Etisk kompetanseheving i Bodø kommune Sluttrapport Mona Karlsen

Transkript

1 Etisk kompetanseheving i Bodø kommune Sluttrapport Mona Karlsen 1

2 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / / Helse- og omsorgsavdelingen «Etisk kompetanseheving i Bodø kommune» Innhold 1. Forord Bakgrunn Prosjektets visjon, mål og organisering Gjennomføring Arbeid i pilotene Samarbeid med Universitetet i Nordland Evaluering Resultater i forhold til prosjektets mål Økonomi Videre arbeid i Bodø kommune

3 1. Forord Etikk og etisk kompetanseheving har vært inspirerende å arbeide med. Det skaper interesse og engasjement hos medarbeidere, ressurspersoner og ledere. Nettverksportalen «Samarbeid-for-etisk-kompetanseheving» på KSs hjemmeside har vært en inspirasjonskilde for alle i prosjektet og virksomheter som har ønsket å starte opp med systematisk etikk-arbeid. Forankring i lederskapet er en forutsetning for å kunne gjennomføre systematisk etikkarbeid over tid. Det er derfor flott at både ordfører og rådmann sier at arbeid med etisk kompetanseheving er viktig, ikke bare i Helse- og Omsorgssektoren, der vi har startet, men i hele Bodø kommune. Prosjektet «Etisk kompetanseheving i Bodø kommune» avløses derfor nå av et prosjekt for implementering av systematisk holdnings- og etikkarbeid i kommunen. Slik kan man si at dette er en sluttrapport om begynnelsen på etikkarbeidet i Bodø kommune. Mona Karlsen prosjektleder Rådgiver Helse- og omsorgsavdelingen 3

4 2. Bakgrunn I 2010 hadde lederne i Helse- og sosialavdelingen 1 over tid etikk på dagsordenen. Medarbeiderkartlegging i kommunen viste at medarbeiderne ønsket mer fokus på etikk. Søken etter gode metoder for å få til systematisk etikkarbeid i hverdagen var i gang. KS har siden 2007 drevet et nasjonalt utviklingsprosjekt Samarbeid om etisk kompetanseheving i samarbeid med Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og arbeidstakerorganisasjonene innen sektoren. Prosjektet er forankret i St.meld.nr 25 Mestring, mulighet og mening og i avtale mellom regjering og kommunesektoren v/ks. Bodø kommune søkte i mars 2011 om deltakelse i prosjektet. Bodø kommune kom med i pulje 5 og fikk delta med 3 piloter. Gjennom deltakelse i prosjektet forpliktet Bodø kommune seg til å etablere møteplasser for etisk refleksjon, gjennomføre tiltak for etisk kompetanseheving i etikk for ansatte og utarbeide en prosjektplan for den kommunale etikksatsingen. 3. Prosjektets visjon, mål og organisering 3.1. Visjonen for prosjektet «Innbyggerne i Bodø skal motta tjenester av god kvalitet av personell som har god faglig og etisk kompetanse». Prosjektet fikk to innretninger, en kortsiktig del og en mer langsiktig del. I den kortsiktige delen handlet det om å starte praktisk arbeid i tre piloter. I en mer langsiktig del er perspektivet på hele Bodø kommune Mål for prosjektet Arbeid med etisk kompetanseheving i Bodø kommune er forankret i kommunens overordnede styringsdokumenter, verdier og visjoner. Tjenestene drives i overensstemmelse med kommunens verdier og etiske retningslinjer. Etisk kompetanseutvikling inngår i kommunens utviklingsprogram Kompetansen i praksisrelatert etikk er styrket. 3 pilotvirksomheter i Helse- og sosialavdelingen har etablert møteplasser og prøver ut ulike metoder og tiltak for etisk refleksjon og kompetanseheving. Erfaringene er systematisert og tilgjengelig for andre. Flere virksomheter har etablert møteplasser for systematisk refleksjon. Plan for etablering av Etikkutvalg i Bodø kommune er utarbeidet Organisering av prosjektet Styringsgruppe HS ledergruppe supplert med ansatterepresentant, leder av O-teamet/PO og Rådmannen. Prosjektgruppe satt sammen av et sekretariat og prosjektledere i tre piloter o Prosjektgruppe Korttidsavdelingen o Prosjektgruppe i Tildelingskontoret o Prosjektgruppe i Hjemmetjenesten Mørkved/Alstad 1 Avdelingen endret navn fra Helse- og sosialavdelingen til Helse- og omsorgsavdelingen i HS brukes som forkortelse om avdelingen i hele rapporten. 4

5 Arbeidsgrupper kan oppnevnes i forhold til oppgaver for overordnet struktur i kommunen Ressurspersoner og samarbeidsparter tilknyttet prosjektet: (Ressurspersoner i kommunen, utenfor kommunen, AMU, Utviklingssenter for sykehjem i Nordland, Universitetet i Nordland ) Brukerinvolvering gjennom dialogmøter Prosjektgruppen: Trond Skårn (Virksomhetsleder Korttidsavdelingen) Torill Hernes (sykepleier Korttidsavdelingen) Suzanne Sevaldsen (Miljøterapeut Trollmyra) Rigmor Buschmann (saksbehandler Tildelingskontoret) Wenche Hjartøy (saksbehandler Tildelingskontoret) Mona Karlsen (rådgiver Helse- og omsorgsavdelingen. Prosjektleder) 4. Gjennomføring Et forprosjekt fra mai til september 2011 utarbeidet forslag til prosjektplan. Prosjektperioden ble satt fra «Begynne å gjøre» Oppstart av systematisk arbeid i tre piloter har hatt sterkest fokus i prosjektperioden. Det var viktig å «begynne å gjøre» for å høste erfaring. Ressurspersonene i pilotene planla tiltak i samarbeid med sine ledere. Tiltakene som ble valgt var noe ulike, noe som reflekterte at pilotene var ulike med hensyn til intern organisering, møteplasser for medarbeiderne, arbeidsrutiner og arbeidsoppgaver. Det ble tidlig klart at den enkelte virksomhet måtte finne sin måte å organisere møteplassene på, tilpasset virksomhetens særtrekk. Alle tre pilotene har prøvd forskjellige verktøy hentet fra verktøykassen i prosjektet «Samarbeid om etisk kompetanseheving». Møter, kurs, konferanser og fagdager Prosjektgruppen har hatt møter i snitt en gang i måneden. Tema på prosjektmøtene har vært status i arbeidet i pilotene, veiledning av hverandre, planlegging av konferanser og forskning. Prosjektgruppen har deltatt i KS s oppstartseminar og obligatorisk kurs for ressurspersoner. Prosjektleder har informert fortløpende om prosjektets arbeid via referat og informasjon på kommunens hjemmeside. Prosjektgruppen arrangerte en oppstartskonferanse i oktober 2011 hvor alle medarbeiderne i de tre pilotene ble invitert til å delta. Sentral i konferansen var Pernille Næss, prosjektveileder i «Samarbeid om etisk kompetanseheving». I tillegg til medarbeiderne i pilotene ble alle ledere i kommunen invitert til å delta på konferansen. I samarbeid med Universitetet i Nordland har prosjektgruppen arrangert ett vårseminar om foreløpige funn fra forskning og en etikk-konferanse «Etikk i Nord» med fokus på etikk i et samfunnsperspektiv, forskererfaring og presentasjon av erfaringer fra prosjektarbeidet. «Etikk i Nord» ble også brukt som inspirasjonskonferanse for ansatte i virksomheter som planla å komme i gang med etikkarbeid. Ressurspersoner i prosjektet har deltatt på fagdager og tematimer i andre virksomheter som ønsker å starte med systematisk etikkarbeid. 5

