Trondheim kommunerevisjon. Rapport 11/2013-F Lojalitet til kommunens rammeavtaler

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 11/2013-F Lojalitet til kommunens rammeavtaler

2

3 Sammendrag Bakgrunn og bestilling Trondheim kommune kjøper årlig varer og tjenester for betydelige beløp. Innkjøpstjenesten forvalter en avtaleportefølje på cirka 100 rammeavtaler med en årlig innkjøpsverdi på cirka 500 millioner kroner. En rammeavtale er en bindende, gjensidig avtale mellom kommunen og en leverandør om kjøp av bestemte varer eller tjenester i en periode. Rammeavtaler brukes blant annet for å sikre at anskaffelsene blir foretatt i henhold til gjeldene lover og forskrifter og kommunens anskaffelsesstrategi. Formålet med avtalene er å sikre mest mulig effektiv ressursbruk basert på forretningsmessighet og likebehandling. Lojalitet til rammeavtalene er av avgjørende betydning for at kommunen skal oppnå forventede resultater med tanke på pris, ressursbruk, effektivitet med mer. Kommunen kan bli stilt juridisk og økonomisk ansvarlig dersom det handles hos andre leverandører enn avtalepartnerne. Forvaltningsrevisjonen ble bestilt av kontrollkomiteen i møte 29. mai Formålet med undersøkelsen er å vurdere om det er tilstrekkelig lojalitet til kommunens innkjøpsavtaler. Revisjonen har hatt følgende problemstillinger for undersøkelsen: 1. I hvilken grad sikrer rådmannen at rammeavtalene blir fulgt? 2. I hvilken grad er enhetene lojale mot kommunens innkjøpsavtaler? Metode Revisjonen har benyttet intervju, dokumentgjennomgang, spørreundersøkelse og regnskapsanalyse for å belyse problemstillingene. Vi har gjennomført to intervju med Innkjøpstjenesten og innhentet informasjon fra innkjøpsenhetene per e-post. Referatene fra intervjuene er verifisert. Spørreundersøkelsen ble gjennomført mot alle enhetsledere og et tilfeldig utvalg personer med innkjøpsfullmakt i Trondheim kommune. Den samlende svarresponsen i undersøkelsen er 76,8 prosent. Det ble ikke registrert systematisk frafall. Revisjonen konkluderer med at undersøkelsen er representativ for enhetsledere og personer med innkjøpsfullmakt i Trondheim kommune. Vi har vi gjennomført en kontroll av avtalelojalitet for driftsregnskapet i Denne regnskapsanalysen er avgrenset til utvalgte arter innenfor tjenesteområdet Oppvekst og utdanning. Tjenesteområdet og artene er valgt på grunnlag av funn knyttet til avtalelojalitet i en undersøkelse Innkjøpstjenesten gjennomførte basert på kommunens driftsregnskap i Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til kommunens rammeavtaler Vi registrerer at enhetslederne og ansatte med innkjøpsfunksjon stort sett er fornøyd med informasjonen om rammeavtaler, gjeldende serviceavtaler og håndverksavtaler som gis gjennom kommunens intranett. Videre er informantene gjennomgående tilfredse med de fire innkjøpsmiljøene i kommunen. Etter revisjonens mening skyldes innkjøp utenfor rammeavtalene ikke manglende informasjon eller vanskeligheter med å komme i kontakt med innkjøpsmiljøene. Undersøkelsen har vist at en forholdsvis stor andel av innkjøperne mener rammeavtalene ikke gir innsparing for enheten og at de kunne fått billigere varer og tjenester et annet sted. Revisjonen mener dette tyder på at det fortsatt er behov for informasjon om rammeavtalesystemet og hvilke krav Trondheim kommune setter til sine avtalepartnere.

