Manual Del 2: Oppsett og konfigurering

Transkript

1 Manual Del 2: Oppsett og konfigurering Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 1

2 Innhold Manual... 1 Del 2: Oppsett og konfigurering... 1 Konfigurering og forberedelser... 4 QL Time konfigurering... 4 Innlogging... 4 Endre forbindelse til database og/eller server... 4 Database oppsett... 5 Endre bruker passord... 5 Lisensnøkkel... 6 Kontrollere lisensinformasjon i QL Time... 7 Oppsett... 7 Innstillinger... 8 Søking (i avdelingstabellene)... 9 Loggfil9 Tidsberegning Terminalkommunikasjon Backup innstillinger Øvrig data Kompetanse Skatteregioner Betalings sjablonger Erfaring Budsjettyper Land / Valutaer Avdelingsroller Arbeidsavtaler UB- / Overtids- / Skift- / Ekstratidregler Mertid 30 UB - Tillegg for ubekvem arbeidstid Skifttillegg Kostnadsflytting Fleksitid og timebank Timebank Utvidelse av arbeidstiden på en enkelt dag og gangtid Hendelser Skiftroller - definisjon Helligdager Lønnsperioder Eksportinnstillinger Eksportfilformater Perioderesultat Eksportfilnavn QL Time kontoer Eksportfilformat Konvertering til QL Time kontoer Oppsett for perioderesultat Ordinær modus Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 2

3 Undersøkelsesmodus Terminalkonfigurering og terminalbeskjeder CMS Terminalkommunikasjon service MCA Beskjedkontroll Message Control Application Budsjett / Salg Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 3

4 Konfigurering og forberedelser QL Time konfigurering Innlogging Skjermbildet for innlogging har flere funksjoner og man kan: Endre forbindelse til database og/eller server Endre passord Logge inn i QL Time Endre forbindelse til database og/eller server For å logge inn, trykk på knappen OK. For å endre database og/eller server trykk på knappen Valg>> For å kunne endre passord trykk på teksten Passord... i øverste venstre hjørne. Deretter klikk på Endre passord. NB! Du får ikke skjermbildet for å endre passord før du har logget inn med riktig passord. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 4

5 Database oppsett Database oppsett benyttes for å kunne endre til en annen database og / eller server. Det er kun i helt spesielle tilfeller valget Windows verifisering skal benyttes og da i samband med Active Directory. Velg de aktuelle feltene og skriv inn eller kopier riktige verdier. Brukernavn og passord, samt database navn blir sendt fra QuantumLeap Production Ltd når en Azure database skapes. Endre bruker passord Etter å ha trykket på teksten Passord i øverste venstre hjørne og valgt Endre passord vil man etter innlogging få mulighet til å endre passordet. Passordet må bekreftes før endringen blir godkjent. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 5

6 Lisensnøkkel Før QL Time og databasen kan bli benyttet trenger man et lisensnummer. Lisensnøkkel blir levert fra QuantumLeap Production Ltd eller en av QuantumLeap forhandlerne. For å endre lisensnøkkel har man to muligheter: benytte QuantumLeap Administrasjonsprogram endre lisensnøkkel fra QL Time via menyen Hjelp og deretter i bildet Lisens trykke på valget Oppgradere. Lisensnøkkelen holder orden på fem ulike komponenter: Antall brukere (som kan logge inn i QL Time) Antall avdelinger / firmaer Antall ansatte Dato til (dvs. til når lisensen er gyldig) Unikt lisensnummer Etter at lisensen utløper vil ingen brukere kunne logge inn i QL Time og en beskjed lik den som vil vises i eksemplet vil komme tilsynet under oppstart. Dersom lisens er utløpt vil man ikke få logget inn i QL Time uten en ny lisensnøkkel. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 6

7 Kontrollere lisensinformasjon i QL Time Ved å klikke på Hjelp i toppmenyen og deretter velge Lisensavtale får man bildet Lisensavtale. Ved å klikke på valget Oppgradere får man anledning til å legge inn ny lisensnøkkel. NB! Det må ikke benyttes en annen lisensnøkkel enn den man har fått fra QuantumLeap Production Ltd eller en av dens forhandlere. Feil kopiert lisens nøkkel kan medføre at man mister tilgang. Oppsett Dersom man velger Oppsett fra toppmenyen får man en oversikt over de funksjoner som finnes i QL Time. Husk at tilgang til denne menyen vil være meget begrenset avhengig av brukerrettigheter. Legg merke til hurtigtastene som kan benyttes for å nå de ulike funksjoner litt raskere. For eksempel ved å holde Ctrl tasten nede og så trykke på R tasten. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 7

8 Innstillinger Denne menyen består av flere faner og fanen Felles lar deg styre bl.a. språkhåndteringen. Ønsker du et spesielt språk klikk på Angi språk: og velg det språk som passer best. NB! Dersom pc en har en annen språkinnstilling enn valgt språk vil enkelte knapper og meldinger vises med pc innstillinger. Dersom man velger Automatisk valg for språk er det pc en eller klientens oppsett som styrer språkinnstillingen. Dersom QL Time ikke er tilpasset det valgte språket blir program tekstene vist på engelsk. På samme måte som for språk kan man stille inn hvilken valuta beregningene skal vises i. Vis tidligere ansatte styrer om man kun skal se de som har gyldig arbeidsavtale eller som potensielt kan få en gyldig avtale. Med andre ord så blir de som har sluttet dato definert i personkortet filtrert bort. Dersom Konverter alle andre valutaer til: er krysset av og valuta valgt, blir alle utregninger utført i den valgte valuta. Valget Vis alle avdelinger i avdelingstreet avgjør om også de avdelinger bruker normalt ikke har tilgang til skal vises. Denne funksjonaliteten gjør det mulig å låne personer fra andre avdelinger innen samme driftsenhet. Valget Varsle hvis det er helligdager i ferieperioden gir et varsel dersom man registrerer ferie som inneholder en helligdag. I enkelte land forlenges ferien automatisk dersom en helligdag inntreffer. I noen land forlenges ferie automatisk dersom en helligdag inntreffer i angitt ferieperiode. Valget Oppgave simulering er midlertidig for å kunne demonstrere fremtidig løsninger med visning av oppgaver på den enkelte dag. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 8

