Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 Sør-Trøndelag fylkeskommune November TITTEL - 1

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune i perioden juni-november Undersøkelsen er utført i henhold til Norges Kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt med konstruktiv informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen Ansvarlig forvaltningsrevisor Hanne Bakken Tangen Prosjektmedarbeider - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-3

4 Sammendrag Undersøkelsen omhandler reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3. Bakgrunn for bestillingen er at skolebruksplan 3 forutsetter en delvis selvfinansiering gjennom reduksjon i FDV-kostnader for de videregående skolene. Undersøkelsen er avgrenset til å gjelde Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter som er nybygg i skolebruksplanen og er tatt i bruk. I kommuneloven 23.2 er det vist til fylkesrådmannen sitt ansvar for å følge opp vedtak i fylkestinget som i denne forvaltningsrevisjonen omhandler skolebruksplan 3. I forvaltningsrevisjonen er det aktuelt å ta utgangspunkt i fylkestinget sitt vedtak i sak 90/2008 hvor det fremgår at det forventes en årlig reduksjon på kr 19,5 millioner (2008-kr) i reduserte FDV-kostnader som følge av anbefalte selvfinansieringstiltak etter at hele skolebruksplan 3 er iverksatt. Problemstillingen i undersøkelsen har vært om det er etablert tiltak for å redusere FDVkostnader i samsvar med fylkestingets vedtak. Det ble vurdert mest hensiktsmessig å besvare problemstillingen ved å se på kostnader knyttet til energi, drifts- og renholdstjenester. Slik vi ser det er det langt på vei etablert tiltak for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak. Det forventes ytterligere reduksjon i kostnadene ettersom enhetene fremdeles befinner seg i en innkjøringsperiode. Å konkludere i hvilken grad fylkestingets vedtak om reduksjon i FDV-kostnadene for skolebruksplan 3 oppfylles i dag, lar seg ikke gjøre da hele skolebruksplanen ikke er gjennomført. Likevel kan det konkluderes med at utviklingen går i retning av reduserte FDV-kostnader som følge av iverksatte tiltak ved de to skolene i undersøkelsen. Disse tiltakene omhandler: Redusert areal - Arealeffektivisering Prosjektanvisning for energirobusthet i bygg Energireduksjon Reduserte årsverk i drifts- og renholdstjenesten ved naturlig avgang Arealeffektivisering er den overordnede kilden til reduksjonen i FDV-kostnadene. Ut fra budsjettall og beregninger for selvfinansieringen i skolebruksplan 3, oppnås det reduksjoner i FDV-kostnadene for både Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter som en følge av betydelig arealeffektivisering. Prosjektanvisningen for energirobusthet i bygg bidrar i stor grad også til å redusere FDV-kostnadene for nybyggene i skolebruksplan 3 ved en reduksjon i energiforbruk, selv om dette enda ligger over forventet energiforbruk i - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-4

5 skolebruksplan 3. Antall årsverk og lønnsutgifter knyttet til drifts- og renholdstjenester er redusert ved å tilpasse ressursene etter areal og behov ved den enkelte skole. Reduksjonen har skjedd gjennom naturlig avgang. Ytterligere reduserte FDV-kostnader knyttet til energi, drifts- og renholdstjenester er forventet ved begge skolene, og Charlottenlund vgs. særskilt. Det er ikke etablert god oversikt og statistikk på overordnet nivå for å følge opp FDVkostnader i styringssystemet i dag. Det er satt i gang en prosess høsten 2012, der hensiktsmessige indikatorer og nøkkeltall skal etableres for hele bygningsmassen i STFK. Systemet vil også være med å bidra til ytterligere informasjon om måloppnåelse i forhold til selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3, når statistikken legges inn i styringssystemet til STFK. På bakgrunn av de dataene som er hentet inn i denne forvaltningsrevisjonen, og de dataene som er tilgjengelige så langt i gjennomføringen av skolebruksplan 3, ser det ut til at det er etablert tiltak for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak og kommunelovens bestemmelser. Ettersom vedtaket i fylkestinget angir reduksjon i FDVkostnadene samlet for hele skolebruksplan 3 og ikke for den enkelte skole, kan det ikke gjøres nærmere vurderinger av dette i denne forvaltningsrevisjonen. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-5

6 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Skolebruksplan Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstilling Revisjonskriterier Metode Tiltak for reduserte FDV-kostnader Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Høring Konklusjon og anbefalinger...36 Vedlegg 1 Fylkesrådmannens høringssvar...39 Tabell Tabell 1 Arealoversikt...22 Tabell 2 Reduksjon i budsjettert energikostnad...22 Tabell 3 Arealoversikt for Gauldal videregående skole...24 Tabell 4 Normtall budsjetterte kostnader til renhold. (Beregnet med utgangspunkt i tid til renhold og pris per tidsenhet.)...26 Tabell 5 Normtall budsjetterte kostnader til driftstjenester. (Beregnet med utgangspunkt i blant annet areal og elevtetthet.)...27 Tabell 6 Ressursbruk drifts- og renholdstjenester (antall årsverk) Figurer Figur 1 Organisering av bygge- og eiendomstjenesten delt modell Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-6

7 1 Innledning Revisjon Midt-Norge IKS mottok bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til reduserte forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader (FDV-kostnader) i skolebruksplan 3 i brev fra kontrollutvalgets sekretariat datert I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir noe bakgrunnsinformasjon om området generelt og for Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) spesielt. 1.1 Bestilling På bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon 2012/ har kontrollutvalget i STFK bestilt en forvaltningsrevisjon med fokus på FDV-kostnader for nybyggene i skolebruksplan 3. Prosjektet overleveres kontrollutvalget i STFK innen 25. november Saksutredning I saksutredningen vises det til plan for forvaltningsrevisjon som beskriver følgende om nevnte forvaltningsrevisjon: Skolebruksplan 3 forutsetter en selvfinansiering gjennom reduksjon i FDV-kostnader for skolene. Dersom dette ikke oppnås kan det gå ut over tilgjengelige ressurser til andre formål. En forvaltningsrevisjon kan vurdere i hvor stor grad slike reduksjoner oppnås, eller kan forventes å oppnås i de skolebygg som er oppført og rehabilitert. I saksutredningen benyttes begrepet kostnad tilknyttet FDV-kostnader, noe som vi også vil benytte som begrep i denne undersøkelsen. Vi vil likevel vise til at i kommuneregnskapet benyttes begrepet utgift og ikke kostnad for å beskrive det samme 2. I saken vises det til ressurser, avgrensning og innretning av prosjektet. Slik det fremgår av planen er tanken å rette prosjektet mot driftskostnader knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold. Planen viser videre til en avgrensning av prosjektet til å omhandle Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole- og kultursenter som begge er nybygg. Årsaken til denne avgrensningen er at disse skolene inngår som selvfinansierende elementer i den samlede investeringen som utgjør skolebruksplan 3. Det er ikke like stor interesse for å foreta en gjennomgang av rehabiliteringsprosjekter, da disse ikke er regnet inn i selvfinansieringen, selv om disse også kan medføre reduserte FDV-kostnader. 1 Plan for forvaltningsrevisjon for 2012/2013, vedtatt av fylkestinget i sak 10/ Kommuneregnskapet, Øyvind Sunde, 6. utgave, 2010, s Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-7

8 Det kan hevdes at det er hensiktsmessig å gi byggene en liten innkjøringsfase før det reelle nivået på FDV-kostnadene kan vurderes. Selv om det er gått kort tid siden skolebyggene ble tatt i bruk, ser kontrollutvalget det som fornuftig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon allerede nå. Dette for at det skal være mulig å fange opp eventuelle avvik så tidlig som mulig. I saken vises det til at hovedutfordringene i årene fremover, når de nye skolebyggene står ferdige, vil være å redusere FDV-kostnadene i samsvar med økte lånekostnader for STFK. Spesielt gjelder dette kostnader til renhold og vaktmestertjeneste. En klar målsetting er å gjennomføre reduksjon i driftskostnadene for skolebyggene uten å måtte si opp ansatte. Dette vil si at reduksjonen av antall stillinger innen drift og renhold vil kunne skje ved naturlig avgang i løpet av prosjektperioden. I skolebruksplan 3 er det kalkulert inn redusert energiforbruk i nybygg som en del av selvfinansieringsgraden. Saken viser til en utfordring i at tidligere nybyggprosjekter har vist en tendens til økte energikostnader, særlig knyttet til de første årene etter ferdigstillelse. I høringssvaret fra fylkesrådmannen utdypes følgende: Nybygg gir ofte økte energikostnader selv om de er mer energieffektive. Dette skjer fordi krav til lys, varme og luft ikke er iht. forskrift i de byggene som avvikles. Første driftsår gir også som regel høyere energikostnader fordi de brukes mer luft til ventilering av nye bygningsmaterialer. 1.2 Skolebruksplan 3 Skolebruksplan 3 - fase 3 ble endelig vedtatt i fylkestingets sak 90/2008 og hadde en ramme på kr 1 362,4 mill. Bakgrunnen for skolebruksplanen var å legge til rette for best mulig opplæring til ungdommer innenfor de rammene Sør-Trøndelag fylkeskommune har. Skolebruksplanen har fokus på tilbuds- og skolestruktur, kapasitet, arealbehov og bygninger med behov for å øke kvalitet og bredde i opplæringen. Ressursinnsatsen skal samtidig optimaliseres. Skolebruksplan 3 har en todelt målsetning: 1. En desentralisert skole- og tilbudsstruktur som ivaretar politiske prioriteringer om kombinerte skoler med attraktive fagmiljø, jevnbyrdig fordeling mellom kjønnene og mulighet for elevene å fullføre opplæringen på den skolen de startet på. 2. Skolebygg som tilfredsstiller kravene til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager innenfor en arealeffektiv bruk av bygningsmassen med hensyn til FDVkostnader og gode fysiske arbeidsforhold for ansatte og elever. Skolebruksplan 3 har i stor grad fokus på skolene i Trondheim. Årsaken til dette er at 6 av byens 11 videregående skoler manglet godkjenning etter Forskrift om miljøretta helsevern i - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-8