4 Det er ikke utført årlige gjennomganger av avtalelojalitet slik det er beskrevet i kommunens anskaffelsesstrategi. Formannskapet har heller ikke mottatt årlige orienteringer om status på innkjøp. Revisjonen mener det er uheldig at dette politiske vedtaket ikke er fulgt opp. Lojalitet til kommunens rammeavtaler Undersøkelsen viser at avtalelojaliteten på de utvalgte artene innenfor oppvekst- og utdanningsområdet har økt fra 63 prosent i 2008 til 86 prosent i Dette gir en forbedring på 23 prosentpoeng. Undersøkelsen viser imidlertid at to kostnadsarter fortsatt har relativt lav avtalelojalitet. Dette gjelder varer og tjenester for vedlikehold av bygg og kategorien annet forbruksmateriell. Også når det gjelder undervisningsmateriell utgjør kjøp utenfor avtalene et vesentlig beløp. Revisjonen mener at rådmannen bør jobbe videre med å forbedre lojaliteten innenfor disse artene. Spørreundersøkelsen for hele kommunen viser at 14 prosent oppgir at deres enhet på et tidspunkt har handlet utenfor rammeavtalene. Revisjonen mener dette viser at det fortsatt er behov for tiltak for å sikre avtalelojalitet. Revisjonen mener det ikke er tilstrekkelig at kun halvparten har lest det nye innkjøpsreglementet som ble vedtatt i april Vi registrerer imidlertid at respondentene selv vurderer sin kompetanse innenfor innkjøp som god. Konklusjon Undersøkelsen har vist at rådmannen har gjennomført tiltak for å sikre at enhetene benytter kommunens rammeavtaler og at informantene er tilfreds med informasjonen fra innkjøpsmiljøene. Det er ikke utført årlige gjennomganger av avtalelojalitet slik det er beskrevet i kommunens anskaffelsesstrategi, og formannskapet har ikke mottatt årlige orienteringer om status på innkjøp. Avtalelojaliteten innenfor utvalgte arter på oppvekst- og utdanningsområdet har økt fra 63 prosent i 2008 til 86 prosent i 2012, noe som gir en forbedring på 23 prosentpoeng. Undersøkelsen viser imidlertid at det er fortsatt er behov for tiltak, siden avtalelojaliteten på tre arter er lav eller kjøp utenfor avtalene utgjør betydelige beløp.

5 Innhold 1 Innledning Bakgrunn Organisering av innkjøpsarbeidet Problemstillinger Revisjonskriterier Metode Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Revisjonskriterier Kommunale retningslinjer og lederavtaler E-handelssystemet Inngåelse og informasjon om rammeavtaler Oppfølging av avtalelojalitet Rådmannens undersøkelser av avtalelojalitet Tilfredshet med informasjon om rammeavtalene Tilfredshet med bistand fra innkjøpsaktørene Lojalitet til kommunens rammeavtaler Revisjonskriterier Avtalelojalitet Tiltak for å sikre at rammeavtalene benyttes Medarbeidernes kunnskap og kompetanse Synspunkter på rammeavtalene og e-handelssystemet Forklaringer på kjøp utenfor avtalene Revisjonens vurderinger Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Lojalitet til kommunens rammeavtaler Konklusjon Rådmannens høringsuttalelse Litteraturliste Vedlegg Nærmere informasjon fra regnskapsanalysen Tabeller fra spørreundersøkelsen Spørreskjema