9 Søking (i avdelingstabellene) Dersom man krysser av for Bruk detaljert avdelingssøking gis det muligheter til å søke på detaljert informasjon i underliggende strukturer til avdelingstabellene og på personalkortet. Man kan søke på telefonnummer, adresser, navn o.l. I eksemplet over har vi søkt på teksten birgitta og det firma der Birgitta er tilknyttet vises, samt at Birgitta s navn er markert i lyse grått, hvilket indikerer at det vi søker på finnes på dette nivået. Loggfil Dette valg er utelukkende for noen detaljerte analyser. Ingen praktisk funksjon i daglig bruk. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 9

10 Tidsberegning Avkrysning i feltet Normal tid inkluderer all arbeidstid er mest av alt et spørsmål om hvordan man ønsker presentasjon av ordinær arbeidstid. Dersom man ikke krysser av vil kostnaden for ordinær arbeidstid bli splittet opp i: ordinær tid som ikke inkluderer overtidsarbeid arbeidstid hvor man betaler overtid Avkrysning av Vis ulønnede hendelser som timer i planen gjør at ubetalte timer vil bli vist i kolonnen lønn i arbeidsplan og registreringsbildet. Avkrysning i feltet Beregningsregel for omgjøring av avtalte timer per uke til timer per måned For å kunne konvertere mellom månedslønn og kostnad per uke benyttes en standard regel for omregning. Det er mulighet til å velge mellom en helt presis kalkulering eller den mest alminnelig brukte regel per idag (4,33 uker i en måned). Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 10

11 Terminalkommunikasjon Valget Tidsavbrudd per terminal i antall sekunder bestemmer hvor lenge terminal programmet skal vente på svar fra MR650 terminalen før det går videre og sender / henter data til og fra andre terminaler. Valget Status oppdateringstid (sek) er hvor mange sekunder mellom hver gang terminal programmet skal lytte til MR 650 terminalen og dermed hente data automatisk. Backup innstillinger Backup kan ved lokalt installert database benytte QL Time s database backup. Kryss av i feltet Aktiver automatisk daglig database backup, angi hvor backup skal lagres på serveren og trykk på Kjør backup. Det vil lagres to forskjellige backup filer på serveren, hvilket betyr at man minimum har to måneders backup tilbake i tid. Bruker må selv kopiere backup filer til annet media (eksternt) dersom man ønsker ytterligere sikkerhet. NB! Denne backup løsning kan ikke benyttes mot Azure databaser. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 11

12 Øvrig data Fanen Stillinger tillater å definere interne stillinger innen organisasjonen. Stillinger kan deretter benyttes i kombinasjon med kunnskaper til å budsjettere bedriftens ønskede kompetanse- / sikkerhetsnivå. Dobbelt klikk på ønsket stilling eller klikk på knappen Rediger for redigering. Ønsker man å legge til en ny stilling trykk på Ny. Fanen Stillingredigering er for å beskrive stillingstypene innen virksomheten og det kan også gjøres med forskjellige språk. Dersom du ikke definerer noe under Oversettelser så blir det navn du angir i Internasjonalt navn benyttet. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 12

13 Kompetanse Fanen Kompetanse benyttes til å definere den kompetanse man har eller trenger innen virksomheten. Funksjoner i andre deler av QL Time / QL Task vil søke etter personer med en bestemt kompetanse. I tillegg kan kompetanse sammen med stillingstype benyttes for å definere eller budsjettere bedriftens behov. Dobbelt klikk på ønsket kompetanse eller klikk på knappen Rediger for redigering. For å legge til en ny kompetanse trykk på Ny. Kompetanseredigering benyttes til å beskrive stillingstypen med forskjellige språk. Dersom man under Oversettelser ikke definerer noe så blir det navn som man angir i feltet Internasjonalt navn benyttet. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 13

14 Skatteregioner Fanen Skatteregioner lar deg definere skatt per kommune. Per skal arbeidsgiveravgift beregnes utfra den sone (kommune) der bedriften antas å drive sin virksomhet. Denne tabell knyttes automatisk opp mot den adresse som er registrert på den avdeling den ansatte er registrert i QL Time. Se eksemplet nedenfor som gjelder Avdelingsinformasjon og hvordan en avdeling skal defineres. Eksemplet nedenfor viser hvordan man knytter en avdeling til kommune tabellen. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 14

15 Kontakttyper Fanen Kontakttyper kategoriserer hvilke kontakttyper som kan registreres på personalkortet. Alle feltene er søkbare i søkefeltet til Trestrukturen som viser avdelinger, se eksempelet som viser trestruktur nedenfor. Nedenfor er vist et eksempel på hvordan informasjon kan registreres i personalkortet Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 15

16 Alle kontakttyper er søkbare i søkefeltet i Persontreet. Alt som passer til vil bli markert i lyse grått. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 16

17 Betalings sjablonger Fanen Betalings sjablonger tillater at man definerer ulike typer lønnsnivåer basert på medarbeiderens erfaring / ansiennitet. Man dobbelt klikker på det felt man ønsker å redigere eller trykker Ny dersom man ønsker en ny sjablong. Det er kun noen få opplysninger som kreves i betalingssjablong og informasjonen er kun for å lette innlegning av opplysninger på hver enkelt ansatt. Oppdatering av sjablonger gir ikke automatisk oppdatering av personer som er lenket til sjablongen. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 17

18 I personkortet finnes feltet sjablong og når man knytter en person til en sjablong blir lønnsnivåene automatisk satt basert på valgte sjablong Husk! Å endre på sjablongen endrer ikke noe på personkortet til hver enkelt ansatt. Nye nivåer blir ikke satt automatisk og det gis ikke automatisk et nytt opprykk etter et år. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 18

19 Erfaring Fanen Erfaring gir anledning til å definere en litt løsere struktur enn det formelle (absolutte) utdanningsnivået. Det som bygges opp i denne tabell definerer den struktur som må benyttes på personalkortet. Det tillates å definere tekster for alle de land man ønsker å ha språk for. Defineres ikke noe under Oversettelser benyttes internasjonalt navn. Strukturen benyttes til å bygge opp en CV på personkortet, se neste eksempel. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 19

20 Eksemplet over viser hvordan strukturen under Erfaring benyttes i personkortet. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 20

