KJØP AV STRANDVEIEN 24 (BANKBYGGET). Formannskapets innstilling fra behandlingen forelegges direkte i møte. Lyngen kommune, den

Transkript

1 Lyngen kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: kommunestyret Kommunestyesalen Dato: Tidspunkt: 10:00 Medlemmene innkalles med dette til møtet. Medlemmer som måtte ha gyldig forfall og/eller mulig inhabilitet, må muntlig melde fra om dette snarest, slik at varamedlem kan bli innkalt. De varamedlemmene som får tilsendt innkallingen, møter altså bare dersom de får særskilt innkalling. Egenmeldingsskjema finnes på vår hjemmeside under politikk/sakspapirer. De sakene som ikke er unntatt offentlighet er i tida fram til møtet utlagt med alle dokumenter til alminnelig ettersyn på servicekontoret, kommunehuset. De medlemmene og eventuelle innkalte varamedlemmer som skal delta i behandlingen av saker som er unntatt offentlighet, kan få nærmere innsyn i disse (dersom de ikke følger denne innkallingen) ved henvendelse til Hans Petter Myrland. Saksnr PS 028/07 Innhold KJØP AV STRANDVEIEN 24 (BANKBYGGET). Formannskapets innstilling fra behandlingen forelegges direkte i møte. Lyngen kommune, den Werner Kiil ordfører Hans Petter Myrland ass.adm.sjef VEDLEGG: Saksutredningene (unntatt enkelte som er unntatt offentlighet). Postadresse: Saksbehandlers besøksadresse: Telefon: Bankgiro: Telefaks: Org.nr: post@lyngen.kommune.no

2 2 Kopi av innkallingen vedlagt saksutredningene sendes til orientering til: 1. og 2. vararepresentant for hver liste Administrasjonssjef, her. Sendes på til: Kontrollutvalgets leder Eilif Simonsen, 9068 Nord-Lenangen Kontrollutvalgsmedlem Aud Iversen, 9064 Svensby Kontrollutvalgsmedlem Odd Solberg, 9064 Svensby Eldrerådets leder Albrigt Albrigtsen, 9068 Nord-Lenangen (Ikke saker unntatt offentlighet). Ungdomsrådet: Kommunestyret: Marthe Karlsen, Stasjonsbakken 10, 9060 Lyngseidet og Marte Ludvigsen, 9068 Nord-Lenangen Formannskapet: Raade Willassen, Solheim fritidsgård, 9064 Svensby Levekår: Driftsutvalget: Hanne Rodahl Johansen, Hovedveien 26, 9062 Furuflaten Ann-Hilde Teigen, Lattervik, 9064 Svensby (Ikke saker unntatt off. til noen av disse) Fagforbundet, 9060 Lyngseidet (Ikke saker unntatt offentlighet) Utdanningsforbundet v/tone Magelsen, Kvartsveien 183, 9022 Krokelvdalen (Ikke saker unnt.off) Pressen legges ut på internett: Bladet Nordlys, postboks 2515, 9272 Tromsø. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Framtid i Nord, postboks 102, 9069 Lyngseidet. (Ikke saker unntatt offentlighet.) NRK Troms, 9291 Tromsø. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Biblioteket for utlegging til alminnelig innsyn. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Kopi av innkallingen uten vedlegg: Distriktsrevisjonen v/rolf Kristoffersen, her. Kommunekassereren, her. NB! De som mottar kopi av innkallingen (evt. m/vedlegg) møter kun etter eget ønske dersom de ikke blir innkalt særskilt. Evt. talerett er i hht. formannskapets/utvalgets arbeidsreglement (pkt. A, 4).

