Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 17/22 Godkjenning av protokoll fra møte i lokalstyret PS 17/23 Referatsaker RS 17/18 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget RS 17/19 Protokoll fra møte i teknisk utvalg RS 17/20 Protokoll fra møte i oppvekst- og kulturutvalget RS 17/21 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget RS 17/22 Protokoll fra møte i teknisk utvalg RS 17/23 Protokoll fra møte i oppvekst- og kulturutvalget RS 17/24 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget PS 17/24 Overføring budsjettmidler 2016 til 2017 PS 17/25 Regnskap Longyearbyen lokalstyre RS 17/25 Søknad om statstilskudd 2018 med anslag på bevilgninger for PS 17/26 Søknad om skjenkebevilling Hurtigruten Svalbards beltevogn PS 17/27 Søknad om tilskudd til innskudd i Charterfond Nord-Norge Visit Svalbard PS 17/28 Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 PS 17/29 Prioritering av planoppgaver PS 17/30 PS 17/31 PS 17/32 PS 17/33 PS 17/34 PS 17/35 PS 17/36 Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud Søknad om fritak fra offentlige verv - Helga Bårdsdatter Kristiansen Oppnevning av representant til oppnevningsutvalget for konfliktråd Årsberetning 2016 for Longyearbyen lokalstyre Innkjøp av ny hjullaster - Longyearbyen havn Havnebygg Longyearbyen havn Bruk av boliger i evakuert område i Lia i sommermåneder - Orienteringer ved lokalstyreleder og administrasjonssjef 2

3 PS 17/22 Godkjenning av protokoll fra møte i lokalstyret PS 17/23 Referatsaker RS 17/18 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget RS 17/19 Protokoll fra møte i teknisk utvalg RS 17/20 Protokoll fra møte i oppvekst- og kulturutvalget RS 17/21 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget RS 17/22 Protokoll fra møte i teknisk utvalg RS 17/23 Protokoll fra møte i oppvekst- og kulturutvalget RS 17/24 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Marie Nordnes Einum Overføring budsjettmidler 2016 til 2017 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer. Lokalstyret vedtar å ta opp inntil kroner i lån til finansiering av budsjettendringene. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Anbefaling: Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer. Lokalstyret vedtar å ta opp inntil kroner i lån til finansiering av budsjettendringene. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Ved utgangen av 2016 var det flere investeringsprosjekter som ikke ble ferdigstilt og vil derfor videreføres til Det er ingen økning i opprinnelig ramme i prosjektene. Dette er overføring av ubrukt ramme fra 2016 til Disse sakene ble ikke behandlet under budsjettarbeidet for 2017, da de var forventet avsluttet i Følgende ubrukte bevilgninger fra 2016 overføres til

5 2017/615-1 Side 2 av 2 Prosjektnr. Prosjektnavn Investering 2016 Opprinnelig budsjett 2016 Avvik 2016 Budsjett vedtatt Forslag beløp overført Finansiering 6005 HP avfall - Restavfallscontainere Bruk av disp.fond 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia Bruk av bundne driftsfond (omstillingsmidler) 6036 Utbygging Hotellneset Bruk av bundne driftsfond (omstillingsmidler) 6060 HP vei - Asfaltering Bruk av disp.fond 6070 Nytt fyrhus H Nytt lån 6076 Utbedringer fjernvarme i hht Nytt lån tilstandsvurd HP Vann - Ledning fram til Nytt lån energiverket 6100 HP Vann - Ledning Haugen Bruk av ubundne investeringsfond 6102 HP Vann - Ledning til Bykaia Bruk av bundne driftsfond (omstillingsmidler) 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget Nytt lån 6309 Noark 5 (arkivsystem) Bruk av disp.fond Foreslått finansiering samsvarer med opprinnelig finansieringsplan for

6 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Elin Dolmseth Regnskap Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Årsregnskapet for 2016 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet disponeres slik: kr avsettes til disposisjonsfond. Driftsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Kr bevilges til gjennomføring av mulighetsstudie og forprosjektering for bygging av nye boliger (jfr sak 10/2016 i lokalstyret). Investeringsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Svalbardloven 40 bestemmer at kommunelovens kapittel 8 om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering, med unntak av 49 om rapportering, gjelder for Longyearbyen lokalstyre. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 10 bestemmer at det hvert år skal avlegges årsregnskap og årsberetning. Administrasjonsutvalget avgir innstilling for lokalstyret om årsregnskapet. Driftsregnskapet for 2016 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på ca 7,1 mill kr. I note 20 i regnskapsdokumentet forklares årsaken til mindreforbruket. Administrasjonssjefen foreslår at regnskapsmessig mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond med unntak av kr som foreslås bevilget til gjennomføring av mulighetsstudie og forprosjektering for bygging av nye boliger. Prosjektet skal legge til rette for privat, så vel som offentlig utbygging av boliger. I sak 10/2016 i lokalstyret ble det bevilget 1 mill kr til dette formålet. På slutten av året ble det anslått at kun kr av bevilgningen ville bli brukt i 2016 og kr ble derfor tatt inn i investeringsbudsjettet for Regnskapet for 2016 viser at det ikke ble utgifter til formålet i Det foreslås derfor at investeringsbudsjettet for 2017 styrkes med kr slik at rammen til formålet i 2017 tilsammen blir på 1 mill kr. I tillegg er det i investeringsbudsjettet for 2017 budsjettert med 3 mill kr til samme formål, finansiert ved statstilskudd mottatt i RNB 2016 til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen som følge av skredet I Longyearbyen lokalstyres årsberetning for 2016 gis det opplysninger om nøkkeltall og kommentarer til regnskapet. 6

7 2017/118-5 Side 2 av 2 Regnskapet er revidert av KomRevNord IKS, og revisjonsberetningen er lagt ved regnskapsdokumentet. Kontrollutvalget behandler regnskapet i møte , kontrollutvalgets uttalelse legges fram i AU sitt møte. Vedlegg 1 Årsregnskap 2016 med revisjonsberetning 7

8 Årsregnskap

9 INNHOLDSFORTEGNELSE: Innledning... 2 Økonomiske oversikter... 3 Regnskapsskjema 1A driftsregnskapet... 3 Regnskapsskjema 1B driftsregnskapet... 3 Regnskapsskjema 2A investeringsregnskapet... 4 Regnskapsskjema 2B investeringsregnskapet... 5 Balanseregnskapet... 7 Økonomisk oversikt driftsregnskapet... 8 Økonomisk oversikt investeringsregnskapet Noter Note 0. Organisering, regnskapsprinsipper og vurderingsregler Note 1. Endring i arbeidskapital Note 2. Ytelser til ledende personer og revisor Note 3. Pensjonsforpliktelser Note 4. Varige driftsmidler Note 5. Aksjer og andeler Note 6. Langsiktig gjeld, rentesikring, minste lovlige avdrag, ubrukte lånemidler Note 7. Garantier Note 8. Andre vesentlige forpliktelser Note 9. Bruk og avsetning til fond Note 10. Kapitalkonto bevegelser Note 11. Investeringsprosjekter som går over flere år eller startet i Note 12. Avslutta investeringsprosjekter som har mer-/ mindreforbruk Note 13. Investeringsprosjekter som videreføres til Note 14. Dekningsgrad for selvkosttjenester Note 15. Kortsiktige fordringer, kortsiktig gjeld, kasse og bankinnskudd Note 16. Lønnsutgifter, godtgjørelser, antall ansatte Note 17. Opplysning om særforhold Note 18. Spesifikasjon av uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner Note 19. Vedlikeholdsforpliktelse Note 20. Vesentlige avvik mellom driftsbudsjett og driftsregnskap Note 21. Spesifikasjon av regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet. 46 Revisjonsberetning

10 10

11 Økonomiske oversikter Regnskapsskjema 1A driftsregnskapet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Ordinært rammetilskudd fra staten Andre statlige overføringer (Note 18) Sum frie disponible inntekter Renteinntekter Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg. (Note 6) Avdrag på lån (Note 6) Netto finansinnt./utg Til ubundne avsetninger (Note 9) Til bundne avsetninger (Note 9, Note 18) Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk (Note 21) Bruk av ubundne avsetninger (Note 9) Bruk av bundne avsetninger (Note 9) Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig mer/mindreforbruk (Note 21) Avvikene er kommentert i note 20. Regnskapsskjema 1B driftsregnskapet Enhet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 E10 Politisk virksomhet E11 Administrasjonssjef m/stab E13 Økonomi og IKT E15 Personal og organisasjon E16 Plan og utvikling E17 Eiendom E20 Barn og unge E22 Kultur og idrett E32 Longyearbyen skole E36 Longyearbyen barnehage E37 Kullungen barnehage E38 Polarflokken barnehage E40 Tekniske tjenester E42 Brann og redning E80 Energiverket E90 Longyearbyen havn E99 Finans (kun 1B) Totalt Avvikene er kommentert i note

12 Regnskapsskjema 2A investeringsregnskapet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Investeringer i anleggsmidler (Note 4) Kjøp av aksjer og andeler (Note 5) Dekning av tidligere års udekket Avsetning til fond (Note 9) Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler (Note 6) Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført fra driftsregnskapet Bruk av fond (Note 9) Sum finansiering Udekket/udisponert Kommentarer til avvikene: Investeringer i anleggsmidler: Avvikene fordeler seg på mange investeringsprosjekter, se regnskapsskjema 2 B og note 11, 12 og 13 som gir kommentarer til de enkelte prosjektene. Bruk av lånemidler: Låneopptak gjøres i desember, da har vi bedre oversikt over hvor mye vi kommer til å bruke. Allikevel er det noen prosjekt som ikke blir gjennomført etter planen, men som er for sent å korrigere. De to hovedårsakene for avvik i 2016 er prosjekt 6103 Overløp Isdammen og TA Energiverket. Se for øvrig note 6 som bl.a. viser oversikt over låneopptak og bruk av lån i 2016 samt ubrukte lånemidler pr Inntekter fra salg av anleggsmidler: Salg av utstyr Kulturhuset og innbytte tråkkemaskin Svalbardhallen. Tilskudd til investeringer: Korkpenger bevilget til 6305 Utstyr kulturhuset, tilskudd fra Nox-fondet til prosjekt 6020 og statstilskudd til nødaggregat Næringsbygget. Refusjoner: Avviket skyldes i hovedsak ikke brukt budsjetterte midler til 6020 Avgassrensing på energiverket, 4.mill. kroner. Og 1,4 mill. kroner til fjernvarme (fyrhus H320) Andre inntekter: Tilknytningsgebyr fjernvarme og strøm Overført fra driftsregnskapet: Ikke gjennomført da dette ikke var nødvendig for å få investeringsregnskapet i balanse. Bruk av fond: Fordeler seg slik: Regnskap Revidert budsjett Avvik Bruk av disposisjonsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne driftsfond Bruk av bundne investeringsfond Note 9 viser hvordan bruk/avsetning fond er regnskapsført / budsjettert på de enkelte investeringsprosjektene. 4 12

13 Regnskapsskjema 2B investeringsregnskapet Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap Tilknytningsgebyr/investeringer Vann Tilknytningsgebyr/investeringer Avløp Tilknytningsgebyr/investeringer Fjernvarme Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm HP avfall - Restavfallscontainere Kaidekke og kulvert Bykaia LOS-båt Flytekai - skisseprosjekt Havnebygg - prosjektering Havnelager - prosjektering Forlengelse av Turistkaia Dieseltank til tilbringertjenesten Truck til lagerbygg sjøområdet Forlengelse av Turistkaia Ny strømforsyning Turistkaia Avgassrensing KliF Renovasjonsutstyr/komprimator Tjenestebil Energiverket Rehabilitering avfallsanlegg Utstyr avfallsanlegg TSP - Gangvei Elvesletta syd - Polarflokken Asfaltering veier/plasser Nærmiljløanlegg: belysning sentrum Containere til allmennyttige formål Kjøp tjenesteboliger Utbygging Hotellneset HP avfall - Sigevannsrensing Nytt avfallsanlegg - bygg Tjenestebil Havn Tjenestebil Eiendom HP vei - Asfaltering Gangbro oppe ved skolen HP vei (fjernvarme sin andel) Nytt fyrhus H Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra SD-anlegg fjernvarme Lagerbygg Sjøområdet Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Rørkasser under skolen Tak Kullungen barnehage Heis Energiverket Styringssystem ventilasjon og varme Slagg- og askedeponi Fjernavlesning el Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget Utbedring fundamenter boliger RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper

14 Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap HP Vann - Nylegging inntaksledning HP Vann - Dosing elveløp mv HP Vann - Manganfilter HP Vann - Ledning fram til energiverke HP Vann - Ledning Haugen HP Vann - Ledning til Bykaia HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) Oppgradering vannledning Sjøskren Oppgradering avløp Sjøskrenten TA Energiverk - Utskifting panelvegg TA Energiverk - Fjerne murverk på 6201 nedre drum TA Energiverk - Ny kondensatveksle TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft 6206 TA Energiverk - Varsle og TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper TA Energiverk - Fjernvarmevekslere TA Energiverk - Sperredamp- /ejektorkjøler for turbin TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer TA Energiverk Kondensatforvarmer med kjøler til turbin TA Energiverk - Trykkholdestasjon TA Energiverk - Smøreoljekjøler Forprosjekt dieselstasjon Truck til bruk på renseanlegget IKT-investeringer skolen Infrastruktur IKT Utstyr Kulturhuset Kopimaskiner IKT - Nye ansatt-pcer Nødstrømsaggregat Næringsbygget Noark 5 (arkivsystem) Polarflokken - nytt kjøkken Flytte biblioteket til Næringsbygget Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket Skolen - Garderobeløsning i korridorer barne- og ungdomstrinn 6317 Nye rørledninger Blåmyra Oppussing av 35 bad Blåmyra Tråkkemaskin Tjenestebil Brann og redning Streamingløsning TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett 2013 Investeringsprosjektene er omtalt i note 11, 12 og

15 Balanseregnskapet Regnskap 2016 Regnskap 2015 EIENDELER Anleggsmidler Faste eiendommer og anlegg (Note 4) Utstyr, maskiner og transportmidler (note 4) Aksjer og andeler (Note 5) Pensjonsmidler (Note 3) Sum anleggsmidler Omløpsmidler Kortsiktige fordringer (Note 15) Premieavvik (Note 3, Note 15, Note 16) Kasse, postgiro, bankinnskudd (Note15) Sum omløpsmidler SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Disposisjonsfond (Note 9) Bundne driftsfond (Note 9) Ubundne investeringsfond (Note 9) Bundne investeringsfond (Note 9) Regnskapsmessig mindreforbruk (Note 21) Udekket i investeringsregnskapet - - Kapitalkonto (Note 10) Sum egenkapital Gjeld Langsiktig gjeld Pensjonsforpliktelser (Note 3) Lån (Note 6) Sum langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld (Note 15) Sum kortsiktig gjeld SUM GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Memoriakonti Ubrukte lånemidler (Note 6) Motkonto for memoriakontiene Sum memoriakonti

16 Økonomisk oversikt driftsregnskapet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer (Note 18) Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Sum driftsinntekter Driftsutgifter - Lønnsutgifter (Note 16) Sosiale utgifter (Note 16) Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Avskrivninger (Note 4) Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter - Renteinntekter og utbytte Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter - Renteutgifter og låneomkostninger (Note 6) Avdrag på lån (Note 6) Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk (Note 21) Bruk av disposisjonsfond (Note 9) Bruk av bundne fond (Note 9) Sum bruk av fond Overført til investeringsregnskapet Avsatt til disposisjonsfond (Note 9) Avsatt til bundne fond (Note 9) (Note 18) Sum avsetning til fond Netto fond Regnskapsmessig mer(+) /mindre(-)forbruk (Note 21)

17 Forklaring til begreper brukt i driftsregnskapet: Inntekter omfatter: Brukerbetalinger Brukerbetaling for kommunale tjenester; f.eks - foreldre-/elevbetaling (oppholdsbetaling) - kostbetaling - egenandel Andre salgs- og leieinntekter Annet salg av varer og tjenester; f.eks - saksbehandlingsgebyr - veigebyr - anløpsavgift - havnetjenester - utleie utstyr, maskiner og instrumenter - utleie transportmidler - kostbetaling (ansatte) Husleieinntekter Festeavgifter Utleie (utleie hybler/boliger, utleie lokaler, bygg, møbelleie) Avgiftspliktige gebyrer; f.eks - salg av elektrisk kraft - salg fjernvarme - målerleie - salg vann/avløp - salg renovasjon Annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester; f.eks - salg varer - salg diesel - kommisjonssalg - utstillingssalg - kiosk-/kafésalg - kaivederlag, - salg av havnetjenester - passasjer-/godsavgift - salg tjenester - billettinntekter Salg av driftsmidler Overføring med krav til motytelse Refusjon/tilskudd fra staten (rammetilskudd og andre statlige overføringer) Refusjon sykelønn Refusjon foreldrepermisjon Annen refusjon NAV Refusjon fra fylkeskommuner Refusjon fra kommuner Refusjon fra andre (private) Forsikringsoppgjør Andre overføringer Overføringer fra fylkeskommuner Overføringer fra kommuner Tilskudd fra korkpenger Overføringer fra andre (private eller stiftelser) 9 17

18 Utgifter omfatter: Lønnsutgifter Sosiale utgifter; f.eks - pensjonskostnader - ansattforsikringer Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon Alle vanlige drifts- og vedlikeholdskostnader inkl konsulenttjenester. Største utgifter er kjøp av brensel, vedlikehold og drift av anlegg og bygninger, forsikring, renhold og konsulenttjenester (inkl tilstandsvurderinger). Kjøp av tjenester som erstatter foretakets tjenesteproduksjon Kjøp av andre tjenester. Største utgifter er FDV-avtale for drift av el.nett med J.M. Hansen, drift av vann, avløp og fjernvarme med Imtech, renovasjonsavtale med Reno-Vest og veivedlikeholdsavtale med LNS. Overføringer Overføring til staten Tilskudd til andre Egenandel ved skader Tap på fordringer/garantier Reservert bevilgning 10 18

19 Økonomisk oversikt investeringsregnskapet Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Avvik Salg av driftsmidler og fast eiendom Andre salgsinntekter Overf. med krav til motytelse Tilskudd fra korkpenger Andre statlige overføringer Andre overføringer Sum inntekter Lønnsutgifter (Note 16) Sosiale utgifter (Note 16) Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter foretakets tjenesteproduksjon Overføringer Renteutgifter og omkostninger Sum utgifter (Note 4) Ekstraordinære avdrag på lån Kjøp aksjer og andeler (Note 5) Dekning av tidl.års udekket 0 Avsatt til ubundne investeringsfond (Note 9) Avsatt til bundne investeringsfond (Note 9) Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov Bruk av lånemidler (Note 6) Salg av aksjer og andeler Overført fra driftsregnskapet Bruk av disposisjonsfond (Note 9) Bruk av bundne driftsfond (Note 9) Bruk av ubundne invest.fond (Note 9) Bruk av bundne investeringsfond (Note 9) Sum finansiering Udekket (+)/udisponert (-)

20 Noter Note 0. Organisering, regnskapsprinsipper og vurderingsregler. Organisering Lokalstyret er Longyearbyen lokalstyre sitt øverste organ og fatter vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt annet ikke følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret fatter selv vedtak i saker av prinsipiell karakter og overordnede planer. Enkeltsaker og ikke prinsipielle saker er delegert til faste utvalg eller administrasjonssjefen. Lokalstyret velger selv, blant sine medlemmer, leder og nestleder. Vervet som leder av lokalstyret er på fulltid. I tillegg er vervet som nestleder 50%. Longyearbyen lokalstyre ledes administrativt av administrasjonssjefen. Organiseringen legger føringer for delegasjonene. I en tonivå-modell gir første nivå (administrasjonssjef og sektorsjefer) store fullmakter videre til nivå to som er enhetslederne. Dette skal sikre en rask og effektiv tjenesteproduksjon. Lederne av enhetene skal gis den myndighet som er nødvendig for å sikre enhetens totale drift. Delegeringen skal også sikre effektiv arbeidsfordeling mellom administrasjonssjef og enhetsledere slik at strategitenkning og utvikling blir ivaretatt. All delegert myndighet til politisk organ eller administrasjonssjef skal utøves i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. For øvrig skal all delegert myndighet utøves innenfor de plan- og budsjettrammer og øvrige reglementer og retningslinjer som er vedtatt av lokalstyret. Regnskapsprinsipper Regnskap er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører virksomheten skal fremgå av drifts- eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk gir ut kommunale regnskapsstandarder (KRS). For regnskapsåret 2016 foreligger 5 endelige standarder og 8 foreløpige standarder. Årsregnskapet er avlagt i samsvar med de endelige standardene KRS nr. 1, 2, 3, 5 og 9 og de foreløpige standardene KRS nr. 4, 6, 7, 8,10,11. Pensjoner Etter 13 i årsregnskapsforskriften skal driftsregnskapet belastes med pensjonskostnader som er beregnet ut fra langsiktige forutsetninger om avkastning, lønnsvekst og G-regulering. Pensjonsføringene følger altså ikke anordningsprinsippet, som ville betydd at betalt pensjonspremie utgiftsføres. Forskjellen mellom betalt pensjonspremie og beregnet pensjonskostnad betegnes som premieavvik, og inntekts- eller utgiftsføres i driftsregnskapet med tilbakeføring i påfølgende regnskapsår. Bestemmelsene innebærer også at beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser er oppført i balansen som hhv anleggsmidler og langsiktig gjeld. Omløpsmidler Omløpsmidlene er vurdert til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Longyearbyen lokalstyre har ikke markedsbaserte verdipapirer som inngår i en handelsportefølje, og har dermed ikke omløpsmidler som er vurdert i fht virkelig verdi

21 Note 1. Endring i arbeidskapital Regnskap Regnskap Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Arbeidskapital Arbeidskapital Endring memoriakonto ubrukte lånemidler Endring arbeidskapital i flg balansen (A) Driftsinntekter i driftsregnskapet Driftskostnader i driftsregnskapet Motpost avskrivninger Eksterne finansinntekter driftsregnskapet Eksterne finanskostnader driftsregnskapet Eksterne inntekter investeringsregnskapet Eksterne utgifter investeringsregnskapet Eksterne finansinntekter investeringsregnskapet Eksterne finanskostnader investeringsregnskapet Endring arbeidskapital i flg drifts- og invregnskapet (B) Differanse (A-B) - - Note 2. Ytelser til ledende personer og revisor Ytelse til ledende personer Administrasjon ssjef Administrajo nssjef, Leder av lokalstyret Nesteleder lokalstyret konstituert Lønn/godtgjørelse Trekkpliktige ytelser Oppgavepliktige ytelser Innbetalt pensjonspremie (arbeidsgivers andel) Ytelser til revisor Longyearbyen lokalstyre sitt regnskap revideres av KomRev Nord IKS. Longyearbyen lokalstyre kjøper forvaltningsrevisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget av K-sekretariat IKS. K-sekretariat har engasjert KomRev Nord IKS til å gjennomføre forvaltningsrevisjonstjenester. Utgiftene er ført i regnskapet med til sammen kr hvorav kr gjelder regnskapsrevisjon, kr gjelder forvaltningsrevisjon og kr gjelder sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Det er ikke utbetalt godtgjørelse til revisor til rådgivningstjenester

22 Note 3. Pensjonsforpliktelser Offentlig pensjonsordning: Alle ansatte som fyller hovedtariffavtalen for kommunal sektor sine vilkår for medlemskap i tjeneste-pensjonsordning er med i en pensjonsordning med vilkår i hht hovedtariffavtalen for kommunal sektor. Longyearbyen lokalstyre har kollektiv pensjonsordning i KLP og SPK som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte. Pensjonsordningen omfatter alders-, uføre-, ektefelle- og barnepensjon samt AFP/tidligpensjon. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. Pensjonsordningen omfatter 198 aktive medlemmer i KLP med en gjennomsnittsalder på 41 år og 39 aktive medlemmer i SPK med en gjennomsnittsalder på ca 45 år. Før-tidspensjonsordning (60-årspensjonsordningen): Medlemskapet i denne ordningen skriver seg fra virksomhetsoverdragelser som skjedde fra og fra Ordningen gir rett til pensjon fra fylte 60 år. Ordningen består av tre avtaler: Avtale 682, som omfatter ansatte som er under 60 år og i jobb hos Longyearbyen lokalstyre og som har avtale om utbetaling av pensjon fra fylte 60 år. Pr er det ingen aktive personer i ordningen, men 9 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 65 år. Avtale 477, som omfatter personer mellom år som har gått av med pensjon ved fylte 60 år. Pr er det ingen aktive personer i ordningen, men 4 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 70 år. Avtale 887, som omfatter pensjonister, dvs i hovedsak personer over 67 år. Pr er det ingen aktive personer i ordningen, men 17 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 74 år. I tillegg til disse avtalene er det med utgangspunkt i de ovennevnte avtalene inngått lokale avtaler med enkelte personer / grupper som omfattes av førtidspensjonsordningen. Pensjonsmidler, pensjonsforpliktelser og premieavvik: Størrelsen på pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser er satt ut fra estimert verdi. Estimert verdi brukes fordi faktisk størrelse på pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser pr ikke er kjent ved tidspunktet for avleggelse av regnskapet. Disse størrelsene blir kjent i løpet av kommende år. Kommende års aktuarberegning oppdateres med faktiske tall pr for forrige år, og avviket mellom estimert verdi og faktisk størrelse benevnes som estimatavvik. Premieavvik er differansen mellom netto pensjonskostnad og faktisk innbetalt pensjonspremie. Beregning av netto pensjonskostnad er basert på prinsipper fastlagt i en regnskapsstandard som forsøker å gi en fornuftig og jevn fordeling av pensjonskostnaden over tid. Beregning av hvor mye som skal innbetales i premie til pensjonskassen hvert år baseres på en annen beregningsmodell. Premieavviket amortiseres over ett år. Premieavvik amortiseres over ett år. Amortisering av premieavviket for 2015, kr , samt føring av positivt premieavvik for 2016, kr , medfører en reduksjon av netto driftsresultat for 2016 på kr

23 OFFENTLIG PENSJONSORDNING FOR PEDAGOGISK PERSONALE I STATENS PENSJONSKASSE (SPK): Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) Årets pensjonsopptjening, nåverdi Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Forventet avkastning på pensjonsmidlene Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) Årets pensjonspremie til betaling Årets premieavvik Reversering av fjorårets premieavvik Regnskapsført premieavvik Balanse Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) Pensjonsmidler (anleggsmidler) Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) Årets premieavvik Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik Beregningsforutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,35 % 4,30 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G- og pensjonsregulering 2,97 % 2,97 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: Grunnskole år 4,50 % år 2,00 % - 55år og oppover 1,00 % - Før fylte 50 år 3,00 % - Etter fylte 50 år 0,00 % - Uttakstilbøyelighet AFP 50,00 % 50,00 % Estimatavvik Pensjonsmidler Pensjonsforpliktelser Estimert Faktisk Årets estimatavvik Estimatavvik fra tidligere år 0 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for Akkumulert estimatavvik Bruk av premiefond 2016 Innestående på premiefond

24 OFFENTLIG PENSJONSORDNING I KLP Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) Årets pensjonsopptjening Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Forventet avkastning på pensjonsmidlene Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) Årets pensjonspremie til betaling Årets premieavvik Reversering av fjorårets premieavvik Regnskapsført premieavvik Balanse Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) Pensjonsmidler (anleggsmidler) Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) Årets premieavvik Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik (1 års amortiseringstid) Beregningsforutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,65 % 4,60 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G-regulering 2,97 % 2,97 % Forventet årlig pensjonsregulering 2,20 % 2,20 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: Før fylte 40 år Etter fylte 40 år år 15,00 % 15,00 % år 10,00 % 10,00 % år 7,50 % 7,50 % år 5,00 % 5,00 % år 2,00 % 2,00 % > 55 år 0,00 % 0,00 % Uttakstilbøyelighet AFP (beskriv valgt ordning) 45,00 % 45,00 % For øvrig er alminnelige forutsetninger innen forsikring benyttet når det gjelder demografiske faktorer. Estimatavvik 16 Pensjonsmidler Pensjonsforpliktelser Netto Estimert Faktisk Årets estimatavvik Estimatavvik fra tidligere år 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for Akkumulert estimatavvik

25 Spesifikasjon av estimatavvik pensjonsforpliktelse: Endring som følge av planendring 0 Endring som føgle av ny dødelighetstariff 0 Endring som følge av øvrige endringer Sum Bruk av premiefond Innestående på premiefond

26 60-ÅRS-PENSJONSORDNING I DNB Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) Årets pensjonsopptjening, nåverdi 0 0 Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Forventet avkastning på pensjonsmidlene Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) Årets pensjonspremie til betaling Årets premieavvik Reversering av fjorårets premieavvik Regnskapsført premieavvik Balanse Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) Pensjonsmidler (anleggsmidler) Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) Årets premieavvik Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik Beregningsforutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,60 % 4,50 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G-regulering 2,97 % 2,97 % Forventet årlig regulering av pensjoner under utbetaling 2,20 % 2,22 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: - Før fylte 40 år 0,00 % 0,00 % - Etter fylte 40 år 0,00 % 0,00 % Uttakstilbøyelighet AFP 0,00 % 0,00 % For øvrig er alminnelige forutsetninger innen forsikring benyttet når det gjelder demografiske faktorer. Estimatavvik Pensjonsmidleforpliktelser Pensjons- Netto Estimert Faktisk Årets estimatavvik Estimatavvik fra tidligere år 0 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for Akkumulert estimatavvik Bruk av premiefond Innestående på premiefond

27 Note 4. Varige driftsmidler Balanse- Avskriv- IB Nedskriving Avskriving Salg Kjøp / UB konto Beskrivelse ningstid Anskaff.kost tilgang Museumsbygning Ingen Familieboliger 40år Forretnings-og lagerbygg 50år Kulturhuset 50år Longyearbyen skole 40år Barnehager 40år Driftsanlegg energi 20år Kaianlegg 10/20år Avfalssanlegg 20år Distibusjonsnett el.strøm 40år Fjernvarme-,vann-, avløpsnett 20/40år Tekniske anlegg, bygg 20år Veinett 40år Veianlegg 20år SUM Faste eiendommer og anlegg Utstyr 20 år Kontorutstyr og inventar 10år Maskiner/utstyr 5/10år Anleggsmaskiner/traktorer 10år IKT-utstyr 5/10år Båter 10år Biler 10år Kunst kulturhuset Ingen Brannbil 20år Inv./utstyr kulturhuset 10/20år SUM Utstyr, maskiner og transportmidler SUM Varige driftsmidler Nedskrivningene skyldes prosjektet digitalisering kino som nå er ferdig, hvor vi således fikk tilbakebetalt fra Film & Kino for mye innbetalt. Salg av midler er innbytte løypemaskin (restverdi) og utstyr Kulturhuset. Det gjennomføres ikke avsetninger som kan brukes til nyanskaffelser ved utgangen av driftsmidlets levetid. Note 5. Aksjer og andeler Longyearbyen lokalstyre ved Longyearbyen Havn har aksjer i Cruise Norway regnskapsført til kr I tillegg har vi egenkapitalinnskudd i KLP pålydende kr pr

28 Note 6. Langsiktig gjeld, rentesikring, minste lovlige avdrag, ubrukte lånemidler. Pr er følgende lån regnskapsført (beløp i mill. kr.): Gjeld Opptak / Gjeld Rentes Lån nr Långiver Lånetype / rente Avdrag innfrielse Nedbetalt ats 902 KommunalbankenSerielån / flytende 4,2 0,9 3, ,80 % 904 KommunalbankenSerielån / flytende 2,8 0,4 2, ,80 % 905 KommunalbankenSerielån / flytende 23,5 3,6 19, ,65 % 908 Kommunekreditt Serielån / flytende 8,5 1,2 7, ,90 % 909 Kommunekreditt Serielån / flytende 14,1 1,5 12, ,00 % 911 Kommunekreditt Serielån / flytende 4,0 0,1 3, ,00 % 914 Kommunekreditt Serielån / flytende 2,1 0,1 2, ,00 % 916 KommunalbankenSerielån / flytende 21,8 1,0 20, ,70 % 917 KommunalbankenSerielån / flytende 0,3 0,1 0, ,80 % 918 KommunalbankenSerielån / flytende 0,4 0,1 0, ,70 % 919 KommunalbankenSerielån / flytende 32,0 1,7 30, ,80 % 922 KommunalbankenSerielån / flytende 18,9 18, ,80 % 923 KommunalbankenSerielån / flytende 12,8 12, ,70 % Sum 113,7 10,7 31,7 134,7 903 KommunalbankenSerielån / fastrente 5,2 0,2 5, ,01 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,6 0,9 4, ,01 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 8,2 1,3 6, ,45 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 14,0 1,7 12, ,05 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,6 0,3 5, ,70 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,2 0,3 4, ,70 % til Kommunekreditt Serielån / fastrente 1,4 0,1 1, ,54 % til KommunalbankenSerielån / fastrente 8,7 0,2 8, ,55 % til KommunalbankenSerielån / fastrente 11,9 11, ,89 % til Sum 53,9 5,0 11,9 60,8 Sum lånegjeld 167,6 195,5 Pensjonsforpliktelser 137,1 144,3 Sum langsiktig gjeld 304,7 339,8 Rentesikring. I hht finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre er rentebindingsavtaler det eneste finansielle instrument administrasjonssjefen har anledning til å benytte. Rentebindingsavtaler skal inngås etter følgende retningslinjer: Minimum 25 % av låneporteføljen skal ha flytende rente (rentebinding kortere enn ett år), og minimum 25 % skal ha fast rente. Inntil 50 % av låneporteføljen kan ha fast rente. Maksimal rentebindingsperiode er 10 år. Maksimalt 50 % av låneporteføljen som har fast rente skal komme opp til fornyelse / forfall i løpet av neste 12 måneders periode. Oversikten ovenfor viser at 31 % av lånene pr har fastrente. Lengste rentebindingstid er 10 år

29 Minste lovlige avdrag: I hht kommunelovens 50 nr 7a skal gjenstående løpetid for samlet gjeldsbyrde ikke overstige den veide levetiden for anleggsmidler ved siste årsskifte. Dette innebærer at betalte avdrag på lånegjeld minst må tilsvare den beregnede gjennomsnittlige (veide) levetiden for anleggsmidlene ved siste årsskifte, som beregnes etter følgende formel: Årets avskrivninger (2016) delt på Sum bokført verdi varige driftsmidler ganger lånegjeld Minimumsavdrag Kr Innbetalt Kr Mer innbetalt enn minimumsavdrag Kr Oversikt over låneformål: Låneformål (i mill kr) Kommentar: IKT-skole 0,4 0,4 0,2 Energiverket: tilstandsanalyse 28,3 21,2 10,3 Næringsbygget 5 1,9 2,1 Kjøp av boliger 5 5,2 5,4 Rørledninger Blåmyra 0,7 Heis Energiverket 0,9 Brann 0,5 0,6 0,8 Veier og nærmiljø 7,2 7,6 6,2 Fundamenter bolig 1,3 1,4 1,5 Lagerbygg 3,4 3,6 Skolebygg 1,2 1,3 Renseanlegg energiverket 9,4 Ubrukte lånemidler 5,4 16,0 Kulturhus 12,6 14,0 24,5 Betjenes av korkpenger Vann 17,7 8,5 5,1 Bør være selvfinansierende Ledlys 0,4 0,5 0,6 Bør være selvfinansierende Fjernvarme 49,1 43,9 42,6 Bør være selvfinansierende Avløp 1,5 1,7 1,4 Bør være selvfinansierende Havn 29,5 26,5 21,9 Bør være selvfinansierende Energiverket 6,2 6,1 6,7 Bør være selvfinansierende Renovasjon 9,9 7,0 7,8 Bør være selvfinansierende Sum 195,6 167,4 137,1 Tabellen viser at 123,7 mill kr av lånene er knyttet til låneformål som skal eller bør være selvfinansierende ved at lånene betjenes via gebyr for tjenesten. Målet er at lån til ledlys skal finansieres ved lavere driftsutgifter til gatelys. Lån til renovasjon og avløp skal i hht lov og forskrift være selvfinansierende via gebyr for tjenesten. Lån til kulturhuset betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lokalstyret ønsker ikke at lån til energiverket som gjelder utbedringer i hht tilstandsanalysen skal betjenes via strømgebyret. Lånet belaster Longyearbyen lokalstyre (LL) sin generelle økonomi. Også lån knyttet til kjøp av boliger, næringsbygget, brann, veier og nærmiljø, fundamenter bolig, ikt skole, lagerbygg sjøområdet og skolebygg finansieres via Longyearbyen lokalstyre sin generelle økonomi. Dvs. at 71,9 mill. av totalt lånebeløp, eller 37 %, belaster LL sin generelle økonomi. Ubrukte lånemidler (ubl) er ved årsskiftet ca. 5,4 mill. kr. Ubl oppstår fordi prosjekter ikke har hatt den framdrift i 2016 som var planlagt i revidert investeringsbudsjett. I tillegg ble det ikke tatt opp så 21 29

30 mye lån som det var budsjettert, da vi så at dette ikke ble nødvendig. Låneopptak gjøres i desember da vi har bedre oversikt over hvor mye vi faktisk trenger til å finansiere de ulike prosjektene. Dette gjør at vi har brukt ca. 8.mill kr mindre i lån enn budsjettert. De største beløp i ubl er knyttet til overløp Isdammen (3,6 mill. kr) og TA energiverket (1,7 mill. kr.). Se også tabellen nedenfor. Oversikt over låneopptak og bruk av lån i 2016, samt ubrukte lånemidler pr : Prosjekt Beskrivelse Ubrukt pr Tilført lånemidler Brukt 2016 Ubrukt pr Lån 916 Inngående saldo Avgassrensing Klif Utbedringer fjernvarme Nye rørledninger Blåmyra Lån 919 Inngående saldo Ny strømforsyning Turistkai Heis Energiverket Slagg- og askedeponi RNB 2013: Fyrhus H Forprosjekt dieselstasjon Nye rørledninger Blåmyra Lån LOS-båt HP avfall - sigevannsrensing HP vann - nylegging inntaksledn HP vann - manganfilter Nye rørledninger Blåmyra Lån 921 Nytt lån RNB 2013: Fyrhus H TA Energiverk - ny kondensator TA Energiverk - varsle og slukkeanlegg TA Energiverk - fjernvarmevekslere TA Energiverk - sperredamp TA Energiverk - kondensatforvarmer TA Energiverk - smøreoljekjøler Flytte biblioteket til Næringsbygget Lån 922 Nytt lån HP avfall - restavfallscontainere Dieseltank tilbringertjenesten Forlengelse av turistkaia Rehab.avfallsanlegget Utstyr avfallsanlegg Nytt avfallsanlegg - bygg Nytt fyrhus H Utbedringer fjernvarme ihht. tistandsvurdering Flytte biblioteket til Næringsbygget Lån 923 Nytt lån HP vann - overløp Isdammen Ubrukte lånemidler Tabellen viser ubrukte lånemidler ved forrige årsskifte, opptak og bruk av lån i løpet av året og ubrukte lånemidler pr , som er kr ,

31 Note 7. Garantier Digitalisering av kino: På landsbasis er det gjennomført et arbeid med digitalisering av kino. I den forbindelse inngikk Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF i 2011 en avtale med Film & Kino der Longyearbyen lokalstyre forpliktet seg til å inngå avtale med DnB NOR Finans om finansiering av deler av utgiftene med å digitalisere kinoen. For Longyearbyen lokalstyre innebærer det garanti for et annuitetslån på kr med 9 års løpetid (regnet fra 2011) og flytende rente. Prosjektet er nå avsluttet, tidligere enn forutsatt, så vår garanti har opphørt i Note 8. Andre vesentlige forpliktelser Langsiktige forpliktelser Det er på flere fagfelt behov for langsiktige kontrakter med leverandører. For 2016 har vi hatt følgende større, langsiktige avtaler: Type tjeneste Avtale med Verdi pr år Varighet Veivedlikehold/ entreprenørtjenester LNS Spitsbergen AS Ca. 6,1 mill. kr års opsjonsmulighet Innsamling og håndtering av avfall Reno-Vest Bedrift AS Ca. 6,8 mill. kr Tatt ut opsjon FDV-avtale VVA Imtech Spitsbergen AS Ca. 7,7 mill. kr års opsjonsmulighet FDV-avtale Elektro J.M Hansen AS Ca. 1,8 mill. kr Tatt ut opsjon Leveranse av kull Store Norske Spitsbergen Ca. 12 mill. kr Kullkompani AS FDV-avtale renhold ISS Ca. 4.2 mill. kr års opsjonsmulighet Det er inngått avtale med Kystverket om at Longyearbyen lokalstyre skal levere tilbringertjeneste for loser. Avtalen er for ti år med opsjon på år og trådte i kraft Estimert verdi på avtalen er ca. 3,9 mill. kr pr år. I tillegg kommer oppdragsavhengige driftskostnader. Note 9. Bruk og avsetning til fond Regnskapsskjema 1A - avsetning til disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E99 Finans Interne finansieringstrans E99 Finans Årets rs-messige mer-/mindreforbr Regnskapsskjema 1A - avsetning til bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E99 Finans Statlig rammetilskudd E99 Finans Renter, avdrag, utbytte E99 Finans Interne finansieringstrans E99 Finans Omstillingsmidler fra staten

32 Regnskapsskjema 1A - bruk av bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E99 Finans Interne finansieringstrans Regnskapsskjema 1B - avsetning til disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E15 Personal og organisasjon Felles HMS-/velferdstiltak E42 Brann og redning Brannberedskap Regnskapsskjema 1B - bruk av disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E16 Plan og utvikling Plansaksbehandling E16 Plan og utvikling Tilrettelegging og bistand til næringslivet E40 Tekniske tjenester Elveforebygging E42 Brann og redning Brannberedskap E42 Brann og redning Brannberedskap Regnskapsskjema 1B - avsetning til bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E16 Plan og utvikling Tilrettelegging og bistand til næringslivet E11 Administrasjonssjef m/stab Korkpenger E17 Eiendom Tjenesteboliger E22 Kultur og idrett Kulturskoletilbud E40 Tekniske tjenester Produksjon av vann E40 Tekniske tjenester Husholdningsavfall E40 Tekniske tjenester Avløpsnett/innsamling avløpsvann E80 Energiverket Produksjon av energi E80 Energiverket Vedlikeholdsplan energiverk E90 Longyearbyen havn Havne- og kaidrift Regnskapsskjema 1B - bruk av bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E11 Administrasjonssjef m/stab Korkpenger E16 Plan og utvikling Plansaksbehandling E16 Plan og utvikling Tilrettelegging og bistand til næringslivet E22 Kultur og idrett Kulturskoletilbud E40 Tekniske tjenester Distribusjon av vann E40 Tekniske tjenester Avløpsnett/innsamling avløpsvann E40 Tekniske tjenester Fjernvarmeanl., nett - FH - HS E90 Longyearbyen havn Los-tjeneste Regnskapsskjema 2A - avsetning til bundet investeringsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett Tilknytingsgebyr/investeringer fjernvarme Nødstrømsaggregat Næringsbygget

33 Regnskapsskjema 2A - bruk av disposisjonsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett HP Avfall - Restavfallscontainere TSP - gangvei Elvesletta syd Tjenestebil havn Tjenestebil eiendom HP vei - asfaltering Gangbro opp ved skolen HP vei (fjernvarme sin andel) Rørkasser under skolen Tak Kullungen barnehage Styringssystem ventilasjon og varme Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget Utbedring fundamenter boliger IKT - investeringer skole IKT - nye ansatt pc'er Nødstrømsaggregat Næringsbygget Noark 5 (arkivsystem) Polarflokken - nytt kjøkken Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket Skolen - garderobeløsning Nye rørledninger Blåmyra Oppussing av 35 bad Blåmyra Tjenestebil brann og redning Regnskapsskjema 2A - bruk av ubundne investeringsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett Avgassrensing KliF Tjenestebil energiverket HP vann - ledning Haugen Truck til bruk på renseanlegget Utstyr Kulturhuset Kopimaskiner Streamingløsning Egenkapitalinnskudd KLP Regnskapsskjema 2A - bruk av bundne investeringsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett Tilknytingsgebyr/investeringer Vann Avgassrensing KliF RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (teknisk installasjon)

34 Regnskapsskjema 2A - bruk av bundne driftsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett Kaidekke og kulvert Bykaia Utbygging Hotellnesset HP vann - ledning Haugen HP vann - ledning Bykaia HP vann - overløp Isdammen TA Energiverket - utskifting panelvegger TA Energiverket - nye samleskinner TA Energiverket - sjøvannsfilter TA Energiverket - generatorluftkjøler TA Energiverket - kondensatforvarmer Samlet oversikt over budsjettert og regnskapsmessig avsetning og bruk av fond for hvert fond: Budsjettert avsetning 2016 Budsjettert bruk 2016 UB budsjett 2016 Regnskap avsetning 2016 Regnskap bruk 2016 UB regnskap 2016 Fondstype IB Frie driftsfond Disposisjonsfond Øremerkede disposisjonsfond Sum frie driftsfond Frie investeringsfond Ubundet investeringsfond Sum frie investeringsfond Bundne driftsfond Korkpengefond Omstillingsmidler vedl.hold infrastruktur Omstillingsmidler omstill.og næringsutv Samfunns-og næringsanalysen Boligbygging og arealutvikling Kompetansetiltak barnevernet Frisklivsmidler Rusforebyggende tiltak Psykiatrimidler Kompetanse- og regelverksforståelse Mulighetsstudie gamle energiverk Kultur for mangfold Ungdomstrinn i utvikling Den kulturelle skolesekken Kulturskolen 20 år Prøysenprosjektet Miljøformål Polarflokken B.hage Jorda rundt på kulturski (kulturskolen) Minnefond kulturskolen Brannøvingsfelt Selvkostfond vann Driftsfond renseanlegg Mulighetsstudie krisevann Selvkostfond avløp Selvkostfond renovasjon Garanti avfallsdeponi Selvkostfond fjernvarme Selvkostfond energi Vedlikeholdsfond energiverk Statstilskudd til TA og VHP energiverk Havnefond drift Tilbringertjenesten (LOS) Sum bundne driftsfond Bundne investeringsfond Statstilskudd nødstrømsaggregat Tilknytningsfond vann Tilknytningsfond fjernvarme RNB 2013 Tiltak etter brann Renseanlegg energiverket Tilknytningsfond strøm Havnefond investering Sum bundne investeringsfond Sum alle fond

35 Note 10. Kapitalkonto bevegelser Debet Kredit Inngående balanse Av- og nedskrivning av fast eiendom og anlegg Aktivering av fast eiendom og anlegg Egenkapitalinnskudd KLP Salg av utstyr, maskiner og transportmidler Av- og nedskrivning av utstyr, maskiner, biler Aktivering av utstyr, maskiner og transportmidler Nedskriving aksjer (2015) Korrigert inngående saldo SPK 310 Bruk av midler fra eksterne lån Avdrag på eksterne lån Endring pensjonsforpliktelser Endring pensjonsmidler Utgående balanse Sum Kapitalkonto viser endringer i anleggsmidler og langsiktig gjeld. Note 11. Investeringsprosjekter som går over flere år eller startet i 2016 Prosjektnummer Prosjektnavn Tidligere års investering Investering 2016 Total investering Status 6000 Tilknytningsgebyr/investering Vei VF 6001 Tilknytningsgebyr/investeringer Vann VF 6002 Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp VF 6003 Tilknytningsgebyr/investeringer VF Fjernvarme 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm VF 6005 HP avfall - Restavfallscontainere VF 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia VF 6009 LOS-båt Avsluttet 6016 Dieseltank til tilbringertjenesten Avsluttet 6018 Forlengelse av Turistkaia Avsluttet 6019 Ny strømforsyning Turistkaia Avsluttet 6020 Avgassrensing KliF VF 6022 Tjenestebil Energiverket Avsluttet 6023 Rehabilitering avfallsanlegg VF 6024 Utstyr avfallsanlegg VF 6035 Kjøp tjenesteboliger VF 6036 Utbygging Hotellneset 0 0 VF 27 35

36 Prosjekt - nummer Prosjektnavn Tidligere års investering Investering 2016 Total investering 6041 HP avfall - Sigevannsrensing VF 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg VF Status 6050 Tjenestebil Havn Avsluttet 6051 Tjenestebil Eiendom Avsluttet 6060 HP vei - Asfaltering VF 6061 Gangbro oppe ved skolen Avsluttet 6062 HP vei (fjernvarme sin andel) VF 6070 Nytt fyrhus H VF 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd VF 6077 Rørkasser under skolen Avsluttet 6078 Tak Kullungen barnehage Avsluttet 6079 Heis Energiverket Avsluttet 6080 Styringssystem ventilasjon og varme Avsluttet 6081 Slagg- og askedeponi VF 6085 Utbedring fundamenter boliger VF 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv VF 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper VF 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning Avsluttet 6092 HP Vann - Manganfilter VF 6099 HP Vann - Ledning fram til energiverket VF 6100 HP Vann - Ledning Haugen VF 6102 HP Vann - Ledning til Bykaia VF 6103 HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) VF 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegger Avsluttet 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler Avsluttet 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft Avsluttet 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget VF 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter Avsluttet pumper 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere Avsluttet 6209 TA Energiverk - Sperredamp Avsluttet /ejektorkjøler for turbin TA Energiverk - Generatorluftkjøler til Avsluttet begge generatorer 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer Avsluttet med kjøler til turbin TA Energiverk - Smøreoljekjøler Avsluttet 6250 Forprosjekt dieselstasjon Avsluttet 6251 Truck til bruk på renseanlegget Avsluttet 6301 IKT-investeringer skolen VF 28 36

37 Prosjekt - nummer Prosjektnavn Tidligere års investering Investering 2016 Total investering 6305 Utstyr Kulturhuset VF Status 6306 Kopimaskiner Avsluttet 6307 IKT - Nye ansatt-pcer Avsluttet 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget VF 6309 Noark 5 (arkivsystem) VF 6312 Polarflokken - nytt kjøkken Avsluttet 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget VF 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket VF 6316 Skolen - Garderobeløsning i korridorer Avsluttet barne- og ungdomstrinn 6317 Nye rørledninger Blåmyra Avsluttet 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra 0 0 VF 6319 Tråkkemaskin Avsluttet 6320 Tjenestebil Brann og redning Avsluttet 6322 Streamingløsning Avsluttet 6900 Egenkapitalinnskudd KLP VF Status: Avsluttet: Prosjektet er avsluttet / ferdigstilt. VF: Prosjektet videreføres i

38 Kommentarer til prosjektene: Prosjekt 6000 Tilknytningsgebyr/investering Vei 6001 Tilknytningsgebyr/investeringer Vann Kommentar/tiltak I 2014 ble det brukt ca. 2 millioner kroner fra ubundet investeringsfond til delvis finansiering av tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei til 28 tiltakshavere. Når LL nå har mottatt en innbetaling av tilknytningsgebyr vei "tilbakebetales" beløpet til investeringsfondet. Skyldig beløp fra tilknytningsgebyr vei til investeringsfondet er pr kroner Utbygging av vann til nye bygg. LL står for utbyggingen som gjennomføres som følge av byggesaker mottatt før nytt gebyrregulativ av Utgiftene dekkes av tilknytningsfond vann, da inntektene kom før regnskapsåret Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp 6003 Tilknytningsgebyr/investeringer Fjernvarme 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm For byggesaker etter står utbygger for utbyggingen av og tilknytningen til vann-nettet. Utbygging av avløp til nye bygg. LL står for utbyggingen som gjennomføres som følge av byggesaker mottatt før nytt gebyrregulativ av Tilknytningsfond avløp er 0 pr Utbygging av fjernvarme til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsgebyr og tilknytningsfond fjernvarme. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres. Utbygging av strøm til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsgebyr og tilknytningsfond strøm. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres HP avfall - Containere bestilt i 2016, men vil ikke bli mottatt før i Restavfallscontainere 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia Det meste av arbeidet er ferdigstilt, men det gjenstår rest som må tas til sommeren. Entreprenør har ikke fakturert for arbeid utført i LOS-båt Båten er overtatt av LL og satt i drift for Kystverket fra 1.april 2015 (10års-avtalen med Kystverket starter fra denne dato). Det foreligger en garantiperiode for leveransen av båt på 2 år fra leveransetidspunktet. På grunn av noen utfordringer med leveransen, pågår det en fortløpende dialog med verftet ift kvaliteten på leveransen. Dette består i fortløpende korrigeringer og oppdateringer. Prosjektet vil derfor være gjenstand for korrigeringer også i Ved garantislutt 1. april 2017 vil endelige avvik foreligge 6016 Dieseltank til tilbringertjenesten Prosjektet ferdigstilt Forlengelse av Turistkaia 2016 Kaier er levert, montert og tatt i bruk. Noe merkostnader utover budsjett knyttet til fortøyning og tilkobling av infrastruktur til eksisterende kaianlegg Ny strømforsyning Turistkaia Prosjektet er påbegynt og kabler legges i trasse med ny vannforsyning. I prosjektet ble det lagt frem ekstra strømkabel til planlagt solcelle strømleveranse. Dette ble lagt i samme grøft sammen med hovedstrømforsyning. Merkostnader til kobling av skap på kai utgjør merforbruket

