TRONDHEIM KOMMUNE. Kartlegging av innkjøpsrutinene i Trondheim kommune

Transkript

1 TRONDHEIM KOMMUNE Kartlegging av innkjøpsrutinene i Trondheim kommune Oktober 2003

2 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen Kartlegging av innkjøpsrutiner i Trondheim kommune. Arbeidet er utført av Kari Merete Andersen og Børge Sundli (prosjektleder). Rapporten har vært til høring hos Rådmannen i juli Noen faktaopplysninger er endret i rapporten etter høringen. Trondheim 08. oktober 2003 Per Olav Nilsen Direktør Børge Sundli revisor 1

3 INNHOLD 1. BAKGRUNN PROBLEMSTILLINGER GJENNOMFØRING/METODE INTERVJUER DATAANALYSE RESULTATER H VORDAN ER ORGANISERINGEN OG ROLLEFORDELINGEN FOR INNKJØPSVIRKSOMHETEN?...4 Rådmannen...4 Enhetslederne...4 Innkjøpskontoret...5 Innkjøpsforum...5 Trondheim bydrift H VORDAN FOREGÅR INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON MELLOM AKTØRENE?...7 Innkjøpskontoret...7 Enhetslederne...7 Kommunens nettside Internt...7 E-handelsprosjekt HVORDAN UTØVES DET TI LSYN MED AT RUTINENE FØLGES? FØLGES LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER? FØLGES INNKJØPSAVTALE NE SOM TRONDHEIM KOMMUNE HAR INNGÅTT MED EKSTERNE LEVERANDØRER? KONKLUSJONER RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE REVISJONENS KOMMENTAR TIL RÅDMANNENS UTTALELSE

4 1. Bakgrunn Innkjøpsområdet er et vesentlig område i Trondheim kommune. Regnskapet for 2002 viser at det ble gjort innkjøp av varer og tjenester som inngår i eller erstatter kommunal tjenesteproduksjon for 1,6 milliarder kroner innen drift, og for vel 800 millioner innen investeringer. Området er i hovedsak underlagt felles rutiner i kommunen. Formålet med denne kartleggingen er å undersøke om Trondheim kommune følger interne rutiner for innkjøp i kommunen og lov om offentlig anskaffelser med forskrift. Lov om offentlige anskaffelser er styrende for organiseringen av innkjøpsfunksjonen i kommunen. I Trondheim kommune har Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser i Trondheim kommune vært gjeldende siden november Problemstillinger Følgende problemstillinger er undersøkt: 1. Hvordan er organiseringen og rollefordelingen for innkjøpsvirksomheten? 2. Hvordan foregår informasjon og kommunikasjon mellom aktørene? 3. Hvordan utøves tilsyn med at rutinene følges? 4. Følges lov og forskrift av om offentlige anskaffelser? 5. Følges innkjøpsavtalene som Trondheim kommune har inngått med eksterne leverandører? 3. Gjennomføring/metode 3.1 Intervjuer Problemstillingene er undersøkt gjennom strukturerte intervju med rådmannen, innkjøpssjefen og ansatte ved innkjøpskontoret, samt enkle telefonintervju med utvalgte enhetsledere som ble valgt ut gjennom dataanalysen (se nedenfor). Utvalget representerer enheter som i større eller mindre grad foretar innkjøp hos andre enn de Trondheim kommune har avtaler med, og er tre skoler, Trondheim bydrift og Trondheim brannvesen. I tillegg har vi gjennomført telefonintervju med enhetsledere som ble valgt ut gjennom stikkprøver. Dette utgjør fire barnehager, ett dagsenter, ett sykehjem, en enhet under byutviklingstjenester, Trondheim eiendom, samt to enheter for kultur og fritid. Vi har i tillegg intervjuet ledelsen ved Trondheim bydrift fordi de representerer en stor enhet med store innkjøp rettet mot forbruk, vedlikehold og nybygg. 3