21 Budsjettyper Fanen Budsjett-typer har noen forhåndsdefinerte typer som er: Omsetning (netto) Arbeidskostnad Bonus I tillegg kan man definere så mange budsjett-typer man ønsker. NB! Når man definerer omsetning er dette alltid uten mva avgift. Legg merke til haken i feltet Skal vises i planene som gjør at man kan få budsjetterte data opp i Plan for å underlette planleggingen. Data fra budsjetter vises i plan under Oppsummering Data kan legges inn via Budsjett/salg i toppmenyen eller direkte fra Plan og Registrering formularene. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 21

22 Land / Valutaer Fanen Land / Valutaer tillater definering av ulike typer valutaer. Ved hjelp av valget Oppdater valutakurser via web tjeneste kan valuta automatisk oppdateres. Husk! Dette er en gratis tjeneste og det kan hende at tjenesten ikke er tilgjengelig i kortere perioder. Man kan også legge inn valuta manuelt. Ønsker man å benytte flere valutaer så vær oppmerksom på at all valuta konverteres til Euro ( ) før det eventuelt konverteres til andre valutaer man ønsker å se kostnaden i. Landkode defineres i personkortet under Basis informasjon, se eksemplet ovenfor. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 22

23 Avdelingsroller Fanen Avd. Roller tillater å definere roller i en virksomhet. Avdelingsroller benyttes for budsjettering av kompetanse nivåer i virksomheten. En rolle er en funksjon innen en avdeling som krever spesiell kunnskap / kompetanse. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 23

24 Arbeidsavtaler En arbeidsavtale er et sett med regler som definerer hvordan den enkelte medarbeider skal kompenseres for sitt arbeide og det vi først og fremst regulerer er hvordan tillegg for ubekvem arbeidstid og overtid skal beregnes. Arbeidsavtalen styrer eller kan styre langt mer enn det som er nevnt ovenfor. UB- / Overtids- / Skift- / Ekstratidregler Dette er QL time lønnstyper og har mange muligheter for tilpasning / konfigurering. En kombinasjon av de ulike tilleggene kalles et avtaleverk og vil normalt være reglene i Arbeidsmiljøloven eller en avtale med en fagforening. Man kan etablere så mange avtaleverk man måtte ønske, for eksempel for ulike fagforbund innen virksomheten. Hvert enkelt avtaleverk kan ha mange revideringer på tid. Husk! Skal avtalene endres så lager man en ny revidering istedetfor å endre på den gjeldene. Endrer man en gjeldene avtale kan man få en uønsket kalkulering tilbake i tid. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 24

25 Når man trykker på valget Ny avtale får man et valg som sier Kopier fra annen avtale. Dette valg gjør det enkelt å starte med en eksisterende avtale for deretter å gjøre endringer. QL Time har, i tillegg til ordinær lønn, følgende innebygde lønnsarter som i utgangspunktet kalkulerer og leverer tid: Tillegg for ubekvem arbeidstid (UB) Tillegg for overtid (OT) Skifttillegg Mertid Klikk på ønsket Basisregel og deretter Tilføy. Dette åpner et registreringsbilde som du ser i eksemplet nedenfor. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 25

26 3. Ukedag (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7) (1=Mandag) 4. Normal arbeidsuke (D) Mandag til fredag. I eksemplet over sier man enkelt og greit at etter klokken på alle ukedager (mandag fredag) skal det beregnes 40% overtid. Man kan i feltet Tariff angi både prosent og kronetillegg. For å benytte funksjonaliteten i de innebygde lønnstypene benyttes enkle regler for å angi hvilke dager som reglen skal gjelde for. Reglene blir benyttet i følgende rekkefølge: 1. Spesiell dag regel, (S) (etter at man skriver S får man anledning til å angi dato. 2. Helligdag (H) NB! Lørdag, søndag og helligdager gir ordinær betaling dersom de ikke er spesielt definert. Det kan angis mange ulike overtidsregler, for eksempel både 40%, 60% og 100% hvor tillegget er avhengig av tid på døgnet. Dette kan gjøres med mange regler eller man kan legge forskjellig funksjonalitet inn i samme regel for å lette oversikten. For eksempel kan alt knyttet til 100% gis som en regel slik: Eksemplet viser at på alle arbeidsdager (mandag til fredag), pluss lørdag etter klokken 21 så gis det 100% overtid. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 26

27 I tillegg gis det 100% på helligdager og på en spesiell dag ( ). Legg merke til at hva som gis også beskrives i klartekst, samt at det gis eksempler på formlene. Når det gjelder overtid og tillegg for ubekvem arbeidstid så finnes også andre regler som må defineres: Antall timer per dag det må arbeides før overtid gis Antall timer per uke det må arbeides før overtid gis Minimum arbeidstid før ubekvemstillegg blir kalkulert. Antall timer per dag det må arbeides overtid før overtid beregnes. For tiden er det 9 timer som er grensen i Norge. Antall timer per uke det må arbeides før overtid beregnes. Legg merke til at man kan regne gjennomsnitt av flere uker eller legge det innen rammen av pluss / minus timer innen hver syklus. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 27

28 NB! Å endre dag og uke regler kan gi uventede resultater og krever ekstrem nøyaktighet og oppfølging i etterkant Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 28

29 Eksempel: Arbeidstidsavtale for en enkelt ansatt: Mandag 8-17: timer Tirsdag 8-17: timer Onsdag 8-17: timer Torsdag 8-17: timer Fredag 8-17: timer TOTAL: 37.5 timer Total arbeidstid er 37,5 timer og dersom det arbeides noe ekstra vil dette bli beregnet som overtid. Dersom det arbeides ekstra på mandag, for eksempel fra 7:30 til 8:00 vil dette bli beregnet som en halv times overtid på uken og overtiden vil bli plassert på mandag fra 7:30-8:00. Dersom to, tre eller flere ukers arbeidssyklus beregner QL Time gjennomsnittet på ukene og overtid blir beregnet dersom antall timer overstiger 37,5 timer multiplisert med antall uker. Flere ukers arbeidssyklus defineres på personkortet under Arbeidstidsavtaler, se eksemplet til venstre. Forutsatt at valideringsregler er definert vil man også få en advarsel dersom man forsøker å lagre arbeidstidsregler som bryter med valideringsreglene. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 29