9 skoler og barnehager og krav om universell utforming. Arbeidet med skolebruksplan 3 ble satt i gang våren I tillegg er også Orkdal videregående skole og Gauldal skole- og kultursenter en del av skolebruksplanen. Dette krevde store investeringer og det ble satt følgende målsettinger for arbeidet med skolebruksplan 3: Redusert arealbruk, redusert miljøbelastning Redusert antall skolesteder, større og mer likeverdige skoler Større og sterkere fagmiljø, bedre valgmuligheter for elevene Mer ressurser til opplæring, mindre til bygningsdrift Skolestruktur i samsvar med bosetningsmønster i Trondheim Skolebruksplan 3 har tidligere vært behandlet i fylkestinget i fase 1, desember 2007 og fase 2, april Selvfinansieringen i skolebruksplan 3 Vi gir her en oversikt over selvfinansieringen i skolebruksplan 3. Denne er beskrevet i strategiplanen for , sak 145/11, og lyder på 773,63 millioner kr (2008-kroner) jf. fylkestingets vedtak 90/2008. Selvfinansieringen er fordelt på: Prosjektavhengige inntekter 158,32 mill. kr Endring i FDV- kostnader 356,98 mill. kr Endret grunntilskudd 95,23 mill. kr Endring Vg3 MK til studieforberedende 43,76 mill. kr Endret grunntilskudd til store skoler 58,34 mill. kr Salg av tomt 61,00 mill. kr Endelig fordeling over prosjektperioden er ikke endelig avklart og må justeres i samsvar med realisering av ulike tiltak i følge strategiplanen. I etterkant av vedtaket i FT sak 90/2008 er rammen for selvfinansiering økt gjennom vedtak om bygging av flerbrukshall for henholdsvis Thora Storm videregående skole og på Orkdal videregående skole. Tiltakene utløser krav til økte spillemidler på inntil 6 mill. kr. For hallen på Orkdal videregående skole inngår også 2,34 mill. kr i kompensasjon for merverdiavgift i finansieringen. I tillegg er det/vil det bli søkt om ytterligere spillemidler for kunstgressbane og nærmiljøanlegg ved Charlottenlund videregående skole, for løpebane og utvidet hall på Strinda videregående skole samt for utvidet ridehall, stall og ny kroppsøvingssal ved Skjetlein vgs. skole, jf. strategiplan Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-9

10 I bestillingen fra kontrollutvalget avgrenses forvaltningsrevisjonen til å se på Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole- og kultursenter. En nærmere beskrivelse av disse skolene følger her Charlottenlund videregående skole Byggingen av Charlottenlund videregående skole var ferdig årsskiftet 2011/12. Skolen er en sammenslåing av tidligere Brundalen og Ringve videregående skole. Den administrative sammenslåingen av skolene skjedde allerede ved skolestart høsten 2011, men samtlige elever og lærere flyttet i nye lokaler fra årsskiftet 2011/2012. Nybygget er reist på samme adresse som tidligere Brundalen videregående skole. Skolen består i dag av et areal på kvm og den har kapasitet til å ivareta ca elever. For skoleåret 2011/2012 er det registrert elever ved Charlottenlund videregående skole. Skolen har følgende utdanningsprogram: Studiespesialisering Musikk, dans og drama Service og samferdsel Medier og kommunikasjon Design og håndverk Teknikk og industriell produksjon Bygg og anleggsteknikk Skolen tilbyr med andre ord et bredt studietilbud innen yrkesfaglige og studiespesialiserende utdanningsprogram. I tillegg har skolen ansvar for opplæring i kriminalomsorgen i Trondheim fengsel, Trondheim fengsel avdeling Leira og Sør-Trøndelag friomsorgskontor Gauldal skole- og kultursenter Fylkestinget vedtok i strategiplan for å se utbyggingsprosjektet for Gauldal skole- og kultursenter i sammenheng med skolebruksplan 3. Gauldal videregående skole var, i likhet med flere av skolene i Trondheim, ikke godkjent i henhold til Forskrift om miljøretta helsevern og universell utforming. Skolens lokaler på Basmoen og Korsen var generelt nedslitte og lite tidsmessige. Behov for opprustning og tilpasning til nye undervisnings- og læringsmetoder var til stede. Det samme behovet hadde Midtre Gauldal kommune for Støren ungdomsskole 4. Midtre Gauldal kommune vedtok å overføre ungdomsskoleelevene fra Budal og Singsås til Støren under forutsetning av at det ble bygd en ny ungdomsskole. Det manglet også en arena for helhetlig kulturelt mangfold og lokaler for store arrangement i kommunen. 3 Strategiplan , side 57 4 Forprosjekt Gauldal skole- og kultursenter Utarbeidet av Dyrvik arkitekter AS - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-10

11 På bakgrunn av denne situasjonen inngikk Midtre Gauldal kommune (MGK) og Sør- Trøndelag fylkeskommune (STFK) en intensjonsavtale om bygging av felles skole- og kultursenter på Støren. Gauldal videregående skole, Støren ungdomsskole, kulturhus med bibliotek, konsertsal, kino, kulturskole og voksenopplæring skulle lokaliseres under samme tak i tilknytning til Størenhallen på Basmoen. Prosjektet ble betegnet som et pilotprosjekt i tråd med intensjonene i Kunnskapsløftet med hensyn til opplæringen for alderstrinnene 13 til 19 år. Gauldal skole- og kultursenter ble tatt i bruk høsten Gauldal videregående skole sin andel av nybygget ble planlagt for 330 elever med samme studietilbud som tidligere. I skoleåret 2011/12 er det registrert elever ved skolen. I forvaltningsrevisjon av Gauldal skole- og kultursenter, mars 2012, ble det blant annet vist til at formålet med intensjonsavtalen er nedfelt i avtale mellom STFK og MGK om interkommunalt samarbeid 4. Samarbeidet heter Gauldal skole- og kultursenter interkommunalt samarbeid (GSKS). STFK og MGK har ubegrenset ansvar for samarbeidets forpliktelser, og partene disponerer hhv. 49 og 51 % av arealet ved Gauldal skole- og kultursenter. I avtalen står det blant annet: STFK og MGK vil gjennom et samarbeid løse felles oppgaver og utveksle tjenester mellom partene som skal med enerett forvalte, drive og vedlikeholde bygningsmassen til Gauldal skole- og kultursenter med de utomhusanlegg som disponeres. Driftsorganisasjonen skal etableres i MGK. Driften omhandler energi, renhold, driftsog vedlikeholdsoppgaver. Driftsorganisasjonen er i henhold til FT- 2/2010 lagt til Eiendom og kommunalteknikk (EKT) i Midtre Gauldal Kommune. Daglig leder i samarbeidet er ansatt i Midtre Gauldal kommune med en 20 % stillingsandel som daglig leder og 80 % som ingeniør ved EKT. Driftsleder ved GSK og renholdsleder rapporterer til daglig leder i samarbeidet vedrørende leveranse av FDV-tjenester. Eiendomssjefen i Midtre Gauldal (leder EKT) har i følge FT- 2/2010 et overordnet ansvar for at tjenester blir levert til GSK iht. Midtre Gauldal kommune sine forpliktelser. I forvaltningsrevisjonen av Gauldal skole- og kultursenter, mars 2012, vurderer revisor det til at sameieavtalen stadfester at byggeiermyndigheten ligger hos henholdsvis STFK og MGK. 5 Strategiplan , side 57 - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-11

12 Det er også kjent at Midtre Gauldal kommune på vegne av samarbeidet har ansvaret for forvaltning og drift av bygningsmassen Reduserte kostnader knyttet til skolebruksplan 3 Rapport fase 3 for skolebruksplan 3 6 viser til at sentralt i finansieringen av byggeprosjektene, er reduserte driftskostnader knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) gjennom arealeffektivisering, dvs. reduserte driftskostnader per m 2. I rapporten vises det til at FDVkostnader er en standardbetegnelse for de kostnadene som er direkte knyttet til bygninger hvor: F står for Forvaltning og omhandler kostnader til kommunale avgifter, forsikringer administrasjon D står for Drift og omhandler kostnader til renhold, energi, vann og avløp, avfallshåndtering, vakt og sikring, drift av uteanlegg V står for Vedlikehold og omhandler kostnader til planlagt vedlikehold, andel utviklingskostnader, ombygging, brukertilpasning FDV-begrepet ble innført i NS , første gang i Standarden beskriver et begrepsapparat og en metodikk som gjør det mulig å fastsette og sammenligne kostnader på forskjellige nivå i regnskapet Organisering av bygge- og eiendomstjenesten I fylkestingets sak 48/2011 ble organisering av eiendomsforvaltningen, fase 3 vedtatt. I saken var rapport om Eiendomsprosjekt 2010 organisering av bygge- og eiendomsforvaltningen vedlagt. I rapporten er flere modeller beskrevet og delt modell er den som ligger nærmest nåværende organisering av bygge- og eiendomstjenesten i STFK jf. rapporten. 6 Vedlegg til sak 90/2008 skolebruksplan 3, rapport fase 3, side 28 og 29 7 Livssykluskostnader for byggverk, prinsipper og strukturer - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-12

