Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 17:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, Arild Olsen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 30/16 Referatsaker RS 22/16 Protokoll fra møte i PU RS 23/16 Protokoll fra møte i AU RS 24/16 Protokoll fra møte i TU RS 25/16 Protokoll fra møte i OKU PS 31/16 Godkjenning av protokoll fra møte PS 32/16 Regnskap Longyearbyen lokalstyre PS 33/16 Årsberetning Longyearbyen lokalstyre PS 34/16 Tertialrapport pr Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi PS 35/16 Kjøp av tjenesteboliger PS 36/16 Kjøp av tjenesteboliger i prosjekt på Elvesletta PS 37/16 Valg av meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden PS 38/16 Valg av lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden PS 39/16 Anskaffelse ny flytekai PS 40/16 Forslag om endring av delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre og det administrative delegasjonsreglement PS 41/16 Revidering av retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyearbyen planområde PS 42/16 Flytting av bibliotek og ombygging av Næringsbygget PS 43/16 Søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas PS 44/16 Innstilling - plassering av minnesmerke for Store Norske - Orientering ved lokalstyreleder og administrasjonssjef Side 2

3 PS 30/16 Referatsaker RS 22/16 Protokoll fra møte i PU RS 23/16 Protokoll fra møte i AU RS 24/16 Protokoll fra møte i TU RS 25/16 Protokoll fra møte i OKU PS 31/16 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2015/ Elin Dolmseth Regnskap Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 36/ Lokalstyret 32/ Anbefaling: Årsregnskapet for 2015 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet, kr , avsettes til disposisjonsfond. Driftsbudsjettet for 2016 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Svalbardloven 40 bestemmer at kommunelovens kapittel 8 om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering, med unntak av 49 om rapportering, gjelder for Longyearbyen lokalstyre. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 10 bestemmer at det hvert år skal avlegges årsregnskap og årsberetning. Administrasjonsutvalget avgir innstilling for lokalstyret om årsregnskapet. Driftsregnskapet for 2015 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på ca 3,8 mill kr. I note 20 i regnskapsdokumentet forklares årsaken til mindreforbruket. Administrasjonssjefen foreslår at regnskapsmessig mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond. I Longyearbyen lokalstyres årsberetning for 2015 gis det opplysninger om nøkkeltall og kommentarer til regnskapet. Regnskapet er revidert av KomRevNord IKS, og revisjonsberetningen er lagt ved regnskapsdokumentet. Kontrollutvalget behandlet regnskapet i møte , kontrollutvalgets uttalelse følger vedlagt. Vedlegg: 1 Årsregnskap 2015 med revisjonsberetning 2 Kontrollutvalgets uttalelse om LL sitt årsregnskap for 2015 Side 4

5 Årsregnskap 2015 Side 5

6 INNHOLDSFORTEGNELSE: Innledning... 2 Økonomiske oversikter... 3 Regnskapsskjema 1A driftsregnskapet... 3 Regnskapsskjema 1B driftsregnskapet... 3 Regnskapsskjema 2A investeringsregnskapet... 4 Regnskapsskjema 2B investeringsregnskapet... 5 Balanseregnskapet... 7 Økonomisk oversikt driftsregnskapet... 8 Økonomisk oversikt investeringsregnskapet Noter Note 0. Organisering, regnskapsprinsipper og vurderingsregler Note 1. Endring i arbeidskapital Note 2. Ytelser til ledende personer og revisor Note 3. Pensjonsforpliktelser Note 4. Varige driftsmidler Note 5. Aksjer og andeler Note 6. Langsiktig gjeld, rentesikring, minste lovlige avdrag, ubrukte lånemidler Note 7. Garantier Note 8. Andre vesentlige forpliktelser Note 9. Bruk og avsetning til fond Note 10. Kapitalkonto bevegelser Note 11. Investeringsprosjekter som går over flere år eller startet i Note 12. Avslutta investeringsprosjekter som har mer-/ mindreforbruk Note 13. Investeringsprosjekter som videreføres til Note 14. Dekningsgrad for selvkosttjenester Note 15. Kortsiktige fordringer, kortsiktig gjeld, kasse og bankinnskudd Note 16. Lønnsutgifter, godtgjørelser, antall ansatte Note 17. Opplysning om særforhold Note 18. Spesifikasjon av uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner Note 19. Vedlikeholdsforpliktelse Note 20. Vesentlige avvik mellom driftsbudsjett og driftsregnskap Note 21. Spesifikasjon av regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet. 49 Revisjonsberetning Side 6

7 Side 7

8 Økonomiske oversikter Regnskapsskjema 1A driftsregnskapet Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap 2014 Ordinært rammetilskudd fra staten Andre statlige overføringer (Note 18) Sum frie disponible inntekter Renteinntekter Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg. (Note 6) Avdrag på lån (Note 6) Netto finansinnt./utg Til ubundne avsetninger (Note 9) Til bundne avsetninger (Note 9, Note 18) Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk (Note 21) Bruk av ubundne avsetninger (Note 9) Bruk av bundne avsetninger (Note 9) Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig mer/mindreforbruk (Note 21) Avvikene er kommentert i note 20. Regnskapsskjema 1B driftsregnskapet Enhet Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap 2014 E10 Politisk virksomhet E11 Administrasjonssjef m/stab E13 Økonomi og IKT E15 Personal og organisasjon E17 Eiendom E20 Barn og unge E22 Kultur og idrett E32 Longyearbyen skole E36 Longyearbyen barnehage E37 Kullungen barnehage E38 Polarflokken barnehage E40 Tekniske tjenester E42 Brann og redning E80 Energiverket E90 Longyearbyen havn E99 Finans (kun 1B) Totalt Avvikene er kommentert i note Side 8

9 Regnskapsskjema 2A investeringsregnskapet Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap 2014 Investeringer i anleggsmidler (Note 4) Kjøp av aksjer og andeler (Note 5) Dekning av tidligere års udekket Avsetning til fond (Note 9) Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler (Note 6) Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført fra driftsregnskapet Bruk av fond (Note 9) Sum finansiering Udekket/udisponert Kommentarer til avvikene: Investeringer i anleggsmidler: Avvikene fordeler seg på mange investeringsprosjekter, se regnskapsskjema 2 B og note 11, 12 og 13 som gir kommentarer til de enkelte prosjektene. Bruk av lånemidler: Hovedårsaken til avviket er at lån på 11,7 mill kr til prosjektet 6020 Avgassrensing på energiverket og 1,2 mill kr til prosjekt 6079 Heis energiverket ikke er brukt pr Se for øvrig note 6 som bl.a. viser oversikt over låneopptak og bruk av lån i 2015 samt ubrukte lånemidler pr Inntekter fra salg av anleggsmidler: Innbytte av tråkkemaskin ble ikke gjennomført som planlagt i Planen er at innbytte skal skje i Tilskudd til investeringer: Er korkpenger bevilget til 6305 Utstyr kulturhuset Refusjoner: Avviket skyldes i hovedsak budsjettert tilskudd fra Nox-fondet til prosjekt 6020 Avgassrensing på energiverket. Det planlegges å søke om utbetaling i Overført fra driftsregnskapet: Eiendomsenheten har valgt å bruke ca av driftsbudsjettet til kjøp av stoler til kulturhuset. Anskaffelsen er av en slik art at den skal regnskapsføres i investeringsregnskapet. På bakgrunn av delegasjonsreglementet til LL og føringer fra God Kommunal Regnskapsskikk (Kommuneregnskapet Rammeverk og grunnleggende prinsipper, desember 2011, side 46) er det overført midler fra eiendomsenheten til investeringsregnskapet til finansiering av anskaffelsen. Bruk av fond: Fordeler seg slik: Regnskap Revidert budsjett Avvik Bruk av disposisjonsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne driftsfond Bruk av bundne investeringsfond Note 9 viser hvordan bruk/avsetning fond er regnskapsført / budsjettert på de enkelte investeringsprosjektene. 4 Side 9

10 Regnskapsskjema 2B investeringsregnskapet Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap Tilknytingsgebyr/investeringer Vann Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp Tilknytingsgebyr/investeringer Fjernvarme Tilknytingsgebyr/investeringer Strøm HP Avfall - Restavfallscontainere Kaidekke og kulvert Bykaia Kommunalteknisk norm Los-båt Fendring Bykaia Havneterminal Flytekai - skisseprosjekt Havnebygg - prosjektering Havnelager - prosjektering Forlengelse av turistkaia Truck til lagerbygg sjøområdet Avgassrensing KliF Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan Energibesparende gatebelysning Bru Museumsveien Asfaltering veier/plasser Nærmiljløanlegg: belysning sentrum Brannbil/høyderedskap Containere til allmennyttige formål HP avfall: Sigevannsrensing Nytt fyrhus H320 (kun selve bygget) Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra SD-anlegg fjernvarme Lagerbygg Sjøområdet Fjernvarme vannbehandlingsanlegg Rehabilitering undersentraler/rørkasser Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Rørkasser under skolen Takrenner Kullungen barnehage Heis Energiverket Styringssystem ventilasjon og varme Slagg- og askedeponi Fjernavlesning el Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget Utbedring fundamenter boliger RNB 2013: Kontroll- og styringssystemer RNB 2013: Energiverket - bygn.messige utfordringer RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (teknisk installasjon) HP Vann - Nylegging inntaksledning HP Vann - Dosing elveløp mv HP Vann - Manganfilter Side 10

11 Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap HP vann: Oppussing basseng FH HP Vann - ledning Energiverket (opprinnelig planlagt til Bykaia) HP Vann - ledning Haugen Oppgradering vannledning Sjøskrenten Oppgradering avløp Sjøskrenten TA Energiverk - Utskifting panelvegger TA Energiverk - Fjerne murverk på nedre drum TA Energiverk - Ny kondensatveksler TA Energiverk - Installere nytt system for måling av vannkvalitet TA Energiverk - Ny sjøvannsledning TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper TA Energiverk - Fjernvarmevekslere TA Energiverk - Sperredamp-/ejektorkjøler for turbin TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin TA Energiverk - Trykkholdestasjon for fjernvarme TA Energiverk - Reguleringsventiler for vannbehandling TA Energiverk - Smøreoljekjøler Ikt-investeringer skolen Infrastruktur IKT Lønn-/personal-/økonomisystem Utstyr Svalbardhallen Utstyr Kulturhuset Kopimaskiner Tråkkemaskin TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett 2013 Investeringsprosjektene er omtalt i note 11, 12 og Side 11

12 Balanseregnskapet Regnskap 2015 Regnskap 2014 EIENDELER Anleggsmidler Faste eiendommer og anlegg (Note 4) Utstyr, maskiner og transportmidler (note 4) Aksjer og andeler (Note 5) Pensjonsmidler (Note 3) Sum anleggsmidler Omløpsmidler Kortsiktige fordringer (Note 15) Premieavvik (Note 3, Note 15, Note 16) Kasse, postgiro, bankinnskudd (Note15) Sum omløpsmidler SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Disposisjonsfond (Note 9) Bundne driftsfond (Note 9) Ubundne investeringsfond (Note 9) Bundne investeringsfond (Note 9) Regnskapsmessig mindreforbruk (Note 21) Udekket i investeringsregnskapet - - Kapitalkonto (Note 10) Sum egenkapital Gjeld Langsiktig gjeld Pensjonsforpliktelser (Note 3) Lån (Note 6) Sum langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld (Note 15) Sum kortsiktig gjeld SUM GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Memoriakonti Ubrukte lånemidler (Note 6) Motkonto for memoriakontiene Sum memoriakonti Side 12

13 Økonomisk oversikt driftsregnskapet Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap 2014 Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer (Note 18) Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Sum driftsinntekter Driftsutgifter - Lønnsutgifter (Note 16) Sosiale utgifter (Note 16) Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Avskrivninger (Note 4) Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter - Renteinntekter og utbytte Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter - Renteutgifter og låneomkostninger (Note 6) Avdrag på lån (Note 6) Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk (Note 21) Bruk av disposisjonsfond (Note 9) Bruk av bundne fond (Note 9) Sum bruk av fond Overført til investeringsregnskapet Avsatt til disposisjonsfond (Note 9) Avsatt til bundne fond (Note 9) (Note 18) Sum avsetning til fond Netto fond Regnskapsmessig mer(+) /mindre(-)forbruk (Note 21) Side 13

14 Forklaring til begreper brukt i driftsregnskapet: Inntekter omfatter: Brukerbetalinger Brukerbetaling for kommunale tjenester; f.eks - foreldre-/elevbetaling (oppholdsbetaling) - kostbetaling - egenandel Andre salgs- og leieinntekter Annet salg av varer og tjenester; f.eks - saksbehandlingsgebyr - veigebyr - anløpsavgift - havnetjenester - utleie utstyr, maskiner og instrumenter - utleie transportmidler - kostbetaling (ansatte) Husleieinntekter Festeavgifter Utleie (utleie hybler/boliger, utleie lokaler, bygg, møbelleie) Avgiftspliktige gebyrer; f.eks - salg av elektrisk kraft - salg fjernvarme - målerleie - salg vann/avløp - salg renovasjon Annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester; f.eks - salg varer - salg diesel - kommisjonssalg - utstillingssalg - kiosk-/kafésalg - kaivederlag, - salg av havnetjenester - passasjer-/godsavgift - salg tjenester - billettinntekter Salg av driftsmidler Overføring med krav til motytelse Refusjon/tilskudd fra staten (rammetilskudd og andre statlige overføringer) Refusjon sykelønn Refusjon foreldrepermisjon Annen refusjon NAV Refusjon fra fylkeskommuner Refusjon fra kommuner Refusjon fra andre (private) Forsikringsoppgjør Internsalg Andre overføringer Overføringer fra fylkeskommuner Overføringer fra kommuner Tilskudd fra korkpenger Overføringer fra andre (private eller stiftelser) 9 Side 14

15 Utgifter omfatter: Lønnsutgifter Sosiale utgifter; f.eks - pensjonskostnader - ansattforsikringer Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon Alle vanlige drifts- og vedlikeholdskostnader inkl konsulenttjenester. Største utgifter er kjøp av brensel, vedlikehold og drift av anlegg og bygninger, forsikring, renhold og konsulenttjenester (inkl tilstandsvurderinger). Kjøp av tjenester som erstatter foretakets tjenesteproduksjon Kjøp av andre tjenester. Største utgifter er FDV-avtale for drift av el.nett med J.M. Hansen, drift av vann, avløp og fjernvarme med Imtech, renovasjonsavtale med Reno-Vest og veivedlikeholdsavtale med LNS. Overføringer Overføring til staten Tilskudd til andre Egenandel ved skader Tap på fordringer/garantier Reservert bevilgning 10 Side 15

16 Økonomisk oversikt investeringsregnskapet Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Avvik Salg av driftsmidler og fast eiendom Andre salgsinntekter Overf. med krav til motytelse Tilskudd fra korkpenger Andre statlige overføringer Andre overføringer Sum inntekter Lønnsutgifter (Note 16) Sosiale utgifter (Note 16) Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter foretakets tjenesteproduksjon Overføringer Renteutgifter og omkostninger Sum utgifter (Note 4) Ekstraordinære avdrag på lån Kjøp aksjer og andeler (Note 5) Dekning av tidl.års udekket Avsatt til ubundne investeringsfond (Note 9) Avsatt til bundne investeringsfond (Note 9) Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov Bruk av lånemidler (Note 6) Salg av aksjer og andeler Overført fra driftsregnskapet Bruk av disposisjonsfond (Note 9) Bruk av bundne driftsfond (Note 9) Bruk av ubundne invest.fond (Note 9) Bruk av bundne investeringsfond (Note 9) Sum finansiering Udekket (+)/udisponert (-) Side 16

17 Noter Note 0. Organisering, regnskapsprinsipper og vurderingsregler. Organisering Lokalstyret er Longyearbyen lokalstyre sitt øverste organ og fatter vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt annet ikke følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret fatter selv vedtak i saker av prinsipiell karakter og overordnede planer. Enkeltsaker og ikke prinsipielle saker er delegert til faste utvalg eller administrasjonssjefen. Lokalstyret velger selv, blant sine medlemmer, leder og nestleder. Vervet som leder av lokalstyret er på fulltid. Longyearbyen lokalstyre ledes administrativt av administrasjonssjefen. Fra har lokalstyret endret Longyearbyen lokalstyre sin organisasjonsmodell fra en foretaksmodell til en to-nivå organisasjonsmodell. Det innebærer bl.a. at foretakene Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF, Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF og Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF ble avviklet Tjenester, tilbud og aktiviteter i regi av foretakene fortsetter som før i regi av Longyearbyen lokalstyre sine 13 enheter samt stab. Organiseringen legger føringer for delegasjonene. I en tonivå-modell gir første nivå (administrasjonssjef og sektorsjefer) store fullmakter videre til nivå to som er enhetslederne. Dette skal sikre en rask og effektiv tjenesteproduksjon. Lederne av enhetene skal gis den myndighet som er nødvendig for å sikre enhetens totale drift. Delegeringen skal også sikre effektiv arbeidsfordeling mellom administrasjonssjef og enhetsledere slik at strategitenkning og utvikling blir ivaretatt. All delegert myndighet til politisk organ eller administrasjonssjef skal utøves i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. For øvrig skal all delegert myndighet utøves innenfor de plan- og budsjettrammer og øvrige reglementer og retningslinjer som er vedtatt av lokalstyret. Regnskapsprinsipper Regnskap er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører virksomheten skal fremgå av drifts- eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk gir ut kommunale regnskapsstandarder (KRS). For regnskapsåret 2015 foreligger 3 endelige standarder og 8 foreløpige standarder. Årsregnskapet er avlagt i samsvar med de endelige standardene KRS nr. 1, 2 og 5 og de foreløpige standardene KRS nr. 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10,11. Pensjoner Etter 13 i årsregnskapsforskriften skal driftsregnskapet belastes med pensjonskostnader som er beregnet ut fra langsiktige forutsetninger om avkastning, lønnsvekst og G-regulering. Pensjonsføringene følger altså ikke anordningsprinsippet, som ville betydd at betalt pensjonspremie utgiftsføres. Forskjellen mellom betalt pensjonspremie og beregnet pensjonskostnad betegnes som premieavvik, og inntekts- eller utgiftsføres i driftsregnskapet med tilbakeføring i påfølgende regnskapsår. Bestemmelsene innebærer også at beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser er oppført i balansen som hhv anleggsmidler og langsiktig gjeld. 12 Side 17

18 Omløpsmidler Omløpsmidlene er vurdert til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Longyearbyen lokalstyre har ikke markedsbaserte verdipapirer som inngår i en handelsportefølje, og har dermed ikke omløpsmidler som er vurdert i fht virkelig verdi. Note 1. Endring i arbeidskapital Regnskap Regnskap Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Arbeidskapital Arbeidskapital Endring memoriakonto ubrukte lånemidler Endring arbeidskapital i flg balansen (A) Driftsinntekter i driftsregnskapet Driftskostnader i driftsregnskapet Motpost avskrivninger Eksterne finansinntekter driftsregnskapet Eksterne finanskostnader driftsregnskapet Eksterne inntekter investeringsregnskapet Eksterne utgifter investeringsregnskapet Eksterne finansinntekter investeringsregnskapet Eksterne finanskostnader investeringsregnskapet Endring arbeidskapital i flg drifts- og invregnskapet (B) Differanse (A-B) - - Note 2. Ytelser til ledende personer og revisor Ytelse til ledende personer Leder av lokalstyret Leder av lokalstyret Administrasjonssjef Lønn/godtgjørelse Trekkpliktige ytelser Oppgavepliktige ytelser Innbetalt pensjonspremie (arbeidsgivers andel) Ytelser til revisor Longyearbyen lokalstyre sitt regnskap revideres av KomRev Nord IKS. Longyearbyen lokalstyre kjøper forvaltningsrevisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget av K-sekretariat IKS. K-sekretariat har engasjert KomRev Nord IKS til å gjennomføre forvaltningsrevisjonstjenester. Utgiftene er ført i regnskapet med til sammen kr hvorav kr gjelder regnskapsrevisjon, kr gjelder forvaltningsrevisjon og kr gjelder sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Det er ikke utbetalt godtgjørelse til revisor til rådgivningstjenester. 13 Side 18

19 Note 3. Pensjonsforpliktelser Offentlig pensjonsordning: Alle ansatte som fyller hovedtariffavtalen for kommunal sektor sine vilkår for medlemskap i tjeneste-pensjonsordning er med i en pensjonsordning med vilkår i hht hovedtariffavtalen for kommunal sektor. Longyearbyen lokalstyre har kollektiv pensjonsordning i KLP og SPK som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte. Pensjonsordningen omfatter alders-, uføre-, ektefelle- og barnepensjon samt AFP/tidligpensjon. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. Pensjonsordningen omfatter 196 aktive medlemmer i KLP med en gjennomsnittsalder på 43 år og 38 aktive medlemmer i SPK med en gjennomsnittsalder på 45 år. Før-tidspensjonsordning (60-årspensjonsordningen): Medlemskapet i denne ordningen skriver seg fra virksomhetsoverdragelser som skjedde fra og fra Ordningen gir rett til pensjon fra fylte 60 år. Ordningen består av tre avtaler: Avtale 682, som omfatter ansatte som er under 60 år og i jobb hos Longyearbyen lokalstyre og som har avtale om utbetaling av pensjon fra fylte 60 år. Pr er det ingen aktive personer i ordningen, men 9 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 65 år. Avtale 477, som omfatter personer mellom år som har gått av med pensjon ved fylte 60 år. Pr er det ingen aktive personer i ordningen, men 4 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 70 år. Avtale 887, som omfatter pensjonister, dvs i hovedsak personer over 67 år. Pr er det ingen aktive personer i ordningen, men 17 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 74 år. I tillegg til disse avtalene er det med utgangspunkt i de ovennevnte avtalene inngått lokale avtaler med enkelte personer / grupper som omfattes av førtidspensjonsordningen. Pensjonsmidler, pensjonsforpliktelser og premieavvik: Størrelsen på pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser er satt ut fra estimert verdi. Estimert verdi brukes fordi faktisk størrelse på pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser pr ikke er kjent ved tidspunktet for avleggelse av regnskapet. Disse størrelsene blir kjent i løpet av kommende år. Kommende års aktuarberegning oppdateres med faktiske tall pr for forrige år, og avviket mellom estimert verdi og faktisk størrelse benevnes som estimatavvik. Premieavvik er differansen mellom netto pensjonskostnad og faktisk innbetalt pensjonspremie. Beregning av netto pensjonskostnad er basert på prinsipper fastlagt i en regnskapsstandard som forsøker å gi en fornuftig og jevn fordeling av pensjonskostnaden over tid. Beregning av hvor mye som skal innbetales i premie til pensjonskassen hvert år baseres på en annen beregningsmodell. Premieavviket amortiseres over ett år. Premieavvik amortiseres over ett år. Amortisering av premieavviket for 2014, kr , samt føring av positivt premieavvik for 2015, kr , medfører en økning av netto driftsresultat for 2015 på kr Side 19

20 OFFENTLIG PENSJONSORDNING FOR PEDAGOGISK PERSONALE I STATENS PENSJONSKASSE (SPK): Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) Årets pensjonsopptjening, nåverdi Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Forventet avkastning på pensjonsmidlene Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) Årets pensjonspremie til betaling Årets premieavvik Reversering av fjorårets premieavvik Regnskapsført premieavvik Balanse Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) Pensjonsmidler (anleggsmidler) Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) Årets premieavvik Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik Beregningsforutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,35 % 4,35 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G- og pensjonsregulering 2,97 % 2,97 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: Grunnskole - Før fylte 50 år 3,00 % 3,00 % - Etter fylte 50 år 0,00 % 0,00 % - Uttakstilbøyelighet AFP 50,00 % 50,00 % Vg avdeling - Før fylte 57 år 3,00 % 3,00 % - Etter fylte 57 år 0,00 % 0,00 % - Uttakstilbøyelighet AFP 40,00 % 40,00 % Estimatavvik Pensjonsmidler Pensjonsforpliktelser Estimert Faktisk Årets estimatavvik Estimatavvik fra tidligere år 0 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for Akkumulert estimatavvik Bruk av premiefond Innestående på premiefond Side 20

21 OFFENTLIG PENSJONSORDNING I KLP Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) Årets pensjonsopptjening Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Forventet avkastning på pensjonsmidlene Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) Årets pensjonspremie til betaling Årets premieavvik Reversering av fjorårets premieavvik Regnskapsført premieavvik Balanse Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) Pensjonsmidler (anleggsmidler) Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) Årets premieavvik Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik (1 års amortiseringstid) Beregningsforutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,65 % 4,65 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G-regulering 2,97 % 2,97 % Forventet årlig pensjonsregulering 2,97 % 2,20 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: Før fylte 40 år 25,00 % Etter fylte 40 år 10,00 % år 15,00 % år 10,00 % år 7,50 % år 5,00 % år 2,00 % > 55 år 0,00 % Uttakstilbøyelighet AFP (beskriv valgt ordning) 25,00 % 45,00 % For øvrig er alminnelige forutsetninger innen forsikring benyttet når det gjelder demografiske faktorer. Estimatavvik Pensjonsmidler Pensjonsforpliktelser Netto Estimert Faktisk Årets estimatavvik Estimatavvik fra tidligere år 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for Akkumulert estimatavvik Side 21

22 Spesifikasjon av estimatavvik pensjonsforpliktelse: Endring som følge av planendring Endring som føgle av ny dødelighetstariff Endring som følge av øvrige endringer Sum Bruk av premiefond Innestående på premiefond Side 22

23 60-ÅRS-PENSJONSORDNING I DNB Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) Årets pensjonsopptjening, nåverdi 0 0 Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Forventet avkastning på pensjonsmidlene Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) Årets pensjonspremie til betaling Årets premieavvik Reversering av fjorårets premieavvik Regnskapsført premieavvik Balanse Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) Pensjonsmidler (anleggsmidler) Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) Årets premieavvik Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik Beregningsforutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,65 % 4,60 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G-regulering 2,97 % 2,97 % Forventet årlig regulering av pensjoner under utbetaling 2,20 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: - Før fylte 40 år 0,00 % 0,00 % - Etter fylte 40 år 0,00 % 0,00 % Uttakstilbøyelighet AFP 0,00 % 0,00 % For øvrig er alminnelige forutsetninger innen forsikring benyttet når det gjelder demografiske faktorer. Estimatavvik Pensjonsmidleforpliktelser Pensjons- Netto Estimert Faktisk Årets estimatavvik Estimatavvik fra tidligere år 0 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for Akkumulert estimatavvik Bruk av premiefond Innestående på premiefond Side 23

24 Note 4. Varige driftsmidler Avskriv- IB Nedskriving Avskriving Salg Kjøp / UB Beskrivelse ningstid Anskaff.kost tilgang Museumsbygning Ingen 1 1 Familieboliger 40år Forretnings-og lagerbygg 50år Kulturhuset 50år Longyearbyen skole 40år Barnehager 40år Driftsanlegg energi 20år Kaianlegg 10/20år Avfalssanlegg 20år Distibusjonsnett el.strøm 40år Fjernvarme-,vann-, avløpsnett 20/40år Tekniske anlegg, bygg 20år Veinett 40år Veianlegg 20år Industri-og forretn.områder - Tilrettelegging byggeområder - SUM Faste eiendommer og anlegg Kontorutstyr og inventar 10år Maskiner/utstyr 5/10år Anleggsmaskiner/traktorer 10år IKT-utstyr 5/10år Båter 10år Biler 10år Kunst kulturhuset Ingen Brannbil 20år Inv./utstyr kulturhuset 10/20år SUM Utstyr, maskiner og transportmidler SUM Varige driftsmidler Nedskrivningene kommer som en følge av snøskredet Beløp til nedskrivning er beregnet ved å se hvor stor %-andel av anleggsmiddelet som ble ødelagt av skredet og så beregne hva denne %-andelen utgjør i kr. av anleggsmiddelets restverdi pr Det er en differanse mellom det som er registrert som «Kjøp / tilgang 2015» i denne noten og «Investeringer i anleggsmidler» i Regnskapsskjema 2A investeringsregnskapet (kr ). Det skyldes at refusjoner er ført under finansiering i Regnskapsskjema 2A, mens refusjon er trukket fra beløpet som aktiveres på anlegget (dvs det beløpet som er ført under «Kjøp / tilgang 2015» i denne noten). Det gjennomføres ikke avsetninger som kan brukes til nyanskaffelser ved utgangen av driftsmidlets levetid. Note 5. Aksjer og andeler Longyearbyen lokalstyre ved Longyearbyen Havn har aksjer i Cruise Norway regnskapsført til kr I tillegg har vi egenkapitalinnskudd i KLP (se note 3) pålydende kr , pr Side 24

25 Note 6. Langsiktig gjeld, rentesikring, minste lovlige avdrag, ubrukte lånemidler. Pr er følgende lån regnskapsført (beløp i mill. kr.): Gjeld Opptak / Gjeld Lån nr Långiver Lånetype / rente Avdrag innfrielse Nedbetalt Rentesats 902 KommunalbankenSerielån / flytende 5,1 0,9 4, ,65 % 904 KommunalbankenSerielån / flytende 3,1 0,3 2, ,65 % 905 KommunalbankenSerielån / flytende 27,1 3,6 23, ,65 % 908 Kommunekreditt Serielån / flytende 9,7 1,2 8, ,90 % 909 Kommunekreditt Serielån / flytende 24,5 1,5-9,0 14, ,85 % 911 Kommunekreditt Serielån / flytende 4,1 0,1 4, ,00 % 914 Kommunekreditt Serielån / flytende 2,2 0,1 2, ,00 % 916 KommunalbankenSerielån / flytende 10,5 0,4 11,7 21, ,55 % 917 KommunalbankenSerielån / flytende 0,4 0,1 0, ,65 % 918 KommunalbankenSerielån / flytende 0,4 0, ,55 % 919 KommunalbankenSerielån / flytende 32,0 32, ,65 % Sum med flytende rente 87,1 8,2 34,7 113,6 903 KommunalbankenSerielån / fastrente 5,4 0,2 5, ,01 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 6,5 0,9 5, ,50 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 9,5 1,3 8, ,45 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 15,7 1,7 14, ,05 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,9 0,3 5, ,70 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,5 0,3 5, ,70 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 1,5 0,1 1, ,54 % til KommunalbankenSerielån / fastrente 8,7 8, ,55 % til Sum med fastrente 50,0 4,8 8,7 53,9 Sum lånegjeld 137,1 167,5 Pensjonsforpliktelser 139,1 137,1 Sum langsiktig gjeld 276,2 304,6 Rentesikring. I hht finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre er rentebindingsavtaler det eneste finansielle instrument administrasjonssjefen har anledning til å benytte. Rentebindingsavtaler skal inngås etter følgende retningslinjer: Minimum 25 % av låneporteføljen skal ha flytende rente (rentebinding kortere enn ett år), og minimum 25 % skal ha fast rente. Inntil 50 % av låneporteføljen kan ha fast rente. Maksimal rentebindingsperiode er 10 år. Maksimalt 50 % av låneporteføljen som har fast rente skal komme opp til fornyelse / forfall i løpet av neste 12 måneders periode. Oversikten ovenfor viser at 32 % av lånene pr har fastrente. Lengste rentebindingstid er 10 år. 20 Side 25

26 Minste lovlige avdrag: I hht kommunelovens 50 nr 7a skal gjenstående løpetid for samlet gjeldsbyrde ikke overstige den veide levetiden for anleggsmidler ved siste årsskifte. Dette innebærer at betalte avdrag på lånegjeld minst må tilsvare den beregnede gjennomsnittlige (veide) levetiden for anleggsmidlene ved siste årsskifte, som beregnes etter følgende formel: Årets avskrivninger (2015) delt på Sum bokført verdi varige driftsmidler ganger lånegjeld Minimumsavdrag Kr Innbetalt (ekstraordinært avdrag på 9 mill kr er holdt utenfor) Kr Mer innbetalt enn minimumsavdrag Kr Oversikt over låneformål: Låneformål (i mill kr) Kommentarer: Ledlys 0,6 0,5 Bør være selvfinansierende Vann 5,0 8,5 Bør være selvfinansierende Fjernvarme 42,1 43,9 Bør være selvfinansierende Havn 24,3 26,5 Bør være selvfinansierende Energiverket 6,8 6,1 Bør være selvfinansierende Renovasjon 7,2 7,0 Skal være selvfinansierende Avløp 0,2 1,7 Skal være selvfinansierende Kulturhus 24,5 14,0 Betjenes av korkpenger Energiverket: tilstandsanalysen 10,5 21,2 Kjøp av boliger 5,4 5,2 Næringsbygget 2,0 1,9 Brann 0,8 0,6 Veier og nærmiljø 5,9 7,6 Fundamenter bolig 1,5 1,4 IKT skole 0,3 0,4 Lagerbygg sjøområdet 3,6 Skolebygg (rørkasser) 1,3 Ubrukte lånemidler ,0 Sum 137,0 167,4 Tabellen viser at 94,2 mill kr av lånene er knyttet til låneformål som skal eller bør være selvfinansierende ved at lånene betjenes via gebyr for tjenesten. Målet er at lån til ledlys skal finansieres ved lavere driftsutgifter til gatelys. Lån til renovasjon og avløp skal i hht lov og forskrift være selvfinansierende via gebyr for tjenesten. Lån til kulturhuset betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lokalstyret ønsker ikke at lån til energiverket som gjelder utbedringer i hht tilstandsanalysen skal betjenes via strømgebyret. Lånet belaster Longyearbyen lokalstyre (LL) sin generelle økonomi. Også lån knyttet til kjøp av boliger, næringsbygget, brann, veier og nærmiljø, fundamenter bolig, ikt skole, lagerbygg sjøområdet og skolebygg finansieres via Longyearbyen lokalstyre sin generelle økonomi. Dvs at 43,2 mill av totalt lånebeløp, eller 26 %, belaster LL sin generelle økonomi. 21 Side 26

27 Ubrukte lånemidler (ubl) er ved årsskiftet ca16 mill kr. Ubl oppstår fordi prosjekter ikke har hatt den framdrift i 2015 som var planlagt i revidert investeringsbudsjett. De største beløp i ubl er knyttet til renseanlegget på energiverket (11,7 mill kr) og heis energiverket (1,2 mill kr.). Se også tabellen nedenfor. Oversikt over låneopptak og bruk av lån i 2015, samt ubrukte lånemidler pr : Prosjekt Beskrivelse Ubrukt pr Tilført lånemidler Brukt 2015 Ubrukt pr Lån Avgassrensing Klif Lån HP Avfall- restavfallscontainere LOS - båt Flytekai Forlengelse turistkai Belysning sentrum Nytt fyrhus H Utbedr.rørkasse Blåmyra Utbedr.fjernvarme Rørkasser under skolen Heis Energiverket Utbedr.fundamenter bolig HP vann-nyleg. inntaksledning HP vann-manganfilter TA energiv.-utskift.panelvegger IKT - skolen Lån HP vann- dosing elveløp HP vann- ledning energiverket HP vann- ledning Haugen Oppgrad.ledninger vann Oppgrad.ledninger avløp Lagerbygg sjøområde Ubrukte lånemidler Tabellen viser ubrukte lånemidler ved forrige årsskifte, opptak og bruk av lån i løpet av året og ubrukte lånemidler pr , som er kr ,- Note 7. Garantier Digitalisering av kino: På landsbasis er det gjennomført et arbeid med digitalisering av kino. I den forbindelse inngikk Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF i 2011 en avtale med Film & Kino der Longyearbyen lokalstyre forpliktet seg til å inngå avtale med DnB NOR Finans om finansiering av deler av utgiftene med å digitalisere kinoen. For Longyearbyen lokalstyre innebærer det garanti for et annuitetslån på kr med 9 års løpetid (regnet fra 2011) og flytende rente. Film & Kino har dekket avdragsutgifter på kr og renteutgifter på kr i Restgjeld pr er kr Side 27

28 Note 8. Andre vesentlige forpliktelser Langsiktige forpliktelser Det er på flere fagfelt behov for langsiktige kontrakter med leverandører. For 2015 har vi hatt følgende større, langsiktige avtaler: Type tjeneste Avtale med Verdi pr år Varighet Veivedlikehold/ entreprenørtjenester LNS Spitsbergen AS Ca 6,1 mill kr års opsjonsmulighet Innsamling og håndtering av avfall Reno-Vest Bedrift AS Ca 6,8 mill kr års opsjonsmulighet FDV-avtale VVA Imtech Spitsbergen AS Ca 7,7 mill kr års opsjonsmulighet FDV-avtale Elektro J.M Hansen AS Ca 1,8 mill kr års opsjonsmulighet Leveranse av kull Store Norske Spitsbergen Ca 12 mill kr Kullkompani AS FDV-avtale renhold ISS Ca 4.2 mill kr års opsjonsmulighet Det er inngått avtale med Kystverket om at Longyearbyen lokalstyre skal levere tilbringertjeneste for loser. Avtalen er for ti år med opsjon på år og trådte i kraft Estimert verdi på avtalen er ca 3,9 mill kr pr år. I tillegg kommer oppdragsavhengige driftskostnader. Note 9. Bruk og avsetning til fond Regnskapsskjema 1A - avsetning til disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett 2015 E99 Finans Interne finansieringstrans E99 Finans Årets rs-messige mer-/mindreforbr Regnskapsskjema 1A - avsetning til bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett 2015 E99 Finans Statlig rammetilskudd E99 Finans Renter, avdrag, utbytte E99 Finans Interne finansieringstrans E99 Finans Omstillingsmidler fra staten Regnskapsskjema 1A - bruk av bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett 2015 E99 Finans Interne finansieringstrans Side 28

29 Regnskapsskjema 1B - avsetning til disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett 2015 E15 Personal og organisasjon Felles HMS-/velferdstiltak E42 Brann og redning Brannberedskap Regnskapsskjema 1B - bruk av disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett 2015 E42 Brann og redning Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt E42 Brann og redning Brannberedskap Regnskapsskjema 1B - avsetning til bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett 2015 E11 Administrasjonssjef m/stab Tilrettelegging og bistand til næringslivet E11 Administrasjonssjef m/stab Korkpenger E17 Eiendom Kulturminnevern E22 Kultur og idrett Kulturskoletilbud E32 Longyearbyen skole Grunnskoletilbud E38 Polarflokken barnehage Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage E40 Tekniske tjenester Produksjon av vann E40 Tekniske tjenester Avløpsnett/innsamling avløpsvann E40 Tekniske tjenester Husholdningsavfall E40 Tekniske tjenester Fjernvarmeanl., nett - FH - HS E80 Energiverket Vedlikeholdsplan energiverk E90 Longyearbyen havn Havne- og kaidrift E90 Longyearbyen havn Los-tjeneste Regnskapsskjema 1B - bruk av bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett 2015 E11 Administrasjonssjef m/stab Korkpenger E17 Eiendom Kulturminnevern E20 Barn og unge Ungdomsklubb E20 Barn og unge Selvstyrt ungdomshus E20 Barn og unge Felles barnehageaktivitet E22 Kultur og idrett Forebyggende helsearbeid E22 Kultur og idrett Kulturskoletilbud E32 Longyearbyen skole Grunnskoletilbud E36 Longyearbyen barnehage Barnehagetilbud E38 Polarflokken barnehage Barnehagetilbud E40 Tekniske tjenester Distribusjon av vann E40 Tekniske tjenester Fjernvarmeanl., nett - FH - HS E42 Brann og redning Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt E90 Longyearbyen havn Havne- og kaidrift Side 29

30 Regnskapsskjema 2A - avsetning til ubundne investeringsfond Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett Tilknytingsgebyr/investeringer Vei Finans / interne transaksjoner Regnskapsskjema 2A - bruk av disposisjonsfond Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett HP Avfall - Restavfallscontainere TA Energiverk - Utskifting panelvegger TA Energiverk - Fjerne murverk på nedre drum TA Energiverk - Ny kondensatveksler TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper TA Energiverk - Fjernvarmevekslere TA Energiverk - Sperredamp-/ejektorkjøler for turbin TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin TA Energiverk - Trykkholdestasjon for fjernvarme TA Energiverk - Smøreoljekjøler Regnskapsskjema 2A - bruk av ubundne investeringsfond Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp Truck til lagerbygg sjøområdet Avgassrensing KliF Asfaltering veier/plasser Containere til allmennyttige formål SD-anlegg fjernvarme Takrenner Kullungen barnehage Styringssystem ventilasjon og varme Fjernavlesning el Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget Infrastruktur IKT Utstyr Kulturhuset Kopimaskiner Egenkapitalinnskudd KLP Regnskapsskjema 2A - bruk av bundne investeringsfond Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Opprinnelig budsjett Tilknytingsgebyr/investeringer Vann Tilknytingsgebyr/investeringer Fjernvarme Tilknytingsgebyr/investeringer Strøm Flytekai - skisseprosjekt Havnebygg - prosjektering Havnelager - prosjektering Avgassrensing KliF Avgassrensing KliF RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (teknisk insta TA Energiverk - Utskifting panelvegger TA Energiverk - Ny kondensatveksler TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og kob TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget TA Energiverk - Fjernvarmevekslere Side 30

31 Samlet oversikt over budsjettert og regnskapsmessig avsetning og bruk av fond for hvert fond: Budsjettert avsetning 2015 Budsjettert bruk 2015 UB budsjett 2015 Regnskap avsetning 2015 Regnskap bruk 2015 UB regnskap 2015 Fondstype IB Frie driftsfond Disposisjonsfond Øremerkede disposisjonsfond Sum frie driftsfond Frie investeringsfond Ubundet investeringsfond , Sum frie investeringsfond Bundne driftsfond Korkpengefond Omstillingsmidler vedl.hold infrastruktur Omstillingsmidler omstill.og næringsutv Samfunns-og næringsanalysen Kompetansetiltak barnevernet Frisklivsmidler Rusforebyggende tiltak Psykiatrimidler Frifondsmidler ungdomsklubb og UHU Kompetanse- og regelverksforståelse Mulighetsstudie gamle energiverk Kultur for mangfold Ungdomstrinn i utvikling Den kulturelle skolesekken Kulturskolen 20 år Prøysenprosjektet Miljøformål Polarflokken B.hage Jorda rundt på kulturski (kulturskolen) Kulturformidling barn og unge Minnefond kulturskolen Brannøvingsfelt Selvkostfond vann Driftsfond renseanlegg Mulighetsstudie krisevann Selvkostfond avløp Selvkostfond renovasjon Garanti avfallsdeponi Selvkostfond fjernvarme Vedlikeholdsfond energiverk Statstilskudd til TA og VHP energiverk Havnefond drift Tilbringertjenesten (LOS) Sum bundne driftsfond Bundne investeringsfond Tilknytningsfond vann Tilknytningsfond fjernvarme RNB 2013 Tiltak etter brann Renseanlegg energiverket Tilknytningsfond strøm Havnefond investering Statstilskudd havneutvikling Sum bundne investeringsfond Sum alle fond Side 31

32 Note 10. Kapitalkonto bevegelser Debet Kredit Inngående balanse Av- og nedskrivning av fast eiendom og anlegg Aktivering av fast eiendom og anlegg Egenkapitalinnskudd KLP Salg av utstyr, maskiner og transportmidler - Av- og nedskrivning av utstyr, maskiner, biler Aktivering av utstyr, maskiner og transportmidler Nedskriving aksjer Bruk av midler fra eksterne lån Avdrag på eksterne lån Endring pensjonsforpliktelser Endring pensjonsmidler Utgående balanse Sum Kapitalkonto viser endringer i anleggsmidler og langsiktig gjeld. Note 11. Investeringsprosjekter som går over flere år eller startet i 2015 Tidligere års investering Investering 2015 Total ivestering Prosjekt Status 6000/ 6999 Tilknytningsgebyr/investering Vei VF 6001 Tilknytingsgebyr/investeringer Vann VF 6002 Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp VF 6003 Tilknytingsgebyr/investeringer Fjernvarme VF 6004 Tilknytingsgebyr/investeringer Strøm VF 6005 HP Avfall - Restavfallscontainere VF 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia VF 6009 Los-båt VF 6012 Flytekai - skisseprosjekt Avsluttet 6013 Havnebygg - prosjektering Avsluttet 6014 Havnelager - prosjektering Avsluttet 6015 Forlengelse av turistkaia Avsluttet 6017 Truck til lagerbygg sjøområdet Avsluttet 6020 Avgassrensing KliF VF 6031 Asfaltering veier/plasser Avsluttet 6032 Nærmiljløanlegg: belysning sentrum Avsluttet 6034 Containere til allmennyttige formål Avsluttet 6041 HP avfall: Sigevannsrensing VF 6070 Nytt fyrhus H320 (kun selve bygget) VF 6071 Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra Avsluttet 6072 SD-anlegg fjernvarme VF 27 Side 32

33 Tidligere års Investering Total Prosjekt investering 2015 ivestering Status 6073 Lagerbygg Sjøområdet Avsluttet 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd VF 6077 Rørkasser under skolen Avsluttet 6079 Heis Energiverket VF 6080 Styringssystem ventilasjon og varme Avsluttet 6081 Slagg- og askedeponi VF 6083 Fjernavlesning el Avsluttet 6084 Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget VF 6085 Utbedring fundamenter boliger VF 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv VF 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (teknisk installasjon) VF 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning VF 6091 HP Vann - Dosing elveløp mv Avsluttet 6092 HP Vann - Manganfilter VF 6099 HP Vann - ledning Energiverket (opprinnelig planlagt til Bykaia) VF 6100 HP Vann - ledning Haugen Avsluttet 6150 Oppgradering vannledning Sjøskrenten Avsluttet 6151 Oppgradering avløp Sjøskrenten Avsluttet 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegger VF 6201 TA Energiverk - Fjerne murverk på nedre drum Avsluttet 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler VF 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft VF 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget VF 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper VF 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere VF 6209 TA Energiverk - Sperredamp-/ejektorkjøler for turbin VF 6210 TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer VF 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin VF 6212 TA Energiverk - Trykkholdestasjon for fjernvarme Avsluttet 6214 TA Energiverk - Smøreoljekjøler VF 6301 Ikt-investeringer skolen Avsluttet 6302 Infrastruktur IKT Avsluttet 6303 Lønn-/personal-/økonomisystem VF 6305 Utstyr Kulturhuset Avsluttet 6306 Kopimaskiner VF 6319 Tråkkemaskin 0 0 VF Status: VF: Prosjektet videreføres i 2016 Avsluttet: Prosjektet er avsluttet / ferdigstilt. 28 Side 33

34 Kommentarer til prosjektene: Prosjekt 6000/ 6999 Tilknytingsgebyr/investeringer Vei Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig I 2014 ble det brukt ca 2 mill kr fra ubundet Gått over Usikkert investeringsfond til delvis finansiering av flere år tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei til 28 tiltakshavere. Når LL nå har mottatt en innbetaling av tilknytningsgebyr vei "tilbakebetales" beløpet til investeringsfondet. Skyldig beløp fra tilknytningsgebyr vei til investeringsfondet er pr kr Tilknytingsgebyr/investeringer Vann Utbygging av vann til nye bygg. LL står for utbyggingen som gjennomføres som følge av byggesaker mottatt før nytt gebyrregulativ av Dekkes av tilknytningsfond vann, da inntektene kom før regnskapsåret Gått over flere år Usikkert 6002 Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp Utbygging av avløp til nye bygg. LL står for utbyggingen som gjennomføres som følge av byggesaker mottatt før nytt gebyrregulativ av Tilknytningsfond avløp kunne finansiere kr av årets investeringer. Resten av investeringene, kr , er finansiert ved bruk av ubundet investeringsfond. Tilknytningsfond avløp er 0 pr Gått over flere år Usikkert 6003 Tilknytingsgebyr/investeringer Fjernvarme Utbygging av fjernvarme til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsfond fjernvarme. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres. Gått over flere år Går over flere år 6004 Tilknytingsgebyr/investeringer Strøm Utbygging av strøm til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsfond strøm. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres. Gått over flere år Går over flere år Om det isolert sees på tilknytninger av nye bygg i 2015, gikk alle utgifter mot inntekter. Likevel hadde tilknytninger strøm med seg inn i 2015 et tap fra tilknytningen av ny hangar i Dette tapet dekkes inn av tilknytningsfond strøm med kr , HP Avfall - Restavfallscontainere På grunn av konkurs hos opprinnelig leverandør, ble bestillingen forsinket. Containerne er bestilt og bekreftet på vei og skal leveres tidlig i april Beløpet videreføres til Gått over flere år Går over flere år 29 Side 34

35 Prosjekt Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig 6009 Los-båt Båten er overtatt av LL og satt i drift for Kystverket fra 1.april 2015 (10års-avtalen med Kystverket starter fra denne dato). Verditaksering gjennomført 21/ viser at båten er taksert til 21,9 mill, mens LL sine investeringskostnader trolig vil bli ca 16mill. Det foreligger en garantiperiode for leveransen av båt på 2 år fra leveransetidspunktet. På grunn av noen utfordringer med leveransen med motorer og løsninger, pågår det en fortløpende dialog med verftet ift kvaliteten på leveransen. Dette består i fortløpende korrigeringer og oppdateringer. Prosjektet vil derfor være gjenstand for korrigeringer også i Det er først når det er avklart hva som gjøres ift disse utfordringene at investeringer ferdigstilles i regnskapet Flytekai - skisseprosjekt Konsept ferdig utarbeidet. Kystverket har fått midler over statsbudsjettet 2016 til utarbeidelse av en konseptvalgutredning. LL avventer videre arbeid i påvente av finansiell støtte Havnebygg - prosjektering Konsept ferdig utarbeidet. Kystverket har fått midler over statsbudsjettet 2016 til utarbeidelse av en konseptvalgutredning. LL avventer videre arbeid Havnelager - prosjektering Gjennomført grunn- og miljøundersøkelser og kostnadsestimat for nytt bygg. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag og videre prosjektering gjenstår i påvente av finansiering Forlengelse av turistkaia Kai levert og tatt i bruk. Kaia er i henhold til bestilling. Prosjektet har et mindreforbruk grunnet delvis bruk av eksisterende fortøyningsutstyr og driftsmateriell anskaffet i driftsregnskapet Truck til lagerbygg sjøområdet Truck til bruk i nytt lagerbygg i sjøområdet som LL kjøpte sommeren Havn, eiendom, kultur/idrett (inkl svalbardhallen) og energiverket vil alle bruke lagerhallen Side 35

36 Prosjekt Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig 6020 Avgassrensing KliF Kontrakt for bygging av nytt renseanlegg ved Asfaltering veier/plasser Energiverket ble inngått i desember Det er LAB som fikk kontrakten og er totalleverandør for prosessanlegget og bygget. Fremdrift: Dette prosjektet skulle vært ferdig i desember Det er ikke tilfelle. Det er oppdaget en del som ikke er 100% ferdig på bygget og i forbindelse med utility systemer. Prosessanlegget er imidlertid ferdig og i drift. LAB følges nå opp i form av punch lister, og energiverket mottar ukentlige rapporter på hva som er gjort og hva som forventes gjort kommende uke. Prosjektet skal ferdigstilles ila først halvdel av Kvalitet: Det er ikke direkte avdekket avvik i forhold til kvalitet, selv om det til tider er diskusjoner på hva som er akseptabelt eller ikke. Økonomi: Prosjektet er sårbart for valutaendringer, og prosjektets totalramme kan ikke dekke de økte valutakostnadene. 2. tertial 2015 ble derfor prosjektrammen økt med 14 millioner norske kroner (MNOK) for å sluttføre prosjektet. Planen var å sluttføre prosjektet i 2015, men da dette ikke ble innfridd må gjenværende midler i prosjektet overføres til HMS: Det var dessverre en arbeidsulykke i renseanlegget 3.august Personen er tilbake i jobb, uten varige men. Saken er avsluttet fra arbeidstilsynet sin side. 12. Budsjettkorrigert desember mai var det pga en at brann vi i 2015 i elektrorommet mottok en i faktura tilhørende tidligere år Nærmiljløanlegg: belysning sentrum 6034 Containere til allmennyttige formål Nye gatelys langs gågata i sentrum er på plass som sikrer lovlig fremføring av strøm. Merkostnad skyldes et mer omfattende prosjekt enn først antatt. Toalett- og mannskapsvogner kjøpt inn og satt i drift. Brukt første gang i fbm solformørkelsen Nytt fyrhus H320 (kun selve bygget) 6071 Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra Prosjektering og prøveboring av nytt fyrhus på Sjøområdet er gjennomført. Kontrakt for bygging er klar og gjennomføres i Rehabilitering av rørkasse til Blåmyra 4-8. Merforbruket skyldes at tilstanden var dårligere enn det befaringen i forkant av prosjektet tilsa SD-anlegg fjernvarme Nyetablering av SD-anlegg (Sentral Driftsovervåkning) på fjernvarmesentraler for å bedre kontrollen på fjernvarme. Deler av overvåkningen er på plass. Prosjektet ble satt på vent på grunn av avklaringer rundt valgt løsning. Videreføres til Side 36

37 Prosjekt Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig 6073 Lagerbygg Sjøområdet Bygget overtatt Eiendomsenheten, Svalbardhallen, enhet for barn/unge, kulturenheten, havn og kraftstasjonen disponerer areal i bygget Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd. Utskifting av pelene til primærnettet på fjernvarme etter varmeplanen. I henhold til fremdriftsplan. Mindreforbruk grunnet fremdrift overføres til Ferdigstilles i 2016 etter opprinnelig plan Rørkasser under skolen Rehabilitering av rørkassa under skolen. Prosjektet ble noe endret i omfang underveis. Prosjektet ferdig Heis Energiverket Arbeidet har blitt utsatt pga leverandørens kapasitet. Materialer har ankommet, montasje starter opp i februar Styringssystem ventilasjon og varme SFO og brannstasjonen er tilknyttet Datavaktmesteren i Det er gjort investeringer på tekniske anlegg som gir styring av ventilasjon på tid og C02. På skolen er utstyret innkjøp, men ennå ikke montert. Her vil vi få besparelser på strøm, ved at ventilasjonsvifter går etter behov, og ikke døgnet rundt Fjernavlesning el. Har kjøpt inn målere og skap for å få fjernavlesning på hybelleiligheter på Blåmyra. Montasje vil bli utført ila vår 2016, utgifter for montasje dekkes av driftsbudsjett Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget Forprosjektet har fått et annet omfang enn forutsatt. Brukergruppa vurderte at det var hensiktsmessig å ta inn interiørarkitekt på et tidlig stadium. Dette har medført også behov for detaljprosjektering på VVS og elektro, for å kunne ivareta interiørarkitektens ønsker. Dette omhandler kartlegging av eksisterende bærekonstruksjon, plassering av ventilasjonskanaler i forhold til frie høyder i biblioteket og kontorer, plassering av radiatorer, plassering og utvelgelse av lamper. VVS og elektro er nå tegnet ut, og vi vil få mindre kostnader på prosjektering i ombyggingsprosjektet. Dette sikrer et bedre sluttprodukt under byggingen, da entreprenør vil bli låst på byggherrens løsning. Mulighet for feiltolkninger, med tilhørende kostbare endringsmeldinger i byggeperioden, er redusert Utbedring fundamenter boliger Utbedring av fundament i 236 er ikke gjennomført. LL er enig med Store Norske Boliger som eier 50 % av husrekken om å se på alternativer til refundamentering. Det er påvist «jord-sig» som videre danner press mot peler/bygg. Dette problemet må løses før man kan refundamentere boligrekken Side 37

38 Prosjekt 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (teknisk installasjon) 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig Digitalisering av teknisk arkiv som følge av brannen på energiverket i Finansiert av statstilskudd fra revidert nasjonalbudsjett. Det er fortsatt en stor mengde digitalisering som står igjen, samt kvalitetskontroll av deler av inscannet materiale. Prosjektet har drøyd i tid på grunn av omfang, kvalitetskontroll og utleid bistand eksternt i prosjektet. Mindreforbruk overføres til Flytting av H320 inn i nytt fyrhus FH3. Prosjektering er gjennomført. Opprinnelig budsjett flyttet til Nytt inntak og pumpestasjon på Isdammen. Prosjektet er ferdigstilt, mangler ferdigbefaring. Tilgodehavene overføres til 2016 for å avslutte kontrakten med leverandør (etter ferdigbefaring) HP Vann - Dosing elveløp mv Prosjektet startet opprinnelig med å bedre sikkerheten for dammen med tanke på flomkontroll og sedimentering. Tilstanden på kulvertene ved overløpet er kraftig forringet i løpet av Mindreforbruk grunnet prosjektets endring underveis HP Vann - Manganfilter Longyearbyens drikkevann når ikke kravene i forhold til mangan. Pilotanlegg for manganfjerning er montert og vann sendt for analyse. Prosjektet løper videre i Mindreforbruk overføres til HP Vann - ledning Energiverket (opprinnelig planlagt til Bykaia) Vannledning for å sikre vannforsyning vest i byen. Ledning er lagt, mangler påkobling. Avventer til mildere vær. Mindreforbruk overføres til HP Vann - ledning Haugen Vannledning for å sikre brannvannsdekning til Haugen og i sentrum. Ferdig prosjektert Oppgradering vannledning Sjøskrenten 6151 Oppgradering avløp Sjøskrenten Nye rør med glykol frostsikring er montert. Bedret sikkerhet for kundene. Nye rør med glykol frostsikring er montert. Bedret sikkerhet for kundene Side 38