3 3 LYNGEN KOMMUNE MØTEBOK BEHANDLINGSORGAN MØTE DATO SAKNR. formannskapet /07 kommunestyret /07 DATO: ARKIV NR. SAKSMAPPENR. SAKSBEHANDLER : / Birger Hellan OVERSKRIFT PÅ SAKEN: KJØP AV STRANDVEIEN 24 (BANKBYGGET). SÆRLOVSHJEMMEL : Sakens dokumenter: S NYTT KOMMUNEHUS - START AV FORPROSJEKT I RÅDHUS OG HOTELL PÅ LYNGSEIDET Giæver Holding AS I RE.MØTE OG AVTALE GIÆVER Giæver Holding AS HOLDING AS I SPAREBANKEN NORD-NORGES LOKALER Eiendomsdrift as PÅ LYNGSEIDET I REFERAT FRA FAGFORBUNDETS Fagforbundet avd. 294, Lyngen MEDLEMMSMØTE ANG NYTT RÅDHUS I AVTALEFORSLAG FRA GIÆVER HOLDING Adv. Rekve, Pleym og Co AS S NYTT KOMMUNEHUS - UTVIKLING AV SKISSEPROSJEKT I VEDR. LYNGEN Terje Hanssen ADMINISTRASJONSSENTER - BANKBYGGET NOTAT I LYNGEN ADMINISTRASJONSSENTER - Ola O.K. Giaver VEDR. MØTE I HVOR FLYTTER VI HEN? Ola O.K. Giæver jr. I UNDERSKREVET AVTALEDOKUMENT Lyngen kommune MELLOM LYNGEN KOMMUNE OG ESPEN AURSAND ARKITEKTKONTOR AS - LYNGEN ADMINISTRASJONSBYGG I VEDR. SALG STRANDVEIEN 24 OG Ola O.K.Giæver jr. ETABLERING AV HOTELL I SYKEHJEMMET U LYNGEN KOMMUNE - NYTT Flere registrerte mottakere ADMINISTRASJONSBYGG - FORESPØRSEL OM EVT. SAMARBEID N PROTOKOLL

4 4 U INNKALLING. TIL UTREDNINGSUTVALGET. U INNKALLING TIL MØTE I Flere registrerte mottakere ANSATTEUTVALGET - NYTT ADMINISTRASJONSBYGG I NYTT ADMINISTRASJONSBYGG - Lyngen trygdekontor FORSPØRSEL OM EVT. SAMARBEID Ø REFERAT FRA MØTE DEN I NYTT ADMINISTRASJONSBYGG - Aetat Nordkjosbotn FORESPØRSEL OM EVT. SAMARBEID Ø ROMBEHOV UTARBEID AV ANSATTEGRUPPA I INNREDNING AV IKAT ARKIVLOKALER/ARKIVDEPO I VEDR. NYTT ADMINISTRASJONSBYGG Eiendomsdrift as U ETTERLYSNING AV SVAR - NYTT Flere registrerte mottakere ADMINISTRASJONSBYGG I LYNGEN KOMMUNE I AREALBEHOV - NYTT ADM. BYGG Lensmannen i Lyngen I EVT. SAMARBEID MED SKATTEETATEN - Skatteetaten i Troms NYTT ADMINISTRASJONSBYGG U NYTT KOMMUNEHUS - START AV Flere registrerte mottakere FORPROSJEKT, MØTE I ANSATTE UTVALGET 6. APRIL KL 1200 S NYTT KOMMUNEHUS - STATUS OG VIDERE FRAMDRIFT I REVIDERT NOTAT Norconsult v/terje Hanssen S KJØP AV STRANDVEIEN 24 (BANKBYGGET). I VEDR. HASTESAK OM KJØP AV Fagforbundet avd. 294 BANKBYGGET I INTENSJONSAVTALE MELLOM LYNGEN KOMMUNE OG GIÆVER HOLDING AS Lyngen kommune Vedlegg: Vedlegg: 1 KS-sak 26/05, "Nytt kommunehus - start av forprosjekt." 2 Brev av 2. mai d.å. fra NAV Troms "Lokaliteter NAV-kontor - Lyngen kommune 3 Intensjonsavtale av 19. juni d.å. mellom Lyngen kommune og Giæver Holding AS om kjøp av Strandveien 24 4 Brev av 20. august 2007 fra Fagforbundet vedr."hastesak om kjøp av bankbygget". Saksopplysninger: Bakgrunn : I møte 22. juni 2005 vedtok kommunestyret å iverksette et utvidet skisseprosjekt basert på at det gamle sykehjemmet og bankbygget skal bygges om til administrasjonsbygg. Jfr. vedlegg 1.

