Norsk senter for prosjektledelse TEAMPRO

Transkript

1 Norsk senter for prosjektledelse TEAMPRO Prosjektstab BI: Bjørn Kolltveit (prosjektleder), Kjell B. Hjertø (faglig ansvarlig), Anne Live Vaagaasar (faglig) og Edle Gjøen (prosjektsekretær)

2 Hva er formålet med TeamPro? Å forbedre effektivitet i prosjektarbeid med fokus på sammensetning av og prosesser i team Vi skal undersøke hvordan leveranse, trivsel og kunnskapsutvikling kan øke i prosjekter, ved å ta i bruk prinsipper fra teamforskningen

3 Personressurser Senter for Prosjektledelse Jan Alexander Langlo Sponsorer/prosjekteiere Statoil Bjerkås Fred-Olav Kyrre, Karl Erland, Jernbaneverket Magne Paulsen Dovre Andreas Solheim, Prosjektgrupper Statoil Nome Kjetel Rokseth Digre Harstad/Hamang Statoil Visund Morten F. Krogh - Stavanger Jernbaneverket Utbygging Harald Nikolaisen - Oslo Handelshøyskolen BI: Administrasjon/faglig Bjørn Kolltveit bjorn.kolltveit@bi.no Kjell B Hjertø, kjell.b.hjerto@bi.no Anne Live Vaagaasar, anne.l.vaagaasar@bi.no Edle Gjøen, edle.i.gjoen@bi.no

4 Hovedmål for TeamPro FENOMENENE OG PROSJEKTTEAMENES EFFEKTIVITET Vi skal støtte utviklingen av en teori om relasjonene mellom ulike teamrelaterte fenomener og prosjektteamets effektivitet, gjennom intensive dataanalyser å studere den dynamikken som konstituerer relasjonene mellom disse fenomenene. RELASJONENE - BAKENFORLIGGENDE FORHOLD Vi skal undersøke om og eventuelt hvordan klarhet i mål, variasjon i gruppesammensetning, dominans av personlighetstyper påvirker/ predikerer grad av uenighet og effektiviteten i prosjektteamene. RELASJONENE - MELLOMLIGGENDE FORHOLD Vi skal undersøke om og eventuelt hvordan grad av (følelsesmessig/ emosjonell og tankemessig/kognitiv) uenighet påvirker/predikerer effektiviteten i prosjektteamene. RELASJONENE - MODERERENDE FORHOLD Vi skal undersøke om og eventuelt hvordan emosjonell kompetanse, læringsmiljø og prioriteringer påvirker/predikerer en eventuell samvariasjon mellom grad av uenighet og effektiviteten i prosjektteamene.

5 F O R S K N I N G S S P Ø R S M Å L T E A M P R O - M O D E L L E N Spørreundersøkelse Personlighets test (Belbin) Observasjoner Intervju Kvantitative analyser Diskusjoner og konklusjoner Kvalitative analyse Artikkel Rapport

6 TeamPro - modellen 8. Prioriteringer 9 Læringsmiljø 10 Emosjonell Kompetanse 1 Team heterogenitet 4 Emosjonelle oppgavekonfl. 5 Emosjonelle personkonfl. 6 Kognitive oppgavekonfl. 7 Kognitive personkonfl. M O D E R A T O R 11 Leveranse 12 Læringsutbytte 13 Trivselsutbytte 2 Oppgave spesifitet 3 Personlighetstrekk I team

