US 58/2017 Rapport for 1. tertial 2017

Transkript

1 US 58/2017 Rapport for 1. tertial 2017 Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Avdelingene i universitetsadministrasjonen Arkiv nr: 16/04002 Vedlegg: 1. Rapport for 1. tertial 2. NMBUs eksternregnskap per (legges kun på internett) Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar Rapport for 1. tertial 2017 til etterretning Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

2 2 Innledning Vedlagt følger Rapport for 1. tertial Rapporten har slik disposisjon: 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 1. tertial Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten 2. Økonomi 3. Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene Tertialrapporten er basert på de interne tertialrapportene fra NMBUs budsjettenheter. NMBU Universitetsstyret Møtedato

3 US-sak 58/2017 Vedlegg 1 Rapport for 1. tertial 2017 Innhold 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 1. tertial Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten Rapport om oppfølging på NMBUs styringsparametere Rapport om oppfølging av US vedtak om tiltak for å øke deltakelsen i Horisont 2020 og ERA Rapport fra prosjektstyret for Prosjekt Campus Oppfølging av tildelingsbrevet for Økonomi Internregnskapet resultat i forhold til tildelte midler Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Eksternregnskapet Rektors vurdering av den økonomiske situasjonen Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene HMS-handlingsplan Utvikling av studieprogramporteføljen Samarbeid med Universitetet i Oslo Arbeidet med tidstyver/avbyråkratisering og effektivisering Internrevisjon

4 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 1. tertial 2017 I hovedsak er aktiviteter i rute iht til tiltaksplanen styret har vedtatt for Rapporten har i kapittel 3 en redegjørelse for forhold US har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene. Her vil rektor spesielt trekke fram: H-verdien (antall personskader med fravær per million arbeidstimer) er 3,34 Det er god og interessant dialog og samarbeid med Universitetet i Oslo I skrivende stund gjennomfører rektor styringsdialogmøter med fakultetene. Fra fakultetene deltar fakultetsstyrets leder og dekan sammen med fakultetets ledelse. Styringsdialogmøtene retter søkelyset mot oppnådde resultater i 2016 og fakultetenes planer for gjennomføring av Rektors vurdering av den økonomiske situasjonen Samlet sett holder NMBU seg godt innenfor de tildelte midler fra Kunnskapsdepartementet (KD) i Ingen budsjettenheter melder som ubalanse av betydning. Det har ikke oppstått uforutsette hendelser knyttet til gjennomføringen av det økonomiske opplegget for Rektor finner heller ingen grunn til å legge fram revidert budsjett pr juni. Fakultetene planlegger å redusere sine oppsparte midler. Rektor vurderer imidlertid at prognosene kan være noe overvurderte mht til hvor mye av de oppsparte midlene som vil bli satt i produksjon. Allikevel har flere fakulteter nå lagt planer for mer aktiv bruk av midlene. Rektor følger opp dette i styringsdialogene med fakultetene. Rektor vurderer størrelsen og utviklingen av de ubrukte midlene som tilstrekkelige til å foreta lån av likviditet til bygging av forskningsfasiliteter for fjørfe og til gjennomføring av de prosjekter som forutsetter lån i langtidsprognosen Prognosene for den eksternt finansierte virksomheten i form av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet viser vekst. Bidragsfinansiert aktivitet øker med 9% fra 2016 til 371 mill. kroner. Det er spesielt overfor NFR hvor veksten er sterk, opp 29 mill. kroner, tilsvarende 12%. Prognosene for EUomsetningen ved fakultetene går imidlertid ned sammenliknet med Økt orientering mot NFR og andre bidragsytere er en positiv utvikling som understøtter NMBUs strategier. Fra 2017 har Kunnskapsdepartementet innført en ny parameter i sitt finansieringssystem «Bidrags- og oppdragsinntekter utenom EU og NFR». Prognosene tilsier en vekst i 2017 på 3% på denne indikatoren. 2

5 1. Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten 1.1 Rapport om oppfølging på NMBUs styringsparametere Rapporteringen på NMBUs styringsparametere legger disse fargekodene til grunn: Vi forventer å nå resultatkravene som er satt for styringsparameteren. Vi forventer delvis å nå resultatkravene som er satt styringsparameteren, utviklingen går i positiv retning. Vi forventer ikke å nå resultatkravene som er satt for styringsparameteren for Kolonneforklaring: SP nr: Styringsparameterens nummer, jfr vedtatt Budsjett og tiltaksplan 2017 (US 37/2017) T1: Rapport pr 1. tertial 2017 Rapportering på styringsparameterne: SP Styringsparametere nr 1.7 Verdien av Horisont 2020-kontrakter per FoU-årsverk (Forskningsrådet/NIFU) 1.9 Antall gjennomførte periodiske programevalueringer 2.2 Bidragsinntekter fra Forskningsrådet per faglig årsverk (DBH). 2.3 Andre bidrags- og oppdragsinntekter per faglig årsverk (DBH). 3.1 Kandidattall på helseog lærerutdanningene, jf måltall (DBH). 3.2 Antall kurs og deltakelse på EVU-kurs 4.2 Andel kvinner i dosentog professorstillinger (DBH) Resultatkrav/ambisjoner Rapport/Kommentar for kroner kroner mot årsresultat på kroner for Tertialresultatet vurderes som tilfredsstillende sett i lys av innvilgelse av nye prosjekter ved årsskiftet og god søknadsaktivitet så langt i år. Økt antall evalueringer Evalueringene ved Realtek er i gang, BIOVIT og KBM blir startet i løpet av 2.tertial kroner Prognose pr 2. tertial er på kroner kroner Prognose pr 2. tertial er på kroner. Prognosen for 2017 for BOA totalt er på 127 MNOK (se tabell 9, s. 15) som er på nivå med resultatet for Kandidatmåltall fastsatt av KD: Master i realfag, 20 PPU, 56 NMBUs eget kandidatmåltall for master i realfag er 10 i Minst 54 kurs og 2000 Søkertallene på lektorutdanningen øker og antall kandidater i 2017 blir flere enn i 2016, men det er fortsatt under 20 (rødt). Opptakstallene tilsier at vi når måltallet når de nye kullene uteksamineres. For PPU ser det bra ut (grønt). deltakere 25 % (30 % innen 2020) Rektor har bedt dekanene om kartlegging av progresjon for kvinnelige vitenskapelige og en plan for hvordan målene kan nås. Frist 15. juni Temaet tas også opp i styringsdialogene med fakultetene. T 1 3