5 I kommunestyremøte , sak 12/06 Nytt kommunehus status og videre framdrift ble prosjektets framdrift bremset blant annet på bakgrunn av : 5 Av både økonomiske og kapasitetsmessige grunner ble prosjektet prioritert bak andre større byggeprosjekter som bl.a. Eidebakken skole og Solhov bosenter. Administrasjonen var samlokalisert i det gamle helsehuset og hadde derigjennom styrket muligheten til å effektivisere og utprøve nye organisasjonsformer. Arbeidet med sentrumsplanen skulle intensiveres og administrasjonsbygget ses i sammenheng med en helhetlig utvikling av Lyngseidet både som turistmål og som funksjonelt sentrum for innbyggerne. Store prosjekter som bl.a. Eidebakken skole, Lyngsdalen skole og Solhov bosenter er ikke sluttført, men samtidig gjør særlig NAV-reformen at spørsmålet om administrasjonsbygg igjen bør aktualiseres. Arbeids- og velferdsetaten er opprettet etter fusjon av tidligere Trygdeetaten og Aetat. I partnerskap med alle landets kommuner skal den nye etaten etablere lokale arbeids- og velferdskontorer og i Lyngen er planen at dette skal skje fra mai Den kommunale sosialtjenesten skal da samlokaliseres og inngå i det nye NAV. Ingen av de nåværende statlige og kommunale byggene er (heller ikke med om- eller utbygging) funnet hensiktsmessige til formålet. Da det er ønskelig på sikt å samlokalisere NAV med andre servicetjenester av kommunal, statlige og privat art er det heller ikke funnet hensiktsmessig å reise et separat nybygg til NAV. Av eksisterende lokaliteter på Lyngseidet har NAV vurdert det gamle sykehjemmet og bankbygget. I brev av 2. mai 2007, jfr. vedlegg 2., skriver NAV, Troms v/fylkesdirektør Stein Rudaa at de åpenbart mener at bankbygget vil være det beste alternativet. Dette ut fra en samlet vurdering av sentrumsnærhet, tilgjengelighet, en arkitektonisk åpenhet som samsvarer best med våre etableringsønsker, kommunikasjonsmessige forhold og investeringer relatert til NAV. På denne bakgrunn tok ordfører og administrasjonssjef kontakt med styreformann Ola Giæver, jr. i Giæver Holding AS om mulighetene for kjøp av Bankbygget og etter forhandlinger ble det 19. juni d.å. underskrevet en intensjonsavtale mellom partene om kjøp av Strandveien 24, Bankbygget for kr. 9,9 mill. Selger ønsket at avtalen skulle være strengt konfidensiell og for øvrig var forutsetningen at avtalen skulle være behandlet i styrende organer innen 30. august 2007, jfr. vedlegg 3. Kravet om konfidensialitet og sommerferien gjorde at tillitsvalgte relativt sent ble orientert. Dette har de reagert på i vedlagte brev av 20. august d.å. Et evt. kjøp av Strandveien 24 innebærer ikke automatisk at det framtidige kommunehuset blir lokalisert dit og ansattes interesser og påvirkning gjelder primært utforming og organisering av arbeidsplassene uavhengig av hvilket bygg de måtte være i. Dette arbeidet er selvsagt ikke startet og det skal skje i nært samarbeide med de ansatte og deres organisasjoner. Når det gjelder framtidig administrasjonsbygg har kommunestyret bedt om at det gamle sykehjemmet og bankbygget skal vurderes og basert på eksisterende utredninger er det naturlig at ansattegruppen og de tillitsvalgte får gi sin uttalelse før endelig valg tas.

6 Administrasjonssjefen vil likevel tilrå at Strandveien 24, Bankbygget kjøpes. Dette er nødvendig for å få hensiktsmessige lokaler til NAV og samtidig ligger det i bygget et potensiale for utleie til andre bedrifter og offentlige instanser. På samme måte har sykehjemmet et mulig potensiale for ombygging til boliger og denne muligheten bør utredes samtidig som saken om administrasjonsbygg er under behandling. 6 Tidligere tekniske beregninger og økonomiske vurderinger er utført av Norconsult AS v/terje Hanssen og konsulenter de har engasjert til enkeltoppdrag inkludert Espen Aursand Arkitektkontor AS som har gjort skissevurderinger av de aktuelle alternativer, jfr. vedlegg 1. Norconsult v/terje Hanssen har oppdatert de mest aktuelle beregninger. Behov som kan tenkes løst/utredet innenfor en administrasjonsbygg-problematikk: a. Lokaler for kommunens administrasjon i. Det er tidligere vurdert et plassbehov for kommunale arbeidstakere på 40 personer. De pågående endringer i administrative rutiner, teknologisk utvikling samt de generelle krav til effektivisering av offentlig sektor tilsier at dette antallet ikke kan forventes å øke. ii. Føringer knyttet til etablering av interkommunale løsninger medfører at det samlet sett må påventes reduksjoner i den enkelte kommunes bemanning. I økonomiplanen er det i perioden et vedtak om reduksjon i administrasjonen på 3 stillinger + årlig vakanse på ca. 1 stilling. Effekt ved samlokalisering må vurderes på den bakgrunn og er satt til 1 stilling i tillegg til de vedtatte 4. iii. Endringskravene i kommunal og annen offentlig virksomhet krever fleksible løsninger. b. Eksterne leietagere Tidligere vurdert til 10 kontorplasser. i. Aktuelle eksterne leietakere er NAV, lensmannen og revisjonen. ii. For alle alternativer er benyttet samme potensielle inntekter fra utleie. Reelle summer må fastsettes etter etablering av leieavtaler. iii. Framtidig lokalisering av Sparebank 1 Nord-Norge er uavklart. c. Bibliotek. i. Biblioteket har i dag relativt store arealer der de er lokalisert. (opp mot 310m2). ii. Det er en vurdering hvorvidt biblioteket bør være i sentrum, om det skal samlokaliseres med servicetorget, evt. om det kan samlokaliseres med skolebiblioteket på Eidebakken. Karlsøy kommune som har en samlokalisering av bibliotek med administrasjonsbygg/servicekontor har arealer tilsvarende 110m2. d. Kommunestyresal i. Er i dag lokalisert i samme bygg som biblioteket, med 240m2 disponibelt areal. Har begrenset standard.

