Anskaffelse 15/1656. Innkommet spørsmål med svar

Transkript

1 Rammeavtale på kjøp av vikartjenester innenfor merkantilt område 1 Kan dere utdype noe om omfanget pr år per avtaleområdet 1, 2 og 3 2 I pkt 5.3 i konkurransegrunnlaget står det: Tilbudet skal leveres i en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Med dette forstår vi at alle dokumenter og vedlegg skal være del av denne versjon. Videre står det: Tilbudsteksten, samt vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 7), som skal fylles ut av tilbyder, skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word format. Her fremstår det som uklart om at de vedlegg nevnt i kap 7 skal være utfylt og signeres før de lagres som MS Word format? Eksempelvis vil prisskjema som er MS Word format vanskelig kunne signeres og lagres igjen, da som MS Word format. Vi forstår herav at de dokumenter jfr kap 7 som skal fylles ut skal fremkomme med signatur i fullstendig PDF versjon. Videre at de utfylte skjema jfr kap 7 i tillegg skal lagres utfylt, men uten signatur i MS Word format. Medfører dette riktighet? Vi har ikke de eksakte tallene men hoved omfanget er innenfor barnehage, i tillegg er det en del innenfor teknisk (driftsoperatører/vaktmestere). Jeg vil tro at godt over halvparten av omfanget er innenfor barnehage hovedsakelig assistenter. Omfanget innenfor kontor er nok det minste. Tillegg: Tall for Skedsmo er som følger: Område 3 utgjør 82%, Sentraladministrasjon (hovedsakelig renhold) utgjør 17%. Teknisk kun 1%. Det er svært sannsynlig at de andre kommunene fordeler seg omtrent som Skedsmo. Helt korrekt forstått, dette er hovedtilbudsversjonen. Denne kan signeres på alle sider hvis ønskelig. Det gjelder vedlegg 2, 3 og 5 som skal leveres i word-format uten signatur fordi disse blir benyttet ved avtaleutformingen (klipp/lim). Vedlegg 6 og 7 skal fylles ut og signeres og skal derfor KUN leveres i PDF som en del av hovedtilbudsversjonen. Vedlegg 1 og 4 behøver ikke å være en del av tilbudet. Ja, som forklart ovenfor. SENTRALADMINISTRASJONEN Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no,

2 3 Vi viser til rammeavtale NRI: Pkt. 5 Avrop på rammeavtalen: Leverandør skal besvare henvendelsen innenfor tidsfristen. Dersom leverandør ikke svarer innen fristen skal dette regnes som forsinkelse, og Oppdragsgiver kan gjøre gjeldende konvensjonalbot etter Vedlegg 1, Alminnelige innkjøpsvilkår, pkt frist for normale oppdrag skal være 3 dager og for ferievikarer 3 uker. Vi har i forhold til dette to spørsmål: a) Er konvensjonalbot kun knyttet til at det svares i tide eller til at man innen aktuell frist må presentere en aktuell kandidat for å unngå bot? b) Hvordan håndteres i praksis en konvensjonalbot dersom flere av leverandørene ikke overholder svarfrist for normale oppdrag? 4 Kommunene bestiller tidvis personer der det i oppdraget inngår reising mellom flere lokasjoner per dag (særlig aktuelt ved bestillinger med renhold i flere barnehager i løpet av en dag). Vil denne type reiseutgifter dekkes etter statens satser i ny rammeavtale? 5 Viser til oppdragsgivers kravspesifikasjon / matrise oppdragsgivers krav og tilbyderens svar. Er det kun i de tilfeller man svarer nei eller delvis på aktuelle må og bør krav man skal legge inn en alternativ løsningsbeskrivelse på det aktuelle krav på grunn av at man bare delvis eller ikke oppfyller kravet.? Er oppfyllelse av flest mulig bør krav med i tildelingskriteriene? 6 Viser til bemanningsdirektivet og kravet til likebehandling i forhold til innleievirksomhetens kompensasjon for arbeid. Dagene 1. og 17. mai samt nyttårsdag, skjærtorsdag, langfredag, 2.påskedag, Kristi himmelfartsdag, 2.pinsedag og 1. og 2. juledag er fridager med utbetaling av vanlig lønn forutsatt at aktuelt vikaroppdrag strekker seg før og etter en slik periode. Basert på dette antar vi at det betales / faktureres for helligdager separert når dette inntreffer under et oppdrag og at vi ikke skal inkludere dette i tilbudt faktor. Stemmer dette? a) Ja, kun at man svarer i tide b) Det sendes faktura fra oppdragsgiver Ja! Ja, det er i de tilfeller man MÅ beskrive men det er fullt mulig å sette inn forklarende tekst også der man har svart «Ja». Det kan den enkelte tilbyder selv bestemme. Jo mer informasjon vi får fra dere jo bedre blir grunnlaget for å kunne vurdere kriterium «Gjennomførings- /Leveringsevne». Ja, oppfylelse av flest mulig B-rav er med i evalueringen. Ja, det stemmer! Dere utbetaler lønn for disse dagene og faktureres oss de timene med påslag. Side 2 av 5