6 SP Styringsparametere nr 4.3 Andelen midlertidige tilsatte i undervisningsog forskerstillinger Andelen administrative årsverk Resultatkrav/ambisjoner Rapport/Kommentar for % Reviderte retningslinjer for oppfølging av midlertidig ansatte i vitenskapelige stillinger, med gjennomgang av arbeidsavtaler. Vil også gjelde andre midlertidig ansatte 20,7 % Stillingskontroll er videreført T 1 1 Midlertidige ansatte fratrukket stipendiater, postdoktorer og II-stillinger 4

7 1.2 Rapport om oppfølging av US vedtak om tiltak for å øke deltakelsen i Horisont 2020 og ERA I sak 57/2016 Rapport for første tertial 2016 vedtok universitetsstyret følgende (utdrag fra protokollen): Det ble spesielt pekt på EU-arbeidet, publiseringspoeng og budsjettenheter i økonomisk ubalanse. Styret ønsker at rektor legger til rette for en gjennomgang på hvordan det jobbes med å styrke EU-arbeidet, spesielt sett opp mot vedtaket styret fattet i sak 56/2015. Resultater Så langt har NMBU deltatt i 29 søknader til Horisont 2020 i Universitetet koordinerer tre av multipartnersøknadene. Vi er tilfreds med antallet, men skulle gjerne vært koordinator i flere. Vi vet lite om uttellingen ennå da de fleste søknadene er under evaluering. Det er positivt at en av ERC-søknadene har kommet til trinn 2 med intervju i Brussel i juni. Søker er deltaker i NMBUs talentprogram. Horisont 2020 Antall søknader totalt (partner og koordinator) Antall koordinatorsøknader (multipartner søknader) Målsetting 2017 Resultat 2016 Pr 1. tertial sendt, 29 sendt, 9 avslått, øvrige 5 innvilget under evaluering 8 4 sendt 0 innvilget 3 sendt Antall søknader til ERC 5 1 AdG og 1 StG avslått 3 sendt til ERC StG, 1 videre til trinn 2 Suksessrate søknader 13 % (gjennomsnitt norske universitet) 12,5 % - Inntjening kr pr fagårsverk kr pr fagårsverk kr pr fagårsverk NMBU jobber på flere nivå for å styrke deltakelsen i Horisont 2020 og ERA Stimulere til nye søknader Horisont 2020 vil publisere nye utlysninger for i løpet av høsten i år. NMBU har allerede startet et aktiv arbeid for informere fakultetene og forskerne om temaene og initiere nye søknader. Når det gjelder ERC samarbeider EU-rådgiverne både med Talentsatsingen og fakultetene for å identifisere nye ERC-kandidater. Flere forskere er i gang med søknader både til ERC og MSCA IF. Styrking av støtteapparatet Et særlig viktig tiltak er opprettelsen av to nye EU-rådgiverstillinger fra oktober 2016 finansiert av Forskningsrådet. NMBUs EU-team utgjør med dette 4,3 årsverk (mot tidligere 2,5) hvorav fire EU-rådgivere og en EU-prosjektkontroller. En styrket EU-stab gjør det mulig å øke mobiliseringen, utvide støttetilbudet og være mer involvert i 5

8 prosesser rundt søknadsskriving. Vi forventer at det vil gi positive resultater i form av bedre gjennomslag for søknader i tiden framover. Et annet viktig tiltak er arbeidet i vårt interne EU-forum. Forumet er en arena for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling for administrativt personale som jobber med EU-prosjekter. Det gjennomføres 2-3 møter per semester og deltakelsen på møtene er veldig god. Bedre interne prosesser - Internrevisjon EU-prosjekter I siste del av 2016 gjennomførte NMBU en internrevisjon av prosessen med EUprosjekter. Hensikten er å profesjonalisere støtteapparatet, bl.a. for å få bedre og mer effektive søknadsprosesser og økt kvalitetssikring av søknadene. Som en oppfølging av revisjonen jobber vi med utvikling av en rutine- og prosessbeskrivelse som skal være ferdig høsten Strategisk tilnærming Etter initiativ fra rektor startet NMBU høsten 2016 et EU-opplæringsprogram for de nyansatte dekanene. Opplæringsprogrammet omfatter blant annet flere interne møter og en reise til Brussel for dekanene og rektoratet ila Hensikten er å øke kompetansen om de europeiske finansieringsmulighetene og legge et godt grunnlag for nye fakultetsstrategier og forpliktende handlingsplaner på EU-området. Det er viktig at fakultetene oppfordres til å bruke Horisont 2020 og de andre europeiske programmene mer strategisk enn de har gjort til nå slik at det blir mindre tilfeldig og ikke bare opp til den enkelte forskers interesse og motivasjon å søke Horisont Enhetslederne må ta en tydeligere rolle på alle nivåer for å oppfylle dette. 1.3 Rapport fra prosjektstyret for Prosjekt Campus Prosjektets organisering Ingen endringer i denne perioden, men det vurderes et behov for å etablere en prosjektstilling med ansvar for omfangskartlegging, planlegging og oppfølging av testene som skal gjennomføres i sluttfasen av byggeprosjektet. NMBU vil måtte være sterkt involvert i testingen av bygget med en mengde krevende entrepriser, og i tillegg ha ansvaret for gjennomføringen av alle virksomhetstester som vil være nødvendig i perioden etter ferdigstillelse av byggene, og innflytting og oppstart av NMBUs virksomhet i bygget. Status og utfordringer Brukermedvirkning for å assistere Statsbygg med prosjekteringen i SLP (Samlokaliseringsprosjektet) er inne i en noe mindre intens fase da bygget i stor grad nærmer seg ferdig prosjektert. Det er fremdeles noen enkeltområder og byggutstyr som krever tett involvering. Utarbeidelsen av anbudsunderlag for BUT (Brukerutstyrsprosjektet) er inne i en meget hektisk periode. Delprosjektene for IKT og Flytting og ibruktakelse arbeider videre med kartlegging/planlegging og utførelse av aktivitetene fremover. Urbygningsprosjektet er overtatt av Eiendomsavdelingen. Campusplanarbeidet pågår. 6

