KRAVSPESIFIKASJON FOR RAMMEAVTALE PÅ VIKARTJENESTER INNENFOR HELSE OG OMSORGSSEKTOREN

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON FOR RAMMEAVTALE PÅ VIKARTJENESTER INNENFOR HELSE OG OMSORGSSEKTOREN 1

2 Innhold 1 Innledning Generelt Autorisasjon Forhåndsundersøkelse for tuberkulose og MRSA Politiattest Språk Vikarens plikter Bestilling av vakter Forlengelse av vikarens oppdrag Bruk av «kjent vikar» Endring av rangering i kontraktsperioden Vikar ved fravær Legitimasjon Uniform Vikarenes lønn Vikarens boforhold Kjøring i hjemmebaserte tjenester Legemiddelhåndtering Opplæringsvakter Krav til statistikk Pris Kontraktsoppfølging Service og kvalitet Arbeidsgiveransvar Forsikring Fritak for solidaransvar i hele kontraktsperioden Rekruttering

3 1 Innledning Kravspesifikasjonen beskriver oppdragsgivers behov samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. Innlevering av tilbud oppfattes som en bekreftelse på at konkurransegrunnlaget med vedlegg er oppfylt og akseptert av leverandør. 2 Generelt Leveransen omfatter vikarer som er autoriserte sykepleiere, vernepleiere og helsefagarbeidere / hjelpepleiere. Begrepet vikartjeneste og vikarer har i denne sammenheng ingen tilknytning til stillingshjemler. Vikartjeneste kan derfor benyttes både som vikariater i eksisterende stillingshjemler ved fravær og for å løse oppgaver utenfor stillingshjemler som oppdragsgiver av ulike grunner i perioder ikke har kapasitet til å ta selv. Leverandør må tilby samtlige stillingskategorier. Hver stillingskategori må ivareta samtlige arbeidsoppgaver og arbeidsområder samt oppfylle minimumskravene til kvalifikasjonskravene. Innenfor helse og omsorg vil hjemmetjenestens behov avvike noe i forhold til institusjonenes behov. 3 Autorisasjon Leverandøren er ansvarlig for at alt personell som tilbys Oppdragsgiver er autorisert i henhold til offentligrettslige krav. Det skal fremgå av hver oppdragsbekreftelse hvem som tilbys Oppdragsgiver, og at leverandør har kontrollert at vedkommende innehar autorisasjon på tidspunktet for utstedelse av oppdragsbekreftelsen. Leverandøren skal umiddelbart tilbakekalle vikar dersom vedkommende mister autorisasjonen. 4 Forhåndsundersøkelse for tuberkulose og MRSA Vikarer som i løpet av de siste tre årene har oppholdt seg i minst tre måneder i land med høy forekomst av tuberkulose, og som skal tiltre eller gjeninntre i stilling, plikter å la seg undersøke for tuberkulose. Undersøkelsen må gjentas hvis arbeidstakeren har vært mer enn tre måneder i et land med høy forekomst av tuberkulose mellom to arbeidsperioder i Norge. Tuberkuloseundersøkelsen består av et røntgenbilde av lungene og skal være gjennomført i Norge. Vikaren trenger ikke å gjenta testen før hvert oppdrag, med mindre vikaren er på reise i tre måneder mellom hvert oppdrag. Følgende vikarer skal levere MRSA-test: alle som: tidligere har fått påvist MRSA, men ikke senere hatt tre negative kontrollprøver 3

