Styringsgruppemøte BI Studentsamfunn Referat. Styremøte Styringsgruppemøte

Transkript

1 Referat Styremøte Styringsgruppemøte 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Behandlingssak: Trekning av dobbeltstemme Sak Orientering: Oppføring av eventueltsaker Sak Orientering: Orientering fra lokalavdelingene Sak Orientering: Orientering fra sentralledelsen Sak Orientering: Medlemskontingent NSF v/øa SL Sak Behandling: Revidert budsjett v/øa SL Sak Orientering: Tilbakemelding NSF v/leder SL Sak Behandling: Medlemskap NSO v/leder SL Sak Orientering: Sammenslåing BIS og SBIO v/leder SL Sak Orientering: Nettverksbygging på tvers av LA v/leder Trondheim Sak Orientering: Konting av eksamener for LA v/leder SL Sak Behandling: Retningslinjer Norlifondene v/leder SL Sak Orientering: Vinterlekene 2014 v/leder SL Sak Orientering: Søknad om støtte til BI v/leder SL Sak Behandling: Ny logo i BI Studentsamfunn v/leder SL Sak Orientering: Faktura fra HK reklamebyrå v/leder SL Sak Orientering: Eventueltsaker 2

3 Sted: Oslo Til stede: Leder- BIS, HR, Bergen, Trondheim, Stavanger (Stedfortreder ØA), Kristiansand (Stedfortreder- MANA), Drammen, Økonomiansvarlig- BIS, Traver (Håvard). Traver (Per- Helge, møte kl. 14:50) Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner innkalling og dagsorden Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder sentralledelsen som ordstyrer, og HR som referent. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner referatet fra forrige styringsgruppe møte Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Trekning av dobbeltstemme til behandlingssaker Notat: Trekning skjer ved loddtrekning. Vedtak (etter tilfeldig trekning): Trondheim har dobbeltstemme gjennom dette styringsgruppemøte. Sak Orienteringssak: Oppføring av saker til eventuelt Notat: Ingen saker blir meldt opp til eventuelt. Sak Orienteringssak: Orientering fra lokalavdelingene Bergen: Har klart å gjøre Rederiet (kroa) til en mer sosial plass, der vi har satt inn litt ulike sosiale aktivitetsplattformer, som for eksempel bordtennisbord. Kommer til planlegge litt teambuilding til fordel for styret i fremtiden. Har en sterk økonomi. Har besluttet å leie ut 3

4 Rederiet til eksterne parter, når det ikke drives aktivitet av BIS- medlemmer. Har avholdt LEF, noe som vi ser forbedringspotensial i, og har derfor besluttet å avholde en sosial kveld litt senere på året, der alle engasjerte er invitert på lik linje som LEF. Har avholdt Oktober- og Halloween- fest, der arrangementer har vært fulltallige veldig fornøyd med dette resultatet. Studentaksjonen har avholdt sosiale arrangementer, der vi også fikk samlet inn støtte til CARE. Har sett på å gjøre BIS enda større på skolen, vi kommer til å starte med å opprette et kommunikasjonsutvalg. Er i gang med å opprette økonomiutvalg, søknadsprosessen er for tiden aktiv. Notat: Noen deler av denne redegjørelsen er konfidensiell og kommer derfor ikke med i referatet. Trondheim: Har jobbet aktivt opp i mot administrasjonen, noe som har gitt positive resultater der vi har blitt inkludert i promoteringsbrosjyrer (både 1 klasse- og bachelorbrosjyre til neste år). Har også vært til hjelp for administrasjonen når det kommer til virtuelle og datarettede verktøy. BIS- Trondheim har presset for at studenter skal kunne ha en plass i bygget der de kan distansere seg fra faglig arbeid, spesielt i eksamensperioder dette vil også fungere som et samlingspunkt, dere ulike former for lansering og promotering kan forekomme. Har vurdert opprettelse