7 Spørreskjema og Belbins personlighetstest TeamPro SPØRREUNDERSØKELSE (SPØRRESKJEMAET BLIR ANONYMT BEHANDLET AV HANDELSHØYSKOLEN BI) Navn : (navn) Navn på Prosjektgruppe : (navn) Leder av prosjektgruppen : (navn) BELBIN PERSONLIGHETSTEST Autorisert tester: Kjell B. Hjertø. Fordel 10 poeng på hvert spørsmål. Ved "OK!" kan du gå videre til neste spørsmål. (For tips: Sett muspekeren på denne ruten!) Prosjekteier (den prosjektgruppen rapporterer til) : (navn) Antall i Prosjektgruppen. : (antall) Sosiodemografiske data 1 Hva jeg mener jeg kan bidra med i et team: 0 1,0 Jeg tror at jeg raskt kan oppdage og dra fordel av nye muligheter 1,1 Mine kommentarer både på generelle og spesielle punkter blir godt mottatt 1,2 Jeg kan jobbe godt med veldig mange forskjellige type mennesker 1,3 Å med komme med nye ideer er en av mine sterke sider 1,4 Min evne ligger i å kunne fremheve folk når jeg oppdager at de har noe av verdi å bidra med i forhold til gruppens mål 1,5 Man kan stole på at jeg fullfører enhver oppgave som jeg tar på meg 1,6 Min tekniske kompetanse og erfaring er vanligvis mine viktigste fortrinn 1,7 Jeg er klar til å være direkte og frittalende for å få de riktige tingene til å skje 1,8 Jeg kan vanligvis si om en plan eller en ide vil passe til en spesiell situasjon 1,9 Jeg kan foreslå en velbegrunnet alternativ kurs uten partiskhet eller fordommer 2 Hvis jeg har en negativ side, så vil den være at: 0 2,0 Jeg føler meg ikke konfortabel hvis møter ikke er vel strukturert, kontrollert og generelt godt styrt 2,1 Jeg har en tendens til å være for generøs mot andre som har et syn som ikke har blitt luftet nok 1. Kjønn Kvinne / Mann (sett ring) 2. Alder (antall år) 3. Ansiennitet i virksomheten (antall år) 4. Generell prosjekterfaring (antall år) 5. Fagbakgrunn (sett kryss bak riktig alternativ nedenfor) Teknisk Naturvitenskapelig Administrasjon/økonomi Andre samfunnsvitenskapelige fag Andre fag ikke nevnt ovenfor 6. Antall år utdanning (antall år etter videregående: 0, 1, osv Spørsmål Her markerer du I hvilken grad du er enig eller ikke enig i spørsmålene: 5: I meget stor grad; 4: I stor grad; 3: I middels stor grad; 2: I liten grad; 1: I meget liten grad 1. Prosjektet kan analysere oppgaven for å avdekke hva den virkelig dreier seg om 2. Prosjektgruppen har den kunnskapen den trenger for å løse prosjektoppgaven (trenger ikke utvikle ny kunnskap eller innhente ekstern kompetanse) 3. Oppgaven prosjektet skal løse består av nye/unike/eksepsjonelle elementer 4. Vi finner den kunnskapen vi trenger for å løse oppgaven i databaser, manualer og lignende Sett tall her:

8 Hva er et team?

9 TeamPro - modellen 8. Prioriteringer 9 Læringsmiljø 10 Emosjonell Kompetanse 1 Team heterogenitet 4 Emosjonelle oppgavekonfl. 5 Emosjonelle personkonfl. 6 Kognitive oppgavekonfl. 7 Kognitive personkonfl. M O D E R A T O R 11 Leveranse 12 Læringsutbytte 13 Trivselsutbytte 2 Oppgave spesifitet 3 Personlighetstrekk I team

10 Det spesielle ved arbeidsgruppen team 1 Funksjonsavhengighet I hvilken utstrekning den enkelte er avhengig av de andres prestasjoner for selv å gjøre en god jobb I hvilken utstrekning det er avhengighet mellom den enkeltes oppgaver og gruppens samlede resultatmål 2 Gjensidig ansvar ( Common Fate ) I hvilken grad en gjøres personlig ansvarlig for de mål som er etablert for gruppen som sådan 3 Den menneskelige faktor er vesentlig trivsel og læring (utvikling) er viktig Ulike gruppeformasjoner: Team:

11 Mangfoldighet i team et tveegget sverd Milliken and Martins 1996 Effektivitet Heterogene team + Teamets sammensetning Homogene team Hererogene team: enten best eller dårligst Kovach 1976 Heterogene team - Ledere blir frustrerte Donnellon 1996

