Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: Møtedato/tid: Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Sakliste

2 Referatsaker Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Sverre B. Midthjell /120-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Saksutredning Saksnr

3 Sør-Trøndelag fylkeskommune v/fylkesordføreren Fylkeshuset 7004 TRONDHEIM Vår saksbehandler: Sverre B. Midthjell, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/29-8 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Ang. valg av representantskapsmedlemmer i interkommunale selskaper Som en del av det løpende arbeidet med selskapskontroll er KonSek blitt gjort kjent med at Fylkestinget har valgt representantskapsmedlem i Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS gjennom følgende vedtak i sak 12/12: Fylkestinget oppnevner følgende representantskapsmedlemmer til de interkommunale selskapene: [ ] 3. Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Medlem: oppnevnes av Fylkesrådmannen Varamedlem: oppnevnes av Fylkesrådmannen Dette er i realiteten en delegasjon av fullmakt til oppnevning fra Fylkestinget til fylkesrådmannen. Valg av representantskap i interkommunale selskaper reguleres av Lov om interkommunale selskaper 6. Paragrafens 2. punktum lyder: Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Bruken av begrepet selv i denne sammenhengen angir at dette er en beslutning organet ikke har anledning til å delegere. Delegasjon av slik oppnevning til fylkesrådmannen er dermed ikke tillatt. Videre er vi gjort kjent med fra selskapets ledelse at det ikke er valgt en fast representant i representantskapet, men at representanter møter på vegne av fylkesrådmannen etter fullmakt utstedt for det enkelte møte. I følge 6, 4. ledd, fremgår det imidlertid at: Representantskapets medlemmer velges for fire år om ikke annet er fastsatt i selskapsavtalen. Den enkelte deltaker kan foreta nyvalg av sine representantskapsmedlemmer i valgperioden. Nyvalg skjer for den gjenværende del av valgperioden. Norges kommunerevisorforbund har også på oppfordring, og i dialog med Kommunal- og Regionaldepartementet gjort en vurdering av spørsmålet på generelt grunnlag. De påpeker at valg av representanter må behandles som et valg etter kommunelovens regler, og at Fylkestinget derfor må velge en navngitt person til representantskapet. Fylkestinget har også Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

4 anledning til å oppnevne like mange vararepresentanter som representanter, men det er ikke tillatt å utstede fullmakt til andre for å møte på vegne av fylkeskommunen som deltaker. Vi viser til vedlagte uttalelse fra Norges kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget er gjort oppmerksom på disse forholdene, men da kontroll med fylkestingets vedtak ikke ligger innenfor det primære ansvarsområdet til kontrollutvalget, velger vi i første omgang å informere fylkesordfører heller enn å fremme sak for kontrollutvalget. Dette i samråd med kontrollutvalgets leder. Vår anbefaling er at ny sak om valg til Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS fremmes for Fylkestinget, og at det velges en navngitt person med varamedlem til vervet. Da også andre medlemmer av representantskapet har møtt etter fullmakt, og lov om interkommunale selskaper krever at 2/3 av stemmene i representantskapet må være tilstede, kan manglende retting av dette forholdet føre til at selskapet får problemer med å sette et vedtaksdyktig representantskap. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Sverre B. Midthjell rådgiver Vedlegg Brev fra NKRF: Valg av representanter til representantskap i IKS Side 2 of 2

5

6

7 SAKSPROTOKOLL Rapport fra forvaltningsrevisjon - Saksbehandling og dokumenthåndtering Arkivsak-dok. Saksbehandler Sverre Bugge Midthjell Saksgang 1 Fylkestinget Møtedato Saknr 55/12 INNSTILLING: Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon Saksbehandling og dokumenthåndtering til orientering, og understreker viktigheten av at problemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: 1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres. 2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kan legge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling i organisasjonen. 3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte som driver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor: a. Betydningen av riktig dokumenthåndtering b. Vurdering av hva som er arkivverdig materiale c. Regler om offentlighet og innsyn Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget og fylkestinget innen 1. oktober Fylkestinget har behandlet saken i møte sak 55/12 Protokoll Merknad fra Christian Bonvik (V) Det er i dag delvis stor variasjon mellom ulike saksbehandlere for hvordan ulike saker skrives og legges frem til politisk behandling. Noen bruker svært mye tekts som tidvis er en direkte gjengivelse av saksvedlegg, mens andre skriver saksfremlegg mer konsise uten for mye tekst. I noen tilfeller legges det også ved vedlegg til saker som ikke har spesiell relevans. Det skal selvfølgelig være forskjell på hvor omfattende et saksfremlegg skal være avhengig av saksens omfang, men det bør være et overordnet prinsipp at saksfremlegg skal være så korte og konsise som mulig, med vedlegg som er relevante og belyser de ulike sakene. Saksfremlegg med mye og unødvendig tekst kan være et demokratisk problem. Det er selvfølgelig viktig at en saksfremstilling er laget slik at de folkevalgte faktisk forstår hva de skal vurdere og vedta, men det er også viktig å ta hensyn til at fylkets innbyggere har side 1 av 2

