Manual. Del 1: Oversikt. QL Time brukerdokumentasjon: Oversikt Document: Norwegian Manual Part 1_version 2 Side: 1

Transkript

1 Manual Del 1: Oversikt QL Time brukerdokumentasjon: Oversikt Dato Side: 1

2 Om QL Time dokumentasjon Dokumentasjoner er delt inn i følgende deler: QL Time Oversikt (den del du nå har foran deg) QL Time Oppsett og forbredelser QL Time Detaljerte eksempler og spesielle scenarioer QL Time Rapport eksempler Tillegg Dokumentasjonen finnes tilgjengelig på våre kundesider ( i form av nedlastbare pdf filer. I tillegg til QL Time dokumentasjon finnes det også videoer som presenterer grunnleggende bruk av QL Time og spesiell funksjonalitet på våre kundesider. Kundesidene består også av en FAQ del hvor man vil finne svar på endel spørsmål og eventuelt videoer som tar for seg en spesiell oppgave / funksjon. QL Time oversikt Intensjonen med denne del er å beskrive viktig grunnleggende prinsipper og å definere terminologi som er benyttet i programmet og dokumentasjonen. Dette avsnittet dekker også det mest grunnleggende for registrering av personale. Etter å ha lest denne del skal brukeren ha en grunnleggende forståelse for hvordan QL Time kan bli benyttet i daglig drift for det vi betegner som en normal bruker. QL Time oppsett og forberedelser Før QL Time kan benyttes er det nødvendig å konfigurere systemet og for å kunne utføre dette er det nødvendig å lese denne del hvor vi beskriver mer detaljert hva som må konfigureres og sjekkes. Etter å ha lest denne del skal brukeren være i stand til å gjøre tilpasninger og ordinært vedlikehold av QL Time. QL Time detaljerte eksempler og spesielle scenarioer I denne del fordyper vi oss i noen eksempler og forklarer nærmere hvordan QL Time håndterer spesielle situasjoner. Denne del er for brukere som har god forhåndskunnskap til QL Time, men som ønsker mer detaljert forklaringer på spesielle situasjoner. Denne del er først og fremst for å støtte super brukere, og å gi detaljert forståelse for hvordan spesielle situasjoner vil bli håndtert av QL Time. Side: 2

3 QL Time rapport eksempler I denne del gis en beskrivelse av alle rapporter og hvordan man kan konfigurere enkelte rapporter. Denne del er ment for alle typer brukere for å gi en forståelse for hvilken informasjon som kan tas ut av QL Time. QL Time tillegg Dekker nyttig tilleggsinformasjon som dekker helt spesielle områder eller beskriver nærmere ny funksjonalitet siden siste revisjon av brukermanualen. Side: 3

4 Innhold Om QL Time dokumentasjon... 2 QL Time oversikt... 2 QL Time oppsett og forbredelser... 2 QL Time detaljerte eksempler og spesielle scenarioer... 2 QL Time rapport eksempler... 3 QL Time tillegg... 3 QL Time oversikt... 6 Å komme i gang... 6 Teknisk plattform... 6 QL Time målsetting... 7 QL Time utrulling... 8 QL Time System Oversikt... 9 QL Time grunnleggende funksjoner Brukerrettigheter Kostnadskalkulering, viktige grunnleggende prinsipper Overtid Døgnskifte og ukeskifte Flytte arbeidskost til forrige dag eller neste dag QL Time definisjoner Nummereringssystem Personkort Ansettelseskontrakt Arbeidsavtale Arbeidstidsavtale Arbeidsplan Tidsregistrerings bilde / timeregistrering Periode resultat Gjennomsnittelig uke kalkulering Behandlingsregler Snarveier Oppstart av QL Time Database konfigurering Side: 4

5 Hovedbilde (view) Verktøylinje Arbeidsplan oversikt Registreringer Oppsummering i Registrerings formulæret Periode Oppsett Innstillinger IC/OT/Skift regler / Ekstra tid Sosiale ytelser Fleksitidsregler Valideringsregler Hendelser Hendelses typer Helligdager Lønnsperioder Interne kontoer Eksportfil format Importerte data Øvrig data Terminal Terminal meldinger Busjetter Skift Roller Hjelp Om systemet Lisens avtale Backup Loggføring SMS SSL Kompabilitet med andre programmer Side: 5

