NOR Vikartjenester generelle til Bergen kommune med samarbeidsparter (2. utlysning)

Transkript

1 NOR Vikartjenester generelle til Bergen kommune med samarbeidsparter (2. utlysning) Info Version 2 Url External tender reference id Tender type Tender Procurement procedure Open procedure Publish date 4/4/2014 8:37 AM Bid due date 4/28/ :00 PM Change date 4/4/2014 8:37 AM Buyer Company Bergen Kommune Version changes Ny tilbudsfrist Description Levering av vikarer til Bergen kommune med samarbeidsparter. Det er inngått egne avtaler for helsevikarer og pedagogisk personell. Det skal leveres vikarer med fagbrev, høyere utdanning og ufaglærte vikarer i alle kategorier. CPV codes Code Description Recruitment services Supply services of personnel including temporary staff. Documents Name Konkurransegrunnlag NOR Vikartjenester generelle, 2. utlysning Description Page 1 of 7

2 Announcements Date Name Description 4/11/2014 1:05 PM Spørsmål og svar Spørsmål: Lønnes ansatte i Bergen kommune ved bevegelige helligdager? Vil også da innleide medarbeidere få lønn ved slike dager og kan leverandør fakturere som normalt? Svar: I følge vikarbyrådirektivet skal vikaren lønnes som om vedkommende hadde vært ansatt direkte hos oppdragsgiver. For bevegelige helligdager: Hovedtariffavtalen pkt viser til at ansatte må ha vært i sammenhengende tjeneste minst 1 mnd. og ville vært i arbeid denne helligdagen. Etter bestemmelsene i HTA vil arbeidstaker ikke ha rett til lønn for de bevegelige helligdagene hvis de uten arbeidsgivers samtykke er borte fra arbeid dagen før eller etter helligdagen. 4/7/2014 2:05 PM Spørsmål og svar /4/2014 1:36 PM Spørsmål og svar Dersom vikar har rett på lønn på bevegelige helligdager skal dette faktureres som normalt. Spørsmål: Jeg har et spørsmål om også dette anbudet gjelder vikarer til Barneverntjenesten i Bergen? Svar: Leverandør må kunne tilby alle stillingskategorier. Unntaket er helsevikarer og pedagogisk personell. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av konkurransen. Spørsmål: Kan dere si noe om estimert volum på de forskjellige kategoriene? Svar: I evalueringen vil de tre stillingskategoriene telle likt. Products Category Description Delivery date Quantity Unit Vikartjenester Kategori 1 fagbrev (se minimumskrav) 1.00 Adm. gebyr pr. time Vikartjenester Kategori 2 høyere utdanning (se minimumskrav) 1.00 Adm. gebyr pr. time Vikartjenester Kategori 3 ufaglært (se minimumskrav) 1.00 Adm. gebyr pr. time Page 2 of 7

3 Requirements Level Description 1 Stillingskategori No Information only Leverandør må kunne levere vikarer i alle stillingskategorier, unntatt helsevikarer og pedagogisk personell hvor Bergen kommune har egne avtaler. Leverandør må kunne levere vikarer med ulik ansiennitet. Leverandør må i tillleg kunne levere vikarer i andre stillingskategorier på forespørsel fra oppdragsgiver. 2 Kategori 1 No Leverandør skal kunne levere vikarer med fagbrev, bl.a: - Renhold - Kokk - Vaktmester/driftsleder - Rørlegger - Elektriker - Tømrer 3 Kategori 2 No Leverandør skal kunne levere vikarer med høyere utdanning eller tilsvarende realkompetanse, bl. a: - Regnskapsmedarbeider - Økonomimedarbeider - Lønnsmedarbeider - Controller - Sekretær/saksbehandler - Arkivmedarbeider - IKT-medarbeider - Ingeniør/sivilingeniør - Jurist - Psykolog - Sosionom - Barnevernspedagog - Kulturmedarbeider 4 Kategori 3 No Leverandør skal kunne levere ufaglærte vikarer, bl. a: - Renholder - Vaktmester/driftrsleder - Kokk 5 Sosiale kostnader No Timelønn + sosiale kostnader + adm. gebyr = timepris. Timelønn: I henhold til oppdragsgivers tariffavtaler. Sosisale kostander: Se vedlegg 4 "sosiale kostnader" under fanen "filer". Adm. gebyr: Skal være i kr. eks. mva. Inkluderer alle kostnader leverandør må ha i forbindelse med vikaroppdrag. Prises under fanen "produkter". 6 Arbeidsgiveransvaret No Leverandør skal ha det fulle arbeidsgiveransvaret for vikaren. 7 Arbeidsgiveransvaret No Leverandør skal være ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers vil være i samsvar med bestilling av den enkelte vikar. 8 Arbeidsgiveransvaret No Page 3 of 7

