Gauldal skole og kultursenter.sameie og samarbeid mellom Midtre Gauldal kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2010/64-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Saksbehandler: Dag Morseth-STFK Gauldal skole og kultursenter.sameie og samarbeid mellom Midtre Gauldal kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune Dokumenter i saken: 1 S Gauldal skole og kultursenter.sameie og samarbeid Midtre Gauldal kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune 2 Forvaltningsavtale GSKS 3 Avtale om sameie GSK Saksopplysninger GJELDENDE FORUTSETNINGER Sør-Trøndelag Fylkeskommune (STFK)og Midtre Gauldal Kommune (MGK) bygger i felleskap GSK: Gauldal Skole- og Kultursenter. Prosjektet er på mange måter enestående i landet ved at det bygges ungdomsskole, videregående skole og kulturhus under samme tak. Bygget er dimensjonert under forutsetning om stor grad av sambruk av arealer. Dette er altså ikke et bygg, der STFK har sin del og MGK har sin. Det er et mål at hele bygget skal kunne brukes av så mange som mulig. Styringsgruppa for prosjektet har oppnevnt en tverrkommunal gruppe som har behandlet organisering av eierskap og drift/vedlikehold. Dette vil utgjøre grunnlaget for videre avtaler om driftstjenester og kostnader.

2 FAKTISKE OPPLYSNINGER Fra starten av prosjektet, har det mellom kommune og fylkeskommune vært bred enighet om at drift og vedlikehold av GSK skal være felles for hele bygget. Dette er også festet i intensjonsavtale som danner grunnlag for utbyggingsavtale På dette grunnlaget nedsatte styringsgruppa for prosjektet ei gruppe som ble gitt følgende mandat: Det skal lages en utredning som skal legges fram for de to respektive politiske organene før jul i år. Utredningen skal ut på høring til alle brukere av bygget. Ferdig innstilling skal gjennomgås av styringsgruppa Utredningen skal inneholde modell for eierskap, drift, vedlikehold, service og utvikling. Den skal gi klare føringer for hvordan disse områdene skal implementeres og hvordan beslutningsprosessene innenfor hvert område i store trekk skal være. Det oppfordres til å innhente informasjon fra tilsvarende prosjekter i Norge. Det skal være fokus på en helhetlig utvikling av bygget og muligheter for stordriftsfordeler. Det må sikres at forvaltningsmodellen som velges er tilstrekkelig forankret i de 2 eiendomsadministrasjonene. Gruppemedlemmer: Jens Haugen (MGK) Stein Strand (MGK) Bjørn Hellandsjø (STFK) Dag Morset (STFK) Maj Britt Ervik (Sekr, STFK) Gruppas vurdringer og konklusjoner ligger til grunn for fylkesrådmannens drøfting, konklusjon og innstilling. HELHETLIG DRØFTING Litt om bakgrunn Bak ideen om å bygge GSK i felleskap ligger flere forhold. Billigere å bygge fordi det samlet er mindre areal å bygge. Det er mer miljøvennlig å bygge mindre og tettere. (mindre forbruk både under bygging og i drift). Et samliv mellom kultur, ungdomsskole og videregående skole gi synergier mtp faglig nivå, stillingsressurser og tilbud til elevene Bedre utnyttelse av ressurser til bygningsdrift Større volum/kvalitet på avtaler med eksterne tjenesteytere Støren som regionalt senter vil bli styrket gjennom tett samarbeid mellom STFK og MGK. Modeller for eierskap og FDVU 4 mulige modeller er vurdert: IKS: Interkommunalt selskap Interkommunalt samarbeid MGK som vertskommune Overføring av eierskap til MGK

3 Her følger en kort oppsummering av gruppas vurdering av de 4 modellene. IKS IKS gir god helhetlig styring med forvaltningen av bygget, men har en svakhet i at det begrenser politisk mulighet å tenke helhetlig. Den er også forholdsvis omfattende organisatorisk ift størrelsen på selskapet. Gruppa ser også en svakhet i at et IKS kan bli for fristilt. Effektiv byggforfaltning handler mye om volum. GSK må kunne ses i sammenheng med resten av eiendomsporteføljen til både MGK og STFK. Interkommunalt samarbeid Dette er en lettere variant av IKS som fristiller i mindre grad. Gruppa mener at denne modellen gir tilstrekkelig politisk/administrativt handlingsrom. Modellen forutsetter stor grad av enighet mellom eierne. Grunnlag for uenighet må forsøkes minskes gjennom avtaler. Vertskommune En slik modell vil være strid med kommunelovens bestemmelser 28 litrae a/b. Bakgrunnen for dette er at kommune og fylkeskommune er ulike forvaltningsnivå, og fylkeskommunen kan derav ikke overføre sin myndighet til en kommune. Overføring av eierskap til MGK Et leieforhold vil i likhet med IKS begrense politisk/administrativt handlingsrom og strider for øvrig med fylkeskommunal eiendomsstrategi og langsiktig eierskap.