13 Figur 1 Organisering av bygge- og eiendomstjenesten delt modell. Kilde: Rapport om eiendomsprosjekt 2010 organisering av bygge- og eiendomsforvaltningen Overnevnte modell kjennetegnes ved at BE- tjenesten har det overordnede ansvaret for eiendomsforvaltningen, og at driftsoppgaver ligger til den enkelte skolen. Skolen har lønnsmidler til driftspersonell og renholdere samt et driftsbudsjett til innkjøp av varer og tjenester tilknyttet driftsoppgaver. Modellen ligner den STFK har i dag og organiseringen av eiendomsprosjektet ble sluttbehandlet i fylkestinget i juni og skal følges opp med oppgavebeskrivelse, rolleavklaring og organisering av oppgaver. Videreføring av prosjektet er midlertidig utsatt til 2012 pga. manglende kapasitet, jf. STFK sin årsberetning Fylkestingets sak 48/ Fylkestingets sak 25/ Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-13

14 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilken problemstilling som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres også her. 2.1 Avgrensning I saksutredningen til sak 38/2012 i kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune vises det til at undersøkelsen bør omhandle om man har klart å redusere driftskostnader knyttet til forvaltning, drift, og vedlikehold ved de nye skolene i skolebruksplan 3 i forhold til tidligere. Undersøkelsen rettes mot de skolene som er nybygde, Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole- og kultursenter, grunnet at disse skolene er tatt i bruk og inngår som selvfinansierende elementer i den samlede investeringen som utgjør skolebruksplan 3. Verifiserte regnskapstall for ett regnskapsår vil foreligge for Gauldal skole- og kultursenter, men ikke for Charlottenlund vgs., hvor det tidligst vil foreligge regnskapstall for et regnskapsår i februar Forutsetningene for selvfinansiering gjenspeiles i budsjettet for Charlottenlund vgs. f.o.m. høsten Det er derfor hensiktsmessig å innhente data ved intervju og dokumentanalyse for å få et mer fullstendig bilde av om det oppnås en reduksjon i FDV-kostnadene ved de to skolene. Fylkestingets vedtak om selvfinansiering og reduserte driftskostnader innen FDV kan ikke måles i dette prosjektet da skolebruksplan 3 ikke er ferdigstilt. Vi kan ikke se at det foreligger målbare tall på reduserte FDV-kostnader for den enkelte skole i saken, men at dette er summert totalt for hele skolebruksplan 3. Det vil likevel være mulig å se om man har igangsatt tiltak som man antar medfører reduserte driftskostnader innen FDV hos Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter. Dette for å vise om man følger opp fylkestingets vedtak ved ferdigstillelse av skolebruksplan 3 for å redusere FDV-kostnadene. Vi har i undersøkelsen sett på kostnader som påvirkes av arealeffektivisering og som er en del av selvfinansieringen vedtatt i skolebruksplan 3 for nye skolebygg, hvor spesielt energiforbruk er nevnt. Vi vil i tillegg se om ressurser til drifts- og renholdstjenester reduseres. Vi har innhentet data for endringer i energiforbruk og stillingsressurs innenfor drifts- og renholdstjenester i undersøkelsen. Vi har sett om STFK følger opp selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3. Det er viktig at det er etablert system for analyse av FDV-kostnader slik at man kan følge utviklingen av - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-14

15 disse. Dette for å sikre blant annet at forutsetningen i selvfinansieringsgraden og forventninger nås i skolebruksplan 3. Vi har valgt følgende problemstilling basert på overnevnte avgrensning for å belyse kontrollutvalgets bestilling i denne undersøkelsen. 2.2 Problemstilling Er det etablert tiltak ved Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole- og kultursenter for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak? Her er det aktuelt å se hvilke tiltak som er igangsatt for å redusere FDV-kostnadene ved nybyggene hos de to skolene. Vi har hatt særlig fokus på kostnader rundt energi, drifts- og renholdstjenester som er en del av selvfinansieringen i skolebruksplan 3 og vedtatt av fylkestinget. Dette ut fra en generell forventning om at disse kostnadene skal reduseres i skolebruksplan 3. I tillegg har vi et fokus mot bygge- og eiendomstjenesten som har et rådgivningsansvar for leveranse av FDV-tjenester til skolene. Det er viktig å se om styringssystemet til fylkeskommunen følger opp selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3 for FDV- kostnader og om det settes mål- og resultatindikatorer for dette arbeidet. I dette ligger det å etablere system som frembringer en oversikt over FDVkostnader i lys av totalt areal, både totalt i STFK, men også for den enkelte enhet. 2.3 Revisjonskriterier Kommuneloven 23.2 er et overordnet kriterium i undersøkelsen og omhandler administrasjonssjefen sitt ansvar for å påse at vedtak i fylkestinget om skolebruksplan 3 blir iverksatt som forutsatt. I denne undersøkelsen er fylkestingets vedtak i sak 90/2008 om skolebruksplan 3 et relevant revisjonskriterium for den valgte problemstillingen. Vedtaket presiserer at nye skolebygg skal være delvis selvfinansierende gjennom blant annet reduksjon i FDV-kostnadene. I tillegg har vi vektlagt NOU 2004 Bedre bygninger til alle hvor både arealeffektivisering og viktigheten av å ha etablert et system for god oversikt og statistikk over FDV-kostnader som et revisjonskriterium. Det etablerte styringssystemet til STFK er også viktig i arbeidet med å følge opp om selvfinansieringen i skolebruksplan 3 nås for FDV-kostnadene. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-15

16 2.4 Metode Datainnsamlingen i dette prosjektet har bestått av intervju med nøkkelinformanter, både sentralt i STFK og ved de skolene undersøkelsen omhandler. Disse er: Opplæringsdirektør Økonomidirektør Ny leder og rådgiver ved bygge- og eiendomstjenesten Rådgiver ved økonomiavdelingen Rektor, kontorleder og brukerkoordinator i byggeprosjekt ved Charlottenlund videregående skole Daglig leder ved Gauldal skole- og kultursenter interkommunalt samarbeid (GSKS) og driftsleder ved Gauldal skole- og kultursenter (begge ansatt i Midtre Gauldal kommune) Rektor ved Gauldal videregående skole Det er i tillegg til intervju med nøkkelinformanter utført en gjennomgang av relevante dokumenter i arbeidet med å redusere FDV-kostnader i skolebruksplan 3. Materialet er gjennomgått med henblikk på de kriteriene som gjelder for den aktuelle problemstillingen. Det er begrensede ressurser i undersøkelsen slik at vi i størst mulig grad har gjennomført fellesintervjuer der dette er mulig. Det er enda tidlig i gjennomføringen av skolebruksplan 3, slik at effekter av tiltak enda ikke kan måles fullt ut i kroner. Det er derfor viktig å dokumentere at STFK har igangsatt tiltak for å etterleve fylkestingets vedtak om selvfinansiering og reduserte FDV-kostnader. Denne vinklingen gjør at kvalitative data gjennom intervju og dokumentgjennomgang fremstår som best egnet til å kunne beskrive og forklare hvordan tiltak for å redusere kostnadene er igangsatt. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-16

17 3 Tiltak for reduserte FDV-kostnader Dette kapitlet besvarer problemstillingen som omhandler om det er etablert tiltak ved Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak. I kapitlet vil kriterier og innhentede data belyses først og deretter vil revisors vurderinger presenteres avslutningsvis. Data er hentet fra intervju og dokumentgjennomgang. 3.1 Revisjonskriterier I kommuneloven 23.2 er det vist til fylkesrådmannen sitt ansvar for å følge opp vedtak i fylkestinget som i denne saken omhandler skolebruksplan 3. I saksutredningen (s.16) til skolebruksplan 3, i sak 90/2008, vises det til at årlige reduksjoner som følge av anbefalte selvfinansieringstiltak blir kr 19,5 millioner (2008 kr) i reduserte FDVkostnader årlig etter at hele skolebruksplan 3 er iverksatt. Reduksjon i FDV-kostnader er en del av de totale selvfinansieringstiltakene i skolebruksplan 3 som også omhandler salg av områder og eiendommer, spillemidler, redusert ramme grunnet færre skoler, redusert grunntilskudd osv. Disse tiltakene har vi ikke nærmere fokus på i denne undersøkelsen. I rapporten fase 3 som er vedlagt sak 90/2008 vises det til at differansen mellom FDVkostnader for eksisterende og nye skolebygg skyldes forventet redusert energibruk som følge av fylkeskommunen sine nye krav til energieffektiv prosjektering, som går lengre enn gjeldende forskriftskrav og har økt fokus på passive energitiltak. Kort oppsummert inneholder den årlige FDV-kostnaden forvaltning, drift, vedlikehold samt ca. en tredjedel av utviklingskostnadene. Da er også store deler av budsjettet for den sentrale bygge- og eiendomstjenesten samt håndverksavdelingen medregnet. Oppsummert viser dette at fylkestinget i STFK har en forventning til reduserte FDV-kostnader i forbindelse med skolebruksplan 3. Vi vil i undersøkelsen se nærmere på FDV-kostnadene rundt energi, driftsog renholdstjenester hvor det foreligger forventninger til reduserte kostnader. NOU Vedlikeholdte bygninger gir mer til alle 10, viser til at for å ha kunnskap om effektiv arealutnyttelse er det viktig med god statistikk. Mange kommuner mangler en tilfredsstillende oversikt over sine eiendommer, hvilket bruttoareal og bruksareal bygningene har, og hvordan disse blir brukt. Antall kvadratmeter er den viktigste kostnadsfaktoren når det gjelder kostnadene til forvaltning, drift og vedlikehold. Ulike undersøkelser viser at kommunenes 10 Norges offentlige utredninger 2004:22 om eiendomsforvaltning i kommunesektoren, Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-17