39 Prosjekt 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegger Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig Det ble i 2013 gjennomført en tilstandsanalyse ved Energiverket. Et av de anbefalte tiltakene fra analysen var å skifte 2 3 meter med rør i hele fyrrommet på begge kjeler. BWE ble engasjert i prosjektet. De prefabrikkerte kjelerørene, for deretter å fjerne gamle rør og sveise inn de nye. Oppdraget på site startet medio mai 2015, og varte ut november Fremdrift: Med unntak av 6 ukers forsinkelse på prefabrikasjonene av rørene har alt annet arbeid gått etter planen. Koordinering med bygging av nytt renseanlegg (prosjekt 6020) har også gått som planlagt og prosjektene har ikke hatt påvirkning på hverandre. Økonomi: Jfr. OEC tilstandsanalyse fra 2013 ble det budsjettert med 6,0 mill kr til deler og arbeid i forbindelse med utskifting av panelvegger. I tillegg ble det budsjettert med 3,0 mill kr til demontering og bortkjøring av eksisterende panelvegger, samt 4,5 mill kr i usikkerhet. Dette tilsvarer det opprinnelige budsjettet på 13,5 mill kr. (hvorav 0,1 mill kr i 2014). Pr. 1. tertial ble det varslet om behov for økt budsjettramme til 19,1 mill kr, hvorav 10 mill var forventet kostnadsført i 2015 og 9,1 mill kr i Dette skyldtes at det var avdekket levetidsslitasje på risten i kjele 2. Risten måtte totalrenoveres samtidig som panelveggene i kjele 2 ble skiftet. Dette har ført til betydelig merarbeid og merkostnad i prosjektet. Tilsvarende arbeid gjort på rist kjele 1 i 2014 kom på 6,2 mill kr. Totalkostnad for deler, arbeid, demontering og bortkjøring, inklusiv rist kjele 2 estimeres nå til 25,5 mill kr. De økte kostnadene utover budsjettjusteringen per 1. tertial skyldes en kombinasjon av valutakurs (DKK) og høyere arbeidskostnader. I tillegg kommer utgifter i forbindelse med hybelleie og utvask, samt prosjektadministrasjon som totalt estimeres til 1 mill kr. Ved igangkjøring av kjelene må kjelen varmes sakte opp for å herde murverk. Dette fører til ekstra dieselutgifter som tidligere ikke er medregnet i prosjektet tilsvarende 1,3 mill kr. Prosjektet er utsatt for valutausikkerhet, da største delen av prosjektet faktureres i DKK. Det er estimert med en kurs på 1,29 (kurs fra ) for utestående fakturaer. Det er ikke lagt inn ytterligere valutareserve. Total prognose for prosjektet vil da være 27,8 mill kr. Regnskap for 2015 viser 27,24 mill kr. Det vil komme noen få fakturaer i 2016 også. Dette er etterslep fra 2015, og vil ikke overstige ,- kr. Prosjektet anses som ferdigstilt. Generelle avvik: 6 uker forsinkelse av levering av panelvegger. Tiltak for å lukke avvik: Justert fremdriftsplanen og endret rekkefølge på montering av UREA for prosjekt TA Energiverk - Fjerne murverk på nedre drum Fjerning av murverk i nedre del av kjel. Regnskapsmessig avsluttet i Side 39

40 Prosjekt 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig Det ble i 2013 gjennomført en tilstandsanalyse ved Energiverket. Et av de anbefalte tiltakene var å skifte ut nåværende kondensatveksler enten med ny veksler eller skifte alle rør med sjøvannsbestandige rør. Det ble gjort en visuell inspeksjon av vekslerer i 2014, som viste at kondensatveksleren var salrygget og at det ikke var mulig å kun bytte rørene. Ny kondensatveksler er satt i bestilling i 2015 pga lang leveringstid(ca 12måneder), og den vil bli skiftet ut under turbinrevisjon sommeren Prosjektet forventes avsluttet i TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper Økonomi: Prosjektet er belastet med 50% av kost for selve kondensatveksleren i Resterende 50% vil bli belastet ved levering av veksleren. I tillegg kommer kost for demontering, montering, noe utskifting av instrumentering og avfallshåndtering i Prosjektet er utsatt for valutausikkerhet da kondensatvekslerne er bestilt hos Siemens Tyskland og faktureres i Euro. Fremdrift: Prosjekt er 90% ferdig. Gjenstående arbeid er følgende: Montasje av samleskinnevern og ny nettstasjon AD1. Alle kablingene ut av reservekraft er lagt, arbeid med avslutning på kablene gjenstår. Fremdrift: Sprinkling er montert iht. kontrakt. Gjenstår arbeid med innhenting av rådgiver for utarbeidelse av brannteknisk tilstandsanalyse på energiverket. Arbeidet med analysen er forventet gjennomført høsten 2016 til en kostnad på i underkant av 1 mill kr. Fremdrift: Etablering av nytt bygg ferdig. Satt inn nye filter. Gjenstående arbeid er montering av rist på gulv og opprydding ute. Opprydding vil først kunne gjennomføres sommeren Økonomi: Ønsker at prosjektet blir tilført kr ,- i 2016 for å ferdigstille prosjektet Side 40

41 Prosjekt 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig Det ble i 2013 gjennomført en tilstandsanalyse ved Energiverket. Et av de anbefalte tiltakene var å skifte ut fjernvarmevekslerne. Det ble sommeren 2015 gjort en inspeksjon av vekslerne, og det viser seg at slitasjen på rørene i disse vekslerne er langt bedre enn forutsatt i tilstandsanalysen. Det er derfor ikke nødvendig å bytte selve vekslerne. Prosjektet er forventet avsluttet i første halvdel av TA Energiverk - Sperredamp- /ejektorkjøler for turbin 2 Økonomi: Planlagt 10-dagers vedlikeholdsstopp på energiverket juli 2015 førte til at byen ble forsynt med strøm fra dieselaggregat. Fjernvarmevekslerprosjektet, sammen med 2 andre prosjekter, var hovedårsaken til vedlikeholdsstoppen. Det var derfor naturlig at også dette prosjektet ble belastet med 1/3 av kostnaden med dieselkjøring (som til sammen kostet 3 mill kr). I 1. tertial ble prosjektet redusert med 8,7 mill kr. da det ble forventet at innkjøp av nye vekslere skulle skje i Inspeksjonen viser at det ikke blir nødvendig å kjøpe nye vekslere. Det er imidlertid behov for innkjøp av noe reservedeler i 2016, og det er et ønske om å beholde ,- kr i prosjektet i Det ble i 2013 gjennomført en tilstandsanalyse ved Energiverket. Et av de anbefalte tiltakene var å skifte sperredamp-/ejektorkjøler for turbin 2. Bestilling ble satt i slutten av november 2015, og den skal skiftes samtidig med turbinrevisjon sommeren TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer Økonomi: Det vises til rapport pr. 1. tertial som viser at prosjektet blir dyrere enn opprinnelig planlagt. Også dette prosjektet har valutausikkerhet, da utstyret og installasjonen vil bli fakturert i Euro. Kun 30% av selve utstyret er fakturert prosjektet i 2015, og resten av utstyrskost, samt demontering, montering, noe instrumentering og avfallshåndtering vil komme i Det ble i 2013 gjennomført en tilstandsanalyse ved Energiverket. Et av de anbefalte tiltakene var å skifte generatorluftkjølere for begge generatorene. Begge kjølere ble mottatt før vedlikeholdsstoppen 2015, men kun kjøler for generator 2 ble bytte sommeren 2015 da det var denne som var vurdert som mest slitt. Generatorluftkjøler for generator 1 vil bli skiftet vår/sommer Dette vil ansatte ved energiverket gjøre selv. Prosjektet forventes avsluttet første halvdel av Økonomi: OK ønsker å overføre ,- kr av gjenstående budsjett til 2016, da det er mulig vi må bytte noen ventiler når vi bytter generatorluftkjøler for generator Side 41

42 Prosjekt Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig 6211 TA Energiverk - Det ble i 2013 gjennomført en tilstandsanalyse ved Kondensatforvarmer med kjøler Energiverket. Et av de anbefalte tiltakene var å skifte til turbin 2 kondensatforvarmer med kjøler for turbin 2. Bestilling ble satt i slutten av november 2015, og den skal skiftes samtidig med turbinrevisjon sommeren TA Energiverk - Trykkholdestasjon for Økonomi: Det vises til rapport pr. 2. tertial som viser at prosjektet blir dyrere enn opprinnelig planlagt. Også dette prosjektet har valutausikkerhet, da utstyret og installasjonen vil bli fakturert i Euro. Kun 30% av selve utstyret er fakturert prosjektet i 2015, og resten av utstyrskost, samt demontering, montering, noe instrumentering og avfallshåndtering vil komme i Prosjektet gjennomført TA Energiverk - Smøreoljekjøler Det ble i 2013 gjennomført en tilstandsanalyse ved Energiverket. Et av de anbefalte tiltakene var å skifte smøreoljekjøler. Smøreoljekjøleren er satt i bestilling i november 2015, vil bli installert samtidig med turbinrevisjonen sommeren Prosjektet forventes avsluttet i 2016 Økonomi: Det vises til rapport pr. 1. tertial som viser at prosjektet blir dyrere enn opprinnelig planlagt. Også dette prosjektet er utsatt for valutausikkerhet, da både installasjon og utstyr faktureres i Euro. Kun 30% av utstyrskost er fakturert i Resterende utstyrskost, samt demontering, montering, noe instrumentering og avfallhåndtering kommer i Ikt-investeringer skolen Diverse datautstyr til undervisningsformål på skolen Infrastruktur IKT Gjelder to nye servere på skolen, finansiering opprinnelig budsjettert i driftsbudsjettet. Delvis finansiert ved frie inntekter i investeringsregnskapet Utstyr Kulturhuset Det er anskaffet kinohøyttalere (ca kr ), lydutstyr (ca kr ), lysutstyr (kr , finansiert av korkpenger) og stoler (ca kr ). Årsbudsjettet på kr var tenkt brukt til kinohøyttalere og lydutstyr. Dette er anskaffet innenfor budsjettrammen. Lysutstyret var ikke budsjettert, men er finansiert av korkpenger. Stolene er ikke med i budsjettrammen, da de ble anskaffet over eiendom sitt driftsbudsjett. Anskaffelsen av stolene er av en slik karakter at det er å anse som en investering, og de er derfor regnskapsført i investeringsregnskapet. Det er overført penger fra eiendom sitt driftsbudsjett til dette investeringsprosjektet for å finansiere stolene Side 42

43 Prosjekt Kommentar/tiltak Oppstart Planlagt ferdig 6306 Kopimaskiner Innkjøp av 14 kopimaskiner, 1 plotter, 1 frankeringsmaskin og 1 konvolutteringsmaskin. Er plassert rundt i hele organisasjonen. Sluttregning på kommer i Tråkkemaskin Planleggingsprosessen gikk i Finansieres i et spleiselag der LL bidrar med innbytteprisen for den gamle tråkkemaskinen (ca. kr ). Totalprosjektet er kostnadsberegnet til ca. kr og finansieres av ulike eksterne aktører/fond. Anskaffelsen skjer i Egenkapitalinnskudd KLP Fra har LL valgt Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som pensjonsleverandør for ansatte (unntatt pedagogisk personale som er i SPK). KLP er et gjensidig selskap som er eid av kundene. Dette medfører at man ved inntreden som kunde, også må stille til disposisjon egenkapital i selskapet. LL har innbetalt kr i egenkapitalinnskudd ved inntreden. I tillegg til egenkapitalinnskudd ved etablering av kundeforholdet, har kunder i KLP en plikt til å innbetale egenkapital når det er behov for dette. I 2015 utgjorde slik innbetaling kr Går så lenge LL er med i KLP TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett Side 43

44 Note 12. Avslutta investeringsprosjekter som har mer-/ mindreforbruk Tabellen viser investeringsprosjekter med mer (+) eller mindre (-) forbruk i fht revidert budsjett. Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik i kr 6012 Flytekai - skisseprosjekt Havnebygg - prosjektering Havnelager - prosjektering Forlengelse av turistkaia Truck til lagerbygg sjøområdet Asfaltering veier/plasser Nærmiljløanlegg: belysning sentrum Containere til allmennyttige formål Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra Lagerbygg Sjøområdet Rørkasser under skolen Styringssystem ventilasjon og varme Fjernavlesning el HP Vann - Dosing elveløp mv HP Vann - ledning Haugen Oppgradering vannledning Sjøskrenten Oppgradering avløp Sjøskrenten TA Energiverk - Fjerne murverk på nedre drum TA Energiverk - Trykkholdestasjon for fjernvarme Ikt-investeringer skolen Infrastruktur IKT Utstyr Kulturhuset Sum TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan 39 Side 44

45 Note 13. Investeringsprosjekter som videreføres til 2016 Prosjekt Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik 6001 Tilknytingsgebyr/investeringer Vann Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp Tilknytingsgebyr/investeringer Fjernvarme Tilknytingsgebyr/investeringer Strøm HP Avfall - Restavfallscontainere Los-båt Avgassrensing KliF Nytt fyrhus H320 (kun selve bygget) SD-anlegg fjernvarme Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Heis Energiverket Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget Utbedring fundamenter boliger RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (teknisk installasjon) HP Vann - Nylegging inntaksledning HP Vann - Manganfilter HP Vann - ledning Energiverket (opprinnelig planlagt til Bykaia) TA Energiverk - Utskifting panelvegger TA Energiverk - Ny kondensatveksler TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper TA Energiverk - Fjernvarmevekslere TA Energiverk - Sperredamp-/ejektorkjøler for turbin TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin TA Energiverk - Smøreoljekjøler Kopimaskiner Tråkkemaskin Egenkapitalinnskudd KLP / 6999 Tilknytingsgebyr/investeringer Vei Sum TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett 2013 Lokalstyret vil i egen sak i 2016 få seg forelagt forslag til finansiering av investeringsprosjekter som videreføres fra 2015 til Dette gjelder de investeringsprosjekter ikke har fått tilstrekkelig finansiering i budsjett Side 45

46 Note 14. Dekningsgrad for selvkosttjenester Noten omtaler tjenestene vann, avløp, renovasjon, fjernvarme, strøm, havn, byggesaksbehandling og eierseksjoner, kart- og oppmålingstjenester og vei. I hht Svalbardmiljøloven 72 og i forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard skal det gjennomføres selvkostberegninger for avløps- og avfallstjenestene. Når Bydrift Longyearbyen AS ble omgjort til kommunalt foretak fra 2009, ble det bestemt at for områdene avløp og renovasjon skulle det ikke tas med akkumulert resultat fra tidligere år. Selvkostberegningene starter derfor fra Fra har lokalstyret hatt som intensjon at også beregning av gebyr for vann, strøm og fjernvarme skal følge samme krav til selvkost som avløp og renovasjon. Dette er også forutsatt i forbindelse med vedtak av budsjett Selvkostberegningene for VAR-området (vann, avløp og renovasjon) har ved flere anledninger vært gjenstand for endringer i beregningsmåte på grunn av forskjellige oppfattelser hos administrasjonen og revisorene om forståelsen av hvordan tilskudd fra Longyearbyen lokalstyre (LL) skulle håndteres i forbindelse med beregning av kapitalkostnader. Dette var en aktuell problemstilling i den tiden LL ga tilskudd til Bydrift Longyearbyen AS til investeringer i VARsektoren. Sammen med revisorer fra KomRev Nord, som innehar spesialkompetanse på området, har vi søkt å komme frem til en felles forståelse som ivaretar Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester og som samtidig tar hensyn til de spesielle forhold som knytter seg til Svalbard. Fra og med 2009 (ved etableringen av Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF) er selvkostberegningene beregnet etter den nye modellen, som innebærer følgende: Det er ikke beregnet kapitalkostnader på investeringer gjennomført før 2009 Årsak: det har ikke vært foretatt investeringer i VAR-området finansiert med annet enn tilknytningsinntekter og tilskudd fra Longyearbyen lokalstyre og staten. Fra og med 2009 er det beregnet kapitalkostnader på investeringer, enten de er finansiert med låneopptak eller med tilskudd fra LL. Tilknytningsinntekter vil fortsatt brukes til finansiering av investeringer på vann, avløp, fjernvarme og strøm. Med virkning fra ble kapittel 5 i gebyrregulativet om tilknytningsgebyr endret, slik at Longyearbyen lokalstyre (LL) i medhold av plan- og bygningsloven 18-1 krever at utbygger selv utfører bygging av vei, vann og avløp. For fjernvarme og strøm gjennomfører LL utbyggingen. Det beregnes ikke kapitalkostnader der tilknytningsinntekter er/vil bli brukt til finansiering av investeringer i utbyggingsområder. Tilknytningsinntekter og -kostnader regnskapsføres på det området de tilhører og eventuelle avsetninger til fond er knyttet til det enkelte område fra og med Således vil det til enhver tid være full oversikt over det enkelte område. Ubrukte tilknytningsinntekter pr er delt likt mellom vann, avløp, strøm, vei og fjernvarme. Dette beløp seg til kr ,40 for hvert område. Selvkostberegningene nedenfor viser: Om inntektene for det enkelte tjenesteområdet finansierer kostnadene med tjenesteområdet. Er dekningsgraden under 1, går tjenesteområdet med underskudd for det gitte år. Dekningsgrad over 1 viser overskudd for det gitte år. Negativt tall på linjen «Fond inkl rente » viser hvor stort fondet (sparepengene) til tjenesteområdet er. Fondet kan brukes til å betjene investeringer eller til å redusere gebyrene. Positivt tall på linjen «Fond inkl rente » viser underdekning på fondet, dvs. hvilket beløp lokalstyret har finansiert tjenesteområdet med. 41 Side 46

47 Strøm - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Kostnader: Direkte kostnader (eks. renter og avskrivninger)* Vedlikeholdskostnader ihht plan Administrasjon LL, % av kjerneprodukt** 5,00 % Avsetning til vedlikeholdsfond Avsetning til andre fond Kapitalkostnader tiltak i hht tilstandsanalysen Kapitalkostnader øvrige investeringer Totale kostnader Inntekter: Salg elektrisk kraft Div inntekter Salg av fjernvarme Statsstøtte drift av renseanlegg Statsstøtte til tiltak i hht vedlikeholdsplan Bruk vedlikeholdsfond Bruk andre fond Totale inntekter Bruk (+) / avsetning (-) til fond Dekningsgrad 0,98 0,97 1,00 1,01 Akkumulert resultat*** Akkumulert resultat som framføres til fremtidige år*** Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond Fond inkl rente (positivt tall = underdekning på fond) *Fra og med 2014 er Energiverkets andel av personell i enhet Tekniske tjenester en del av de direkte kostnadene. Tidligere lå disse kostnadene inne i «Administrasjon LL» sammen med øvrige administrative tjenester fra LL. **Administrasjon LL er redusert med 1 mill ift beregningen ved bruk av satsen på 5% pga at enheten selv har administrativt personale. ***Lokalstyret har i budsjettet for 2015 forutsatt at vedlikeholdsplanen og kapitalkostnader til investeringer i hht tilstandsanalysen ikke skal påvirke strømprisen (dvs ikke være en del av selvkostberegningen). Tabellen viser at «Kapitalkostnader tiltak i hht tilstandsanalysen» i 2015 er kr Kostnader til vedlikeholdsplanen har i 2015 vært i hht den rammen som er en del av energiverkets budsjett. Når kapitalkostnader til tilstandsanalysen holdes utenfor blir det akkumulerte resultat som framføres til fremtidige år kr (kr kr ). Kommentarer til det akkumulerte resultatet for 2014 vises i note til regnskapet for Side 47

48 Fjernavarme selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 5,00 % Kjøp av fjernvarme inkl felleskostnader Avsetning til fond til vedlikehold og rørkasser Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Bruk av fond Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,07 1,07 1,00 1,06 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) Avvik mellom UB 2013 og IB 2014 pga at avskrivning 2012 på prosjektet Mengderegulering ikke var gjennomført og ble rettet i 2014 (kr ) var første år med selvkostberegning for fjernvarme. Vann - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 5,00 % Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,11 1,09 1,11 1,18 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,94 % 2,50 2,94 2,44 Renter på fond Fond inkl rente (positivt tall = underdekning på fond) Avvik mellom UB 2013 og IB 2014 pga at anlegg Sigevannsrensing (C og 4) er flyttet til renovasjon var første år med selvkostberegning for vann. Avløp - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 5,00 % Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,48 1,01 0,75 0,72 1,21 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats(5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % 3,24 % Renter på fond Fond inkl rente (positivt tall = underdekning på fond) Side 48

49 Renovasjon - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 5,00 % Garantisum avfallsdeponi (avsatt til fond) Kapitalkostnader (avskrivinger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter hushold Inntekter næring Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,32 1,24 1,22 1,18 0,93 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % 3,24 % Renter på fond Fond inkl rente (positivt tall = underdekning på fond) kr i avvik mellom UB 2013 og IB 2014 skyldes overgang fra regnearkbasert anleggsoversikt til anleggsmodul i Visma. Havn - selvkostberegning Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 5,00 % Kapitalkostnader andre (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 0,97 1,02 Bruk av havnefond i investeringsregnskapet Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,94 % 2,50 % Renter på fond Fond inkl rente (positivt tall = underdekning på fond) er første år at regnskapet til havn presenteres i en selvkostkalkyle i regnskapsdokumentet. Tjeneste Lostjenesten - er valgt holdt utenfor selvkostberegningen fordi tjenesten ytes til kystverket i hht egen avtale. Avtalen ble iverksatt Det føres eget regnskap for lostjenesten. I løpet av en 10- årsperiode skal avtalen økonomisk sett gå i null. 44 Side 49

50 Andre tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetaling: Byggesaksbehandl, eierseksjonering Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader Inntekter Netto kostnad Kart- og oppmålingstjenester Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader Inntekter Netto kostnad Veier Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader Inntekter Netto kostnad Oversikten viser tjenestenes netto utgifter, dvs kostnader med tjenesten etter at gebyrinntekter er trukket fra. Lokalstyret har via bevilgninger i årsbudsjettet vedtatt at tjenestene skal delfinansieres av Longyearbyen lokalstyre. Note 15. Kortsiktige fordringer, kortsiktig gjeld, kasse og bankinnskudd Kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld Regnskap Regnskap Kundefordringer Avsetning tap (delkredere) Fordringer på ansatte Interimskonto periodisering Positivt pensjonspremieavvik Andre kortsiktige fordringer Sum kortsiktige fordringer Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Påløpte feriepenger Negativt pensjonspremieavvik 0 Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Nedgangen i leverandørgjeld skyldes i hovedsak store utestående beløp pr til 3 leverandører: tjenestene ble levert i 2014 men fakturaene forfalt i Økning i annen kortsiktig gjeld skyldes i hovedsak regnskapsføring av et akonto-oppgjør til en leverandør i 2014 på 2,5 mill kr. 45 Side 50

51 Kasse og bankinnskudd Regnskap Regnskap Kassebeholdning Frie bankinnskudd: Bankinnskudd vedr. drift Sum frie bankinnskudd Bundne bankinnskudd Skattetrekksmidler Sum bundne bankinnskudd Sum kasse og bankinnskudd Note 16. Lønnsutgifter, godtgjørelser, antall ansatte. Lønnskostnader Regnskap 2015 Lønn faste stillinger inkl faste tillegg og feriepenger Vikarlønn, ekstrahjelp, overtid, midlertidig ansatte mv Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd og trekkpliktig forsikring Premieavvik Oppgavepliktige ytelser i hht reiseregulativ Sum lønnsutgifter totalt Beløpene er hentet fra både drifts- og investeringsregnskapet Årsverk ,5 Ansatte totalt Faste ansatte Vikar/engasjement Kvinner Menn Sykefravær 4,1% 5,4% *Tallene for 2013 er fremkommet ved å summere tall fra Longyearbyen Lokalstyre, Bydrift KF, Kultur og fritidsforetak KF og Oppvekstforetak KF. Pr er 141 ansatte i 100 % stilling, øvrige ansatte har ulike stillingsbrøker. 46 Side 51

52 Note 17. Opplysning om særforhold gikk det et snøskred fra Sukkertoppen som førte til at 2 mennesker mistet livet og 11 hus (herav 5 tilhørende Longyearbyen lokalstyre) ble totalskadet. I tillegg ble det skader på infrastruktur som tilhører Longyearbyen lokalstyre. Forsikringsoppgjøret etter skredet er ved avleggelsen av regnskapet for 2015 ikke klart. Justis- og beredskapsdepartementet har bedt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) evaluere skredulykken. Hensikten er å lære av hendelsen og foreta endringer og tilpasninger der det er behov. I 2013 fikk NVE myndighet til å vurdere og forebygge for ras og flom på Svalbard. Sommeren 2016 vil NVE gjennomføre et pilotprosjekt for flomsikring av Longyeardalen. I 2016 vil det også bli gjennomført en ny farekartlegging for Longyearbyen og ut til flyplassen og for ett område i Bolterdalen (snøskred, steinsprang, sørpeskred, flom, springflo). Det er grunn til å anta at farekartleggingen vil anbefale sikringstiltak. Hvilken rolle Longyearbyen lokalstyre og Næringsdepartementet som grunneier skal ha knyttet til sikringstiltakene er ikke avklart. Longyearbyen lokalstyre har gjort staten oppmerksom på at lokalstyret ikke selv kan håndtere etterslepet knyttet til bygninger og teknisk infrastruktur. Brukerbetalingen i dag er på et forholdsvis høyt nivå, på linje med de dyreste kommunene på fastlandet. Lokalstyret ser at brukerbetalingen og lånebyrden ikke kan fortsette å øke i takt med kostnadene til vedlikehold og oppgradering av infrastruktur. Dette vil føre til at etterslepet øker og at nødvendig rehabilitering må utsettes. Note 18. Spesifikasjon av uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner Medio desember 2015 mottok Longyearbyen lokalstyre en overføring fra staten på 26,5 mill kr, øremerket til tiltak for å fremme omstilling og utvikling på Svalbard: 22 mill kr til verdibevarende vedlikehold av den arktiske infrastrukturen (regnskapsført slik at det kommer fram på regnskapsskjema 1 A og på Økonomisk oversikt driftsregnskapet som en del av «Andre statlige overføringer») og 4,5 mill kr for å sikre en lokal forankring av arbeidet med omstilling og næringsutvikling i Longyearbyen (regnskapsført under enhet E11 Administrasjonssjef m/stab på regnskapsskjema 1B). Lokalstyret vil ta stilling til disponering av beløpene våren Pr er beløpene avsatt til bundet driftsfond. Note 19. Vedlikeholdsforpliktelse Som et viktig ledd i å få oversikt over tilstander og vedlikeholdsbehov på teknisk infrastruktur er det utført tilstandsvurderinger. Følgende tilstandsvurderinger er gjennomført: Tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan for alle bygninger Tilstandsvurdering av fjernvarmerør og fundament primærnettet, aktivitetene er satt inn i fremtidig vedlikehold og investering og synliggjøres i selvkostberegningen. Tilstandsvurdering av prosessanlegget på energiverket med tilhørende vedlikeholdsplan Tilstandsvurdering av veier Tilstandsvurdering av tekniske bygg med anlegg Følgende tilstandsvurderinger gjenstår: Vann- og avløpsnettet Tilstandsvurdering sekundærnett fjernvarme Tilstandsvurderingene viser at det er et vedlikeholdsetterslep på bygninger på ca. 173 mill, en nedgang fra ca 210 mill i Nedgangen skyldes salg av boliger samt rehabilitering. I 2015 er 47 Side 52

53 det rehabilitert/pusset opp 5 boliger samt byttet 9 tak. Rehabiliteringen har redusert etterslepet med ca. 5 millioner i Husleien for boliger er nå kr. 45,- for alle slik at det skal ivareta et forebyggende vedlikehold. For energiverket vil Longyearbyen lokalstyre klare å gjennomføre verdibevarende vedlikehold gitt at dagens vedlikeholdsplan fortsetter de kommende årene. Veigebyret Longyearbyen lokalstyre tar inn er for lavt til å kunne dekke drift og vedlikehold av veier etter gitte standarder. Hovedplan vei tar for seg fremtidig investeringsbehov knyttet til vei. Investeringsbehov er avdekket men ikke fullfinansiert. Avfallsplanen tar for seg fremtidige behov knyttet til avfallshåndtering, investeringer er avdekket, men alt er ikke finansiert. Avfallsplanen revideres i Hovedplan vann tar for seg fremtidig investeringsbehov knyttet til vannforsyning. Investeringsbehov er avdekket, men ikke fullfinansiert. Note 20. Vesentlige avvik mellom driftsbudsjett og driftsregnskap. Det er noe avvik mellom regnskap og budsjett, jfr oversiktene Regnskapsskjema 1 A og Regnskapsskjema 1 B. De vesentligste avvikene kan forklares slik: Regnskapsskjema 1 A: Enhet Andre statlige overføringer Netto finansinntekt/utgift Til bundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Overført til investeringsregnskapet Kommentar til avviket: Overføring fra staten til LL i desember 2015 til verdibevarende vedlkehold av infrastrukturen i den hensikt å fremme omstilling og utvikling på Svalbard Høyere renteinntekter på bankinnskudd og lavere rente- og avdragskostnader på lån enn budsjettert. Høyere renteinntekter må imidlertid ses opp i mot økt avsetning til bunde driftsfond. 22 mill kr i statstilskudd mottatt i desember 2015 til verdibevarende vedlikehold av infrastrukturen er avsatt til bundet driftsfond. Videre er renter på korkpengefondet og renter på selvkostfond avsatt til sine respektive bundne driftsfond. Renter og avdrag på lån til kulturhuset betjenes av korkpengefond. Renter og avdrag på lånet ble lavere enn budsjettert. Overføring ikke gjennomført da det ikke ble nødvendig for å fullfinansiere investeringsregnskapet. Regnskapsskjema 1 B: Enhet Politisk virksomhet Administrasjonssjef m/stab Økonomi og IKT Kommentar til avviket: Mindreforbruket skyldes at det ikke har vært nødvendig å disponere reservepott som stod til AU sin disposisjon. Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Mindreforbruket skyldes i hovedsak at ikt-utstyr som var tenkt finansiert av driftsrammen i stedet ble regnskapsført og finansiert i investeringsregnskapet. 48 Side 53

54 Enhet Personal og organisasjon Eiendom Barn og unge Kultur og idrett Longyearbyen skole Longyearbyen barnehage Kullungen barnehage Polarflokken barnehage Tekniske tjenester Brann og redning Energiverket Longyearbyen havn Finans Kommentar til avviket: Mindreforbruket skyldes blant annet at enheten har fått refusjoner (OU midler i forhold til kompetanseutvikling) for utgifter som er belastet andre enheter. Det er også mindreforbruk knyttet til anskaffelse/utskifting av kontor- og møteromsutstyr på næringsbygget, med tanke på planlagt flytting av bibliotek/ombygging av næringsbygg. I tillegg er det mindre avvik på flere driftsposter. Merforbruket skyldes hovedsakelig høyere driftsutgifter og noe lavere inntekter enn budsjettert ift tjenesteboliger. Avviket på driftsutgifter skyldes høyere utgifter enn budsjettert til vedlikehold. Det er pusset opp 7 boliger, i tillegg til at det er gjort en del vedlikeholdsarbeid på Blåmyra (generelt vedlikehold, innkjøp av nye møbler, persienner og garderobeskap). I forbindelse med reparasjoner av vindskadede tak, er det dessuten foretatt noe tilleggsarbeid i form av å skifte tak på boder. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig vakanser og at det er ført inntekter i 2015 som kompenserer utgifter enheten hadde i Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. På grunn av endret organisering av barnehagetilbudet i LL i løpet av 2015, ses mindreforbruket i Longyearbyen barnehage i sammenheng med regnskapsresultatet i de øvrige barnehagene. Regnskapet viser at barnehagene totalt sett går i tilnærmet balanse. Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse for barnehagene totalt sett. På grunn av endret organisering av barnehagetilbudet i LL i løpet av 2015, ses merforbruket i Polarflokken barnehage i sammenheng med regnskapsresultatet i de øvrige barnehagene. Regnskapet viser at barnehagene totalt sett går i tilnærmet balanse. Merforbruket skyldes tjenesten "veier Longyearbyen" og høye utgifter knyttet til vinterdrift. Dette innebærer høyt forbruk på strøing som følge av glatte veier på grunn av væromslag, steaming av stikkrenner og åpning av grøfter for å få unna overvann. Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Samlede driftsutgifter er ca 67,5mill kr. Det er noe lavere inntekter på salg av strøm enn budsjettert, noe som skyldes en kombinasjon av redusert forbruk hos noen større kunder, økt egetforbruk på energiverket og stipulering av forbruk for enkelte kunder. Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Merforbruket på dekkes av havnefondet. Los-tjenesten behandles som eget selvkostområde, og mindreforbruket på er satt av til eget fond. Avviket skyldes hovedsakelig at kostnader til lønnsoppgjøret 2015 ble lavere enn budsjettert. Note 21. Spesifikasjon av regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet Regnskapsmessig merforbruk Regnskap 2015 Budsjett 2015 Regnskap 2014 Tidligere års mindreforbruk Årets disponering av tidligere års mindreforbruk Nytt mindreforbruk i regnskapsåret Totalt mindreforbruk til disponering Det foreslås at regnskapsmessig mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond. 49 Side 54

55 Side 55

56 Side 56

57 Til Longyearbyen lokalstyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM LONGYEARBYEN LOKALSTYRES ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalget har i møte behandlet Longyearbyen lokalstyres årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen datert 13. april I tillegg har revisor supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Longyearbyen lokalstyres regnskap for 2015 viser et mindreforbruk/overskudd på kr Kontrollutvalget har ingen merknader til Longyearbyen lokalstyres årsregnskap for Longyearbyen, den 10. mai 2016 Pål Berg (s) nestleder av kontrollutvalget Gjenpart: Administrasjonsutvalget Side 57

58 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Sissel Helen Hultgren Årsberetning Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 37/ Lokalstyret 33/ Anbefaling: Årsberetning for 2015 godkjennes. Saksopplysninger: I henhold til lovverket skal det utarbeides en årsberetning for Longyearbyen lokalstyre som legges fram til behandling i lokalstyret samtidig med årsregnskapet. Årsberetningen skal gi informasjon om forhold som er viktige for å bedømme den økonomiske statusen i virksomheten. Den skal også redegjøre for tiltak og aktiviteter som er gjennomført i løpet av året, samt om andre forhold som er av vesentlig betydning for Longyearbyen lokalstyre. I årsberetningen er det som tidligere tatt inn en kommentar fra lokalstyrets leder, oversikt over medlemmer i lokalstyret og underutvalgene. Årsberetningen trykkes opp og sendes ut til alle husstandene i Longyearbyen, og den vil bli delt ut som informasjon til publikum og besøkende. Årsberetningen brukes også i forbindelse med rekruttering og i annen kommunikasjon med omgivelsene. Vurdering: Administrasjonssjefen mener at årsberetningen gir et korrekt bilde av aktiviteten i Vedlegg: 1 Årsberetning Longyearbyen lokalstyre - produksjonsformat uten bilder Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 58

59 ÅRSBERETNING 2015 Bilder: 1 stort hovedbilde + 4 små bilder fordelt under Side 59

60 Innhold Bilder: 1 stort hovedbilde + 4 små bilder fordelt under... 1 LOKALSTYRELEDERENS KOMMENTAR... 4 POLITISK ORGANISERING... 6 Rammer for virksomheten... 6 Valg og ny politisk struktur... 6 Lokalstyret... 6 Administrasjonsutvalget (AU)... 7 Teknisk utvalg (TU)... 7 Oppvekst- og kulturutvalget (OKU)... 8 Partssammensatt utvalg... 8 Ungdomsråd... 8 Barnetalsperson... 9 Antall politiske saker til behandling... 9 Offentlig spørretid... 9 ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR SAMFUNNSUTVIKLING Longyearbyen lokalstyre Et robust familiesamfunn Lokalsamfunnsplan Arealplanlegging STYRING OG LEDELSE Administrativ organisering Åpenhet og tilgjengelighet Etikk Likestilling Internkontroll HMS Målstyring Økonomi Beredskap Skredet «SNU 1» Tjenestegjennomgang MÅLOPPNÅELSE KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Regnskapsresultat Forklaring på avvik: Netto driftsresultat Lånegjeld Fond Investeringer Oppsummering RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE Økonomi og IKT Personal- og organisasjon Side 60

61 Eiendom Tekniske tjenester Brann og redning Energiverket Longyearbyen havn Barn og unge Kultur og idrett Longyearbyen skole Barnehagene Kullungen barnehage inkludert avd. Rypa Polarflokken barnehage KORKPENGETILDELING Korkpenger Tildeling av korkpenger for 2015: Side 61

62 LOKALSTYRELEDERENS KOMMENTAR Bilde: Portrettbilde av lokalstyreleder Arild Olsen. På Svalbard lever vi tett på naturkreftene. Den 19. desember ble vi alle berørt da snøskredet overfor den sørlige delen av spisshusene i vei 230 kom med voldsom kraft. Flere ble begravet under snø og vrakrester, to av våre omkom og mange fikk ødelagt sine hjem i den tragiske hendelsen. På den mørkeste dagen var det også det gode, særegne og beste i Longyearbyens befolkning som kom til syne. Lange rekker med frivillig som ville hjelpe med gravingen i raset så tidvis endeløse ut. Noen måkte snø, andre kokte kaffe, passet barn, åpnet butikken, lagde julemiddag og lånte ut klær. Under evakueringen lånte også befolkningen villig vekk en sofa, et rom eller en leilighet til noen som ikke lenger hadde et sted å bo. Både Sysselmannen, Longyearbyen sykehus, Svalbard kirke, Longyearbyen lokalstyre og de utrettelige mannskapene fra Longyearbyen Røde Kors gjorde en solid innsats. Profesjonaliteten og samarbeidsevnen på tvers av de ulike organene var vesentlig for utfallet. Det frivillige engasjementet for å hjelpe andre har alltid stått sterkt i Longyearbyen og det var innsatsen fra hele Longyearbyens befolkingen som var den avgjørende faktor for at vi greide å håndtere en krise av et slikt omfang. Året forøvrig bar preg av situasjonen og nedbemanningen i Store Norske. Til tross for dette opplever vi at befolkingen og næringsliv som er optimistisk for fremtiden ble et toppår for turismen og god markedsføring har gitt gode resultater. Masterplan 2025, utarbeidet av næringen selv, er et politisk arbeidsdokument. I samarbeid med turistnæringen vil vi selge og utvikle Longyearbyen som den opplagte destinasjonen i arktisk. En destinasjon der vår unike og stolte historie også har fått sin plass gjennom blant annet etableringen av museum i nå nedlagte Gruve 3. Forskning, undervisning og en klynge av ulike høyteknologiske installasjoner har fått til en fin vekst også i Dette fremstår som en stabil og vesentlig faktor for arbeidsplasser i Longyearbyen. Vi må sørge for at Longyearbyen oppleves som attraktivt og forutsigbart for næringsdrivere, både eksisterende og for nye næringer. Særlig sistnevnte har fått et særlig fokus, og vi ser en økende interesse for at nye næringer ønsker å etablere seg i Longyearbyen. Det er et positivt og godt signal. Longyearbyen er først og fremst en fantastisk historie om industri, utvikling og omstilling. Med den historien skal vi møte fremtiden og mulighetene den gir oss. For å møte veksten, må vi treffe de rette beslutningene. Vi er derfor avhengig av gode verktøy. De pågående areal- og delplaner har fokus på en høyere bo-glede og en enda bedre disponering av arealene. Det er kritisk at utviklingen skjer gjennom involvering av innbyggerne og i takt med Longyearbyens behov og forventinger. Longyearbyen skal oppleves som attraktivt, rent og ryddig, med mulighet for vekst både for næringslivet, private, offentlige og det allmenne behov. Arktisk infrastruktur er krevende, men det er gledelig å konstatere at det er god kontroll på den generelle tilstanden. Det er gjort et solid stykke arbeid også i 2015 for å komme dit vi er i dag. Det er brukt en betydelig sum penger for å bevare og oppgradere infrastruktur. Blant annet ble det utført arbeid på rørbukker, vannledningen/-ene til Longyear energiverk og utskifting av gatelys i sentrum. Men arbeidet er langt fra over, det er kontinuerlige prosesser. Dersom vi skal møte morgendagens energibehov må vi jobbe tett med befolkningen. Målet er å redusere det totale forbruk. Særlig på fjernvarme siden, men også det generelle strøm forbruket må ned gjennom gode holdninger, enøk tiltak og insitamenter som stimulerer til et mindre forbruk. På tross av at Svalbard samfunnet ikke er et livsløpssamfunn er det bred enighet om at barn og unge skal ha det bra i Longyearbyen. Det er derfor viktig å legge til rette for at det skal være forutsigbart og trygt å vokse opp i Longyearbyen. Barn skal få rett hjelp til rett tid. Derfor har oppvekstsektoren i 2015 styrket barnevernet med to stillinger. Både skole og barnehage driftes godt og oppleves generelt som et godt sted for læring. I 2015 ble det etablert et VGS2 tilbud og dette var også året da Longyearbyens barnehager fylte 50 år. Det ble behøvelig markert med arrangement på kulturhuset. Et varierende antall barnehagebarn år for år er utfordrende. Derfor måtte vi tilpasse driften og Longyearbyen barnehage ble midlertidig stengt, mens de øvrige barnehagene; Kullungen barnehage inkludert avdeling Rypa og Polarflokken barnehage er i full drift. Det er midlertidig vanskelig å spå barnetallene i fremtiden. Side 62

63 Også i 2015 ble det gjennomført flere vellykkede kunst, kultur- og idrettsarrangement. Frivilligheten i samarbeid med profesjonelle aktører, næringslivet og politikken gir oss en bred forankring og stor bevissthet om at Longyearbyen har en flerkulturell befolkning. Kunst, idretts, kultur- og fritidstilbudet må være arena for alle. I tillegg til skole og barnehage, er dette er en av de beste integreringsplattformen vi har i Longyearbyen. Så langt har dette vist seg som en vellykket strategi. Det er også en utmerket plattform for å videreføre det gode forholdet med våre venner i Barentsburg, med kultur- og idrettsutvekslinger som faste møtepunkter. Svalbardhallen er selve hjertet i den helårlig breddeidretten. Selv om hallen er i sitt 19. driftsår er den i god stand grunnet jevnlig og godt vedlikehold. Den store arrangøren av aktivitet i hallen er Svalbard turn og et fint samarbeid med Lokalstyret resulterte blant annet i ny tråkkemaskin. Gledelig er det også at vi ser skissene av flyttingen av biblioteket til kulturhuset og næringsbygget. Samlokalisering og en mer helhetlig integrering av disse tre ulike byggene vil mest sannsynlig øke bruken og publikum vil oppleve det som et bedre tjenestetilbud. For å kunne gjennomføre ønsket aktivitet innenfor kunst, kultur og idrett er korkpengene en av de avgjørende økonomisk bidragsyterne. Sirkus Svalnardo, Speidergruppen, Blandakoret, to-takteren, leirskoler, klasseturer, Spitsbergen revylag og Svalbard turn er bare et knippe av søkerne, men det viser bredden. Totalt fikk et 40-talls store og små aktører gleden av tildelingen i For å kunne sørge for et unikt, trygt og skapende Longyearbyen må vi sørge for god kontakt med innbyggerne, med en høy grad av medinnflytelse, gjennom for eksempel lag, foreninger eller politikken. Det er gledelig at ungdomsrådet også i år har vært aktiv i saker som angår dem. I tillegg hadde ungdommen stemmerett ved lokalstyrevalget i oktober At Longyearbyens befolking er engasjert vises ikke bare gjennom et variert fritidstilbud, men også i politikkens verden. En valgdeltakelse på 61% og to nye politiske partier med nasjonal forankring er en positivt trend. Den tragiske hendelsen 19. desember har likevel fått dominere året vi har lagt bak oss. For noen kommer hverdagen sakte tilbake, for noen er livene evigvarende endret. Det er viktig at vi som samfunn lærer av hendelsen og evaluerer det som kan bli bedre, og at vi tar vare på det gode samholdet og samarbeidsevnen som fant sted. Til tross for tragedien, bærer Longyearbyens befolkning preg av å være fremoverlent og positiv, en holdning som vil gagne oss i fremtiden. På vegne av det politiske miljøet vil jeg takke Longyearbyens befolking for den innsats og raushet som ble vist til hverandre. Og på vegne av Longyearbyens befolkning vil også jeg takke H.M. Dronningen for besøket og den omsorg kongehuset har vist i den tunge tiden Longyearbyen opplevde. Longyearbyen, februar 2016 Scann inn signatur Arild Olsen Lokalstyreleder Bilder: 2 bilder; valget 2015 og kjedeoverrekkelse Side 63

64 POLITISK ORGANISERING Rammer for virksomheten Longyearbyen lokalstyres virksomhet reguleres av Svalbardlovens kapittel 5. Longyearbyen lokalstyres ansvarsområde er avgrenset til Longyearbyen planområde. Innenfor sitt geografiske ansvarsområde kan Longyearbyen lokalstyre drive virksomhet av allmenn interesse som ikke ivaretas av staten, og Longyearbyen lokalstyre har ansvaret for all infrastruktur som ikke er tillagt staten eller andre. Sysselmannen har fylkesmannsmyndighet i forhold til Longyearbyen lokalstyre. De særskilte forholdene på Svalbard gjør imidlertid at det også er løpende kontakt gjennom året mellom Longyearbyen lokalstyre og Polaravdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet. Valg og politisk struktur Etter at nytt lokalstyre ble konstituert den var den politiske organiseringen som før, men utvalgene for Oppvekst- og Kultur og Teknisk ble utvidet i antall individer. Fra å være utvalg bestående av AU sine medlemmer supplert med to, ble hvert utvalg bestående av 7 individuelt valgte medlemmer. Politisk organisering pr : Lokalstyret Ad hockomitè(er) Administrasjonsutvalg Kontrollutvalget Oppvekst- og kulturutvalg Teknisk utvalg Partssammensatt utvalg Lokalstyret Lokalstyret er Longyearbyen lokalstyres øverste organ og treffer vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret behandler alle saker av prinsipiell og overordnet karakter, mens enkeltsaker og mindre prinsipielle saker er delegert til faste underutvalg eller administrasjonen. Lokalstyret velger selv, blant sine medlemmer, leder og nestleder. Vervet som leder av lokalstyret er på fulltid og nestledervervet er 50% årsverk, sistnevnte dedikert i hovedsak til næringslivspolitikk. Lokalstyret består av 15 medlemmer, og følgende partier/lister er representert i valgperioden : Arbeiderpartiet (AP) 5 medlemmer, Høyre (H) 5 medlemmer, Venstre (V) 3 medlemmer og Miljøpartiet de grønne (MPG) 2 medlemmer. Side 64

65 Arild Olsen (AP) er valgt som lokalstyreleder og Eirik Berger (V) er valgt som nestleder. Ved utgangen av 2015 hadde lokalstyret følgende sammensetning: Arbeiderpartiet Arild Olsen Øyvind Snibsøer Bente Næverdal Odd Gunnar Brøto Braaten Elise Strømseng Miljøpartiet de grønne Helga Bårdsdatter Kristiansen Espen Klungseth Rotevatn Høyre Torgeir Prytz Kjetil Figenschou Stein-Ove S. Johannessen Khanittha Sinpru Geir Hekne Venstre Eirik Berger Kristin Furu Grøtting Terje Aunevik Administrasjonsutvalget (AU) I Svalbardloven er det bestemt at lokalstyret skal ha et administrasjonsutvalg som skal behandle forslag til økonomiplan og årsbudsjett. Videre avgjør administrasjonsutvalget selv, eller innstiller for lokalstyret, saker av tverrsektoriell karakter, økonomi- og finansforvaltningssaker, tilskudd til næringsformål, skjenkebevillinger, høringsuttalelser, samt saker som ikke naturlig hører inn under andre utvalg og andre saker som lokalstyrelederen velger å forelegge for utvalget. AU kan når det er nødvendig også treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av lokalstyret der det ikke er tid til å innkalle lokalstyret. Administrasjonsutvalget representerer ofte lokalstyret i møter med stortingskomiteer, departementer og Sysselmannen. Utvalget har 5 medlemmer, og består av: Medlemmer: Varamedlemmer: Arild Olsen (leder) Ap 1 Terje Aunevik V Eirik Berger (nestleder) V 2 Elise Strømseng Ap Kristin Furu Grøtting V 3 Espen Rotevatn MDG Helga Bårdsdatter Kristiansen MDG 4 Øyvind Snibsøer Ap 5 Bente Næverdal Ap 6 Odd Gunnar Brøto Braathen Ap Kjetil Figenschou H 1 Torgeir Prytz H 2 Khanittha Sinpru H 3 Stein-Ove Johannessen H 4 Geir Hekne H Administrasjonsutvalgets medlemmer utgjør også Longyearbyen lokalstyres valgstyre. Teknisk utvalg (TU) Teknisk utvalgs oppgave er, innenfor rammene som er satt av lokalstyret, å forme tjenestetilbudet innen fagfeltene vei, vann/avløp, renovasjon, eiendomsforvaltning, energiproduksjon/distribusjon, havnetjenester, brann/beredskap, byggesaksbehandling, oppmåling og plansaker. Longyearbyen lokalstyres myndighet etter svalbardmiljøloven er delegert til teknisk utvalg, og utvalget er tillagt oppgaven som fast utvalg for plansaker. Videre er utvalget delegert Longyearbyen lokalstyres myndighet etter byggesaksforskriften, forskrift om brannvern og havne- og farvannsloven. Utvalget har 7 medlemmer, og består av: Medlemmer: Varamedlemmer: Robert Nilsen V 1 Anne Line Pedersen V Ingrid Vinje V 2 Ottar Svensen Ap Andreas Lidin Malm MDG 3 Anders Lindseth V Bente Næverdal Ap 4 Svein Jonny Albrigtsen Ap Side 65

66 Odd Gunnar Brøto Braathen Ap 5 Espen Rotevatn MDG 6 Tone Løvberg Ap 7 Kristin Furu Grøtting V 8 Gustav Halsvik Ap 9 Tora Hultgren Ap Torgeir Prytz H 1 Trond Erik Johansen H Stein-Ove Johannessen H 2 Gerd Ljunggren H 3 John Einar Lockert H 4 Merete Nordheim H 5 Khanittha Sinpru H Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) Oppvekst- og kulturutvalgets oppgave er, innenfor rammene som er satt av lokalstyret, å forme tjenestetilbudet innen fagfeltene skole, barnehage, idrett, kultur, ungdomstilbud, folkebibliotek og andre saker som grenser inn mot idrett, kultur og familiesamfunnet. Videre skal utvalget ivareta Longyearbyen lokalstyres interesser innenfor Kåre Tveter-samlingen, Svalbardsamlingen, Svalbardhallen og Svalbard museum. Det er også OKU som vedtar tildeling av «Korkpenger» (tilskudd til lag- og foreninger m.fl.) og som forestår utdelingen av Tyfusstatuetten og Ungdommens kulturstipend. Utvalget har 7 medlemmer, og består av: Medlemmer: Varamedlemmer: Kristin Furu Grøtting (leder) V 1 Steve Torgersen V Espen Rotevatn (nestleder) MDG 2 Marcus Mikalsen Ap Eivind Trondsen V 3 Lasse Stener Hansen V Elise Strømseng Ap 4 Tone Løvberg Ap Øyvind Snibsøer Ap 5 Helga Bårdsdatter Kristiansen MDG 6 Wiggo Lund Ap 7 Fred Skancke Hansen V 8 Bente Næverdal Ap 9 Tora Hultgren Ap Khanittha Sinpru H Hanne Jensen H Torstein Lilleeng H Merete Nordheim H Stein-Ove Johannessen H Stig Onarheim H Geir Hekne H Partssammensatt utvalg I henhold til Hovedavtalens Del B 4 skal det være et partssammensatt utvalg for behandling saker som gjelder forholdet mellom Longyearbyen lokalstyre som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget behandler saker som gjelder overordnet personal- og organisasjonspolitikk, arbeidsgiverpolitikk, personalpolitiske retningslinjer og andre saker som etter lov og avtaleverk skal behandles i partssammensatt utvalg. Utvalget består av administrasjonsutvalgets medlemmer med tillegg av to representanter som er valgt av og blant de ansatte. Ansatterepresentanter i 2015 er Aimee Adamiak og Kjell Hauso. Ungdomsråd Ungdomsrådet skal ivareta ungdommens interesser og sikre dialogen mellom ungdommen og Longyearbyen lokalstyre. En representant fra ungdomsrådet har møte-, tale- og forslagsrett i lokalstyret, administrasjonsutvalget, oppvekst- og kulturutvalget og teknisk utvalg. Ungdomsrådet Side 66

67 peker selv ut sine representanter til disse organene. I 2015 var Torjus Høiland Ween ungdomsrepresentant i Longyearbyen lokalstyre. Barnetalsperson Ordningen med oppnevning av en tjenestemann som barnetalsperson i lokale folkevalgte organer, har blitt praktisert i Longyearbyen lokalstyre siden årsskiftet 2003/2004. Barnetalspersonen har i dag møte-, tale- og forslagsrett for å ivareta barnas interesser i saker som behandles i lokalstyret og utvalgene. Barnetalspersonens oppgaver er å: Synliggjøre og styrke barn og unges interesser i arealplanlegging etter Svalbardmiljøloven og byggesaksbehandling etter byggesaksforskriften for Longyearbyen Gi Longyearbyen lokalstyre bedre grunnlag for å integrere barn og unges interesser i sin løpende planlegging og saksbehandling Gi et grunnlag for å vurdere saker der barn og unges interesser kommer i konflikt med andres hensyn/interesser. Ved utgangen av 2015 var enhetsleder Anne Jahre barnetalsperson i Longyearbyen lokalstyre. Antall politiske saker til behandling Lokalstyret Administrasjonsutvalget Oppvekst- og kulturutvalget Teknisk utvalg Valgstyret Offentlig spørretid For at innbyggerne i Longyearbyen skal ha mulighet til å stille spørsmål direkte til politikerne, har lokalstyret en ordning med offentlig spørretid i forbindelse med lokalstyremøtene. Den som er innført i befolkningsregisteret og bosatt i Longyearbyen, kan benytte seg av denne muligheten. Bilde: 1 bilde, Longyearbyen sett fra Sukkertoppen Side 67

68 ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR Bilde: Portrettbilde administrasjonssjef Lars Ole Saugnes Året 2015 ble for Longyearbyen lokalstyre et meget spesielt år. Det ble avsluttet på verst tenkelig måte. Lørdag den 19. desember, som skulle være en hyggelig dag i førjulsstria, ble noe helt annet. Snøskredet som traff og ødela 11 spisshus i Lia, forandret framtiden for mange av oss. Nikoline Røkenes og Atle Husby omkom i de enorme snømassene. Nikoline sin pappa er enhetsleder ved Energiverket og Atle var ansatt som avdelingsleder ved Longyearbyen skole, begge ansatt i Longyearbyen lokalstyre. Flere innbyggere og ansatte mistet også sine hjem. Vi ble hardt rammet som organisasjon. Denne hendelsen overskygger alt annet som hendte i Vi ser fram til evalueringen av ulykken som skal gjennomføres våren Dette vil gi innsikt og læringspunkter for vårt framtidige beredskapsarbeid. Longyearbyen er i omstilling fordi SNSK nedbemanner og reduserer/avvikler sin kullproduksjon. Isolert sett er det positivt for Longyearbyen at man utvider kullproduksjonen i Gruve 7 med et ekstra skift, men framtiden for selskapet er usikker. Staten har bevilget tilsammen kr 26,5 mill for å avhjelpe omstillingen i byen vår og det er meget bra. Longyearbyen lokalstyre har en god og stabil økonomi. Ser vi bort i fra omstillingsmidlene som staten ga oss i desember, har vi et driftsresultat på kr 14 mill som gir et nettodriftsresultat på 4,5%. Dette gir oss muligheten til å ha en forutsigbar økonomi, og det trengs da vi har et 34 år gammelt kullkraftverk å vedlikeholde. Jeg takker de nyvalgte politikerne for entusiasme og iver, dette borger godt for framtiden. Jeg vil også takke alle ansatte for viktige og meget gode bidrag i vår tjenesteproduksjonen, uten dere ville vi ikke hatt fornøyde kunder ei heller god økonomi. Til slutt rettes en stor takk til alle i Longyearbyen som bidro i redningsaksjonen og i arbeidet etter skredulykken den 19. desember, uten alle dere hadde situasjonen vært vanskeligere å håndtere. Ta vare på hverandre! Longyearbyen, februar 2016 Scann inn signatur Lars Ole Saugnes Administrasjonssjef Helside med bilde etter adm.sjefens kommentar: Fullmåne over Taubanesenralen Side 68