6 QL Time oversikt Å komme i gang Teknisk plattform QL Time støtter følgende operativsystem: Windows XP Vista Windows 2000 Windows 7 I tillegg kreves at.net framework 4.0 er installert. Anbefalt databasesystem er Microsoft Azure, hvilket er Microsofts system for nettskyen hvor alt vedlikehold gjøres av Microsoft. Oppe tid er angitt til tilnærmet 100%. QuantumLeap Production Ltd vil utføre all testing og eventuelt feilretting med testing mot Microsoft Azure databaser. Dersom ønskelig kan QL Time installeres på: Microsoft SQL Server 2005 eller Microsoft SQL Server 2005 ekspresss SQL Server 2008 Forutsatt at det er minimum 50 mb fri diskplass. QuantumLeap produktene er testet og sertifisert mot Windows 7 og Microsoft Server 2008 av Microsoft. QuantumLeap produktene er laget av en : Side: 6

7 QL Time målsetting QL Time er et personalplanleggingssystem som også inkluderer all den funksjonalitet som dekkes av ordinære tidsregistreringssystemer og målet er å gi kunden øyeblikkelig besparelse på sin investering. Dette mål oppnås ved at vi har tilført spesiell funksjonalitet som setter bruker i stand til å identifisere områder med besparelsespotensiale, eller hvor bedre planlegging vil medføre bedre drift slik at bedriftens krav på kompetanse blir ivaretatt. Her er noe av den funksjonalitet som leveres med QL Time: Forskjellige budsjett typer, inkludert budsjettering av kompetanse Trendanalyser for å underlette planlegging Kostnadsanalyse for å lette planleggingen av arbeidstidskontrakter. Rapportering på dag for budsjetter og kostnader Kontroll av feriedager Varsling, for eksempel tidsfrister i forhold til NAV rapportering Oppfølging av barns fravær Realtids kalkulering av kostnader o I planleggingsfasen o Etter at tidsperioden er avsluttet Enkel innsamling av data fra tidsterminaler og tilgang til lagring av registrert tid i nettskyen, hvilket gjør at dedikerte terminaler kan unngås Enkel overføring og konfigurering av data til lønnssystem Timebank og fleksitid Web applikasjon for tidsregistrering Avdelingsbeskjeder, individuelle beskjeder og oppgaver kan sendes til terminaler I tillegg bygger løsning på ny og avansert.net teknikk som sikrer lang levetid og dermed mindre omstillingskostnader i fremtiden ved senere oppgraderinger. QL Time er også en del av QL Thinking konseptet som har som mål å vise teknikker og metoder for å oppnå betydelige forbedringer i daglig drift. Mer om QL Thinking finner du på vår web side Side: 7

8 QL Time utrulling Nedenfor er vist den arbeidsmetodikk som vi anbefaler for å få kunne få raskest og mest mulig effektiv implementering av QL Time. Aktivitetene under forberedelser er et must og bør gjøres så tidlig som mulig. Dette er hovedsakelig en engangsjobb og sikrer at det daglige arbeid og periode avslutningene går enklest mulig. Under Daglig arbeid anbefaler vi daglig oppfølging av registreringer. Dette fordi man ofte glemmer ting som ligger litt tilbake i tid. Det å endre arbeidsplan bør også gjøres med en gang endringer skjer. Forberedelser Regler for kalkulering Registrering av avdelinger og ansatte Test mot terminaler Daglig arbeid Analyser kostnad/trend Endringer i arbeidsplan Registrere aktuelle timer og hendelser Periode avslutning Eksport til lønnssystem Utskrifter Side: 8

9 QL Time System Oversikt System oversikten gir en skjematisk oversikt over hvordan systemet er designet og viser også noe funksjonalitet (SMS) som vil komme i senere versjoner. Side: 9