30 Mertid Mertid er den tid som går utover ordinær tid eksklusive overtid. Grunnen til å holde spesiell kontroll med mer tid på en egen QL konto er at flere land fokuserer på bruk av deltidskontrakter i stedefor fulltidsstillinger. I enkelte land har arbeidstaker rett til en fulltidsstilling dersom mertid overstiger et gitt antall timer innen et år eller løpende år. Benyttes denne funksjonalitet vil man automatisk bli varslet dersom grensene overstiges. UB - Tillegg for ubekvem arbeidstid UB formlene er bygget opp på samme måte som for overtid. Eksemplet viser at tillegg for ubekvem arbeidstid vil bli kalkulert på ukedager (mandag fredag) fra klokken 18:00-21:00 og at man får et tillegg på kr 21,- per time i tillegg til ordinære lønn. UB Ukeregel gjelder sammen med øvrige UB regler og benyttes til å definere hvor mange timer man må ha arbeidet før UB reglene kommer til anvendelse. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 30

31 Skifttillegg Skifttillegg spesifiseres på samme måte som tillegg for overtid og ubekvem arbeidstid. Det kan gis skifttillegg og tillegg for ubekvem arbeidstid for samme periode. Kostnadsflytting Eksemplet viser at kostnader som oppstår mellom på hverdager blir flyttet til neste dag. I tillegg blir alle helligdager flyttet til neste dag. Spesiell funksjonalitet for bakeri- og restaurantsektoren NB! Kostnader som flyttes fra fredag til lørdag vil ikke bli håndtert men forbli på lørdag Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 31

32 Sosiale ytelser Når man velger Oppsett og deretter Sosiale ytelser får man en oversikt over de regelverk som er definert. Man kan dobbelt klikke på en eksisterende regel eller klikke på Ny for å legge til en regel. Her er det vanlig å beregne feriepenger, arbeidsgiver avgift, forsikringer o.l. Hver enkelt regel kan ha mange revisjoner. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 32

33 Her dobbel klikker man på den kalkulering man ønsker å gjøre eller klikker Ny for å legge til ytterligere en beregning. Legg merke til piltastene på høyre side som peker opp og ned. Ved å markere en linje og deretter klikke på piltastene endrer man rekkefølgen i kalkuleringene. Den ekstra kalkulering som skal benyttes kan enkelt spesifiseres ved hjelp av formler. NB! Husk at tegnet > betyr større enn så dersom man skal beregne fra det år man fyller 60 så må man definere >59. Legg merke til at man kan beregne kalkuleringer på regions nivå (skattekommune) til avdelingen eller basert på den enkeltes bostedsadresse (personkort). Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 33

34 Beregning basert på: Sjekkboksen dagens lønn (I stedet for månedslønn) bør krysses av dersom man ønsker å foreta beregningen utfra dagens lønn i stedefor månedslønn. o I tillegg må man definere om man skal fordele på alle dager eller kun arbeidsdager. Sjekk boksen basislønn (før andre ekstra betalinger er lagt til bør krysses av dersom man ikke skal inkorporere tidligere kalkulerte sosiale tillegg. Regelverket må knyttes til hver enkelt ansatt på personkortet under Arbeidsavtale og i listboksen Tilleggsregel. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 34

35 Fleksitid og timebank Begrepet fleksitid benyttes når en ansatt kan velge innen visse grenser når man ønsker å starte eller avslutte arbeidet for dagen. Begrepet timebank benyttes når ledelsen bestemmer at arbeidede timer skal lagres på en timebank konto i stedet for å betale for arbeidet tid med en gang. Forskjellen mellom fleksitid og timebank er minimal fra QL Time sitt ståsted og den virkelige forskjellen ligger i om hendelsene skal behandles automatisk eller ikke. Den grunnleggende ide for fleksitid er å gi den enkelte ansatte eller gruppe av ansatte mer innflytelse på sin egen arbeidstid og dermed tidsplanlegging. Den ansatte burde i virkeligheten planlegge sin egen arbeidstid for uken, for eksempel gjennom et web grensesnitt. Fordeler ved fleksitids løsningen kan være: o Mindre kostnad (den ansatte tar ansvar og gjør de riktige tingene til rett tid) o Mer fleksibilitet i personal planleggingen. o Ansatte kan få denne rettighet som følge av for eksempel Arbeidsmiljøloven. I henhold til endel lands regelverk kan overtid, ubekvemstillegg og skift tillegg ikke lagres i timebank, men må utbetales med en gang. De ordinære timer kan imidlertid lagres i timebank. QL Time støtter begge muligheter. Eksemplet viser en fleksitidsregel som gir den ansatte anledning til å begynne mellom klokken 7 til 9 om morgenen og avslutte mellom klokken 15 og 18. Kjernetiden er mellom 9 og 15 og avvik fra dette vil gi trekk. Reglen for Max timer satt til 9 hindrer at overtid blir kalkulert etter 9 timer (dersom en slik regel er definert). Arbeid over 9 timer vil ikke bli godkjent. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 35

36 Sosiale ytelser Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 36

37 Timebank Det samme registreringsbildet som vist ovenfor blir også benyttet for timebank Man krysser da ikke av i feltet Bruk ikke timebank og man må også definere via listboksen om man skal utbetale tillegg eller legge tilleggene (UB og OT) til i timebanken. I noen tilfelle må det gjøres en omregning for å kunne legge dette til i timebank og i så fall er det viktig at riktig prosentsats benyttes. NB! Standard for både fleksitids- og timebankfunksjonaliteten er at kost kalkuleres på den dag det blir arbeidet. I personkortet under Arbeidsavtale definerer man for hver enkelt hvilken fleksitid/timebank avtale som skal gjelde under Fleksitidsregel NB! Dersom timebank ikke skal benyttes må det defineres en timebank regel som ikke gir timebank. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 37