4 eller som i løpet av siste 12 måneder har: fått påvist MRSA (selv om senere kontrollprøver har vært negative) bodd i samme husstand som MRSA-positive hatt nær kontakt med MRSA-positive uten å bruke beskyttelsesutstyr eller som i løpet av siste 12 måneder har vært i land utenfor Norden og der har: vært innlagt i helseinstitusjon, eller fått omfattende undersøkelse eller behandling i en helsetjeneste, elle arbeidet som helsearbeider, eller oppholdt seg i barnehjem eller flyktningleir vært innlagt i helseinstitusjon, eller fått omfattende undersøkelse eller behandling i en helsetjeneste, eller arbeidet som helsearbeider, eller oppholdt seg i barnehjem eller flyktningleir. Dersom vikaren har vært i risikosituasjoner godtar Oppdragsgiver tester tatt i nordiske land, som er tatt etter at risikosituasjonen er opphørt. Tester fra land utenfor Norden godtas ikke, da selve test-situasjonen vil innebære risiko for smitte. I bilag 5 - Smittevernskjema framkommer Harstad kommune sine rutiner. Leverandøren skal bruke samme skjema som Harstad kommune. Skjema for gjennomførte undersøkelser skal uten ugrunnet opphold fremleggers for Oppdragsgiver på forespørsel. 5 Politiattest Alle som skal yte helsehjelp til barn eller personer med utviklingshemming, skal legge fram attest fra politiet, jfr helsepersonelloven 20a og helse- og omsorgstjenesteloven 5 4. Harstad kommune har tjenestemottakere både innen gruppen barn og psykisk utviklingshemmede i alle sine omsorgsdistrikt, og vil nødig binde seg til at innleide vikarer skal avgrenses i oppdrag innen enheten. Det er derfor nødvendig å be om politiattest for alle vikarer som leies inn fra leverandøren. Når det sendes bestillingsbekreftelse fra leverandør skal det legges ved bekreftelse på levert politiattest for tilbudt vikar jf skjema bilag Språk Arbeidsspråk er norsk. Vikarene skal kunne beherske norsk godt muntlig og skriftlig på en slik måte at dette ikke er til hinder for å utøve tjenesten i tråd med avtalen. Vikarene skal minimum ha bestått test i norsk på B1-nivå og ha følgende ferdigheter: Kravet om dokumentasjon på språknivå i norsk tilsvarende B1 gjelder ikke vikarer med morsmålskompetanse i et skandinavisk språk. 4

5 7 Vikarens plikter Den enkelte vikar plikter å sette seg inn i og overholde de interne rutinene og retningslinjene ved arbeidsstedet, herunder, men ikke begrenset til, etiske retningslinjer, interne regler for arbeidsmiljø og lignende. Før oppdragets oppstart skal vikaren signere Oppdragsgivers taushetsskjema hos leverandøren, se bilag 4 - Taushetserklæring. Leverandør er ansvarlig for at vikaren overholder sine plikter i tråd med dette punkt. 8 Bestilling av vakter Oppdragsgiver sender skriftlig forespørsel med ønsket utdanning og erfaring til alle leverandører ved bestilling av vikartjenester. Ved bestilling av oppdrag gis leverandøren normalt en frist på 60 minutter til å svare. I forbindelse med ferier vil Oppdragsgiver etterstrebe en rimelig responstid. Oppdragsgiver har anledning, ikke en plikt, til å sette en lengre responsfrist for oppdrag fram i tid. Oppdragsgiver kan avvise en vikar som tilbys dersom referansesjekk utført av Oppdragsgiver eller tidligere dokumenterte erfaringer hos Oppdragsgiver viser at vikaren ikke er egnet for oppdraget. En vikar som tidligere har blitt definert som uegnet i andre oppdrag, skal ikke tilbys for andre oppdrag, uten at dette er avklart med Oppdragsgiver. 9 Forlengelse av vikarens oppdrag Oppdragsgiver kan forlenge et oppdrag når dette dreier seg om en sammenhengende forlengelse av vikarens oppdrag. Et opphold på inntil 3 døgn skal fremdeles regnes som en sammenhengende forlengelse. Vikarens avtalte ferieavvikling skal ikke regnes som et opphold i oppdraget. Vikaren kan få forlenget oppdraget sitt på et annet arbeidssted hos Oppdragsgiver enn det opprinnelige arbeidsstedet. Forlengelse forutsetter godkjennelsen fra Leverandøren og at forlengelse kan utføres av den samme vikaren. 10 Bruk av «kjent vikar» Oppdragsgiver kan velge en vikar fra en lavere rangert leverandør dersom vikaren har fått opplæring som er nødvendig for å tjenestegjøre på arbeidsstedet i rammeavtaleperioden. 11 Endring av rangering i kontraktsperioden Dersom den til enhver tid høyest rangerte leverandør over en periode på tre måneder ikke tilbyr kompetente og egnete vikarer i henhold til bestilling, kan Oppdragsgiver endre rangeringen for denne leverandøren for resten av kontraktsperioden. 5