5 Som grunnlag for intervjuene har vi gjennomgått kommunale dokumenter, regelverk og lov om offentlige anskaffelser. 3.2 Dataanalyse Ved hjelp av analyseverktøyet IDEA har vi gjort uttrekk og analyser fra regnskapet. Gjennom dataanalysene har vi undersøkt innkjøp i forhold til innkjøpsavtalene, leverandørene og enhetene som foretar innkjøp. Vi har tatt utgangspunkt i avtaler som Trondheim kommune har inngått med eksterne leverandører. For noen varer som kun skal kjøpes hos bestemte leverandører har vi analysert hvordan enhetene følger avtalene. Med bakgrunn i det som kom frem i analysen har vi plukket ut enhetsledere for telefonintervju. Utplukket er gjort blant de som handler hos andre leverandører enn Trondheim kommune har avtale med. 4. Resultater 4.1. Hvordan er organiseringen og rollefordelingen for innkjøpsvirksomheten? Rådmannen Det er rådmannen som har ansvaret for å legge opp rutiner og gi regler for innkjøpsvirksomheten. De fleste avtalene om innkjøp undertegnes i dag av kommunaldirektøren for finans, men det finnes unntak for enkelte store kompliserte avtaler som undertegnes av ansvarlig kommunaldirektør for tjenesteområdet (eksempelvis IT-avtaler). Teknisk sektor har eget ansvar i egne avtaler. Rådmannen (kommunaldirektøren for finans) har ansvaret for at alle enhetene kjenner til avtalene. I praksis er det Innkjøpskontoret som står for dette arbeidet. Kommunaldirektøren for finans opplyser at han ikke på egen hånd har gått ut med informasjon ut over det som innkjøpskontoret gjør. Enhetslederne Den enkelte enhetsleder i kommunen er ansvarlig for at anskaffelser i Trondheim kommune skjer i tråd med gjeldende lover og regler. Dette framgår av rundskriv og av Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser i Trondheim kommune. Rådmannen sier i intervju at enhetslederne selv skal sørge for at innkjøpsavtalene følges, men at ansvaret for å påse at dette skjer ligger hos innkjøpskontoret og i siste instans hos rådmannen. Det varierer hvordan enhetslederne ser på innkjøpskontorets rolle. Noen har gjort henvendelser til innkjøpskontoret, og er fornøyd med den hjelpen de fikk. Andre sier at de ikke har hatt noen bevissthet om innkjøpskontoret. Rådmannens rolle i innkjøpsvirksomheten er lite tydelig for enhetslederne. 4

6 Innkjøpskontoret Innkjøpskontoret ble opprettet i 1994 med tre årsverk mens det enda var distriktsadministrasjoner i Trondheim kommune. Etter at distriktsadministrasjonene ble nedlagt, og innkjøpskonsulentstillingene på distrikt ble inndratt, ble innkjøpskontoret styrket med ett årsverk. Innkjøpskontoret sier i intervju at de har kunnskaper om lovverket (ikke entrepriser). De bidrar med kurs, samt bistår rådmannen og enhetene i innkjøpsarbeidet. 80 % av tiden på innkjøpskontoret går med til å mekle avtaler. Ved anbudsarbeid er det fagområdene som definerer hva som skal være kvaliteten og omfanget på leveransene. Det opprettes konkurranseutvalg med representanter fra aktuelle enheter/fagområder i forbindelse med anbudsprosessene. Innkjøpskontoret har våren 2003 kommet i gang med å utvikle et kvalitetssystem for kontoret, som bl a skal ivareta ledelsens behov for styring, for å tilfredsstille de krav som ligger i regelverket for offentlige anskaffelser. Kommunaldirektøren for finans opplyser at innkjøpskontorets rolle er som for de fleste andre interne enheter: De utøver ikke egen myndighet, men er en støttefunksjon for de tjenesteytende enhetene og for rådmannen. Innkjøpskontoret er blant annet med på å fremforhandle avtaler om innkjøp. For avtaler som berører mange ulike tjenesteytende enheter og hvor kvaliteten på varen er enklere å definere; eksempelvis leveranser av strøm, olje, kontorrekvisita mv. framforhandler innkjøpskontoret avtalene på egen hånd. I følge kommunaldirektøren for finans er det slik at innkjøpskontoret hovedsakelig yter service mot de store tjenesteområdene helse, omsorg, utdanning og sosialtjenester og kanskje i mindre grad mot områder som Trondheim bydrift og Trondheim eiendom. Innkjøpskontoret mener at de gjerne kunne hatt en større del av innkjøpsvirksomheten som de store avdelingene Trondheim bydrift og Trondheim eiendom tar seg av i dag. Imidlertid er dette et ressursspørsmål og innkjøpskontoret er presset. I følge innkjøpskontoret mangler Trondheim kommune i dag et IT-basert innkjøpssystem, dvs et integrert innkjøpssystem som håndterer alle fasene i et innkjøp; rekvisisjon, ordrebehandling, mottak, betaling og rapportering. Innføring av e-handel vil ikke kunne dekke dette for alle anskaffelsene Trondheim kommune gjør. Innkjøpsforum I veilederen for anskaffelser er det beskrevet et tverrfaglig innkjøpsforum som skal ivareta samarbeidet mellom innkjøpsaktørene i kommunen. I forumet sitter representanter fra : Innkjøpskontoret Trondheim bydrift Utbyggingskontoret Trondheim eiendom 5