39 Prosjekt Kommentar/tiltak 6020 Avgassrensing KliF Prosjektet som så dann ble avsluttet i Det er imidlertid satt av midler i 2017 til å utføre en tredjeparts gjennomgang av anlegget for å sikre at feil og mangler som dukker opp i garantiperioden blir registrert før dens utløp i mai Tjenestebil Energiverket Bil anskaffet. Prosjekt ferdigstilt Rehabilitering avfallsanlegg Anbudsrunde avslutta og entrepenør valgt for prosjektet. Oppstart arbeidet er planlagt Planleggingsarbeidet er i rute og det er ikke noe som tilseier forsinkelser i prosjektet p.t. Må avklares grensesnitt og koordinering mellom arbeid for utstyr til avfallsanlegget (6024) og rehabilitering av avfallsanlegget Utstyr avfallsanlegg Utstyr er forventa levert imånadsskiftet februar/mars Installasjon av nytt utstyr må koordinerast opp mot rehabiliteringsprosjektet (6023). Prosjektet må (budsjettmessig) sees i sammenheng med 6023 Rehabilitering avfallsanlegg Kjøp tjenesteboliger Resterende budsjett er videreført til 2017 for kjøp av 5 enheter Utbygging Hotellneset Prosjektdefinisjon og forankring av denne er under arbeid. Det utarbeides en prosjektbeskrivelse som går til utlysning eller til bestemt rådgiver HP avfall - Sigevannsrensing Tiltaksplan er sendt SMS for godkjenning. Anbudsgrunnlag for entreprise sendes ut medio mars 2017 og dette koordineres med entreprise for prosjekt Valg av entreprenør i april 2017 og oppstart entreprise antas å være juli Byggeledelse sees i sammenheng med alle entrepriser i LL Nytt avfallsanlegg - bygg Prosjektet blir minimum utsatt i ett år i påvente av ny delplan for Hotellneset Tjenestebil Havn Bil anskaffet. Budsjettert i Tjenestebil Eiendom Bil mottatt. Prosjekt avsluttet. Mangler i leveranse, har blitt enige om at det ikke skal faktureres mer HP vei - Asfaltering Rådgivende ingeniør er valgt, med klagefrist for andre tilbydere mandag 30. januar Beskrivelse av entreprise og innbydelse til konkurranse mars/april 2017, kontrakt entreprenør april/mai Byggestart første halvdel av juni Kostnader rådgiver og entreprise deles likt mellom dette prosjekt og prosjekt Gangbro oppe ved skolen Prosjekt ferdigstilt. Noe overforbruk da tilbud fra entreprenør var noe høyere enn antatt i budsjettprosessen HP vei (fjernvarme sin andel) Rådgivende ingeniør er valgt, med klagefrist for andre tilbydere mandag 30. januar Beskrivelse av entreprise og innbydelse til konkurranse mars/april 2017, kontrakt entreprenør april/mai Byggestart første halvdel av juni Kostnader rådgiver og entreprise deles likt mellom dette prosjekt og prosjekt

40 Prosjekt Kommentar/tiltak 6070 Nytt fyrhus H320 Bygget er formelt overlevert og vi har overtatt bygget og går videre med prosjekt Det gjenstår noe arbeid i grensesnittet mellom dette prosjektet og neste prosjekt. Antar en pris på Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd. Ferdigstilles desember 2016, men med etterarbeid kontroll sommer Forventer noe mer arbeid i 2017 en først planlagt, men vet mer når sommeren er over og fremdriftsplan er revidert Rørkasser under skolen Prosjektet ferdigstilt Tak Kullungen barnehage Arbeidet er ferdig. Prosjekt ferdigstilt Heis Energiverket Prosjekt ferdigstilt Styringssystem ventilasjon og varme Alt er fakturert. Har kommet mindre tillegg på bygningsmessige tilpasningsarbeider enn forutsatt. Har gjort tiltak på skolen, SFO og brannstasjonen. Noen ekstra tiltak på SFO. Har gjort noen mindre tiltak på Kulturhuset Slagg- og askedeponi Rådgivere kontrahert og i gang med prosjektering. Området er innmålt. Driftsplan, avslutningsplan og plan for etterdrift ferdigstilles i løpet av mars Entreprise utlyses medio mars 2017 og utførelse sees i sammenheng med prosjekt Entreprise forventes å starte i juli/august Utbedring fundamenter boliger Har fått tilstandsrapport. Utførelse våren RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper Ligger noe bak tidsskjema. Forventet ferdigstillelse ila våren Arbeidet er godt i gang og forventes ferdigstilt mars Forventet totalt merforbruk 1,9 MNOK HP Vann - Nylegging Prosjektet er ferdigstilt og ferdigbefaring er gått. Noen avvik inntaksledning som må rettes opp og sluttoppgjør mangler HP Vann - Manganfilter Prosjekt ferdigstilt HP Vann - Ledning fram til energiverket Vannledning er ferdig og påkobling er utført. Venter sluttoppgjør for sluttarbeid høst HP Vann - Ledning Haugen Arbeidet er avsluttet og vi har overtatt vannledningen men med noen mangler til utbedring. Mangler utbedres sommer 2017, utbetaler da sluttoppgjør HP Vann - Ledning til Bykaia Avsluttet arbeid høst Ikke mottatt sluttfaktura fra entreprenør. Prosjektet må sees i sammenheng med 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegger 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler Anlegget er overtatt og nytt overløp er satt i drift. Det er noen små justeringer med lukking av avvik fra sluttbefaring. Sluttavregning gjøres så fort avvik fra sluttbefaring er lukket. Ekstrakostnader knyttet til veien/fyllingsdammen tas inn i prosjektet med justeres mot kontrakt og justerbare mengder (sluttoppgjør). Deler av veien/fyllingsdammen er besluttet utsatt til neste år. Prosjekt ferdigstilt. Kondensatoren ble satt i drift 10 november En del ombygging på eksiterende rør måtte til for tilpassing til den nye kondensoren

41 Prosjekt Kommentar/tiltak 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 6209 TA Energiverk - Sperredamp- /ejektorkjøler for turbin 2 Prosjekt ferdigstilt. Venter på godkjenning av anlegget. Brannteknisk analyse er klar, må vurdere videre fremdrift. Påløper gjerne noe konsulentkostnader. Slutt fakturering på sprinkleranlegg kommer ila Prosjekt videreføres i Prosjekt ferdigstilt. Prosjekt ferdigstilt. Enheten kom i drift 10 november Prosjekt ferdigstilt TA Energiverk - Generatorluftkjøler er byttet og prosjektet er ferdigstilt. Generatorluftkjøler til begge generatorer 6211 TA Energiverk - Enheten kom i drift 10 november. Prosjektet er ferdigstilt. Kondensatforvarmer med kjøler til turbin TA Energiverk - Smøreoljekjøler Prosjekt ferdigstilt Forprosjekt dieselstasjon Forprosjekt Dieselstasjonen ferdigstilt per Endelig rapport levert. Noe arbeid, som avklaring mot POA og lokalstyre, er videreført i Truck til bruk på renseanlegget Prosjekt ferdigstilt IKT-investeringer skolen Investeringer for 2016 gjennomført ihht budsjett Utstyr Kulturhuset Prosjektet er ferdigstilt. Utstyr noe over budsjett, må sees i sammenheng med budsjett Kopimaskiner Prosjektet ferdigstilt IKT - Nye ansatt-pcer Prosjektet ferdigstilt Nødstrømsaggregat Næringsbygget Overført noe budsjett til 2017, må sees i sammenheng med bruk og budsjett Noark 5 (arkivsystem) Milepæls- og aktivitetsplan forlenget til 1. kvartal. pga manglende leveranse 6312 Polarflokken - nytt kjøkken Prosjekt ferdigstilt Flytte biblioteket til Næringsbygget 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket 6316 Skolen - Garderobeløsning i korridorer barne- og ungdomstrinn Forventet utbetalt beløp ved sluttleveranse i henhold til inngått endringsordre inntil kr Holder budsjett totalt, men det har blitt fakturert mer i 2016 enn antatt. Må sees i sammenheng med regnskap og budsjett Holder budsjett totalt, men det har blitt fakturert mer i 2016 enn antatt. Må sees i sammenheng med regnskap og budsjett Prosjekt ferdigstilt Nye rørledninger Blåmyra Prosjektet er ferdigstilt. Ubrukte midler vil ikke bli benyttet Oppussing av 35 bad Blåmyra Foreløpig ikke iverksatt Innhentet pris, blir dyrere enn antatt. Ikke kapasitet til gjennomføring pt

42 Prosjekt Kommentar/tiltak 6319 Tråkkemaskin Prosjekt ferdigstilt Tjenestebil Brann og redning Prosjekt ferdigstilt Streamingløsning Prosjekt ferdigstilt Egenkapitalinnskudd KLP KLP er et gjensidig selskap som er eid av kundene. Kunder i KLP har en plikt til å innbetale egenkapital når det er behov for dette. Behovet vil være årlig. Forventes utbetalt ila 1.halvår. TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett

43 Note 12. Avslutta investeringsprosjekter som har mer-/ mindreforbruk Tabellen viser investeringsprosjekter med mer (+) eller mindre (-) forbruk i fht revidert budsjett. Prosjekt Investering Revidert 2016 budsjett Avvik 6009 LOS-båt Dieseltank til tilbringertjenesten Forlengelse av Turistkaia Ny strømforsyning Turistkaia Tjenestebil Havn Tjenestebil Eiendom Gangbro oppe ved skolen Rørkasser under skolen Tak Kullungen barnehage Heis Energiverket Styringssystem ventilasjon og varme HP Vann - Nylegging inntaksledning TA Energiverk - Utskifting panelvegger TA Energiverk - Ny kondensatveksler TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsan TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper TA Energiverk - Fjernvarmevekslere TA Energiverk - Sperredamp-/ejektorkjøler for turbin TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin TA Energiverk - Smøreoljekjøler Forprosjekt dieselstasjon Truck til bruk på renseanlegget Kopimaskiner IKT - Nye ansatt-pcer Polarflokken - nytt kjøkken Skolen - Garderobeløsning i korridorer barne- og ungdomstrinn Nye rørledninger Blåmyra Tråkkemaskin Streamingløsning TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan 35 43

44 Note 13. Investeringsprosjekter som videreføres til 2017 Investering Årsbudsjett Prosjekt 2016 Avvik 6000/ 6999 Tilknytningsgebyr/investering Vei Tilknytningsgebyr/investeringer Vann Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp Tilknytningsgebyr/investeringer Fjernvarme Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm HP avfall - Restavfallscontainere Kaidekke og kulvert Bykaia Avgassrensing KliF Rehabilitering avfallsanlegg Utstyr avfallsanlegg Kjøp tjenesteboliger Utbygging Hotellneset HP avfall - Sigevannsrensing Nytt avfallsanlegg - bygg HP vei - Asfaltering HP vei (fjernvarme sin andel) Nytt fyrhus H Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Slagg- og askedeponi Utbedring fundamenter boliger RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper HP Vann - Manganfilter HP Vann - Ledning fram til energiverket HP Vann - Ledning Haugen HP Vann - Ledning til Bykaia HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget IKT-investeringer skolen Utstyr Kulturhuset Nødstrømsaggregat Næringsbygget Noark 5 (arkivsystem) Flytte biblioteket til Næringsbygget Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket Oppussing av 35 bad Blåmyra Egenkapitalinnskudd KLP TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett 2013 Lokalstyret vil i egen sak i 2017 få seg forelagt forslag til finansiering av investeringsprosjekter som videreføres fra 2016 til Dette gjelder de investeringsprosjekter ikke har fått tilstrekkelig finansiering i budsjett

45 Note 14. Dekningsgrad for selvkosttjenester Noten omtaler tjenestene vann, avløp, renovasjon, fjernvarme, strøm, havn, byggesaksbehandling og eierseksjoner, kart- og oppmålingstjenester og vei. I hht Svalbardmiljøloven 72 og i forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard skal det gjennomføres selvkostberegninger for avløps- og avfallstjenestene. Fra har lokalstyret hatt som intensjon at også beregning av gebyr for vann, strøm og fjernvarme skal følge samme krav til selvkost som avløp og renovasjon. Dette er også forutsatt i forbindelse med vedtak av budsjett Sammen med revisorer fra KomRev Nord, som innehar spesialkompetanse på området, har vi søkt å komme frem til en felles forståelse som ivaretar Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester og som samtidig tar hensyn til de spesielle forhold som knytter seg til Svalbard. Fra og med 2009 er selvkostberegningene beregnet etter en modell som innebærer følgende: Det er ikke beregnet kapitalkostnader på investeringer gjennomført før Årsak: Bydrift Longyearbyen AS (som hadde ansvaret for VAR-området før 2009) har ikke foretatt investeringer i VAR-området finansiert med annet enn tilknytningsinntekter, statstilskudd og tilskudd fra Longyearbyen lokalstyre. Fra og med 2009 fikk Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF ansvaret for VAR-området. Fra samme tidspunkt er det beregnet kapitalkostnader på investeringer, enten de er finansiert med låneopptak eller med tilskudd fra LL. Tilknytningsinntekter er brukt til finansiering av investeringer i vann, avløp, fjernvarme og strøm i utbyggingsområder. Med virkning fra ble kapittel 5 i gebyrregulativet om tilknytningsgebyr endret, slik at Longyearbyen lokalstyre (LL) i medhold av plan- og bygningsloven 18-1 krever at utbygger selv utfører bygging av vei, vann og avløp. For fjernvarme og strøm gjennomfører LL utbyggingen. Det beregnes ikke kapitalkostnader der tilknytningsinntekter brukes til finansiering av investeringer i utbyggingsområder. Tilknytningsinntekter og -kostnader regnkapsføres på det området de tilhører (vann, avløp, fjernvarme og strøm) og eventuelle avsetninger til fond er knyttet til det enkelte område fra og med Selvkostberegningene nedenfor viser: Om inntektene for det enkelte tjenesteområdet finansierer kostnadene med tjenesteområdet. Er dekningsgraden under 1, går tjenesteområdet med underskudd for det gitte år. Dekningsgrad over 1 viser overskudd for det gitte år. Negativt tall på linjen «Fond inkl. rente » viser hvor stort fondet (sparepengene) til tjenesteområdet er. Fondet kan brukes til å betjene investeringer (dvs. renter og avdrag på lån) eller til å redusere gebyrene. Positivt tall på linjen «Fond inkl. rente 31.12» viser underdekning på fondet, dvs. hvilket beløp som er finansiert av Longyearbyen lokalstyres generelle økonomi

46 Strøm - selvkostregnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (eks. renter og avskrivninger) Vedlikeholdskostnader ihht plan Administrasjon LL, % av kjerneprodukt** 4,50 % Avsetning til vedlikeholdsfond Avsetning til andre fond Kapitalkostnader tiltak i hht tilstandsanalysen og renseanlegg Kapitalkostnader investeringer Totale kostnader Salg elektrisk kraft Diverse inntekter Salg av fjernvarme Statstilskudd til vedlikehold og drift av renseanlegg Statstilskudd til utgifter med vedlikeholdsplan Bruk vedlikeholdsfond Bruk andre fond Totale inntekter Bruk (+) / avsetning (-) til driftsfond energiverket Dekningsgrad 0,98 0,97 1,00 1,01 Akkumulert resultat*** Akkumulert resultat som framføres til fremtidige år*** Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) *Fra og med 2014 er Energiverkets andel av personell i enhet Tekniske tjenester en del av de direkte kostnadene. Tidligere lå disse kostnadene inne i «Administrasjon LL» sammen med øvrige administrative tjenester fra LL. **Administrasjon LL er redusert med 1 mill ift beregningen ved bruk av satsen på 5% pga at enheten selv har administrativt personale. ***Lokalstyret har i budsjettet for 2016 forutsatt at vedlikeholdsplanen og kapitalkostnader til investeringer i hht tilstandsanalysen og investeringer i renseanlegget ikke skal påvirke strømprisen (dvs ikke være en del av selvkostberegningen). Vedlikeholdsplanen (tjeneste 28520) har et mindreforbruk i fht budsjett på ca 3,5 mill kr. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond. Kapitalkostnader knyttet til tilstandsanalysen og renseanlegget er beregnet til 2,5 mill kr. Oversikten viser at energiverket har et regnskapsresultat (overskudd) på kr i Om kapitalkostnadene til tilstandsanalysen og renseanlegget holdes utenfor ville energiverkets overskudd vært ytterligere 2,5 mill kr høyere, dvs kr (kr kr ). Det beregnede overskuddet i 2016 bidrar til å dekke tidligere års framførte underskudd (kr ) samtidig som det kan avsettes kr renter kr til selvkostfond

47 Fjernvarme - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % Kjøp av fjernvarme fra energiverket Avsetning til fond til vedlikehold og rørkasser Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 0,86 1,07 1,07 1,00 1,06 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) Avvik mellom UB 2013 og IB 2014 pga at avskrivning 2012 på prosjektet Mengderegulering ikke var gjennomført og ble rettet i 2014 (kr ) var første år med selvkostberegning for fjernvarme. Vann - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,24 1,11 1,09 1,11 1,18 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) Avvik mellom UB 2013 og IB 2014 pga at anlegg Sigevannsrensing (C og 4) er flyttet til renovasjon var første år med selvkostberegning for vann. AVLØP - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,41 1,48 1,01 0,75 0,72 1,21 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 2,50 2,94 2,44 3,24 Renter på fond Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond)

48 RENOVASJON - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % Garantisum avfallsdeponi (avsatt til fond) Kapitalkostnader (avskrivinger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter hushold Inntekter næring Totale inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,11 1,32 1,24 1,22 1,18 0,93 Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % 3,24 % Renter på fond Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) kr i avvik mellom UB 2013 og IB 2014 skyldes overgang fra regnearkbasert anleggsoversikt til anleggsmodul i Visma. HAVN - selvkostberegning unntatt LOS-båt Regnskap Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % Bruk av fond LOS-båt* Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad 1,17 1,04 1,02 Bruk av havnefond i investeringsregnskapet Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % Renter på fond Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) er første år at regnskapet til havn presenteres i en selvkostkalkyle i regnskapsdokumentet. Tjeneste Lostjenesten - er valgt holdt utenfor selvkostberegningen fordi tjenesten ytes til kystverket i hht egen avtale. Avtalen ble iverksatt Det føres eget regnskap for LOS-tjenesten (Se tabell under). I løpet av en 10- årsperiode skal avtalen økonomisk sett gå i null. * I 2016 gikk LOS-båt tjenesten med underskudd, dette dekkes inn av havnefondet. Elling Carlsen (LOS-båt) - selvkostberegning Regnskap Regnskap Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) Totale kostnader Inntekter Bruk (+) / Avsetning (-) til fond Dekningsgrad Bruk av havnefond i investeringsregnskapet Akkumulert resultat Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % Renter på fond 0 Fond inkl rente (positivt tall = underdekning på fond)

49 Andre tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetaling: Byggesaksbehandling, eierseksjonering Regnskap 2016 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader Inntekter Netto kostnad Kart- og oppmålingstjenester Regnskap 2016 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader Inntekter Netto kostnad Veier Regnskap 2016 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader Inntekter Netto kostnad Oversikten viser tjenestenes netto utgifter, dvs kostnader med tjenesten etter at gebyrinntekter er trukket fra. Lokalstyret har via bevilgninger i årsbudsjettet vedtatt at tjenestene skal delfinansieres av Longyearbyen lokalstyre. Note 15. Kortsiktige fordringer, kortsiktig gjeld, kasse og bankinnskudd Kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld Regnskap Regnskap Kundefordringer Avsetning tap (delkredere) Fordringer på ansatte Interimskonto periodisering Positivt pensjonspremieavvik Andre kortsiktige fordringer Sum kortsiktige fordringer Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Påløpte feriepenger Negativt pensjonspremieavvik Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Økning i andre kortsiktige fordringer skyldes i hovedsak at vi har inntektsført et forsikringsoppgjør fra Gjensidige forsikring for erstatning etter skredet i Pengene er ikke utbetalt av assurandør

50 Kasse og bankinnskudd Regnskap Regnskap Kassebeholdning Frie bankinnskudd: Bankinnskudd vedr. drift Sum frie bankinnskudd Bundne bankinnskudd Korkpenger Skattetrekksmidler Sum bundne bankinnskudd Sum kasse og bankinnskudd Note 16. Lønnsutgifter, godtgjørelser, antall ansatte. Lønnskontnader Regnskap 2016 Lønn faste stillinger inkl. faste tilllegg og feriepenger Vikarlønn, ekstrahjelp, overtid, midlertidige ansatte mv Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd og trekkpliktig forsikring Premieavvik Oppgavepliktige ytelse i hht. Reiseregulativ Sum lønnsutgifter totalt Beløpene er hentet fra både drifts- og investeringsregnskapet Årsverk 171, ,5 Ansatte totalt Faste ansatte Vikar/engasjement Kvinner Menn Sykefravær 3,60 % 4,10 % 5,40 % *Tallene for 2013 er fremkommet ved å summere tall fra Longyearbyen Lokalstyre, Bydrift KF, Kultur og fritidsforetak KF og Oppvekstforetak KF. Pr er 135 ansatte i 100 % stilling, øvrige ansatte har ulike stillingsbrøker

51 Note 17. Opplysning om særforhold gikk det et snøskred fra Sukkertoppen som førte til at 2 mennesker mistet livet og 11 hus (herav 5 tilhørende Longyearbyen lokalstyre (LL)) ble totalskadet. I tillegg ble det skader på infrastruktur som tilhører LL. Forsikringsoppgjøret etter skredet er ved avleggelsen av regnskapet for 2016 ikke klart. LL har mottatt et erstatningskrav etter skredet. Det pågår også en etterforskning for å avklare om straffbart forhold har funnet sted og hvem som i så fall er ansvarlig(e). I 2013 fikk NVE myndighet til å vurdere og forebygge for ras og flom på Svalbard. Høsten 2016 har NVE gjennomføre et pilotprosjekt for flomsikring av Longyearelva. I 2016 er det også gjennomført en ny skredfarekartlegging for Longyearbyen, Vestpynten-Bykaia, delområde i Todalen og delområder i Bolterdalen-Foxdalen. Snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred er kartlagt. Faresonekartene viser bl.a. områder som bør prioriteres med tanke på evt forebyggende skredsikringstiltak og sikringstiltak der bebyggelse eller næringer er skredutsatt. Hvilken rolle Longyearbyen lokalstyre og Næringsdepartementet som grunneier skal ha knyttet til sikringstiltakene er ikke avklart. Longyearbyen lokalstyre har gjort staten oppmerksom på at lokalstyret ikke selv kan håndtere etterslepet knyttet til bygninger og teknisk infrastruktur. Brukerbetalingen er i dag på et forholdsvis høyt nivå, på linje med de dyreste kommunene på fastlandet. Lokalstyret ser at brukerbetalingen og lånebyrden ikke kan fortsette å øke i takt med kostnadene til vedlikehold og oppgradering av infrastruktur. Dette vil føre til at etterslepet øker og at nødvendig rehabilitering må utsettes. Note 18. Spesifikasjon av uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner I revidert nasjonalbudsjett 2016 ble det bevilget 10 mill kroner til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen, som følge av skredet 19.desember Disse midlene fikk vi ikke benyttet i 2016, slik at de er satt av til bundet fond. Note 19. Vedlikeholdsforpliktelse Som et viktig ledd i å få oversikt over tilstander og vedlikeholdsbehov på teknisk infrastruktur er det utført tilstandsvurderinger. Følgende tilstandsvurderinger er gjennomført: Tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan for alle bygninger Tilstandsvurdering av fjernvarmerør og fundament primærnettet, aktivitetene er satt inn i fremtidig vedlikehold og investering og synliggjøres i selvkostberegningen. Tilstandsvurdering av prosessanlegget på energiverket med tilhørende vedlikeholdsplan Tilstandsvurdering av veier Tilstandsvurdering av tekniske bygg med anlegg Følgende tilstandsvurderinger gjenstår: Vann- og avløpsnettet Tilstandsvurdering sekundærnett fjernvarme Tilstandsvurderingene viser at det er et etterslep på vedlikehold av bygninger på ca 168 mill kr fra I 2016 har 6 boliger blitt pusset opp og 5 boliger malt utvendig. 5 spisshus er erstattet med 5 nye boliger. Deler av Næringsbygget ombygges til bibliotek. Polarflokken barnehage har fått nytt kjøkken. Totalt sett har dette redusert etterslepet med ca 12 mill kr. Det er planlagt oppstart på

52 boliger i et samarbeidsprosjekt på Elvesletta, som ferdigstilles høsten Grunnet boligmangel har 3 familieboliger blitt innleid eksternt. For energiverket vil Longyearbyen lokalstyre klare å gjennomføre verdibevarende vedlikehold gitt at dagens vedlikeholdsplan fortsetter de kommende årene. Veigebyret Longyearbyen lokalstyre tar inn er for lavt til å kunne dekke drift og vedlikehold av veier etter gitte standarder. Hovedplan vei tar for seg fremtidig investeringsbehov knyttet til vei. Investeringsbehov er avdekket men ikke fullfinansiert. Avfallsplanen tar for seg fremtidige behov knyttet til avfallshåndtering, investeringer er avdekket, men alt er ikke finansiert. Avfallsplanen revideres i Hovedplan vann tar for seg fremtidig investeringsbehov knyttet til vannforsyning. Investeringsbehov er avdekket, men ikke fullfinansiert. Note 20. Vesentlige avvik mellom driftsbudsjett og driftsregnskap. Det er noe avvik mellom regnskap og budsjett, jfr oversiktene Regnskapsskjema 1 A og Regnskapsskjema 1 B. De vesentligste avvikene kan forklares slik: Regnskapsskjema 1 A: Enhet Netto finansinntekt/utgift Til bundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Overført til investeringsregnskapet Kommentar til avviket: Sammensatt av noe lavere renteinntekter på bankinnskudd og noe høyere avdragskostnader, men samtidig lavere rente på lån enn budsjettert. Renter på korkpengefondet og renter på selvkostfond avsettes til sine respektive bundne driftsfond. Renter og avdrag på lån til kulturhuset betjenes av korkpengefond. Renter og avdrag på lånet ble lavere enn budsjettert. Overføring ikke gjennomført da det ikke ble nødvendig for å fullfinansiere investeringsregnskapet

53 Regnskapsskjema 1 B: Enhet Kommentar til avviket: Mindreforbruket skyldes lavere kostnader til politisk aktivitet og kontrollutvalget Politisk virksomhet enn budsjettert. Merforbruket skyldes kostnader til juridisk bistand for oppfølging av saker i Administrasjonssjef m/stab etterkant av skredulykken Merforbruket skyldes i hovesak IKT, flere lisenser (mange nye maskiner) og mer Økonomi og IKT bruk av konsulenttjenester enn forutsatt. Mindreforbruket skyldes i hovedsak at det ikke prioriteres anskaffelse og utskifting av møbler/inventar på Næringsbygget når vi er i en ombyggingsfase, slik også var tilfelle i På grunn av stor utskifting av ledere, tillitsvalgte, AMU medlemmer og verneombud, er også noe kurs/opplæring forskjøvet til Personal og organisasjon Mindreforbruket skyldes blant annet at Store Norske tok ansvar for utarbeidelse av delplan Hotellneset. Delplan sentrumsområdet er ikke ferdigstilt og det vil komme utgifter knyttet til denne planen også i Oppstart boligplanlegging er utsatt. Dette førte til mindre konsulentbruk enn budsjettert. Enheten ble etablert i 2016 og noe av avviket kan nok skyldes usikkerhet om faktiske Plan og utvikling kostnader for drift av enheten. Merforbruket skyldes i hovedsak oppgradering av tjenesteboliger. Her har vi hatt oppstartkostnader på innkjøp av verktøy, utstyr, kontorplass o.l. til egne snekkere. Samt utført mer omfattende oppussing enn tidligere på boliger. Kr ,- i innleie av boliger i forbindelse med skred og mangel på boliger. Kr ,- i reparasjoner etter vannlekkasjer, tette avløp, feil på tekniske annlegg, brannalarm o.l. Innkjøp av mer møbler til Blåmyra enn planlagt. Inntektssiden er omtrent som budsjettert totalt sett. Mindreforbruk på bygg kultur og merforbruk på bygg oppvekst. Merforbruket på bygg oppvekst er oppgraderinger på den gamle brannstasjonen pga vidergående skole, HMS tiltak på Kullungen barnehage, mer omfattende oppussing av ungdomsklubben enn Eiendom forutsatt. Merforbruket skyldes i hovedsak merkostnader til barnevern. Vi har hatt 2 stillinger på barnevern hele 2016 uten at budsjettet ble korrigert. På barnevernstiltak for barn som bor hjemme var det ikke budsjettert noe. Her har vi Barn og unge hatt utgifter til innleie av sakkyndig/ konsulenttjenester. Enheten sett under ett har et merforbruk og dette skyldes i hovedsak utskifting av varmekabler under Svalbardhallen, svikt i inntektene på Galleri Svalbard, uforutsette flyttekostnader, lavere billettinntekter og sponsorinntekter, høyere strømkostnader og husleie biblioteket. I tillegg har Kulturskolen hatt høyere lønnskostnader, men dette ble "dekket" ved lavere lønnskostnader på kultur Kultur og idrett felles. Tross noe merforbruk på videregående avdeling som forutsatt, går vi ut med et mindreforbruk. Dette skyldes at vi har hatt delvis vakante stillinger i perioder av året. Kr ,- av mindreforbruket skyldes også lavere kostnader innenfor strøm og fjernvarme. Vi antar at dette skyldes at 2016 har vært et mildt år sett Longyearbyen skole over ett. I tillegg har enheten hatt et nælternt forbruk. Longyearbyen barnehage Mindreforbruket skyldes at avdeling Rypa ble stengt den Mindreforbruket kan sees i sammenheng med at inventar og pedagogisk materiell ble flyttet fra Longyearbyen barnehage til Kullungen barnehage, samt Kullungen barnehage noe redusert bemanning. Merforbruket skyldes i hovedsak svikt i inntektene (mange små barn som teller Polarflokken barnehage to plasser, men betaler for en). Mindreforbruk skyldes mindre utgifter til strøing av veier og driftstiltak på veier Tekniske tjenester som ikke er gjennomført i påvente av arealplanen. Brann og redning Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse

54 Enhet Energiverket Longyearbyen havn Finans Kommentar til avviket: Energiverkets regnskap viser balanse pr I budsjettet var det forutsatt en netto utgift på ca. 4,5 mill.kroner. Hovedårsaken til at regnskapsresultatet ble bedre enn budsjettert skyldes høyere inntekter, ca. 2,2 mill.kroner. Samt lavere kapitalkostnader, spesielt knyttet til investeringer i renseanlegget og til investeringer i hht tilstandsanalysen. I tillegg ble utgiftene til vedlikeholdsplanen ca 3,4 mill. kroner lavere enn budsjettert. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond (til bruk senere år). Regnskapet viste ett mindreforbruk på kr. 2,4 mill. Dette er satt av til bundet fond. Mindreforbruket skyldes i hovedsak høyere inntekter enn forutsatt i budsjett. Avviket her er består av mange deler og består av føringer som er vanskelig å forutse/budsjettere. Alle finanstransaksjoner gjennomføres her, alt fra renteinntekter til avskrivninger og avsetning til fond (bla selvkost). Note 21. Spesifikasjon av regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet Regnskapsmessig merforbruk Regnskap 2016 Budsjett 2016 Regnskap 2015 Tidligere års mindreforbruk Årets disponering av tidligere års mindreforbruk Nytt mindreforbruk i regnskapsåret Totalt mindreforbruk til disponering Det foreslås at regnskapsmessig mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond

55 55

56 56

57 RS 17/25 Søknad om statstilskudd 2018 med anslag på bevilgninger for

58 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/212-4-U63 Joakim Damkås Søknad om skjenkebevilling Hurtigruten Svalbards beltevogn Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Søknad om skjenkebevilling for hurtigruten Svalbards beltevogn avslås. Saksopplysninger: Hurtigruten Svalbard AS søkte den om skjenkebevilling for sin beltevogn i forbindelse med guidet turopplegg. Det ble forespurt ytterligere opplysninger i vårt brev av om hvor og hvordan skjenkingen var tenkt gjennomført (vedlagt). I svar på dette brevet (også vedlagt) framkommer det at det er tenkt servert musserende vin i forbindelse med tur i nærområdet inntegnet som rute i Adventdalen og opp til «Linken» på Hjortfjell. Det er således klart at søknaden omhandler skjenking i Longyearbyen planområde og at den derfor skal behandles av lokalstyret. Søker har bedt om bevilling for øl og vin for kjøring i nærområdet. I utfyllende opplysninger framkommer det at serveringen angitt som «et glass bobler» skal skje i forbindelse med enkel matservering. Vurdering: Lokalstyret avgjør på delegasjon fra Sysselmannen søknader om skjenkebevilling som gjelder skjenking i Longyearbyen planområde. Søknaden vurderes opp mot gjeldende lovverk, forskrift om alkoholordningen for Svalbard, ruspolitisk handlingsplan og etablert praksis i Longyearbyen lokalstyre. Skjenkebevilling gjelder for et bestemt lokale. Lokalstyret har gjennom praksis etablert at med lokale kan også forstås motorvogn. Det vises i den forbindelse til skjenkebevilling som er gitt til Arctic Tapas i deres buss. Lokalstyret har også gjennom ruspolitisk handlingsplan gitt føringer for skjenking i forbindelse med guidede turopplegg som er en viktig føring for administrasjonen i behandlingene av denne skjenkesaken. I handlingsplanen står følgende på s. 15: Skjenking i forbindelse med guidede turopplegg: Det kan gis bevilling for skjenking av øl/vin og brennevin i forbindelse med guidede turopplegg 58

59 2017/212-4 Side 2 av 2 med bespisning i Longyearbyens nærområde. Skjenketidene for slike arrangementer følger de generelle bestemmelsene i lokale skjenkebestemmelser ovenfor. Dersom søknaden innvilges vil dette føre til at antallet skjenkebevillinger økes. I ruspolitisk handlingsplan er det ikke satt noe tak på antall bevillinger, men en har sagt at (..)»de skjenkepolitiske rammene som settes skal ha en klar rusforebyggende effekt, og i minst mulig grad bidra til konkurransevridning. (..) Det antas at det kan være rom for en viss økning i antallet skjenkesteder uten at dette kan sies å komme i konflikt med målsettingene i ruspolitisk handlingsplan.» Ruspolitisk handlingsplan s.9 Dette taler for at søknaden kan innvilges. Imidlertid kan det argumenteres for at den skjenkebevillingen som er gitt Arctic Tapas er gitt til et konsept som ikke kan sammenlignes direkte med den type servering som her er tenkt og at søknaden derfor avslås. Arctic Tapas er et gjennomført restaurant-konsept hvor en normalt kunne forvente et alkoholtilbud dersom serveringen hadde foregått i en vanlig restaurant. Det vises forøvrig til bestemmelsene i ruspolitisk handlingsplan vedrørende skjenkested: For at et skjenkested skal kunne innvilges skjenkebevilling må stedet ha en tilfredsstillende kvalitet og alle formelle krav i lover og forskrifter for overnattings-, serverings-, og spisesteder skal være oppfylt før bevilling gis. Når det gjelder utforming av skjenkesteder skal disse ha preg av pub/restaurant/ overnattingssted. Steder som har preg av kiosk/gatekjøkken vil normalt ikke få skjenkeløyve. I tillegg vil en i større grad kunne føre kontroll med, og ha oversikt over et serveringslokale som er avhengig av vei og som gir naturlige begrensninger for hvor skjenkingen kan foregå. Når administrasjonssjefen derfor er kommet til at skjenkebevillingen ikke bør innvilges er dette begrunnet i at skjenkingen, selv om den er tenk å skulle foregå i en motorkjøretøy av lignende karakter som tidligere innvilget bevilling, ikke er lagt til en ramme hvor det er naturlig å tilby alkohol hverken hva gjelder lokale eller konseptet forøvrig. Alternativ vurdering: Lokalstyret kan vurdere at skjenkingen skal foregå som en del av guidet turopplegg i nærområdet som nevnt i ruspolitisk handlingsplan. I tillegg kan viktigheten av likebehandling og å unngå konkurransevridning anføres. Alternativ innstilling: Hurtigruten Svalbard AS gis skjenkebevilling for øl og vin i forbindelse med turopplegg med matservering i sin beltevogn i perioden Bevillingen gjelder kun utenfor tettbygd strøk og bare i Longyearbyen planområde. Skjenketider: Øl/vin kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Trude Helen Brenden Michael Carl Eric Nathorst Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. 59

60 60

61 Fra: Trude Helen Brenden Sendt: :31:33 Til: Postmottak LL Kopi: Damkås, Joakim Emne: VS: BV turer Vedlegg: image006.png;image007.png;image008.png;image009.png;image001.jpg;image002.png;image003.png;image004.png;image005.png Hei Etter avtale med Joakim sender jeg over tilleggsopplysninger til søknaden om skjenkebevilling på våre Beltevognturer. I tillegg til kartet kan jeg også opplyse om at det i tillegg ønsket om å servere et glass bobler blir det enkel matservering. Si fra om dere trenger noe mer Vennlig hilsen/kind regards, Trude Helen Brenden Bar/event & restaurant manager Mobile: Mail: trudehb@hurtigrutensvalbard.com Hurtigruten Svalbard Tel.: P.O. Box 548 N 9171 Longyearbyen, Norway Fra: Tore Hoem Sendt: Thursday, March 02, :03 AM Til: Trude Helen Brenden <TrudeHelen.Brenden@hurtigrutensvalbard.com> Emne: BV turer Kart over BV turene vår der skjenking er aktuelt. Kind regards, Tore Magne Hoem Adventures Director 61

62 Mobile: Hurtigruten Svalbard Tel.: P.O. Box 548 N 9171 Longyearbyen, Norway 62

63 63

64 HURTIGRUTEN SVALBARD AS Postboks LONGYEARBYEN Kontaktperson: Trude Helen Brenden Deres referanse: Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Joakim Damkås U63 Spørsmål til søknad om skjenkebevilling for beltevogn Det vises til søknad om skjenkebevilling for beltevogn i Longyearbyens nærområde sendt Vi har behov for utfyllende informasjon om hvordan og hvor serveringen er tenkt gjennomført før vi eventuelt kan behandle søknaden. Årsaken til dette er at lokalstyret kun gir skjenkebevilling for skjenkesteder som befinner seg innenfor Longyearbyen planområde. Det vises til kart på lokalstyret.no for nærmere informasjon om hvilke arealer dette omfatter. Dersom skjenking også er tenkt gjennomført utenfor planområdet skal det søkes direkte til Sysselmannen. I tillegg gjøres det oppmerksom på lokalstyrets Ruspolitisk handlingsplan som beskriver hvilke vilkår som vil måtte oppfylles før skjenkebevilling kan gis. Blant annet heter det at: Skjenking i forbindelse med guidede turopplegg: Det kan gis bevilling for skjenking av øl/vin og brennevin i forbindelse med guidede turopplegg med bespisning i Longyearbyens nærområde. Skjenketidene for slike arrangementer følger de generelle bestemmelsene i lokale skjenkebestemmelser ovenfor. Det er altså nødvendig at spørsmålet om hvor skjenkingen skal foregå (område) og hvilke rammer skjenkingen skal foregå i avklares før saken kan behandles. Utfyllende informasjon kan sendes via edialog til lokalstyret eller epost til postmottak@lokalstyre.no. Til spørsmål om når søknaden kan behandles viser vi til at ettersom saken først skal behandles i administrasjonsutvalgets møte 14. mars før den kan fremmes for lokalstyret 27. mars. Det er sannsynlig at vi ikke rekker å få gjort unna saksbehandling og få inn Sysselmannens uttalelse innen intern frist for saksframlegg som er allerede fredag 3. mars. Neste mulighet blir da ikke før mandag 29. mai beklageligvis ettersom dette er første lokalstyremøte etter 27. mars. Med vennlig hilsen Joakim Damkås rådgiver politisk sekretariat HURTIGRUTEN SVALBARD AS 64

65 2017/212-2 Side 2 av 2 65

66 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/327-2-U64 Kirstin Lillevåg Mobakken Søknad om tilskudd til innskudd i Charterfond Nord-Norge Visit Svalbard Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Administrasjonsutvalgets behandling Eirik Berger (V) fremmet følgende alternative forslag til innstilling: AU drøftet saken grundig og anser saken som prinsipielt viktig. AU ønsker derfor at saken underlegges en bredere debatt i lokalstyret, og at Visit Svalbard inviteres (29. mai) til å holde et innlegg for lokalstyret. Bergers forslag ble vedtatt mot to (H, MDG) stemmer. Administrasjonsutvalgets innstilling AU drøftet saken grundig og anser saken som prinsipielt viktig. AU ønsker derfor at saken underlegges en bredere debatt i lokalstyret, og at Visit Svalbard inviteres (29. mai) til å holde et innlegg for lokalstyret. Anbefaling: Alternativ 1: Visit Svalbard AS innvilges ikke tilskudd fra Longyearbyen lokalstyre til innskudd i Charterfond Nord-Norge. Da fondets midler skal være virkemiddel for økt flykapasitet til primært i perioden oktober januar for å oppnå bedre belegg og salg denne perioden vil Longyearbyen lokalstyre oppfordre bransjen til å prøve å nå de ønskede resultater via egne salgs- og markedsaktiviteter. Alternativ 2: Visit Svalbard AS innvilges tilskudd inntil kr ,- fra Longyearbyen lokalstyre til innskudd (risikokapital) i Charterfond Nord-Norge. Tilskuddet gis med den forutsetning at prosjektet fullfinansieres via tilskudd også fra Innovasjon Norge og bransjen selv med tilsvarende beløp (inntil kr ,-) fra hver av disse. 66

67 2017/327-2 Side 2 av 5 Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Visit Svalbard AS søker Longyearbyen lokalstyre om innskudd kr ,- for å innlemme Svalbard i det operative nettverket «Charterfond Nord-Norge». Charterfondet er etablert som et samarbeid mellom Nord Norsk Reiseliv, Avinor og de 3 nordligste fylkeskommunene, og skal bidra til at det settes opp charterflyvninger fra internasjonale lufthavner til lufthavner i Nord-Norge. Ved opprettelsen av charterfondet ble det åpnet for at Svalbard kunne innlemmes, etter positiv behandling i Longyearbyen lokalstyre. Dog ble det ikke bevilget penger til fondet, ergo har det hittil ikke vært operativt for Svalbard sin del. Da Svalbards tiltredelse i charterfondet første gang ble lansert hadde Svalbard Reiselivsråd saken oppe til behandling i styret i november Reiselivsrådet konkluderte da med at det ikke var hensiktsmessig å tiltre, siden det lokale fokuset den gang primært gikk på å forsterke det allerede etablerte flytilbudet etter Norwegians gjeninntreden på Svalbard fra mars 2013 av. Styret var redd at dette kunne være en skjør tilstand, der et utstrakt chartertilbud ville kunne medføre at eksempelvis Norwegian igjen sluttet med sine flyvninger til Svalbard. Reiselivsrådet mener at denne frykten ikke gjør seg lenger gjeldende, og det etablerte rutetilbudet med SAS og Norwegian virker å ha satt seg. Styret i Reiselivsrådet går nå inn for at å tiltre Charterfondet også rent operativt. Logikken bak charterfondet er at det skal bidra til å redusere risikoen for internasjonale turoperatører ved å sette opp charterflyvninger til landsdelen, herunder Svalbard. Dette gjennom en modell der fondet tar 25% av risikoen, dvs garanterer for et beløp per flyvning som tilsvarer kostnaden knyttet til setefaktoren mellom 60 og 80 %. Er setefaktoren høyere betales det ikke ut midler fra fondet, er det lavere blir det uansett maks utbetaling som tilsvarer ¼ av kostnaden med å sette opp charterserien. Reiselivsbedriftenes andel av spleiselaget er salgs- og markedsføringskostnadene, som anslås til minimum NOK per oppsatte charterserie (en serie er på minimum 2 flyvninger). Disse midlene er å anse driftskostnader og går med uansett om fondets midler blir benyttet eller ikke til en angitt charterserie. Erfaringene med fondet er så langt meget positive og det har bidratt med solid og dokumenterbar trafikk til landsdelen. Samtidig har utbetalingene fra fondet vært beskjedne, det vil si at man i stor grad lykkes med å fylle flyene. Det jobbes nå med å utvide perioden slik at det gjøres til en permanent ordning, støttet opp av de 3 fylkeskommunene i nord. For Longyearbyen er helårsturisme et prioritert mål for det lokale reiselivet, og enklere adkomst fra internasjonale markeder er en forutsetning for å lykkes med dette. Per nå gis det ikke anledning til å starte rute flyvninger til Svalbard fra utenlandske flyplasser, dog er chartertrafikk fra utlandet lov. Det er derfor fra det lokale reiselivets side nå ønskelig at man tar charterfondet i bruk som et virkemiddel for å få økt flykapasitet til Longyearbyen primært i perioden oktober januar. En innlemmelse i fondet vil bidra til at reiselivsbransjen får en 67

68 2017/327-2 Side 3 av 5 betydelig økning i antall gjester i mørketida, noe som bidra til at reiselivsnæringen kan bidra med enda flere trygge, helårsarbeidsplasser i Longyearbyen. Finansieringsforslag langt fram av søkeren: Foreslått modell blir dermed: Longyearbyen lokalstyre Innovasjon Norge Lokale turoperatører* Sum ,- innskudd i fondet (risikokapital) ,- innskudd i fondet (risikokapital) ,- salg- og marked (driftskapital); 4 serier ,- innskudd og operative midler *Det er de største lokale overnattingsstedene og turoperatørene som jobber felles med dette initiativet, med Hurtigruten Svalbard, Svalbard Adventure Group og Basecamp Spitsbergen i spissen. Andre kan senere komme til. Fordelingen av markedskostnaden er det ingen matematisk fordeling på, da det vil fordele seg ut fra den enkelte charterserie Vurdering: Når man vurderer potensiell lokal verdiskapning kan man si at samlet investering i Charterfond Nord-Norge vil gi en lokal verdiskapning. Dersom det blir satt opp et minimum på til sammen 12 flyvninger med 80% belegg, vil dette bety at bransjen får tilført 1728 gjester til Longyearbyen gjester de ellers kanskje i liten grad ville ha fått hit via ordinære rutefly. Gitt at de har 3,5 overnatting i snitt og bruker kr. 2200,- lokalt per døgn per person vil den totale lokale omsetning bli på ca kr ,- (overnatting, bespisning, opplevelser, shopping). Ved et slikt scenario vil heller ikke fondet bli tappet, det skjer først når vi går under 80% kabinfaktor. Fondets midler går da til å garantere for nye charterserier som igjen generer ny lokal omsetning, i teorien i samme størrelse. Visit Svalbard AS forslår i sin søknad en finansieringsmodell hvor Longyearbyen lokalstyre går inn i fondet med kr ,- i innskudd, Innovasjon Norge også med ,- i innskudd i fondet. Begge disse innskuddene er risikokapital. Videre forslås det at lokale turoperatører skal bidra med kr ,- salg- og markedsmidler (driftskapital). Dersom det skal gis tilskudd på det omsøkte beløpet vil dette bli et stort løft fra Longyearbyen lokalstyre til en bransje, og til en sak. Videre vil bransjen, sett med våre øyne, bidra med driftskapital, som er å anse som driftsutgifter. Bransjen bør i tillegg til ordinære driftsutgifter for å nå markedet også bidra med innskudd i fondet. I Svalbardmeldingen vises det til at Longyearbyen lokalstyre er tildelt 4,5 mill til omstillingsog næringsutviklingstiltak mens Innovasjon Norge er tildel 20 mill for samme periode for å være en viktig bidragsyter i omstillingsarbeidet. Ut for dette må det vurderes om Longyearbyen lokalstyre skal og kan bidra med like stort innskudd/risikokapital som Innovasjon Norge. Fra det lokale reiselivets side er det nå ønskelig at man tar charterfondet i bruk som et virkemiddel for å få økt flykapasitet til Longyearbyen primært i perioden oktober januar. En innlemmelse i fondet vil bidra til at reiselivsbransjen får en økning i antall gjester i mørketida, noe som kan bidra til at reiselivsnæringen kan bidra med flere helårsarbeidsplasser i Longyearbyen. 68

69 2017/327-2 Side 4 av 5 Longyearbyen lokalstyre må også vurdere om man kan tilrå bransjen om å bruke i salg- og markedsmidler (driftskapital) uten at man går inn i fondet. Kanskje denne innsatsen kan medføre økt aktivitet i lavsesongen uten at man belaster Longyearbyen lokalstyre. Det må videre vurderes en eventuell risiko som det kan være for innbyggerne hva angår tilgjengelighet og pris på flybilletter når turister og reiselivsbransjen legger beslag på svært mange flyseter. I dag er det mange innbygger som har fokus på den realitet at flybillettene er blitt dyrere og mindre tilgjengelige. På den ene siden er det viktig å merke seg at reiseliv er en av de største næringene i Longyearbyen hva angår sysselsetting. Reiseliv er nevnt i Svalbardmeldingen. På den annen side er Longyearbyen lokalstyre pliktig til å vurdere effekt av brukte midler. I dette tilfelle resultater ut fra bestillinger i Svalbardmelingen. Det er vurdert at ved innlemmelse i charterfondet vil reiselivsnæringen kunne bidra med enda flere helårsarbeidsplasser i Longyearbyen. Svalbardmeldingen er klar på at det skal være fokus på norske arbeidsplasser. Hvor sannsynlig det er for at fondets effekt vil være at det blir flere helårlige arbeidsplasser er vanskelig å forutsi. Charterfond Nord-Norge var i startfasen med for å redusere charteroperatørenes økonomiske risiko ved etablering av ny chartertrafikk til landsdelen og dermed stimulere turoperatører til å sette inn flere direkteruter fra de store markedene og inn til Nord-Norge. Nå er Svalbard invitert med. På fastlandet er det ingen kommuner som har bidratt økonomisk. At man søker Longyearbyen lokalstyre skyldes at Svalbard ikke har fylkeskommune. Finnmark fylkeskommune har bidratt med 2,5 mill, Troms fylkeskommune med 9,9 mill og Nordland fylkeskommune med 7 mill. Bevilgningen i Nordland fylke var via DA midler fond. Longyearbyen lokalstyre må vurdere effekten av bruk av ekstraordinære midler til dette tiltaket opp mot tiltak/prosjekt som kan antas å gi større effekt hva angår mål henhold til svalbardmeldingen. Bør midlene brukes prosjekter som er målrettet mot arbeidsplasser, norsk bosetting, flere norske studenter? Det er store beløp det søkes om innenfor en bransje. Videre står lokalstyre overfor flere utfordringer framover. Både når det gjelder tiltak til det beste for innbyggerne og prosjekt som skal realiseres for å nå de mål som Svalbardmeldingen legger føringer for. Med bakgrunn i dette vil administrasjonen fremme to forslag. Alternativ 1: Visit Svalbard AS innvilges ikke tilskudd fra Longyearbyen lokalstyre til innskudd i Charterfond Nord-Norge. Da fondets midler skal være virkemiddel for økt flykapasitet til primært i perioden oktober januar for å oppnå bedre belegg og salg denne perioden vil Longyearbyen lokalstyre oppfordre bransjen til å prøve å nå de ønskede resultater via en salgs- og markedsaktiviteter. 69

70 2017/327-2 Side 5 av 5 Alternativ 2: Visit Svalbard AS innvilges tilskudd inntil kr ,- fra Longyearbyen lokalstyre til innskudd (risikokapital) i Charterfond Nord-Norge. Tilskuddet gis med den forutsetning at prosjektet fullfinansieres via tilskudd også fra Innovasjon Norge og bransjen selv med tilsvarende beløp (inntil kr ,-) fra hver av disse. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 70

71 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Mona Ada Andersen Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 vedtas. Anbefaling: Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 vedtas. Saksopplysninger: Iht. forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre 3 skal Longyearbyen lokalstyre (..) gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i Longyearbyen arealplanområde og hvordan disse kan påvirke planområdet og Longyearbyen lokalstyre. Eksisterende ROS analyser fra 2014 ble administrativt behandlet. Denne analysen var enhetsvis og fokuserte på drift. Det foreligge også ROS analyser fra tidligere Bydrift KF som styret var med å utarbeide. På bakgrunn av dette, så administrasjonen behov for å utarbeidet en helhetlig overordnet ROS analyse for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre. Arbeidet med ROS analysen har pågått siden mars Vurdering: Det er administrasjonssjefens vurdering at ROS analysen som her legges frem, gir et oversiktlig og godt bilde av hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe, sannsynligheten for at de inntreffer og konsekvens av disse. Vedlegg: 71