10 QL Time grunnleggende funksjoner QL Time består av mange ulike komponenter: System konfigurering o Regler for kalkulering av lønn (tariff avtaler med fagforeninger) Regler for skiftarbeid Ubekvem arbeidstid Overtid Ekstratid o Regler for kalkulering av kostnader som kommer i tillegg til direkte lønnsrelatert kost Arbeidsgiveravgift Forsikringskostnader Feriepengekostnader o Regler for validering av arbeidsavtaler og planer o Regler for bruk av fleksitidsordning og timebank o Hendelseskoder (fravær, ferie, permisjoner, møter etc.) o QL Time kontoer (lønnskontoer / interne kontoer) o Definisjon av nasjonale helligdager o Definering av skiftroller o Definisjon av lover per land o Oppsett og konfigurering mot terminaler o Filter som definerer hvordan forskjellige avvik skal håndteres o Budsjetter (arbeidskostnad kroner /%, salg, andre typer budsjetter) o Valuta. Ansatt informasjon med arbeidsavtaler og arbeidstidsavtaler (personkort) Arbeidsplanmodul (samling av forskjellige arbeidsavtaler i en gitt tidsramme) Registreringsbilde for stemplinger Modul for håndtering av perioderesultat o Låsing av lønnsperioder o Eksport til lønnssystem o Dataoverføring til statistikkdatabase Alle komponentene er nødvendig for å gi en avansert kalkulering av arbeidstidsplaner og en presis kostnadskalkulering. Full QL Time versjon inkluderer også et administrasjonsverktøy. Administrasjonsverktøyet benyttes blant annet til å sette opp og vedlikeholde firmastrukturen med avdelinger og ansatte, til å modifisere ansattes posisjoner og til å tildele brukerrettigheter. Administrasjonsverktøyets funksjonalitet er ikke beskrevet i denne manual og er ikke nødvendig for prøveversjonen som er begrenset til 10 ansatte og 3 brukere. Side: 10

11 I tillegg til den funksjonalitet som er nevnt ovenfor finnes et registreringsvindu for hendelser som er tilgjengelig fra: Personalkort Planleggingsmodul Registreringsformular for tidsregistrering Web (ikke inkludert i pakken) Mobil telefoner (ikke inkludert i pakken) Brukerrettigheter Det benyttes flere typer brukere av systemet, vanligvis Normalbruker Superbruker Administrator og avhengig av brukertype vil man få forskjellig tilgang til funksjoner. Dette betegnes normalt som brukerrettigheter. Kostnadskalkulering, viktige grunnleggende prinsipper QL Time benytter følgende prinsipper for kostnadskalkulering: Når en time er arbeidet blir kostnaden for timen kalkulert og vist i plan- og registreringsformularene. Dette blir gjort for alle kategorier av lønningstyper: o Timelønn (ekstrahjelp) o Månedslønn Fast lønnede (ingen tillegg for ubekvem eller overtid) Tillegg for ubekvem arbeidstid og overtid Bruk av timebank influerer ikke på kalkulert kostnad i det hele tatt. Når en ansatt arbeider en ekstra time og timen blir bokført i timebank i stedet for å bli utbetalt, så blir kostnaden fortsatt kalkulert og vist på den dag det blir arbeidet. o Når den ansatte benytter/avspaserer en time fra timebanken går tilsvarende kostnad til fradrag i plan- og registreringsformularet den dag timen blir benyttet. Dette blir gjort selv om kostnad eller timer blir eksportert til et lønningssystem. Husk følgende: Pluss / minus timer i timebank blir ikke rapportert til lønningssystemet Ekstra arbeidede timer / for lite arbeidede timer i forhold til gjeldene arbeidstidsskjema, for de med avtalt månedslønn, blir ikke rapportert og kan avhenge av tidsperioden som blir vist. NB! QL Time er ikke et lønningssystem / regnskapssystem og gjengir ikke de resultatene man normalt ser i slike systemer Side: 11