9 Økonomi Tertialrapport for 1.tertial 2017 (alle beløp i KNOK) Beløp i 1000 kr (A) (B) (C) (D) E Beskrivelse Budsjett 1. tertial Regnskap 1. tertial Opprinnelig budsjett Prognose årsregnskap Forventet årsavvik Prosjektstyret Campusplan Administrasjon Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Sluttfase-/flytteprosjekt SLP IKT SLP Totalt Prosjekt Campus per 1. tertial Tildeling Forventet bruk av Sem-midler Overført merforbruk fra Mer/+Mindreforbruk Kommentar: Det er to større avvik. 1. Campusplan prosjektet skulle i opprinnelig plan være ferdig i 2016 og har dermed ingen midler i budsjettet for inneværende år. Det er forventet mindreforbruk på andre poster som vi antar vil dekke dette. 2. I forbindelse med IKT-prosjektet har det vært en faseforskyvning hvor kostnader som var planlagt for 2017 i stedet er påløpt i 2016, og opptrer dermed som en større besparelse i rapporten. Posten «Overført merforbruk fra 2016» illustrerer dette. Prosjektstyret vil videre ha fokus på disse sakene i det neste tertial Campusplan Ås gård/shf (Senter for husdyrforsøk): følge opp garantiarbeid som fremdeles er utestående. SLP/BUT: Hovedfokus vil være på følgende områder: o SLP(Samlokaliseringsprosjektet): Sikre de siste detaljer i prosjektering for oppnåelse av effektmål for prosjektet. o BUT (Brukerutstyrsprosjektet): medvirkning til utarbeidelse av anbudsdunderlag for utstyrsinnkjøp. o IKT (Informasjons og Kommunikasjons Teknologi): planlegge og starte opp videre arbeid og anskaffelser. o FIP (Flytte og Ibruktakelses Prosjektet): videreutvikle overordnet plan for flytting med involvering fra alle avdelinger på Adamstuen. o FDV (Forvaltning Drift og Vedlikehold): Videre utarbeide en plan som beskriver behov for bemanning, system, samarbeid med Statsbygg 1.4 Oppfølging av tildelingsbrevet for 2017 I sak 6/2015 ber US om at rektor rapporterer oppfølgingen av tildelingsbrevet i forbindelse med tertialrapportene. I all hovedsak er det god oppfølging av planene og aktivitetene er i rute. Under følger oversikt over avvikene som er rapportert når det gjelder oppfølging av tildelingsbrevet for

10 Tildelingsbrevets formulering I årsrapporten skal institusjonen gjøre rede for iverksatte og planlagte effektiviseringstiltak. Det skal her fremgå at tiltak som inneholder digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester, er særlig vurdert. Det skal også gjøres rede for hvordan effektiviseringsgevinstene av tiltakene hentes ut, slik at de kan omdisponeres til prioriterte områder. Rapport om oppfølging (planer og status) Arbeidet med digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester pågår kontinuerlig, men er ikke etablert som et systematisk prosjekt innenfor rammen av ABE-reformen ennå. Dette vil inngå i internrevisjonsgjennomgangen som er startet opp etter US initiativ, se nærmere omtale i kap