69 SAMFUNNSUTVIKLING Longyearbyen lokalstyre Longyearbyen lokalstyre ble opprettet Ansvars- og myndighetsområdet til Longyearbyen lokalstyre følger grensene til Longyearbyen arealplanområde. Areal inkl. sjøareal er på 257 km2. Et robust familiesamfunn Longyearbyen skal være et robust familiesamfunn, men ikke et livsløpssamfunn. Dette er en av hovedlinjene i Svalbardpolitikken, som blant annet er nedfelt i Stortingsmelding nr. 22 ( ) om Svalbard (Svalbardmeldinga). Det legges også vekt på at Longyearbyen skal være et stabilt og kvalitativt godt familiesamfunn. Longyearbyen har imidlertid en utypisk befolkningsstruktur sammenlignet med fastlandet. Vi har relativt få barn og ungdom samt en mye lavere andel personer over 60 år. Derimot er andelen personer i arbeidsfør alder høy, og det er et tilnærmet én til én-forhold mellom voksne innbyggere og gjennomførte årsverk. Samtlige voksne innbyggere jobber med andre ord i gjennomsnitt ett årsverk hver. Befolkningen har relativt høy utdannelse og det er en overvekt av menn. De siste årene har befolkningsstrukturen endret seg med gradvis flere kvinner og barn og en svak økning i antall eldre. Likevel består fremdeles over halvparten av husholdningene av en person. Innbyggertallet i Longyearbyen var på 2106 personer ved utgangen av 2015, det samme som året før. Andelen utenlandske statsborgere øker stadig, og utgjør nå 29 % av befolkningen (26% i 2014). Ved utgangen av året hadde 47 nasjoner borgere i Longyearbyen. Et annet særtrekk ved Longyearbyen er den høye turnoveren, som de siste årene har vært på rundt 20 %. Statistisk betyr dette at i løpet av fem år er «alle» innbyggere i Longyearbyen skiftet ut. Med fokus på familiesamfunnet satses det på skole og barnehage, skolefritidsordning, kulturskole, bibliotek og ungdomsklubb. I tillegg legges det til rette for et stort og variert kultur - og idrettstilbud, trygge lekeområder og ferdsel for myke trafikanter og stadig bygges det større familieboliger. Lokalsamfunnsplan Lokalsamfunnsplanen, som ble vedtatt i 2013, er sammen med arealplanleggingen en del av det langsiktige plansystemet i Longyearbyen lokalstyre. Tidsperspektivet er 8-10 år, med rullering i hver valgperiode. Lokalsamfunnsplanen er retningsgivende styringsverktøy for Longyearbyen lokalstyres politiske og administrative ledelse, og arbeidet med lokalsamfunnsplanen er den viktigste arenaen for overordnede diskusjoner om fremtidig utvikling av lokalsamfunnet. Arealplanlegging Longyearbyen lokalstyre har ansvar for arealplanlegging innenfor Longyearbyen planområde. Gjennom arealplanleggingen legges det til rette for samordning av ulike interesser knyttet til arealdisponering og utforming av bebyggelse. Våren 2014 ble oppstart av arbeid med planprogram varslet. Arbeidet med rullering av arealplan har fortsatt i hele Det har blitt gjort et stort arbeid for å legge tidligere delplaner inn i den nye arealplanen. Hovedmålet med rulleringen har vært transformasjon. Gjennom å legge til rette for ny aktivitet håper vi å få til bedre bruk av eksisterende arealer uten å ta i bruke nye «grønne» arealer til bygging. Det har blitt arbeidet tett med næringslivet og innbyggerne. Det har vært gjennomført planverksted, folkemøter og det har vært et nært samarbeid med Statsbygg sin Campusplan. Longyearbyen lokalstyre har gjennom rulleringen hatt et godt samarbeid med Sysselmannens miljøvernavdeling i Miljøverndepartementet. I 2015 vedtok teknisk utvalg å legge forslag til 2 delplaner til arealplanen ut til offentlig ettersyn. Dette var endring av delplan for Bykaia og ny delplan for Forskningsområde i Adventdalen. Bilde: 1 bilde; Losbåten Elling Carlsen på oppdrag. Side 69

70 STYRING OG LEDELSE Administrativ organisering Longyearbyen lokalstyre er en to-nivå organisasjonsmodell. Administrasjonssjefen og to sektorsjefer nivå 1, mens nivå 2 består av 12 definerte resultatenheter. Administrativ organisering pr : Longyearbyen barnehage ble midlertidig stengt fra barnehageåret 2014/2015. Administrasjonssjefen er den øverste administrative lederen i Longyearbyen lokalstyre og har et særlig ansvar for å: Lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for folkevalgte organ og se til at disse er forsvarlig utredet med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser. Gjennomføre og iverksette politiske beslutninger. Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for intern kontroll. Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse Longyearbyen lokalstyres tjenester i forhold til innbyggernes behov. Lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet, herunder samfunnsutviklingen. Motivere og utvikle de ansatte slik at organisasjonen blir fleksibel og effektiv. Ivareta det overordnede arbeidet for helse, miljø- og sikkerhet. Sørge for felles personalpolitikk samt oppfølging og koordinering av enhetsledere. Videreutvikle og ivareta en god bedriftskultur. Administrasjonssjefen følger selv opp enhetene "økonomi- og ikt" og "personal- og organisasjon". De to sektorsjefene har ansvaret for oppfølgingen av enhetene innenfor henholdsvis teknisk sektor og oppvekst- og kultursektoren. Side 70

71 Administrasjonssjefens stab, som utgjør fem årsverk, omfatter områdene politisk sekretariat, arealplanlegger, seniorrådgiver utvikling, jurist, og internkontroll/kvalitet- og beredskap. Stillingen som arealplanlegger ble opprettet som et engasjement, i utgangspunktet for halvannet år. Arealplanleggeren har som hovedansvar å rullere arealplanen. Arbeidet har tatt lengre tid, og vært mye mer komplekst enn forventet. Vi ser gjennom prosessen som er gjennomført at det er behov for å ha arealplanfaglig kompetanse i organisasjonen også i fortsettelsen. Engasjementet vil bli utvidet, og det vil vurderes om stillingen igjen skal gjøres permanent. Bilde: 1 bilde; flagg og rype Stillingen som juridisk rådgiver ble også opprettet som et engasjement for ett år. Lokalstyre har gjennom flere år kjøpt tjenester fra advokatfirma. Behovet i organisasjonen er blitt mer komplekst, og det er hensiktsmessig med egen juridisk kompetanse for å skille ut de sakene som kan løses lokalt og de sakene en bør søke profesjonell ekstern bistand til. Ressursen blir brukt som rådgiver ved vedtak, vurderinger, høringer, utarbeidelse og/eller evaluering av eksisterende rutiner. Fagområdene spenner fra offentlig forvaltning, byggesaker, planarbeid, løyver, bevillinger, gebyrsaker, forskriftsarbeid, havnerett, kontraktsrett, kommuneforvaltning, saker knyttet til praktisering av regulativ og delegasjonsreglement. Åpenhet og tilgjengelighet Longyearbyen lokalstyre har som målsetting å være en åpen og tilgjengelig organisasjon, med en struktur og retningslinjer som legger til rette for dette. I Infotorget i Næringsbygget kan innbyggere henvende seg for å få informasjon og veiledning om de tjenester Longyearbyen lokalstyre har ansvar for. NAV Tromsø avd. Svalbard er lokalisert sammen med Infotorget. Arbeidet med å oppgradere hjemmesiden pågår kontinuerlig for at dette skal være en best mulig informasjonskanal ut til innbyggerne og omverden for øvrig. I 2015 startet arbeidet med innføring nytt arkivsystem som vil bedre muligheter for innsyn, og det er laget ny veileder for innsyn og praktisering av offentlighetsloven for saksbehandlere. En åpen organisasjon betyr også at det skal være lett å ta opp ting, også kritikkverdige forhold. Dette gjelder både innbyggere og ansatte. Informasjon og skjema om rutiner for varsling ligger tilgjengelig på nettsidene. På hjemmesiden publiseres også saksdokumenter og møteprotokoller fra lokalstyret og alle politiske utvalg, samt offentlig postjournal. Saksdokumenter til møtene i lokalstyret og de politiske utvalgene er også tilgjengelige på papir i Infotorget og på Longyearbyen folkebibliotek. Longyearbyen lokalstyre har også en egen facebookside. Etikk I 2015 startet arbeidet med å revidere de etiske retningslinjer som skal være gjeldene både for de folkevalgte og administrasjonen. Her er åpenhet og kontroll og dets betydning for innbyggernes tillitt viktige temaer. Likestilling Longyearbyen lokalstyre etterstreber å fremme likestilling blant kjønnene iht. lov om likestilling. Ved kjønnsmessig ubalanse i sammensetningen av ansatte innenfor yrkesgrupper eller enheter, vil dette bli søkt utjevnet når søkere ellers har like kvalifikasjoner. Likestilling ble også prioritert under årets lønnsforhandlinger. Side 71

72 Pr var det ansatt 115 (52 %) kvinner og 105 (48 %) menn. På ledernivå er det 10 (67 %) kvinner og 5 (37 %) menn. Longyearbyen er et internasjonalt samfunn (ca. 40 nasjonaliteter), og Longyearbyen lokalstyre har fokus på å fremme likeverd og menneskeverd uavhengig av kjønn, religion, handikap eller seksuell orientering. Internkontroll Selv om internkontrollforskriften ikke er gjort gjeldende for Svalbard legger Longyearbyen lokalstyre den til grunn i sitt internkontrollarbeid. Longyearbyen lokalstyre bruker digitale styringsverktøy, der styrende dokumenter er tilgjengelig for de ansatte og avvik rapporteres inn. Longyearbyen lokalstyre jobber systematisk med kontinuerlig forbedring. HMS Arbeidet med HMS foregår løpende ute i enhetene gjennom året med sikte på å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø, forebygge ulykker, helseskader eller andre belastninger både fysisk og psykisk. I tillegg jobbes det med å iverksette gode prosedyrer og rutiner for aktivitetene i organisasjonen. Det er gjennomført vernerunder med vernetjenesten på alle objekter iht. plan. I tillegg er det gjennomført arbeidsmiljø- og helseundersøkelser på valgte enheter i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Det var 4,1% sykefravær i organisasjonen i ,0 % Sykefravær ,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % Administrativ stab Oppvekst/Kultur Teknisk 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % 4. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2015 Arbeidsmiljøutvalget har hatt fire møter gjennom året, og årsrapport for 2015 er utarbeidet. Målstyring Styringssystemet i Longyearbyen lokalstyre bygger på at lokalstyret en gang i året vedtar en rullerende økonomiplan med handlingsprogram, som er tilgjengelig på internettsidene. Handlingsprogrammet bygger på overordnede strategier i Lokalsamfunnsplanen, og angir målene til lokalstyret for den kommende 4-årsperioden, samt hvilke tiltak/aktiviteter som skal gjennomføres for å sikre måloppnåelse. Innen årets utgang skal lokalstyret også vedta budsjett for kommende kalenderår. Mål og måloppnåelse for 2015 er omtalt lenger bak i årsberetningen. Økonomi Longyearbyen lokalstyre har 338,2 mill kr i driftsinntekter i ,8 mill kr. av driftsinntektene er bevilgninger fra staten over svalbardbudsjettet til delfinansiering av lokalstyrets aktiviteter. I tillegg kommer statlig bevilgning for å fremme omstilling og utvikling på Svalbard: 22 mill kr til verdibevarende Side 72

73 vedlikehold av infrastrukturen og 4,5 mill kr for å sikre en lokal forankring av arbeidet med omstilling og næringsutvikling i Longyearbyen. Øvrige driftsinntekter er brukerbetaling (5,7 mill kr), salgs- og leieinntekter (155,6 mill kr), refusjoner (14,5 mill kr) og div overføringer (9,1 mill kr). Sum driftsutgifter i 2015 var 300,2 mill kr., fordelt på lønn og sosiale utgifter (112,6 mill kr), div driftsutgifter (159,2 mill kr), overføringer (5,6 mill kr) og avskrivninger (22,8 mill kr). Netto finanstransaksjoner ble på 20,2 mill kr (summen av renteinntekter, utbytte, renteutgifter og avdrag på lån). Positivt netto driftsresultat ble på 40,6 mill kr., noe som utgjør 12 % av driftsinntektene. Det gode driftsresultatet skyldes statstilskudd til omstilling og utvikling (26,5 mill kr) og høyere driftsinntekter og lavere netto rente- og avdragsutgifter enn budsjettert. Om statstilskuddet til omstilling og utvikling holdes utenfor, vil netto driftsresultat bli 14 mill kr, eller 4,5 % av driftsinntektene. Investeringsregnskapet viser at det er gjennomført investeringer for 108,4 mill kr. i Investeringene er finansiert ved lån (34 %), ved øremerket statstilskudd (34 %), egenkapital (20%) og andre inntekter (13 %). Beredskap Beredskapsforskriften er gjort gjeldende på Svalbard og Longyearbyen lokalstyre har beredskapsansvaret for planområdet Longyearbyen, herunder å ivareta Longyearbyens bosatte og besøkende i en krisesituasjon. Longyearbyen lokalstyre har etablert et planverk innen beredskap som har vært gjenstand for tilsyn fra Sysselmannen. Det oppleves at Sysselmannen, DSB og andre aktører i Longyearbyen har gjort organisasjonen bedre rustet til å takle en beredskapssituasjon. Det ble gjennomført en øvelse i november Vårt ansvar knyttet til beredskap ble satt på prøve i forbindelse med skredulykken Hendelsen viser at vi har lagt et godt grunnlag for god beredskap gjennom planverk og øvelser, og at vi kan bli bedre blant annet på psykososialt arbeid. Dette vil stå på agendaen i Skredet Klokken lørdag 19. desember gikk skredet fra Sukkertoppen i Longyearbyen og rammet 11 hus i vei To av husene stod ubebodd, i ni av husene befant det seg mennesker. To mennesker omkom og åtte mennesker ble reddet ut av husene i live. Et stort antall biler og snøscooter ble knust. 215 mennesker ble evakuert fra 114 boliger som følget av skredet og værforholdene. Longyearbyen lokalstyre satte full krisestab inkl. kriseledelse, sekretariat/publikumskontakt, EPS, boligkontor og psykososialt kriseteam. Videre ble Kullungen barnehage åpnet for barn hvis foreldre var involvert i krisehåndtering, innsats, Røde kors osv. I tillegg ble biblioteket åpnet for barn. Et stort samordnet tverrfaglig psykososialt arbeid ble igangsatt, med representanter fra flere instanser i Longyearbyen. Ungdomsklubben var åpen fra 19 desember og til nyttår, for et utvidet tilbud for barn og unge. Deler av det psykososiale arbeidet vil fortsette inn i «SNU 1» Tjenestegjennomgang I 2012 ble det vedtatt at det skulle gjennomføres en vurdering av Longyearbyen lokalstyre sine tjenester. Kvalitet og omfang på både de lovpålagte og de ikke lovpålagte tjenestene skulle vurderes. Prosjektet ble delt i 2: Del en var en tjenestegjennomgang (Snu 1), del to var en evaluering av dagens politiske og administrative styringsmodell (Snu 2). Snu 2 har resultert i ny organisasjonsmodell fra , der lokalstyret vedtok å endre Longyearbyen lokalstyre fra en foretaksmodell til en to-nivå organisasjonsmodell fra Tjenester, tilbud og aktiviteter i regi av foretakene fortsetter som før, men innlemmes i Longyearbyen lokalstyre. Side 73

74 Høsten 2014 startet arbeidet med tjenestegjennomgangen (Snu 1), og i juni 2015 ble sluttrapporten lagt fram for lokalstyret. Rapporten konkluderte bl.a. med følgende: Registreringsarbeidet har vist at det er vanskelig å foreta en ensartet registrering/gruppering som følge av at tjenestene er så forskjellige. Dette må imidlertid ikke hindre oss i å se det store bildet som viser at det er et handlingsrom i tjenestetilbudet. Longyearbyen lokalstyre tilbyr både lovpålagte og ikke-lovpålagte tjenester, og det vil være mulig å justere tjenesteomfanget i den hensikt å redusere kostnader. Administrasjonssjefen mener at en i arbeidet med å justere tjenesteomfanget må se på tjenestene til alle brukergruppene. Under arbeidet som er utført er det kommet fram få forslag fra enhetene til alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på. De foreslåtte alternativene representerer ikke vesentlige ressurser. Det er heller ikke beskrevet vesentlige muligheter for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer. Enkelte framhever tvert imot behovet for økte ressurser for å kunne håndtere dagens tjenesteomfang. Mange forbedringspotensialer er beskrevet. Administrasjonssjefen mener at under forutsetning av at staten bidrar til drift og vedlikehold av kullkraftverket, er Longyearbyen lokalstyre sin økonomisk situasjon pr. dato håndterbar. Det vil likevel være slik at om det f.eks. er ønskelig med økt bevilgning til vedlikehold av bygg og infrastruktur for å bevare realverdier må det skje ved omfordelinger mellom tjenesteområdene. Samtidig vet vi av erfaring at tjenestebehovet, f.eks. innen skole- og barnehagetjenester, kan endre seg raskt. Om vi skal kunne håndtere slike svingninger fordrer det at Longyearbyen lokalstyre har fondsmidler (sparepenger). I kapitlet «Nærmere analyse av enkelte tjenester» vises det til prosesser som pågår samt områder som administrasjonssjefen ønsker å se nærmere på: Flytting av bibliotek og galleri til næringsbygget/kulturhuset. Hva skal framtidig videregående skole tilbud være? Barnehagemelding. Strategisk kulturplan. Cash Management-analyse i samarbeid med Sparebanken Nord-Norge (SNN). Digitaliseringsstrategi. Forklare LL sin ressursbruk på områder som skiller seg vesentlig ut i ressursbruk i forhold til de kommunene Longyearbyen lokalstyre er sammenlignet med i KS-K rapport nr : administrasjon, kultur, brann/beredskap, næring og eiendomsdrift. Se på hvordan turnover påvirker kostnadene, herunder tiltak for å motvirke dette, for eksempel boligstandard, flyttegodtgjørelse, arbeidsmiljøet/bedriftskulturen osv. Revidere og utvikle innkjøpsrutiner. Vurdere om Longyearbyen lokalstyre bør ha juridisk kompetanse. Vurdere om Longyearbyen lokalstyre bør ha kompetanse innen håndverksfagene i egen organisasjon. Økonomiske og praktiske konsekvenser av å flytte styring av fyrhusene til energiverket med dertil nødvendig bemanning. De fleste av disse prosessene bør det jobbes mere med før det tas stilling til Longyearbyen lokalstyre sin kjernevirksomhet og framtidig tjenesteomfang. Avklaring av framtidig videregående skoletilbud, barnehagemeldingen og strategisk kulturplan vil alle si noe om omfanget av tjenestene som skal tilbys innenfor disse tjenesteområdene. Både politisk og administrativt må man være oppmerksom på at enkeltplaner vil legge føringer for ressursbruken og alle planene må ses i sammenheng med samlet ressursdisponering. Utfordringen blir å finne en måte å prioritere på, mellom alle disse planene som gjelder forskjellige tjenesteområder. Bilder: 3 bilder; oversiktsbilde rasområdet, rasområdet vei 230 og rivning av spisshuene Side 74

75 MÅLOPPNÅELSE Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Kommentarer pr Opprettholde demokratisk tilgjengelighet for befolkningen. Sikre lokalstyrets ombudsrolle også for internasjonale borgere. Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser Lokalstyreleder fortsetter tydeligheten med både å ha fokus på mer offentlighet i dokumentasjonsflyt og være tilgjengelig både i praksis med besøk hos bedrifter i byen. Fokus på høy tilstedeværelse. Stor bevissthet på Longyearbyen som flerkulturelle befolkning, og at idretts-, kultur- og fritidstilbudet er en arena for alle. Det er vedtatt å etablere direkte overføring over internett av lokalstyremøtene, iverksettes i Bli hørt i beslutninger som får konsekvenser for Longyearbyens innbyggere. Synliggjøre Longyearbyens kompetanse og potensiale. Være referansegruppe på arktiske spørsmål og problemstillinger. Jobbe for økt valgdeltakelse. Delta i prøveordning med stemmerett for ungdom. Gjennomgang av innbyggerundersøkelsen. Her har arbeidet og innsatsen vært videreført med samme intensitet som tidligere. Presentasjon av situasjonen for Longyearbyen. Med særlig fokus på andre næringsveier/ muligheter, samt utfordringer og vesentlige ting som må på plass for den ønskede samfunnsutviklingen. Innspill relatert til våre søknader og behov i forbindelse med statsbudsjettet pågår. Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på å synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Intervjuer og informasjon gis til nasjonal og internasjonal media. LL har sørget for meget god informasjon om valg, både systemer og datoer på nett og sosiale media. Ungdom hadde stemmerett ved lokalstyrevalget i oktober Prøveordningen stimulerer til politisk aktivitet og anses derfor som en god ordning for Longyearby-samfunnet. Brukes aktivt. Både i utøvende politikk og retorisk budskap overfor befolking og ulike departement/statsråder. 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Kommentarer pr Fortsatt støtte reiselivet, masterplan 2025 og destinasjon Svalbard. Promotere strategisk næringsplan og støtte næringslivet. Brukes aktivt som politisk redskap for å understøtte næringens behov og som er i balanse med den generelle ønskede samfunnsutviklingen. Brukes aktivt som politisk redskap for å treffe helhetlige og balanserte politiske beslutninger, som er i trå med den generelle ønskede samfunnsutviklingen. Næringsplan må revideres, er i Side 75

76 dialog med SNF om dette. Gjennomføre havneplan, havn som knutepunkt for all maritim aktivitet i høyarktis. Understøtte utvikling av Gruve 3-museet. Understøtte Store Norske som hjørnesteinsbedrift og som en norsk aktør innenfor bergverk og mineralnæringen (kompetanse og utøver). Holde avgifter og gebyr på et nivå som innbyggere og næringsliv kan håndtere. Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens skattenivå. Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom revidering av arealplan. Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Jobben videreføres med god intensitet. Fiskeriavsnittet har blitt fremtonet sterkere. Det gjelder også for SAR. Disse to elementene forsterker behovet for en hurtig havneutvikling. Ulike bedrifter har kontaktet oss og muligheten er gode med tanke på næringsutvikling. Det utføres bedriftsbesøk på fastlandet. Omtale museet som en del av det Longyearbyen kan tilby. Regjeringen har gjennom Prop. 52 S -Rammer for kull- virksomheten tilrådt overfor Stortinget at det innføres driftshvile i Svea og Lunchefjell samt dobbel produksjon i Gruve 7. Saken følges opp. Vi har fokus på kostnadseffektiv drift av alle selvkostområder og andre gebyrbelagte tjenester. Dette vurderes hver gang vi vurderer nye tjenester til våre innbyggere. Ny arealplan er under utarbeidelse og nærmer seg sluttfase for utlegging på høring. Det har vært god dialog med innbyggerne, Sysselmannen og departementet i arbeidet. Formelle og uformelle møter gjennomføres. 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Kommentarer pr Etterstrebe balansert kunnskap i miljødebatten. Etterstreber å ha miljøfokus i all saksutredning slik at det er poenger å bruke i miljødebatten. Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og Store Norske i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom. Bidra til at barn og unge ser verdien i, og bruker naturen på en sikker måte, bl.a. gjennom Camp Svalbard. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon. Etablere kultursti. Det er gjennomført ryddeaksjon med ungdommer. Vi innhenter stadig nye scootervrak og oppdaterer nettside vår i forhold til håndtering av avfall. Møte med ny grunneier, Næring- og fiskeridept, gjennomført, og ny Sysselmann har hatt møte med lokalstyret, og med administrasjonen. Aktiviteter er gjennomført gjennom hele året i henhold til aktivitetsplanene i skole, barnehager og ungdomsvirksomheten. Camp Svalbard sommer gjennomført. Reinjakt i skole og barnehage. Uteaktiviteter og ekskursjoner. Flere bedrifter er sertifisert og re-sertifisert. Det har i tillegg blitt avholdt miljøseminar med deltakere fra egen organisasjon, og fra næringslivet i byen. Ikke startet, avventer arealplanarbeidet. Side 76

77 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Vedlikeholde beredskapsplan. Gjennomføres kontinuerlig Årlig beredskapsøvelse i egen organisasjon. Gjennomført i november 2015 Bidra til å videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avdeling Longyearbyen om forebyggende arbeid for barn og unge. Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet Oppfølging av avfallsplan Arbeidet videreføres gjennom forbyggende forum. Følges opp. Ny arealplan kan endre fokus noe. Prosjektering igangsatt, valg av tomt legges frem for politisk beslutning i Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Kommentarer pr Statlig støtte til å etablere økonomisk buffer til tiltak innen skole-/barnehage- tjenester som følge av stor uforutsigbarhet i barnetallet. Statlig støtte til vedlikehold av veier: arktisk klima tærer mye på veier, broer, stikkrenner, kulverter o.l. Gruve7-veien er i tillegg demning for vannkilden. Statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan og tiltak i henhold til tilstandsanalysen ved energiverket. Iverksette tiltak for å redusere skader som følge av tilstanden på vann- og avløpsrør på Sjøskrenten. Barnetallet har gått noe ned i barnehagene. Stabilt elevtall. Tatt med i søknad til Polaravdelingen for budsjett Tatt med i søknad til Polaravdelingen for budsjett Utskifting gjennomført i henhold til plan. Politisk behandling av hovedplan vei. Tiltak tatt inn i budsjett Gjennomføre tiltak i hht tilstandsanalyse for fjernvarme. Gjennomført i henhold til plan, arbeidet fortsetter i 2016 Revidere hovedplan vann. Gjennomført. Arbeidet fortsettes i 2016 Ny ledning for å sikre vannleveransen til Energiverket. Bruke forskningsparkens kompetanse. Evaluering av kvalitet og tilbud innen videregående opplæring. Følge opp utvikling- og kvalitetsarbeid i skolen. Ferdigstilt. Vi har kontinuerlig kontakt med fagmiljøene ved UNIS, NTNU etc innen mange fagområder. Arbeidet ferdigstilt med beslutning om videre utredning av forutsigbart yrkesfaglig tilbud. Skolens ledelse har laget utviklingsplan som ble presentert for OKU i august. «Ungdomstrinn i utvikling» videreføres med satsing på lesing og regning for alle trinn. Erfaringene fra «Kompetanse for mangfold videreføres» - det er opprettet en midlertidig stilling som skal koordinere behovene til flerspråklige barn. Side 77

78 Videreføre to årlige opptak i barnehagene Styrke barnevernet med barnevernspedagog-stilling i 2 år. Delta i KS-prosjekt «Gode skoleeiere for Nord-Norge Er gjennomført. To barnevernspedagoger på plass fra Prosjektet er avsluttet. 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Kommentarer pr Øke fokus på teknologiutvikling i og for Arktis Sikre trygg leveranse av energi tilpasset samfunnets behov Tydeliggjøre Longyearbyen som arktisk kunnskapsarena Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken til Tromsø-regionen Være pådriver for at staten starter å utrede ny energibærer for Longyearbyen (erstatning for dagens kullkraftverk). Understøtte arbeidet med Longyearbyens energiframtid i et miljøperspektiv, inkludert CO2, gass og alternative energikilder. Ferdigprosjektere flytekai, havnebygg og lager/verksted. Det har vært jobbet målrettet med å synliggjøre dagens kompetanse/teknologi for å oppnå utvikling og klyngeeffekt. Tiltak i vedlikeholdsplanen gjennomført som planlagt i 2015, prosjektene fortsetter i 2016 Promoteringen av mulighetene innfor romfart/teknologi pågår. Vekstmuligheter for UNIS og SARI prosjektet belyses. Arbeidet videreført. Det er fortsatt lagt opp til reell utvikling relatert til UNIS og andre forskingsrelatert aktivitet i havneutviklingen. Arbeider fortsatt med å tilrettelegge for utvikling av campus i det nye arealplanarbeidet. Tema tas opp i relevante fora. Behovet tatt opp senest i møte med 2 ministre i desember Ingen egne tiltak gjennomført da prosjektet ikke har fått statlig/privat finansiering i skrivende stund. Det er besluttet at Kystverket skal gjennomføre en KVU, arbeidet igangsettes i Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Kommentarer pr Følge opp frisklivprosjektet. Prosjektet er avsluttet og rapport foreligger. Videreføre det gode samarbeidet med Svalbard turn og frivilligheten i Longyearbyen. Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor». Idrettsråd er etablert og samarbeidet fortsetter. Samarbeidet fortsetter. Side 78

79 Videreføre fritidstilbudet til unge. Ungdomsvirksomheten er godt etablert med ansvarliggjøring og medvirkning fra ungdommene. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Kommentarer pr Bruke KOSTRA-tall i forbindelse med utvikling av Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon. Arbeidet med å kvalitetssikre KOSTRA-tall for 2014 er gjennomført. Tallene kan sannsynligvis tas i bruk i Jobbe videre med flytting av bibliotek og utvikling av nytt servicetorg. Prosjektet er klart til å legges ut på anbud i Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud. Gjennomføre SNU 1 tjenestegjennomgang ihht prosjektplan. Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer. Ny informasjonsbrosjyre er produsert og publisert. Rapport avlevert. Noen oppfølgingstiltak gjenstår. Arbeidet startet, etikkreglement sluttføres i Side 79

80 NØKKELTALL Longyearbyen lokalstyre DRIFTSREGNSKAP 2015 Rammetilskudd fra staten Andre statlige overføringer Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Personalkostnader Andre driftskostnader Overføringer Sum driftsutgifter Netto finansposter Netto driftsresultat Bruk av fond og tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Avsetning til fond Overført til investeringsregnskapet Regnskapsmessig mindre(-)/mer(+)forbruk INVESTERINGSREGNSKAP 2015 Investeringskostnader/finansieringsbehov Avsetning til fond Sum kostnader Finansiering: Tilskudd / tilknytningsinntekter / andre inntekter Lån Bruk av egenkapital / overført fra driftsregnskapet Sum finansiering Udekket 0 BALANSE Eiendeler: Sum anleggsmidler Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital: Ubundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne driftsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Udekket i investeringsregnskapet Kapitalkonto Gjeld: Pensjonsforpliktelser Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld og egenkapital Side 80

81 KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Regnskapsresultat. Longyearbyen lokalstyre sitt driftsregnskap for 2015 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på 3,8 mill kr. Enhetene samlet sett har et regnskapsmessig mindreforbruk på 0,4 mill kr. Enhet Regnskap 2015 Revidert budsjett 2015 Avvik Opprinnelig budsjett 2015 Regnskap 2014 Politisk virksomhet Administrasjonssjef m/stab Økonomi og IKT Personal og organisasjon Eiendom Barn og unge Kultur og idrett Longyearbyen skole Longyearbyen barnehage Kullungen barnehage Polarflokken barnehage Tekniske tjenester Brann og redning Energiverket Longyearbyen havn Sum enheter Rammetilskudd fra staten Andre statlige overføringer Netto rente- og avdragsutgifter Netto avsetning til fond Overført til investeringsregnskapet Interne finansieringstransaksjoner Totalt Forklaring på avvik: Politisk virksomhet Mindreforbruket skyldes at det ikke har vært nødvendig å disponere reservepott som stod til AU sin disposisjon. Administrasjonssjef m/stab Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Økonomi og IKT Mindreforbruket skyldes i hovedsak at ikt-utstyr som var tenkt finansiert av driftsrammen i stedet ble regnskapsført og finansiert i investeringsregnskapet. Personal og organisasjon Mindreforbruket skyldes blant annet at enheten har fått refusjoner for utgifter knyttet til kompetanseutvikling. Det er også mindreforbruk knyttet til anskaffelse/utskifting av kontor- og møteromsutstyr på næringsbygget, med tanke på planlagt flytting av bibliotek/ombygging av næringsbygg. I tillegg er det mindre avvik på flere driftsposter. Eiendom Merforbruket skyldes hovedsakelig høyere driftsutgifter og noe lavere inntekter enn budsjettert ift tjenesteboliger. Avviket på driftsutgifter skyldes høyere utgifter enn budsjettert til vedlikehold. Det er Side 81

82 pusset opp 7 boliger, i tillegg til at det er gjort en del vedlikeholdsarbeid på Blåmyra (generelt vedlikehold, innkjøp av nye møbler, persienner og garderobeskap). I forbindelse med reparasjoner av vindskadede tak, er det dessuten foretatt noe tilleggsarbeid i form av å skifte tak på boder. Barn og unge Mindreforbruket skyldes hovedsakelig vakanser og at det er ført inntekter i 2015 som kompenserer utgifter enheten hadde i Kultur og idrett Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Longyearbyen skole Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Longyearbyen barnehage På grunn av endret organisering av barnehagetilbudet i 2015, ses mindreforbruket i Longyearbyen barnehage i sammenheng med regnskapsresultatet i de øvrige barnehagene. Regnskapet viser at barnehagene totalt sett går i tilnærmet balanse. Kullungen barnehage Regnskapet viser at barnehagen totalt sett går i tilnærmet balanse. Polarflokken barnehage Regnskapet viser at barnehagen totalt sett går i tilnærmet balanse. Tekniske tjenester Merforbruket skyldes høye utgifter knyttet til veier og vinterdrift. Dette innebærer høyt forbruk på strøing som følge av glatte veier på grunn av væromslag, steaming av stikkrenner og åpning av grøfter for å få unna overvann. Brann og redning Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Energiverket Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Samlede driftsutgifter er ca. 67,5mill kr. Det er noe lavere inntekter på salg av strøm enn budsjettert, noe som skyldes en kombinasjon av redusert forbruk hos noen større kunder, økt egetforbruk på energiverket og stipulering av forbruk for enkelte kunder. Longyearbyen havn Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Merforbruket på kr dekkes av havnefondet. Los-tjenesten behandles som eget selvkostområde, og mindreforbruket på kr er satt av til eget fond. Andre statlige overføringer Overføring fra staten til Longyearbyen lokalstyre i desember 2015 til verdibevarende vedlikehold av infrastrukturen i den hensikt å fremme omstilling og utvikling på Svalbard. Netto rente- og avdragsutgifter Lavere rente- og avdragskostnader på lån enn budsjettert. Netto avsetning til fond Avviket skyldes i hovedsak at 22 mill kr i statstilskudd mottatt i desember 2015 til verdibevarende vedlikehold av infrastrukturen er avsatt til bundet driftsfond. Videre er renter på korkpengefondet og renter på selvkostfond avsatt til sine respektive bundne driftsfond. Overført til investeringsregnskapet Overføring ikke gjennomført da det ikke ble nødvendig for å fullfinansiere investeringsregnskapet. Interne finansieringstransaksjoner: Avviket skyldes hovedsakelig at kostnader til lønnsoppgjøret 2015 ble lavere enn budsjettert. Side 82

83 Netto driftsresultat Netto driftsresultat beskriver Longyearbyen lokalstyre sin økonomiske handlefrihet. Netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene, kalt netto resultatgrad, viser hvor stor del av driftsinntektene som kan benyttes til egenfinansiering av investeringer og fondsavsetninger, når drifts- og finansutgifter er dekket. En positiv resultatgrad er en forutsetning for at Longyearbyen lokalstyre skal ha driftsmidler til nye investeringer eller avsetninger for å sikre en forutsigbar drift. Netto driftsresultat for 2015 er på 40,6 mill kr. Kommunaldepartementet anbefaler at netto resultatgrad over tid bør ligge på 3 % prosent. For Longyearbyen lokalstyre er netto resultatgrad på 12 % i Den gode resultatgraden skyldes i hovedsak statstilskudd til omstilling og utvikling (26,5 mill kr). Om dette statstilskuddet holdes utenfor, vil netto driftsresultat bli 14 mill kr, noe som gir en netto resultatgrad på 4,5 %. I 2014 var netto resultatgrad 3,5 %. Netto driftsresultat i % av driftsinntektene 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0, Longyearbyen lokalstyre Troms Landet uten Oslo Sum driftskostnader 2015 er på 300,2 mill kr, og er fordelt på følgende kostnadstyper: Driftskostnader (kr) Lønn og sosial utgifter (37%) Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon (49%) Kjøp av tjenester som erstatter egen tjenesteproduksjon (4%) Andre overføringer (2%) Avskrivninger (8%) Sum driftsinntekter 2015 er på 338,2 mill kr. og er fordelt på følgende inntektstyper: Driftsinntekter (kr) Side 83

84 Brukerbetaling (2%) Andre salgs- og leieinntekter (46%) Ovf med krav om motytelse (4%) Rammetilskudd fra staten (37%) Div statlige overføringer (9%) Andre inntekter (2%) Netto finanskostnader. Netto finanskostnader består av renteinntekter på bankinnskudd, utbytte og renteutgifter og avdrag på lån, og ble på 20,2 mill kr. i 2015, mot 6,9 mill kr i Økningen skyldes i hovedsak at det er innbetalt et ekstraordinært avdrag på 9 mill kr på lån til kulturhuset. Øvrig økning skyldes at lånegjelden fra 2013 til 2014 økte og at 2015 er første år hvor det betales avdrag på den økte lånegjelden. Netto finanskostnader utgjør 6 % av driftsinntektene i Netto finanskostnader i % av driftsinntektene 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1, Longyearbyen lokalstyre Troms Landet uten Oslo Landet (med Oslo) Lånegjeld Langsiktig lånegjeld pr var 167,4 mill kr., en økning på vel 30 mill. kr fra Ca 94 mill. kr av lånegjelden er relatert til formål som skal være selvfinansierende (avløp og renovasjon) eller bør være selvfinansierende, dvs vann, ledlys, fjernvarme, havn og energiverket (unntatt lån i fbm tiltak i hht tilstandsanalysen og renseanlegget, som lokalstyret har bestemt skal dekkes av Longyearbyen lokalstyres generelle økonomi). At lån er selvfinansierende innebærer at gebyrinntekter finansierer lånene. 14 mill. kr av lånegjelden gjelder lån til kulturhuset som betjenes av korkpenger. Øvrig lånegjeld, ca 59 mill. kr, gjelder formål som belaster lokalstyrets økonomi. Av total lånegjeld utgjør ubrukte lånemidler (ubl) 16 mill kr. pr Ubl oppstår fordi investeringer ikke har hatt den framdrift i 2015 som var planlagt i revidert investeringsbudsjett. Det største beløp i ubl er knyttet til renseanlegget på energiverket (11,7 mill kr). Ved beregning av gjennomsnittlig lånegjeld pr. innbygger skal ubl holdes utenfor (jfr. KOSTRA). Pr har Longyearbyen lokalstyre en lånegjeld pr innbygger (når ubl holdes utenfor) på kr , forutsatt innbyggere. Longyearbyen lokalstyre nærmer seg gjennomsnittlig lånegjeld pr innbygger for kommunene i Troms, som var kr pr Side 84

85 32 % av lånene har fastrente pr Øvrig lån har en flytende rente ved utgangen av 2015 på 1,6 % - 2 %. Utvikling i lånegjeld (kr) inkl. ubrukte lånemidler Lånegjeld etter formål (beløp i mill. kr.) Netto lånegjeld i kroner pr innbygger (ubrukte lånemidler er holdt utenfor) Longyearbyen lokalstyre Landet uten Oslo Troms Landet (med Oslo) Side 85

86 Fond Fond er lokalstyrets disponible egenkapital. Bundne fond kan kun brukes til gitte drifts-/ investeringsformål. Ubundne investeringsfond kan kun brukes til finansiering av investeringer. Ubundne driftsfond kan brukes til det formål lokalstyret bestemmer, både i drifts- og investeringsregnskapet. Ubundne driftsfond gjør lokalstyret bedre rustet til å sikre en forutsigbar drift, samt setter lokalstyret i stand til å kunne øke egenfinansiering av investeringer. Fond bør ikke brukes til å finansiere varige driftstiltak. Ubundne driftsfond utgjør pr % av brutto driftsinntekter, noe som er et godt måltall. Fond (kr) Ubundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne driftsfond Bundne investeringsfond Finansiering av investeringer (kr) Investeringer Longyearbyen lokalstyre gjennomførte investeringer for 108,4 mill kr. i De største investeringene gjelder havneformål (ca 8 mill kr), avgassrenseanlegg ved energiverket (34,2 mill kr), lagerbygg (3,6 mill kr), fjernvarme (5,2 mill kr), vann (3,8 mill kr) og tiltak i hht tilstandsanalysen ved energiverket (ca 39 mill kr). Investeringene er finansiert ved lån (34 %), ved øremerket statstilskudd (34 %), egenkapital (dvs fond, 20%) og andre inntekter (13 %) Bruk av disposisjonsfond (15 %) Bruk av ubundne investeringsfond (5 %) Bruk av bundne fond (34 %) Lån (34 %) Overført fra driftsregnskapet (0 %) Oppsummering Ut fra nøkkeltallene kan det konkluderes med et godt netto driftsresultat i 2015, gode fondsreserver og en akseptabel lånesituasjon. Longyearbyen lokalstyres framtidige økonomiske situasjon må vies oppmerksomhet, jfr. kommentarene i neste avsnitt. Vesentlige endringer i driftssituasjonen og økonomiske forhold gikk det et snøskred fra Sukkertoppen som førte til at 2 mennesker mistet livet og 11 hus (herav 5 tilhørende Longyearbyen lokalstyre) ble totalskadet. I tillegg ble det skader på infrastruktur Side 86

87 som tilhører Longyearbyen lokalstyre (LL). Forsikringsoppgjøret etter skredet er ved avleggelsen av regnskapet for 2015 ikke klart. Justis- og beredskapsdepartementet har bedt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) evaluere skredulykken. Hensikten er å lære av hendelsen og foreta endringer og tilpasninger der det er behov. I 2013 fikk NVE myndighet til å vurdere og forebygge for ras og flom på Svalbard. Sommeren 2016 vil NVE gjennomføre et pilotprosjekt for flomsikring av Longyeardalen. I 2016 vil det også bli gjennomført en ny farekartlegging for Longyearbyen og ut til flyplassen og for ett område i Bolterdalen (snøskred, steinsprang, sørpeskred, flom, springflo). Det er grunn til å anta at farekartleggingen vil anbefale sikringstiltak. Hvilken rolle Longyearbyen lokalstyre og Næringsdepartementet som grunneier skal ha knyttet til sikringstiltakene er ikke avklart. Store Norske Spitsbergen Kullkompani (SNSK) har så langt vært Longyearbyens største arbeidsgiver. Som følge av vedvarende lave kullpriser og en krevende økonomisk situasjon er det besluttet å utvide driften i Gruve 7 til to skift og å stille gruveaktivitetene i Svea og Lunckefjell i bero i inntil tre år, fra Dette innebærer en netto nedbemanning i SNSK på ca. 110 årsverk i fht årsverkene pr (206 ansatte). Det er usikkert hvordan etterspørselen etter LL sine tjenester påvirkes som følge av nedbemanningen. LL er innforstått med at tjenestetilbudet må tilpasses, også ved en nedgang i befolkningen. Å justere barnehage-, skole-, kultur- og fritidstjenestene etter samfunnets svingninger er enklere enn å justere tjenestene innen teknisk infrastruktur. Som følge av endringene i SNSK kan Longyearbyen få en annen samfunnsstruktur (en større andel utenlandske innbyggere, andre næringer, større omfang innen eksisterende næringer). Det kan gi LL andre utfordringer enn i dag innen tjenester som LL yter. F.eks. vil en større turistnæring gi et annet forbruksmønster for vann, avløp, strøm og fjernvarme. Endret forbruksmønster gir behov for annen dimensjonering av infrastrukturen. En god infrastruktur (vei, vann, avløp, fjernvarme, energiproduksjon, bygninger, brann, beredskap og havn) er en forutsetning for at det skal kunne være et norsk samfunn i Longyearbyen. Rapporter / tilstandsvurderinger viser at det er behov for å gjennomføre betydelige vedlikeholds- og investeringstiltak innenfor de enkelte områdene. Flere tiltak er igangsatt, bl.a. for å ivareta samfunnssikkerheten. Lokalstyrets beslutning om å iverksette nødvendige vedlikeholds- og investeringstiltak ved energiverket kan gjøre det vanskeligere å sikre andre samfunnskritiske funksjoner. Lokalstyret har behov for tilskudd fra staten for å ivareta realverdiene som den arktiske infrastrukturen representerer. Medio desember 2015 mottok Longyearbyen lokalstyre en overføring fra staten på 26,5 mill kr, øremerket til tiltak for å fremme omstilling og utvikling på Svalbard: 22 mill kr til verdibevarende vedlikehold av den arktiske infrastrukturen og 4,5 mill kr for å sikre en lokal forankring av arbeidet med omstilling og næringsutvikling i Longyearbyen. Lokalstyret vil ta stilling til disponering av beløpene våren Ny Svalbardmelding kommer våren Det er fra LL sin side ønskelig at den gir tydelig retning for utviklingen i Longyearbyen de kommende år, som f.eks. måltall for vekst, ny energibærer, SNSK sin rolle etter nedleggingen av gruvevirksomheten. Barnetallet er uforutsigbart, både innen skole og barnehage, noe som er utfordrende spesielt opp mot volum på barnehageplasser og videregående opplæring. Et godt skole- og barnehagetilbud sammen med et godt kultur- og idrettstilbud er viktig for å opprettholde Longyearbyen som et robust familiesamfunn og for å legge til rette for god næringsutvikling. Helside bilde etter kommentarer til regnskapet: Spisshusene i Longyearbyen Side 87

88 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE Økonomi og IKT Ansvarsområde Økonomi- og ikt-enheten har ansvaret for oppgaver som utarbeidelse av økonomi- og handlingsplan, budsjett, regnskap, saksbehandling, bistå ved anskaffelser, anskaffelse/drift av ikt infrastruktur, teknisk drift/oppdatering av ikt-systemer og anskaffelse/drift/klargjøring av sluttbrukerutstyr. Enheten er en støttefunksjon for administrasjonssjefen og for øvrige enheter, og yter informasjon, rådgivning og opplæring til øvrige enheter. Økonomi- og ikt-enheten skal også være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Organisering Enheten har 8 årsverk: 1 økonomisjef (leder for enheten), 1 fagansvarlig IKT, 2 ikt-konsulenter, 2 økonomikonsulenter, 1 økonomirådgiver og 1 innkjøpsrådgiver. Året som gikk/måloppnåelse Fra ble nytt økonomisystem og ny kontoplan i henhold til KOSTRA tatt i bruk. I 2015 er det bl.a. jobbet med levering av KOSTRA-tall til SSB (regnskapstall for 2014) og med å ta i bruk flere av funksjonalitetene i nytt økonomisystem. Som en følge av tjenestegjennomgangen som er gjennomført i LL (SNU 1- prosjektet) ble det fra 1. september ansatt en innkjøpsrådgiver for å se nærmere på LL sine innkjøpsrutiner. Stillingen er en midlertidig omdisponering i 2 år av en av stillingene som økonomisk rådgiver. Stadig flere IKT-systemer og integrasjoner skaper større krav til responstider og tilgjengelighet. Det blir stadig flere mobile enheter og bruk av datanettverket til tjenester som styring, overvåking samt utsendelser av alarmer. I juli ble einnsyn etablert, dvs. automatisk publisering av Longyearbyen lokalstyre (LL) sin postjournal på LL sin hjemmeside. I november ble 15 nye kopimaskiner/skrivere anskaffet og satt i drift. For øvrig er det utført løpende driftsforbedringstiltak og oppgradering av iktinfrastrukturen. Telenor har et mål om å fase ut kobberlinjer. I den forbindelse har Telenor etablert fiberkabel til avfallsanlegget, Kullungen barnehage og ungdomsklubben. LL betaler leie for bruk av kabelen. Hovedutfordringer En av utfordringene i 2016 blir å ta i bruk enda flere av funksjonalitetene i nytt økonomisystem, både innen egen enhet og i øvrige enheter. Videre er det et mål å ta i bruk KOSTRA-tall som styringsinformasjon. Innen IKT er en av utfordringene å få et raskere nettverk (responstid) samt en raskere og mer robust løsning for elevene på skolen. I 2016 skal alle ansatt-pc-er (ca 200 stk) skal skiftes ut og sak-arkivløsningen skal oppgraderes. Videre må det jobbes med etablering av mobilt bedriftsnett på telefoni. Bilde: kabler Side 88

89 Personal- og organisasjon Ansvarsområde Personal- og organisasjonsenheten har som hovedansvar å etterstrebe en helhetlig felles overordnet arbeidsgiverpolitikk i Longyearbyen lokalstyre, utbetale lønn til ansatte, og sørge for at lønns- og personalforvaltningen i organisasjonen er i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk, samt lokale særavtaler. Enheten skal også være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Enheten har ansvar innenfor fagområdene personal, lønn- og lønnspolitikk, HMS, arkiv samt drift av Infotorget. Enheten er en støttefunksjon for administrasjonssjefen og for øvrige enheter, og yter rådgivning, opplæring og bistand, samt informasjonsarbeid og generell service internt og eksternt i virksomheten. Organisering Enheten har 6 årsverk: Personalsjef (leder for enheten), personalrådgiver, lønnskonsulent, arkivansvarlig og to konsulenter i infotorget. I 2015 ble det ansatt en midlertidig ny arkivansvarlig i forbindelse med at arkivansvarlig går over i stillingen som prosjektleder for innføring av NOARK 5- prosjektet. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2015 viser at enheten har hatt 6,24 mill. kr i kostnader og 2,14 mill. kr i inntekter, noe som gir 4,1 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 4,7 mill. kr. Mindreforbruket på 0,6 mill. kr skyldes hovedsakelig refusjoner av kompetansemidler, samt mindreforbruk knyttet til anskaffelse/utskifting av kontor- og møteromsutstyr på næringsbygget, med tanke på planlagt flytting av bibliotek/ombygging av næringsbygg. I tillegg er det mindre avvik på flere driftsposter. Året som gikk/måloppnåelse Den ble nytt HRM system (personal og lønns system) tatt i bruk. Fokuset har vært på implementering av systemet også i Å måle alle gevinster av digitalisering av oppgaver er vanskelig, og det tar tid før man ser resultater. I 2015 ble det produsert ca 1000 timelister og 493 lønnsoppgaver i lønnssytemet, altså 493 unike lønnsmottakere. De tidligere «lønns- og trekkoppgavene» eksisterer ikke lengre i forbindelse med a- ordningen som ble innført i I sak- og arkivsystemet ephorte ble det i 2015 registrert 746 nye saker og 8417 journalposter. Totalt er det dokumenter som er behandlet og arkivert er Prosjekt Noark 5 ble igangsatt oktober 2015 fordi videreutvikling av ephorte 4 (dagens sakarkivsystem) ble avsluttet i august og brukerstøtte fases ut (Noark 4-system). Det nye systemet legger enda bedre til rette for sikker digital kommunikasjon, papirløse arkiver, integrasjoner med fagsystemer og sikker sone for å tilfredsstille krav til personvern. Hovedutfordringer Da organisasjonen ble hardt rammet av katastrofen 19. desember, ble det en krevende tid for organisasjonen og oppfølgingen av de ansatte. Mange av de som var hardest rammet var også ledere. Det er ingen tvil om at mange var svært sterkt preget, reaksjonene var veldig ulik og behovene for oppfølging er høyst individuell. Generelt er det jobbet med implementeringen av nytt HRM system og funksjonaliteter både internt og eksternt. I 2015 var innføring av a-ordningen en tidkrevende oppgave. A-ordningen erstatter tidligere rapportering som lønns- og trekkoppgave, terminoppgave, NAV AA-register, årsoppgave for arbeidsgiveravgift og SSB lønnsstatistikk. Bilder: 2 bilder, passhytta vinter og sommer Side 89

90 Eiendom Ansvarsområde Enheten er ansvarlig for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av alle Longyearbyens lokalstyres eiendommer. Totalt utgjør dette kvm, fordelt på cirka 180 bygg. Av dette er cirka kvm servicebygg. Resterende kvadratmeter fordeler seg på cirka 150 boenheter, som leies ut til ansatte i Longyearbyen Lokalstyre. Organisering Eiendom hadde fem stillinger i 2015: Eiendomssjef, driftsingeniør, driftsleder og to driftsteknikere. I perioder med sykdom og ferie leies det inn driftstekniker. Nøkkeltall Driftsregnskapet viser at enheten har hatt 29,9 millioner i kostnader og 13,8 millioner i inntekter. Dette gir en netto kostnad på 16,1 millioner. Budsjetterte netto kostnader var på 14 millioner. Merforbruket skyldes i hovedsak svikt i husleieinntekter grunnet oppussing, samt økte kostnader til rehabilitering av boliger. Året som gikk/måloppnåelse Ombygging Næringsbygget: Det ble politisk vedtatt ombygging av 1. og 2.etg av Næringsbygget, i forbindelse med flytting av biblioteket til Næringsbygget. Kostnadsramme på 18,5 millioner. Forprosjekt, med tilhørende utarbeidelse av tilbudsdokumenter, ble ferdigstilt. Det ble gjennomført brukermøter og uttegnet planløsninger i samarbeid med arkitekt. Prosjektet gjennomføres i Tjenesteboliger: 5 tjenesteboliger ble ødelagt i forbindelse med skredulykken. 3 boliger ble umiddelbart innkjøpt, finansiert av forsikringsutbetaling. Ytterligere 2 boliger ble innkjøp rett i etterkant. I 2015 ble det rehabilitert 5 tjenesteboliger. Det ble byttet tak på 9 boliger. Det er et stort etterslep på vedlikehold av boliger, der enkelte boliger ikke har vært pusset opp siden byggeåret. Fyrhus FH3: Kontrahering av entreprenør er gjennomført. Kontraktsum 4,6 millioner. Skolen: Det ble byttet ut vann- og avløpsrør på barne- og ungdomsskolen i løpet av sommeren, i forbindelse med at hele rørkassen ble byttet ut. Under stormen før jul ble cirka 100 kvm med taktekking ble ødelagt, med påfølgende vannlekkasje i klasserom. Enøk-tiltak - styring av varme og ventilasjon: På kulturhuset er nå varme og ventilasjon sentralt styrt via «Datavaktmesteren». Det er også gjort tiltak for styring av ventilasjon på brannstasjonen og SFO. Prosjektet fortsetter i Polarflokken barnehage: Innkjøp av nye tørkeskap Hovedutfordringer Hovedutfordringen fremover er å ta igjen etterslepet på vedlikehold. Det står fremdeles igjen mange boliger som har behov for innvendig oppussing. I en del tilfeller bør det prioriteres rivning og nybygg fremfor oppussing. Ikke minst tatt i betraktning at dagens boligmasse er for dårlig isolert og at det er behov for utbedring av peler. Skolen bør også prioriteres på sikt, da innvendige flater er lite tidsriktige og, vinduer er generelt gamle og gulvene bærer preg av stor slitasje. Videre oppdages det stadig tilfeller av vannlekkasjer på kobberrør og soilrør på grunna av korrosjon, og utbytting bør prioriteres generelt fremover. En viktig utfordring fremover blir bygging og erverv av nye boliger, brukte eller via nybyggprosjekt. Omfanget beror på hva som skjer med boliger i skredutsatte områder. Bilde: restaurering av hus i vei Side 90