12 Overtid QL Tid kalkulerer overtid i perioder som overstiger avtalt arbeidstidsavtale. Dette prinsippet gjør kalkuleringen meget presis. Å gjøre en manuell kalkulering av overtid på samme måte vil ikke bare være krevende med hensyn til tid, men også vanskelig å utføre. Med en avtalt arbeidstid fra 8.00 til og med en planlagt pause fra kan følgende beregning bli aktuell dersom ekstra tid skal arbeides. Arbeidstid gir overtid fra 7.00 til 8.00 eller 1 time Arbeidstid gir overtid fra 7.00 til 8.00 og til eller 2 timer Dersom pausen reduseres til 15 minutter og går fra til vil det også beregnes overtid for som er den opprinnelige planlagte pausen I scenarioet ovenfor med arbeid før planlagt start, samt etter planlagt slutt og kortere pause kan overtid, avhengig av regeloppsett, beregnes med tre forskjellige satser. QL Tid s måte å kalkulere på influerer også på uke reglene for overtid. For eksempel dersom den ansatte er berettiget til overtid etter 37.5 timer i uken og også har en arbeidstidsavtale på uken som tilser 37.5 timer og arbeider en ekstra time første dag i uken, vil overtid bli beregnet på den første dagen i uken (mandag). Døgnskifte og ukeskifte QL Time bruker som standard midnatt som døgnskifte for å skille mellom to dager. Når det gjelder overgang mellom to uker så skjer dette i henhold til systemoppsett. Dette kan influere på hvordan overtid (dag og ukeregel) og ubekvem tid blir kalkulert. Det kan i gitte tilfelle også ha innvirkning på hvordan fravær blir behandlet. Ved å registrere en arbeidstid for eksempel på tirsdag fra til vil gi følgende resultat: Tirsdag til Onsdag til Med andre ord en klar splitt ved midnatt på de forskjellige dager. Når det gjelder overtid dagregel vil et skift som dette kun gi overtid dersom det spesifiserte antall timer på dette skiftet overstiger det spesifiserte antall timer NB! Denne metoden kan influere på dag før eller etter helligdag dersom den ansatte arbeider etter midnatt Side: 12

13 på skiftet. Flytte arbeidskost til forrige dag eller neste dag QL Time har en spesiell løsning for å flytte kost fra en dag til en annen. Denne egenskapen er spesielt nyttig for bransjer som f.eks. restaurant eller bakeri. Det er enkelt å forstå at en restaurant som åpner, for eksempel på formiddagen og stenger etter midnatt ønsker å se alle kostander på samme dag ved å flytte kostnadene som er beregnet etter midnatt til foregående dag. Dette kan i QL Time enkelt utføres ved å stille ett enkelt parameter. Å flytte kost forover for eksempel i et bakeri, som starter produksjonen om kvelden men selger produksjonen neste dag er like enkelt, og man kan da sammenligne salg og kostnader på en enkel måte. NB! Spesiell funksjonalitet for bedrifter som arbeider før og etter midnatt QL Time definisjoner Noen ord eller terminologi kan bli brukt annerledes i forskjellige land eller innen forskjellige bedrifter innen samme konsern. Av den grunn gir vi en nærmere forklaring av ord og uttrykk som benyttes i QL Time. Nummereringssystem QL Time bruker et internt nummereringssystem for Ansatte Kontoer (hendelser så som fravær, forretningsmøter o.l. eller for ordinære timer, ubekvem arbeidstidstillegg eller lignende.) Det er viktig å være klar over at disse nummerende ikke har noen ting med de interne nummer som benyttes innen kundens egen bedrift, men kun for internt bruk i QL Time. For eksempel, når en ansatt blir registrert får vedkommende et eget nummer som ikke kan endres på et senere tidspunkt. For å være i stand til å utveksle opplysninger med andre systemer som benytter et annet NB! QL Time bruker et eget internt nummereringssystem Side: 13