7 7 ii. Uavhengig av valg av lokalisering bør det tas hensyn til behov for kommunestyresal/møterom. e. Ungdomsklubb i. Ungdomsklubbens lokaler krever større restaurering og nye lokaler er sterkt påkrevet. ii. Det nåværende kommunehuset/helsehuset, evt. andre frigjorte lokaler kan vurderes som et midlertidig alternativ. Viktig strategisk valg for utviklingen av Lyngseidet som kommunesenter. Lokalisering av framtidig kommunehus må vurderes i en breiere sammenheng enn at det gjelder hensiktsmessige arbeids- og møtelokaler for kommuneadministrasjonen. Hvis kommuneadministrasjonen sammen med NAV, ligningskontoret, lensmannen og evt. SpareBank 1 Nord-Norge samlokaliserer seg blir dette en vesentlig konsentrasjon av servicetjenester. Normalt er det viktig å ha slike tjenester lett tilgjengelige for innbyggere og kunder og det vektlegges ofte en sentral plassering. Lyngseidet har tradisjonelt hatt sitt senter langs sjøen, men har også en konsentrasjon av tjenester i Støa-området. Lokalisering av kommunehuset i Sykehjemmet blir et tredje senter som ikke styrker andre sentrumsfunksjoner. Hvis det er ønskelig å bygge opp sentrumsfunksjoner på Lyngseidet må plassering av kommunehus ses i den sammenheng. Et annet sentralt spørsmål som berører sentrumsdiskusjonen er hvorvidt det er ønskelig å holde en tilknytning til sjøen. Bruk av arealer og bygningsmasse. Et annet viktig lokalsamfunnshensyn er hvordan tilgjengelig areal og bygningsmasse brukes. Gjennom samlokalisering av offentlige tjenester frigjøres betydelig bygningsmasse. Allerede er det ledig både offentlige og private kontor- og servicelokaler. Ei vurdering er da hvorvidt det finnes alternativ bruk av de aktuelle bygningene. Dette til annen næringsvirksomhet, boliger eller annen offentlig bruk. Mange bygg vil uansett valg av kommunehus bli ledige, men valg av nytt kommunehus påvirker også disse sidene. Av offentlige bygg som kan bli fristilt er Nåværende kommunehus/helsehuset Nåværende bibliotekbygg/kommunestyresal Deler av Servicebygget i Myra Evt. gamle sykehjemmet I tillegg kommer at kommunale og statlige etater går ut av private leieavtaler. Dagens løsning. Kostnadene tilknyttet dagens løsning er basert på regnskapstall.