av egen BIS- Trondheim- kro, noe som vi nå er i dialog med BI om å få til. Har arrangert markedskveld, noe som vi opplevde som veldig bra. Har avholdt Googe- /youtube- kveld, der vi hadde livestream fra New York. Avholdt temakveld, der det også ble gitt informasjon om vinterlekene. Kommer til å avholde julekonsert til fordel for CARE. Skal holde et arrangement der det ikke skal være alkohol innblandet, sånn at studenter kan koble litt ut i eksamenstiden. Nå som vi er medlem av SIT, kommer vi til å delta på VT- møter. Jobber med å gjøre BIS litt mer synlig ovenfor studentene. Har revidert målsetningene våres, der vi har lagt til noen ekstra mål, grunnen et god del av de som var satt, var allerede oppnådd. Jobber med å gjøre BIS litt mer politisk aktiv, kommer tilbake til dette senere. Har avholdt GF, der vi satt én HR- ansvarlig, og til neste GF kommer vi til å sette 2 HR, og både VK- og KVK- vervet faller vekk. Har sterk økonomi. Stavanger: Økning i antall sosiale arrangement siden NSF, der oppmøte har variert. De to (2) mest suksessfulle arrangementene er Halloween- og gutte/jente- kro. Har satt ny kro- sjef. Har valgt å vente litt med oppussingen av kroen, sånn at nysatt kro- sjef også kan delta. LEF var til stor suksess, der vi hadde rundt 10% av studentmassen tilstede (60 engasjerte). Økonomien er forholdsvis bra. Har tatt kroen under organisasjonsnummeret til BIS, dette ble vedtatt på generalforsamlingen. God aktivitet når det kommer til idrett. Har avhold temakveld, samt evaluert alle foredragsholdere og fag. Alle linjeforeninger har avholdt sine egne arrangement, noe som har vært veldig bra. Har satt mange gode avtaler gjennom MANA. Det har vært veldig godt oppmøte bland 2 og 3 klassinger (sosiale arrangementer) dette året, men på samme tid av vi hatt en nedgang i møtende 1 klassinger. Planlegger NLD for fult, SL er invitert til dette. Vil beskrive BIS sitt forholdet til administrasjonen som veldig bra. Har oppstått noen nye utfordringer, men som vi ser på som løselige. Har ikke satt leder for studentaksjonen (SA) enda, noe som jobbes aktiv med. Jobber med teambuilding innad i styret, samt det at vi skal være mer synlige for studenter utad. Har valgt å prioritere kvalitet ovenfor kvantitet av arrangementer, grunnet vi vil maksimere antall oppmøte. Kristiansand: Har avholdt Damens og Herrenes aften, noe som var en suksess, der vi vurderer å holde dette neste år også. Har holdt kurs i LinkedIn. Alt som er idrettsrelatert er veldig bra. Har 4

5 besluttet å sette opp en egen markedstavle, der alle studentene kan se alt av avtalene. Jobbet med rabatter og avtaler. Har et sterkt samarbeid med universitetet, samt vi har opplevd at det har vært en økning av interesse ovenfor oss av næringslivet. Har satt ny kommunikasjonsansvarlig. Har startet samarbeid med NOV om å promotere Movember. Har startet med idémyldring ovenfor studentaksjonen. Skal holde en Grøtfest. Samarbeid med administrasjonen er veldig bra. Vi kommer til å flytte bygg til nyåret. Kommer til å satse mer på sosiale arrangementer neste år, samt bedre planlegging av medarbeidersamtaler. Satt to studentaksjonsansvarlige. Kommer til å satse på å promotere BIS- Kristiansand i ulike medier. Drammen: Har avhold mange ulike arrangementer, der Frat party, og Halloween- fest har vært noen av dem. Disse arrangementene har vært åpne for HIBU, der vi har observerte at en stor del av BI- studenter var tilstede. Har avholdt generalforsamlingen, der oppmøte var noenlunde skuffende, men selve gjennomføringen