38 Utvidelse av arbeidstiden på en enkelt dag og gangtid NB! Denne funksjonalitet er ikke implementert i QL Time i For at det skal være mulig for ansatte å komme tidligere eller forlate arbeidet senere og automatisk få betalt kan man i tillegg til den vanlige spesifisering av arbeidstiden angi ytterligere parametere for eksempel slik: Plan 9-19:030 endres til 9-19:030:010:015 hvilket gir den ansatte anledning til å starte arbeidet 10 minutter før 9:00 og avslutte arbeidet 15 minutter senere enn 19:00 samtidig som det automatisk blir betalt. Starter man tidligere enn 8:50 eller arbeider lengere enn 19:15 vil det ikke bli beregnet tid automatisk. Gangtid defineres på samme måten men gir ingen betaling fordi dette er normal tid for å bevege seg fra arbeidsplass og til utgangsdør for eksempel med terminal. Gangtid er derfor det motsatte av det som er spesifisert som utvidelse på en enkelt dag. Gangtid og utvidelse av arbeidstid på en enkelt dag adskilles slik: Betalt (utvidelses på en spesiell dag) Ikke betalt (gangtid) Plan 9-19:030 endres til 9-19:030:/w010:015/w hvilket gjør at registreringer i tidsrommet 8:50 til 9:00 ikke blir hensyntatt. Dersom registreringen skjer tidligere enn 8:50 vil bruker få melding om avvik og må ta stilling til hva som skal gjøres. Utvidelse av arbeidstiden kan defineres både på arbeidstidsavtalen og i plan. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 38

39 Hendelser Hendelser er alt fravær fra ordinær / normal arbeidsplass. Hendelser inkluderer sykefravær, fravær pga. barn eller ferier, og i tillegg fravær for eksterne møter, reiser o.l. For å skape en fraværskode velg Oppsett og deretter Hendelsesårsaker. Dobbeltklikk på den hendelse / linje som skal endres eller velg Ny for å registrere en ny hendelse. også angi hvilket land kodene skal gjelde for. Ved opprettelse av en ny hendelse må man først velge type. Klassifisering av hendelser kan ikke endres og hver enkelt klassifisering har en spesiell betydning. Fordi QL Time kan benyttes på tvers av landegrenser må man NB! Landkode knyttes til den landkode som er registrert på personkortet. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 39

40 Betalingsplan angir prosentbetaling og evt. gjeldene for en spesiell dag. I eksemplet er vist 100,0(>3) hvilket betyr at det skal betales 100% til å begynne med, men fra og med dag 4 skal det beregnes 0% hvilket vil si ingen godtgjørelse. Sjekkboksen Tell kun arbeidsdager angir hvordan QL Time skal telle tiden for fravær. Normalt angis sykefravær i kalenderdager, hvilket vil si at det for eksempel for fravær mandag og fredag skal regnes 4 dager. Sjekkboksen Er arbeidstid avgjør om fraværstimene skal telle som arbeidet tid når man vurderer plan. På denne måten kan møter registreres spesielt og samtidig være endel av vanlig virksomhet. Sjekkboksen Er arbeidskost avgjør om arbeidskost skal beregnes eller ikke.. Sjekkboksen Trekk fra timebank gjør at fraværende timer trekkes fra timebank kontoen. betales 100% til og med dag 16. Fra dag 17 betales det ikke noe. Eksemplet viser to karensdager ( 0 som det ikke betales for. Deretter at det fra dag 3 skal Slik bør du gjøre det: Start med betaling for første dag og føy deretter til parametere etter behov, adskilt av komma. Første del av formelen er 0,100(>2),0(>16) er 0 før første komma (markert i fet skrift) og det ansees å være default parameter for hendelsen. Ingen kostnad vil blir beregnet. Andre parameter er 100(>2) hvilket overstyrer første parameter fra og med dag 3 og det blir beregnet 100% lønn fra og med dag 3. Tredje parameter er 0(>16) hvilket overstyrer parameter to fra dag 3 og angir at det ikke skal beregnes lønn fra og med dag 17. Husk at kalkuleringene er basert på kalenderdager når det gjelder sykdom og på arbeidsdager når det gjelder ferie. Dette kan imidlertid variere fra land til land. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 40

41 Viktig: Antall parameter i reglene som defineres må ha tilsvarende regler i QL Time s kontosystem dersom opplysningene skal eksporteres til eksterne systemer. Hendelser kan registreres fra flere forskjellige funksjoner: Plan modul Registrerings modul Personkort Web modul (ikke inkludert i standard pakke) Mobil telefon (ikke inkludert i standard pakke) Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 41

42 Skiftroller - definisjon Før man begynner å arbeide med Skift roller bør man ha gjennomgått / definert både kunnskaper og posisjoner. For å lage eller endre en Skiftrolle velger man Oppsett og deretter Skiftroller. I det bildet man da får dobbeltklikker man på den skiftrolle man ønsker å redigere eller klikker Ny for å skape en ny rolle. Ved å dobbelt klikke på teksten Sikkerhet eller klikke på knappen Rediger kan vi se hvordan denne rollen er definert. En rolle kan defineres som en eller flere kompetanser, samt kombineres med en eller flere stillingstyper. I eksemplet vises at man kun krever Bachelor utdannelse. Det er ikke stilt noe krav til stillingstype. nummer en eller stilling nummer to. Det kan også krysses av for flere stillinger, men da blir det valgt mellom stilling Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 42

43 I feltet for Passende roller vil man nå kunne se i hvilke roller Frank Fristad kan benyttes. Eksemplet viser at Frank Fristad passer for rollen Sikkerhet Når du trykker på Budsjett/Salg i toppmenyen og deretter Arbeidsskift rolle plan kan man definere behovene slik som i eksemplet til venstre. Eksemplet viser at det er definert for avdeling Firma og for rollen Sikkerhet to personer fra 8:00 til 10:00 på mandag og en person fra 15:00-16:00 den 11/ og en person fra 19:00-21:00 den 13/ Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 43

44 Når man henter opp plan hvor dager i samme periode inngår vil man se nederst i bildet en tekst, for eksempel som denne 3 avvik i arbeidsskift rolle planen. Ved å klikke på teksten får man se hvilke avvik det dreier seg om. I eksemplet du ser til venstre har vi gjort et par endringer. Robin Hansen og Ulrik Ulriksen har begge fått samme kompetanse som Frank Fristad og derfor blir det kun 1 avvik i arbeidsskift rolle plan. Ekspanderer man raden Oppsummering vil man se hvordan QL Time har fordelt rollen Sikkerhet på to forskjellige personer: Robin Hansen på mandag fra og til Ulrik Ulriksen på onsdag. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 44