8 mulighet til å sette seg inn i og forstå saker som skal opp til politisk behandling. Når det nå skal gjøres en gjennomgang av saksbehandling og dokumenthåndtering, bør det derfor også gjøre en vurdering av saksbehandleres praksis ved saksfremlegg til politisk behandling. Forslag fra Christian Bonvik på vegne av Venstre: Nytt punkt 4: 4. Gjøre en vurdering av saksfremlegg til politisk behandling med tanke på kvalitativ og effektiv saksfremstilling, samt bruk av relevante saksvedlegg. Forslag fra Tore O. Sandvik Frist for tilbakemelding endres til 1. desember. Votering Forslag fra Tore O. Sandvik ble enstemmig vedtatt Forslag fra Christian Bonvik ble enstemmig vedtatt Vedtak Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon Saksbehandling og dokumenthåndtering til orientering, og understreker viktigheten av at problemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: 1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres. 2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kan legge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling i organisasjonen. 3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte som driver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor: a. Betydningen av riktig dokumenthåndtering b. Vurdering av hva som er arkivverdig materiale c. Regler om offentlighet og innsyn 4. Gjøre en vurdering av saksfremlegg til politisk behandling med tanke på kvalitativ og effektiv saksfremstilling, samt bruk av relevante saksvedlegg Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget og fylkestinget innen 1. desember 2012 side 2 av 2

9 Orientering om forvaltningsrevisjon - Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader i skolebruksplan 3 Saken behandles i Møtedato Saksnr Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Prosjektplan - Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader i Skolebruksplan 3 Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

10 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 1. BAKGRUNN I medhold av plan for forvaltningsrevisjon 2012/20131 ble Skolebruksplan 3 forvaltnings, drifts- og vedlikeholdskostnader, prioritert. I medhold til denne har Kontrollutvalget bestilt ovennevnte forvaltningsrevisjon i sak 38/12. Kontrollutvalgets sekretariat bestilte forvaltningsrevisjonen i brev den I bestillingen står det: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på FDV-kostnader for nybyggene i skolebruksplan 3. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 250 timer, med levering 25. november SAKSUTREDNING I saksutredningen vises det til plan for forvaltningsrevisjon som beskriver følgende om overnevnte forvaltningsrevisjon: Skolebruksplan 3 forutsetter en egenfinansiering gjennom reduksjon i FDV-kostnader for skolene. Dersom dette ikke oppnås kan det gå ut over tilgjengelige ressurser til andre formål. En forvaltningsrevisjon kan vurdere i hvor stor grad slike reduksjoner oppnås, eller kan forventes å oppnås i de skolebygg som er oppført og rehabilitert. I saken vises det til ressurser, avgrensning og innretning av prosjektet. Slik det fremgår av planen er tanken å rette prosjektet mot driftskostnader knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold og avgrenses til å omhandle Gauldal Skole- og Kultursenter og Charlottenlund videregående skole som er nybygg. Årsaken til denne avgrensningen er at disse skolene regnes inn som selvfinansierende skoleprosjekt i skolebruksplan 3. Det er ikke like stor interesse for å foreta en gjennomgang av rehabiliteringsprosjekter da disse ikke er regnet inn i selvfinansieringen, selv om disse også kan medføre redusert energibruk. 1 Plan for forvaltningsrevisjon for 2012/2013 i STFK vedtatt av fylkestinget i sak 10/2012 side 1 av 13