av arrangementet var veldig tilfredsstillende og effektivt. Har tatt til oss en ny markedsføringsteknikk, noe som har vist positive resultater. Har avholdt temakveld, med et veldig attraktivt trekkplaster. Ca. 65% av studentmassen var tilstede, samt studenter fra andre høyskoler. Har vurdert å satse mer på faglige arrangementer til neste år. Har sett veldig bra endring innen idretten på skoler, der vi har satt et nytt ski- lag Vi er generelt meget fornøyd med de involverte. Har satt to nye studentaksjonsansvarlige der vi promoterer årets sak for fult. Roser økonomiansvarlig og HR for å gjort en veldig bra innsats med regnskap og budsjett. Jeg har stilt meg disponibel for de fleste, og hjelper med det jeg kan. Har avholdt medarbeidersamtaler. Har generelt god dialog med administrasjonen. Har selv deltatt på BISNISS. Sak Orienteringssak: Orientering fra sentralledelsen Leder- BIS: Har revurdert flere avtaler, både transport og opphold. Har startet et HR- tiltak i SL, vi promoterer sunn helse innad. Har deltatt på LEF i Trondheim, deltatt på foredrag i Kristiansand, og foredrag sammen med Bergen- styret med direktøren, alle disse turene har vært styremøtehelger. Har delt ut LNU- midlene, samt vært i møte med LNU, der vi har diskutert nedleggingsfasen. Har deltatt på møte sammen med andre Skandinaviske studentforeninger, her ble det diskutert; faglig tilbud, studentmasse, og lignende. Kommer til å møte med studentforeningen i København senere i år. Har vært i dialog med BI ang. læringsmiljøutvalg. Har startet på et BIS- relatert historieprosjekt, (v/pk). Jobber aktivt med retningslinjer for æresmedlemmer. Har startet med Mammut, der etter et par problematiske resultater, har endt i litt høyere utgifter. Jobber aktivt med vinterlekene. Jobbet en del med Norlifondet. Jobbet med BIS- Alumni. Satt et nytt undergruppeverv i SL: Grafisk ansvarlig, som skal hjelpe med grafisk materiell, og generelt vedlikehold av sosiale medier. Har vært i dialog sammen med det påtroppende SBIO- ledelsen. Deltatt på dialogmøter sammen med ledelsen til BI og ledelsen til SBIO. Jobber sammen med BI ang. en rangering BI trenger for å oppnå Tripple Crown. Generelt tett samarbeid med BI. Sak Orienteringssak: Medlemskontingent NSF v/øa SL Bakgrunn: I budsjettet som bla lagt frem på LM ble det godkjent en post som heter 5

6 medlemskontingent NSF. Siden vedtektene er litt uklare og misvisende på dette punktet, vil ØA sentralt orientere om hvordan dette har fungert tidligere og hvordan vi ønsker at det skal fungere videre. Økonomi: Etter ikke- optimal kommunikasjon med den forrige BIS- SL, har HR og Økonomi oppdaget at det har vært dårlige rutinger rundt kontingent fra NSF. Etter mye graving, kom det frem at SL skal være ensomme kostnadsbærer for NSF, ikke LA. Dette er nå inkludert i den nye søknaden til BI. Vi var nødt til å inkludere LA som kostnadsbærere ved årets NSF, m.t.p. at det var budsjettert. Trondheim: Spørsmål: er det mulig å få senke kontingentandelen som går fra LA til SL? Økonomi: Svar Trondheim: Saksopplyser om litt utydelige vedtekter. Kontingenten som LA betaler er bare halvparten av det som først var antatt. Drammen: Spørsmål: er det mulig å forandre vedtektene? Leder: Svar Trondheim: Grunnen til at det har vært som et er, er pga. LA skal også være kostnadsbærere. Det vi har kommet frem til, er at vedtektene og budsjett har vært litt kverulerende. Traver: Spørsmål: Mener dere at SL burde ha dekket NSF, men dette ikke har blitt praktisert? Notat: Traver opplyser om