6 6 Innledning Bakgrunn 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Denne forvaltningsrevisjonen om lojalitet til kommunens rammeavtaler ble bestilt av kontrollkomiteen i møte 29. mai Trondheim kommune kjøper årlig varer og tjenester for betydelige beløp. Innkjøpstjenesten forvalter en avtaleportefølje på cirka 100 rammeavtaler med en årlig innkjøpsverdi på cirka 500 millioner kroner. En rammeavtale er en bindende, gjensidig avtale mellom kommunen og en leverandør om kjøp av bestemte varer eller tjenester i en periode. Rammeavtaler brukes blant annet for å sikre at anskaffelsene blir foretatt i henhold til gjeldene lover og forskrifter og kommunens anskaffelsesstrategi. Formålet med avtalene er å sikre mest mulig effektiv ressursbruk basert på forretningsmessighet og likebehandling. Kommunen kan bli stilt juridisk og økonomisk ansvarlig dersom det handles hos andre leverandører enn avtalepartnerne. Det er kun unntaksvis at man kan avvike fra rammeavtalene. Avvik fra inngåtte rammeavtaler er å betrakte som en direkteanskaffelse, og eventuelle avvik må dokumenteres. 1 Lojalitet til rammeavtalene er av avgjørende betydning for at kommunen skal oppnå forventede resultater med tanke på pris, ressursbruk, effektivitet med mer. 2 Kjøp utenfor avtalene kan også medføre risiko for brukerne, for eksempel ved at matvarer ikke transporteres i en ubrutt kjølekjede. Videre kan kjøp utenfor avtalene føre til at kommunen handler med virksomheter som ikke følger miljø- og arbeidsrettslige krav, som tiltak mot sosial dumping, barnearbeid med mer. 1.2 Organisering av innkjøpsarbeidet Kommunen har flere enheter som har ansvar for innkjøp blant annet Innkjøpstjenesten, Trondheim eiendom, Trondheim bydrift og IT-tjenesten. De tre sistnevnte har ansvar for innkjøp innen sitt fagområde. Innkjøpstjenesten er kommunens ressurs- og kompetansesenter for innkjøp og enhetenes samarbeidspartner i anskaffelsesspørsmål. Enheten skal gi råd og veiledning og være oppdatert på regelverket for offentlige anskaffelser. Innkjøpstjenesten skal påse at det er en samhandling/koordinering ut i den ordinære linjeorganisasjonen Problemstillinger Formålet med undersøkelsen er å vurdere om det er tilstrekkelig lojalitet til kommunens innkjøpsavtaler. Revisjonen har hatt følgende problemstillinger for undersøkelsen: 3. I hvilken grad sikrer rådmannen at rammeavtalene blir fulgt? 4. I hvilken grad er enhetene lojale mot kommunens innkjøpsavtaler? 1 Dette gjøres i notatfeltet i fakturabehandling i kommunens regnskapssystem, ERV. 2 Manglende lojalitet til rammeavtalene kan skape flere utfordringer, blant annet høyere pris, høyere samlede kostnader på grunn av økt tidsbruk for innkjøper, transportkostnader, mer tid brukt til bestilling, fakturering og betaling, ekstra avgifter og gebyrer. I tillegg kan kjøp utenfor avtalene føre til at kommunen ikke når det volumet som er garantert i inngåtte avtaler. Dette kan føre til høyere pris eller at tilbydere mister interessen for å gi tilbud i kommende konkurranser. 3 Trondheim kommunes anskaffelsesstrategi , punkt 4.1.

7 Innledning Revisjonskriterier Revisjonskriterier Med bakgrunn i kommuneloven, lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens anskaffelsesstrategi har vi utarbeidet følgende revisjonskriterier: 1. Rådmannen skal ha betryggende kontroll på innkjøpsarbeidet i kommunen, deriblant må innkjøpsenhetene informere enhetene om avtaler, forhold rundt disse og gi god veiledning og rådgivning til enhetene i innkjøpsspørsmål Rådmannen bør jevnlig foreta en kontroll av avtalelojalitet i Trondheim kommune Rammeavtalene er juridisk bindende kontrakter for kommunen Enhetsledere og ansatte som foretar innkjøp må ha forståelse for og kunnskap om anskaffelsesstrategien, kommunens retningslinjer for innkjøp, rammeavtaler og lov om offentlige anskaffelser Metode Revisjonen har benyttet intervju, dokumentgjennomgang, spørreundersøkelse og regnskapsanalyse for å belyse problemstillingene. Vi har gjennomført to intervju med Innkjøpstjenesten og innhentet informasjon fra innkjøpsenhetene per e-post. Referatene fra intervjuene er verifisert. Sentrale dokumenter som er gjennomgått er kommunens anskaffelsesstrategi, oversikter over kommunens rammeavtaler og avtalepartnere og rapporter fra Innkjøpstjenesten om fakturakontroll og avtalelojalitet Spørreundersøkelse Vi gjennomførte en webbasert spørreundersøkelse rettet mot alle enhetsledere og et tilfeldig utvalg medarbeidere med innkjøpsfullmakt i e-handelssystemet. Det ble sendt ut 751 invitasjoner. 576 ansatte svarte, noe som ga en svarrespons på 76,8 prosent (se Tabell 1 nedenfor). Tabell 1 Svarprosent i spørreundersøkelse til enhetsledere og medarbeidere med innkjøpsfunksjon Stilling Antall ansatte i populasjonen Antall ansatte i utvalget Antall ansatte som svarte Svarprosent Enhetsledere ,3 Medarbeidere ,8 Totalt ,8 Det ble ikke registrert systematisk frafall. Svarresponsen for enhetslederne var på 92 prosent, mens den var 71 prosent for medarbeidere med innkjøpsfunksjon. Svarrespons etter tjenesteområdene varierte fra 72 prosent for helse- og velferdsområdet til 87 prosent for øvrige tjenesteområder. 8 Revisjonen konkluderer med at undersøkelsen er representativ for enhetsledere og personer med innkjøpsfullmakt i Trondheim kommune. 4 Kommuneloven Anskaffelsesstrategien for perioden med tilhørende handlingsplan. 6 Avtalerett/kontraktsrett omhandler i hovedsak de felles regler som gjelder i alle rettsforhold som stiftes ved en avtale. Overholdelse av avtaler er et grunnleggende prinsipp i avtalerett. 7 Jfr. Trondheim kommunes lederavtaler og sjekkliste for internkontroll for enhetsledere I rapporten opererer vi med følgende tjenesteområder: helse og velferd, oppvekst og utdanning, byutvikling og øvrige tjenesteområder. I spørreundersøkelsen ba vi informantene krysse av for hvilket tjenesteområde de arbeider for. I analysen har vi imidlertid slått sammen kultur og næring, organisasjon, finans, rådmannens fagstab og kommunale foretak til én felles kategori som vi har kalt øvrige tjenesteområder.

