Rammeavtale 14/1473 Unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven ledd nr.2.

Transkript

1 Rammeavtale 14/1473 Unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven ledd nr.2. mellom Lørenskog kommune (Kunde) og xxxxxxxxxx (Leverandør) Overflatebehandling av tregulv Avtalen utstedes i to eksemplarer, hvor kunde og leverandør undertegner og behold hvert sitt. Sted: Lørenskog Dato: Kunde: Leverandør: Navn: Tittel: Navn: Tittel: SENTRALADMINISTRASJONEN Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no,

2 Innholdsfortegnelse 1 AVTALENS OMFANG DEFINISJON AV RAMMEAVTALE AVTALEDOKUMENTENE PARTENES REPRESENTANTER PRØVETID BESTILLING KANSELLERING AV BESTILLING HELSE, MILJØ OG SIKKERHET DOKUMENTASJON OG TEGNINGSUNDERLAG LEVERANDØRS PERSONELL KRAV TIL UTSTYR OG MATERIELL ADGANG TIL ANLEGG OG FASILITETER PRIS OG FAKTURERING PRISREDUKSJON ENDRINGER I MARKEDET FAKTURERING PRISGARANTI ELEKTRONISK FAKTURERING... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 13 RATEJUSTERING FASTE PRISER PERSONELLRATER REISEKOSTNADER MØTER OG RAPPORTERING RAPPORTERING TIL OFFENTLIGE MYNDIGHETER RAPPORT TIL SENTRALSKATTEKONTORET FOR UTENLANDSSAKER (SFU) KONFIDENSIALITET OVERDRAGELSE AV AVTALEN LOJALITET VARIGHET OPPSIGELSE... 7 Side 2 av 7

3 1 Avtalens omfang Rammeavtalen omfatter levering av overflatebehandling av i henhold til dette dokument med vedlegg. 2 Definisjon av rammeavtale Rammeavtale er en avtaletype der Leverandøren forplikter seg til å levere bestemte varer til nærmere bestemte betingelser når Kunden har behov for det; Avrop. Ved avrop som overstiger NOK ,- forbeholder Kunden seg retten til å forespørre også andre aktører i markedet. Rammeavtalen medfører i utgangspunktet ingen økonomisk forpliktelse for Kunden. Forpliktelsen for Kunden oppstår nå det avropes på rammeavtalen. 3 Avtaledokumentene I dette punktet gis det en oversikt over de vedlegg som følger denne avtale. Det nærmere innholdet fremgår av det enkelte vedlegget. Vedlegg 1. Vedlegg 2. Vedlegg 3. Vedlegg 4. Standard avtalevilkår for Kjøp av håndverkertjenester Kundens kravspesifikasjon Samlet pris og prisbestemmelser Leveransespesifikasjon/Leverandørens tilbud Tabell 1. Oversikt over vedlegg I tilfelle motstrid mellom vedleggene som ikke er uttrykkelig spesifisert, går vedlegg 1 foran de øvrige vedleggene, for øvrig er vedleggenes rangering i henhold til nummereringen. Hvis Leveransespesifikasjonen (vedlegg 4) ikke er i full overensstemmelse med Kundens kravspesifikasjon (vedlegg 2) må dette presiseres uttrykkelig i Leveransespesifikasjonen. I tilfelle motstrid som ikke er uttrykkelig spesifisert går Kravspesifikasjonen foran Leveransespesifikasjonen. 4 Partenes representanter Skriftlige henvendelser: Alle skriftlige henvendelser vedrørende selve avtalen skal adresseres slik: Til Kunden: Til Leverandøren: Navn: Lørenskog kommune Navn: Enhet: Teknisk sektor Enhet: Adresse: Postboks 304 Adresse: Poststed: 1471 Lørenskog Poststed: Kontaktpersoner: For Kunden: For Leverandøren: Navn: Helge Kjølstad Navn: E-post: postmottak@lorenskog.kommune.no E-post: Tlf.: Tlf.: Partene skal skriftlig varsle hverandre ved utskifting av representant. Leverandøren skal til enhver tid ha en fast kontaktperson for Kunden. Ved eventuell bytte av kontaktperson som følge av sykdom, oppsigelser eller lignende skal Kunden varsles om dette snarest mulig. 5 Prøvetid Rammeavtalen har en prøvetid på 6 måneder. I denne perioden er mangelfull levering grunnlag for heving av rammeavtalen. I slike tilfeller kan Kunden velge å forlenge prøvetiden. Side 3 av 7