45 For tidspunktet 8:00 til 10:00 på mandag er Frank Fristad foreslått til å dekke posisjoneen. Resultatet i eksemplet over skyldes at det er definert følgende kompetanse nivåer: Robin Hansen = 3 Ulrik Ulriksen = 2 Frank Fristad = 0 Ulrik Hansen har markert et fravær på mandag og Frank Fristad har ikke plan, defor blir kompetanse rollen dekket av Robin Hansen. På onsdag er både Ulrik Hansen og Robin Hansen tilstede men Ulrik Hansen er markert med høyre grad og blir derfor foreslått. For tidspunktet 8:00-10:00 foreslås Frank Fristad mens Robin Hansen foreslås ikke, hvilket må være feil. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 45

46 Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 46

47 Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 47

48 Helligdager I QL Time er helligdager forhåndsdefinert. For å se hvordan helligdager er definert velg Oppsett og deretter Helligdager. Helligdager eksisterer kun i en instans men man kan endre til en ny regel for eksempel fra en gitt dato. Dersom man gjør en endring, for eksempel ved å markere en spesiell dag som helligdag bør man gjøre dette fra et gitt tidspunkt og som en ny regel. Dobbeltklikker man på eksisterende regel så vil man få en oversikt over definerte helligdager. Under teksten Helligdager finnes en åpen linje som kan benyttes for søkning og / eller filtrering. NB! Dersom en ny helligdag blir tilføyd eller fjernet, forsikre deg om at dette gjøres med en ny regel fra en gitt dag. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 48

49 Legg merke til at helligdager lagres med landkode og at det også bør defineres et internasjonalt navn. En helligdag kan også defineres som delvis helligdag. Dette gjelder for eksempel på julaften. beregnes. Disse definisjonene vil kunne innvirke på telling av antall feriedager som Merk! Disse definisjonene henger sammen med h parametere som benyttes for formel definering Når en ansatt har arbeidsplan på en helligdag så har vedkommende også krav på normal lønn for denne dag, hvilket kan inkludere for eksempel tillegg for ubekvem arbeidstid. Dersom en helligdag faller i ferieperioden og er en arbeidsdag skal også en ekstra dag ferie beregnes. Mandag til lørdag regnes som arbeidsdag når ferie kalkuleres såfremt dagen ikke er en helligdag. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 49

50 Lønnsperioder En lønnsperiode definerer en tidsperiode og hvordan data skal eksporteres for ulike typer lønn. Klikk på rediger eller dobbelt klikk på den linje du ønsker å redigere. Hver enkelt lønnsavtale brytes ned i ulike tidsperioder og man kan fortsette å legge til perioder i det uendelige. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 50

51 Hver enkelt lønnsperiode kan ha tre ulike typer Registrert Avvik Planlagt dette settes også som standard parameter. Normal måte å gjøre dette på er å eksportere Registrert informasjon (dvs. Beregninger basert på plan / stemplinger) og Det er kun unntaksvis at det vil være behov for andre løsninger, for eksempelvis at man ønsker å ferdigstille året før det er ferdig. Eksempel: Desember som normalt løper fra 1-31 desember splittes i to perioder a) 1-20 hvor registrerte data eksporteres b) hvor planlagt arbeid eksporteres En slik løsning kan være aktuell fordi man da kan betale ut lønn før 31 desember basert på planlagt arbeidstid og ikke reelt arbeidet. Neste lønnsperiode må derfor også splittes i to a) desember hvor avvik rapporteres b) 1-31 januar basert på registrert Svakheten med denne form for registrering er at det fort blir meget komplisert og vanskelig å følge logikken over tid. NB! Hver enkelt ansatt må i personkortet knyttes til en lønnseksportavtale. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 51

52 I tillegg til å knytte den ansatte til en lønnseksportavtale må også et lønnseksport nummer defineres. I eksemplet til venstre som viser personkortet, ser man nummeret og dette nummeret er det som benyttes for å eksportere data til for eksempel et lønnssystemet for den enkelte ansatte. Når man velger fanen Perioderesultat så må man i tillegg stille inn følgende for hva som skal eksporteres: Avdeling Lønnsperiodeavtale Tidsperiode (av lønnsperiodeavtale) Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 52

53 Eksportinnstillinger Det er tre måter data for de forskjellige grupperinger kan bli eksport på: Ingenting Kun avvik Alt For fastlønnede eksporteres ingenting med mindre det er manuelle timer. Normal bruk tilsier at for timelønnede eksporteres alle lønnsarter som kan eksporteres og som inneholder timedata. For personer med avtalt lønn eksporteres kun avvikene. Eksportfilformater Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 53

54 Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 54

55 Perioderesultat Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 55

56 Eksportfilnavn For hver enkelt avtale må det defineres et filnavn og eventuelt område / sti hvor eksport filen skal legges. Ved hjelp av listboksen Filformat velger man hvilken filformat filnavnet skal tilknyttes. Ved å benytte en fast definisjon for filformat slipper man problemer ved navngivning av fil for hver gang man skal eksportere. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 56

57 QL Time kontoer Alle kontoer bør gis en detaljert beskrivelse over hvordan de skal benyttes. Det er tre hovedgrupper av typer som kan gjøres: Automatisk beregnet lønn o En lønnskonto er en kontodefinisjon som benyttes for eksempel for skifttillegg, tillegg for ubekvem arbeidstid og overtid, samt ordinær lønn. o Grunnen til at dette må spesifiseres i detalj henger sammen med QL Times formler for beregninger av lønn. Husk at et overtidstillegg kan spesifiseres med flere parametere som for eksemel 40% og 100% og for å kunne splitte dette på flere kontoer så må tilsvarende QL kontoer defineres. Manuelt beregnet lønn o I tillegg til automatisk beregning kan man angi manuelle registreringer av lønn. Denne form for registrering påvirker ikke de automatiske beregningene gjordt av QL Time. Sosiale ytelser o Dette er en spesiell type konto som blir kalkulert med bakgrunn i hva som er gjort / beregnet for andre typer kontoer. De blir som oftest benyttet for å kalkulere en mest mulig riktig arbeids kostnad og er normalt ikke relatert til et lønnssystem, men svært ofte andre avsetninger beregning som foretas ved bokføringen. Bruker kan dobbeltklikke på ønsket lønnstype eller velge knappen Rediger for å endre eller se på en QL Time konto. For å registrere en ny konto velges knappen Ny. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 57