8 8 KOSTNADER VED EKSISTERENDE BYGG - midlertidig løsning Areal Strøm Olje forsikr komm avg vedl.h festeavg renhold leie SUM sum/m2 Leie TK-bygget Kommunehuset Gammelbanken SUM Det må bemerkes at det angitte regnskapstall for vedlikehold ikke er sammenlignbart med bygningenes behov for vedlikehold. Dersom bygningene i framtiden skal benyttes til de samme formål som i dag må det gjennomføres omfattende investeringer for å bringe bygningene innenfor bla arbeidstilsynets krav. Det er således ikke en mulighet på sikt å drive videre med dagens løsning og kostnad. Den resterende del av utredningen er således bygget på at Lyngen kommune er i en tvangssituasjon, og kan ikke innenfor Arbeidsmiljølovens rammer opprettholde dagens midlertidige løsninger. Nytt administrasjonsbygg basert på eksisterende sykehjem. Et gjennomgående problem knyttet til økonomisk vurdering av de ulike foreliggende alternativer er hvilken verdi dagens sykehjem skal vurderes ut fra. Reelt sett vil det i hovedsak opprettholde en verdi for kommunen ved ombygging. Dersom det ikke bygges om, og ikke lar seg avhende vil det reelt sett ha en negativ verdi. Dette er basert på at bygningen vil ha et meget begrenset antall potensielle kjøpere. Vi vil derfor foreslå at bygget i hovedsak sees på som 0-verdi etter fraflytting, dersom det ikke restaureres. For å kvalitetssikre de tall som legges til grunn for vurderingene har administrasjonssjefen iverksatt tilstandskontroll for bygget, for derved å kunne ha bedre kontroll på de kostnader for ombygging som anslås. Administrasjonssjefen har videre utarbeidet skisse for hvordan det gamle sykehjemmet arealmessig kan utnyttes. Denne utarbeides på samme nivå som forundersøkelsene i Bankbygget. Det utarbeides kun et utkast for å illustrere hvordan bygget kan utnyttes, og et grovt anslag på de tilhørende kostnader. Det er laget mulighets-skisser for løsninger av administrasjonens behov i det gamle sykehjemmet. For å kvalitetssikre kostnadene ved en eventuell utbygging er det foretatt en gjennomgang av bygget, og det er utarbeidet et kostnadsmessig skisseprosjekt basert på de mulighetsskisser som foreligger. Dette er gjort ved at det er etablert en basis prosjektkostnad for laveste utbyggingsomfang, og definert en del elementer for standardheving som vil kunne være ønskelig, men som ikke er tvingende nødvendig for å etablere funksjonene i bygget. Mulighetsskissene viser at det er mulig å innplassere de definerte behov innenfor 3 etasjer av bygget. Dette medfører at en i utgangspunktet kan la en etasje stå uberørt. Kostnadsmessig er dette hva som ligger inne i den angitte basis. Det er på dette plannivå ikke gjennomført prosesser med byggets brukere. Dette har administrasjonssjefen til hensikt å gjøre under utarbeidelse av skisseprosjekt for reell innredning. Den udisponerte etasje bør etter administrasjonssjefens oppfatning disponeres til et formål som gjennom utleie eller annen inntekt dekker de kostnader Lyngen kommune vil ha ved å bygge ut etasjen. Kostnadene vil være avhengig av hvilket formål det skal legges til rette for. Dersom det skal tilrettelegges for boliger må det forventes en kostnad i størrelsesorden 5,15 mill kr.

9 Vedlagt følger mottatte vurderinger fra de enkelte fagområders vurdering av bygget samt kostnadsberegning av de nødvendige tiltak i bygget. I det etterfølgende er det vist tabeller for de ulike investeringer. Det presiseres at kostnadsanslagene er basert på en mulighetsskisse, og vil ved reell gjennomføring kunne avvike vesentlig fra beregningene. Det er derfor lagt inn en del reserveposter i beregningene. Det er vanlig på dette utredningsnivå å anslå kostnadene innenfor en usikkerhet på +- 15%. Nedenforstående tabell er basert på at øverste etasje består uten tiltak. Basert på mulighetsskissene framkommer følgende sammenstilling av kostnader for dette alternativ: 9 Restaurering av sykehjemmet Totalt areal m2 m2 kr/m2 Investering kr/år Basisinvestering amortisert over 30 år til 6% basistiltak, utenom toppetasje Eierkostnader Renhold Oppvarming og drift Flyttekostnader Leiet løsning for Teknisk/brann/ute (TK-bygg) SUM direkte årskostnader Enkleste løsning som framkommer av skisser D R Utleie til eksterne leietagere I F Innsparinger ved samlokalisering tekniske T Innsparinger personell 1 årsverk Netto driftskonsekvens Endringer av standard Medtatt Invest Årskostnad 1 Varmepumpe Nye vindu hele bygget Utvendig fasade - puss Ny taktekk + isolasjon Solavskjerming Utomhus gartnerarbeide Komplett ny fasadekledning med tillegsisolasjon Sprinkleranlegg ex toppetasje Etablering av boliger e.l i 3. etasje Sum årskostnader inkludert endringer kr/m Drift dagens bygg: Kostnader i forhold til dagens løsning POTENSIELLE ENDRINGER AV STANDARD Kap kost Drift Sum Sum TOT Merknad Medtas Sum konsekvenskonsekvens medtatt medtatt 9 Etablering av boliger i 3. etasje ARK RIE RIV Varmepumpe Nye vindu hele bygget Utvendig fasade - puss Ny taktekk + isolasjon Solavskjerming Utomhus gartnerarbeide Komplett ny fasadekledning med tillegsisolasjon alt. til "3" Sprinkleranlegg ex toppetasje