7 Helse og velferd (HV) Oppvekst og utdanning (OU) Innkjøpsforumet ledes av innkjøpskontoret og skal være arena for: Videreutvikling av mål, strategier, innkjøpspolitikk, anskaffelsesregelverk, rutiner og kontrollfunksjoner for anskaffelsesfunksjonen Erfaringsutveksling Informasjon Prosjekt/utviklingsarbeide Faglig utvikling Leverandørpresentasjoner Foredrag Forumet skal møtes 4-6 ganger i året. I første halvår av 2003 har forumet hatt tre møter. Trondheim bydrift Trondheim bydrift er en enhet med store innkjøp årlig. Ved Trondheim bydrift er innkjøpsfunksjonen desentralisert til fagenhetene. Innkjøpskontoret opplyser at Trondheim bydrift, Trondheim eiendom og Byggservice i hovedsak inngår avtaler om innkjøp selv, i tillegg til at de benytter seg av de avtalene som Innkjøpskontoret får i stand. Innkjøpskontoret er involvert og bistår ved enkelte avtaler. Innkjøpskontoret har tildelt Trondheim bydrift noen avtaler som de skal innhente. Trondheim bydrift oppgir at de inngår felles avtaler for større innkjøp som grus, asfalt, betongvarer og vannledningsmateriell mv. Avtalene som inngås gjelder for hele Trondheim bydrift og i noen grad også for hele kommunen. De store avtalene inngås og reforhandles av bydriftssjefen. De små avtalene er delegert til lederne for fagenhetene. Trondheim bydrift opplyser at de følger de kommunale retningslinjene for innkjøp. Den nye veilederen for innkjøp er i stor grad basert på bydrifts tidligere interne regler for innkjøp som er nedfelt i et eget hefte for enheten. Ved Trondheim bydrift er det gitt intern opplæring i reglene for innkjøp. Trondheim bydrift er av den oppfatning at antall innkjøpere bør reduseres og mener at man bør legge til rette for rekvirenter. Trondheim bydrift sier de er oppdatert på aktivitetene ved innkjøpskontoret og samarbeider godt med dem. Ved innspill på dårlige avtaler for kommunen gir de tilbakemelding til innkjøpskontoret. De stiller selv spørsmål ved om de er gode nok til å informere mot Trondheim eiendom. Trondheim bydrift har deltatt i pilotprosjektet for utprøving av e-handelssystem. Deres erfaringer med prosjektet er at det var problemer med å finne frem i produktkatalogene og at produktene de ønsket ikke alltid fantes der. De mener det var en for optimistisk gevinst forespeilet i prosjektet og at realiseringen, inkludert effektivisering av fakturaprosessen, kan ta lengre tid enn antatt å realisere. 6

8 Trondheim bydrift sier at de har en bevisst holdning og tilstrekkelig kompetanse til å ivareta kvalitetssikring når det gjelder anskaffelsesvirksomheten Hvordan foregår informasjon og kommunikasjon mellom aktørene? Kommunaldirektøren for finans opplyser at ansvaret for at det gis informasjon knyttet til innkjøpsvirksomheten ligger til rådmannen, ved kommunaldirektøren for finans. Den faktiske informasjonen gis av innkjøpskontoret. Informasjonskanalen er kommunens nettsted Internt. Manuell innkjøpshåndbok gikk ut av bruk for nesten to år siden. Innkjøpskontoret Innkjøpskontoret beskriver at det primært er kommunens nettbaserte informasjonskanal, Internt, som benyttes når ny informasjon skal ut. Informasjon og rundskriv kommuniseres via dette nettstedet. Veileder for anskaffelser i kommunen er lagt ut på Internt. Dette skal være publiseringsveien for veilederen. Den er i tillegg trykket opp i noen eksemplarer som er sendt til sentrale personer. Innkjøpskontoret gir uttrykk for at det er opp til enhetslederne å kontakte innkjøpskontoret for hjelp og koordinering. Det foreligger ikke noen opplæringsplan for innkjøp pr i dag. Innkjøpskontoret vil gjennomføre opplæring i forbindelse med e-handelsprosjektet. Det er tatt inn i avtalene med leverandørene at de skal informere ut mot brukerne i kommunene (kundene) om egen avtale med kommunen og hva avtalen omfatter. Derfor benyttes leverandørene til å gi informasjon til enhetene i kommunen for å sikre lojaliteten til avtalene. I den forbindelse er det også avtalefestet at leverandørene skal utarbeide informasjonmatriell om sin leveranse i samarbeid med innkjøpskontoret. Enhetslederne Enhetsledere skal i følge rådmannen og innkjøpskontoret benytte Internt for å skaffe seg informasjon om innkjøp. Flere enhetsledere opplyser at de av effektivitetshensyn tar kontakt direkte med innkjøpskontoret for informasjon i stedet for å gå veien om Internt når innkjøp skal gjennomføres. I telefonintervju sier flere enhetsledere at de ikke har tilstrekkelig administrativ kapasitet til å følge med på Internt. I intervju har en del enhetsledere opplyst at de hører svært lite fra innkjøpskontoret. Andre sier at det er lett å ta kontakt og få hjelp. Kommunens nettside Internt Innkjøpskontoret har fått tilbakemelding fra enheter om at Internt er vanskelig å finne frem i og de ønsker seg av den grunn en bedre profilering og bedring av brukervennligheten vedrørende 7