11 2. Økonomi Økonomirapporten som blir lagt frem per 1. tertial består av tre deler: a) Enhetenes rapporter per 1. tertial. Disse rapportene er knyttet til internregnskapet og de tildelinger Universitetsstyret har fordelt i sitt budsjettarbeid. b) Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet. c) NMBUs eksternregnskap per 1. tertial (vedlegg 1). Dette er det offisielle regnskapet som NMBU oversendte Kunnskapsdepartementet (KD) per 1. juni Internregnskapet resultat i forhold til tildelte midler Oppsummert gir internregnskapet og enhetenes rapporter følgende bilde per 30. april 2017: Tabell 1 Internregnskapet per (1000 kroner) A B C Resultat per Budsjettenhet IB Prognose resten av året D (B + C) Prognose per E (A + D) Prognose UB per Fakultetene Rektorat Universitetsadministrasjonen Rekrutteringsstillinger Sum drift Internhusleie, fellesarealer Oppfølging byggeprosjektene Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Sum eiendom og investeringer Satsningsmidler Styrets risikoavsetning Overdisponering tidligere år Sum satsninger og reserver Sum ordinær virksomhet Campus Ås prosjektet (Sem penger) Tildeling fra KD til TF-kvartalet SEARCH Sandnes Utstyr og inventar Urbygningen Sum særskilte tildelinger og avsetninger Totalt Forklaring til tabellen: A. Midler overført fra 2016, det vil si «ubrukte midler» for (IB = Inngående balanse). Med «ubrukte midler» menes her ulike tidsforskyvninger og avsetninger knyttet til forskning, stipendiatstillinger og lignende, og rene reserver. B. Enhetenes resultat per 1. tertial 2017 knyttet til de midler de er tildelt av Universitetsstyret for Tildelingen periodiseres inn som en inntekt ved enhetene. C. Enhetenes prognostiserte resultat for de to neste tertial D. Enhetens prognostiserte resultat per (B + C). Også kalt isolert resultat siden det viser om enheten klarer å drifte i balanse med årets tildelte budsjettramme. E. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) (A + D) I sum viser bildet at NMBU vil redusere avsetningene av ubrukte midler med i overkant av 94 mill. kroner overfor KD. Reduksjonen knytter seg på den ene siden til ordinær drift hvor det ligger an til at budsjettenhetene reduserer ubrukte midler (-30 mill. kroner, kolonne D) ved utgangen av regnskapsåret. Av erfaring viser prognosene for 1. tertial generelt et svakere resultat enn det endelige resultatet for året. Dette indikerer at prognosene erfaringsmessig er noe pessimistiske. Samlet sett er resultatet ved fakultetene per 1. tertial omtrent på linje med resultatet for 1. tertial i

12 I tillegg vil midlene avsatt til ulike særtildelinger og avsetninger, eksempelvis midler til rehabilitering av TF-kvartalet og SEARCH, reduseres med knappe 74 mill. kroner (kolonne D), da disse prosjektene kommer i gang i løpet av Budsjettsituasjonen for enhetene per 2. tertial Tabell 2 Budsjettsituasjonen for enhetene (1000 kroner) A B C D (B + C) E (A + D) Resultat Prognose Prognose per resten av Prognose UB per Budsjettenhet/budsjettformål IB året per Veterinærhøgskolen NMBU Fakultet for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Fakultet for biovitenskap Fakultet for realfag og teknologi Fakultet for miljøvitenskap og naturforvaltning Fakultet for landskap og samfunn Handelshøyskolen NMBU Sum fakulteter Rektorat Universitetsadministrasjonen Sum stedvis Rekrutteringsstillinger Sum drift Oppfølging byggeprosjektene Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Sum eiendom og investeringer Satsningsmidler Styrets risikoavsetning Overdisponering tidligere år Sum satsninger og reserver Campus Ås prosjektet (Sem penger) 1) Tildeling fra KD til TF-kvartalet SEARCH Sandnes Utstyr og inventar Urbygningen Sum særskilte tildelinger Sum Forklaring til tabellen: A. Midler overført fra 2016 det vil si «ubrukte midler» for (IB = Inngående balanse). Med «ubrukte midler» menes her ulike tidsforskyvninger og avsetninger knyttet til forskning, stipendiatstillinger ol og rene reserver. B. Enhetenes resultat per 1. tertial 2017 knyttet til de midler de er tildelt av Universitetsstyret for Tildelingen periodiseres inn som en inntekt ved enhetene. C. Enhetenes prognostiserte resultat for de to neste tertial D. Enhetens prognostiserte resultat per (B + C). Isolert resultat. E. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) (A + D) Fakultetene Det overordnede bildet viser at fakultetene har kontroll på økonomien. Enkelte av fakultetene har interne utfordringer knyttet til deler av virksomhetene. I første rekke dreier dette seg om innfusjonerte institutter hvor det er en underliggende ubalanse i økonomien. Dekanene ved de aktuelle fakulteter har initiert arbeide for å følge opp disse problemstillingene. Samtidig har de av fakultetene som over tid har akkumulert midler nå fått på plass planer for å sette disse midlene i arbeid. Avsetninger ved fakultetene Tabell 3 under viser hvordan de midler som fakultetene forventer å gå ut av 2017 med, fordeler seg på ulike forpliktelser og frie midler. 10

13 Tabell 3 Fakultetenes prognose for avsetninger per (1000 kroner) A B C D E F G H UB 2017 Frie midler Sum avsetninger (D+E+F+G+H) Utdanning Forskning Forskerutdanning Utstyr Fakultet Annet Veterinærhøgskolen NMBU Fakultet for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Fakultet for biovitenskap Fakultet for realfag og teknologi Fakultet for miljøvitenskap og naturforvaltning Fakultet for landskap og samfunn Handelshøyskolen NMBU Sum Forklaring til tabellen: A. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) jfr. kolonne E i tabell 2 B. «Frie midler», dvs. midler som per ikke er disponert til spesifikke formål C. Sum avsetninger D. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til utdanningsformål E. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til forskningsformål eksempelvis ulike forskergruppers «egne midler» F. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til forskerutdanning, i all hovedsak avsetninger for å finansiere et fjerde stipendiatår i tillegg til håndtering av permisjoner. G. Avsetninger til større investeringer i utstyr H. Avsetninger til ulik andre formål Avsetningene til forskning dreier seg i stor grad om interne forpliktelser. De enkelte fakultetene opererer med ulike incentivordninger overfor forskergrupper og enkeltindivider som danner avsetninger. Universitetsadministrasjonen Universitetsadministrasjonen melder i sum at de går ut av året i balanse jfr. Kolonne E, Tabell 2. Årets store merforbruk (jfr. kolonne D, Tabell 2) knytter seg til en planlagt bruk og fordeling av midler på fellesposter som er overført fra Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved NMBU er en av fakultetenes viktigste faktorer for å skape seg økonomiske frihetsgrader. Tabell 4 under viser forventet utvikling for inntektene innenfor bidragsaktiviteten (BA) i 2017 sett i forhold til hva som ble inntektsført i 2016, mens tabell 6 på neste side viser tilsvarende tall for oppdragsaktiviteten (OA) Bidragsfinansiert aktivitet Bidragsfinansiert aktivitet knytter seg til prosjekter hvor fakultetene henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder. Fakultetene kan bidra med egne midler, men det må i så fall framgå av budsjettet. Bidragsprosjekter kan etter KD sitt regelverk ikke gi et regnskapsmessig resultat slik oppdragsprosjekter kan. Eventuell sluttsaldo behandles som en avsetning. 11