6 Det har ikke vært gjennomført dialogmøter med brukerrepresentantene. Brukerråd, Levekårskomite og Bystyret er orientert om prosjektet gjennom egen referatsak. Rapportering og evaluering Bodø kommune har forpliktet seg overfor KS til å lage en statusrapport med rapporteringsfrist 15.desember 2012, og en sluttrapport innen 15. juni I september 2012 ble en foreløpig evalueringsrapport laget. 2 Rapporten ble grunnlag for en prosjektskisse for implementering av systematisk etikkarbeid i Bodø kommune. 5. Arbeid i pilotene 5.1. Tildelingskontoret Kort om Tildelingskontoret Tildelingskontoret er et forvaltningskontor etter bestiller/utfører modell, som behandler søknader om helse- og omsorgstjenester. Det utarbeides også sosialrapporter ved søknad om adopsjon, og det fattes vedtak om logoped etter opplæringsloven. Kontoret har 25 ansatte og er tverrfaglig; vernepleiere, barnevernspedagog, sosionomer, sykepleiere, ergoterapeut og fysioterapeut. 5 medarbeidere er lokalisert utenfor Tildelingskontoret, og arbeider med rusproblematikk. Behov kartlegges i møte med bruker, på hjemmebesøk, på Tildelingskontoret eller i samarbeidsmøter/ansvarsgruppemøter, før søknader behandles i tverrfaglige team og det fattes vedtak. Deretter går bestillingen til de som er ansvarlige for å utføre tjenesten. Erfaringer fra prosjektperioden: Tildelingskontorets mål med å delta i prosjektet Etisk refleksjon har vært: Sette etisk refleksjon på dagsorden. Bli mer bevisst på de verdier som ofte ligger til grunn for de valg i gjør, og sette ord på disse verdiene. Gå mer i «dybden» i de etiske dilemmaer vi står overfor i vår arbeidshverdag. Trygge hverandre i å stå i vanskelige valg, samt gjøre en enda bedre jobb/bedre vurderinger. Oppstarten for Tildelingskontoret var visning av filmen fra KS «Etisk refleksjon» etterfulgt av refleksjon på de dilemmaer som ble presentert. Her var hele personalgruppen invitert med, og filmen ble vist i 3 omganger. Filmen var et nyttig hjelpemiddel for å komme i gang. På Tildelingskontoret ønsket vi at etisk refleksjon i første rekke skulle legges til allerede etablerte fellesmøter. Inntil veien videre ble planlagt, valgte vi å bruke etisk julekalender i desember, der det ble satt av 10 minutter daglig i starten av postfordelingsmøte. Det var gode refleksjoner rundt de tema som ble presentert, til tross for kort tid. I startfasen ble prosjektets framgang noe påvirket av endringer internt i kontoret - oppstart av samhandlingsreformen, nye rutiner, økt arbeidspress og også ny leder. Vi prøvde oss litt fram i starten, og endte opp med å dele personalgruppen i to, og vi vektla at gruppene skulle være mest mulig 2 Foreløpig evalueringsrapport og statusrapport til KS føler som vedlegg. 6

7 tverrfaglig. Tid for etisk refleksjon ble satt til en time hver 14. dag, og obligatorisk oppmøte. Det ble laget en navneliste på deltagere og fastsatt datoer. De som var med i gruppen rullerte på å bringe inn tema for refleksjon til møtet. Det ble bragt inn tema fra egen arbeidshverdag, og noen valgte å bruke tema fra Etisk refleksjonskort. Kortene var også nyttige å ha de ganger den ansvarlige deltager av ulike årsaker ikke kunne møte. I gjennomsnitt deltok ca 9 personer hver gang. Å være to ressurspersoner var nyttig. Vi var to til å lede refleksjonsgruppene, og vi hadde utbytte av å ha en person å drøfte gjennomføring og framgang med underveis i prosjektet. Videre ble gjennomføringen mindre sårbar, når en av oss var forhindret fra å møte. Ressurspersonene hadde som utgangspunkt at etisk refleksjon er nødvendig som en del av den jobben vi utfører, og et arbeidsverktøy som vi nå skulle «ta oss tid» til å bruke. Utfordringen ble å begeistre deltagerne, og å få alle til å omfavne verktøyet med like stor interesse. I en arbeidsdag der oppgavene står i kø, og tiden ikke alltid strekker til, kan det være vanskelig å innføre obligatorisk oppmøte. Erfaring viser likevel at det er nødvendig for at flest mulig skal delta. Nytteverdien av etisk refleksjon er vanskelig å måle. Deltagerne opplever møtene og nytteverdien forskjellig, og interessen for å delta har vært delt. Tiden prosjektet etisk refleksjon har pågått ved vårt kontor, er ikke tilstrekkelig til å måle endringer eller effekt. Av punktene i målene vi satte oss ved prosjektets start, mener vi likevel at vi er blitt mer bevisst verdivalg, vi har gjennomført refleksjon og hatt mulighet til å bruke tid til å gå i «dybden» på etiske dilemmaer. Det er gitt tilbakemelding på at det er positivt å erfare at vi ofte står i og opplever de samme dilemmaer og utfordringer. Hvorvidt vi gjør en bedre jobb og bedre vurderinger enn tidligere kan vi ikke svare på, men etisk refleksjon er nødvendig og kan være et nyttig verktøy i jobben vår. Veien videre Fordi kontoret har behov for å bruke ekstra møtetid i forbindelse med interne rutiner og organisering, har møter i refleksjonsgruppene ikke vært videreført så langt i Refleksjonsgruppene vil starte opp igjen fra og med 8. mai En time hver 14. dag, dvs at hver gruppe har ett møte pr måned. Skrevet av Wenche/Rigmor 5.2. Korttidsavdelingen Kort om avdelingen: Avdelingen har 24 senger til korttidsplasser fordelt på 15 rom. Det er også en seng som disponeres av legevakt i forhold til pasienter som trenger opphold pga sosiale grunner eller enkle medisinske avklaringer. Målgruppen er utskrivningsklare pasienter fra Nordlandssykehuset som trenger videreføring av behandling før de reiser hjem, og korttidsopphold for hjemmeboende. Avdelingen er tverrfaglig sammensatt med sykepleiere, helsefagarbeidere, vernepleier, lege, fysioterapeut, ergoterapeut og sykepleierstudenter i helgestillinger. Avdelingens målsetting er å se den enkelte pasient ut fra en helhetlig tankegang der forståelse, respekt og verdighet er sentrale verdier. Alt arbeid skal bygges på etisk refleksjon. 7