9 informasjon om innkjøp på Internt. Innkjøpskontoret har formidlet dette videre til kommunaldirektøren for organisasjon, men mener de ikke har fått gjennomslag for en slik forbedring. E-handelsprosjekt Innkjøpssjefen viser til at kommunen arbeider med å innføre en e-handelsløsning for innkjøp av varer. Løsningen skal være i drift innen innen utgangen av 2003 og alle aktuelle varegrupper vil være tilgjengelig gjennom løsningen innen Innkjøpssjefen mener at problemet med lojaliteten til rammeavtalene da vil være løst. Innkjøpskontoret beregnet i 2001 at ca 30% av kommunens driftskostnader og omtrent halvparten av fakturaene er egnet for E-handel. Dette utgjorde 211 mill kr. Det vil si at 518 mill kr av driftskostnadene var beregnet til å falle utenfor en E-handelsløsning. Investeringskostnadene (600 mill kr i 2001) ble holdt utenfor beregningene. Prosjektet er forankret hos rådmannen og ved eget bystyrevedtak. Innkjøpssjefen er prosjektleder og innkjøpskontoret er tilført ekstra ressurser i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Det har så langt vært lite e-handel, begrenset til pilotprosjektdeltagerne. Et stort problem i e- handelsløsningen er i følge innkjøpssjefen at leverandørene har vært lite entusiastiske til nå, slik at det har tatt lengre tid enn forventet å få opp varekataloger fra leverandørene. I forbindelse med dette e-handelsprosjektet innkalles innkjøperne i grupper og det informeres om e-handelsløsningen. Samtidig drøftes også generelle innkjøpsspørsmål Hvordan utøves det tilsyn med at rutinene følges? I revisjonens undersøkelse i 1998/99 ble det påvist illojalitet til innkjøpsreglementet og - avtalene. Leder ved innkjøpskontoret sier at kontoret tar opp lojalitet i informasjonsmøter og i rundskriv. Kontoret har i løpet av våren 2003 gjennomført informasjonsmøter med enhetsledere i forbindelse med innføring av e-handel. På disse møtene har også lojalitet til avtalene vært tema, i følge leder ved innkjøpskontoret. Han mener at i forhold til størrelsen har kommunen en god innkjøpsorganisasjon og en rimelig bra lojalitet. Rådmannen sier at han ikke har iverksatt rutiner ut over det som innkjøpskontoret selv har gjennomført. Det medfører i praksis at Innkjøpskontoret har det utøvende tilsynet med at rutinene følges. Innkjøpskontoret opplyser imidlertid at det ikke er tilstrekkelige ressurser til stede hos dem til å utøve en fortløpende kontroll med at enheter og innkjøpere følger de rutinene og bestemmelsene som gjelder for området. Ansatte ved Innkjøpskontoret mente at det i større grad burde være et kontrollsystem. De mener løsningen kan være å ansette kontrollører som har til oppgave å føre kontroll og å gi informasjon. Innkjøpskontoret oppgir at det ikke lages en samlet årsrapport om anskaffelser i Trondheim kommune. Svakheter innen rapportering og kontroll er en av årsakene til at man nå er i gang med omorganisering til e-handel. Innkjøpskontoret mener at kommunen ikke har gode nok 8