14 Tabell 4 Bidragsfinansiert aktivitet (1000 kroner) A B C D E F G H I J K L Regnskap 2016 Prognose 2017 %-vis endring Fakultet NFR EU Rest BA Samlet NFR EU Rest BA Samlet NFR EU Rest BA Samlet VET NMBU % -23 % 53 % 17 % KBM % 16 % -65 % 2 % BIOVIT % 0 % -31 % 0 % REALTEK % -3 % -9 % -3 % MINA % -40 % 17 % 13 % LANDSAM % -9 % 5 % 21 % HH NMBU % -55 % 85 % 30 % Sum % -13 % 8 % 9 % Forklaring til tabellen: A. Regnskapsførte inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) i 2016 B. Regnskapsførte inntekter fra EU i 2016 C. Regnskapsførte inntekter på øvrige bidragsprosjekter (BA) i 2016 D. Summen av A -C E. Fakultetets prognose for inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) i 2017 F. Fakultetets prognose for inntekter fra EU i 2017 G. Fakultetets prognose for inntekter på øvrige bidragsprosjekter i 2017 H. Summen av F + G I. %-vis endring fra 2016 til 2017 for inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) J. %-vis endring fra 2016 til 2017 for inntekter fra EU K. %-vis endring fra 2016 til 2017 for inntekter på øvrige bidragsprosjekter L. %-vis endring fra 2016 til 2017 for inntekter på samlede inntekter på bidragsprosjekter Som Tabell 4 viser, forventes det en økning i de samlede inntektene fra bidragsaktivitet på nærmere 31 mill. kroner (339,8 mill. kroner i 2016 kolonne D mot 370,7 mill. kroner i 2017 kolonne H). Det ligger an til noe svingninger mellom de ulike fakultetene, men dette anses for å ligge innenfor normale variasjoner da det naturlig nok er noe ulikt i hvilken grad man får tilslag på prosjektsøknader fra år til år. Sett i lys av at det i 2016 var en vekst i inntektene på drøyt 45 mill. kroner er det gledelig at det fortsatt forventes vekst i Tabell 5 viser utviklingen i ikke-inntektsførte bidrag. Det vil si mottatte, men ubearbeidede bidrag fra utgangen av 1. tertial 2016 til utgangen av 1. tertial Utviklingen indikerer i hvilken grad fakultetene klarer å skaffe til veie nye bidrag til gjennomføring av forskningsprosjekter. Tabell 5 Utvikling i ikke-inntektsførte bidrag 1. tertial tertial 2017 (1000 kroner) A B C D 1. tertial 1. tertial Endring %-vis Fakultet endring Veterinærhøgskolen NMBU % Fakultet for kjemi, bioteknologi og matvitenskap % Fakultet for biovitenskap % Fakultet for realfag og teknologi % Fakultet for miljøvitenskap og naturforvaltning % Fakultet for landskap og samfunn % Handelshøyskolen NMBU % Sum % Forklaring til tabellen: A. Ikke-inntektsførte bidrag per B. Ikke-inntektsførte bidrag per C. Endring i kr fra 2016 til 2017 D. %-vis endring fra 2016 til

15 Som Tabell 5 5 viser, så ligger de ubearbeidede bidragene per 1. tertial noe lavere enn tilsvarende periode i fjor (kolonne C). Med dagens nivå på ubearbeide bidrag har fakultetene en reserve som tilsvarer et halvt års omsetning på området Oppdragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet knytter seg til prosjekter fakultetene utfører mot betaling fra eksterne oppdragsgivere, med krav til leveranser. Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader. Tabell 6 Oppdragsfinansiert aktivitet og overskudd (1000 kroner) A B C D E %-vis endring Regnskap 2016 Prognose Fakultet Omsetning Overskudd Omsetning Overskudd Omsetning VET NMBU % KBM % BIOVIT % REALTEK % MINA % LANDSAM % HH NMBU % Sum % Forklaring til tabellen: A. Regnskapsførte inntekter fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2016 B. Overskudd fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2016 C. Fakultetets prognose for inntekter fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2017 D. Fakultetets prognose for overskudd på oppdragsfinansierte prosjekter i 2017 E. %-vis endring fra 2016 til 2017 for inntekter fra oppdragsvirksomhet Tabell 6 viser at fakultetene i sum forventer noe redusert omsetning (47,4 mill. kroner i 2016, kolonne A mot 45,8 mill. kroner i 2017, kolonne C) på oppdragsfinansierte prosjekter i Dette er i tråd med de erfaringer som er gjort de siste årene hvor omsetningen innenfor oppdragsaktiviteten har beveget seg opp og ned mellom 43 til 47 mill. kroner årlig. Prognosen tilsier et lite underskudd på den oppdragsfinansierte aktiviteten. En annen parameter for å måle tilstanden på den oppdragsfinansierte aktiviteten har vi prosjektgjeld 2, det vil si ubearbeidede prosjekter som fakultetene ennå ikke har satt i gang arbeidet med. Tabell 7 under viser hvordan dette forholdet har utviklet seg fra 1. tertial 2016 til 1. tertial Tabell 7 Prosjektgjeld per 1. tertial 2016 og 1. tertial Det vil si midler institusjonen har mottatt, men ikke inntektsført som følge av at prosjektene ikke er gjennomført ennå. 13

