn, og mandagsforedrag med den amerikanske vitenskapsfilosofen Michael Ruse. Vår store satsning dette semesteret har vært vårt eget 75-årsjubileum, med en fullspekket programuke og storslagen feiring. Vi opplever at 75-årsjubileet var en suksess på alle måter: for det interne miljøet, for publikumsinteresse og oppmøte, og for medias oppmerksomhet om Samfunnets som organisasjon, dets arrangementer og gjester (40 oppslag i løpet av semesteret). Suksessen er ikke minst takket være god planlegging mht møtebooking og søknader, økonomisk støtte fra samarbeidspartnere, et eget programhefte, annonser og promoteringseffekter som nett, plakater og kondomer. Dette har krevd en ekstra innsats fra de aktive medlemmene. Med alles stå på-vilje og engasjement har vi klart å gjennomføre en historisk bra uke! Det er derfor med spesiell glede at Styret vår 2009 vil se tilbake på semesteret. 7

9 Samfunnet har en god og nøktern økonomi, noe som skyldes god styring med hensyn til økonomiske prioritering og at Styret jobber aktivt for å opprette nye sponsoravtaler med eksterne samarbeidspartnere. Arbeidsforhold og sosialt miljø Studentersamfunnet har blitt velsignet med et romslig kontor som blir flittig brukt som arbeids- og møteplass av Samfunnets medlemmer. Dette har vært et gode for kommunikasjonen og arbeidsmiljøet innad. Vi ser frem til å flytte inn i felles kontorlokaler med de øvrige driftsorganisasjonene og Kvarteret og håper og tror det vil styrke samarbeidet på tvers av organisasjonene. Kontakt og samarbeid med Kvarteret og driftsorganisasjonene Samfunnet har ønsket å støtte opp om virksomheten på NG2. Samfunnets DJ-gruppe har derfor spilt pinnsvinpop på vinkvelder noen onsdager. Vi håper å kunne fortsette med dette neste semester. Vi har også hatt samarbeid med Filmklubben i forbindelse med foredrag om skolemassakre. Samfunnet har satt pris på driftsorganisasjonenes og Kvarterets deltakelse på festmiddagen under jubileet, og tror sosiale arrangementer som samler organisasjonene er et gode for samarbeidet. Dette må imidlertid avtales. Planlegging og koordinering av slike tilstelninger kunne gjerne vært bedre, da Kvarteret og dorgene noen ganger planlegger forbi hverandre. En løsning kunne vært en funksjonell, felles kalender på nettsidene. Samfunnets leder og nestleder har opplevd en god dialog med eksternansvarlig i Kvarterstyret (KvaSt) og dorgelederne, men ønsker at dorgeavtalen skal bli tydeligere og følges bedre opp. Tidvis opplever vi negativ kommunikasjon med enkeltpersoner i Kvarterets arbeidsgrupper. Dette er synd for oppfattelsen av miljøet i Kvarteret utad og noe Samfunnet vil oppfordre det kommende Kvarterstyret til å ta tak i. Samfunnet opplever Kulturutvalget som et positivt initiativ til samarbeid om og koordinering av dorgenes arrangementer. Vi ser frem til å arbeide mot åpningen av det nye Kvarteret vinter 2009 og vil prioritere dette det kommende semesteret. Rebekka Kvelland Leder, Studentersamfunnet i Bergen Semestermelding for Bergen filmklubb våren 2009 Våren 2009 har Bergen filmklubb fortsatt aktiviteten fra foregående semestre med Magnus Barfot kinosenter og Kunsthallen Landmark som visningsteder. I tillegg har vi vist film på NG2, etter alle skussmål å dømme et vellykket prosjekt. Dette vil vi videreføre og trappe opp i semesteret som kommer. Vi har fortsatt ordningen med to typer medlemskort: et ordinært medlemskort til kr 90,- og et A- kort til kr 350,-. Billettprisen pr film på Bfk har gjennom hele året vært kr 40,-, med unntak av arrangementene på Landmark hvor visningene er gratis for medlemmer. Visningene foregår gjennom hele året onsdager og torsdager, i MB5 på Bergen Kino, og siste tirsdag i hver måned på Landmark. Visningene ble som vanlig avviklet av styret, godt hjulpet av frivillige medarbeidere. Programkatalogen inneholder tradisjon tro omtaler av alle filmene, samt lengre artikler i forbindelse med temaserier/-kvelder. Artiklene og omtalene er i all hovedsak skrevet av styret. Katalogene har et opplag på 3500, og har blitt distribuert gratis til medlemmer og andre interesserte. Filmklubben har også nettsider - med ca unike brukere per måned - i samarbeid med Cinemateket USF. Videre har vi produsert og distribuert plakater, og fått en del oppslag i media i løpet av året. En gang i uken har Bfk dessuten sendt ut e-post med 8