11 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga Det kan hevdes at det er hensiktsmessig å gi byggene en liten innkjøringsfase før det reelle nivået på FDV-kostnadene kan vurderes. Selv om det er godt kort tid siden skolebyggene ble tatt i bruk ser kontrollutvalgssekretariatet det som fornuftig å sette inn en forvaltningsrevisjon allerede nå. Dette for at det skal være mulig å fange opp eventuelle avvik så tidlig som mulig. I saken vises det til at hovedutfordringene i årene fremover, når de nye skolebyggene står ferdige, vil være å redusere FDV-kostnadene i samsvar med økte lånekostnader for STFK. Spesielt gjelder dette kostnader til renhold og vaktmestertjeneste. En klar målsetting er å gjennomføre reduksjonen i driftsutgiftene for skolebyggene uten å måtte si opp ansatte. Dette vil si at reduksjonen av antall stillinger innen renhold og drift vil kunne skje ved naturlig avgang i løpet av prosjektperioden. I Skolebruksplan 3 er det kalkulert inn redusert energiforbruk i nybygg som en del av selvfinansieringsgraden, noe det har vært utfordringer med i tidligere nybygg i STFK. Den hadde vi et møte med kontrollutvalgets sekretariat for å avklare kontrollutvalgets bestilling hvor saksutredningen, innretninger og avgrensninger ble diskutert. I saksutredning av skolebruksplan 3 benyttes begrepet kostnad tilknyttet FDV-kostnader, noe som vi også vil benytte som begrep i denne undersøkelsen. Vi vil likevel vise til at i kommuneregnskapet benyttes begrepet utgift og ikke kostnad for å beskrive det samme2. Skolebruksplan 3 Skolebruksplan 3 - fase 3 ble endelig vedtatt i fylkestingets sak 90/2008. Bakgrunnen for planen var å legge til rette for best mulig opplærling til ungdommer innenfor de rammene SørTrøndelag fylkeskommune har. Dette er gjort Innenfor en desentralisert skole- og tilbudsstruktur hvor skolebruksplanen har fokus på tilbuds- og skolestruktur, kapasitet, arealbehov og bygninger med behov for å øke kvalitet og bredde i opplæringen samtidig som ressursinnsatsen optimaliseres. Skolebruksplan 3 har en todelt målsetning: 1. En desentralisert skole- og tilbudsstruktur som ivaretar politiske prioriteringer om kombinerte skoler med attraktive fagmiljø, jevnbyrdig fordeling mellom kjønnene og mulighet for elevene å fullføre opplæringen på den skolen de startet på. 2 Kommuneregnskapet, Øyvind Sunde, 6. utgave, 2010, s. 27 side 2 av 13

12 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga Skolebygg som tilfredsstiller kravene til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager innenfor en arealeffektiv bruk av bygningsmassen med hensyn til FDV-kostnader og gode fysiske arbeidsforhold for ansatte og elever. Skolebruksplan 3 har i stor grad fokus på skolene i Trondheim. Årsaken til dette er at 6 av byens 11 videregående skoler mangler godkjenning etter Forskrift om miljøretta helsevern i skoler og barnehager og krav om universell utforming. I tillegg er også Orkdal videregående skole og Gauldal Skole- og Kultursenter en del av skolebruksplanen. Dette krevde store investeringer og det ble satt følgende målsettinger for arbeidet med skolebruksplan 3: Redusert arealbruk, redusert miljøbelastning Redusert antall skolesteder, større og mer likeverdige skoler Større og sterkere fagmiljø, bedre valgmuligheter for elevene Mer ressurser til opplæring, mindre til bygningsdrift Skolestruktur i samsvar med bosetningsmønster i Trondheim Skolebruksplan 3 har tidligere vært behandlet i fylkestinget i fase 1, desember 2007 og fase 2, april I saksutredningen fra kontrollutvalget avgrenses forvaltningsrevisjonen til å se på Charlottenlund Videregående skole og Gauldal Skole- og Kultursenter. En nærmere beskrivelse av disse skolene følger her. Charlottenlund Videregående Skole Byggingen av Charlottenlund Videregående Skole var ferdig årsskiftet 2011/12. Skolen er en sammenslåing av tidligere Brundalen og Ringve videregående skoler. Den fysiske sammenslåingen av skolene skjedde allerede ved skolestart høsten 2011, men samtlige elever og lærere flyttet i nye lokaler fra årsskiftet 2011/2012. Skolen består i dag av et areal på kvm og den skal ivareta ca elever og for skoleåret 2011/2012 er det registrert elever der. Skolen har følgende utdanningsprogram: Studiespesialisering, Service og samferdsel, Musikk, dans og drama, Medier og kommunikasjon, Design og håndverksfag, Teknikk og industriell produksjon, Bygg og anleggsteknikk. 3 Strategiplan , side 57 side 3 av 13