58 I nedtrekks listen Kontotype finner man en oversikt over de konto typer man kan registrere. Velg aktuell konto type og klikk Enter Pass på å gi hver konto en fornuftig beskrivelse slik du ser i feltet Beskrivelse QL Time kontonummer er relatert til QL Times nummerering, mens Eksport kontonr er det kontonummer som benyttes for eksport til andre systemer. Klikker man på meny valget Alle dager vil man få en oversikt Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 58

59 Dette gir mulighet til å splitte en lønnstype for helligdager eller en spesiell dag ut til en annen konto, i dette tilfelle at UB +21 føres på konto nummer Dersom man velger Hendelse I nedtrekks listen for Kontotype så får man en ny listboks hvor man kan velge ulike typer, for eksempel Hendelse. Når man velger Velg hendelsesårsak vil listboksen for Hendelsesårsaker vises. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 59

60 Eksempel: Fravær 0% betaling (ikke betalt) Fravær 100% (100% av ordinær lønn) Knytt 0% til en QL konto Fravær ikke betalt ved å tilføye parameteret 0% og knytt Fravær 100% til konto Fravær betalt ved å tilføye parameteret 100%. Kritisk: Sjekk og dobbeltsjekk at forbindelse mellom hendelseskoder og QL kontoer er korrekt definert. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 60

61 Eksportfilformat Velg et forhåndsdefinert filformat eller bygg et eget format. Forhåndsdefinerte filformat kan også endres. definisjoner. Det er brukers ansvar å verifisere at forhåndsdefinert filformat stemmer overens med lønnssystemets Det anbefales ikke å forsøke å endre en eksisterende kontodefinisjon eller bygge en ny, med mindre man er datakyndig og vant til å arbeide med denne type filer. Leverandøren vil kunne være behjelpelig med å teste og definere opp filstruktur. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 61

62 Eksemplet viser skjermbildet for redigering av hvert enkelt felt. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 62

63 Konvertering til QL Time kontoer Som tidligere beskrevet kan det være mange forskjellige kompensasjonssatser for overtid eller ubekvem arbeidstid. Når man definere utbetalingen gjøres dette i QL Time sitt kalkuleringsskjema. Som eksempel på overtidssatser kan vi se på følgende: 1. April = NOK 120 Vanlige dager = + 30% tillegg per time Vanlig dager men utenom arbeidsplan (to timer før og to timer etter = +50% Siden det er tre forskjellige godtgjørelser for overtid så er det nødvendig å definere tre forskjellige QL Time kontoer for overtid dersom opplysningene skal eksporteres. QL Time oppdager automatisk en ny QL konto og forsøker å lagre den og samtidig blir bruker tvunget til å definere et kontonummer i QL Time. Uten en gyldig definisjon av kontonummer og en definisjon av eksport kontoer vil man ikke kunne låse opp lønnsperioder eller eksportere data på en fornuftig måte til et lønnssystem. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 63

64 Oppsett for perioderesultat Målet for dette avsnitt er å beskrive i mer detalj hva som er nødvendig for å eksportere. Vi foreslår at man hopper over dette avsnittet inntil man har satt seg grundig inn i avsnittet om system konfigurering. Eksport løsningen vil normalt være en et-stegs prosedyre når alt er forberedt og testet, Før eksport prosedyrene kan bli satt i arbeid må flere parametere defineres for at riktig informasjon skal bli eksportert som for eksempel: Definere lønnsavtaler og bryte det ned på perioder (normalt måneder) Dersom informasjon skal benyttes i et lønnssystem, sjekke og dobbeltsjekke at alle definisjoner er korrekt satt opp. o Kontonummer for eksport (må være det samme som i lønnssystemet) o Ansattes lønnsnummer må være definert i lønnssystemet. Sjekk at tillegg for ubekvem arbeidstid og overtid vil bli behandlet på korrekt måte i lønnssystemet. Definere filnavn som vil bli benyttet for eksport og eksport type: o Ascii fil overføring o XML o Excel o Database Definere hva som vil bli eksportert for de forskjellige lønnstyper o Fast lønn o Avtalt lønn o Time betaling Periode resultat prosedyren kan bli utført på to forskjellige måter: Ordinær beregning med eksport Debug modus Tilgang til debug modus er bare gitt til brukere med administrator rettigheter og kan da bli valgt fra meny valget Eksportere under fliken Perioderesultat Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 64

65 Ordinær modus I eksemplet over definerer man Avdeling, Periode: Standard lønnsperiode og tidsintervall ut fra hva som tidligere er definert. Dersom en avdeling har underavdelinger og bruker har rettigheter til å eksportere data for begge avdelinger vil alle avdelinger bli lastet inn samtidig. Eksport av periode resultat kan ikke bli gjennomført dersom noen av de ansatte i utvalget for samme periode har noen bemerkninger. En melding om avvik vil vises og eksport prosedyren tillates ikke kjørt før alle avvik er rettet eller godkjent. Eksport er kun ett klikk og det eneste resultat bruker vil se er en logg av de eksportdata som er lagret i en pdf-fil og som det er mulig å lese på et senere tidspunkt. Undersøkelsesmodus Skjermbildet som er vist under, viser QL Time i Undersøkelsesmodus. Det er viktig at bruker har en meget god forståelse av hvordan dette bildet skal leses for å få et korrekt innblikk. Bildet gir informasjon om hva som vil bli lastet og eksport. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 65

66 Eksemplet viser at Birgitta har arbeidet I to avdelinger, nemlig ferskvare og bakeri. Siden denne brukeren kun har tilgang til Ferskvare avdelingen så er informasjon relatert til Birgittas arbeid i bakeri avdelingen ikke tilgjengelig og derfor vist i lys grå farge og bokstavtypen Italic. Bruker kan ikke modifisere data under fanen Perioderesultat. Dersom det er noen avvik som ikke er løst vil QL Time gi beskjed om at avvik må løses før eksport kan utføres. Se eksemplet nedenfor. Dersom bruker har begrenset tilgang til firma strukturen og data har blitt eksportert tidligere er det ikke mulig å rulle tilbake uten å ha administrator rettigheter. Brukeren med administrator rettigheter må låse opp perioden før en eksport kan bli utført på nytt. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 66