91 Tekniske tjenester Ansvarsområde Tekniske tjenester har ansvar for vann, avløp, fjernvarme, vei og veibelysning, nærområde, skred og flomforebygging, renovasjon, matrikkelføring og byggesak. Organisering Tekniske tjenester har 4,5 faste årsverk: teknisk sjef; driftsingeniør fjernvarme og renovasjon, driftsingeniør vei, vann og avløp, kart og oppmåling, og byggesak (50%). En midlertidig prosjektlederstilling ligger også under enheten, samt et engasjement i forbindelse med digitalisering av tegningsarkiv (finansiert av RNB-midler). Ny oppmålingsingeniør og prosjektleder tiltrådte august Nøkkeltall Regnskap 2015 sett opp mot budsjett viser at enheten har et merforbruk på 2,97 mill. kroner. De fleste avdelingene opererer etter selvkost, mens drift og vedlikehold av veiene har et merforbruk på 1,7 millioner som ikke dekkes av gebyrinntektene. Disse merutgiftene skyldes hovedsakelig vinterarbeid forårsaket av flere mildværsperioder over året. Året som gikk/måloppnåelse I 2015 er det utbedret frostsikring på vann- og avløpsledningene på Sjøskrenten, ny vannledning er lagt mellom Longyearelva og energiverket, som vil sikre energiverket med dobbel vannforsyning. En ny vannledning som dekker brannvann på Haugen er ferdigprosjektert. Det er montert et pilotanlegg for manganfjerning på vannbehandlingsanlegget, for å se om dette er mulig i fullskala. Det er prosjektert bygging av nytt fyrhus på Sjøområdet og flytting av dagens H320, dette gjennomføres primo Prosjektet med nye rørbukker for primærnettet er godt i gang og kommet halvveis. Rehabilitering på rørkasser i vei 238 og på Blåmyra er gjennomført, samt utbedringer for å få mer varme opp til Gruvedalen. Nye gatelysmaster med ledbelysning og ny strømforsyning langs gangveien i sentrum er gjennomført. Flere nye bygg og områder er blitt tilknyttet vann, avløp og fjernvarmenettet. Det er gjennomført en innovativ offentlig anskaffelse på nytt avfallsanlegg, noe som startet prosjektering av et fremtidig avfallsanlegg basert på tradisjonell avfallshåndtering. Det har i løpet av året vært 89 byggesaker inkludert 8 delingssaker. Året startet med en kald periode med mye frosne rør, 2015 sluttet med store snømengder etterfulgt av et ekstremt mildvær. Hovedutfordringer Nytt avfallsanlegg og gode løsninger rundt dette vil være i fokus. Fjernvarmenettet sliter med å levere varme enkelte steder, oversikt og kontroll over nettet må prioriteres. Sikkerhet i leveransen av våre tjenester prioriteres. Videre vil det også være fokus på skred- og flomforebygging. Bilde: mangler tittel Side 91

92 Brann og redning Ansvarsområde Longyearbyen brann og redning skal verne om innbyggernes liv, helse, miljø og materielle verdier. Enheten har ansvar for Longyearbyens brann- og redningstjeneste, og skal i tillegg ivareta forebyggende aktiviteter som branntilsyn i og utenfor Longyearbyen, kontroll og service på brannteknisk materiell, informasjons- og motivasjonstiltak og brannforebyggende kurs. Enheten en del av Kystverkets beredskap mot akutt forurensning og skal ivareta ambulansetjenesten på vegne av UNN. Organisering Brann og beredskap består av 24 personer, tre personer på heltid og 21 deltidsmannskaper. Mannskapene er fordelt på fem vaktlag. De går en dreiende vaktsyklus med en uke på vakt, hver 5. uke. Samtlige brannmannskaper er oppsatt med personsøkere. Alarmering/varsling til brannmannskapene foretas fra 110- varslingssentral som er lokalisert ved energiverket. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2015 viser at enheten har hatt 8,1 mill. kr i kostnader og 2,4 mill. kr i inntekter, noe som gir 5,7 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 5,9 mill. kr. Driftsregnskapet viser balanse iht. budsjett Året som gikk/måloppnåelse Brann og redning gjennomførte drift og gjøremål i henhold til vedtatt handlingsplan for Det er gjennomført branntilsyn i Longyearbyen, og på vegne av Sysselmannen i Ny Ålesund, Sveagruva, Isfjord Radio, Barentsburg, Pyramiden, Hopen og Bjørnøya. Årlig rekruttering og opplæring av nye mannskaper er også en nødvendighet, da som følge av turnover i Longyearsamfunnet. Det er gjennomført brannteknisk kontroll og service for næringsvirksomheter og boligeiere i Longyearbyen. I tillegg er det gjennomført brannforebyggende informasjons- og motivasjonsarbeid, herunder brannvernkurs, varmearbeiderkurs, brannvernlederkurs for institusjoner og næringsvirksomheter i Longyearbyen. Brannøvingsfelt driftes sammen med Avinor og Store Norske Spitsbergen Kullkompani. De fleste bygninger er nå koblet opp mot 110-varslingssentral, og brann og redning har ansvar for drift og vedlikehold av sentralen. Bilde: Foto: Jan Olav Sæter Beredskapsmessig og operativt var 2015 det mest hektiske året noensinne, med 157 brannutrykninger og 210 ambulanseoppdrag. Totalt 367 oppdrag/utrykninger. En liten nedgang på brannutrykninger, men betydelig økning på ambulanseoppdrag sammenlignet med Ambulanseoppdrag og brannutrykninger : Ambulanseoppdrag Brannutrykninger Side 92

93 Hovedutfordringer Longyearbyens geografiske beliggenhet gjør at det må være et konstant fokus på en god og effektiv beredskap, samt å gjøre det ytterste for å ivareta personsikkerhet, miljø og materielle verdier. Longyearbyen er særdeles sårbar om en større brann skulle oppstå. Da er det viktig at samtlige innbyggere er seg sitt ansvar bevisst med hensyn til å minimere risiko for uønskede hendelser. Brannberedskap og responstid er tilfredsstillende på ettermiddag, kveld og natt, samt i helgende. Da har vi vaktlag i beredskap med innsatstid på 10 minutter. Med 3 fast ansatte på brannstasjonen er vi særdeles sårbare ved sykefravær, annet fravær etc på dagtid, Vi er prisgitt assistanse fra våre deltidsmannskaper for å ivareta tilfredsstillende brann og ambulanseberedskap dagtid, noe som ikke er en selvfølge da mannskapene på dagtid er på jobb hos sin hovedarbeidsgiver. Bilde: brannstasjonen Side 93

94 Energiverket Ansvarsområde Energiverket har ansvar for å ivareta produksjon, vedlikehold, distribusjon av el- og termisk energi, samt fakturering av strøm og DLE. Maskinist på vakt betjener også Longyearbyens 110-sentral. Organisering Enheten har 24 ansatte, som er fordelt på avdelingene for produksjon, vedlikehold og nett. Longyearbyen energiverk driftes helkontinuerlig. Driften gjennomføres med 6-skiftsordning med totalt 12 skiftgående maskinister og maskinassistenter. Leder Energi Leder Nett/DLE Leder Produksjon Leder Vedlikehold Fagansvarlig ElWin Maskinister Senior rådgiver Maskinassistenter ISY FDV Mekaniker Elektriker Nøkkeltall Inntekter/Utgifter Regnskap 2015 Budsjett Avvik Energiverket Netto kostnader Energiverket Kostnader Energiverket Inntekter Driftsregnskapet for 2015 viser et mindreforbruk på kr , noe som kan sies å være i balanse. Utvikling produksjon og forbruk: El (MWh) Termisk (MWh) Kull(t/år) Diesel(l/år) Slagg(m³) Aske(m³) Kj.vann(m³) Utslipp til luft: Co2 (t/år) SO2(t/år) NOx (t/år) Støv (t/år) Året som gikk/måloppnåelse 2015 var et utfordrende år for energiverket. Det ble gjennomført mange viktige vedlikeholds- og investeringsprosjekter under tilnærmet kontinuerlig drift av anlegget. Fra 1-10.juli hadde vi full stopp av anlegget, dette for å få gjennomført arbeid som var i konflikt med normal drift. I tillegg til egne, hadde vi på det meste tett oppunder 60 eksterne arbeidere inne på Energiverket i perioden. For å trekke frem noen viktige prosjekter, kan det nevnes: Montert filtre på sjøvann, ny trykkholdestasjon på fjernvarmen, frekvensstyring og regulering av matevannspumper til kjelene og sirkulasjonspumper fjernvarme, omfattende vedlikehold på kjelene, utbedringer på kull-transport og testing/idriftsetting av røykgassrensing. God planlegging og skikkelig stå på vilje blant alle ansatte var helt avgjørende for at vi kom i mål innenfor budsjett med alt som skulle gjennomføres. Bemanningssituasjonen på Energiverket var stabil gjennom året. Side 94

95 Hovedutfordringer I løpet av 2016 skal alle resterende TA prosjekter (tilstandsanalyse prosjekter) avsluttes. Turbin 2 skal demonteres og sendes på revisjon. Samtidig som turbinen forlater Energiverket skal mange store anleggsdeler knyttet til den skiftes ut. Kondenser som vi i mange år har slitt med lekkasjer på, skal utskiftes. Denne er fastsveiset på turbinen, og kan ikke ferdigmonteres før turbinen er tilbake og opprettet 100%. Kullknuser og transportbånd er utslitte å skal byttes. Girhjul på turbin 1 og girhjul og aksling på turbin 2 skal byttes. Som i 2015 er det nødvendig med full eller delvis stopp av anlegget for å få gjennomført flere av prosjektene. Mye tid brukes derfor på planlegging samt kontinuerlig oppfølging av leveranser og leverandører for å få stopp i anlegget så kort som mulig. Renseanlegget skal ferdigstilles i løpet av første halvår Økt arbeidsmengde som følge av rensalegget er forventet samt at nye utfordringer vil dukke opp. Energiforbruket i Longyearbyen er økende, og dette til tidspunkter på døgnet hvor kapasiteten til Energiverket er opp mot maks. Utfordringene rundt dette er mange, men Energiverket vil arbeide med å legge til rette for forbruk utenfor topplast perioden. Energiverket kan ikke med dagens anlegg øke kapasiteten på produksjon. Vi har elektrisk reservekraft med for liten kapasitet under full stopp i anlegget på gitte tidspunkter. Nytt renseanlegg - årsrapport Økonomi: Prosjektet har vært og er fortsatt sårbart for valutaendringer. Det er bevilget 14 MNOK i økt prosjektramme som en følge av høyere eurokurs enn antatt når prosjektet ble budsjettert. Det forventes at prosjektet kan sluttføres innenfor den økte rammen. Regnskap for renseanlegget er vist under. Fremdrift: Prosjektet skulle vært avsluttet per Det var ikke tilfelle. Prosessanlegget er ferdigstilt, men det gjenstår en del på selve bygget. Prosjektet forventes ferdigstilt i løpet av første halvår HMS: I 2015 har det vært en arbeidsulykke og en brann i forbindelse med bygging av renseanlegget. Både arbeidstilsynet og Sysselmannen er varslet ved begge hendelser. Dette er svært uheldig og det er stor fokus på HMS i sluttfasen av prosjektet. Kvalitet: Det er avdekket at HVAC anlegget var feil dimensjonert og det er noen punkter fra uavhengig bygningskontroll som må utbedres. Det er imidlertid ikke avdekket direkte kvalitetsavvik. Side 95

96 År Regnskap pr Sum Tilskudd fra staten Bruk av egne fond Nox fondet utbetales ved oppstart av anlegg Sum ekstern finansiering Finansutgifter Lønn faste stillinger Lønn midlertidige stillinger Pensjonspremie dnb Bevertning Oppholdsutgifter Diesel for produksjon IKT/tele kommunikasjon Lønn:Diett/overnatting Lønn: Kostgodtgj.-trekkpl Lønn:fordelsbeskatning div.ytelser Lønn: motkonto til Reise-/transportutgifter Leie lokaler Leie lokaler Kjøp og finansielle leasing av driftsmidler Lisenser dataprogram (prosjekthotell) Vann-, avløp- og renovasjonsgebyr Innredning/møbler Maskine/verktøy/redskap Transportmidler (bil, båt) Kjøp av tjenester (påkostning/investering) Kjøp av tjenester (påkostning/investering) tømrer Kjøp av tjenester (påkostning/investering) el. Arbeid Kjøp av tjenester (påkostning/investering) VVS Kjøp av tjenester (påkostning/investering) maskinarb Serviceavtale/rep.maskiner Materialer til vedlikehold, påkostninger/nybygg Materialer egen påkostning/investering anlegg Konsulenttjenester Kons.tjenester planarbeid Kons.tjenester infrastruktur, eiend./anlegg Internkjøp Kjøp fra andre Sum finansutgifter Finansinntekter 701 Tilskudd fra Nox-fondet Lån Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av disposisjonsfond Bruk av budne fond Overføring fra driftsregnskapet (tilskudd fra staten) Sum finansinntekter Finansiering som overføres til påfølgende år: 950 Ubrukt statstilskudd (bundne fond) Ikke mottatt tilskudd fra Nox-fondet Ubrukte lån Ikke brukt av ubundet investeringsfond Sum Bilde: Rensanlegget ved. Side 96

97 Longyearbyen havn Ansvarsområde Longyearbyen havn utøver Longyearbyen lokalstyres havnedrift og er tilbyder av offentlige havnetjenester. Havneadministrasjonen har det daglige tilsyn i Longyearbyen havnedistrikt og skal påse at havne- og farvannsloven samt forskrifter, enkeltvedtak og andre avgjørelser truffet i medhold av denne loven blir etterfulgt. Organisering Longyearbyen havn er en liten organisasjon med 3 fast ansatte, hvor arbeidsfordelingen generelt er fordelt mellom utviklingsprosjekter, drift og vedlikehold. Longyearbyen havn kjøper i stor grad inn tjenester på timer for å utføre enkeltoppgaver havna ikke dekker selv. Disse tjenestene er i hovedsakelig rettet opp mot konkrete aktivitetstiltak ved eks. anløp av skip. Ellers dekkes drift- og vedlikeholdsoppgaver med lokalstyres FDV partnere (drift og vedlikehold). Inneværende år har igjen vist at en liten organisasjon er svært sårbar for fravær og en styrking av bemanningen gjennom ulike midlertidige tiltak prioriteres for sikre tilstrekkelig robusthet. Nøkkeltall Den økonomiske driften av Longyearbyen havn reguleres i forretningsbetingelser for Longyearbyen havn gitt i medhold av lov om havner og farvann m.m. Budsjett 2015 var tilpasset omsetningsøkning som følge av ny avtale med Kystverket om tilbringertjeneste med ny Losbåt. Denne avtalen trådte i kraft 1. april ved overtagelse av losbåten Elling Carlsen nesten ett år forsinket fra verft. Budsjettet var i utgangspunktet balansert for denne forsinkelsen, likevel har usikkerhet i cruisemarkedet grunnet tungoljeforbud og nye utslippskrav i nord Europa redusert antall cruiseskip i Til tross for nedgang i antall cruiseskip har havnen hatt en vekst i antall passasjerer over kai med svak utvikling i tonnasje. Dette har sammen med utfordringer knyttet til forsinkelse i leveranse av tilbringertjenesten gitt havna en marginal underdekning for Dette er første gang på 15 år at havna ikke går med overskudd og har derfor måttet trekke på havnefondet. Total omsetning for 2015 er på 14,8 mill. Regnskapet er for øvrig innenfor rammen av budsjettet. Årets underskudd på belastes havnefondet som pr 1. januar 16 utgjør ca.3,5 mill. Året som gikk/måloppnåelse 2015 var preget svak vekst på totalt sett. Ekspedisjonscruise har en reduksjon på ca. 16% sammenlignet med foregående år. Styrking av antall skip og anløp av lokal cruise eller dagsturer i Isfjorden økte med vel 9% fra året før. Til tross for en nedgang i oversjøisk cruise på ca 18% fra året før har økt størrelse og tonnasje gitt havnen en vekst i tonnasje på nær 0,7% for Full drift av tilbringertjeneste for lostjenesten på Svalbard med nytt losfartøy trådte i kraft fra 1. april hvor «Elling Carlsen» inngikk i lostjenesten i Tromsø de første 14 dagene. Dette ble en god innkjøring før båten ble satt i tjeneste i Longyearbyen. «Elling Carlsen» ble døpt ved Bykaia i Longyearbyen 10. juni. Gudmor var sektorsjef Marianne S. Aasen. Arbeid med tiltak og prosjekter for å bedre offentlig kai kapasitet og tilbud i havnen har vært de viktigste prosjektene i året som var, med fokus på nye kailøsninger, vedlikehold- og lager fasiliteter og nytt havnebygg. Arbeideidet med nye havneløsninger ble høsten 2015 satt på vent i forbindelse med Side 97

98 statsbudsjettet for 2016 hvor Kystverket fikk tildelt 15 mill. kroner for å gjennomføre en gjennomgang av havnen og gjennomføre en «Konsept valg utredning» for Longyearbyen havn våren Turistkaia ble i 2015 forlenget med 30 meter og kaia har nå en total lengde på vel 70 meter. Båttrafikk. Longyearbyen havn Antall anløp (reiseliv) Cruisebåter (oversjøiske) Turistbåter (ekspedisjonscruise) Dagsturbåter (lokalbåter) Lystbåter Sum antall anløp (reiseliv) Lastebåter Undervisning/forskning Fiskebåter Marine/ Kystvakt Polar- / Nordsyssel Losbåt Andre fartøy Liggedøgn Sum antall anløp (andre) Sum antall anløp (totalt) Cruisebåter 28,0 22,2 20,9 18,6 18,4 Turistbåter (ekspedisjonscruise) 148,3 320,0 154,7 406,4 191,0 Dagsturbåter 142,4 177,0 176,9 274,5 298,0 Lystbåter 366,0 169,0 308,0 273,0 269,0 Sum antall liggedøgn (reiseliv) Passasjerer Cruisebåter Turistbåter (ekspedisjonscruise) Dagsturbåter Sum antall passasjerer (reiseliv) Bruttotonnasje totalt Hovedutfordringer Longyearbyens havne- og kai tilbud er begrenset. En betydelig underdekning på kaikapasitet er dokumentert over mange år tilbake i tid, mens statistikken viser en jevn økning i aktivitet år for år. Longyearbyen havn har to hovedutfordringer. Det første er å dekke opp for den underdekning som er i dag innenfor det totale havnetilbudet med kai og landfasiliteter. Neste utfordring er å legge til rette for en videre utvikling med tilpassede og nødvendige arealer på land og i sjø for å beholde eksisterende og tiltrekke seg nye aktiviteter. Bilder: 2 bilder; losbåten Elling Carlsen og cruiceskip Side 98

99 Barn og unge Ansvarsområde Enhet barn og unge er en flerfaglig enhet med høy kompetanse på oppvekstområdet. Enheten har som mål å fremme tverrfaglig samarbeid, forbyggende og helsefremmende tiltak. Organisering Enheten består av ungdomsenheten, pedagogisk psykologisk tjeneste og barne- og familietjenesten. Enhetsleder er også barnehagefaglig rådgiver og ivaretar barnehageeier- og myndighetsoppgaver. Enheten har til sammen 6, 25 årsverk ved utgangen av Her ligger det en prosjektstilling hos barne- og familietjenesten som vi fikk tilsatt 1. oktober Fagområder Barne- og familietjenesten har 1 årsverk. Lov om barneverntjenester er gjort gjeldende på Svalbard. I 2015 mottok barne- og familietjenesten i Longyearbyen 8 nye bekymringsmeldinger. I løpet av året hadde barne- og familietjenesten 13 barn i aktive hjelpetiltak. Ved utgangen av året hadde barne- og familietjenesten seks barn og unge plassert i fosterhjem, derav en i ettervern. Barne- og familietjenesten gir råd og veiledning til familier og har tett samarbeid med skole, barnehager, ungdomsklubb og helsesøster i forebyggende arbeid rettet mot barn og unge. Barne- og familietjenesten har inngått samarbeid med familievernkontoret i Tromsø, som har kontordag i Longyearbyen hver måned. Barne- og familietjenesten er en del av Tverrfaglig Team som i tillegg består av skole, barnehage og PPT. Barne- og familietjenesten er også med i Forebyggende Forum sammen med Sysselmannen, Longyearbyen skole, helsesøster og ungdomsvirksomheten. Tjenesten bistår regionskontorene i barne-, ungdoms- og familieetaten i forbindelse med utredning og tilrådning om adopsjon. Ungdomsvirksomheten har 2,25 årsverk Ung i Longyearbyen ønsker at ungdom skal engasjere seg i aktivitetene de deltar på. Dette gjøres gjennom deltagelse i Longyearbyen ungdomsråd, UHU-styret (selvstyrt ungdomshus) og klubbstyret ved Longyearbyen ungdomsklubb. På denne måten sikres ungdommene medvirkning ved at de kan foreslå aktiviteter som blir gjennomført. Det ble gjennomført en rekke arrangementer i 2015, bl.a. Ungdommens KulturMønstring, Camp Svalbard (sommer og vinter), Ut & Kjør, LybLan og mange aktiviteter i Ung i Longyearbyens regi. Åpningsdager var 2 dager i uka for både junior og senior, fordelt på 3 åpningsdager i uka. Besøksstatistikk Ung i Lyb inkl. Klubben: Pedagogisk-psykologisk tjeneste har 1 årsverk. Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) er en lovpålagt tjeneste, og har et særskilt ansvar for å hjelpe barnehager og skole til best mulig å legge til rette for barn med særskilte opplæringsbehov. Dette gjøres gjennom rådgivning, veiledning, samt kompetanse- og organisasjonsutvikling. PPT har også ansvaret for å utarbeide en sakkyndig vurdering av barn og elever der barnehage og skole, med foreldres samtykke, ber om dette. Pr var det til sammen 396 barn og unge i alderen 0-18 år i Longyearbyen. Av disse gikk 337 i barnehage eller skole i Longyearbyen. Se tabell for fordelingen av barn i barnehage og grunnskole, antall sakkyndige vurderinger i 2015 og antall barn under oppfølging av PPT. Totalt antall barn Sakkyndig vurdering Aktiv oppfølging Side 99

100 Longyearbyen skole Barnehagene Totalt PPT har også bistått med utredning og oppfølging av videregående elever i Barnehagefaglig rådgiver Det er gjennomført to barnehageopptak i Begynt Sluttet Vår 14 barn 24 plasser 39 barn 43 plasser Høst 8 barn 14 plasser 7 barn 11 plasser På grunn av få barnehagebarn i valgte administrasjonssjefen å stenge Longyearbyen barnehage for barnehageåret 2015/16. Våren 2015 ble det laget en barnehagemelding for barnehagene i Longyearbyen og høsten 2015 utarbeidet enhetsleder barnehageutredning del 1, på oppdrag av OKU, for å se på fremtidig barnehageorganisering i Longyearbyen. Prosjektet Kompetanse for mangfold, et prosjekt i regi av Universitetet i Tromsø, ble sluttført juni Barnehagene og småtrinnet ved Longyearbyen skole har deltatt i prosjektet. Hovedfokuset har vært mottak av flerkulturelle barn og kartleggingsverktøy i forhold til språkutvikling, nivå og forståelse. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2015 viser at enheten har hatt 8.3 millioner kr i kostnader og 3.5 millioner kr i inntekter, noe som gir 4.8 millioner kr i netto kostnader. Budsjettene netto kostnader var 6.3 millioner kr. En av grunnene til dette var at vi måtte ut med skolepenger for barn av utenlandsk opprinnelse uten fastlandskommune som var plassert av barne- og familietjenesten. Mindreforbruket på kr skyldes hovedsakelig en vakanse og høyrere refusjoner enn budsjettert. Året som gikk/måloppnåelse 2015 har vært preget av mye utskiftninger i enheten. En av våre ansatte ble utsatt for en alvorlig ulykke i mars, noe som medførte at vi bare hadde en person i ungdomsvirksomheten fra mars til det ble tilsatt en ny medarbeider i august. Barne- og Familietjenestens ene faste ansatte sluttet, og en ny ble ansatt fra august. Samtidig ble det bevilget midler til et to-års engasjement innenfor samme tjeneste. Denne stillingen ble besatt i oktober. Høsten 2015 ble det også ansatt ny PPT-rådgiver. Det vil si at enheten hadde en relativt stor turn-over. Vi håper at 2016 vil være et stabilt år for enheten. I forbindelse med valget, ble Longyearbyen lokalstyre sammen med 20 andre kommuner plukket ut for å delta i forsøk med nedsatt stemmerettsalder ved lokalvalget i Det ble en lav valgdeltagelse blant 16 og 17-åringene i Longyearbyen og 12 av 37 stemmeberettigede ungdommer stemte. I 2011 var det 27 av 42 som stemte. Helt på tampen av året,19. desember, gikk det et snøskred i Longyearbyen. Enhet Barn og Unge jobbet mye i den forbindelse blant annet med det psykososiale. PPT jobbet tett opp mot barnehagene, både de ansatte og barna som gikk der, samt de ansatte på skolen i Longyearbyen. Barne- og familietjenesten var tilstede i kirken når det var åpning der. I tillegg hadde Barne- og familietjenesten ansvaret for samtaletelefonen de timene den var tilgjengelig. Ungdomsvirksomheten jobbet i tiden etter skredet med å huse evakuerings- og pårørendesenter i den første fasen av krisen på ungdomsklubben og UHU. Etter hvert ble også klubben åpnet opp for skoleungdom flere dager enn først tenkt gjennom hele juleferien. Voksenpersoner som var til stede var ungdomsarbeidere, personal fra enhet for barn- og unge samt lærere. Hovedutfordringer En av utfordringene videre i enhet for barn- og unge vil være det å fortsette det tverrfaglige og forebyggende arbeidet i Longyearbyen. Å fortsette å utvikle samarbeide med andre instanser, slik at det blir enda bedre for Longyearbyens befolkning å bo her. Side 100

101 Bilder: 4 bilder; Camp Svalbard vinter, skihopp og 2 x Camp Svalbard sommer Side 101

102 Kultur og idrett Ansvarsområde Enhetens formål er å ivareta driften av kultur-, fritids- og idrettsoppgavene i Longyearbyen lokalstyre. Enhetens mål er å være tilrettelegger for det frivillige kulturarbeidet og bidra til å skape et tilbud som favner så bredt som mulig i forhold til aldersgrupper, interesser og behov. Organisering Enheten har 13,8 årsverk og består av kulturadministrasjon (1 årsverk), Longyearbyen folkebibliotek (2 årsverk), Longyearbyen kulturhus med Longyearbyen kino (3,1 årsverk), Galleri Svalbard med Longyearbyen kunst- og håndverkssenter (1,9 årsverk), Kulturskolen (2,3 årsverk) og Svalbardhallen med alpinbakke, isbane, sykkelbane og løypemaskin (3,5 årsverk). Fra ble enhetsleder Kultur og idrett (kultursjef) innvilget ett års permisjon. I permisjonsperioden ivaretas enhetslederens oppgaver av kulturhusleder, samtidig som noen av kulturhuslederens oppgaver fordeles på enhetens ansatte. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2015 viser at enheten har hatt 21,6 mill. kr i kostnader og 10,2 mill. kr i inntekter, noe som gir 11,4 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 11,3 mill. kr med andre ord tilnærmet balanse. Året som gikk/måloppnåelse Til tross for oppsigelser og noe usikkerhet i samfunnet er det tilfredsstillende at oppslutningen omkring vårt kultur- og idrettstilbud øker, om enn beskjedent. I fjor økte besøkstallene i våre anlegg og på våre arrangementer fra besøk i 2014 til i Økningen tilsvarer besøkende, ca. 3%. Besøkende fordeler seg slik: Barn Voksne Totalt Biblioteket Kulturhuset Kinoen Galleriet Kulturskolen Svalbardhallen Totalt I tillegg kommer skolens, SFOs og barnehagenes bruk av Svalbardhallen med besøk. Videre fremheves følgende: «Delplan for idrett og fysisk aktivitet, » (vedtatt ) ble fulgt opp ved at det fra høsten 2015 ble opprettet et «Råd for idrett og fysisk aktivitet». «Strategisk kulturplan forslag til planprogram » ble lagt ut til offentlig gjennomsyn. Forprosjektering av bibliotekflytting til Næringsbygget ble startet opp. Flytting 1. halvår I forbindelse med «Friluftslivets år» har biblioteket bidratt med fortellerstunder ved arrangementene «Aktiv friluft», «Natt i naturen» og «Mat i naturen». Gjennom budsjettendringer, korkpenger og samordning lykkes vi å gjennomføre felles innkjøp av høyttalere til kinoen, lydutstyr og lysutstyr for totalt kr ved årsskiftet i 2015/2016. Kulturhustekniker II er nå 100% i kulturhuset (tidligere var 30% i ungdomsvirksomheten) og ved rekruttering ble kompetanse innen lysdesign vektlagt. Meget godt kinoår med 21% økning i besøket og 33% økning i omsetningen. Prøveprosjekt med visning av konserter, operaer, balletter og teaterforestillinger fra scener i Europa og USA direktesendt eller i opptak. Det er innvilget korkpenger til en forsiktig oppstart av etterlengtet restaurering av bildene som inngår i Stiftelsen Kåre Tveter Samlingen i Galleri Svalbard. Kultur og idrett inngikk avtale med Svalbard Turn om innkjøp av ny, større og mer miljøvennlig tråkkemaskin innenfor en kostnadsramme på ca. kr 2,0 mill. kr. Vårt finansielle bidrag utgjør innbyttesummen vi får for vår gamle maskin, ca. kr 0,5 mill. kr. Maskinen leveres i februar Det er gjennomført en rekke arrangementer/oppgaver i egen regi, eller i samarbeid med andre og vi trekker fram noen eksempler: Musikalen «Dancing Queen» (Longyearbyen skole) Side 102

103 Leif Ove Andsnes og Matthias Goerne UKM 2015 (Enhet Barn og unge) Svalbard Skimaraton med etterfølgende bankett for 500 gjester Preparering av lysløype og skiløype i Endalen Sirkus: «Alice i drømmeland» «Kjøkkenet» v/jo Strømgren Kompani Bibliotekets samarbeid med «Friluftslivets år» Kulturskolens jubileumskonsert (20 år) Longyearbyen skoles jubileumskonsert (25 år) Kulturskolens 105 elever med «Jorda rundt på kulturtokt» Barnehagene 50 års jubileumsfeiring I tillegg til egne produksjoner i kulturhuset og på enhetens øvrige arenaer, bistår vi både foreningsliv og utelivsbransjen med tekniske tjenester, noe som gir et godt økonomisk bidrag. Hovedutfordringer Det er fortsatt krevende å balansere budsjettet med kostnadsutviklingen og aktivitetsøkningen i samfunnet. Økonomisk er enheten tilnærmet i balanse, men møter blant annet utfordringer i år der det er stor turnover og tilhørende ikke-budsjetterte rekrutterings- og flyttekostnader. Det høye aktivitetsnivået i Svalbardhallen, og det faktum at hallen nærmer seg 20-årsjubileum, er krevende i forhold til både vedlikeholdskostnader og bemanning. Vi merker en forsiktighet blant næringslivet og må dessverre konstatere at den økonomiske støtten derfra er kraftig redusert de to siste årene. Dersom dette ikke er forbigående vil det kunne bli vanskelig å opprettholde det tilbudet vi er vant med. Bilder: 3 bilder; 17.mai, Piazollas og skolemusikal Side 103

104 Longyearbyen skole Ansvarsområde Longyearbyen skole er en kombinert barne- og ungdomsskole med elever fra trinn. I tillegg har skolen en videregående avdeling. I 2015 lå elevtallet på ca 250 elever, fordelt på grunnskole og videregående avdeling. Skolen har også en skolefritidsordning for elever fra trinn, samt et norsktilbud for fremmedspråklige voksne. Skolens utviklingsarbeid tar utgangspunkt i at skolen er mangfoldig, utviklende og inkluderende. I 2015 jobbet vi særlig med å gi elevene gode grunnleggende ferdigheter, særlig innenfor lesing og regning i alle fag. Det pedagogiske personalet startet høsten 2015 med å utvikle en felles vurderingspraksis, der målet er at elevene vet hva som forventes av dem (tydelige mål og kriterier), får tilbakemeldinger om kvalitet og blir involvert i eget læringsarbeid. Vi fortsetter også vårt langsiktige mål å gi god tilpasset undervisning for alle elever, med mål om faglig fremgang og mindre behov for spesialundervisning generelt på skolen. Dette skal være verktøy for å nå politikernes mål om at elevresultatene skal ligge over landsgjennomsnittet. Organisering Longyearbyen skole har over 50 faste ansatte. En del av det pedagogiske personalet er rekruttert med tanke på å dekke fagbehov ved videregående avdeling. Da fagtilbudene her kan variere fra år til år er det lagt vekt på at alle lærere ved skolen blir ansatt i grunnskolen, og kan påregne seg noe undervisning på ulike alderstrinn i grunnskolen. I tillegg til det pedagogiske personalet, jobber assistenter både i grunnskole og i skolefritidsordningen. Skolens ledelse bestod i 2015 av rektor og tre avdelingsledere. Avdelingslederne hadde ansvar for hver sine hovedtrinn, (1.-4. trinn, trinn og videregående avdeling). Som en støtte til skolens ledelse bistod teamkoordinatorer for hvert av hovedtrinnene (1.- 4., , og videregående) skolens ledelse i et utvidet lederteam. Disse fire lærerne gjør et viktig arbeid for skolens utviklingsarbeid, drift og sikrer god samhandling mellom ledelsen og de ansatte. Skolens rådgiver, sosiallærer og spesialpedagogisk koordinator jobber også sammen med skolens ledelse og ansatte for å bidra til et godt faglig og psykososialt læringsmiljø for elevene. Skolefritidsordningen er et populært tilbud og antall barn som deltar varierer mellom 70 til 85 elever i klasse. SFO har egen SFO-leder i full stilling. Barna er engasjert i ulike aktiviteter inne og ute. De kan melde seg på ulike aktiviteter tilpasset årets gang. Noen av tilbudene har vært museumsgruppe, skøytegruppe, svømmegruppe, sirkusgruppe, sløydgruppe og plantegruppe. SFO samarbeider også med blant annet ungdomsklubben, biblioteket og kulturskolen. Barna får også et måltid per dag. Videregående avdeling hadde våren 2015 elever både på Vg1 TIP og Vg2 Industriteknologi (yrkesfaglig utdanningsprogram). Vi hadde også elever på studiespesialiserende Vg1 og Vg3, men ingen elever på Vg2. Det vil si at skolen fra høsten 2015 startet opp med studiespesialiserende Vg1 og Vg2 og ikke hadde elever på Vg3 studiespesialiserende utdanningsprogram. Samlet sett var elevtallet høsten 2015 på 24 elever. Når det gjelder norsktilbudet for utenlandske voksne varierte antall deltakere med mellom 25 og 40. På våren satt vi i gang med 2 grupper, mens vi på høsten 2015 starter opp 3 grupper. Antall deltakere dabbet en del av utover høsten og mange deltakere har et veldig varierende oppmøte. Også i grunnskolen har vi en del elever med annet morsmål enn norsk, og/eller utenlandsk opprinnelse var elevtallet noenlunde likt som i 2014, med ca 25 elever. Ikke alle disse elevene hadde vedtak om særskilt norskopplæring, men alle har rett til tilpasset opplæring ut fra sine behov. Nøkkeltall I 2015 gikk Longyearbyen skole i balanse regnskapsmessig. Skolen endte opp med et lite mindreforbruk på ca kr Året som gikk/måloppnåelse Også i 2015 har skolen vært bevisst sitt arbeid med å fremme et godt psykososialt miljø der den enkelte elev kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. Side 104

105 Nytt av året er innføring av mobilfrie friminutt på ungdomstrinnet, samt å innføre trivselslederprogrammet for både barnetrinn og ungdomstrinn. Vi er opptatt av å forebygge mobbing gjennom holdningsskapende arbeid og å legge til rette for at elever skal trives og bygge gode vennskapsrelasjoner. Trivsel: Elevundersøkelsen høst 15 målt mot høst 14, viser også at resultatene går i riktig retning, med bedre trivsel generelt på skolen og i friminuttene. Longyearbyen skole deltok i den nasjonale ungdomsskolesatsningen som har som mål å gjøre undervisningen mer praktisk, variert og relevant. Skolen har innlemmet alle trinn fra 1.-til 13. i satsningen som skolen har valgt å kalle LYS. Elevundersøkelsen viser også her at vi er på rett vei. Samtidig viser resultatene på nasjonale prøver (5.8. og 9. trinn) en god forbedring i resultatene faglig sett. Høsten 2015 startet skolen etterutdanning i vurdering for læring (skole VFL), for å skape en felles forståelse og felles praksis. Denne satsningen vil gå over ca. to år og det er for tidlig å vise til måloppnåelse her. På tampen av 2015 ble skolen hardt rammet da vår avdelingsleder/lærer Atle Husby omkom i snøskredet 19. desember. Atle Husby var far til tre av våre skolebarn, og en nær og god kollega og verdsatt lærer. Flere ansatte og elever ved skolen mistet sine hjem og ble i ulik grad berørt av denne katastrofen. Hovedutfordringer I lys av katastrofen den 19. desember blir det viktig å sørge for at skolen oppleves som en trygg og stabil arena, i en ellers opprivende tilværelse. Inngangen til 2016 blir å ta hverdagen tilbake. Det er ressurskrevende å ha en såpass høy turnover som vi har hatt de senere år både blant skolens ansatte og elever. Trygghet, forutsigbarhet og gode rammer må ligge i bunnen for alt arbeid som gjøres, ikke minst gjelder dette skolens ulike rutiner, planer og mål. Vi jobber med å få oppdatert disse og å dokumentere hva vi legger i å være en arktisk skole. Bilder: 3 bilder; skolegård, utflukt og revefangst Side 105

106 Barnehagene Longyearbyen lokalstyre har tre barnehager: Kullungen-, Polarflokken- og Longyearbyen barnehage. Høsten 2015 har Longyearbyen barnehage vært midlertidig stengt på grunn av lave barnetall i Longyearbyen, mens Rypa ble åpnet som en ekstra avdeling under Kullungen barnehage. Longyearbyen barnehage er dermed ikke omtalt i årsberetningen for Barnehagenes virksomhet reguleres av barnehageloven. Barnehagenes enhetsledere har det faglige ansvaret og utarbeider årsplan i samarbeid med ansatte og foreldre. Årsplan fastsettes av samarbeidsutvalget i den enkelte barnehage. Personalet i barnehagene er enhetsledere, pedagogiske ledere, barnehagelærere, støttepedagog, fagarbeidere og assistenter. Personalet i alle barnehagene har høy kompetanse og godkjent utdanning. Våren 2015 var felles satsingsområde for barnehagene prosjektet Kompetanse for mangfold, som skal styrke tilbudet til flerspråklige barn. Barnetall: Kullungen barnehage m/rypa Polarflokken barnehage Pr Pr Pr Pr Antall barn Antall plasser Det er ikke ventelister til barnehageplass i Longyearbyen lokalstyre. I tillegg til to hovedopptak i året kan plass tildeles fortløpende. Bilde: 50års feiring av barnehagene i Longyearbyen Side 106

107 Kullungen barnehage inkludert avd. Rypa Ansvarsområde Kullungen er en 3-avdelings barnehage godkjent for 54 plasser og Rypa er godkjent for 24 plasser. Kullungen barnehage gir barnehagetilbud til barn fra fylte 1 år til de starter på skolen. Det er for barnehageåret 2015/2016 fire avdelinger knyttet til Kullungen; Gruve1, Gruve2, Gruve3 og Rypa. Gruve 1 og 2 har barn i alderen 2-6 år, Gruve 3 er tilpasset de minste barna og Rypa har barn i alderen 2-6 år. Organisering Fram til høsten 2015 var Kullungen- og Longyearbyen barnehage egne enheter. Den ble det i et administrativt vedtak besluttet at Longyearbyen barnehage ble lagt i driftshvile for barnehageåret 2015/2016, dette som følge av lavt barnetall. Endring av drift i Kullungen- og Longyearbyen barnehage medførte stor omorganisering av drift og personalressurser. Kullungen barnehage med Rypa har til sammen 18,4 stillinger pr Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2015 viser at enheten Kullungen barnehage har hatt 7,7 mill. kr i kostnader og 1,4 mill. kr i inntekter, noe som gir 6,3 mill kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 6,3 mill, kr. Driftsregnskapet viser balanse iht. budsjett. Driftsregnskapet for 2015 viser at enheten Longyearbyen barnehage (avdeling Rypa fra august 2015) har hatt 4,9 mill. kr i utgifter og 0,7 mill.kr i inntekter, Budsjetterte netto kostnader var 4,6 mill.kr. mindreforbruk på 0,4 mill. kr skyldes i hovedsak omdisponering av personell og endring av driftsform. Året som gikk/måloppnåelse Kullungen barnehage har i 2015 også gjennomgått flere lederskifter som helt klart har vært utfordrende. Våren 2015 ble det i et administrativt vedtak besluttet å foreta driftsstans av Longyearbyen barnehage. Fra medio august 2015, åpnet Formannshuset, avdeling Rypa som en avdeling under Kullungen med 24 plasser. Enhetsleder i Longyearbyen barnehage ble tilbudt stillingen som enhetsleder for Kullungen barnehage med Rypa. Ingen skulle bli sagt opp som følge av omorganiseringen. Kullungen barnehage ble styrket med pedagogisk stilling i 100%, som har delegert driftsoppgaver og skal styrke det pedagogiske arbeidet i barnehagen og kunne avlaste enhetsleder. Stillingen har også ansvar for koordinering og tilrettelegginga av tilbudet til barn med særskilte behovherunder flerspråklige barn i barnehagen 2015/2016. Personalet i Longyearbyen barnehage ble tilbudt stillinger i Longyearbyen lokalstyres barnehager. Både Kullungen- og Longyearbyen barnehage har begge godkjente årsplaner. Begge årsplanene har vært lagt til grunn i planlegging av barnehagens innhold for 2015/2016. Til sammen i Kullungen og Rypa er det pr cirka 44% flerspråklige barn. Kullungen barnehage med Rypa har hatt språk, språkutvikling og sosialkompetanse som satsningsområde. Barnehagen er godt integrert i lokalsamfunnet og har et godt samarbeid med næringslivet og offentlige tjenester. Hovedutfordringer Barnehagens største utfordring i 2015 har vært sammenslåing av to barnehager. Hovedfokus høsten 2015 har vært å bygge ny organisasjon, noe som har vært en stor utfordring da avdeling Rypa fysisk ligger langt unna Kullungen. Vi startet barnehageåret med å utarbeide felles målsetninger, sett i lys av årsplanene til begge enhetene. Kullungen barnehage blir stadig mer flerkulturell og dette gir barnehagen ekstra utfordringer for å gi alle barn et likeverdig tilbud. Å bygge en ny organisasjon tar lang tid og krever mye ressurser, i tillegg viser foreløpige beregninger for neste barnehageår at det sannsynlig blir ny omorganisering barnehageåret 2016/2017. For personalet er det utfordrende og krevende å stadig omorganisere driften etter varierende barnetall. Bilder: 2 bilder; utflukt og klatretårnet Side 107

108 Polarflokken barnehage Ansvarsområde Polarflokken barnehage er en basebarnehage med 78 barnehageplasser fordelt på 4 kontaktgrupper. Barnehagen ligger rett nedenfor skolen, med lett tilgang på skolens uteområde samt kort vei til Svalbardhallen. Barnehagen ble åpnet i august Organisering Barnehagen har to baser, en for småbarn (1-2 år) og en for store barn (3-6 år). Hver base har to kontaktgrupper hver. På småbarn har begge gruppene 18 plasser hver, mens på storbarnsbasen har vi en gruppe med 18 plasser og en gruppe med 24 plasser. Gruppene på småbarnsbasen heter Tundra og Isbre, og gruppene på storbarnsbasen heter Nordlys og Midnattsol. På grunn av varierende barnetall i løpet av året har bemanningen variert etter behov. Ved full barnehage har barnehagen 16,4 årsverk, men dette vil variere noe etter behov. Barnehagen har ekstra førskolelærer, støttepedagog og kjøkkenassistent i grunnbemanningen. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2015 viser at Polarflokken barnehage har hatt totalt 9 mill.kr. i kostnader og 1,5 mill.kr. i inntekter, noe som gir 7,5 mill.kr. i netto kostnader. Budsjettert netto kostnader var 7 mill.kr. Barnehagen har hatt et overforbruk på 0,5 mill.kr. Dette har vært brukt til styrking og ekstra bemanning i barnegruppene. Året som gikk/måloppnåelse I 2015 var Polarflokken barnehages satsningsområder sosial kompetanse, språk- og språkutvikling, miljøvern og dyreliv. Sosial kompetanse og språk- og språkutvikling er områder det jobbes kontinuerlig med i barnehagen. Barnehagen har jobbet med tema tundra gjennom hele året, og også de minste i barnehagen har deltatt aktivt i arbeidet med dette temaet. I november hadde vi et større prosjekt med dette temaet, der prosjektet ble avsluttet med vernissage i barnehagen med foreldre og søsken som gjester. Barna stilte ut kunstverkene de hadde laget av ulike formingsteknikker, bøker de hadde laget om temaet, samt at de hadde en flott forestilling for sine gjester. Det ble også servert kanapéer og champagnebrus til kunstnerne og deres gjester. Barnehagen har i flere år hatt fokus på miljøvern og kildesortering er en naturlig del av hverdagen. I tillegg plukker vi søppel når vi er ute på turer, og snakker mye om hvordan vi kan bidra til å ta vare på naturen. I år har vi jobbet spesielt mye med dyreliv og hvilke utfordringer og konsekvenser forsøpling av naturen har for dyrene. Også i år var vi så heldige at vi fikk midler fra Svalbard Miljøvernfond til å gjennomføre søppeltokt til en strand i Isfjorden. Årets søppeltokt gikk til Elveneset, der stranden i løpet av en formiddag ble ryddet for 240 kg søppel, mye av dette var tau, not-rester og plast. Hovedutfordringer Barnehagens hovedutfordring i 2015 har vært stor variasjon i barnetall. På våren hadde vi flere ledige plasser, men etter omorganisering i barnehagesektoren i august var barnehagen helt full. Det er krevende for personalet i barnehagen å forholde seg til uforutsigbarhet og omorganisering av drift gjennom året. Snøskredulykken 19.desember som krevde to liv, ble en stor utfordring for Polarflokken barnehage. Den lille jenta som omkom gikk i vår barnehage, og barnehagen jobbet hardt for å håndtere denne ulykken på best mulig måte for barn, ansatte og foreldre, samtidig som vi var sterkt preget av sjokk og sorg. De siste dagene i 2015 var hovedfokuset i barnehagen omsorg, krisehåndtering og sorgarbeid. Bilde: mangler Side 108

109 KORKPENGETILDELING 2015 Korkpenger Longyearbyen lokalstyre fordeler hvert år nettooverskuddet fra Nordpolet AS (korkpengene) til allmennyttige tiltak for befolkingen i Longyearbyen og Svea. Korkpengene og disponeringen av disse inngår i Longyearbyen lokalstyres regnskap. I 2015 fikk lokalstyre overført ca. 5,77 mill. kr fra Nordpolet AS, noe som er omlag kr mindre enn året før. Av det overførte beløpet ble 2,87 mill. kr delt ut til ulike lag og foreninger. Det resterende beløpet på ca. 2,9 mill. kr ble avsatt på fond, og av dette gikk ca. 2,1 mill. kr til betjening av lånet til Kulturhuset. I tillegg ble det gjort en ekstraordinær nedbetaling på lånet til Kulturhuset på kr. 9,0 mill. ved bruk av midler på Korkpengefondet. Satsingsområdene som ble lagt til grunn for tildelingen i 2015: Flerkulturelle aktiviteter Kulturnæring Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldergrupper og aktiviteter Longyearbyen lokalstyre har også et fond for korkpenger. Korkpengefondet er ved utgangen av 2015 på ca. 3,4 mill. kr. Bilder: Camp Svalbard og UMK Side 109

110 Tildeling av korkpenger for 2015: Søkere Tiltak/prosjekt/formål det søkes om støtte til Søknadssum Tildelt FAU Kullungen barnehage Båttur til Barentsburg FAU Longyearbyen skole Trivselslederprogram ved Longyearbyen skole FAU Longyearbyen skole Skolemat for ungdomstrinnet og videregående skole Longyearbyen skole 6. trinn Leirskoletur i 7. trinn Longyearbyen skole 10. trinn Klassetur for 10. klasse Longyearbyen skole 10. trinn Deltakelse på undervisningsmesse på Lillestrøm for 10. klasse (tilsammen) LL - Enhet barn og unge - Camp Svalbard Transport, mat, sikkerhetskurs, leie av utstyr LL - Enhet barn og unge - Camp Svalbard vinter Transport, mat, div. forbruksmateriell, leie av utstyr LL - Enhet barn og unge - UKM Reise og opphold for deltakere på fylkes- og landsmønstring LL - Enhet kultur og idrett - Kulturskolen Jorda rundt på kulturski - Prosjekt med utgangspunkt i kultur og folkemusikk Sirkus Svalnardo Dekning av utgifter til sirkusuke, treningshelger og utstyr Liverbirds Svalbard Arrangere fotballskole for barn/jamie Carragher Soccer School Human Etisk konfirmasjon på Svalbard Konfirmasjonsundervisning, Camp Refugee og seremoni Svalbard Kirke Fastlandstur med konfirmantene Svalbard Kirke, Polargospel Fastlandstur med koret Svalbard Kirkes Speidergruppe Deltakelse på småspeiderleir i Tromsø LL - Enhet kultur og idrett - Lysutstyr Lysutstyr til bruk i og utenfor Kulturhuset LL - Enhet kultur og idrett - Kunstpause 2015 Arrangere Kunstpause Polarjazz Gjennomføring av Polarjazz Longyearbyen Bluesklubb Dark Season Blues 2016, konserter og oppgradering av utstyr Arctic Action Art Festival Gjennomføring av festival (internasjonal perfomancekunstfestival) Blåmyra Bluegrassband 10-års- Jubileumskonsert med KM Myrland Longyearbyen Blandakor Oppføring av Faures Rekviem Longyearbyen Dykkerklubb Strømutgifter, vedlikehold av hus og utstyr Longyearbyen Fotoklubb Longyearbyen Hundeklubb Innkjøp av utstyr og bøker, kurs, utflukter, utstillinger, aktivitetstiltak Kurs, foredrag, materialer og veterinærkostnader Trappers Trail Longyearbyen Jeger- og Fiskerforening Barne- og ungdomssatsing Longyearbyen Røde Kors Hjelpekorps Utstyr til hjelpekorpset Side 110

111 Longyearbyen Storband Longyearbyen Storband 10 år - markering Sons of Svalbard Filmprosjekt/snøscooterfilm Spitsbergen Revylag Oppsetting av teaterstykke ("Brødrene Østermanns huskors") Spitsbergens Revylag Oppsetning av revy i Solfestuka (tilsammen) Store Norske Mannskor Drift av koret Svalbard Amatørradioklubb Kjøp av ny HF-radio og antenne Svalbard Irish Dance Ensemble Ekstern instruktør Svalbard Kirkes trio Innspilling av kirkemusikalsk messe "Salmer over frossen jord" Svalbard Turn Utstyr, aktiviteter, arrangementer, stevner/kurs mv Svalbard Turn Tilskudd til ny tråkkemaskin Svalbard Seilforening Innkjøp av utstyr for trening mørketiden Sjøområdet Velforening Longyearbyen Tilrettelegging av sjøområdet for allmenn benyttelse To-takteren Klubbhus og utskifting av brygge Mona Ada Andersen Yogaweekend/langhelg med yogatrening Jusshjelpa i Nord-Norge Saksinntakstur/juridisk veiledning i Longyearbyen Anne Lise K. Sandvik Store Norskes 100-årsjubileum - festforestilling(-er) Minnestøttekomite c/o SNSK Minnesmerke over gruvearbeidere som har omkommet Polar Permaculture Project Lokal dyrking av urter, salat mv. i veksthus Mark Sabbatini/Icepeople Produksjon og utgivelse av Icepeople/gratis lokalavis på engelsk Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen Restaurering av maleri-/akvarellsamling SUM Helsidebilde etter korkpengetildelingen: Longyearbyen Baksiden: 1 hovedbilde + 4 små bilder fordelt under Side 111

112 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Marie Nordnes Einum Tertialrapport pr Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 41/ Lokalstyret 34/ Anbefaling: Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedrørende personalforvaltning og rapportene som viser driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr tas til orientering. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i vedlagte dokument. Lokalstyret vedtar å ta opp kr i lån til finansiering av tiltak investeringsprosjekt Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Se vedlagte dokument. Vurdering: Vedlegg: 1 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi Side 112

113 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi 30. april 2016 Side 113

114 Innhold Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Nøkkeltall personalforvaltning... 9 Kvalitetsstyring og beredskap Status driftstiltak Økonomisk rapport per Oppsummering foreslåtte budsjettendringer Side 114

115 Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Være gode ombudsmenn for befolkningen Politisk ledelse Både lokalt og sentralt er det viktig mål å frem snakke den gode jobben som er utført lokalt. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig og med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer. Det er fokus på at informasjon fra oss til sentrale myndigheter er relevant med en «rød tråd» som repeteres jevnlig, slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet. Det er et mål at vi skal bli ansett som et av nasjonens beste instrument for suverenitets hevdelse. Gjennomføre folkemøter i fbm arealplan og sentrumsplan Politisk ledelse 2016 Folkemøter gjennomført. Godt oppmøte og engasjement. Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser, f.eks ved streaming av lokalstyremøtene Påvirke nasjonal svalbardpolitikk, deriblant innholdet i Svalbardmeldingen, ved å synliggjøre Longyearbyens kompetanse og muligheter Politisk ledelse Politisk ledelse 2016 Prosess for kjøp av streamingutstyr pågår. I forbindelse med arealplan ble det arrangert åpent ukentlig møte på Rabalder fra kl.16:00 til kl.17:00, over en periode på fire uker. Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på og synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Informasjon gitt ulike stortingskomiteer. 3 Side 115

116 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Legge til rette for at reiselivet kan nå målene i Masterplan Svalbard mot 2025 Politisk ledelse Masterplan presenteres jevnlig. Lokalstyreleder sitter i arbeidsgruppen hos Visit Svalbard. Legge til rette for at næringslivet kan nå målene i Strategisk næringsplan Politisk ledelse Strategisk næringsplan presenteres i jevnlig. Har deltatt på et medlemsmøte, samt årsmøte hos Samfunn- og næringslivsforskning (SNF). Gjennomføre tiltak iht. Strategisk havneplan Politisk ledelse Havneplaner og behov presenteres i jevnlig. Deltar aktivt inn mot Kystverkets konseptvalgutredning (KVU). Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder Politisk ledelse Område med særlig fokus og kontinuerlige avveininger. Oppfordre og bidra til opprettelse av lærlingeplasser i flest mulig virksomheter, bl.a. i Longyearbyen lokalstyre Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført. Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens avgifts- og skattenivå Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom revidering av arealplan Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen Politisk ledelse / administrasjonssjef Politisk ledelse / administrasjonssjef Politisk ledelse / administrasjonssjef Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet Arealplanen har nå vært ute på høring, og vi arbeider med sammenstilling av merknadene. I tillegg starter arbeidet med delplan sentrum og strategi for boligutvikling Hyppige møtepunkt spesielt med Sysselmannen. 4 Side 116

117 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Informasjon og bevisstgjøring av innbyggere og næringsliv, om energisituasjonen i Longyearbyen og muligheter for redusert energiforbruk Sikre mulighet for fastboendes mulighet til å ferdes på Svalbard Politisk ledelse / administrasjonssjef Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført. Dette vil være et av fokusområdene til strategikonferansen. Det ble i tillegg fokusert på dette knyttet til konferansen som vi hadde i januar. Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunneier i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom Administrasjonssjef Planlegging av sommerrydding er i gang. Bidra til at innbyggerne ser verdien i å ta vare på naturen ved bruk, bl.a. gjennom friluftsliv, jakt og fiske, Camp Svalbard, søppelaksjoner og etablering av merkete stier Politisk ledelse / administrasjonssjef Camp Svalbard vinter er gjennomført. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon Administrasjonssjef I det små: Dobbeltsidig kopiering. I det store: Miljømessig opprydding etter skredulykken. 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Jobbe for attraktive møteplasser utendørs i sentrum, i samarbeid med næringslivet Videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd. Longyearbyen om forebyggende arbeid Politisk ledelse / administrasjonssjef Det har vært avholdt møte i forbindelse med delplan sentrum med påfølgende arbeidsmøte hvor dette har vært tema. Administrasjonssjef Forebyggende forum har jevnlige møter. 5 Side 117

118 Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet Administrasjonssjef 2016 Ha en aktiv boligpolitikk i Longyearbyen Politisk ledelse Gjennom arealplanen legges det blant annet til rette for å kunne endre bygninger fra fritidsbolig til bolig. Administrasjonen fremmer sak om boligbygging i løpet av våren. 5. Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Avklaring av Longyearbyen lokalstyre sitt økonomiske ansvar knyttet til utenlandske innbyggere Politisk ledelse / administrasjonssjef Avklaringer gjort mht. barnevern og videregående opplæring. Arbeide for statlig støtte til vedlikehold og oppgradering av arktisk infrastruktur Politisk ledelse / administrasjonssjef Søknad sendt i forbindelse med statsbudsjett og revidert statsbudsjett, i tillegg til at dette alltid er fokus i møter med politisk ledelse/komiteer etc. Påvirke staten til å starte arbeidet med utredning av ny energibærer, både produksjon og distribusjon Politisk ledelse / administrasjonssjef Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren Arbeide for statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan ved energiverket Politisk ledelse / administrasjonssjef Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren Bruke forskningsparkens kompetanse ved å oppfordre til forskningsprosjekter som kan bidra til informasjon og kunnskap om lokalsamfunnet Politisk ledelse / administrasjonssjef Godt samarbeid med forskningsparken blant annet gjennom campusutviklingsplanen. Utredning av et forutsigbart yrkesfaglig tilbud ved Longyearbyen skole Følge opp kvalitetssystemet og Longyearbyen skoles utviklingsplan Utredning av nivå og kvalitet på tjenestetilbudet i barnehagene Administrasjonssjef 2016 Tema under forberedende politisk behandling for budsjett 2017-økonomiplan Administrasjonssjef 2016 Sak til politisk behandling i OKU i mai. Administrasjonssjef 2016 Utredningen starter opp høsten Side 118