13 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga Charlottenlund og Strinda videregående skoler er lokalisert i Østbyen i skolebruksplan 3 og er likeverdige kombinerte videregående skoler med både yrkesfaglige og studiespesialiserende utdanningsprogram ved ferdigstillelse. Gauldal skole- og kultursenter Fylkestinget vedtok i strategiplan for å se utbyggingsprosjektet for Gauldal skole- og kultursenter i sammenheng med skolebruksplan 3. Gauldal videregående skole var ikke godkjent i henhold til Forskrift om miljøretta helsevern og universell utforming. Skolens lokaler på Basmoen og Korsen var generelt nedslitte og lite tidsmessige og hadde behov for opprustning og tilpassing til nye undervisningsog læringsmetoder. Det samme behovet hadde Støren ungdomsskole hvor Midtre Gauldal kommunen hadde vedtatt å overføre ungdomsskoleelevene fra Budal og Singsås til Støren under forutsetning av at det ble bygd ny ungdomsskole. Det manglet også en arena for helhetlig kulturelt mangfold og lokaler for store arrangement i kommunen. På denne bakgrunn har Midtre Gauldal kommune MGK og Sør- Trøndelag fylkeskommune - STFK inngått en intensjonsavtale om bygging av felles skole- og kultursenter på Støren med Gauldal videregående skole, Støren ungdomsskole, kulturhus med bibliotek, konsertsal, kino, kulturskole og voksenopplæring i tilknytning til Størenhallen på Basmoen. Prosjektet ble betegnet som et pilotprosjekt i tråd med intensjonene i Kunnskapsløftet med hensyn til opplæringen for alderstrinnene 13 til 19 år. Gauldal videregående skole ble ferdigstilt høsten 2011 og ble planlagt for 330 elever med samme studie tilbud som tidligere. I skoleåret 2011/12 er det registrert 328 elever ved skolen. I forvaltningsrevisjon av Gauldal skole- og kultursenter, mars 2012, vises det blant annet til at formålet med Intensjonsavtalen er nedfelt i avtale mellom STFK og MGK om interkommunalt samarbeid 4. Der står det blant annet: STFK og MGK vil gjennom et samarbeid løse felles oppgaver og utveksle tjenester mellom partene som skal med enerett forvalte, drive og vedlikeholde bygningsmassen til Gauldal skole- og kultursenter med de utomhusanlegg som disponeres. side 4 av 13

