Rammeavtale XXXX Unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven ledd nr.2.

Transkript

1 Rammeavtale XXXX Unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven ledd nr.2. mellom Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid (NRI) (Oppdragsgiver) og xxxxxxxxxxxxxxxxxx (Leverandør) Kjøp av Vikartjenester innen helse, sosial- og barnevern Avtalen utstedes i to eksemplarer, hvor Oppdragsgiver og leverandør undertegner og behold hvert sitt. Sted: Dato: Oppdragsgiver: Leverandør: Tittel: Tittel:

2 Innholdsfortegnelse 1 DEFINISJON AV RAMMEAVTALE RAMMEAVTALENS FORMÅL RAMMEAVTALENS OMFANG AVTALEDOKUMENTENE PARTENES REPRESENTANTER PRØVETID AVROP PÅ RAMMEAVTALEN KONTAKT MELLOM PARTENE AVTALEOPPFØLGING LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR FAKTURERING ELEKTRONISK FAKTURERING EHANDELSPLATTFORMEN SEKRETARIATSBIDRAG AVBESTILLING RAMMEAVTALENS VARIGHET OPPSIGELSE TVISTER... 7 Side 2 av 7

3 1 Definisjon av rammeavtale Rammeavtale er en avtaletype der Leverandøren forplikter seg til å levere bestemte tjeneste til nærmere bestemte betingelser når Oppdragsgiver har behov for det; Avrop. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til uttak av noe bestemt omfang. Rammeavtalen medfører i utgangspunktet ingen økonomisk forpliktelse for Oppdragsgiven. Forpliktelsen for Oppdragsgiver oppstår først ved avrop på rammeavtalen. 2 Rammeavtalens formål Formålet med rammeavtalen er å få dekket Oppdragsgiverens behov for gode helsevikarer på en rask, effektiv og enkel måte. 3 Rammeavtalens omfang Dette er en rammeavtale om leveranse av vikartjenester innenfor merkantilt område som beskrevet i denne avtale med vedlegg. Likelydende avtale er inngått med to andre leverandører. Avrop på denne rammeavtale betegnes som oppdrag. Rammeavtalen gir Oppdragsgiver rett, men ingen plikt til å tildele oppdrag innenfor rammeavtalen. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde tjenester i rammeavtaleperioden. 4 Avtaledokumentene I dette punktet gis det en oversikt over de vedlegg som følger denne rammeavtale. Det nærmere innholdet fremgår av det enkelte vedlegget. Ved motstrid mellom vedleggene og avtaleteksten går avtaleteksten foran vedleggene. Vedlegg 1. Vedlegg 2. Vedlegg 3. Vedlegg 4. Alminnelige innkjøpsvilkår, Kjøp av tjenester Samlet pris og prisbestemmelser Oppdragsgivers kravspesifikasjon Leverandørens leveransespesifikasjon I tilfelle motstrid mellom vedleggene som ikke er uttrykkelig spesifisert, går vedlegg 1 foran de øvrige vedleggene, for øvrig er vedleggenes rangering i henhold til nummereringen. 5 Partenes representanter Skriftlige henvendelser: Alle skriftlige henvendelser vedrørende selve rammeavtalen skal adresseres slik: Til Oppdragsgiver: Enhet: Adresse: Poststed: Kontaktpersoner: For Oppdragsgiver: E-post: Tlf.: Faks: Side 3 av 7 Til Leverandøren: Enhet: Adresse: Poststed: For Leverandøren: E-post: Tlf.: Faks: Partene skal skriftlig varsle hverandre ved utskifting av representant. Leverandøren skal til enhver tid ha en fast kontaktperson for Oppdragsgiver. Ved eventuell bytte av kontaktperson som følge av sykdom, oppsigelser eller lignende skal Oppdragsgiver varsles om dette snarest mulig.