4 Leverandør skal ha ansvaret for å utbetale lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, eventuell sykelønn og andre lovbestemte trekk til vikaren. 9 Arbeidsgiveransvaret No Leverandør skal følge vilkårene i Vikarbyrådirektivet (Direktiv 2008/104/EF av 19. november 2008 om vikararbeid). 10 Arbeidsgiveransvaret No Oppdragsgiver har rett til å be om at leverandør på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til sine ansatte. 11 Arbeidsgiveransvaret No Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Bergen kommune er underlagt gjeldende lover og regler, samt kommunens egne reglementer så langt de passer for det konkrete tjeneste- eller arbeidsforholdet. 12 Arbeidsgiveransvaret No Leverandør kan ikke bruke underleverandører. 13 Oppholdstillatelse/arbeidstillatelse No Leverandør skal kun levere vikarer som har oppholdstillatelse og arbeidstillatelse i Norge. 14 Vikarens tidligere arbeidsforhold No Leverandør skal ikke tilby vikarer som i løpet av de 3 siste månedene har vært fast ansatt innen samme oppgaveområdet hos oppdragsgiver. 15 Vikarens tidligere arbeidsforhold No Leverandør skal ikke tilby vikarer som har blitt oppsagt fra sin stilling i Bergen kommune for forhold som skyldes arbeidstakeren. 16 Politiattest No Leverandør er ansvarlig for at personell som skal arbeide med barn og unge under 18 år og personer med utviklingshemming, fremlegger gyldig politiattest før første arbeidsdag. Det vises til regelverk vedrørende krav til politiattest. Begrepet stilling skal forstås vidt. Det avgjørende for om politiattest skal kreves eller ikke, er om vedkommende i sin utøvelse av tjenesten vil kunne komme i en situasjon med barn eller utviklingshemmede der overgrep/seksualforbrytelse kan finne sted. 17 Politiattest No Leverandør er pliktig til å registrere hvem som har levert politiattest, og når politiattesten er levert. 18 Taushetsplikt No Det vises til reglene om taushetsplikt i forvaltningslovens (Lov av 10. februar 1967) 13 flg., og yrkesbestemte taushetsbestemmelser i særlover. Til anvendelse kommer også taushetserklæring, etiske retningslinjer og ITsikkerhetserklæring for vikarer til Bergen kommune. 19 Kvalitetssikring av vikar før tiltredelse No Før vikar tiltrer i vikariat plikter leverandør spesielt å: 1. Opplyse og sørge for at hver enkelt vikar har lest og forstått Bergen kommunes taushetserklæring, som skal være signert av vikar før tiltredelse i Bergen kommune. 2. Opplyse og sørge for at hver enkelt vikar har lest og forstått Bergen kommunes etiske retningslinjer. 3. Kvalitetssikre vikarens cv og vitnemål, samt sjekke minimum en referanse. Referanser fra Bergen kommune skal alltid sjekkes. 20 Helsekontroll No Leverandøren skal påse at vikar fremlegger attest på gjennomført lovpålagte helsekontroller som for eksempel tuberkulosetesting før vikar leies ut. 21 Vikaren No Leverandør skal holde oversikt over hvilke avdelinger, etater og virksomheter vikaren har erfaring fra. 22 Vikaren No Leverandør skal først tilby vikariat til de vikarer som bestiller ønsker. 23 Vikaren No Dersom vikaren uteblir pga. sykdom eller annet, plikter leverandør å stille med ny vikar innen rimelig tid. Page 4 of 7

5 24 Vikaren No Oppdragsgiver skal være pliktig til å tilbakemelde om vikaren ikke fungerer. Leverandør skal følge opp oppdragsgivers tilbakemelding om arbeidstakere som ikke fungerer. 25 Vikaren No Utskifting av vikarer kan ikke foretas uten bestillers skriftlige forhåndssamtykke. 26 Vikaren No Oppdragsgiver er fortrinnsvis ute etter faglært personell for stillinger som krever dette. 27 Generelle forventinger til vikarens egenskaper No Det forventes at vikaren - Tilpasser seg gjeldende arbeidsrutiner, arbeidstid og arbeidsmiljø - Jobber selvstendig - Er fleksibel og positiv - Er pliktoppfyllende - Har gode samarbeidsevner - Er engasjert og motivert 28 Opplæring av vikar No Det forutsettes at vikarene har grunnopplæring i forhold til å være vikar (rutiner ved oppmøte, rutiner for å gi tilbakemelding, rutiner for timelister etc.) 29 Opplæring av vikar No Dersom vikar ikke kan systemene og oppdragsgiver gjennomfører opplæring av vikaren, skal bestiller kunne trekke fra opplæringskostnader på faktura opptil 1 dag (7,5 eller 8 timer, det som er normal arbeidstid på arbeidsstedet). 30 Opplæring av vikar No Leverandøren skal sikre at vikar behersker norsk skriftlig og muntlig i tilstrekkelig grad til å utføre arbeidet på en god måte (kommunisere og forstå). 31 Opplæring av vikar No For stillinger som krever det skal leverandør gi nødvendig opplæring til vikar vedrørende brannsikring. Oppdragsgiver må samtidig påse at vikar kjenner branninstruksen på den enkelte arbeidsplassen. 32 Krav til levering No Det skal være mulig å forespørre/bestille vikarer mellom kl mandag torsdag, fredag kl , søndag kl Krav til levering No Responstid i forhold til første tilbakemelding er viktig. For hasteoppdrag, dvs oppdrag etterspurt dagen før eller samme dag, skal responstiden være maksimalt 15 minutter. For ordinære bestillinger (mer enn 24t til oppmøte) skal denne maksimalt være 2 timer. For henvendelser av denne typen som mottas på kveldstid løper tiden fra kl neste morgen. 34 Krav til levering No Page 5 of 7