72 2017/646-1 Side 2 av 2 1 Helhetlig ROS analyse for Longyearbyen

73 Helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse for Longyearbyen lokalstyre Sammendragsrapport 26.0s Saksnr.: Rapporten er levert av I 73

74 Versjonsnummer Utarbeidet Faglig godkjent System-godkjent Sist revidert Dato I 74

75 Administrasjonssjefens forord En god kommunal beredskap er en grunnleggende forutsetning for en god nasjonal beredskap (Stortingsmeding ). Vi vet aldri når en uønsket hedelse rammer oss som samfunn, eller hva den uønskede hendelsen består av (DSB 2014). Den helhetlige risiko -og sårbarhetsanalysen for Longyearbyen 2016 omfatter uønskede hendelser som kan ramme Longyearbyen lokalstyre og Longyearbyen. Formålet er å unngå at liv, helse og materielle verdier settes i fare. Helhetlig ROS-analyse = Enhetsspesifikke ROS-analyser+overordnet ROS-analyser En betydelig mengde tverrfaglig arbeid er lagt ned i denne analysen. Direktoratet for samfunssikkerhet og beredskap (DSB) sin veiledninger for helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen er benyttet til dette arbeidet. DSB CIM er brukt som digitalt hjelpeverktøy og DSBs metode er benyttet. Vi er trygge på at metoden og prosessen er velegnet for formålet. Hege Walør Fagertun Administrasjonssjef II 75

76 Innholdsfortegnelse Administrasjonssjefens forord...ii 1. Introduksjon Om helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Bakgrunn og formål ROS lovkrav Prinsipper for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap Omfang og avgrensninger Forkortelser og begrepsforklaringer Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre Planlegging, forarbeid og gjennomføring Arbeidsprosess Risikoanalysemetodikk Konsekvensmatrise Sannsynlighet Risikoaksept Overordnet risikobilde store kritiske hendelser Langvarig, uplanlagt, bortfall av energiverket Storbrann Skred Ekstremvær Evakuering Jordskjelv Langvarig bortfall av ferskvann Forsyning av mat Akutt miljøforurensning PLIVO Kriseledelse og krisehåndtering Forsyning av medisiner Tjenestebasert ROS på enhetsnivå Longyearbyen skole Barnehagene Enhet barn og unge - barne- og familietjenesten (barnevern) Enhet barn og unge - Praktisk-psykologisk tjeneste (PPT) Enhet for barn og unge - Camp Svalbard sommer og vinter Enhet for barn og unge - Ung i Longyearbyen Enhet for kultur og idrett - Svalbardhallen...22 III 76

77 4.8 Enhet for kultur og idrett - Longyearbyen kulturhus Enhet for kultur og idrett - Galleri Svalbard Enhet for kultur og idrett - Longyearbyen folkebibliotek Energiverket Longyearbyen havn Eiendom Tekniske tjenester - Fjernvarme Tekniske tjenester - Vannforsyning Tekniske tjenester - Transportsystem og nærmiljøanlegg Tekniske tjenester - Avløp Tekniske tjenester - Renovasjon Enhet for økonomi & IKT - økonomi Enhet for økonomi & IKT - IKT Enhet for personal og organisasjon Ikke enhetsspesifikke hendelser Brann og beredskap Samlet risikobilde for enhets ROS Menneskers liv og helse Samfunnskritiske funksjoner Drift, produksjon og tjenesteyting Miljø Økonomiske verdier Omdømme Innspill til beredskapsplanen og videre arbeid Tiltak Beredskapsplan og beredskapsøvelser Neste revisjon...47 IV 77

78 1. Introduksjon 1.1 Om helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Longyearbyen lokalstyre (LL) skal iht. forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre 1, jf. sivilbeskyttelsesloven 14, gjennomføre en helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse (ROS), herunder kartlegge og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe og hvordan disse kan påvirke LLs daglige drift, tjenesteyting og Longyearbyens befolkning. Den helhetlige ROS skal forankres politisk. Denne helhetlige ROS omhandler både samfunnssikkerhet og LLs tjenesteyting. Første delen fokuserer på stor-hendelser som LL ikke kan håndtere utfra ordinær kapasitet og som kan berører flere enheter/tjenesteområder. Den andre delen fokuserer på LLs tjenesteytingen. Grunndataen til denne helhetlige ROS for LL er de enehetsspesifikke ROS og ROS av uønskede hendelser som kan ramme tverrenhetlig, Sysselmannens ROS for Svalbard (heretter referert til som Svalbard ROS), NVE rapporten om skredfarekartlegging i utvalgte områder på Svalbard (heretter referert til som NVE rapporten) og risiko-og sårbarhetsanalyse med konsekvensvurderinger vedlegg til arealplan for Longyearbyen planområde Bakgrunn og formål Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen (DSB, 2014) konkretiserer forventningene til omfanget av en helhetlig ROS iht. kommunens ansvar. Dette er tilpasset LL og de særegne forhold vi har her, ved ikke å være en kommune, eller tilhøre et fylke. Veiledningen gir følgende beskrivelse av hva en helhetlig ROS skal: gi oversikt over uønskede hendelser som utfordrer kommunen gi bevissthet om risiko og sårbarhet i kommunen fange opp risiko og sårbarheter på tvers av sektorer gi kunnskap om tiltak for å unngå og redusere risiko og sårbarhet i kommunen identifisere tiltak som er vesentlig for kommunens evne til å håndtere påkjenninger gi grunnlag for mål, prioriteringer og nødvendige beslutninger i kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap gi innspill til ROS innen både kommunale ansvarsområder og fylkes ROS Det er ikke krav til at veilederen skal følges, men innholdet bidrar til i stor grad å oppfylle kravene til helhetlig ROS. Da dette er en revisjon av ROS fra 2014, er den ikke bygget opp iht. veilederen. 1.3 ROS lovkrav Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) ble gjort gjeldende på Svalbard 18. desember 2012, ved forskrift om Sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre. Hjemmelsgrunnlaget for LLs ROS er forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre 1, jf. sivilbeskyttelsesloven Prinsipper for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap De fire grunnleggende prinsippene for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap står sentralt i LL beredskapsarbeid og beskrives under: 1 78

79 Ansvarsprinsippet: den som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon har også ansvar for å håndtere uønskede/ekstraordinære hendelser og kriser på det samme området. Likhetsprinsippet: den organiseringen man opererer med til daglig, og den organiseringen som benyttes under uønskede/ekstraordinære hendelser og kriser, skal være mest mulig lik. Nærhetsprinsippet: uønskede/ekstraordinære hendelser og kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Samhandlingsprinsippet: enhver har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 1.5 Omfang og avgrensninger Denne helhetlige ROS gjelder Longyearbyen planområde. Svalbard ROS omtaler i kapittel 2 risiko og tiltak knyttet til naturhendelser, store ulykker, alvorlige tilsiktede handlinger og kritisk infrastruktur og samfunnsfunksjoner. LL har valgt å se nærmere på utvalgte hendelser av særlig relevans for LLs tjenesteproduksjon samt innbyggerne og besøkendes sikkerhet. 1.6 Forkortelser og begrepsforklaringer Beredskap Planlegging og forberedelser av tiltak for å forebygge, skadebegrense eller håndtere uønskede hendelser og kriser på best mulig måte. CIM Forebygging Krise Kriseledelse Kritiske samf.funksjoner Risiko Sannsynlighet CIM er et digitalt beredskapsverktøy som i LL brukes til ROS og hendelseshåndtering. Tiltak som reduserer sannsynligheten for at uønsket hendelse inntreffer. Der det ikke er mulig å redusere sannsynligheten som ved ras og flom, handler forebygging om å konsekvensreduserende tiltak. En hendelse som har potensial for å true viktige verdier og samfunnssikkerheten eller svekker LLs evne til å utføre sine samfunnsfunksjoner. Håndteringen utfordrer eller overskrider LLs kapasitet og/eller kompetanse for håndtering av situasjonen, og ressurser må derfor hentes eksternt. sin funksjon er å ha myndighet og kunnskaper til å kunne ta raske og viktige avgjørelser i en akutt situasjon. er oppgaver som samfunnet må opprettholde for å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet. Dette dekker befolkningens grunnleggende behov. er en vurdering av om en hendelse kan skje, hva konsekvensen vil bli og usikkerheten knyttet til dette. brukes som mål på hvor trolig en mener det er at en bestemt hendelse vil inntreffe, angitt som innenfor hvilket tidsrom, gitt vår bakgrunnskunnskap. Når risiko vurderes, legger vi til grunn en viss kunnskap. Det er ofte mange forutsetninger og antakelser og kunnskapen være god eller begrenset, og noen 2 79

80 av forutsetningen kan vise seg å være feil. Man kan derfor ikke være garantist for sannsynlighet. Sårbarhet Tiltakskort Uønskede hendelser er et uttrykk for de problemer et system får med å fungere når det utsettes for en uønsket hendelse, samt de problemer systemet får med å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. En robust kommune har evne til å motstå og tåle uønskede hendelser, samt evne til raskt å gjenoppta kritiske samfunnsfunksjoner etter svikt. er en sjekkliste over tiltak som må utføres når en gitt uønsket hendelse oppstår og LL jobber med krisehåndtering eller i en økt varsomhets situasjon, der LL jobber med kontrollert og systematisk forebygging. er hendelser som avviker fra det normale, og som har eller kan medføre tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. 1.7 Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre Longyearbyen ligger på 78ºN og er et moderne familiesamfunn med ca innbyggere. Omkring 70% er nordmenn, men rundt 40 nasjonaliteter er representert. Her finnes både skole, barnehager, universitetssenter, lokalavis, butikker, restauranter, sykehus og kirke. Sports- og kulturlivet er aktivt og variert. Tidligere var Longyearbyen en gruvebosetning, men fra begynnelsen av 1990-tallet har samfunnet endret seg. Mens det før var flere gruver i drift rundt Longyearbyen, er det bare Gruve 7 som er i drift i dag. Der produseres det om lag tonn kull hvorav tonn går til LLs kullkraftverk. I dag er turisme og forskning/utdanning viktige næringsveier i tillegg til gruvedriften. Svalbard lufthavn har flyforbindelse til fastlandet hele året. Gamlekaia er forsyningspunktet for varer, inkludert dagligvarer samt diesel og bensin. Longyearbyen havn driver Bykaia og eiers av LL og er mottaket. Longyearbyen havn tar imot passasjerbåter og tjenestefartøy. Longyearbyen er ingen kommune slik vi er kjent med fra fastlandet. I 2002 ble det innført lokaldemokrati- og styre i Longyearbyen etter egen modell. Lokalstyret kan sammenlignes med et kommunestyre og er LLs øverste organ i LL som kan sammenlignes med en kommuneadministrasjon. LL har ansvar for bl.a teknisk infrastruktur, skole og barnehage, samfunns- og arealplanlegging, brann og beredskap, barnevern m.m. Lokalstyrets myndighet gjelder innenfor Longyearbyen planområde og er organisert som en to modells kommune, slik som illustrert under. 3 80

81 2. Planlegging, forarbeid og gjennomføring 2.1 Arbeidsprosess Revisjonen av helhetlig ROS for LL har vært ledet og fasilitert av LLs beredskapsrådgiver. Arbeidet startet i mars Administrasjonssjefen bestilte oppdraget, ble fulgt opp av sektorsjef teknisk sektor og etter lederskifte i september 2016, av kst. administrasjonssjef. Revisjon har bestått av å: revidere allerede analyserte antatt uønskede hendelser i enhetene identifisere og analysere nye hendelser innlemmelse av konklusjonen i NVE rapporten i analysen innlemmelse av risiko-og sårbarhetsanalyse med konsekvensvurderinger vedlegg til arealplan for Longyearbyen planområde i analysen innlemmelse av Svalbard ROS i analysen Enhetslederne og i en viss grad sektorsjefene og fageksperter fra enhetene har deltatt i analysemøtene. Analysemøtene ble gjort enhetsvis. Barnehagene gjorde en felles analyse. Noen enhetsanalyser er delt inn i flere analyser, deg tjenestene gjør dette naturlig. Administrasjonssjef og sektorsjefene har analysert enkelte uønskede hendelser som var kartlagt men ikke hørte inn under en spesifikk enhet men som hører til på tvers av flere enheter eller kun hos ledelsen. 2.2 Risikoanalysemetodikk Uønskede hendelser som kan skje identifiseres og analyseres med utgangspunkt i: årsaker og sannsynlighet sårbarhet konsekvenser usikkerhet 4 81

82 Tilnærmingen følger sløyfediagrammet «bow-tie diagram», som omtalt i og hentet fra veilederen, se under. Diagrammet illustrerer at en i midten av figuren finner en uønsket hendelse, til venstre finner man årsakene som kan føre til hendelsen samt forebyggende tiltak. På høyresiden finner vi konsekvensene for verdiene som LL ønsker å beskytte, samt skadebegrensende tiltak. Figur 1 Bow-tie diagram Med utgangpunkt i et sett av definerte samfunnsverdier er det gjennomført en fare-og trussel identifisering for å kartlegge uønskede hendelser som true verdien som er: menneskers liv og helse miljø samfunnskritiske funksjoner drift og tjenesteyting økonomiske verdier 5 82

83 2.3 Konsekvensmatrise Under følger en konsekvensmatrise som beskriver hva LL definerer som de forskjellige konsekvensgradene til de forskjellige verdiene. Verdier vi ønsker å beskytte Konsekvensgradering Mennesker, liv og helse 5. Katastrofal Svært alvorlig betydning for HMS, alvorlig påvirkning på sykefravær, arbeidsmiljø eller kompetanse livstruende skader eller død på egne ansatte. Samfunnskritiske funksjoner Drift, produksjon og tjenesteyting Hoved- og avhengige All normal kommunal andre systemer settes drift og permanent ut av drift. tjenesteproduksjon opphører. Miljø Svært alvorlige og langvarige skader på miljøet. Økonomi Ekstra kostnader/økonomisk tap > Kritisk Alvorlig betydning for HMS, alvorlig påvirkning på sykefravær, arbeidsmiljø eller kompetanse. Systemet settes ut av drift for lengre tid. Andre avhengige systemer rammes midlertidig. Store vansker med drift og tjenesteproduksjon. Omfattende skader på miljøet. Ekstra kostnader/økonomisk tap Farlig Moderat betydning for HMS, moderat påvirkning på sykefravær, arbeidsmiljø eller kompetanse. Driftsstans i flere døgn. Betydelige vansker med drift og tjenesteproduksjon. Alvorlige skader på miljøet. Ekstra kostnader/økonomisk tap En viss fare Liten betydning for HMS, liten påvirkning på sykefravær, arbeidsmiljø eller kompetanse. Systemet settes midlertidig ut av drift. Kan føre til skader dersom det ikke finnes reservesystemer. Mindre vansker med drift og tjenesteproduksjon. Mindre miljøskade. Ekstra kostnader/økonomisk tap Ufarlig Ingen betydning for HMS, ingen påvirkning på sykefravær, arbeidsmiljø eller kompetanse. Systemet settes midlertidig ut av drift. Ingen direkte skader, kun mindre forsinkelser. Ikke behov for reservesystemer. Nær normal drift. Ingen miljøskade. Ekstra kostnader/økonomisk tap < Sannsynlighet DSBs holdning til risikoaksept, sannsynlighetskategorisering og konsekvensvurdering, er at kommunen selv skal bestemme disse verdiene, og de gir derfor ikke føringer på dette. LL har et sett sannsynlighetskategorier for hendelser på overordnet nivå og et sett for driftshendelser. Under finner dere LLs sannsynlighetskategorier. Sannsynlighet Overordnede hendelser Driftshendelser 5. Svært sannsynlig Risikoen vil oppstå oftere enn 1 gang i løpet av 1 år 4. Meget sannsynlig Risikoen vil oppstå 1 gang i løpet av 1-19 år 3. Sannsynlig Risikoen vil oppstå 1 gang i løpet av år 2. Mindre sannsynlig Risikoen vil oppstå 1 gang i løpet av år 1. Lite sannsynlig Risikoen vil oppstå sjeldnere enn 1 gang i løpet av 1000 år Risikoen vil oppstå under de fleste omstendigheter eller månedlig. Risikoen kan oppstå under flere omstendigheter eller halvårlig. Risikoen kan oppstå på et eller annet tidspunkt årlig Risikoen kan oppstå under sjeldne omstendigheter eller innen 5 Risikoen vil kun oppstå under helt spesielle omstendigheter eller utover 5 år. 6 83

84 2.5 Risikoaksept Under finner dere LLs risikoaksept. Sannsynlighet 1.Ufarlig 2.En viss fare Konsekvens 3.Farlig 4.Kritisk 5.Katastrofal 5. Svært sannsynlig 4. Meget sannsynlig z3. Sannsynlig 2. Mindre sannsynlig 1. Lite sannsynlig 3. Overordnet risikobilde store kritiske hendelser På bakgrunn av LLs enhetsspesifikke ROS, NVE rapporten og Svalbard ROS og de krav som stilles i forskrift om Sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre, ble det identifisert 11 uønskede hendelser, som man har valgt å analysere nærmere. I en helhetlig ROS skal følgende uønskede hendelser analyseres, jf. veilederen: uønskede hendelser med potensielt store konsekvenser uønskede hendelser som berører flere sektorer/ansvarsområder og som krever samordning uønskede hendelser som går utover kommunens kapasitet til håndtering ved hjelp av ordinære rutinger og redningstjeneste uønskede hendelser som skaper stor frykt/bekymring i befolkningen De utvalgte hendelsene er: 1. langvarig, uplanlagt, bortfall av energiverket 2. storbrann 3. skred 4. ekstremvær 5. evakuering 6. jordskjelv 7. langvarig bortfall av ferskvann 8. forsyning av mat 9. akutt forurensning 10. PLIVO 7 84

85 11. kriseledelse og krisehåndtering 12. Forsyning av medisiner Under beskrives og illustreres risikobildet. Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig. Oftere enn 1 gang i løpet av 1 år 4. Meget sannsynlig. 1 gang i løpet av 1-19 år 3. Sannsynlig. 1 gang i løpet av år 2. Mindre sannsynlig. 1 gang i løpet av år 1. Lite sannsynlig. Sjeldnere enn 1 gang i løpet av 1000 år Konsekvens 1. Ufarlig Ubetydelig påvirkning LL og samfunnet 2. En viss fare Liten påvirkning LL og samfunnet 3. Farlig Moderat påvirkning LL og samfunnet 4. Kritisk Alvorlig påvirkning LL og samfunnet Katastrofal Svært alvorlig LL og samfunnet 3.1 Langvarig, uplanlagt, bortfall av energiverket Energiverket i Longyearbyen ble tatt i bruk i Energiverket er et komplekst prosessanlegg med mange tekniske komponenter som kan være kritiske for både produksjon og forsyningen av energi. Mange, men langt fra de fleste komponentene har dubletter Dersom en eller flere komponenter faller bort, kan dette føre til stopp på den kullfyrte anlegget. Elektrisitet og fjernvarme vil da bli produsert ved bruk av diesel. Ved langvarig bortfall av energiverket i den kaldeste årstiden vil dette på sikt true opprettholdelsen av bosettingen i Longyearbyen, og infrastrukturen, da det vil bli vanskelig å tilføre varme og strøm til hele byen. Man vil måtte kutte forsyningen til deler av byen, for å prioritere andre. Energiverket i Longyearbyen er avhengig av kull fra Gruve 7 til sin energiproduksjon. Uteblir kull-leveransen, må energiverket stenge ned når kullagrene er tomme. Diesel benyttes til drift av dieselaggregater og fyrkjeler i fyrhus, som reserveanlegg for energi- og fjernvarmeproduksjon. Dersom tilgangen på diesel skulle bli borte, vil dieselaggregatene bli satt ut av funksjon. Energiproduksjonen er avhengig av vann for produksjon av damp til turbinene. Ved bortfall av vann vil dieselaggregatene overta energiproduksjonen. Vi har ikke alternativ vannkilde i Longyearbyen, og er derfor helt avhengig av reservoaret i Isdammen. I Longyeardalen er det såkalt ringkjøring, som betyr at man kan fremføre strøm til den eller de nettstasjonene som blir berørt av et eventuelt kabelbrudd. Dette gjelder imidlertid ikke strømmen opp til Nybyen og Sverdrupbyen. Tilsvarende vil strømkundene på Hotellneset bli berørt hvis høyspentlinja langs Burmaveien brytes. På denne linjen er det nødstrømsaggregater på flyplassen (Avinor) og Platåfjellet (SvalSat). Til Adventdalen går det kun en linje; ved et linjebrudd vil kundene være uten strøm inntil høyspentlinjen er reparert. Ved Gruve 7-anlegget er det et aggregat som kan forsyne hele Adventdalen, så fremt det ikke er drift i gruva. Det er også et nødstrømsaggregat ved Isdammen, for å kunne opprettholde vannproduksjonen ved strømbrudd på Adventdallinja. I tillegg er det et mobilt aggregat knyttet til energiverket. 8 85

86 I desember 2012 brøt det ut brann på energiverket. Brannen førte til at fjernvarmen til deler av byen falt bort. Disse områdene har ikke eget fyrhus, som skal være en reservevarmekilde. Hendelsen var i en periode med relativt få kuldegrader, slik at man unngikk evakuering fra de områdene som ble berørt av at fjernvarmen falt bort, og man unngikk frost- og sprekkskader på ledningsnettet. Energiverket er et kritisk viktig objekt på flere måter: kontrollrommet til energiverket ligger inne i bygningen. Derfra styres ikke bare energiverket, men også reservekraftanlegget. 110-sentralen er også knyttet til kontrollrommet. Etter brannen i 2012, er det etablert et styringssystemet slik at energiverket, reservekraftstasjonen og 110- sentralen kan styres fra Næringsbygget. Dersom kraftforsyningen blir satt ut over lengre tid eller permanent, kan man komme i en situasjon hvor hele Longyearbyen må evakueres. Ved behov for masseevakuering, må vi ha bistand fra fastlandet. Planer og prosedyrer for dette finnes ikke i dag og er noe Sysselmannen på Svalbard har ansvaret for. Langvarig bortfall av energiverket (uplanlagt mer enn 2 dager), er sannsynlig vil skje mellom 1 og 100 år. Det er vanskelig å sannsynlighetgjøre dette, men siden det uansett havner i rød sone, er ikke dette vurdert mer nøyaktig. Dette vil kunne være forårsaket av brann, feil på elektriske- og mekaniske komponenter, sabotasje, mangel på kulleveranse, etc. Nødstrømanlegg og dieselstasjon produserer ikke nok elektrisitet til å dekke alle abonnenter, konsekvensen er derfor vurdert å være kritisk. Tiltak for å redusere konsekvensen er å ha strømforsyning nok til å dekke hele byen, et reservekraftverk. 3.2 Storbrann Brann i Longyearbyen vil kunne ha alvorlige konsekvenser, avhengig av årstiden og vær- og vindforhold. Bygningsmassen står på pæler, med høy luftgjennomstrømning under byggverk og stort potensial for rask brannspredning. Varmekabler går i rørkasser under boligene. Den arktiske luften er tørr, og over tid blir materialene lett antennelige. Longyearbyen er også ofte utsatt for vind. Alle disse faktorene genererer høy sannsynlighet for brannspredning. Før byggesaksreglene i plan- og bygningsloven ble gjort gjeldende i 2003 ble det praktisert en minsteavstand mellom bygningene på 16 meter, denne avstanden er senere halvert. Det finnes derfor en del eldre bygg med lavere brannteknisk standard innimellom nyere bygningsmasse. Fortettingen av bygningsmassen fører til smale veier, plassmangel for snødeponi, lange blindveier, og begrensede adkomst-/angrepsmuligheter for utrykningskjøretøyer. Parkering av kjøretøy, spesielt snøskutere, tett opp til bebyggelsen gir også utfordringer. Det lagres større mengder bensin under eller ved bygningene som øker brannfaren. Komfyrbranner er den desidert største enkeltårsaken til boligbranner. I 2016 hadde vi 10 tilfeller av branntilløp inne på kjøkken, herav 7 tørrkokinger. Gode bygningsmessige løsninger sikres gjennom arealplanlegging og byggesaksbehandling, samt at de fleste boliger nå kobles til 110-sentralen. Dette gir direktevarling til brann- og beredskap og er av stor betydning for å kunne redusere sannsynligheten for brannspredning. Det er videre etablert et kvalitetssikringssystem og et forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsverktøy som sikrer systematisk gjennomføring av drift og systematisk vedlikehold. Ved utarbeidelse av fremtidige arealplaner (og ved rullering), bør brannsikkerhet stå sentralt når fortetting og bygningsutforming vurderes. Videre ser vi at flere av boligene som nå er oppført er helsprinklet. Dette er meget positivt, med dokumentert brannforebyggende virkning. 9 86

87 En brann i offentlige og samfunnsviktige bygg eller boliger f.eks. sysselmannens adm. bygg, Næringsbygget, Longyearbyen sykehus, Svalbardbutikken, Longyearbyen skole, barnehager, Svalbardhallen, brann i rekkehus (Blåmyra) og brann i hotell er av kritisk hendelser. Det samme er hendelser tenkt under ekstreme værforhold; sterk kulde, vind og mørketiden og problem med vannforsyning. Sannsynligheten er liten, men konsekvensene kan være katastrofale. Brann spesielt i boliger og overnattingssteder, kan om natten få store konsekvenser for beboerne og i verste fall medføre flere døde. Ved behov for evakuering er det fare for at beboere må rømme bygninger uten å få med seg varme klær. Vinterstid er det fare for nedkjøling med påfølgende frostskader. Innsatspersonell blir stilt ovenfor vanskelige oppgaver. Etablering av samleplass for registrering og behandling av evakuerte kan på natten være vanskelig de første minuttene. Boligbrann på Blåmyra- området eller andre rekkehusbranner med totalskade som følge, vil kunne skape problemer med mht. losjering inntil gjenoppbygging er foretatt. Røykspredning av branngasser kan ved ugunstig vindretning medføre behov for evakuering av nærliggende områder pga. fare for røykgass forgiftning. Svikt i vannforsyning vil begrense brannvesenets mulighet til å forhindre brannog røyksmitte til nærliggende bebyggelse. En storbrann, dvs. overtenning av flere enn 2 bygninger, er vurdert å være mindre sannsynlig da det er etter statistikken på utrykninger er svært sannsynlig for brann, mens med de tiltakene som er iverksatt (direktekobling til 110-sentralen og lav utrykningstid) er sannsynligheten for storbrann lavere, innen hvert 20 år. Konsekvensen av en storbrann er katastrofal hvis den oppstår, både med tanke på faren for menneskeliv og materielle kostnader. 3.3 Skred Temperaturen i de øvre delene av permafrosten nær Longyearbyen har økt med 0,7 C grader per tiår siden 1998 (starten på måleserien ved Janssonhaugen i Adventdalen). Tinende permafrost kan bidra til ustabil grunn under bygninger og annen infrastruktur. All infrastruktur på Svalbard er bygget på permafrost. Generelt forventes en fortsatt gradvis oppvarming av permafrosten. Økt temperatur i permafrosten fører til et dypere aktivt lag, mer ustabil grunn under bygninger og i skråninger, økt potensiale for erosjon og stor massetransport i elvene. Økt temperatur og økt nedbør gir økt fare for skred. I desember 2015 ble et stort snøskred utløst under snøvær og kraftig vind, og traff 11 hus i Longyearbyen. To mennesker omkom. I 1953 ble det gamle sykehuset og andre bygninger i Longyearbyen truffet og ødelagt av et stort sørpeskred. Tre mennesker omkom. Mer forskning er nødvendig mht. klimaendringer og skredrisiko. Det blir oftere mildvær om vinteren (kanskje 2-3 ganger oftere enn i dag). Regn på snø med etterfølgende isdannelse på bakken har store konsekvenser for dyreliv, vegetasjon og infrastruktur (ref. ROS med konsekvensvurderinger vedlegg til arealplan for Longyearbyen planområde ). NVE rapporten som ble publisert i desember 2016, kartla skredfaren innen Longyeardalen, Vestpynten-Bykaia og noe i Adventdalen. Snøskred, sørpeskred, jord- og flomskred er skredtypene som truer bebygd område innenfor planområdet. Som illustrert i kartet under, konkluderte rapporten med at den øvre rekken av bebyggelsen i Lia og deler av Nybyen er innenfor 100-års-faresonen for skred. Totalt 154 (inkl. studentsamskipnaden) boenheter og 2 vandrerhjem ligger innenfor denne sonen. Sannsynligheten for at skred rekker bebodd bolighus er meget sannsynlig med katastrofale konsekvenser. Foreløpig har skredvarsling og evakuering vært forebyggende tiltak. Etter NVEs egen evaluering av skredvarslingen forut for 21/2 hendelsen, har NVE valg å øke sikkerhetsmarginene, altså vil evakuering skje på et tidligere tidspunkt enn det gjorde før 10 87

88 21/2. Det kan derfor forventes hyppigere evakueringer i fremtiden, men sannsynligheten for skred med katastrofale konsekvenser vil gå ned... Figur 2 faresonekart nord for Haugen 11 88

89 Figur 3 faresonekart sør for Haugen 3.4 Ekstremvær Landområdene i Arktis har i løpet av de siste årene gjennomgått sterkere oppvarming enn noen annen del av jordkloden. Den sterkeste oppvarmingen vil foregå om høsten og vinteren. De arktiske klimaforholdene viser stor variabilitet fra år til år, men også fra tiår til tiår og på lengre tidsskalaer. Dette gjelder både temperatur, vind, nedbør og isforhold. Beregningene indikerer at havområdene mellom Svalbard og Novaja Semlja kan få en økning i maksimal vindhastighet på mer enn 10 %. For området nord og øst for Svalbard indikerer simuleringene for vintersesongen en økning på mer enn 10 % i maksimal døgnlig vindhastighet. Generelt vurderes sterk storm som lite sannsynlig og orkan som usannsynlig på Svalbard. Nedbørsmengden i form av regn kombinert med varmere klima og tining av permafrosten fører til hyppigere sørpeskred, stenging av veier samt evakuering av personer som bor / oppholder seg i skredutsatt område. Ekstremvær (orkan, vindkast over 40 m/s og nedbør over 30mm) skjer oftere enn hvert 10. år. Hendelsen er derfor vurdert til sannsynlighet 5 - svært sannsynlig. Det er vurdert moderat påvirkning på grunn av at det er en fare for at tjenesteproduksjonen får betydelige vansker, og at samfunnskritiske funksjoner kan få 12 89

90 driftsstans i flere døgn. Konsekvensen er vurdert til 4 - kritisk i tilfeller hvor det gjelder evakuering. Maksimal snømengde vil øke for store deler av Svalbard-området, selv om snøsesongen vil bli kortere i et varmere klima, dette pga. av en betydelig økning i nedbør som snø vinterstid. Svært sterk vind og vindkast kan ha potensial til å skade bygningsmasse og andre installasjoner. Mye av bygningsmassen inkl. pælene som byggene står på er av eldre standard og kan ta skade av både sterk vind og økt hyppighet av sterk vind. Vider kan ekstremvær være potensielt skadelig for kritisk infrastruktur som strøm og varmedistribusjon og leveranse av vann og avløp. 3.5 Evakuering Deler av bebyggelsen i Longyeardalen ligger i skredutsatt område. Dette gjelder totalt 155 boenheter (inkl. studentsamskipnad) og to vandrerhjem. Videre kan en brann ha stor spredingspotensial pga. tørt klima og lokal byggeteknikk med at bygningene står på påler. Ved et skipshavari kan det i verste fall komme inntil 6000 evakuerte til Longyearbyen. Konklusjonen etter Nasjonal helseberedskapsøvelse (Øvelse 2014), var at vi hadde en evakueringskapasitet på 170 stk. i Svalbardhallen. Longyearbyen lokalstyre kan ikke håndtere evakuering av de fleste cruiseskip som kommer til Svalbard, da disse total (passasjerer + besetning) er flere enn 170 stk. Ved havari av cruisebåter ville lokalsamfunnet umiddelbar ha behov for hjelp fra fastlandet, da spesielt med luftbro, slik at de evakuerte flys hjem til sine respektive land. I høysesong (april) har UNIS fult på studenthjemmet og forskerhotellet og hotellene er fulle. Dersom Nybyen og Lia blir evakuert vil dette si 155 boenheter i Lia, 120 studenter samt 206, vil antall evakuerte overskride LLs evakueringskapasitet. Lokalbefolkningen vil bli oppmuntret til kamerat hjelp, LL benytter seg av ledige boliger, både egne og andre store boligeiere sine. I ytterste konsekvens vil feltsenger i Svalbardhallen benyttes. Sannsynligheten for evakuering av folk på grunn av mulig skredfare er meget sannsynlig. Situasjonen forutsetter mye snø og skredfare på vestvendt fjellside. Sannsynligheten for at en evakueringssituasjon som er større enn den LL kan håndtere 170 stk.) er liten, men konsekvensen er kritisk, da dette kan svekker LL evne til ordinær tjenesteyting. 3.6 Jordskjelv Den 21. februar 2008 var det et jordskjelv i Storfjorden vest for Longyearbyen. Dette skjelvet er det største registrerte i Norge i nyere tid og målte 6,2. Den 13. januar 2010 ble det registrert jordskjelv i Storfjorden med styrke på 4,6 og senest den 29. mars 2016 ble det igjen registrert jordskjelv i Storfjorden med styrke på 5,3. Det er ikke jordskjelvet i seg selv som forårsaker tap av menneskeliv, men de sekundære effektene av skjelvet. Kraftige rystelser kan føre til at hus raser sammen, kollaps av broer og veier og skred, demningsbrudd og branner. I utgangspunktet kan man ikke forutsi jordskjelv. Ingen har utvetydig dokumentert forutsigelse av et større jordskjelv. Skadebegrensende tiltak baserer seg på statistiske beregninger for rystelser over tid og bruken av disse for å lage regler for hvor mye bygninger skal tåle. Det er meget sannsynlig at det er jordskjelv hvert 20 år. Pga. at konsekvensen er ukjent, vurderes den som kritisk. Det er behov for å kartlegge konsekvenser av jordskjelv i planområdet

91 3.7 Langvarig bortfall av ferskvann Langvarig bortfall av ferskvann inn til Longyearbyen over 48 timer. Isdammen er Longyearbyens eneste vannkilde fra september til juni. Fra juni til september er Steintippdalen vannkilde med Isdammen som reservevannkilde. Demningen som magasinerer vannet, veien til Gruve 7, er eksponert for uønskede hendelser. De største truslene mot vannkilden er en større forurensing eller brudd på demningen. Det er flere lekkasjer i demningen, og et dambrudd vil true leveringskapasiteten. En annen utfordring kan være store vannmasser fra omkringliggende daler som kan skape utvasking av demningen og dermed brudd. Forurensing av drikkevannskilden er mulig, pga. Gruve 7 veien. Utforkjørsel ned i drikkevannet og forurensing av drikkevannskilden vurderes å være kritisk. Det er vurdert å ikke være katastrofalt, da man kan drikke vann fra flaske. Forurensing er mest kritisk i september/ oktober før isen legger seg på vannkilden og når man ikke har annen kilde tilgjengelig. En forurensning av Isdammen vil skape problemer for renseanlegg og ledningsnett. Det vil kreve rensing av filter og ledningsnett, noe som er både arbeids- og tidkrevende. Vannbehandlingsanlegget sikrer at vannet er av en slik kvalitet at det kan benyttes som forbruks-/drikkevann. Det er flere komponenter som kan gi bortfall av vann. For å få levert vann til hele Longyearbyen benyttes fire trykkøkningsstasjoner som er avhengige av strøm. Ved bortfall av strøm vil høyereliggende steder i byen bli uten vann eller få dårligere trykk. Det er etablert et høydebasseng på 1700 m3 i Gruvedalen. Et lengre strømbrudd vil kunne medføre bortfall av vann på grunn av frost i rørene og dårlig trykk. Det er etablert reservekraftanlegg på Isdammen slik at sannsynligheten for et lengre strømbrudd er lav. Det er mindre sannsynlig at langvarig bortfall av ferskvann skjer, da LL har mange forebyggende tiltak, men konsekvensen vil være katastrofal. 3.8 Forsyning av mat Coop Svalbard butikken er den eneste dagligvarebutikken i Longyearbyen og tar et selvpålagt samfunnsansvar for å ivareta matforsyningen til Longyearbyens befolkning. I tillegg finnes Thai butikken og Isbjørn butikken som er storkiosk med matvarer. Coop Svalbard har et tørrvarelager som kan forsyne Longyearbyen med tørrvarer og vann i en viss tidsperiode. De mottar tørrvarer med båt ca. hver 14.dag, og ferskvarer kommer fem dager i uken. Det er ikke tallfestet hvor lenge de kan ivareta Longyearbyens matforsyning, dersom leveransen stoppet opp. Med økt leveransefrekvens, har størrelsen på lagerbeholdningen blitt mindre. Sannsynligheten for manglende matforsyning vurderes som lav og konsekvensene ufarlig. 3.9 Akutt miljøforurensning Akutt miljøforurensing kan skje flere steder i planområdet. Sysselmannen på Svalbard er forurensingsmyndighet. Longyearbyen lokalstyre kan forårsake akutt miljøforurensing ved alle steder i produksjonen hvor det brukes drivstoff og smøreolje, avløpsanlegg, kjemikalier og ved avfallshåndtering. LL har et egenansvar for beredskap mot akutt forurensning. LL håndterer avløpet iht. utslippstillatelsen. Risikoen er lite sannsynlig og konsekvensene liten PLIVO Pågående livstruende vold (PLIVO), er uønskede handlinger som forårsakes av en aktør som handler med hensikt. Aktørens hensikt er ondsinnet eller å fremme egne interesser

92 Kriminaliteten på Svalbard er lav og det er heller sjelden at mennesker kommer til Svalbard uten å være i stand til å kunne forsørge seg. Lokalsamfunnene er gjennomgående oversiktlige, men samtidig er botiden relativt kort. Man har med andre ord ikke like god kunnskap om de som til enhver tid oppholder seg her som man hadde tidligere. En faktor i risikovurderingen er våpentettheten som er særdeles høy: det finnes knapt et hjem uten ett eller flere skytevåpen. Flere har tilgang til våpen gjennom arbeidsgiver og kan enkelt hente ut våpen. Selv de som ikke er funnet skikket til å ha eget skytevåpen, kan under gitte forutsetninger låne våpen av andre når de er i felt. Sysselmannen inndrar våpen i flere saker årlig, når vedkommende eier er uskikket til å ha skytevåpen. Longyearbyen har en aktiv skytterklubb og mange medlemmer har enhåndsvåpen. Det er få alvorlige hendelser med skytevåpen, og man har heller ikke hatt hendelser av typen dødelig vold pågår. Sannsynligheten for PLIVO vurderes som lite sannsynlig, men konsekvensene vil være katastrofal Kriseledelse og krisehåndtering LL har bemannet kriseledelsen og resten av beredskapsorganisasjonen på en slik måte at man har stedfortredere til enhver posisjon. LLs ferieavvikling skal sikre at LL har en akseptabel minimumsbemanning til enhver tid. Til tross for dette, vil LL i enkelte perioder være spesielt sårbare. Felles ferien om sommeren er det tidspunktet da LL kan risikere å måtte håndtere de største evakueringene inkl. opprettelse av evakuert- og pårørende senter (EPS) pga. skipsforlis. Det er også på dette tidspunktet de fleste av LLs ansatte og brukere har ferie. Andre hendelser som kan iverksette evakuering behov for EPS er f.eks. skredfare, bybrann og uønskede hendelser i de andre bosettingen på Svalbard. Det siste året har det vært flere evakueringssituasjoner i Longyearbyen pga. skredfare. LL håndterer mindre evakuering gjennom drift, dvs. uten å aktivere en større kriseledelse. Risikoen for at LL ikke har kapasitet til å håndtere en krise en lite sannsynlig og konsekvensen er ufarlig Forsyning av medisiner Longyearbyen har ikke alternative helseinstitusjoner i nærheten; Longyearbyen sykehus er eneste helseinstitusjon for Longyearbyens befolkningen. Dersom et stort antall mennesker blir syke, og hvis flere helsearbeidere blir syke, vil det ikke være mulig å opprettholde daglig drift og beredskap ved sykehuset. Sykehuset har ingen intensivavdeling til overvåkning av kritisk syke pasienter og behandlingskapasitet til kun én respiratorpasient. Med mange syke eller innlagte vil det kunne oppstå forsyningsproblemer for medisinsk utstyr og medikamenter. Med flere enn to til fem pasienter vil kapasiteten være overskredet, både logistisk og personellmessig. Longyearbyen et apotek som forsyner befolkningen med medisiner. Longyearbyen sykehus er underlagt UNN og har ansvaret for helseberedskapen på Svalbard inkl. Longyearbyen. 4. Tjenestebasert ROS på enhetsnivå Under sammenfattes LLs enhetsspesifikke ROS. Dette er ikke iht. veilederen, men dette er slik det var valgt å gjøre i 2014 og dette er en revisjon av ROS Det foreslås å dra denne delen ut av helhetlige ROS neste gang, og gjøre den helhetlige ROS iht. veilederen 15 92

93 4.1 Longyearbyen skole Longyearbyen skole tilbyr 1-13 trinn, voksenopplæring og skolefritidsordning. Skoleåret har skolen ca. 265 elever 50 ansatte. I likhet med lokalsamfunnet for øvrig, kan det forekomme en del utskiftning i personalet pga. generell høy turnover. Skolebygningen er fra 1971 og påbygd i flere omganger Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved Longyearbyen skole fremkommer over. Fem hendelser er analysert, samtlige faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: elev (småskolen) som forsvinner fra skolens område mennesker - mindre sannsynlig/farlig ras fra tak mennesker - mindre sannsynlig - kritisk elever forsvinner fra skoletur mennesker - lite sannsynlig - katastrofalt isbjørn i skolegården - mennesker - lite sannsynlig katastrofalt PLIVO mennesker lite sannsynlig - katastrofalt Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn 16 93

94 4.2 Barnehagene LL drifter to barnehager, henholdsvis Kullungen barnehage (54 plasser) og Polarflokken barnehage (78 plasser) videre har LL en Longyearbyen barnehage (54 plasser) i driftshvile. Barnehagene drives utfra to forskjellige lokasjoner Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved barnehagene i Longyearbyen fremkommer over. Tre hendelser er analysert, samtlige faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: høyt fravær blant ansatt - tjenesteyting - mindre sannsynlig - farlig et barn forsvinner - mennesker - lite sannsynlig - katastrofalt isbjørn - mennesker - lite sannsynlig - katastrofalt Nye tiltak som bør iverksettes forhøye gjerdene på utsatte plasser større personaltetthet på slutten av dagen 17 94

95 4.3 Enhet barn og unge - barne- og familietjenesten (barnevern) LLs barne- og familietjeneste ivaretar de oppgaver som tradisjonelt ligger under barneverntjenesten på fastlandet. Konsulenten er utdannet barnevernspedagog, og har bred erfaring fra jobb innen barnevernfeltet og med barn og unge ellers Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved barne- og familietjenesten fremkommer over. Fire hendelser er analysert, samtlige faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: redusert bemanning - tjenesteyting - meget sannsynlig - en viss fare konsulent utsatt for truende og utagerende adferd på kontoret mennesker sannsynlig - en viss fare risiko ved hjemmebesøk som utføres alene - mennesker sannsynlig - farlig omsorgssvikt i fosterhjem/beredskapshjem mennesker lite sannsynlig kritisk Nye tiltak som bør iverksettes tilrettelagt saksbehandlerrom med alarmknapp prosedyre for alltid å være to på hjemmebesøk barnevernsleder som bakvakt 18 95

96 4.4 Enhet barn og unge - Praktisk-psykologisk tjeneste (PPT) Den pedagogisk-psykologiske tjenesten er tilgjengelig for barn, unge og voksne med særlige opplæringsbehov. PP-tjenesten sørger for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det, og bistår skole og barnehagene i arbeidet med å legge til rette for barn og ungdom med særlige behov Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved PPT fremkommer over. To hendelser er analysert, begge faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: manglende/for liten bemanning - tjenesteyting - meget sannsynlig - farlig risiko ved alene i møte med foreldre og elever mennesker - mindre sannsynlig kritisk Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn 19 96

97 4.5 Enhet for barn og unge - Camp Svalbard sommer og vinter Camp Svalbard sommer og vinter er friluftlivscamper for ungdommer bosatt på Svalbard i alderen 13 til 18 år. I løpet av camphelgen får deltakerne oppleve Svalbardnaturen under trygge forhold sammen med kompetente instruktører og ledere Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved Camp Svalbard fremkommer over. Seks hendelser er analysert, fire faller innenfor gul risikosone, der tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: forurenset vann og smittsom sykdom - mennesker lite sannsynlig - ufarlig ulykker og skader i campen - mennesker - lite sannsynlig - en viss fare brann i campen mennesker - lite sannsynlig - katastrofalt isbjørnangrep mennesker - lite sannsynlig - katastrofalt ungdom forsvinner/stikker av mennesker - lite sannsynlig - katastrofalt vådeskudd mennesker - lit sannsynlig katastrofalt Nye tiltak som bør iverksettes forbud mot å bringe med fyrtøy strengere og mer systematisk selektering av isbjørnvakt 20 97

98 4.6 Enhet for barn og unge - Ung i Longyearbyen Ung i Longyearbyen er LLs totale fritidstilbud for ungdom i Longyearbyen. Ungdomsklubben, UHU, Longyearbyen Ungdomsråd samt andre aktiviteter, tilbud og arrangement gjennom Ung i Longyearbyen er alle arenaer der ungdommen kan prøve ut ferdigheter, organisere egne fritid og samles i uformelle nettverk. Målgruppen for Ung i Longyearbyen er ungdom fra 5.klasse og ut videregående skole. Hovedmålgruppen er fra 8.klasse og opp til 18. år. Klikk i menyen på venstre side for å lese mer om de ulike tilbud og arrangementa til Ung i Longyearbyen Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved Ung i Longyearbyen fremkommer over. To hendelser er analysert, en kommer innenfor gul risikosone der tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: katastrofe i ungdomsmiljøet - mennesker lite sannsynlig - en viss fare brann og/eller totalødeleggelse av ungdomshuset mennesker og drift - lite sannsynlig farlig Nye tiltak som bør iverksettes regelmessig tilbud om førstehjelpskurs, slik at man får fanget opp nyansatte 21 98

99 4.7 Enhet for kultur og idrett - Svalbardhallen Svalbard hallen er 3400 kvm fordelt på 2 etasjer og innehar svømmehall, idrettshall, trimrom, squashhall, spinning-rom, solarium, skytebane, kafe m/kjøkken, garderober med sauna og tekniske rom Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved Svalbardhallen fremkommer over. Åtte hendelser er analysert, syv faller innenfor gul risikosone, der tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: bruk av løypemaskin mennesker lite sannsynlig en viss fare kjemikaliebehandling - mennesker - lite sannsynlig - farlig brann - mennesker - lite sannsynlig - kritisk alvorlig ulykke i svømmehallen mennesker - lite sannsynlig - katastrofe drukning mennesker - lite sannsynlig - katastrofe påkjørsel av myk trafikant med løypemaskin mennesker - lite sannsynlig - katastrofe personskade i alpinanlegg mennesker - lite sannsynlig - katastrofe usikret mål i Svalbardhallen mennesker - lite sannsynlig - katastrofe Nye tiltak som bør iverksettes systematisk regelmessige gjennomføring av førstehjelpskurs rekkverk på og i trapp til sviktbrettet ledlys i hallen systematisk badevaktsopplæring via svømmeforbundet interne krav om førerkort for personbil før man får kjøre løypemaskin 22 99

100 4.8 Enhet for kultur og idrett - Longyearbyen kulturhus LLs kulturhus benyttes til kino, konserter, teater, øvelser, LAN, bankett, foredrag, kurs m.m. Bygget er totalt 1200 kvm og dimensjonert til max 600 personer inkl. personal og gjester. Bygget består av Hovedscene, Rabalder kulturkafe, 1 møterom, 1 øvingslokale, 1 artistgarderobe m/dusj, 1 greenroom, sidescene/lager, 3 publikumstoaletter, 3 personal toaletter, 2 bøttekott, lager Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved Longyearbyen kulturhus fremkommer over. Tre hendelser er analysert, to faller innenfor gul risikosone der tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: fall fra scenen mennesker - mindre sannsynlig - ufarlig brann eller andre totalødeleggelser på kulturhuset tjenesteyting - lite sannsynlig - kritisk ulykker ved arbeid i høyden mennesker lite sannsynlig - kritisk Nye tiltak som bør iverksettes bytte til LED lys systematisk førstehjelpskurs

101 4.9 Enhet for kultur og idrett - Galleri Svalbard Galleri Svalbard eies og drives av LL. Lokalene er lokalisert i Nybyen og utgjør 1100 kvadratmeter. Lokalene rommer galleri, kunst- og håndverks senter, kunstnerhybler. Samlingene består av Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen Svalbard og Stiftelsen Svalbardsamlingen. Videre har galleriet midlertidige utstillinger og kunstverk i kommisjonssalg. Galleriet har også en liten varebeholdning i form av bøker og andre produkter Sårbarheter En illustrasjon av sårbarheten ved galleriet fremkommer over. En hendelse er analysert, den faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: brann tjenesteyting- lite sannsynlig katastrofalt Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

102 4.10 Enhet for kultur og idrett - Longyearbyen folkebibliotek Longyearbyen folkebibliotek ligger i andre etasje på Lompensenteret. De driver med utlån av bøker, filmer, tidsskrifter og spill. Bibliotekets lesering møtes èn gang i måneden og diskuterer litteratur. I andre kvartal 2017 flytter biblioteket inn i nye lokaler i næringsbygget Sårbarheter En illustrasjon av sårbarheten ved biblioteket fremkommer over. En hendelse er analysert, den faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: brann tjenesteyting- lite sannsynlig kritisk Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

103 4.11 Energiverket Energiforsyningen har i dag 25 ansatte som er organisert i 4 avdelinger, produksjon, vedlikehold, elektro og fjernvarme. Produksjon i Longyearbyen leveres strøm og varme fra Longyear Energiverk. Dette er landets eneste norskeide kullfyrte kraftvarmeverk (som produserer elektrisitet og fjernvarme.). Anlegget ble offisielt satt i drift sommeren Det ble i 2008/2009 montert nytt nødstrømsanlegg på 3x2 MW som styres og overvåkes fra kontrollrom på Energiverket. For å produsere den varmemengden som trenges til strøm og fjernvarme har vi et forbruk på ca tonn kull i året. Av denne varmemengden som vi har tilgjengelig, produseres det ca 41 GWh ( kwh) helektrisk effekt og ca 70 GWh ( kwh) termisk effekt For å holde verket i gang har vi 10 personer (5 maskinister og 5 maskinassistenter), som går helkontinuerlig skift (24 timer 365 dager i året) Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved Longyearbyen energiverk fremkommer over. Fem hendelser ble analysert, fire faller innenfor gul risikosone, der tiltakskort må vurderes. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: ulykker med brannskader mennesker - lite sannsynlig en viss fare klemskader - mennesker lite sannsynlig - farlig ulykker ved håndtering av kjemikalier - mennesker - lite sannsynlig - kritisk ulykker ved arbeid i høyden mennesker - lite sannsynlig - katastrofalt ulykker ved entring av tank eller lukkede rom - mennesker - lite sannsynlig katastrofalt Nye tiltak som bør iverksettes testing av fjernstyringen av energiverket

104 4.12 Longyearbyen havn Longyearbyen havn ble en havn etter Havne-og farvannsloven i Bykaia sto klar i I tillegg til Bykaia kontrollerer Longearbyen havn all trafikk i Adventfjorden. Andre kaier er Kullkaia og Gamlekaia. Longyearbyen havn er knutepunktet for all sjøtrafikk i farvannet rundt Svalbard. Havna hadde i 2016 ca anløp som besto av båter fra meter store passasjerer passerte over havnen. I det følgende fokuseres det på risikoer knyttet til mottak av forsyninger og befolkningsevakuering via sjøveien fra Longyearbyen havn Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved Longyearbyen havn fremkommer over. Tre hendelser er analysert, to innenfor risikosone gul, der tiltaks må vurderes. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: utslipp fra eget anlegg miljø mindre sannsynlig en viss fare utslipp av drivstoff fra skip ved kai miljø lite sannsynlig - kritisk kollisjon med kai eller med andre skip ved kai mennesker/økonomi/miljø/tjeneste - lite sannsynlig - katastrofalt Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