10 informasjon om programmet og eventuelle endringer til de av medlemmene som har notert e- postadressen sin ved medlemsregistrering. Styre og administrasjon Bergen filmklubbs styre har denne våren bestått av: Joep Aarts, Kristian Fyllingsnes, Frode Heen, Cornelia Albrektsen, Robert Bjørnøy Norseng, Geir Ørnholt, Ingrid Moe, Sigrid Haugros, Emilio Sanhueza og Aksel Kielland. Carl-Philip Wahlberg Lund takket for seg, mens Anette Sannes Knutsen og Johannes Oldervoll har permittert seg for å studere i det store utland. Nytt blod er tatt inn etter intervjurunder, vi har nå gleden av å ha Julie Tessem og Martin Rosendahl med på styrelisten og det forestående programarbeidet. Styret har, med unntak av ferier hatt møter hver mandag. Frode Heen har fortsatt i rollen som kasserer, og Aksel Kielland som leder. Styremedlemmer deltar dette semesteret på et knippe filmfestivaler, blant andre Berlinalen, Oxford Documentary Film Festival, Tribeca, Coimbra og Toronto, og har planer om å være tilstede på en god del flere før høstsemesteret begynner. Det ble avholdt 26 regulære visninger, tre visninger på Landmark og foreløpig én på NG2. I tillegg til vanlige byråfilmer ble det vist flere egenimporter, samt filmer fra TIFF, Kosmorama og korttidsimporter i samarbeid med Norsk filmklubbforbund. Semesteret ble innledet med The Wrestler. Vi viderefører tradisjonen med overraskelsesfilm og sørget dette semesteret for syv Bergenspremierer. Vi samarbeidet for øvrig med Borealis - to filmer i stil og tråd med festivalen ble vist og arrangerte stumfilmkonsert. Flesh and the Devil, akkompagnert av Sigbjørn Apeland, utgjorde et av semesterets klare høydepunkter. Bergen Styret i Bergen filmklubb 5. Semesterrapporter for arbeidsgruppene og Representantskapet 5.1 Semesterrapport fra Eksponeringsetaten våren 2009 Formål Eksponeringsetaten har til hensikt å, med bruk av foto, dokumentere den daglige driften og de kulturelle arrangementer som foregår i tilknytning til DAK. Medlemmer Leder: Guro Hammervoll Skipnes Nestleder: Eystein F. Davøen Økonomiansvarlig: Kevin Loen Personalansvarlig: Tim G. Ueland Sosialansvarlig: Guro Friberg Ekrann 1 øvrig medlem: Oda Sofie Øye Virksomheten dette semesteret Vi har dette semesteret hatt god dekning av konserter i regi av RF, og av ASFs konserter på Ng2. Vi har også hatt god dekning av sosiale arrangement i regi av DAK. Vi har fulgt opp de forespørsler om andre fotooppdrag vi har mottatt fra andre etater og lignende. I tillegg har vi satt i gang en rullerende fotoutstilling på Ng2, som vi har fått mange positive tilbakemeldinger på. Fotooppdrag har stort sett vært positive opplevelser, med unntak av små problemer med at ikke alle vi møter er kjent med at vi har tillatelse til å være der, at noen konsertgjengere kan være noe utagerende, og at en del folk ikke liker å bli fotografert. 9

11 Dette semesteret har vi også fokusert på å bygge opp og systematisert bildearkivet vårt, noe vi har lyktes forholdsvis godt med. Vi jobber med å finne flere måter å formidle bildene til publikum på. Egenvurdering av organisasjonen og det sosiale miljøet Vi er stort sett fornøyd med hvordan gruppen fungerer innad. Vi har god kommunikasjon innad i styret og i forhold til resten av gruppen. Utad kunne vi ønske bedre samarbeid med blant annet Infoetaten, som vi mener kan gjøre god nytte av bildene vi tar. Vi føler forøvrig at vi har samarbeidet godt med Vakt som har kontaktet oss med fotooppdrag flere ganger. Det samme gjelder for PG. Det sosiale miljøet i gruppen er svært godt. Som en liten gruppe har det stort sett vært lett å få med de fleste på sosiale arrangementer. Vi har blant annet gjennomført teambuildingstur til Paris, hatt fotosafari og arrangert alkoholfri spillkveld. Vi har også deltatt på sosiale arrangement i regi av DAK. Vi håper å kunne videreføre vårt gode sosiale miljø neste semester. I forhold til resten av organisasjonen føler vi at vi kommer godt over ens med de andre gruppene vi er i kontakt med. Oppfølging av egen handlingsplan I henhold til handlingsplan for vår 09 har vi fått en bredere dekning av arrangement på DAK. Samarbeidet med dorgene har variert, men vi har særlig hatt et bra forhold til RF i forbindelse med konserter og annet. I skrivende stund har vi planlagt å dokumentere Immaturus forestillinger i mai. Også fotografering av arbeidsgrupper i aksjon er planlagt i nær framtid. For øvrig har vi ikke vært flinke nok med å opprette samarbeid med Infoetaten, som vi mener kan gjøre god nytte av bildene våre. Vi