3 7 Innleid personell skal i henhold bemanningsdirektivet avlønnes etter innleievirksomhets ansiennitetsregler. Hvordan vil dette håndteres i aktuell avtale i forhold til påslagsfaktor som er inndelt i tre nærmere definerte kategorier. 8 Vi viser til pkt. 4.3 / krav 5 i konkurransegrunnlaget og har ønske om avklaring her. Skal egenerklæringen inneholde en eller flere av følgende forhold? ILO konvensjonens bestemmelser om arbeidsforhold Bekreftelse på at bestemmelser om lønnsvilkår under offentlige kontrakter følges Etterlevelse av bemanningsdirektivet Bekreftelse på at leverandør ikke er tidligere straffet ved dom Har dere en spesiell tekst dere ønsker skal benyttes til egenerklæringen? Det er omtalt i avtalens kap. 10, tredje avsnitt. Oppdragsgiverne vil jevnlig holde leverandørene oppdatert om lønns og arbeidsvilkår. Har nå utarbeidet et vedlegg 8 Erklæring Etiske Krav som skal benyttes. Derfor er også konkurransgrunnlagets kap. 7. endret. 9 Tilbudet skal som vi forstår ikke leveres i papirformat - satt inn i perm med skilleark. En elektronisk versjon av tilbudet skal kun leveres direkte på minnepinne (minnepinner og en rekke andre typer ekstern elektronisk lagring har varierende stabilitet, kvalitet og levetid). Kan det være aktuelt å legge ved en original - papireksemplar av besvarelsen som sikkerhet? Hvem har formelt ansvaret dersom minnepinnen med det aktuelle tilbud ikke kan leses når den ligger i mottakers lokaler? 10 Vi viser til vedlegg 3 / oppdragsgivers kravspesifikasjon / Pkt ang. må krav språkkunnskap. Når man nevner at Bergenstesten eller tilsvarende skal være bestått, mener man med dette at selve Bergenstesten er et krav overfor kandidater som ikke er hjemmehørende i Norden eller at dette vurderes på selvstendig basis av den enkelte konsulent fra gang til gang? 11 Hvor i besvarelsen / under hvilken flik skal man legge inn svar på tildelingskriteriet «utfylte referanseskjemaer»? Legg gjerne ved en original hvis du ønsker det men det er den elektroniske versjonen som gjelder. Det er tilbyderens ansvar. Da mener vi at kandidaten skal ha bestått en norsk-språklig test som tilsvarer Bergenstesten. Side 3 av 5

