Status fra Prosjektstyret

Transkript

1 US 78/2016 Status fra Prosjektstyret Universitetsledelsen Saksansvarlig: Olaf Melbø Saksbehandler(e): Trond Furuberg Arkiv nr: 16/ Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

2 2 Innledning Nedenfor følger en kort oppsummering over status på Statsbyggs byggeprosjekter og NMBUs Prosjekt Campus. 1. Statsbyggs Byggeprosjekter Prosjektdirektør for Statsbygg Prosjekt Campus Ås, Erik Antonsen, vil rapportere status for byggeprosjektene i Styremøtet. 2. NMBU Prosjekt Campus: Prosjekt Campus skal sikre at NMBUs interesser i Statsbyggprosjektene ivaretas på en best mulig måte. Fremstillingen nedenfor er delt inn i tre hovedområder med fokus på de viktigste elementene, uten å gå i detalj. SLP: Brukergruppene for SLP har fremdeles stort aktivitetsnivå med møtevirksomhet med Statsbygg for detaljprosjektering av viktige områder i det nye bygget som enda ikke er ferdig prosjektert. Det pågår forprosjektering av Fellesbygget og NMBU s brukerrepresentanter er involvert i dette. BUT: Brukergruppene for BUT har meget høy aktivitet i samarbeid med Statsbygg. Det jobbes parallelt med vurdering av innkomne tilbud og utarbeidelse av kravspesifikasjoner for utstyr. FIP: Flytte og Ibruktakelsesprosjektet (FIP) er nå godt i gang med etablering av styringsdokument og et detaljert budsjett for kostnadene forbundet med den fysiske flyttingen. Det er etablert kontakt med og avholdt ett møte med Statsbygg Øst som har ansvaret for avhending/etterbruksprosjekt for lokalene på Adamstuen. Dette med henblikk på å etablere en omforent forståelse av tilstanden i byggene ved overlevering i Urbygningen: Bygningen ble overtatt i mai og er nå under prøvedrift med full aktivitet i lokalene. Det er en del tekniske utfordringer som teknisk avdeling arbeider med å løse sammen med Statsbygg. Teknisk avdeling har prosjekteringsansvaret for etablering av den nye trappen mot nord samt dialogen med Riksantikvaren for deres godkjenning før anbudsmateriale for bygging av trappen sendes ut. Campusplanarbeidet: rektor etablerte i slutten av juni en referansegruppe som skal bistå Prosjekt Campus med innspill til det videre arbeidet. Gruppen består av de sju konstituerte dekanene, studiedirektør, økonomidirektør, forskningsdirektør, teknisk direktør og leder av studentdemokratiet. Fokus for gruppen er: 0-alternativet, optimal bruk av det nye SLP bygget, kostnader og finansieringsalternativer.

3 3 Kost: Kartleggingen av kostnadene for Flytting og ibruktakelse samt IKT pågår. Estimater for fremtidige tekniske driftskostnader for SLP-prosjektet/-bygget er utarbeidet i samarbeid med Statsbygg. Prosjekt Campus vil delta aktivt i arbeidet med å sette opp estimater for den operasjonelle driften i det nye SLP bygget fra Dette gjøres i tett samarbeid med ledelsen på Adamstuen. Risiko: Ingen spesifikke risiko identifisert denne perioden. Prosjekt Campus samarbeider tett med Statsbygg for å avdekke og forebygge mulig risiko. Det er stor fokus på å finne optimale løsninger med tanke på funksjon og drift. 3. Budsjett Prosjekt Campus : Det er satt opp en ny prognose for hoved gjennomføringen av Prosjekt Campus for perioden 2017 til 19. Tallene er basert på detaljerte vurderinger og erfaringer innhentet fra tilsvarende og til dels sammenlignbare prosjekter hovedsakelig innen undervisning- og helsebygg og flytting. Budsjettet er brutt ned på følgende tre delprosjekter, se videre beskrivelse nedenfor: 1. Samlokalisering og Brukerutstyrsprosjektet 2. Flytte og Ibruktakelsesprosjektet 3. IKT SLP Prosjektet 1 - Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Flytte- og ibruktakelsesprosjektet: IKT SLP: Prosjekt Campus