skulle gjerne ha ervervet noen flere medlemmer enn vi har gjort, men har likevel klart oss meget bra med dem vi har. Vi arbeider fortsatt med å utvide og systematisere bildearkivet vårt og å finne måter å formidle og bruke bildene på. Vi er fornøyd med å ha fått i gang vår utstilling på Ng2, men vi kan med fordel rullere bildene i den oftere enn vi har gjort.. Den økonomiske situasjonen Gruppen har god økonomisk kontroll. Vi har inneværende semester lagt oss på et lavt materialforbruk og har kun hatt mindre utgifter. I forhold til budsjettet ligger vi under estimert forbruk, og vil trolig ha et om lag tilsvarende lavt forbruk til høsten. Til dags dato har vi brukt: X kr Vi har for øvrig noen flere planlagte innkjøp inneværende semester, men vil fortsatt ikke overskride vårt budsjett. Guro Hammervoll Skipnes Leder Eksponeringsetaten Handlingsplan Eksponeringsetaten høst 2009 Gruppens virksomhet Vi ønsker å fortsatt være til stede og fotografere på det meste som arrangeres av kulturvirksomhet. Vi vil også fortsette å dokumentere den daglige driften av DAK. Slik vil vi få et stadig større og bredere bildearkiv med mange bruksområder. Vi vil fortsette vårt allerede gode samarbeid med PG, Vakt og RF, og håper å opprette lignende gode forhold til særlig Info og de resterende dorgene. Vi ser også dette semesteret et behov for å gjøre flere etater kjent med vår virksomhet, og at disse skal kunne kontakte oss med 10

12 fotooppdrag som vi ikke selv har tenkt ut. Dette vil forhåpentlig gjøre vårt arbeid mer kjent og anvendelig for andre. Vi ønsker å fortsette vår utstilling på Ng2, men muligens rullere bildene oftere, for eksempel en gang hver måned. Medlemmer Neste semester har vi som mål å verve 4-6 nye medlemmer for å erstatte de som går av i vår, og for at gruppen skal bli fulltallig. Vi ønsker å verve disse før utgangen av september Videre vil vi utrede hvor mange medlemmer vi har behov for til åpningen av DAK2 innen utgangen av november Økonomi Vi vil trolig fortsette vårt økonomiske forbruk i tråd med det vi har hatt inneværende semester. Ingen større innkjøp er planlagt i skrivende stund. Neste semester håper vi å få kartlagt våre økonomiske behov realistisk for fremtidige semester på DAK2. Vi vil få utredet dette til utgangen av november Sosialt miljø Gruppen har hatt et meget godt sosialt miljø som vi vil etterstrebe å bevare også neste semester. Vi ønsker å fortsatt være til stede på arrangement i regi av DAK eller DAKs undergrupper, både på jobb og i sosial sammenheng. Vi vil også ha flere sosiale aktiviteter primært for vår egen gruppe, som vi har hatt foregående semester Guro Hammervoll Skipnes Leder Eksponeringsetaten 5.2 Semesterrapport fra Kraftetaten våren 2009 Formål Kraftetatens formål er å oppfylle de scenetekniske behov til brukere ved Det Akademiske Kvarter. Medlemmer Kraftrådet har dette semesteret bestått av: Lise Veronica H. Fjellheim (leder) Daniel Haukedal (økonomiansvarlig) Raymond Julin (kurs- og kompetanseansvarlig/nestleder) Torgeir Iversen (personalansvarlig) Thomas Hocking (lydmaterialforvalter) Eirik Milford (lysmaterialforvalter) Silje Dyngeland Sjursen (lys.mat.vara) 11

13 Dette semesteret har Kraftetaten hatt flere aktive medlemmer enn på lenge, noe som er kjempepositivt, men som ikke alltid gjør det mulig å ha nok folk i uker med mange arrangementer. Vi har fått nye medlemmer både på lyd- og lyssiden, og har i skrivende stund enda flere på prøvekontrakt, som vi håper vi greier å holde på. De fleste i rådet har fortsatt ikke en vara fordi vi ikke har nok medlemmer til det. I og med at mange i rådet desverre enten har sluttet eller vært bare middels aktive grunnet studier eller jobb, så har jobbfordelingen i rådet og ellers i etaten blitt litt skjev dette semesteret, men likevel bedre enn forrige semester. Vi har heldigvis fått en liten gjeng med engasjerte nye kraftere, og vi har greit å utføre den jobben vi skal gjøre på en tilfredsstillende måte på tross av at vi er få. Det er likevel veldig ønskelig og nødvendig for oss å rekruttere flere medlemmer både til rådet og til etaten, spesielt fordi flere av dagens medlemmer kommer til å slutte eller bli pensjonister. Virksomhet Fordi vi har hatt mye jobb fordelt på få personer dette semesteret og økonomien vår ikke har strukket til, så er det enkelte punkter i handlingsplanen vår som har vært vanskelig å gjennomføre. Dette gjelder bl. a. det å ha oversikt over hva