6 12 Vikar ved fravær Ved sykdom eller annet fravær hos vikarer forplikter leverandøren å skaffe ny, egnet vikar til oppdraget i fraværsperioden. Dersom leverandøren ikke er i stand til å skaffe ny vikar, skal leverandøren dekke kostnadene ved ekstra administrasjon og overtid hos oppdragsgivers personell. Kostnadene skal dekkes med kroner 1500 per vakt. Leverandøren skal ikke dekke kostnaden når vakten dekkes av en annen avtaleleverandør. 13 Legitimasjon Vikaren skal bære synlig legitimasjon på at han/hun er ansatt hos leverandør. Legitimasjonen skal i tillegg inneholde bilde, fullt navn og stillingskategori. 14 Uniform Vikaren skal bære bekledning i tråd med arbeidsplassens rutiner. 15 Vikarenes lønn Vikarene skal ha minst samme lønn som ansatte i Harstad kommune med tilsvarende ansiennitet. Høyere lønn kan ikke viderefaktureres kommunen. Lønn, tillegg og rettigheter skal følge den til en hver tid gjeldende tariffavtale i kommunen (KS Hovedtariffavtale). Leverandør skal ha dokumentasjon på vikarens ansiennitet og lønnsberegning tilgjengelig på sin forretningsadresse. Vikarenes ansiennitet skal på oppdragsgivers forespørsel uten ugrunnet opphold dokumenteres ved arbeidsgiverattest/tjenestebevis fra tidligere arbeidsforhold, samt fødselsattest egne barn. Forutsetningen for å få uttelling for ansiennitet er at kandidaten leverer gyldige signerte attester. Dersom slik dokumentasjon ikke fremlegges, skal vikaren lønnes med null i ansiennitet. Senere fremvisning av dokumentasjon på ansiennitet gis ikke tilbakevirkende kraft for den perioden hvor slik dokumentasjon ikke var tilgjengelig for oppdragsgiver. Vikarens lønnsberegning skal på oppdragsgivers forespørsel dokumenteres ved timeliste og lønnslipp over hvilke utbetalinger som er foretatt til den enkelte vikar. Da på en slik måte at timelønn, ulike tillegg og lønnstrekk klart fremkommer. Attest/tjenestebevis skal inneholde navn på vikar og arbeidsgiver, fødselsdato, ansettelsesperiode og stilling. Dersom en ansatt har jobbet en gitt stillingsprosent over tid, skal dette fremkomme på attesten. Hvis personen derimot har jobbet i ekstravakter/tilkallingshjelp følger det av HTA at «ansiennitetsbestemmelsene gjelder tilsvarende for ekstrahjelp og timelønte som over en periode på ½ år har vært i tjeneste i gjennomsnitt 14 timer eller mer pr. uke.» 6