8 I løpet av ett år har avdelingen ca 350 pasienter Erfaringer i prosjektperioden: Korttidsavdelingen sin målsetting med å være pilot i etisk refleksjon har vært: «alle ansatte skal ha deltatt i refleksjonsgruppe underveis i prosjektet og etiske problemstillinger i hverdagen bringes frem og diskuteres for å øke bevisstheten, øke kompetansen og bygge organisasjon. «Vi har lagt opp til å ha refleksjonsgrupper på 6 personer, med 2 veiledere for hver gang. Intervallene for disse møtene har hvert hver 14 dag, der alle 6 har hatt ansvar for å bringe inn et tema for refleksjon. I forkant av disse refleksjonsgruppene har vi informert om prosjektet, vist filmen fra KS og hatt refleksjon i forhold til denne. For Korttidsavdelingen har denne strukturen fungert veldig godt. Vi som veiledere har hatt utbytte av å være to stykker både for å utfylle spørsmålene rundt temaene som tas opp og for å kunne gjennomføre refleksjonene til oppsatt tid, selv ved sykdom og ferie eller andre arbeidsoppgaver som også krever vår tid. Fra personalet kommer tilbakemeldinger som at: - Det er godt å møtes og en blir kjent med hverandre på en ny måte. - Det har skjedd en personlig utvikling hos den enkelte. De gir uttrykk for å ha lært seg å bli tydeligere og stoler på sine vurderinger. - Klart å omsette det en kommer frem til i refleksjon til praksis - Ønske om mere tid i hverdagen til etisk refleksjon De første 3 gruppene med til sammen 18 deltakere hadde nesten fullt oppmøte hver gang og alle hadde forberedt tema. Den siste gruppen nå med 6 deltakere har vært mere ustabil. Fravær har gjort gruppen sårbar og mindre forutsigbar, og en har måttet forskyve på tema de ulike gangene. Vi ser noen utfordringer knyttet til å gjennomføre etisk refleksjon i grupper for alle ansatte. De største utfordringene knytter seg til det å være turnusarbeider, da nattevakter har problemer knyttet til deltakelse på de møter som skjer på dagtid og mange av de helgestillingene som er tilsatt er studenter som har studiene som førsteprioritet. Veien videre vil derfor bli som følger: 1. Etisk refleksjon kommer som egen oppgave hver torsdag på ukeplanen.(ukeplan beskriver de oppgaver som gjøres i avdelingen hver uke.) Dette er for å synliggjøre fokus på videre arbeid med etisk refleksjon. Nå er det slik at vi tilstreber å ta tak i hverdagslige etiske problemstillinger daglig, men minimum en gang pr. uke vil vi ha et særskilt ansvar for å løfte frem saker som eventuelt ikke er belyst. 2. Avdelingen har nå to ressurspersoner som ønsker å fortsette samarbeidet og vil ha fokus på et systematisk etikk arbeid slik at dette blir en del av avdelingskulturen. 3. På sikt skal alle nåværende og nye ansatte ha fått informasjon om etisk refleksjon i avdelingen og de skal også ha deltatt på filmsekvensen med tilhørende refleksjon. Skrevet av Trond Skårn 8

9 5.3. Hjemmetjenesten Trollmyra Kort om hjemmetjenesten Trollmyra Hjemmetjenesten sone Mørkved/ Alstad v/ Trollmyra 27 består av en personalgruppe på om lag 26 personer i turnus som gir bistand til mennesker med tidlig ervervet kognitiv svikt og mennesker med psykiske lidelser. Personalgruppen består av vernepleiere, sosionom, hjelpepleiere, helse og omsorgsarbeidere og studenter. Enheten har knyttet til seg helgevikarer som sykepleierstudenter og førskolelærere. Enheten har hatt en rekke utskiftninger i personalgruppen de siste par årene der flere med lang fartstid i tjenesten har gått over i andre stillinger. Dermed har flere nye medarbeidere kommet inn og fått ta del i vår måte å bruke de verktøy etisk refleksjon har gitt oss. Erfaringer i prosjektperioden I 2012 hadde vi jevnlige avtalte etikklunsjer der kollega i god tid på forhånd kunne bringe inn dilemma. Erfaringene vi har gjort oss er at personalet ønsker å fortsette med etisk refleksjon det er ingen som har gitt tilbakemelding på at de ikke finner mening eller nytte i å være deltakende i våre refleksjonssamtaler. Det har vært spennende og arbeidsomt å være alene ressursperson i prosjektet på arbeidsstedet. Er man flere ressurspersoner på arbeidsstedet er man mindre sårbar i forhold til sykefravær og avlysninger grunnet andre arbeidsoppgaver. Er man flere ressurspersoner på arbeidsstedet er det større muligheter for å så flere tanker og gode ideer. Vi har erfart og erkjent at etisk refleksjonsarbeid er arbeidskrevende og krever god organisering og struktur. Utfordringen har vært å få til utviklingsarbeid i allerede etablerte møtefora. Veien videre Fra februar 2013 har vi derfor valgt å tilrettelegge for etisk refleksjon i turnusen. En time hver mandag for alle i 50 % stilling og oppover. Jeg tror 2013 blir et flott år. Skrevet av Suzanne Sevaldsen, 6. Samarbeid med Universitetet i Nordland 6.1. Forskning Professor Berit Støre Brinchmann ble forespurt om å være ressursperson for prosjektet, noe hun sa ja til. I samme periode arbeidet forskningsmiljøet hun leder med et prosjekt knyttet til studie av hverdagsetikk. Med dette utgangspunktet ble samarbeid om forskning på hverdagsetikk etablert. Ved oppstart av refleksjonsgrupper i pilotene var forskerne på plass. De fikk tilgang til arbeidet i pilotene, og har tatt opp refleksjonsstundene på bånd. De har bidratt inn i refleksjonene med gode spørsmål og andre perspektiver, noe som har inspirert både deltakerne i refleksjonsgruppene og ressurspersonene i pilotene. Forskergruppen består av: 9