12 To konflikttyper - to konfliktområder Sak Person Emosjon Kognisjon (Hvilke konflikter er dette?) I hvilken grad var det saklige og fornuftsmessige konflikter i gruppen? Hvor mye (personlige) sammenstøt var det i gruppen? (Hvilke konflikter er dette?) (Hjertø, 2004)

13 Fire konflikttyper Emosjonell Kognitiv Sak Denne konflikttypen har et meget stort potensial i forhold til kreativitet, produktutvikling og nødvendige endringsprosesser. De grønne konfliktene er emosjonelle, med de går ikke på de andre personene, de går på saken. Det sterke emosjonelle elementet bidrar til et engasjement og en motivasjon som ofte er nødvendig for å presse frem de beste løsningene og de nye ideene, som ofte må kjempe mot og beseire gamle og trygge løsninger og fordommer. De blå konfliktene er logisk og analytisk karakter, og de skal dreie seg om sak, og om hva som er rett og hva som er galt (ikke korrekt). Slike konflikter er viktige og nyttige, og de innbyr til fordypning og konsistens, uanhegig av hva man i utgangspunktet måtte like eller ikke like av løsninger. Man bringer relevant informasjon inn, man sorterer argumentene og gir dem ulik vekt, og velger det alternativet som synes å være det beste, alle forhold tatt i betraktning. På mange måter er blå konflikter alles ideal, men ofte skjuler man røde konflikter som blå. Person De røde konfliktene er de som oppleves som mest truende i arbeidslivet. Vi har her et følelsesmessig konflikt mellom to eller flere personer, og konflikten dreier seg om væremåte i sin alminnelighet, en væremåte som den andre parten misliker (arrogant, dominerende, diskriminerende osv). Røde konflikter utvikler seg ofte til krangler om personlighetener og egenskaper (du er en sleip type, er du helt idiot, eller?! Jeg har egentlig aldri likte deg noe særlig), og mister fort fokus på oppgaven som skal løses. Samtidig har konfliktene i stormefasen elementer av å rense lufta; få ut undertrykt aggresjon, noe som KAN gjøre situasjonen bedre, men bare hvis de blir riktig behandlet. (De gule konfliktene som er beskrevet i dette prosjektet dreier seg om ørkesløse diskusjoner av bagateller mellom personer som vil vise at de har rett.) De mest konfliktunnvikende lederne tør ikke å åpne for konflikter i det hele tatt.

14 Forskjeller mellom prosjekt og team Prosjekt Team 1.Prosjektmandat 1.4 Grove planer 8.Teamets mandat 1.1 Omfang og mål 1.Formål; 2.Visjoner; 3.Hovedmål 1.2 Prosjektledelse; 1.3 Prosjektorganisering (9.Roller, ansvar struktur) 1.5 Tilgrensede; 1.6 K/N Investeringsanalyse 2.Strukturere 2.Lage en milepelsplan 5.Milepæler 3.Planlegge 2.Estimer omfang (tid) for oppgaver 2.Beregne nødvendige ressurser og varighet 2. Etablere ledelsens støtte og engasjement for prosjektet 3. Kompetanseutvikling 3.Gjennomfør risikovurdering 4.Scope 7.Ressurser 6.Risiko vurdering 4.Styre og kontrollere 4.Overvåke resultater 16.Teamkontrakt 4. Problemsymptomer 12.Problemløsning 6.Rapportere 6. Produsere de rette rapportene 10.Kommunikasjon 5.Vurdere endringer 7.Avslutte 11.Beslutningsprosesser 13.Heterogene team;14.rekruttering 15.Avvikling

15 Hva har vi funnet? Fenomener - begreper

16 Dataene Kvantitative analyser Utvalget Et utvalg på 26 individer er som regel for lite til å generalisere noe som helst Helst over100, Bør ha minst 50, Meget tvilsomt under 40 Med 2 team til hadde vi vært på 40! Et utvalg på 3 grupper gir selvsagt ingen mulighet til å generalisere på gruppenivå grupper som absolutt minimum Imidlertid Noen samvariasjoner er funnet som ikke KAN skyldes tilfeldige variasjoner Disse samvariasjonene gir grunnlag for HYPOTESER, som kan - granskes nærmere i den kvalitative delen av undersøkelsen - drøftes som mulige sammenhenger ut fra et konsulentperspektiv Noen operasjonaliseringer av enkelte begreper er funnet som virker svært lovende Disse begrepsoperasjonaliseringene er brukt i videre analyser