7 KS Hovedtariffavtale kap.1, 12, Ansiennitet 12.1 Lønnsansiennitet Lønnsansiennitet regnes tidligst fra fylte 18 ar. Ansiennitetsdatoen fastsettes til den 1. i tilsettingsmåneden på grunnlag av godskrevet lønnsansiennitet. Det gis ikke lønnsansiennitet etter flere bestemmelser for samme tidsrom Lønnsansiennitet fastsettes ved tilsetting etter følgende regler: Omsorgstjeneste godskrives med inntil 3 år. Med omsorgstjeneste menes omsorg for barn eller pleie av eldre eller syke. Fagarbeider med avlagt fagprøve får verdiskapningsdelen av læretiden medregnet i lønnsansienniteten. Verneplikt godskrives i lønnsansienniteten. Ved tilsetting i stilling uten særskilt krav om utdanning godskrives all tidligere privat og offentlig tjeneste i lønnsansienniteten. Som privat tjeneste regnes også arbeid i hjemmet med inntil 6 år. Ved tilsetting i annen stilling godskrives offentlig tjeneste fullt ut. I tillegg godskrives lønnsansiennitet for tidligere privat tjeneste som er av betydning for stillingen. Dette punktet gjelder også der det har vært avbrudd i tjenesten. For undervisningspersonale godskrives lønnsansiennitet for privat tjeneste etter fullført faglig og pedagogisk utdanning Fravær uten lønn i forbindelse med foreldrepermisjon eller videreutdanning medregnes med inntil samlet 2 år i lønnsansienniteten. Fravær i forbindelse med verneplikt godskrives. 16 Vikarens boforhold Leverandørene skal holde bolig for tilreisende vikarer gjennom den perioden hvor vikarene har sitt arbeidssted hos oppdragsgiver. Vikarene skal ha maks 30 minutter reisetid fra bosted til arbeidsplassen. Alle vikarene skal ha eget soverom med dør som kan låses, vindu som kan trekkes for og garderobeskap. Dersom ikke hver boenhet har toalett og dusj, skal dette være tilgjengelig i samme bygning som boenheten. Det skal være håndvask i tilknytning til WC/toalett. For hvert toalett og dusj skal det ikke være mer enn inntil 4 personer. Dersom det ikke er kjøkken og vaskemaskemaskin i hver boenhet, skal det være felleskjøkken og fellesvaskeri i samme bygning som boenheten. Før boenhetene tas i bruk av en vikar på nytt oppdrag, skal disse være rengjort. 7

8 Alle bygninger, herunder, men ikke begrenset til boenheter, soverom, og fellesarealer, skal tilfredsstille offentligrettslige krav og pålegg. Ved brudd på vikarens boforhold, kan oppdragsgiver vederlagsfritt si opp avtalen. Dersom Oppdragsgiver stiller bolig tilgjengelig for leverandøren vil oppdragsgiver fakturere leverandøren for husleien. Husleien vil være lik gjengs leie for tilsvarende bolig i området. 17 Kjøring i hjemmebaserte tjenester Vikarene i de hjemmebaserte tjenestene må ha gyldig kjøretillatelse, tilsvarende førerkort klasse B. Vikarene skal benytte kommunens kjøretøy dersom disse er tilgjengelige. Dersom kommunens kjøretøy ikke er tilgjengelige, dekkes bruk av privat kjøretøy ved statens satser. 18 Legemiddelhåndtering Vikarer skal ha avlagt prøve om legemiddelhåndtering tilsvarende den opplæringen som blir gitt i Harstad kommune før de tiltrer som vikarer. Leverandør skal kunne fremlegge dokumentasjon på at tilbudte vikarer har bestått legemiddelhåndteringskurs. Det må gis en bekreftelse på at vikaren har utført legemiddelhåndtering i praktisk tjeneste. Leverandøren skal sikre at vikar kan og vil ta ansvaret som følger med legemiddelhåndtering. Alle vikarer må gjøre seg kjent med og etterleve de enkelte virksomhetenes interne rutiner for legemiddelhåndtering. 19 Opplæringsvakter Leverandør dekker utgifter til minst to opplæringsvakter på det enkelte tjenestested. Dersom Oppdragsgiver mener at ytterligere opplæringsvakter er nødvendig, skal også disse dekkes av leverandør. Oppdragsgiver skal informere leverandør om behovet for ytterligere opplæringsvakter. 20 Krav til statistikk Leverandør skal hver 6.måned sende Oppdragsgiver ved innkjøpsrådgiver oppdatert statistikk. Statistikken skal inneholde omsetning siste 6 måneder, akkumulert for inneværende år; omsetning per avdeling per måned; vikarens navn med antall timer og beløp siste måned, akkumulert for inneværende år. Se bilag 8 for utfyllende informasjon om hvilken statistikk som skal sendes Oppdragsgiver. 8