10 Berit Støre Brinchmann, professor ved profesjonshøgskolen, Universitetet i Nordland Betty-Ann Solvoll, førsteamanuensis Universitetet i Nordland Gøril Ursin, universitetslektor Universitetet i Nordland Sven-Tore D. Fredriksen, førsteamanuensis Universitetet i Nordland Siri Tønnessen, førsteamanuensis Høgskolen i Vestfold Elisabeth Hall, professor emerita, Århus, Danmark Samarbeidet støttes gjennom samarbeidsmidler fra Universitetet i Nordland og pågår fortsatt. Presentasjon av foreløpige funn er gjort på lokale, nasjonale og internasjonale seminarer og konferanser. Bl. a i regi av Senter for medisinsk etikk, UiO og på Nursing Ethics konferanse i Tyrkia Forskningsartikler som er under arbeid: Mørkved og hjemmetjenesten (Betty Ann Solvoll, Elisabeth Hall, Gøril Ursin, Berit S Brinchmann) Tildelingskontoret (Gøril Ursin, Betty Ann Solvoll, Berit S Brinchmann) Korttidsavdelingen (Sven Tore D Fredriksen, Marit Harr, Gøril Ursin, Betty Ann Solvoll, Berit S Brinchmann) Pårørende og etikk (Siri Tønnessen, Berit S Brinchmann, Gøril Ursin og Betty Ann Solvoll) Oversiktsartikkel (alle forfattere) Teoretiske artikler Det er et samarbeid med flere programområder innenfor helseforskning i Stavanger, UiS Følgende artikkel er under trykking:: En sykepleiers erfaringer i møte med pårørende og seg selv. (Solvoll, BA, Ursin, G, Brinchmann, BS, Lindseth, A ) Nordisk tidsskrift for helseforskning (antatt for publisering) 6.2. Kurs og konferanse. Bodø kommune og Universitetet i Nordland har felles mål om å inspirere og stimulere til systematisk etikkarbeid på arbeidsplassene. Samtidig har vi hatt behov for å skape en arena for å formidle det arbeidet som pågår i regionen på en lokal arena og med lokale krefter. Gjennomføring av vårkonferanse (3 timer) med kommunens ansatte som målgruppe og todagers konferanse «Etikk i Nord» med ansatte i kommuner og helseforetak i nord som målgrupper ga god respons. Vi trenger ikke reise langt vi kan la oss inspirere av naboen. Og vi kan bli kjent med lokale ressurser som kan involveres i prosesser som pågår over tid. Samarbeidet vil fortsette. 7. Evaluering Prosjektleder og ressurspersonene har under hele prosjektperioden ført personlig logg i forhold til arbeidet i prosjektet. Momenter det skulle følges spesielt med på var: - tilbakemeldinger etter etikk-dagene oktober - registrerer om det foregår etisk refleksjon på arbeidsplassen - antall ganger personalet ønsker tilbakemelding på eller ber om å få diskutere en etisk problemstilling - praktiske endringer som konsekvens av tema tatt opp i etisk refleksjon 10

11 - gjennomføring av planlagte etikk-tiltak - ønske om veilederutdanning i personalgruppen I slutten av prosjektperioden gjennomførte vi en kartlegging av gjennomførte aktiviteter i prosjektperioden og spurte medarbeiderne Hvilken betydning har etisk refleksjon hatt for deg i din arbeidshverdag? Gi en kort tilbakemelding De viktigste momentene som ble trukket frem i evalueringsarbeidet: Betydningen av fokus på etikk er vanskelig å måle. Ressurspersonene har registrert endringer hos kollegaer og endring av strukturer i organisasjonen som har direkte relasjon til etikk-arbeidet. Forhold som rapporteres: - mer bevisst på hvordan kommunikasjon gjennomføres i vanskelige møter/saker - endring i mottak av utenlandske ferievikarer sikring av god start raskere inn i jobben - økt bevissthet på rolle i forhold til å støtte bruker i brukers egne prosesser Nytten av arbeidet: - reflekterte medarbeidere som er ansvarlige og bevisste på konsekvenser av de valg de gjør - bidrar til kvalitetsforbedringer - ventil-funksjon, medarbeiderne har en arena å ta opp vanskelige/utfordrende forhold som de møter i sitt daglige arbeid. Erfaringene viser at det må være: - faste strukturer som sikrer gjennomføring av etisk refleksjon når hverdagen blir travel - den enkelte virksomhet må finne sin struktur som fungerer og legge det inn i planlagte aktiviteter med ansvar - ressurspersoner som tar ansvar for å lede refleksjonsstunder og som minner på - det bør være mer enn en ressursperson som drar aktivitetene - forankring i ledelsen en forutsetning - kursing av ressurspersoner nødvendig - oppfølging/samling for ressurspersoner er nødvendig for å støtte opp om arbeidet Evalueringsarbeidet ble avsluttet i desember. 8. Resultater i forhold til prosjektets mål Delmål 1: Arbeid med etisk kompetanseheving i Bodø kommune er forankret i kommunens overordnede styringsdokumenter, verdier og visjoner. Tjenestene drives i overensstemmelse med kommunens verdier og etiske retningslinjer. Resultat: Kommunens verdier KOR og etiske retning er på plass, mal for lederavtale har etikk som rapporteringsfelt, etikk innarbeides i planer fortløpende. Trenger fortløpende oppmerksomhet. Delmål 2: Etisk kompetanseutvikling inngår i kommunens utviklingsprogram Resultat: etisk kompetanseheving en del av lederutviklingsprogrammet. Videre arbeid vil være en del av implementeringsprosjektet. 11