16 (1000 kroner) A B C D Fakultet 1. tertial tertial 2017 Endring %-vis endring Veterinærhøgskolen NMBU % Fakultet for kjemi, bioteknologi og matvitenskap % Fakultet for biovitenskap % Fakultet for realfag og teknologi % Fakultet for miljøvitenskap og naturforvaltning % Fakultet for landskap og samfunn % Handelshøyskolen NMBU % Sum % Forklaring til tabellen: A. Prosjektgjeld per 1. tertial 2016 B. Prosjektgjeld per 1. tertial 2017 C. Endring i kr fra 2016 til 2017 D. %-vis endring fra 2016 til 2017 Som tabellen viser, så holder de ubearbeide oppdragsmidlene seg stabile Bidrags- og oppdragsfinansierte aktivitets kobling til BFV I forbindelse med bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet er det tre faktorer som i stor grad påvirker det enkelte fakultets økonomi og handlingsrom: I hvor stor grad man oppnår dekning av indirekte kostnader Dekning av egne ansattes lønnskostnader i prosjektene Eventuell egeninnsats i bidragsprosjekter. Tabell 8 under viser den forventede utviklingen i disse faktorene sett i forhold til Tabell 8 Bidrags- og oppdragsfinansiertvirksomhets bidrag til bevilgningsøkonomien (1000 kroner) A B C D E F G H I J K L Regnskap 2016 Prognose 2017 %-vis endring Fakultet OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum VET NMBU % -23 % 139 % -20 % KBM % -19 % -77 % 25 % BIOVIT % 0 % 8 % 3 % REALTEK % 10 % 381 % 20 % MINA % 3 % 47 % -7 % LANDSAM % 12 % -40 % 12 % HH NMBU % 24 % 108 % 29 % Sum % 1 % 21 % 2 % Forklaring til tabellen: A. Dekningen av indirekte kostnader (OH) fra bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2016 B. Tid/lønn for egne ansatte belastet bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2016 C. Egeninnsats (lønn o.a.) godskrevet bidragsprosjekter (BA) i 2016 D. Summen av A + B + C E. Fakultetets for dekningen av indirekte kostnader (OH) fra BOA i 2017 F. Fakultetets prognose for tid/lønn for egne ansatte som belastes BOA i 2017 G. Fakultetets prognose for egeninnsats (lønn o.a.) som godskrives bidragsprosjekter (BA) i 2017 H. Summen av E + F + G I. %-vis endring i dekningen av indirekte kostnader (OH) fra BOA fra 2016 til 2017 J. %-vis endring i Tid/lønn for egne ansatte belastet BOA fra 2016 til 2017 K. %-vis endring i Egeninnsats (lønn o.a.) godskrevet bidragsprosjekter (BA) fra 2016 til 2017 L. %-vis endring kolonne D til H Som tabell 8 viser, ligger inndekningen som fakultetene forventer å få inn fra bidrags- og oppdragsfinansiertaktivitet i sum noe høyere i 2017 sett i forhold til 2016 (93,6 mill. kroner i 2016, kolonne D, mot 95,1 mill. i 2017, kolonne H). Denne inndekningen gir det enkelte fakultet større handlingsrom, da dette bidrar positivt til den bevilgningsfinansierte virksomheten ved fakultetet. Basert på fakultetenes prognoser, forventes nivået å ligge stabilt 14