18 bygningsmasse har økt sterkt de siste 40 årene, fra et gjennomsnitt på to tre kvadratmeter per innbygger i 1960 til mellom seks og åtte kvadratmeter per innbygger i Utredningen viser også til Forum for offentlige bygg og eiendommer sin rapport Nøkkeltall for kommunale bygninger som er basert på data fra 114 kommuner i årene 1996 til Rapporten viser overraskende store variasjoner mellom kommunene når det gjelder nøkkeltall som uttrykker arealeffektivitet. Vi har i undersøkelsen hentet inn data for å undersøke om STFK har etablert indikatorer/nøkkeltall for FDV i sitt styringssystem. 3.2 Data Datamaterialet i denne forvaltningsrevisjonen er hentet fra gruppeintervju med nøkkelinformanter og ved dokumentgjennomgang. Innhentede data belyses og presenteres i de påfølgende avsnittene. Først vil data tilknyttet organisering og ansvar for reduserte FDVkostnader i skolebruksplan 3 presenteres. Deretter vil tiltak som er iverksatt for å redusere kostnader til henholdsvis energi og drifts- og renholdstjenester presenteres hver for seg. Til slutt belyses data rundt fremtidig vedlikehold og etablering av oversikt, samt statistikk på overordnet nivå for å følge opp FDV-kostnader i styringssystemet Organisering og ansvar for reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 Etter kommuneloven 23.2 er det fylkesrådmannen sitt ansvar å følge opp vedtak i fylkestinget. Det overordnede ansvaret for selvfinansieringen i skolebruksplan 3 og reduksjon i FDV-kostnadene ligger hos opplæringsdirektøren på vegne av fylkesrådmannen i Sør- Trøndelag fylkeskommune. I oppstartsmøte med fylkesrådmannen ble det presisert at det delegerte ansvaret er et samspill mellom ulike avdelinger som følge av at selvfinansieringen består av flere elementer. Bygge- og eiendomstjenesten beregnet innsparinger og selvfinansiering for FDV-kostnadene i skolebruksplan 3, i samspill med fylkesrådmannen. Disse beregningene ble presentert for politisk nivå. I selvfinansieringen er det tatt høyde for en inntjening på 40 år til en kalkulasjonsrente på 5 %. Kalkulasjonsrenten er satt noe høyt ut i fra risikovurderinger. Byggelånsrenten i 2011 ble beregnet til 3,2 %, jf. årsmelding Det er hovedsakelig bygge- og eiendomstjenesten som har ansvar for FDV-kostnadene som berøres i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Bygge- og eiendomstjenesten beregner grunnlaget for FDV-kostnader i budsjett til skolene ut i fra areal og normerte ytelser. Behovet for energi, renholds- og driftstjenester ved den enkelte skole synliggjøres gjennom dette arbeidet. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-18

19 Økonomiavdelingen beregner budsjettramme for skolene i STFK. Avdelingen har overordnet ansvar for ressursfordelingsmodellene og beregner hvordan ulike tiltak i skolebruksplan 3 vil slå ut i budsjettet til skolene. Økonomiavdelingen legger inn kronebeløp i budsjettet med utgangspunkt i det beregnede behovet for FDV-kostnader til den enkelte skole. Økonomiavdelingen følger også opp lånevedtak i skolebruksplan 3 i forhold til vedtak i fylkestinget. For Gauldal skole- og kultursenter, som driftes gjennom et interkommunalt samarbeid med Midtre Gauldal kommune, beregnes det en total FDV-kostnad fordelt etter eierprosenten for de to eierne. Rektorene på de enkelte skolene har ikke direkte ansvar for selvfinansieringen i skolebruksplan 3. Enhetslederne får tildelt en økonomisk ramme som de kan handle fritt innenfor. Økonomiavdelingen ser til at overføringen av midler til skolene som i utgangspunktet skal brukes til FDV-kostnader, reduseres. Likevel er det opp til den enkelte enhetsleder å avgjøre den endelige bruken av midler innenfor sin totale økonomiske ramme. Dette følger av at fylkeskommunen er organisert etter en tonivåmodell, jfr. gjennomført forvaltningsrevisjon om intern kontroll og styring i STFK i Modellen innebærer en mer direkte styringsform, med rådmannsnivået direkte over den enkelte virksomhet eller enhet. De videregående skolene har en leder med faglig ansvar, personalansvar og budsjettansvar. Den daglige ledelsen må selv få rom til å definere løsningene i organisasjonen, ut fra organisasjonens forutsetninger. Det er høy grad av ansvarsdelegering i STFK, og det rettes tillit til de enkelte enhetslederne. I oppstartsmøtet med fylkesrådmannen ble det vist til at de nye skolebyggene kan ha en lengre brukstid og en høyere aktivitet i døgnet enn de gamle byggene. Det er lagt til rette for at de nye skolebyggene skal kunne benyttes til ekstern bruk i større grad enn tidligere. Kostnader knyttet til slik bruk kan føre til en differanse mellom regnskap og budsjett som gjør det vanskelig å se innsparingene i skolebruksplan 3. I tillegg ble det pekt på at både Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter fremdeles er inne i en innkjøringsperiode. Dette gjelder særlig Charlottenlund vgs. der det ikke forventes å kunne se en reduksjon i regnskapet for FDV-kostnadene enda. 11 Forvaltningsrevisjonsrapport på oppdrag fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune "Intern kontroll og styring", mai Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-19

20 I følge bygge- og eiendomstjenesten hadde Charlottenlund videregående skole en beregnet årlig FDV-kostnad i skolebruksplan 3 på ca. kr 14 millioner (2008-kr). Brundalen og Ringve vgs. hadde til sammen en beregnet FDV-kostnad på ca. kr 21 millioner i Disse tallene gir en beregnet innsparing på ca. kr 7 millioner i reduserte FDV-kostnader for Charlottenlund skole med utgangspunkt i 2008-tall. Hvilke tiltak som er satt i verk for å redusere FDV-kostnader knyttet til energi, drifts- og renholdstjenester ved hhv. Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter vil presenteres i de påfølgende avsnittene Energi I skolebruksplan 3 er det kalkulert inn redusert energiforbruk i nybygg som en del av selvfinansieringsgraden. I rapport fase 3 som er vedlagt sak 90/2008 vises det til at differansen mellom FDV-kostnad for eksisterende og nye skolebygg skyldes forventet redusert energibruk. Det forventes at arealeffektivisering påvirker energiforbruket i særlig stor grad. Fylkeskommunens nye krav til energieffektiv prosjektering har økt fokus på passive energitiltak og går lengre enn gjeldende forskriftskrav. Tidligere nybyggprosjekter har vist en tendens til økte energiutgifter, og dette har vært en utfordring for fylkeskommunen jf. saksutredningen for bestillingen 12. Nybygg gir ofte økte energikostnader selv om de er mer energieffektive. Dette skjer fordi krav til lys, varme og luft ikke er i henhold til forskrift i de byggene som avvikles. Første driftsåret gir også som regel høyere energikostnader fordi det brukes mer luft til ventilering av nye bygningsmaterialer. Likevel forventes det at endringer i energiforbruk for skolene i årene før og etter nybyggene ble tatt i bruk kan gi et bilde av om forventningene om en reduksjon i energikostnaden innfris. STFK hadde tidligere et gjennomsnittlig energiforbruk på ca. 160 kwh/m 2 per år for hele bygningsmassen. I følge ny leder og rådgiver ved bygge- og eiendomstjenesten er det i skolebruksplan 3 valgt energiløsninger som er utarbeidet som en prosjektanvisning 13 for nybyggene. Energiløsningene for skolebruksplan 3 innebærer en overgang fra bruk av dynamiske energitiltak til statiske. Denne overgangen bygger på tidligere erfaringer fra Byåsen vgs. og Fosen vgs. der dynamiske energiløsninger ikke innfridde forventede reduksjoner i årlig energiforbruk. Prosjektanvisningen skal følges i alle nybyggprosjekt og kan ikke fravikes av 12 Bestilling av forvaltningsrevisjon Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader i skolebruksplan 3, sak 038/ Prosjektanvisning PA 6 Energirobusthet i bygg, rev Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-20

21 entreprenør. Statiske energiløsninger stiller eksempelvis større krav til isolasjon og tetting av klimaskallet enn det byggteknisk forskrift 14 krever. Bygge- og eiendomstjenesten stipulerer et energiforbruk for den enkelte skole basert på forrige års forbruk per antall kvadratmeter og multipliserer dette med en stipulert energipris for neste år. Energiprisen i STFK stipuleres av konsulentfirmaet Entro 15. Dersom en skole bruker mindre enn 85 % av det som er stipulert i energiforbruk, reduseres ikke budsjettet ytterligere påfølgende år. Dette anses som en belønning til de skolene som setter fokus på energisparing. Dersom en skole bruker mer energi enn budsjettet legger opp til, må det overskytende dekkes inn av skolen selv. Bygge- og eiendomstjenesten gir råd til skolene for å redusere energiforbruket, men det er rektor som selv som har ansvaret for å redusere forbruket. Ny leder ved bygge- og eiendomstjenesten fremhever at den flate organisasjonsstrukturen til STFK kan legge begrensninger på hvor stor kompetanse hver enkelt skole har rundt den tekniske driften av skolebygget. Rektor ved Gauldal skole- og kultursenter har ikke ansvar for energiforbruket da ansvaret for den tekniske driften ligger til Midtre Gauldal kommune. I oppstartsmøtet med fylkesrådmannen ble det påpekt at både Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter fremdeles er inne i en innkjøringsperiode. Det vil ta noe tid å få riktig effekt ut av energiløsningene ved skolene. I de påfølgende avsnittene vil det redegjøres for utviklingen i energiforbruket ved de to skolene hver for seg Charlottenlund vgs. Charlottenlund vgs. ble tatt i bruk januar I oppstartsmøtet med fylkesrådmannen ble det gjort oppmerksom på at forutsetningene for reduserte FDV-kostnader ikke ble tatt inn i budsjettet for skolen før skolestart 2012/2013. Det er derfor for tidlig å kunne se en reduksjon av kostnadene i regnskapet ved skolen allerede nå. Likevel skal det være mulig å se på hvilke planer som skal iverksettes og har blitt iverksatt for å redusere FDV-kostnadene i årene som kommer. 14 Forskrift om tekniske krav til byggverk, FOR Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-21