10 10 Nytt administrasjonsbygg basert på Bankbygget. Vedlagte beregninger er basert på kjøp iht foreliggende intensjonsavtale på 9,9 mill kr. Som grunnlag for vurderingene er det tidligere utarbeidet mulighetsskisser for innplassering av 50 arbeidsplasser i bygget. Dette kan, slik det framkommer av tegningene gjøres uten å utvide arealet. Det er imidlertid en "trang" løsning. Bygget har potensial for utbygging av både kjeller, 2. etasje og loft. For å kunne sammenligne med det gamle sykehjemmet må byggets potensialer effektueres. Ved den angitte investering er dette forutsatt gjort for kjeller (154m2), innredning av terasse ( 182m2) og full ny loftsetasje (440m2). Utomhus er det ikke foretatt utredninger, men på grunn av bratt adkomst til riksvegen forutsettes det at det kan gjøres en alternativ atkomst innenfor en investeringsramme på 0,6 mill kr. Dette tas med i den økonomiske sammenstillingen. Følgende sammenstillinger kan utfra dette settes opp for kjøp av banken :

11 11 Bankbygget - kjøp m2 kr/m2 Investering kr/år Kjøp amortisert over 30 år til 6% rente Eierkostnader Renhold Oppvarming og drift Innredninger / tilpassinger basistiltak Flyttekostnader Leiet løsning for Teknisk/brann/ute (TK-bygg) SUM direkte årskostnader Enkleste løsning som framkommer av skisser Utleie til eksterne leietagere Innsparinger ved samlokalisering tekniske Innsparinger personell 1 årsverk Netto driftskonsekvens Endringer av standard Medtatt Invest Årskostnad Utomhus tilrettelegging for parkering og atkomst Innredning garasje sokkel Innreding Terasse (tilleggsareal) Innredning loft (tilleggsareal) ca 200 m Full ny loftsetasje m Utfylling for ekstra parkering Sum årskostnader inkludert endringer Samlet areal etter foreslått ombygging 2460m Drift dagens bygg: Kostnader i forhold til dagens løsning Standardregulerende tiltak 6% renter 30 år Tiltak m2 enh.pris sum kapitalkostnad drift SUM beregnet som annuitet årskostnad Utomhus tilrettelegging for parkering og atkomst Innredning garasje sokkel Innreding Terasse (tilleggsareal) Innredning loft (tilleggsareal) Heving av etasjehøyde loft (full ny etasje Utfylling for ekstra parkering Ny loftetasje framkommer ved Heving av tak Nye yttervegger Indre innredning og adm Sum Det alternativ som ligger til grunn for beregningene ovenfor er at bygget består som i dag, med tilpassninger av arealene, og at loft og garasje innredes til administrative formål. Det er tatt høyde for investeringer til utomhus tilpassing for parkering og atkomst. Dette medfører at det er noe mer rom for tilpassing til arealmessig ønskelige løsninger, eller at biblioteket kan vurderes å inngå i de samlede arealer. Samlet areal for bankbygget, med fullt utnyttet potensial utgjør ca 2500 m2, og medfører innreding av garasje, overbygg over terrasse samt påbygging av full 3. etasje ved heving av tak. Dette er arealmessig mer enn det gamle sykehjemmet, uten toppetasjen.