10 styringsdata til å føre et effektivt tilsyn med innkjøpsvirksomheten. Det lages ikke avvikmeldinger for innkjøp i dag og de mener at å benytte eksisterende system til dette blir for komplisert. Innkjøpskontoret benytter statistikker og informasjon fra leverandørene i oppfølgingen av hvordan salget til kommunen oppfylles i forhold til forventet volumet som er knyttet til avtalene. Hvis det i den forbindelse blir oppdaget at enheter i kommunen ikke benytter avtalene gis det normalt tilbakemelding fra kommunen til leverandørene. Som nevnt under 4.2 er det avtale festet at leverandørene kontakter enhetene i kommunen og informerer om avtalene. Innkjøpskontoret opplyser at de i forbindelse med skifte av leverandører har tatt stikkprøver på om de inngåtte innkjøpsavtalene følges. Kontoret tar opp avvik skriftlig eller muntlig med de som bryter avtalene. Tilsyn ut over dette er ikke etablert. Innkjøpskontoret mener det meste vil falle på plass gjennom en e-handelsløsning. Tidshorisonten for en fullstedig etablering av e-handelsløsningen er i følge innkjøpskontoret 3 5 år. En slik løsning vil imidlertid ikke omfatte alle varer som kjøpes inn av kommunen Følges lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Innkjøpskontoret har i intervju gitt uttrykk for at de tror at loven om offentlige anskaffelser ikke har satt seg i organisasjonen Trondheim kommune ennå og at en god del forbedringer er mulig. Blant annet kan koordineringene av kjøp fra forskjellige enheter bli bedre. Rådmannen mener at kommunen står overfor utfordringer på innkjøpsområdet nå, ettersom loven sier at alle innkjøp over kr skal ut på anbud. Rådmannen tilkjennegir at kommunen må gjennom en prosess for at lovens og forskriftens pålegg skal bli fullstendig fulgt opp og at rutinene skal fungere på en tilfredsstillende måte. I våre undersøkelser synes det som om Trondheim bydrift har et godt system for praktisering av loven. Dette har bakgrunn i at Trondheim bydrift etter egne behov har prioritert å etablere gode og oversiktlige rutiner for innkjøp. Trondheim bydrift opplyser at de kjenner godt til lov og forskrift om offentlige anskaffelser og at de har ressurspersoner som har høy kompetanse til kvalitetssikring av innkjøp. Det største bidraget til kvalitetsikring er anbudsutvalget som er oppnevnt av styret (og består av to personer). Dette har Trondheim bydrift valgt å opprettholde, mens Trondheim eiendom har lagt ned sitt. Alle anbud over kr går via anbudsutvalget. Bydriftssjefen innstiller for anbudsutvalget og hver sak blir grundig dokumentert. Under kr er det bydriftssjefen som godkjenner sakene. 9

11 4. 5. Følges innkjøpsavtalene som Trondheim kommune har inngått med eksterne leverandører? Den nye veilederen/retningslinjene for innkjøp i kommunen sier blant annet om rammeavtalene og rabattavtalene som er inngått: Trondheim kommune har inngått felles innkjøpsavtaler. Intensjonen med dette er at kommunen kan oppnå markedsmessige eller administrative fordeler ved at hele eller deler av kommunen opptrer i fellesskap. I første rekke gjelder dette konsernavtaler eller ved å samordne anskaffelser kan vi gi enhetene varer til riktig kvalitet til lavest kostnad. En rammeavtale er en bindende gjensidig avtale mellom kommunen og leverandører om kjøp av bestemte varer/varegrupper eller tjenester i en avtalt tidsperiode. Dette gjelder alle anskaffelser i kommunen. Det er derfor påkrevd at bestemmelsene i rammeavtalen overholdes slik at vi ikke blir stilt juridisk og økonomisk ansvarlig ved handel hos andre leverandører. Varer som ligger innenfor en inngått rammeavtale skal rekvireres/avropes i henhold til rammeavtalens bestemmelser. Det er kun unntaksvis at man kan avvike fra rammeavtalene, og dette må avklares med Innkjøpskontoret eller andre rammeavtale ansvarlige i forkant av. En rabattavtale er en leveringsavtale med en eller flere leverandører om tilbud t rabatt ved kjøp av bestemte varer. Rabattavtaler er ikke bindende/forpliktende for brukerne i kommunen. Revisjonen har tatt stikkprøver på utvalgte varer og har funnet at enheter i kommunen handler hos de Trondheim kommune har rammeavtaler med, men at det også handles hos andre leverandører. Omfanget av slik handel hos andre leverandører ser ut til å varierer fra varegruppe til varegruppe og fra enhet til enhet. Gjennom undersøkelsene har vi fått informasjon om at det handles på bestemte forretninger ut fra andre kriterier enn det som er nedfelt i avtaler kommunen har inngått. Som for eksempel: at det handles på nærbutikken av praktiske årsaker at det handles hos andre leverandører ut fra den oppfatning at det er mer økonomisk gunstig Enhetsledere for små enheter har opplyst at de handler hos andre enn de Trondheim kommune har avtaler med fordi det sparer tid og gir lavere priser. Eksempelvis har enhetsledere for barnehager gitt uttrykk for at de mener at de avtalene som er forhandlet frem ikke er rettet mot deres virksomhet og det er av den grunn mer gunstig å handle utenfor avtalene. Innkjøpskontoret har i intervjuer gitt uttrykk for at de mener at Trondheim kommune på det nåværende tidspunkt ikke har gode nok styringsdata til å kontrollere lojaliteten mot innkjøpsavtalene og at man har man må stole mer på leverandørene som informasjonskilde enn det som bestandig er bra. De mener derfor at et forbedringsområde er å kunne trekke mer pålitelige styringstall ut av kommunens regnskapssystem. 10