4 Det er valgt å gå videre med interkommunalt samarbeid som basis for nødvendig avtaleverk. Avtaleverk K skole K-hus U-skole V-skole Overstående figur illustrerer kompleksiteten i arealbruket ved GSK. De samme arealene brukes gjerne av flere forskjellige primærfunksjoner i bygget. På den måten Det er et mål med bygget at det skal brukes av så mange og som mulig, til så mye som mulig og så ofte som mulig. For å legge forholdene til rette for at dette skal skje, er det forsøkt å holde en så enkel avtalestruktur som mulig. Valgte eieskapsmodell krever 2 hovedavtaler. Den ene regulerer sameiet og den andre (forvaltningsavtalen) regulerer samarbeidet mellom MGK og STFK (se vedlegg). Det blir opprettet et samarbeidsstyre med 3 personer heretter kalt GSKS. I tillegg må det være en avtale som sier noe om hva som skal leveres inn til anlegget av tjenester, ressurser og kompetanse. Denne avtalen vil beskrive nivået på alle FDV-tjenestene knyttet til anlegget. Primærfunksjonene skal ha en avtale om bruk av huset og hvilke FDVtjenester de vil/må benytte av GSKS. Det må også være behov for å opprette kortsiktige og langsiktige leieavtaler. Framleieavtaler behandles av GSKS. Sameieavtale Hjemlet i lov om sameige. Omhandler hva som eies, andelsstørrelser, hva sameiet skal benyttes til, evt oppløsning eller utløsning m.m.

5 Forvaltningsavtale (samarbeidsavtalen) Hjemlet i kommunelovens 27. Den regulerer forholdene under drift, vedlikehold og utvikling av anlegget Leveranseavtale Det skal utarbeides en avtale som spesifiserer hvilke tjenester EKT og BE skal levere til GSKS innenfor forvaltning, drift, vedlikehold, service. Disse skal være basert på de to overstående avtalene samt vedtektene for GSKS Brukeravtaler Hver enkelt av primærfunksjonene inngår avtale med GSKS om leveranser knyttet til drift og service. Disse avtalene kan også inneholde motytelser som kantinedrift og lignende. Leieavtaler Kort og langsiktig utleie til foreninger og lag, kursholdere, konsertarrangører, privatpersoner osv.

6 Avtaletyper i GSK Fylkestingsvedtak Kommunestyrevedtak Forvaltningsavtalen Fordeler myndighet, oppgaver og ansvar innenfor det vi kaller FDV på bygget. Avtalepartenene er MGK og STFK Sameieavtalen Regulerer alle forhold rundt det å eie GSK i felleskap. Avtalepartenene er MGK og STFK Leveranseavtaler Avtaler inngått på grunnlag av forvaltningsavtalen om hvilke ressurser som skal tilføres GSKS Avtalepartene er MGK og STFK Leieavtaler Avtaler som berettiger og begrenser bruk bygget Avtaleparter er GSKS (evt primærbrukere) og eksterne brukere som konsertarrangører, kursholdere osv. Bruksavtaler Avtaler inngått på grunnlag av forvaltningsavtalen om bruk av bygget og hvilke tjenester GSKS kan levere hvilke plikter og rettigheter primærbrukere har ved bruk av bygget Avtalepartene er GSKS og de forskjellige primærbrukerne av bygget

7 Driftsmodell Anbefalte forvaltningsmodell innebærer ingen strukturelle endringer for Midtre Gauldal Kommune. For Sør-Trøndelag Fylkeskommune, er dette i skolesammenheng noe nytt. Modellen innebærer et tydeligere skille mellom primærfunksjon og eiendomsforvaltning. Størst blir forskjellen ift til drifts- og serviceoppdrag, der dette nå må nedfelles i driftsavtalen. Modellen er som følger: Eiendomssjef Kommuneingeniør Driftsleder andre kommunale bygg Driftsleder idrettesanlegg (f.eks Størenhallen) Driftsleder GSK Renholdsleder Vaktmesterteam Vaktmesterteam Vaktmesterteam Renholderteam Myndighet og budsjett Her behandles bare de områdene som blir berørt: Eiendom og kommunalteknikk (EKT) har ansvaret for driftspersonellet og FDVtjenestene som leveres på bygget. Bygge- og eiendomstjenesten (BE) ved STFK og EKT ved MGK beholder byggeiermyndighet på samme måte som tidligere ift hver sin ideelle del. I praksis vil det være naturlig at det deles på oppgavene i forhold til hvor kompetansen befinner seg i de to organisasjonene. Dette nedfelles i avtale med GSKS Vedlikehold og omgjøringer behandles i GSKS. Servicetjenester (jfr NS3454) behandles i GSKS Driftsutgiftene for videregående skole dekkes fremdeles gjennom skolens budsjett. Ubrukte midler overføres fra år til år for å redusere faren for press-situasjoner mellom eierne og for å sikre et fornuftig økonomisk og ønsket nivå på vedlikeholdet.

8 Forholdet til offentlige innkjøpsregler Samarbeidet er en ikke kommersiell utveksling av oppgaver under felles tak. Samarbeidet skal ha enerett på å utføre vedlikeholds- og driftsoppgaver for MGK og STFK og skal ikke påta seg oppgaver for andre organer mm eller selge tjenester. Valgte samarbeidsmodell kommer derfor ikke i konflikt med regelverket for offentlige anskaffelser. Overflytting av personell Dette nedfelles i en egen avtale basert på regler i AML kap 16 om virksomhetsoverdragelse. Jfr arb.miljøl. 8-1 skal informasjon og drøfting med ansatte og tillitsvalgte starte samtidig med at man planlegger endringer i virksomheten som har betydning for ansatte. I valgte modell er det kun renholds- og driftspersonell ved Gauldal videregående skole som blir berørt. Arbeidet er påstartet g vil bli fullført før saken legges fram for politisk behandling. Vurdering Rådmannen gir sin tilslutning til foreslåtte eierskaps- og driftsmodell. Rådmannens innstilling 1. Formannskapet/Kommunestyret godkjenner vedlagte utkast til avtale om sameie og interkommunalt samarbeid. 2. Formannskapet/Kommunestyret) ber Fylkesrådmannen/Rådmannen inngå vedlagte forslag til avtaler. Kommende avtaler skal bygge på disse to avtalene og inngås på administrativt nivå.