4 6 Bestilling Bestilling skal alltid skje skriftlig. Kun bestilling der rekvirenten er bemyndiget og rekvirentens avdeling og navn tydelig fremkommer, er gyldig og bindende for Kunden. Kundens bestilling skal uten ugrunnet opphold bekreftes skriftlig. 6.1 Kansellering av bestilling Frem til skriftlig ordrebekreftelse er kommet frem til Kunden, kan Kunden uten varsel og særskilt grunn kansellere bestillingen uten at dette får konsekvenser for ham. 7 Helse, miljø og sikkerhet Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS, samt Kundens særlige HMS krav. Leverandør plikter å informere personell omfattet av Avtalen om Kundens til en hver tid gjeldende HMS krav og retningslinjer, og sikre at disse etterleves. 8 Dokumentasjon og tegningsunderlag All nødvendig dokumentasjon, som sertifikater, beskrivelser, tegninger, instrukser m.v., utgjør en integrert del av Tjenesten. Mangelfull eller manglende dokumentasjon utløser mangelansvar for Leverandør. Kunden beholder eksklusive rettigheter til resultatet av Tjenesten, uavhengig av format, samt til egne underlag. Kunden skal ha innsyn i og bruksrett til de underlag Leverandør bruker i tilknytning til Tjenesten, hva enten disse er Leverandørs eller tredjemanns eiendom. Leverandør garanterer at han har rett til å benytte alle sine innsatsfaktorer, herunder tredjemanns eiendomsbeskyttede løsninger, og at andres rettigheter ikke vil bli krenket ved gjennomføringen av Avtalen. Leverandør er ansvarlig for følger av eventuelle brudd på tredjemanns rettigheter. 9 Leverandørs personell Leverandør er ansvarlig for at avgitt fagpersonell har de offentlige godkjenninger, fagbrev, maskinførerbevis og sertifikater e.l. som er nødvendig for utførelsen av Tjenesten. Kunden har på anmodning rett til å kontrollere slike opplysninger. 10 Krav til utstyr og materiell Leverandør er ansvarlig for at eget personell til enhver tid innehar og bruker påkrevet personlig verne- og sikkerhetsutstyr, samt utstyr som forebygger utilsiktede utslipp til luft, jord og vann.. Spesielle krav knyttet til personlig verne- og sikkerhetsutstyr, samt miljøsikringsutstyr er listet i Vedlegg D Administrative bestemmelser. Leverandør er ansvarlig for alt nødvendig utstyr og materiell for utførelse av Tjenesten. 11 Adgang til anlegg og fasiliteter Leverandør og leverandørs personell har kun adgang til den del av Kundens område som er nødvendig for utførelsen av Tjenesten, og som definert i Vedlegg A - Leveranseomfang. 12 Pris og fakturering Alle priser knyttet til denne avtale er spesifisert i vedlegg 3, Samlet pris og prisbestemmelser og skal dekke alle Leverandørs kostnader ved utførelsen av Tjenesten. Eventuelle tilbud fra Leverandøren i perioden som er gunstigere enn de avtalte betingelsene skal automatisk gjelde for Kunden. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for Kunden. Med mindre annet er avtalt medfører endring i valutakursene ikke endring av avtaleprisene. I den grad Tjenesten er priset pr. time, skal Kunden ikke betale overtid eller kompensasjon for kvelds-, natt- eller hellidagsarbeid uten at dette er særskilt pålagt av Kunden. Side 4 av 7

5 Med mindre annet fremgår av avtalen er priser og timerater faste i avtaleperioden Prisreduksjon Leverandør skal ha som mål å redusere prisen på Tjenester omfattet av Avtalen ved kontinuerlig forbedring og effektivisering av egen organisasjon og rutiner Endringer i markedet Dersom avtaleprisene eller øvrige betingelser endres vesentlig utover det Partene hadde forutsatt ved inngåelsen av Avtalen har Kunden rett til å kreve revisjon av Avtalen Fakturering Dersom ikke annet er avtalt i vedlegg 3 skal leveransen faktureres i sin helhet etter levering og godkjenning har funnet sted. Fakturaen skal merkes med følgende referansenr.: Avtale 14/ Elektronisk fakturering Leverandøren plikter å levere elektronisk faktura i EHF-format. Informasjon om formatet er tilgjengelig på Prisgaranti Leverandøren skal sørge for at ytelsenes pris, alternativt forholdet mellom pris og kvalitet, til enhver tid er minst like gunstig for Kunden som tilsvarende eller sammenlignbare ytelser andre kunder normalt kan oppnå hos Leverandøren og underleverandører. Ved brudd på denne bestemmelsen skal Leverandøren tilbakebetale overprisen til Kunden og redusere de aktuelle prisene forholdsmessig. Kunden kan til enhver tid kreve dokumentasjon og revisjon hos Leverandøren for å sikre at Leverandøren overholder prisbestemmelsene i dette kapitlet, eventuelt ved bekreftelse fra en uavhengig revisor eller fra Leverandørens revisor. 13 Ratejustering 13.1 Faste priser Den delen av Tjenesten som utføres etter fast pris skal ikke prisjusteres i avtaleperioden Personellrater Personellratene er faste frem til <x (dato). Deretter kan ratene justeres pr. <x(dag, måned) hvert år i henhold til følgende formel: R = R0 x (0,20 + 0,80 x S1/S0) Hvor = R = Revidert rate og pris R0 = Gjeldende rate og pris S1 = Verdi av indeks <x offentliggjort i <x, tabell <x siste offentliggjorte indeks på justeringstidspunktet. S0 = Samme indeks som for S1, men siste offentliggjorte indeks ved avtaleinngåels MERK: Statistisk Sentralbyrås indekser finnes ved bruk av følgende internettadresse: MERK: Ta stilling til hvilken indeks som passer til Tjenesten, samt ta høyde for at ikke hele raten nødvendigvis skal justeres, tabellen over legger opp til en 20/80 deling kanskje 40/60 gir et mer korrekt uttrykk for hvor stor andel av personellraten som er gjenstand for faktisk justering] Side 5 av 7