8 8 Innledning Metode Sentrale temaer i undersøkelsen var kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser, e- handelssystemet og rammeavtalene, synspunkter på rammeavtalene, tilfredshet med informasjon om rammeavtalene, lojalitet til avtalene, årsaker til at en eventuelt har handlet utenfor avtalene og synspunkter på innkjøpsenhetene Regnskapsanalyse Revisjonen har gjennomført en kontroll av avtalelojalitet for driftsregnskapet i Vi har undersøkt om innkjøpene ble gjort hos avtalepartnere eller andre. Vi tok også stikkprøver for å undersøke om det ble gitt begrunnelser ved kjøp utenfor avtalene. Regnskapsanalysen er avgrenset til en kartlegging av utvalgte arter innen tjenesteområdet Oppvekst og utdanning. 9 Tjenesteområdet og artene er valgt på grunnlag av funn knyttet til avtalelojalitet i en undersøkelse Innkjøpstjenesten gjennomførte basert på 2008-regnskapet. Undersøkelsen viste at avtalelojaliteten varierte mellom ulike arter og tjenesteområdene som ble undersøkt. Lavest avtalelojalitet var det innenfor oppvekstog utdanningsområdet. 10 Revisjonen har benyttet samme fremgangsmåte som Innkjøpstjenesten for å kunne sammenligne resultatene fra 2008 og Artene som viste størst avvik i Innkjøpstjenestens undersøkelse var: 11 Undervisningsmateriell Matvarer Annet forbruksmateriell Annet drift og tjenester Inventar og utstyr Vedlikehold bygg med mer Serviceavtaler og reparasjoner Konsulenttjenester Revisjonen har undersøkt et utvalg av disse artene. På lik linje med Innkjøpstjenesten, har revisjonen valgt å kartlegge 90 prosent av kjøpene i hver art. Begrunnelsen for dette er at vi da studerer de vesentligste innkjøpene, ikke mange småinnkjøp. 12 Følgende arter i driftsregnskapet for 2012 ble valgt for en nærmere gjennomgang: Kontormateriell Undervisningsmateriell Annet forbruksmateriell Annet drift og tjenester Vedlikehold bygg med mer Konsulenttjenester Foruten rammeavtaleleverandører/avtaleleverandører ble alle posteringer til foreninger, andre kommuner, aviser, abonnement og områder det ikke er rammeavtaler for kalt øvrige innkjøp tatt ut av oversikten. Dette er gjort for å få en mest mulig korrekt lojalitetsberegning. 9 En art er en beskrivelse av en type kostnader i et regnskap. Eksempel på arter kan være undervisningsmateriell, matvarer, konsulenttjenester og vedlikehold av bygg. 10 Nærmere informasjon om resultatene i denne undersøkelsen er gitt i kapittel Nærmere informasjon om artene fins i den første tabellen i vedlegget. 12 Undersøkelsen ble gjennomført ved å se på 90 prosent av innkjøpene innen hver art innen Oppvekst og utdanning. Innkjøpstjenesten fokuserte i tillegg på Helse og velferd og Byutvikling. Kjøp innenfor avtalene og innkjøp til andre, som frivillige lag og foreninger, andre kommuner, abonnement og lignende ble identifisert, sammen med kjøp av spesialprodukter eller innen områder der kommunen ikke har noen avtale. Innkjøp ut over dette ble definert som et avvik. Innkjøpstjenesten opplyser i rapporten at det er vanskelig å vite om dette kan defineres som illojalitet da de ikke har full oversikt over hva enkelte leverandører leverer av varer og tjenester, samt at de ikke har kjennskap til om det er foretatt en prisforespørsel til flere tilbydere (side 12 i Innkjøpstjenestens rapport).