hvordan det har vært praktisert tidlige, når det var flere LA. Traver: Dette var ment når det var flere LA, og SL ikke kunne være enslig kostnadsbærer. Delingstallet 1/15, kommer fra når det var 15 skoler. Dette var ikke en beslutning av SL, men heller noe som ble bestemt av LA. Stavanger: Hvis jeg har oppfattet dette riktig, vil BI dekke fremtidig kontingent? Leder: Svar Stavanger: Nei, BI vil dekke det som LA tidligere har betalt i henhold til NSF. Notat: Leder setter strek. Sak Behandlingssak: Godkjenning av revidert budsjett v/øa SL Bakgrunn: I budsjettet som bla lagt frem på LM ble det godkjent en post som heter medlemskontingent NSF. Siden vedtektene er litt uklare og misvisende på dette punktet, vil ØA sentralt orientere om hvordan dette har fungert tidligere og hvordan vi ønsker at det skal fungere videre. Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner budsjettet til sentralledelsen for Notat: Feil bakgrunn. Økonomi: Det ble stemt frem på LM at budsjettet for 2014 skal revideres og legges frem for styringsgruppen til høsten. Dette vil jeg nå gjennomgå. Økonomi: bemerkning: Medlemskontingenten for NSF er satt til null, samt støtten fra BI er økt. Vi har også søkt om en sum som skal gå til LA som støtte. Ang. Refusjon, er grunnen til denne har blitt økt, er både grunnet høyere studiepriser satt BI, samt det forrige budsjettet har fratrukket et vervs refusjon, som da ble forhåndsbetalt. Trondheim: Spørsmål: Hvor reelle er disse tallene? Økonomi: Svar Trondheim: Disse er ganske gjennomregnet, og skal være presise. Trondheim: Har det noen gang vært diskusjon rundt at disse pengene kunne gått til alle styremedlemmer innad i BIS? Leder: Svar Trondheim: Ja, det har blitt sett på, men disse midlene er satt av BI, som har tatt utgangspunkt i arbeidsmengden og reisedagene til SL- medlemmer. Traver: Saksopplysning: Det ble tatt opp for et par år siden, og det kom frem til at det er BI som har fastsatt dette. 6

7 Notat: Leder orienterer. Trondheim: Replikk: Når du tidligere sier at denne støtten ligger til grunn for arbeidsmengden, har jeg litt vanskeligheter for å se at deres arbeidsmengde kan være så betraktelig mye mer en LA sin. Drammen: LA får også noen goder, der engasjerte kan motta konteeksamener til null kostnad. Trondheim: Når man tar for seg mat- posten, ser jeg det som nødvendig at vi kanskje kunne oppjustert dette for LA, nå som det blir tilbrakt så mye tid på skolen der BIS- relatert arbeid er i fokus. Jeg vil også at vi kanskje skal diskutere reisekostnadene, der mye kunne bli gjort virtuelt, og dermed spart kostnader. Leder: Svar Trondheim: De reisene vi har sammen med hele styret, er rundt på LA. De andre reisene er for det meste til BI- Nydalen. Vi jobber aktiv med å kutte kostnadene videre. Bergen: Replikk: Jeg vil påpeke at leders reisedager ikke representerer styrets reisedager. Jeg anerkjenner også forholdet mellom BI og BIS. Leder: Svarreplikk: Det kan også påpekes at de reisene som går til Nydalen, er bestemt av BI, ikke BIS. Vil også påpeke at vi nå har en ny post, støtte lokalavdeling, som skal kunne bli bestemt fritt av LA når det kommer til bruken av disse midlene. Økonomi: Replikk: Jeg vil understreke at disse reisene er helt ut BIS- relatert, og noe som er nødvendig for organisasjonen kommunikasjon. Traver: Replikk: Sånn jeg har forstått, har alle veldig lik oppfatning her, og har veldig god forståelse for dette, men dette er bestemt av BI, sånn at de har noen kontante tillitspersoner de kan forholde seg til. Vil også påpeke