12 Delmål 3: Kompetansen i praksisrelatert etikk er styrket. Resultat: prosjektets ressurspersoner har økt sin kompetanse på etikk og veiledning, personell i pilotene og øvrige virksomheter som har startet opp arbeid har fått noe opplæring og øvelse i etisk refleksjon. Delmål 4: 3 pilotvirksomheter i Helse- og sosialavdelingen har etablert møteplasser og prøver ut ulike metoder og tiltak for etisk refleksjon og kompetanseheving. Erfaringene er systematisert og tilgjengelig for andre. Resultat: hovedaktiviteten i prosjektet har vært i pilotene. Her er ulike metoder og verktøy prøvd ut. Forskere fra UiN har deltatt og forsket på innholdet i refleksjonsstundene. Ressurspersonene i pilotene har foredratt for andre om erfaringene, presentert erfaringene på fellesmøter, interne kurs, konferanser etc. Delmål 5: Flere virksomheter har etablert møteplasser for systematisk refleksjon. Resultat: 3 nye virksomheter fordelt på 6 arbeidsmiljøer er i gang med systematisk etikkarbeid. Alle innenfor Helse- og omsorgsavdelingen. Delmål 6: Plan for etablering av Etikkutvalg i Bodø kommune er utarbeidet. Resultat: det er ikke utarbeidet plan for etikkutvalg i Bodø kommune. Det er i gang et implementeringsprosjekt for videreføring av etikkarbeidet i Bodø kommune. Om det i tidens løp etableres et etikkutvalg eller en ressursgruppe vil dette arbeidet avklare. 9. Økonomi Prosjektet startet opp med en plan som innbefattet personalressurser i et omfang tilsvarende 100% stilling fordelt på prosjektleder 20% stilling og prosjektmedarbeidere i pilotene 4 x 10% stilling. I tillegg kom kostnader på vikarer, bruk av eksterne veiledere, fagdager, litteratur, andre verktøy og informasjonsarbeid. Utgangspunktet var at pilotvirksomhetene måtte bruke egne personal-, vikar- og kursressurser i arbeidet. Beregnet kostnad i prosjektet var ,- kr for hele prosjektperioden fra til Prosjektet fikk tildelt prosjektstøtte fra KS kr ,- (2011) og skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Nordland, kr ,-.(2012). Det gav noe større handlingsrom for pilotene både til kursdeltakelse og tilrettelegging for deltakelse i refleksjonsgrupper og innleie av vikarer. Aktiviteten i pilotene har vært høy, spesielt i startfasen hvor ressurser ble brukt for å sikre at alle medarbeidere fikk delta i oppstartskonferansen og delta i gjennomgang av etikk-film. 3 Budsjett vedlagt, regnskap vedlagt. 12

13 Ressursbruken har vært høyere enn det som er ført på prosjektnummer i regnskapet. Pilotene gikk inn i arbeidet uten forventninger om eksterne midler og har brukt av egne opplærings- og vikarmidler. Ut fra dokumentert tidsbruk er pilotene i ettertid kompensert for noen av kostnadene. Hovedtyngden av ressursbruk har vært knyttet til den tiden personell har brukt i refleksjonsgrupper, etikk-kafe, deltakelse i møter og forberedelse av konferanse. De timer som er registrert er ekstra innleie, merarbeidstid for ressurspersoner, tidsbruk refleksjonsstund og vikar for ressurspersoner. I praksis er aktivitetene lagt til tid/møteplasser som er etablert eller som lar seg gjennomføre innenfor den daglige driften i pilotene. Engasjerte medarbeidere har sørget for at grupper av ansatte har kunnet forlate arbeidsplassen for å ha refleksjonsstunder. Selv om det kan gi flere arbeidsoppgaver og større arbeidspress når noen forlater avdelingen, har innstillingen vært at dette er viktig å få til, så alle har bidratt. 10. Videre arbeid i Bodø kommune Det er under oppstart et eget prosjekt for implementering av systematisk etikkarbeid i Bodø kommune hvor hele kommuneorganisasjonen er målområde. Prosjekteier er HR-sjef, styringsgruppe er Strategisk Leder Møte (SLM) i kommunen. 4 Nye virksomheter som har forespurt veiledning til oppstart av etikkarbeid har fått det. To nye virksomheter er godt i gang og en tredje står i starten av sitt arbeid. Alle er innenfor Helse- og omsorg. Alle i prosjektgruppen har sagt seg villig til å dele sine erfaringer og bidra til å komme i gang. Prosjektleder Mona Karlsen Prosjektskisse implementering vedlagt 13

14 Vedlegg: Prosjektplan «Etisk kompetanseheving i Bodø kommune» Foreløpig evaluering av prosjektet Etisk kompetanseheving i Bodø kommune. Pr september Kommunenes rapportering i etikkprosjektet til prosjektledelsen i KS. Rapportering underveis. Prosjektplan implementering av systematisk etikk-arbeid i Bodø kommune. Budsjett, regnskap 14