6 Leverandør skal varsle Kunden om justering av ratene 30 dager før endring skal implementeres. Varsel skal inneholde en oversikt over gammel rate, endring, og justert rate. Oversikten skal vise beregningsgrunnlaget og samlet effekt på Avtalepris. Ved for sen varsling vil forskjell mellom gammel og ny rate ikke bli etterbetalt. 14 Reisekostnader Partene dekker egne kostnader i forbindelse med reiser/møter. Ved tjenestereiser pålagt av Kunden kompenseres Leverandør med avtalt timerate, begrenset oppad til 7,5 time pr. dag. Kostnader i forbindelse med reise, opphold og diett ved tjenestereiser pålagt av Kunde refunderes i henhold til Statens reiseregulativ. 15 Møter og rapportering Det skal avholdes jevnlige møter mellom Partene for å sikre korrekt oppfyllelse av avtaleforpliktelsen. Krav til møter, agenda, samt de retningslinjer som gjelder gjennomføringen fremgår av Vedlegg D Administrative bestemmelser. Leverandør skal rapportere i henhold til de krav og retningslinjer som fremgår av Vedlegg D Administrative bestemmelser. 16 Rapportering til offentlige myndigheter Det er Leverandørens fulle ansvar å sørge for at alle offentlige myndigheter og institusjoner som handler på offentlige myndigheters vegne får eventuell lovhjemlet informasjon i tilknytning til arbeidet. Leverandøren plikter å sørge for at alle underleverandører i nedstigende linje rapporterer til offentlige myndigheter i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Kunden skal holdes skadesløs for eventuelle kostnader påført Kunden som følge av Leverandørens manglende oppfyllelse av lover, forskrifter eller avtaler. Kunden forbeholder seg retten til å motregne slike kostnader sammen med et administrasjonsgebyr, mot beløp Leverandøren måtte ha tilgode hos Kunden Rapport til Sentralskattekontoret for utenlandssaker (SFU) Leverandøren skal rapportere til SFU i henhold til Ligningsloven med forskrifter senest 14 dager etter at arbeidet er startet. Rapporteringen omfatter Leverandørens og underleverandørers avtaler, underavtaler i nedstigende linje og arbeidstakere som benyttes i forbindelse med arbeidet. Rapporteringen omfatter alle avtaler som gir bygge- eller monteringsarbeid på land i Norge til firma som ikke er hjemmehørende i Norge, arbeidstakere uten norsk statsborgerskap som blir engasjert i Norge og arbeidstakere med norsk statsborgerskap dersom arbeidstakeren er ansatt i eller engasjert av firma som ikke er hjemmehørende i Norge. Skjema RF1198 skal benyttes for arbeidstakere og skjema RF1199 benyttes for avtaler og underavtaler. Ved endringer i avtaler eller engasjerte arbeidstakere, må det sendes oppdaterte rapporteringsdata senest 14 dager etter at endringen er gjort. 17 Konfidensialitet Leverandør og Leverandørs personell er forpliktet til å behandle alle opplysninger om Kunden og Tjenesten som konfidensielle, også etter at avtaleforholdet opphører. Leverandør skal ikke offentliggjøre inngåelse av denne Avtale, eller benytte Kunden som referanse, uten Kundens skriftlige samtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Brudd på denne bestemmelsen ansees som vesentlig avtalebrudd. Side 6 av 7

7 18 Overdragelse av avtalen Kunden kan overdra sine rettigheter og plikter etter Avtalen, helt eller delvis, forutsatt at Kunden kan godtgjøre at erververen har den økonomiske styrke som trengs for å kunne oppfylle Kundens forpliktelser etter Avtalen. Leverandøren kan ikke overdra eller pantsette Avtalen, del av eller interesse i den, uten Kundens samtykke. Slikt samtykke skal ikke nektes uten saklig grunn. 19 Lojalitet Kunden plikter å påse at rammeavtalen blir brukt av hele kommunen. Leverandøren plikter å påse at det ikke blir solgt produkter til Kunden som ikke er innefor avtalen. 20 Varighet Avtalen trer i kraft fra det tidspunktet som denne avtale er undertegnet av begge parter og varer i fire 4 - år. 21 Oppsigelse Partene kan si opp avtalen med tre mnd. skriftlig varsel. Ved vesentlig mislighold kan partene heve avtalen med umiddelbar virkning. Selv om avtalen sies opp/heves kan kunden kreve at hele eller deler av påbegynt oppdrag/leveranse fullføres, Leverandøren vil også beholde garanti/reklamasjonsansvar for leverte varer og alle utførte og påbegynte oppdrag. Side 7 av 7