den nye posten med støtte til lokalavdelingene. Det er lettere å administrere en løsning som dette, der støtten enten er der, eller forsvinner i sin helhet. Kanskje vi skal se på å lage retningslinjer som skal kunne forklare bakgrunnen på hver utgiftspost, som LA kan forholde seg til. Notat: Økonomi redegjør videre for budsjettet. Økonomi: Styrets bevertning er nå splittet, der sentralledelsen inviterer er en egen post. Telefonrefusjon er kraftig nedjustert, grunnet de nye retningslinjene. Mammut har blitt litt dyrere, mye grunnet server- saken. Revisor og juridisk bistand er satt opp grunnet søknad om momskompensasjon. Mange poster en enten nedjustert, eller fjernet i sin helhet. Seminarer er oppjustert litt, grunnet vi vil kvalitetforsikre arrangementene. Når det kommer til posten; Støtte lokalavdeling, kommer vi til å oppfordre til en diskusjon om retningslinjer senere i tid. Trondheim: Når det kommer til posten; overlapping, ser jeg på det som mulig å nedjustere denne posten, og lurer litt på hvorfor denne posten er såpass høy i utgangspunktet. Økonomi: Svar Trondheim: Det er reising som er hovedgrunnen til den høye kostnaden. Bergen: Hva innebærer posten; Profilering og trykksaker? økonomi: Svar Bergen: Gensere, bannere, og lignende. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Orienteringssak: Tilbakemelding NSF v/leder SL Bakgrunn: Det har kommet noen tilbakemeldinger fra BIS Bergen etter NSF i september. Jeg ønsker at vi tar en liten diskusjon rundt eventuelle forbedringer. 7

8 Notat: Leder oppfordrer til diskusjon. Trondheim: Grunnet det er mange deltakeres første gang på NSF, frykter jeg at mange av tilbakemeldingene kan mangle litt grunn. Jeg vil også påpeke at det er veldig verv- delt, og flere individer, med samme opplegg, kan ha forskjellige oppfatninger. Jeg vil gjerne at SL skal samkjøre litt mer. Drammen: Som jeg har forstått det, er Drammens oppfatning generelt positiv etter arrangementet, med unntak av enkeltsitater, som har dreid seg om at det har vært litt ensidig. Stavanger: Stavanger har vært generelt positiv til NSF. Det største utbyttet har kommet fra enkeltsamlingene. Generelt veldig fornøyd. Bergen: En tilbakemelding vi har fått, er at det har vært litt mye foredrag, og litt lite BIS- samlinger. Har også fått tilbakemelding om at utbytte fra verv- samlingene har vært splittet, der noen har vært veldig positive, mens andre har vært litt skuffet. Kunne ønsket at det skulle vært litt mer avslappende, for å senke stressfaktoren. Vil gjerne at vi skal ha en felles samling, der vi snakker om fremtidsvisjonen til BIS. Kristiansand: Generelt har det vært gode NSF- tilbakemeldinger. Jeg vil påpeke at etter min oppfatning- mye av misnøyen kommer fra enkeltpersoner, som har personlig kverulerende preferanser, og ikke samkjører så godt med majoriteten. Notat: Kristiansand leser opp melding fra Leder- Kristiansand. Drammen: Replikk: Jeg mener det er sundt at man møter personer med andre meninger, og at det beste med arrangementet er å utveksle erfaringer. Jeg mener også at denne helgen er til for å kunne slippe seg løs, og dermed senke stressfaktoren til enkelte. Notat: Leder setter strek. Sak Behandlingssak: Medlemskap NSO v/leder SL Bakgrunn: På forrige styringsgruppe møte ble vi enige om å se videre på et medlemskap i NSO. Etter alle nå har undersøkt hva et medlemskap vil si skal det stemmes om dette er noe som skal avgjøres på landsmøtet eller ikke. Forslag til vedtak: BIS skal på landsmøte 2014 stemme om medlemskap i NSO. Notat: Leder orienterer. Trondheim: Etter dialog sammen med Trondheimsstyret, har vi besluttet enstemmig at vi er positive til et evt. NSO- medlemskap, spesielt ettersom at vi betaler denne medlemsavgiften uansett. NSO har også stor politisk påvirkning, noe som kunne vært til nytte for oss. Bergen: Enig i mye som Trondheim nevner, og vil påpeke at i strategien til BIS, tilsier det at vi skal være politisk synlig og aktiv. Ønsker at vi skal satse mer på studentpolitikk. Vi er generelt positiv til et medlemskap i NSO. Drammen: Vi i Drammen har også gjort opp noen synspunkter. Jeg vil påpeke at vi vil kunne være med på å forme NSO sine satsingspunkter gjennom deres landsmøte. Vi er generelt positive. Stavanger: Etter dialog med LA, har vi kommet frem til at vi er positive til et medlemskap i NSO. Notat: Leder orienterer om hva konsekvensen av å evt. gå vekk fra dagens ordning ville vært. Bergen: Tror dette (medlemskap i NSO) også ville gagnet den gjennomsnittlige BI- student. Leder: Påpeker at BI også er veldig positive til et evt. medlemskap. 8

9 Notat: Leder setter strek. Det voteres. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Sammenslåing BIS og SBIO v/leder SL Bakgrunn: Styret til SBIO har kontaktet oss angående en utredelse om sammenslåing av de to studentorganisasjonene. Leder SL vil gjerne høre synspunktene fra LA. Notat: Dette er en orienteringssak, ikke behandlingssak. Leder orienterer. Trondheim: Jeg ser positivt på en intern utreder, der dette ville vært mer lukrativt, men stiller meg ikke helnegativ til bruk av en ekstern part. Drammen: Det vil være parallelt med et styre i en bedrift, der styret ikke kan gjøre noe direkte, men gir beskjed til ledelsen, som er det fungerende administrative organet. Stiller meg positiv til å holde tett på dagens organisasjonsstruktur, noe som er kjent innad i organisasjonen. Tror også dette er positivt i henhold til BI sin langsiktige strategi ovenfor å bli internasjonale. Vil at vi skal holde oss til intern utreder. Stavanger: Vil også at vi skal holde oss til en intern utreder. Bergen: Uten å se for meg hvordan denne utredelsen vil bli, er jeg positiv til å holde dette internt. Trondheim: Vil gjerne at vi skal holde en tett dialog her. Traver: Vil påpeke at nå som vi har interne nedleggelser, vil jeg anbefale at vi starter internt, og lar det bestemmes over tid. Vil at dere skal starte tidlig, og har en åpen og ærlig dialog. Sak Orienteringssak: Nettverksbygging på tvers av studentforeninger v/leder Trondheim Bakgrunn: Leder i Trondheim deltok på en samling tidligere denne høsten med lederne for de ulike studentorganisasjonene i Trondheim. Dette var svært lærerikt og forebyggende for BIS Trondheim fremover. Leder i Trondheim ønsker å orientere om dette og anbefaler på det sterkeste at de andre BIS avdelingene gjør det samme. Notat: Denne saken blir forskjøvet til fordel for sak Trondheim: Etter å ha deltatt på et lederarrangement sammen med andre studentforeninger i Trondheim, oppfordrer jeg til at dere andre LA også gjør dette. Stavanger: Nå som vi er medlemmer av SIS, så har vi blitt invitert til noenlunde det samme. Veldig bra arrangement. Bergen: Har gjort det samme i Bergen, men savnet at det kunne vært flere deltagende medlemmer. Trondheim: Utdyper at dette arrangementet ikke var faglig rettet, men heller relasjonsbyggende. 9