17 fra 2016 til Interessant å merke seg er det at samtidig som inndekningen av indirekte kostnader øker (fra 42,5 mill. kroner i 2016, kolonne A til 46,3 mill. kroner i 2017, kolonne E) øker også fakultetenes egeninnsats i bidragsprosjektene (fra 15,1 mill. kroner i 2015, kolonne C til 18,3 mill. kroner i 2017, kolonne G). Dette viser at mesteparten av den økte inndekning av indirekte kostnader blir brukt til å gå inn i prosjekter med større egenandeler. Fakultetenes prognoser for 2017 antas å ligge noe lavt da man i 2017 i enda større grad vil se effekter av innføringen av TDI-modellen for beregning av indirekte kostnader. Man vil i 2017 få inn flere prosjekter som er søkt om etter at modellen ble tatt i bruk Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet utenom NFR og EU Kunnskapsdepartementet innførte med virkning fra budsjett 2017 omsatte midler innenfor bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet utenom NFR og EU som en indikator departementets nye finansieringssystem. Tabell 9 under viser den forventede utviklingen i disse inntektene. Tabell 9 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet utenom NFR og EU (1000 kroner) A B C D E F G H I Regnskap 2016 Prognose 2017 %-vis endring Fakultet Rest BA OA Samlet Rest BA OA Samlet Rest BA OA Samlet VET NMBU % -19 % 26 % KBM % -7 % -56 % BIOVIT % -8 % -16 % REALTEK % 52 % -3 % MINA % -45 % 13 % LANDSAM % 85 % 24 % HH NMBU % - 85 % Sum % -3 % 3 % Forklaring til tabellen: A. Regnskapsførte inntekter på øvrige bidragsprosjekter (BA) i 2016, tilsvarer kolonne C, tabell 4 B. Regnskapsførte inntekter fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2016, tilsvarer kolonne A, tabell 6 C. Summen av A + B D. Fakultetets prognose for inntekter på øvrige bidragsprosjekter i 2017, tilsvarer kolonne G, tabell 4 E. Fakultetets prognose for inntekter fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2017, tilsvarer kolonne C, tabell 6 F. Summen av C + E G. %-vis endring fra 2016 til 2017 for inntekter på øvrige bidragsprosjekter H. %-vis endring fra 2016 til 2017 for inntekter fra oppdragsvirksomhet I. %-vis endring fra 2016 til 2017 for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet utenom NFR og EU I sum viser tabell 9 at KDs nye indikator har en stabil utvikling i 2017 sett forhold til Regnskapstallene for 2017 vil danne grunnlag for KDs beregninger av tildeling for 2019, men denne indikatoren beregnes innenfor en lukket ramme med andre ord vil uttellingen være avhengig av utviklingen i omsetningen på området ved de andre institusjonene i sektoren. 2.3 Eksternregnskapet Sett i forhold til 1. tertial i fjor ligger inntekten fra bidrags- og oppdragsvirksomheten betydelig høyere per 1. tertial i år med en økning fra 106,7 mill. kroner til 119,8 mill. kroner. Inntektene fra bidrags- og oppdragsaktiviteten utviklet seg positivt i 2016 og forventes å ha en tilsvarende utvikling i De samlede inntekter er 10,6 mill. kroner høyere enn budsjettert for 1. tertial. Dette skyldes i all hovedsak en noe høyere aktivitet innenfor bidragsaktiviteten enn forutsatt ved budsjetteringstidspunktet. 15

18 Balanseposten varige driftsmidler er redusert med 22,3 mill. kroner siden Dette skyldes at avskrivningene per 1. tertial høyere (46,0 mill. kroner) enn tilgangen av nye anleggsmidler (23,9 mill. kroner). Dette bildet vil endre seg i løpet av året da flere større byggeprosjekter er igangsatt og vil bli aktivert i løpet av Ubrukte midler overfor KD er ved 1. tertial 2017 redusert med 22,6 mill. kroner fra 176,8 mill. kroner til 154,2 mill. kroner. Reduksjonen knytter seg til ulike former for utsatt aktivitet som er gjennomført i 1. tertial eller omdisponert til andre tiltak. 2.4 Rektors vurdering av den økonomiske situasjonen Slik rektor vurdere situasjonen, har budsjettenhetene kontroll på økonomien. Enkelte av fakultetene står overfor ulike utfordringer internt, men arbeider aktivt med disse. Samtidig har de av fakultetene som i perioder har akkumulert betydelige mindreforbruk lagt planer for å sette disse i arbeid slik rektor tidligere har bedt om. Både i årene 2015 og 2016 opplevde NMBU en betydelig vekst i bidragsaktiviteten ved institusjonen. At fakultetene forventer å opprettholde og øke dette nivået på inntektene fra bidragsaktiviteten i 2017 er positivt. NMBU reduserte nivået på ubrukte midler overfor Kunnskapsdepartementet i Denne utviklingen vil fortsette i Samlet tilsier enhetenes prognoser at de ubrukte midlene vil reduseres med 94 mill. kroner. Rektor vurderer at dette tallet er noe for høyt og legger, basert på en overordnet vurdering, til grunn at de ubrukte midlene vil reduseres med rundt 75 mill. kroner i Sett i lys av at Kunnskapsdepartementet har økt oppmerksomhet knyttet til disse midlene og tydeligere har kommunisert en øvre grense (15 % av tildelte midler) er dette en utvikling i riktig retning. 16

19 3. Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene 3.1 HMS-handlingsplan I sak 52/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om oppfølging av HMShandlingsplan. Oppfølging av tiltak i HMS-handlingsplan Oppgradering av avvikssystemet er igangsatt: workshoper med leverandør av NMBUs system for sikkerhet og beredskap, tiltaksplan utarbeidet. Laboratorienettverket nettverk for laboratoriekontaktene har tatt opp sin møteaktivitet etter noen måneders pause i Nettverket er delt slik at det er egne møter for campus Ås og campus Adamstuen. Hensikt: Informasjon- og erfaringsdeling omkring laboratoriesikkerhet. Planlegger ett møte per tertial per campus. Fire kurs i førstehjelp planlagt/gjennomført innen utgangen av mai. Kursene holdes både på norsk og engelsk. Andre tiltak: Samhandlingsavtaler for 2017 mellom fakulteter og bedriftshelsetjenestene er inngått. Mål og tiltaksplan for arbeid med inkluderende arbeidsliv (IA) revidert og behandlet i AMU. Arbeidsmiljøutvalget: To møter 1. halvår Utvalget har bl.a behandlet campusplanen, oppfølging av omorganiseringsprosessen, sykefravær og IA-arbeidet, avviksmeldinger og avvikssystem. Informasjon om «Beredskap og HMS ved NMBU» samlet i en felles internettportal. HMS for studenter notat til rektor om HMS-krav når studenter ufører arbeid som ledd i praktisk opplæring. HMS-krav tatt inn i mastergradskontrakter legges fram for LMU i mai. Nye verneombud valgt ved suppleringsvalget høsten 2016 har gjennomført «40-timers kurs». Brannvernlederkurs 3 nyutnevnte brannvernledere har deltatt på kurs. H-verdi 1. tertial 2017 Tre personskader som medførte fravær ble rapportert i 1. tertial. Dette gir en H-verdi lik 3,34. Personskadene ble meldt som følge av en allergisk reaksjon, et fall på glatt underlag og et spark fra en skremt hest. I 2016 ble det meldt 7 fraværsskader, H-verdi lik 2,65. Avvikene blir fulgt opp lokalt. Et utbedret avvikssystem vil gjøre arbeidet med oppfølging og lukking av avvik enklere for enhetene. 3.2 Utvikling av studieprogramporteføljen I sak 154/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om arbeidet med utvikling av studieprogramporteføljen. Arbeidet med utviklingen av studieprogramporteføljen vil få ny vitalisering gjennom omorganiseringen fra 1/1/2017. Alle fakulteter er nå i gang med en strategiprosess og faglig organiseringsprosess, her vil studieprogramporteføljen være sentral. Dette er et arbeid som vil gå i hele Studieutvalget og prorektor for utdanning vil følge opp gjennom styringsdialogmøtene. 17