4 6 Prøvetid Rammeavtalen har en prøvetid på 6 måneder. I denne perioden er mangelfull levering grunnlag for heving av rammeavtalen. I slike tilfeller kan Kunden velge å forlenge prøvetiden. 7 Avrop på rammeavtalen Det er den enkelte enhet, avdeling, seksjon eller lign. som kan avrope på denne rammeavtale, disse er heretter kalt Bestiller. Reglene for tildeling av oppdrag er som følger: 1. Når Bestiller har behov for vikar skal det sendes en forespørsel pr. e-post til alle avtaleparter. I forespørselen skal det gis en tidsfrist for innlevering av tilbud på vikar, fristen settes av Bestiller for hvert oppdrag. Leverandør skal besvare henvendelsen innenfor tidsfristen. Dersom leverandør ikke svarer innen fristen skal dette regnes som forsinkelse, og Oppdragsgiver kan gjøre gjeldende konvensjonalbot etter Vedlegg 1, Alminnelige innkjøpsvilkår, pkt Svarfrist for normale oppdrag skal være 3 dager og for ferievikarer 3 uker. Svarfrist for hasteleveranser vil variere fra oppdrag til oppdrag, og brudd på denne svarfristen vil ikke medføre konvensjonalbot. 2. Når fristen er ute skal vikaren velges blant de svar som er inngitt innen fristen forutsatt at de har tilbudt vikar med nødvendige kvalifikasjoner. Den best egnede vikaren skal velges utfra følgende kriterier: Riktig kvalitet og erfaring, gode språkkunnskaper (CV bør vedlegges tilbud), vikarer som Oppdragsgiver har god erfaring med fra tidligere vil bli foretrukket. Kostnader, vikarens timelønn må derfor oppgis. 3. Dersom det er like tilbud skal loddtreknings -prinsippet følges. Alle svar på oppdragsforespørsler skal inneholde tilbudt vikars autorisasjonsnummer eller fødselsnummer og eventuelt godkjent politiattest. Tildeling av oppdrag under rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Hvert tildelte oppdrag innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, bestemmelser i denne rammeavtale vil i slike tilfelle likevel gjelde for hele oppdragsperioden. 8 Kontakt mellom partene All kontakt mellom partene skal initieres av Oppdragsgiver. Dersom Leverandøren har behov for å kontakte Oppdragsgiver vedr. markedsføringstiltak, møte med brukerne o.l. skal henvendelsen rettes KUN til kontaktpersonen jf. avtalens kap. 5. Det hindrer ikke Leverandøren å svare på henvendelser fra bestiller i forbindelse med avrop, eller å ta kontakt med den respektive bestiller dersom noe er uklart i et avrop. Dersom bestillerne ønsker telefonoppfølging av vikaren skal dette spesifiseres i avropet. I utgangspunktet ønsker ikke Oppdragsgiver slik oppfølging. Dette gjelder uansett om kontakten foregår pr. brev, e-post, telefon eller personlig oppmøte. 9 Avtaleoppfølging Oppdragstaker plikter å yte bistand ved leverandørrevisjoner og å dokumentere overfor Oppdragsgiver de forhold som danner grunnlag for avtaleforholdet, herunder de som er spesifisert i konkurransegrunnlaget, tilbudet, bestillingen, eventuelle endringsordre og andre muntlige og skriftlige løfter og avtaler mellom partene, inkludert vedlegg. Side 4 av 7

5 Oppdragstaker skal fremskaffe dokumentasjonen innen en uke fra forespørsel fra Oppdragsgiver. Ved varslet leverandørrevisjon på Oppdragstakers sted skal dokumentasjonen fremskaffes umiddelbart og fortløpende. Møter, revisjoner, bistand ved revisjoner og dokumentasjon skal ytes vederlagsfritt, og skal stå for hver parts egen regning. 10 Lønns- og arbeidsvilkår Denne bestemmelse gjelder både for ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle avtalen med Oppdragsgiver. Leverandøren skal sikre at de innleide, så lenge innleieforholdet varer, minst følger lønns- og arbeidsvilkårene hos oppdragsgiver i samsvar med arbeidsmiljøloven a, den til enhver tid gjeldende tariffavtale med alle vedlegg, samt eventuelle særavtaler i KStariffområde. Oppdragsgiver skal gi Leverandøren opplysninger som er nødvendige for at vilkåret om likebehandling kan oppfylles i samsvar med arbeidsmiljøloven b. På anmodning fra Oppdragsgiver skal Leverandøren dokumentere lønns- og arbeidsvilkår som er gjeldende hos Leverandøren når innleide arbeidstakere skal arbeide innenfor hovedtariffavtalens virkeområde, i samsvar med arbeidsmiljøloven b (4). Ved manglende oppfyllelse av denne bestemmelse påløper det konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er bekreftet brakt i orden av Leverandør. Konvensjonalboten utgjør 0,4% av det samlede vederlag som skal betales i henhold til det enkelte avrop. Samlet sum skal ikke overstige 15% av vederlaget. Oppdragsgiver kan heve Rammeavtalen dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller Leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden. 11 Fakturering Tjenestene skal faktureres etterskuddsvis pr mnd, og fakturert tid skal gjelde den tid som er medgått fra gjennomføring av tjenesten til faktureringstidspunktet. Timelister med vikarens lønn skal godkjennes av Bestiller på forhånd og vedlegges faktura. I de kommuner det er åpnet for e-faktura skal dette foretrekkes. Fakturaen skal merkes med følgende: navn på bestiller navn på vikar referansenr. Innleide vikarers lønnsslipp (event. med sladdede personalopplysninger) skal framlegges for Bestiller/Oppdragsgiver på forespørsel. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra Oppdragsgiver skyldes mangelfull eller uoverensstemmende dokumentasjon, følgebrev, faktura etc. fra Leverandør eller kvalitetssvikt i leveransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å returnere fakturaer som ikke er merket som beskrevet ovenfor Elektronisk fakturering Leverandøren plikter å levere elektronisk faktura i EHF-format. Informasjon om formatet er tilgjengelig på 12 ehandelsplattformen Tjenester som tilbys over denne rammeavtale skal kunne bestilles som fritekstbestilling over ehandelsplattformen. Leverandøren må ha epost adresse for ordremottak. Side 5 av 7