12 12 Administrasjonens vurderinger: a. Lokalisering relatert til definisjon av "sentrum". Bankbygget er lokalisert i den gamle delen av sentrum, som gjennom de forberedende arbeider til Sentrumsplanen ønskes revitalisert. Lokaliteten er lett tilgjengelig. Parkeringsog atkomstforholdene må forbedres noe i forhold til eksisterende løsning. Det er inntil bygget begrenset tilgang til parkeringsplasser. De plasser som er tilgjengelige bør prioriteres som kundeparkering. Et alternativ i starten er å leie på nabotomta, evt. at ansatte må kunne akseptere noe større gangavstand. På sikt bør det uansett fylles ut mot fjorden. Behov for revitalisering av sentrum er et element i administrasjonssjefens vurdering. Sykehjemmet er lokalisert noe utenfor det opprinnelige sentrum, slik at en lokalisering av ca 50 servicearbeidsplasser dit vil ikke styrke sentrumsfølelsen i det gamle sentrum og heller ikke bli noen naturlig del av virksomheten i Støa-området. b. Bruk av arealer og bygningsmasse. Et annet viktig lokalsamfunnshensyn er hvordan tilgjengelig areal og bygningsmasse brukes. Uansett valg av bygg frigjøres betydelig bygningsmasse. Allerede er det ledig både offentlige og private kontor- og servicelokaler og gjennom Lyngstunet og et nytt kommunehus med opptil 2500 m2 nye kontor- og servicearealer forsterker dette kraftig. Sykehjemmets beliggenhet kan lettere gi potensiale til alternativ bruk. Dette til reiseliv, annen næringsvirksomhet eller boliger. c. Hensiktsmessighet. Begge bygg forventes å kunne gi god administrativ hensiktsmessighet. Ved full utbygging kan sykehjemmet gi større tilleggsarealer. Med utgangspunkt i 50 personer vil sykehjemmet (2300m2) gi ca. 46 m2/ansatt, bankbygget med full utbygging (2460m2) vil gi ca. 49 m2/ansatt og bankbygget med innredet garasje og terasse (2020 m2) vil gi ca. 40m2/ansatt. Referanseprosjekter hadde til sammenligning pr. ansatt 25m2 i Arendal, +27m2 i Tromsø og 38m2 i Karlsøy. De to førstnevnte hadde i stor grad åpne løsninger, mens Karlsøy i hovedsak hadde tradisjonelle celle-kontorer. Det må selvsagt utarbeides lokale løsninger, men tallene viser at begge byggene har potensiale til å være store nok. Dette uavhengig av hvilke løsninger som velges. Framtidas arbeidsform vil være tverrfaglig, kreve stor grad av samhandling og fleksibilitet. Gjennom at Bankbygget er bygd som administrasjonsbygg med stor grad av åpenhet ligger det godt tilrette, men gjennom stripping av hele bygget vil dette også kunne ivaretas på sykehjemmet. Alle signaler om utvikling av kommuneadministrasjoner tilsier at det framtidig må påregnes redusert antall ansatte for å ivareta de offentlige administrative behov og fleksible løsninger som lett lar seg endre blir da viktig. d. Åpenhet og tilgjengelighet. En vesentlig del av administrasjonens ansikt utad og kontaktpunkt til kommunens innbyggere er gjennom kommunens administrasjonsbygg. Stedet dette er plassert på og måten det er organisert på påvirker hvordan kommunens innbyggere oppfatter kommunens tilgjengelighet og servicegrad. Administrasjonssjefen mener det er viktig at bygget gjennom service- og publikumsvennlighet, åpenhet, tilgjengelighet og nærhet framstår tydelig som innbyggernes hus. Selv om flere og flere innbyggere i framtida vil utføre sine tjenester elektronisk så vil imaget også være preget av hvordan kommunehuset framstår. De to byggene gir ulike rammebetingelser for etablering av tilgjengelighet, åpenhet og nærhet.