20 3.3 Samarbeid med Universitetet i Oslo I sak 4/2015 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om oppfølgingen overfor Universitetet i Oslo i etterkant av besøket fra rektor ved UiO Ut over det pågående faglige samarbeid mellom NMBUs og UiOs forskere, undervisere samt formidlings- og innovasjonsmedarbeidere, har det i våren 2017 vært tatt noen spesielle initiativer: Det har i vår vært gjennomført en rekke møter med ledelsen av UiOs Livsvitenskapssatsing, hvor status for samarbeid og fremtidige muligheter er blitt gjennomgått. På den bakgrunn arbeider NMBU med et kort strategisk dokument vedr. samarbeidsområder og møtearenaer. NMBU har i møtene meldt sin interesse for å delta mer aktivt i Oslo Life Science dagene i februar Det er bl.a. foreslått felles UiO-NMBU sesjoner for «Young talents» og «Food and Environment». Planleggingen er i gang. UiO og NMBU ble enige om å utarbeide en felles søknadsskisse til et såkalt «kapasitetsløft» under det nye FORREGION-programmet i Forskningsrådet. Programmet skal bidra til økt innovasjon og verdiskaping i regionene. Oslo Universitetssykehus (OUS) ble invitert med samarbeidet og skissen er sendt. NFR vil gi en tilbakemelding i mai. Flere NMBU-forskere er blitt bedt om å hjelpe UiO med deres romplanlegging av «Det nye forsknings- og undervisningsbygget for farmasi, kjemi og livsvitenskap (VEV)». NMBUs forskere vil samtidig kunne undersøke komplementær utnyttelse av våre 2 nye bygg. Hvis regjeringen gir startbevilling vil det m2 store bygg kunne stå ferdig i Gaustadbekkdalen i Tre NMBU-forskere er blitt påmeldt UIOs kurs i faglig ledelse. Endelig har det vært forberedelser til Norwegian Centennial Chair (NOCC)-møtet på University og Minnesota som er et spesielt UiO-NMBU-UM samarbeid. Samt forberedelser til Advisory Board møter i det norsk-amerikanske Peder Sather Center for Advanced Study på UC-Berkeley, hvor både UiO og NMBU deltar. NMBU deltar også aktivt i Digitalt Liv Norge som er en satsing i regi av Forskningsrådet som ledes av UiO. Universitetet i Bergen og NTNU. NMBU har styremedlem i senteret, og er av Forskningsrådet tildelt to av 10 prosjekter. 3.4 Arbeidet med tidstyver/avbyråkratisering og effektivisering I sak 57/2015 ber US om at arbeidet med tidstyver tas inn som et særskilt rapporteringsområde Arbeidet med å fange tidstyver er nå lagt inn i arbeidet med effektivisering og avbyråkratisering (ABE-reformen). For 1. tertial har organisasjonen hatt full oppmerksomhet om å få de nye ledelsesog administrative strukturer til å fungere. I denne forbindelse vil nye rutiner og nye møte- og kommunikasjonsstrukturer implementeres. Det vises til orientering i styresak 119/2016 hvor styret ble orientert om gevinstberegningen ved omorganiseringen og potensiell tidstyver som kunne fanges. Internrevisor har nå startet opp en gjennomgang av NMBUs ABE-arbeid. Styret vil bli orientert på egnet måte om resultatene av dette arbeidet. Se for øvrig nest punkt, pkt Internrevisjon I sak 60/2016 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding på hvordan internrevisjonens rapporter følges opp Internrevisor møtte i US 19. januar 2017 og gjennomgikk internrevisjonsrapportene for høsten Rektor har utarbeidet oppfølgingsplaner for gjennomføring av tiltakene som er foreslått i rapportene. Til US junimøte 2017 vil rektor redegjøre for hvordan internrevisjonsrapporten om informasjonssikkerhet vil bli fulgt opp. 18

21 US har i mars 2017 fastsatt mandat for en internrevisjonsgjennomgang av arbeidet med avbyråkratisering og effektivisering (ABE). Internrevisor har utarbeidet en plan for gjennomføring av arbeidet. Rektor har avholdt oppstartmøte med internrevisor for dette prosjektet. På oppstartmøtet deltok linjen, dvs dekanene og avdelingsdirektørene. På denne siden av sommeren tar internrevisor sikte på å intervjue nøkkelpersoner og gjennomføre workshop. Digitalisering vil stå sentralt i dette arbeidet. For 2017 har US fastsatt et budsjett for kjøp av internrevisjonstjenester på 0,5 mill. kroner. Pr 1. tertial er det påløpt kr