119 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført. Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført bort sett fra i "Finnair" saken. 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Utarbeide kulturplan Administrasjonssjef Starter høsten Videreføre det gode samarbeidet med lag og foreninger i Longyearbyen Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» og som arena for vår flerkulturelle befolkning Administrasjonssjef Under arbeid. Administrasjonssjef Blir en del av kulturplanen. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Bruke Kostra-tall ifm utvikling av Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon Administrasjonssjef Kostra-tallene er brukt til å sammenligne vår produksjon i barnehage og skole med nasjonalt nivå/sammenlignbare kommuner. Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud Administrasjonssjef Brosjyre er laget i samarbeid med sysselmannen. 7 Side 119

120 Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer Administrasjonssjef 2016 Kontinuerlig prosess. Videre ledertrening vurderes av ny adm. ledelse. Arbeidet med nye etiske retningslinjer er startet, vil bli fullført i 2. halvår. 8 Side 120

121 Nøkkeltall personalforvaltning Antall årsverk Budsjetterte årsverk Antall ansatte personer Sykefraværs- %: , ,70 % , ,10 % , ,60 % , ,70 % , ,40 % ,4 163, ,60 % , ,80 % Turnover i Longyearbyen lokalstyre Hittil i 2016: 10 oppsigelser 2015: 33 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15 % 2014: 30 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14% 2013: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15% 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 18 % 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 11,5 % 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 16 % 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14 % 9 Side 121

122 Kvalitetsstyring og beredskap A. Kvalitetsstyring. Avviksregistrering. Pr er det rapportert totalt 39 hendelser. De fleste hendelser rapporteres fra Svalbardhallen, Energiverket og staben som forbedringstiltak etter internevalueringen etter skredet. Det er rapportert inn 4 røde hendelser som vil sjekkes nærmere. Det jobbes kontinuerlig med å få opp avviksaktiviteten. Det er tydelig at der opplæringen har funnet sted, er aktiviteten høyere. Tabell med status per enhet B. Beredskap. Longyearbyen lokalstyre er representert i prosjektgruppen og styringsgruppen i Sysselmannens ROS arbeid for Svalbard. Longyearbyen lokalstyre følger Sysselmannens rotasjon på ROS analyse og gjennomfører i skrivende stund revisjon av eksisterende beredskapsplan og ROS analyser. 10 Side 122

123 Status driftstiltak 2016 Prosjektnr. Adm.sjefen: 1106 Ledertrening 0 % Finansieres via enhetenes kursbudsjett 0 % Usikkerhet 2016 Kommentar pr Løpende prosjekt Delplan Sentrum +/-20% Arbeid iverksatt Tilkobling til digitalt nødnett Kontrakt skrevet med +/-20% Polarcom. Leveranse Utviklingsplan 2040 for forskningsparken Iverksatt og Longyearbyen 0 % Eiendom: Skolen: Ny "trekkspillvegg", evt rehab av gammel vegg +/-20% Finansieres via vedlikeholdsbudsj Svalbardhallen: 2. Skifte filtre i renseanlegget i svømmehallen for å utsette full rehabilitering til 2020, jfr tilstandsrapport. +/-20% Økt bemanning: 1 snekker og 1 maler/snekker/vvs el.l. til vedlikehold/rehab boliger og rørkasser. 0 % Utstyr til nye håndverkere, inkl biler 0 % Finansieres via vedlikeholdsbudsj Supplering av møbler på Blåmyra 0 % Finansieres via inntekt møbelleie OK, er utført via drift. Har reparert den gamle og har bestilt opp nye deler. Kostet ca Har innhentet tilbud, skal bestille i år. Er ansatt, innkjøp av biler og utstyr vil skje i sommer Er i ferd med å bestille, har innhentet tilbud Energiverket: Utskifting av avløpsledninger +/-50% Etablering av energiledelse +/-10% Iverksatt Støtte fra Enova +/-10% Utføres ila sommer/høst 2016 Fjernvarme: Simulering og oppdatering av tegninger Forespørsel rettet til +/-20% konsulenter. Nytt trykkholdesystem for FH1 og FH2. Det som står i FH2 flyttes til nye H /-25% Sommer Oppgradere undersentraler hvert år +/-20% Iverksatt Rørkasse Blåmyra 232-7;9;11;13;15; og /-25% Iverksatt 11 Side 123

124 1564 Renovasjon: Resipientundersøkelse i fjorden +/-20% Tilbud kommet inn Revidering av avfallsplanen (utsatt fra 2015) +/-30% Konsulent kontrahert Vann: 1279 Utredning krisevann +/-25% Iverksatt Vei / nærmiljø: Tiltak i hht hovedplan vei 0 % Sommer 2016 Kullungen barnehage: 100 % pedagogstilling til % % assistentstilling pga særskilte behov 0 % Går som planlagt fram til Fortsetter ut 2016 så lenge det er behov. Personal og organisasjon: Lærlingemidler 0 % Ikke iverksatt noe 12 Side 124

125 Økonomisk rapport per Vedlagt følger rapporter som viser status per Driftsregnskapet Driftsprosjekter Investeringsprosjekter For driftsregnskapet vises status for de enkelte enhetene. Driftsbudsjettet er periodisert. Periodiseringen er vanskelig å få helt rett da utgiftene kan påløpe annerledes enn lagt til grunn ved fordelingen. Noen avvik blir derfor forklart som periodiseringsavvik. Det er ikke behov for å justere budsjettrammene i driftsregnskapet pt. For prosjektregnskap er ikke prosjektene framstilt avdelingsvis. Her er kun prosjektnummer og prosjektnavn oppgitt. Driftsprosjektene det rapporteres på, er de som gjelder vedlikeholdsplan (VHP) under energiverket. Status per viser at det ikke er behov for å justere budsjettrammene. Det foreslås en flytting av midler mellom to prosjekter. På investeringsprosjektene rapporteres det status på prosjektets framgang, kvalitet, økonomi og generelle avvik, tiltak for å lukke avvik og HMS (Helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og evt. SHA (sikkerhet helse arbeidsmiljø når eksterne jobber for Longyearbyen lokalstyre). Ingen kommentar betyr at det er ingenting å melde. Status per viser at det er ønskelig med en flytting av midler mellom to prosjekter, samt en flytting av budsjett fra 2017 til 2016 på et prosjekt. Et prosjekt har behov for å få tilført midler. Forklaring til tabellene: «Enhet» samsvarer med organisasjonskartet for Longyearbyen lokalstyre fra «Regnskap pr 1. tertial» viser regnskapstall per «Budsjett pr. 1 tertial» viser periodisert årsbudsjett, inkl. evt. tidligere vedtatte budsjettendringer. «Årsbudsjett inkl. endring» viser årsbudsjettet, inkl. evt. tidligere vedtatte budsjettendringer «Avvik pr 1.tertial» er differansen mellom «regnskap pr 1.tertial» og «budsjett pr 1.tertial». Negativt tall viser at regnskapsførte utgifter er høyere enn periodisert budsjett. «Korreksjon» viser antatt regnskapsavvik i forhold til netto budsjettramme, ut fra de opplysninger vi har pr. dato. Når kolonnen «korreksjon» viser 0, betyr det at det forventes et regnskapsresultat tilnærmet likt budsjettet. Negativt beløp i kolonnen «korreksjon» betyr forventet mindreforbruk / merinntekt i forhold til netto årsbudsjettramme. Positivt beløp betyr forventet merforbruk / mindreinntekt i forhold til netto årsbudsjettramme. 13 Side 125

126 RAPPORT: DRIFTSREGNSKAPET PER Enhet Regnskap pr 1.tertial Budsjett pr 1.tertial Avvik pr 1.tertial Årsbudsjett inkl endring Korreksjon Kommentar/tiltak ALLE E10 Politisk virksomhet Forventer tilnærmet balanse ved årsslutt. E11 Administrasjonssjef m/stab Mindreforbruk skyldes vakanse i stilling som politisk sekretær, samt periodiseringsavvik som følge av at engasjement som næringsrådgiver og arealplanleggere ble tilsatt først i vår. Forventer tilnærmet balanse ved årsslutt. E13 Økonomi og IKT Merforbruket skyldes i hovedsak ikke budsjetterte lisenser/vedlikehold innen ikt samt periodiseringsavvik som følge av at avskrivninger ikt er regnskapsført, men ikke en del av periodisert budsjett pr Det er forventes tilnærmet balanse for enheten som helhet ved årsslutt. E15 Personal og organisasjon Overforbruk skyldes feilperiodisering av kostnader som belastes en til to ganger i året. Noe feilbudsjettering- og periodiseringsfeil. Skal korrigeres. Forventet balanse ved årsslutt. 14 Side 126

127 E17 Eiendom Merforbruket skyldes følgende: Oppussing av boliger, der kostnad er høyere per tertial enn avsatte midler. Noe høyere inntekt enn budsjett, men en del intern overførsel på hybelleie er gjort for hele året. Utskifting av vannrør på videregående skolen pga korrosjonsproblemer Avskrivninger og kalkulatorisk rente belastet for første tertial, budsjettert i periode 12. Feilperiodisering. Overtid lønn på vaktmestere i forbindelse med etterarbeid skred og kuldeperiode (vaktordning) Innleie av boliger eksternt i forbindelse med skred Noen mindre utgifter i forbindelse med rekruttering av nytt personell E20 Barn og unge Avvik på barnevern skyldes utestående refusjonskrav. På PPT er det budsjettert med 0,5 årsverk. Her er også enhetsleders andel på 0,2 årsverk belastet, derfor overforbruk. Avvik på ungdomsvirksomheten skyldes utestående KORK-midler, samt underbudsjettering i forbindelse med UKM. Noe som skyldes et større antall deltakere en antatt. Avvik ungdomsaktiviteter, lønn mv. kan skyldes feilperiodisering i budsjettet. Styrer mot balanse ved årsslutt. E22 Kultur og idrett Avvik med ca. kr skyldes til stor del at 15 Side 127

128 avskrivningene med ca kr ikke er periodisert. Videre er flyttekostnader med ca ikke budsjettert. Resten av differansen skyldes i hovedsak periodiseringsavvik. E32 Longyearbyen skole Regnskapet per er i tråd med budsjettet. E36 Longyearbyen barnehage Alle salgsinntekter som hører til Rypa blir ført under Kullungen, dette betyr at regnskapet for enhetene E36 og E37 må sees under ett. Forventet balanse ved årsslutt. E37 Kullungen barnehage Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse for barnehagene totalt sett. Alle inntektene fra Rypa enhet E36 blir ført under Kullungen enhet E37, så regnskapene må sees under ett. E38 Polarflokken barnehage Vi har hatt en del ekstra kostnader på personal etter skredulykken i desember. Noe overtid, noe ekstra personalressurs for oppfølging og forebygging. Vi har hatt noe mindre inntekter på grunn av en periode med lavere barnetall, samt redusert kostbetaling i april på grunn av ombygging av kjøkken. Refusjonskrav støttepedagog sendes inn i månedsskiftet mai/juni. Skal være ajour til neste tertialrapportering. 16 Side 128

129 E40 Tekniske tjenester Byggesak: I henhold til budsjett Kart- og oppmåling: Merforbruk grunnet innkjøp av kartmodul til arealplan. Personell teknisk infrastruktur: I henhold til budsjett Vei og nærmiljø: I henhold til budsjett. Noe feilperiodisering av utgifter, som genererer avvik. Vann: I henhold til budsjett Avløp: I henhold til budsjett Renovasjon: I henhold til budsjett Fjernvarme: Inntekt mindre enn budsjettert, ellers i henhold til budsjett. Forventer balanse ved årsslutt. 17 Side 129

130 E42 Brann og redning Vi har i 1. tertial et totalt merforbruk på driftsregnskap. Dette skyldes i hovedsak påløpte etter raset som rammet Longyearbyen i desember Noe feilperiodisering på lønn, som genererer avvik. Longyearbyen lokalstyre ble tildelt økonomiske midler fra sentralt hold etter skredulykken. Det er forventet at utgifter/merforbruk som følge av raset dekkes inn fra dette tilskuddet. Driftsinntekter på salg av varer og tjenester i 1. tertial ligger over budsjett, noe som igjen kan tilskrives periodiseringsavvik. Dette vil nok balansere seg ut i løpet av året. Beredskapsmessig har det vært noe mindre utrykninger på brann og ambulanse, sammenlignet med samme periode for Ved årsslutt er det forventet balanse. E80 Energiverket Regnskapsresultatet viser mindre forbruk på kr ,- Kr ,- er knyttet opp til VHP prosjekter som ikke er startet ennå. 18 Side 130

131 E90 Longyearbyen havn Fordeling kostnader og inntekter knyttet til myndighetsutøvelse og anløpsavgifter er ujevnt fordelt over året. Mens hovedinntektene er fra perioden juni-september er kostnadene fordelt over hele året. Budsjett på havn- og kaidrift og drift/vedlikehold havnebygg er periodisert, mens kostnadene treffer tilfeldig gjennom året. LOS-tjenesten: Venter forsikringsoppgjør på skadet fendring. Samt noe uavklart ifm kostnadsfordelingen, da noe skal gå på garantiordningen. Det er forventet balanse ved årsslutt. E99 Finans Mindreforbruket skyldes i hovedsak periodiseringsavvik som følge av at avskrivninger og motpost avskrivninger er regnskapsført, men ikke en del av periodisert budsjett pr Det er også periodiseringsavvik på rente- og avdragskostnader på lån. Forventer tilnærmet balanse ved årsslutt. 19 Side 131

132 RAPPORT: DRIFTSPROSJEKTER (VHP - Energiverket) PER Regnskap pr. 1 tertial Årsbudsjett Avvik Korreksjon Kommentar/tiltak Prosjekt Uten prosjekt Fremdrift: Måles ikke i framdrift. Kun lønn som trekkes herfra. Økonomi: Ny prosjektleder startet 14.mars 2016, og hans lønn og mobilutgifter skal dekkes herfra. Også mobilutgifter til intern prosjektleder dekkes herfra. Hans lønn dekkes direkte av forskjellige TA- og VHPprosjekter. I tillegg er det budsjettert med usikkerhet for prosjektene i VHP, regner med at vi må bruke noe av usikkerheten i år. Ser at spesielt prosjekt 1423 blir større og mer omfattende enn tidligere planlagt VHP energiverk - Bunkringsanlegg HMS: Ikke relevant SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Fremdrift: ATEX sertifisert motor (sone 21) til ny kullknuser bestilt. Ny kullknuser ferdig uke 20/21. Har fått tilbud på transportbånd, men dette er ikke satt i bestilling ennå. Støvavsug er satt i bestilling. Økonomi: OK HMS: OK SHA: Ikke relevant for dette prosjektet. Generelle utfordringer: Må ha stopp på Energiverket for å få byttet kullknuseren og transportbåndet. Må utføres sommeren Bunkringsanlegget faller trolig inn under "Forskrift om helse og sikkerhet i eksplosjonsfarlige atmosfærer. Kartlegging/vurdering planlagt ila. juni Side 132

133 1402 VHP energiverk - Kjeler VHP energiverk - Damp/kondensat Fremdrift: Som forventet. Inspeksjonen i uke 11 avdekket ikke store feil/mangler. Vi må gjøre noe mer vedlikehold på feieapparatene, og vi må få inn jevnlig utskifting av multisykloner i VHP. Kjeleanlegget skal sertifiseres sommeren Økonomi: OK HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Sertifiseringen i sommer må planlegges i forhold til andre oppgaver som skal gjøres for å sikre tilgang til kjelene, samt få til sertifisering av alle 3 kjeleanleggene på en tur for DNV GL. Fremdrift: Nye kondensatpumper er bestilt. Planlegger å bytte disse sommeren Økonomi: OK HMS: OK SHA: Ikke relevant for dette prosjektet. Generelle utfordringer: 21 Side 133

134 1404 VHP energiverk - Turbintog Fremdrift: Som forventet 1405 VHP energiverk - Røykgassanlegg Økonomi: Mulig noe av disse midlene bør overføres til VHP 1424, men kommer tilbake til det ved senere månedsrapportering. HMS: OK SHA: Ikke relevant for dette prosjektet. Generelle utfordringer: Fremdrift: Foreløpig i en mellomfase av ferdigstillelse av prosjektet og overføring til normal drift. Økonomi: Foreløpig som forventet. Ikke sikker på hva kostnadene vil ende på da dette er første året med drift av renseanlegget. HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Til tider vanskelig å skille på hva som er vedlikehold og hva som er prosjekt/garanti. 22 Side 134

135 1406 VHP energiverk - Spisslastdiesel Fremdrift: OK - har hatt en gjennomgang av dieselene i forbindelse med et annet prosjekt, og selve aggregatene er i OK stand til å være så gamle. Planlegger en service på generatorsiden også før sommeren. Økonomi: Diesel til vedlikeholds-kjøring skal dekkes her, men har foreløpig ikke blitt belastet dette prosjektet. Det var ikke planlagt med service i år på spisslastdiesel, så vi må flytte midler internt i VHP for å dekke kostnadene. I tillegg har vi bestilt nye arbeidsluftkompressorer til spisslastdieselen da de gamle ikke lenger fungerte som de skulle og det ikke var reservedeler. Det forventes å benytte deler av reserven i VHP til å dekke disse utgiftene. HMS: OK SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Bergendieslene (BD) har en del utfordringer, da de er fra 74 og 76, og reservedeler er ikke lenger hyllevarer VHP energiverk - Reservediesel Fremdrift: Tilbud på rens av dieseltanker innhentet - planlagt utført sammen med teknisk (fyrhusene) etter sommerens stans. Det skal gjøres årlig service på aggregatene i uke 21, og i tillegg en mindre service i nov/des Økonomi: OK HMS: OK SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: 23 Side 135

136 1408 VHP energiverk - El.distribusjon 1411 VHP energiverk - Fjernvarmeanlegg Fremdrift: En stk nettstasjon er under bestilling (SO-03) - ikke ankommet ennå. Planlegger en til for sesongen 2016 (LD-12) Økonomi: OK kostnader påløper mai-juni HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Venter på byggegodkjenning Fremdrift: Ny sjøvannskjøler bestilt og er ankommet. Sjøvannskjøleren ble forsøkt byttet, men ventilene holdt ikke tett, så det var ikke mulig å få til byttet under drift av anlegget. 3 nye ventiler skal bestilles og skiftes under vedlikeholds-stoppen sommer Økonomi: Forventer noe overforbruk, da det ikke var budsjettert med nye ventiler i år. Ønsker derfor å overføre kr ,- fra 1418 HMS: OK SHA: Ikke relevant. Generelle utfordringer: Bytte av kjøler må koordineres med drift og andre oppgaver som skal gjøres. Dette må også koordineres med Teknisk når vi nå må stoppe fjernvarme primærnettet for å få skiftet ventiler 24 Side 136

137 1413 VHP energiverk - Øv komp: Trykkluftsanlegg 1414 VHP energiverk - Øv komp: Ventilasjon Fremdrift: OK - jobber med oppdatering av avtale med Atlas Copco. Atlas Copco hadde service på anlegge i uke 15. Økonomi: OK HMS: OK SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Fremdrift: Det er løst avtalt med Eiendom at ny prosjektleder på Eiendom starter med å få gjennomført en tilstandsanalyse av dagens anlegg for å få opp en aksjonsplan for hva som bør utbedres. Økonomi: Avsatte midler i prosjektet dekker løpende vedlikehold og service. Det eksisterende anlegget er gammelt og det er vanskelig med reservedeler. Det bør vurderes en oppgradering av hele anlegget i samarbeid med Eiendom. (Turbintog 1 er avhengig av sikker ventilering under drift) HMS: OK SHA: Ikke relevant. Generelle utfordringer: Om ventilasjonen svikter og vi ikke får tak i reservedeler vil ikke turbintog 1 kunne kjøres på en sikker måte. 25 Side 137

138 1415 VHP energiverk - Øv komp: MISC Fremdrift: Oppgradering av merkingen i anlegget ligger i dette prosjektet. Dette er for øyeblikket nedprioritert i forhold til turbinrevisjon og oppgradering av lagerhåndtering. Økonomi: OK HMS: OK SHA: Ikke relevant 1416 VHP energiverk - Øv komp: Serviceavtale 1418 VHP energiverk - Øv komp: Utskifting frekvensomformere Generelle utfordringer: Mulig dette prosjektet tar lenger tid enn først antatt, da vi har måttet gjøre omprioriteringer for å ha prosjektleder på prosjekter vi er avhengig av å få gjennomført til tiden. Fremdrift: Som forventet Økonomi: OK HMS: OK SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Fremdrift: Ikke påbegynt ennå Økonomi: Ønsker å overføre disse midlene til 1411 da vi må kjøpe 3 nye ventiler som ikke var planlagt i dette prosjektet. HMS: SHA: Generelle utfordringer: 26 Side 138

139 1420 VHP energiverk - Øv komp: Vannbehandlingsanlegg Fremdrift: Nye filtre og beholdere er kommet. Økonomi: OK 1422 VHP energiverk - Lagerstyring HMS: OK SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Må koordineres og planlegges i forhold til andre oppgaver som skal gjøres. Både produksjon og renseprosessen er avhengig av vannbehandlingen. Fremdrift: OK - el-lager er i full gang med flytting og systematisering. Nye Reoler er montert. Det er gjort mye tankearbeid i forbindelse med hvordan dette skal systematiseres i ISY FDV. Økonomi: OK HMS: OK SHA: Ikke relevant. Generelle utfordringer: Å få lagt inn alle komponenter i ISY FDV med riktig antall før det tas i bruk. Jobber med å finne løsninger for hvordan dette kan løses. 27 Side 139

140 1423 VHP energiverk - Div. anleggsforbedringer Fremdrift: Forespørsel på risikoanalyse, soneklassifisering og utarbeidelse av eksplosjonsverndokument sendt til 3 rådgivende firma. Tilbud forventet inn første uken i juni. Ser at det har vært behov for å gjennomføre flere tiltak enn først antatt, bl.a flytting av hjørnepulten i kontrollrommet og oppgradering av en engineeringsstasjon i relerommet. Økonomi: Mulig det vil trengs mer midler i dette prosjektet, da oppgavene er flere enn tatt inn i budsjettet. Dette vil i verste fall bli dekket av usikkerheten som er lagt inn for VHP. HMS: OK SHA: Ikke relevant 1424 VHP energiverk - Turbinrevisjon turbin TOTAL Generelle utfordringer: Energiverket er et gammelt anlegg der det i noen tilfeller viser seg å være nødvendig med mer omfattende vedlikehold enn først antatt. Fremdrift: Revisjonen er planlagt fra 7 juni-17 august. Bytte av tannhjul på Tb1 fra 7 juni. Demontering av Tb2 13 juni, og skal sendes med båten 25 juni. Returneres 5.aug. Og planlagt oppstart den 17 aug. Økonomi: Går i henhold til budsjett HMS: Ok SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Frakt t/r Rotterdam kan bli utfordrende i forhold til planlagt oppstart av turbin den 17 august. Monteringen må planlegges og koordineres sammen med andre aktiviteter i sommer. Tollutfordringer på reservedelene som kommer fra et tredje land. Løsning på dette forventes denne uken. 28 Side 140

141 RAPPORT: INVESTERINGSPROSJEKTER PER Prosjekt Prosjektnavn Regnskap Årsbudsjett Avvik Korreksjon Kommentar/tiltak 6001 Tilknytningsgebyr/investeringer Vann Utbygging av vann til nye bygg. LL står for utbyggingen som gjennomføres som følge av byggesaker mottatt før nytt gebyrregulativ av Utgiftene dekkes av tilknytningsfond vann, da inntektene kom før regnskapsåret For byggesaker etter står utbygger for utbyggingen av og 6003 Tilknytningsgebyr/investeringer Fjernvarme 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm tilknytningen til vann-nettet Utbygging av fjernvarme til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsgebyr og tilknytningsfond fjernvarme. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres Utbygging av strøm til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsgebyr og tilknytningsfond strøm. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres. 29 Side 141

142 6005 HP Avfall - Restavfallscontainere Fremdrift: Første containere er kommet opp. Begynner å få oversikt over neste bestilling. Økonomi: OK Gjennomføres hvert år 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia Fremdrift: Oppstartsmøte med entreprenør er avholdt og vi venter på oppdatert fremdriftsplan. Fremdrift koordineres med personell på havnen. Økonomi: Ny kontrakt signeres når oppdatert fremdriftsplan foreligger. Kontrakt/enhetspriser justeres iht. fastsatt indeks. Vi venter på betalingsplan fra entreprenør. HMS/SHA: Arbeidet er ikke startet opp, men entreprenør har levert godkjent HMS-plan og vi prosjekttilpasser standardisert SHA-plan Generelle utfordringer: Utfordringer med drift av kai og håndtering av trafikk på kai under arbeidet. 30 Side 142

143 6009 Los-båt Fremdrift: Båten er overtatt av LL og satt i drift for Kystverket fra 1.april 2015 (10års-avtalen med Kystverket starter fra denne dato). Kvalitet: Verditaksering gjennomført 21/ viser at båten er taksert til 21,9 MNOK, mens LL sine investeringskostnader trolig vil bli ca. 16 MNOK. Det foreligger en garantiperiode for leveransen av båt på to år fra leveransetidspunktet. På grunn av noen utfordringer med leveransen med motorer og løsninger, pågår det en fortløpende dialog med verftet ift kvaliteten på leveransen. Dette består i fortløpende korrigeringer og oppdateringer. Prosjektet vil derfor være gjenstand for korrigeringer også i Det er først når det er avklart hva som gjøres ift disse utfordringene at investeringene ferdigstilles i regnskapet Dieseltank til tilbringertjenesten Prosjektet er under arbeid. Bestilling iverksatt. Forventer leveranse påbegynt i slutten av mai og avsluttet medio juni Forlengelse av Turistkaia Fremdrift: Kai er levert og delvis montert. Restarbeider knyttet til intern strøm, vann og diesel på kai forventes ferdigstilt innen utgangen av juni Ny strømforsyning Turistkaia Fremdrift: Prosjektet påbegynnes til sommeren juni/juli Side 143

144 6020 Avgassrensing KliF Fremdrift: Prosjektet skulle vært ferdig desember Det var både teknisk og kommersielt møte med LAB i uke 15. Det ble avtalt ny ferdigstillelsesdato av prosjektet 13.mai Det er fortsatt deler energiverket mener skal utbedres før ferdigstillelse av prosjektet. Energiverket skal gi LAB et tilbud på å utbedre resterende av el-jobber og trekke dette fra siste milepælsfaktura. Økonomi: Det forventes balanse når prosjektet er ferdig. HMS: Det var dessverre en arbeidsulykke i renseanlegget 3.august Personen er tilbake i jobb, uten varige men. Saken er avsluttet fra arbeidstilsynet sin side. 12. desember 2015 var det en brann i elektrorommet i renseanlegget. Både sysselmann og arbeidstilsynet ble varslet. I etterkant av hendelsen har vi hatt et postalt tilsyn fra arbeidstilsynet. Dette er nå avsluttet. Sysselmann etterforsker saken og både LE og LAB har vært inne til avhør. SHA: Forhåndsmelding til Arbeidstilsynet er oppdatert for resten av prosjektet. Generelle utfordringer: Valutasvingninger har vært en utfordring siden prosjektets start. I en sluttfase av et såpass omfattende prosjekt er det alltid utfordrende å få 32 Side 144

145 ferdigstilt alle punch punkter Renovasjonsutstyr/komprimator Fremdrift: Prosjektet er satt i bero grunnet manglende finansiering fra Miljøvernfondet 33 Side 145

146 6022 Tjenestebil energiverket Fremdrift: Bil anskaffet Økonomi: Dekkes delvis av forsikringspenger (60 000). Resterende dekkes av investeringsfond ( ) 6023 Rehabilitering avfallsanlegg Fremdrift: Befaring med teknisk personell fra fastlandet er gjennomført og vi får utarbeidet en kravspesifikasjon/beskrivelse. Beskrivelsen sendes ut til prising hos lokale entreprenører i løpet av juni. Økonomi: Vi får kvalitetssikret kostnadsestimat for planlagte tiltak. Endelig pris for gjennomføring vites ikke før priser fra entreprenør er kommet inn. HMS: Tas inn i beskrivelse hvor hovedentreprenør priser inn elementer for HMS-arbeidet iht. punkter satt opp i vår SHA-plan. SHA: Prosjekttilpasset standardisert SHA-plan oversendes sammen med forespørsel til entreprenør. Generelle utfordringer: Noe uklart grensesnitt mellom arbeid for utstyr til avfallsanlegget (6024) og rehabilitering av avfallsanlegget. 34 Side 146

147 6024 Utstyr avfallsanlegg Fremdrift: Kartlegging av behov er gjennomført. Bestemmelse av leverandør i løpet av juni. Det er lang leveringstid på utstyret, så det kan være at leveransen kommer først på nyåret. Det er forespeilet 3-6 mnd. leveringstid på nytt utstyr. Økonomi: Estimat fra rådgiver tilsier at avsatte midler skal være tilstrekkelig for innkjøp av nytt utstyr. Endelig pris på utstyr fås i løpet av juni måned. HMS: Tas inn i planleggingen ifm. utskiftingen av utstyr. Koordineres med renovatør. SHA: Vi benytter vår standardiserte SHA-plan men tilpasser denne til prosjekt Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan Generelle utfordringer: Bestilling av utstyr og leveringstid. Montering av utstyr og nedetid på anlegg. Fremdrift: Ikke påbegynt. Utsatt til arealplanen er ferdig godkjent, jfr. strategikonferansen. Tiltak er mulig å få utført ila høsten. 35 Side 147

148 6035 Kjøp tjenesteboliger Fremdrift: OK, ferdig Økonomi: OK. Mangler kun gebyr for overførsel av festeretten 6036 Utbygging Hotellneset Fremdrift: Avventer status delplan hotellneset. Økonomi: Stor usikkerhet rundt bruk i HP avfall: Sigevannsrensing Fremdrift: Snart klart for anbud for prosjektering. Økonomi: Usikker HMS: SHA: Generelle utfordringer: Usikker effekt av tiltak 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg Fremdrift: Prosjektet blir minimum utsatt i ett år i påvente av ny delplan for Hotellneset. Økonomi: Flytte over penger som ikke går med i år som følge av utsettelsen til neste års budsjett. Estimert overføres 23 MNOK til Budsjettkorrigeres ifm 2. tertial rapportering Tiltak ihht Hovedplan vei Fremdrift: Veikrysninger er under prosjektering. Undersøker alternative løsninger istedenfor pæling. Økonomi: Generelle utfordringer: 36 Side 148

149 6061 Gangbro oppe ved skolen Fremdrift: Forespørsel er ute på prising og vi venter inn priser fra entreprenør 30/ Tiltak i hht HP vei (fjernvarme sin andel) Økonomi: Endelig pris får vi inn 30/5. Det er ikke medtatt arbeid på gangveien som kommer som følge av innkapp og tilpasning for ny gangbro. HMS: utfordringer prises av entreprenør. SHA: Standard SHA-plan prosjekttilpasses og benyttes. Generelle utfordringer: Det kan bli vanskelig å få satt ned pæler i sommer. Pæling vil da utsettes til det er frost i bakken. Fremdrift: Veikrysninger er under prosjektering. Undersøker alternative løsninger istedenfor pæling. Økonomi: HMS: SHA: Generelle utfordringer: 37 Side 149

150 6070 Nytt fyrhus H Fremdrift: Ligger iht. framdriftsplan. Ferdigdato juni 2016 Økonomi: Faktureres iht. framdriftsplan. Det er kommet endringer på ca ,- pr Prosjektet er innenfor budsjettrammen. Mulig ompostering av investeringer som gjøres i dette prosjektet over til prosjekt 6089 (Eltavle EO-01) HMS: Jevnlige vernerunder uten hendelser. SHA: SHA-plan foreligger og ligger til grunn for HMS-plan og arbeid. Generelle utfordringer: Få bygget ferdig slik at prosjekt 6089 kan fortsette SD-anlegg fjernvarme Fremdrift: Nyetablering av SD-anlegg (Sentral Driftsovervåkning) på fjernvarmesentraler for å bedre kontrollen på fjernvarme. Deler av overvåkningen er på plass. Prosjektet ble satt på vent på grunn av avklaringer rundt valgt løsning. Er i samtaler med leverandør for valg av løsning. Økonomi: HMS: SHA: Generelle utfordringer: 6073 Lagerbygg Sjøområdet Prosjektet er avsluttet. Stengt for føringer. Omposteres til drift. 38 Side 150

151 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Tak Kullungen barnehage Heis Energiverket Styringssystem ventilasjon og varme Fremdrift: Framdrift iht. framdriftsplan. Ferdigstilles desember 2016, men med etterarbeid kontroll sommer Økonomi: Fakturering iht. betalingsplan og iht. budsjett Fremdrift: Arbeidet er ferdig. Økonomi: Har fått oppgitt at dette vil koste ,- Ikke fått faktura. Skal gjøre ytterligere undersøkelser av veggen. HMS: OK. SHA: OK Fremdrift: Heisen er ferdigstilt. Venter kun på ferdigattest Økonomi: Ok, gjenstår siste faktura på kontrakt. HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Fremdrift: OK, har gjort tiltak på skolen, SFO og brannstasjonen. Økonomi: Neste prosjekt blir Polarflokken eller hallen. Skal innhente pris på begge HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: 39 Side 151

152 6081 Slagg- og askedeponi Fremdrift: Søknad godkjent hos MD, men med grov feil. Korrigert rapport foreligger og blir oversendt når den er kontrollert. Driftsplan er ferdig, og tilbudsforespørsel er godt på vei. Ikke kommet videre siden sist. Økonomi: Usikker HMS: Behov for skredvurdering. (innebærer utvidelse av prosjekt) SHA: Generelle utfordringer: 6085 Utbedring fundamenter boliger Utbedring av fundament til boligrekke i nedre del av Gruvedalen. Prosjektet ble ikke påbegynt på grunn av uenighet rundt omfang med andre boligeiere i rekken. Midlene vurderes overført til Prosjektleder, som sitter på kompetansen, er opphengt i mange andre prosjekter. Men pga. at avfallsanlegget er utsatt og det kan være kapasitet hos prosjektleder ila året. Vurderer på nytt ved 2. tertial rapportering. 40 Side 152

153 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv Fremdrift: Går ca. som planlagt, håper på ferdigstillelse innen utgangen av Økonomi: ok, det er fortsatt planlagt å leie inn ferievikarer for sommeren Generelle utfordringer: Vite hvor i ISY dokumenter skal plasseres. Avhenger av fortløpende innspill fra de forskjellige enhetene RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper Digitalisering av teknisk arkiv som følge av brannen på energiverket i Finansiert av statstilskudd fra revidert nasjonalbudsjett. Det er fortsatt en stor mengde digitalisering som står igjen, samt kvalitetskontroll av deler av inscannet materiale. Fremdrift: Prosjektskisse ferdig mars Oppstart utførende juni 2016, men avhenger av å få ferdig prosjekt Økonomi: Venter på oppdatert pris fra utførende entreprenør (Imtech). Arbeidet utføres iht. fdv-avtale/priser, men det skal leveres et estimert honorarbudsjett for arbeidet. HMS: - SHA: - Generelle utfordringer: Avhengig av ferdigdato for prosjekt Flytting av H320 inn i nytt fyrhus FH3. Prosjektering er gjennomført. Opprinnelig budsjett flyttet til Side 153

154 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning Nytt inntak og pumpestasjon på Isdammen. Prosjektet er ferdigstilt, mangler ferdigbefaring HP Vann - Manganfilter Fremdrift: Pilotanlegg montert og råvannet analysert av Norconsult med gode resultater. Manganfilteret og kjemilaben på Isdammen er i drift, og vannprøver tas av Imtech. Ikke nok data til å konkludere med løsning enda. Generelle utfordringer: Longyearbyens drikkevann når ikke kravene i forhold til mangan. Pilotanlegg for manganfjerning er montert og vann sendt for analyse HP Vann - ledning fram til energiverket Fremdrift: Vannledning er ferdig og påkobling er utført. Venter siste faktura for sluttarbeid vår Kvalitet: Utført iht. avtale og kontrakt. Økonomi: Avventer siste faktura fra entreprenør. Endringer for avslutning er ikke tatt med i kontrakt og kommer som tillegg. Har ikke fått sum. Generelle avvik: Ingen meldte avvik. Tiltak for å lukke avvik: - HMS: OK 42 Side 154

155 6100 HP Vann - ledning Haugen Fremdrift: Tilbud fra entreprenør uke 20 (kun en tilbyder), behandling av tilbud uke 21. Gjennomført forhandlinger med entreprenør uke og fått inn ny sum. Planlagt oppstart uke 27 Økonomi: Tilbudt sum fra entreprenør var høyere enn budsjett, men vi har gjennom forhandlinger med entreprenør og tatt ned sum. Totalsum er redusert ved å forhandle direkte på enhetspriser/poster og ved å trekke ut noen poster og utføre noen av postene med eget personell. Tilbudt sum er ca. 4,2 MNOK og det anbefales at det settes av 4,6 MNOK til gjennomføringen av prosjektet. HMS: Entreprenør tilpasser HMS-plan med byggherrens SHA-plan som var vedlagt anbudsdokumentene. SHA: SHA-plan er utarbeidet. Vi må melde inn prosjektet til arbeidstilsynet - midlertidig skiftende arbeidsplass. Generelle utfordringer: Tilpasninger til eksisterende infrastruktur og kryssing av denne. Vannhåndtering og avstengning mot anleggs-sted under gjennomføringsfasen. 43 Side 155

156 6102 HP Vann - Ledning til Bykaia HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) Fremdrift: Oppstartsmøte med leverandør holdt. Venter på justerte enhetspriser for kontraktsignering. Oppstart juni Kvalitet: Økonomi: Avventer oppdaterte enhetspriser fra Entreprenør Generelle avvik: - Tiltak for å lukke avvik: - HMS: Prosjektet må meldes inn til Arbeidstilsynet (melding om midlertidig skiftende arbeidsplass) Fremdrift: Kontrakt med entreprenør signeres uke 21. Oppstart på byggeplass er satt til 26 juni, men mulig dette forskyves en uke fram. Senest ferdigstillelse september/oktober 2016 Økonomi: Prosjektering iht budsjett. Avventer priser fra anbudskonkurranse, men med signaler om en del fordyrende faktorer ifht. budsjett. Nytt budsjett vedtatt, kontraktsum legges inn etter kontraktsignering. HMS: Det må sendes melding til arbeidstilsynet om midlertidig skiftende arbeidsplass. SHA: Ny SHA-plan og ROS-analyse under utarbeidelse (ettersendes Doffin ila. uke 12) Generelle utfordringer: Byggesak er igangsatt, men det er en del usikkerhet knyttet til miljø og naturpåvirkning og evt. pålegg som måtte komme fra SMS. Byggesak krever uavhengig kontroll av PRO, tilbud er innhentet. Valg av PRO for 44 Side 156

157 uavhengig kontroll uke TA Energiverk - Utskifting panelvegger Fremdrift: Prosjektet er ferdigstilt. Økonomi: Prosjektet ble ferdigstilt i desember 2015, og det vil derfor komme noen få fakturaer i Prosjektet kan nå ferdigstilles økonomisk og stenges for videre føringer. kr 79000,- ønskes overført til prosjekt Side 157

158 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft Fremdrift: Kondenseren er forventet til Longyearbyen 24 Juni. Forventet ferdig montert og klar til bruk 17 august. Økonomi: I henhold til budsjett HMS: Ok SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Må planlegges og koordineres med andre aktiviteter i sommer Fremdrift: OK, Montasje av samleskinnevern er utført, venter på faktura. Nettstasjon AD-01 er ankommet. Skifting forventes start ultimo juni. Økonomi: OK HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Fremdrift: Prosjekt er 90% ferdig. Gjenstående arbeid er følgende: Montasje av samleskinnevern og ny nettstasjon AD1. Alle kablingene ut av reservekraft er lagt, arbeid med avslutning på kablene gjenstår. 46 Side 158

159 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 6209 TA Energiverk - Sperredamp- /ejektorkjøler for turbin Fremdrift: OK, sprinkling over kullbåndet inkl. pumpemotor 95 % ferdig. Venter på godkjenning. Brannteknisk analyse er klar, må vurdere videre fremdrift Økonomi: Arbeid utført for 1,0 million. HMS:Ok SHA:OK Generelle utfordringer: Fremdrift: Etablering av nytt bygg ferdig. Satt inn nye filter. Gjenstående arbeid er montering av rist på gulv og opprydding ute. Opprydding vil først kunne gjennomføres sommeren Kvalitet: OK Økonomi: Forventer balanse Generelle avvik: Ingen Tiltak for å lukke avvik: Ikke relevant HMS: OK Fremdrift: Det gjenstår kun innkjøp av noen reservedeler og noe verktøy som er erstatning for verktøy utslitt under vask og inspeksjon av vekslerne i Økonomi: OK HMS: OK Fremdrift: Forventet ankommet LYR 24 juni. Økonomi: Går i henhold til budsjett HMS: Ok Generelle utfordringer: Må planlegges og koordineres sammen med andre aktiviteter i sommer. Side 159

160 6210 TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin Fremdrift: Som planlagt. Generatorluftkjøler for generator 1 skal byttes sommer Økonomi: Det er ført lønn på dette prosjektet. Det er feil, og skal ikke belastes på dette prosjektet. HMS: OK Generelle utfordringer: Må gjøres ved stopp på turbintog TA Energiverk - Smøreoljekjøler Fremdrift: Framdriften går etter planen, forventet levering LYR er i midten/slutten av juli. Planlagt ferdigmontert 17 august Økonomi: Pga av noe dyrere fraktkostnader og mantling av tubene er det ønskelig å overføre kr fra prosjekt HMS: ok Generelle utfordringer: Må planlegges og koordineres sammen med andre aktiviteter i sommer. Fremdrift: Framdriften går etter planen, forventet levering LYR er i midten av juli. Planlagt ferdig montert 17 august. Økonomi: Går i henhold til budsjett HMS: ok Generelle utfordringer: Må planlegges og koordineres sammen med andre aktiviteter i sommer 48 Side 160

161 6250 Forprosjekt dieselstasjon Fremdrift: Ok. Mottatt tilbud på miljøsaneringsrapport på dieselstasjonen. Sweco innstilt. Forespørsel om budsjettpris for nye aggregat sendt til 4 leverandører. Tilstandsvurdering av eksisterende motorer utført av RR - rapport ventes i slutten av mai. Tilstandsvurdering av elektrisk anlegg utført av egne i samarbeid med JM Hansen. Økonomi: Ok. HMS: Ok. SHA: Ok. Generelle utfordringer: Mange mulige løsninger for dieselstasjonen avhengig av budsjett/ønsket levetid/kapasitetsbehov Truck til bruk på renseanlegget Fremdrift: Bestilt nye mer brukervennlige gafler til den eksisterende trucken. Kontaktet KIS for tilbud angående modifikasjon på løfteutstyr av UREA. Det er bestemt å fjerne reolene til UREA siden dette er mere hensiktsmessig. Økonomi: Forventet mindreforbruk 300' Generelle utfordringer: 6301 Ikt-investeringer skolen Fremdrift: Skal brukes på elev PC-er. Økonomi: Innkjøp ila juni 49 Side 161

162 6305 Utstyr Kulturhuset Fremdrift: Pågår fram mot sommeren. Avsluttes innen 1/7-16 Oppgraderingene av kulturhuset består av følgende hoveddeler: Bytte av kinohøyttalere L C R Nye forsterkere til kino surround Ny systemprosessor / DSP for PA og kino. Dette sikrer sammen med eksisterende BSS Soundweb en backupløsning om en kritisk komponent skulle gå ned. Bytte av lydmiksere. To stk Midas PRO2C er innkjøpt. To mindre digitale lydmiksere er planlagt innkjøpt til portabelt bruk. Erstatter våre år gamle miksere. Se oversikt over innkjøp i I tillegg er noe innkjøp til kino gjort i 2015 ( ,-) Noen tekniske utfordringer medførte ekstrakostnader i forhold til planen på en ekstra enhet til delefilter / systemkontroller for kino: LAB Gruppen LM % ,15 I tillegg vil vi få noe ekstra kostnad på å lage en stabil løsning på flerspors opptak for studio, ca Kjernen i ombyggingen består lydmiksere i nettverk. Midas har den suverent billigste løsningen i markedet. Utstyret er levert av Bright Norway som er importør av Midas og LAB 50 Side 162

163 Gruppen og kan gi betydelige rabatter sammenliknet med andre forhandlere. Økonomi: Generelle utfordringer: Det er anskaffet kinohøyttalere (ca kr ), lydutstyr (ca kr ), lysutstyr (kr , finansiert av korkpenger) og stoler (ca kr ). Årsbudsjettet på kr var tenkt brukt til kinohøyttalere og lydutstyr. Dette er anskaffet innenfor budsjettrammen. Lysutstyret var ikke budsjettert, men er finansiert av korkpenger. Stolene er ikke med i budsjettrammen, da de ble anskaffet over eiendom sitt driftsbudsjett. Anskaffelsen av stolene er av en slik karakter at det er å anse som en investering, og de er derfor regnskapsført i investeringsregnskapet. Det er overført penger fra eiendom sitt driftsbudsjett til dette investeringsprosjektet for å finansiere stolene. 51 Side 163

164 6306 Kopimaskiner IKT - Nye ansatt-pcer Nødstrømsaggregat Næringsbygget Noark 5 (arkivsystem) Polarflokken - nytt kjøkken Fremdrift: Mottatt Økonomi: OK Avsluttes Fremdrift: Fullføres i løpet av 2 tertial Økonomi: Iht budsjett Generelle utfordringer: Ingen så langt Fremdrift: Var forutsatt utført under ombygging av Næringsbygget Økonomi: OK HMS: OK Fremdrift: Er i henhold til milepæls- og aktivitetsplan Økonomi: Som planlagt, kun budsjetterte lønnsutgifter HMS: SHA: Generelle utfordringer: Prosjektet er basert på tilbud på ephorte 5. Evry lanserer ephorte 6 (ikke prissatt ennå) i disse dager, og workshop/foranalyse er gjennomført med tanke på oppgradering til ephorte 6. Forventer tilbud snarlig og kontraktsinngåelse i april. Workshop vurderes som forskuttering av konsulenttimer. Oppgradering av teknisk infrastruktur kan medføre kostnader som ikke ligger i ephorte 5- tilbud Fremdrift: Kjøkkenet er ferdig Økonomi: Holder budsjettet HMS: OK SHA: OK 52 Side 164

165 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket 6316 Skolen - Garderobeløsning i korridorer barne- og ungdomstrinn Nye rørledninger Blåmyra Fremdrift: Ny sak opp 16.juni der ulike alternativer utredes Økonomi: Vet ikke ennå, men mye av kostnaden vil uansett komme i 2017 HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Prosjektet kan bli dyrere enn antatt Fremdrift: Mottatt tilbud betydelig høyere enn forventet - avventer ny politisk sak. Økonomi: HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Ingen Fremdrift: Ikke startet opp Økonomi: HMS: Generelle utfordringer: Fremdrift: Planlagt sommer 2016 Økonomi: Har innhentet et tilbud på 1, for alle avløpsrørene på alle hyblene. Ønsker å få overført midlene fra 2017 til 2016, slik at vi gjør alt samtidig HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Beboere 53 Side 165

166 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra Fremdrift: Planlagt sommeren/høst 2016 Økonomi: Ikke innhentet pris HMS: OK SHA: OK Generelle utfordringer: Beboere 6319 Tråkkemaskin Fremdrift: Tråkkemaskin mottatt Økonomi: Betalt Prosjekt avsluttet 6322 Streamingløsning Fremdrift: - Valgt leverandør o Aventia, foretrukket på bakgrunn av samlet vurdering av pris og kvalitet, der kvalitet var vektet høyest (60%). Aventia var dyrere, men kom etter en totalvurdering av tilbudene bedre ut til tross for dette. Vurderingen ble gjennomført i samråd med innkjøpsrådgiver og fagansvarlig IKT Økonomi: Tilbudet har en total kostnad på med opsjon på innstallasjons- og bruksveiledning estimert til totalt kr inkl reise/opphold. Dette er noe over kostnadsrammen skissert i vedtak i sak PS 59/15 Generelle utfordringer: Uplanlagt fravær har forsinket implementering av løsning noe. Antatt igangsettingsdato er derfor beregnet til første lokalstyremøte etter sommerferie. 54 Side 166

167 6900 Egenkapitalinnskudd KLP KLP er et gjensidig selskap som er eid av kundene. Kunder i KLP har en plikt til å innbetale egenkapital når det er behov for dette. Behovet vil være årlig. Forventes utbetalt ila 1.halvår. 55 Side 167

168 Oppsummering foreslåtte budsjettendringer Enhetenes driftsbudsjett viser per ingen behov for budsjettkorrigeringer Status per på VHP viser at det er behov for en flytting av ressurser mellom to prosjekter. Nettoendring på budsjettramme er 0. Prosjektnr Prosjektnavn Foreslått budsjett endring VHP energiverk - Fjernvarmeanlegg VHP energiverk - Øv komp: utskifting frekvens Kommentar Forventing om merforbruk ila 2016 pga. et bytte av ventiler som det ikke er budsjettert for Ønske om å overføre midlene til prosjekt 1411, da dette er prioritet. Tabellen nedenfor viser hvilke delprosjekter VHP består av samt regnskapstall for 2014/2015 og budsjett for Prosjekt Opprinnelig Revidert Korrigert Korrigert Korrigert Tiltak i hht Vedlikeholdsplan (ansvar 82): budsjett budsjett Regnskap Budsjett budsjett budsjett Regnskap Budsjett budsjett 1. tertial tertial tertial VHP energiverk - Bunkringsanlegg VHP energiverk - Kjeler VHP energiverk - Damp/kondensat VHP energiverk - Turbintog VHP energiverk - Røykgassanlegg VHP energiverk - Røykgassanlegg: Finansiert av 1405 statstilskudd Side 168

169 1406 VHP energiverk - Spisslastdiesel VHP energiverk - Reservediesel VHP energiverk - El.distribusjon VHP energiverk - Øv komp: Vedlh.arb i hht OEC VHP energiverk - Sjøvannsanlegg VHP energiverk - Fjernvarmeanlegg Energiverket - Rist i kjele VHP energiverk - Øv komp: Trykkluftsanlegg VHP energiverk - Øv komp: Ventilasjon VHP energiverk - Øv komp: Merking av anlegg 1415 (tidligere MISC) VHP energiverk - Øv komp: Serviceavtale VHP energiverk - Øv komp: UPS VHP energiverk - Øv komp: Utskifting frekvensomformere VHP energiverk - Øv komp: Utskift. motorstartere i 400V anl VHP energiverk - Øv komp: Vannbehandlingsanlegg VHP energiverk - Øv komp: Utskif. Sikringer 230V 0 VHP energiverk - Øv komp: Service høyspentbrytere og vern VHP energiverk - Lagerstyring VHP energiverk - Div. anleggsforbedringer VHP energiverk - Turbinrevisjon turbin Prosjektadministrasjon Usikkerhet 20% Utgifter på tjeneste VHP uten prosjektnr Sum vedlikeholdsplanen Status per på investeringsprosjektene viser at det er ønskelig å flytte midler mellom to prosjekter, samt flytte midler fra budsjett 2017 til budsjett Side 169

170 Budsjettkorreksjonene foreslås gjennomført som følge av prosjektenes status per Tabellen under viser forslag til endring i budsjettrammen og hvordan endringene finansieres. Foreslåtte budsjettkorreksjoner: Finansiering Prosjektnr. Prosjektnavn Foreslått budsjett endring Lån Bruk av investeringsfond Forsikringsbeløp Kommentar 6022 Tjenestebil energiverket Erstatningsbil for bil som ble tatt av raset Ledningsoppgradering Haugen Økte rørpriser, samt utførelse av arbeid mer komplisert enn forventet 6200 TA Energiverk - Utskiftning panelvegger Prosjekt ferdigstilt med overskudd 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer Dyrere fraktkostnader og mantling av tubene enn budsjettert 6317 Nye rørledninger Blåmyra Fått tilbud om å gjøre hele jobben i en omgang. Ønsker derfor å flytte midler fra 2017 til Skulle finansieres med lån i 2017 Tabellen nedenfor viser hvilke delprosjekter tilstandsanalysen (TA) består av samt regnskapstall for 2014/2015 og budsjett for Alle prosjektene skal iflg planen være gjennomført innen Per 1 tertial er den estimerte kostnaden ved TA 64 millioner. Opprinnelig Revidert Opprinnelig Korrigert Korrigert Korrigert bu Sum Prosjekt Tiltak i hht Tilstandsanalysen: TA Energiverk - Utskifting panelvegger TA Energiverk - Fjerne murverk på nedre drum TA Energiverk - Ny kondensatveksler budsjett budsjett Regnskap Budsjett budsjett budsjett Regnskap Budsjett i 2016/ tertial tertial RS 14 + RS 15 + BU Side 170

171 TA Energiverk - Installere nytt system for måling av vannkvalitet TA Energiverk - Ny sjøvannsledning TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanlegg reservekraft (Tidligere: Komplett elektrisk koblingsanlegg mellom hovedtransformator og linjeavgang) TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper TA Energiverk - Fjernvarmevekslere TA Energiverk - Sperredamp- /ejektorkjøler for turbin 2 TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 TA Energiverk - Trykkholdestasjon for fjernvarme TA Energiverk - Reguleringsventiler for vannbehandling TA Energiverk - Smøreoljekjøler TA Energiverk - Oppgradere styresystem nødlastgeneratorer TA Energiverk - Silo for dagbunkring Sum tilstandsanalysen TA = Tilstandsanalysen BU = Budsjett RS = Regnskap Side 171

172 Side

173 Side

174 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Mette Østby Kjøp av tjenesteboliger. Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 25/ Lokalstyret 35/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak Lokalstyret vedtar kjøp av 5 tjenesteboliger, innenfor et budsjett på 15 mill kr. Beløpet finansieres ved opptak av lån på inntil 15 mill kr. Lånet avdras over 30 år. 2. Lokalstyret gir eiendomssjefen fullmakt til å forhandle med LNS i den hensikt å inngå avtale om kjøp av 4-5 leiligheter i prosjekt på Elvesletta. Avtalen legges fram for lokalstyret til endelig godkjenning. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Anbefaling: 3. Lokalstyret vedtar kjøp av 5 tjenesteboliger, innenfor et budsjett på 15 mill kr. Beløpet finansieres ved opptak av lån på inntil 15 mill kr. Lånet avdras over 30 år. 4. Lokalstyret gir eiendomssjefen fullmakt til å forhandle med LNS i den hensikt å inngå avtale om kjøp av 4-5 leiligheter i prosjekt på Elvesletta. Avtalen legges fram for lokalstyret til endelig godkjenning. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Det er for tiden et underskudd på tjenesteboliger, og det er behov for å kjøpe eller leie inn 5 stk boliger av nyere dato så raskt som mulig. I tillegg er det behov for å starte arbeidet med å fremskaffe boliger som erstatning for boliger i skredutsatte områder. Det er ønskelig å inngå avtale om å kjøpe 4-5 boliger i et utlyst prosjekt på Elvesletta på bakgrunn av fremforhandlet avtale. Akutt behov for nye tjenesteboliger Bakgrunnen for den akutte mangelen på 5 tjenesteboliger skyldes følgende: Omstilling/høy aktivitet Det er besluttet at det skal opprettes flere stillinger i forbindelse med bruk av omstillingsmidler, herunder næringsrådgiver og arealplanleggere. Behovet for flere arealplanleggere har også oppstått etter skredulykken, grunnet revidering av skredsoner i arealplanen. I tillegg skal det Side 174