105 4.13 Eiendom Eiendomsforvaltningen i LL drives i dag etter en full sentralisert modell, som innebærer at eiendomsavdelingen ivaretar forvalterrollen og i stor grad eierrollen. I praksis betyr det at de fleste arbeidsoppgavene knyttet til eiendomsvirksomheten er sentralisert til eiendomsavdelingen herunder driftsansvar, oppfølging og kontroll. Eiendomsavdelingen består i dag av totalt 7 faste ansatte. Vi forvalter et samlet areal på ca m2 fordelt på 174 bygg av forskjellig typer Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved enhet for eiendom fremkommer over. Fire hendelser er analysert to faller innenfor gul risikosone,der tiltakskort må vurderes. Brann i bygg med overnatting faller innenfor rød, da branntilløp skjer med jevne mellomrom og til må finnes. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: kollaps i bygningsstruktur mennesker/økonomi - mindre sannsynlig farlig nedfrysning av bygg økonomi - lite sannsynlig - farlig ekstremvær økonomi lite sannsynlig katastrofalt brann mennesker/økonomi meget sannsynlig - katastrofalt Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

106 4.14 Tekniske tjenester - Fjernvarme LL har som fjernvarmeleverandør, ansvar for å opprettholde en sikker fjernvarmeforsyning i alle situasjoner i Longyearbyen. Beredskapsplanen for fjernvarmeforsyningen vil også danne basis for den operative del av beredskapen i forvaltningen. En forutsetning for en god operativ beredskap er at daglig drift og vedlikehold fungerer Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved fjernvarme fremkommer over. Fire hendelser er analysert, alle faller innenfor gul risikosone, der tiltakskort må vurderes. Hendelsene som ble analysert er: forurensning fra dieseltanker ved fyrhus miljø mindre sannsynlig kritisk bortfall av fjernvarme samfunnsviktige funksjoner / økonomiske verdier / mennesker / miljø mindre sannsynlig kritisk lekkasje med personskade mennesker lite sannsynlig - katastrofe brann i fyrhus drift / økonomiske verdier lite sannsynlig kritisk Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

107 4.15 Tekniske tjenester - Vannforsyning Vann- og avløpsnettet i Longyearbyen består av omtrent 30 kilometer vannledning. Vannkilden er Isdammen. Vannet har et volum på omtrent 2,7 mill m3, og forsyner byen med vann nesten hele året. Unntaket er om sommeren da vannet tas fra Steintippdalen. Før vannet når vannkranen i Longyearbyen blir vannet filtrert i tre store sandfilter og går igjennom UV-stråling. Vannbehandlingsanlegget sikrer at vannet i Longyearbyen tilfredsstiller offentlige drikkevannskrav. Drikkevannsforskriften ikke gjelder ikke på Svalbard. Vann- og avløpsledningene i Longyearbyen er isolert og frostsikret Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved vannforsyningen fremkommer over. Seks hendelser er analysert, tre faller innenfor gul risikosone, der tiltakskort må vurderes. Tiltakskortene finner man i energiverkets beredskapsplan. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: svikt i hovedvannledningen til høydebassenget samfunnsviktig funksjon mindre sannsynlig farlig vannrensningsanlegget ute av drift - samfunnsviktig funksjon lite sannsynlig - ufarlig forsyningsstopp på hovedvannledningen fra høydebassenget samfunnsviktige funksjoner mindre sannsynlig en viss fare trykkøkningsstasjoner ut av drift grunnet strømbrudd eller lignende samfunnsviktige funksjoner lite sannsynlig farlig forurensing av råvarekilden Isdammen samfunnsviktige funksjoner lite sannsynlig katastrofalt manglende tilgang på råvann samfunnsviktige funksjoner lite sannsynlig - katastrofe Nye tiltak som bør iverksettes frostsikring av rør markering / obs skilt ved rør

108 4.16 Tekniske tjenester - Transportsystem og nærmiljøanlegg. LL har som driftsansvarlig for veier i Longyearbyen ansvar for å opprettholde sikre veier og fremkommelighet i alle situasjoner i Longyearbyen. Dette gjelder også andre transportsystem i form av vei, gangvei, scootertraseer, parkeringsplasser og nærmiljøanlegg i sentrumsområdet Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved transportsystemet og nærmiljøanlegg i Longyearbyen fremkommer over. Syv hendelser er analysert og 2 kommer innenfor gul risikosone gul, der tiltakskort må vurderes. Sørpeskred faller innenfor rød og krever tiltakskort. sørpeskred i vannledningsdalen alle- mindre sannsynlig - katastrofe snøskred i Longyearbyens bebyggelse alle lite sannsynlig - katastrofe flom og brudd av Gruve 7 veien alle lite sannsynlig - farlig lysmaster og stolper som faller mennesker/samf. viktige funksjoner lite sannsynlig en viss fare sørpeskred i Adventdalen mennesker/samf. viktige funksjoner lite sannsynlig en viss fare bru/kulvert kollaps alle lite sannsynlig - ufarlig flomhendelser for vei eller område økonomisk lite sannsynlig - ufarlig Nye tiltak som bør iverksettes skredsikring

109 4.17 Tekniske tjenester - Avløp Avløpsnettet i Longyearbyen består av omtrent 30 kilometer vannledning og omtrent 23 km med avløpsledning. LL har som eier av avløpsnettet ansvar for å opprettholde en sikker avløpshåndtering i alle situasjoner i Longyearbyen Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved avløpet i Longyearbyen fremkommer over. Tre hendelser er analysert, utslipp til grunn faller innenfor rød risikosone og må ha tiltakskort. tett eller frosset avløp - drift/økonomi mindre sannsynlig ufarlig utslipp av olje og miljøfarlige stoffer miljø - lite sannsynlig en vissfare kontrollert eller ukontrollert utslipp til grunn mennesker meget sannsynlig kritisk Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

110 4.18 Tekniske tjenester - Renovasjon LL eier og drifter teknisk infrastruktur i Longyearbyen. Renovasjon er et av områdene. Årlig samles det inn omlag 1800 tonn avfall i Longyearbyen. Av dette sendes 1550 tonn til energieller materialgjenvinning på fastlandet. 250 tonn med inerte fraksjoner (betong, gips) deponeres på deponiet ved Gruve 6. I 2012 ble 88% av avfallet sendt til fastlandet til gjenvinning. Avfallet i Longyearbyen blir samlet inn i containere. Det er etablert 36 innsamlingspunkt med brennbart/restavfallscontainere og sorteringscontainere Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved avfallsanlegget i Longyearbyen fremkommer over. Fire hendelser er analysert, samtlige faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Alle er listet under: personskade som følge av innlevering av farlig avfall mennesker lite sannsynlig - katastrofalt akutt forurensning miljø meget sannsynlig - farlig eksplosive gjenstander kommer inn med avfallet og detonerer i kvernen økonomiske verdier / drift / mennesker / samfunnsviktige funksjoner lite sannsynlig - katastrofe påkjørsel på avfallsanlegget mennesker lite sannsynlig - katastrofalt langvarig driftsstopp på avfallsanlegget miljø mindre sannsynlig - en viss fare Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

111 4.19 Enhet for økonomi & IKT - økonomi Enhet for økonomi og IKT forvalter LLs økonomi og drifter LLs ikt infrastruktur. Fem ansatte arbeider med økonomidelen og tre jobber med IKT delen. Under beskrives sårbarhetene i økonomidelen. IKT blir omtalt egen del Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved økonomidelen av enhet for økonomi og IKT fremkommer over. Fire hendelser er analysert, alle er innenfor gul risikosone og tiltaks må vurderes. Tiltakskortene vil bli utarbeidet i Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: manglene inntekter økonomi - sannsynlig farlig dårlig budsjettarbeid økonomi/omdømme - sannsynlig en viss fare brudd på innkjøpsreglementet økonomi/omdømme svært sannsynlig en viss fare feilutbetaling inngående faktura økonomi meget sannsynlig ufarlig Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

112 4.20 Enhet for økonomi & IKT - IKT Enhet for økonomi og IKT forvalter LLs økonomi og drifter LLs ikt infrastruktur. Fem ansatte arbeider med økonomidelen og tre jobber med IKT delen. Under beskrives sårbarhetene i IKT delen. Økonomi ble omtalt i egen del over Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved IKT delen av enhet for økonomi og IKT fremkommer over. Fem hendelser er analysert, fire er innenfor gul risikosone der tiltakskort må vurderes. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: brann i serverrom drift, produksjon og tjenesteyting lite sannsynlig kritisk brudd på fiberkabler, herunder kabel til fastlandet, forbindelse til Telenor, samt kabel mellom våre lokasjoner drift, produksjon og tjenesteyting mindre sannsynlig - kritisk langvarig strømbrudd drift, produksjon og tjenesteyting svært sannsynlig en viss fare datainnbrudd drift, produksjon og tjenesteyting meget sannsynlig ufarlig IKT enheten indisponibel økonomi/ drift, produksjon og tjenesteyting svært sannsynlig en viss fare Nye tiltak som bør iverksettes ekstra UPS (redundans) vannrør legges utenom tavlerom personell må beskytte informasjon (låse PC) mobilt bedriftsnett overgang til mobiltelefoner fortsatt midler til fornying av utstyr

113 4.21 Enhet for personal og organisasjon Personal- og organisasjonsenheten har som hovedansvar å etterstrebe en helhetlig felles overordnet arbeidsgiverpolitikk i LL, utbetale lønn til ansatte, og sørge for at personalforvaltningen i organisasjonen er i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk, samt lokale særavtaler. Arkiv har hovedansvar for postmottak, journalføring, kvalitetssikring av journal og oppfølging i henhold til vedtatt arkivplan. Infotorget har ansvaret for sentralbord, publikumstjeneste, informasjonsarbeid og generell service internt og eksternt i virksomheten Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene ved enhet for personal og organisasjon fremkommer over. Fire hendelser er analysert og samtlige faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsen, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er under: personskade ved bruk av LL bil mennesker lite sannsynlig katastrofe ustabile personer truer / skader ansatte på infotorget/ Næringsbygget mennesker lite sannsynlig - katastrofe totalødeleggelse av papirarkiv drift, produksjon og tjenesteyting svært sannsynlig en viss fare langvarig bortfall av IKT infrastruktur drift, produksjon og tjenesteyting lite sannsynlig farlig Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn

114 4.22 Ikke enhetsspesifikke hendelser Et utvalgt antatt uønskede hendelser som enten angår flere enheter eller ledelsesnivå, er analysert av nåværende og tidligere administrativ ledelse i LL Sårbarheter En illustrasjon av sårbarhetene som LLs ledelse har analysert fremkommer over. Seks hendelser er analysert og fire faller innenfor gul risikosone og tiltakskort må vurderes. Hendelsene, konsekvensområde, sannsynlighet og konsekvensgrad er listet under: seksuelle overgrep mot bruker utført av LL ansatt mennesker/drit, produksjon og tjenesteyting, omdømme - mindre sannsynlig/kritisk utløsning av erstatningsplikt økonomisk/omdømme - lite sannsynlig/farlig økonomiske misligheter/utroskap - økonomisk/omdømme - lite sannsynlig/farlig skade på LLs omdømme alle- sannsynlig/en viss fare tap og forringelse av LLs kunst økonomisk/omdømme - lite sannsynlig/en viss fare manglende habilitetsvurdering - omdømme - lite sannsynlig/en viss fare Nye tiltak som bør iverksettes ingen funn 4.23 Brann og beredskap Omtales i sin helhet i kap

115 5. Samlet risikobilde for enhets ROS I forbindelse med analysemøtene som er sammenfattet i kap. 3-4, i Svalbard ROS og NVE rapporten ble det identifisert et sort antall uønskede hendelser. De mest kritiske uønskede hendelsene er sortert etter verdier LL ønsker å beskytte. Uønskede hendelser som faller inn under grønt risikoområde er ikke tatt med i denne delen av rapporten, men kan gjenfinnes i kapittel 4. Det er lagt vekt på hendelser som samsvarer med analysens formål: Uønskede hendelser som er av en slik karakter eller omfang at det involverer LLs ledelse og fageksperter i vurdering av forebyggende tiltak samt beredskap og krisehåndtering Uønskede hendelser som kan berøre flere enheter eller andre virksomheter og innbyggere. 5.1 Menneskers liv og helse Nr. Hendelse konsekvens Enhet/tjeneste 1. Barnevernskonsulent utsatt for truende og utagerende adferd på kontoret Konsulenten føler seg truet over lengre tid og / eller blir fysisk Barne- og familietjenesten skadd. 2. Barnevernskonsulent utsatt for truende og utagerende adferd på kontoret Fysisk skadd Barne- og familietjenesten 3. Omsorgssvikt i forsterhjem/beredskapshjem Menneskelige tragedier Barne- og familietjenesten 4. Risiko ved barnevernskonsulent hjemmebesøk som utføres alene Konsulent blir fysisk eller psykisk truet Barne- og familietjenesten 5. Risiko ved barnevernskonsulent hjemmebesøk som utføres alene Rettssikkerhet for både ansatte og bruker Barne- og familietjenesten 6. Et barn forsvinner fra barnehagens Isbjørn angrep Barnehagene område eller på tur 7. Et barn forsvinner fra barnehagens Drukning Barnehagene område eller på tur 8. Et barn forsvinner fra barnehagens Fryse ihjel Barnehagene område eller på tur 9. Et barn forsvinner fra barnehagens område eller på tur Psykiske traumer Barnehagene 10. Et barn forsvinner fra barnehagens Påkjørt av kjøretøy Barnehagene område eller på tur 11. Et barn forsvinner fra barnehagens Skade Barnehagene område eller på tur 12. Isbjørnangrep på tur eller i barnehagen Fysiske skader, traumer, død Barnehagene 13. Brann i teltene på Camp svalbard Fysiske skader, traumer, død Camp Svalbard 14. Isbjørnangrep i camp Fysiske skader, traumer, død Camp Svalbard 15. Ungdommer forsvinner eller stikker av Fysiske skader, traumer, død Camp Svalbard fra camp 16. Vådeskudd Fysiske skader, traumer, død Camp Svalbard 17. Brann Fysiske skader, traumer, død Galleri Svalbard 18. Ulykker ved arbeid i høyden på Personskade Kulturhuset kulturhuset 19. Risiko ved alenemøte mellom PPT og Fysisk skade og psykisk trauma PPT bruker/foreldre ved utagering 20. Elev(er) forsvinner fra skoletur Fysiske skader, traumer, død Skolen 21. Isbjørn i skolegården Fysiske skader, traumer, død Skolen 22. PLIVO Fysiske skader, traumer, død Fysiske skader, traumer, død 23. Ras fra tak Fysiske skader, traumer, død Skolen 24. Elever som forsvinner fra skoegården Fysiske skader, traumer, død Skolen 25. Alvorlig ulykke i svømmehallen Fysiske skader, traumer, død Svalbardhallen

116 26. Drukning i svømmehallen Død Svalbardhallen 27. Påkjørsel av myk trafikant med Fysiske skader, traumer, død Svalbardhallen løypemaskin 28. Ulykke i alpinanlegget Fysiske skader, traumer, død Svalbardhallen 29. Usikret mål som faller over menneske Fysiske skader, traumer, død Svalbardhallen 30. Feilhåndtering av kjemikalier Fysiske skader Svalbardhallen 31. Brann i ungdomshuset / UHU Personskader Ung i Longyearbyen 32. Ukontrollert og kontrollert utslipp til Smitte eller uhygienisk kontakt Avløp grunn mellom mennesker (helst barn) og avløpsvann 33. Lekkasje med personskade Skolding, Personskade og død Fjernvarme 34. Eksplosiver gjenstander kommer inn Personskade og død Renovasjon med avfall og detonerer i kvernen. 35. Personskade som følge av innlevering Personskade og død Renovasjon av farlig umerket/feil emballert avfall 36. Påkjørsel på avfallsanlegget Personskade og død Renovasjon 37. Flom og brudd av Gruve7 veien Fysiske skader, traumer, død Transportsystem og nærmiljøanlegg 38. Sørpeskred i Vannledningsdalen Fysiske skader, traumer, død Transportsystem og nærmiljøanlegg 39. Forurensing av råvannskilden Isdammen Forurensning med stoffer som vannrenseanlegget ikke tar ut kan skape en viss fare for menneskers liv og helse. Vannforsyning 40. Brann i bygning Fysiske skader, traumer, død Eiendom 41. Ekstremvær Fysiske skader, traumer, død Eiendom 42. Kollaps i bygningsstruktur Personskade Eiendom 43. Klemskader ved energiverket Alvorlige personskader Energiveket 44. Ulykker ved arbeid i høyden på Fysiske skader, traumer, død Energiverket energiverket 45. Ulykker ved entring tank eller lukkede Fysiske skader, traumer, død Energiverket rom 46. Ulykker ved håndtering av kjemikalier Alvorlige personskader Energiverket på energiverket 47. Kollisjon med kai eller andre skip ved Fysiske skader, traumer, død Havna kai 48. Seksuelle overgrep mot bruker utført av LL ansatt Mistenkt overgriper (den LL ansatte) skadelidende Ikke enhetsspesifikk 49. Seksuelle overgrep mot bruker utført av LL ansatt Skadelidende offer Ikke enhetsspesifikk 50. Personskade ved bruk av LL bil Fysiske skader, traumer, død Personal og organisasjon 51. Ustabile personer truer / skader ansatte på infotorget/ Næringsbygget Fysiske skader, traumer, død Personal og organisasjon

117 Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig. Risikoen vil oppstå under de fleste omstendigheter eller månedlig. 4. Meget sannsynlig. Risikoen kan oppstå under flere omstendigheter eller halvårlig. 3. Sannsynlig. Risikoen kan oppstå på et eller annet tidspunkt årlig 2. Mindre sannsynlig. Risikoen kan oppstå under sjeldne omstendigheter eller innen 5 år 1. Lite sannsynlig. Risikoen vil kun oppstå under helt spesielle omstendigheter eller utover 5 år. Konsekvens 1.Ufarlig Ubetydelig påvirkning på oppnåelse av LLs mål 2.En viss fare Liten påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 3.Farlig Moderat påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 4. Kritisk Alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1,2, 4,5,18, ,42 19,23,43,48,49 5.Katastrofal Svært alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 11,30,31 3,9,18,46 6,7,8,10,12,13,14,15, 16,17,20,21,22,24,25, 26,27,28,29,33,34,35, 36,37,38,39,41,44,45, 47,50, Samfunnskritiske funksjoner Nr. Hendelse Konsekvens Enhet/tjeneste 1. Langvarig bortfall Driftsstans fjernvarme, potensiell Fjernvarme fjernvarme nedfrysning 2. Flom og brudd av Gruve7 veien Stengt vei til Gruve7 Transportsystem og nærmiljøanlegg 3. Snøskred i Longyearbyen bebyggelse Skade på samfunnsviktige funksjoner som stenging av vei, Transportsystem og nærmiljøanlegg 4. Sørpeskred i Vannledningsdalen 5. Manglende tilgang på råvann 6. Trykkøkningsstasjoner ute av drift grunnet strømbrudd eller lignende. riving av høyspent og infrastruktur Skade på samfunnsviktige funksjoner som stenging av vei, riving av høyspent og infrastruktur Stopp i vannproduksjon til Longyearbyen Manglende brannvannsdekning Transportsystem og nærmiljøanlegg Vannforsyning Vannforsyning

118 Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig. Risikoen vil oppstå under de fleste omstendigheter eller månedlig. 4. Meget sannsynlig. Risikoen kan oppstå under flere omstendigheter eller halvårlig. 3. Sannsynlig. Risikoen kan oppstå på et eller annet tidspunkt årlig 2. Mindre sannsynlig. Risikoen kan oppstå under sjeldne omstendigheter eller innen 5 år Konsekvens 1.Ufarlig Ubetydelig påvirkning på oppnåelse av LLs mål 2.En viss fare Liten påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 3.Farlig Moderat påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 4. Kritisk Alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 5.Katastrofal Svært alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1. Lite sannsynlig. Risikoen vil kun oppstå under helt spesielle omstendigheter eller utover 5 år. 2,6 1,3, Drift, produksjon og tjenesteyting Nr. Hendelse konsekvens Enhet/tjeneste 1. Redusert bemanning i barneog familietjenesten Mangledne tjenestetilbud i barneog familietjenesten Barne- og familietjenesten 2. Høyt fravær blant ansatte i Redusert eller manglende Barnehagene barnehagen tjenestetilbud i barnehagen(e)) 3. Brann på bibliotek Midlertidig bortfall av bibliotek Bibliotek tjenesten 4. Brann på galleriet Bortfall av tjeneste Galleri Svalbard 5. Brann på galleriet Tap av kunstsamlinger Galleri Svalbard 6. Brann og totalødeleggelse av Midlertidig bortfall av tjenesten Kulturhuset kulturhuset 7. Lite/manglende bemanning Manglede lovpålagt tjenesteyting PPT 8. Brann og totalødeleggelse av Redusert tjenesteyting Svalbardhallen hallen Brann i fyrhus Bortfall fjernvarme Fjernvarme 11. Eksplosiver gjenstander Fare for langvarig driftsstans Renovasjon kommer inn med avfall og detonerer i kvernen. dersom avfallspressen blir skadet 12. Flom og brudd av Gruve7 veien Redusert vannproduksjon Transport og nærmiljøanlegg 13. Nedfrysning av bygg Midlertidig bortfall av tjenesteyting Eiendom 14. Brann i serverrom Driftsstans, tap av data og bortfall av telefoni IKT

119 15. Brudd på fiberkabler, herunder kabel til fastlandet, forbindelse til Telenor, samt kabel mellom våre lokasjoner 16. Datainnbrudd, virus, hacking, sabotasje Internet forsvinner, tap av tilgang til skyen. Tap av data 17. Langvarig strømbrudd IKT Redusert tjenesteyting IKT 18. Seksuelle overgrep mot Urolighet og usikkerhet i Ikke enhetsspesifikk bruker utført av LL ansatt personalgruppen som går ut over 19. Totalødeleggelse av papirarkiv tjenesteytingen Eldre historiske og rettighetsmaterialer går tapt 20. Dårlig budsjettarbeid Dårlig virksomhetsstyring kan gå ut over tjenesteytingen. Merforbruk og mindre-forbruk IKT IKT Eldre hisoriske og rettighetsmaterialer går tapt økonomi Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig. Risikoen vil oppstå under de fleste omstendigheter eller månedlig. 4. Meget sannsynlig. Risikoen kan oppstå under flere omstendigheter eller halvårlig. 3. Sannsynlig. Risikoen kan oppstå på et eller annet tidspunkt årlig 2. Mindre sannsynlig. Risikoen kan oppstå under sjeldne omstendigheter eller innen 5 år Konsekvens 1.Ufarlig Ubetydelig påvirkning på oppnåelse av LLs mål 2.En viss fare Liten påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 16 1, 7 20, 3.Farlig Moderat påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 217,, Kritisk Alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 5.Katastrofal Svært alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1. Lite sannsynlig. Risikoen vil kun oppstå under helt spesielle omstendigheter eller utover 5 år. 8,11,12,13,18 3,6,10,14,19 4,5 5.4 Miljø Nr. Hendelse Konsekvens Enhet/tjeneste 1. Forurensing fra dieseltanker Diesel lekkasje og forurensning Fjernvarme ved fyrhus 2. Akutt forurensning.lekkasje av helse- og miljøfarlige væsker. Miljøutslipp Renovasjon

120 3. Utslipp av drivstoff fra skip ved kai Forurensing av strandsonen i Adventfjorden med tungolje Havna Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig. Risikoen vil oppstå under de fleste omstendigheter eller månedlig. 4. Meget sannsynlig. Risikoen kan oppstå under flere omstendigheter eller halvårlig. 3. Sannsynlig. Risikoen kan oppstå på et eller annet tidspunkt årlig 2. Mindre sannsynlig. Risikoen kan oppstå under sjeldne omstendigheter eller innen 5 år Konsekvens 1.Ufarlig Ubetydelig påvirkning på oppnåelse av LLs mål 2.En viss fare Liten påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 3.Farlig Moderat påvirkning på oppnåelse av LLs mål Kritisk Alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1 5.Katastrofal Svært alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1. Lite sannsynlig. Risikoen vil kun oppstå under helt spesielle omstendigheter eller utover 5 år Økonomiske verdier Nr. Hendelse Konsekvens Enhet/tjeneste 1. Brann totalødeleggelser Økonomisk tap Svalbardhallen Svalbardhallen 2. Brann i fyrhus Kostnader i forbindelse med Fjernvarme reparasjon etter brann. 3. Bortfall av fjernvarme Nedfrysninger, store kostnader Fjernvarme 4. Snøskred i Longyearbyen bebyggelse Et ras som kommer seg over til bebyggelsen kan skape store Transportsystem og nærmiljøanlegg 5. Sørpeskred i Vannledningsdalen økonomiske kostnader. Et ras som kommer seg over til bebyggelsen kan skape store økonomiske kostnader. 43 Transportsystem og nærmiljøanlegg 6. Brann i bygning Økonomiske tap Eiendom 7. Ekstremvær Tap og ødeleggelse av Eiendom infrastruktur og bygningsmasse 8. Kollaps i bygningsmasse Tap og ødeleggelse av Eiendom bygningsmasse 9. Skade på LLs omdømme Redusert tilskudd Ikke enhetsspesifikke Utløsning av erstatningsplikt Økonomiske tap (virkninger) Ikke enhetsspesifikke 12. Økonomiske Store ubudsjetterte økonomiske Ikke enhetsspesifikke misligheter/utroskap utlegg 13. Brudd på innkjøpsreglement Feil kvalitet på anskaffelsen Økonomi 120

121 14. Brudd på innkjøpsreglement Økonomisk tap Økonomi 15. Manglende inntekter Økonomisk tap Økonomi Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig. Risikoen vil oppstå under de fleste omstendigheter eller månedlig. 4. Meget sannsynlig. Risikoen kan oppstå under flere omstendigheter eller halvårlig. 3. Sannsynlig. Risikoen kan oppstå på et eller annet tidspunkt årlig 2. Mindre sannsynlig. Risikoen kan oppstå under sjeldne omstendigheter eller innen 5 år Konsekvens 1.Ufarlig Ubetydelig påvirkning på oppnåelse av LLs mål 2.En viss fare Liten påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 13,14 6, Farlig Moderat påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 4. Kritisk Alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1, 5.Katastrofal Svært alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1. Lite sannsynlig. Risikoen vil kun oppstå under helt spesielle omstendigheter eller utover 5 år. 11,12 2,3,7,8 4,5 5.6 Omdømme Nr. Hendelse Konsekvens Enhet / tjeneste 1. Seksuelle overgrep mot bruker Skadet omdømme Ikke enhetsspesifikk utført av LL ansatt 2. Skade på LLs omdømme Rekrutteringsutfordringer, dårlig Ikke enhetsspesifikk omdømme på alt som er relatert til LL 3. Brudd på innkjøpsreglementet Skade på omdømme Innkjøp 4. Skade på LLs omdømme Dårlig omdømme på alt som er relatert til LL Ikke enhetsspesifikk

122 Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig. Risikoen vil oppstå under de fleste omstendigheter eller månedlig. 4. Meget sannsynlig. Risikoen kan oppstå under flere omstendigheter eller halvårlig. 3. Sannsynlig. Risikoen kan oppstå på et eller annet tidspunkt årlig 2. Mindre sannsynlig. Risikoen kan oppstå under sjeldne omstendigheter eller innen 5 år Konsekvens 1.Ufarlig Ubetydelig påvirkning på oppnåelse av LLs mål 3, 2.En viss fare Liten påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 2,4 3.Farlig Moderat påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 4. Kritisk Alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1 5.Katastrofal Svært alvorlig påvirkning på oppnåelse av LLs mål. 1. Lite sannsynlig. Risikoen vil kun oppstå under helt spesielle omstendigheter eller utover 5 år

123 6. Innspill til beredskapsplanen og videre arbeid ROS er et sentralt verktøy for det videre beredskapsarbeidet. Beredskapsplaner og tiltakskort skal utarbeides. Ny arealplan vil bl.a. være et viktig forebyggende verktøy for LL, da NVE rapporten viser at 154 boenheter og 2 vandrerhjem er lokalisert i et område med 1% årlig fare for skred. ROS viser at de aller fleste uheldige hendelsen blir håndtert over drift, som er den mest effektive og kostnadsgunstige måten å håndtere dette på og som forhindrer det at den uønskede hendelsen utvikler seg til en større krise. 6.1 Tiltak Konsekvensutrede jordskjelv i Longyearbyen. LL bør jobbe med å få samordnet dette med konsekvensutredningen for jordskjelv på Svalbard. ROS analysere boligsituasjonen i Longyearbyen. ROS analysere energiverket i detalj, for å få flest enkeltdeler ut av rødt for å redusere den totale risikoen for langvarig, planlagt, bortfall av energiverket. Tiltak for å få hendelser ut av rødd sone. Utrede alternativ drikkevannskilde. Lage handlingsplan for oppfølging av identifiserte tiltak bruk ROS som beslutningsgrunnlag for prioritering. Rutiner / system for befolkningsvarsling må arbeides videre med i samarbeid med Sysselmannen. En prosess der er allerede i gang. Oppdatere beredskapsplan basert på de mest kritiske scenarioer. Utarbeide en flerårig øvelsesplan for alle enhetene i LL samt tverrenhetlige øvelser. 6.2 Beredskapsplan og beredskapsøvelser ROS bør kontinuerlig oppdateres ved endrede forutsetninger, endrede lovkrav samt ved funn under øvelser eller uønskede hendelser. En systematisk tilnærming til beredskapsarbeid gjennom ROS- og beredskapsanalyser for å sikre samsvar mellom ROS analyser og beredskapsplaner bidrar til styrket beredskap. Dette sikrer at beredskapen er basert på et reelt risikobilde, og at LL har analysert sin evne til å håndtere de beredskapssituasjoner den kan bli stilt overfor. Gjennom ROS identifiseres tiltak som kan iverksettes for å redusere sannsynlighet for at hendelser skal inntreffe, og tiltak som begrenser konsekvenser dersom hendelsen først inntreffer. Analysene er et viktig beslutningsgrunnlag for tiltaksvurdering. Alle tiltak er imidlertid ikke mulig å gjennomføre av praktiske og/eller økonomiske grunner. Det finnes også risikoer som er utenfor LLs kontroll og påvirkningsmulighet, som naturutløste hendelser eller tilsiktede handlinger. LL må uansett ha god beredskap som kan håndtere restrisiko, den risiko som er gjenstående etter at risikoreduserende tiltak er gjennomført. Det er viktig at beredskapsplanen er bygd opp slik at den raskt kan tas i bruk ved en beredskapssituasjon, også av personell som ikke nødvendigvis har førstehåndskjennskap til planen. Beredskapsplanen bør inneholde rollebaserte tiltakskort som bidrar til å øke LLs evne til å håndtere beredskapssituasjoner; klargjort ansvarsfordeling, raskere respons, riktigere prioritering og raskere reetablering av normal drift. For å unngå at beredskapsplanen blir et alt for omfattende dokument inkluderer man de hendelsene som ikke dekkes via daglig drift og vil være dimensjonerende for beredskapen. LL trenger ikke å ha et tiltakskort for alle identifiserte uønskede hendelser, men for et mindre antall som i sum vil gjøre organisasjonen i stand til å håndtere alle uønskede hendelser

124 6.3 Neste revisjon Beredskapsrådgiver anbefaler at neste ROS gjennomføres høsten 2018-våren Dette bør ikke være en revisjon men en helt ny ROS iht. DSB veilederen i sin helhet. Det anbefales at ved arbeidet med neste helhetlig ROS analyse skal: DSB veileder følges i sin helhet. Fylkesmannen i Troms mal for oppbygning av ROS følges. Prioritering og beskrivelse av verdier som LL ønsker å beskytte revideres. Risikoaksept revideres samt differensiere risikoaksepten fra verdi til verdi som skal beskyttes. F.eks. en risikoaksept for menneskers liv og helg og en annen for økonomiske verdier. Revisjonen bør inkludere sannsynlighetsintervaller og beskrivelsene av konsekvenser. Videre kan det være fornuftig at Lokalstyret som ansvarlig folkevalgt organ vedtar risikoaksepten på vegne av befolkningen. Revisjonen bør organiseres som et prosjekt med styringsgruppe, referansegruppe og milepælplan som er forankret i ledergruppen. Det anbefales at styringsgruppe benyttes og at den vil sammen med beredskapsrådgiver beslutter hvilke hendelser som skal analysere på et overordnet nivå og skille ut enhetsspesifikke ROS i egne dokumenter. Hendelser fra enhetsspesifikk ROS kan inngå in den overordnet ROS. Rådgivningsgrupper / arbeidsgrupper iht. hendelse. I disse gruppene bør det også inngå eksterne bidragsytere. Relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. LL vil kontinuerlig ROS analysere uønskede hendelser og flere står på planen for Noen av de trenger LL ekstern hjelp til for å gjennomføre mens andre har nettopp blitt avdekt. Hvilke uønskede hendelser som analyseres må prioriteres. Følgende uønskede hendelser står foreløpig på planen for

125 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Linn Tautra Grønseth Planarbeid og ressurser på Plan- og utviklingsenheten. Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt Administrasjonsutvalgets innstilling Revisjon av lokalsamfunnsplanen (vedtatt 2013) startes opp i Revidert plan bør konkretisere Longyearbyen lokalstyres hovedfokus i kommende planperiode, og av dette avlede hvilke planer som må rulleres eller realiseres. Lokalsamfunnsplanen vil fungere som en planstrategi. 2. Det opprettes to nye faste planleggerstillinger ved plan- og utviklingsenheten. 3. Kostnader med stillingene i 2017, ca kr , finansieres ved bruk av tilskudd mottatt i Svalbardbudsjettet 2017: Omstillingsmidler til Longyearbyen». 4. Resterende andel av mottatt tilskudd 2017 til Omstillingsmidler til Longyearbyen, 1,2 mill kr., avsettes til fond i 2017 og budsjetteres brukt i 2018 til finansiering av kostnader ved plan- og utviklingsenheten. 5. Budsjettet for 2017 korrigeres tilsvarende. Anbefaling: 1. Revisjon av lokalsamfunnsplanen (vedtatt 2013) startes opp i Revidert plan bør konkretisere Longyearbyen lokalstyres hovedfokus i kommende planperiode, og av dette avlede hvilke planer som må rulleres eller realiseres. Lokalsamfunnsplanen vil fungere som en planstrategi. 2. Det opprettes to nye faste planleggerstillinger ved plan- og utviklingsenheten. 3. Kostnader med stillingene i 2017, ca kr , finansieres ved bruk av tilskudd mottatt i Svalbardbudsjettet 2017: Omstillingsmidler til Longyearbyen». 4. Resterende andel av mottatt tilskudd 2017 til Omstillingsmidler til Longyearbyen, 1,2 mill kr., avsettes til fond i 2017 og budsjetteres brukt i 2018 til finansiering av kostnader ved plan- og utviklingsenheten. 5. Budsjettet for 2017 korrigeres tilsvarende. 125

126 2017/407-1 Side 2 av 7 Saksopplysninger: Bakgrunn og politisk bestilling I handlingsprogram og økonomiplan ble det vedtatt at enhetsleder for Plan og utvikling skulle lage en planstrategi og gjøre en vurdering av hvilke planer som er mulig å gjennomføre med gitte midler. Vedtaket var som følger: Handlingsprogram og økonomiplan med budsjett for 2017: Det er budsjettert med 2,5 millioner kroner ekstra til planarbeid i 2017 og 1,1 millioner kroner i Enhetsleder skal lage en planstrategi og gjøre en vurdering på hvilke planer som er mulig (en bør prioritere) å gjennomføre med gitt midler. Budsjettet skal også dekke lønn, konsulentbistand i forhold til arkitekt, kart og annen kompetanse som lokalstyre ikke innehar eller har kapasitet til selv. En planstrategi er et verktøy i plan- og bygningsloven hvor formålet er å klargjøre hvilke planoppgaver kommunen bør starte opp eller videreføre for å legge til rette for ønsket utvikling. Arbeidet med å utarbeide en planstrategi er en tid- og ressurskrevende prosess, hvor politikere og alle fagområder i administrasjonen skal involveres. Plan og utviklingssjefen har ikke utarbeidet en planstrategi for hele Longyearbyen lokalstyre, men har tolket vedtaket dithen at en oversikt og vurdering av arealplanoppgavene til plan og utvikling er viktig for å vurdere ressursbehov i 2017 og I denne saken er det vektlagt å gi en oversikt over arbeidsoppgavene som ligger til arealplanleggerne i enheten, samt en samlet fremstilling av fremtidige areal- og temaplaner. Saken tar ikke stilling hvilke nye areal- eller temaplaner som skal utarbeides eller behov for rullering av eksisterende planer, da det bør inngå i en politisk vurdering/bestilling. Oppgaver i plan- og utviklingsenheten. Nedenfor gis en oversikt over noen av de planoppgavene som ligger til enheten. - Rullering og utarbeidelse av areal- og lokalsamfunnsplan Longyearbyen lokalstyre må ha en gjeldende arealplan og lokalsamfunnsplan/planstrategi. Enheten har ansvar for rullering og fortløpende vedlikehold av disse. Arealplanen for Longyearbyen planområde skal vurderes tatt opp til rullering i hver valgperiode, dvs. hvert fjerde år. - Oppfølging og forvaltning av gjeldende planvedtak arealplan og delplaner. Vedtatte planer må følges opp i fremtidige byggesaker og utviklingsprosjekter. På grunn av plansystemets oppbygging, er enkelte «planvurderinger» overlatt til byggesakene. Dette betinger at planleggere bistår med veiledning og informasjon om juridiske krav og føringer i arealplan til tiltakshavere og forslagstillere for utviklingsprosjekt. Dette gjelder f.eks. krav til utomhusplan og teknisk plan som forutsetter plankompetanse og kapasitet for behandling og godkjenning. Vedtatt arealplan er en førstegenerasjonsplan. Det er viktig at enheten fortløpende utdyper planbestemmelser med støttetekst og veiledningsmateriale etterhvert som enkeltsaker gir erfaring og presedens. Dette er viktig for å gi mest mulig entydig og forutsigbar saksbehandling, og for å sikre at intensjonen i arealplanen legges til grunn i tolkningssaker. - Delplaner Enheten har ansvar for å utarbeide offentlige delplaner iht. politiske bestillinger og ønsker. I tillegg skal enheten behandle private innsendte delplaner. Politisk bestilling av offentlige delplaner vil påvirke og gi en viss forutsigbarhet for bemanningsbehov i enheten. For private delplaner er det ikke forutsigbart 126

127 2017/407-1 Side 3 av 7 hvor mange, når eller med hvilken kvalitet de kommer til behandling. Dette kan gi utfordringer i enheten, og det er viktig at det er en beredskap og robusthet som sikrer kapasitet til å behandle private planforslag. På grunn av det ene plannivået og begrensede føringer fra overordnede planer kreves det tett oppfølging fra enheten mot private forslagsstillere. - Temaplaner og veiledere I tillegg til juridiske arealplaner må enheten utarbeide temaplaner og veiledere som sikrer gjennomføring i tråd med arealplanens intensjoner. F.eks. er det viktig at det for sentrumsområdet lages en materialhåndbok som definerer hvordan utearealer skal opparbeidet (gatedekke, møblering, overgangssoner etc.). Det er i delplan for sentrum stilt krav om opparbeidelse av utearealer rundt omsøkte tiltak, dette krever at LL gir føringer for hvilke materialer som skal benyttes for å få en helhet i sentrum. Andre eksempler på temaplaner: I tillegg til materialhåndbok for sentrum er det viktig å få på plass temakart for ferdselsforbindelser i byggesonen (igangsatt). Dette for å sikre bedre fremkommelighet i fremtiden ved opparbeidelse av nye traseer. Temakartet skal ligge som grunnlag i fremtidige delplaner og byggesaker for å hindre at viktige forbindelse bygges ned i fremtidige prosjekter. Temakartet skal blant annet være en del av revisjon av trafikksikkerhetsplanen, samt gi en tiltaksplan med forslag til større og mindre tiltak som kan bedre fremkommeligheten. Andre temaplaner og veiledere som kan være aktuelle å utarbeide er byggegrunn/fundamentering, skilting, belysning, overvannshåndtering, parkering av snøskutere osv. - Tiltaksplaner Det er flere offentlige områder i byen som med fordel bør opparbeides bedre. F.eks. torget, aktivitetsområdet under taubanetraseen, Kavlebruområdet, alpinbakken etc. Områdene er avsatt i arealplanen med en funksjon og et formål, men det må lages tiltaksplaner med detaljprosjektering før gjennomføring. Her må planenheten bistå i prosjektene slik at planens intensjon og sammenhengen med omkringliggende områder ivaretas. - Planarbeid øvrige enheter Plan- og utviklingsenheten har det overordnede ansvaret for planarbeid i Longyearbyen lokalstyre. Det betyr at ved utarbeidelse av tema- eller sektorplaner utover arealplaner, så skal enheten bistå med prosessveiledning og koordinering av planarbeid. - Utarbeidelse av rutiner og maler Planenheten mangler maler og rutiner for sitt arbeid som er tilpasset enhetens arbeid og nyeste revisjon av svalbardmiljøloven. Det er svært viktig at enheten får tid og ressurser til å utforme maler og milepæler med fastsatte rutiner for planprosesser. Dette er mangelfullt både for offentlige og private planforslag. Foreløpig oversikt over planer Administrasjonens prioritering av oppgaver er markert med oppstart i 2017 Virkeperiode Vedtatt ny plan/ rullering Overordna plan og strategi Lokalsamfunnsplan / plan- og utviklingsstrategi, SmartCity rullering Arealplan Longyearbyen planområde rullering Handlingsprogram og økonomiplan rullering Årsbudsjett 2017 rullering Beredskapsplan og ROS-analyse Energi- og klimaplan rullering ny Oppstart 2017 Oppstart 2018 Oppstart 2019 Oppstart

128 2017/407-1 Side 4 av 7 Strategisk næringsplan rullering Ruspolitisk handlingsplan 2016 rullering Delplan areal - planinitiativ/ behov pr mars 2017 Planarbeid som gjennomføres i regi av LL plan- og utviklingsenheten. Forutsetter tilstrekkelig kapasitet til planfaglige utredninger, produksjon av plandokumenter og koordinering/administrering av fagtematiske delutredninger Delplan felt B5 skredsikring og arealbruk Lia ny Delplan felt OPT/ID skole, barnehage, idrett ny Planarbeid som gjennomføres av eksterne (private utbyggere, Statsbygg, SNSK, osv) men som forutsetter tilstrekkelig kapasitet i LL for kvalitetssikring og saksbehandling Delplan felt B6 boligutvikling Elvesletta vest Melkeveien (Statsbygg) ny varslet Delplan næringsutvikling Hotellneset (SNSK) ny pågår Delplan hytteområder (SNSK) revisjon pågår Delplan trase for aktivitet/hundekjøring (Visit Svalbard) ny Delplan F/N3-5 og B/F/N4 Sjøområdet sør (SvalPro) ny Planbehov uten avklart forslagstiller og/eller framdrift. Aktuelle planoppgaver som må tilpasses produksjons- /saksbehandlingskapasitet i LL Delplan felt B12 Boligutvikling Reitgjerdet ny Delplan felt B4 Boligutvikling Vei 221 Delplan Bykaia revisjon pågår Delplan for småbåthavna Delplan forskningsrelaterte installasjoner i Adventdalen Delplan Svalbard lufthavn (Avinor) Delplan Sjøskrenten (eks. avfallstomt) Delplan for massedeponi Delplan Kyststi Delplan for næringshytter innenfor Longyearbyen planområde Temaplaner og veiledere ny ny ny revisjon ny ny ny ny pågår Temaplan ferdsel og opplevelse Longyearbyen ny pågår Veileder byggegrunn og fundamentering Håndbok/veileder materialbruk, skilt og belysning Skuterparkering private vs. kommersielle aktører Tiltaksplan - prosjekt Tiltaksplan for skilek/aktivitet Lia, felt ID4 Tiltaksplan for opparbeiding av Torget i sentrum Tiltaksplan for opparbeiding av aktivitetsområde i Taubanetraseen i sentrum Tiltaksplan for opparbeiding av Kavlebro-området som uteoppholdsareal i sentrum ny ny ny ny ny ny ny Organisasjon Personalpolitisk plan IKT, inkl. arkivplan, e-forvaltning ny 128

129 2017/407-1 Side 5 av 7 Teknisk Hovedplan for vann og avløp rullering teknisk Hovedplan for vannforsyning rullering Hovedplan for vei - vegnorm rullering Tekniskplan overvann ny teknisk Trafikksikkerhetsplan, inkl. nye gangforbindelser rullering teknisk Kart- og innsynsløsning - geodataplan Avfallsplan rullering Strategisk havneplan 2014 rullering Renoveringsplan rørbukker fjernvarme 2011 Vedlikeholds-/tiltaksplan LL-bygg Serviceerklæringer teknisk sektor (foreldet samles i ny sektorplan) Oppvekst og kultur Plan for oppvekst og undervisning 2009 rullering Mulighetsstudie skole/barnehage Delplan for idrett og fysisk aktivitet rullering pågår Figur 2: Oversikt planoppgaver Vurdering: ny ny Vurdering: Planoppgaver Plan og utvikling anbefaler at denne saken med planoversikt brukes som utgangspunkt for en revisjon av lokalsamfunnsplanen (vedtatt 2013), et arbeid som er planlagt startet opp i Revidert plan bør konkretisere Longyearbyen lokalstyres hovedfokus i kommende planperiode, og av dette avlede hvilke planer som må rulleres eller realiseres. Lokalsamfunnsplanen vil i så måte fungere som en planstrategi. Plan og utvikling har ansvar for at plangrunnlaget innenfor Longyearbyen planområde er oppdatert og legger til rette for ønsket og nødvendig omstilling. Longyearbyen er inne i en krevende periode både på grunn av akutt behov for nye private og offentlige boliger, samt endringer i lokalt næringsliv. Den endrede næringsprofilen utløser behov for tomter til etablering av nye næringer. I tillegg medfører endret næringsprofil økt etterspørsel etter private boligtomter, siden flere nyetableringene er i privat regi. Det er en økt andel aktører i byen som ikke er tilknyttet en statlig arbeidsgiver som sliter med å få bolig. I tillegg til nye private boliger er det et dokumentert underskudd på boliger også til statlige arbeidsgivere. I omstillingen som tvinger fram nye etableringer og boliger må det hele veien tenkes langsiktig, helhetlig og med kvalitet. Dette gjelder for eksempel å opparbeide attraktive felles møteplasser/ utearealer, trygge gangforbindelser, trafikksikkerhet, gode oppvekst- og idrettsanlegg, energieffektive og estetisk gode byggeprosjekter med mer. Oppfølging av flere prosjekter på samme tid etter et ungt og til dels mangelfullt plangrunnlag, er en ressurskrevende oppgave for enheten, som krever bemanning og midler som muliggjør målene. Det vil ta tid å utarbeide lokalsamfunnsplan/planstrategi, så det er viktig at øvrig planarbeid holdes gående i samme periode. Av offentlige planer som administrasjonen mener bør prioriteres er delplan for sikringstiltak og fremtidig bruk av eksisterende bygge- /boligområder. Dette er viktig for å få fortgang på gjennomføring av sikringstiltakene og for å få oversikt over hvor mange boliger som kan opprettholdes. Arbeidet med sikringstiltak skal gjøres i samarbeid med NVE. 129

130 2017/407-1 Side 6 av 7 Som tilskudd til boligprosjektene til Store Norske (Gruvedalen) og Statsbygg (Melkeveien), mener administrasjonen det bør startes opp delplan for nye boliger i felt B12 (Reitegjerdet). Området består i dag av gammel, dårlig boligmasse som utnytter boligtomten svært dårlig. I tillegg ligger eksisterende bebyggelse nære vei, noe som blant annet umuliggjør bygging av gang-/sykkelvei opp til Gruvedalen. Ved å river eksisterende bebyggelse kan området i fremtiden bygges ut som et svært godt og attraktivt boligområde. I tillegg til planer for sikringstiltak og Reitegjerdet er det andre planoppgaver som har betydning for driften av lokalsamfunnet, og som administrasjonen opplever som akutte utfordringer som må løses. Blant annet ønsker administrasjonen å gå i gang med forprosjekt og delplanarbeid for fremtidig oppvekstområde ved skolen/polarflokken/svalbardhallen. Dette arbeidet er et samarbeid mellom oppvekst/kultur og teknisk sektor. Det er forventet at det bevilges penger til en prosjektstilling innenfor teknisk sektor til å drive dette prosjektet. Plan og utvikling vil være ansvarlig for utarbeidelse av delplanen. Sysselmannen hadde flere fremstøt mot LL vår/sommeren 2016 for at LL skulle legge til rette for næringshytter innenfor planområdet. Dette kom som innspill til arealplanen sent i prosessen, og administrasjonen tok det ikke med i arealplanen for å sikre fremdrift av denne. Det er ønskelig at plassering av næringshytter er gjenstand for planprosess for å avdekke behov og finne hensiktsmessige plasseringer. Utover nevnte delplaner er det i listen ovenfor oppført planer som kan være aktuelle å utarbeide offentlig og forventede private planforslag. Det vil være politiske føringer som avgjør hva enheten skal prioritere å jobbe med. Følgende er noen eksempler på mangelfulle avklaringer/planer: 1.Behovene innenfor offentlig forvaltning tilsier at en delplan for massehåndtering/deponi bør utarbeides. Drift av lokalsamfunnet utløser stadig behov for permanent- og mellomlagring av både rene og forurensede masser. Det er et prekært behov å få en løsning på hvor dette kan håndteres. 2.Det er også et økende problem at snøskutere knyttet til mindre, private guidefirmaer plasseres på offentlige fri- og grøntområder. LL får henvendelse fra private om dette, men har foreløpig ingen retningslinjer eller alternative plasseringer å tilby. Det bør startes et prosjekt for å se på skutertrafikk og -parkering innenfor planområdet. Bemanning og bevilgning Plan- og utviklingsenheten ble opprettet i mai 2016, etter at en arealplanlegger ble ansatt i februar Mellom 2013 og 2015 var det ikke ansatt areaplanleggere i Longyearbyen lokalstyre, og alle oppgaver innenfor plan- og byggesaker var tillagt en stilling. I forbindelse med opprettelse av plan- og utviklingsenheten i 2016 ble det ansatt 2 arealplanleggere på ett års engasjement, i tillegg til enhetsleder (arealplanlegger) og en byggesaksbehandler. Engasjementene går ut i hhv mai og september (2017). På grunn av underbemanning innenfor fagområdet i flere år, i stor grad utdatert plangrunnlag og betydelig omstilling innenfor næring og samfunn ligger det store planoppgaver til LL de nærmeste årene (ref. tabell og beskrivelse planoppgaver). Det er svært viktig at enheten har en bemanning som sikrer at planer blir utarbeidet, behandlet og vedtatt med en ønsket kvalitet for å håndtere omstillingen. Dette krever kompetanse, fagmiljø for diskusjon og en kapasitet som håndterer uforutsette oppgaver. Over Svalbardbudsjettet for 2017 er LL tildelt 2 mill. kr til «omstillingsmidler til Longyearbyen». Også i Prop. 22 S ( ) Endringer i statsbudsjettet 2015 mottok LL midler til omstilling og næringsutvikling (4,5 mill. kr). Ca. 2,2 mill. kr av beløpet finansierer de 2 engasjementsstillingene med tilhørende følgekostnader i plan- og utviklingsenheten. Begrunnelsen for å bruke deler av midlene til å styrke plan- og utviklingsenheten var at utførelse av planarbeid ville legge til rette for utvikling av næringslivet. 130