22 Tabell 1 Arealoversikt Charlottenlund vgs. Brundalen vgs. Ringve vgs. Areal ny skole m 2 Areal tidligere skoler m m 2 Kilde: BE-tjenesten Som det fremgår av tabellen over hadde Brundalen og Ringve vgs. et samlet areal på m 2 før samlokaliseringen ved Charlottenlund vgs. Samlokaliseringen førte til en arealreduksjon på m 2. Tabellen er utarbeidet av revisor. Rektor ved Charlottenlund vgs. forteller at det er bygge- og eiendomstjenesten som har valgt energiløsningene i skolebygget. Skolen skal kjøre driftsanlegget for fullt første driftsår etter signaler fra bygge- og eiendomstjenesten. Driftstjenesten ved skolen vil fra januar 2013 drifte ventilasjons- og varmeanlegg ved skolen med sikte på energieffektiviserende tiltak. Et eksempel på slike energieffektiviserende tiltak er nattsenking av temperatur. Skolen ser behovet for kompetanseheving av driftspersonalet og vil bruke slutten av første driftsår til å øke denne for de nye driftsløsningene. Det finnes ca. 18 ventilasjonsanlegg i tillegg til radiatorer på de fleste rommene ved skolen. Skolen har kostnader knyttet til bruk av strøm og fjernvarme i dag. Det er bygge- og eiendomstjenesten som har stipulert grunnlaget for FDV-budsjettet til skolen og reduksjoner er på bakgrunn av disse føringene lagt inn i budsjettet. Rektor forholder seg til det tildelte budsjettet innenfor FDV, utover dette har ikke skolen fått signaler om ytterligere innsparinger innen FDV-kostnader. Tabell 2 Reduksjon i budsjettert energikostnad Budsjett 2011 (2012-kr) Budsjett 2012 Reduksjon i budsjettert energikostnad Charlottenlund vgs. Kr Brundalen vgs. Kr Ringve vgs. Kr Sum Kr Kr Kr Kilde: Økonomiavdelingen - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-22

23 Tabellen over viser en reduksjon i rammebudsjetteringen for energikostnaden fra 2011 til Energiforbruket er lavere ved drift av en bygning fremfor drift av to bygninger. Budsjettert energikostnad er redusert med kr som følge av samlokalisering av Brundalen og Ringve vgs. ved Charlottenlund vgs. i Tallene er hentet fra tilsendt oversikt over endring av FDV-kostnader i budsjettramme fra rådgiver i økonomiavdelingen. Totale besparelser innen FDV-kostnader i budsjett for 2012 sammenlignet med 2011 beløper seg på kr som en følge av samlokaliseringen. Tabellen er utarbeidet av revisor. Ved samlokaliseringen ved Charlottenlund vgs. ble voksenopplæringen og ressurssenteret overført fra Brundalen vgs. til Thora Storm vgs. Ved samlokaliseringen tok Charlottenlund vgs. over programfag fra andre videregående skoler som nyanserer bildet når man sammenligner energiforbruket over år. I følge kontorkonsulent ved skolen var det også noen kraftavtaler ved Brundalen vgs. som er avsluttet i år som har ført til at det har påløpt ekstra energikostnader til skolen i en periode Gauldal vgs. Gauldal videregående skole, som er en del av Gauldal skole- og kultursenter, ble tatt i bruk høsten I oppstartsmøtet med fylkesrådmannen ble det uttrykt forventninger om at Gauldal skole- og kultursenter (GSK) har regnskapstall som viser en reduksjon i FDV-kostnadene. Likevel er skolen, i likhet med Charlottenlund vgs., fremdeles inne i en innkjøringsperiode og det antas at det er gevinster som ikke er hentet ut enda. GSK er et samarbeidsprosjekt mellom fylkeskommunen og Midtre Gauldal kommune, der Midtre Gauldal kommune er ansvarlig for driften av bygget. Dette fører til at fylkeskommunen ikke kan påvirke den tekniske driften så sterkt som ønskelig. Det pekes på at det er interessant å se om den planlagte arealeffektiviseringen oppnås og om fellesmodellen klarer å hente ut de gevinstene som var forutsett da samarbeidet ble etablert. Budsjettansvaret for FDV-kostnadene ved GSK ligger til styret og daglig leder for samarbeidet (GSKS). Verken styret eller daglig leder ved GSKS har mottatt signaler om krav til ytterligere reduserte FDV-kostnader for Gauldal videregående skole. FDV-budsjettet for GSK totalt i 2012 beløper seg på ca. kr 7 millioner. Budsjettet fordeles på eierne etter en fordelingsnøkkel basert på gulvareal, der STFK står for 49 % og Midtre Gauldal kommune, 51 % av budsjettet. GSKS ser på hele Gauldal skole- og kultursenter som en enhet og bruker FDV-kostnadene etter behov i hele arealet. Innsparingene innen FDV-kostnader i skolebruksplan 3 er videreført i budsjettet til GSK. Budsjettet er detaljfordelt på ulike områder - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-23

24 innen FDV-kostnader. Dette medfører klare føringer for bruken av de ulike FDV-kostnadene for GSK. Tabell 3 Arealoversikt for Gauldal videregående skole Gauldal skole- og kultursenter Gauldal videregående skole Areal, andel ny skole m 2 Areal tidligere skole m 2 Kilde: BE-tjenesten Tabellen over viser at den videregående skolen sin arealmessige andel ved GSK er m 2. Dette arealet utgjør 49 % av tilgjengelig gulvareal ved enheten. Det kan være ulik bruk av arealet fra år til år, men rektor mener dette utligner seg til gunst for begge parter over tid. Tidligere Gauldal videregående skole hadde et areal på m 2. Dette vil si at skolens areal er redusert med m 2 i skolebruksplan 3. Tabellen er utarbeidet av revisor. I følge ny leder og rådgiver ved bygge- og eiendomstjenesten ble det på bakgrunn av reduksjon i areal beregnet en reduksjon i årlige FDV-kostnader på ca. kr 2,4 millioner (2008- kr) for den videregående skolen sin andel av GSK. Denne innsparingen gjelder for FDVkostnadene samlet. Den summen som fylkeskommunen årlig overfører til GSK sitt budsjett er beregnet ut fra gjennomsnittet for FDV-kostnader for hele bygningsmassen i STFK samlet per m 2. I beregningene som lå til grunn for skolebruksplan 3 ble det forventet samlede FDVkostnader på kr 600 per m 2, mens FDV-kostnaden i budsjettet for GSK i 2012 ligger på ca. kr 700 per m 2. Bygningen er etablert med energisparende konstruksjoner i yttervegg, vindu, tak og gulv som er strengere enn gjeldende forskriftskrav. Driftsleder ved GSK forteller at det er etablert 16 energianlegg som kan kjøres etter behov, som legger til rette for innsparinger i energiforbruket fordelt på driftstid. Det er som et energisparende tiltak ikke etablert kjølingsanlegg på bygget. Løsningen synes å ha fungert greit og brukerne har ikke opplevd at bygget har blitt for varmt. Driftsleder ved GSK forteller at når bygget er i bruk må alt lys være på i fellesareal for at nødlyset skal fungere. Ferdselsruten i gangarealet er avhengig av lys for å virke. Driftsleder har interne beregninger som viser at GSK bruker ca kwh i ekstra energiforbruk på grunn av at lys i fellesareal må være på i hele åpningstiden til skolen. Det pekes på at det bør vurderes andre tiltak for nødlys og ferdselsrute enn den løsningen som er valgt for GSK i - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-24

25 fremtidige byggeprosjekter. I følge fylkesrådmannens høringssvar er dette påstander og beregninger som ikke støttes av entreprenør eller prosjektleder. I følge daglig leder for samarbeidet hadde GSK et energiforbruk på 111 kwh/m 2 andre driftsår. Ny leder for bygge- og eiendomstjenesten viser til at energiforbruket ble beregnet til ca. 100 kwh/m 2 per år for alle nybygg i skolebruksplan 3. Daglig leder for samarbeidet forteller at skolen har hatt og fremdeles har noen utfordringer med å kjøre driftsanlegget riktig, grunnet krav til inneluft og avdamping fra bygningsmaterialer. Skolen har hatt utvidet åpningstid i år sammenlignet med tidligere, noe som igjen fører til høyrere energiforbruk. Bygget varmes også opp med fjernvarme. Driftskostnadene rundt fjernvarme er budsjett- og regnskapsmessig lagt under Strømutgifter der strømutgifter til belysning og ventilasjon etc. føres. Fjernvarmeanlegget er nytt og ble satt i drift rundt årsskiftet 2010/2011. Det er således ingen referanse med henhold til fjernvarmekostnader fra tidligere tidspunkt enn dette. De totale utgiftene til fjernvarme i driftsåret 2011 beløper seg på kr , i følge daglig leder for samarbeidet. Daglig leder for GSKS kan se for seg en ytterligere reduksjon i energiforbruket ved GSK som følge av en mer korrekt bruk av driftsanleggene. Likevel er det viktig å se energiforbruket mot målet om en utvidet åpningstid ved GSK Drift og renhold Arealeffektivisering forventes å redusere kostnader til drifts- og renholdspersonell som inngår som en del av selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3. Forventningen er et ledd i å redusere FDV-kostnadene i samsvar med økte lånekostnader for STFK. En klar målsetting er å gjennomføre en reduksjon i driftskostnadene for skolebyggene uten å måtte si opp ansatte. Kostnadene til drift og renhold er i all hovedsak knyttet til lønn. Dette vil si at reduksjonen av antall stillinger innen drift og renhold vil kunne skje ved naturlig avgang i løpet av prosjektperioden. Det forventes at en endring i stillingsressursene knyttet til driftsog renholdstjenester vil være synlig i årene før og etter nybyggene ble tatt i bruk. Opplæringsdirektøren informerte i oppstartsmøtet om prosessen som ble satt i gang for flere år siden gjennom en stillingskontroll for å sikre en reduksjon i antall stillinger uten å måtte si opp ansatte. Skolene har i lengre tid vært klar over at det etter sammenslåingen ville bli gitt mindre midler til renhold og drift som følge av arealeffektivisering. Det er stor grad av automatikk i denne prosessen. Ved underbemanning i perioden før sammenslåingen ble det oppfordret til å leie inn renholdspersonell for å unngå overtallighet. De nye byggene er enklere å rengjøre, ved at det er lagt til rette for maskinelt renhold av flater som er flere - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-25