12 Innkjøpskontoret gir uttrykk for at de ikke har prioritert et stort kontrollregime for innkjøpsvirksomheten men at ressursene rettes inn mot E-handel som skal føre til en bedre styring med innkjøpsvirksomheten. Innkjøpskontoret viser til en rapport fra Bærum kommune fra 2001 om benchmarking av innkjøpstjenestene fra fem sammlignbare organisasjoner hvor Trondheim kommune inngår i undersøkelsen. Konklusjonene i rapporten er rettet mot hvordan Bærum kommune kommer ut i forhold til de sammenlignbare organisasjonene. Ut fra rapporten kan man også danne seg et bilde av hvordan Trondheim kommune kommmer ut. Resultatet av rapporten inngår som en del av grunnlaget som innkjøpskontoret bygger sin vurdering av graden av lojalitet på. Kontoret mener de har grunnlag for å si at det er rimelig god lojalitet i Trondheim kommune. 5. Konklusjoner 1. Hvordan er organiseringen og rollefordelingen for innkjøpsvirksomheten? Organiseringen og rollefordelingen for innkjøpsvirksomheten gjenspeiler 2-nivåmodellen. Enhetslederne synes å være klar over sin rolle som innkjøpere for egen enhet. Det varierer hvordan enhetslederne ser på innkjøpskontorets rolle, mens rådmannens rolle i innkjøpsvirksomheten er mindre tydelig for enhetslederne. 2. Hvordan foregår informasjon og kommunikasjon mellom aktørene? Informasjon og kommunikasjon mellom aktørene er et viktig forbedringsområde. Årsaken ser ut til å være at kommunen benytter kun Internt som informasjonskanal. Undersøkelsen viser at Internt som informasjonskanal ikke fungerer som forutsatt slik det praktiseres i dag. En del enhetslederne har ikke tilstrekkelig administrativ kapasitet til å følge med på Internt. Det har foregått opplæring rettet mot enhetsledere med fokus på innføring av E-handel. 3. Hvordan utøves tilsyn med at rutinene følges? Innkjøpskontoret har gitt uttrykk for at de mener at Trondheim kommune ikke har gode nok styringsdata til å kontrollere lojaliteten mot innkjøpsavtalene. Revisjonen merker seg dette og mener at det fører til lite læring og korrigering av praktiseringen av rutinene. Rådmannen og innkjøpskontoret har holdt fram e-handel som en mulig løsning for å føre bedre tilsyn med området. Prognosen er at innen utgangene av 2006 skal e-handel være innført for alle varegrupper som er egnet. E-handelsløsningen vil ikke omfatte alle varer. Løsningen vil derfor ikke bli et redskap for å føre et fullstendig tilsyn med praktisering av innkjøpsordningen. 4. Følges lov og forskrift av om offentlige anskaffelser? Rådmannen mener at kommunen må gjennom en prosess for at lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal bli fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 11

13 5. Følges innkjøpsavtalene som Trondheim kommune har inngått med eksterne leverandører? Trondheim kommune har ikke god nok oversikt over om innkjøpsavtalene som er inngått med eksterne leverandører følges. Innkjøpskontoret mener at kommunen ikke har gode nok styringsdata til å føre et effektivt tilsyn med innkjøpsvirksomheten. Flere enheter har gitt opplysninger om at innkjøpsavtalene fravikes. Dataanalysen bekrefter dette. 6. Oppsummerende konklusjon. Innkjøpssystemet som er etablert har rutiner i forbindelse med inngåelse av avtaler, brukerforum og innkjøpsforum, samt veileder for anskaffelser. Revisjonen mener innkjøpssystemet kan forbedres ved at det etableres bedre tilsynsordninger med at avtalene følges og at det rutinemessig innhentes hva innkjøperne erfarer i kontakten med leverandørene. Dermed kommer også læring og bevisstgjøring hos innkjøpsaktørene inn i innkjøpssystemet. Det er viktig at rådmannen sikrer at lov og forskrift om offentlige anskaffelser blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 12