6 Akutte bestillinger skal ha kortest mulig leveringstid. Ved bestilling samme dag skal leveringstiden være maksimalt 2 timer. Ved bestillinger mottatt dagen før eller tidligere skal vikar stille på avtalt tidspunkt. Med leveringstid menes det tiden fra bestiller forespør leverandør om vikar, til vikar stiller på arbeidsstedet. Tid bestiller bruker for å komme med tilbakemelding til leverandør skal ikke medregnes. Det forutsettes rask tilbakemelding dersom noe uforutsett skjer slik at vikar likevel ikke kan møte. 35 Krav til levering No Ordinære bestillinger skal ha en leveringstid på 1 døgn for oppdrag på mindre enn to uker 36 Krav til levering No For oppdrag som varer mer enn to uker, skal leverandør foreslå en kandidat etter 1 døgn. Fra forespørsel til kandidat kan begynne å arbeide, skal det maksimalt ta 2 døgn. 37 Krav til levering No Krav til levering gjelder oppdrag med omfang på 3 timer og mer. Leverandør skal så langt det er mulig være fleksibel når det gjelder eventuelle oppdrag under 3 timer. 38 Prosedyre for bestilling av vikar No Hastebestilling: 1. Bestiller sender forespørsel på epost eller sms til samtlige leverandører i avtalen. 2. Leverandør som svarer først og innen maksimalt 15 minutter får oppdraget, og skal levere vikar senest innen 2 timer fra forespørsel ble sendt. 3. Oppdragsgiver gir beskjed til de andre leverandørene. Planlagte oppdrag: 1. Bestiller sender forespørsel på epost, sms eller telefon til en leverandør om gangen. 2. Leverandør sender CV på aktuelle kandidater. 3. Bestiller vurderer kandidatene (utfører intervju med kandidatene i de situasjonene det er praktisk mulig), og gir så en tilbakemelding til leverandør. 4. Dersom det foreligger en aktuell kandidat blir bestiller enig med leverandør om stillingstype, erfaring, timepris og oppdragets lengde. Dette skal fortrinnsvis skje skriftlig og bestiller sender bestilling til leverandør. Dersom ingen kandidater er aktuelle gir bestiller tilbakemelding om ønske av nye kandidater. Leverandør plikter da å stille med andre kandidater. 5. Leverandør bekrefter bestilling skriftlig til bestiller. Dette gjelder også dersom bestilling har vært muntlig. 39 Prosedyre for bestilling av vikar No Leverandør skal oppgi epost-adresse og mobilnr. for bestilling av vikarer. 40 Arbeidstid No Leverandør er ansvarlig overfor oppdragsgiver for at arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser overholdes, herunder skal leverandør ha kontrollsystemer som sikrer dette. 41 Arbeidstid No Leverandør skal være ansvarlig for at vikarene informeres om arbeidsmiljølovens bestemmelser, videre skal vikarene pålegges å følge bestemmelsene. 42 Arbeidstid No Forespørsel om ekstraarbeid som er i konflikt med arbeidsmiljøloven, skal avvises. 43 Arbeidstid No Hver enkelt vikar skal følge den arbeidstiden som er normalen på den arbeidsplassen hvor de har oppdrag. 44 Opplysningsplikt No Ved utsendelse av oppdragsbekreftelse skal leverandør opplyse om total timepris. 45 Opplysningsplikt No Det tillates ikke i den enkelte vikarperiode å flytte vikarene til en høyere kompetansegrad. Page 6 of 7

7 46 Overtid No Overtid skal forhåndsgodkjennes av bestiller med henvisning til kontrakt om tjenesteområde, kompetansegrad og pris. 47 Overtid No Overtid for vikaren skal følge bestemmelsene som følger av KS-tariff. 48 Overtid No Ved pålagt overtid beregnes overtidstillegg av avtalt timepris for den aktuelle vikar. Overtidstillegget skal uoppfordret opplyses til bestiller i rimelig tid før vikarens tiltredelse. 49 Overtid No Overtidstillegget gjelder kun for vikarer som har jobbet ordinær arbeidsdag hos oppdragsgiver og oppdragsgiver pålegger overtid. 50 Ansettelse av vikarer No Leverandør kan ikke kreve «økonomisk vederlag»/ «arbeidsformidlingsgebyr» eller økonomisk kompensasjon dersom vikarer velger å slutte hos leverandør etter en ordinær søknadsprosess med utlysning av stilling og ansettelse hos oppdragsgiver. 51 Vikarens bolig No Oppdragsgiver kan ikke faktureres for boligutgifter, reise eller andre utgifter for vikar. Page 7 of 7