14 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga Driftsorganisasjonen skal etableres i MGK. Driften omhandler energi, renhold, drifts og vedlikeholdsoppgaver. Driftsorganisasjonen er i henhold til FT- 2/2010 lagt til Eiendom og kommunalteknikk (EKT) i Midtre Gauldal Kommune. Daglig leder i samarbeidet er ansatt i Midtre Gauldal kommune med en 20 % stillingsandel som daglig leder og 80 % som ingeniør ved EKT. Driftsleder GSK og renholdsleder rapporterer til daglig leder i samarbeidet vedrørende leveranse av FDV-tjenester. Eiendomssjefen i Midtre Gauldal (leder EKT) har i følge FT- 2/2010 et overordnet ansvar for at tjenester blir levert på GSK ihht Midtre Gauldal kommunes forpliktelser. Revisor vurderer i forvaltningsrevisjon av Gauldal skole- og kultursenter at sameieavtalen stadfester at byggeiermyndigheten ligger hos henholdsvis STFK og MGK. Det er også kjent at Midtre Gauldal kommune på vegne av samarbeidet har ansvaret for forvaltning og drift av bygningsmassen. Reduserte kostnader knyttet til skolebruksplan 3 Rapport fase 3 for skolebruksplan 34 viser til at Sentralt i finansieringen av byggeprosjektene, er reduserte driftskostnader knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) gjennom arealeffektivisering, dvs. reduserte driftskostnader per m2. I rapporten vises det til at: FDV-kostnader er en standard betegnelse for de kostnadene som er direkte knyttet til bygninger hvor: F står for Forvaltning og omhandler kostnader til kommunale avgifter, forsikringer administrasjon D står for Drift og omhandler kostnader til renhold, energi, vann og avløp, avfallshåndtering, vakt og sikring, drift av uteanlegg V står for Vedlikehold og omhandler kostnader til planlagt vedlikehold, andel utviklingskostnader, ombygging, brukertilpasning FDV- begrepet ble innført i NS 34545, første gang i Standarden beskriver et begrepsapparat og en metodikk som gjør det mulig å fastsette og sammenligne kostnader på forskjellige nivå i regnskapet. 4 5 Vedlegg til sak 90/2008 skolebruksplan 3, rapport fase 3, side 28 og 29 Livssykluskostnader for byggverk, prinsipper og strukturer side 5 av 13

15 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga I kostnadsberegningene i Skolebruksplan 3 er netto investeringskostnad definert som brutto investeringskostnad minus nåverdien av FDV-kostnad for innspart areal. Etter gjennomgang av fylkeskommunens regnskapstall er gjennomsnittlig, årlig FDV-kostnader beregnet til: Eksisterende skolebygg 680 kr/m2 Nye skolebygg 510 kr/m2 Eksisterende uisolerte bygg 480 kr/m2 Nye uisolerte bygg 480 kr/m2 Differansen mellom FDV-kostnad for eksisterende og nye skolebygg skyldes forventa redusert energibruk som følge av fylkeskommunens nye krav til energieffektiv prosjektering, som går lengre enn gjeldende forskriftskrav og har økt fokus på passive energitiltak. Prosjektet inneholder også rehabilitering av eksisterende areal hvor det i noen tilfeller kan forventes redusert energiforbruk. Usikkert omfang gjør at dette ikke er regnet med som en del av selvfinansieringen. FDV-kostnadene er beregnet ut fra en gjennomsnittsberegning på 680 kr pr m2 i skolebruksplan 3. Kapitalkostnader beregnes for seg i prosjektet, Service som omfatter alle støttefunksjoner til kjernevirksomheten, holdes utenom fordi det ikke uten videre er enkelt å fastslå hva som er støttefunksjon og hva som er kjernevirksomhet i en skole (eks. resepsjon, bibliotek, kantinedrift). I en lønnsomhetsvurdering er det imidlertid sannsynlig at en endring i areal også vil påvirke kostnadene til service. Utviklingskostnader (kostnader til mindre ombygginger, oppgraderinger og offentlige krav og påbud) er delvis innkalkulert i vedlikeholdskostnaden ut fra helhetstanken som innebærer at utvikling av eiendom (eks. ombygging) også omfatter en del vedlikehold. Kort oppsummert inneholder den årlige FDV-kostnaden på 680 kr pr m2 forvaltning, drift, vedlikehold samt ca en tredjedel av utviklingskostnadene. Da er også store deler av budsjettet for den sentrale bygge- og eiendomstjenesten samt håndverksavdelingen medregnet. side 6 av 13