15 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / /4878 Helse- og sosialavdelingen Prosjektplan for Etisk kompetanseheving i Bodø kommune 1. Bakgrunn for prosjektet Helse- og sosialavdelingens virksomhetsledere har ønsket å sette etikk på dagsordenen over lengre tid. KS har siden 2007 drevet et nasjonalt utviklingsprosjekt Samarbeid om etisk kompetanseheving - i samarbeid med Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og arbeidstakerorganisasjonene innen sektoren. Prosjektet er forankret i St.meld.nr 25 Mestring, mulighet og mening og i avtale mellom regjering og kommunesektoren v/ks. Prosjektets visjon er - gjennom å stimulere kommunene til et systematisk praktisk etikkarbeid å styrke brukernes opplevelse av at helse- og omsorgstjenestene ivaretar deres verdighet og integritet. Prosjektet retter seg i hovedsak mot kommunenes helse- og omsorgstjenester, men mange av kommunene har gjort etikksatsingen gjeldende for hele kommunen. Bodø kommune v/helse- og sosialavdelingen søkte i mars 2011 om deltakelse i prosjektet og fikk delta med 3 piloter. Gjennom deltakelse i prosjektet har Bodø kommune forpliktet seg til å etablere møteplasser for etisk refleksjon, gjennomføre tiltak for etisk kompetanseheving i etikk for ansatte og utarbeide en prosjektplan for den kommunale etikksatsingen. 5 representanter fra HS-avdelingen deltok på oppstartskonferanse 10 og 11 mai og har utgjort arbeidsgruppe i et forprosjekt hvor oppdraget har vært å beskrive en status og utvikle en prosjektplan. Prosjektet i Bodø kommune har to innretninger, en kortsiktig del og en mer langsiktig del. På kort sikt vil vi allerede i høst starter praktisk arbeid i tre piloter i Helse- og sosialavdelingen. I en mer langsiktig del ønsker vi å ha perspektivet på hele Bodø kommune. 2. Visjon Innbyggerne i Bodø skal motta tjenester av god kvalitet av personell som har god faglig og etisk kompetanse. 3. Mål for prosjektet 3.1. Arbeid med etisk kompetanseheving i Bodø kommune er forankret i kommunens overordnede styringsdokumenter, verdier og visjoner. Tjenestene drives i overensstemmelse med kommunens verdier og etiske retningslinjer Etisk kompetanseutvikling inngår i kommunens utviklingsprogram 3.3. Kompetansen i praksisrelatert etikk er styrket pilotvirksomheter i Helse- og sosialavdelingen har etablert møteplasser og prøver ut ulike metoder og tiltak for etisk refleksjon og kompetanseheving. Erfaringene er systematisert og tilgjengelig for andre Flere virksomheter har etablert møteplasser for systematisk refleksjon. 15

16 3.6. Plan for etablering av Etikkutvalg i Bodø kommune er utarbeidet. 4. Organisering av prosjektet 4.1. Styringsgruppe HS ledergruppe supplert med ansatterepresentant, leder av O-teamet/PO og Rådmannen Prosjektgruppe satt sammen av et sekretariat og prosjektledere i tre piloter Prosjektgruppe Korttidsavdelingen Prosjektgruppe i Tildelingskontoret Prosjektgruppe i Hjemmetjenesten Mørkved/Alstad 4.3. Arbeidsgrupper kan oppnevnes i forhold til oppgaver for overordnet struktur i kommunen 4.4. Ressurspersoner og samarbeidsparter tilknyttet prosjektet: (Ressurspersoner i kommunen, utenfor kommunen, AMU, Utviklingssenter for sykehjem i Nordland, Universitetet i Nordland ) 4.5. Brukerinvolvering gjennom dialogmøter 5. Forankring Prosjektplanen presenteres for Helse- og sosialavdelingens ledelse, rådmannens ledergruppe, ansatte i pilotene, AMU i Helse- og sosialavdelingen, administrasjonsutvalget, brukerrådene, HS-komiteen og Bodø Bystyre. 6. Produksjon/leveranser 6.1. Status vedr etikkarbeid i pilotene før oppstart 6.2. Aktivitetsplan / handlingsplan som skal inneholde opplæringstiltak, plan for evaluering og implementering / videreføring 6.3. Statusrapport til KS ( ) 6.4. Prosjektrapport med evaluering og plan for implementering/videreføring. Prosjektrapporten sendes KS innen Informasjon internt og eksternt 7. Ressursbruk 7.1. prosjektleder 20% stilling 7.2. prosjektmedarbeidere i pilotene 4 x 10% stilling 7.3. bruk av veiledere eksterne og interne fagdager (lokaler, forelesere, ekstravakter) 7.5. materiell (litteratur, etikk-kort,.) 7.6. informasjonsarbeid 8. Tidsperspektiv Forprosjekt: Prosjektperiode: Evaluering og prosjekt rapport gjennomføres av 24

17 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / / Helse- og sosialavdelingen Foreløpig evaluering av prosjektet Etisk kompetanseheving i Bodø kommune. Pr september Prosjektets mål og tidsramme. Prosjektet har to innretninger den sentrale har vært å skaffe oss praktisk erfaring med etikkarbeid i virksomheter samtidig som etikk skal synliggjøres i styrende dokumenter og krav til ledelse i hele kommunen. Målene i prosjektet: 9. Arbeid med etisk kompetanseheving i Bodø kommune er forankret i kommunens overordnede styringsdokumenter, verdier og visjoner. Tjenestene drives i overensstemmelse med kommunens verdier og etiske retningslinjer. 10. Etisk kompetanseutvikling inngår i kommunens utviklingsprogram 11. Kompetansen i praksisrelatert etikk er styrket pilotvirksomheter i Helse- og sosialavdelingen har etablert møteplasser og prøver ut ulike metoder og tiltak for etisk refleksjon og kompetanseheving. Erfaringene er systematisert og tilgjengelig for andre. 13. Flere virksomheter har etablert møteplasser for systematisk refleksjon. 14. Plan for etablering av Etikkutvalg i Bodø kommune er utarbeidet. Tidsrammen for prosjektet i samarbeid med KS er - Forprosjekt: Prosjektperiode: Evaluering og prosjekt rapport gjennomføres Det skal leveres en Statusrapport til KS innen og Prosjektrapport med evaluering og plan for implementering/videreføring innen Status for prosjektet pr september 2012: 2.1. Aktivitet i pilotene Tilbakemelding fra pilotene om egen aktivitet er satt opp i egen tabell. Tre piloter har fra høsten 2011 prøvd ut ulike metoder og strukturer med den hensikt å styrke den etiske kompetanse hos medarbeiderne i virksomheten. 17 av 24

