Jan Ivar Bjørnli Innkjøpssjef, Rita Endresen Kvalitetsleder

Transkript

1 Innkjøpstjenesten Jan Ivar Bjørnli Innkjøpssjef, Rita Endresen Kvalitetsleder Gardemoen 21. mars 2012 Innkjøpstjenesten 1

2 Status e-handel Agenda Prosessarbeid, Kvalitetssystem Innkjøpstjenesten 2

3 Nøkkeltall Trondheim kommune Ansatte Budsjett 10 milliarder kr Innkjøp ca 2 milliarder kr/år Drift 1 milliard kr Investeringer 1 milliard kr transaksjoner Innkjøpstjenesten 3

4 BYSTYRET / FORMANNSKAPET RÅDMANNEN KOMMUNALE FORETAK ENHETER KOMMUNALDIREKTØRENE Oppvekst og utdanning Kultur Byutvikling Helse og velferd Organisasjon Finansforvaltning Trondheim parkering KF Stavne Gård KF Trondheim kommunerevisjon Bystyresekretariatet RÅDMANNENS FAGSTAB TJENESTER INTERNE TJENESTER ANNEN VIRKSOMHET Organisasjonskart pr Analysesenteret Barnehager Oppvekstkontoret Barne-og familietjenester Byantikvaren Byplankontoret Byggesakskontoret Helse- og velferdstjenester Hjemmetjenester Kart- og oppmålingskontoret Kulturenheten Kvalifiseringssenter for innvandrere Miljøenheten Skoler Sosiale tjenester Helse- og velferdssentre Tolketjenesten Trondheim bydrift Stabsenhet for byutvikling Trondheim eiendom Trondheim folkebibliotek Trondheim kemnerkontor Trondheim kommunale feiervesen Trondheim kommunale musikk- og kulturskole IT-tjenesten Innkjøpstjenesten Regnskapstjenesten Lønnstjenesten Kommuneadvokaten Trondheim byarkiv Personaltjenesten Kommunikasjonsenheten Kontortjenesten Økonomitjenesten Olavshallen AS Trondheimsfjorden Interkommunale Havn Trondheim Kino AS Trondheim kommunale pensjonskasse Trondheim Renholdsverk AS Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS

5 Anskaffelsesstrategi Bakgrunn Det er et krav fra statlige myndigheter at alle offentlige organisasjoner skal ha sin egen anskaffelsesstrategi. Trondheim kommune har gjennom flere år hatt fokus og jobbet målbevist med anskaffelser. Anskaffelser er en av de sentrale støtteprosesser i offentlige virksomheter, og det er derfor viktig å legge til rette for fortsatt fokus på området. Formål Strategien skal blant annet bidra til at anskaffelser i Trondheim kommunes regi utføres i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer, god forretningsskikk og effektiv ressursbruk. Ønsket ståsted i VISJON Det er viktig å videreutvikle kommunens arbeid med anskaffelser. Følgende visjon skal derfor være retningsgivende i anskaffelsesarbeidet: Trondheim kommune skal være ledende innen offentlige anskaffelser og være en foregangskommune innen samfunnsansvar og miljø. Anskaffelser skal ha en god forankring i ledelsen og skal være et godt økonomisk styringsverktøy. Anskaffelsesstrategien skal beskrive de overordnede rammer for anskaffelser i Trondheim kommune. Ledelsen i Trondheim kommune er ansvarlig for at anskaffelser støtter opp under de mål som er satt og foretas i samsvar med gjeldende lover og regler og har ansvar for å sette anskaffelser inn i en strategisk sammenheng. Innkjøpstjenesten 5

6 Anskaffelsesstrategi e-strategi Ved å ta i bruk teknologi i alle ledd i anskaffelsesprosessen vil effektiviteten øke. Trondheim kommune vil vurdere å ta i bruk et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy. Dette vil føre til at anbudsprosessene blir gjennomført raskere fra kunngjøring til evaluering av tilbud og det vil kvalitetssikre gjennomføringen av prosessen. Det finnes i tillegg kontraktshåndteringsverktøy som etter hvert kan vurderes tatt i bruk. Det jobbes for en økning av antall leverandører via elektronisk handel, og at det ved strategiperiodens slutt er innført at alle bestillinger innen drift skal registreres elektronisk. Dette vil gi kommunen en bedre kontroll og sporbarhet på alle anskaffelser. Elektronisk kontroll mellom hva som er bestilt, varemottak og hva det betales for bør prioriteres. Innkjøpstjenesten 6