14 nummereringssystem må en link / forbindelse til det andre systemet defineres i personkortet. Personkort Personkortet benyttes til å lagre grunnleggende informasjon om hver enkelt ansatt. Personkortet består av et registreringsbilde med mange sider i form av ulike meny valg. Kortet inneholder grunnleggende informasjon så som adresser, telefonnummer, når man er ansatt og ikke minst arbeidsavtalen og arbeidstidsavtale. I tillegg har man også direkte tilgang til statistisk informasjon om den enkelte ansatte som for eksempel fravær, timebank e.l. Tips: Legg til bilder av hver enkelt ansatt for å gjøre det lettere å finne rett person Ansettelseskontrakt En ansettelseskontrakt er en kategori kontrakt som regulerer rettigheter og ansvar mellom partene. Kontrakten regulerer: Økonomisk avhengighet hvor mye en ansatt skal bli betalt, for eksempel i form av kompensasjon for overtid, ubekvem arbeidstid o.l. Vi betegner denne del av avtalen som Arbeidsavtale Sosial subordinasjon i dette tilfelle antall dager den ansatte skal arbeide med spesifikasjoner av når en ansatt skal arbeide, for eksempel når arbeidstiden begynner, når den slutter og pauseordninger. QL Time benytter ordet Arbeidstidsavtale. NB! Man må ikke lage en arbeidstidsavtale for hver enkelt ansatt, men det er absolutt noe vi anbefaler for å gjøre det lettest mulig å administrere QL Time og ikke minst fordi arbeidsmiljøloven i mange land krever det. Arbeidsavtale Med QL Time s definisjon av ordet Arbeidsavtale har vi først og fremst i tankene de regler som gjelder i forbindelse med fagforeninger og grupper av ansatte, eller en individuell avtale med en enkelt ansatt. Side: 14

15 QL Time inkluderer tariff avtaler i begrepet arbeidsavtale. Vi inkluderer med andre ord tariffavtalene inn i arbeidsavtalen og reglene er splittet i tre forskjellige hovedgrupper. Arbeidsavtaleregler, hvordan man kalkulerer overtid, ubekvem arbeidstid, ekstra tid o.l. Sosiale ytelser - kostnadskalkulering utover ren lønn, som for eksempel arbeidsgiver avgift, forsikring o.l. Fleksitid / Timebank regler De tre kategoriene beskrevet ovenfor må defineres per ansatt i personalkortet, se illustrasjonen nedenfor. Du binder hver enkelt ansatt til forhåndsdefinerte regler i personalkortet. Arbeidstidsavtale Arbeidstidsavtalen er hver enkelt ansatts individuelle avtale med firmaet for hvordan og når man skal arbeide. Arbeidstidsavtalen for en ukes rullering eller flere ukers rullering kan gjelde for en avdeling eller flere avdelinger. Eksemplet under viser arbeidstidsavtalen til en ansatt, med en ukes rullering og arbeid på to avdelinger. Side: 15

16 Arbeidstidsavtalen kan også spesifiseres som vist i eksemplet nedenfor med en to ukers syklus. Den avtalte arbeidstiden kan endres fortløpende basert på den enkeltes behov eller bedriftens behov. Slike temporære endringer skal ikke gjøres i Arbeidstidsavtalen, men i ukens Arbeidsplan. I nederste del av skjermbildet ser du også hvilket nummer i uke rulleringen dette gjelder. Arbeidsplan En arbeidsplan kan defineres som en samling av flere arbeidstidsavtaler i et gitt tidsrom (vanligvis en avdeling). I noen tilfeller kan det være at en individuell arbeidstidsavtale ikke eksisterer og da kan man legge de direkte inn i arbeidsplan. Side: 16