18 Pilotene har prøvd ut ulike verktøy (refleksjonskort, etisk julekalender, etikk-luncher, refleksjonsgrupper, e-læring/film). Betydningen av fokus på etikk er vanskelig å måle. Ressurspersonene har registrert endringer hos kollegaer og endring av strukturer i organisasjonen som har direkte relasjon til etikk-arbeidet. Forhold som rapporteres: - mer bevisst på hvordan kommunikasjon gjennomføres i vanskelige møter/saker - endring i mottak av utenlandske ferievikarer sikring av god start raskere inn i jobben - økt bevissthet på rolle i forhold til å støtte bruker i brukers egne prosesser Nytten av arbeidet: - reflekterte medarbeidere som er ansvarlige og bevisste på konsekvenser av de valg de gjør - bidrar til kvalitetsforbedringer - ventil-funksjon, medarbeiderne har en arena å ta opp vanskelige/utfordrende forhold som de møter i sitt daglige arbeid. Erfaringene til nå viser at det må være: - faste strukturer som sikrer gjennomføring av etisk refleksjon når hverdagen blir travel - den enkelte virksomhet må finne sin struktur som fungerer og legge det inn i planlagte aktiviteter med ansvar - ressurspersoner som tar ansvar for å lede refleksjonsstunder og som minner på - det bør være mer enn en ressursperson som drar aktivitetene - forankring i ledelsen en forutsetning - kursing av ressurspersoner nødvendig - oppfølging/samling for ressurspersoner nødvendig for å støtte opp om arbeidet 2.2 Forskning Forskning var ikke en del av prosjektet i utgangspunktet men kom i gang gjennom ressurspersoner fra Universitetet i Nordlands interesse for det igangsatte arbeidet. Medarbeiderne i pilotene har gitt forskerne tilgang på refleksjonsstundene og de temaene som medarbeiderne har tatt opp. Forskningene har vært en merverdi i arbeidet og har inspirert og tilført kompetanse i pilotene. 2.3 Presentasjoner og konferanse Foreløpige forskningsresultater er presentert på ulike konferanser som forskergruppen har deltatt på. I tillegg er egen Vårkonferanse avholdt i Bystyresalen hvor spesielt ansatte fra pilotene var invitert til å delta. I tillegg planlegges en felles konferanse Etikk i Nord hvor blant annet erfaringer i pilotene og forskning skal presenteres. På kommunens hjemmeside er prosjektet presentert under planer og prosjekter I tillegg er informasjon om konferanse lagt på intranettet. 2.4 Aktivitet i forhold til prosjektets mål Hovedfokuset i prosjektet har vært å få praktisk erfaring i pilotvirksomhetene. Prosjektleder har ellers presentert prosjektet på ulike arenaer Bystyret og brukerrådene ble orientert om prosjektet ved oppstart og levekårskomiteen har fått oppdatering på status underveis. AMU i HS er orientert underveis. 18 av 24

19 I nye maler for lederavtaler er også fokus på arbeid med etikk tatt inn som parameter for tilbakemelding. Prosjektleder har skissert tiltak for videre arbeid i kommunen etter at prosjektperioden er over. Tiltakene baserer seg på de erfaringene som er gjort i pilotene og erkjennelse om at det må legges til rette strukturer i hverdagen. 2.5 Økonomi Tilskudd fra Fylkesmannen i Nordland ( kr) og KS ( kr) har gitt pilotenes medarbeidere muligheter å delta på kurs/konferanse. Tilskudd fra UiN til samarbeid om forskningen stimulerer forskning på området etikk og i Bodø kommunes omsorgstjeneste. Konferansen Etikk i Nord som skal gjennomføres 5 og 6 november har en lav deltakeravgift for å være stimulerende for flere som ønsker å sette etikk på dagsorden. Salten-kommunene er spesielt invitert. 3 Forslag videre aktivitet i Bodø kommune Verdidokumentet og etiske retningslinjer i Bodø kommune er et rammeverk som må løftes opp og fram slik at de er synlige. På den måten kan de få større betydning i den enkeltes arbeidshverdag. Etikkarbeid og systematisk etisk refleksjon er et verktøy til å øke den enkeltes kompetanse og organisasjonens evne til å belyse vanskelige situasjoner og bringe fram ulike perspektiver før beslutninger/valg tas. Et videre arbeid i Bodø kommune bør ha som mål - At kommunens verdier og etiske retningslinjer er kjent og ligger til grunn i tjenesteproduksjonen og beslutninger. - Å ha system for fortløpende kompetanseutvikling innenfor etikk og etisk refleksjon. - At alle virksomheter har tiltak for å heve den etiske kompetansen hos medarbeiderne. Det kan også være et mål å etablere et forum som bistår å drøfte etiske dilemmaer lik Klinisk Etisk komité i helseforetakene. Tiltak: Etablering av ressursgruppe Etisk råd - Mandat for ressursgruppen utarbeides Utvikling av veilederkurs i kommunal regi / samarbeid med UiN Årlige samlinger/kurs tilbys ressurspersoner og ledere Søknad om skjønnsmidler Forankring i rådmannens ledergruppe. Mona Karlsen Prosjektleder 19 av 24