17 Konflikttypene Kvantitativt: Tilfredstillende faktorstruktur som deler konflikt/uenighet i gruppene opp i fire typer Kvalitativt: Tilsvarende observasjoner som støtter denne inndelingen(se eget innlegg)

18 Hva har vi funnet? Sammenhenger

19 Oppgaveklarhet Totalutbyttet Øker Leveransen(**) Konflikttypene Reduserer de gule konfliktene (KP)(**) Reduserer de røde konfliktene (EP)(**) Øker de grønne e konfliktene (ES)(*)

20 Heterogenitet (forskjellighet) Demografisk forskjellighet Konflikttypene Øker de røde konfliktene (EP)(*) Personlighetstrekkforskjellighet Vi fant ingen sammenhenger her. Merk at vi har bare tre verdier på denne variabelen

21 Dominerende personlighetstrekk i gruppen Vi fant ingen sammenhenger her. Vi fant interessante sammenhenger melllom Sosial Kompetanse og Hovedtrekk/Hovedroller (etter Belbin)

22 Oppgaveklarhet og Demografisk forskjellighet 4 Emosjonelle oppgavekonfl. 5 Emosjonelle personkonfl. Demografisk forskjellighet 1 Trekkforskjellighet Team heterogenitet 6 Kognitive oppgavekonfl. 7 Kognitive personkonfl. 11 Leveranse 12 Læringsutbytte 2 Oppgave klarhet 13 Trivselsutbytte 3 Personlighetstrekk I team

23 Konflikttypene og Teameffektivitet (Totalutbyttet) Leveransen De grønne (ES) konfliktene øker Leveransen(**) Foreløpig bekreftet i doktorstudien(ds) De blå (KS) konfliktene reduserer Leveransen(*&**) Foreløpig bekreftet i DS Læringen De grønne (ES) konfliktene øker Læringen(**) Foreløpig bekreftet i doktorstudien De blå (KS) konfliktene reduserer Læringen* Trivselen De røde (EP) konfliktene reduserer Trivselen(**) De blå (KS) konfliktene reduserer trivselen(*) Foreløpig bekreftes IKKE av DS

24 Konflikttypene og Teameffektivitet (Totalutbyttet) 4 Emosjonelle oppgavekonfl. 5 Emosjonelle personkonfl. 6 Kognitive oppgavekonfl. 7 Kognitive relasjonkonfl. (!) 11 Leveranse 12 Læringsutbytte 13 Trivselsutbytte

25 Læringsmiljø som moderator på forholdet mellom konflikter og totalutbytte Samvariasjonen mellom kognitive relasjonskonflikter (KR) og leveranse ble svakt moderert av variabelen læringsmiljø. Samvariasjonen mellom kognitive sakskonflikter (KS) og læringsutbytte ble svakt moderert av variabelen læringsmiljø

26 Prioriteringer som moderator på forholdet mellom konflikter og totalutbytte Samvariasjonen mellom kognitive relasjonskonflikter (KR) og læringsutbytte ble svakt positivt moderert Samvariasjonen mellom emosjonelle relasjonskonflikter (ER) og læringsutbytte ble svakt moderert Den i utgangspunktet negative samvariasjonen mellom emosjonelle relasjonskonflikter (ER) og trivselsutbyttesutbytte ble signifikant svakt forsterket

27 Læringsmiljø som moderator på forholdet mellom konflikter og totalutbytte 8. Prioriteringer 9 Læringsmiljø 10 Emosjonell Kompetanse 4 Emosjonelle oppgavekonfl. 11 Leveranse 5 Emosjonelle personkonfl. 6 Kognitive oppgavekonfl. 7 Kognitive personkonfl. 12 Læringsutbytte 13 Trivselsutbytte