14 6. Rådmannens høringsuttalelse Rådmannen har hatt revisjonsrapporten til uttalelse. Brevet fra rådmannen er tatt inn i rapporten i sin helhet nedenfor: Til Høringsutkast Kartlegging av innkjøpsrutiner i Trondheim kommune. Viser til deres høringsutast vedrørende kartlegging av innkjøpsrutiner i Trondheim kommune datert 23. juni Rådmannen har følgende kommentarer til Høringsutkast Kartlegging av innkjøpsrutiner i Trondheim kommune : 1.Bakgrunn: 4. Resultat: Vi ønsker å gjøre oppmerksom på at i den nye loven er det en felles forskrift for varertjenester og bygg og anlegg. Innkjøpskontoret Innkjøpskontoret ble opprettet i 1994 med tre årsverk mens det enda var distriktsadministrasjoner i Trondheim kommune. Etter at distrikts administrasjonene ble nedlagt, og innkjøpskonsulentstillingene på distrikt ble inndratt, ble innkjøpskontoret styrket med ett årsverk. 5. Konklusjoner: Hvordan foregår informasjon og kommunikasjon mellom aktørene? Trondheim kommune har valt en strategi der Interna skal være kommunens informasjonskanal vedrørende rundskriv og rutiner m.m, og kommunens ansatte er pålagt i være oppdatert via Interna innenfor sine respektive fagområder. All skriftlig informasjon 13

15 fra Innkjøpskontoret formidles i dag via Interna. Innkjøpskontoret opplever at informasjonskanalen ikke funger godt nok, og jobber med å få en bedre profilering av innkjøp på Interna. Vedrørende kurs og opplæring om innkjøp så er det gjennomført følgende aktiviteter fra 1. juli 2001, etter at ny lov om offentlig anskaffelse trådde i kraft. Alle enhetslederne har via ledermøtene fått opplæring om hovedprinsippene i den nye loven, høsten Det er gjennomført dagskurs med interne og eksterne foredragsholdere vedrørende ny lov med forskrift, høsten Det er gjennomført fem ½ dags møter med enhetledere våren 2003 vedrørende oppbygging av ny innkjøpsstruktur på enhetene og implementering av e-handelsløsningen. Det vil bli gjennomført tilsvarende møter med de resterende enhetsleder innen utgangen av Det er gjennomført opplæring av 200 innkjøpere våren De t vil bli gjennomført opplæring av alle innkjøpere innen utgangen av Hvordan utøves tilsyn med at rutinene følges? Trondheim kommune har satset på opplæring informasjon via møter med enhetslederer og innkjøpere for å bevisstgjøre vedrørende kommunale rutiner og lov om offentlige anskaffelser med forskrift. Dette er gjennomført blant annet i forbindelse med innføring av ny lov. Det foretas stikkprøver av lojalitet til rammeavtaler ved implementering av nye rammeavtaler i kommunen. I forbindelse med innføring av e-handel så gjennomføres det, sammen med den enkelte enhetsleder, en gjennomgang av den enkelte enhets rutiner og fullmakts strukturer. Innføring av e-handel er et omorganiseringsprosjekt for innkjøpsfunksjonen i Trondheim kommune, som skal gi en bedre fullmaktsstruktur, bedre styring, og gi bedre grunnlag for tilsyn. Følges lov og forskrift av om offentlig anskaffelser? Trondheim kommune har gjennomført følgende aktiviteter i forbindelse med innføring av ny lov og forskrift om offentlig anskaffelser. Alle enhetslederne har via ledermøtene fått opplæring av hovedprinsippene i den nye loven, høsten