som er ødelagt, og å føre en mer systematisert oversikt og lagring over alt utstyret vårt. Dette er fordi mandagsdugnadene våre til tider har vært noe amputerte, noe som har ført til at målene våre om å kunne få laget en skikkelig oversikt over utstyret og å kartlegge hvor mye som trenger å repareres, har vært vanskelig. Vi har brukt mye tid på å rydde dette semesteret, men i mangel på faste rutiner og faste lagringsplasser til utstyret, så har dette kun ført til midlertidige resultater. Kraft har tatt i bruk eget kontor, og alle rådsmedlemmer har fått egen nøkkel. Dette har vært veldig gledelig for oss, og har hjulpet oss å holde og føre bedre oversikt over det arbeidet vi gjør, samtidig som det har utviklet seg til å bli et samlingspunkt for Kraftrådet og et sted der vi oppbevarer dokumenter og læremateriell/manualer. At konsertfrekvensen på Ng2 har blitt større dette semesteret er veldig bra for Kraftetaten, selv om enkelte band er i største laget for et så lite lokale, fordi det gir oss en sjanse til å lære opp nye og til å opprettholde den kompetansen som er igjen i gruppen. Gjeninnføring av jam har også vært en bra arena for opplæring av nye medlemmer. Det eneste problemet er at vi ikke har et fast sted å lagre utstyret vårt eller faste rutiner for opp- og nedrigg, som igjen resulterer i mye rot. På Verftet har vi kun vært noen få ganger dette semesteret, og da har det fungert sånn at arrangørene har sørget for frakt av utstyret vårt frem og tilbake, noe som har fungert bra. Samarbeidet med Verftet har forbedret seg, og vi har uten problemer klart å gjennomføre alle arrangementer hittil i semesteret. Samarbeidet med dorgene og borgene dette semesteret er vi fornøyde med, selv om det flere ganger har vært problemer med ridere; at de blir levert for sent eller at de ikke inneholder tilstrekkelig informasjon. Det er planlagt et riderkurs i nær fremtid for alle dorger og borger. Vi har fått gjennomført alle arrangementer om ikke på optimal måte, så i det minste tilfredsstillende, noe vi sier oss veldig fornøyde med tatt vår situasjon i betraktning. Samarbeid med andre arbeidsgrupper har vi ikke hatt så mye av, men vi har merket at vi alle jobber tett sammen på Ng2, og at dette er med på å styrke oss ikke minst sosialt utenfor vår egen gruppe, men har gitt oss et innblikk i hvordan de andre gruppene arbeider, noe vi synes er positivt. Utstyret vårt har begynt å merke at det enten blir brukt veldig mye eller ikke i det hele tatt, og vi kommer til å måtte bruke mye tid, ressurser og penger på å få utstyrsparken på plass til åpningen av DAK2. Dette er noe vi håper å kunne jobbe mer med neste semester, ettersom vi antar at vi kommer til å bli flere og forhåpentligvis har større mulighet til å jobbe med reparasjoner og skadeforebyggende arbeid. 12

14 Fordi vi ikke har hatt ordentlig kurs på flere semester, har dette betydelig forværret kompetansen innad i etaten. Det er svært ønskelig og nødvendig for oss å få til et nybegynnerkurs før semesteret er over, og vi er i gang med å planlegge å få til dette i løpet av mai. Sosialt Det sosiale samholdet i gruppen har vært bra dette semesteret, og Kraft har blitt flinkere til å være med på sosiale eventer på tvers av arbeidsgruppene. Vi har blandt annet vært med på flere internfester i regi av PG, har hatt en vellykket Kraftmiddag, skal være med på hyttetur som arrangeres av Skjenkegruppen, og vi skal ha vår årlige Fløyentur i slutten av mai. På dugnadene har oppmøtet vært betydelig bedre enn tidligere, noe som også er med på å styrke arbeidsviljen og gruppen sosialt. Handlingsplan for Kraftetaten Høsten 2009 Teknisk - Kraftetaten skal klargjøre den totale utstyrsparken til gjennåpning - Kraftetaten skal oppdatere og gjøre lett tilgjengelig dokumentert oversikt over alt utstyr - Kraftetaten skal holde all utleie av utstyr godt dokumentert og under kontrakt for hvert enkelt tilfelle, med mindre noe annet er vedtatt av Kraftrådet Kursing - Kraftetaten skal avholde ett innføringskurs i slutten av september og ett kurs for viderekommende i begynnelsen av november for alle medlemmer - Internkursing skal foregå fortløpende hele semesteret Sosialt - Kraftetaten skal være en utadvendt del av det interne miljøet på DAK - Kraftetaten skal gjeninnføre mandagsdugnadene som et internt sosialt samlingssted og arena for faglig utvikling - Kraftetaten skal ha et sosialt tilbud til sine medlemmer Organisasjon - Kraftrådet skal styrke strukturen og rutinene i det administrative arbeidet, blandt annet ved aktivt bruk av Kraftkontoret og godt informasjonsflyt i overgangsperioder mellom nytt og gammelt Kraftråd - Kraftetaten skal lese og jobbe opp mot stillignsinstrukser, retningslinjer, vedtekter og statutter - Kraftetaten skal jobbe for å gi sine medlemmer et godt tilbud både teknisk og sosialt, og gå aktivt inn for å rekruttere nye 5.3 Semesterrapport fra Skjenkegruppen våren Formål Skjenkegruppen vil for høsten 2009 arbeide for at Nygårdsgaten 2 skal fremstå som et konkurransedyktig serveringssted med tanke på service, omsetning, arbeidsrutiner, vareutvalg og kulturtilrettelegging. Vi skal være en miljøskapende faktor og skal styrke den sosiale tilhørigheten blant studenter i Bergen. Skjenkegruppen skal være der for sine medlemmer og skape et godt sosialt arbeidsmiljø. Styremedlemmer Karin R. Röste, Leder Line Hølleland, Økonomiansvarlig og Nestleder 13

15 Kristine Jensen, IK/KK Joakim Aadland, Personalansvarlig Siri Fjukstad, Info/PR og Sosialansvarlig Veronika Strand, Innkjøpsansvarlig Gudrun Janzer, Kokkeansvarlig Internt Som enhet har skjenkestyret fungert godt. Vi kommer godt overens og samarbeider bra. Vi har dessverre vært noe plaget med frafall av nye skjenkere dette semesteret, noe somtil tider har vært noe demotiverende etter forrige semesters harde innsats for at skjenkerne skulle trives hos oss. Opplæringen av de mye medlemmene har foregått delvis via arrangerte kurs, men hovedsakelig har de blitt opplært på jobb. Vi har også fått noen nye DAer, som letter arbeidsmengden til resten av styret. Det er utarbeidet skjemaer for opplæring slik at man kan sikre seg at alle lærer de samme tingene. Skjenkegruppen har holdt seg innenfor budsjettet sitt dette semesteret. Eksternt Skjenkegruppen sin kontakt med de andre gruppene har for det meste vært av en positiv art. Vi jobber tettere på gruppene nå enn tidligere, så det har til tider vært noen utfordringer med å tilpasse seg. Dette har vi tatt til oss og jobbet med etter hvert som de oppstod. Vi har også oppmutret til tverretatlig sosialisering ved å invitere andre grupper med på diverse festligheter som har blitt arrangert. NG2 Det har blitt arrangert en rekke ulike arrangementer gjennom hele semesteret av de ulike DORGene/BORGene som hjelper på omsetningen og besøkstallene. Skjenkerne setter pris på at det skjer noe i lokalet og styret vil oppfordre til enda mer variasjon i arrangementene videre. En av de største utfordringene dette semesteret har vært å få liv i kjøkkenet, som på ingen måte fyller sitt ytterste potensialet slik det fungerer nå. Kokkegruppen er på 3-4 medlemmer noe som har resultert i en stor innskrenkning av mattilbudet. Optimalt vil vi ha middagsservering alle dager og et bra kveldstilbud. Foreløpig hat vi lunsjservering men en varmrett og småretter/snacks på kveldstid. Vi har også fått salater på menyen samt fått mer variasjon på varene våre. Kommunikasjon Kommunikasjonen innad i gruppen og med Kvast har vært god dette semesteret, Vi har fortsatt med den ordningen som ble startet forrige semester med at en representant fra styret kommer på møtene og på denne måten har vi en god arena for å få svar på spørsmål og alt annet man måtte lure på. Vi har også som regel hatt en representant fra KvaSt tilstede på styremøtene til å svare på ting som måtte dukke opp underveis. Handlingsplan Vi har etter beste evne forsøkt å jobbe etter handlingsplanen, og i essens har vi fulgt den hele veien. Kanskje ikke så bevisst som vi burde men den har vært i bakhodet under hele semesteret. De punktene vi best har klart å følge går på det interne miljøet og det økonomiske aspektet at gruppens drift. Videre har vi delvis de resterende målene. Handlingsplanen i seg selv er veldig overkommelig, vi må bare bli bedre til å bruke den. For skjenkegruppa 14