16 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga Strategiplan I fylkesrådmannens forslag til strategiplan er reduksjoner i selvfinansiering av Skolebruksplan 3, pålydende 773,63 mill. kr (2008-kroner) jf. fylkestingets vedtak 90/2008, disse er fordelt på: Prosjektavhengige inntekter 158,32 mill. kr Endring i FDV- kostnader 356,98 mill. kr Endret grunntilskudd 95,23 mill. kr Endring vg3 MK til studieforberedende 43,76 mill. kr Endret grunntilskudd til store skoler 58,34 mill. kr Salg av tomt 61,00 mill. kr Endelig fordeling over prosjektperioden er ikke endelig avklart og må justeres i samsvar med realisering av ulike tiltak. I etterkant av vedtaket i FT sak 90/2008 er selvfinansieringen økt gjennom vedtak om bygging av full flerbrukshall for henholdsvis Thora Storm videregående skole og på Orkdal videregående skole. Tiltakene utløser økte spillemidler på inntil 6 mill. kr. For hallen på Orkdal videregående skole inngår også 2,34 mill. kr i kompensasjon for merverdiavgift i finansieringen. I tillegg er/vil det bli søkt om ytterligere spillemidler for kunstgressbane og nærmiljøanlegg ved Charlottenlund videregående skole, for løpebane samt utvidet hall på Strinda videregående skole samt for utvidet ridehall, stall og ny kroppsøvingssal ved Skjetlein vgs. skole jf. strategiplan EFFEKTIV AREALUTNYTTELSE I NOU vedlikeholdte bygninger gir mer til alle6, ble det vist til at med en mer målrettet, rasjonell og planmessig eiendomsforvaltning vil man kunne oppnå store besparelser ved mindre arealforbruk, økt arealeffektivitet og bedre utnyttelse av bygningsmassen (s. 17). Det er også tatt til ordet for at man bør ha nøkkeltall for arealbruk for å analysere effektiviteten av denne (s 38). Dette gir muligheter til å oppnå økt bevissthet på sambruk, flerbruk og bruksintensitet av de lokalene man har. Mulig utnyttelse av egne eller naboens eksisterende arealer bør være et selvsagt alternativ til nybygg, kjøp eller innleie av area6 Norges offentlige utredninger 2004:22 om eiendomsforvaltning i kommunesektoren, side 7 av 13

17 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga ler til egen virksomhet. Med nabo menes her både tilgrensende kommuner, fylke, statlige etater eller eventuelle andre offentlige og private som har egnede lokaler i det geografiske området man har et arealbehov. Arealeffektivisering gir et av de største potensialene for både kostnadsbesparelser og miljøgevinster innen eiendomsforvaltningen. Det er derfor viktig å poengtere at realisering av dette potensialet i stor grad er relatert til brukers organisering av sin virksomhet og til samspillet mellom bruker og forvalter (eier). Når vi diskuterer god eiendomsforvaltning er det derfor også relevant å se på hvilke virkemidler som kan motivere bruker til god arealøkonomi. Utredningen viser også til at for effektiv arealutnyttelse savnes det god statistikk. Mange kommuner mangler en tilfredsstillende oversikt over sine eiendommer, hvilket bruttoareal og bruksareal bygningene har, og hvordan disse blir brukt. Antall kvadratmeter er den viktigste kostnadsfaktoren både når det gjelder investeringskostnadene og i kostnadene til forvaltning, drift og vedlikehold. Ulike undersøkelser viser at kommunenes bygningsmasse har økt sterkt de siste 40 årene, fra et gjennomsnitt på to tre kvadratmeter per innbygger i 1960 til mellom seks og åtte kvadratmeter per innbygger i FOBEs rapport Nøkkeltall for kommunale bygninger er basert på data fra 114 kommuner i årene 1996 til 1998, og den viser overraskende store variasjoner mellom kommunene når det gjelder nøkkeltall som uttrykker arealeffektivitet. Selv om rapporten har en rekke forbehold om usikkerhet i datagrunnlaget, gir dette et klart signal om at det kan være et betydelig potensial til å effektivisere arealutnyttelsen og dermed oppnå vesentlige kostnadsbesparelser som blant annet kan komme vedlikeholdet til gode (s. 110). Organisering av bygge- og eiendomstjenesten I fylkestingets sak 48/2011 ble organisering av eiendomsforvaltningen, fase 3 vedtatt. I saken var rapport om eiendomsprosjekt 2010 organisering av bygge- og eiendomsforvaltningen vedlagt. I rapporten er flere modeller beskrevet og delt modell den som ligger nærmest nåværende organisering av bygge- og eiendomstjenesten i STFK jf. rapporten. side 8 av 13