20 Skjema for kommunenes rapportering i etikkprosjektet til prosjektledelsen i KS. Rapportering underveis. Frist for innsending er den 15.desember 2012 Sendes til cne@ks.no Prosjektnavn: Kommune: Kontaktperson og e-post: Pulje i prosjektet: Prosjektperiodens varighet? Etisk kompetanseheving i Bodø kommune Bodø kommune Mona Karlsen, mona.karlsen@bodo.kommune.no 5 Forprosjekt: , prosjekt Hvor mye ressurser (tid, kroner, personer) har kommunen satt av til etikksatsingen? F.eks. er det etablert prosjektlederstilling, satt av tid for ressurspersoner osv. Hvilke møteplasser for etisk refleksjon har dere etablert? -Hvordan er møteplassene organisert -Hvilke virksomheter har etablert møteplassene? -Hvor mange omfatter tilbudet? Hvilke tiltak for kompetanseheving er iverksatt? -Hvem er målgruppen for tiltakene? -Hvor mange er omfattet av tilbudet? Hvordan er prosjektet forankret, i ledelsen og i virksomhetene? -Blir etikkarbeidet etterspurt fra ledelsen og ansatte? Hvordan opplever ressurspersonene i etikkarbeidet støtten fra nærmeste leder? Hva har dere oppnådd med etikksatsingen så langt og hva har vært avgjørende for å oppnå dette suksesskriterier? Hva er de største utfordringene med å nå målene i prosjektplanen? Hva skal dere prioritere fremover? -Vær konkret og begrunn prioriteringene. 60% stilling fordelt på 20% prosjektleder og 40% til 5 ressurspersoner Budsjettramme kr, derav tilskudd kr (skjønnsmidler + tilskudd KS) 3 piloter har etablert møteplasser i sine virksomheter etikklunch, julelunch, refleksjonsgrupper etc. Se vedlagt foreløpig evaluering. Vårkonferanse gjennomført åpent tilbud til alle i kommunen Etikk i Nord i samarbeid med Universitetet i Nordland gjennomført i november ca 100 deltaker skal gjentas i 2013 Etisk kompetanseheving innarbeides i disse dager i kommunens kompetanseplan Videre etikkarbeid er forankret i øverste ledelse i kommunen. Lederavtalene har etikkarbeid som ett av flere rapporteingspunkter Ressurspersonene opplever å ha full støtte fra sine ledere - lederne er deltakende, legger til rette og gir arbeidet prioritet - støtter med ord og handlinger noe som også skaper forventninger Flere virksomheter er i startgropa med etikkarbeid. Prosjektleder og ressurspersoner etterspørres for å undervise/dele erfaring Forskermiljø ved Universitetet i Nordland forsker på vårt arbeid Vi har delt erfaringene våre, snakket der vi har sluppet til, vært villig til å bli forsket på, laget konferanser og invitert bredt Det å bruke lokale krefter i egen kompetansebygging er lurt de er nært og lett å få tak i for de som vil starte opp Nå alle spesielt deltidsstillinger og helgestillinger Klare å finne rom i hverdagen når alle arbeidsoppgaver skulle vært gjort først Få en plan for regelmessighet når det ikke kjøres med refleksjonsgrupper Vi er i ferd med å lage sluttevaluering Vi har laget forslag til prosjektplan for videreføring av arbeidet i kommunen og søkt skjønnsmidler fra fylkesmannen Vi foreslår å etablere en kommunal ressursgruppe som kan være drivkraft videre 20 av 24

21 Hvordan skal dere lykkes for å nå målene i prosjektplanen Hvilke av tiltakene prosjektledelsen i KS har bidratt med har vært nyttige? -Beskriv og begrunn Er det tiltak fra prosjektledelsen i KS dere savner? Annet dere vil orientere oss om? Vi vil innarbeide etikk i den kommunale kurspakken for å gi nye ressurspersoner litt ballast til å starte opp Vi synes vi har lyktes ganske bra med å nå målene i prosjektplanen Tilgjengelig materiell på nett lav terskel og lett å bruke stor inspirasjon for de som vil i gang. Pernille Næss har bidratt på oppstartskonferanse og på etikk i Nord veldig bra Kursene som ligger i KS-prosjektet har vært nyttige/lærerike Litteraturen og erfaringene fra andre kommuner som er rikelig delt på - bra nei Forskningssamarbeidet vi har etablert - og som er et tillegg til prosjektplanen, er svært inspirerende. Vi har utløst en runde med samarbeidsmidler mellom UiN og praksisfeltet, og satser på nye midler til formidling og felles etikk-konferanse i av 24

22 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / / Helse- og sosialavdelingen Prosjektplan implementering av systematisk etikk-arbeid i Bodø kommune. Bakgrunn. Erfaringene til nå fra prosjektet Etisk kompetanseheving i Bodø kommune viser at at det må være: - faste strukturer som sikrer gjennomføring av etisk refleksjon når hverdagen blir travel - ressurspersoner som tar ansvar for å lede refleksjonsstunder og som minner på - kursing av ressurspersoner Mål: Kommunens verdier og etiske retningslinjer er kjent og ligger til grunn i tjenesteproduksjonen og beslutninger. Alle virksomheter har tiltak for å heve den etiske kompetansen hos medarbeiderne. Det er system for fortløpende kompetanseutvikling innenfor etikk og etisk refleksjon. Det er en ressursgruppe som fungerer som drivkraft i etikk-arbeidet i kommunen og som kan bistå i å drøfte etiske dilemmaer (lik Klinisk Etisk komité i helseforetakene) etter behov i organisasjonen. Organisering: Styringsgruppe Rådmannens ledergruppe, prosjekteier er PO-sjef? Prosjektgruppe ressursgruppe m/ prosjektleder Tiltak Etablering av ressursgruppe Etisk råd - Mandat for ressursgruppen utarbeides Utvikling av veilederkurs i kommunal regi / samarbeid med UiN Årlige samlinger/kurs tilbys ressurspersoner og ledere Plan for implementering av tiltak fremmes som del av budsjettprosess 2014 Økonomi tiltak utgift inntekt Ressursgruppe 6-10 personer møte 3t/ x 2 pr mnd > 5% stilling x kr 10: 50% stilling Ledelse av ressursgruppe: 20% stilling Utarbeidelse av kurstilbud ,- Gjennomføring av kurs: ,- Årlige samlinger ,- Kjøp av materiell ,- Vikarinnleie vanskelig å anslå Tilskudd? sum Framdriftsplan Oppstart Avslutning Rapport innen av 24

23 23 av 24

24 Dokumenterte kostnader for prosjekt Etisk kompetanseheving i Bodø kommune i 2011 og 2012 Følgende er ført på prosjekt 3656 Etisk kompetanseheving i 2011 og 2012 Ført på prosjektnr 3656 * Art Regnskap 2012 Regnskap VIKAR I TILLEGG TIL FAST LØNNSUTBET BODØ KOMMUNALE PENSJONSKASSE ARBEIDSGIVERAVGIFT KONTORMATERIELL AVISER OG TIDSSKRIFTER BEVERTNING OPPLÆRING, KURS, KONFERANSEUTGIFTER TRANSPORTUTGIFTER 25 % (PERSON SE ANDRE) MERVERDIAVGIFT UTENFOR MVA.-LOVEN sum utgifter STATSTILSKUDD KOMP. FOR MVA PÅ ANSKAFFELSER DRIFT REFUSJONER FRA ANDRE sum inntekter Lønn til prosjektleder og prosjektmedarbeidere 1 år Art Tekst Prosjektleder Ressurspersoner (sykepleier) LØNN FASTE STILLINGER BODØ KOMMUNALE PENSJONSKASSE KLP ARBEIDSGIVERAVGIFT SUM Lønn prosjektleder og prosjektmedarbeidere 1,4 år: Sum inntekt Sum utgifter * føring av prosjektnummer har ikke vært fulgt godt nok opp ved utgifter til innleie, reiseregninger og innkjøp av materiell 24 av 24