16 Karin R. Röste Leder, Skjenkegruppa 5.4 Semesterrapport fra Romvesenet. Ikke innmeldt før fristen gikk ut. Muntlig fremleggelse på GF en. 5.5 Semesterrapport fra Vaktetaten våren 2009 Utvikling Som det fremgår av semesterrapporten for øvrig, har Vaktetaten utviklet seg på de fleste felt dette semesteret, sammenlignet med forrige. Særlig gjennomføring av kurs, sosialt miljø, arbeidstøy, kommunikasjon, deltagelse på allmøter, bemanning, rekruttering og midler til disposisjon for sosiale aktiviteter har forbedret seg mer enn forventet. På den andre siden er det fortsatt et etterslep på brannvernarbeidet, det har ikke blitt gjennomført nok offisielle sosiale aktiviteter, og det har ikke blitt utarbeidet en plan for opplæring. Manglende utvikling på disse områdene skyldes i stor grad svak kontinuitet i styrearbeidet (få styremøter), og at styremedlemmene i for liten grad arbeider selvstendig på sine ansvarsområder. Sett under ett, har etaten likevel styrket seg kraftig siden forrige semester. Kommunikasjon Kommunikasjonen mellom Vaktstyret og medlemmene er forbedret ved at det har blitt avholdt flere allmøter, med bedre oppmøte og diskusjon enn forrige semester. Det har også blitt tatt i bruk nye kommunikasjonskanaler, blant annet Facebook, Twitter og blogg. Det må likevel bemerkes at tre allmøter pr. semester er for lite i henhold til retningslinjene for etaten. Det har vært kalt inn til syv styremøter og er satt opp ytterligere to dette semesteret. Det har derfor gått ca. 3 4 uker mellom hvert møte. Det har videre vært en del forfall til styremøtene. Dette er uheldig. Saker må ofte utsettes og får ikke tilstrekkelig grundig behandling. I tillegg er det i strid med retningslinjene for etaten. Det har vært vanskelig å finne møtetidspunkt som passer for alle styremedlemmene, og det har til dels vært manglende vilje til å prioritere møter som har vært problemet. Diskusjonene på styremøtene har imidlertid vært åpne og gode, og det har stort sett latt seg gjøre å kommunisere om viktige tema på andre måter, slik som e-post og uformelle kanaler. Kulturarrangørene har i stor grad tatt inn over seg Vaktetatens behov for informasjon i god tid før konserter o. l., og skjemaet som tidligere er innført, har fungert godt. Det har vært enkelte konflikter mellom drifts- og brukerorganisasjoner og Vaktetaten, som trolig skyldes manglende forståelse for og innsikt i våre arbeidsoppgaver. Konfliktene har løst seg raskt og til beste for alle parter, og kulturarrangørene virker å ha forstått begrunnelsen for våre standpunkt. Kvarterstyret (Kvast) har deltatt på noen av møtene i Vaktstyret, mens Representantskapet (RS) dessverre ikke har deltatt på noen. Kommunikasjonen med Kvast har vært tilstrekkelig i viktige saker, og det har vært enkelt å komme i konstruktiv dialog med dem om våre behov, men det hadde vært ønskelig med et mer kontinuerlig samarbeid. Vi har fått raske tilbakemeldinger fra RS ved ordfører på formelle spørsmål, men savner mer strukturert oppfølgning. Organisatoriske forhold Semesteret har vist at retningslinjene for Vaktetaten i liten grad er tilpasset dagens situasjon. Det må særlig bemerkes at en stor andel av medlemmene og styremedlemmene ikke er studenter (jf. 1.3 nr. 1), at noen av medlemmene ikke har gyldig ordensvaktgodkjenning 15

17 (samme sted), at etaten ikke har et selvstendig budsjett og dermed heller ikke regnskap (jf. 2.3 nr. 2 og nr. 4, nr. 1 samt 7), at det ikke foreligger en instruks fra Kvarterstyret (jf. 1.1 nr. 1), at det lave medlemstallet gjør kjønnsfordeling vanskelig (jf nr. 3) og at det opereres med fire ulike medlemskontrakter som ikke er regulert i retningslinjene. Det er også uheldig at retningslinjene åpner for at samtlige styremedlemmer er på valg ved ett og samme ordinære Vaktting. Personal Det siste semesteret har gått bedre enn forventet, men vi har samtidig et stort utviklingspotensiale på rekrutteringsfronten. Vi har brukt flere kanaler til rekruttering, men samtidig lagt vekt på kompetanse, og skikkenhet for og jobbe som ordensvakt. Vi har gjennomført "prøvevakter" med hell, d.v.s at studenter som er usikker, kan få komme på kvarteret og få informasjon, opplæring og inføring i vaktetaten helt uforpliktende. Status per dags dato er: Vakter rekruttert(vår 09):4 "Gamle" vakter som har begynt igjen:3 Personer som har avtalt prøvevakt( f.o.m ): 4 Videre er det gjort fremskritt i måten det blir satt opp vaktliste. Slik den blir satt opp nå, er det flere som får ønskene sine om fri, og får mer frihet i hvilken dag de vil jobbe. Vakter har blitt flinkere til og bytte seg i mellom, og generelt mye flinkere til og møte på vakt til oppsatt tid. Signaler fra gamle vakter og personer som forsøkes rekruttert, er at de heller vil begynne i vaktetaten når det nye huset åpner. Dette er veldig beklagelig, da vi til neste semester kommer til og få store utfordringer i rekruttering, og opplæring. Det er også en stor andel av erfarene vakter som slutter etter dette