175 2016/181-1 Side 2 av 3 ansettes prosjektleder på eiendom, for å styre investeringsprosjekter på bygg/teknisk. Selv om dette er midlertidige stillinger kan boligene i ettertid erstatte boliger som ligger i skredutsatt område, i tillegg til at vi vet at en del av våre ansatte ønsker å flytte ut av små leiligheter på Blåmyra, og bytte til større boliger. SNU I forbindelse med SNU er det besluttet at det skal ansettes 2 vedlikeholdsarbeidere på eiendom. (også disse er midlertidige stillinger). Nedbemanning i SNSK Ansatte i SNSK, som blir overtallige, mister rett på bolig gjennom Store Norske Boliger (SNB). Det er tilfeller der ektefelle til overtallig ansatt i SNSK har et ansettelsesforhold i LL og da rett på bolig gjennom LL. Erstatning for boliger i skredutsatte områder LNS har annonsert at firmaet skal føre opp 9 nye leiligheter med 3 soverom (ca 80 kvm) for salg på Elvesletta Syd. Forventet oppstart er våren 2016, med en byggetid på 12 måneder. Bakgrunnen for ønske om kjøp av boliger i prosjekt på Elvesletta er følgende: Skredfare og utvikling av nye boområder NVE har startet arbeidet med å kartlegge skredsoner. Det har allerede nå blitt uttalt fra NVE sin side at uansett konklusjon i utredning av sikringstiltak, så vil boliger måtte fraflyttes. I skredsonen mot Hilmar Rekstens vei har LL har 24 familieboliger, og 32 hybler for enslige. Det er få byggeklare tomter i Longyearbyen. Unntaket er Elvesletta Syd, der det er gitt rammetillatelse og peling kan starte noen uker etter bestilling. Innflytting av boliger kan skje cirka ett år etter at kontrakt er undertegnet. Alle øvrige tomter må avvente utbygging til delplaner er vedtatt. Ved utbygging i regi av LL, vil det påløpe ytterligere ett år til gjennomføring av delplan, skisseprosjekt og kontrahering av entreprenør. LL ønsker derfor å kjøpe 4-5 boliger i prosjekt på Elvesletta i et sameie med Statsbygg. Dette vil utgjøre en blokk, og er nok for at entreprenør kan sette i gang. Høsten 2016 vil det foreligge nye farekart for Longyearbyen, disse sammen med forslag til tiltak vil danne grunnlag for en videre behovsanalyse på nye boliger. Det vil altså måtte påregnes å flytte flere enn de boliger som denne saken legger grunnlag for. Vedlikeholdsbehov på boliger i skredutsatte områder Det er et stort vedlikeholdsbehov på flere av boligene i skreutsatte områder. Enkelte av boligene har knapt vært pusset opp siden byggeåret, og flere av beboerne har uttalt misnøye. LL ser det ikke som formålstjenlig å igangsette oppussing av boliger i skredutsatt område, og ønsker derfor heller å kunne tilby disse leietakerne en annen bolig i andre deler av byen. Vurdering: Tilgjengelige boliger i utleiemarkedet Dersom det ikke foretas kjøp, må det leies inn boliger eksternt. Her er utvalget svært begrenset. I Svalbardposten av 11.mars 2016 uttaler Store Norske Boliger (SNB) at de har en utleiegrad på over 90% på sine boliger. På forespørsel viser det seg at de har få egnede familieboliger tilgjengelige. Økonomiske forhold, - leie kontra kjøp Leieprisene i Longyearbyen er generelt sett høye. LL har sjekket leienivået hos SNB og LNS. Det ble også inngått leiekontrakt eksternt i forbindelse med erstatningsbolig for tapt spisshus. Side 175

176 2016/181-1 Side 3 av 3 Familiebolig/rekkehus med 3 soverom på cirka 100 kvm koster fra kr per måned (eksklusive utgifter til strøm, varme og kommunale avgifter, som refunderes av beboer). Dette genererer en årlig utgift for LL på kr Ved kjøp av en tilsvarende bolig til kr med 3 % lånerente, vil dette generere årlige renter/avdrag (i snitt over 30 år) på kr LL tar inn månedlig husleie på 45 kr/kvm fra sine leietagere. En bolig på 100 kvm vil gi en årlig inntekt til LL på kr Dette beløpet skal dekke løpende drift- og vedlikehold på boligene. Ved kjøp av bolig av nyere dato, eller i nytt prosjekt, vil vedlikeholdskostnadene de første årene være lavere enn kr årlig. LL anslår derfor at årlig kostnad ved leie kontra kjøp vil ligge på samme nivå sett over tid. Gevinsten er at LL vil sitte igjen med en restverdi i form av fast eiendom. Dersom behovet blir mindre i fremtiden, kan boligene selges, eventuelt erstatte boliger som ligger i rasutsatt område. Overordnede mål for boligmassen LL står overfor to utfordringer. 1. Et underskudd på 3- roms leiligheter, i forhold til familiestørrelser 2. Boligmassen er av eldre dato, og det er et stort etterslep på vedlikehold Leiligheter i nye prosjekter vil bli skreddersydd etter LLs behov, der gode planløsninger, miljø, riktig materialbruk og arealeffektivitet vil bli vektlagt. Dette gir et mindre vedlikeholdsbehov og energibruken vil gå ned. Anskaffelse av leiligheter generelt, kan gi en rotasjon på boligene, og i større grad være tilpasset familiestørrelsen. Side 176

177 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Mette Østby Kjøp av tjenesteboliger i prosjekt på Elvesletta Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 44/ Lokalstyret 36/ Anbefaling: Lokalstyret vedtar at det inngås kontrakt med LNS på kjøp av 5 stk leiligheter i prosjekt på Elvesletta for kr Anskaffelsen innarbeides i budsjett Saksopplysninger: Det vises til vedtak i Administrasjonsutvalget med følgende tekst; Lokalstyret gir eiendomssjefen fullmakt til å forhandle med LNS i den hensikt å inngå avtale om kjøp av 4-5 leiligheter i prosjekt på Elvesletta. Avtalen legges fram for Lokalstyret for endelig godkjenning. LNS har inngitt et pristilbud på oppføring av en hel blokk med 9 stk leiligheter på kr Dette er nøkkelferdige leiligheter inkludert opparbeidelse av parkering, veg og uteareal. Longyearbyen Lokalstyre ønsker å kjøpe 5 stk leiligheter til en total kostand på kr (3 stk 5-roms og 2 stk 4-roms). Dette gir i snitt en kvadratmeterpris totalt sett for blokka på kr ,- Statsbygg vil kjøpe resterende leiligheter, og det vil bli opprettet et sameie med Statsbygg. Byggestart vil være høsten 2016, med innflytting sommer/høst Ettersom kjøpet først gjennomføres i 2017 vil anskaffelsen ikke framkomme i budsjettet for Et vedtak om å inngå kontrakt med LNS om kjøp av 5 leiligheter vil imidlertid være bindende for budsjettet for Finansiering av kjøpet vedtas i forbindelse med budsjettarbeidet for 2017, men det er sannsynlig at kjøpet blir finansiert ved lån som avdras over 30 år. Lånet vil belaste lokalstyrets generelle økonomi. Vurdering: Kostnaden er i tråd med tidligere innkjøpte leiligheter på Elvesletta, da tilsvarende antall, leilighetstyper og areal ble innkjøp for kr Dette er en prisøkning på 5,4 %. Det siste bygget på Elvesletta ble ferdigstilt i Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 177

178 2016/450-1 Side 2 av 2 Side 178

179 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2015/ Joakim Damkås Valg av meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 24/ Administrasjonsutvalget 38/ Lokalstyret 37/ Administrasjonsutvalgets behandling Odd Gunnar Brøto Braathen ble erklær inhabil etter reglene i forvaltningslovens kapitell II og saksbehandlingsforskriftens 14 og fratrådte under behandling av saken. På bakgrunn av innkomne forslag til administrasjonen og innspill i møtet fremmet administrasjonsutvalget følgende omforente forslag: Som meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden foreslås: Kvinner: -Sølvi Jacobsen -Vigdis Jensen -Merete Nordheim Menn: -John-Einar Lockert -Odd Gunnar Brøto Braathen -Jørgen Haagensli Forslaget ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak Som meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden foreslås: Kvinner: -Sølvi Jacobsen -Vigdis Jensen -Merete Nordheim Menn: Side 179

180 2015/701-4 Side 2 av 3 -John-Einar Lockert -Odd Gunnar Brøto Braathen -Jørgen Haagensli Anbefaling: Som meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden velges: Kvinner: Menn: Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har blitt bedt om å oppnevne 6 meddommere til Nord-Troms tingrett. Det skal være 3 kvinner og 3 menn. Det skal ikke velges varamedlemmer. Administrasjonsutvalget forbereder valget ved å finne fram til kandidater til vervene. AU sitt forslag legges så ut til alminnelig ettersyn i minst 2 uker. Det skal angis en frist for å melde inn innvendinger mot forslaget. AU skal deretter ta stilling til evt. innkomne merknader og fritaksbegjæringer, før saken går videre til endelig behandling i lokalstyret. Valget av meddommere skal være gjennomført innen 1. juli Kravene til den som skal velges går fram av domstolloven 70, 71 og 72. Personer som skal velges må: - ha tilstrekkelige norskkunnskaper - være personlig egnet til oppgaven - være over 21 år og under 70 når valgperioden starter - ikke være under offentlig gjeldsforhandling, konkursbehandling eller konkurskarantene - stå registrert som bosatt i Longyearbyen - være statsborger i Norge eller et annet nordisk land, eller ha stått innført i folkeregisteret som bosatt i riket de tre siste år før valgdagen. Enkelte personer vil være utelukket fra valg på grunn av sin stilling (jfr. 71) eller på grunn av vandel (jfr. 72). Det er Longyearbyen lokalstyre sitt ansvar å kontrollere at ingen velges i strid med lovens bestemmelser. Side 180

181 2015/701-4 Side 3 av 3 Det er ønskelig med en balansert aldersfordeling blant de som velges, at alle samfunnslag blir representert og at det velges personer med ulik etnisk bakgrunn. Personer som vært valgt tidligere kan gjenvelges. I siste periode ble disse oppnevnt fra Longyearbyen: Sølvi Jacobsen, Marit Raak Pettersen, Oddny Kjerstad, John-Einar Lockert, Odd Gunnar Brøto Braathen og Trond Erik Johansen. Allmennheten har blitt oppfordret til å foreslå kandidater i annonse i lokalavisen og på nettsidene til lokalstyret samt facebook. Det er ikke innkommet kandidater til administrasjonen per Vurdering: Ved valg av personer til vervene må en være bevisst på de kravene loven stiller i forhold til hvem som kan velges. Det vil derfor være en fordel om det på forhånd er klargjort om personer som foreslås er valgbare og at de er villig til å ta på seg vervet. Vedlegg: 1 Bestemmelser om valg av lagrettemedlemmer og meddommere 2 Valg av lagrettemedlemmer og meddommere samt skjønnsmedlemmer for perioden 1. januar 2017 til 31. desember Valg av meddommere for perioden Side 181

182 Saksbehandler: Terje Karterud Direkte tlf.: Dato: Saksnr.: 15/ Arkivkode: DOMSTOL 306 Deres ref.: Samtlige kommuner Longyearbyen lokalstyre Samtlige fylkeskommuner Valg av lagrettemedlemmer og meddommere samt skjønnsmedlemmer for perioden 1. januar 2017 til 31. desember 2020 Generelt Kommunene skal etter kommunevalget i høst velge følgende grupper av meddommere/ lagrettemedlemmer: Lagrettemedlemmer/meddommere til lagmannsretten Meddommere til tingretten Jordskiftemeddommere til jordskifteretten I tillegg skal kommunen fremme forslag til skjønnsmedlemmer som velges av fylkeskommunen. Det er viktig at kommunen gjennomfører valgene og rapporterer utfallet av valgene innen de frister som er satt opp i domstolloven for at saksavviklingen i domstolene ikke skal forsinkes eller stoppe opp. Aktuelle frister for kommunens arbeid med valg av lagrettemedlemmer og meddommere er som følger: 1. mars 2016 domstolleder skal varsle kommunen om antall medlemmer i utvalget, domstolloven 64/65 begge andre ledd 1. juli 2016 kommunen skal ha gjennomført valget, domstolloven 66 første ledd 15. september 2016 kommunen skal ha sendt inn listene over de som er valgt, domstolloven 69 andre ledd Kommunen vil få beskjed om hvor mange medlemmer som skal velges til den enkelte utvalg av domstolleder ved de aktuelle domstoler. Domstolleder har frist til 1. mars 2016 med å varsle kommunen om antall personer i de ulike valgene. Det er viktig at kommunene følger opp domstolenes melding om hvor mange de skal velge innen hver gruppe og at de ikke velger for få personer i noen av gruppene. På samme måte skal kommunene heller ikke velge for mange personer til noen av gruppene. Personer kan velges enten til lagmannsretten eller til tingretten, men ikke begge steder, domstolloven 68 siste ledd. De som velges enten til tingretten eller lagmannsrett, kan imidlertid velges til jordskiftemeddommere eller foreslås som skjønnsmedlem. Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Besøksadresse Dronningensgt. 2 Telefon Organisasjonsnr E-post postmottak@domstoladministrasjonen.no Side 182

183 Side 2 av 3 15/ Når kommunene skal velge personer til de forskjellige utvalgene, er det viktig at kommunene sørger for at utvalgene blir representative i forhold til kommunens befolkning, domstolloven 67. Dette innebærer at man foruten å ta hensyn til alder blant annet også må ta hensyn etnisk bakgrunn og kultur. Krav til de som velges går fram av vedlagte notat. Kravene gjelder alle grupper meddommere og skjønnsmedlemmer, med unntak av at skjønnsmedlemmer kan være over 70 år på det tidspunkt perioden starter. Vi vil i et senere brev komme tilbake med informasjon om hvordan utfallet av valget skal rapporteres til domstolene. Dette vil skje elektronisk. Jordskiftemeddommere nytt denne gang Ny jordskiftelov 2-5 bestemmer at hver kommune skal velge et like antall menn og kvinner som jordskiftemeddommere. Jordskifteretten skal heretter fastsette antallet jordskiftemeddommere i jordskiftesognet slik at hvert medlem antall å kunne gjøre tjeneste en gang i løpet av valgperioden. Jordskifterettslederen fordeler antallet jordskiftemeddommere mellom kommunene i jordskiftesognet slik at hver kommune skal velge minst en kvinne og en mann til utvalget. Det må derfor påregnes at kommunen skal velge et annet antall jordskiftemeddommere enn ved tidligere valg. I områder med reindrift er ønskelig at også denne kunnskapen er representert blant jordskiftemeddommerne. I tillegg bør kommunen ta hensyn til at jordskiftemeddommere som regel deltar på befaringer i skog og mark. Dette gjør at man må legge vekt på at jordskiftemeddommere kan ferdes i terrenget. Skjønnsmedlemmer Kommunen skal også komme ved forslag til skjønnsmedlemmer som velges av fylkeskommunen. Det er viktig at man her opplyser hvilket fag de som foreslås har kyndighet i. Selv om det ikke her er noe krav om fordeling mellom menn og kvinner, bør man etterstrebe at begge kjønn er godt representert. På samme måte som for jordskiftemeddommere er det ønskelig med skjønnsmedlemmer med kunnskap om reindrift i områder hvor det er slik virksomhet, samt at de har mulighet for å ferdes i terrenget der dette er nødvendig. Fylkeskommunenes frist for å velge skjønnsmedlemmer er 15. oktober 2016, og utfallet av valget skal rapporteres innen 1. november 2016, skjønnsprosessloven 14. Med hilsen Solveig Moen avdelingsdirektør Terje Karterud seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Notat om bestemmelser om valg av lagrettemedlemmer og meddommere Kommunebrev vedlegg Side 183

184 Side 184 Side 3 av 3 15/

185 NOTAT Bestemmelser om valg av lagrettemedlemmer og meddommere. Innledning Det er domstolleder som bestemmer antallet medlemmer i utvalgene, og som fordeler dette antallet mellom kommunene. Utgangspunktet er at hvert utvalgsmedlem skal gjøre tjeneste i to saker per år. Siste frist for når domstolleder skal underrette kommunen om fordelingen på kommuner er 1. mars Kommunene skal ha gjennomført valget innen 1. juli 2016 og rapportere utfallet av valget innen 15. september Personer som blir valgt, velges enten til lagmannsretten eller tingretten. Ingen kan velges både til lagmannsretten og tingretten, domstolloven 68 siste ledd. Personer som velges til lagmannsretten eller tingretten er imidlertid valgbare som meddommere til jordskifteretten, jordskifteloven 2-5. De kan også brukes som skjønnsmenn, skjønnsprosessloven 14. Krav til den som skal velges Kravene er nedfelt i domstolloven og består av følgende elementer: 1) Generelle krav 2) Personer utelukket på grunn av stilling 3) Personer utelukket på grunn av vandel Generelle krav Norskkunnskaper Kravet til tilstrekkelige norskkunnskaper i 70 innebærer at den som velges må kunne forstå norsk tale og tekst og selv uttrykke seg på norsk. Personlig egnethet Med personlig egnet til oppgaven menes at vedkommende må kunne følge forhandlingene i retten, forstå de problemstillingene saken reiser, ta stilling til problemstillingene og gi uttrykk for sin mening. Den som velges, må også forstå betydningen av å følge opp innkallinger, og kunne innrette seg etter regler for når det kan stilles spørsmål mv. Høyesteretts ankeutvalg har i en kjennelse 2. juni 2014 tatt stilling til spørsmålet om blinde personer kan være meddommere. På grunn av at de var avhengig av at andre tolket eller forklarte bevis som ble lagt fram for dem, kom Høyesteretts ankeutvalg til at blinde ikke kunne være meddommere. Aldersgrenser Domstoladministrasjonen, postboks 5678 Sluppen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf Faks Tlf. brukerstøtte E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr Side 185

186 2 Domstolloven 70 annet ledd inneholder andre alminnelige krav til den som skal kunne velges som lagrettemedlem og meddommer. Annet ledd nr. 1 innebærer at den nedre aldersgrensen for å kunne velges er 21 år, og at det er en øvre aldersgrense på 70 år. Begge grensene gjelder alder ved valgperiodens start, 1. januar Dette betyr at de som velges må være født etter 31. desember 1946 og før 1. januar Stemmerett mv. 70 annet ledd nr. 2, 4 og 5 har regler om fradømmelse av stemmerett, innføring i folkeregisteret og statsborgerskap. Vi vil her presisere kravet om at de som velges må være innført i folkeregisteret som bosatt i kommunen på valgdagen. Økonomiske forhold 70 annet ledd nr. 3 om gjeldsforhandling, konkursbehandling og konkurskarantene avløser det tidligere kravet til vederheftighet. Kravet gjelder både på valgtidspunktet og gjennom valgperioden. Gjeldsforhandlinger, konkursbehandling eller konkurskarantene som er avsluttet før valget, hindrer ikke valg. Utelukkelse på grunn av stilling Reglene om at innehavere av visse stillinger ikke kan velges finnes i domstolloven 71, og omfatter flere typer stillinger. Visse politiske stillinger som omfattes er - statsråder - statssekretærer - statsrådenes personlige og politiske rådgivere samt - ansatte ved Statsministerens kontor. Videre kan ikke fylkesmenn og assisterende fylkesmenn velges (nr. 3). Utelukket er videre ikke bare embetsmenn i dømmende stilling, men også - konstituerte dommere, - utnevnte dommere og - ansatte ved domstolene (nr. 4). Regelen omfatter alle ansatte, uavhengig av om vedkommende deltar i behandlingen av enkeltsaker. Etter nr. 5 er alle ansatte i påtalemyndigheten, politiet og kriminalomsorgen utelukket, samt alle med begrenset politimyndighet. Personer med begrenset politimyndighet vil ofte kunne ha et annet yrke ved siden av å ha begrenset politimyndighet. Kommunene må derfor være oppmerksom på dette kravet der dette er aktuelt. Etter nr. 6 alle ansatte i Justisdepartementet, Politidirektoratet og Domstoladministrasjonen. Det samme gjelder personer i styret for Domstoladministrasjonen. Nr. 7 utelukker ansatte og studenter ved Politihøgskolen og Fengselsskolen, uavhengig av arbeidets art og om vedkommende tar del i praktisk politi- og fengselsarbeid. Praktiserende advokater og advokatfullmektiger er utelukket (nr. 8). Nr. 9 inneholder bestemmelser om utelukkelse av kommunens administrasjonssjef eller kommunerådets medlemmer i kommuner som er organisert i samsvar med kommuneloven kapittel 3, og kommunale tjenestemenn som tar direkte del i forberedelsen eller gjennomføringen av valget. Bestemmelsen er ikke fullt ut samsvarende med oppregningen Side 186

187 3 i valgloven 3-3 om hvem som er utelukket til valg til fylkestinget og kommunestyret. Den utelukker fra valg i den kommunen hvor vedkommende er ansatt, eventuelt utnevnt i. Er vedkommende bosatt i en annen kommune er han/hun ikke utelukket fra valget i bostedskommunen forutsatt at vedkommende fyller valgbarhetskravene der. Uttrykket tar direkte del i gjelder alle typer arbeid, også utførelse av teknisk pregede oppgaver. Utelukkelse på grunn av vandel Strengere krav til vandel Det er ikke bare straffens art, men også straffens lengde som er av betydning for hvor lenge en person er utelukket. Reglene finnes i domstolloven 72. Ubetinget fengsel i mer enn ett år Etter 72 første ledd nr. 1 skal idømt fengselsstraff i mer enn ett år medføre varig utelukkelse. Forvaring eller særreaksjon Etter nr. 2 den som er idømt forvaring eller særreaksjon etter 39-39c i straffeloven av 1902 eller 40 eller i straffeloven av 2005 varig utelukket. En særreaksjon er f eks dom på overføring til tvungen omsorg eller tvungent psykisk helsevern. Ubetinget fengsel i inntil ett år Den som er idømt ubetinget frihetsstraff i inntil ett år er utelukket i 15 år, regnet fra når dommen var rettskraftig (nr. 3). Betinget fengsel Den som er idømt betinget frihetsstraff uansett straffens lengde er utelukket i 10 år, regnet fra når dommen var rettskraftig (nr. 4). Bøtestraff Når det fastsettes bøtestraff, er det den generelle strafferammen for det forhold boten gjelder som er avgjørende (nr. 5). Bøtestraff for forhold med en strafferamme på mer enn ett år skal medføre utelukkelse. Det er verken botens størrelse eller den subsidiære fengselsstraffen som avgjør valgbarheten. Bøtestraff har betydning enten den er idømt i retten eller vedkommende har vedtatt et forelegg. Forenklede forelegg omfattes ikke. Betinget påtaleunnlatelse og domsutsettelse Også betinget påtaleunnlatelse og domsutsettelse medfører utelukkelse, dersom det straffbare forholdet har en strafferamme på mer enn ett år (nr. 6). Domsutsettelse betyr at retten har avsagt dom på straffeskyld, men har unnlatt i idømme straff. Samfunnsstraff Samfunnsstraff er en ubetinget reaksjon, og skal etter 72 annet ledd medføre utelukkelse i samsvar med enten nr. 1 eller 3 i første ledd, avhengig av lengden av den subsidiære fengselsstraffen. Siktelse En siktelse for et straffbart forhold medfører ikke utelukkelse fra valg. En siktelse som ikke har ført til et forelegg, skal imidlertid medføre forbigåelse ved trekningen til den enkelte sak, jf. 91 første ledd bokstav c. Side 187

188 4 Kontroll med at kandidatene tilfredsstiller kravene Kommunen plikter å kontrollere at kandidatene til valget av lagrettemedlemmer og meddommere oppfyller vilkårene etter 70-72, jf. 73. I praksis vil den nødvendige informasjonen måtte innhentes dels gjennom kontakt med den enkelte kandidat og dels ved forespørsel til strafferegisteret eller politiet. Ved henvendelser om vandel bør kommunene legge vekt på at det ikke skal innhentes mer informasjon enn det som er nødvendig for å avklare forholdet til kravene etter 72. Kommunene har også ansvar for å reagere om man i valgperioden blir kjent med at det har inntrådt forhold som gjør at et utvalgsmedlem ikke lenger er valgbar, herunder kontroll med vandel. Dersom noen av utvalgsmedlemmene kommer i en situasjon som nevnt i 70-72, skal kommunen slette vedkommende fra utvalget, jf. 76 første ledd. Domstolen skal varsles om slik sletting. Prosedyrer ved gjennomføringen av valget Domstolloven 67 stiller krav til sammensetningen av hvert av utvalgene av lagrettemedlemmer og meddommere til både lagmannsretten og tingretten. Bestemmelsen innebærer at kommunen må ta hensyn til blant annet alder, etnisk bakgrunn og kultur, og sørge for at sammensetningen av utvalgene så langt mulig blir i samsvar med befolkningen i kommunen. Kommunens vedtak vil som andre kommunale vedtak være gjenstand for lovlighetskontroll etter kommuneloven 59. Domstolloven 67 slår fast at kommunene skal oppfordre allmennheten til å foreslå kandidater. Oppfordringen kan komme til uttrykk på forskjellige måter, eksempelvis gjennom annonser i lokalpressen, på kommunens hjemmesider på internett eller ved oppslag på steder der allmennheten ferdes. Bortsett fra at allmennheten skal oppfordres til å foreslå kandidater er det opp til kommunene hvordan de vil finne frem til dem som skal velges. Regelen om at kommunene skal legge manntallet over dem som hadde stemmerett ved kommunevalget til grunn for valget til utvalgene, videreføres ikke, idet kommunene innenfor reglene om valgbarhet skal stå fritt med hensyn til hvem som velges. Siden vervet er en borgerplikt, er det i prinsippet ikke nødvendig å spørre kandidatene om de er villige til å ta valg. Men for å unngå store mengder fritakssøknader, er det i praksis behov for en viss forhåndskontakt. Domstolloven 68 angir ikke en eksplisitt frist for når formannskapet eller det faste utvalget skal ha forberedt valget. Indirekte ligger det en frist i at formannskapets eller utvalgets forslag til valg skal legges ut til alminnelig ettersyn i minst to uker før kommunestyrets valg. Selve valget, som etter annet ledd skal foretas av kommunestyret selv, reguleres av kommunelovens regler om valg, som gir anledning til forholdstallsvalg. Reglene om rekkefølgen for valgene videreføres ikke, slik at det er opp til kommunestyret hvilke utvalg som velges først, men ingen kan velges til mer enn ett av utvalgene, jf. 68. Man kan altså ikke velge samme person til å stå i utvalgene for både tingrett og lagmannsrett. Side 188

189 5 Ordningen med valg av særskilte utvalg av fagkyndige meddommere i medhold av domstolloven er opphevet. Domstolene kan oppnevne fagkyndige meddommere i den enkelte sak uavhengig av et bestemt utvalg. Fortegnelsen over lagrettemedlemmer/meddommere Etter domstolloven 69 første ledd, skal listen inneholde følgende opplysninger: Fullt navn Adresse Fødselsnummer Telefonnummer Yrke Stilling Side 189

190 Side 190

191 Side 191

192 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2015/ Joakim Damkås Valg av lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 23/ Administrasjonsutvalget 39/ Lokalstyret 38/ Administrasjonsutvalgets behandling På bakgrunn av innkomne forslag til administrasjonen og innspill i møtet fremmet administrasjonsutvalget følgende omforente forslag: Som lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden foreslås: Kvinner: -Ragnheid Skogseth -Linn Tove Øyahals Menn: -Gustav Halsvik -Mats Vadum Willmann Forslaget ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak Som lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden foreslås: Kvinner: -Ragnheid Skogseth -Linn Tove Øyahals Menn: -Gustav Halsvik -Mats Vadum Willmann Side 192

193 2015/701-9 Side 2 av 3 Anbefaling: Som lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden foreslås: Kvinner: - - Menn: - - Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har blitt bedt om å oppnevne 4 lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden Det skal være 2 kvinner og 2 menn. Det skal ikke velges varamedlemmer. Administrasjonsutvalget forbereder valget ved å finne fram til kandidater til vervene. AU sitt forslag legges så ut til alminnelig ettersyn i minst 2 uker. Det skal angis en frist for å melde inn innvendinger mot forslaget. AU skal deretter ta stilling til evt. innkomne merknader og fritaksbegjæringer, før saken går videre til endelig behandling i lokalstyret. Valget av lagrettemedlemmer/meddommere skal være gjennomført innen 1. juli Kravene til den som skal velges går fram av domstolloven 70, 71 og 72. Personer som skal velges må: - ha tilstrekkelige norskkunnskaper - være personlig egnet til oppgaven - være over 21 år og under 70 når valgperioden starter - ikke være under offentlig gjeldsforhandling, konkursbehandling eller konkurskarantene - stå registrert som bosatt i Longyearbyen - være statsborger i Norge eller et annet nordisk land, eller ha stått innført i folkeregisteret som bosatt i riket de tre siste år før valgdagen. Enkelte personer vil være utelukket fra valg på grunn av sin stilling (jfr. 71) eller på grunn av vandel (jfr. 72). Det er Longyearbyen lokalstyre sitt ansvar å kontrollere at ingen velges i strid med lovens bestemmelser. Det er ønskelig med en balansert aldersfordeling blant de som velges, at alle samfunnslag blir representert og at det velges personer med ulik etnisk bakgrunn. Personer som vært valgt tidligere kan gjenvelges. I siste periode ble disse oppnevnt fra Longyearbyen: Diana Snibsøer, Tora Hultgren, Gustav Halsvik og Arne O. Bergdal. Av disse har Diana Snibsøer flyttet til fastlandet og Arne O. Bergdal har varslet at han flytter til sommeren. Side 193

194 2015/701-9 Side 3 av 3 Det er innkommet forslag på Lind Tove Øyahals og Vigdis Jensen som nye lagrettemedlemmer/meddommere. Vurdering: Ved valg av personer til vervene må en være bevisst på de kravene loven stiller i forhold til hvem som kan velges. Det vil derfor være en fordel om det på forhånd er klargjort om personer som foreslås er valgbare og at de er villig til å ta på seg vervet. Allmennheten har blitt oppfordret til å foreslå kandidater i annonse i lokalavisen og på nettsidene til lokalstyret samt facebook. Det er ikke innkommet kandidater til administrasjonen per Vedlegg: 1 Valg av lagrettemedlemmer/meddommer til Hålogaland lagmannsrett Valg av lagrettemedlemmer og meddommere samt skjønnsmedlemmer for perioden 1. januar 2017 til 31. desember Bestemmelser om valg av lagrettemedlemmer og meddommere Side 194

195 Side 195

196 Side 196

197 Saksbehandler: Terje Karterud Direkte tlf.: Dato: Saksnr.: 15/ Arkivkode: DOMSTOL 306 Deres ref.: Samtlige kommuner Longyearbyen lokalstyre Samtlige fylkeskommuner Valg av lagrettemedlemmer og meddommere samt skjønnsmedlemmer for perioden 1. januar 2017 til 31. desember 2020 Generelt Kommunene skal etter kommunevalget i høst velge følgende grupper av meddommere/ lagrettemedlemmer: Lagrettemedlemmer/meddommere til lagmannsretten Meddommere til tingretten Jordskiftemeddommere til jordskifteretten I tillegg skal kommunen fremme forslag til skjønnsmedlemmer som velges av fylkeskommunen. Det er viktig at kommunen gjennomfører valgene og rapporterer utfallet av valgene innen de frister som er satt opp i domstolloven for at saksavviklingen i domstolene ikke skal forsinkes eller stoppe opp. Aktuelle frister for kommunens arbeid med valg av lagrettemedlemmer og meddommere er som følger: 1. mars 2016 domstolleder skal varsle kommunen om antall medlemmer i utvalget, domstolloven 64/65 begge andre ledd 1. juli 2016 kommunen skal ha gjennomført valget, domstolloven 66 første ledd 15. september 2016 kommunen skal ha sendt inn listene over de som er valgt, domstolloven 69 andre ledd Kommunen vil få beskjed om hvor mange medlemmer som skal velges til den enkelte utvalg av domstolleder ved de aktuelle domstoler. Domstolleder har frist til 1. mars 2016 med å varsle kommunen om antall personer i de ulike valgene. Det er viktig at kommunene følger opp domstolenes melding om hvor mange de skal velge innen hver gruppe og at de ikke velger for få personer i noen av gruppene. På samme måte skal kommunene heller ikke velge for mange personer til noen av gruppene. Personer kan velges enten til lagmannsretten eller til tingretten, men ikke begge steder, domstolloven 68 siste ledd. De som velges enten til tingretten eller lagmannsrett, kan imidlertid velges til jordskiftemeddommere eller foreslås som skjønnsmedlem. Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Besøksadresse Dronningensgt. 2 Telefon Organisasjonsnr E-post postmottak@domstoladministrasjonen.no Side 197

198 Side 2 av 3 15/ Når kommunene skal velge personer til de forskjellige utvalgene, er det viktig at kommunene sørger for at utvalgene blir representative i forhold til kommunens befolkning, domstolloven 67. Dette innebærer at man foruten å ta hensyn til alder blant annet også må ta hensyn etnisk bakgrunn og kultur. Krav til de som velges går fram av vedlagte notat. Kravene gjelder alle grupper meddommere og skjønnsmedlemmer, med unntak av at skjønnsmedlemmer kan være over 70 år på det tidspunkt perioden starter. Vi vil i et senere brev komme tilbake med informasjon om hvordan utfallet av valget skal rapporteres til domstolene. Dette vil skje elektronisk. Jordskiftemeddommere nytt denne gang Ny jordskiftelov 2-5 bestemmer at hver kommune skal velge et like antall menn og kvinner som jordskiftemeddommere. Jordskifteretten skal heretter fastsette antallet jordskiftemeddommere i jordskiftesognet slik at hvert medlem antall å kunne gjøre tjeneste en gang i løpet av valgperioden. Jordskifterettslederen fordeler antallet jordskiftemeddommere mellom kommunene i jordskiftesognet slik at hver kommune skal velge minst en kvinne og en mann til utvalget. Det må derfor påregnes at kommunen skal velge et annet antall jordskiftemeddommere enn ved tidligere valg. I områder med reindrift er ønskelig at også denne kunnskapen er representert blant jordskiftemeddommerne. I tillegg bør kommunen ta hensyn til at jordskiftemeddommere som regel deltar på befaringer i skog og mark. Dette gjør at man må legge vekt på at jordskiftemeddommere kan ferdes i terrenget. Skjønnsmedlemmer Kommunen skal også komme ved forslag til skjønnsmedlemmer som velges av fylkeskommunen. Det er viktig at man her opplyser hvilket fag de som foreslås har kyndighet i. Selv om det ikke her er noe krav om fordeling mellom menn og kvinner, bør man etterstrebe at begge kjønn er godt representert. På samme måte som for jordskiftemeddommere er det ønskelig med skjønnsmedlemmer med kunnskap om reindrift i områder hvor det er slik virksomhet, samt at de har mulighet for å ferdes i terrenget der dette er nødvendig. Fylkeskommunenes frist for å velge skjønnsmedlemmer er 15. oktober 2016, og utfallet av valget skal rapporteres innen 1. november 2016, skjønnsprosessloven 14. Med hilsen Solveig Moen avdelingsdirektør Terje Karterud seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Notat om bestemmelser om valg av lagrettemedlemmer og meddommere Kommunebrev vedlegg Side 198

199 Side 199 Side 3 av 3 15/

200 NOTAT Bestemmelser om valg av lagrettemedlemmer og meddommere. Innledning Det er domstolleder som bestemmer antallet medlemmer i utvalgene, og som fordeler dette antallet mellom kommunene. Utgangspunktet er at hvert utvalgsmedlem skal gjøre tjeneste i to saker per år. Siste frist for når domstolleder skal underrette kommunen om fordelingen på kommuner er 1. mars Kommunene skal ha gjennomført valget innen 1. juli 2016 og rapportere utfallet av valget innen 15. september Personer som blir valgt, velges enten til lagmannsretten eller tingretten. Ingen kan velges både til lagmannsretten og tingretten, domstolloven 68 siste ledd. Personer som velges til lagmannsretten eller tingretten er imidlertid valgbare som meddommere til jordskifteretten, jordskifteloven 2-5. De kan også brukes som skjønnsmenn, skjønnsprosessloven 14. Krav til den som skal velges Kravene er nedfelt i domstolloven og består av følgende elementer: 1) Generelle krav 2) Personer utelukket på grunn av stilling 3) Personer utelukket på grunn av vandel Generelle krav Norskkunnskaper Kravet til tilstrekkelige norskkunnskaper i 70 innebærer at den som velges må kunne forstå norsk tale og tekst og selv uttrykke seg på norsk. Personlig egnethet Med personlig egnet til oppgaven menes at vedkommende må kunne følge forhandlingene i retten, forstå de problemstillingene saken reiser, ta stilling til problemstillingene og gi uttrykk for sin mening. Den som velges, må også forstå betydningen av å følge opp innkallinger, og kunne innrette seg etter regler for når det kan stilles spørsmål mv. Høyesteretts ankeutvalg har i en kjennelse 2. juni 2014 tatt stilling til spørsmålet om blinde personer kan være meddommere. På grunn av at de var avhengig av at andre tolket eller forklarte bevis som ble lagt fram for dem, kom Høyesteretts ankeutvalg til at blinde ikke kunne være meddommere. Aldersgrenser Domstoladministrasjonen, postboks 5678 Sluppen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf Faks Tlf. brukerstøtte E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr Side 200

201 2 Domstolloven 70 annet ledd inneholder andre alminnelige krav til den som skal kunne velges som lagrettemedlem og meddommer. Annet ledd nr. 1 innebærer at den nedre aldersgrensen for å kunne velges er 21 år, og at det er en øvre aldersgrense på 70 år. Begge grensene gjelder alder ved valgperiodens start, 1. januar Dette betyr at de som velges må være født etter 31. desember 1946 og før 1. januar Stemmerett mv. 70 annet ledd nr. 2, 4 og 5 har regler om fradømmelse av stemmerett, innføring i folkeregisteret og statsborgerskap. Vi vil her presisere kravet om at de som velges må være innført i folkeregisteret som bosatt i kommunen på valgdagen. Økonomiske forhold 70 annet ledd nr. 3 om gjeldsforhandling, konkursbehandling og konkurskarantene avløser det tidligere kravet til vederheftighet. Kravet gjelder både på valgtidspunktet og gjennom valgperioden. Gjeldsforhandlinger, konkursbehandling eller konkurskarantene som er avsluttet før valget, hindrer ikke valg. Utelukkelse på grunn av stilling Reglene om at innehavere av visse stillinger ikke kan velges finnes i domstolloven 71, og omfatter flere typer stillinger. Visse politiske stillinger som omfattes er - statsråder - statssekretærer - statsrådenes personlige og politiske rådgivere samt - ansatte ved Statsministerens kontor. Videre kan ikke fylkesmenn og assisterende fylkesmenn velges (nr. 3). Utelukket er videre ikke bare embetsmenn i dømmende stilling, men også - konstituerte dommere, - utnevnte dommere og - ansatte ved domstolene (nr. 4). Regelen omfatter alle ansatte, uavhengig av om vedkommende deltar i behandlingen av enkeltsaker. Etter nr. 5 er alle ansatte i påtalemyndigheten, politiet og kriminalomsorgen utelukket, samt alle med begrenset politimyndighet. Personer med begrenset politimyndighet vil ofte kunne ha et annet yrke ved siden av å ha begrenset politimyndighet. Kommunene må derfor være oppmerksom på dette kravet der dette er aktuelt. Etter nr. 6 alle ansatte i Justisdepartementet, Politidirektoratet og Domstoladministrasjonen. Det samme gjelder personer i styret for Domstoladministrasjonen. Nr. 7 utelukker ansatte og studenter ved Politihøgskolen og Fengselsskolen, uavhengig av arbeidets art og om vedkommende tar del i praktisk politi- og fengselsarbeid. Praktiserende advokater og advokatfullmektiger er utelukket (nr. 8). Nr. 9 inneholder bestemmelser om utelukkelse av kommunens administrasjonssjef eller kommunerådets medlemmer i kommuner som er organisert i samsvar med kommuneloven kapittel 3, og kommunale tjenestemenn som tar direkte del i forberedelsen eller gjennomføringen av valget. Bestemmelsen er ikke fullt ut samsvarende med oppregningen Side 201

202 3 i valgloven 3-3 om hvem som er utelukket til valg til fylkestinget og kommunestyret. Den utelukker fra valg i den kommunen hvor vedkommende er ansatt, eventuelt utnevnt i. Er vedkommende bosatt i en annen kommune er han/hun ikke utelukket fra valget i bostedskommunen forutsatt at vedkommende fyller valgbarhetskravene der. Uttrykket tar direkte del i gjelder alle typer arbeid, også utførelse av teknisk pregede oppgaver. Utelukkelse på grunn av vandel Strengere krav til vandel Det er ikke bare straffens art, men også straffens lengde som er av betydning for hvor lenge en person er utelukket. Reglene finnes i domstolloven 72. Ubetinget fengsel i mer enn ett år Etter 72 første ledd nr. 1 skal idømt fengselsstraff i mer enn ett år medføre varig utelukkelse. Forvaring eller særreaksjon Etter nr. 2 den som er idømt forvaring eller særreaksjon etter 39-39c i straffeloven av 1902 eller 40 eller i straffeloven av 2005 varig utelukket. En særreaksjon er f eks dom på overføring til tvungen omsorg eller tvungent psykisk helsevern. Ubetinget fengsel i inntil ett år Den som er idømt ubetinget frihetsstraff i inntil ett år er utelukket i 15 år, regnet fra når dommen var rettskraftig (nr. 3). Betinget fengsel Den som er idømt betinget frihetsstraff uansett straffens lengde er utelukket i 10 år, regnet fra når dommen var rettskraftig (nr. 4). Bøtestraff Når det fastsettes bøtestraff, er det den generelle strafferammen for det forhold boten gjelder som er avgjørende (nr. 5). Bøtestraff for forhold med en strafferamme på mer enn ett år skal medføre utelukkelse. Det er verken botens størrelse eller den subsidiære fengselsstraffen som avgjør valgbarheten. Bøtestraff har betydning enten den er idømt i retten eller vedkommende har vedtatt et forelegg. Forenklede forelegg omfattes ikke. Betinget påtaleunnlatelse og domsutsettelse Også betinget påtaleunnlatelse og domsutsettelse medfører utelukkelse, dersom det straffbare forholdet har en strafferamme på mer enn ett år (nr. 6). Domsutsettelse betyr at retten har avsagt dom på straffeskyld, men har unnlatt i idømme straff. Samfunnsstraff Samfunnsstraff er en ubetinget reaksjon, og skal etter 72 annet ledd medføre utelukkelse i samsvar med enten nr. 1 eller 3 i første ledd, avhengig av lengden av den subsidiære fengselsstraffen. Siktelse En siktelse for et straffbart forhold medfører ikke utelukkelse fra valg. En siktelse som ikke har ført til et forelegg, skal imidlertid medføre forbigåelse ved trekningen til den enkelte sak, jf. 91 første ledd bokstav c. Side 202

203 4 Kontroll med at kandidatene tilfredsstiller kravene Kommunen plikter å kontrollere at kandidatene til valget av lagrettemedlemmer og meddommere oppfyller vilkårene etter 70-72, jf. 73. I praksis vil den nødvendige informasjonen måtte innhentes dels gjennom kontakt med den enkelte kandidat og dels ved forespørsel til strafferegisteret eller politiet. Ved henvendelser om vandel bør kommunene legge vekt på at det ikke skal innhentes mer informasjon enn det som er nødvendig for å avklare forholdet til kravene etter 72. Kommunene har også ansvar for å reagere om man i valgperioden blir kjent med at det har inntrådt forhold som gjør at et utvalgsmedlem ikke lenger er valgbar, herunder kontroll med vandel. Dersom noen av utvalgsmedlemmene kommer i en situasjon som nevnt i 70-72, skal kommunen slette vedkommende fra utvalget, jf. 76 første ledd. Domstolen skal varsles om slik sletting. Prosedyrer ved gjennomføringen av valget Domstolloven 67 stiller krav til sammensetningen av hvert av utvalgene av lagrettemedlemmer og meddommere til både lagmannsretten og tingretten. Bestemmelsen innebærer at kommunen må ta hensyn til blant annet alder, etnisk bakgrunn og kultur, og sørge for at sammensetningen av utvalgene så langt mulig blir i samsvar med befolkningen i kommunen. Kommunens vedtak vil som andre kommunale vedtak være gjenstand for lovlighetskontroll etter kommuneloven 59. Domstolloven 67 slår fast at kommunene skal oppfordre allmennheten til å foreslå kandidater. Oppfordringen kan komme til uttrykk på forskjellige måter, eksempelvis gjennom annonser i lokalpressen, på kommunens hjemmesider på internett eller ved oppslag på steder der allmennheten ferdes. Bortsett fra at allmennheten skal oppfordres til å foreslå kandidater er det opp til kommunene hvordan de vil finne frem til dem som skal velges. Regelen om at kommunene skal legge manntallet over dem som hadde stemmerett ved kommunevalget til grunn for valget til utvalgene, videreføres ikke, idet kommunene innenfor reglene om valgbarhet skal stå fritt med hensyn til hvem som velges. Siden vervet er en borgerplikt, er det i prinsippet ikke nødvendig å spørre kandidatene om de er villige til å ta valg. Men for å unngå store mengder fritakssøknader, er det i praksis behov for en viss forhåndskontakt. Domstolloven 68 angir ikke en eksplisitt frist for når formannskapet eller det faste utvalget skal ha forberedt valget. Indirekte ligger det en frist i at formannskapets eller utvalgets forslag til valg skal legges ut til alminnelig ettersyn i minst to uker før kommunestyrets valg. Selve valget, som etter annet ledd skal foretas av kommunestyret selv, reguleres av kommunelovens regler om valg, som gir anledning til forholdstallsvalg. Reglene om rekkefølgen for valgene videreføres ikke, slik at det er opp til kommunestyret hvilke utvalg som velges først, men ingen kan velges til mer enn ett av utvalgene, jf. 68. Man kan altså ikke velge samme person til å stå i utvalgene for både tingrett og lagmannsrett. Side 203

204 5 Ordningen med valg av særskilte utvalg av fagkyndige meddommere i medhold av domstolloven er opphevet. Domstolene kan oppnevne fagkyndige meddommere i den enkelte sak uavhengig av et bestemt utvalg. Fortegnelsen over lagrettemedlemmer/meddommere Etter domstolloven 69 første ledd, skal listen inneholde følgende opplysninger: Fullt navn Adresse Fødselsnummer Telefonnummer Yrke Stilling Side 204

205 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Kjetil Bråten Anskaffelse ny flytekai Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 17/ Administrasjonsutvalget 43/ Lokalstyret 39/ Teknisk utvalgs behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Teknisk utvalgs innstilling Lokalstyret vedtar å anskaffe en ny modul flytekai innenfor en kostnadsramme på 2 mill. kr, finansiert ved opptak av lån. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Anbefaling: Lokalstyret vedtar å anskaffe en ny modul flytekai innenfor en kostnadsramme på 2 mill. kr, finansiert ved opptak av lån. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: På oppfordring fra politisk ledelse fremmes det forslag om å utvide «Turistkaia» ytterligere i inneværende sesong. Dagens flytekai er fullt ut utnyttet og det er i størst mulig grad ønskelig å etterkomme etterspørselen etter kaiplass. Longyearbyen havn har siden 2007 bygd og utviklet «Turistkaia» med kaimoduler i takt med økt behov fra turistnæringen. Kaia var opprinnelig tenkt som en midlertidig avlastning av Bykaia for å dekke opp underskuddet med kaiplass for mindre fartøy i påvente av ny havneinfrastruktur. For inneværende sesong ble det anskaffet en ny modul på 30 meter, denne kom på plass i begynnelsen av mai, og er allerede fullt utnyttet. Samlet er kaia nå ca 104 meter lang. Trafikken med mindre skip og større charterseilbåter er økende, mer enn vi kanskje har forutsatt på kort sikt. Dette i tillegg til at båter innmeldes med behov svært sent gjør at det er vanskelig å tilrettelegge i stor nok målestokk i forkant av sesongen. Kai anskaffet i 2016 klarer ikke sammen med tidligere investeringer å tilfredsstille etterspørselen. Vi ser at det er lurt å øke kapasiteten ytterligere i inneværende sesong for å dekke opp etterslep, men også ha en nødvendig kapasitet klar for sesongen I år begynte sesongen rundt 20 mars, og i slutten av april var kapasiteten på kaia fullt ut benyttet. Longyearbyen havn sitt oppdrag er å tilrettelegge for annen næringsaktivitet. En del av dette er å tilrettelegge for en økende turistnæring Side 205

206 2016/497-1 Side 2 av 3 med et økende antall skip og fartøy som betjener turister og logistikk på Svalbard. Ny flytekaimodul kan leveres sist i august 2016 og være i drift tidlig i september. I 2016 vil det operere 4 lokalcruisebåter fra kaien med flere daglige avganger. I tillegg benyttes kaien av mindre Explorer cruiseskip, lokale charterbåter og turoperatører, et marked vi også ser er sterkt økende. For større seilcharterbåter er denne kaia eneste alternativ. For sesongen 2015 viser tallene fra havnestatistikken at andelen fartøy som benytter Turistkaia har økt betydelig. Økt bruk av kaia av lokale operatører samt økt tilreisende trafikk har bidratt til at Turistkaia i 2015 har stått for 651 betalende anløp av totalt 1163 kai anløp i havna. Dette utgjør 55% av trafikken til samtlige kaier i Longyearbyen. Omsetningen over Turistkaia i 2015 var inklusive passasjervederlag, salg av diesel og vann, på ca. 1 million kroner. Anskaffelse av en ny modul som videreføres mot øst vil ha en øvre ramme på 2 millioner kroner. Utvidelse av kaia finansieres ved låneopptak som forutsettes betjent via havnebudsjettet. Eksisterende omsetning betjener en nyinvestering og flere kaimeter forventes isolert sett å dekke egen investering i flere kaimeter. Avskrivningstid på slike investeringer er i dag 10 år, men vi ser nå at første modul som nærmer seg 10 år, strukturelt er i like god stand som de nyeste modulene. Dette betyr at vi kan forvente en reell levetid uten større vedlikehold på minimum år. Vurdering: En slik utvidelse vil raskt forbedre og legge til rette for den økende andelen lokale og tilreisende båter som går i trafikk med Longyearbyen som hjemmehavn / snuhavn i sommerhalvåret. Ny kaimodul vil sammen med vedtatte investeringer i 2016 gi fartøyene som benytter Turistkaia tilgang til kaiplass med strøm, vann og diesel på tilnærmet helårlig basis dersom fravær av is og klimatiske forhold tillater det. Utredning om fremtidig havneutvikling i Longyearbyen som utføres av Kystverket vil bli presentert sentrale myndigheter i oktober i år. Uansett utfall av regjeringens behandling av denne saken vil det måtte gå et antall år før ny og økt havneinfrastruktur vil være etablert. I perioden før ny(e) havneutvidelser kommer på plass, vil Turistkaia måtte håndtere sin del av trafikken. En utvidelse i år og ytterligere utvidelser i kommende år vil gi lokalsamfunnet og turistnæringen et rimelig og troverdig kai tilbud for alle mindre Explorer,- dagstur- og chartercruise fartøy som opererer ut fra Longyearbyen. Forslag til Svalbardmelding påpeker at viktig infrastruktur skal være offentlig. Et fundament for utbygging av et mer allsidig næringsliv i Longyearbyen er offentlig infrastruktur og spesielt for havneinfrastruktur er det knyttet sterke nasjonale interesser til eierskap. Området som i en periode kan fungere for private innretninger (vest for dagens Bykaia) er i arealplanen forutsatt utredet gjennom delplaner. Som basis for å utarbeide en delplan må det som en del av delplanarbeidet gjennomføres risikoanalyser, miljørisikovurderinger etc etc., det vil si at det vil ta tid, og store kostnader, før det er mulig å legge til rette for den type aktivitet i sjøen. For å sikre lokalt næringsliv gode utviklingsmuligheter basert på sjørettet turisme, bør Longyearbyen lokalstyre legge forholdene til rette for en ønsket og offentlig styrt utvikling. Modulbaserte flytekaier kan omdisponeres. I et fremtidig senario med en utbygging av større permanent havneinfrastruktur, kan slike moduler flyttes og omdisponeres i havnen tilpasset fremtidig disponering av sjøarealet, alternativt selges om vi ikke har behov for de. Side 206

207 2016/497-1 Side 3 av 3 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 207

208 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Inger Marie Haukalid Forslag om endring av delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre og det administrative delegasjonsreglement Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 42/ Lokalstyret 40/ Anbefaling: Lokalstyret vedtar forslag til endringer i delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre. Som en konsekvens av endringer i delegasjonsreglementet, oppdateres også det administrative delegasjonsreglementet slik at harmonisering oppnås. Saksopplysninger: I henhold til gjeldende delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre, skal reglementene om delegasjon ajourholdes. Ansvaret påligger administrasjonen i henhold til delegasjonsreglementet for Longyearbyen lokalstyre punkt 14. Likeså har de respektive utvalg eget ansvar for å vurdere behov for endring av gjeldende delegasjonsvedtak innen respektive ansvarsområder. En viser her til punkt 2.5 i det omtalte reglement. Vurdering: Administrasjonen har gjennomgått begge reglementene. Det er meldt inn behov for revidering på enkelte fagområder som følge av både lovendringer, organisatoriske endring og som følge av at mer kunnskap har skapt et økt behov for ytterligere presiseringer. Utover dette er det foretatt en språkvask av begge reglement. En vil i denne sammenheng vise til punktene i begge reglement om anmeldelse og helseforskriften. Når det gjelder de konkrete punktene i de to reglementene, vil vi henlede oppmerksomheten på følgende foreslåtte endringer: Delegasjonsreglementet for Longyearbyen lokalstyre: a) Det er presisert ytterligere hva gjelder administrasjonssjefens delegerte fullmakt i forhold til økonomisaker. Vi vil her særlig vise til pkt 11.3 i det politiske delegasjonsreglementet i forhold til sletting av gjeld, konkurs etc. Det har blitt meldt inn av økonomiavdelingen med et ønske om en ytterligere presisering. b) Det er foretatt en presisering av punkt om forskrift om persontransport med motorvogn i Longyearbyen i det politiske delegasjonsreglementet for så vidt gjelder fastsettelse av retningslinjer for tildeling. c) Avslutningsvis er det satt inn et nytt punkt 10.6 i det politiske delegasjonsreglementet som gjelder lokalstyrets nestleder. Side 208

209 2016/581-2 Side 2 av 2 Endringer i det administrative delegasjonsreglementet følger som en konsekvens av endringer i det politiske delegasjonsreglementet. I tillegg er det gjort følgende endringer: d) Videre er det foretatt en endring i forhold til ansvarsfordelingen mellom enhetsledere for barnehagene og enhetsleder barn og unge. Lederne av barnehagene har fullmakten til å fatte vedtak etter opplæringslova 5-6 og 5-7. e) Det foretatt en presisering av adgangen til å delegere videre myndigheten som leder av barnevernstjenesten i Longyearbyen. f) Presisering av grensedragningen i HMS-arbeidet mellom administrasjonen og den enkelte enhetsleder. Dette er foreslått for å sette tydeligere fokus på hvem som har det enkelte ansvar. g) Endring av delegering til administrasjonssjef og økonomisjef i pkt. 5.1 h) Nytt punkt om enhetsleder plan og utvikling For øvrig vises det de vedlagte forslagene i sin helhet. Vedlegg: 1 Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre 2 Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (administrativt) Side 209

210 Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre Vedtatt i lokalstyret xx.xx.xxxx Saksnr.: 2016/581-1 I Side 210

211 1. Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse... I 1. Om delegasjonsreglementet Generelle regler for delegasjon Hjemmel for delegering av lokalstyrets myndighet er presisert i Lov om Svalbard (Svalbardloven) Formålet med delegering av myndighet er: Retningslinjer for bruk av fullmakt Tilbakekalling av delegert myndighet Endring Videredelegering Rett til å unnlate bruk av delegert myndighet Interndelegering Kontroll Lokalstyret Lokalstyrets ansvar etter Svalbardloven: Lokalstyrets ansvar etter kommunelovens bestemmelser (basert på Svalbardloven): Lokalstyrets ansvar etter lov om miljøvern på Svalbard (Svalbardmiljøloven) Lokalstyrets ansvar etter særlover Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 fjerde ledd: Delegert fra Sysselmannen med virkning fra 1. juni Forskrift om bruk av- og orden i Longyearbyen havn Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven) Forskrift om lov om barneverntjenesters anvendelse på Svalbard Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Forskrift om revisjon m.m. for Longyearbyen lokalstyre Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Administrasjonsutvalget Delegasjon etter Svalbardloven Delegasjon etter særlover Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Oppvekst- og kulturutvalget Delegasjon etter særlover Lov om barnehager (barnehageloven) Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS... 7 I Side 211