4 12 Hva legger man i tildelingskriteriet «øvrig dokumentasjon og beskrivelse gitt i tilbudet»? 13 I kravspesifikasjonen pkt 1 Besvarelse av kravspesifikasjonen står det: "Leverandøren skal besvare kravspesifikasjonen slik hensikten er i gitt i konkurransegrunnlaget". I konkurransegrunnlaget står det i pkt 5.2 Tilbuds disposisjon "Flik 4. Besvart kravspesifikasjon, evt. med ytterligere beskrivelse" Hva menes med "slik hensikt er gitt i konkurransegrunnlaget"? Videre står det i kravspesifikasjonen pkt 1: "..at alle krav skal besvares. Besvarelsens oppbygging og nummerering skal følge kravspesifikasjonen og kravteksten skal beholdes" Er dette å forstå at besvarelsen her under feltet "Løsningsbeskrivelse" i kravspesifikasjon er gjenstand for vurdering i forbindelse med tildelingkriteriet "Gjennomførings-/Leveringsevne"? 14 I kravspesifikasjonen pkt står det: "...Dersom vikaren ikke er i et oppdrag for Leverandøren når evt tilbud om stilling Oppdragsgiver gis, gjelder ingen bindingstid..." Er bindingstid å forstå som vikarens oppsigelsestid? Hvis ja - Er dette å forstå som at når en vikar f.eks har vært utleid til en enhet i 14 dager, så kan dette oppdraget avsluttes og vikaren kan begynne direkte hos enheten like etterpå om vedkommende ikke har oppdrag? Da ved at oppsigelsestiden gitt i arbeidskontrakt mellom vikar og Leverandør utgår i slik tilfeller? 15 I prisskjema skal det fylles inn kapasitet i form av: "...hvor mange vikarer leverandør har i sin pool for utvalgte stillinger som er tilgjengelig for oppdrag på Romerike". Samtidig står det i kvalifikasjonskrav pkt 4.5 "Oversikt over foretakets totale bemanning." Menes her total vikarbase i form av navneliste og evt. antall ansatte i administrasjon og ledelse? Dette er ikke noe tildelingskriterium men en del av en opplisting av dokumenter/ informasjon som evalueringen av kriterium «Gjennomførings-/Leveringsevne» skal baseres på. All informasjon som er gitt i tilbudet, som er relevant for dette kriterium, vil bli gjenstand for vurdering. Kravspesifikasjonen skal besvares elektronisk ved at de grå feltene fylles ut. Der det svares «Nei» eller "Delvis" på et krav SKAL årsaken/ytterligere forklaring føres inn i "Løsninsbeskrivelse". Dersom det svares "Ja" på et krav er det frivillig å fylle inn "Løsningsbskrivelse" men all beskrivende tekst vil tas med i evalueringene av kriterium " "Gjennomførings-/Leveringsevne". I tillegg kan ytterligere besvarelse av kravene gis i eget dokument, da med referanse til kravnr. slik at det er enkelt for evalueringsgruppa å finne fram. Dette er å anse som å "besvare kravspesifikasjonen slik hensikten er i gitt i konkurransegrunnlaget". Med bindingstiden mener vi den tiden den enkelte kommune må leie vikaren FØR vi kan ansette vikaren forutsatt at vikaren er i oppdrag i den samme kommunen, regnet fra det tidspunkt som vedtaket om ansettelsen blir meddelt vikarbyrået. Dersom vikaren IKKE er i oppdrag i den kommunen som tilbyr jobben gjelder ingen bindingstid. Dette er ment som erstatning for "rekruteringshonorar". Hva den enkelte vikar har avtalt med vikarbyråene er en sak mellom dem. Dere skal opp to forskjellige tall. Med "Oversikt over foretakets totale bemanning" menes hvor mange ansatte tilbyder har. I tabellen i vedlegg 2 skal det fylles ut det antallet vikarer som er tilgjengelige for oppdrag på Romerike. Side 4 av 5

5 16 Hvor i besvarelsen av konkurranseutlysningen / under hvilken flik skal man legge inn svar på tildelingskriteriet «utfylte referanseskjemaer» 17 Vi viser til vedlegg 3 / oppdragsgivers kravspesifikasjon / Pkt ang. må krav språkkunnskap, vårt tidligere spørsmål om dette samt svar på spørsmål sendt ut den 21.5: «Da mener vi at kandidaten skal ha bestått en norsk-språklig test som tilsvarer Bergenstesten.» Forskrift om godkjenning av yrkeskvalifikasjoner for styrer og pedagogisk leder i barnehage fra annen stat fastslår at *språkkravet ikke gjelder for styrere eller pedagogisk leder med et nordisk språk som morsmål. Vil kommunen stille høyere krav til kandidater som presenteres gjennom bemanningsselskap, enn kandidater som søker direkte på stilinger i kommunen? Ønsker en avklaring på hvem som skal omfattes av obligatorisk språktest før arbeidsforholdet starter i kommunen (omfattes også alle som har nordisk språk som morsmål i kravet til språktest)? 18 Mange bemanningsselskaper stiller minimumskrav i forhold til bestått språkprøve B1 for *aktuelle kandidater kan dette være aktuelt å følge i denne konkurransen? Flik 2 De som omfattes av slik test er de som ikke har Norsk, Svensk eller Dansk som morsmål. Nei Side 5 av 5