26 ganger mer effektivt enn manuelt renhold. Effektiviseringsgevinsten knyttet til økt grad av maskinelt renhold inngår ikke i selvfinansieringen. Denne gevinsten fungerer, i følge ny leder og rådgiver ved bygge- og eiendomstjenesten, som en buffer for fremtidig effektivisering. Bygge- og eiendomstjenesten beregner behovet for renholds- og driftstjenester ut fra areal og type rom på den enkelte skole i Idrift-systemet. Idrift er et web-basert forvaltningssystem som benyttes som informasjonsdatabase og i rapportering og planlegging av drifts- og vedlikeholdsoppgaver ved enhetene. 16 Beregningene legges til grunn for budsjettet for FDVkostnadene på den enkelte skole. Dette betyr at dersom arealet endres på den enkelte skole så vil det budsjetterte behovet for drift og renhold også endre seg. Dette systemet er lagt til grunn for budsjettet til Charlottenlund vgs. For Gauldal skole og kultursenter har beregningene i tillegg tatt hensyn til at fylkeskommunen deltar i et samarbeid med Midtre Gauldal kommune som drifter disse tjenestene på vegne av STFK og en felles utnyttelse av alt areal i et samarbeid Charlottenlund vgs. Rektor ved Charlottenlund vgs. forholder seg til normtall for drifts- og vedlikeholdstjenester som legges inn i budsjettet for skolen. Tabell 4 Normtall budsjetterte kostnader til renhold. (Beregnet med utgangspunkt i tid til renhold og pris per tidsenhet.) Normtall renhold 2011 (2012-kr) Normtall renhold 2012 Reduksjon i budsjettert normtall Charlottenlund vgs. Kr Brundalen vgs. Kr Ringve vgs. Kr Sum Kr Kr Kr Kilde: Økonomiavdelingen Tabellen viser at ressursene til renhold ved Brundalen videregående skole ble videreført ved samlokaliseringen av Brundalen og Ringve vgs. ved Charlottenlund vgs. i Normtallet ble redusert med de ressursene som fantes ved Ringve vgs. Dette normtallet skal, i følge rektor ved Charlottenlund vgs., benyttes inntil bygge- og eiendomstjenesten har beregnet behovet for renholdstjenester for bygget og fastsatt nytt normtall. Foreløpig reduksjon i budsjetterte kostnader til renhold er kr Normtallene er hentet fra tilsendt oversikt 16 Strategiplan med budsjett for 2010, s Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-26

27 over endring av FDV-kostnader i budsjettramme fra rådgiver i økonomiavdelingen. Tabellen er utarbeidet av revisor. I følge rektor ved Charlottenlund vgs. hadde Ringve vgs. ca. 5,7 normerte årsverk for renhold og Brundalen vgs. ca. 15 normerte årsverk. Dagens drift av renholdstjenesten ved enheten gir en reduksjon på ca. 5 årsverk fra tidligere Ringve og Brundalen. Antall årsverk skal, etter signaler fra bygge- og eiendomstjenesten, opprettholdes i årets budsjett. Deretter er det forventet en ytterligere reduksjon i antall årsverk. Reduksjonen av ressursene til renhold ved samlokaliseringen skjedde hovedsakelig gjennom naturlig avgang. Fem ansatte gikk av med pensjon og en av de ansatte ble overført til en annen skole. En ansatt sa opp sin stilling. Charlottenlund vgs. har gjort noen grep for å møte ytterligere reduksjon i normtall for renholdstjenester ved å bruke to av renholderne til drift av butikk med salg av elevarbeid ved skolen. De fleste ansatte ved renholdstjenesten på skolen har i dag en høy alder. Tabell 5 Normtall budsjetterte kostnader til driftstjenester. (Beregnet med utgangspunkt i blant annet areal og elevtetthet.) Budsjetterte Budsjetterte Reduksjon i driftstjenester 2011 driftstjenester 2012 budsjettert kostnad (2012-kr) Charlottenlund vgs. Kr Brundalen vgs. Kr Ringve vgs. Kr Sum Kr Kr Kr Kilde: Økonomiavdelingen Tabellen er utarbeidet av revisor. Normtallene er hentet fra tilsendt oversikt over endring av FDV-kostnader i budsjettramme fra rådgiver i økonomiavdelingen. Tabellen viser en reduksjon i budsjetterte kostnader til driftstjenester på kr etter samlokalisering ved Charlottenlund vgs. I følge rektor ved Charlottenlund vgs. var antall årsverk ved driftstjenesten ved Brundalen vgs. normert til ca. 5,9 årsverk. Ved Ringve vgs. var driftstjenesten normert til ca. 1,5 årsverk. Dette gir totalt årsverk knyttet til driftstjenester ved de to enhetene på 7,4 årsverk før samlokaliseringen ved Charlottenlund videregående skole. Charlottenlund vgs. har i dag 4,1 normerte årsverk til driftstjenester. Etter de signalene enheten har fått fra bygge- og - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-27

28 eiendomstjenesten ligger skolen på et hensiktsmessig nivå for normerte årsverk for driftstjenester. Dette vil si at reduksjon i antall årsverk innenfor driftstjenester på 3,3 årsverk synes å være den endelige reduksjonen etter samlokaliseringen. Reduksjonen i antall årsverk har skjedd ved at en ansatt har sluttet, en ansatt har gått over til uførepensjon og en ansatt har gått over til 40 % avtalefestet pensjon, i følge rektor. Skolen har klart å redusere antall stillinger innen driftstjenester med naturlig avgang. Det er rektor som har ansvar for å tilpasse ressursene innenfor drifts- og renholdstjenestene i samsvar med reduksjon i budsjetterte FDV-kostnader. Ved behov har rektor tilbud om å benytte seg av veiledning fra personal- og organisasjonsavdelingen sentralt i STFK. Samlet reduksjon i budsjetterte kostnader til drifts- og renholdstjenester ved Charlottenlund vgs. før og etter samlokalisering beløper seg på kr (2012-kr). Reduksjonen er en konsekvens av arealeffektiviseringen i skolebruksplan Gauldal vgs. Høsten 2009 ble drifts- og renholdspersonell overdratt fra Gauldal videregående skole til Midtre Gauldal kommune. I det interkommunale samarbeidet er det Midtre Gauldal kommune som drifter disse tjenestene på vegne av STFK der målet er en felles utnyttelse av alt areal i nybygget. Tabell 6 Ressursbruk drifts- og renholdstjenester (antall årsverk). Gauldal skole- og Gauldal videregående kultursenter (for vgs. skole Tidspunkt for sin andel av bygget i overdragelse GSKS) 2012 Reduksjon i antall årsverk Renhold Ca. 2,6 årsverk Ca. 4,75 årsverk Drift Ca. 1,5 årsverk Ca. 2 årsverk Sum Ca. 4,1 årsverk Ca. 6,75 årsverk Ca. 2,65 årsverk Kilde: Rektor ved Gauldal vgs. I følge rektor ved Gauldal vgs. hadde STFK på overdragelsestidspunktet i 2009 ca. 2 årsverk til driftstjenester og ca. 4,75 årsverk til renholdstjenester ved skolen. Midtre Gauldal kommune har i dag ca. 3 årsverk til driftstjenester og ca. 5,2 årsverk til renholdstjenester for hele bygningen i samarbeidet. Ettersom STFK disponerer 49 % av arealet ved GSK, får vi ressursene som kan knyttes til arealet som den videregående skolen disponerer ved å dele - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-28

29 årsverkene på to. Ut i fra denne beregningen benytter Gauldal videregående skole seg av ca. 1,5 årsverk til driftstjenester og ca. 2,6 årsverk til renholdstjenester. Disse tallene tilsier at Gauldal videregående skole har redusert driftstjenesten med ca. 0,5 årsverk og renholdstjenesten med ca. 2,15 årsverk siden før overdragelsen til Midtre Gauldal kommune. Total reduksjon i antall årsverk innen drifts- og renholdstjenester er ca. 2,65 årsverk, i følge rektor på Gauldal vgs. Fylkesrådmannen hadde følgende merknad til overnevnte avsnitt i høringssvaret. Vi har redusert kostnader tilsvarende redusert areal*700/m 2. Når det gjelder stillinger har vi redusert fra 7,35 stillinger til 0. Det er realitetene. Hvilke stillinger som Midtre-Gauldal kommune knytter til driften av Gauldal skole- og kultursenter er utenfor fylkeskommunens kontroll og for så vidt også interesse. I reduksjonen på ca. 2,65 årsverk ligger det i tillegg en ytterligere besparelse hos eierne, da drifts- og renholdspersonell utfører tjenester i hele bygningen i GSK. Dette vil si at det også utføres tjenester i tilknytning til kino og kulturhus. Disse tjenestene inngår i dagens årsverk innenfor drift og renhold ved GSK, tilsvarende var ikke tilfelle ved tidligere Gauldal videregående skole. Daglig leder ved GSKS peker på at det også er en ytterligere besparelse hos Midtre Gauldal kommune for renholds- og driftstjenester i samme bygg, i tillegg til tilbud om kino og kulturhus i kommunen, noe man ikke hadde tidligere. Rektor ved Gauldal vgs. viser til at det er god utnyttelse av både drifts- og renholdspersonell på den videregående skolen, både i forhold til oppgaver og voksenkontakt, som også er en viktig del av skolens virksomhet. Driftsleder ved GSK peker på at informasjonsteknologien fremstår som et problemområde i samarbeidet, da fylkeskommunen og Midtre Gauldal kommune har forskjellige IT-systemer som ikke kommuniserer på tvers av hverandre Fremtidig vedlikehold Leder i bygge- og eiendomstjenesten forventer reelle vedlikeholdskostnader først 5-6 år etter at nybyggene i skolebruksplan 3 er ferdigstilt. For Gauldal skole- og kultursenter avsettes det 1 million kroner til fremtidig vedlikehold hvert år. Avsetningen skaper forutsigbarhet. Det gjøres ingen avsetning til vedlikehold for de andre videregående skolene i fylkeskommunen. Bygge- og eiendomstjenesten mener en tilsvarende avsetning burde vært avsatt til den resterende bygningsmassen i STFK. I oppstartsmøtet med fylkesrådmannen ble det pekt på at det bør arbeides for å finne en løsning for et verdibevarende vedlikehold hos de andre - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-29