212 7. Teknisk utvalg Delegasjon etter Svalbardloven Delegasjon etter Svalbardmiljøloven Delegasjon etter særlover Byggesaksforskriften for Longyearbyen Forskrift om brannvern på Svalbard Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven) Andre utvalg Valgstyre: Ad hoc komiteer Lokalstyreleders spesielle rolle Omfang av lokalstyreleder sin virksomhet: Arbeidsområde: Myndighet ved hastesaker: Ellers skal lokalstyrelederen: Samarbeid med administrasjonen: Lokalstyrets nestleder Administrasjonssjefen Delegasjon etter Svalbardloven Delegasjon etter særlovgivning: Arkivloven (Lov om arkiv av ) Barnehager - forståelse med barne- og familiedepartementet Barnevern - Forskrift om lov om barnevernstjenesters anvendelse på Svalbard, og delegasjon fra Barne- og familiedepartementet Byggesaksforskriften for Longyearbyen Film- og videogramlova (Lov om film og videogram av 15. mai 1987 nr. 21): Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 Skjenkebevillinger - Delegasjon fra Sysselmannen Forskrift om brannvern på Svalbard Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Forskrift om anvendelse av helselover og forskrifter for Svalbard Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Kart- og delingssaker - Svalbardloven 25 og delegasjon fra Sysselmannen «Korkpengeordningen» - Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova)...13 II Side 212

213 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven) Persontransport - Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Straffeprosessloven 62 a) Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet Tobakkskadeloven (Delegert fra sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010.) Andre særlover Andre forhold Økonomi Personalsaker Klagebehandling: Andre reglement som kan ha relevans for delegasjon: Ajourhold og justering av delegasjonsreglementet: Ikrafttredelse...15 Versjonsnummer Utarbeidet Faglig godkjent System-godkjent Sist revidert - Dato 01 MSA IMH III Side 213

214 1. Om delegasjonsreglementet Delegasjonsreglementet har som mål å klargjøre ansvar, myndighet og oppgavefordeling mellom de forskjellige politiske organer og mellom politikk og administrasjon i Longyearbyen lokalstyre. I tillegg til at det også skal klargjøre lokalstyreleders spesielle rolle. Lokalstyrets ansvar og myndighetsområde fremkommer av Svalbardlovens 5. kapittel. «Longyearbyen lokalstyre». 2. Generelle regler for delegasjon 2.1Hjemmel for delegering av lokalstyrets myndighet er presisert i Lov om Svalbard (Svalbardloven). 30 Longyearbyen skal ha et folkevalgt styre (lokalstyret), som er øverste organ i Longyearbyen lokalstyre. Lokalstyret treffer vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. 31 Longyearbyen lokalstyre kan drive virksomhet av allmenn interesse som har tilknytning til Longyearbyen og som ikke ivaretas av staten. Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Lokalstyret kan selv fastsette gebyr for slike tjenester. Gebyret skal beregnes ut fra prinsippet om selvkost. 33 Longyearbyen lokalstyres myndighetsområde er arealplanområdet for Longyearbyen slik dette fastsettes ved forskrift i medhold av lov om miljøvern på Svalbard. 36 b. Lokalstyret kan selv bestemme at administrasjonsutvalget eller et fast utvalg skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges vedkommende organ i dettes neste møte. 2.2 Formålet med delegering av myndighet er: Etablere bedre redskap for politisk styring og styrke legitimiteten til lokalstyret. Sikre rettssikkerheten til innbyggerne Sikre at enkeltavgjørelser er i samsvar med politisk mål og retningslinjer Sikre kvalitet på tjenestene Sikre effektiv ressursbruk og effektiv saksbehandling. Sikre en klar ansvarsfordeling mellom folkevalgte organer og administrasjonen 2.3 Retningslinjer for bruk av fullmakt All delegert myndighet til politisk organ eller administrasjonssjef skal utøves i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. For øvrig skal all delegert myndighet utøves innenfor de plan- og budsjettrammer og øvrige reglementer og retningslinjer som er vedtatt av lokalstyret. 2.4Tilbakekalling av delegert myndighet Den delegerte myndighet kan når som helst trekkes tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av ansvar. 1 Side 214

215 2.5 Endring Lokalstyret gir administrasjonsutvalget og de andre utvalgene ansvar for til enhver tid å vurdere behov for endring av gjeldende delegasjonsvedtak innen respektive ansvarsområder. Dette gjelder både delegasjoner gitt til politiske organer og til administrasjonssjefen Når det politiske organet finner at det er behov for endring, plikter det å fremme forslag om dette til lokalstyret. 2.6 Videredelegering Delegert myndighet til folkevalgt organ kan kun delegeres videre dersom delegasjonsreglementet uttrykkelig gir anledning til dette. Normalordningen i slike saker blir derfor at dersom et folkevalgt organ ønsker å videre delegere myndighet, må dette vedtas av lokalstyret. 2.7 Rett til å unnlate bruk av delegert myndighet Folkevalgt organ eller administrasjonssjefen, kan i særlige tilfelle overlate til overordnet organ å treffe avgjørelser i saken. 2.8 Interndelegering Administrasjonssjefen kan delegere sin myndighet internt i administrasjonen, dersom ikke delegeringsvedtak/delegasjonsreglement uttrykkelig setter sperrer for dette. Administrasjonssjefen utarbeider selv, innenfor rammen av sin delegasjonsmyndighet retningslinjer for intern delegering og utøvelsen av slik delegert myndighet. 2.9 Kontroll Lokalstyret fører gjennom kontrollutvalget kontroll med at delegert myndighet utøves i samsvar med regler og intensjoner for delegering, herunder også evaluering av etablert delegeringspraksis. Revisjonen skal underrettes om all videre-/interndelegering. 3. Lokalstyret Lokalstyret er det øverste besluttende organ med overordnet ansvar for Longyearbyen lokalstyres virksomhet. Lokalstyret treffer vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret kan ikke delegere saker der det fremgår av lov at lokalstyret «selv» treffer avgjørelse, eller hvor det er klart ut fra sammenhengen eller sakens karakter at det ikke har vært meningen at avgjørelsen skulle kunne delegeres. Lokalstyret fatter selv vedtak i saker av prinsipiell karakter og overordnede planer. Lokalstyret reviderer og vedtar selv reglement for godtgjørelse for folkevalgte. 3.1 Lokalstyrets ansvar etter Svalbardloven: 35. Lokalstyret velger selv et administrasjonsutvalg på minst 5 medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer til administrasjonsutvalget velges av og blant medlemmene i lokalstyret for hele valgperioden. Administrasjonsutvalget behandler forslag til økonomiplan og årsbudsjett. For øvrig fastsetter lokalstyret selv området for administrasjonsutvalgets virksomhet. Administrasjonsutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Lokalstyret velger selv blant administrasjonsutvalgets medlemmer en leder og en nestleder. Valget foretas for hele valgperioden. Lederen leder møtene i lokalstyret og 2 Side 215

216 administrasjonsutvalget og er rettslig representant for Longyearbyen lokalstyre og undertegner på dennes vegne i alle tilfeller hvor myndigheten ikke er tildelt andre. Lokalstyret kan gi lederen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 36. Lokalstyret kan selv opprette de faste utvalg det finner hensiktsmessig. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer. Lokalstyret fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Faste utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Lokalstyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalgene, og blant medlemmene leder og nestleder. Lokalstyret kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. 36 a. Lokalstyret kan selv opprette lokalstyrekomiteer som saksforberedende organ for lokalstyret. Kommuneloven 10 a får tilsvarende anvendelse så langt den passer. 39. Lokalstyret skal selv ansette en administrasjonssjef, som er den øverste leder for Longyearbyen lokalstyres administrasjon. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lederen (administrasjonssjefen) har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i lokalstyret og alle andre folkevalgte organer. 3.2 Lokalstyrets ansvar etter kommunelovens bestemmelser (basert på Svalbardloven): Lokalstyret vedtar budsjett, økonomiplan, budsjettfullmakter, oversiktsplaner, jf. kommuneloven 44 og 45. Lokalstyret vedtar rammer for låneopptak, kjøp og salg av fast eiendom, garantiforpliktelser mv. jf. kommunelovens kapittel 9. Lokalstyret godkjenner årsregnskap og behandler årsmelding med resultatvurdering, jf. kommuneloven 48. Lokalstyret kan opprette og nedlegge kommunale foretak iht. kommunelovens 62 Lokalstyret foretar selv nødvendige suppleringsvalg av medlemmer og varamedlemmer til faste nemder og utvalg i perioden, jfr. kommuneloven 16 nr. 5. Lokalstyret har ansvar for intern tilsyn av forvaltningen jf. kommuneloven 77 og at revisjon av (kommunal og fylkeskommunal) virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk jf. kommuneloven 78. Lokalstyret plikter å ta stilling til innbyggerinitiativ jf. kommuneloven 39 a. 3.3 Lokalstyrets ansvar etter lov om miljøvern på Svalbard (Svalbardmiljøloven) Lokalstyret anbefaler arealplan for Longyearbyen planområde i henhold til Svalbardmiljøloven 52 overfor Sysselmannen som fatter endelig vedtak. Lokalstyret vedtar reguleringsplaner innenfor Longyearbyen planområde i henhold til Svalbardmiljøloven 52, så lenge det ikke er innsigelser fra statlige myndigheter. I de andre 3 Side 216

217 planområdene har planansvarlig ikke myndighet til å vedta planer, men skal legge ferdigbehandlede planforslag fram for Sysselmannen. 3.4 Lokalstyrets ansvar etter særlover Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 fjerde ledd: Delegert fra Sysselmannen med virkning fra 1. juni Lokalstyret kan gi bevilling for perioder inntil fire år eller det som er valgperioden for det representative organ som har fått delegert myndighet etter 3-1 første ledd. Kopi av alle skjenketillatelser sendes Sysselmannen til orientering Forskrift om bruk av- og orden i Longyearbyen havn. Lokalstyret anbefaler selv forskrift om bruk av- og orden i Longyearbyen havn overfor Kystverket Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Lokalstyret er i henhold til 2 skoleeier og skal oppfylle retten til grunnskoleopplæring på Svalbard. Lokalstyret kan gi forskrifter om undervisningstid ut over timerammene i forskriftene etter første leddet. Lokalstyret fastsetter selv om de vil tilby videregående opplæring, og innholdet av denne. Fylkesmannen i Troms er klageinstans Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Longyearbyen lokalstyre har forvaltningsansvar og myndighet etter denne loven innenfor området hvor lokalstyret har planmyndighet etter plan- og bygningsloven, med mindre noe annet følger av bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven, eller det er videredelegert. Lokalstyret vedtar selv havneregulativet, og reviderer strategisk havneplan Departementet er klageinstans Forskrift om lov om barneverntjenesters anvendelse på Svalbard. Lokalstyret er fra barne- og familiedepartementet av delegering myndighet og ansvar til å utføre barnevernstjenestens oppgaver innenfor Longyearbyen arealplanområde. Fylkesmannen i Troms er klageinstans Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Lokalstyret fastsetter selv rammer og hovedprioriteringer i forkant av den årlige «korkpengetildelingen» Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Lokalstyres beslutter selv hvilken type løyve som skal tildeles og hvor mange som skal tildeles innenfor de forskjellige kategorier Forskrift om revisjon m.m. for Longyearbyen lokalstyre Lokalstyret selv kan ansette revisor, eller inngå avtale med revisor i en kommune eller en distriktsrevisjon, eller inngå avtale med annen revisor om revisjon av Longyearbyen lokalstyrets virksomhet. Delegering av myndighet til Longyearbyen lokalstyre etter lov om Svalbard 4 4 Side 217

218 3.4.9 Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Longyearbyen lokalstyre skal ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. 4. Administrasjonsutvalget I medhold av Svalbardloven delegerer lokalstyret til administrasjonsutvalget myndighet til å ta avgjørelse i alle saker som det etter samme lov er adgang til å delegere til administrasjonsutvalget, og som ikke lokalstyret har vedtatt å delegere til et annet folkevalgt organ eller administrasjonssjefen, og som ikke strider imot dette reglement, lover forskrifter, vedtekter eller andre lokalstyrevedtak. Administrasjonsutvalget fungerer som økonomiutvalg. Lokalstyret delegerer til administrasjonsutvalget følgende forhold: 4.1 Delegasjon etter Svalbardloven Behandle forslag til økonomiplan og årsbudsjett, årsmelding og årsregnskap og fremme innstilling til lokalstyret i disse saker. Videre skal administrasjonsutvalget behandle saker av tverrsektoriell karakter, og andre saker som lokalstyrelederen velger å forelegge for administrasjonsutvalget. Med mindre annet følger av lov, forskrift eller forvaltningsrettslige prinsipper kan administrasjonsutvalget treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av lokalstyret, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle lokalstyret. Melding om vedtak truffet etter denne bestemmelsen skal forelegges lokalstyret på neste møte. Være Longyearbyen lokalstyres høringsorgan der det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling. Høringssaker, direkte rettet mot fagområder og hvor det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling, behandles dog i de respektive underutvalg. Saker av ikke prinsipiell karakter behandles administrativt. Avgi uttalelse der Longyearbyen lokalstyre er bedt om å uttale seg til søknader fra virksomheter som er etablert eller skal etablere seg i Longyearbyen, hvor saken er av prinsipiell betydning. I ikke prinsipielle saker delegeres dette til administrasjonssjefen. Avgjøre søknader om tilskudd til næringsformål innenfor de rammer som følger av retningslinjene for næringsfondet. Behandle og godkjenne forslag til endringer i hovedtariffavtaler (HTA) og hovedavtaler (HA). I forkant av lokale lønnsforhandlinger å fastsette profil og prinsipper for forhandlingene. Administrasjonsutvalgets medlemmer utgjør Longyearbyen lokalstyres valgstyre. Administrasjonsutvalget etablerer et forhandlingsutvalg som består av 3 medlemmer (leder, nestleder og en representant fra opposisjonen). Forhandlingsutvalget 5 Side 218

219 delegeres myndighet som administrasjonssjefens nærmeste overordnede til å inngå lederavtale, forhandle lønn etc. med han/henne. 4.2 Delegasjon etter særlover Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Longyearbyen lokalstyres myndighet etter forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen delegeres til administrasjonsutvalget. Generell oppdatering av retningslinjer til forskriften delegeres til administrasjonsutvalget. Prinsipielle endringer av retningslinjene skal vedtas av Longyearbyen lokalstyre. Utvalget delegeres myndighet til å tildele og inndra løyver. Sysselmannen er klageinstans. 5. Partssammensatt administrasjonsutvalg I henhold til hovedavtalens 4 skal partene (arbeidsgiver og arbeidstaker) ha et partssammensatt administrasjonsutvalg. Utvalget består av administrasjonsutvalget med tillegg av to representanter valgt av og blant de ansatte. Det partssammensatte administrasjonsutvalget delegeres myndighet til å treffe vedtak i saker som gjelder overordnet personal- og organisasjonspolitikk, personalpolitiske retningslinjer eller hvor det følger av lov og avtaleverk at beslutning skal fattes av partssammensatt utvalg. Delegasjonen omfatter ikke beslutninger som fører til at administrativ organisasjonsstruktur blir vesentlig endret. Slike saker skal forelegges lokalstyret for avgjørelse. Partssammensatt administrasjonsutvalg avgir innstilling til lokalstyret ved ansettelse av administrasjonssjef. 6. Oppvekst- og kulturutvalget I medhold Svalbardloven 36 gir lokalstyret oppvekst- og kulturutvalget myndighet til å ta avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde og som det etter samme lov er adgang til å delegere til utvalg. Utvalget skal likevel ikke ha myndighet til å fastsette generelle regler og retningslinjer som kan få innvirkning på flere sektorer i Longyearbyen lokalstyre, eller til å avgjøre saker som krever samordnet behandling for flere sektorer. Utvalget skal i tillegg behandle og gi innstilling til lokalstyret i de saker lokalstyreleder velger å legge fram for utvalget. Lokalstyret delegerer til oppvekst- og kulturutvalget følgende forhold: Være Longyearbyen lokalstyres høringsorgan innenfor fagområdene der det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling. Anbefale hvor kunstverk og monumenter skal plasseres i det offentlige rom. 6 Side 219

220 Dele ut erkjentligheter som Tyfusstatuett, Ungdommens kulturstipend og eventuelt andre påskjønnelser innenfor kultur og idrett. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet idrett- og kultur Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet ungdomstilbud Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet folkebibliotek. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor andre saker som grenser inn mot idrett, kultur og familiesamfunnet. Utvalget er delegert myndighet til å ivareta Longyearbyen lokalstyres interesser innenfor sine fagområder som i dag er i Kåre Tveter samlingen, Svalbardsamlingen, Svalbardhallen AL og Svalbard museum. 6.1 Delegasjon etter særlover Lov om barnehager (barnehageloven) Oppvekst- og kulturutvalget delegeres i henhold til 7 å fastsette barnehagenes vedtekter. Fylkesmannen er klageinstans i forhold til vedtak fattet av kommunen etter loven 10, 11, 16, 17 og 18 og der det følger av forskrifter gitt i medhold av denne lov Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Oppvekst- og kulturutvalget delegeres etter opplæringslova 2-2 å vedta forskrifter om skoleog feriedager i skoleåret for elevene. Forskriften skal være tilpasset avviklinga av nasjonale prøver. Oppvekst- og kulturutvalget delegeres etter opplæringslova 2-5 å angi hvilken målform som skal være hovedmål. Oppvekst- og kulturutvalget delegeres i ht. opplæringslova 2-9 å fastsette forskrifter om ordensreglement for grunnskolen. Fylkesmannen i Troms er klageinstans Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Oppvekst- og kulturutvalget delegeres myndighet til å avgjøre søknader om tilskudd fra "korkpengeordningen", innenfor vedtatte rammer og hovedprioriteringer. 7. Teknisk utvalg Lokalstyret delegerer til teknisk utvalg følgende forhold: Delegeres myndighet som Longyearbyen lokalstyres høringsorgan innenfor fagområdene der det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet vei. 7 Side 220

221 Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltene vann og avløp. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet renovasjon Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet eiendomsforvaltning. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltene energiproduksjon og distribusjon. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet havn. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet brann- og beredskap. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet byggesaksbehandling. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet oppmåling. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet plansaker. 7.1 Delegasjon etter Svalbardloven I medhold Svalbardloven 36 gir lokalstyret teknisk utvalg myndighet til å ta avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde og som det etter samme lov er adgang til å delegere til utvalg. Utvalget skal likevel ikke ha myndighet til å fastsette generelle regler og retningslinjer som kan få innvirkning på flere sektorer i Longyearbyen lokalstyre, eller til å avgjøre saker som krever samordnet behandling for flere sektorer. Utvalget skal i tillegg behandle og gi innstilling til lokalstyret i de saker lokalstyreleder velger å legge fram for utvalget. 7.2 Delegasjon etter Svalbardmiljøloven Longyearbyen lokalstyres myndighet etter Svalbardmiljøloven delegeres til teknisk utvalg, som fungerer som det faste utvalget for plansaker. Teknisk utvalg er delegert myndighet til å: Godkjenne planprogram Ta beslutninger om å legge planforslag ut til offentlig ettersyn Planspørsmål etter Svalbardmiljøloven 51 8 Side 221

222 7.3 Delegasjon etter særlover Byggesaksforskriften for Longyearbyen. Longyearbyen lokalstyres myndighet etter Byggesaksforskriften for Longyearbyen delegeres til teknisk utvalg. Klage på administrasjonssjefens vedtak etter byggesaksforskriften for Longyearbyen forelegges det faste utvalget for plansaker før saken går til klageinstansen som er Sysselmannen Forskrift om brannvern på Svalbard 2-2 Longyearbyen lokalstyres myndighet etter forskrift om brannvern på Svalbard delegeres til Teknisk utvalg. Sysselmannen er klageinstans Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Teknisk utvalg er delegert myndighet til å fungere som havnestyre i de sammenhenger det i henhold til loven er behov for å ha et havnestyre. Som havnestyre har teknisk utvalg myndighet til: Å revidere vedtekter for Longyearbyen havn. Å inngå overordnede avtaler med samarbeidspartnere i forbindelse med havneutvikling Departementet er klageinstans. 8. Andre utvalg 8.1 Valgstyre: I henhold til Valgloven (Lov om valg til Stortinget, fylkesting og lokalstyret av 28. juni 2002 nr. 57). Valgstyre delegeres myndighet til lå oppnevne stemmestyre, og til å ta avgjørelse i alle saker vedrørende valg som kan delegeres i henhold til lov og forskrift. 9. Ad hoc komiteer Delegeres ansvar for å utrede en spesifikk oppgave. Oppgaven tildeles av lokalstyret. Komiteen har ikke vedtaksfullmakt. 10. Lokalstyreleders spesielle rolle I medhold av Svalbardloven 35 gis lokalstyreleder følgende myndighet: 10.1 Omfang av lokalstyreleder sin virksomhet: Lokalstyreleder er et politisk verv som for tiden er dekket opp med en 100 % stilling Arbeidsområde: Lokalstyrelederen er Longyearbyen lokalstyre sin øverste politiske representant og representerer Longyearbyen lokalstyre i de tilfeller hvor ikke andre folkevalgte er særskilt utpekt. Han/hun underskriver, som juridisk person, på Longyearbyen lokalstyre sine vegne. 9 Side 222

223 På bakgrunn av årsmeldingen fra lokalstyreleder og lokalstyreleders arbeidsoppgaver, kan lokalstyret vurderer endring av arbeidsoppgaver og myndighet Myndighet ved hastesaker: Lokalstyreleder delegeres myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell art, som i reglementet er delegert til et politisk utvalg, dersom utsettelse av tidshensyn eller annen tvingende grunn vil være til ulempe for saken eller for den saken gjelder, og det ikke er mulig å innkalle vedkommende utvalg. Saker avgjort med hjemmel i delegasjonen i dette punktet skal forelegges lokalstyret i påfølgende møte med informasjon om beslutningen og en redegjørelse fra lokalstyreleder om grunnlaget og forutsetninger for avgjørelsen Ellers skal lokalstyrelederen: Være bindeledd mellom folkevalgte organ og administrasjonen, herunder ivareta styringsrollen. Ivareta ombudsrollen. I samarbeid med administrasjonen arbeide for å ivareta lokalstyrets spesielle interesser overfor statlige instanser, spesielt opp imot Justis- og beredskapsdepartementet, Sysselmannen, politisk ledelse nasjonalt og Troms fylkeskommune. Være Longyearbyen lokalstyre sitt ansikt utad: Pressekontakt, informasjon, markedsføring, kontakt med fastlands kommunale-, fylkeskommunale og statlige organ. Representere lokalstyret i diverse organ, som for eksempel på årsmøter og generalforsamlinger i selskaper, sammenslutninger o.l. der Longyearbyen lokalstyre er deltaker/medeier dersom det ikke er gjort særlig vedtak om annen representasjon. Holde nær kontakt med næringslivet i Longyearbyen. Dette innebærer: o Være bindeledd mot NHO Troms og Svalbard. o Være politisk bindeledd mot næringslivet i Longyearbyen på vegne av Longyearbyen lokalstyre. o Være kontaktperson mot næringsforeningen. o Arbeide for forutsigbarhet og vekst for næringslivet i Longyearbyen 10.5 Samarbeid med administrasjonen: Lokalstyreleder har sammen med administrasjonssjefen myndighet til å begjære offentlig påtale delegeres til leder av lokalstyre og administrasjonssjef i fellesskap. Lokalstyreleder har sammen med administrasjonssjefen ansvar for å lede lokalstyrets sivile beredskapsarbeid og har i krisesituasjoner fullmakter i henhold til kommunens beredskapsplan. Lokalstyreleder kan ved behov for arbeidshjelp avtale dette med administrasjonssjefen Lokalstyrets nestleder Lokalstyrets nestleder trer inn som fungerende Lokalstyreleder med de fullmakter denne er gitt ved lengre tids fravær, og/eller nærmere avtale med Lokalstyreleder. 10 Side 223

224 11. Administrasjonssjefen Administrasjonssjefen er den øverste administrative leder i Longyearbyen lokalstyre har fullmakt til å avgjøre alle saker som ikke er av prinsipiell betydning, jfr. Svalbardlovens ledd. Administrasjonssjefen kan på eget initiativ legge saker frem for politisk behandling. Lokalstyret delegerer følgende forhold til administrasjonssjefen: Høringsuttalelser av ikke prinsipiell karakter Delegasjon etter Svalbardloven I henhold til Svalbardlovens 39 skal administrasjonssjefen påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lederen (administrasjonssjefen) har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i lokalstyret og alle andre folkevalgte organer. Lokalstyret eller annet folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke lokalstyret har fastsatt noe annet Delegasjon etter særlovgivning: Arkivloven (Lov om arkiv av ) Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å ivareta lokalstyrets oppgaver etter loven med forskrifter i saker som ikke er av prinsipiell betydning Barnehager - forståelse med barne- og familiedepartementet Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter delegeres til administrasjonssjefen. Fylkesmannen i Troms er klageinstans Barnevern - Forskrift om lov om barnevernstjenesters anvendelse på Svalbard, og delegasjon fra Barne- og familiedepartementet Myndighet til å ta avgjørelser i alle enkeltsaker som behandles etter denne forskrift og lov om barnevernstjenester, delegeres til administrasjonssjefen. Fylkesmannen i Troms er klageinstans Byggesaksforskriften for Longyearbyen 2012 Myndigheten til å avgjøre byggesaker som er i samsvar med arealplanen for Longyearbyen, og hvor det ikke er behov for dispensasjoner fra planer eller annet regelverk, delegeres til administrasjonssjefen. Dispensasjonssøknader vedr etablering av midlertidige tiltak i tilknytning til turistvirksomhet innenfor hytteområdene er delegert til administrasjonssjefen. Sysselmannen er klageinstans Film- og videogramlova (Lov om film og videogram av 15. mai 1987 nr. 21): Administrasjonssjefen delegeres myndighet etter loven med forskrifter til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning. 11 Side 224

225 Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 Skjenkebevillinger - Delegasjon fra Sysselmannen Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å godkjenne skjenkestyrere og stedfortredere. Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å avgjøre søknader om tidsbegrensede endringer i eksisterende bevillinger og skjenkebevillinger for enkeltanledninger, fra det tidspunktet hvor Longyearbyen lokalstyre blir delegert denne myndigheten. Kopi av alle skjenketillatelser sendes Sysselmannen til orientering. Delegasjonsvedtakene har virkning fra 1. juni Forskrift om brannvern på Svalbard Administrasjonssjefen delegeres myndighet i henhold 2.2 å fatte enkeltvedtak etter forskriften. Sysselmannen er klageinstans Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Myndighet i henhold til forskriften delegeres til administrasjonssjefen. I en beredskapssituasjon delegeres administrasjonssjefen alle fullmakter på vegne av Longyearbyen lokalstyre Forskrift om anvendelse av helselover og forskrifter for Svalbard om helseberedskapslovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen om smittevernlovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen om folkehelselovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen om matlovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen om kosmetikklovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde. Myndighet til drift av avfallsordningen delegeres til administrasjonssjefen Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Administrasjonssjefen delegeres iht 11 myndighet til å føre kontroll med den løyvepliktige virksomheten Kart- og delingssaker - Svalbardloven 25 og delegasjon fra Sysselmannen Administrasjonssjefen har delegert myndighet til, å begjære og gjennomføre kart- og delingsforretninger. Sysselmannen er klageinstans. 12 Side 225

226 «Korkpengeordningen» - Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å: Følge opp vedtakene om utbetaling av korkpenger i tråd med vedtatte prinsipper for korkpengetildeling, herunder varsle søker om mulig inndragning av bevilgning. Avgjøre søknader om endring av bruken av tildelingen, dersom denne ikke er av vesentlig eller prinsipiell karakter. Gi tillatelse til utsettelse av utbetaling av korkpenger. Tilbakeføre korkpengebevilgninger som ikke er utbetalt, og som det ikke er gitt utsettelse for, når det har gått 2 år fra tildelingen ble vedtatt Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). Administrasjonssjefen er delegert myndighet i henhold til lov og forskrifter Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) Administrasjonssjefen er delegert myndighet til å fatte beslutningen på vegne av Longyearbyen lokalstyre Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Administrasjonssjefen delegeres myndighet etter loven med forskrifter til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning. Administrasjonssjefen delegeres etter 2-2 å vedta forskrifter om skole- og feriedager i skoleåret for elevene. Forskriften skal være tilpasset avviklinga av nasjonale prøver Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å sørge for sikkerhet og fremkommelighet i havner og i Longyearbyens sjøområde Persontransport - Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter delegeres til administrasjonssjefen Straffeprosessloven 62 a) Myndighet til å begjære offentlig påtale delegeres til lokalstyreleder og administrasjonssjef i fellesskap Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter delegeres til administrasjonssjefen. Administrasjonssjefen delegeres videre myndigheten som planansvarlig etter Svalbardmiljøloven, unntatt myndighet til å fatte enkeltvedtak og andre beslutninger som er av prinsipiell karakter. Myndighet til utslipp av avfallsvann delegeres til administrasjonssjefen i henhold til Svalbardmiljølovens Side 226

227 Tobakkskadeloven (Delegert fra sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010.) Ansvaret for å føre tilsyn med at tobakkskadeloven 12 overholdes i Longyearbyen planområde til Longyearbyen lokalstyre delegeres til administrasjonssjefen Andre særlover Oversikten over særlover er ikke uttømmende. I den grad annen særlovgivning åpner for delegering av myndighet fra lokalstyret til administrasjonssjefen, gis administrasjonssjefen fullmakt til å fatte vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning, jfr kommunelovens Andre forhold Økonomi. Administrasjonssjefen gis disponeringsfullmakten (anvisningsmyndigheten) over lokalstyrets bevilgninger. Er administrasjonssjefen inhabil utøves anvisning av lokalstyreleder. Administrasjonssjefen skal gjennom tertialrapporter informere lokalstyret om den faktiske utviklingen i inntekter og utgifter sett i forhold til de inntekter og bevilgninger som er oppført i årsbudsjettet. Det skal om nødvendig foreslås budsjettjusteringer, jfr forskrift om årsbudsjett 9 og 10. Administrasjonssjefen utarbeider forslag til finansreglement som vedtas av lokalstyret. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å foreta låneopptak og låneforvaltning samt plassering og forvaltning av overskuddslikviditet i henhold til dette reglement. Delegasjonen gjelder også undertegning av lånedokument. Administrasjonssjefen utarbeider forslag til årsbudsjett og økonomiplan. Dersom oppgaver og/eller årsverk flyttes mellom virksomhetene har administrasjonssjefen fullmakt til å tilpasse disse endringene. Administrasjonssjefen kan inngå avtaler med maksimal utstrekning på 4 år Ettergivelse og sletting av enkeltkrav opptil kr ,- Administrasjonssjefen avgjør selv: Budsjettendringer mellom enhetene av prinsipiell art Godkjenne salg av driftsmidler (må diskuteres) hvor gjenanskaffelsesverdien er over kr ,- Godkjenne salg av kunst og utsmykning Undertegning av lånedokument Inngå avtaler med maksimal utstrekning på 4 år Begjære konkurs Personalsaker Administrasjonssjefen ivaretar personalansvaret i administrasjonen med grunnlag i lover, forskrifter, hovedavtale, hovedtariffavtale, overordnet arbeidsgiverpolitikk, budsjettrammer og reglement. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å: Foreta ansettelser og oppsigelser. Administrasjonssjefen kan videre suspendere og avskjedige medarbeidere. Administrasjonssjefen godkjenner stillings- /funksjonsbeskrivelser. Det opprettes administrative ansettelsesutvalg med medbestemmelse fra de ansatte i henhold til hovedavtalens bestemmelser. 14 Side 227

228 Foreta lønnsfastsettelser og gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i henhold til vedtatt lønnspolitikk. Omplassere/overføre arbeidstaker til ny stilling. Omorganiseringer og stillingsendringer drøftes i forkant med tillitsvalgte og partssammensatt administrasjonsutvalg i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser. Opprette og nedlegge stillinger innenfor de budsjettrammer som fastsettes av lokalstyret. Avgjøre personalsaker i samsvar med gjeldende kommunale reglement. Ta avgjørelser i andre typer personalsaker som ikke er av prinsipiell art. 12. Klagebehandling: Klager behandles i henhold til reglene i forvaltningslovens 28. I henhold til fvl. 28, 2. ledd, tildeles administrasjonsutvalget myndighet som særskilt klagenemnd for alle klagesaker med flg. unntak: For enkeltvedtak fattet av administrasjonsutvalget som førsteinstans er lokalstyret med unntak av medlemmene i administrasjonsutvalget klagenemnd. For enkeltvedtak som er fattet i oppvekst- og kulturutvalget er lokalstyrets medlemmer med unntak av medlemmene i oppvekst- og kulturutvalget klagenemd. For enkeltvedtak som er fattet i teknisk utvalg er lokalstyrets medlemmer med unntak av medlemmene i teknisk utvalg klagenemd. Klagesaker etter særlov og forskrift der annen klagebehandling er angitt. 13. Andre reglement som kan ha relevans for delegasjon: Reglement for lokalstyret Finansreglement Økonomireglement Administrativt delegasjonsreglement Sentralt avtaleverk 14. Ajourhold og justering av delegasjonsreglementet: Ajourhold og justeringer på grunn av endring i lover og forskrifter er administrasjonssjefens ansvar når endringer ikke endrer på prinsippene i reglementet eller omfanget av fullmaktene i reglementet. 15. Ikrafttredelse Delegasjonen gjelder fra xxxcxxx. Fra samme tidspunkt oppheves alle tidligere gitte delegasjoner. 15 Side 228

229 Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (administrativt) Revidert xx.xx.xxxx Saksnr. 2016/581-3 I Side 229

230 1. Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse... I 1. Om delegasjonsreglementet Generelle regler for delegasjon Hjemmel for delegering av lokalstyrets myndighet er presisert i Lov om Svalbard (Svalbardloven) Formålet med delegering av myndighet er: Retningslinjer for bruk av fullmakt Tilbakekalling av delegert myndighet Administrasjonssjefen Delegasjon etter Svalbardloven Delegasjon etter særlovgivning: Arkivloven (Lov om arkiv av ) Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 Skjenkebevillinger - Delegasjon fra Sysselmannen Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Forskrift om anvendelse av helselover og forskrifter for Svalbard og Jan Mayen om helseberedskapslovens anvendelse for Svalbard om smittevernlovens anvendelse for Svalbard om folkehelselovens anvendelse for Svalbard om matlovens anvendelse for Svalbard om kosmetikklovens anvendelse for Svalbard Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen "Korkpengeordningen" - Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) Persontransport - Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Straffeprosessloven 62 a) Tobakkskadeloven (Delegert fra sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010.) Andre særlover Personalsaker Administrasjonssjefen: Personalsjefen: Enhetsledere: Økonomi... 5 I Side 230

231 5.1 Administrasjonssjefen Økonomisjefen: Enhetsledere: Fagdelegasjoner Enhetsleder barn og unge Forskrift om fosterhjem Barnevern - Forskrift om lov om barnevernstjenesters anvendelse på Svalbard og delegasjon fra Barne- og familiedepartementet Enhetsleder barnehage Barnehager Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Øvrig Enhetsleder kultur og idrett: Film- og videogramlova (Lov om film og videogram av 15. mai 1987 nr. 21): Grunnopplæringa-Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Enhetsleder skole Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Forskrift til opplæringslova Enhetsleder teknisk: Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde Kart- og delingssaker - Svalbardloven 25 og delegasjon fra Sysselmannen Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet av juli Enhetsleder plan og utvikling Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet av juli Byggesaksforskriften for Longyearbyen Enhetsleder brann- og redning Forskrift om brannvern på Svalbard Enhetsleder havn: Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven) Klagebehandling: Andre dokumenter som kan ha relevans for delegasjon: Ajourhold og justering av delegasjonsreglementet: Ikrafttredelse... 9 II Side 231

232 Versjonsnummer Utarbeidet Faglig godkjent System-godkjent Sist revidert - Dato 01 MSA MSA IMH III Side 232

233 1. Om delegasjonsreglementet Det administrative delegasjonsreglementet har som mål å klargjøre ansvar, myndighet og oppgavefordeling mellom administrasjonssjefen og enhetslederne i Longyearbyen lokalstyre. Det politiske delegasjonsreglementet ligger over det administrative og danner de overordnede føringene for delegasjon. Organiseringen legger føringer for delegasjonene. I en tonivå-modell gir første nivå (administrasjonssjefen og sektorsjefer) store fullmakter videre til nivå to som er enhetslederne. Dette skal sikre en rask og effektiv tjenesteproduksjon. Lederne av enhetene skal gis den myndighet som er nødvendig for å sikre enhetens totale drift. Delegeringen skal også sikre effektiv arbeidsfordeling mellom administrasjonssjef og enhetsledere slik at strategitenkning og utvikling blir ivaretatt. Sektorsjefene har administrasjonssjefens fullmakter innenfor sine fagområder. Der det er angitt at «administrasjonssjefen avgjør selv» eller lignende menes at administrasjonssjefen, sektorsjef oppvekst og kultur eller sektorsjef teknisk er den som utøver myndigheten. 2. Generelle regler for delegasjon 2.1 Hjemmel for delegering av lokalstyrets myndighet er presisert i Lov om Svalbard (Svalbardloven). Det politiske delegasjonsreglement ble vedtatt av lokalstyret i møte , sak PS 17/2014. Dette danner grunnlaget for det administrative delegasjonsreglementet. Utdrag fra det politiske delegasjonsreglementet: 2.2 Formålet med delegering av myndighet er: Etablere bedre redskap for politisk styring og styrke legitimiteten til lokalstyret. Sikre rettssikkerheten til innbyggerne Sikre at enkeltavgjørelser er i samsvar med politisk mål og retningslinjer Sikre kvalitet på tjenestene Sikre effektiv ressursbruk og effektiv saksbehandling. Sikre en klar ansvarsfordeling mellom folkevalgte organer og administrasjonen 2.3 Retningslinjer for bruk av fullmakt All delegert myndighet til politisk organ eller administrasjonssjef skal utøves i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. For øvrig skal all delegert myndighet utøves innenfor de plan- og budsjettrammer og øvrige reglementer og retningslinjer som er vedtatt av lokalstyret. 2.4 Tilbakekalling av delegert myndighet Den delegerte myndighet kan når som helst trekkes tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av ansvar. 1 Side 233

234 3. Administrasjonssjefen Administrasjonssjefen er den øverste administrative leder i Longyearbyen lokalstyre og har fullmakt til å avgjøre alle saker som ikke er av prinsipiell betydning, jfr Svalbardlovens ledd. Administrasjonssjefen kan på eget initiativ legge saker frem for politisk behandling. I alle saker som legges frem for politiske organ skal normalt alternativer vurderes i henhold til prosedyre for saksbehandling Administrasjonssjefen avgjør selv: Høringsuttalelser av ikke prinsipiell karakter. Saker som i henhold til delegasjon fra lokalstyret er lagt til administrasjonssjefen: 3.1 Delegasjon etter Svalbardloven I henhold til Svalbardlovens ledd skal administrasjonssjefen påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lederen (administrasjonssjefen) har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i lokalstyret og alle andre folkevalgte organer. Lokalstyret eller annet folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke lokalstyret har fastsatt noe annet. 3.2 Delegasjon etter særlovgivning: Arkivloven (Lov om arkiv av ) Myndighet til å ivareta lokalstyrets oppgaver etter loven med forskrifter i saker som ikke er av prinsipiell betydning, jfr. forskrift om offentlige arkiv 1-1 jfr. svalbardloven Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 Skjenkebevillinger - Delegasjon fra Sysselmannen Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å godkjenne skjenkestyrere og stedfortredere. Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å avgjøre søknader om tidsbegrensede endringer i eksisterende bevillinger og skjenkebevillinger for enkeltanledninger, fra det tidspunktet hvor Longyearbyen lokalstyre blir delegert denne myndigheten. Kopi av alle skjenketillatelser sendes Sysselmannen til orientering. Delegasjonsvedtakene har virkning fra 1. juni Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Myndighet i henhold til forskriften delegeres til administrasjonssjefen. I en beredskapssituasjon delegeres administrasjonssjefen alle fullmakter på vegne av lokalstyret Forskrift om anvendelse av helselover og forskrifter for Svalbard og Jan Mayen om helseberedskapslovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen om smittevernlovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen 2 Side 234

235 om folkehelselovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen om matlovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen om kosmetikklovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Administrasjonssjefen delegeres iht 11 myndighet til å føre kontroll med den løyvepliktige virksomheten "Korkpengeordningen" - Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å: Følge opp vedtakene om utbetaling av korkpenger i tråd med vedtatte prinsipper for korkpengetildeling, herunder varsle søker om mulig inndragning av bevilgning. Avgjøre søknader om endring av bruken av tildelingen, dersom denne ikke er av vesentlig eller prinsipiell karakter. Gi tillatelse til utsettelse av utbetaling av korkpenger. Tilbakeføre korkpengebevilgninger som ikke er utbetalt, og som det ikke er gitt utsettelse for, når det har gått 2 år fra tildelingen ble vedtatt Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å fastsette skole- og feriedager i skoleåret for elevene i henhold til forskrift om skole-og feriedager i skoleåret for elever gitt i ht Dette skal være tilpasset avviklinga av nasjonale prøver Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). Administrasjonssjefen er delegert myndighet i henhold til lov og forskrifter Persontransport - Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Administrasjonssjefen er delegert myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter Straffeprosessloven 62 a) Administrasjonssjefen lokalstyreleder i fellesskap er delegert myndighet til å begjære offentlig påtale Tobakkskadeloven (Delegert fra sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010.) Administrasjonssjefen er delegert myndighet å føre tilsyn med at tobakkskadeloven 12 overholdes i Longyearbyen planområde. 3.3 Andre særlover Oversikten over særlover er ikke uttømmende. I den grad annen særlovgivning åpner for delegering av myndighet fra lokalstyret til administrasjonssjefen, gis administrasjonssjefen fullmakt til å fatte vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning, jfr 3 Side 235

236 jfr. Svalbardloven Personalsaker Aktuelle lover, forskrifter, hovedavtale, hovedtariffavtale, overordnet arbeidsgiverpolitikk og reglement gir føringer for utøvelse av delegasjonene. 4.1 Administrasjonssjefen: Delegasjon fra lokalstyret til administrasjonssjefen: Administrasjonssjefen ivaretar personalansvaret i administrasjonen med grunnlag i lover, forskrifter, hovedavtale, hovedtariffavtale, overordnet arbeidsgiverpolitikk, budsjettrammer og reglement. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å: Foreta ansettelser og oppsigelser. Administrasjonssjefen kan videre suspendere og avskjedige medarbeidere. Det opprettes administrative ansettelsesutvalg med medbestemmelse fra de ansatte i henhold til hovedavtalens bestemmelser. Foreta lønnsfastsettelser og gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i henhold til vedtatt lønnspolitikk. Omplassere/overføre arbeidstaker til ny stilling. Omorganiseringer og stillingsendringer drøftes i forkant med tillitsvalgte og partssammensatt administrasjonsutvalg i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser. Opprette og nedlegge stillinger innenfor de budsjettrammer som fastsettes av lokalstyret. Avgjøre personalsaker i samsvar med gjeldende kommunale reglement. Ta avgjørelser i andre typer personalsaker som ikke er av prinsipiell art. Administrasjonssjefen godkjenner stillings-/funksjonsbeskrivelser. Administrasjonssjefen avgjør selv: Foreta oppsigelser, suspensjoner og avskjedige medarbeidere. Ansetter sektorsjefer, ansatte i stab og enhetsledere. Det opprettes administrative ansettelsesutvalg med medbestemmelse fra de ansatte i henhold til hovedavtalens bestemmelser. Omorganiseringer og stillingsendringer, som drøftes i forkant med tillitsvalgte og partssammensatt administrasjonsutvalg i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser. Godkjenne stillingsbeskrivelser for sektorsjefer, enhetsledere og stillinger i stab. 4.2 Personalsjefen: Foreta lønnsfastsettelser og gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i henhold til vedtatt lønnspolitikk. Godkjenne lønnsforskudd. Omplassere/overføre arbeidstaker til ny stilling. Personalsaker av prinsipiell art. Det overordnede og koordinerende HMS-ansvaret for virksomheten. 4 Side 236

237 4.3 Enhetsledere: Ansetter medarbeidere innenfor egen enhet og årsbudsjett. Det opprettes administrative ansettelsesutvalg med medbestemmelse fra de ansatte i henhold til hovedavtalens bestemmelser. Løpende personaloppfølging i egen enhet. Temaer som HMS, brann, sikkerhet- og beredskap og arbeidsmiljø har enhetsleder ansvar for jevnlig å sette på dagsorden. Enhetsleder gjennomføre vernerunder i egen enhet årlig, men med bistand av personalavdelingen. Dersom enheten har utarbeidet en egen HMS-håndbok, særskilt for den aktuelle enheten, skal innhold, utforming, revisjon og oppfølgning eies av enhetsleder. Se nærmere pkt. 6 fagdelegasjoner. Tar avgjørelser i personalsaker som ikke er av prinsipiell art i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, hovedavtale, hovedtariffavtale og reglement. 5. Økonomi Økonomireglement, sammen med finansreglement og innkjøpsreglement gir føringer for utøvelse av delegasjonene. 5.1 Administrasjonssjefen Delegasjon fra lokalstyret til administrasjonssjefen: Administrasjonssjefen gis disponeringsfullmakten (anvisningsmyndigheten) over lokalstyrets bevilgninger. Er administrasjonssjefen inhabil utøves anvisning av lokalstyreleder. Administrasjonssjefen skal gjennom tertialrapporter informere lokalstyret om den faktiske utviklingen i inntekter og utgifter sett i forhold til de inntekter og bevilgninger som er oppført i årsbudsjettet. Det skal om nødvendig foreslås budsjettjusteringer, jfr forskrift om årsbudsjett 9 og 10. Administrasjonssjefen utarbeider forslag til finansreglement som vedtas av lokalstyret. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å foreta låneopptak og låneforvaltning samt plassering og forvaltning av overskuddslikviditet i henhold til dette reglement. Delegasjonen gjelder også undertegning av lånedokument. Administrasjonssjefen utarbeider forslag til årsbudsjett og økonomiplan. Dersom oppgaver og/eller årsverk flyttes mellom virksomhetene har administrasjonssjefen fullmakt til å tilpasse disse endringene. Administrasjonssjefen kan inngå avtaler med maksimal utstrekning på 4 år Ettergivelse og sletting av enkeltkrav opptil kr ,- Administrasjonssjefen avgjør selv: Budsjettendringer mellom enhetene av prinsipiell art Godkjenne salg av driftsmidler hvor gjenanskaffelsesverdien er over kr ,- Godkjenne salg av kunst og utsmykning Undertegning av lånedokument Inngå avtaler med maksimal utstrekning på 4 år Begjære konkurs. 5.2 Økonomisjefen: Utarbeide reglement for finansforvaltning, reglement for innkjøp økonomireglement Gjennomføre låneopptak og låneforvaltning, samt plassering og forvaltning av overskuddslikviditet Utarbeide samlet forslag til årsbudsjett og økonomiplan Utarbeide tertialrapporter 5 Side 237

238 Budsjettendringer mellom enhetene av ikke-prinsipiell art Inngå betalingsavtaler som ikke strekker seg ut over 1 år Ettergivelse og sletting av enkeltkrav innenfor en ramme på kr Innfordring, tvangssalg og avtaler i henhold til gjeldsordning Melde krav i konkursbo og tapsføre konstaterte tap (ingen beløpsgrense) Disponere Longyearbyen lokalstyre sine bankkonti Vurdere, samt eventuelt tapsføre fordringer ved årsskifte (ingen beløpsgrense) Avslutte drifts- og investeringsregnskapet 5.3 Enhetsledere: Enhetslederne har det økonomiske ansvaret og disposisjonsfullmakt innenfor egen enhet. Anvendelse av vedtatt driftsbudsjett innenfor netto budsjettramme og vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme for det enkelte investeringsprosjekt for egen enhet skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Har fullmakt til å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan innen enhetens ansvarsområde. Budsjettkorrigeringer innenfor eget driftsbudsjett og nettoramme. Har fullmakt til å inngå avtaler innenfor gjeldende års driftsbudsjett. Salg av drifts- og anleggsmidler hvor gjenanskaffelsesverdien er under kr ,-. 6. Fagdelegasjoner. Enhetsleder har det faglige ansvaret innen sin enhet. Enhetsleder har delegert myndighet fra administrasjonssjefen til å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter innen egne fagområder på vegne av Longyearbyen lokalstyre Enhetsleder har fullmakt til, og ansvar for, kvalitet, internkontroll, HMS (helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og SHA (sikkerhet helse - arbeidsmiljø når eksterne arbeider for Longyearbyen lokalstyre) innen eget fagområde. Se for øvrig pkt. 4.3 i dette reglementet. Prosjektleder delegeres fullmakter slik de er beskrevet i prosjektets PA-håndbok. 6.1Enhetsleder barn og unge Forskrift om fosterhjem Enhetsleder delegeres myndighet til å føre tilsyn med barn i fosterhjem iht Forskrift om fosterhjem 8 Fosterhjemskommunens plikt til å føre tilsyn med barn i fosterhjem Barnevern - Forskrift om lov om barnevernstjenesters anvendelse på Svalbard og delegasjon fra Barne- og familiedepartementet Myndighet til å ta avgjørelser i alle enkeltsaker som behandles etter denne forskrift og lov om barnevernstjenester, delegeres til enhetsleder. Fylkesmannen i Troms er klageinstans. Enhetsleder er leder for barnevernstjenesten. Enhetsleder utpeker stedfortreder som skal fungere som leder for barnevernstjenesten dersom enhetsleder er fraværende. I denne sammenheng viser en særskilt til barnevernslovens ledd om akuttvedtak, ledd og ledd Koordinering og samhandling med lokalt familievernkontor i henhold til forskrift om anvendelse av familievernkontorloven på Svalbard delegeres til enhetsleder. 6.2 Enhetsleder barnehage Til enhetsleder barnehage delegeres følgende: 6 Side 238

239 6.2.1 Barnehager Lov av 17. juni 2005 nr. 64 om barnehagar (barnehagelova) gjeld ikkje for Svalbard. Kongen har i medhald av 25 høve til å fastsetje forskrift om å gi lova verknad for Svalbard, men heimelen er ikkje blitt brukt. I praksis er det likevel intensjonane i barnehagelova som er styrande for drifta av barnehagane, og det er ingen vesentlege skilnader mellom drift av barnehagar i Longyearbyen og på fastlandet. Enhetsleder delegeres ansvar i henhold til 18 Barnehagens øvrige personale, 19 politiattest og 20 Taushetsplikt Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Henvisning til pedagogisk psykologisk tjeneste etter 5-6 og vedtak etter 5-7 om spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder Øvrig Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter delegeres til enhetsleder. Fylkesmannen i Troms er klageinstans. 6.3Enhetsleder kultur og idrett: Film- og videogramlova (Lov om film og videogram av 15. mai 1987 nr. 21): Enhetsleder delegeres myndighet etter loven med forskrifter til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell betydning Grunnopplæringa-Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Enhetsleder delegeres myndighet iht Musikk- og kulturskoletilbod. 6.4 Enhetsleder skole Til enhetsleder skole delegeres følgende: Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Enhetsleder skole (rektor) delegeres myndighet etter loven med forskrifter til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning. Enhetsleder delegeres myndighet til iht. 2-1 rett og plikt til grunnskoleopplæring, 3. og 4. ledd, 2-3 innhold og vurdering i grunnskoleopplæringa, 2-3a fritak frå aktiviteter med mer i opplæringa, 2-8 særskild språkopplæring for elevar fra språklege minoritetar, 2-11 permisjon frå den pliktige opplæringa, 3-6 oppfølgingstenesta, 10-2 krav om relevant kompetanse i undervisningsfag 4. og 5. ledd, 10-9 politiattest, 13-3d plikt for kommune og fylkeskommune til å sørgje for foreldresamarbeid, 13-7 Skolefritidsordninga Forskrift til opplæringslova Følgende i forskrift til opplæringslova delegeres til enhetsleder skole(rektor): Opplæringslova 1-1 Opplæringa i grunnskolen, 2.ledd (omdisp av inntil 5% av årstimetallet), 1-8 opplæring i framadspråk og språkleg fordjuping i grunnskolen, 1-14 opplæring i valfag på ungdomstrinnet, 1A-1 leksehjelp i grunnskolen, kap. 13 oppfølgingstenesta i vidaregåande opplæring 19-6 fylkeskommunens økonomiske ansvar for utgifter til læremidler og utstyr. Fastsette skoleruten for skoleåret i henhold til forskrift om skole- og feriedager i skoleåret for elevene jfr. opplæringslova Side 239

240 6.5 Enhetsleder teknisk: Til enhetsleder teknisk delegeres følgende: Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) Enhetsleder tekniske tjenester er delegert myndighet til å fatte beslutningen på vegne av Longyearbyen lokalstyre Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde. Myndighet til drift av avfallsordningen delegeres til enhetsleder tekniske tjenester Kart- og delingssaker - Svalbardloven 25 og delegasjon fra Sysselmannen Enhetsleder tekniske tjenester har delegert myndighet til, å begjære og gjennomføre kart- og delingsforretninger Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet av juli 2002 Myndighet til å pålegge tilknytningsplikt til avløpsanlegg etter svml. 69 og utslipp knyttet til 72 første ledd Avløps- og avfallsgebyr m.v. for Longyearbyen arealplanområde, og departementet sin kompetanse etter 15 og 17 i forskrift om miljøgifter, avfall og gebyr for avløp og avfall på Svalbard delegert til enhetsleder. Sysselmannen er klageinstans. 6.6Enhetsleder plan og utvikling Til enhetsleder plan og utvikling delegeres følgende Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet av juli 2002 Enhetsleder delegeres myndigheten som planansvarlig etter Svalbardmiljøloven og saker etter Svalbardmiljøloven 48, 54 og ledd unntatt myndighet til å fatte enkeltvedtak og andre beslutninger som er av prinsipiell karakter Byggesaksforskriften for Longyearbyen 2012 Myndigheten til å avgjøre byggesaker som er i samsvar med arealplanen for Longyearbyen, og hvor det ikke er behov for dispensasjoner fra planer eller annet regelverk, delegeres til enhetsleder. Myndigheten til å avgjøre dispensasjonssøknader vedrørende etablering av midlertidige tiltak i tilknytning til turistvirksomhet innenfor hytteområdene. Sysselmannen er klageinstans. 6.7 Enhetsleder brann- og redning Forskrift om brannvern på Svalbard Enhetsleder delegeres myndighet i henhold 2-2 å fatte enkeltvedtak etter forskriften. Sysselmannen er klageinstans. 6.8 Enhetsleder havn: Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å sørge for sikkerhet og fremkommelighet i havner og i Longyearbyens sjøområde delegeres til enhetsleder. 8 Side 240

241 7. Klagebehandling: Klager behandles i henhold til reglene i forvaltningslovens 28. I henhold til fvl. 28, 2. ledd, tildeles administrasjonsutvalget myndighet som særskilt klagenemnd for alle klagesaker med flg. unntak: For enkeltvedtak fattet av administrasjonsutvalget som førsteinstans er lokalstyret med unntak av medlemmene i administrasjonsutvalget klagenemnd. For enkeltvedtak som er fattet i oppvekst- og kulturutvalget er lokalstyrets medlemmer med unntak av medlemmene i oppvekst- og kulturutvalget klagenemd. For enkeltvedtak som er fattet i teknisk utvalg er lokalstyrets medlemmer med unntak av medlemmene i teknisk utvalg klagenemd. Klagesaker etter særlov og forskrift der annen klagebehandling er angitt. 8. Andre dokumenter som kan ha relevans for delegasjon: Politisk delegasjonsreglement Finansreglement Økonomireglement Sentralt avtaleverk Innkjøpsreglement PA-håndbok 9. Ajourhold og justering av delegasjonsreglementet: Ajourhold og justeringer på grunn av endring i lover og forskrifter er administrasjonssjefens ansvar når endringer ikke endrer på prinsippene i reglementet eller omfanget av fullmaktene i reglementet. 10. Ikrafttredelse Delegasjonen gjelder fra Fra samme tidspunkt oppheves alle tidligere gitte delegasjoner. 9 Side 241