6 13 Sekretariatsbidrag NRI finansieres gjennom sekretariatsbidrag fra inngåtte avtaler. Sekretariatsbidraget for denne avtalen skal være 1,5 % på total omsetning over avtalen. Leverandøren skal sende oversikt over omsetning på Excel ark for grunnlag til beregning av bidraget innen 20. januar til NRI (se pkt. om Statistikk). NRI sender bekreftelse på at beløpet er riktig basert på kommunenes innrapporterte kjøp fra Leverandøren. Leverandør krediterer deretter bekreftet beløp. Bidraget regnes av total leveranse og krediteres etterskuddsvis hvert år. Det året avtalen utløper sendes oversikt til NRI og restbeløp krediteres uavhengig av tid på året. 14 Avbestilling Oppdragsgiver/Bestiller har rett til å avbestille oppdrag dersom behovet opphører. Følgende avbestillingsfrister gjelder: For enkeltvakter skal Oppdragsgiver kostnadsfritt kunne avbestille innen 4 timer før påbegynt vakt. For oppdrag som gjelder for 2 t.o.m. 10 vakter er avbestillingsfristen 24 timer. Oppdragsgiver skal kun belastes for avtalte vakter innenfor dette tidsrommet. For oppdrag som gjelder for mer enn 10 vakter, eller er tidsubestemt, er avbestillingsfristen 48 timer dersom annet ikke er avtalt i avropet. Oppdragsgiver skal kun belastes for avtalte vakter innenfor dette tidsrommet. 15 Rammeavtalens varighet Rammeavtalen gjelder fra og til , med mulighet til forlengelse på år. Rammeavtalen forlenges automatisk dersom annet ikke blir meddelt skriftlig innen avtaleperiodens utløp. Tildeling av oppdrag under rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Dersom oppdrag varer utover rammeavtalens periode, skal bestemmelsene i denne rammeavtale gjelder i hele oppdragets periode. 16 Oppsigelse Oppdragsgiver si opp avtalen med tre mnd. varsel. Leverandørens kan si opp avtalen med seks mnd. varsel. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å la være å forlenge avtalen med de rammeavtaleparter som har kunnet tilby kompetent(e) vikar(er) rettidig mindre enn 50 % av de gangene de har blitt forespurt jf. avropsbestemmelsene i kap. 7. Ved vesentlig mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold ansees som vesentlig mislighold (listen er ikke uttømmende): Brudd på avtalens kap. 8. Brudd på arbeidsmiljøloven (AML) og Hovedtariffavtalen, dokumentert av Oppdragsgiver, inkludert forslag til turnus som er i strid med AML. Lavere avlønning enn det som er nedfelt i kap. 10 og i vedlegg 3, Oppdragsgivers kravspesifikasjon. Selv om avtalen sies opp kan Oppdragsgiver kreve at hele eller deler av påbegynt oppdrag fullføres. Oppsigelsen skal være skriftlig. Side 6 av 7

7 17 Tvister Dersom det oppstår tvister om fortolkning av denne rammeavtale, skal dette søkes løst ved dialog og forhandlinger mellom partene. Fører ikke dette fram, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstolene. Romerike tingrett er verneting. Side 7 av 7