10 Notat: Leder setter strek. Sak Orienteringssak: Konting av eksamener for LA v/leder SL Bakgrunn: Leder for SL har samarbeidet med BI for å komme frem til like regler for konting ved LA. Leder: Det som har besluttet av BI, er at styret- LA skal ha to gratis kontinger hvert år, som skal være gyldige i 2 år etter ferdig studie- periode. Bergen: Dette høres akseptabelt ut. Traver: replikk: Av erfaring, er det veldig positivt at man kan ha en sånn mulighet. Trondheim: Vil gjerne at vi skal legge fleksibiliteten til vår fordel, samt legge til to (2) kontinger pr. Semester. Stavanger: Spørsmål: Er styret definert på samme måte som i våres vedtekter? Leder: Svar Stavanger: nei, det er evt. ment som de lokale standardiserte vedtektene definerer ledelsen (Styret + VK+ KVK). Traver: Veldig viktig med denne fleksibiliteten. Drammen: Hva er fleksibiliteten som er definert av BI? Leder: Svar Drammen: Disse kontingene må bli benyttet innen 5 år fra første skoledag. Traver: Saksopplysning: Dette er definert som om at man skal ta opp eksamen, og ikke ta opp fag. Ved at man evt. tar opp hele fag, påfølger fulltallig kostnad. Trondheim: Vil gjerne at vi skal legge til i avtalen at det skal gjelde fra GF- tidspunkt. Notat: Leder setter strek, og vil ta dette med seg videre til forhandlinger. Sak Behandlingssak: Retningslinjer Norlifondene v/leder SL Bakgrunn: BI har ønsket retningslinjer for bruk av midlene LA har i Norlifondene. Leder SL ønsker i den forbindelse at vi er enige i styringsgruppen om retningslinjene som er satt. Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner retningslinjene for Norlifondene. Notat: Se vedlegg 1. Leder Orienterer, og oppfordrer til diskusjon. Trondheim: Jeg kunne gjerne likt å sett et punkt om gjensidig kommunikasjon, der BI skal være pliktig til å rapportere til BIS om evt. bruk av Norlifondet. Traver2: Hva kommer til å hende med fondet når Kristiansand og Drammen nedlegges? Leder: Det er oppfattet at både Drammen og Kristiansand kommer til å bruke disse midlene, og derfor vil ikke dette spørsmålet bli reelt. Hvis dette ikke blir utfallet, kommer vi til å forhøre oss med BI. Leder: Vi kan evt. legge til et punkt at det bare er BIS som kan delegere disse midlene? Drammen: Spørsmål Trondheim: Mener dere at BI må sende en forespørsel til BIS om å bruke disse pengene? Trondheim: Svar Drammen: Ikke nødvendigvis en forespørsel, men heller at BI skal rapportere i forkant av evt. bruk, må rapportere til BIS at de kommer til å gjøre dette. 10

11 Notat: Det blir fremmet et motforslag, som er de liggende retningslinjene, men tilføyet at det skal være gjensidig kommunikasjon mellom BI og BIS når det kommer til bruk av Norlifondet. Vedtak (forslag til vedtak): Enstemmig nedstemt. Vedtak (Motforslag): Enstemmig Vedtatt. Sak Orienteringssak: Vinterlekene 2014 v/leder SL Bakgrunn: Da det hvert år blir gitt en del gratis billetter til vinterlekene ønsker leder å orientere om hvordan disse vil bli fordelt og behandlet i år. Notat: Informasjon som ble gitt på styringsgruppemøtets tidspunkt, har senere blitt oppdatert, og derfor faller diskusjonen ut. De nye opplysningene er som følger: Det blir gitt ut til hver skole én gratisbillett, samt tre (3) halvprisbilletter. Den billetten som er gratis, dekker det samme som en ordinær billett, men holderen av billetten, er nøtt til å stille seg disponibel til diverse arbeid som blir satt av vinterlekenekomiteen. De prisene som er satt til halv pris, medbringer at holderen av disse billettene, er nøtt til å stille seg arbeidsdisponibel én kveld, og én dag. I tillegg til dette, er personen nøtt til å dekke transport på egen regning. Sak Orienteringssak: Søknad om støtte til BI v/leder