17 Arbeidsplanen kan bli endret for en enkelt ansatt så man får andre verdier enn i en underliggende arbeistidsavtale. Planen kan for eksempel vise at en ansatt arbeider overtid, har ferie eller sykefravær. Resultatet av endringene blir vist i arbeidsplanen og som i tilfelle over med ikoner og en annen farve (se Torsdag for Camilla). Dersom arbeidstidsavtalen tilsier en arbeidstid fra 8-16 og arbeidsplanen blir endret til 8-13, den endrede plan betraktes som den juridiske avtalen for dagen. Dette kan ha betydning, dersom en ansatt blir syk eller at andre regler blir gjeldene, for eksempel at tillegg for ubekvem arbeidstid blir kalkulert. Tidsregistrerings bilde / timeregistrering Tidsregistreringsformularet viser informasjon fra arbeidsplan og arbeidstidsavtalen samtidig med alle registrerte data fra terminalen(e) eller manuell innlegging. Tidsregistreringsformularet er også knyttet til et detaljert registreringsformular som gir deg enda mer fleksibilitet for håndtering av stemplings data. Timeregistreringsformularet er mer eller mindre likt Arbeidsplan, med unntak av at det kalkulerer med registrerte timer i stedefor planlagte timer. Dette gir deg virkelig kostnad for perioden med noen mindre unntak. NB! Dersom perioden ikke dekker slutten på arbeidstidsavtalen vil ub ikke bli kalkulert etter ukeregel. I tillegg får du detaljert informasjon fra dag til dag vedrørende korreksjoner som må utføres. Periode resultat Når alt er registrert og vi ønsker å avslutte og/eller eksportere data til et lønnssystem eller låse perioden for videre registrering, så kan vi gjøre dette under kontrollen Perioderesultat. Tilgangen til denne del av systemet avhenger av brukerrettigheter og det er nødvendig å ha superbruker rettigheter. Side: 17

18 Endel funksjonalitet vil ikke bli vist med mindre superbruker bestemmer seg for å kjøre i test modus. Bildet er temmelig likt det du ser i Tidsregistrering, men nå er de virkelige registreringene sammenlignet med arbeidstidsavtalen og differansene er vist basert på hvordan data skal eksporteres. Periode resultatet som vises er hva som vil bli eksportert til et lønnssystem basert på konfigurering og er ikke nødvendigvis likt for en hel avdeling. Det er hovedsakelig tre ting som kan bli gjort fra Perioderesultat bildet: Eksport av data til et lønnssystem i form av filer og/eller database tabeller Låsing av brukere for å unngå videre redigering av data i en periode Skrive historiske data til en statistikktabell Alle stegene ovenfor blir utført samtidig og brukeren vil kun få en sluttrapport vedrørende eksporten, med mindre man kjører i test modus. Dersom det er nødvendig å forandre data i en periode som er låst kan dette bare gjøres med administratorrettigheter og ved å følge en særskilt rutine. Mer opplysninger finnes under System konfigurasjon. Gjennomsnittlig uke kalkulering QL Time benytter følgende algoritme for å beregne en gjennomsnittsuke: Most years whose division by 4 equals an integer are leap years. Years that are evenly divisible by 100 are not leap years, unless they are also evenly divisible by 400, in which case they are leap years. By this rule, the average number of days per year will be /4-1/ /400 = 365, ,2425 / 12 = 30, average of days in a month 30, / 7 = 4, average weeks in a month An average month is defined as: 37.5 * = Reference: Gregorian calender Denne regel kan endres til et annen fast omregningsnøkkel i konfigurasjonsdelen. Side: 18

19 Behandlingsregler Behandlingsregler gjør brukeren i stand til å bygge kriteria for avvik som skal filtreres ut i registreringsformularet og hva som må behandles. Man fjerner med andre ord noe støy i registreringsbildet som man anser er mindre viktig for å konsentrere seg om de viktigste avvikene. Data som er filtrert ut og som ikke krever behandling vises med grønn farge og data som må behandles vises i rødt. Meldingene er vist i registreringsbildet i form av en tekstbeskjed i grønn og rød farge. Se eksemplet nedenfor. Side: 19

20 NB! All tid/betaling utenfor parameterne (rødt) vil bli fjernet i kalkuleringen I eksemplet ovenfor er linjen vist i rødt med teksten Utenfor fleksitid (+03:15) informasjon til brukeren at QL Time ikke kalkulerer lønn for perioden som ligger utenfor plan i henhold til parameterne i behandlingsfilteret. I nederste del av registreringsformularet vises også en beskjed om hvor mange korrigeringer som er nødvendig for valgte periode. Ved å klikke på linjen 24 celler med avvik kan man åpne et eget vindu som viser datoer og personer som må behandles. Side: 20