131 2017/407-1 Side 7 av 7 Administrasjonssjefen foreslår at 2 mill. kr mottatt over Svalbardbudsjettet for 2017 benyttes til finansiering av kostnader ved plan- og utviklingsenheten. Administrasjonssjefen anbefaler at midlene benyttes til fast ansettelse av to arealplanleggere, dette for å sikre en grunnbemanning til å løse omtalte oppgaver. Ved fast ansettelse vil organisasjonen ha en robusthet og kompetanse som administrasjonssjefen mener er absolutt nødvendig. I tillegg er arbeidsmengden så stor at en trenger en etablert enhet for å sikre kvalitet, sammenheng og fremdrift innenfor politiske bestillinger. 2 mill. kr vil anslagsvis dekke kostnadene med to stillinger fra til I økonomiplan- og budsjettarbeidet for må kostnadene med stillingene innarbeides fra I vedtatt økonomiplan ligger det 2,5 millioner kroner til planarbeid i 2017, og ytterligere 1,1 mill. i Disse midlene kan brukes til kjøp av tjenester, ev. (del)finansiering av de faste stillingene i kommende økonomiplanperiode. Opprettelse av faste stillinger skjer fortrinnsvis ifbm kommende års økonomiplan- og budsjettarbeid for best mulig å kunne gjennomføre en helhetlig prioritering mellom tiltak som binder midler over tid. Når administrasjonssjefen nå foreslår at disse stillingene opprettes utenfor økonomiplan- og budsjettprosessen skyldes det bl.a. at det er gitt tydelige politiske signaler om at planarbeid skal prioriteres i de nærmeste årene. Planarbeid er viktig i den omstillingssituasjonen Longyearbyen er i, en situasjon LL aktivt bør delta i. Dette saksframlegget viser at oppgavene innen plan er omfattende. Alternativet til fast ansettelse er å leie inn konsulenter eller ansette på engasjement. Organisasjonen har god erfaring med å løse planoppgaver med egne ansatte, dette vurderes som mer ressursbesparende og kvalitetshevende. Både fordi ansatte blir kjent med særlovgivningen på Svalbard og konsulenthonorar er dyrere enn faste lønninger. Konsulentinnkjøp vil alltid være nødvendig i større eller mindre grad, enten i perioder med stor arbeidsmengde på enheten eller dersom enheten trenger fagbistand innenfor særskilte fagområder (eks. karttegning, grunnundersøkelser etc.). Med tanker på den arbeidsmengden som ligger foran i årene som kommer, vil det være svært ulønnsomt å belage seg på konsulenttjenester for å drive offentlig forvaltning. Administrasjonssjefen anbefaler at bemanningen løses som faste ansatte, ikke engasjement. Dette er delvis med samme begrunnelse. Longyearbyen er i omstilling, og det er mange, store oppgaver som skal løses i årene som kommer. Midlertidig ansettelser skal kun benyttes i begrensede perioder og til avgrensede prosjekter. Etter administrasjonssjefens vurdering er oppgavene i enheten å anse som ordinær drift og pålagt offentlig forvaltning, og at arbeidet derfor må utføres av faste ansatte. Med henvisning til pågående planprosesser og allerede prioriterte planoppgaver, anbefaler administrasjonen at det utlyses to faste planstillinger som erstatning for engasjementene. Tilstrekkelig plankompetanse og kapasitet er nødvendig for å ivareta LLs behov for oppdaterte planog styringsdokumenter, og av hensyn til saksbehandlingskapasitet og framdrift i en periode med særlig stor pågang av nye utviklings- og utbyggbyggingsprosjekt. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 131

132 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/751-1-A10 Anne Søvold Vikanes Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 17/ Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Administrasjonen bes om å bestille en mulighetsstudie og arbeide ut delplan for hele oppvekstområdet (barnehage, skole, hall mm). I oppfølging av dette arbeidet bør et fremtidig barnehagetun være byggetrinn 1. Administrasjonen bes om å opprettholde målet om full barnehagedekning - på kort og lang sikt. På kort sikt gjøres dette gjennom å utnytte godkjent leke- og oppholdsareal fullt ut i nåværende arealer og eventuelt finne gode og fleksible løsninger for alternative barnehagetilbud innenfor ordinær drift med økte rammer om nødvendig. Å fravike arealnormen til fastlandsnorm, kan være et alternativ dersom det på tross av løsningene over, ikke lar seg gjøre å opprettholde målet om full barnehagedekning. Saksopplysninger: Administrasjonen i LL har to oppdrag. Det ene er å imøtekomme full barnehagedekning. Det andre er å utrede et fremtidig samlet barnehagetilbud. Hvordan vi skal imøtekomme full barnehagedekning blir belyst under Vurderinger. Når det gjelder et fremtidig samlet barnehagetilbud må politikerne ta stilling til om en skal se på barnehagen for seg eller om det skal planlegges for sambruk av bygninger på tvers av funksjonene skole, barnehage, idrett, kultur osb. uavhengig av hva som blir valgt må det for større utbygning innenfor feltet utarbeide delplan for hele felt OPT/ID. Administrasjonen mener at det er hensiktsmessig å tenke helhetlig og fremtidsrettet. Ved å utrede sambruk mellom enheter og lokaler/bygg som kan benyttes både på dag- og kveldstid, vil man kunne utnytte både areal og innhold på en smartere måte enn i dag. Et samlet barnehagetilbud vil bestå av en enhet med en enhetsleder, i et tun som gir mulighet for fleksibilitet, effektiv drift/sambruk der vi kan 132

133 2017/751-1 Side 2 av 7 ta med det beste fra begge barnehagene. Et barnehagetun vil ha mulighet for å åpne opp og stenge avdelinger/bygg etter behov. Ved å bestille en mulighetsstudie vil ulike løsninger for sambruk mellom barnehage, skole, kulturskole, ungdomsklubb, haller, parkering og uteområde bli presentert. Med utgangspunkt i mulighetsstudien kan det utarbeides delplan for området. Sammen med delplanen kan LL fastsette en gjennomføringsplan med byggetrinn og rekkefølgekrav på tiltak. Prosess Administrasjonen har hatt flere møter med styrerne og de tillitsvalgte i barnehagene der saken er belyst og de ulike løsningene skissert under Vurderinger er presentert. Etter møte med styrere og hovedtillitsvalgte har styrerne informert felles personalet i barnehagene om ulike løsninger. Etter denne orienteringen ba de plasstillitsvalgte om nytt møte med sektorsjef for å få utdypet de ulike punktene. I dette møtet kom det frem ulike meninger om hva som er det beste for personalet og barna og innspillene fra de ansatte er lagt ved som vedlegg til saksfremlegget. I dialogen med de tillitsvalgte så oppfatter vi at administrasjonen er mer åpen for å kunne endre arealnormen enn de ansatte i barnehagen. Vi har vært tydelige på at dette kan bli en mulighet i en overgangsfase, dersom vi ikke med andre midler klarer å løse målet om full barnehagedekning. Politiske vedtak og bestillinger i Oppvekst- og kulturutvalget: 10. november 2015: Administrasjonssjefen bes om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytning til Polarflokken barnehage til budsjettbehandlingen for Utredningen må beskrive mulige løsninger og innbefatte en vurdering av behovet for bebyggelsesplan. Longyearbyen barnehage holdes stengt barnehageåret i påvente av utviklingen i barnetallet i Longyearbyen. 4. oktober 2016: Oppvekst- og kulturutvalget ber Longyearbyen lokalstyre om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytting til Polarflokken barnehage, så raskt som mulig, etter NVE sin rapport foreligger desember Oppvekst- og kulturutvalget ber Longyearbyen lokalstyre om å arbeide med alternative løsninger, så raskt som mulig, som ivaretar en eventuell stigning i barnetallet som kan utløse behov for barnehageplasser utover det tilbudet vi har i dag. I dette arbeidet ber vi om at UHU skal skjermes. Oppvekst- og kulturutvalget ber også om en avklaring av bruk av Longyearbyen barnehage, så raskt som mulig, etter NVE sin rapport foreligger desember mars 2017: Administrasjonen går i dialog med tillitsvalgte og enhetsledere for å finne en løsning på situasjonen med venteliste våren 2017, der målsettingen er full barnehagedekning. Midlertidig avvikelse av arealnormen i inntil 3 måneder til fastlandsnorm, tillates brukt som et av flere mulige virkemidler. Longyearbyen barnehage nedlegges for barnehagedrift Dagens tall: Barn i barnehage i Longyearbyen fra /17 133

134 2017/751-1 Side 3 av 7 Barnehagenes historie i Longyearbyen 1965 Longyearbyen barnehage åpnet og ble overført til SSD i Pingo barnepark åpnet i Formannshuset og var foreldredrevet 1995 SSD overtok driften av Pingo barnepark i oktober og ansatte førskolelærer som drev korttidsbarnehage 1995/96 Moffen familiebarnehage åpnet i 2 private hjem Kvitungen familiebarnehage åpnet i juni med 4 private hjem. «Legges på is» august 2005 og er siden avviklet helt Kullungen Barnehage åpnet Åpen barnehage var en del av den daglige driften i Kullungen, med et tilbud 2 ganger i uken til barn som hadde mindre enn hel plass - eller ikke plass i barnehage. Foresatte var med sine barn i Åpen barnehage 2002 Kullungen barnehage ble bygd fra 2 avdelings barnehage til 3 avdelinger Gruve 4 i Vei 230 opprettes i august 2004 som ekstra avdeling til Kullungen barnehage og nedlegges august Rypa åpner i Formannshuset august 2004 som ekstra avdeling til Longyearbyen barnehage og nedlegges i august

135 2017/751-1 Side 4 av Polarflokken barnehage er en basebarnehage, som åpner i august med 36 plasser 2010/11 Polarflokken bygges ut; 15.desember 2010 ble barnehagen godkjent for 72 plasser og åpnet Ble utvidet til 78 plasser august /13 Rypa åpner 1. mars 2012 som en ekstra midlertidig avdeling i Longyearbyen barnehage som nå har 78 plasser. Rypa legges ned igjen, men står i beredskap til barnehageformål hvis det skulle bli behov. 2015/16 Longyearbyen barnehage ble midlertidig stengt og Rypa ble åpnet som en avdeling under Kullungen barnehage med 18 barn fordelt på 24 plasser. 2016/17 Kullungen barnehage (uten avdeling Rypa) og Polarflokken barnehage imøtekommer behov for barnehageplass fra høst Mars 2017 vedtar Lokalstyre og legge ned Longyearbyen barnehage permanent. Samtidig gis det tillatelse til midlertidig avvikelse av arealnormen i inntil 3 måneder til fastlandsnorm som et av flere mulige virkemidler. Longyearbyen barnehage ble midlertidig stengt barnehageåret 2015/16 og vedtatt nedlagt i lokalstyret grunnet plassering i skredutsatt område. Longyearbyen barnehage bestod av 3 avdelinger og 54 plasser. Den hadde et godkjent leke og oppholdsarealer på 237,2 m². I tillegg kunne barnehagen utvide tilbudet med 24 plasser ved å åpne Formannshuset som en ekstra midlertidig avdeling for å imøtekomme full barnehagedekning. Tilbud i dag: Kullungen barnehage ble bygd som 2 avdelingsbarnehage i 1997 og påbygd med 1 avdeling i Barnehagen har 3 avdelinger med et godkjent leke og oppholdsareal på 246,5 m² som gir plass til 54 plasser dersom alle er over 3 år. Polarflokken barnehage ble åpnet 2007 har et leke- og oppholdsareal på 297,6 m2 og er den største og nyeste av alle barnehagene. Den ble påbygget i 2010 (ferdig januar 2011). Det er en basebarnehage med kapasitet tilsvarende 4 avdelinger og 78 plasser. Ledige barnehageplasser høsten 2017 Ved de to barnehagene har vi totalt sett 132 barnehageplasser (78 i Polarflokken og 54 i Kullungen). Barn som utgjør til sammen 84 plasser fortsetter i de to barnehagene til høsten. I hovedopptaket fra 15. april ble det tatt opp ytterligere 31 plasser. Dette vil si at for barnehageåret er det plasser, dvs 115 plasser av totalt 132. Det vil si at vi har 17 ledige plasser etter sommeren. Vurdering: Dersom det er ønskelig med et samlet barnehagetilbud i tilknytting til Polarflokken, må dette sees i sammenheng med andre funksjoner som er plassert på samme område. Både skolen og idrettsanlegget har på sikt behov for utvidelse, i tillegg til at uteområdene bør oppgraderes for å stimulere til mere og bedre uteaktiviteter for barn og unge. 135

136 2017/751-1 Side 5 av 7 Det er viktig at ikke en funksjon innenfor felt OPT/ID planlegges uavhengig av de andre. Ved å se funksjonene samlet vil en sikre en bedre utnyttelse av arealene og en sambruk mellom både inne- og uteområdet. Ved å utarbeide en mulighetsstudie vil ulike løsninger for sambruk mellom barnehage, skole, kulturskole, ungdomsklubb, haller, parkering og uteområde bli presentert. Med utgangspunkt i mulighetsstudien kan det utarbeides delplan for området. Sammen med delplanen kan LL fastsette en gjennomføringsplan med byggetrinn og rekkefølgekrav på tiltak. Når det gjelder et fremtidig samlet barnehagetilbud må politikerne ta stilling til om en bygningsmessig skal se på barnehage separat eller om en skal tenke hele oppvekstområdet i fellesskap. Alternative løp for å imøtekomme full barnehagedekning og å få realisert et fremtidig samlet barnehagetilbud: A) dagens løsning. Velger vi dagens løsning med to permanente barnehager, uten å se på arealnorm og heller ikke se på mulighetene som ligger innenfor dagens leke- og oppholdsareal, vil vi kunne komme i samme situasjon som våren 2017, da det var barn på venteliste. Politisk bestilling om full barnehagedekning vil da muligens ikke nås. Denne løsningen vil således ikke avhjelpe en eventuell stigning i barnetallene igjen. Økonomiske konsekvenser: Ingen. B) Se på antall plasser i barnehagen mer fleksibelt enn hva som gjøres i dag, ut fra godkjent leke- og oppholdsareal. Kullungen barnehage og Polarflokken barnehage har begge godkjenning på leke- og oppholdsareal. For kullungen vil det si at de kan ta inn flere barn enn de har i dag. Dette skal kvalitetssikres gjennom en ny oppmåling. Kullungen har denne våren ikke hatt mulighet til å ta inn barn som står på venteliste pga planlagt utbygging av garderober sommer Utbyggingen vil føre til utfordringer med areal, noe som barnehagen selv løser ved å gjennomføre utegrupper for deler av barna. Dette året har Polarflokken barnehage driftet med 78 plasser og har dermed utnyttet sitt leke- og oppholdsareal fullt ut. Administrasjonen mener at vi må se på antall plasser i barnehagen mer fleksibelt enn hva det har blitt gjort hittil. Så langt har man forholdt seg til konkret 54 plasser i Kullungen og 72 plasser i Polarflokken (med en mulighet for å utvide til 78). Administrasjonen mener at det særlig i Kullungen er plass til flere barn, ut fra godkjent leke- og oppholdsareal. Økonomiske konsekvenser: Behov for ressurser til økt bemanning i takt med pedagognorm og anbefalt bemanningsnorm. Flere ansatte gir behov for ytterligere kontor og møteromsfasiliteter. C) Endre arealnorm midlertidig ved behov eller permanent. Å endre arealnorm til fastlandsnorm ble beskrevet som et av flere mulige virkemidler for å løse ventelister våren Ved å se på dette som virkemiddel også ved nye behov, enten midlertidig eller permanent, vil dette utløse flere plasser i barnehagene. For Kullungen barnehage sin del utgjør dette 13 barn over 3 år eller 10 barn under 3 år. For Polaflokken barnehage sin del utgjør dette 8,5 plass over 3 år eller 6 barn under 3 år. Økonomiske konsekvenser: Behov for ressurser til økt bemanning i takt med pedagognorm og anbefalt bemanningsnorm. Flere ansatte gir behov for ytterligere kontor og møteromsfasiliteter. D) Alternative barnehagetilbud I barnehageutredningen fra 2015 beskrives flere ulike løsninger for alternative barnehagetilbud. Dette ble gjengitt i saksfremlegg i OKU 4. oktober 2016 og gjengis her; 136

137 2017/751-1 Side 6 av 7 1. Samarbeid med andre aktører (Unis, andre?) Skal vi tenke et tilbud rettet mot utenlandske borgere (både voksne og barn) som ivaretar norskopplæring voksne, informasjon om utenlandskes rettigheter, samtidig som barna blir ivaretatt og får et godt kvalitativt barnehagetilbud 2. Åpen barnehage 3. Privat barnehage/familiebarnehage i annet lokale 4. Finne alternative lokaler til ungdomshus og bruke hele nåværende ungdomshus til barnehagedrift i en mellomfase (dersom behov) 5. Førskolegruppe på SFO/skole forutsetter at det er plass (dvs en liten 1. klasse) 6. Ambulerende utegruppe (ikke de samme barna hele tiden) bruke lokaler utendørs, på biblioteket, idrettshallen, ungdomsklubben (ikke UHU), SFO, museet, mm. I og med at OKU i møte den 4. oktober 2016 bestemte at UHU skal skjermes er ikke punkt 4. et alternativ. Punkt 6 ble beskrevet som administrasjonens mulige løsning våren 2017 for å imøtekomme barn på venteliste i en kombinasjon med fravikelse av arealnorm. Økonomiske konsekvenser: Vil variere fra alternativ til alternativ. Pkt 1, 2, 5 og 6: Behov for ressurser til økt bemanning i takt med pedagognorm og anbefalt bemanningsnorm. Pkt 3: Det blir regnet et kommunalt tilskudd per barn på et visst beløp for private barnehager. For en gjennomsnittlig kommune på fastlandet vil driftstilskuddssatser for dette året være på ca per barn under 3 år og kroner per barn over 3 år. For familiebarnehage er satsene henholdsvis kr kroner per banr under 3 år og per barn over 3 år. E) Et midlertidig modulbygg tilknyttet Polarflokken barnehage Et flyttbart modulbygg kom opp som en mulig løsning i et tidligere OKU. Administrasjonen har gjort en undersøkelse med tanke på hva en slik løsning vil kunne koste. Det er blitt tegnet et tilbygg til Polarflokken barnehage. Vi vil presisere at skisse på bygg ikke er endelig og er bare et utgangspunkt for hvordan en slik løsning kan bli. Skissen gir mulighet for to ekstra avdelinger på til sammen 164 kvadratmeter leke- og oppholdsareal. Dette utgjør 48 plasser (18 små barn (36 plasser) og 12 store (12 plasser). En annen løsning kan være 15 små barn (30 plasser) og 16 store barn som utgjør til sammen 46 plasser. Antall plasser varierer altså ut fra antall små og store barn. Et modulbygg i tilknytning til Polarflokken barnehage (løsning E) kan utformes som et mindre tiltak som ikke vil ødelegge arealplanens intensjon om et helhetlig sammenhengende område. Arealplanens utfyllende bestemmelser 2.1a sier «Krav til delplan gjelder ikke for mindre tiltak som er i samsvar med vedtatt arealbruk og som ikke er til hinder for helhetlig utvikling av området». Dersom unntak fra delplankrav skal slå inn, må det i byggesaken sannsynliggjøres og redegjøres for at tiltaket ikke er av en slik størrelse eller karakter at det binder opp fremtidig arealbruk. Et mindre tiltak for å imøtekomme full barnehagedekning i påvente av et samlet barnehagetilbud, er etter LL sin vurdering i tråd med arealplanen. En utvidelse som inkluderer flytting av Kullungen barnehage for å lage et samlet barnehagetilbud, vil derimot utløse delplankrav. Tidsramme: Dersom arbeidet startes umiddelbart vil en ferdig modulløsning være klar tidligst høsten Dersom tilbygget som er foreslått ikke er ønskelig, og en heller vil tegne et frittstående bygg, blir prosessen ytterligere utvidet. Økonomiske konsekvenser: Målet med tegninger/skisse fra arkitekt har vært å få et prisestimat. Prisestimatet fra LNS er på 7, 4millioner kroner. I tillegg vil det komme utgifter til tilkoblingsgebyrer, arkitekt, innredning, byggeledelse og lignende. Til sammen ser en for seg mellom 9 til 10 millioner kroner. F) Fremtidig barnehagetun Denne løsningen konsentrerer seg kun opp et fremtidig barnehagetun, og vi ser på dette separat fra andre utfordringer knyttet til oppvekstområdet. 137

138 2017/751-1 Side 7 av 7 Ved å slå sammen to barnehager til et felles barnehagetun, vil man kunne oppnå mer effektiv drift, og imøtekomme svingninger i barnetall. Man kan stenge og åpne avdelinger uten å måtte flytte barn og personale mellom barnehager. Tidligere og nåværende vurderinger er at området ved Polarflokken barnehage er best egnet til dette. Polarflokken barnehage er det nyeste bygget. Det ligger i nærhet til idrettshall og skole. Fordelen med et barnehagetun er at vi kan dra med oss praksis og kunnskap som gjenspeiler historie, praksis og særpreg ved tidligere barnehager i Longyearbyen. Økonomiske konsekvenser: Kostnader for en utbygging på inntil 400 m 2 ble i 2016 anslått til 18 millioner kroner. Bygningene til Kullungen barnehage ligger i byens hovedgate og vil kunne selges eller leies ut til for eksempel næringsformål. G) Fremtidig barnehagetun - en del av helhetlig plan for oppvekstområdet Hvis vi velger løsning G ønsker vi å se hele oppvekstområdet under ett i et lengre tidsperspektiv. Idrettshall: Kapasiteten i hallen er sprengt. På dagtid bruker skolen (både grunnskole og videregående) idrettshallen og legger beslag på hele bygget. For skoleåret er det f.eks bare en halvtime ledig i uken der barnehagene kan benytte hallen. På ettermiddag og kveldstid, samt helger, brukes hallen av hele Longyearbyensamfunnet. Det har vært ønske om en ekstra hall som kan imøtekomme behovene fra ulike parter, både i LL, idrettslag, Unis mm. Skolen; Skolen er fra 1975 og har blitt renovert og påbygd i flere omganger. Siste påbygg er fra 2013 (SFO-bygget), samt det ble gjort en større renovering av barnetrinnet. Det jobbes politisk for at vi skal ha et stadig større videregåendetilbud i byen. Dette vil kunne kreve noe ekstra plass (alt etter som hvilket tilbud som blir gitt). Dagens bygg tilfredsstiller ikke kravet om minimum 6 m2 pr ansatt. Skolen er i dag samlokalisert med kulturskolen, noe som er en ønsket praksis videre. Likevel ser vi at vi kan risikere å måtte flytte kulturskolen ut av bygget på sikt dersom en ikke klarer å imøtekomme kravet om nok areal til arbeidsplasser for skolens ansatte. Ved å tenke helhetlig, sambruk, lokaler som kan benyttes både dag- og kveldstid, vil man kunne utnytte både areal og innhold på en smartere måte enn i dag. Ved å utlyse etter en mulighetsstudie, der arkitekter kan se på ulike løsninger for sambruk mellom barnehage, skole, kulturskole, ungdomsklubb, haller, parkering, uteområde, vil en kunne legge frem en delplan som legger rammer for ulike byggetrinn fremover. Økonomiske konsekvenser: Mulighetsstudie: 1-2 millioner kr. 1 Innspill fra Fagforbundet til sak om full barnehagedeking og fremtidig samlet barnehagetilbud 2 Innspill fra Utdanningsforbundet Andre vedlegg (ikke vedlagt): Ingen 138

139 Fagforbundet Svalbard ønsker å komme med følgende tilleggskommentarer til sak i OKU om fremtidig barnehagetilbud: A. vi ønsker ikke å leve i uvisshet, B. Hvis nye målinger viser at det frigjøres mye nytt areal i Kullungen så kan det være et alternativ. C. Vi er sterkt imot løsningen med å endre arealnormen fordi det medfører dårligere kvalitet på barnehagetilbudet. Et økt barnetall vil bety mer bemanning, flere pedagoger med mer planleggingstid det øker ikke nødvendigvis mer kvalitetstid med barna når det blir ansatt mer personal. Garderobene er allerede for trange pga. mye vinterklær som er nødvendig her vi bor. Vi har større arealbehov i forhold til klær, skiftetøy, vogner og soveplass når det blir flere småbarn. I perioder om vinteren er vi mere inne grunnet kulde/været. Organiseringen og strukturen av barnegruppene blir mer komplisert når barnetallet økes. Flere barn på en småbarnsavdeling gjør at det blir mere oppbevaring fremfor pedagogisk tilbud. Polarflokken sliter allerede i dag med støynivået som er for høyt. Det organiserte pedagogiske tilbudet blir vanskeligere å tilrettelegge. Punkt C bør være aller siste løsning. D. Ombygging av Polarflokken utbygging av andre etasje med kontorlokaler, pauserom og møtelokaler slik at eksisterende arealer i personalfløy blir frigitt til en ny base. Ved lavt barnetall kan arealet benyttes til lekerom, evt. stenges Dette er pengesparende på lang sikt siden man har areal klart ved behov Vi tror dette kan være en god langsiktig løsning fram til evt. Et fremtidig barnehage tun E. Vi er negative til midlertidige løsninger som f.eks. brakkeløsning, da det ofte viser seg at det blir permanente. Vi viser til punkt D. som vi mener er en bedre løsning. F.og G. Vi er positiv til en slik løsning men presiserer at det er viktig å ta med ansatte i barnehagene under hele prosessen, spesielt utforming av rommene/arealet. Vennlig hilsen Cecilie Jenssen, leder Grete Bossart, Hovedtillitsvalgt Trine Skogvang, tillitsvalgt Helene Hvedding, tillitsvalgt 139

140 140

141 141

142 142

143 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Joakim Damkås Søknad om fritak fra offentlige verv - Helga Bårdsdatter Kristiansen Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Helga Bårdsdatter Kristiansen fritas for sitt verv som fast medlem i lokalstyret for Miljøpartiet De Grønne ut valgperioden. Som nytt medlem av administrasjonsutvalget for listesamarbeidet AP/MDG/V velges: Saksopplysninger: Helga Bårdsdatter Kristiansen har søkt om fritak for sine politisk valgte verv grunnet flytting fra Longyearbyen. Kristiansen har i valgperioden følgende politiske verv: - Fast medlem i lokalstyret - Fast medlem i administrasjonsutvalget Vurdering: I saksbehandlingsforskriften for Longyearbyen lokalstyre 15 står det følgende: "Den som taper valgbarheten til folkevalgt organ i valgperioden trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes utflytting fra Longyearbyen for ett år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer." Flyttingen antas å være permanent og det anbefales derfor at søknaden innvilges. Dersom søknaden innvilges vil 1. vara for MDG Kristin Jæger Wexsahl rykke opp til fast plass i lokalstyret og det må foretas suppleringsvalg av nytt medlem i administrasjonsutvalget. I 143

144 2017/703-2 Side 2 av 2 saksbehandlingsforskriften framgår det at det skal velges nytt medlem og at organet skal suppleres fra samme gruppe som den uttredende tilhørte, listesamarbeidet Venstre/Miljøpartiet De Grønne og Arbeiderpartiet. Dette fremgår av Saksbehandlingsforskriften ledd: Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn lokalstyret eller lokalstyrekomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. Videre skal det nytt medlem i administrasjonsutvalget ifølge Svalbardloven 35 velges av og blant lokalstyrets medlemmer. Om fremgangsmåten står det videre at (min utheving): Ved suppleringsvalg etter tredje og femte ledd kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter lokalstyret, som velger vedkommende dersom valgbarhetsvilkårene er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til femte ledd siste punktum. Listesamarbeidet AP/V/MDG bør derfor utpeke nytt medlem til administrasjonsutvalget blant tilgjengelige medlemmer i listesamarbeidet. Som tilgjengelige medlem regnes også nytt medlem i lokalstyret for MDG etter opprykk, Kristin Jæger Wexsahl. Hvem som er valgbar til utvalget fremgår av Saksbehandlingsforskriften 13 (min utheving) Valgbar og pliktig til å ta imot valg til faste utvalg, er den som har stemmerett ved valg til lokalstyret, og som når valget finner sted står innført i befolkningsregisteret som bosatt i Longyearbyen. Den som i forskrift om lokalstyrevalg i Longyearbyen 3-1 er utelukket fra valg til lokalstyret, er også utelukket fra valg til faste utvalg. Den som ikke har nådd stemmerettsalder, er valgbar, men har ikke plikt til å ta imot valg. Rett til å kreve seg fritatt for valg har den som har gjort tjeneste som medlem av vedkommende organ de siste fire år. Den som er medlem av et parti som er registrert etter partiloven kapittel 2, kan nekte valg på grunnlag av listeforslag som ikke er framsatt av dette partiet. Den som har tapt sin stemmerett eller foretar revisjon for Longyearbyen lokalstyre, er utelukket fra valg til også andre folkevalgte organer enn nevnt i første ledd. Den som er ansvarlig for regnskapet i kommunalt foretak er utelukket fra valg til styret for foretaket. Kandidat som er oppført på valgliste ved lokalstyrevalget, kan ikke velges til stemmestyremedlem, jf. forskrift om lokalstyrevalg 7-4 første ledd. En kandidat som ellers ville vært utelukket fra valg på grunn av sin stilling, er likevel valgbar hvis han eller hun har fratrådt stillingen når organet trer i funksjon. I spørsmålet om lokalstyret i dette tilfellet kan velge en mann til å representere listesamarbeidet, gitt kjønnssammensetningen i AU, har administrasjonen konferert med Polaravdelingen og Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Konklusjonen er at det i dette tilfellet er at det må velges en kvinne til vervet dersom saksbehandlingsforskriftens bestemmelser skal ivaretas. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 144

145 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Joakim Damkås Oppnevning av representant til oppnevningsutvalget for konfliktråd Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Lokalstyret 17/ Anbefaling: Som Longyearbyen lokalstyre sin representant til oppnevningsutvalget for konfliktrådsmeglere utpekes: med som vara. Saksopplysninger: Konfliktrådet er en statlig tjeneste som tilbyr megling som metode for å løse eller håndtere konflikter. Tjenesten er gratis og tilbys over hele landet. Svalbard er tilknyttet konfliktrådet i Troms. Konfliktrådets virksomhet er regulert i konfliktrådsloven og tilhørende forskrift. I følge konfliktrådslovens 3 skal det oppnevnes konfliktrådsmedlemmer for hver kommune. Konfliktrådsmeglerne på Svalbard oppnevnes av et oppnevningsutvalg som består av en representant utpekt av Longyearbyen lokalstyre, en representant for Sysselmannen og konfliktrådslederen. Oppnevnelsen gjelder for en periode på 4 år. I de siste to årene er det Karin Mella som har vært representant fra Longyearbyen lokalstyre i oppnevningsutvalget med Christin Kristoffersen som vara. 145

146 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Sissel Helen Hultgren Årsberetning 2016 for Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Årsberetning for 2016 godkjennes. Saksopplysninger: I henhold til lovverket skal det utarbeides en årsberetning for Longyearbyen lokalstyre som legges fram til behandling i lokalstyret samtidig med årsregnskapet. Årsberetningen skal gi informasjon om forhold som er viktige for å bedømme den økonomiske statusen i virksomheten. Den skal også redegjøre for tiltak og aktiviteter som er gjennomført i løpet av året, samt om andre forhold som er av vesentlig betydning for Longyearbyen lokalstyre. I årsberetningen er det som tidligere tatt inn en kommentar fra lokalstyrets leder, oversikt over medlemmer i lokalstyret og underutvalgene. Årsberetningen trykkes opp og sendes ut til alle husstandene i Longyearbyen, og den vil bli delt ut som informasjon til publikum og besøkende. Årsberetningen brukes også i forbindelse med rekruttering og i annen kommunikasjon med omgivelsene. Vurdering: Administrasjonssjefen mener at årsberetningen gir et korrekt bilde av aktiviteten i Vedlegg 1 Årsberetning

147 ÅRSBERETNING UNIKT, TRYGT OG SKAPENDE

148 INNHOLD LOKALSTYRELEDERENS KOMMENTAR... 3 MÅLOPPNÅELSE POLITISK ORGANISERING... 6 Rammer for virksomheten... 6 Politisk struktur... 6 Lokalstyret... 6 Administrasjonsutvalget (AU)... 6 Teknisk utvalg (TU)... 7 Oppvekst- og kulturutvalget (OKU)... 7 Partssammensatt utvalg... 7 Ungdomsråd... 8 Barnetalsperson... 8 Antall politiske saker til behandling... 8 Offentlig spørretid... 8 ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR... 9 SAMFUNNSUTVIKLING Longyearbyen lokalstyre Ny Svalbardmelding Et levedyktig familiesamfunn Lokalsamfunnsplan Arealplanlegging Havnestrategi STYRING OG LEDELSE Administrativ organisering Administrativ organisering pr : Åpenhet og tilgjengelighet Etikk Likestilling Internkontroll HMS og sykefravær Målstyring Økonomi Beredskap NØKKELTALL KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Regnskapsresultat Forklaring på avvik: Netto driftsresultat Lånegjeld Fond Investeringer Oppsummering RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE Økonomi og IKT Personal- og organisasjon Plan og utvikling Eiendom Tekniske tjenester Brann og redning Energiverket Longyearbyen havn Barn og unge Kultur og idrett Longyearbyen skole Kullungen barnehage Polarflokken barnehage UTGIVELSE AV BOK OM LONGYEARBYEN SKOLE KORKPENGETILDELING Korkpenger Tildeling av korkpenger for 2016: Foto forside- stort bilde: Tine Mari Thornes Alle små bilder: Elin Dolmseth Alle bilder bakside: Dag Arne Husdal Grafisk produksjon: Andvord Grafisk AS 148

149 LOKALSTYRELEDERENS KOMMENTAR 3 Formålet med Longyearbyen lokalstyre er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig lokalt folkestyre i Longyearbyen, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesinteressene innenfor rammen av norsk svalbardpolitikk, og med sikte på en miljøforsvarlig og bærekraftig utvikling av lokalsamfunnet. Vi skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Dette kan høres ut som flotte ord, men det er en av formålsparagrafen til Longyearbyen lokalstyre vedtatt av Stortinget. Det forplikter Lokalstyret og det forplikter Stortinget. Arbeidet med den nye Svalbardmelding var et politisk fokusområde i 2016 med bred involvering. Både lokale og nasjonale politikere, næringslivsaktører, ulike interessegrupper og folkemøter viste engasjement og satte sitt preg på innholdet. Den ble behandlet av Stortinget høsten 2016 og vi ser ut fra både meldingen og merknader at det nytter å involvere seg. Mest fornøyd er jeg med at funnene i rapporten fra Norges vassdrags energi (NVE) skal følges opp. Den inneholder en skredfarekartlegging for bl.a. Longyeardalen med fokus på snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred faresoner. Med det tragiske 2015 raset fersk i minne, klimatiske endringer og stadige evakueringer så har vi dårlig tid. De hyppige evakueringene er en stor slitasje på befolkningen og på de organisasjonene som skal håndtere dette. En far fortalte meg at han vurderte hvilken side av huset han skal legge barna på om natten og andre sover med «evakuerings bag» på de dagen de tror det blir evakueringer. Sånn skal vi ikke ha det. Trygghet er en forutsetting for samfunnsbygging. Både Lokalstyret, Sysselmannen, grunneier, festere, forsikringsselskap og storsamfunnet gjennom budsjettvedtak i Stortinget, spiller en viktig og avgjørende rolle for om vi skal lykkes. Dette blir et viktig arbeids- og fokusområde for Fra behandlingen av Svalbardmeldingen er jeg også tilfreds med at Utenriks- og forsvarskomiteen og Nærings komiteen uttrykte at konseptvalgsutredingen (KVU) for ny havn i Longyear byen skal følges opp. KVU må også sees på som en honnør til lokalt pågangsmot og innovasjon. Og selv om ny havn har vært tema over flere år, ble det klart at den tidligere summen i nasjonal transportplan (NTP) på omlag 200 millioner må justeres, slik at den er mer i stil med både KVU og den nylige vedtatte Svalbardmeldingen. Det har med andre ord vært et høyt aktivitetsnivå også i år. Det er registret 268 saker til politisk behandling, noe som er en oppgang fra i fjor. Takk til samtlige politikere og til administrasjonen for godt utført jobb. Longyearbyen er ikke et livsløpssamfunn, og det er klare rammer for hvilket tjenestetilbud som skal være tilgjengelig og Lokalstyreleder Arild Olsen. Foto: Tine Mari Thornes dette reflekteres av det lave skattenivået for øygruppen. Samtidig sier Svalbardmeldingen at det er viktig å legge til rette for at Longyearbyen også fremover skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier, og det skal fortsatt satses på forskning, høyere utdanning, reiseliv samt annen variert næringsvirksomhet. For å få dette til er det viktig at lokale folkevalgte diskuterer, vurderer og gir tilbakemeldinger rundt hvordan statlige verdier skal forvaltes i byen vår. Særlig forhold knyttet til fordeling av ressurser, makt- og/eller myndighet som påvirker handlingsrommet man har lokalt til å innfri innbyggerens rettmessige forventinger. Jeg foretrekker en mest mulig demokratisk modell der lokale politikere jobber for best mulig utnyttelse av felleskapets ressurser, og har størst mulig påvirkningsmulighet på utviklingen i Longyearbyen. Politikk er ikke å ville, det er å skape. Det handler om samfunnsutvikling og da må man ha reell påvirkning. For at statens og våre mål i Svalbardmeldingen skal kunne nås mener jeg at de er en forutsetning at Longyearbyen lokalstyre har gode nok økonomiske rammebetingelser, som gjør det mulig å videreutvikle og levere gode tjenester som er i tråd med meldingsarbeidet og dine forventinger som innbygger. Selv om vi har robust økonomi i dag, er det fremover noen store investeringer som må gjennomføres og hvorpå det er en forutsetning at staten bidrar. Dette gjelder først og fremst si- LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

150 4 kringstiltak for bebyggelse og den videre finansieringen av vedlikeholdsplanen på energiverket. Dette er de to desidert største premissgiveren for økonomien og fremtidig tjenesteproduksjonen for innbyggerne. Dersom staten ikke vil bidra på de to prosjektene som må gjennomføres, vil tjenesteproduksjon og Longyearbyen lokalstyret sin økonomiske situasjon bli betydelig utfordret. Som følge av nedbemanningen i Store Norske sin gruvedrift i Svea, trodde de fleste dette ville ramme Longyearbyen hardt, og vi økte derfor tempoet for omstilling av samfunnet betydelig. Det ble gitt tiltakspakker for ulike formål og Innovasjon Norge etablerte seg med eget kontor og friske midler. Som følge av høyere uttak av kull, økte også bemanningen i Gruve 7. Det har vært en samlet vellykket strategi, og konsekvensene av nedskaleringen har ikke slått til i sin verste tenkelig form. Uansett hva som er årsaken, så er det et faktum at hverken befolkningen eller næringslivet har stagnert som antatt. Tvert om har befolkningen og antall nye bedrifter økt. Det foregår en fortsatt styrking av det eksisterende næringslivet, særlig innfor reiseliv. Det har heller ikke vært en vesentlig nedgang i antall barn i skole og barnehage. Det er forventet 28 elever for neste års 1. klasse trinn. Det er svært bra i Longyearbyen sammenheng. Selv om Longyearbyen har taklet nedskaleringen av gruvedriften godt, står utfordringen i kø. Vi må ha fokus på å finne varige robuste løsninger som står seg i fremtiden. Vi må fortsatt fokusere på og holde oppe trykket på omstilling, tilrettelegge for nye næringer og bedre rammevilkår for det eksisterende. Et av målene er å bryte ned den tradisjonelle pilartekning som samfunnet har basert seg på, slik at vi ikke er totalt avhengig av hverken kull, turisme eller forskingen. På den måten er vi bedre rustet når lavkonjekturer vil treffe den ene eller andre næringen. Dette betyr ikke at det er et mål at gruvedriften skal opphøre, vi er bare blitt mindre avhengig av den. Samtidig er det verdt å merke seg at noe av styrken til Longyearbyen er den svært varierte kompetansen vi innehar. Vi skal lete lenge etter en kommune på fastlandet med 2150 mennesker som kan vise til et eget universitet, gruvedrift og industriell rom relatert aktivitet i tillegg til alt det andre. Kompetansen byen besitter strekker seg fra en klassisk professor til en typisk industriarbeider og alt midt mellom. En slik sammensatt kompetanse har en enorm verdi for oss som samfunn. Longyearbyen lokalstyre har ansvar for arealplanlegging innenfor Longyearbyen planområde. I løpet av 2016 har arbeidet med rullering av arealplanen for hele Longyearbyen planområde hatt mye fokus. Det har vært bred involvering i prosessen og to høringsrunder for å sikre tilstrekkelig medvirkning. Også i planarbeidet er det nye hensyn å ta med tanke på ønsket samfunnsutvikling, klima og utfordringer på bolig siden. Arktisk infrastruktur er krevende. Stedlige masser som er brukt til vei og fyllinger er ikke av samme kvalitet på liknende prosjekter på fastlandet. Dette fungerte greit i et tørt og kaldt klima med permafrost og lite belasting. Nå går vi inn i en periode der man forventer fortsatt temperaturøkning, mer nedbør og dermed økt potensiale for erosjons- og setningsskader på infrastrukturen. Samtidig blir vi flere mennesker som øker den totale belastingen. Dette setter infrastrukturen ytterligere under press og vil stille strengere krav til fremtidig byggeskikk og krevende prioriteringer. I 2016 er det gjennomført flere store og små prosjekter i regi av Longyearbyen lokalstyre. Det største og et av de viktigste prosjektene var å bygge nytt overløp på «Isdammen» som er Longyearbyens eneste drikkevannskilde, med en kostnadsramme på i underkant av 20 millioner. Det nye overløpet er tilnærmet vedlikeholdsfritt og sikrer at vannstanden holdes fast gjennom året også i flomsituasjoner. I tillegg er dammen forhøyet for å forhindre dambrudd ved store nedbørsmengder og utvasking av veien. Det gjøres mye godt arbeid med arktisk infrastruktur. Kulturhovedstaden Longyearbyen har hatt et høyt aktivitetsnivå innenfor kunst, idrett og kultur også i Det er en politisk målsetting at vi skal tilby et godt og variert tilbud til et rimelig pris, slik at flest mulig kan delta på sin måte. Det er verdt å merke seg at ombyggingen av Næringsbyggets første etasje til bibliotek i tilknytting til kulturhuset hadde bred tverrpolitisk oppslutning. Det lover godt for fremtiden når vi skal ha nye gode diskusjoner om hvordan vi kan sikre tilbudet innenfor kunst, idrett og kultur. Det aktivitetsnivået vi har gir seg ikke selv. Det krever både politisk mot og vilje, og godt samarbeid med ulike private initiativ, og med alle lag og foreninger. For det er krevende å balansere budsjettet med kostnadsutviklingen og aktivitetsøkningen i samfunnet. En annen absolutt forutsetning for at dette tilbudet også skal stå seg for fremtiden er at det blir brukt. Det er tilfredsstillende at oppslutningen omkring vårt kultur- og idrettstilbud er stabilt med ca besøkende i løpet av et år. Det er høyt med tanke på at vi er 2150 innbyggere. Det er svært mange privatpersoner som bidrar innen både kunst, idrett og kultur. Frivilligheten er formidabel og er helt avgjørende for det mangfoldet vi har i Longyearbyen. Vi må påse at denne frivilligheten har gode nok rammer rundt seg og at den oppleves som rettferdig. Rammebetingelsene må ikke skape grobunn for å sette den ene aktiviteten opp mot den andre. Vi skal ha både kunst, kultur og idrett og mye av det! I en by med 2150 mennesker fordelt på 51 nasjoner er dette også viktige sosiale møteplasser for sameksistens og integrering. I år som i fjor har vi hatt gleden av flere gode arrangement av lokalbefolkningen. Ingen nevnt og ingen glemt. Men tusen takk til alle for at dere gir oss andre en bedre folkehelse, fantastiske opplevelser og at dere bidrar til at Longyearbyen blir en enda bedre plass å bo. Både skole og barnehage driftes godt og oppleves generelt som et godt sted for læring. Vi har et mål om full barnehagedekning og en forutsigbarhet i både barnehagen og i skolen. I et samfunn som har svært høy grad av sysselsatte, er full barnehagedekning og skole med skolefritidsordning en absolutt forutsetning. For foreldre er det viktig med forutsigbarhet for barna, fra barnehage og til de går ut av skolen. I motsetning til resten av landet, er det svært vanskelig å spå størrelse og behov på fremtidige årskull. Sett slik er målene om både full barnehagedekning og forutsigbarhet krevende LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

151 5 og svært ambisiøse målsettinger. Det kan sikkert debatteres om vi har lyktes, men det jobbes mye med målsetningen. Det er for eksempel et politisk ønske om en samlokalisering av det fremtidige barnehagetilbudet, der hovedmotivet ikke er å spare penger, men et ønske om både forsvarlig og god drift, i tillegg til mulighet for fleksibilitet i en uforutsigbar tilværelse. At det jobbes med etablering av et mer forutsigbart yrkesfagstilbud er et annet eksempel. Men det skjer mye spennende i skolesektoren, så her vil ting endre seg. De overordnede målene må likevel ligge fast. Jeg mener vi har muligheten og vi har et godt utgangspunkt for å lykkes. Selv var jeg så heldig å bli invitert på juleverksted på skolen. Det var et flott opplegg og det blir utvilsomt gjort veldig mye rett. Her var barna satt sammen i ulike aldersgrupper, hvorpå de roterte rundt på store deler av skolen og deltok på ulike poster. Fra håndarbeid, julebakst, lys støpning til kahoot. Hvor jeg enn stoppet opp var stemningen god. Både store og små var tydeligvis vant til å ta vare på hverandre. Det var en veldig fin opplevelse. Tusen takk til skolen. Men også på den flotte skolen vår er det noen elever som sliter med fag, andre med fraværet og noen blir mobbet. Skolen vår skal være mobbefri. Her har alle et ansvar, også de foresatte. Det å bry seg om akkurat ditt barn er også å bry seg om andres. Vi må tørre å stille de vanskelige spørsmålene, selv om ting tilsynelatende er bra. Mobber mitt barn? Kjenner mitt barn noen som mobber? Tør ikke mitt barn å bry seg eller være en venn fordi de er redde for å bli mobbet selv? Barnet ditt er svært viktig for skolen og miljøet. Skolen skal ha systemer som ivaretar og forebygger, men vi har alle et ansvar for å bidra til at skolen er mobbefri. Til slutt vil jeg rette en stor takk til befolkningen, samarbeidspartnere, ansatte og øvrige politikere for et godt samarbeidsklima. Vi bor i en kunnskapsrik og omsorgsfull by! En ekstra takk til Sysselmannen, Svalbard kirke, UNN og Røde kors for godt samarbeid i en krevende tid. Longyearbyen, februar 2017 Arild Olsen Lokalstyreleder Fakkeltog 1.års markeringen av raset. Foto: ukjent Lokalstyreleder Arild Olsen taler i forbindelsen med markeringen «En hyllest til samholdet». Foto: Roger Zahl Ødegård LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

152 6 POLITISK ORGANISERING Rammer for virksomheten Longyearbyen lokalstyres virksomhet reguleres av Svalbardlovens kapittel 5. Longyearbyen lokalstyres ansvarsområde er avgrenset til Longyearbyen planområde. Innenfor sitt geografiske ansvarsområde kan Longyearbyen lokalstyre drive virksomhet av allmenn interesse som ikke ivaretas av staten, og Longyearbyen lokalstyre har ansvaret for all infrastruktur som ikke er tillagt staten eller andre. Ved utgangen av 2016 hadde lokalstyret følgende sammensetning: Arbeiderpartiet Arild Olsen Bente Næverdal Odd Gunnar Brøto Braaten Elise Strømseng Marcus Mikalsen Høyre Torgeir Prytz Kjetil Figenschou Stein-Ove S. Johannessen Khanittha Sinpru Geir Hekne Miljøpartiet de grønne Helga Bårdsdatter Kristiansen Espen Klungseth Rotevatn Venstre Eirik Berger Kristin Furu Grøtting Terje Aunevik Politisk struktur Politisk organisering pr : Oppvekst- og kulturutvalg Ad hockomitè(er) Lokalstyret Sysselmannen har fylkesmannsmyndighet i forhold til Longyear byen lokalstyre. De særskilte forholdene på Svalbard medfører at det også løpende kontakt gjennom året mellom Longyearbyen lokalstyre og Polaravdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet. Administrasjonsutvalg Kontrollutvalget Teknisk utvalg Administrasjonsutvalget (AU) I Svalbardloven er det bestemt at lokalstyret skal ha et administrasjonsutvalg som skal behandle forslag til økonomiplan og årsbudsjett. Videre avgjør administrasjonsutvalget selv, eller innstiller for lokalstyret, saker av tverrsektoriell karakter, økonomi- og finansforvaltningssaker, tilskudd til næringsformål, skjenkebevillinger, høringsuttalelser, samt saker som ikke naturlig hører inn under andre utvalg og andre saker som lokalstyrelederen velger å forelegge for utvalget. AU kan når det er nødvendig også treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av lokalstyret der det ikke er tid til å innkalle lokalstyret. Administrasjonsutvalget representerer ofte lokalstyret i møter med stortingskomiteer, departementer og Sysselmannen. Utvalget har 5 medlemmer, og består av: Partssammensatt utvalg Lokalstyret Lokalstyret er Longyearbyen lokalstyres øverste organ (tilsvarende et kommunestyre) og treffer vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret behandler alle saker av prinsipiell og overordnet karakter, mens enkeltsaker og mindre prinsipielle saker er delegert til faste underutvalg eller administrasjonen. Lokalstyret velger selv, blant sine medlemmer, leder og nestleder. Vervet som leder av lokalstyret er på fulltid og nestledervervet er 50% årsverk, sistnevnte dedikert i hovedsak til næringslivspolitikk. Medlemmer: Varamedlemmer: Arild Olsen (leder) Ap 1 Terje Aunevik V Eirik Berger (nestleder) V 2 Elise Strømseng Ap Kristin Furu Grøtting V 3 Espen Klungseth MDG Rotevatn Helga Bårdsdatter MDG 4 Bente Næverdal Ap Kristiansen 5 Odd Gunnar Brøto Braathen Ap Kjetil Figenschou H 1 Torgeir Prytz H 2 Khanittha Sinpru H 3 Stein-Ove H Johannessen 4 Geir Hekne H Lokalstyret består av 15 medlemmer, og følgende partier/lister er representert i valgperioden : Arbeiderpartiet (AP) 5 medlemmer, Høyre (H) 5 medlemmer, Venstre (V) 3 medlemmer og Miljøpartiet de grønne (MPG) 2 medlemmer. Arild Olsen (AP) er valgt som lokalstyreleder og Eirik Berger (V) er valgt som nestleder. Administrasjonsutvalgets medlemmer utgjør også Longyearbyen lokalstyres valgstyre. Teknisk utvalg (TU) Teknisk utvalgs oppgave er, innenfor rammene som er satt av lokalstyret, å forme tjenestetilbudet innen fagfeltene vei, vann/ avløp, renovasjon, eiendomsforvaltning, energiproduksjon/ LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

153 7 distribusjon, havnetjenester, brann/beredskap, byggesaksbehandling, oppmåling og plansaker. Longyearbyen lokalstyres myndighet etter svalbardmiljøloven er delegert til teknisk utvalg, og utvalget er tillagt oppgaven som fast utvalg for plansaker. Videre er utvalget delegert Longyearbyen lokalstyres myndighet etter byggesaksforskriften og forskrift om brannvern. Teknisk utvalg har 7 medlemmer, og består av: Medlemmer: Varamedlemmer: Robert Nilsen V 1 Anne Line Pedersen V Ingrid Vinje V 2 Ottar Svensen Ap Benjamin Vidmar MDG 3 Anders Lindseth V Bente Næverdal Ap 4 Svein Jonny Ap Albrigtsen Odd Gunnar Brøto Ap 5 Espen Klungseth MDG Braathen Rotevatn Torgeir Prytz H 6 Tone Løvberg Ap Stein-Ove Johannessen H 7 Kristin Furu Grøtting V 8 Gustav Halsvik Ap Torgeir Prytz H 1 Trond Erik Johansen H Stein-Ove Johannessen H 2 Gerd Ljunggren H 3 John Einar Lockert H 4 Merete Nordheim H 5 Khanittha Sinpru H Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) Oppvekst- og kulturutvalgets oppgave er, innenfor rammene som er satt av lokalstyret, å forme tjenestetilbudet innen fagfeltene skole, barnehage, idrett, kultur, ungdomstilbud, folkebibliotek og andre saker som grenser inn mot idrett, kultur og familiesamfunnet. Videre skal utvalget ivareta Longyearbyen lokalstyres interesser innenfor Kåre Tveter-samlingen, Svalbardsamlingen, Svalbardhallen og Svalbard museum. Det er også OKU som vedtar tildeling av «Korkpenger» (tilskudd til lag- og foreninger m.fl.) og som forestår utdelingen av Tyfusstatuetten og Ungdommens kulturstipend. Oppvekst- og kulturutvalget har 7 medlemmer, og består av: Medlemmer: Varamedlemmer: Kristin Furu Grøtting V 1 Steve Torgersen V (leder) Espen Klungseth MDG 2 Lasse Stener V Rotevatn (nestleder) Hansen Eivind Trondsen V 3 Tone Løvberg Ap Elise Strømseng Ap 4 Helga Bårdsdatter MDG Kristiansen Bente Næverdal Ap 5 Wiggo Lund Ap Khanittha Sinpru H 6 Fred Skancke V Hansen Torstein Lilleeng H 7 Merete Nordheim Stein-Ove Johannessen Stig Onarheim Geir Hekne Partssammensatt utvalg I henhold til Hovedavtalens Del B 4 skal det være et partssammensatt utvalg for behandling saker som gjelder forholdet mellom Longyearbyen lokalstyre som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget behandler saker som gjelder overordnet personal- og organisasjonspolitikk, arbeidsgiverpolitikk, personalpolitiske retningslinjer og andre saker som etter lov og avtaleverk skal behandles i partssammensatt utvalg. Utvalget består av administrasjonsutvalgets medlemmer med tillegg av to representanter som er valgt av og blant de ansatte. Ansatterepresentanter i 2016 er Aimee Adamiak og Kjell Hauso. H H H H Ideverksted sentrumsplan. Foto: Sophie Cordon LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