16 Det er gjennomført dagskurs for innkjøpere med interne og eksterne foredragsholdere vedrørende ny lov med forskrift, høsten 2001 Det er utarbeidet en egen Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser i Trondheim kommune som enhetsledere og ansatte er pålagt å følge. Hensikten med veileder er å gi ansatte råd og bistand ved anskaffelser, samt informasjon om lov med forskrift. Det kan opplyses om at andre større kommuner og fylkeskommuner har valgt samme strategi vedrørende oppfølging av lov og forskrift om offentlig anskaffelser. Følges innkjøpsavtalene som Trondheim kommune har inngått med eksterne leverandører? Som andre større organisasjoner innen privat og offentlig sektor har også Trondheim kommune utfordringer vedrørende lojalitet til rammeavtaler og til at innkjøp skjer innenfor inngåtte rammeavtaler. Innkjøpsstatistikk fra våre rammeavtaleleverandører samt egen innkjøpsstatistikk viser at Trondheim kommune har en rimelig god lojalitet til sine rammeavtaler sammenlignet med andre større organisasjoner. Trondheim kommune har imidlertid også et potensiale til bedre lojalitet og økonomisk gevinst, noe so m er synliggjort i bendsmarking med andre større organisasjoner i Norge, samt til prosjektrapport Strategi- og handlingsplan for e-handel i Trondheim kommune av august Formålet med forprosjektet, Strategi- og handlingsplan for e-handel i Trondheim kommune var å ta frem et beslutningsgrunnlag knyttet til eventuell satsing på e-handel for å effektivisere innkjøpsorganisasjonen i Trondheim kommune. Beslutningsgrunnlaget inneholdt vurderinger av gevinstpotensialer, samt anbefalinger til strategi og handlingsplan. Bystyret vedtok i desember 2000 at e-handel skal være et satsingsområde i Trondheim kommune og bidra til: Økt avtalelojalitet. Mer effektive innkjøpsprosesser Muliggjøring av å frigjøre tid fra administrative oppgaver til virksomhetens primæroppgaver. Bedre økonomistyring Økt kvalitet ved innkjøpsprosessen. Bedre vurderingsgrunnlag av leverandører ved revisjon og inngåelse av nye rammeavtaler Trondheim kommune inngikk 1. juli 2002, etter en pilotperiode sammen med 14 andre offentlige virksomheter, en avtale med IBX om levering av en e-handelsløsning. Andre 15

17 virksomheter som har valgt samme strategi og som er i ferd med å implementere denne løsningen er Oslo kommune, Stavanger kommune, Sør Trøndelag Fylkeskommune, NTNU, Ericsson og Volvo. Trondheim kommune er godt i gang med implementering av e-handelsløsningen som skal være sluttført innen Det er i første halvår 2003 gjennomført fem ½ dag møter med enhetsledere vedrørende innkjøp, e-handel og definering av nye innkjøpsfullmakter på enhetene. Den enkelte enhetsleder har på bakgrunn av dette definert og innrapport en ny innkjøpsorganisasjon for sin enhet til Innkjøpskontoret, som så har gjennomfør opplæring av innkjøperne. Alle egnede rammeavtaler vil bli styrt over e-handelsløsningen noe som skal gi tilnærmet 100% lojalitet til disse avtalene. I likhet med andre områder så har Trondheim kommuner heller ikke innenfor anskaffelser valgt å bygge opp store kontrollsystemer. Den enkelte enhetsleder har ansvaret for att enhetens anskaffelser skjer i henhold til kommunens rutiner, rammeavtaler og i henhold til lov om offentlig anskaffelser. Det kan opplyses om at andre større kommuner og fylkeskommuner har valgt samme strategi vedrørende anskaffelser og oppfølging av lov og forskrift om offentlig anskaffelser. Trondheim 21.juli 2003 Snorre Glørstad Kommunaldirektør for finans Jan Ivar Bjørnli innkjøpssjef 16

18 7. Revisjonens kommentar til rådmannens uttalelse Revisjonen merker seg at alle enhetsledere skal ha gjennomgått opplæring i forbindelse med innføring av nytt E-handelssystem i løpet av Revisjonen registrerer at rådmannen mener at Trondheim kommune har en rimelig god lojalitet til sine rammeavtaler sammenlignet med andre større organisasjoner. Vår kommentar til dette er at det er rom for bedring av lojaliteten til avtalene som Trondheim kommune har inngått, og at det vil styrke kommunens utnyttelse av ressursene. Dette kan gjelde både de direkte varekostnadene og følgekostnadene i forbindelse med selve innkjøpsprosessen. Dette er særlig viktig for de varene som vil falle utenfor E-handelen. Rådmannens svar tyder ikke på en økning i tilsynet med at rutinene følges. Rådmannen sier at Trondheim kommune har valgt å ikke etablere store kontrollsystemer. Revisjonen vektlegger ikke at det skal være store kontrollsystemer, men rutiner som er tilstrekkelige til å sikre at man oppdager og korrigerer svakheter i avtalene, for å oppnå læring og forbedring. Revisjonen mener at tilsynet med innkjøpsrutinene i kommunen bør forbedres og styrkes slik at effekten av de ressursene som disponeres på området blir utnyttet til det beste for kommunen. 17