18 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga Figur 1 Organisering av bygge- og eiendomstjenesten delt modell. Kilde: Rapport om eiendomsprosjekt 2010 organisering av bygge- og eiendomsforvaltningen Overnevnte modell kjennetegnes ved at BE- tjenesten har det overordnede ansvaret for eiendomsforvaltningen, og at driftsoppgaver ligger til den enkelte skolen. Skolen har lønnsmidler til driftspersonell og renholdere samt et driftsbudsjett til innkjøp av varer og tjenester tilknyttet driftsoppgaver. Modellen ligner den STFK har i dag og organiseringen av eiendomsprosjektet ble sluttbehandlet i Fylkestinget i juni og skal følges opp med oppgavebeskrivelse, rolleavklaring og organisering av oppgaver. Videreføring av prosjektet er midlertidig utsatt til 2012 pga. manglende kapasitet, jf STFKs årsberetning AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING I saksutredningen til sak 38/2012 i kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune vises det til at undersøkelsen bør omhandle om man har klart å redusere driftskostnader knyttet til forvaltning, drift, og vedlikehold i de nye skolene i skolebruksplan 3 i forhold til tidligere. Det ønskes at undersøkelsen rettes mot de skolene som er nybygde, Gauldal Skole- og kultursenter og Charlottenlund videregående skole, 7 8 Fylkestingets sak 48/2011. Fylkestingets sak 25/2012. side 9 av 13

19 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga grunnet disse skolene er med i selvfinansieringen i skolebruksplan 3 og er tatt i bruk. Revisor er enig i kontrollutvalgets avgrensninger i saken ut fra tilgjengelige ressurser til gjennomføring av undersøkelsen. Verifiserte regnskapstall for ett regnskapsår vil foreligge for Gauldal skole- og kultursenter men ikke for Charlottenlund vgs., hvor det tidligst vil foreligge regnskapstall for et regnskapsår, februar Dette betyr at man kan se effekter i budsjett og regnskapstall for reduserte FDV kostnader for Gauldal vgs. i denne undersøkelsen. Det er derfor aktuelt i tillegg å hente data ved intervju og dokumentanalyse vedrørende dette. Fylkestingets vedtak om selvfinansiering og reduserte driftskostnader innen FDV kan heller ikke måles i dette prosjektet da skolebruksplan 3 ikke er ferdigstilt. Vi kan ikke se at det foreligger målbare tall på reduserte FDV-kostnader til den enkelte skole i saken, men at dette er summert totalt for hele skolebruksplan 3. Det vil likevel være mulig å se om man har igangsatt tiltak som man antar medfører reduserte driftskostnader innen FDV hos Charlottenlund og Gauldal Skole og kultursenter. Dette for å vise om man følger opp fylkestingets vedtak ved ferdigstillelse av skolebruksplan 3 for å redusere FDV- kostnadene. Vi vil i undersøkelsen se på kostnader som påvirkes av arealeffektivisering og som er en del av selvfinansieringen vedtatt i skolebruksplan 3 for nye skolebygg hvor spesielt energikostnaden er nevnt. Vi vil i tillegg se om kostnader til renholds- og vaktmester/driftstjenester reduseres. I tillegg nevner fylkesrådmannen vedlikehold som et område som også påvirket dette området. Ut fra dagens kunnskap vil vi ikke ha fokus på andre FDV-kostnader enn de som er nevnt her, andre kan være aktuelle, hvis vi får kunnskap om dette og det er knyttet vesentlige besparelser til disse. I tillegg er det aktuelt å se om STFK følger opp selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3 ved spesielt FDV-kostnader hvor det er viktig at det er etablert system for analyse av FDV-kostnader slik at man kan følge utviklingen av disse for å sikre at forutsetningen i selvfinansieringsgraden og forventninger nås i skolebruksplan 3. Vi har valgt følgende problemstilling basert på overnevnte avgrensning for å belyse kontrollutvalgets bestilling i denne undersøkelsen. side 10 av 13