154 8 Ungdomsråd Ungdomsrådet skal ivareta ungdommens interesser og sikre dialogen mellom ungdommen og Longyearbyen lokalstyre. En representant fra ungdomsrådet har møte-, tale- og forslagsrett i lokalstyret, administrasjonsutvalget, oppvekst- og kulturutvalget og teknisk utvalg. Ungdomsrådet peker selv ut sine representanter til disse organene. I 2016 var følgende ungdomsrepresentanter representert i de ulike utvalgene i Longyearbyen lokalstyre: Lokalstyret: Malin Alekandersen (vara: Teodor D. Knutsen) AU: Peder Ringheim (vara: Siri Kolbeinsen) TU: Øyvind Fæste (vara: Teodor D. Knutsen) OKU: Martin Higraff (vara: Emma T. Grønseth) Barnetalsperson Ordningen med oppnevning av en tjenestemann som barnetalsperson i lokale folkevalgte organer, har blitt praktisert i Longyearbyen lokalstyre siden årsskiftet 2003/2004. Barnetalspersonen har i dag møte-, tale- og forslagsrett for å ivareta barnas interesser i saker som behandles i lokalstyret og utvalgene. Barnetalspersonens oppgaver er å: Synliggjøre og styrke barn og unges interesser i arealplanlegging etter Svalbardmiljøloven og byggesaksbehandling etter byggesaksforskriften for Longyearbyen Gi Longyearbyen lokalstyre bedre grunnlag for å integrere barn og unges interesser i sin løpende planlegging og saksbehandling Gi et grunnlag for å vurdere saker der barn og unges interesser kommer i konflikt med andres hensyn/interesser. Ved utgangen av 2016 var ungdomsklubbleder Ingeborg Runde barnetalsperson i Longyearbyen lokalstyre. Antall politiske saker til behandling Lokalstyret Administrasjonsutvalget Oppvekst- og kulturutvalget Teknisk utvalg Valgstyret Offentlig spørretid For at innbyggerne i Longyearbyen skal ha mulighet til å stille spørsmål direkte til politikerne, har lokalstyret en ordning med offentlig spørretid i forbindelse med lokalstyremøtene. Den som er innført i befolkningsregisteret og bosatt i Longyearbyen, kan benytte seg av denne muligheten. Medlemmene i Lokalstyret. Foto: Mona Ada Andersen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

155 ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR 9 Longyearbyen lokalstyre (LL) gikk inn i 2016 sterkt påvirket av skredulykken som rammet samfunnet vårt Skredulykken har preget organisasjonen på forskjellige måter gjennom hele 2016 og vi vil være påvirket av hendelsen også i tiden fremover. Spesialenheten for politisaker startet høsten 2016 en etterforskning for å avklare om straffbart forhold har funnet sted og hvem som i så fall er ansvarlig(e). Resultatet av etterforskningen antas å være klar i løpet av 1. halvår ble ett-årsdagen for skredet markert på en enkel og verdig måte. I september la Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap fram sin evalueringsrapport om skred ulykken. Rapporten konkluderer bl.a. med at «det ikke er avdekket noe i evaluering som tilsier at flere liv kunne vært reddet i redningsaksjonen. Tvert imot er det stor sannsynlighet for at den umiddelbare innsatsen av berørte, frivillige og den organiserte redningstjenesten bidro til at ikke flere liv gikk tapt.» Rapporten presenterer flere læringspunkter. Ett av punktene sier at «relevante aktører, også på sentralt nivå, bør avklare ansvar for skredsikring i skredutsatte områder i Longyear byen». LL har kontaktet Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) som er grunneier i Longyearbyen i den hensikt å følge opp dette læringspunktet. Et annet læringspunkt sier at «det bør etableres en systematikk som ivaretar erfarings- og kunnskapsoverføring ved organisasjonsendringer og personell utskiftninger både hos Longyearbyen lokalstyre og hos Syssel mannen.» Noe er på plass i LL men det gjenstår også en del arbeid. Dette vil bli fulgt opp. I mai ble Svalbardmeldingen lagt fram for Stortinget. Gjennom meldingen bekrefter regjeringen at de overordnede målene for svalbardpolitikken ligger fast. Det er viktig for regjeringen å legge til rette for at Longyearbyen også fremover skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier. Regjeringen signaliserer i meldingen en fortsatt satsing på forskning og høyere utdanning og reiseliv, samt annen variert næringsvirksomhet. For at statens mål i svalbardmeldingen skal kunne nås mener LL at det er en forutsetning at LL har økonomiske rammebetingelser som gjør det mulig å levere gode infrastruktur-, skole-, barnehage- og kulturtjenester. Også i 2016 er Justis- og beredskapsdepartementet gjort oppmerksom på det. Under Stortingets behandling av meldingen i november kommenteres det bl.a. at NVE-rapporten må følges opp med midler slik at det kan iverksettes nødvendige tiltak for å sikre tryggheten til befolkningen. Det er positive signaler for samfunnet vårt. NVE-rapporten som ble lagt fram i desember 2016 inneholder en skredfarekartlegging for bl.a. Longyeardalen. Snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred er kartlagt. Faresonekartene viser Administrasjonssjef Hege Walør Fagertun. Foto: Oddgeir Sagerup bl.a. områder som bør prioriteres med tanke på evt forebyggende skredsikringstiltak og sikringstiltak der bebyggelse eller næringer er skredutsatt. Hvilken rolle Longyearbyen lokalstyre og NFD som grunneier skal ha knyttet til sikringstiltakene er ikke avklart. LL ser for seg å bruke 2017 til å sette seg inn i rapporten og, med bistand fra NVE, komme fram til hvilke sikringstiltak som bør gjennomføres. Det er søkt staten om tilskudd til gjennomføring av sikringstiltak i På vegne av Samferdselsdepartementet har Kystverket vurdert ulike konsepter for ny havnestruktur i Longyearbyen (en konseptvalgvurdering (KVU)). KVU en ble presentert i november og den anbefaler en utvidelse av kapasiteten ved Longyearbyen havn ved å etablere en flytekai med tilpassede bygninger. I tillegg vil etablering av en fiskerihavn i Longyearbyen ha en svært positiv samfunns-økonomisk nytte ifølge KVU en. Under Stortingets behandling av Svalbardmeldingen har utenriks- og forsvarskomiteen uttrykt at KVU en må følges opp og næringskomiteen har uttrykt at det må bygges en større og mer hensiktsmessig havn i Longyearbyen. Også dette er positive signaler for samfunnet vårt. Gjennom hele året det er gjennomført flere drifts- og investeringstiltak innenfor alle tjenesteområdene. Et av de mest omfattende tiltakene var gjennomføring av vedlikeholdstiltak på energiverket. Tiltakene skal sikre driften ved energiverket vårt. I Svalbardmeldingen bes det om at regjeringen våren 2017 igangsetter en bred utredning av mulighetene for fremti- LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

156 10 dig energiforsyning på Svalbard. Dagens vedlikeholdsplan er utarbeidet med tanke på at energiverket skal leve til 2038, dvs i ca 20 år til. 20 år er ikke lang tid når oppgaven er å etablere framtidens energiforsyning. Arbeidet må starte nå. En annen omfattende oppgave i 2016 har vært arbeidet med arealplan for Longyearbyen arealplanområde og delplan for sentrum. Planene former Longyearbyens framtid. Takk til alle virksomheter og privatpersoner som har engasjert seg i arbeidet og gitt nyttige innspill. Høsten 2016 sto det nye overløpet i Isdammen ferdig, akkurat i rett tid før regnet høljet ned. Norsk Klimaservicesenter sier i sin rapport Kort oversikt over klimaendringer og konsekvenser på Svalbard at det forventes at temperaturen og årsnedbøren vil øke og at en økt andel av framtidig nedbør vil falle som regn i stedet for snø. Økt temperatur i permafrosten fører til et dypere aktivt lag, mer ustabil grunn under bygninger og i skråninger, økt potensiale for erosjon og stor massetransport i elvene. Dette utfordrer infrastrukturen vår. I 2016 opplevde vi at strømkabel inn til bygg har stått i spenn og blitt trukket ut som følge av bevegelser i grunnen. Dette kan føre til kortslutning og brann. Veistandarden har tidvis vært veldig dårlig pga mildvær og nedbør. Pæler på hus råtner. Vi merker med andre ord allerede nå utfordringer som følge av klimaet. Justis- og beredskapsdepartementet, som er det departementet LL forholder seg til, er orientert om utfordringene som organisasjonen og samfunnet står overfor innenfor bl.a. samfunnssikkerhet, infrastruktur og miljø. LL alene kan ikke håndtere disse utfordringene økonomisk. LL har over tid vært en veldrevet organisasjon med en ryddig økonomi. LL leverer mange og varierte tjenester til Longyearbyens innbyggere og næringsliv. Alle som bor eller oppholder seg i Longyearbyen er bruker av en eller flere av tjenestene som LL leverer. Tjenesteproduksjonen skjer ute i enhetene og enhetene leverer gode tjenester, noe som ble bekreftet i innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført i Takk til alle ansatte som gjør en god jobb og står på til det beste for LL og Longyearbyen. Det er dere som skaper alle de gode tjenestene som LL leverer. Til slutt, en takk til alle dere som er lokalpolitikere. Forholdet mellom politikken og administrasjonen i LL er godt. Det gir konstruktiv samhandling. La oss fortsette slik. Longyearbyen, februar 2016 Hege Walør Fagertun Administrasjonssjef Nytt overløp Isdammen ferdig. Foto: Marius Larsen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

157 SAMFUNNSUTVIKLING 11 Longyearbyen lokalstyre Longyearbyen lokalstyre ble opprettet Ansvars- og myndighetsområdet til Longyearbyen lokalstyre følger grensene til Longyearbyen arealplanområde. Areal inkl. sjøareal er på 257 km 2. Ny Svalbardmelding Stortingsmelding nr 32 ( ) Svalbard ble behandlet av Stortinget høsten Meldingen sier bl.a. at «Regjeringen ønsker gjennom denne meldingen å legge til rette for eksisterende og ny variert virksomhet. Longyearbyen skal også i fremtiden være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier. Samfunnet skal ha en kvalitet, bredde og variasjon som understøtter målet om opprettholdelse av norske samfunn på øygruppen. Gjennom et samlet grep om en klimatilpasset arealplanlegging i Longyearbyen vil man kunne få gode effekter for longyearbysamfunnet og samtidig legge til rette for ønsket næringsutvikling» Videre sier meldingen at «Longyearbyen er ikke et livsløpssamfunn, og det er klare rammer for hvilket tjenestetilbud som skal være tilgjengelig. Innenfor disse rammene, som bl.a. reflekteres i det lave skatte nivået for øygruppen og det forholdet at utlendingsloven ikke gjelder her, ønsker regjeringen at Longyearbyen fortsatt skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier og et samfunn som bidrar til å oppfylle og understøtte de overordnede målene i svalbardpolitikken.» Et levedyktig familiesamfunn Longyearbyen skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier, men ikke et livsløpssamfunn. Dette er en av hovedlinjene i Svalbardpolitikken, jfr Stortingsmelding nr. 32 ( ) om Svalbard (Svalbardmeldinga). Meldingen uttrykker videre at det er ønskelig at Longyearby-samfunnet også fremover har en kvalitet, bredde og variasjon som gjøre det attraktivt å bo i Longyearbyen. Longyearbyen har en utypisk befolkningsstruktur sammenlignet med fastlandet. Vi har relativt få barn og ungdom samt en mye lavere andel personer over 60 år. Derimot er andelen personer i arbeidsfør alder høy, og det er et tilnærmet én til én-forhold mellom voksne innbyggere og gjennomførte års - verk. Samtlige voksne innbyggere jobber med andre ord i gjennomsnitt ett årsverk hver. Befolkningen har relativt høy utdannelse og det er en overvekt av menn. De siste årene har befolkningsstrukturen endret seg med gradvis flere kvinner og barn og en svak økning i antall eldre. Likevel består fremdeles ca halvparten av husholdningene av en person. Innbyggertallet i Longyearbyen var på 2098 personer ved utgangen av 2016, mot 2106 pr Andelen utenlandske statsborgere øker stadig, og utgjør nå 33 % av befolkningen (29% i 2015). Ved utgangen av året hadde 50 nasjoner borgere i Longyearbyen. Et annet særtrekk ved Longyearbyen er den høye turnoveren, som de siste årene har vært på rundt 20 %. Statistisk betyr dette at i løpet av fem år er «alle» innbyggere i Longyearbyen skiftet ut. Med fokus på familiesamfunnet satses det på skole og barnehage, skolefritidsordning, kulturskole, bibliotek og ungdomsklubb. I 2016 har det vært et lokalpolitisk mål å utrede et samlet barnehagetilbud, men i påvente av NVE rapport om naturfarer ble dette arbeidet noe forsinket. Det ble også utredet mulighet for et mer forutsigbart og varig videregåendetilbud som gjør at familier kan planlegge i flere år fremover. Oppstart på ny modell for videregående er planlagt skolestart høsten I tillegg legges det til rette for et stort og variert kultur - og idrettstilbud. Ved bygging av nye boliger tas det hensyn til at Longyearbyen er et familiesamfunn. Lokalsamfunnsplan Lokalsamfunnsplanen, som ble vedtatt i 2013, er sammen med arealplanleggingen en del av det langsiktige plan- Ideverksted sentrumsplan Foto: Sophie Cordon LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

158 12 systemet i Longyearbyen lokalstyre. Tidsperspektivet er 8-10 år, med rullering i hver valgperiode. Lokalsamfunnsplanen er et retningsgivende styringsverktøy for Longyearbyen lokalstyres politiske og administrative ledelse, og arbeidet med lokalsamfunnsplanen og arealplanen er den viktigste arenaen for overordnede diskusjoner om fremtidig utvikling av lokalsamfunnet. Arealplanlegging Longyearbyen lokalstyre har ansvar for arealplanlegging innenfor Longyearbyen planområde. Gjennom arealplanleggingen legges det til rette for samordning av ulike interesser knyttet til arealdisponering og utforming av bebyggelse. I løpet av 2016 har arbeidet med rullering av arealplanen for hele Longyearbyen planområde hatt mye fokus. Det ble gjennomført to høringsrunder for å sikre tilstrekkelig medvirkning. Ved utgangen av 2016 gjensto politisk behandling av endelig planvedtak. Det har blitt gjort et stort arbeid for å legge tidligere delplaner inn i den nye arealplanen. Hovedmålet med rulleringen har vært transformasjon. Gjennom å legge til rette for ny aktivitet håper vi å få til bedre bruk av eksisterende arealer uten å ta i bruk nye «grønne» arealer til bygging. Det har blitt arbeidet tett med næringslivet og innbyggerne. Det har vært gjennomført planverksted, folkemøter og det har vært et nært samarbeid med Statsbygg sin Campusplan. Longyearbyen lokalstyre har gjennom rulleringen hatt et godt samarbeid med Sysselmannens miljøvernavdeling i Miljøverndepartementet. I 2016 er det meldt oppstart av to offentlige delplaner, en for sentrumsområdet med forskningsparken og en for Hotellneset. Begge planene er viktig for å bygge opp under strategien som ligger til grunn i arealplanen. Politisk er det vedtatt at regulering av boligområde øst for Skjæringa også skal starte opp. Dette er den eneste området som er lagt ut som nytt byggeområde i arealplanen, dette for å sikre boliger på trygge tomter for fremtiden. Havnestrategi Longyearbyen havn har hatt stor økning i antall skip og passasjerer over lengre tid. Det er et stort behov for å utbedre fasilitetene på havna, noe som har vært fokus og jobbet med over flere år. Longyearbyen lokalstyre fikk i 2015 utarbeidet et spennende kaikonsept, som blant annet førte til at samferdselsdepartementet ville få utarbeidet en konseptsvalg utredning (KVU) om «ny havnestruktur i Longyearbyen». KVU en ble ferdigstilt 1. november 2016 og konkluderte med en stor flytekai med terminalbygg særlig rettet mot passasjertrafikk og forskningsfartøy, samt en kai med fryselager for mottak av fisk. Longyearbyen lokalstyre spilte inn til samferdselsdepartementet at konklusjonen i KVU legges inn i revidert nasjonaltransportplan (NTP) Longyearbyen havn. Foto: ukjent LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

159 STYRING OG LEDELSE 13 Administrativ organisering Longyearbyen lokalstyre er en to-nivå organisasjonsmodell. På nivå 1 er Administrasjonssjefen og to sektorsjefer, mens nivå 2 består av 13 definerte resultatenheter. Administrativ organisering pr : Økonomi og IKT Personal og organisasjon Administrasjonssjef Sektorsjef teknisk Sektorsjef oppvekst og kultur Barn og unge Administrasjonssjefens stab Administrasjonssjefens stab, som utgjør tre årsverk, omfatter områdene politisk sekretariat, juridisk rådgiver og rådgiver på internkontroll/kvalitet- og beredskap. Åpenhet og tilgjengelighet Longyearbyen lokalstyre har som målsetting å være en åpen og tilgjengelig organisasjon, med en struktur og retningslinjer som legger til rette for dette. For å sikre etterlevelse av offentlighetsloven, har vi i 2016 vi laget en utfyllende veileder for ansatte i offentlighet og innsyn. Retten til innsyn i offentlig virksomhet er et grunnleggende demokratisk prinsipp, som er tungt forankret i lovverk og praksis. Hensyn som ligger bak dette prinsippet viser hvorfor det er viktig med innsyn: Eiendom Energiverket Longyearbyen havn Brann og redning Tekniske tjenester Kullungen barnehage Polarflokken barnehage Kultur og idrett Longyearbyen skole Plan og utvikling Demokratihensynet bidrar til at borgerne får innsikt slik at de kan delta aktivt i samfunnsdebatten. Hensynet til rettssikkerhet tilsier at alle skal få så mye kunnskap som mulig og det vil motvirke usaklig forskjellsbehandling og maktmisbruk. Det offentlige forvalter felleskapets midler og skal gjøre det i henhold til regelverket, og da må det være tillit til forvaltningens utførelse av det oppdraget. Åpenhet skaper tillit. I 2016 er det også innført nytt oppgradert arkivsystem som vil bedre muligheter for innsyn. Administrasjonssjefen er den øverste administrative lederen i Longyearbyen lokalstyre og har et særlig ansvar for å: Lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for folkevalgte organ og se til at disse er forsvarlig utredet med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser. Gjennomføre og iverksette politiske beslutninger. Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for intern kontroll. Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse Longyearbyen lokalstyres tjenester i forhold til innbyggernes behov. Lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet, herunder samfunnsutviklingen. Motivere og utvikle de ansatte slik at organisasjonen blir fleksibel og effektiv. Ivareta det overordnede arbeidet for helse, miljø- og sikkerhet. Sørge for felles personalpolitikk samt oppfølging og koordinering av enhetsledere. Videreutvikle og ivareta en god bedriftskultur. Administrasjonssjefen følger selv opp enhetene «økonomi- og ikt» og «personal- og organisasjon». De to sektorsjefene har ansvaret for oppfølgingen av enhetene innenfor henholdsvis teknisk sektor og oppvekst- og kultursektoren. I Infotorget i Næringsbygget kan innbyggere henvende seg for å få informasjon og veiledning om de tjenester Longyearbyen lokalstyre har ansvar for. NAV Tromsø avd. Svalbard er lokalisert sammen med Infotorget. På hjemmesiden publiseres også saksdokumenter og møteprotokoller fra lokalstyret og alle politiske utvalg, samt offentlig postjournal. Saksdokumenter til møtene i lokalstyret og de politiske utvalgene er også tilgjengelige på papir i Infotorget og på Longyearbyen folkebibliotek. I 2016 startet vi også med direkteoverføringer fra Lokalstyret sine møter. En åpen organisasjon betyr også at det skal være lett å ta opp ting, også kritikkverdige forhold. Dette gjelder både innbyggere og ansatte. Informasjon og skjema om rutiner for varsling ligger tilgjengelig på nettsidene. Dette er også tema som har vært gjennomgått i forbindelse med revideringen av etiske retningslinjer i Longyearbyen lokalstyre har også en egen facebookside. Etikk I hele 2016 jobbet organisasjonen bredt med å revidere de etiske retningslinjer som skal være gjeldene både for de folkevalgte og administrasjonen. Formålet med Longyearbyen lokalstyres etiske retningslinjer er å sikre god etisk praksis og definere felles standard for folkevalgte og ansatte. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

160 14 Som forvaltere av fellesskapets ressurser og med den makt og myndighet gitt oss, er vi avhengig av åpenhet og høy etisk standard i forvaltningen. Dette er gitt både av lovgivning i for eksempel offentlighetsloven og forvaltningsloven, mens etikken har sitt utspring i allmenngyldige verdier som rettferdighet, lojalitet, ærlighet og pålitelighet. Retningslinjene skal sørge for at valgene våre ikke går på bekostning av fellesskapets beste, og de skal sette en felles standard for hvordan vi skal utføre oppgavene våre på en måte som gjør at innbyggerne kan ha tillit til oss. Få saker er mer uheldig for tillit og omdømme enn maktmisbruk, korrupsjon eller dårlige holdninger. De folkevalgte gjør økonomiske prioriteringer på vegne av innbyggerne, og Longyearbyen lokalstyres ansatte plikter å ta vare på fellesskapets ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte i alt vi gjør. Arbeidet har foregått i to spor, der både folkevalgte og ansatte har brukt tid på diskusjoner og refleksjon om etiske dilemmaer, parallelt med at retningslinjene ble revidert. De etiske retningslinjer skal være et viktig hjelpemiddel og veileder i vanskelige situasjoner som kan oppstå. Likestilling Longyearbyen lokalstyre etterstreber å fremme likestilling blant kjønnene iht. lov om likestilling. Ved kjønnsmessig ubalanse i sammensetningen av ansatte innenfor yrkesgrupper eller enheter, vil dette bli søkt utjevnet når søkere ellers har like kvalifikasjoner. Som tidligere år, er likestilling prioritert under årets lønnsforhandlinger. Pr var det ansatt 117 (52 %) kvinner og 108 (48 %) menn. På ledernivå er det 11 (69 %) kvinner og 5 (31 %) menn. Longyearbyen er et internasjonalt samfunn (ca. 40 nasjonaliteter), og Longyearbyen lokalstyre har fokus på å fremme likeverd og menneskeverd uavhengig av kjønn, religion, handikap eller seksuell orientering. Internkontroll Selv om internkontrollforskriften ikke er gjort gjeldende for Svalbard legger Longyearbyen lokalstyre den til grunn i sitt internkontrollarbeid. Longyearbyen lokalstyre bruker digitale styringsverktøy, der styrende dokumenter er tilgjengelig for de ansatte og avvik rapporteres inn til AMU. Longyearbyen lokalstyre jobber systematisk med kontinuerlig forbedring. I 2016 har det vært satt av mer tid til beredskapsarbeid enn tidligere, men det har også vært satt av tid til opplæring på avvikssystemet TQM. HMS og sykefravær Arbeidet med HMS foregår løpende ute i enhetene gjennom året med sikte på å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø, forebygge ulykker, helseskader eller andre belastninger både fysisk og psykisk. Det er gjennomført vernerunder med vernetjenesten på alle objekter iht. plan. I tillegg er det gjennomført arbeidsmiljø- og helseundersøkelser på valgte enheter i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Både arbeidsmiljøutvalget og Bedriftshelsetjenesten leverer egne årsrapporter. Det var 3,6% sykefravær i organisasjonen i 2016, mot 4,1 % i ,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % Sykefravær kvartal kvartal kvartal kvartal 2016 Administrativ stab Oppvekst/Kultur Teknisk Arbeidsmiljøutvalget har hatt to møter gjennom året, og årsrapport for 2016 er utarbeidet. På slutten av året ble det valgt nytt Hovedverneombud og nye representanter til AMU da det var stor utskifting både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Nytt Hovedverneombud i Longyearbyen lokalstyre er Hilde Aske. Målstyring Styringssystemet i Longyearbyen lokalstyre bygger på at Lokalstyret en gang i året vedtar en rullerende økonomiplan med handlingsprogram. Handlingsprogrammet bygger på overordnede strategier i Lokalsamfunnsplanen, og angir målene til Lokalstyret for den kommende 4-årsperioden, samt hvilke tiltak/aktiviteter som skal gjennomføres for å sikre måloppnåelse. Innen årets utgang skal lokalstyret også vedta budsjett for kommende kalenderår. Mål og måloppnåelse for 2016 er omtalt lenger bak i årsberetningen. Økonomi Longyearbyen lokalstyre (LL) har 358,5 mill kr i driftsinntekter i ,3 mill kr av driftsinntektene er bevilgninger fra staten over svalbardbudsjettet til delfinansiering av LL sine tjenester. I tillegg har LL mottatt andre statlige overføringer på 39,0 mill kr, herav 24,0 mill kr til vedlikehold av energiverket og 10 mill kr til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen som følge av skredet i Øvrige driftsinntekter er bruker betaling (5,6 mill kr), salgs- og leieinntekter (167,8 mill kr), refusjoner (11,7 mill kr) og div overføringer (6,0 mill kr). Sum driftsutgifter i 2016 var 344,0 mill kr., fordelt på lønn og sosiale utgifter (117,4 mill kr), div driftsutgifter (192,3 mill kr), overføringer (6,2 mill kr) og avskrivninger (28,2 mill kr). Netto finanstransaksjoner ble på 14,4 mill kr (summen av renteinntekter, utbytte, renteutgifter og avdrag på lån). Positivt netto driftsresultat ble på 28,2 mill kr, noe som utgjør 7,86 % av driftsinntektene. Det gode driftsresultatet skyldes statstilskudd til boligbygging og arealutvikling (10,0 mill kr) høyere salgs- og leieinntekter og noe lavere driftsutgifter enn budsjettert. Om statstilskuddet til boligbygging og arealutvikling holdes utenfor, vil netto driftsresultat bli 18,2 mill kr, eller 5,0 % av driftsinntektene. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

161 15 Investeringsregnskapet viser at det er gjennomført investeringer for 116,9 mill kr. i Investeringene er finansiert ved lån (46 %), ved øremerket statstilskudd (21 %), egenkapital (8 %) og andre inntekter (26 %). Beredskap Den 18/ ble «forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre» gjort gjeldende i Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre (LL) fikk et større overordnet ansvar for å ivareta innbyggerne og besøkendes trygghet i en krisesituasjon. Longyearbyen lokalstyre har hovedansvaret for at alle som bor eller oppholder seg i Longyearbyen blir godt ivaretatt. LL etablerer evakuert og pårørende senter (EPS) dersom hendelsen er av slik karakter at LL må samle folk utover det et boligkontor kan håndtere. EPS kan både være et møtepunkt for pårørende som samles for samvær og samtale, eller det kan være et evakuert senter der man vil trenge å ta i bruk større områder med feltsenger som innlosjering. Longyearbyen lokalstyre jobber systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter Longyearbyen lokalstyre som myndighet innenfor sitt geografiske område, jf. svalbardloven 33, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører. Året som gikk har vært preget av etterarbeid etter skredet 19. desember 2015, ekstreme værsituasjoner med påfølgende evakueringssituasjoner, revidering av styringsdokumenter og kontinuerlig forbedring. I 2016 har Longyearbyen lokalstyre sammen med Sysselmannen og UNN opprettet og tatt i bruk et lokalt digitalt nødnett som er kalt «Sysselnett». Dette er et ledd i å øke kvaliteten og effektiviteten av kommunikasjon mellom nødetatene samt Sysselmannen og lokalstyre. Opplæring i bruk av dette ble gjennomført i forbindelse med Longyearbyen lokalstyres beredskapsuke. Den helhetlige ROS analysen for Longyearbyen har vært under revidering hele forrige år. Datainnsamlingen er tidskrevende og analysen ferdigstilles i første kvartal Longyearbyen lokalstyre har også vært en av mange bidragsytere til Sysselmannens Svalbard ROS. Det har vært arbeidet med revidering av den overordnede beredskapsplanen, der kontinuerlig forbedring, samvirke, nærhet, likhet og ansvar er viktige prinsipper for Longyearbyen lokalstyres beredskapsarbeid. Etterarbeidet etter skredet 19. desember 2015 pågår ennå. Longyearbyen lokalstyre har vært gjenstand for både en ekstern evaluering utført av Direktoratet for beredskap og samfunnssikkerhet (DSB) og internevaluering. Arbeidet med resultatene fra evalueringene i 2016 har vært omfattende og krevende. Videre leverte NVE en rapport som omhandler «Skredfarekartlegging i utvalgte områder» som i hovedsak er et verktøy for arealplanlegging, men innvirker også på det forebyggende arbeidet, spesielt i forbindelse med evakuering. Årets beredskapsøvelse hadde miljøutslipp som tema. Øvelsen foregikk på energiverket i form av en skrivebordsøvelse og en praktisk øvelse. Ingen avvik, men flere forbedringspunkt ble avdekket. Det arbeides fremdeles med forbedringspunktene. Byen sett fra nedre Sukkertoppen. Foto: Silje Solend LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

162 16 MÅLOPPNÅELSE Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Kommentar per Være gode ombudsmenn for befolkningen. Gjennomføre folkemøter i fbm arealplan og sentrumsplan. Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser, f.eks ved streaming av lokalstyremøtene. Påvirke nasjonal svalbardpolitikk, deriblant innholdet i Svalbardmeldingen, ved å synliggjøre Longyearbyens kompetanse og muligheter. Både lokalt og sentralt er det viktig mål å frem snakke den gode jobben som er utført lokalt. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig og med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer. Det er fokus på at informasjon fra oss til sentrale myndigheter er relevant med en «rød tråd» som repeteres jevnlig, slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet. Det er et mål at vi skal bli ansett som et av nasjonens beste instrument for suverenitets hevdelse. Folkemøter gjennomført. Godt oppmøte og engasjement. Streaming utstyr er kjøpt og montert- satt i drift og funger godt. Gode tilbakemeldinger fra publikum. Ser på bedre romløsning for Newtontoppen. Mål om bedre publikumsvennlighet. Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på og synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Info gitt ulike stortings komiteer. 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Kommentar per Legge til rette for at reiselivet kan nå målene i Masterplan Svalbard mot Legge til rette for at næringslivet kan nå målene i Strategisk næringsplan. Gjennomføre tiltak i hht Strategisk havneplan. Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Oppfordre og bidra til opprettelse av lærlingeplasser i flest mulig virksomheter, bl.a. i Longyearbyen lokalstyre. Masterplan presenteres jevnlig. Både lokalstyreleder og nestleder sitter i arbeidsgruppen hos Visit Svalbard. Innsatsen er også styrket gjennom næringsrådgiveren. Strategisk næringsplan er under revisjon. Lokalstyreleder, nestleder og næringsrådgiver deltar. Kontakt gjennom medlemsmøter, årsmøte samt frokostmøter. Konseptvalgutredningen er gjennomført, det er sendt inn innspill til NTP. Det arbeides med å legge til rette for bedre infrastruktur på land, AU er tillagt rollen som havnestyre for å bedre kunne styre havneutviklingen. Havneplaner og behov presenteres jevnlig. Område med særlig fokus i en periode med omstilling og der nyetableringer er ventet. Kontinuerlige avveininger. Ingen egne tiltak utført Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens avgifts- og skattenivå. Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom revidering av arealplan. Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Arealplanen skal til sluttbehandling i Lokalstyret i begynnelsen av Sentrumsplanen skal til sluttbehandling i vårhalvåret Godt og åpent samarbeid med festehavere og interessenter. Det pågår også en prosess for delplan Hotellneset. Hyppige møtepunkt spesielt med Sysselmannen. Pågår prosess for å legge opp til formelle møtepunkt med øvrige aktører, som for eksempel UNIS. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

163 17 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Kommentar per Informasjon og bevisstgjøring av innbyggere og næringsliv, om energisituasjonen i Longyearbyen og muligheter for redusert energiforbruk. Et av fokusområdene på strategikonferansen. Arbeidet fortsetter i 2017 og er inkludert i budsjettarbeid for Det ble holdt informasjonsmøte for samtlige politikere. Sikre fastboendes mulighet til å ferdes på Svalbard. Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunneier i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom. Bidra til at innbyggerne ser verdien i å ta vare på naturen ved bruk, bl.a. gjennom friluftsliv, jakt og fiske, Camp Svalbard, søppelaksjoner og etablering av merkete stier. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon. Ingen egne tiltak, men presiseres i alle møter med Sysselmannen hvor dette tema er passende. Sommerjobb for ungdom er gjennomført. LL har bidratt med økonomisk støtte til ryddeaksjoner med Visit Svalbard og Aktiv i friluft. Camp Svalbard for ungdom vinter og sommer er gjennomført. Polarflokken barnehage har gjennomført søppeltokt. Longyearbyen barnehage og Longyearbyen skole gjennomfører hver for seg reinsdyrsjakt. Valgfag på skolen gjennomfører blant annet revejakt. Energiverket har blant annet fått på plass energiledelse, enhet for eiendom får bedre styring på sine bygg, og det legges inn tiltak for bedre styring av fjernvarme i Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Jobbe for attraktive møteplasser utendørs i sentrum, i samarbeid med næringslivet. Videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd. Longyearbyen om forebyggende arbeid. Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet. Ha en aktiv boligpolitikk i Longyearbyen. Delplan sentrum legger opp til sentrumsaktiviteter, utenomhusplanen for Næringsbygget prøver å få til godt tilbud. Forebyggende forum har hatt jevnlige møter gjennom året. Resultatet er blant annet foreldrenettverk, rusforebyggende temasamlinger og nettvett i og utenfor skole. Gjennom arealplanen legges det blant annet til rette for å kunne endre bygninger fra fritidsbolig til bolig. Arealplanprosessen blir ikke ferdig som planlagt i Tomteutvikling kan gjennomføres når arealplanen er ferdig behandlet i januar Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Kommentarer pr Avklaring av LL sitt økonomiske ansvar knyttet til utenlandske innbyggere. Arbeide for statlig støtte til vedlikehold og oppgradering av arktisk infrastruktur. Påvirke staten til å starte arbeidet med utredning av ny energibærer, både produksjon og distribusjon. Arbeide for statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan ved energiverket. Det er gjort avklaringer mht barnevern og videregående opplæring, men noen avklaringer gjenstår enda med tanke på lokal forskrift til inntak i videregående opplæring. Sendes inn i forbindelse med alle budsjettspørsmål. Også fokus i møter med statlige myndigheter. Forsøkt kontakt med næringsdepartementet for å rydde opp i gamle avtaler. I innstillingen av Svalbardmeldingen mener komiteen at det må legges til rette for at Svalbard kan bli et klimanøytralt samfunn, og ber om at regjeringen våren 2017 igangsetter en bred utredning av mulighetene for fremtidig energiforsyning på Svalbard, basert på bærekraftige og fornybare løsninger. Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer vår og høst LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

164 18 Bruke forskningsparkens kompetanse ved å oppfordre til forskningsprosjekter som kan bidra til informasjon og kunnskap om lokalsamfunnet. Campusutviklingsplanen tatt opp til politisk behandling. Vil fungere som et av grunndokumenter i fremtidig planbehandlinger Utredning av et forutsigbart yrkesfaglig tilbud ved Longyearbyen skole. Følge opp kvalitetssystemet og Longyearbyen skoles utviklingsplan. Utredning av nivå og kvalitet på tjenestetilbudet i barnehagene. Utredet og planlagt oppstart av vg1 bygg og anlegg fra høsten 2018, med mulighet for vg2 høsten Ser på mulighet for mer praksis ute i bedrift vg2. Sektorsjef for oppvekst- og kultur har fulgt opp kvalitetssystemet for skoleeier for Longyearbyen skole. Utarbeidet tilstandsrapport og utviklingsplan. Satt av midler til en deltidsprosjektstilling i budsjett Oppstart Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Kommentar per Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse. Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken. Prestasjoner av UNIS og frem snakker viktigheten av FAU. Prosess på industriell FAU, samt konseptet «Living lab samfunn» pågår. Deltatt på presentasjon av «charter fond». Flyplass utvalg under etablering. 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Kommentar per Utarbeide kulturplan. Videreføre det gode samarbeidet med lag og foreninger i Longyearbyen. Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» og som arena for vår flerkulturelle befolkning. Oppstart våren Planen skal være et viktig redskap for frivillige kulturaktører, kulturadministrasjonen i LL og for lokalpolitikerne. Løpende samarbeid knyttet til arrangement og større satsninger både innen kultur og idrett. Videreført et bredt kulturtilbud også i 2016, gjennom egenproduserte arrangement (bl. annet kunstpause, solfestuka, kulturskoleforestillinger, 17.mai-arrangement, UKM) - til å bidra under produksjon av lag og foreningers og andre frivilliges egne arrangementer. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Kommentar per Bruke Kostra-tall ifm utvikling av Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon. Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud. Arbeidet prioriteres ikke da tiltaket ikke er videreført i handlingsplanen for Brosjyre er laget i samarbeid med Sysselmannen. Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer. Ledersamling gjennomført i oktober. Etiske retningslinjer utarbeidet. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

165 NØKKELTALL 19 Longyearbyen lokalstyre DRIFTSREGNSKAP 2016 Rammetilskudd fra staten Andre statlige overføringer Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Personalkostnader Andre driftskostnader Overføringer Sum driftsutgifter Netto finansposter Netto driftsresultat Bruk av fond og tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Avsetning til fond Overført til investeringsregnskapet 0 Regnskapsmessig mindre(-)/mer(+)forbruk INVESTERINGSREGNSKAP 2016 Investeringskostnader/finansieringsbehov Avsetning til fond 0 Sum kostnader Finansiering: Tilskudd / tilknytningsinntekter / andre inntekter Lån Bruk av egenkapital / overført fra driftsregnskapet Sum finansiering Udekket 0 BALANSE Eiendeler: Sum anleggsmidler Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital: Ubundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne driftsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Udekket i investeringsregnskapet Kapitalkonto Gjeld: Pensjonsforpliktelser Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld og egenkapital LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

166 20 KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Regnskapsresultat Longyearbyen lokalstyre sitt driftsregnskap for 2016 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på 7,1 mill kr. Enhetene samlet sett har et regnskapsmessig mindreforbruk på 6,9 mill kr. Forklaring på avvik: Politisk virksomhet Mindreforbruket skyldes lavere kostnader til politisk aktivitet og kontrollutvalget enn budsjettert. Administrasjonssjef m/stab Merforbruket skyldes kostnader til juridisk bistand for oppfølging av saker i etterkant av skredulykken Økonomi og IKT Merforbruket skyldes i hovedsak IKT, flere lisenser (mange nye maskiner) og mer bruk av konsulenttjenester enn forutsatt. Personal og organisasjon Mindreforbruket skyldes i hovedsak at det ikke prioriteres anskaffelse og utskifting av møbler/inventar på Næringsbygget når vi er i en ombyggingsfase, slik også var tilfelle i På grunn av stor utskifting av ledere, tillitsvalgte, AMU medlemmer og verneombud, er også noe kurs/opplæring forskjøvet til Plan og utvikling Mindreforbruket skyldes blant annet at Store Norske tok ansvar for utarbeidelse av delplan Hotellneset. Delplan sentrumsområdet er ikke ferdigstilt og det vil komme utgifter knyttet til denne planen også i Oppstart boligplanlegging er utsatt. Dette førte til mindre konsulentbruk enn budsjettert. Enheten ble etablert i 2016 og noe av avviket kan nok skyldes usikkerhet om faktiske kostnader for drift av enheten. Eiendom Merforbruket skyldes i hovedsak oppgradering av tjenesteboliger. Her har vi hatt oppstartskostnader på innkjøp av verktøy, utstyr, kontorplass o.l. til egne snekkere. Samt utført mer omfattende oppussing enn tidligere på boliger. Kr ,- i innleie av boliger i forbindelse med skred og mangel på boliger. Kr ,- i reparasjoner etter vannlekkasjer, tette avløp, feil på tekniske anlegg, brannalarm o.l. Innkjøp av mer møbler til Blåmyra enn planlagt. Inntektssiden er omtrent som budsjettert totalt sett. Mindreforbruk på bygg kultur og merforbruk på bygg oppvekst. Merforbruket på bygg oppvekst er oppgraderinger på den gamle brannstasjonen pga vidergående skole, HMS tiltak på Kullungen barnehage, mer omfattende oppussing av ungdomsklubben enn forutsatt. Enhet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Politisk virksomhet Administrasjonssjef m/stab Økonomi og IKT Personal og organisasjon Plan og utvikling Eiendom Barn og unge Kultur og idrett Longyearbyen skole Longyearbyen barnehage Kullungen barnehage Polarflokken barnehage Tekniske tjenester Brann og redning Energiverket Longyearbyen havn Sum enheter Rammetilskudd fra staten Andre statlige overføringer Netto rente- og avdragsutgifter Netto avsetning til fond Overført til investeringsregnskapet Interne finansieringstransaksjoner Totalt LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

167 21 Barn og unge Merforbruket skyldes i hovedsak merkostnader til barnevern, oppfølging av barn i fosterhjem som det ikke ytes refusjon for. Økte kostnader til juridiske tjenester og forebyggende tiltak til barn som bor hjemme. Kultur og idrett Enheten sett under ett har et merforbruk og dette skyldes i hovedsak utskifting av varmekabler under Svalbardhallen, svikt i inntektene på Galleri Svalbard, uforutsette flyttekostnader, lavere billettinntekter og sponsorinntekter, høyere strømkostnader og husleie biblioteket. I tillegg har Kulturskolen hatt høyere lønnskostnader, men dette ble «dekket» ved lavere lønnskostnader på kultur forøvrig Longyearbyen skole Tross noe merforbruk på videregående avdeling som forutsatt, går vi ut med et mindreforbruk. Dette skyldes at vi har hatt delvis vakante stillinger i perioder av året. Kr ,- av mindreforbruket skyldes også lavere kostnader innenfor strøm og fjernvarme, som antas å skylde at 2016 har vært et mildt år sett over ett. Longyearbyen barnehage Mindreforbruket skyldes at avdeling Rypa ble stengt den Kullungen barnehage Mindreforbruket kan sees i sammenheng med at inventar og pedagogisk materiell ble flyttet fra Longyearbyen barnehage til Kullungen barnehage, samt noe redusert bemanning. Polarflokken barnehage Merforbruket skyldes i hovedsak svikt i inntektene grunnet mange små barn som teller to plasser, men med inntekt bare for en plass. Tekniske tjenester Mindreforbruk skyldes mindre utgifter til strøing av veier og driftstiltak på veier som ikke er gjennomført i påvente av arealplanen. Brann og redning Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Energiverket Energiverkets regnskap viser balanse pr I budsjettet var det forutsatt en netto utgift på ca. 4,5 mill.kroner. Hovedårsaken til at regnskapsresultatet ble bedre enn budsjettert skyldes høyere inntekter, ca. 2,2 mill.kroner. Samt lavere kapitalkostnader, spesielt knyttet til investeringer i renseanlegget og til investeringer i hht tilstandsanalysen. I tillegg ble utgiftene til vedlikeholdsplanen ca 3,4 mill. kroner lavere enn budsjettert. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond (til bruk senere år). Longyearbyen havn Regnskapet viste ett mindreforbruk på kr. 2,4 mill. Dette er satt av til bundet fond. Mindreforbruket skyldes i hovedsak høyere inntekter enn forutsatt i budsjett. Andre statlige overføringer LL har mottatt andre statlige overføringer på 39,0 mill kr, herav 24,0 mill kr til vedlikehold av energiverket, 5,0 mill kr til drift av renseanlegget ved energiverket og 10,0 mill kr til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen som følge av skredet i Netto rente- og avdragsutgifter Lavere rentekostnader og litt høyere avdragskostnader på lån enn budsjettert. Lavere renteinntekter enn forutsatt. Dette fører til et avvik på 0,4 mill kr. Netto avsetning til fond Avviket på 23,4 mill kr skyldes 10 mill kr i statstilskudd til boligbygging og arealutvikling avsatt til bundet driftsfond, 10,7 mill kr avsatt til selvkostfond og mindre bruk av bundne fond. Videre er renter på korkpengefondet og renter på selvkostfond avsatt til sine respektive bundne driftsfond. Overført til investeringsregnskapet Overføring ikke gjennomført da det ikke ble nødvendig for å fullfinansiere investeringsregnskapet. Netto driftsresultat Netto driftsresultat beskriver Longyearbyen lokalstyre sin økonomiske handlefrihet. Netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene, kalt netto resultatgrad, viser hvor stor del av driftsinntektene som kan benyttes til egenfinansiering av investeringer og fondsavsetninger, når drifts- og finansutgifter er dekket. En positiv resultatgrad er en forutsetning for at Longyearbyen lokalstyre skal ha driftsmidler til nye investeringer eller avsetninger for å sikre en forutsigbar drift. Netto driftsresultat for 2016 er på 28,2 mill kr. Kommunaldepartementet anbefaler at netto resultatgrad over tid bør ligge på 3 % prosent. For Longyearbyen lokalstyre er netto resultatgrad på 7,9 % i Den gode resultatgraden skyldes i hovedsak statstilskudd til boligbygging og arealutvikling (10,0 mill kr). Om dette statstilskuddet holdes utenfor, vil netto driftsresultat bli 18,2 mill kr, noe som gir en netto resultatgrad på 5,0 %. I 2015 var netto resultatgrad 12,0 %. Netto driftsresultat i % av driftsinntektene LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

168 22 Sum driftskostnader 2016 er på 344,0 mill kr, og er fordelt på følgende kostnadstyper: Driftskostnader (kr) Sum driftsinntekter 2016 er på 358,5 mill kr. og er fordelt på følgende inntektstyper: Driftsinntekter (kr) Øvrig lånegjeld, ca 67,8 mill kr, gjelder formål som belaster lokalstyrets økonomi. Av total lånegjeld utgjør ubrukte lånemidler (ubl) 5,4 mill kr pr Ubl oppstår fordi investeringer ikke har hatt den framdrift i 2016 som var planlagt i revidert investeringsbudsjett. Ved beregning av gjennomsnittlig lånegjeld pr. innbygger skal ubl holdes utenfor (jfr. Kostra). Pr har Longyearbyen lokalstyre en lånegjeld pr innbygger (når ubl holdes utenfor) på kr , forutsatt innbyggere. Longyearbyen lokalstyre har en høyere gjennomsnittlig lånegjeld pr innbygger enn tilsvarende snittall for kommunene i Troms, når vi ser på tallene fra 2015 som var kr pr (2016 tall er ikke klare for sammenligning) 31 % av lånene har fastrente pr Øvrig lån har en flytende rente som ved utgangen av 2016 var på 1,65 % - 2 %. Utvikling i lånegjeld (kr) inkl. ubrukte lånemidler Netto finanskostnader. Netto finanskostnader består av renteinntekter på bankinnskudd, utbytte og renteutgifter og avdrag på lån, og ble på 14,4 mill kr. i 2016, mot 20,2 mill kr i Nedgangen skyldes i hovedsak at det i 2015 ble innbetalt et ekstraordinært avdrag på 9 mill kr på lån til kulturhuset. Netto finanskostnader utgjør 4 % av driftsinntektene i Lånegjeld etter formål (beløp i mill. kr.) Netto finanskostnader i % av driftsinntektene Netto lånegjeld i kroner pr innbygger (ubrukte lånemidler er holdt utenfor) Lånegjeld Langsiktig lånegjeld pr var 195,6 mill kr, en økning på 28 mill kr fra Ca 15,2 mill kr av lånegjelden er relatert til formål som skal være selvfinansierende (avløp og renovasjon) eller bør være selvfinansierende, dvs vann, ledlys, fjernvarme, havn og energiverket (unntatt lån i fbm tiltak i hht tilstandsanalysen og renseanlegget, som lokalstyret har bestemt skal dekkes av Longyearbyen lokalstyres generelle økonomi). At lån er selvfinansierende innebærer at geby rinntekter finansierer lånene. 12,6 mill kr av lånegjelden gjelder lån til kulturhuset som betjenes av korkpenger. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

169 23 Fond Fond er Longyearbyen lokalstyres (LL) disponible egenkapital. Bundne fond kan kun brukes til gitte drifts-/ investeringsformål. Ubundne investeringsfond kan kun brukes til finansiering av investeringer. Ubundne driftsfond kan brukes til det formål Lokalstyret bestemmer, både i drifts- og investeringsregnskapet. Ubundne driftsfond gjør LL bedre rustet til å sikre en forutsigbar drift, samt setter LL i stand til å kunne øke egenfinansiering av investeringer. Fond bør ikke brukes til å finansiere varige driftstiltak. Ubundne driftsfond utgjør pr % av brutto driftsinntekter, noe som er et godt måltall. Fond (kr) Investeringer Longyearbyen lokalstyre gjennomførte investeringer for 118,6 mill kr i De største investeringene gjelder havneformål (6,2 mill kr), avgassrenseanlegg ved energiverket (27,6 mill kr), overløp Isammen (16,4 mill kr), kjøp av tjenesteboliger (14,8 mill kr), fjernvarme (12,5 mill kr), vann (6,3 mill kr) og tiltak i hht tilstandsanalysen ved energiverket ( 9,9 mill kr), flytte biblioteket til Næringsbygget (3,3 mill kr) og avfall (2,5 mill kr). Investeringene er finansiert ved lån (46 %), ved øremerket statstilskudd (21 %), egenkapital (dvs fond, 8%) og andre inntekter (26 %). Finansiering av investeringer (kr) Oppsummering Ut fra nøkkeltallene kan det konkluderes med et godt netto driftsresultat i 2016, gode fondsreserver og en akseptabel låne situasjon. Longyearbyen lokalstyres framtidige økonomiske situasjon må vies oppmerksomhet, jfr. kommentarene i neste avsnitt. Vesentlige endringer i driftssituasjonen og økonomiske forhold gikk det et snøskred fra Sukkertoppen som førte til at 2 mennesker mistet livet og 11 hus (herav 5 tilhørende Longyearbyen lokalstyre) ble totalskadet. I tillegg ble det skader på infrastruktur som tilhører Longyearbyen lokalstyre (LL). Forsikringsoppgjøret etter skredet er ved avleggelsen av regnskapet for 2016 ikke avklart. LL har mottatt et erstatningskrav etter skredet. Det pågår også en etterforskning for å avklare om straffbart forhold har funnet sted og hvem som i så fall er ansvarlig(e). Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har i rapporten Skredulykken i Longyearbyen 19. desember 2015 Evaluering av håndtering, beredskap og forebygging, presentert læringspunkter. Et av læringspunktene sier at det bør etableres en systematikk som ivaretar erfarings- og kunnskapsoverføring ved organisasjonsendringer og personellutskiftninger både hos Longyearbyen lokalstyre og hos Sysselmannen. Administrasjonssjefen vil ha fokus på oppfølging av DSB-rapporten. I 2013 fikk NVE myndighet til å vurdere og forebygge for ras og flom på Svalbard. Sommeren 2016 har NVE gjennomføre et pilotprosjekt for flomsikring av Longyeardalen. I desember 2016 la NVE fram skredfarekartleggingsrapport for bl.a. Longyeardalen. Snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred er kartlagt. Faresonekartene viser bl.a. områder som bør prioriteres med tanke på evt forebyggende skredsikringstiltak og sikringstiltak der bebyggelse eller næringer er skredutsatt. LL ser for seg å bruke 2017 til å sette seg inn i rapporten og, med bistand fra NVE, komme fram til hvilke sikringstiltak som bør gjennomføres. Det er søkt staten om tilskudd til gjennomføring av sikringstiltak i Økonomiplanen for viser at LL står overfor store utfordringer de nærmeste årene. Utfordringene er i hovedsak knyttet til samfunnssikkerhet, arealutvikling, endringer i klima, miljø- og vedlikeholdsutfordringer, vedlikehold av energiverket og havneutvikling. Dette er oppgaver som LL ikke har mulighet til å finansiere selv. Uten en vesentlig og varig økning i statens overføringer til LL vil nivået på LL sin tjenesteproduksjon og LL sin økonomiske situasjon bli betydelig utfordret i planperioden. Ny Svalbardmelding ble behandlet av Stortinget høsten Meldingen sier bl.a. at «Longyearbyen er ikke et livsløpssamfunn, og det er klare rammer for hvilket tjenestetilbud som skal være tilgjengelig. Innenfor disse rammene, som bl.a. reflekteres i det lave skattenivået for øygruppen og det forholdet at utlendingsloven ikke gjelder her, ønsker regjeringen at Longyearbyen fortsatt skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier og et samfunn som bidrar til å oppfylle og understøtte de overordnede målene i svalbardpolitikken.» En god infrastruktur som vei, vann, avløp, fjernvarme, energiproduksjon, bygninger, brann, beredskap og havn, er en forutsetning for at det skal kunne være et norsk samfunn i Longyearbyen. Rapporter / tilstandsvurderinger viser at det er behov for å gjennomføre betydelige vedlikeholds- og investeringstiltak innenfor de enkelte områdene. Flere tiltak er igangsatt. Lokalstyrets beslutning om å iverksette nødvendige vedlikeholds- og investeringstiltak ved energiverket kan gjøre det vanskeligere å sikre andre samfunnskritiske funksjoner om det ikke ytes statstilskudd til finansiering av kostnadene. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