4 4 Samlokalisering og Brukerutstyrsprosjektet: 1 - Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Dette delprosjektet har til formål å understøtte Statsbyggs organisasjon for prosjektering av det nye veterinærbygget med brukerutstyr. Samtidig skal prosjektet forberede NMBUs organisasjon på å motta og drifte det samme bygget fra Som det kan sees fra tallene er det vurdert at summen til dette elementet vil å ha en tilnærmet konstant sum over perioden. Generelt sett er dette dekning for de personer i NMBUs Prosjekt Campus organisasjon som er full- eller nær fulltidsengasjert i Prosjekt Campus. Det er også satt av midler til kompensasjon til de avdelinger som har spesielt høy belastning på de ansatte i forbindelse med brukermedvirkningen. Kostnadene kan inndeles grovt slik: Prosjektledelse Frikjøp av personell til: o Brukerkoordinatorer: SLP/ BUT /Park / FDV o Administrasjon / Dokumentkontroll / Økonomikontroll o Brukermedvirkning SLP / BUT / B-tillegg o Diverse utgifter Flytte og Ibruktakelsesprosjektet: 2 - Flytte- og ibruktakelsesprosjektet: Dette delprosjektet har til formål å kartlegge, beskrive, planlegge og lede gjennomføringen av den fysiske flyttingen av NMBUs aktiviteter fra Adamstuen til Campus Ås. Dette er en blanding av kostnader for bruk av interne ansatte samt mye kjøp av tjenester. Interne kostnader: o Brukerkoordinator o Brukermedvirkning o Arkivering, pakking, sortering, rydding Eksterne kostnader: o Flytteplanlegging, organisering, ledelse o Mobilisering, forberedelser o Fysisk flytting av utstyr, løsøre og dyr o Avvikling av Adamstuen, nedmontering, sanering, rengjøring HMS-sikring, drift og sikkerhet frem til overføring til Statsbygg. Usikkerhet/ubeskrevet

5 5 IKT SLP prosjektet: 3 - IKT SLP: Dette delprosjektet har til formål å kartlegge, beskrive, planlegge og lede gjennomføringen av og forberedelsene til samt gjennomføring av IKT prosjektet som er nødvendig for å forberede NMBU på og ta i bruk samt drifte brukerutstyr og systemer. Dette delprosjektet vil også være med på å ruste opp det generelle IKT systemet til NMBU frem til Dette er en blanding av interne ansatte samt kjøp av tjenester, Hardware og systemer. Hardwareposten er i hovedsak oppbygging av maskinrom i Sagabygget. To maskinrom med redundant maskinvare er nødvendig både sikkerhetsmessig og driftsmessig. Med unntak av estimert 3 mill til spesifikt utstyr i veterinærbygget er investeringene fellesressurser som kommer hele NMBU til gode dog er de helt nødvendige for veterinærbygget. Kostnaden til systembehov er basert på en tidlig evaluering av behov og detaljerte utredninger til dette er planlagt. Erfaringer fra tilsvarende prosjekter tilsier at det er essensielt å starte dette arbeidet i god tid før bygging er ferdig, utstyr på plass og ibruktakelse. Dette forklarer hvorfor budsjettet har de høyeste kostnadene tidlig i fasen. Kostnadene kan inndeles grovt slik: Prosjektledelse Frikjøp/lønn til egne ansatte Eksterne tjenester Systemanskaffelser Hardware og infrastruktur 4. Rektors vurdering Rektor tar prosjektsyrets statusrapport til orientering. NMBUs prosjektorganisasjon virker å ha god kontroll på situasjonen. Rektor tar forslaget til budsjett til orientering, tallene som er fremkommet nå i siste runde har et bedre detaljeringsnivå og er godt kvalitetssikret i forhold til hvor vi er i prosjektforløpet. Rektor viser til at det i samme styremøte vil være en gjennomgang av et samlet økonomisk bilde fram mot 2021 hvori prosjektsyrets portefølje vil inngå.