20 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga PROBLEMSTILLING Har nye Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole og kultursenter etablert tiltak for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak? Her er det aktuelt å se hvilke tiltak som er igangsatt for å redusere FDV-kostnadene ved nybygg hos de to skolene. Vi vil ha spesielt fokus på energi-, drifts- og renholdskostnader som er en del av selvfinansieringen i skolebruksplan 3 og vedtatt av fylkestinget. Dette ut fra en generell forventning til at disse kan reduseres i skolebruksplan 3. I tillegg vil vi se om regnskap- og budsjettall for den enkelte skole gir noen indikasjoner på reduserte kostnader til FDV både hos de to skolene. I tillegg vil vi ha et fokus mot bygge- og eiendomstjenesten da disse har et rådgivningsansvar for leveranse av FDV-tjenester til skolene. Det er i tillegg viktig å se om styringssystemet til fylkeskommunen følger opp selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3 for FDV- kostnader og om det settes mål- og resultatindikatorer for dette arbeidet. I dette ligger det å etablere system som frembringer en oversikt over FDV-kostnader i lys av totalt areal, både totalt i STFK, og for den enkelte enhet. 3. REVISJONSKRITERIER Kommunelovens 23.2 er overordnet kriterie i undersøkelsen og omhandler administrasjonssjefen ansvar for å påse at fylkestingets vedtak om skolebruksplan 3 blir iverksatt som forutsatt. I tillegg er Fylkestingets vedtak i sak 90/2008 om skolebruksplan 3 relevante kilder for revisjonskriterier, i de ovenstående problemstillinger og ved at nye skolebygg skal delvis være selvfinansierende ved blant annet reduserte FDV-kostnader samt andre forventninger til dette. I tillegg vil vi også vektlegge NOU 2004 bedre bygninger til alle hvor både arealeffektivisering og viktigheten av å ha etablert et system for analyse og oppfølging av FDV-kostnader være kriterier. Det etablerte styringssystemet til STFK er også viktig i arbeidet med å følge opp at selvfinansieringen i skolebruksplan 3 nås for FDV-kostnader. 4. METODE Datainnsamlingen i dette prosjektet vil i hovedsak bestå av intervju med nøkkelinformanter, både i sentralt i STFK men også blant de skolene undersøkelsen omhandler. I tillegg kan det for Gauldal vgs. være aktuelt å intervjue/informere styre, daglig leder og driftsansvarlige for samarbeidet samt regnskapsansvarlig. Det vil også etterspørres dokumentasjon, som dokumenterer arbeidet med å redusere FDVside 11 av 13

21 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga kostnader i skolebruksplan 3. Alt dette materialet vil analyseres med henblikk på de kriteriene som gjelder for den aktuelle problemstillingen. Det er begrensede ressurser i undersøkelsen slik at vi vil i størst mulig grad gjennomføre fellesintervjuer der dette er mulig. Det er både metodiske styrker og svakheter ved fellesintervjuer. Styrker er at man kan diskutere ulike fagområder i møtet for å gi et bedre grunnlag for fakta. Svakheter kan være at den enkelte ikke i like stor grad får anledning til å komme frem med sin mening, men denne velges også ut fra tilgjengelige ressurser. Problemstillingene og tidspunktet undersøkelsen gjennomføres på krever en dypere forståelse av data for reduserte FDV-kostnader enn bare regnskapstall. Det er også enda tidlig i gjennomføringen av skolebruksplan 3 slik at effekter av tiltak enda ikke kan måles i kroner. Det er derfor viktig å dokumentere at STFK har igangsatt tiltak for å etterleve fylkestingets vedtak om selvfinansiering og reduserte FDVkostnader. Dette gjør at kvalitative data gjennom intervju og dokumentanalyse er bedre egnet til å kunne beskrive og forklare hvordan tiltak for å redusere kostnadene er igangsatt. side 12 av 13

22 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2012 PROSJEKTPLAN FylkesKommune: STFK Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: FDV-kostnader aga ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektet gjennomføres av prosjektansvarlig og prosjektmedarbeider samt en styringsgruppe på to personer med til sammen 250 timer og oversendes kontrollutvalget side 13 av 13

23 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - fremdriftsplan og prioritering Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Oversikt over prosjekter i planer for selskapskontroll Saksutredning Møtedato Saksnr

24 Om de enkelte prosjektene

25 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

26

27 Studietur for kontrollutvalget Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saksutredning Møtedato Saksnr

28

29 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

30 Vedtaksoppfølging - status 1. halvår 2012 Saken behandles i Møtedato Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Status kontrollutvalgets vedtak Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saksnr

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49 Eventuelt Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Sverre B. Midthjell /120-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saksnr