170 24 Barnetallet er uforutsigbart, både innen skole og barnehage, noe som er utfordrende spesielt opp mot volum på barnehageplasser og videregående opplæring. Et godt skole- og barnehagetilbud sammen med et godt kultur- og idrettstilbud er viktig for å opprettholde Longyearbyen som et attraktivt familiesamfunn og for å legge til rette for god næringsutvikling. Store Norske Spitsbergen Kullkompani (SNSK) har fram til 2015 vært Longyearbyens største arbeidsgiver. Som følge av en betydelig reduksjon i kullprisen de siste årene, kombinert med store urealiserte tap på valutasikringsavtaler og dårlige markedsutsikter for kull, har SNSG kommet i en meget krevende økonomisk situasjon. Det ble besluttet å utvide driften i Gruve 7 til to skift samt driftshvile i Svea og Lunckefjell i inntil tre år, fra I 2012 var det ca 400 ansatte i SNSK er ca 140 personer ansatt i SNSK. I 2012 var det ca bosatte i Longyearbyen var det ca bosatte i Longyearbyen. Andelen utenlandske bosatte har økt, fra 22 % i 2012 til 32 % Etterspørselen etter LL sine tjenester synes ikke å være påvirket som følge av nedbemanningen i SNSK. Longyearbyen har imidlertid fått en annen samfunnsstruktur (en større andel utenlandske innbyggere, andre næringer, større omfang innen eksisterende næringer). Det kan gi LL andre utfordringer enn i dag innen tjenester som LL yter. F.eks. vil en større turistnæring gi et annet forbruksmønster for vann, avløp, strøm og fjernvarme. Endret forbruksmønster gir behov for annen dimensjonering av infrastrukturen gikk det igjen et ras fra Sukkertoppen som traff bebyggelse. 6 leiligheter ble totalskadet, to av disse tilhørte LL. Skadene er meldt til forsikringsselskapet. Lokalstyret besluttet at LL sine boenheter i øverste rekke under Sukkertoppen, tilsammen 12 boenheter, ikke lenger skal benyttes. Boligsituasjonen i Longyearbyen er anstrengt og manglende tilgang på boenheter kan påvirke rekruttering av ansatte. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

171 25 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE ØKONOMI OG IKT Ansvarsområde Økonomi- og ikt-enheten har ansvaret for oppgaver som utarbeidelse av økonomi- og handlingsplan, budsjett, regnskap, saksbehandling, bistå ved anskaffelser, anskaffelse/drift av ikt infrastruktur, teknisk drift/oppdatering av ikt-systemer og anskaffelse/drift/klargjøring av sluttbrukerutstyr. Enheten er en støttefunksjon for administrasjonssjefen og for øvrige enheter, og yter informasjon, rådgivning og opplæring til øvrige enheter. Økonomi- og ikt-enheten skal også være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Organisering Enheten har 8 årsverk: 1 økonomisjef (leder for enheten), 1 fagansvarlig IKT, 2 ikt-konsulenter, 2 økonomikonsulenter, 1 økonomirådgiver og 1 prosjektstilling som innkjøpsrådgiver. Året som gikk/måloppnåelse Arbeidsoppgaver i enheten er kontinuerlig drift og oppfølging av alle enheter når det gjelder regnskap, budsjett, anskaffelser og drift IKT. Økonomi har i 2016 arbeidet med digitalisering av våre rutiner, da særlig med å få flere leverandører og kunder over på elektroniske løsninger. Dette gjelder inngående og utgående fakturaer, slik at disse prosessene skal bli mere effektive og tidsbesparende. Samtidig vil det være både miljøbesparende og kostnadsbesparende ved at vi bruker mindre papir og porto. bør revideres. Beslutning om hvordan LL vil jobbe videre med faget vil være førende for hvordan nytt reglement blir. Arbeidet med reglementet fortsetter i Det er inngått 14 rammeavtaler i Hovedutfordringer En av utfordringene i 2017 blir å avklare forventninger mellom vår enhet som tjenesteyter og de øvrige enhetene som tjeneste mottakere: hvor går grensesnittet mellom økonomi/ ikt-enhetens rutiner og oppgaver og øvrige enheters rutiner og oppgaver. Så langt har økonomi/ikt-enheten i hovedsak bistått med opplæring, oppfølging, budsjettplanlegging, regnskapsavklaringer, anskaffelser, IKT løsninger- og support og bidratt til samhandling. Samtidig skal vi fortsette arbeidet med rutiner for å minske sårbarheten ved turnover i enheten. Utfordringene innenfor IKT fremover er mye de samme som tidligere år, med flere systemer, flere maskiner, mer data ( mindre papir), lagring, sikkerhet og tilgjengelighet. Vi trenger bedre kapasitet og dekning på trådløse nett og responstid er et nøkkelord for driften. Samtidig har vi stort fokus på sikkerhet, noe som hele tiden må prioritere. Trusler i form av kryptovirus og andre farer krever både teknologiske tiltak samt brukere som tenker seg om to ganger før de trykker på en link. De siste årene og i 2016 har vi hatt fokus på rutinebeskrivelser og rutiner rundt utfakturering av gebyrer for vann, avløp, renovasjon og fjernvarme. Stadig flere IKT-systemer og integrasjoner skaper større krav til responstider og tilgjengelighet. Det blir stadig flere mobile enheter og bruk av datanettverket. I 2016 har alle ansatte fått nye Pc er, vi har innført Skype for Business, oppgradert sak/ arkiv system til ephorte 6 (ny arkivstandard), Web TV (streaming av politiske møter), utvidet batterikapasitet for sentrale maskiner ved strømstans, byttet leverandør av elektroniske skjema og ny programvare for overvåkning og sjekk av sentrale maskiner og nettverkskomponenter. For øvrig er det utført løpende driftsforbedringstiltak og oppgradering av ikt-infrastrukturen. Streaming av lokalstyremøter. Foto: Screenshot Ansvaret for den enkelte anskaffelsen ligger hos den enkelte saksbehandler, med rådgivning fra innkjøpsrådgiver. Det tilbys bistand og kompetanse til anskaffelse og kontraktforvaltning. LL har fått til et samarbeid med Statens innkjøpssenter om deltakelse i nasjonale felleskontrakter. Innkjøpsrådgiver har jobbet med å sikre og utvikle gode prosesser og rutiner for enkeltanskaffelser og rammeavtaler. LL sitt interne reglement LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

172 26 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE PERSONAL- OG ORGANISASJON Ansvarsområde Personal- og organisasjonsenheten har som hovedansvar å etterstrebe en helhetlig felles overordnet arbeidsgiverpolitikk i Longyearbyen lokalstyre, utbetale lønn til ansatte, og sørge for at lønns- og personalforvaltningen i hele organisasjonen er i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk og lokale særavtaler. Enheten har ansvar innenfor fagområdene personal, lønn- og lønnspolitikk, HMS, arkiv samt drift av Infotorget. Enheten er en støttefunksjon for administrasjonssjefen og for øvrige enheter, og yter rådgivning, opplæring og bistand, og generell service internt og eksternt i virksomheten. Enheten skal også være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Organisering Enheten har 6 årsverk: Personalsjef (leder for enheten), personalrådgiver, fagansvarlig på lønn, arkivansvarlig, arkivmedarbeider og en konsulent i infotorget. I tillegg har vi hatt inne en midlertidig stilling på 24% som har bistått i digitaliseringsprosjektet underlagt teknisk enhet. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 5,1 mill. kr i kostnader og 0,3 mill. kr i inntekter, noe som gir 4,8 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 4,9 mill. kr. Mindreforbruket på 0,2 mill. kr er hovedsakelig knyttet til anskaffelse/utskifting av kontor- og møteromsutstyr på næringsbygget, med tanke på planlagt flytting av bibliotek/ombygging av næringsbygg. Prosjektet har hatt som mandat å legge til rette for digitalt første valg for næringsliv og innbyggere. For interne brukere har vi fått et moderne og brukervennlig system med papirløse arkiver. Unntaket er arkiver som dannes i fagsystemer, som det ikke var mulig å integrere i dette prosjektet. Tre fagsystemer er integrert med det elektroniske arkivet. Det er etablert sikker sone for å tilfredsstille krav til personvern. Hovedutfordringer Før sommeren 2016 ble det gjort kjent at alle tre toppledere skulle slutte til høsten, og dette satte også sitt preg på organisasjonen og arbeidet. Det ble besluttet å konstituere fra enhetsledere, som naturlig nok krevde «påfyll» i bunnlinja og som har preget hele organisasjonen høst/vinter Etterfulgt av raset, var organisasjonen gjenstand for flere evalueringer i 2016, både interne og eksterne. Når det gjelder den eksterne evalueringen fra DSB som kom ganske sent på året, vil også være gjenstand for oppfølging i Et viktig moment er hvordan organisasjonen skal bli mindre sårbar i forhold til turn-over og med tanke på kunnskapsoverføring. Dette vil innebære stor innsats fra vår enhet, da vi i stor grad har eierskap til introduksjonsprogram, stillingsbeskrivelser og rutiner knyttet til når ansatte slutter og starter. Det vil i tillegg bli helt nødvendig å ha fokus på gode rutinebeskrivelser på alle områder. Kompleksiteten er stor, og dette henger også sammen med måten vi er organisert på. At all drift, personalog budsjettansvar er flyttet til den enkelte enhet utfordrer også dette bildet. Oppgavefordelingen mellom enhetene og stabog støttefunksjoner vil også bli tema i året som kommer. Året som gikk/måloppnåelse Da organisasjonen ble hardt rammet av katastrofen 19. desember 2015, ble det en krevende tid for organisasjonen og oppfølgingen av de ansatte. Det er ingen tvil om at mange var svært sterkt preget, reaksjonene var veldig ulik og behovene for oppfølging er høyst individuell. Flere har hatt tegn til sorg, arbeidsstress, slitenhet og andre emosjonelle reaksjoner. Det har vært gjennomført tiltak som stressmestringskurs for alle ansatte, oppfølging av enkeltpersoner og grupper, samt gjennomføring og oppfølging av interne evalueringer. Prosjekt med anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem (Noark 5) ble igangsatt i 2015 fordi videreutvikling av dagens sakarkivsystem ble avsluttet og brukerstøtte fases ut (Noark 4-system). I hele 2016 har det vært jobbet med innføring av det nye systemet, som legger enda bedre til rette for sikker digital kommunikasjon, papirløse arkiver, integrasjoner med fag systemer og sikker sone for å tilfredsstille krav til personvern. Velferdshytta Passhytta. Foto: Tine Mari Thornes LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

173 27 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE PLAN OG UTVIKLING Ansvarsområde Enheten er ansvarlig for utarbeidelse og behandling av arealplaner, byggesaker og næringsutvikling. I tillegg har enheten det overordnede ansvaret for Longyearbyen lokalstyret sine planer og strategi for forvaltning av disse. Arealplanområdet er på ca. 157 km 2. Organisering Plan og utvikling ble opprettet 1.mai 2016 som et resultat av økt satsing på plan- og næringsutviklingsarbeid. To stillinger som tidligere tilhørte stab ble overført til enheten (arealplanlegger og byggesaksbehandler/seniorrådgiver utvikling). I mars ble det ansatt en landskapsarkitekt, i mai en arealplanlegger og i august næringsrådgiveren. Totalt i enheten har det siden august 2016 vært fem ansatte. Nøkkeltall Regnskapet for enheten viser utgifter på 1,87 mill., av et budsjett på 4,77 mill. Underforbruket skyldes mindre utgifter til konsulenter enn antatt og at flere lønninger dekkes av fond. Delplan for Hotellneset var forutsatt utarbeidet og finansiert av Longyearbyen lokalstyre, men Store Norske fremmer denne som privat planforslag. Delplan for sentrum var ikke ferdig innen 2016, så enkelte konsulentutgifter kommer derfor ikke med på 2016 regnskapet. Enheten har utført mange oppgaver i egeninnsats. Det faktum at enheten ble opprettet i løpet av budsjettåret preger også budsjettert sum enheten hadde til rådighet. Året som gikk/måloppnåelse Stortinget har bevilget midler til omstillingstiltak for å utvikle Longyearbyen og for å legge til rette for ny næringsvirksomhet og nye arbeidsplasser. Og som det vises til i Svalbardmeldingen (Meld.St 32) skal midlene bidra til å styrke innsatsen for næringsutvikling i regi av Longyearbyen lokalstyre, og da i samarbeid med det nasjonale virkemiddelapparatet Innovasjon Norge og med eksisterende næringslivsaktører i Longyearbyen. Næringsarbeidet hadde i 2016 fokus på samarbeid med andre aktører og eksisterende næringsliv. Næringsrådgiveren har ansvar for næringsrelaterte oppgaver herunder førstelinjetjeneste, rådgivning for næringslivet og innehar en proaktiv rolle for å tilføre Longyearbyen nye næringer. Det har vært fokus på logistikk, infrastruktur, handel og forretningsmessig tjenesteyting, reiseliv samt forskning og utdanning. utgangen av 2016 ferdig, og gjenstående arbeid var ferdigstillelse av dokumenter og politisk sluttbehandling. Delplan for Sentrumsområdet med forskningsparken ble startet opp våren 2016, og første utkast til delplan lå på høring i oktober/november. Sluttvedtak for sentrumsplanen er forventet i mars Delplan for Hotellneset ble startet opp og planprogram godkjent og fastsatt høsten Ved utgangen av 2016 jobbet Store Norske, Multiconsult og Longyearbyen lokalstyre med forarbeid til utforming av første utkast til plan. I tillegg til juridiske arealplaner ble det i enheten jobbet med temaplaner og kvalitetsarbeid, slik at fremtidig arealbruk bygger på de riktige forutsetningene. Enheten har vektlagt medvirkning og åpenhet i planarbeidet. Det er avholdt flere folkemøter, planverksteder, arbeids- og informasjonsmøter for politikere, sentrumsfest, samt egne møter og workshops for barn og unge. Generelt har enheten jobbet mye med byggesaker, og sammen med juridisk rådgiver fokusert på kvalitet og lovlighet til tiltak i byen. Det er sendt ut tvangsmulkt for to ulovligheter. Innenfor geodata har enheten vært pådriver for å få på plass en moderne, digital kartløsning. Hovedutfordringer Hovedutfordringene til enheten fremover er å holde kompetansen og arbeidskapasiteten oppe, slik at vedtatte arealplaner kan forvaltes etter intensjonene. Det er viktig at fremtidig arealforvaltning sikrer kvalitet på bebyggelse, boliger, utearealer, trafikksikkerhet og forbindelseslinjer i byen. Som en konsekvens av ny arealplan vil det trolig komme mange byggesaker og delplaner til behandling i kommende år. Det er en hovedoppgave for enheten å legge til rette for bygging av nye boliger i Longyearbyen. Enheten skal sikre at andre hensyn blir hensyntatt og at byutviklingen sikrer et trygt, godt og fremtidsrettet sted å bo. Enheten skal starte arbeidet med å planlegge for en samlet utbygging av skole/barnehage/ idrettsområder, som sikrer kvalitet for barn og sambruk av lokaler. I 2017 skal det også jobbes videre med prosjekt for å legge til rette for tryggere ferdsel internt i byen og mot utfartsområdet, samt utarbeidet materialhåndbok for sentrum og mal for skilting i Longyearbyen. Arbeidet med rullering av arealplanen for Longyearbyen planområdet fortsatte ut i Planen lå ute til 1.gangs offentlig ettersyn i april, og på bakgrunn av høringsuttalelser lå planen på ny begrenset høring i november. Arealplanprosessen var i LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

174 28 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE EIENDOM Ansvarsområde Enheten er ansvarlig for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av alle Longyearbyens lokalstyres eiendommer. Totalt utgjør dette kvm, fordelt på cirka 180 bygg. Av dette er cirka kvm servicebygg. Resterende kvadratmeter fordeler seg på cirka 150 boenheter, som leies ut til ansatte i Longyearbyen lokalstyre. Organisering Eiendom har i dag åtte ansatte: Eiendomssjef, driftsingeniør, 3 driftsteknikere, 2 vedlikeholdsarbeidere og prosjektleder (midlertidig ansatt). Det har vært søkt etter tilkallingsvikar for perioder med ferie, men vi har ikke lykkes med å få tak i. Nøkkeltall Driftsregnskapet viser at enheten har hatt 36,8 millioner i kostnader og 21,3 millioner i inntekter. Dette gir en netto kostnad på 15,5 millioner. Budsjetterte netto kostnader var på 13,3 millioner. Merforbruket skyldes innleie av boliger eksternt pga boligmangel, mer oppussing av boliger enn forutsatt. Året som gikk/måloppnåelse Ombygging Næringsbygget: På lokalstyremøtet i juni 2016 ble vedtatt at kun biblioteket skulle ombygges, med en kostnadsramme på 9,3 millioner. Det ble ansatt en egen prosjektleder for å følge opp arbeidet. Rivningen startet oktober 2016, med ferdigstillelse 19.juni Det ble bevilget ytterligere 2 millioner til inventar enn avsatt, slik at total ramme på inventar/ AV utstyr er på 4,5 millioner. I tillegg har Sparebank1 fondet bidratt med kr , og SvalSat med kr Tjenesteboliger: Høsten 2016 ble det ble ansatt to vedlikeholdsarbeidere (tømrere) for å pusse opp boliger. Disse ferdigstilte nesten 3 boliger ved årets slutt. I tillegg ble det pusset opp 3 boliger med innkjøpte snekkertjenester. En husstand ble flyttet ut midlertidig. Vedlikeholdsarbeiderne har fått i stand Kullungen barnehage. Foto: Dag Arne Husdal LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

175 29 avtale med Ikea, slik at all fast innredning til boligene kjøpes inn herifra. Det ble foretatt tilstandsvurdering på pelene på 27 boliger, som grunnlag for refundamentering, Arbeidet vil foregå sommeren Rapporten avdekket et stort behov for utskiftning. Det ble avsatt midler til kjøp av tjenesteboliger, men ingenting ble ervervet grunnet manglende tilbud. LL inngikk kontrakt på kjøp av 5 nøkkelferdige leiligheter på Elvesletta. Byggearbeidene startet opp november 2016, og vil bli ferdigstilt høsten Det ble i 2016 arbeidet kontinuerlig med oppgjøret av de 5 spisshusene som forsvant i skredet. Arbeidet er ikke avsluttet. Avløpsrørene på Blåmyra ble rehabilitert via metoden rørfornyelse og det ble kjøpt inn nye møbler på Blåmyra, slik at alle enheter har nytt møblement i oppholdsrom. Det er knapphet på tomteområder utenfor skredutsatt område, og det finnes kun 1 stk byggeklar tomt i byen, øvrige områder krever delplan. Transformasjon av områder er utfordrende uten midlertidige bosteder hvor man kan plassere folk. Det er en mangel på spesielt 3-roms leiligheter, og det er venteliste på leiligheter. Manglende egnede boliger kan gi utslag i høyere turnover. Det står fremdeles igjen flere boliger som har behov for innvendig oppussing. I en del tilfeller bør det prioriteres rivning og nybygg fremfor oppussing. Skolen bør også prioriteres på sikt, da innvendige flater er lite tidsriktige og gulvene bærer preg av stor slitasje. Det er arealknapphet både for ansatte og barn. Videre oppdages det stadig tilfeller av vannlekkasjer på kobberrør og soilrør pga korrosjon, og utbytting bør prioriteres generelt fremover. Andre tiltak i 2016: Skolen/SFO: Taket over bygget til barnetrinnet ble rehabilitert grunnet skader etter stormen 19.des. Noe oppmaling og ny garderobe på ungdomstrinnet. Polarflokken barnehage: Kjøkkenet ble totalombygd, for å imøtekomme Mattilsynets krav, og for kunne fungere som et storkjøkken. Kullungen barnehage: Omlegging av tak, for å hindre nye vannlekkasjer. Noe oppmaling innvendig. Den gamle brannstasjonen: Bygget har siden skolestart 2016 fungert som verksted og undervisningslokale for elever ved videregående skole. Bygget er i tillegg varmt lager for eiendom. Longyearbyen barnehage: Bygget har fungert som kontor og lager for driftspersonalet ved eiendom. Formannshuset er nedstengt grunnet dårlige peler og påfølgende sikkerhetsrisiko. Utover de nevnte prosjektene har det vært stort fokus på brann i Det er skrevet samordningsavtale med alle brukere, samt at det er utpekt brannvernleder på alle bygg. Brannvernrunder og kontroller dokumenteres digitalt i et felles program for brukere og driftsteknikere. Direktevarsling er montert i alle fyrhus. Av enøktiltak er varme og ventilasjon sentralt styrt via «Datavaktmesteren» på flere bygg. I 2016 ble også det gjort tiltak på SFO og skolen. Bygging av nytt bibliotek på Næringsbygget. Foto: Victoria Windstad Hovedutfordringer Hovedutfordringen fremover er bygging og erverv av nye boliger, brukte eller via nybyggprosjekt. Prisnivået på boliger er på nivå med Oslo, og det er stort press i markedet. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

176 30 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE TEKNISKE TJENESTER Ansvarsområde Tekniske tjenester har ansvar for vann, avløp, fjernvarme, vei og veibelysning, nærområde, skred og flomforebygning, renovasjon, matrikkelføring og kartforretninger. Ansvaret for veibelysning og fjernvarme overføres til energiverket i løpet av Organisering Tekniske tjenester har 4 faste årsverk: teknisk sjef, driftsingeniør fjernvarme og renovasjon, driftsingeniør vei, vann og avløp og en oppmålingsingeniør. To midlertidige prosjektledere ligger også under enheten, samt et engasjement i forbindelse med avslutningen av digitaliseringen av tegningsarkivet (finansiert av RNB-midler). I forbindelse med omorganisering av teknisk sektor ble teknisk sjef kst. sektorsjef teknisk og prosjektleder ble kst. teknisk sjef. Endringen trådde i kraft fra september Det er opprettet en ny stilling for renovasjon og miljø som blir besatt i løpet av Nøkkeltall Regnskap 2016 sett opp mot budsjett viser at enheten har et mindreforbruk på 2,0 mill. kroner. De fleste avdelingene opererer etter selvkost og her er det stort sett balanse, mens det er mindreforbruk på veibudsjettet til gruve 7 som ikke berører selvkostområdene. Det var satt av penger til grusing og vedlikehold av veien til gruve 7, men dette ble ikke utført grunnet store nedbørsmengder og prosjektet med nytt overløp Isdammen. Året som gikk/måloppnåelse I 2016 er det gjennomført flere store og små prosjekter. Det største og kanskje viktigste prosjektet var å bygge nytt overløp på «Isdammen» som er Longyearbyens eneste drikkevannskilde. Isdammen er et oppdemt vatn i Adventdalen på Svalbard og hovedvannkilden for Longyearbyen. Den er rundt 2,5 km lang og 0,6 km bred, med et areal på 1,4 km². Høyeste vannstand er 3,0 meter over havet og maks. magasinvolum er ca. 2,5 mill. kubikkmeter. Det nye overløpet er tilnærmet vedlikeholdsfritt og sikrer at vannstanden holdes fast på kote 3 gjennom året også i flomsituasjoner. I tillegg er dammen forhøyet for å forhindre dambrudd ved store nedbørsmengder og utvasking av veien. I tillegg har vi hatt følgende andre prosjekter: nytt fyrhus FH3, ny vannledning Haugen, vannledning Bykaia, Kulvert og nytt kaidekke på Bykaia, ny gangbro oppe ved skolen og sluttføring av prosjektet med nye rørbukker. Vi har også startet ett prosjekt på avfallsanlegget hvor vi skal bytte avfallspresse og pakkemaskin, samt en del bygningsmessige utbedringer. Nytt slagg og askedeponi er under prosjektering. Dagens deponi ved gruve 6 har sigevannsproblemer og det må etableres avskjærende grøfter oppstrøms deponiet. Dette arbeidet er også under prosjektering. Det er gjennomført et forprosjekt for nytt avfallsanlegg hvor det ble bestemt at dette skal ligge på Hotellneset. Prosjektering gjennomføres i løpet av 2017 og byggestart er forventet i Det har i løpet av året vært 3-delingssaker og 2 flyttinger av festepunkt. Hovedutfordringer Fokuset videre vil være fortsatt utbedringer og vedlikehold av teknisk infrastruktur og sikkerhet i leveransen av våre tjenester. Det er planlagt en del utbedringer på vei i form av asfaltering og veikryssinger og det vil være en utfordring med trafikkavvikling ifbm. arbeid i og langs veiene i sentrum. Uavklarte forhold med boligsituasjon i Longyearbyen og hvor vi skal tilrettelegge for ny infrastruktur vil også være ett fokusområde for enheten. Videre vil gjennomføringen av kommende prosjekt være viktig og det nevnes spesielt sigevannshåndtering for deponiet ved gruve 6, samt etableringen av nytt slagg- og askedeponi ved gruve 3. I løpet av året skal også arbeidet med hovedplaner for driftsområdene på plass. Samt oppstart av prosjektering for nytt avfallsanlegg. Ny gangbro på Haugen, nov Foto: LNS Bygging av nytt fyrhus (FH3) og fornying av rørbukker. Foto: Marius Larsen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

177 31 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE BRANN OG REDNING Ansvarsområde Longyearbyen brann og redning skal verne om innbyggernes liv, helse, miljø og materielle verdier. Enheten har ansvar for Longyearbyens brann- og redningstjeneste, og skal i tillegg ivareta forebyggende aktiviteter som branntilsyn i og utenfor Longyearbyen, kontroll og service på brannteknisk materiell, informasjons- og motivasjonstiltak og brannforebyggende kurs. Enheten har dessuten beredskap mot akutt forurensning og skal ivareta ambulansetjenesten på vegne av UNN. Organisering Brann og beredskap består av 24 personer, tre personer på heltid, og 21 deltidsmannskaper. Mannskapene er fordelt på fem vaktlag. De går en dreiende vaktsyklus med en uke på vakt, hver 5. uke. Samtlige brannmannskaper er oppsatt med personsøkere. Alarmering/varsling til brannmannskapene foretas fra 110- varslingssentral som er lokalisert ved energiverket. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 9,3 mill. kr i kostnader og 2,7 mill. kr i inntekter, noe som gir 6,6 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 6,6 mill. kr. Driftsregnskapet viser balanse iht. budsjett. Øvelse med brannlift. Foto: ukjent LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

178 32 Året som gikk/måloppnåelse Brann og redning gjennomførte drift og gjøremål i henhold til vedtatt handling og vedlikeholdsplan for Det er gjennomført branntilsyn i Longyearbyen, og på vegne av Sysselmannen i Ny Ålesund, Sveagruva, Isfjord Radio, Barentsburg, Pyramiden, Hopen og Bjørnøya. Den etablerte vaktordningen tilknyttet skredvarsling ble lagt til enhet for brann- og redning i Årlig rekruttering og opplæring av nye mannskaper er en nødvendighet, da som følge av generell turnover i Longyearsamfunnet. Ambulanseavtale med UNN HF ved Longyearbyen sykehus ble reforhandlet i desember Det er gjennomført brannteknisk kontroll og service for næringsvirksomheter og boligeiere i Longyearbyen. I tillegg er det gjennomført brannforebyggende informasjons- og motivasjonsarbeid, herunder brannvernkurs, varmearbeiderkurs, brannvernlederkurs for institusjoner og næringsvirksomheter i Longyearbyen. Brannøvingsfelt driftes sammen med Avinor og Store Norske Spitsbergen Kullkompani. De fleste bygninger er nå koblet opp mot 110-varslingssentral. Brann og redning har ansvar for drift og vedlikehold av sentralen. Beredskapsmessig og operativt har det i 2016 vært relativt høy aktivitet, 155 brannutrykninger og 143 ambulanseoppdrag. Totalt 298 oppdrag/utrykninger. Ambulanseoppdrag og brannutrykninger : Ambulanseoppdrag Brannutrykninger Hovedutfordringer Longyearbyens geografiske beliggenhet gjør at det må være et konstant fokus på en god og effektiv beredskap, samt å gjøre det ytterste for å ivareta personsikkerhet, miljø og materielle verdier. Longyearbyen er særdeles sårbar om en større brann skulle oppstå. Da er det viktig at samtlige innbyggere er seg sitt ansvar bevisst med hensyn til å minimere risiko for uønskede hendelser. 110-varslingssentral står for tur til å fases ut med ny. Eksisterende datasystem er snart 20 år gammelt, og reservedeler er i dag vanskelige å anskaffe. Ny varslingssentral/system vil prosjekteres i 2017, og planlagt satt i drift fra Nødetatene har allerede gått over på digitalt samband, men brann å redning må forbli på analogt samband til ny 110-varslingssentral er etablert i Brannberedskap og responstid er tilfredsstillende på ettermiddag, kveld og natt, samt i helgende. Da har vi vaktlag i beredskap med innsatstid på 10 minutter. Dagberedskap mandag til fredag derimot er ikke tilfredsstillende. Med 3 fast ansatte på brannstasjonen er man særdeles sårbare ved sykefravær, annet fravær etc, Vi er prisgitt assistanse fra våre deltidsmannskaper for å ivareta tilfredsstillende brann og ambulanseberedskap dagtid, noe som ikke er en selvfølge da mannskapene på dagtid er på jobb hos sin hovedarbeidsgiver. Kurs for eksterne. Foto: Jan Olav Sæter Åpen dag Foto: Jan Olav Sæter LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

179 33 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE ENERGIVERKET Ansvarsområde Energiverket har ansvar for å ivareta produksjon, vedlikehold, distribusjon av el- og termisk energi, samt fakturering av strøm og Det Lokale Eltilsyn (DLE). Organisering Det er 24 fast ansatte på Energiverket. De er fordelt på avdeling for produksjon, vedlikehold og nett. I tillegg har vi for 2016 hatt 1,5 stilling midlertidig på prosjekter. Longyearbyen energiverk driftes helkontinuerlig. Driften gjennomføres med 6-skiftsordning med totalt 12 skiftgående maskinister og maskinassistenter. Nøkkeltall Energiverket Inntekter/ Utgifter Netto kostnader Regnskap 2016 Budsjett (m/ merforbruk) Avvik Inntekter Utgifter Energiverkets regnskap viser balanse pr I budsjettet var det forutsatt en netto utgift på energiverket på ca 4,5 mill kr i Hovedårsaken til at regnskapsresultatet ble bedre enn budsjettert skyldes høyere inntekter enn budsjettert 2,2 mill kr og lavere kapitalkostnader enn budsjettert. Spesielt knyttet til investeringer i renseanlegget og til investeringer i henhold til tilstandsanalysen. I tillegg ble utgiftene til vedlikeholdsplanen ca 3,4 mill kr lavere enn budsjettert. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond (til bruk senere år). Utvikling produksjon og forbruk: El (MWh) Termisk (MWh) Kull(t/ år) Diesel(l/ år) Slagg (m³) Aske (m³) Kj.vann (m³) Montering av blader til turbin 2. Foto: Per Ove Kristensen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

180 34 Overhaling av turbin 2. Foto: Morten Viking Sundby Utslipp til luft: CO2 (t/år) SO2(t/år) NOx (t/år) Støv (t/år) ,24 72,3 6, Året som gikk/måloppnåelse 2016 var som de siste par årene, svært arbeidskrevende for alle på Energiverket. Vi har i løpet av året avsluttet alle TAprosjektene, avsluttet alle planlagte prosjekter i vedlikeholdsplanen, overtatt renseanlegget og innført energiledelse etter ISO-standard God planlegging, dyktige ansatte og skikkelig stå på vilje blant alle var helt avgjørende for at vi kom i mål med alt som skulle gjennomføres, og det innenfor budsjett. Bemanningssituasjonen på Energiverket var stabil gjennom året. I driftsfase skal Energiverket arbeide med å forbedre seg innenfor flere områder som: Bedre og lik opplæring, bruke mindre energi i produksjon, får mest mulig ut av energien (kullet), god og kjent beredskap, bedre kvalitet på prosedyrer, heve bruken og utnyttelsen av FDV-verktøy. Forkortet kan en si at vi skal være bedre på kvalitet både internt/eksternt og heve effektiviteten innenfor alle områder. Av større prosjekter er det å få på plass sikker og stabil reserve kapasitet både på elektrisitet (ny dieselstasjon) og fjern varme (ny reserveveksler) som kan dekke opp for kullkraftverket ved vedlikeholdsstans og uventet stans. Energisituasjonen for Longyearbyen er i konstant utvikling, det å kunne levere det som kundene har behov for til enhver tid er til tider utfordrende. Det vil derfor i årene som kommer være naturlig at Energiverket holder fokus på Longyearbyen sin energibruk og har åpenhet rundt Energiverket sin kapasitet og leveringsevne. Hovedutfordringer 2017 vil bli preget av at Energiverket går over i en tydeligere «driftsfase». Det vil fremdeles kjøres prosjekter i henhold til vedlikeholdsplan, ny dieselstasjon og ny reserveveksler. Prosjektfasen vi går over i nå er mindre krevende og krever mindre ressurser og koordinering av ressursene. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

181 35 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE LONGYEARBYEN HAVN Ansvarsområde Longyearbyen havn utøver Longyearbyen lokalstyres havnedrift og er tilbyder av offentlige havnetjenester. Havneadministrasjonen har det daglige tilsyn i Longyearbyen havnedistrikt, og skal påse at havne- og farvannsloven samt forskrifter, enkeltvedtak og andre avgjørelser truffet i medhold av denne loven blir etterfulgt. Likevel ser man behov for styrking av bemanningen spesielt i den lyse årstiden med økt bemanning til drift og havnevakt. Nøkkeltall Den økonomiske driften av Longyearbyen havn reguleres i forretningsbetingelser for Longyearbyen havn gitt i medhold av lov om havner og farvann m.m. Organisering Longyearbyen havn er en liten organisasjon med 3 fast ansatte, hvor arbeidsfordelingen generelt er fordelt mellom utviklingsprosjekter, drift og vedlikehold. Longyearbyen havn kjøper i stor grad inn tjenester på timer for å utføre enkeltoppgaver havna ikke dekker selv. Disse tjenestene er i hovedsakelig rettet opp mot konkrete aktivitetstiltak ved eks. anløp av skip. Ellers dekkes drift- og vedlikeholdsoppgaver med lokalstyres FDV partnere. Longyearbyen havn har styrket enheten med innleide båtførere i sommerhalvåret. Oppbygging av en lokal ressursbank med godt kvalifiserte båtførere og innleide Losbåtførere fra fastlandet gir oss en robust tilbringertjeneste. Budsjett 2016 er tilpasset forventet vekst i trafikk og omsetningsøkning som følge av tilbringeravtale med Kystverket som trådte i kraft i Samlet trafikk for 2016 viser en vekst i turist og reiselivs relaterte anløp med 34,5%. Passasjerer over Longyearbyen havn har økt med 18,10 % siste år. Dette inkluderer en nyere næring med mindre båter med inntil 12 passasjerer. Disse sto alene for nær 4000 passasjerer. Antall skip og båter som anløper Longyearbyen havn øker både i antall og størrelse. Faktoren som skip måles og betaler etter er Bruttotonnasje(BT). For 2016 har havnen en økning i BT med 26,94 %. Sett i forhold til 2006, altså 10 år tilbake i tid, har veksten vært på 114,5%. En betydelig utvikling for havnen. Båttrafikk. Longyearbyen havn Antall anløp (reiseliv) Cruisebåter (oversjøiske) Turistbåter (ekspedisjonscruise) Dagsturbåter (lokalbåter) Dagsturbåter (12 PAX RIB mm)* 318* Lystbåter (Seilcharter-motor) Sum antall anløp (reiseliv) Lastebåter Undervisning/forskning Fiskebåter Marine/ Kystvakt Polar- / Nordsyssel Losbåt Andre fartøy Sum antall anløp (andre) Sum antall anløp (totalt) Liggedøgn Cruisebåter 28,0 22,2 20,9 18,6 18,4 25,4 Turistbåter (ekspedisjonscruise) 148,3 320,0 154,7 406,4 191,0 254 Dagsturbåter 142,4 177,0 176,9 274,5 298,0 395 Lystbåter 366,0 169,0 308,0 273,0 269,0 371 Sum antall liggedøgn (reiseliv) Passasjerer Cruisebåter Turistbåter (ekspedisjonscruise) Dagsturbåter** Sum antall passasjerer (reiseliv) Bruttotonnasje totalt * 12 pax rib båter etc. ikke medregnet med anløp, passasjerer er registrert ** Innbefatter passasjerer på lokale 12 pax rib turer etc. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

182 36 Båttrafikk sett fra Blomsterdalshøgda. Foto: Tine Mari Thornes Samlet omsetning for 2016 har brakt havnen med alle aktiviteter nær 21 millioner, med et resultat på kr som tilføres havnefondet. Regnskapet er for øvrig innenfor rammen av budsjettet. Havnefondet utgjør pr 1. januar 17 utgjør kr Året som gikk/måloppnåelse 2016 var preget av en betydelig vekst innenfor alle segmenter og områder. Styrking av antall skip og anløp av lokal cruise eller dagsturer i Isfjorden økte i anløp med vel 32% fra året før og over 50% i antall passasjerer. Veksten i antall passasjerer kan til dels tilskrives økt trafikk og tilbud til oversjøiske cruiseskip når de ligger i havn. Tilbringertjenesten for Lostjenesten på Svalbard er en helårsvirksomhet med oppdrag i nær alle årets måneder, men hvor turistskip står for den største andelen oppdrag i den lyse årstiden. Longyearbyen havn etablerte våren 2016 et dieselfylleanlegg på Turistkaia, primært for Tilbringertjenesten, men også for andre brukere. Dette har blitt et vellykket tiltak for havnen, og utgjør et betydelig bidrag til havnedriften. Hovedutfordringer Longyearbyens havne- og kai tilbud er begrenset. En betydelig underdekning er dokumentert over mange år tilbake i tid, mens statistikken viser en jevn økning i aktivitet år for år. Longyearbyen havn har to hovedutfordringer. Det første er å dekke opp for den underdekning som er i dag innenfor det totale havnetilbudet med kai og landfasiliteter. Neste utfordring er å legge til rette for en videre utvikling med tilpassede og nødvendige arealer på land og i sjø for å beholde eksisterende og tiltrekke seg nye aktiviteter. Arbeid med tiltak og prosjekter for å bedre offentlig kai kapasitet og tilbud i havnen har som tidligere år vært de viktigste prosjektene i året som var, med fokus på nye kailøsninger, vedlikehold- og lager fasiliteter, og nytt havnebygg. Kystverkets arbeid med en Konseptvalgutredning for Longyearbyen havn, ble gjennomført i 2016, med grundige analyser av alle faktorer som påvirker en videre utvikling av havnen. Resultatet av utredningen ble oversendt Samferdselsdepartementet i november En av konklusjonene i rapporten støtter Lokalstyrets utredning av ny stor flytekai som ny kailøsning for Longyearbyen. Turistkaia ble i 2016 forlenget med 60 meter og kaia har nå en total lengde på vel 130 meter med fortøyning av båter på begge sider, noe som gir en totalt over 160 kaimeter. Cruiseskip i Longyearbyen. Foto: Roger Zahl Ødegård LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

183 37 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE BARN OG UNGE Ansvarsområde Enhet barn og unge er en flerfaglig enhet med høy kompetanse på oppvekstområdet. Enheten har som mål å fremme tverrfaglig samarbeid, forbyggende og helsefremmende tiltak. Lov om barneverntjenester er gjort gjeldende på Svalbard. Organisering Enheten utgjør 6, 25 årsverk ved utgangen av Enheten består av ungdomsvirksomheten, pedagogisk psykologisk tjeneste og barne- og familietjenesten, herunder barnevernstjeneste. Enhetsleder er også barnehagefaglig rådgiver. Fagområder Barne- og familietjenesten har 2 årsverk, herunder en 2-årig prosjektstilling med varighet til og med I tillegg har tjenesten 50 % barnevernlederstilling. I desember 2016 vedtok Longyearbyen lokalstyre å styrke barne- og familietjenesten med ett årsverk, gjeldende fra I 2016 mottok barne- og familietjenesten i Longyearbyen 7 nye bekymringsmeldinger, samt 14 bekymringsmeldinger i aktive saker. I løpet av året har tjenesten hatt 5 barn i aktive hjelpetiltak. Ved utgangen av året var fem barn og unge plassert i fosterhjem og en ungdom i ettervern. Barne- og familietjenesten gir råd og veiledning til familier, og samarbeider med skole, barnehager, ungdomsklubb og helsesøster i forebyggende arbeid rettet mot barn og unge. Barneog familietjenesten har inngått samarbeid med familievernkontoret i Tromsø, som har kontordag i Longyearbyen 2 dager hver måned. Barne- og familietjenesten er en del av Tverrfaglig Team som i tillegg består av skole, barnehage og PPT. Barne- og familietjenesten koordinerer også Forebyggende Forum som består av representanter fra sysselmannen, Longyearbyen skole, helsesøster og ungdomsvirksomheten. Tjenesten bistår regionskontorene i Barne-, ungdoms- og familieetaten i forbindelse med utredning og tilrådning om adopsjon. Ungdomsvirksomheten Ungdomsvirksomheten jobber for å sikre et godt oppvekstmiljø i Longyearbyen. Målgruppen er barn og unge fra 5. trinn og ut videregående skole. Virksomheten drifter ungdomsklubben og UHU som har åpent onsdag, torsdag og fredag på kveldstid. Ungdomsklubben har reduserte åpningstider i høytidene og holder stengt i forbindelse med skoleferien. I løpet av sommer og høst 2016 ble ungdomsklubben pusset opp, og det ble kjøpt inn en del nytt inventar. Virksomheten har i 2016 jobbet aktivt med å fremme brukermedvirkning, og ungdommene har i større grad fått ansvar for å gjennomføre arrangementer og påvirke aktivitetsplanene på ungdomsklubben og UHU. Ungdomsklubben og UHU velger hvert år egne ungdomsstyrer. Styrene fatter beslutninger på vegne av medlemmene og er således med på å definere innholdet for klubben og UHU. Virksomheten har også ansvaret for å koordinere Longyearbyen ungdomsråd. Ungdomsrådet består av representanter fra ungdomsskolen, videregående, klubbstyret og UHU-styret. Ungdomsrådet er bindeleddet mellom ungdom og politikeren i Longyearbyen, og skal sikre at barn og unge får mulighet til å medvirke i alle saker som berører dem. Fire av ungdommene er representert i ulike politiske møter. I 2016 har ungdomsrådet Workshop på klubben. Foto: Ingeborg Runde Gjesteopptreden fra Barentsburg. Foto: Lusie Kuraas LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

184 38 blant annet hatt medvirkning i areal- og sentrumsplan, nytt bibliotek, ruspolitisk handlingsplan og kulturkort for ungdom. Ung i Longyearbyen har i 2016 gjennomført en rekke små og store arrangementer, blant annet UKM, Camp Svalbard (sommer og vinter), Ut & Kjør og LybLan. Flere av arrangementene gjennomføres i samarbeid med lokale lag og foreninger, og i samarbeid med andre enheter i Longyearbyen lokalstyre. Besøksstatistikk Ung i Lyb inkl. Klubben: Pedagogisk-psykologisk 1 årsverk Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) er en lovpålagt tjeneste, og har et særskilt ansvar for å hjelpe barnehager og skole til best mulig å legge til rette for barn med særskilte opplæringsbehov. Dette gjøres gjennom rådgivning, veiledning, samt kompetanse- og organisasjonsutvikling. PPT har også ansvaret for å utarbeide en sakkyndig vurdering av barn og elever der barnehage og skole, med foreldres samtykke, ber om dette. Pr var det totalt 397 barn og unge i alderen 0-18 år i Longyearbyen. Av disse gikk 331 i barnehage eller grunnskole. Se tabell for fordelingen av barn i barnehage og grunnskole, antall sakkyndige vurderinger og antall barn under oppfølging av PPT i Totalt antall barn Sakkyndig vurdering Aktiv oppfølging Longyearbyen skole Barnehagene Andre 1 Totalt Barnehagefaglig rådgiver Det er gjennomført to barnehageopptak i Søknader Plasser Venteliste Plasser Vår 26* 36* Høst På oppdrag fra Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) ble det høsten 2016 lagt frem sak vedrørende samlet barnehagetilbud i Longyearbyen. I vedtak av ber OKU administrasjonen om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytning til Polarflokken barnehage, og at det avklares videre bruk av Longyearbyen barnehage etter NVE sin rapport foreligger. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 8.2 millioner kr i kostnader og 2.5 millioner kr i inntekter, noe som gir 5.7 millioner kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 5.4 millioner kr. Overforbruk på kr skyldes i hovedsak merutgifter til oppfølging av barn i fosterhjem som det ikke ytes refusjon for. Året som gikk/måloppnåelse Enhetsleder sluttet i begynnelsen av februar og ny enhetsleder ble tilsatt 1. mai. Enheten har ellers hatt en stabil personalgruppe i Barne- og familietjenesten har hatt en prosjektstilling gjennom hele året, noe som har ført til at man har klart å ta igjen etterslepet i tjenesten. Videre har stillingen synliggjort behovet for flere stillinger i barne- og familietjenesten, og i desember 2016 vedtok Longyearbyen lokalstyre å styrke tjenesten med en fast stilling, gjeldende fra Ungdomsvirksomheten har hatt et særlig fokus på brukermedvirkning og å gi barn og unge reell innflytelse i saker som har betydning for deres utvikling, trivsel og oppvekstsvilkår i Longyearbyen. Medvirkning skjer blant annet gjennom deltakelse i Longyearbyen ungdomsråd, UHU-styret og klubbstyret ved Longyearbyen ungdomsklubb. Med bakgrunn i endringer i barnehageloven har PPT startet opp veiledning til på systemnivå til begge barnehagene i Longyearbyen. Hovedutfordringer Enheten arbeider kontinuerlig med å bedre det tverrfaglige og forebyggende arbeidet i forhold til barn og unge i Longyearbyen. Gode fellesskapsløsninger er et godt utgangspunkt for et inkluderende oppvekstmiljø. En av de viktigste utfordringen for enheten videre er å bidra til å tenke helhetlig og å samordne innsatsen på tvers av fagområdene. *Våren 2016 måtte 13 barn søke om overflytting fra Formannshuset (Rypa) til de andre barnehagene. Dette utgjorde 14 plasser. 13 nye søkere utgjorde 22 plasser. På grunn av lavt barnetall besluttet administrasjonssjefen å stenge Longyearbyen barnehage for barnehageåret 2015/ 2016 og 2016/2017. Videre tilbud ble gitt i Polarflokken barnehage, Kullungen barnehage og Formannshuset (Rypa). Våren 2016 ble det besluttet å overføre barn og personale fra Formannshuset til Polarflokken og Kullungen på grunn av byggets usikre tilstand. I august 2016 ble det foretatt en tilstandsvurdering av Formannshuset, og på grunn av byggets dårlige forfatning ble det besluttet å stenge bygget for videre bruk. Polarjazzkonsert med Sondre Lerche på UHU. Foto: Kaja Pilar LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

185 39 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE KULTUR OG IDRETT Ansvarsområde Enhetens formål er å ivareta driften av kultur-, fritids- og idrettsoppgavene i Longyearbyen lokalstyre. Enhetens mål er å være tilrettelegger for det frivillige kulturarbeidet og bidra til å skape et tilbud som favner så bredt som mulig i forhold til aldersgrupper, interesser og behov. Organisering Enheten har 12,5 årsverk og består av kulturadministrasjon (1 årsverk), Longyearbyen folkebibliotek (2 årsverk), Longyearbyen kulturhus med Longyearbyen kino (2,1 årsverk), Galleri Svalbard med Longyearbyen kunst- og håndverkssenter (1,9 årsverk), Kulturskolen (2,3 årsverk) og Svalbardhallen med alpinbakke, isbane, sykkelbane og løypemaskin (3,2 årsverk). Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 20,1 mill. kr i kostnader og 8,6 mill. kr i inntekter, noe som gir 11,5 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 10,7 mill. kr dvs. et merforbruk på ca. kr , tilsvarende 7,15%. Året som gikk/måloppnåelse Til tross for oppsigelser og fortsatt noe usikkerhet i samfunnet er det tilfredsstillende at oppslutningen omkring vårt kultur- og idrettstilbud er stabilt. I fjor økte besøkstallene ubetydelig i våre anlegg og på våre arrangementer fra besøkende i 2015 til i Besøkene fordeler seg slik: Barn Voksne Totalt Biblioteket Kulturhuset Kinoen Galleriet Kulturskolen Svalbardhallen Totalt I tillegg kommer skolens, SFOs og barnehagenes bruk av Svalbardhallen med ca besøk. Det er gjennomført en rekke arrangementer/oppgaver i egen regi, eller i samarbeid med andre og vi trekker fram noen eksempler: Svalbard Irish Dance Esemble under Solfestuka Foto: Roger Zahl Ødegård Nord Norsk Opera og Symfoniorkester i Longyearbyen kulturhus. Foto: Roger Zahl Ødegård Ungdomsdebatt og debattverksted for ungdom støttet av Nasjonalbiblioteket. TXT-formidling for hele ungdomstrinnet på skolen. Konsert en hyllest til samholdet (etter snøskredet ) Symfonisk romantikk Nordnorsk Opera og Symfoniorkester (NOSO) Kulturskoleforestillingen «Skjevt fordelt» Natt i biblioteket Ombygging til bibliotek påbegynt i Næringsbygget høsten Etter tildeling av korkpenger er bildene i Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen ytterligere vurdert og tiltak beskrevet av konservator. Reparasjons- og konserveringsarbeider utføres tidlig i 2017 Stabilt godt kinobesøk der de tre best besøkte filmene var norskproduserte Kulturskolens 105 elever med «En eventyrlig hyllest til Store Norske 100 år» Besøket i Galleri Svalbard økte med 5,1% (648 besøkende) og har nå passert besøkende I anledning Store Norskes 100-årsjubileum presenterte Galleri Svalbard et utvalg av Store Norskes kunstsamling (malerier og grafikk) Ny tråkkemaskin tatt i bruk i februar 2016 i et finansielt samarbeid Svalbard Turn LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

186 40 I tillegg til egne produksjoner i kulturhuset og på enhetens øvrige arenaer, bistår vi både foreningsliv og utelivsbransjen med tekniske tjenester, noe som gir et godt økonomisk bidrag. Hovedutfordringer Det er fortsatt krevende å balansere budsjettet med kostnadsutviklingen og aktivitetsøkningen i samfunnet. Enheter møter blant annet utfordringer i år der det er stor turnover og tilhørende ikke-budsjetterte rekrutterings- og flyttekostnader. Vi merker fortsatt en forsiktighet blant næringslivet og må dessverre konstatere at den økonomiske støtten derfra fortsatt er betydelig lavere enn for to tre år siden. Vedlikeholdsutfordringene er fortsatt mange i Svalbardhallen, men i god dialog med enhet eiendom følges vedlikeholdsplanen Solas tilbakekomst Foto: Roger Zahl Ødegård Elise Strømseng ble tildelt Tyfusstatuetten 2016 og Frida Krystad ble tildelt Ungdommens kulturstipend Foto: Trine Krystad LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

187 41 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE LONGYEARBYEN SKOLE Ansvarsområde Longyearbyen skole er en kombinert barne- og ungdomsskole med elever fra trinn. I tillegg har skolen en videregående avdeling, samt SFO. I 2016 lå elevtallet på ca 275 elever, fordelt på grunnskole og videregående avdeling. Skolen har en del minoritetsspråklige elever. Skolens utviklingsarbeid tar utgangspunkt i at skolen er mangfoldig, utviklende og inkluderende. I 2016 jobbet vi særlig med vurdering for læring. Målet har vært å utvikle en felles vurderingspraksis. Elevene skal vite hva som forventes av dem (tydelige mål og kriterier), de skal få tilbakemeldinger om kvalitet og være involvert i eget læringsarbeid. Vi fortsetter også vårt langsiktige mål å gi god tilpasset undervisning for alle elever, med mål om faglig fremgang og mindre behov for spesialundervisning. Dette skal være verktøy for å nå politikernes mål om at elevresultatene skal ligge over landsgjennomsnittet. Organisering Longyearbyen skole har over 50 ansatte. En del av det pedagogiske personalet er rekruttert med tanke på å dekke fagbehov ved videregående avdeling. Da fagtilbudene her kan variere fra år til år er det lagt vekt på at alle lærere ved skolen blir ansatt i grunnskolen, og kan påregne seg noe undervisning på ulike alderstrinn i grunnskolen. I tillegg til det pedagogiske personalet, jobber assistenter både i grunnskole og i skolefritidsordningen. Skolens ledelse har gjennom 2016 vært preget av en god del utskifting og vakanse. I utgangspunktet består ledelsen av rektor samt 4 avdelingsledere. Fra høsten 2016 gikk rektor over i ny stilling som konstituert sektorleder for kultur og oppvekst. Ny rektor ble tilsatt i årsvikariat, samtidig ble det ansatt ny avdelingsleder for årstrinn. Avdelingsleder for trinn sluttet i medio september og var ubesatt resten av året. Skolen har vært uten administrasjonsmedarbeider i lengre perioder av året., men fikk tilsatt en medarbeider fra september Som en støtte til skolens ledelse har hvert av hovedtrinnene (1.- 4., , og Vg) en teamkoordinator som sammen med skolens ledelse utgjør utvidet lederteam Skolefritidsordningen er et populært tilbud og antall barn har for 2016 variert mellom 80 og 90 elever. Det har aldri vært så mange barn i SFO som ved utgangen av året. Barna er engasjert i ulike aktiviteter inne og ute og kan melde seg på ulike grupper tilpasset årets gang, f.eks museumsgruppe, svømme- Utenfor Longyearbyen skole. Foto: Elin Dolmseth LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