7 Anskaffelsesstrategi Handlingsplan -organisering og fullmakter -kompetanse -samfunnsansvar -e-strategi -regnskap og analyse -leverandørutvikling Innkjøpstjenesten 7

8 Kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser i Trondheim kommune supplement til lov og forskrift et hjelpemiddel for å forstå anskaffelsesprosessene de ansatte i Trondheim kommune har plikt til å følge kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser. Innkjøpstjenesten 8

9 Forankring: Lederavtalen 2010: I 2009 ble ny anskaffelsesstrategi for Trondheim kommune vedtatt. I strategien fremkommer at Trondheim kommune skal være ledende innen offentlige anskaffelser og være en foregangskommune innen samfunnsansvar og miljø. Anskaffelser skal ha en god forankring i ledelsen og skal være et godt økonomisk styringsverktøy. Alle anskaffelser i Trondheim kommune skal utføres profesjonelt og effektivt slik at kommunens ressurser blir utnyttet best mulig, sikres sporbarhet og dermed legge grunnlag for tilstrekkelig interne kontrollen. Enhetsleder er ansvarlig for at anskaffelser skjer på bakgrunn av gjeldende lover og regler, kommunens anskaffelsesstrategi og kommunale retningslinjer. Kritisk kompetanse for enhetsledere Innkjøpstjenesten 9

10 E-handel Trondheim kommunes valgte innkjøpssystem E-handel er et verktøy for implementere kommunens innkjøpsstrategi i organisasjonen. E-handel effektiviserer indirekte arbeidsprosessene ved innkjøp Bruk av e-handel gir bedre styringsdata Gir oss muligheter til å utnytte stordriftsfordeler (gunstigere priser) ved å inngå rammeavtaler som styres av e-handel. Direkte økonomiske effekter: Lojalitet til rammeavtaler: smalere produktsortiment strenge rutiner på bruk av e-handels portalen økt fokus på innkjøpsprosessen generelt Bedre betingelser: Innføring av e-handel gir bedre forhandlingsgrunnlag ved reforhandling av nye avtaler Innkjøpstjenesten 10

11 Status e-handel 220 enheter i TK benytter løsningen brukere. 50 leverandører ordrer pr år. 250 mill pr år. Innkjøpstjenesten 11

12 Erfaringer, grep og kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer: Forankring i kommunens toppledelse. Forankring hos enhetsledere. Bør være en viss størrelse på organisasjonen, små organisasjoner bør søke samarbeid med andre. Starte med volumprodukter (rammeavtaler med vesentlig volum og mange avrop). Fokus på områder hvor vi kan redusere innkjøpskostnadene (ikke ensidig fokus på volum).

13 Visjon Innkjøpstjenesten: "Innkjøpstjenesten skal være en av Norges fremste innkjøpsorganisasjoner innen den offentlige sektor" Kvalitetspolitikk: Trondheim kommunes innkjøp skal være i tråd med kommuneplanen og gjeldende regelverk. Innkjøpstjenesten skal bidra til økt verdiskapning ved anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Innkjøpstjenesten skal bidra til effektiv utnyttelse av kommunens ressurser og systematisk utvikle tjenestens kvalitet ved bruk av styringssystem. Miljøpolitikk: Trondheim kommunes innkjøp skal være i tråd med rådmannens miljøledelse av kommunen og gjeldene regelverk. Innkjøpsvirksomheten skal være miljøeffektiv og bidra til omdømmebygging for Trondheim kommune som en organisasjon som tar ansvar for miljø og bærekraft som beskrevet i kommuneplanens ( ) mål 8. Kontraktspartnere og leverandør påvirker i vesentlig grad Trondheim kommunens mulighet til å oppnå sine miljømål og styre sine viktige miljøpåvirkninger. Derfor skal Innkjøpstjenesten bidra til utvikling av leverandører ved å påvirke disse i en miljøriktig retning. Anskaffelsens art og innkjøpende enhets miljømål er førende for hvilke miljøkrav som stilles. 13