semesteret. Dette vil gjøre overgangen vanskelig, ettersom det få vakter igjen med erfaring fra store arrengementer. Det er blitt laget utkast til medarbeidersamtaler og opplæringsskjema, men det er ikke blitt gjennomført. Dette fordi rekrutteringgruppen ikke har satt seg sammen og diskutert detaljer rundt prosjektet, og det er derfor ikke godkjent noe skjema. Økonomi Dette semesteret har vært en forbedring fra det forrige for økonomien i vaktetaten. Vi har fått penger til innkjøp av håndjern og kortholdere. vi har også fått inn en god del tipspenger, samt noe fra eksterne arrangementer. i tillegg har vi fått og brukt en del penger på kurs(førstehjelp, ordensvaktkurs) som har gjort oss bedre i stand til å utføre arbeidet vårt. Brannvern Dette semesteret har det gått rolig for seg uten for mye aktivitet på brannvernsfronten. Det meste som har blitt gjort er mindre vedlikehold av branndører og slukkere. Det ble også avdekket en feil med varslingsklokken på Ng2, som da viser seg å ikke være hørbar når det er høy musikk i lokalet. saken er nevnt for Kvast, og skal følges opp så snart som mulig. Kurs Gjennomførte kurs: vaktetaten har gjennomført flere kurs dette semesteret. Dette har både vært interne kurs og kurs hvor personer fra andre etater er blitt invitert til å delta. Kursene vi har gjennomført er ordensvaktkurs, førstehjelpskurs, Jusskurs, scenevaktkurs og uformelle konflikthåndterings treninger. 16

18 Deltagelse: De kursene som generelt har hatt størst deltakelse er de interne vaktetaten kursene. Det har av ulike grunner ikke vært like stor oppslutning når vi også har invitert de andre etatene. Bra og dårlig: det positive med dette semesteret er at vi har gjennomført flere kurs enn sist semester. Vi har i tillegg hatt god oppslutning på de kursene vi har arrangert. Det som har vært mindre bra er at vi ikke har laget noen plan for opplæring av nye vakter. Vi har også hatt lite oppmøte fra eksterne etater på kursene og hatt problemer med å få noen til å åpne NG2 ved kurs. Vi har heller ikke fått gjennomført alle ønskelige kurs, bla verbal- og nonverbalkonflikthåndteringskurs og brannslukningskurs. Utstyr Har fått 2 sett nye håndjern til etaten som er gravert med «Vakt» og «Kvarteret» slik at ingen skulle føle et stort behov for å stikke av med dem. Fått mange nye gensre og t-skjorter med både «VAKT» og «VA» trykket på. Burde ihvertfall være nok til nyåpningen av OK49. Utarbeidet kontrakt for utlån av klær. Man forplikter seg til å levere tilbake ødelagte klær for å få ut nye og levere tilbake klær når man slutter. Om klær «mistes» har man gått med på å betale en sum til etaten for tap av etatens utstyr. Etaten har også fått en del soft-shell jakker med «Vakt» påtrykkt. Veldig glade for å endelig ha fått skikkelig yttertøy som vi har hatt behov for lenge. VA-skjemaer har blitt oppdatert med avkryssningsbokser hvor man kvitterer på at jakker, håndjern og annet utstyr faktisk er på plass der det skal være. Ellers har det blitt satt opp en oversikt over behov for investeringer i nytt utstyr. Det etaten ser på som ønskelig å anskaffe, og som også er et ganske driftskritisk behov for huset, er; stikk og kuttsikkre vester, stikk og kuttsikre hansker, Stor maglite, ca 10 samband med!push to talk» pluss ladere og 2 stk håndjern i tillegg til de to vi har fra før. Dette jobbes enda med å få godkjent en slik investering, og håpet er at det er mulig å anskaffe dette en stund før OK49 åpner igjen. Det er i all hovedsak der det vil bli driftskritisk å ha dette utstyret, men vi mener at det vil være hensiktsmessig å anskaffe det en stund før det slik at vi kan teste det, og lage rutiner/instrukser for bruk og veldikehold. Handlingsplan for Vaktetaten høstsemesteret 2009 Vaktstyret skal: Kommunikasjon Avholde jevnlige og hyppige styremøter og allmøter Øke åpenheten overfor eksterne ved bruk av internett og andre aktive kommunikasjonsmåter Få dialogen med viktige samarbeidspartnere inn i strukturerte former gjennom blant annet deltagelse på GLEM og løpende kommunikasjon med Kvarterstyret Organisatoriske forhold Fremlegge forslag til endringer av retningslinjene ved neste ordinære Vaktting Personal Være offansive i rekruttering Sørge for at personalansvarlig legger ut vaktlister minst tre uker i forveien Motiverer og engasjerer vaktene slik at de fortsetter i vaktetaten Nedsette et møte som utarbeider medarbeidersamtaler Sørge for at personalansvarlig er flink med kommunikasjon med vakter, og tilgjengelig Brannvern Bake OK49 inn i rutinene i tillegg til vanlig brannvernsarbeid 17