9 I tillegg skal det i rapporter fremkomme bestillingsmønster som skal inkludere antall bestilte enkeltvakter (1 vakt), antall bestilte oppdrag med varighet 2-6 dager (inntil én uke), bestilte oppdrag med varighet i mer enn én uke, men mindre enn én måned og antall bestilte oppdrag med varighet over én måned. 21 Pris Prisen som kan faktureres kommunen, er vikarens timelønn, påslag til timelønn og et administrasjonsgebyr per vakt til dekning av øvrige kostnader og leverandørens fortjeneste. Påslagsfaktoren skal være 1,33 og dekker timelønn og sosiale kostnadene. Dersom leverandørens kostnader er høyere, må disse dekkes av leverandørens administrasjonsgebyr. Tilbyders administrasjonsgebyr skal oppgis i vedlagte prisskjema, se bilag 2 Leverandøren kan bare fakturere Oppdragsgiver for administrasjonsgebyr for inntil 6 vakter per kalenderuke. 22 Kontraktsoppfølging På Oppdragsgivers forespørsel, skal leverandøren uten ugrunnet opphold dokumentere at denne kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, blir oppfylt. Oppdragsgivers representant skal gis adgang til de lokaler hvor kravspesifikasjonen oppfylles, herunder gis anledning til å kontrollere vikarenes boforhold. Dersom leverandøren ikke etterkommer Oppdragsgivers forespørsel i henhold til dette punktet, kan Oppdragsgiver uten forvarsel og vederlagsfritt heve avtalen med den enkelte leverandør. 23 Service og kvalitet Det stilles krav om at: Leverandør har gode rutiner for å håndtere en eventuell situasjon der oppdragsgiver mener en vikar ikke fungerer i arbeidssituasjonen. Oppdragsgiver ber om at det i tilbudet redegjøres for aktuelle prosedyrer i en slik situasjon, der det tas hensyn til både praktiske og økonomiske perspektiv. Leverandør overvåker og gir råd til oppdragsgiver - for eksempel når oppdragets art, varighet og lignende kan komme i strid med lover og regler. Vikaren har arbeidserfaring på det aktuelle området. All personell som skal utføre tjenestene det etterspørres skal være uten advarsler og / eller reaksjoner fra Helsetilsynet. I tilbudet skal det redegjøres for hvordan dette sikres. Det forutsettes at vikarene har grunnopplæring i forhold til å være vikar (rutiner ved oppmøte, rutiner for å gi tilbakemelding, rutiner for timelister etc.) Opplæringsplan legges ved tilbudet. 9

10 24 Arbeidsgiveransvar Tjenesteyter skal være registrert i Arbeidstilsynets register over bemanningsforetak i henhold til Forskrift 4. juni 2008 nr 541 om bemanningsforetak. Tilbyder skal bekrefte sitt ansvar som arbeidsgiver. Med dette menes ansvar for å utbetale lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, eventuell sykelønn og andre lovbestemte trekk, samt kvalitetssikring av vikarer (grunnopplæring, taushetsplikt, politiattest, erfaring, system for tilbakemelding m.v.). Leverandør har ansvar i forhold til at tilbudte vikarer til enhver tid innehar offentlig godkjenning. Vikaren skal ikke leies ut til andre oppdragsgivere, dersom dette medfører arbeid utover 100 % stilling. Oppdragsgiver skal informeres dersom vikar skal jobbe for andre oppdragsgivere. 25 Forsikring Personellet skal være forsikret med ansvars- og underslagsforsikring samt yrkesskadeforsikring. Forsikring skal tilsvare kap 1, 10 og 11 i KS tariffavtale. Kopi av tilbyders poliser skal vedlegges tilbudet (se konkurransegrunnlaget 2.5 Presentasjonsform.) 26 Fritak for solidaransvar i hele kontraktsperioden Etter at kontrakt er undertegnet av begge parter skal gyldig versjon av attest fra kemner om fritak for solidaransvar for arbeidsgiveransvar og skattetrekk sendes Harstad kommune innen 2 uker etter kontraktsinngåelsen. Avtalen vil ikke være gyldig før attest er mottatt. Leverandøren har plikt til å sende oppdragsgiver ny gyldig attest i god tid før gyldighet for forrige attest utløper 27 Rekruttering Byrået skal ikke drive aktiv kampanje i kommunen for å rekruttere personell. Ordinær stillingsutlysning aksepteres. 10