30 skolene også. Dette er viktig for å unngå å komme i en situasjon hvor skolebruksplan 3 må igangsettes på nytt. Det er viktig å ha midler til å møte forskriftskrav og vedlikehold ved skolene Styringssystem I NOU 2004 Bedre bygninger til alle pekes det på både arealeffektivisering og viktigheten av å ha etablert en god oversikt og statistikk over FDV-kostnader. Det etablerte styringssystemet til STFK synes å være viktig i arbeidet med å følge opp om selvfinansieringen i skolebruksplan 3 nås for FDV-kostnader. Det anbefales at det er etablert god oversikt og statistikk for analyse av FDV-kostnader slik at man kan følge utviklingen av disse. Dette er viktig for å kunne ha oversikt over utviklingen av FDV-kostnader for hele bygningsmassen i STFK og følge opp forventningene til selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3. I oppstartsmøtet med fylkesrådmannen ble det informert om at det ikke er etablert mål- og resultatindikatorer på overordnet nivå for å følge opp FDV-kostnader i styringssystemet. Grunnlagsmaterialet ligger der ved at det er jobbet mye med nøkkeltall for både drift og energi, men materialet er ikke systematisert per dags dato. Det er planlagt et prosjekt vedrørende omorganisering av bygge- og eiendomstjenesten og hele FDV-området i løpet av høsten Herunder skal det settes fokus på nøkkeltall. Det skal jobbes med regnskapsinformasjon slik at det skal bli enklere å få frem gjenkjennelige FDV-tall, også på enhetsnivå. Det forventes at det kommer til å ligge gode styringsmuligheter i disse tallene. I omorganiseringsprosjektet av bygge- og eiendomstjenesten vil også etablering av nøkkeltall for FDV-kostnader for hele bygningsmassen være en viktig del. Gode nøkkeltall for FDVkostnadene vil virke styrende for hele organisasjonen etter bygge- og eiendomstjenesten sin oppfatning. Det er i følge bygge- og eiendomstjenesten nå ansatt en kvalitetsutviklingssjef som skal jobbe med etableringen av FDV-nøkkeltallene. Dette arbeidet er igangsatt. Arbeidet vil gi trygge beregninger for nøkkeltall og gi bedre FDV-analyser av bygningsmassen i fylkeskommunen. Det er økonomiavdelingen og bygge- og eiendomstjenesten som holder den overordnede oversikten over utviklingen i selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3 og vedtak om reduksjon i FDV-kostnaden. Ansvaret er delt da utviklingen består av mange elementer. Tilbudsplanlegging foregår i samspill mellom fagenhet for videregående opplæring, økonomiavdelingen og bygge- og eiendomstjenesten. Det finnes en totaloversikt over - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-30

31 rammer til det enkelte prosjekt med tilhørende vedtak. Prosjektene følges opp etter hvert som de realiseres og ferdigstilles. 3.3 Revisors vurdering Om den forventede årlige reduksjonen i FDV-kostnader innfris er det ikke grunnlag for å svare på i dag, da hele skolebruksplan 3 ikke er ferdigstilt enda. Derfor setter denne forvaltningsrevisjonen fokus på tiltak som er etablert for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak. Ettersom det er begrenset hvor mye informasjon regnskapstallene for de to skolene vil gi på dette tidspunktet i gjennomføringen av skolebruksplanen, er denne forvaltningsrevisjonen et lite prosjekt der det undersøkes om utviklingen i FDV-kostnadene er på rett vei. Et mer omfattende prosjekt bør komme når skolene har vært gjennom en innkjøringsperiode og det foreligger regnskapstall som vil gi mer informasjon enn det som foreligger i dag. Når skolebruksplan 3 er ferdigstilt vil det også være mulig å si noe om total reduksjon i FDV-kostnadene sett opp mot fylkestingets vedtak om en årlig reduksjon på kr 19,5 millioner, og en samlet reduksjon i FDV-kostnadene på kr 356,98 millioner (2008-kr) Organisering og ansvar Som det ble informert om i oppstartsmøtet, består selvfinansieringen i skolebruksplan 3 av flere elementer. For de FDV-kostnadene som berøres i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er det bygge- og eiendomstjenesten som er ansvarlige, selv om det formelle ansvaret ligger hos opplæringsdirektøren på vegne av fylkesrådmannen. Behovet for kostnader knyttet til energi, drifts- og renholdstjenester ved den enkelte skole beregnes av bygge- og eiendomstjenesten og budsjettet utarbeides av økonomiavdelingen med utgangspunkt i disse beregningene. Rektor ved Charlottenlund vgs. og driftsleder ved GSK må tilpasse driften innenfor de økonomiske rammene som er gitt. Oppsummert viser dette at fylkestinget i STFK har en forventning til reduserte FDVkostnader i forbindelse med skolebruksplan 3. Vi har innhentet data for å se nærmere på FDV-kostnadene rundt energi, drifts- og renholdstjenester hvor det foreligger forventninger til reduserte kostnader. Samlet sett ligger det forventninger om en årlig reduksjon i FDV-kostnadene for Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter på kr hhv (2012-kr) og kr (2008-kr). Ettersom det er Midtre Gauldal kommune som står ansvarlig for driften av GSK og fylkeskommunen dermed overfører en samlet sum budsjetterte FDV-kostnader basert på areal, står MGK rimelig fritt til å fordele budsjettet for den videregående skolen sin andel av GSK videre ned til behov for kostnader til energi, drifts- og renholdstjenester. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-31

32 Reduksjon i kostnader til energi, drifts- og renholdstjenester er tett knyttet opp mot arealeffektiviseringen. For både Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter vil en reduksjon i energikostnaden oppstå som en naturlig følge av redusert areal. For Charlottenlund vgs. er arealet redusert med ca m 2, reduksjonen ved GSK er ca m 2. Dette legger til rette for betydelige innsparinger innen FDV-kostnader hos begge skolene Energi Erfaringsmessig har STFK hatt en utfordring med økte energikostnader i årene etter ferdigstillelse av nybygg. Prosjektanvisningen for skolebruksplan 3 inneholder energiløsninger som innebærer en overgang fra bruk av dynamiske til statiske energitiltak for å løse denne utfordringen. Det er forventet at de statiske energitiltakene vil gi effekter allerede de første driftsårene. En annen utfordring med å redusere energiforbruket ved nybyggene i skolebruksplan 3 kan være knyttet til tonivåmodellen i fylkeskommunen. Ved Charlottenlund vgs. kjøres driftsanleggene for fullt første driftsår etter signaler fra bygge- og eiendomstjenesten. Ved årsskiftet 2012/2013 skal driftstiden for anleggene tilpasses bruken, og skolen ser behovet for kompetanseheving av driftspersonell. Når det gjelder GSK, så forventes det en ytterligere reduksjon i energiforbruket ved at anleggene driftes enda mer hensiktsmessig. Etter to år i drift er det fremdeles avdamping fra bygningsmaterialer ved enheten. Årsaken til at inneluften oppleves som tung kan også skyldes at bygget er tett og luften ikke skiftes ut når anleggene slås av. Den budsjetterte energikostnaden for Charlottenlund vgs. i 2012 er kr lavere enn for Brundalen vgs. og Ringve vgs. samlet i 2011, noe som indikerer en forventning til betydelig innsparing for energikostnaden for skolen. I år kjøres ventilasjonsanlegget for fullt for å ta bort avdampninger fra bygningsmaterialer og skolen vil ikke begynne å kjøre disse energieffektivt før neste driftsår. Det har også vært vanskelig å fremskaffe gode tall over forbruket på skolen som gir et riktig bilde av dette. Det er derfor vår vurdering for tidlig å legge frem ytterligere tall over forbruk så langt, utover det reduserte budsjettet. For Gauldal skole- og kultursenter har energiforbruket andre driftsår vært ca. 111 kwh/m 2. Målet for årlig energiforbruk ved enheten lå på 100 kwh/m 2 i skolebruksplan 3. Gjennomsnittsforbruket før skolebruksplan 3 ble vedtatt lå på ca. 160 kwh/m 2 for bygningsmassen. Dette viser at skolen har redusert energiforbruket betydelig sett opp mot forutsetningene som lå i skolebruksplan 3, men at målet for energiforbruk i skolebruksplan 3 enda ikke er nådd. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-32