21 Side: 21

22 Snarveier QL Time har bygget inn en rekke snarveier hvilket gjør det mulig å utføre kommandoer eller starte funksjoner ved hjelp av to enkle tastetrykk. Det er standard å holde tasten CTRL nede samtidig som man trykker en annen bokstav eller tall. Flere hurtigtaster finner man for eksempel i innholds-menyen ved å høyre klikke i celler eller vinduer, for eksempel i fliken Registering og deretter peke på valget Justeringer. Side: 22

23 NB! Ved å høyre klikke i redigerbare felt åpnes innholdsmenyen. Side: 23

24 Oppstart av QL Time NB! Før du kan logge inn må riktig databaseforbindelse settes opp. Dersom dette ikke er gjordt av den som er ansvarlig for systemet, gå til avsnittet Database konfigurering som følger etter dette avsnitt for en mer detaljert forklaring. For å kunne benytte QL Time må man ha brukernavn og passord. Dette skal du normalt få av system administrator den førte gangen. Dersom du har lastet ned versjonen selv fra web må du også databaseoppsett og passord til databasen. Dette vil du få tilsendt på mail. Ved start kommer alle databaser med tre ulike brukerdefinisjoner: Normalbruker (normal01) Superbruker (super01) Adminbruker (admin01) Så snart du tar QL Time i bruk bør du også endre ditt passord og det kan du gjøre ved å velge Passord.. i øverste venstre hjørne. NB! Du kan endre ditt passord fra innloggingsbildet Windows autorisering brukes kun i spesielle tilfeller Database konfigurering Dersom man benytter en Azur database vil databasepassord, brukernavn til databasen og server passord bli sendt på mail til den som bestiller QL Time. Side: 24

25 Sørg for å oppbevare dette passordet på en betryggende måte da dette ikke er tilgjengelig for QuantumLeap support personell. Ta straks en kopi og oppbevar opplysningene på et sikkert sted som eventuelt er kjent for flere. Dersom man lager databasen ved hjelp av QuantumLeaps databaseinstallering (ikke web) skapes standard verdier automatisk i Windows registeret. Dersom det ikke er gjort må dette skapes av en såkalt reg fil som kjøres på hver enkelt klient. Det er endel andre prosedyrer som kan bli utført når du starter QL Time. Dersom det er en lokal databaseinstallering kan automatisk sikkerhetskopi bli utført. Det er den første bruker som ligger inn på dagen som medfører at sikkerhetskopi blir utført og brukeren vil normalt ikke merke at sikkerhetskopi blir kjørt. Dersom det er lastet ned en ny programversjon og den nye versjon krever en database oppdatering så vil dette bli utført automatisk o Dersom andre har benyttet en nyere versjon og oppdatert databasen kan det tenkes at du vil få en melding om at en ny versjon bør lastes ned. Klikk på Ja for å fortsette med oppdatert databasestruktur eller trykk Nei for ikke å oppgradere. Ved ikke å oppgradere kan det oppstå uventede resultater i beregninger eller meldinger. Ved å velge Nei kan man kjøre en sikkerhetskopi av databasen før man oppdaterer til nyere versjon. Husk å laste ned nye versjoner regelmessig fra: Side: 25

26 Hovedbilde (view) Eksemplet nedenfor viser hovedskjermbildet i QL Time eller arbeidsformular. Dette er det skjermbilde (evt. med noen tilpasninger) som vises etter at QL Time er startet opp. QL Time bygger på standard Windows funksjonalitet med toppmenyer, verktøylinjer, tabulatorvinduer og innholdsmenyer Eksempel: Toppmeny Toppmenyen gir tilgang til ulike funksjoner i QL Time. Side: 26