188 42 gruppe, sløydgruppe og kunstgruppe. SFO samarbeider også med blant annet ungdomsklubben, biblioteket og kulturskolen. Videregående avdeling har for skoleåret 2016/17 elever på studiespesialisering Vg1, Vg2 og Vg3. I tillegg ble det høsten 2016 startet opp et nytt yrkesfaglig utdanningsprogram Vg1 bygg- og anleggsfag. Elevtallet var høsten 2016 på 36 elever. Skolen tilbyr norskopplæring for utenlandske voksne. Her har antall deltakere variert mellom 20 og 40. På våren satt vi i gang med 2 grupper, mens vi på høsten 2016 startet opp 3 grupper, som senere ble redusert til 2 pga dalende deltakelse. Nøkkeltall I 2016 gikk Longyearbyen skole i balanse regnskapsmessig. Skolen endte opp med et mindreforbruk på ca , blant annet pga vakanse i ulike stillinger gjennom året. Året som gikk/måloppnåelse Longyearbyen skole ønsker å være mangfoldig, utviklende og inkluderende. Som et ledd i dette har i 2016 hatt fokus på tydeliggjøre skolens arktiske preg knyttet til både naturen her og som en aktiv og samarbeidende aktør i lokalsamfunnet. For å kunne utarbeide en helhetlig og langsiktig arktisk plan fra trinn, har vi gjennom midler fra Miljøvernfondet kunnet tilsette en prosjektmedarbeider i 50 % stilling. Som en del av det inkluderende arbeidet har vi som mål å fremme et godt psykososialt miljø der den enkelte elev kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. Mobilfrie friminutt er fast etablert og trivselslederprogrammet gjelder for både barneog ungdomstrinn. Fra høsten 2016 fikk vi ansatt en miljøarbeider som skal være en synlig og trygg voksen i elevmiljøet. Dette er et område vi må ha konstant fokus på. Longyearbyen skole opplever også tilfeller av mobbing og trakassering dette tar vi svært alvorlig. Elevundersøkelsen høsten 2016 viser at elvene ved skolen i stor grad melder om god trivsel. Sammenligner vi resultatene for høst 2016 mot høst 2015, er elvenes tilbakemelding på trivsel tilnærmet stabil. Resultatene fra nasjonale prøver (5.8. og 9. trinn) er jevnt over gode, og ligger samlet sett rundt et nasjonalt snitt. Resultatene for regning ligger godt over et landsnitt, mens resultatene for engelsk ligger tett under et landsnitt. Skolens grunnskolepoeng som er sum av standpunktkarakterer og eksamenskarakterer for 10.trinn må også sies å være positive. Her har skolen over flere år hevet gjennomsnittet, sammenlignet med nasjonalt snitt. Når det gjelder vårt utviklingsarbeid, har vi fortsatt fokus på å skape en felles vurderingspraksis og forståelse. Skolen har for inneværende skoleår fem ansatte som deltar videreutdanner gjennom Kompetanse for kvalitet. I tillegg har seks andre deltatt på ulike etter- og videreutdanningsprogram. Samlet gir dette skolen et viktig kompetanseløft. Hovedutfordringer Nok et skoleår startet vi opp med mange nye ansatte, både blant lærerne og i ledelsen. Det er ressurskrevende å ha en såpass høy turnover som vi har hatt de senere år både blant skolens ansatte og elever. Trygghet, forutsigbarhet og gode rammer må ligge i bunnen for alt arbeid som gjøres, ikke minst gjelder dette skolens ulike rutiner, planer og mål ble preget av skredet som gikk 19.desember Det har vært et viktig arbeid å sørge for at skolen oppleves som en trygg og stabil arena for både elever og ansatte. Dette blir sentralt også i 2017, ikke minst med tanke på flere evakueringer og skred som har gått siste år. Skolefanen. Foto: Silje Solend LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

189 43 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE KULLUNGEN BARNEHAGE Ansvarsområde Kullungen er en 3-avdelings barnehage godkjent for 54 plasser og Rypa er godkjent for 24 plasser. Kullungen barnehage gir barnehagetilbud til barn fra fylte 1 år til de starter på skolen. Det er for barnehageåret 2016/2017 fire avdelinger knyttet til Kullungen; Gruve1, Gruve2, Gruve3 og Rypa. Gruve 1 og 2 har barn i alderen 2-6 år, Gruve 3 er tilpasset de minste barna og Rypa har barn i alderen 2-6 år. Avdeling Rypa er lagt ned fra august Organisering Fram til høsten 2016 var Rypa lagt under Kullungen barnehage som en ekstern avdeling. Fra ca:1.august ble barn og ansatte på Rypa overført til Kullungen og Polarflokken barnehage. Rypa ble stengt. Endring av drift medførte en ny prosess for omorganisering av drift og personalressurser i forkant av nytt barnehageår. Stillinger: Kullungen barnehage har 12,4 årsverk pr Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten Kullungen barnehage inkludert avdeling Rypa har hatt 7,9 mill. kr i kostnader og 1,7 mill. kr i inntekter, noe som gir 6,2 mill kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 7,4 mill, kr. Mindreforbruk på 1,2 mill. kr skyldes i hovedsak nedbemanning og endret driftsform. Året som gikk/måloppnåelse Kullungen barnehage har i 2016 også omorganisert personell i forbindelse med nedleggelse av avdeling Rypa. Det ble gjennomført en omfattende prosess i samarbeid med foreldre, ansatte og tillitsvalgte i forkant av nytt barnehageår. Kullungen barnehage viderefører 100 % stilling som pedagogisk leder/ støttepedagog. Stillingen er delegert driftsoppgaver og skal styrke det pedagogiske arbeidet i barnehagen og kunne avlaste enhetsleder. Stillingen har også ansvar for koordinering og tilrettelegging av tilbudet til barn med særskilte behov, herunder flerspråklige barn i barnehagen 2016/2017. Kullungen barnehage har ca: 40% flerspråklige barn. Det er satt av ressurser for å gjennomføre et felles kompetanseløft for hele personalet i samarbeid med Polarflokken barnehage. Begge barnehagene deltar i nasjonalt prosjekt kalt «Språkløyper» Kullungen barnehage har språk, språkutvikling og sosial kompetanse som satsningsområde. Vi representerer mange barn fra ulike kulturer og har fokus på inkludering av alle barn. I samarbeid med FAU fikk barnehagen tildelt «korkpenger» og sponsormidler fra næringslivet for å gjennomføre en båttur for å besøke barnehagebarna i Barentsburg. Det er unikt at barnehagebarn fra to nasjoner kan møtes til lek og samspill. Barnehagen er godt integrert i lokalsamfunnet og har et godt samarbeid med næringsliv og offentlige tjenester. Hovedutfordringer Barnehagens største utfordring i 2016 har vært nedlegging av Rypa, ny omorganisering av personalet samt flytting av barn fra Rypa til Kullungen- og Polarflokken barnehage. Hovedfokus høsten 2016 ble som forrige driftsår å starte på nytt med å bygge ny organisasjon. Å bygge en ny organisasjon tar lang tid og krever mye ressurser. For personalet er det utfordrende og krevende å stadig omorganisere driften etter varierende barnetall. Klatretårnet i Kullungen barnehage. Foto: Dag Arne Husdal Kullungen barnehage har godkjent årsplan. Årsplanen legges til grunn i planlegging av barnehagens innhold for 2016/2017. Barnehagen har høyt fokus på at barnehagehverdagen skal ha et lokalt preg med fokus på det spesielle med å bo i Arktis. Et eksempel på dette er at skolestarterne deltar på reinsdyrjakt. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

190 44 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE POLARFLOKKEN BARNEHAGE Ansvarsområde: Polarflokken barnehage er en basebarnehage med 78 barnehageplasser fordelt på 4 kontaktgrupper. Barnehagen ligger rett nedenfor skolen, med lett tilgang på skolens uteområde samt kort vei til Svalbardhallen. Barnehagen ble åpnet i august Organisering: Barnehagen har to baser, en for småbarn (1-2 år) og en for store barn (3-6 år). Hver base har to kontaktgrupper hver. På småbarn har vi en gruppe med 18 plasser, og en gruppe med 24 plasser, mens på storbarnsbasen har vi to gruppe med 18 plasser hver. Gruppene på småbarnsbasen heter Tundra og Isbre, og gruppene på storbarnsbasen heter Nordlys og Midnattsol. På grunn av varierende barnetall i løpet av året varierer bemanningen etter behov. Ved full barnehage har barnehagen 16,4 årsverk, men dette vil som sagt variere noe etter behov. Barnehagen har ekstra førskolelærer, støttepedagog og kjøkkenassistent i grunnbemanningen. Nøkkeltall: Driftsregnskapet for 2016 viser at Polarflokken barnehage har hatt totalt 9,2 mill.kr. i kostnader og 1,7 mill.kr. i inntekter, noe som gir 7,5 mill. i netto kostnader. Budsjettert netto kostnader var 7 mill.kr. Grunnen til at barnehagen kommer dårligere ut enn beregnet er at man har hatt et større antall småbarnsplasser enn det var budsjettert med. Barnehagen har i flere år hatt fokus på miljøvern, og kildesortering er en naturlig del av hverdagen. I tillegg plukker vi søppel når vi er ute på turer, og snakker mye om hvordan vi kan bidra til å ta vare på naturen. I år har vi jobbet spesielt mye med dyreliv og hvilke utfordringer og konsekvenser forsøpling av naturen har for dyrene. Også i år var vi så heldige at vi fikk midler fra Svalbard Miljøvernfond til å gjennomføre søppeltokt til Coles Bay i Isfjorden, der stranden i løpet av en formiddag ble ryddet for 280 kg søppel, mye av dette var glass, not-rester og plast. Hovedutfordringer: Barnehagens driftsmessige hovedutfordring i 2016 har vært at vi har hatt et større behov for småbarnsplasser i barnehagen enn tidligere, dette på grunn Longyearbyen barnehage har vært midlertidig stengt, og Rypa ble bestemt stengt fra høsten Organiseringsmessig har dette medført at barnehagen siden høsten 2016 har hatt en utvidet småbarnsgruppe, og det har vært nødvendig med en del intern omorganisering for å få dette til. Året som gikk, måloppnåelse: Høsten 2016 har Polarflokken barnehage sammen med Kullungen barnehage deltatt på et kompetansehevingsprogram som heter Språkløyper. I tillegg til mye fokus på språk og språkutvikling, har barnehagen hatt mye fokus på sosial kompetanse, miljøvern og dyreliv. Sosial kompetanse og språk- og språkutvikling er områder det jobbes kontinuerlig med i barnehagen. Barnehagen har jobbet med tema midnattsol gjennom hele året, og også de minste i barnehagen har deltatt aktivt i arbeidet med dette temaet. I november hadde vi et større prosjekt med dette temaet, der prosjektet ble avsluttet med vernissage i barnehagen med foreldre og søsken som gjester. Barna stilte ut kunstverkene de hadde laget av ulike formingsteknikker, bøker de hadde laget om temaet, samt at de hadde en flott forestilling for sine gjester. Det ble også servert kanapéer og champagne(brus) til kunstnerne og deres gjester. Uteområdet til Polarflokken barnehage. Foto: Elin Dolmseth LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

191 UTGIVELSE AV BOK OM LONGYEARBYEN SKOLE juni 2016 ble Longyearbyen skoles historie endelig presentert i en skolebok skrevet av forfatter og journalist Kjersti Strømmen. Hun har tatt utgangspunkt i arkiver både i Longyearbyen og på fastlandet. I tillegg har hun blant annet brukt Svalbardposten og muntlige kilder. En lokal redaksjonsgruppe gav råd på slutten av skolebokprosessen. Den bestod av Unn Martinsen, Anne Søvold Vikanes, Anne Jahre og Elin Olsrud. Sistnevnte har hatt hovedansvaret for å produsere boken, koordinere med forfatter, bildeansvarlig og trykkeriet Lundblad Media AS. Redaksjons-komiteen avgjorde at manuset skulle trykkes slik det ble levert av forfatteren i Gruppen erstattet ikke den opprinnelige bokkomiteen som startet arbeidet med boka. Disse bestod av Hallvard Holm, Jan Kvello, Torill Skar og avdøde Kjell Mork. Eva Grøndal er billedansvarlig og sitter på et unikt bildemateriale etter sine foreldre Leif A. og Herta Grøndal. Andre hovedkilder til bildene er arkivene på SNSK, Svalbard Museum og Longyearbyen skole. Den formaliserte undervisningen i Longyearbyen startet i I 1937 ble skolen bruksskole under gruveselskapet Store Norske Spitsbergen Kullkompani AS drevet med statsstøtte. I 1976 overtok staten det fulle ansvaret for skolen og bygde den ut med en videregående avdeling. En foreløpig siste milepæl ble nådd 1. januar 2007 da driften av skolen ble overført fra staten til Longyearbyen lokalstyre. I denne forbindelse fikk Longyearbyen lokalstyret en gavesjekk fra Store Norske øremerket til en bok om Longyearbyens historie. Boka fikk også tilskudd fra Fylkesmannen i Troms, Kunnskapsdepartementet, Statsbygg Nord og Utdanningsdirektoratet. Boka er på nesten 300 sider og beskriver historien om de store hamskiftene beskrevet over, med fokus på elevenes verden, lærernes verden og de huslige forholdene. Det er en kompleks historie om medgang og motgang, om tøffe forhold under arktiske strøk, og ikke minst hvordan det er for barn og ungdommer å vokse opp på 78 grader nord. Forfatter Kjersti Strømmen under lanseringen. Foto: Roger Zahl Ødegård LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

192 46 KORKPENGETILDELING 2016 Korkpenger Longyearbyen lokalstyre fordeler hvert år nettooverskuddet fra Nordpolet AS (korkpengene) til allmennyttige tiltak for befolkingen i Longyearbyen og Svea. Korkpengene og disponeringen av disse inngår i Longyearbyen lokalstyres regnskap. I 2016 fikk lokalstyre overført ca. 5,42 mill. kr fra Nordpolet AS, noe som er omlag kr mindre enn året før. Av det overførte beløpet ble 2,9 mill. kr delt ut til ulike lag og foreninger. Det resterende beløpet på ca. 2,52 mill. kr ble avsatt på fond, og av dette gikk ca. 1,8 mill. kr til betjening av lånet til Kulturhuset. Satsingsområdene som ble lagt til grunn for tildelingen i 2016: Flerkulturelle aktiviteter Kulturnæring Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldergrupper og aktiviteter Lokal kulturaktivitet og produksjon i Longyearbyen og Svea Camp Svalbard Vinter Foto: Dag Arne Husdal Longyearbyen lokalstyre har også et fond for korkpenger. Korkpengefondet er ved utgangen av 2016 på ca. 4,3 mill. kr. Ungdommens kulturmønstring. Foto: Lusie Kuraas LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

193 47 TILDELING AV KORKPENGER FOR 2016: Søkere Tiltak/prosjekt/formål det søkes om støtte til Vedtak OKU Arctic Action Art Arctic Action, Live Performance Art Festival Spitsbergen Blåmyra bluegrassband Innkjøp av mikrofon og reparasjon av gitar 5000 Bruktikken Vedlikehold bruktikken Ekaterina Zvonkova Kurs i russisk språk og kultur 0 Endre Før Gjermundsen Svalbards isbreer, en reise i Svalbards blå verden (Bokprosjekt) 0 FAU Kullungen barnehage Kulturutveksling mellom barnehager Barentsburg - Longyearbyen FAU Longyearbyen skole Trivselslederprogrammet ved Longyearbyen skole FAU Polarflokken barnehage Kulturutveksling på kryss av landegrenser i Polarflokken barnehage Humanistisk konfirmasjon Longyearbyen 2017 Konfirmantundervisning og seremoni Kulturhuset Jusshjelpa i Nord-Norge Jusshjelpa i Nord- Norge Liverbirds Svalbard 23 Jamie Carragher Soccer School for barn LJFF Barne- og ungdomsarbeid LL - Enhet barn og unge, UKM Reise og opphold på fylkesmønstring UKM Troms LL - Enhet barn og unge, Ung i Longyearbyen Camp Svalbard sommer LL - enhet barn og unge, Ung i Longyearbyen Camp Svalbard vinter 2017 og filmprosjekt LL - Enhet kultur og idrett Trådløse mikrofoner LL - Enhet kultur og idrett Kunstpause Svalbard LL - enhet kultur og idrett Bygging av spillkule i nytt folkebibliotek 0 LL - Enhet kultur og idrett - Kulturskolen En eventyrlig hyllest til Store Norske Spitsbergen Kulkompani 100 år LL - Longyearbyen skole Skoletur 10. trinn Longyearbyen blandakor Innøving av repertoar for konsert Longyearbyen Bluesklubb Festivalen Dark Season Blues, konserter og teknisk utstyr Longyearbyen Dykkerklubb Driftsutgifter klubbhus/utstyr og investering i nytt utstyr Longyearbyen Filmklubb Filmfremvisning av Orions belte m/ foredrag Helge Jordal Longyearbyen fotoklubb Videreutvikling av fotokultur i Longyearbyen Longyearbyen hundeklubb Opprydding og oppbygging etter jordras Longyearbyen Røde Kors Hjelpekorps (LRKH) Kurs og utstyr for å opprettholde beredskapsnivået i LRKH Longyearbyen skole 6. trinn Leirskoletur i 7. trinn Longyearbyen storband Drift og prosjekt Mark Sabbatini Icepeople Natur og Ungdom Støtte til prosjektet «Ungdom for Arktis» 0 Polarjazz Polarjazz Sirkus Svalnardo Årlig drift av Sirkus Svalnardo Sons Of Svalbard Filmprosjekt Sons Of Svalbard Spitsbergen revylag Solfestrevy på Huset mars Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen Restaurering av maleri-/akvarellsamling Store Norske Mandskor Drift av Store Norske Mandskor Svalbard amatørradioklubb Nytt sambandsutstyr Svalbard Irish Dance Ensamble Videreføring av Irsk dans på Svalbard Svalbard kirke Fastlandstur med konfirmantene Svalbard kirke, Polargospel Fastlandstur med koret Svalbard kirkes speidergruppe Deltagelse på småspeiderleir og speiderlandsleir Svalbard Seilforening Vedlikehold av utstyr og forbedring av kurstilbud Svalbard Turn Utstyr, aktiviteter og arrangement, deltakelse stevner/konkurranser og kurs frivillige Svalbard Turn Tilskudd til innkjøp av trampoline Tone Nødtvedt Bok/hefte om oppvekst og barndom på Svalbard på 50-tallet 0 Totakteren Småbåthavn Ny flytebrygge 0 Tundradundrene Drift av koret Ungdomstrinnet ved Longyearbyen skole Musikal for ungdomstrinnet ved Longyearbyen skole VG1 Bygg og anlegg Studietur undersøke muligheter etter endt VG1 Bygg og anlegg 0 SUM LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING

194 Longyearbyen lokalstyres aktivitet er definert i Svalbardlovens kapittel 5, som slår fast følgende: Forholdene skal legges til rette for et funksjonsdyktig lokalt folkestyre i Longyearbyen, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av felles interessene innenfor rammen av norsk svalbard-politikk, og med sikte på en miljøforsvarlig og bærekraftig utvikling av lokalsammfunnet. Longyearbyen lokalstyre skal drive virksomhet av allmenn interesse som har tilknytning til Longyearbyen og som ikke ivaretas av staten. Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Longyearbyen lokalstyres myndighetsområde er arealplanområdet for Longyearbyen. I dag er dette på 257 km². 194

195 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Kjersti Olsen Ingerø Innkjøp av ny hjullaster - Longyearbyen havn Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Havnestyret 17/ Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar kjøp av hjullaster type Volvo L60 H til Longyearbyen havn. Beløpet finansieres ved opptak av lån på 1.72 mill kr. Lånet avdras over 10 år og belastes havn. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre vedtok i 2011 anskaffelse av en liten hjullaster til havna slik at havna var i stand til å løse daglige utfordringer som å flytte og løfte paller og utstyr, brøyte snø rundt bygg og på anlegget om vinteren og børste kai og interne veier sommerstid, samt løse andre forefallende behov i daglig drift. Maskinen som ble anskaffet har bidratt til at havna selv har enkelt kunnet drifte og vedlikeholde anlegget på en god måte og tilby tjenester til våre kunder. Størrelsen og kapasiteten på maskinen har medført at den har blitt utnyttet maksimalt for å løse daglige utfordringer, kanskje mer enn hva maskinen var bygd for. Resultatet i vinter var at det oppsto store sprekker i rammekonstruksjonen. Et firma som har vurdert maskinen har gitt tilbakemelding om «kostnadene for demontering/remontering, oppsliping av sprekker, sertifisert sveising og kontroll og sertifisering av maskinen ikke økonomisk forsvarlig og maskinen betraktes som et vrak.» Longyearbyen havn har et behov for en kraftigere maskin enn dagens. I dag må det leies inn større maskiner for å gjøre daglige oppgaver på grunn av begrenset løfteevne på dagens maskin. Den økte aktiviteten og behovet for i større grad å være i stand til å løse oppgaver raskt og effektivt gjennom hele døgnet gir et stort behovet for en ny og større hjullaster. Ved bruk av riktig verktøy vil dagens tekniske stilling gi mer effektivitet til driften. Maskinen vil også være et supplement til generell havnedrift til andre aktører ved behov. Bruktmarkedet for hjullastere gjør at en 5 10 år gammel maskin har begrenset verditap i forhold til nykjøp. Det er derfor mer økonomisk å kjøpe en ny maskin med utvidet garanti. 195

196 2017/771-1 Side 2 av 2 Forventet investeringskostnad for ny hjullaster med utstyr (hydrauliske løftegafler, klaffskuffe, forlenger gafler, mekanisk kranarm, feiemaskin med sidekost og vanning, hurtigkobling, kit for sveising av slepekrok) med frakt er ,- NOK. Vurdering: Grunnet sammensetningen av dagens maskinpark i Longyearbyen og tilgang på servicedeler og kompetanse, er det hensiktsmessig å kjøpe et merke som man lokalt har svært god erfaring med og hvor det finnes lokal kompetanse til større vedlikehold og garantioppfølging. LNS Spitsbergen ivaretar en slik funksjon for Volvo og sikrer oss enkel tilgang på service, slitedeler og lokal kompetanse. Volvo Maskin AS Norge har en maskin tilgjengelig som kommer til Norge i månedsskiftet. Denne maskinen vil være tilgjengelig for oss frem til endelig vedtak, og vil kunne leveres umiddelbart.. Behovet for en tilgjengelig hjullaster er stort og anskaffelse av en maskin som kan løse alle daglige utfordringer i havna er helt nødvendig for å ha en oppegående havnedrift. Ved å investere i en større maskin vil nyttegraden av maskinen øke, eksempelvis ved å flytte lettere eller tomme containere. Med en løftekapasitet på ca. 8 tonn dekker vi de fleste erfarte behov (brøyting, feiing, løfting og flytting av utstyr). Maskinen vil også gi tilgjengelig og økt kapasitet i beredskapssituasjoner for LL. Volvo L60H er den som gir oss mest nytte i forhold til pris og størrelse. Denne maskinen kan anskaffes for 1,72 mill. NOK. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 196

197 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Kjersti Olsen Ingerø Havnebygg Longyearbyen havn Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Havnestyret 17/ Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar oppstart og gjennomføring av Forprosjektfase for nytt Havnebygg for Longyearbyen havn Bykaia. Forprosjektet skal drive prosjektet videre med mål om å produsere et mer detaljert beslutningsgrunnlag for investeringsvedtak med hensyn på detaljering av løsningsbeskrivelse, tegninger og kalkyle. Det er et overordnet mål at forprosjektering skal bidra til redusert usikkerhet i løsningsvalg og forventet prosjektkostnad. Videre arbeid etter forprosjektfasen vil kreve behandling i havnestyret, AU og lokalstyret. Administrasjonen får på plass og oppdaterer nødvendige tillatelser (byggesak og arbeidsmiljøtilsyn) i forprosjektfasen. Forprosjektet gjennomføres til en kostnad av NOK. Kostnadene belaster havnas driftsbudsjettet og finansieres ved bruk av Longyearbyen lokalstyres disposisjonsfond. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Longyearbyen havn har hatt stor utvikling i forhold til antall anløp og antall passasjerer. Longyearbyen havn utvidet turistkaia med 60 meter i fjor, 30 meter i år og har nå fått en total lengde på rundt 160 meter. Turistkaia kan ikke utvides ytterligere. Det ble også etablert et dieselfylleanlegg på turistkaia, hovedsakelig for tilbringertjenesten, men det har vist seg som et betydelig behov også hos kundene. Denne tjenesten kommer til å være en viktig inntektskilde i årene som kommer. I 2016 var det i overkant av 75 tusen passasjerer over kai. Til disse kan Longyearbyen havn i dag kun tilby to stk. publikumstoaletter, to stk. dusjer og en vaskemaskin, dette er i Servicebygget. Dette bygget, som i dag stort sett benyttes til kontorer for tjenesteytere på havna, omfattes ikke av Forprosjektet, men vil kunne rendyrkes som et servicebygg for turisme hvis et nytt havnebygg kommer på plass. I dag er kontorlokalene på havna fordelt på servicebygget (ca. 180m2) og en brakkerigg (ca. 135 m2). De brukes som resepsjon og kontorer til Longyearbyen Havneadministrasjon og for ansatte hos Pole 197

198 2017/613-1 Side 2 av 3 Position (tilbyder av landtjenester og logistikk). Flere ansatte, som resultat av vekst i aktiviteten på havna, medfører at kapasiteten i byggene er sprengt. Dårlig plass og utidsmessig kvalitet på byggene skaper et utilfredsstillende arbeidsmiljø for de ansatte. Brakkeriggen ble satt opp midlertidig i for å avbøte på plassmangel i servicebygget samt inngåelse av avtale med Kystverket i forhold til lostilbringertjenesten. Byggetillatelsen til brakkeriggen var på to år og gikk ut i slutten av september Tillatelsen fra arbeidstilsynet 3 gjaldt også i to år fra mars 2012, dvs til mars Begge tillatelser er nå utgått på dato og det må derfor søkes om ny midlertidig drift med henvisning til at det skal gjennomføres tiltak. For å opprettholde Havnas materielle verdier og redusere forfall er det behov for å kunne vedlikeholde båtene innendørs i oppvarmet hall. Vedlikehold av en del utstyr og infrastruktur må foregå innendørs, samt at det er behov for innendørs lagerkapasitet. Longyearbyen lokalstyre har i dag ingen lokaler hvor det kan utføres service og vedlikeholdsarbeid på Havnas båter annet enn i vaskehallen på brannstasjonen. Brannstasjonen vil fremover bli lite tilgjengelig, da de vil være avhengige av å benytte vaskehallen i egen virksomhet. Det finnes i dag ikke vedlikeholdshall for Losbåt Elling Carlsen i Longyearbyen og båten må derfor fraktes til fastlandet for større vedlikehold. I dag har Longyearbyen havn utgifter for frakt av tjenestebåten og losbåten til fastlandet for større vedlikehold. Ved å få mulighet til å kunne utføre service i egen hall, vil utgiften ved å ta båten til fastlandet spares, samt at kvaliteten på havnetjenesten økes ved at båter og utstyr blir mer tilgjengelig i Longyearbyen. Avtalen med Kystverket ble lagd da man trodde at en vedlikeholdshall skulle være på plass. Et havnebygg har vært et behov i mange år. Havnebygget er også beskrevet som et tiltak i Strategisk Havneplan for gjennomføring i 2015, med bygging i I konseptvalgutredningen til Kystverket som ble publisert november 2016 ble det påpekt at det bør gjøres oppgraderinger og bygges fasiliteter også på land: For det andre har økt trafikk ført til at etterspørselen etter kaiplass og øvrige havnefasiliteter overgår det havna er i stand til å tilby 4. Havna har gjennom årene brukt betydelige ressurser til utredninger og planlegging av hvordan et stadig økende behov for vedlikeholds-, kontor- og lagerlokaler kan dekkes (se vedlegg 4). Politiske behandlinger har vært som følger: - Lager ble først fremmet i investeringsbudsjett for , det ble da satt av kroner. - Videre ble dette i 2010 oppjustert til for å få «realisert et tilstrekkelig stort lager som ivaretar avdelingenes lagerbehov». - I havnestyret i ble det vedtatt å videreføre arbeidet med å etablere nytt service- og lagerbygg for Longyearbyen havn 6 I påvente av overordnede utredninger som eksempelvis Strategisk Havneplan og KVU for Longyearbyen Havn, har politisk beslutning om havnebygg blitt avventet. Til informasjon ble det i lokalstyret vedtatt at Longyearbyen lokalstyre skulle kjøpe et lagerbygg på 600 m2 i Sjøområdet til 3,3 millioner kroner 7. Kontrakten ble skrevet under til en sum av NOK. Dagens lager er et kaldlager og blir i dag brukt av hele Longyearbyen lokalstyre. Dette lageret har en gunstig plassering i forhold til fremtidig havneutbygging. Et kaldlager vil ikke kunne tilfredsstille arbeidsforholdene for å gjøre vedlikehold, det er ikke stor nok port i dette lageret til å få inn alt utstyr. Dagens lager kan ikke tilfredsstille eller redusere behovet for foreslåtte havnebygg /802-1, havnestyret / / Kapittel 4 behovsvurdering). 5 fremmet i sak 07/ / /

199 2017/613-1 Side 3 av 3 Vurdering: Hensikten med å etablere Havnebygget er først og fremst å etablere tilfredsstillende arbeidsmiljø for Havneadministrasjonen i oppgraderte kontorarealer, samt at Havna får vedlikeholds- og lagerfasiliteter som gir mulighet for bedre ivaretakelse av materielle verdier. Bygget understøtter næringsutvikling på havna gjennom mulighet for utleie av lager- og kontorarealer lokalt næringsliv. Havnebygget vil bidra til økt servicenivå og til utvikling av Longyearbyen som anløpshavn og understøtte generell vekst på havna. Området vil også fremstå ryddigere og av en bedre fysisk kvalitet ved at man unngår mest mulig utendørs lagring. Det foreslås at forprosjektet dekkes av Longyearbyen lokalstyres disposisjonsfond som et bidrag fra LL inn i strategisk havneplan og fremtidig havneutvikling. Vedlegg: 1 Situasjonsplan 2 Utredet plan for arealbruk for havna Forprosjekt leveranser og fremdrift 4 Usikkerhetsanalyse kostnader 5 Sammenstilling av tidligere arbeid Andre vedlegg (ikke vedlagt): 199

200 Situasjonsplan Vedlegg Servicebygget Nytt Havnebygg 200

201 o_v614b 100,00 60,5 m 2 101,0 m ,0 m 2 Pauserom kontor kontor HC WC felles kopi 3 600,6 m GODSTERMINALBYGG 3 F: <Finished Floor> Areal: 1 495,0 m Ekspedisjon Kontor HC WC, BK felles TI3 Oppdragsgiver: KAIFRONT Snitt B KAIFRONT o_ha2havneområde i sjø Longyearbyen Lokalstyre Prosjekt: H5 C+2.80 KAIFRONT KAIFRONT ISPS SH KAIFRONT o_ha1 Flytende/lette kaikonstruksjoner Flytebrygge Utredning godsterminal Tegningstittel: KJØREPORT Molo o_gs1 8,0 TI4 o_v612 TI2 H1 PI3 7, daa BYA 70% H:C+18 TI1 H daa BYA 70% H:C+18 7,0 o_v614 TI5 Snitt B H/P KJØREPORT CONTAINERE ISPS TI H daa BYA 70% H:C+18 TI1 o_v3 minikjk 41,9 m 2 PORT PORT H daa BYA = 0 PI2 ISPS Åpen del 1 066,4 m 2 462,6 m 2 7,0 o_gs1 PORT PORT 7,0 o_v2 TI6 PU N1 3,0 H:C+18 TI7 1 Fasade sør-øst Situasjonsplan Prosjektnummer: mj Dato: N Tegn.nr: A10-1 Tegn. av: Næringsbebyggelse daabya 70% Målestokk: 1:1000 HAVSTEIN VESTRE 7021 TRONDHEIM TLF FAX Rev.: /Volumes/Felles Kvadrat/ProsjektBibliotek/2012/1233-Nytt Havnebygg Longyearbyen, mm./utredning ny godsterminal/reguleringsplan-godsterminal 17.pln Plan 1.etasje 1:

202 Prosjektnedbrytningsstruktur Prosjektnedbrytningsstruktur (PNS) er en systematisk og hierarkisk nedbrytning av prosjektet som viser det prosjektets leveranser. Beslutningsgrunnlag for budsjettarbeidet 2017 Usikkerhetsanalyse og kostnadsramme Business Case Intensjonsavtaler UTLEIE FORPROSJEKT Tegninger og Beskrivelser Forprosjekt leveranser Leveranse Beskrivelse Akseptanse-kriterier Business Case Business Case Økonomisk beslutningsgrunnlag Styringsgruppens godkjennelse Usikkerhetsanalyse Usikkerhetsanalyse inkl oppdatert P50 Prosjektansvarlig Godkjennelse Intensjonsavtaler Intensjonsavtaler om leie av arealer i bygget Prosjektansvarlig Godkjennelse Forprosjekt Delplan for Longyearbyen Havn Bykaia(vedtatt) Tegninger og beskrivelse fra Arkitekt og teknisk prosjekteringsgruppe(rib, RIE, RIV, RIG, RIAku) Vedtatt reguleringsplan Prosjektansvarlig Godkjennelse Planvedtak i Lokalstyret. Uten innsigelser fra Sysselmann Rammetillatelse Søknad om Rammetillatelse Søknad iht krav fra LL Plan Anbudsgrunnlag Grunnlag for anbudskonkurranse Styringsgruppens godkjennelse Prosjektplan Styringsdokument for Forprosjekt Styringsgruppens godkjennelse 202

203 Tidsplan for fasen ID Milepæler/leveranser i fasen Dato M1 Saksfremlegg(Saken) oversendes Havnestyret/AU M2 Saken behandles i Havnestyret/AU M3 Saken behandles i Lokalstyret M5 Kontrahere Arkitekt og Rådgivergruppe M6 Intensjonsavtaler med leietakere M7 AU/Havnestyret orienteres om status M8 Delplan for Longyearbyen Havn - Offentlig ettersyn M9 AU/Havnestyret orienteres om status M10 Søknad om rammetillatelse M11 AU/Havnestyret orienteres om status M8 Anbud Entreprenør

204 Vedlegg Oversikt over Havnas utredninger - Nytt Havnebygg på Bykaia (basert på dokumenter oversendt fra Havnesjefen) Dato: ID Utredning/Tegninger/Tilbud Leverandør Dato 01 Fullisolert lagerhall 25x40m Finneid Sveiseverksted A.S Vedlikeholdshall, kontor og kaldtlager Marlow Ramfelt Arkitekter Vurdering med prospekt Hallmaker AS Vedlikeholdshall, verksted, kontor, garderobe og Marlow Ramfelt Arkitekter lager med mulighet for utvidelse 05 Havnebygg - Passivhus i Arktis(Utredning) Arkitektkontoret Kvadrat og Rambøll Norge AS

205 Usikkerhetsanalyse NYTT HAVNEBYGG UTARBEIDET FOR LONGYEARBYEN LOKALSTYRE 12.MAI

206 TEKNISKE FORUTSETNINGER OG AREALER Arkitektkontoret LPO har laget skisseprosjektet med følgende forutsetninger: Fullisolert lager- og vedlikeholdshall med kontoretasje på toppen Mulighet for å utvide lager- og kontorkapasiteten for utleie vist i Alt. 2 og 3 Solcellepark 500m2 som kan monteres på fasade og/eller tak Asfalterte flater rundt hele bygget for parkering og manøvrering med tyngre kassebil Ingen utvendig VA. Kun enkel avrenning av overflatevann og takvann til grøfter Det er beregnet tradisjonell fundamentering med peler til fjell(fjelldybde er antatt 3-4m) Det er medtatt «Stripefundament» i form av konstruktive bjelker på pelehoder og selvbærende dekke Arealer Alt 1 (m2) Alt 2 (m2) Alt 3 (m2) Plan 01 Vedlikeholdshall/verksted Lagerhall Utleie Trapp/Heis/korridor Kontor/WC Totalt plan Plan 02 messanin Garderobe Havnesjef lager Lager utleie Totalt plan Plan 03 kontor Kontorer Teknisk Trapp/Heis/korridor Totalt plan

207 GRUNNKALKYLE Forutsetninger Alle tall eks. mva Prisnivå primo 2017 i grunnkalkylen Svalbardfaktor på 30 %* Finansieringskostnader er ikke medtatt Tomtekostnad er ikke medtatt Alt 1 Alt 2 Alt 3 Felleskostnader 9,9 11,3 12,8 Bygning 42,2 47,8 54,8 VVS 15,2 16,9 18,5 Elkraft 3,1 3,8 4,7 Tele og automatisering 2,1 2,7 3,1 Andre installasjoner 1,7 2,1 2,1 Utendørs 1,8 1,8 1,8 Entreprisekostnad 76 86,4 97,8 Generelle kostnader 11, ,7 Grunnkalkyle 87,4 99,3 112,

208 USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER SANNSYNLIGHETSKURVE ALTERNATIV 1 Kurven viser med hvilken sannsynlighet (y-aksen) prosjektet kan gjennomføres innenfor den korresponderende totalkostnaden (x-aksen). Kostnadsramme Forventningskostnad Grunnkalkyle Kostnadsbilde Mill. kr % Grunnkalkyle 87,5 Forventet tillegg 4,6 5 % Forventningskostnad (P50) ,1 Usikkerhetsavsetning 10,9 12 % Kostnadsramme (P85) 103

209 USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER SANNSYNLIGHETSKURVE ALTERNATIV 2 Kurven viser med hvilken sannsynlighet (y-aksen) prosjektet kan gjennomføres innenfor den korresponderende totalkostnaden (x-aksen). Kostnadsramme Forventningskostnad Grunnkalkyle Kostnadsbilde Mill. kr % Grunnkalkyle 99,3 Forventet tillegg 5,4 5 % Forventningskostnad (P50) ,7 Usikkerhetsavsetning 12,3 12 % Kostnadsramme (P85) 117

210 USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER SANNSYNLIGHETSKURVE ALTERNATIV 3 Kurven viser med hvilken sannsynlighet (y-aksen) prosjektet kan gjennomføres innenfor den korresponderende totalkostnaden (x-aksen). Kostnadsramme Forventningskostnad Grunnkalkyle Kostnadsbilde Mill. kr % Grunnkalkyle 112,5 Forventet tillegg 6,1 5 % Forventningskostnad (P50) ,6 Usikkerhetsavsetning 14,1 12 % Kostnadsramme (P85) 132,7

211 USIKKERHETSBILDE Tre mest Dominerende usikkerheter: 1. Markedsusikkerhet 2. Prosjektorganisasjon 3. Brukerpåvirkning 7 211

212 USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER TRE MEST DOMINERENDE USIKKERHETER 1. Markedsusikkerhet Markedsfaktoren uttrykker det lokale og kontraktspesifikke prisnivået relativt til det generelle nivået som er gitt ved byggekostnadsindeks. Utfordringer Krevende å få til en god konkurranse. Ofte kun 1-2 tilbydere. Utlysningstidspunkt for konkurransen kan være utslagsgivende Prisnivå er offentlig kjent, og kan ødelegge konkurransen Mye aktivitet på Svalbard kan skape mulighet for bredere konkurranse siden flere blir interessert, men også risiko for at prisnivå settes høyt hos fullbookede lokale entreprenører Situasjon Svalbardfaktoren er allerede dekket inn. Denne faktoren gjelder lokale forhold pga. entreprenør. Hvis alle er godt belagt med øvrige oppdrag, kan de prise seg høyt. Motsatt kan de også gå lavt siden de ser stordriftsfordeler. Generelt høy byggeaktivitet; boligfelt, nytt hotell, riving, rassikringsarbeid etc. Kan trekke inn nye aktører. Opplever økt interesse i markedet Aktuelle entreprenører tilstede: LNS Sandmo&Svenkerud Veidekke Mulige nye fra Tromsø/Nord-Norge: Skanska, NCC, Bjørn Bygg, Consto, Econor Usikkerhetsreduserende tiltak Forhåndskonferanse med entreprenørmarkedet med velgjennomtenkt strategi for å skape interesse blant aktørene Optimalisere utlysningstidspunkt Velge en gjennomføringsmodell som er tilpasset tilbydernes kompetanse og erfaring 8 212

213 USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER TRE MEST DOMINERENDE USIKKERHETER 2. Prosjektorganisasjon Den påvirkning prosjektstyring (prosjekteier og -ledelse) og prosjektgjennomføring har på prosjektets kostnader. Herunder; kompetanse, kapasitet og erfaring. Utfordringer Prosjektet vil kreve sterk brukeroppfølging Vil være krevende å komme inn på et sent tidspunkt Prosjektmodell og struktur er i ferd med å etableres hos LL, ikke innarbeidet i virksomheten ennå Situasjon Har fått inn PL og satt i gang skisseprosjekt. Skal velge totalentreprise. Forprosjektfasen ser oversiktlig ut. Når man er ferdig med FP er rammene klare. Usikkerhetsreduserende tiltak Etablere prosjektorganisasjon Definere tydelige styringslinjer mellom prosjekteier, prosjektsjef og prosjekteier Definere målbilde for prosjektet Overordnet ledelse som skaper engasjement og samhold. Bygge en kultur der åpenhet er verdsatt. Samle informasjon og prosjektdokumentasjon på ett sted der alle lett kan finne alt (prosjektrom). Rutine for prosjektrapportering som kommer på samme format, med faste intervaller og danner grunnlag for en prognose. Tydelige rollefordelinger og rollebeskrivelser. Sørge for at alle har et eierskap til det de leverer. Etablere en beslutningsplan. Gjennomføre usikkerhetsstyring gjennom hele prosjektet

214 USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER TRE MEST DOMINERENDE USIKKERHETER 3. Brukerpåvirkning Den påvirkning interessenter (næringsvirksomhet, beslutningstakere) og brukere har på prosjektets kostnader før og under prosjektgjennomføringen. Utfordringer Fasadeutforming og ambisjon om signalbyggfaktor vil være kostnadsdrivende Ønsker om husets utrustning, tilpasning til brukerutstyr kan medføre endringer Risiko for uklarheter om grensesnittet mellom hva som tilhører byggeprosjektkostnader og hva som vil bli eventuell leietakertilpasninger Kan medføre trege beslutninger, manglende kommunikasjon og mange iterasjoner Situasjon Fasadeutforming og signalbyggfaktorer påvirker kostnadsnivå. Ønsker om husets utrusting, traverskran etc. Brukerutstyr i bygget. Solceller er medtatt. Behovene er avdekket og avklart. Ikke undertegnet avtale med leietakere, men sannsynligvis blir det Kystverket, Unis og Pole position. Kjenner deres behov. Usikkerhetsreduserende tiltak Avklare ambisjonsnivå mellom prosjekteier og bruker. Vurdere "design to cost" tilnærming Sondere mulige leietakere, inngå intensjonsavtale som avklarer prinsipp for leienivå og grensesnitt mellom bygg og brukerutstyr Streng og systematisk oppfølging av omfang og endringer

215 HOLTE CONSULTING AS Konsulenter: Nils Anders Hellberg - Kalkulatør Borgar Lund - Project Management Office(PMO) Peter Hareide - Analytiker

216 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Kjersti Olsen Ingerø Bruk av boliger i evakuert område i Lia i sommermåneder Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Anbefaling: Administrasjonsutvalget vedtar at boliger i evakuert område i Lia kan brukes av egne ferievikarer og til utleie til eksterne leietakere fra 1. juni til 1. oktober. Saksopplysninger: I AU møtet 27/2-17 etter skredet ble det vedtatt: «Lokalstyrets boliger i den øverste rekken og 228 skal ikke tas i bruk uavhengig av anbefaling fra Sysselmannen». Sysselmannen oversendte 27.mars et brev med informasjon om at ferdsels- og oppholdsforbud i den øverste husrekken i Lia vil bli opprettholdt til faren for snøskred i dette området er over. I praksis vil dette med stor sannsynlighet gjelde til hele området er snøbart. Et ferdselsforbud vil bli opphevet en ubestemt dato når det er «snøbart» område. Administrasjonen tror ikke Sysselmannen vil gjeninnføre et ferdselsforbud ved et mulig snøfall sommerstid. I forbindelse med ferieavvikling i Longyearbyen lokalstyre er det behov for boliger til ferievikarer. Eiendomsavdelingen er også forespurt fra private bedrifter om det er mulig å leie våre boliger i de evakuerte områdene i sommermånedene. Vurdering: Administrasjonen ønsker å utfordre Sysselmannen på å gi forutsigbarhet i forhold til bruk av området. Eksempelvis å sette datoer for normal ferdsel i området. Administrasjonen ønsker videre å få avklart med administrasjonsutvalget om vedtaket av 27/2 gjelder all bruk, eller til bruk for egne faste ansatte. Det er et større behov for boliger i byen i perioden juni september på grunn av ferieavvikling og anleggsarbeid. Alle bygg er koblet til infrastruktur, men utfaktureres ikke. Det vil ikke være merarbeid å ta i bruk byggene sommerstid. Byggene står i dag med tap på infrastrukturinntekter for energiverket og teknisk. Vedlegg 1 17_ Snøskredet i Longyearbyen 21. februar Ferdsel og opphold i skredutsatt bebyggelse i Lia - videre arbeid med vedlegg Andre vedlegg (ikke vedlagt): 216

217 2017/612-1 Side 2 av 2 217

218 Longyearbyen lokalstyre Vår saksbehandler: Vår dato: Vår ref:(bes oppgitt ved svar) Hanne Margrethe Ingebrigtsen / Snøskredet i Longyearbyen 21. februar Ferdsel og opphold i skredutsatt bebyggelse i Lia - videre arbeid Som følge av snøskredet fra Sukkertoppen i Longyearbyen 21. februar i år ble et område i og nær bebyggelsen i Lia evakuert. Sysselmannen på Svalbard nedla samme dag forbud mot enhver ferdsel og ethvert opphold i det evakuerte området, som vist på kart i Vedlegg A. Etter en grundig skredfaglig vurdering av hele fjellsiden i Sukkertoppen ble forbudet mot ferdsel og opphold delvis opphevet 22. februar i år, men ferdsels - og oppholdsforbudet ble opprettholdt for et bebygget område øverst mot f jellsiden, som vist på kart i Vedlegg B. Beslutningen om forbud mot ferdsel og opphold ble besluttet av Sysselmannen som politimester. Forbudet er hjemlet i politiloven 7, annet ledd, jf. første ledd nr. 2, jf 5, og er besluttet for å ivareta den enkel te sikkerhet. Vedtaket av 22. februar i år om ferdsels - og oppholdsforbud i den øverste husrekken i Lia gjelder inntil videre, og vil bli opprettholdt til faren for snøskred i dette området er over. I praksis vil dette med stor sannsynlighet gjelde til h ele området er snøbart. Forutsetningen for å nedlegge et slikt ferdsels - og oppholdsforbud etter politiloven er at det foreligger fare for enkeltpersoners eller allmennhetensikkerhet. Politiloven hjemler ikke et permanent forbud. Etter Sysselmannens v urdering, vil vilkåret for et forbud imidlertid være til stede for det aktuelle området så lenge det ligger snø. Den siste skredhendelsen, og uforutsett utvikling når det gjelder skredfaren i området, har gjort situasjonen uklar. Etter Sysselmannens vurder ing etterlater dagens ordning, med en kombinasjon av lokalt snøskredvarslingssystem og mulige evakueringsbeslutninger basert på skredfaglige råd, for stor restrisiko og uforutsigbarhetil at de aktuelle husene i dette området i Lia kan være bebodd om vint eren, så lenge tiltak for sikring av bebyggelsen mot snøskred ikke er iverksatt. Dette vil si at Sysselmannen, med hjemmel i politiloven 7 annet ledd, vil beslutte nytt forbud mot ferdsel og opphold i det samme området når snøen på nytt legger seg til høsten. Vedtak om ferdsels - og oppholdsforbud vil bli opprettholdt så lenge det er snødekke i området, med mindre skredsikring av den aktuelle bebyggelsen er iverksatt. Postadresse: Telefon: Telefaks: E - post og internett: Postboks firmapost@sysselmannen.no 9171 LONGYEARBYEN 218

219 Side 2 av 3 Bakgrunnen for at vi informerer om denne vurderingen er behovet for å skape klarhet om hvilke tiltak Sysselmannen for sin del, som politimester på Svalbard, kan og vil iverksette når det gjelder den aktuelle bebyggelsen i Lia. Vi understreker at vi med dette ikke har foretatt en generell kartlegging eller vurdering av farer og tiltak når det gjelder risiko for skred i Longyearbyen. Dette er Longyearbyen lokalstyres oppgave, som byggesaks- og planmyndighet i området. Longyearbyen lokalstyre har, i likhet med kommuner på fastlandet, et alminnelig ansvar for ivaretakelse av innbyggernes velferd og trygghet innenfor sitt geografiske område, i tråd også med forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre. Lokalstyret har i henhold til regelverket for byggesaker og arealplanlegging ansvaret for at sikkerheten til folk ivaretas gjennom vedtak i konkrete saker og ved etablering av faresoner i planer. Dette følger av svalbardmiljøloven, og av byggeforskriften for Longyearbyen som igjen viser til plan- og bygningsloven. NVE har på sin side det overordnede ansvaret for forebygging av skader av skred, og bidrar til kartlegging, arealplanlegging, sikring, overvåking, varsling og beredskap. Lokalstyrets arbeid på dette området utføres i tett samarbeid med og etter faglige anbefalinger fra NVE, i tråd med det som gjelder for kommuner på fastlandet. Deres faglige anbefalinger legges til grunn for etablering av hensynssoner, og hvor det bør bo folk, i Longyearbyen. Sysselmannen har som fylkesmann et ansvar for å være en pådriver og veileder overfor Longyearbyen lokalstyre i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Vi viser til NVEs rapport om skredsikring og fundamentering i permafrost, oversendt 10. januar 2017, og møter mellom LL, NVE og Sysselmannen, der ulike tiltak for sikring og flytting av bebyggelsen i Longyearbyen har vært drøftet. Vi er også kjent med at Longyearbyen lokalstyre i samarbeid med NVE følger opp denne diskusjonen, særlig med hensyn til finansiering av skredsikringstiltak. Det er nå viktig at Longyearbyen lokalstyre, i samråd med NVE, utarbeider en plan for tilrettelegging, koordinering og gjennomføring av tiltakene, slik at man sikrer en mest mulig effektiv fremdrift i dette viktige arbeidet. Vi vil i lys av dette be om tilbakemelding fra Longyearbyen lokalstyre med en beskrivelse av denne planen, elementene i denne og hvilken fremdrift Longyearbyen lokalstyre legger opp til for gjennomføring av sikringstiltakene. Vi viser til den gode dialogen vi har hatt med Longyearbyen lokalstyre etter skredet i 2015, og ønsker en fortsatt tett dialog fremover. Vi vil derfor invitere til et nytt møte om saken der Longyearbyen lokalstyre kan redegjøre for arbeidet som omtalt ovenfor. Dette møtet bør holdes før sommeren, og vi overlater til Longyearbyen lokalstyre å foreslå tidspunkt. Vi ber om at tilbakemeldingen som er omtalt ovenfor oversendes oss i god tid før dette møtet. Med hilsen Kjerstin Askholt sysselmann Berit Sagfossen assisterende sysselmann 219

220 Side 3 av 3 Dokumentet er godkjent elektronisk, og har derfor ikke håndskreven signatur Mottakere: Longyearbyen lokalstyre Kopimottakere: Norges Vassdrags- og energidirektorat ( NVE ) Vedlegg: Ferdselsforbud pdf Ferdselforbud pdf 220

221 221

222 222

223 223

224 224