SL Bakgrunn: Det har nå vært jobbet med en søknad til BI om støtte derfra en lengre periode og leder SL ønsker å orientere om denne saken. Leder: Vi vil motta støtte fra LNU ut vår- 2016, og etter dette har vi besluttet sammen med BI at de skal overta LNUs rolle. Dette vil fortsatt være mulig å søke LNU- frifond, der de behandler og evt. innvilger summer opp til kr Hver LA kan søke til dette individuelt. Notat: Leder åpner for diskusjon og spørsmål. Trondheim: Vil oppfordre LA som ikke har eksklusivitetsavtaler å søke fond spesifikt for idrett. Bergen: Vil gjerne at direktørene skal være tilstrekkelig informert om retningslinjene ovenfor Norlifondet, og LNU- midler/erstatning. Sak Behandlingssak: Ny logo i BI Studentsamfunn v/leder SL Bakgrunn: På forrige styringsgruppe møte ble det vedtatt at alle LA skal ha med seg et budsjett for kostnader rundt bytte av logo. Det vil og legges frem de nye logo forslagene. Forslag til vedtak: Styringsgruppen fortsette prosessen rundt bytte av logo. Notat: Saken blir forskjøvet til fordel for Notat: Økonomiske summer vil bli holdt konfidensielt i referatet, og kan evt. oppgis ved forespørsel. Leder ber alle LA presentere evt. kostnader for ens LA ved et evt. logoforslag. Stavanger: Tilnærmet null. Drammen: Blir nedlagt, og derfor null. 11

12 Bergen: Vi har betraktelig store kostnader. Trondheim: Vi har ikke kommet frem til en spesifikk sum, men heller et overslag. Forutsette kostnader er relativt høye. Notat: Leder oppfordrer til diskusjon. Drammen: Etter å ha diskutert sammenslåing med SBIO, hadde jeg sett på det som nødvendig at vi diskuterer konsekvenser sammenslåingen vil ha for dette prosjektet. Bergen: I Bergen ser vi ikke behov for logoendring, samt det at hvis vi evt. skulle ha endret logo, vil jeg gjøre noe mer radikalt, m.t.p. på at en så liten detalj kan koste veldig mye. Drammen: Sier meg enig med Bergen. Trondheim: Etter å ha diskutert dette med ledelsen i Trondheim, har vi konkludert med at kostnaden ikke er forsvarlig ovenfor nytten. Jeg vil heller ha en radikal endring dette er spesielt relevant ovenfor at vi nå alle tilhører en studentskipnad. Vi har derfor konkludert med at vi egentlig burde legge prosjektet på is, helt til evt. fusjon enten er fullført, eller tatt av dagsorden. Stavanger: Vi er generelt positivt innstilt til logeendring, og nå som organisasjonen har endret seg såpass mye, ville dette passet organisasjonen godt. Bergen: Hvis vi nå evt. blir med i SIB og NSO, mener jeg det brygger litt mye på en og samme tid. Kristiansand: Vi i Kristiansand ser på det som nødvendig å legge denne endringen på is. Leder: Hvis denne saken blir nedstemt, kommer vi til å fremme et fremtidig forslag om at logorelaterte endringer ikke kan forekomme før en evt. organisasjonsendring. Vedtak: Enstemmig nedstemt. Sak Orienteringssak: Faktura fra HK reklamebyrå v/leder SL Bakgrunn: Leder SL vil orientere på møtet om denne saken Notat: Økonomiske summer vil bli holdt konfidensielt i referatet, og kan evt. oppgis ved forespørsel. Leder: Grunnet noen faktorer rundt forrige års økonomiske beslutninger, har vi valgt å informere om at vi har mottatt en faktura på sum som ikke er medberegnet i årets eller fjorårets budsjett. Trondheim: Er dette den totale kostnaden av prosjektet? Utdypet: Er situasjonen slik at ingenting av dette prosjektet ble betalt i fjor? Leder: svar Trondheim: ja. Traver: Er vi skriftlig bundet til denne avtalen? Leder: Svar Traver: Ja. Sak Orienteringssak: Eventueltsaker Møtet er hevet kl. 15:57. 12