27 Eksempel: Horisontal flik kontroll De ulike flikene gir tilgang til ulik funksjonalitet og beskriver også hvor man befinner seg i prosessen. Arbeidsplan legges før perioden starter. Registreringsmodulen er for registrering og korrigering av time data og hendelser. Perioderesultatet er for eksport til lønnssystem og statistikkdatabase. Eksempel: Vertikal flik kontroll Benyttes for å få oversikt over avdelinger og ansatte. Ved å klikke på for eksempel avdelinger får man opp et bilde som vist i eksemplet nedenfor Ved å trykke på den liggende knappenålen i øverste høyre del låser man vinduet slik at det alltid vises. Vinduet har en avansert søkefunksjon hvor man for eksempel kan søke på adresser, telefonnummer o.l. Verktøylinje På verktøylinjen ligger noen valg som gir deg enkelt tilgang til ulike funksjoner. Verktøylinjen kan ha litt forskjellig utseende og er avhengig av hvilke fane du har valgt (plan, registrering, periode) og hvordan QL Time har blitt konfigurert. Side: 27

28 Eksempel Status meny: Nederst i skjermbildet finner man en status meny som viser litt ulik informasjon som for eksempel: Dagens dato Server tilknytning Database navn Bruker Versjonsnummer Arbeidsplan oversikt Når arbeidsplan er lastet opp ved å trykke på knappen Les data etter at periodene er valgt er arbeidsplan i utgangspunktet lik arbeidstidskjema som gjelder for perioden. I eksemplet ovenfor er det imidlertid gjort to endringer. Det er registrert et sykefravær på Anders Andersen på mandag og det er registrert ferie på Camilla Collet hele uken. Ikonet rødt kors indikerer sykdom og ikonet sol indikerer ferie. Nasjonale helligdager vises med flagg for den landkode som den ansatte er registrert på. For å endre en arbeidsplan må man dobbeltklikke i det hvite felt som er til høyre for den ansattes navn og under riktig dag. For å endre arbeidsplanen, ved å legge til eller endre en vakt fra klokken til med 30 minutters pauses, må man skrive: 10 bindestrek 19, deretter kolon etterfulgt av 030, med andre ord 10-19:030. Avslutt registreringen med å trykke Enter tasten. Side: 28

29 NB! Husk at formatet for å registrere pauser er: hhmm hvilket betyr at dersom man ønsker en times pause så taster man 100 hvor 1 = lik timen og 00 antall minutter utover timen. Man kan i stedet for å spesifisere pauselengden spesifisere eksakt når man ønsker pausen avviklet, for eksempel på følgende måte: 10-19:( ). QL Time vil nå legge inn følgende som vises i planen 10-19:030( ) slik at man ser eksakt når og hvor lang pausen skal være. Man kan også dele total pauselengde opp i flere pauser ved for eksempel å legge inn følgende: 10-19:( , ) om QLTime endrer til 10-19:045( , ) for å vise hvor mange minutter de to pausene utgjør, nemlig 45 minutter. En annen mulighet er å planlegge to arbeidsøkter ved for eksempel å taste inn: :020, :015 som vist i eksemplet nedenfor for Camilla Collet på Torsdag. I eksemplet ovenfor er feltet merket med lyse brunt. Dette er for å gi et signal om at planen nå er endret på denne dag sett i forhold til den standard arbeidstidsavtale som er inngått. Mer detaljerte eksempler på hva som vil skje dersom planen ikke blir fulgt, for eksempel ved sykdom er beskrevet under kapitelet Tillegg. Husk: Ved å endre et felt direkte i plan så endrer man også arbeidstidsavtalen for denne dagen. Side: 29

30 I stedet for å dobbelt klikke og skrive direkte i feltet kan man også benytte innholdsmenyen som benyttes for Planer. Den får man opp ved å høyre klikke når markøren peker på feltet man ønsker å endre slik som i eksemplet nedenfor. Velg i menyen eller gå videre til neste undermeny der det er markert med pil til høyre som for eksempel i valget Hendelse. I eksemplet nedenfor ser man til venstre for hvert enkelt navn et pluss tegn. Dersom man klikker på pluss tegnet til venstre for Anders vil man få en detaljert oversikt over hvordan kostnader for Anders blir beregnet for hver enkelt dag. Det er kun den valgte person som blir åpnet. For nå å kunne bevege seg til neste ansatt kan man holde Shift tasten nede og trykke Pil ned. Detaljene inneholder tre hovedgrupper av detaljer. Tids som er avtalt og hendelser knyttet til tid o Avtalt tid o Forklaringer Side: 30