13 13 e. Økonomiske sammenstillinger. Følgende tabell viser de økonomiske hovedsammenstillinger. Alle alternativer er basert på samme potensielle innsparing av årsverk og samme forutsatte leieinntekt. Dersom disse elementer faller bort, vil de berøre alle alternativer på samme måte, og er således ikke viktig for valg mellom alternativene. Nedenforstående tabell er basert på 6% renter og en amortiseringstid på 30 år for de investeringer som følger alternativene. For alle alternativer vil det, slik det framkommer av utredningen, være alternative tiltak med tilhørende kostnader. Årskostnad Kap kost ALTERNATIVER Investering Kapitalkostn Drift og kapital år 1 år 5 år 10 år 15 kr/år Amortisering serielån Basert på angitt alternativ Sum Amortisering Nåværende løsning (mellomløsning) Banken kjøp Sykehjemmet anbefalt løsning (ex toppetasje) MERKNAD. Nåværende løsning viser ingen kapitalkostnad for eksisterende bygg (Helseshuset). Gammelbanken er egentlig medtatt ved at det er vist husleie som inkluderer kapitalkostnader. Det framkommer også av sammenstillingen at det i påvente av nybygg ikke er benyttet midler til vedlikehold. Dette medfører et aksellerert forfall. (Ref standarden på Eidebakken skole.) Kapitalkostnad ovenfor er beregnet som annuitet 30 år til 6% renter. Ved å benytte serielån som regnskapsforskriften krever vil det for de tidlige år være større ulikheter i kapitalkostnader. Alle de økonomiske beregninger som er gjort er på samme nivå, skissenivå. Det er ikke foretatt nøye gjennomgang og planlegging av nødvendige tiltak. Bankbygget er imidlertid bygget til administrative formål og er vesentlig nyere. Som det framkommer av skissene til utnytting av arealene er det her behov for begrenset ombygging. I tallene er det medtatt ombygging av garasjeanlegget, innredning av terasse, full ny loftsetasje samt bedring av parkering/atkomst. Som det framgår vil bankbygget fullt utbygd innebære ei investering som er 4,7 mill. lavere enn sykehjemmet og det tiltross for at alternativet da har et mindre areal. Bankbygget var økonomisk gunstigere også i den saken kommunestyret behandlet i 2005, men når forskjellen nå er større skyldes det at kjøpesummen er redusert med kr. 3,6 mill. Begge alternativene innebærer imidlertid merkostnader som ikke er bygd inn i økonomiplanen og det må således arbeides med mellomalternativer, evt. gradvis utbygging. Administrasjonssjefen forutsetter at prosjektet ikke må gå på bekostning av de utbyggingsprosjektene som allerede er vedtatt. Administrasjonssjefens oppsummering Administrasjonssjefen mener at ny lokalisering av offentlige servicearbeidsplasser inkl. bibliotek, har stor betydning for lokalsamfunnet og må vurderes i en breiere sammenheng enn bare som plassering av arbeidsplasser i ledige bygg. Lyngseidet er et lite senter og hvis det er ønskelig å vitalisere og styrke sentrumsfunksjoner er plassering av offentlige og private servicetjenester et virkemiddel. Lyngseidet er allerede to-delt og administrasjonssjefen mener det er uheldig å åpne et tredje sentrum. Både offentlige og private servicetjenester i utkantkommunene er under stort press og skal det lykkes å opprettholde og utvikle tjenestene er samarbeid en mulighet både for å øke effektiviteten og

14 14 for å styrke kompetansen. På overstående bakgrunn og sett i lys av de føringer og målsettinger som er gitt for NAV har administrasjonssjefen stor forståelse for deres prioritering av Bankbygget som nye lokaler. Som fylkesdirektøren selv skriver i sitt brev av 2. mai d.å. : Dette ut fra en samlet vurdering av sentrumsnærhet, tilgjengelighet, en arkitektonisk åpenhet som samsvarer best med våre etableringsønsker, kommunikasjonsmessige forhold og investeringer relatert til NAV. Intensjonsavtalen gir nå muligheten til å realisere gode og hensiktsmessige NAV-lokaler. Det frarådes på det sterkeste å gjøre valg som setter intensjonsavtalen om kjøp i fare. Selv om valg av kommunehus utsettes noen måneder vurderer administrasjonssjefen uansett dette kjøpet som et viktig strategisk valg i næringssammenheng uavhengig av valg av kommunehus. Samlokalisering med andre private og offentlige virksomheter er da mulig. Både økonomisk og strategisk vurderes det som et godt kjøp og hvor alternativet med leie heller ikke anbefales. Paralellt med at kommunehussaken behandles søkes avklart alternative utleiemuligheter. På samme måte søkes også avklart alternativ bruk av sykehjemmet og hvor det særlig ses på muligheten til å bygge om til boligformål. Likeså må ungdomsklubbens behov vurderes ivaretatt i frigjorte lokaler. Administrasjonssjefens innstilling til vedtak: 1. Lyngen kommunestyre vedtar kjøp av Strandveien 24 for 9,9 mill. kr. i hht. inngått intensjonsavtale med Giæver Holding AS datert Kommunestyret godkjenner et låneopptak på inntil kr 10,250 mill. kr til dekning av kjøpesum og omkostninger i forbindelse med kjøpet. Låneopptaket søkes innarbeidet i Lyngen kommunes økonomiplan NAV lokaliseres i Bankbygget samtidig som det søkes avklart andre potensielle leietakere. Sak om innredning og tilpasning til NAV fremmes når det er vurdert og utredet. 4. Sak om valg av framtidig administrasjonsbygg framlegges for kommunestyret innen utgangen av oktober 2007 etter at saken er behandlet i ansattegruppen og tillitsvalgte har gitt sine uttalelser. 5. Det vurderes i hvorvidt det gamle sykehjemmet kan bygges om til boligformål. 6. Det vurderes hvorvidt frigjorte lokaler kan tas i bruk av ungdomsklubben.