33 3.3.3 Drifts- og renholdstjenester Kostnadene til drifts- og renholdstjenester er i hovedsak knyttet til lønn. Det er et mål om at en reduksjon i disse kostnadene skal skje gjennom naturlig avgang. Denne prosessen ble satt i gang for flere år siden og enhetene har, i følge opplæringsdirektøren, hatt tid til å tilpasse stillingsressursene sine en periode før lokalisering i nye bygg. Begge skolene ser ut til å ha levd opp til målet om å redusere kostnadene til drifts- og renholdstjenester gjennom naturlig avgang. For Charlottenlund vgs. er kostnader til renholds- og driftstjenester redusert med kr i budsjettet for 2012 sammenlignet med Antall årsverk er redusert med ca. 8,3 til drifts- og renholdstjenesten ved skolen. Det forventes en ytterligere reduksjon kostnader til renholdstjenester ved enheten, da det foreløpig er stillingsressursene fra Brundalen vgs. som er videreført ved samlokaliseringen. Bygge- og eiendomstjenesten skal kartlegge det endelige behovet for renholdstjeneste ved Charlottenlund vgs. STFK har ingen kontroll over hvilke ressurser Midtre Gauldal kommune bruker til drifts- og renholdstjenester ved GSK. Det vurderes likevel som hensiktsmessig å undersøke om samarbeidet innebærer en ressursmessig innsparing for fylkeskommunen. Selv om det er Midtre Gauldal kommune som drifter tjenestene i dag, er ressursene knyttet drifts- og renholdstjenester for Gauldal vgs. sin andel av GSK redusert med ca. 2,65 årsverk fra tiden før overdragelsestidspunktet da Gauldal videregående skole hadde ansvaret for tjenestene. Behovet for drifts- og renholdstjenester ved enheten synes å være endelig kartlagt for GSK. Det er viktig å påpeke at det utføres tjenester for hele bygningen, inkludert kino og kulturhus. Disse tjenestene inngår i årsverkene for Gauldal vgs. sin andel av GSK, slik at det utføres tjenester utover det som ble utført ved tidligere Gauldal videregående skole. Hele bygningen benyttes i undervisningssammenheng i dag Styringssystem Vi har i tillegg til å innhente informasjon om kostnader til energi, drifts- og renholdstjenester sett på om STFK har etablert indikatorer/nøkkeltall for FDV-kostnader i sitt styringssystem. I forvaltningsrevisjonen har vi valgt å benytte NOU Vedlikeholdte bygninger gir mer til alle som revisjonskriterium. Den offentlige utredningen viser til at for å ha kunnskap om effektiv arealutnyttelse må man ha god statistikk over dette. Mange kommuner mangler en tilfredsstillende oversikt over sine eiendommer, hvilket bruttoareal og bruksareal bygningene har, og hvordan disse blir brukt. Antall kvadratmeter er den viktigste kostnadsfaktoren når det gjelder å holde oversikt over kostnadene til forvaltning, drift og vedlikehold. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-33

34 Undersøkelsene våre viser at det ikke er etablert god oversikt eller statistikk på overordnet nivå for å følge opp FDV-kostnader i styringssystemet som det er anbefalt i NOU Det er igangsatt et prosjekt vedrørende omorganisering av bygge- og eiendomstjenesten og hele FDV-området høsten Dette innebærer at det som en viktig del av omorganiseringen vil etableres nøkkeltall for FDV-kostnader for hele bygningsmassen i STFK. Den nyansatte kvalitetsutviklingssjefen skal jobbe med etableringen av disse nøkkeltallene, i følge ny leder ved bygge- og eiendomstjenesten. Det forventes å ligge gode styringsmuligheter i disse tallene, både for bygningsmassen samlet og for den enkelte enhet i STFK. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-34

35 4 Høring Rapporten har vært til høring hos fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen har gitt en høringsuttalelse til rapporten, se vedlegg 1. Fylkesrådmannen hadde følgende merknader til rapporten: Side 6 Vi har presisert saksutredningens avgrensning i samsvar med fylkesrådmannens merknader side 7: Årsaken til denne avgrensningen er at disse skolene inngår som selvfinansierende elementer i den samlede investeringen som utgjør skolebruksplan 3. Side 7 Vi har oppgitt samlet ramme for skolebruksplan 3, side 8: og hadde en ramme på kr 1 362,4 mill. Side 19 i foreløpig rapport: Vi har endret følgende avsnitt i samsvar med fylkesrådmannens merknader, side 8: Nybygg gir ofte økte energikostnader selv om de er mer energieffektive. Dette skjer fordi krav til lys, varme og luft ikke er iht forskrift i de byggene som avvikles. Første driftsåret gir også som regel høyere energikostnader fordi det brukes mer luft til ventilering av nye bygningsmaterialer. Side 23 i foreløpig rapport: Vi har fjernet følgende setning i samsvar med fylkesrådmannens merknader, side 24: I oppstartsmøtet med fylkesrådmannen ble det sagt at samarbeidet ikke er helt i mål i forhold til fylkeskommunen sin andel i budsjettet Side 23 i foreløpig rapport: Vi har lagt til følgende setning i samsvar med fylkesrådmannens merknader, side 25: Dette er påstander og beregninger som ikke støttes av entreprenør eller prosjektleder. Side 27 Vi har presisert datagrunnlaget og lagt til følgende avsnitt i samsvar med fylkesrådmannens merknader, side 29: Vi har redusert kostnader tilsvarende redusert areal *700/m 2. Når det gjelder stillinger har vi redusert fra 7,35 stillinger til 0. Det er realitetene. Hvilke stillinger som Midtre Gauldal kommune knytter til driften av Gauldal skole- og kultursenter er utenfor fylkeskommunens kontroll og for så vidt også interesse. Side 32 Vi har presisert våre vurderinger til, side 33: STFK ingen kontroll over hvilke ressurser Midtre Gauldal kommune bruker til drifts- og renholdstjenester ved GSK. Det vurderes likevel som hensiktsmessig å vurdere om samarbeidet innebærer en ressursmessig innsparing for fylkeskommunen. Selv om det er Midtre Gauldal kommune som drifter tjenestene i dag, er ressursene knyttet drifts- og renholdstjenester for Gauldal vgs. sin andel av GSK redusert med ca. 2,65 årsverk fra tiden før overdragelsestidspunktet da Gauldal videregående skole hadde ansvaret for tjenestene. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-35

36 5 Konklusjon og anbefalinger Problemstillingen i denne forvaltningsrevisjonen er: Er det etablert tiltak ved Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole- og kultursenter for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak? Slik vi ser det er det langt på vei etablert tiltak for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak. Det forventes ytterligere reduksjon i kostnadene ettersom enhetene fremdeles befinner seg i en innkjøringsperiode. Å konkludere i hvilken grad fylkestingets vedtak om reduksjon i FDV-kostnadene for skolebruksplan 3 oppfylles i dag, lar seg ikke gjøre da hele skolebruksplanen ikke er gjennomført enda. Likevel kan det konkluderes med at utviklingen går i retning av reduserte FDV-kostnader som følge av iverksatte tiltak ved de to skolene i undersøkelsen. Disse tiltakene omhandler: Redusert areal - Arealeffektivisering Prosjektanvisning for energirobusthet i bygg Energireduksjon Reduserte årsverk i renholds- og driftstjenesten ved naturlig avgang Arealeffektivisering er den overordnede kilden til reduksjonen i FDV-kostnadene. Ut fra budsjettall og beregninger for selvfinansieringen i skolebruksplan 3, oppnås det reduksjoner i FDV-kostnadene for både Charlottenlund vgs. og Gauldal skole- og kultursenter som en følge av betydelig arealeffektivisering. Prosjektanvisningen for energirobusthet i bygg bidrar i stor grad også til å redusere FDV-kostnadene for nybyggene i skolebruksplan 3 ved en reduksjon i energiforbruk, selv om dette enda ligger over forventet energiforbruk i skolebruksplan 3. Antall årsverk og lønnsutgifter knyttet til drifts- og renholdstjenester er redusert og tilpasset areal og behov ved den enkelte skole. Reduksjonen har skjedd gjennom naturlig avgang. Ytterligere reduserte FDV-kostnader knyttet til energi, drifts- og renholdstjenester er forventet ved begge skolene, og Charlottenlund vgs. særskilt. Det er ikke etablert god oversikt og statistikk på overordnet nivå for å følge opp FDVkostnader i styringssystemet i dag. Det er satt i gang en prosess der hensiktsmessige indikatorer og nøkkeltall skal etableres for hele bygningsmassen i STFK, høsten Systemet vil også være med å bidra ytterligere til informasjon om måloppnåelse i forhold til selvfinansieringsgraden i skolebruksplan 3, når statistikken legges inn i styringssystemet til STFK. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-36

37 På bakgrunn av de dataene som er hentet inn i denne forvaltningsrevisjonen, og de dataene som er tilgjengelige så langt i gjennomføringen av skolebruksplan 3, ser det ut til at det er etablert tiltak for å redusere FDV-kostnader i samsvar med fylkestingets vedtak og kommunelovens bestemmelser. Ettersom vedtaket i fylkestinget angir reduksjon i FDVkostnadene samlet for hele skolebruksplan 3 og ikke for den enkelte skole, kan det ikke gjøres nærmere vurderinger i denne forvaltningsrevisjonen. - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-37

38 Kilder Lovverk: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) NOU Norges offentlige utredninger 2004:22, velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren Lokale bestemmelser: STFK: Skolebruksplan 3 fase 3, vedtatt i fylkestingets sak 90/2008 med vedlegg STFK: Organisering av eiendomsforvaltningen, fase 3, vedtatt i fylkestingets sak 48/2011 med vedlegg STFK: Strategiplan , vedtatt i fylkestingets sak 145/11 med vedlegg STFK: Prosjektanvisning PA 6 energirobusthet i bygg, rev Andre kilder: Forvaltningsrevisjon: Gauldal skole- og kultursenter, mars 2012 Forvaltningsrevisjon: Intern kontroll og styring, mai Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-38

39 Vedlegg 1 Fylkesrådmannens høringssvar - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-39

40 - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-40

41 - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3-41

42 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens Hus, Orkanger Tlf