19 Gjennomføre minst èn brannøvelse, men fler er ønskelig siden hittils har det kun vært øvelser for å dekke minimumskravet (2 pr år), og derfor er det manglende rutine på å utføre branninnstruksen, noe som bør rettes på før gjenåpning av OK49 Kurs arrangere verbal- og nonverbalkonflikthåndteringskurs og brannslukningskurs Utarbeide plan for opplæring av vakter Få nøkkel til Ng2 til bruk ved kurs Utstyr Gi noen i styret ansvaret med å holde alt av utstyr i god stand, stå for innhenting av priser hos lokale forhandlere og passe på at vi til enhver tid har det som trengs for å drive Kvarteret på en forsvarlig måte Se på mulighetene for å forhandle frem serviceavtaler på det man kjøper inn 5.6 Semesterrapport fra Personalgruppen Ikke innmeldt før fristen gikk ut. Muntlig fremleggelse på GF en. 5.7 Semesterrapport fra E-tjenesten våren 2009 Formål -Formålet til e-tjenesten er å sørge for at kvarterets elektroniske ressurser fungerer og at folk kan bruke disse. Medlemmer Styret: Endre Oma, leder Bynjulv Brynjulvsen, nestleder Vara: Yngve Fauskanger Gruppa: Tore Wie Bøe Trond Haugom Kristian Haaga Virksomheten dette semesteret Vi har hatt problemer med opplæringen og rekrutteringen. Det har ikke vært fokusert på rekruttering. Vi har kommet i gang med prosjekter. Det vil være en internportal hvor foreløpig rs, kvast og gf kan laste opp offentlige filer/referater. Man kan også endre passord. Arbeidet med en personaldatabase er også godt i gang, i samarbeid med personalgruppen. Vi har opplevd flere strømbrudd dette semesteret som førte til forskjellige utfordringer i serverparken og brukermaskinparken. Disse mener vi har blitt løst på en grei måte. Egenvurdering av organisasjonen og det sosiale miljøet Situasjonen innad er rimelig grei, men noe slapp. 18

20 Kommunikasjon med andre etater: Vi har hatt grei kommunikasjon med de fleste etatene, men vi kan ha en tendens til å være trege. Vi har samarbeidet spesifikt med personalgruppen om personaldatabasen. Sosialt miljø innad: Rimelig greit, om enn noe stille. Leder har ikke vært flink til å følge opp medlemmer i gruppen, men et minimalt samhold eksisterer. Sosialt miljø i forhold til resten av organisasjonen: Vi har et greit samarbeid med resten av organisasjonen, men vi har ikke vært flinke til å møte opp på de store sosiale arrangementene som har blitt satt opp. Ting som kan forbedres: En bedre oppfølging av medlemmene. Leder har ikke holdt hverken styret eller gruppa sammen. Gruppa har vært relativt stillestående som helhet, bortsett fra noen prosjekter som en del av medlemmene har startet selvstendig. Endre Oma Leder, E-tjenesten 5.8 Semestermelding Infoetaten våren 2009 Infoetaten er opprettet av Kvarterstyret med det formål å drive markedsføring, informasjonsvirksomhet, både internt og eksternt og skaffe sponsormidler til Det Akademiske Kvarter. Styret Styret har dette semesteret bestått av personal- og sosialansvarlig Anja Ødegård, økonomiansvarlig Anne Sophie Diap og leder Øyvind Sean Kinsey. Styret har hatt få egne møter da det ikke har foreligget saker til behandling, men har gjennomført møteaktivitet i forbindelse med etatens felles arbeidsmøter. Utenom styrets virksomhet i de forskjellige arbeidsgruppene så har styret arbeidet etter etatens målkort, og da spesielt med tanke på informasjonsflyt. Vi har arbeidet aktivt for bruk av eksterne og interne nettsider (blog) for spredning av allmennyttig kunnskap, og ser økt aktivitet her. Vi har også arbeidet med løsning for infoskjem (tidliger kalt web-tv), og har i påvente av BTs løsning laget en egen løsning som fungerer tilfredsstillende. Vi venter nå på at det tilrettelegges teknisk på NG2 for å ferdigstilling. Vi har også arbeidet aktivt i forbindelse med rekruttering for kvarteret og holder for tiden på med en overordnet markedsføringsplan som skal sammenstille all aktivitet rettet utad. Økonomi Økonomiansvarlig har sålangt i semesteret ikke behandlet noen saker. Personal/sosial Semesteret fikk en bra start med tanke på bemanning i forhold til forrige semester, men pga litt frafall har vi jevnt over hatt ca 13 medlemmer, noe som ikke er så langt fra det optimale, men kunne vært noe bedre fordelt på de ulike undergruppene. Dagens foredeling er følgende: grafisk 8, journalist 2 (4), styret/diverse 2, marked 1. 19