67 Vinduet vist i eksemplet nedenfor benytter forskjellige typer tabeller. Tabellen som vises øverst viser eksport per ansatt per dag. Den miderste tabellen viser summene for hele perioden og den siste tabellen viser hva som vil bli eksportert (sum for hele perioden). Skjermbildet visesr tre forskjellige matriser samtidig. Den første /øverste matrisen viser detaljer per ansatt per dag. Matrise nummer to viser detaljene per ansatt for hele perioden og det som vil bli lagret som statistikk i QL Time. Matrise nummer tre viser hva som vil bli eksportert forutsatt at eksport kontoer er definert. Husk at det kun er timer / enheter som blir eksportert og ikke beløp. NB! QL Time tillater imidlertid eksport av verdifelt som beløp. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 67

68 Terminalkonfigurering og terminalbeskjeder CMS Terminalkommunikasjon service CMS er en forkortelse for Communication Management Service og for enkelthets skyld benytter vi begrepet CMS. CMS tjenesten består i virkelighet av to komponenter CMS klient som kjøres på den enkelte terminal (Win CE eller Win XP) CMS server som kjøres på en sentral server og som snakker med database. CMS er med andre ord den tjeneste som sørger for at data sendes mellom database og terminaler og hovedoppgaven er å sende data til terminalene (navn, beskjeder, tabeller som feks. Oversikt over hvem som er tilstede) og å motta stemplinger fra terminalene. Ved å velge Terminal fra toppmenyen og deretter velge Terminaler åpner man formularet for terminaler. T samtidig for å laste formularet for terminaler. Man kan også trykke Ctrl + Terminaler er delt inn etter type og per dato er det to terminaler som supporters. Terminaler som kan benytte Creg software (MR 650 Terminal) Terminaler som kan benytte en browser (MR 650 Terminal) eller en hvilken som helst pc. Det er kun den førstnevnte typen som kan benytte CMS tjenester. Dersom man ønsker å redigere en eksisterende terminal markerer man linjen og velger Rediger (eller dobbeltklikker). Ønsker man å legge til en ny terminal klikker man på valget Ny. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 68

69 Her må riktig lisensnøkkel defineres. En feil lisensnøkkel vil først bli varselet når man forsøker å sende til terminalen ved at forsendelsen ikke går riktig for seg. Det anbefales også å finne beskrivende navn på terminalene, muligens også med serie nummer / Mac adresse på terminalen i beskrivelsesfeltet. Klikker man på fanen Terminal replikering får man en oversikt over andre terminaler som er tilgjengelig. Logikken med replikering / forsendelse er ikke helt logisk Bildet til venstre viser en terminal mens nedere del med replikering gjelder samtlige terminaler. Pok logikk er langt bedre. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 69

70 MCA Beskjedkontroll Message Control Application MCA er en forkortelse for Message Control Application. Man kan også trykke Ctrl + M samtidig for å laste MCA Beskjedkontroll. Ved å velge Terminal fra toppmenyen og deretter velge Terminalbeskjeder åpner man formularet for terminabeskjeder. Dersom ingen terminaler er definert under valget Terminaler får man en feilmelding med beskjed om at terminaler må defineres før tjenesten kan benyttes. Why do we have to select terminal after terminal. This should be the default that we normally use? At least for Welcome Messages Clean up buttons and text. Text is displayed twice and buttons use different kind of text. MCA Beskjedkontroll har tre faner man kan velge mellom: Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 70

71 Velkomstmelding (for selve terminalen(e)) o Standard beskjed for alle terminaler o Spesiell beskjed for hver enkelt terminal Avdeling (beskjeder per avdeling) Individuelle beskjeder til en enkelt ansatt. I tillegg kan alle beskjeder styres på dag, tid på dag eller vises konstant. Beskjeder til den ansatte kan vises når den ansatte registreres inn eller ut og dermed minne den ansatte om viktige ting til rett tid. Viktigste fordeler: CMS skanner nettverket for terminal forbindelser Ingen terminaler tillates å hente data direkte fra databasen, de får sine data via CMS Ansatte får all nødvendig informasjon når de registrer seg Enklere å informere ansatte gjennom personlige beskjeder Mulig å registrere seg på flere terminaler (NB! Terminaler er ikke synkronisert) Informasjon til ansatte vises i real time New Employee Management: CMS er en tjeneste som alltid er aktiv og som har direkte aksess til database CMS sender data til terminal og henter stemplinger fra terminal automatisk eller på CMS klients forespørsel. Ansatte benytter normalt et personlig magnetstripekort for registrering på samme måte som bankkort i en bankterminal og kan dermed kontrollere 1. Arbeidstidsplan 2. Registreringer (inn/ut og gjenværende pausetid) 3. Timebank 4. Endre avdeling 5. Lese individuelle / avdeling / almene 6. Se oversikt over hvem som arbeider på egen avdeling Terminalene lagrer alle stemplinger og på samme tid og synkroniserer stemplinger til andre terminaler 1. Ansatte kan med andre ord stemple inn på en terminal og ut på en annen Synkronisering mellom terminalenes databaser og hoved databaser skjer kontinuerlig med CMS Dersom forbindelse til en eller flere terminaler brytes markeres CMS terminalene som offline og synkroniserer terminalene når forbindelsen opprettes igjen. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 71

72 Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 72

73 Budsjett / Salg og salgsregistrering. Fra toppmenyen Budsjett / Salg får man tre valg Budsjett Arbeidsskiftrolle plan Salg / trendanalyse I dette avsnitt ser vi nærmere på budsjett Dersom man velger Budsjett / Salg fra topp menyen eller benytter hurtigtasten Ctrl + 4 når man arbeider med Arbeidsplan, Registrering eller Perioderesultat så får man opp registreringsbildet for budsjett og salg. NB! Både budsjetter og salg kan importeres med en spesialmodul for QL Time. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 73

74 De tall som registreres i dette bildet vil bli vist i Oppsummeringsgruppen og under Budsjett, se eksemplet over. Vi anbefaler at man benytter budsjetter slik at man kan få nytte av trendanalysen umiddelbart. Document: Norwegian brukermanual Del 2 Side: 74