242 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/593-1-C55 Linn Tautra Grønseth Revidering av retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyearbyen planområde Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 46/ Lokalstyret 41/ Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre vedtar å endre retningslinjer for behandling av minnesmerker og lignende i Longyearbyen planområde (vedtatt ). Longyearbyen lokalstyre vedtar retningslinjer datert Saksopplysninger: I Lokalstyret ble det vedtatt retningslinjer for behandling av minnesmerker og lignende i Longyearbyen planområde. Retningslinjene ble utformet i en tid hvor Longyearbyen lokalstyre hadde en annen organisering, med kommunale foretak. Retningslinjene kan ikke brukes direkte med dagens organisering. Vurdering: For å kunne nedsette utvalg i arbeid med fremtidige minnesmerker og lignende må retningslinjene endres i tråd med dagens organisering. Endringene må gjøres i punkt 2 b. - e., der utvalgets medlemmer er definert. I gjeldende retningslinjer er medlemmene omtalt som følger: a. Lokalstyreleder (leder av utvalget) b. Leder av styret for kultur- og fritidsforetaket c. Leder av miljø- og næringsutvalget d. Daglig leder av kultur- og fritidsforetaket e. Administrasjonssjefen v/plan- og utviklingssjefen Administrasjonen anbefaler at pkt. b. e. endres slik at de er tilpasser dagens organisering: a. Lokalstyreleder (leder av utvalget) endres ikke. b. Leder av styret for kultur- og fritidsforetaket endres til leder for Oppvekst- og kulturutvalget c. Leder av styret for kultur- og fritidsforetaket endres til leder i Teknisk utvalg d. Daglig leder av kultur- og fritidsforetaket endres til enhetsleder for Kultur og idrett. e. Administrasjonssjefen v/plan- og utviklingssjefen endres til enhetsleder for Plan og utvikling. Punkt e. viser til at plan- og utviklingssjefen tidligere satt i staben til administrasjonssjefen. Nå er planog utvikling organisert i en egen enhet. Det er lagt til grunn at plan- og utviklingssjefen i retningslinjene fra 2009 skulle være representert i utvalget. Administrasjonssjefen og sektorsjefene er sikret innsyn og medvirkning gjennom dialog enhetsledere for Kultur og idrett og Plan og utvikling. Side 242

243 2016/593-1 Side 2 av 2 Punkt 2 anbefales endret til: a. Lokalstyreleder (leder av utvalget) b. Leder av Oppvekst- og kulturutvalget c. Leder av Teknisk utvalg d. Enhetsleder Kultur og idrett e. Enhetsleder Plan og utvikling Retningslinjene blir i sin helhet som følger: 1. Lokalstyret har avgjørelsesmyndighet i saker som omhandler minnesmerker, bautaer, skulpturer el. l. på og langs offentlige veier og plasser, på grunn som festes av Longyearbyen lokalstyre med foretak, og på grunn som ligger utenfor byggeområder i arealplan. 2. Før det fremmes sak til lokalstyret skal det foreligge en innstilling fra et utvalg bestående av: a. Lokalstyreleder (leder av utvalget) b. Leder av Oppvekst- og kulturutvalget c. Leder av Teknisk utvalg d. Enhetsleder Kultur og idrett e. Enhetsleder Plan og utvikling 3. Utvalget må om nødvendig knytte til seg eller søke bistand fra noen med kunstfaglig kompetanse. 4. Utvalget skal i vurderingen av om det skal oppføres minnesmerke eller bauta over personer eller organisasjoner ta hensyn til minnesmerkets historiske verdi, og hvorvidt minnesmerket vil ha historisk betydning i framtiden. 5. Utvalget skal vurdere utforming og plassering av minnesmerket eller skulpturen i seg selv og i forhold til omgivelser, arealplan med utfyllende bestemmelser og andre bestemmelser for det aktuelle området. Utvalget skal også vurdere eventuell fundamentering, opparbeiding av arealet i umiddelbar nærhet og belysning. 6. Ingen skulptur eller minnesmerke må utformes eller plasseres slik at det kan utgjøre en fare for liv og helse. Før et minnesmerke eller skulptur settes opp, skal det foreligge vedlikeholdshåndbok som avklarer vedlikeholdsomfang og ansvar, og forsikringsavtale skal være tegnet. 7. Administrasjonssjefen har ansvar for den administrative saksbehandlingen. Vedlegg: Retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyearbyen planområde Retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyearbyen planområde Side 243

244 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Dato: Saksnr./dok.nr.: 2009/764-1 Arkiv: Saksbehandler: Vigdis Hole Notat Retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyearbyen planområde 1. Lokalstyret har avgjørelsesmyndighet i saker som omhandler minnesmerker, bautaer, skulpturer el. l. på og langs offentlige veier og plasser, på grunn som festes av Longyearbyen lokalstyre med foretak, og på grunn som ligger utenfor byggeområder i arealplan. 2. Før det fremmes sak til lokalstyret skal det foreligge en innstilling fra et utvalg bestående av: a. Lokalstyreleder (leder av utvalget) b. Leder av styret for kultur- og fritidsforetaket KF c. Leder av miljø- og næringsutvalget d. Daglig leder av kultur- og fritidsforetaket KF e. Administrasjonssjefen v/plan- og utviklingssjefen Utvalget må om nødvendig knytte til seg eller søke bistand fra noen med kunstfaglig kompetanse. 3. Utvalget skal i vurderingen av om det skal oppføres minnesmerke eller bauta over personer eller organisasjoner ta hensyn til minnesmerkets historiske verdi, og hvorvidt minnesmerket vil ha historisk betydning i framtiden. 4. Utvalget skal vurdere utforming og plassering av minnesmerket eller skulpturen i seg selv og i forhold til omgivelser, arealplan med utfyllende bestemmelser og andre bestemmelser for det aktuelle området. Utvalget skal også vurdere eventuell fundamentering, opparbeiding av arealet i umiddelbar nærhet og belysning. 5. Ingen skulptur eller minnesmerke må utformes eller plasseres slik at det kan utgjøre en fare for liv og helse. Før et minnesmerke eller skulptur settes opp, skal det foreligge vedlikeholdshåndbok som avklarer vedlikeholdsomfang og ansvar, og forsikringsavtale skal være tegnet. 6. Administrasjonssjefen har ansvar for den administrative saksbehandlingen. Side 244

245 Notat Deres referanse: Vår referanse: 2016/593-2-C55 Saksbehandler: Linn Tautra Grønseth Dato: Retningslinjer for minnesmerker ol. i Longyearbyen planområde Lokalstyret har avgjørelsesmyndighet i saker som omhandler minnesmerker, bautaer, skulpturer el. l. på og langs offentlige veier og plasser, på grunn som festes av Longyearbyen lokalstyre med foretak, og på grunn som ligger utenfor byggeområder i arealplan. 2. Før det fremmes sak til lokalstyret skal det foreligge en innstilling fra et utvalg bestående av: a. Lokalstyreleder (leder av utvalget) b. Leder av Oppvekst- og kulturutvalget c. Leder av Teknisk utvalg d. Enhetsleder Kultur og idrett e. Enhetsleder Plan og utvikling 3. Utvalget må om nødvendig knytte til seg eller søke bistand fra noen med kunstfaglig kompetanse. 4. Utvalget skal i vurderingen av om det skal oppføres minnesmerke eller bauta over personer eller organisasjoner ta hensyn til minnesmerkets historiske verdi, og hvorvidt minnesmerket vil ha historisk betydning i framtiden. 5. Utvalget skal vurdere utforming og plassering av minnesmerket eller skulpturen i seg selv og i forhold til omgivelser, arealplan med utfyllende bestemmelser og andre bestemmelser for det aktuelle området. Utvalget skal også vurdere eventuell fundamentering, opparbeiding av arealet i umiddelbar nærhet og belysning. 6. Ingen skulptur eller minnesmerke må utformes eller plasseres slik at det kan utgjøre en fare for liv og helse. Før et minnesmerke eller skulptur settes opp, skal det foreligge vedlikeholdshåndbok som avklarer vedlikeholdsomfang og ansvar, og forsikringsavtale skal være tegnet. 7. Administrasjonssjefen har ansvar for den administrative saksbehandlingen. Datert Side 245

246 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Mette Østby Flytting av bibliotek og ombygging av Næringsbygget Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 45/ Lokalstyret 42/ Anbefaling: Administrasjonen anbefaler alternativ 1, full ombygging av hele Næringsbygget. Saksopplysninger: I økonomiplanen er det avsatt midler til ombygging av Næringsbygget inkludert flytting av bibliotek. Følgende er avsatt: Prosjektnr.6314.Flytte bibliotek til Næringsbygget: 16 millioner. Prosjektnr.6315 Inventar/digitalisering/utstyr til biblioteket: 2,5 millioner. I perioden januar-april 2016 ble det arrangert en åpen anbudskonkurranse, som ble lagt ut på «Doffin». Det kom inn tilbud fra to leverandører; LNS og Sandmo & Svenkerud. Laveste anbud var fra Sandmo & Svenkerud med et pristilbud på kr 29,2 millioner. I etterkant ble det også innhentet pris fra disse to leverandørene på ombygging til kun bibliotek. Også her hadde Sandmo & Svenkerud laveste pris med et tilbud på kr 7,2 millioner. Grunnet stort sprik mellom avsatte midler og mottatte pristilbud legges denne saken frem på nytt, og det har i tillegg blitt vurdert andre alternativer. Følgende alternativer foreligger: 1. Bygge om hele Næringsbygget, som tidligere vedtatt, med følgende kostnad: Entreprisekostnad etter forhandling: Tillegg for ny fasade mot gågata: Byggeledelse/uavhengig kontroll: Leie av eksternt lokale i byggetiden for LL ansatte i 9 mnd: Uforutsett (9 %): Enova-støtte: Påløpt per 01.06: Sum: (avrundet) 2. Bygge om Næringsbygget til kun bibliotek, med følgende kostnad. Entreprisekostnad: Tillegg for ny fasade mot gågata: Byggeledelse/uavhengig kontroll: Uforutsett (9%): Enova-støtte: 0 Side 246

247 2016/452-1 Side 2 av 3 Påløpt per 01.06: Sum: (avrundet) Avsatte midler i prosjektnr.6315 er uforandret for begge alternativene 3. Tilbygg til kulturhuset for galleri og bibliotek. Saken var oppe til vurdering på strategikonferansen i Det er høyst usikkert hva denne kostnaden vil bli, da prosjektet ikke er utredet. Vi anslår at det kan ligge i størrelsesorden kr millioner. 4. Tilbygg som i pkt. 3, men med midlertidig etablering av bibliotek, som i alternativ 2. Et tilbygg kan tidligst stå ferdig om 4 år dersom det fattes vedtak i dag. Det er usikkert om leiekontrakten kan forlenges på Lompen-Senteret, med en korttidskontrakt, da huseier har planer om ombygging og rehabilitering av arealene. Det er grunn til å tro at dagens leie på ca kr per år vil bli økt ved fornyelse av kontrakt. Vurdering: En total ombygging av Næringsbygget, alternativ 1, vil gi følgende: Byutvikling. Longyearbyen Lokalstyre går foran og er en foregangsbedrift i forhold til byutvikling og vilje til å investere for i kvalitet for fremtiden. Miljø og energi. Alle tekniske anlegg vil bli skiftet ut til dagens standard. Det vil bli installert LED belysning, ventilasjonsaggregat med 95 % varmegjenvinning, behovsstyring av varme og ventilasjon og belysning. Vannlekkasjer vil forhindres, da korrosjonsutsatte rør byttes. Investeringen vil gi reduserte energikostnader. Bygget vil bli meget arealeffektivt og vil få 12 flere cellekontorer. Omstilling og sysselsetting: Longyearbyen Lokalstyre bidrar til sysselsetting innenfor byggebransjen i en tid med nedgang innenfor disse fagene. Arbeidet kan starte opp til høsten, og virkningen vil komme umiddelbart. Økonomi: Høy kostnad, men kostnaden vil komme før eller siden. Det anslås at ventilasjonsaggregatene har en levetid på 5-10 år (fra 2016). Det vil totalt sett bli langt mer kostbart å gjøre arbeidet stykkevis og delt, og belastningen på brukerne av bygget vil bli større. Bygging av kun bibliotek, alternativ 2, vil gi følgende: Byutvikling: Fasade mot gågata vil også her bli byttet, og Longyearbyen Lokalstyre vil bidra til byutvikling. Miljø og energi: Dette alternativet er ikke en investering for fremtiden i samme grad. Her beholdes de fleste tekniske anlegg (unntatt belysning) og det kan ikke forventes noen energigevinst. Dagens tekniske anlegg antas å ha en restlevetid på 5-10 år fra 2016, det vil si at det i løpet av kommende 10 års periode må påregnes å gjøre oppgradering av de tekniske anleggene. Omstilling og sysselsetting: Prosjektet er så lite at det ikke bidrar i nevneverdig grad. Side 247

248 2016/452-1 Side 3 av 3 Økonomi: Dersom utgangspunktet er fortsatt leie på Lompen-senteret, i påvente av tilbygg/annet bygg, er det en del usikre faktorer som må utredes i forhold til totaløkonomien. Det er uvisst hva leien kan bli i fremtiden, da kontrakten må reforhandles. Det er også høyst usikkert hvor lang tid det tar før et nytt tilbygg eventuelt kan stå ferdig. I alle tilfeller er det god økonomi å investere og nedbetale til seg selv. Dette arealet kan leies ut til eksterne leietagere i fremtiden, dersom det etableres et nybygg med galleri/bibliotek. Det er stor ledighet på kontorarealer i byen, etter at SNSK har nedbemannet. Ombygging fra kontor til annet type areal, virker riktig i utleiesammenheng. Nybygg, alternativ 3, vil gi følgende: Byutvikling. Longyearbyen Lokalstyre går foran og er en foregangsbedrift i forhold til byutvikling og vilje til å investere i kvalitet for fremtiden. Miljø og energi. Rent isolert, vil dette bli topp moderne bygg, som vil ha lave vedlikeholdskostnader på alle deler av bygget, interiør- og eksteriørmessig. Bygget vil ha lavt energiforbruk og kan bli et foregangsbygg for fremtidig bygging i Longyearbyen. På den annen side, det er ikke miljøvennlig å øke antall kvadratmeter i byen, uten kondemnering av tilsvarende antall kvadratmeter. Omstilling og sysselsetting: Dette byggeprosjektet vil tidligst ha spaden i jorda om 1,5-2 år. Longyearbyen Lokalstyre vil bidra med stor til sysselsetting innenfor alle fag i bygge- og anleggsbransjen, men spørsmålet er om dette kommer for seint. En del firmaer er nå i ferd med å si opp ansatte. Økonomi: Høy kostnad. Longyearbyen Lokalstyre pådrar seg også økt antall kvadratmeter som skal forvaltes og driftes. Det er usikkert hvorvidt dagens galleri kan rives/selges. Kostnaden for rehabilitering av Næringsbygget vil uansett komme på sikt. Nybygg og midlertidig etablering av bibliotek, alternativ 4, vil gi følgende: Argumentasjonen vil bli den samme som er utredet under alternativ 2 og 3 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 248

249 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/ U63 Joakim Damkås Søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 32/ Lokalstyret 27/ Lokalstyret 43/ Lokalstyrets behandling Administrasjonssjefen anbefalte at saken utsettes til neste møte, slik at den kan belyses bedre. Utsettelse ble enstemmig vedtatt. Lokalstyrets vedtak Saken utsettes. Administrasjonsutvalgets behandling Følgende omforent forslag til ny anbefaling ble fremmet etter drøfting: Arctic Tapas innvilges utvidet skjenketid fra kl til for øl og vin og brennevin for eksisterende bevilling. Øvrige momenter i søknaden avslås. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Arctic Tapas innvilges utvidet skjenketid fra kl til for øl og vin og brennevin for eksisterende bevilling. Øvrige momenter i søknaden avslås. Anbefaling: Arctic Tapas innvilges utvidet skjenketid fra kl til for øl og vin og brennevin. Tillatelsen gjelder også servering av øl- og vin uten matservering i forbindelse med øl- og vinsmaking. Søknaden om å gjøre skjenkebevillingen gjeldende også utenfor bussen når denne gjør korte stopp utenfor bybebyggelse avslås i henhold til forskrift om alkoholordningen 3-2 siste ledd. Side 249

250 2012/ Side 2 av 3 Saksopplysninger: Arctic Tapas ønsker utvidet skjenketid fra kl 11.00, samt tillatelse til skjenking av brennevin til kl 01.00, tillatelse til å skjenke øl- og vin i forbindelse med øl- og vinsmaking samt tillatelse for gjester til å medbringe alkohol utenfor bussen i forbindelse med korte stopp utenfor bybegyggelse. Arctic Tapas ønsker å kunne tilby sine gjester et glass øl eller vin i forbindelse med tilbringer og henteoppdrag på flyplassen, med nåværende skjenkeløyve er det ikke mulig å servere gjester som skal rekke tidlige fly. Videre er det ønskelig å kunne tilby brennevin som eksempelvis en avec etter måltidet fram til kl 01:00. Bakgrunnen for ønske om utvidelse i skjenkeareal er at man ønsker å legge til rette for at gjester kan stige av bussen for eksempel i forbindelse med nordlys- og midnattsolturer og ta en selfie med et glass sjampanje eller lignende. Vurdering: Administrasjonssjefens vurdering er at en utvidelse av skjenketid og skjenking i forbindelse med øl- og vinsmaking i henhold til søknad bør kunne tillates sett opp mot løyvehavers virksomhet og lokalstyrets erfaring med denne. I forskrift om alkoholordningen er det hjemmel for slik utvidelse. Utvidelsene vil først og fremst være en mindre, men praktisk tilpasning til tilreisendes behov og vurderes å ha små alkoholpolitiske konsekvenser for konsum eller karakter på tilbudet Arctic Tapas gir utover en bedre tilpasning til kundenes behov. Når det gjelder utvidelse av skjenkeareal til også å gjelde utenfor bussen legges det til grunn at man søker om å få servere utenfor lokalet. En slik tillatelse kan i henhold til forskrift om alkoholordningen på Svalbard bare gis for enkeltanledninger. Denne bør derfor avslås med henvisning til forskriften. Alternativ vurdering. I forskriften er det ingen henvisninger til en slik type ambulerende servering som man her har tillatelse til å drive. Ettersom forskriften ikke har tatt høyde for en virksomhet av slik karakter kan det argumenteres for at bussen ikke kan forstås å være et tradisjonelt lokale i forskriftens forstand og at en bevilling nødvendigvis må være en tilpasning til et særtilfelle og at en må se hen til lovgivers intensjon med aktuelle bestemmelser. I så fall kan en vurdere at arealet utenfor bussen i gitte tilfeller kan tolkes å være en del av lokalet som er omfattet av bevillingen. Det er åpenbare utfordringer med å etablere uteservering når virksomheten er i en buss. Når det gis bevilling for uteservering ved tradisjonelle skjenkesteder ligger det blant annet til grunn et hensyn til at arealet skal være naturlig avgrenset slik at man skal kunne ha kontroll med at skjenking skjer på en forsvarlig måte og at ikke omgivelsene eksempelvis barn eksponeres og sjeneres unødig. Dersom en kommer til at det er mulig å ivareta hensynene ved å begrense en utendørs skjenkebevilling kan det etter administrasjonssjefens vurdering gis bevilling som omsøkt. Ivaretakelse av slike hensyn kan gjøres ved at bevilling defineres til bare å gjelde på nærmere angitte steder og for kortere perioder utenfor bebyggelse, eventuelt også ved å definere at stoppene skal være på bestemte og nærmere angitte steder og tider samt i umiddelbar nærhet av bussen eller i en avstand angitt i meter fra bussen. Alternativ anbefaling. Arctic Tapas innvilges utvidet skjenketid fra kl til for øl og vin og brennevin. Tillatelsen gjelder også servering av øl- og vin uten matservering i forbindelse med øl- og vinsmaking. Skjenkebevillingen gjøres gjeldende også utenfor bussen i umiddelbare nærhet av denne når den gjør korte stopp utenfor bybebyggelse. Vedlegg: 1 Forskrift om alkoholordningen på Svalbard Side 250

251 2012/ Side 3 av 3 2 Vedlegg til søknad om endring av skjenkebevilling Søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas - sladdet versjon 4 Notat til søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas, med ny anbefaling 5 Tilleggsopplysninger til søknad om endret skjenkebevilling for Arctic Tapas AS 6 Kart Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 251

252 Forskrift om alkoholordningen for Svalbard Dato Departement FOR Helse- og omsorgsdepartementet Publisert I Ikrafttredelse Sist endret FOR fra Endrer Gjelder for Hjemmel Svalbard LOV Kunngjort Korttittel Forskrift om alkoholordningen for Svalbard Kapitteloversikt: Kapittel 1. Alminnelige bestemmelser ( ) Kapittel 2. Salg av alkoholholdig drikk ( ) Kapittel 3. Skjenking av alkoholholdig drikk ( ) Kapittel 3 A. Tilvirkning av alkoholholdig drikk ( 3A-1-3A-2) Kapittel 4. Andre bestemmelser ( ) Hjemmel: Fastsatt av Sosial- og helsedepartementet (nå Helse- og omsorgsdepartementet) 11. desember 1998 med hjemmel i lov 2. juni 1989 nr. 27 om omsetning av alkoholholdig drikk m.v., jf. 1-2 annet ledd. Endringer: Endret ved forskrifter 25 jan 1999 nr. 144, 11 des 2001 nr. 1514, 10 jan 2006 nr. 62 (ansv. dep.), 11 juni 2014 nr. 806, 27 juli 2015 nr. 930, 14 des 2015 nr Kapittel 1. Alminnelige bestemmelser 1-1. Forskriftens virkeområde Forskriften får anvendelse på innførsel til, utførsel fra, tilvirkning av og omsetning av alkoholholdig drikk på Svalbard med tilhørende territorialfarvann. 0 Endret ved forskrift 11 juni 2014 nr. 806 (i kraft 1 juli 2014) Definisjon av alkoholholdig drikk I denne forskrift brukes alkoholholdig drikk som fellesbetegnelse på drikker som inneholder mer enn 2,50 volumprosent alkohol, likevel slik at aldersgrensebestemmelsen i 1-5 får anvendelse på drikk mellom 0,70 og 2,50 volumprosent alkohol. Med øl forstås gjæret, udestillert drikk som er laget med tørket eller ristet malt som hovedsakelig ekstraktgivende emne. Med vin forstås drikk som er laget av druesaft ved alkoholgjæring (svakvin), herunder vin tilsatt tilvirket alkohol (sterkvin). Likt med vin regnes også drikk som er laget av frukt, bær, plantesaft eller honning ved alkoholgjæring uten tilsetting av tilvirket alkohol. Med brennevin forstås drikk som inneholder tilvirket alkohol ublandet eller i blanding med andre produkter, og som ikke er vin. Enhver drikk som inneholder mer enn 22 volumprosent alkohol regnes som brennevin. I tvilstilfelle kan departementet med bindende virkning avgjøre hvilke drikker som skal regnes som henholdsvis øl, vin og brennevin. Side 252

253 1-3. Definisjon av salg, skjenking og engrossalg Med salg forstås overdragelse av alkoholholdig drikk til forbruker mot vederlag for drikking utenfor salgsstedet. Med skjenking forstås salg for drikking på stedet. Med engrossalg forstås overdragelse av alkoholholdig drikk mot vederlag til den som har bevilling for salg eller skjenking Bevilling Innførsel, utførsel som ledd i næringsvirksomhet, tilvirkning, engrossalg, salg og skjenking av alkoholholdig drikk kan bare skje på grunnlag av bevilling eller tillatelse etter denne forskrift. Bevilling gis til den for hvis regning virksomheten drives. 0 Endret ved forskrift 11 juni 2014 nr. 806 (i kraft 1 juli 2014) Aldersgrense Salg, skjenking eller utlevering av brennevin må ikke skje til noen som er under 20 år. Salg, skjenking eller utlevering av annen alkoholholdig drikk må ikke skje til noen som er under 18 år. Den som selger eller skjenker brennevin må ha fylt 20 år, og den som selger eller skjenker annen alkoholholdig drikk må ha fylt 18 år Utøvelse av bevilling Bevillingen skal utøves på en slik måte at de vilkår som er nevnt i vedtaket og i denne forskrift til enhver tid er oppfylt, og for øvrig på en forsvarlig måte Forbud mot salg og skjenking til berusede personer Det er forbudt å selge eller skjenke alkoholholdig drikk til personer som er åpenbart beruset, eller skjenke alkoholholdig drikk på en slik måte at vedkommende må antas å bli åpenbart beruset Forbud mot salg og skjenking av øl og brennevin Salg og skjenking av øl som inneholder mer enn 7 volumprosent alkohol og brennevin som inneholder mer enn 60 volumprosent alkohol er forbudt Kortvarig opphold Midlertidig reisende til Svalbard har rett til ved innreise å medta alkoholholdig drikk til rimelig forbruk Forholdet til Bergverksordningen Innførsel av alkoholholdig drikk til Svalbard kan bare foretas etter tillatelse, jf 29 i Bergverksordningen for Spitsbergen (Svalbard) fastsatt ved kgl. res. 7. august Selskap som går inn under Bergverksordningens 30, kan fortsatt drive handel med ansatte, jf Bergverksordningen 28 og 30. Kapittel 2. Salg av alkoholholdig drikk 2-1. Retten til salg Salg av brennevin, vin og øl kan bare foretas på grunnlag av bevilling gitt av departementet, jf dog 1-10 ovenfor. Bevilling til salg omfatter rett til innførsel og engrossalg av alkohol til innehavere av skjenkebevilling samt salg til personer med alminnelig eller særskilt rett til kjøp, jf 2-3 og 2-4 nedenfor. Det kan settes vilkår for bevillingen i samsvar med alminnelige forvaltningsrettslige regler. Side 253

254 Bevillingen gis inntil videre Overskuddsutdeling Netto-overskuddet fra salg av alkoholholdig drikk i medhold av 2-1 overføres hvert år til representativt, folkevalgt organ eller andre egnede organer som fordeler dette til velferdsformål. Departementet gir nærmere bestemmelser om overskuddets fastsettelse, hvilke organ som kan fordele det til velferdsformål og etter hvilke retningslinjer fordelingen til velferdsformål skal skje. Departementet fastsetter også nærmere bestemmelser om adgangen til å sette av penger for senere tildelinger til velferdsformål Alminnelig rett til kjøp Personer som er innført i registeret for befolkningen på Svalbard, kan kjøpe følgende månedlig kvote: - inntil 2 flasker brennevin (eller inntil 4 flasker sterkvin) - inntil 0,5 flaske sterkvin (alternativt 1 flaske annenhver måned) - inntil 24 bokser eller halvflasker øl som ikke inneholder mer enn 4,75 volumprosent alkohol. Av årlig kvote kan likevel inntil 24 bokser eller halvflasker inneholde inntil 7 volumprosent alkohol. - Svakvin for rimelig forbruk. Med en flaske forstås inntil en liter alkoholholdig drikk. Aldersgrensebestemmelsene i 1-5 kommer til anvendelse. 0 Endret ved forskrift 25 jan 1999 nr. 144 (med virkning fra 1 jan 1999) Særskilt rett til kjøp Sysselmannen på Svalbard kan gi personer som bor på Svalbard eller oppholder seg der mer enn 30 dager, og som ikke har rett til kjøp etter 2-3, tillatelse til kjøp etter samme kvoteregler. Dette gjelder likevel ikke for passasjerer og mannskap på passasjerfartøy, fiske- og fangstfartøy, forskningsfartøy og marinefartøy. Tilreisende som kommer til Svalbard med rutegående fly og skal oppholde seg der mer enn 24 timer, kan kjøpe en månedskvote etter 2-3 mot fremvisning og stempling av flybillett. Ved enkeltbillett fra Svalbard kan vanlig tollfri kvote kjøpes. Sysselmannen kan gi andre tilreisende tilsvarende kvoter. For en enkelt bestemt anledning kan Sysselmannen gi tillatelse til kjøp av brennevin, sterkvin og/eller øl utover fastsatt kvote. Departementet kan gi Sysselmannen tillatelse til å kjøpe nærmere fastsatt kvote alkoholholdig drikk til bruk for representasjonsformål Kjøpetillatelser Sysselmannen er ansvarlig for utstedelsen av kjøpetillatelser og kan gi nødvendige utfyllende bestemmelser om gjennomføringen av kjøp etter 2-3 og Tidsinnskrenkninger for salg av brennevin, vin og øl etter 2-1 første ledd Salg kan skje fra kl til kl På dager før søn- og helligdager skal salget opphøre kl Dette gjelder ikke dagen før Kristi Himmelfartsdag. Salg er forbudt på søn- og helligdager, 1. og 17. mai og julaften. 0 Endret ved forskrift 27 juli 2015 nr. 930 (i kraft 1 okt 2015). Kapittel 3. Skjenking av alkoholholdig drikk 3-1. Skjenking av alkoholholdige drikker Skjenking av brennevin, vin og øl kan bare foretas på grunnlag av bevilling gitt av Sysselmannen. Avgjørelser om tildeling av Side 254

255 bevilling kan delegeres til representativt, folkevalgt organ. Bevilling til skjenking omfatter rett til innførsel for skjenking i egen virksomhet. Kontroll med innførsel skjer etter nærmere retningslinjer gitt av Sysselmannen. Det kan settes vilkår for bevillingen i samsvar med alminnelige forvaltningsrettslige regler. Bevilling kan gis for perioder inntil 2 år eller det som er valgperioden for det representative folkevalgte organ som har fått delegert myndighet etter denne bestemmelsens første ledd. Bevilling for skjenking av alkoholholdig drikk kan dessuten gis for en bestemt del av året, og for en enkelt bestemt anledning. Bevillingsmyndigheten kan beslutte at skjenkebevillinger etter fjerde ledd første punktum likevel ikke skal opphøre ved bevillingens utløp, men gjelde videre i inntil en tilsvarende periode som angitt i bestemmelsen. Lov 2. juni 1989 nr. 27 om omsetning av alkoholholdig drikk m.v. 1-6 tredje ledd annet til fjerde punktum og fjerde ledd gjelder tilsvarende for slike beslutninger. I passasjerfartøy som anløper Svalbard kan skjenking skje til personer som medfølger fartøyet når det foreligger tillatelse til dette fra fartøyets hjemland. Sysselmannen kan likevel forby skjenking når hensynet til edruelighet eller sikkerheten til sjøs tilsier dette. 0 Endret ved forskrift 14 des 2015 nr (i kraft 1 jan 2016) Omfanget av bevillingen Bevillingen kan gjelde en, flere eller alle typer alkoholholdige drikker. Bevilling for brennevin kan bare gis dersom det også er gitt bevilling for øl og vin. Bevilling for vin kan bare gis dersom det også er gitt bevilling for øl. Bevillingen kan være alminnelig eller bare gjelde skjenking til deltakere i sluttet selskap. Bevillingen gjelder for et bestemt lokale og en bestemt type virksomhet. Bevillingen kan for en enkelt anledning utvides til å gjelde også utenfor skjenkelokalet Tidsinnskrenkninger for skjenking av alkoholholdige drikker Skjenking av brennevin kan skje fra kl til Skjenking av vin og øl kan skje fra kl til Bevillingsmyndigheten, jf 3-1 første ledd, kan generelt eller for det enkelte skjenkested innskrenke eller utvide tiden for skjenking i forhold til det som følger av første ledd. Fastsatt skjenketid kan utvides for en enkelt anledning. Skjenking av brennevin mellom kl og og skjenking av øl og vin mellom kl og er forbudt. Tiden for skjenking av brennevin kan ikke fastsettes utover den tid det kan skjenkes vin og øl. Konsum av utskjenket alkoholholdig drikk må opphøre senest 30 minutter etter skjenketidens utløp. På overnattingssteder kan det skjenkes øl og vin til overnattingsgjester uten hensyn til begrensningene i denne paragraf Inndragning av skjenkebevillinger En bevilling kan inndras for resten av bevillingsperioden eller for en kortere tid dersom vilkårene i bevillingsvedtaket ikke lenger er oppfylt, eller dersom bevillingshaver ikke oppfyller sine forpliktelser etter denne forskrift Innførsel av alkoholholdig drikk til Bjørnøya og Hopen Innførsel av alkoholholdig drikk til Bjørnøya og Hopen kan bare foretas på grunnlag av tillatelse gitt av Sysselmannen. Tillatelse etter første ledd gir rett til kjøp av alkoholholholdig drikk fra innehavere av engrosbevilling på norsk fastland. Kontroll med innførsel og forbruk skjer etter nærmere retningslinjer gitt av Sysselmannen. Kapittel 3 A. Tilvirkning av alkoholholdig drikk 0 Tilføyd ved forskrift 11 juni 2014 nr. 806 (i kraft 1 juli 2014). Side 255

256 3A-1. Bevilling for tilvirkning av alkoholholdig drikk Lov 2. juni 1989 nr. 27 om omsetning av alkoholholdig drikk m.v. kapittel 6 om tilvirkning gjelder for Svalbard med unntak av 6-2 nr. 2. Forskrift 8. juni 2005 nr. 539 om engrossalg og tilvirkning av alkoholholdig drikk mv. kapittel 2 om sikring av varelager, kapittel 3 om søknadsgebyr, kapittel 4 om bevillingsgebyr, kapittel 6 om opplysninger til statistiske formål, kapittel 7 og 8 om registre og kapittel 9 om adgang til å benytte alkoholholdig drikk som gave, lønn eller utbytte, samt å selge alkohol til ansatte til eget bruk, gjelder på Svalbard. 0 Tilføyd ved forskrift 11 juni 2014 nr. 806 (i kraft 1 juli 2014). 3A-2. Innførsel, utførsel og engrossalg ved tilvirkning Bevilling til tilvirkning omfatter rett til innførsel av alkoholholdig drikk til bruk i tilvirkningen, utførsel som ledd i næringsvirksomhet og engrossalg av den alkoholholdige drikken som tilvirkes i medhold av bevillingen. Engrossalg av alkoholholdig drikk som ikke skjer til kjøper i utlandet, kan bare skje til den som har bevilling til detaljsalg, skjenking eller tilvirkning av vedkommende drikk, eller som kan drive engrossalg. 0 Tilføyd ved forskrift 11 juni 2014 nr. 806 (i kraft 1 juli 2014). Kapittel 4. Andre bestemmelser 4-1. Reklame for alkoholholdig drikk Reklame for alkoholholdig drikk er forbudt. Forbudet gjelder også reklame for andre varer med samme merke eller kjennetegn som drikk som inneholder over 2,50 volumprosent alkohol. Slike varer må heller ikke inngå i reklame for andre varer eller tjenester Klage Enkeltvedtak etter kap. 3 truffet av Sysselmannen eller av representativt folkevalgt organ i henhold til delegert myndighet kan påklages til departementet. 0 Endret ved forskrift 11 des 2001 nr (i kraft 1 jan 2002) Straff Den som forsettlig eller uaktsomt overtrer eller medvirker til overtredelse av bestemmelser gitt i eller i medhold av denne forskrift, straffes med bøter eller fengsel inntil 6 måneder. Dersom overtredelsen er særlig grov, er straffen bøter eller fengsel inntil 2 år. Ved avgjørelsen legges vekt på om overtredelsen har stort omfang eller om det foreligger andre omstendigheter av særlig skjerpende art Ikrafttredelse Denne forskrift trer i kraft fra 1. januar Overgangsordning Virksomheter som ved forskriftens ikrafttredelse skjenker alkoholholdig drikk på grunnlag av bevilling, kan uten ny søknad drive denne virksomheten videre til bevillingen utløper. Side 256

257 Vedlegg til søknad om endret skjenkebevilling Arctic Tapas tour Det søkes om endring i skjenkebevilling: 1. Utvidet skjenketid fra kl i forbindelse med henting og levering av gjester 2. Tillatelse til skjenking av brennevin til kl Tillatelse for gjester til å medbringe alkohol utenfor bussen, i forbindelse med korte stopp, utenfor bybebyggelsen 4. Tillatelse til opplegg for øl- og vinsmaking og mulighet for å servere gjester musserende vin, uten tilknytning til mat Arctic Tapas tour planlegger fra 2016 å kjøre midnattsolturer og nordlysturer. Side 257

258 LDNGVEARBYEN LOKALSTYRE F i Søknad om skjenkebevilling i Longyearbyen Navn på virksomhet (den for hvis regning virksomheten drives, 1-4) Navn - virksomhet,; "f; 3,,,4 cg, Navn - skjenkelokale fø g *. ff, Z :., -ge; O? Postadr. g J f! i Q x fi? å? E'P 5f e,, i e? % <«i,c.; l» Tm Mob 4/7? Å? 7 z:»v:*:.2 Skjenkebestyrer Navn f i Hami v2;u;1 Lc'{,»V Fødselsnr. (11 sifl'er) Postadr. ";;! j ( L f 1 ( E-post "étifä må», ;, Tlf. Mobil ét; æg» n? t i I åa <. E. Stedfortreder for styrer Navn fø, $ ;!» je, Frz:dselsnr.(11.=.irrer) Postadn ;;? i '? ;», fi ' tr" ' «E-post 1,4;.,,5 «, >,;, F ; Tlf. Mobil auge?,å,å, Type alkohol ' (sett kryss på det som det søkes om) f Alkohol Inne Uteserverin Nattklubb Utvidet sk'enketid Øl/vin X X x Brennevin ')(' X Vedlegg Mattilsynets godkjennelse av skjenkestedet (nye skjenkesteder) Tegning av skjenkearealet (kan være håndtegnet av søker) i I l! i Eventuelle kommentarer I S? r L.- *t {:L«L1 c ( «f; i Dato: Underskrift: ~/ '»7/ T71/ Ugh Saken forelegges Sysselmannen på Svalbard til uttalelse før tillatelse kan gis. Søknaden sendes: Longyearbyen lokalstyre Postboks Longyearbyen E-post: postmottak@lokalstyre.no i. UNIKT, TRYST DG SKAPENDE Longyearbyen lukalstyre Postboks Longyearbyen Bcwks.-adr.: Narlngsbygget E-past: pos 'mottak@lukalstyre.nu Telefon Telefaks Bank:. 475D.15,73333 Dram; Side 258

259 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/ U63 Joakim Damkås Notat til søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas Saksopplysninger: Arctic Tapas søkte den 25. april om å få endret sin skjenkebevilling slik det fremgår av opprinnelig søknad (vedlagt). Saken ble behandlet i administrasjonsutvalgets møte 18. mai og sendt videre til lokalstyret for behandling i møte 31. mai. Saken ble der utsatt for å få den belyst bedre. Utfyllende opplysninger fra søker ble sendt lokalstyret den 9. juni og saken legges nå fram for ny behandling i Lokalstyret. Dette notatet oppsummerer administrasjonssjefens vurdering av innkomne opplysninger og saken som sådan. Arctic Tapas søker om følgende endringer (hentet fra ny søknad med utfyllende opplysninger): (..) 1. At skjenketiden utvides slik at vi kan servere øl, vin og brennevin i tidsrommet kl I henhold til gjeldende skjenkebevilling kan vi skjenke øl og vin fra kl , og brennevin fra kl At gjestene kan bringe med seg en drikke utenfor bussen, med eller uten alkohol. Det er ikke snakk om en tradisjonell uteservering, gjestene kan ta med seg sin påbegynte drikke (da også med alkohol). For det er naturlig del, at gjestene vil ut av bussen i for eksempel å oppleve midnattssol, nordlys og polarnattens stjernehimmel. Dette er en utvikling av tilbudet, som vi ønsker å prøve det ut. 3. Tillatelse til opplegg for øl- og vinsmaking uten tilknytning til mat. Vurdering: I vurderingen av søknaden ble det i forrige behandling lagt vekt på at: (..) en utvidelse av skjenketid og skjenking i forbindelse med øl- og vinsmaking i henhold til søknad bør kunne tillates sett opp mot løyvehavers virksomhet og lokalstyrets erfaring med denne. I forskrift om alkoholordningen er det hjemmel for slik utvidelse. Utvidelsene vil først og fremst være en mindre, men praktisk tilpasning til tilreisendes behov og vurderes å ha små alkoholpolitiske konsekvenser for konsum eller karakter på tilbudet Arctic Tapas gir utover en bedre tilpasning til kundenes behov. Når det gjelder utvidelse av skjenkeareal til også å gjelde utenfor bussen legges det til grunn at man søker om å få servere utenfor lokalet. En slik tillatelse kan i henhold til forskrift om alkoholordningen på Svalbard bare gis for enkeltanledninger. Denne bør derfor avslås med henvisning til forskriften. I den alternative vurderingen ble det henvist til at det ikke finnes beskrevet slik type ambulerende servering som han her har tillatelse til å drive og at man derfor kan se hen til lovgivers intensjon med lovverket og således tillate gjester å medbringe drikke på utsiden av bussen. I forskriften er det ingen henvisninger til en slik type ambulerende servering som man her har tillatelse til å drive. Ettersom forskriften ikke har tatt høyde for en virksomhet av slik karakter kan det Side 259

260 2012/ Side 2 av 3 argumenteres for at bussen ikke kan forstås å være et tradisjonelt lokale i forskriftens forstand og at en bevilling nødvendigvis må være en tilpasning til et særtilfelle og at en må se hen til lovgivers intensjon med aktuelle bestemmelser. I så fall kan en vurdere at arealet utenfor bussen i gitte tilfeller kan tolkes å være en del av lokalet som er omfattet av bevillingen. Det er åpenbare utfordringer med å etablere uteservering når virksomheten er i en buss. Når det gis bevilling for uteservering ved tradisjonelle skjenkesteder ligger det blant annet til grunn et hensyn til at arealet skal være naturlig avgrenset slik at man skal kunne ha kontroll med at skjenking skjer på en forsvarlig måte og at ikke omgivelsene eksempelvis barn eksponeres og sjeneres unødig. Dersom en kommer til at det er mulig å ivareta hensynene ved å begrense en utendørs skjenkebevilling kan det etter administrasjonssjefens vurdering gis bevilling som omsøkt. Ivaretakelse av slike hensyn kan gjøres ved at bevilling defineres til bare å gjelde på nærmere angitte steder og for kortere perioder utenfor bebyggelse, eventuelt også ved å definere at stoppene skal være på bestemte og nærmere angitte steder og tider samt i umiddelbar nærhet av bussen eller i en avstand angitt i meter fra bussen. Alternativ anbefaling. Arctic Tapas innvilges utvidet skjenketid fra kl til for øl og vin og brennevin. Tillatelsen gjelder også servering av øl- og vin uten matservering i forbindelse med øl- og vinsmaking. Skjenkebevillingen gjøres gjeldende også utenfor bussen i umiddelbare nærhet av denne når den gjør korte stopp utenfor bybebyggelse. I opprinnelige innstilling foreslo administrasjonssjefen at skjenketiden utvides og at det også kan skjenkes uten matservering i forbindelse med øl- og vinsmaking. Skjenking utenfor bussen ble anbefalt avslått, men med en alternativvurdering som åpnet for å tillate dette. Da søknaden ble behandlet i AU 18.5 ble det vedtatt utvidelse av skjenketid, for øvrig ble alt avslått. Administrasjonssjefen finner at tilleggsopplysningene inngitt av søker i liten grad gir grunnlag for å endre på sin opprinnelige innstilling, og har etter en nærmere vurdering også kommet til at søknadens punkt en og tre, det vil si skjenking uten matservering og skjenking av brennevin til kl bør avslås med begrunnelse i vedtatte ruspolitisk handlingsplan hvor det står at: «Det kan gis bevilling for skjenking av øl/vin og brennevin i forbindelse med guidede turopplegg med bespisning i Longyearbyens nærområde. Skjenketidene for slike arrangementer følger de generelle bestemmelsene i lokale skjenketidsbestemmelser ovenfor.» (Skjenketidsbestemmelser s. 14) Når det gjelder servering utenfor bussen opprettholdes anbefalingen om å avslå denne. I alternativvurderingen ble det drøftet om skjenkingen likevel kunne tillates. I den forbindelse ønsker administrasjonssjefen å peke på at det i ruspolitisk handlingsplan er gitt bestemmelser for uteservering. Uteservering: For at det skal kunne gis bevilling til skjenking av alkoholholdige drikker på uteservering må området for servering være klart avgrenset og ha egnede uteserveringsfasiliteter. Konkrete krav til uteserveringsfasilitetene vil bli vurdert i det enkelte tilfelle. (Skjenketidsbestemmelser s. 13) I forkant av behandlingen ble det diskutert om søker kan drive en virksomhet med hente- og tilbringeroppdrag til flyplassen med sitt nåværende transportløyve, turvognløyve 1. Det vil ikke være mulig å drive ordinær rutevirksomhet til flyplassen med transportløyvet og søker har også i tilleggsopplysningene presisert dette. Det anses derfor ikke å være en særlig relevant problemstilling så lenge løyvehaver forholder seg til de begrensninger som er gitt for sitt løyve. For turvognløyve 1 gjelder blant annet følgende: Turvognløyve I, ingen begrensninger på antall. Innehaver av turvognløyve I kan starte forsøk med Side 260

261 2012/ Side 3 av 3 rutetilbud (unntatt persontransport som omfattes av ruteløyve for flybuss). Dersom et nytt rutetilbud fremstår som varig, kan Longyearbyen lokalstyre kreve at forslag til rute, rutetider og takster godkjennes av lokalstyret. Ny anbefaling: Søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas avslås. Side 261

262 Tilleggsopplysninger til søknad om endret skjenkebevilling for Arctic Tapas AS, behandlet i AU Arctic Tapas har som formål å tilby et utradisjonelt serveringskonsept i Longyearbyen som går ut på å servere arktiske delikatesser om bord i restaurantbussen, mens bussen kjører rundt i nærområdet med guiding. Arctic Tapas skal sette nordisk matkultur og tradisjoner på kartet og være en god matambassadør for Norge. All mat som serveres om bord er produsert i og rundt arktiske strøk. Og som vi serverer passende tradisjonell drikke til, med og uten alkohol. I tillegg til den etablerte tapasturen ønsker vi å utvide vårt tilbud. Vi har mange forespørsler om forskjellige aktiviteter. Derfor jobber vi nå tett mot det lokale reiselivet for å arrangere for eksempel midnattsolturer og nordlysturer. Medbringe av drikke kan forekomme. Men de som har kjøpt en alkohol drikkeenhet blir stoppet, eller opplyst om det før de forlater bussen. Derfor ønsker vi at alle våre gjester kan bringe med seg sine glass i umiddelbar nærhet av bussen og nyte naturen, eller polarnatten. Dette vil være aktuelt i områdene utenfor isbjørnskiltene, altså utenfor byen, for eksempel på Hotelneset, Vestpynten, Gruve 3 og langs Gruve 7-veien hvor det går an og stoppe forsvarlig for våre gjester, se vedlagte kart. Det vil ikke være aktuelt med mer enn ett til to stopp pr. tur. Og legden på stoppen vil variere ut ifra vær og naturfenomener. Vi har allerede hatt flere turer som kalles "Scener fra en tapasbuss", hvor guiden forteller om opplevelser i bussen. Og jevnlig får vi forespørsler fra lokale bedrifter og grupper som ønsker å få skreddersydde tilbud. Der hvor ikke alltid gjester (bestiller) ønsker full Arctic Tapas matservering. Det blir flere og flere som ønsker- for eksempel en guidet tur før et restaurantbesøk, eller andre aktiviteter. Naturlig nok ønskes det forfriskninger som en annen opplevelse i en buss, med og uten matservering. Dette ble benevnt som hente- og bringetjenester i søknaden som var til behandling i AU ut ifra Visit Svalbard sin egen booking løsning (travelize) med transport fra og til aktiviteter. Vi har også søkt om og kunne bidra i konseptet "Taste of Svalbard" som handler om at gjester får en pakke med besøk på flere historiske steder, for å smake på lokalproduserte råvarer. Det er tenkt at det skal være mulig å få servert forfriskninger i bussen, med og uten alkohol. Men der vil alle drikkeenheter stå igjen i bussen, da gjestene vil få nye smaksopplevelser hvor vi ankommer. Og den turen vi ogsål være i sentrum. Det har også blitt nevnt muntlig om flyplassen, men da som et sted som ikke vil være egnet som et sted hvor våre gjester bringer med seg kjøpt mat eller drikkeenheter med og uten alkohol i og rundt flyplassen. Arctic Tapas AS, ønsker og lage flere nye aktivitetstilbud som ikke er sesongavhengig, men som et helårlig tilbud hvor våre gjester kan bestille ny konsept turer, med og uten mat. (Men selve Arctic Tapas turen, vil fortsatt være slik den er i dag.) Side 262

263 På bakgrunn av det ovenstående søkes det derfor om endring i eksisterende skjenkebevilling: 1. At skjenketiden utvides slik at vi kan servere øl, vin og brennevin i tidsrommet kl I henhold til gjeldende skjenkebevilling kan vi skjenke øl og vin fra kl , og brennevin fra kl At gjestene kan bringe med seg en drikke utenfor bussen, med eller uten alkohol. Det er ikke snakk om en tradisjonell uteservering, gjestene kan ta med seg sin påbegynte drikke (da også med alkohol). For det er naturlig del, at gjestene vil ut av bussen i for eksempel å oppleve midnattssol, nordlys og polarnattens stjernehimmel. Dette er en utvikling av tilbudet, som vi ønsker å prøve det ut. 3. Tillatelse til opplegg for øl- og vinsmaking uten tilknytning til mat. Ta gjerne kontakt hvis det er behov for nærmere opplysninger. Vi håper på en positiv behandling av vår søknad. Med vennlig hilsen Arctic Tapas AS Bent Heggen Larsen daglig leder Side 263

264 Side 264

265 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/256-4-C55 Linn Tautra Grønseth Innstilling - plassering av minnesmerke for Store Norske Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Lokalstyret 44/ Anbefaling: Utvalget anbefaler at det etableres minnesmerke i Gamle Longyearbyen for de som har omkommet i arbeid hos Store Norske. Monumentet har en stor historisk verdi, og vil etter utvalgets vurdering ha historisk betydning også i fremtiden. Før saken kan endelig godkjennes må det sendes inn en komplett byggesøknad. Longyearbyen lokalstyre oversender søknaden til Sysselmannen for godkjenning. Søknaden må inneholde: Ansvarsretter for prosjektering og utførelse av fundamentering og plassering. Flere illustrasjoner som viser hvordan monumentet vil fremstå med fundament, i landskapet, samt detaljerte tegninger som viser farge- og tekst. Nærmere redegjørelse om tenkt belysning. Situasjonsplan som viser nøyaktig plassering av monument, bro og gangsti. Redegjørelse om terrenginngrep som fundamentering og gangsti vil medføre. Vedlikeholdshåndbok som avklarer vedlikeholdsomfang og ansvar. Dokumentasjon på at forsikringsavtale er tegnet. Saksopplysninger: Store Norske ønsker å hedre personer som har mistet livet i arbeid for selskapet ved å oppføre et minnesmerke. Minnesmerket vil være en viktig del av markeringen av Store Norskes 100-årsjubileum i Plassering av minnesmerket er foreslått på vestsiden av Longyeardalen, nedenfor gruve 1 (Amerikanergruva) i Gamle Longyearbyen. Gruve 1 var Store Norske sitt første gruveanlegg. Lokaliseringer er foreslått for å gi minnesmerket historisk og tematisk relevans, og hvor det skal være i harmoni med omgivelsene. Amerikanergruva er åstedet for den største gruveulykka i selskapets historie. Plasseringen av monumentet ligger også litt vekk fra sentrum og får slik sett det rommet rundt seg som det fortjener. Store Norske ønsker at monumentet skal være enkelt og lite prangende. Minnesmerket er foreslått som en bauta i cortenstål, som fremstår med rustbelagt overflate og navneplater i rustfritt stål. Størrelsen på bautaen er 250 x 120 x 15 cm. På det ene hjørnet av bautaen ønsker Store Norske å montere en gruvehjelm med lampe i bronse. Minnesmerke skal få påskrift med navn på alle som har omkommet i arbeid for selskapet. Bautaen skal monteres på en støpt såle av betong, og det skal lages en enkel gangvei frem til bautaen fra hovedveien. Det er ønske om at bautaen kan lyssettes med en enkel belysning. Planlagt avduking av monumentet er 1.desember Side 265

266 2016/256-4 Side 2 av 3 Vurdering: Utvalget er positive til at Store Norske ønsker å hedre de omkomne med et egen minnesmerke. Minnesmerket har en stor historisk verdi, og vil etter utvalgets vurdering ha historisk betydning også i fremtiden. Valgt lokalisering av minnesmerket har vært gjenstand for en grundig vurdering av Store Norske, og utvalget respekterer og akseptere den plasseringen som selskapet har kommet frem til. Området er lett tilgjengelig og godt synlig fra veien. Dette vil gi verdi som besøkspunkt for pårørende, fastboende og besøkende. Utvalget ser det som positivt at minnesmerket legges nedenfor Amerikanergruva, slik at plasseringen også kan knyttes direkte til byens og selskapets historie. Området som er foreslått ligger i gjeldende arealplan innenfor kulturminneområde K3 Gamle Longyearbyen og sikringssone for kulturminner. I utfyllende bestemmelser heter det blant annet: I områder med automatisk fredete og vedtaksfredete kulturminner skal alle tiltak godkjennes av Sysselmannen før arbeidet kan igangsettes. På grunn av arealplanens bestemmelser og kulturminnevernet er det Sysselmannens miljøvernavdeling, i samråd med Riksantikvaren, som må godkjenne og angi nøyaktig plassering. Utvalget har full tillitt til at kulturminnemyndighetene vil finne en hensiktsmessig og kulturhistorisk korrekt plassering i samråd med Store Norske. Før tillatelse til oppføring av minnesmerket kan gis, må tiltaket omsøkes. Det er viktig at minnesmerket er fundamentert forsvarlig, på bakgrunn av prosjektering iht. tekniske krav for tiltakets størrelse, jf. retningslinjer for minnesmerker pkt. 6. Det må sendes inn en byggesøknad med ansvarsretter fra kvalifiserte foretak. Utvalget synes bautaens har en linjeren og verdig utforming. Både i valg av materiale og form vil ikke bautaen fremstå som prangende. Utvalget har en bemerkning til «støtteplanken» i bakkant av monumentet, og det er ønskelig at dette løses på en annen måte uten bruk av en tverrplanke i bakkant. Det er en svært enkel illustrasjon som er sendt inn. Som vedlegg til byggesaken må det utarbeides bedre illustrasjoner som viser hvordan monumentet vil fremstå med fundament, i landskapet, samt detaljer som viser farge- og tekst. Det er ikke sendt inn noen illustrasjoner av gruvehjelmen med lampe som er foreslått plassert på ett av bautaens hjørner. Utvalget er usikker på om monumentets rene og enkle utforming harmonerer med innslag av industriutstyr. Dersom dette skal være en del av monumentet, må utforming og tilpasning av dette fremgå av illustrasjonene i byggesaken. I innsendt dokumentasjon redegjøres det ikke for hva slags belysning som er tenkt. Dette må også redegjøres nærmere for i byggesaken. Ved atkomst fra hovedveien må man krysse en grøft som i store deler av året er fullt med vann, i tillegg er tundraen i området tidvis svært bløt. Utvalget er positive til at det gjøre tiltak for å bedre fremkommeligheten. Det kan lages en liten bro / klopp over grøfta. For å konsentrere tråkket fra besøkende er det ønskelig, slik Store Norske foreslår, at det lages en enkel sti med shingel for å skåne mest mulig naturlig mark mot slitasje. Utforming og omfang av dette bør avklares med Sysselmannen og Riksantikvaren. Byggesøknaden må inneholde en situasjonsplan som viser broa og stien, sammen med plasseringen av monumentet. Det må tas hensyn til skiløypetraseen som går langs veien i området, slik at broen ikke kommer i konflikt med skiløypene vinterstid. Minnesmerke må ikke utformes eller plasseres slik at det kan utgjøre en fare for liv og helse. Før minnesmerke kan settes opp skal det foreligge vedlikeholdshåndbok som avklarer vedlikeholdsomfang og ansvar, og forsikringsavtale være tegnet. Sammen med søknad om igangsetting må slik dokumentasjon foreligge, jf. retningslinjer for minnesmerker pkt. 6. Side 266

267 2016/256-4 Side 3 av 3 Oppsummering: Utvalget er positive til etablering av minnesmerke for de omkomne i Store Norske sin historie. Monumentet vurderes å ha en stor historisk verdi, og vil etter utvalgets vurdering ha historisk betydning også i fremtiden. Før saken kan endelig godkjennes må det sendes inn en komplett byggesøknad. Longyearbyen lokalstyre oversender søknaden til Sysselmannen for godkjenning. Søknaden må inneholde: Ansvarsretter for prosjektering og utførelse av fundamentering og plassering. Flere illustrasjoner som viser hvordan monumentet vil fremstå med fundament, i landskapet, samt detaljerte tegninger som viser farge- og tekst. Nærmere redegjørelse om tenkt belysning. Situasjonsplan som viser nøyaktig plassering av monument, bro og gangsti. Redegjørelse om terrenginngrep som fundamentering og gangsti vil medføre. Vedlikeholdshåndbok som avklarer vedlikeholdsomfang og ansvar. Dokumentasjon på at forsikringsavtale er tegnet. Vedlegg: 1 Situasjonskart - Forslag til plassering av bauta 2 Forslag til monument 3 Retningslinjer for minnesmerker ol. i Longyearbyen planområde Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 267

268 Bauta LL O ON NG GY YE EA AR RB BY YE EN N Kartnr. GB Dato: Kartdata: Geovekst, Store Norske, Geobit Kartframstilling: Bernt Holst, bernt@geobit.no UTM 33 WGS meter meter Side 268