14 Styringssystem Innkjøpstjenesten ISO 9001 ISO (Sertifisert 9. des. 2008) Innkjøpstjenesten 14

15 Innkjøpstjenesten sertifisert desember 2008: ISO 9001 og ISO Innkjøpstjenesten 15

16 Bakgrunn Vedtak om at enkelte enheter i Trondheim kommune skulle sertifisere seg i forhold til miljø (ISO 14001) Innkjøpstjenesten ønsket å i tillegg sertifisere seg i henhold til kvalitet ISO Økt kvalitet på tjenesteproduksjon Innkjøpstjenesten 16

17 Oppstart / prosjekt Alle prosedyrer og prosesser ved Innkjøpstjenesten ble kartlagt, sortert, og systematisert og dokumentert Innleie av ekstern konsulent Teknikk og metodikk basert på ISO - standarder tilført fra ekstern konsulent. Innkjøpstjenesten 17

18 Omfang ( fra prosjektdirektivet) Kvalitetsstyringssystemet omfatter Innkjøpstjenestens miljø- og kvalitetsstyring. Innkjøpstjenesten miljøstyring etter NS EN ISO 14001:2004 og kvalitetsstyring etter NS-EN ISO 9001:2000 skal sertifiseres medio september. Kvalitetsstyringssystemet omfatter prosesser som beskrevet i Innkjøpstjenestens prosesskart. Innkjøpstjenestens kjerneprosesser er anskaffelse og rådgivning, med tilhørende rammebetingelser og støttefunksjoner som er felles for hele kommunen. Kvalitetsstyringssystemet er dokumentert gjennom kommunens 18 kvalitetssystem, Kantega.

19 2 hovedprosesser: Anbudsprosessen Kvalitetssystemet Rådgivingsprosessen ( Kontraktsoppfølging- prosess under utarbeidelse. I tillegg: Ledelseprosesse, støtte prosesser Innkjøpstjenesten 19

20 E-handel i kvalitetssystemet E-handel i alle aktuelle prosedyrer: Behovsdefinering Maler for konkurransegrunnlag Samhandlingsavtalen ligger som vedlegg til mal konkurransegrunnlag Mal kontrakt Støtteprosesser, både for innkjøpstjenesten og ut mot organisasjonen (brukerveiledinger, info om kurs med mer). Innkjøpstjenesten 20

21 Innkjøpstjenesten 21

22 Innkjøpstjenesten 22

23 Innkjøpstjenesten 23

24 Innkjøpstjenesten 24

25 Innkjøpstjenesten 25

26 Kvalitetssystem og saksbehandlingssystem (ESA) Innkjøpstjenesten har prosedyrer vedr. anbudskonkurransene liggende som milepælsplaner med avhengighet i ESA Alle maler i kvalitetssystemet ligger som maler i milepælsplan i ESA Innkjøpstjenesten 26

27 Trondheim kommunes kvalitetssystem Innkjøpstjenestens kvalitetssystem er en del av en helhet; Kvaliteket. Innkjøpstjenesten 27

28 Avvikssystem En av grunnpilarene i et kvalitetssystem. Prosedyrer for kontroll, rapportering og korrigerende tiltak = prosedyrer og maler vil måtte endres underveis. Viktig med forankring og holdninger Innkjøpstjenesten 28

29 Kvalitetssystemet gir bedre kvalitet: Godkjente prosesser og prosedyrer (inkl maler), vedrørende anskaffelser som kan brukes av hele kommunen. Som er i henhold til regelverket. Godkjente prosesser og prosedyrer vedrørende rådgivingprosesser. Støtteprosesser internt og ut mot organinsasjonen Ledelseprosesser som retningslinjer og rammebetingelser. Kontroll og oppfølging av avvik. Revisjon. Etterprøvbarhet. 29

30 Kvalitetssystemet gir bedre effektivitet: Prosedyrer som oppskrift med maler. Samme maler i kvalitetssystemet og saksbehandlingssystemet. Innkjøpstjenesten 30

31 Bruk av prosessarbeid som fundament for endringsarbeid Prosedyrer og prosesser identifiseres, dokumenteres, og settes i system : gir bevisstgjøring om hva som skal / må gjøres, samt rekkefølge på oppgavene. Prosedyrer og prosesser godkjennes Oppgaver forenkles når systemet er på plass Ansvarliggjøring Forbedrings- og avviksmeldinger gir kontroll, kontinuerlig utvikling og forbedring. PROSESS = MERVERDI Innkjøpstjenesten 31

32 Innkjøpstjenesten Erling Skakkes gt Trondheim 32