9 Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Revisjonskriterier 2 Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Revisjonskriterier Rådmannen skal ha betryggende kontroll på innkjøpsarbeidet i kommunen, deriblant må innkjøpsenhetene informere enhetene om avtaler, forhold rundt disse og gi god veiledning og rådgivning til enhetene i innkjøpsspørsmål. 13 Rådmannen bør jevnlig foreta en kontroll av avtalelojalitet i Trondheim kommune Kommunale retningslinjer og lederavtaler Trondheim kommune har implementert regelverket om offentlige anskaffelser gjennom et innkjøpsreglement og kommunens kvalitetssystem, Kvaliteket. All informasjon om reglement, prosedyrer, maler med mer finnes i Kvaliteket. 15 Reglene for attestasjon og anvisning ved innkjøp er nedfelt i et eget reglement. Trondheim kommune har en anskaffelsesstrategi for perioden med en tilhørende handlingsplan. Anskaffelsesstrategien slår fast at rammeavtalene er bindende og skal brukes. Rådmannen opplyser at kommunen i løpet av høsten 2013 skal utarbeide en ny innkjøpsstrategi. I lederavtalene stiller rådmannen en rekke krav til innkjøpere i enhetene. 16 Blant annet må innkjøpere være kjent med Trondheim kommunes anskaffelsesstrategi, herunder visjon, hovedmålsetting og ansvar/roller. Det fremgår også av lederavtalene at innkjøp skal skje i henhold til rammeavtalene, og enhetslederne må rapportere til rådmannen om hvilken oppfølging de har hatt på området. 2.3 E-handelssystemet Innkjøp av varer og tjenester gjøres i stor grad gjennom kommunens e-handelssystem. Gjennom dette systemet er det mulig å bestille alt fra matvarer til håndverkstjenester. Et stort antall rammeavtaler er lagt inn i systemet, og e-handelssystemet er derfor et viktig verktøy for å sikre at innkjøpene gjøres gjennom rammeavtalene. Innkjøpstjenesten opplyser at e-handelssystemet skal være enhetenes førstevalg ved innkjøp. Størsteparten av innkjøpene på enhetene skjer via dette bestillingssystemet. I volum utgjør dette cirka 250 millioner kroner og cirka ordrer per år. Innkjøpstjenesten opplyser at det er en stadig økning i bruk av e- handelssystemet, både når det gjelder antall bestillinger og antall avtaler som er tilgjengelig i systemet. Kommunen fikk en ny e-handelsløsning i mars Innkjøpstjenesten opplyser at bruk av e- handelssystemet er et svært viktig tiltak for å sikre lojalitet til avtaler. De uttaler også at virksomheter som har e-handelssystem har høyere lojalitet enn de som ikke har et slikt system. Forskning på området viser også at e-handelsløsninger er et viktig tiltak for å 13 Kommuneloven Anskaffelsesstrategien for perioden med tilhørende handlingsplan. 15 Bystyret vedtok nytt innkjøpsreglement 24. april Gjennom lederavtalesystemet konkretiseres og implementeres mål og strategier vedtatt gjennom kommuneplan, økonomiplan og årsbudsjett ut på den enkelte enhet i kommunen. Avtalene er gjensidig forpliktende mellom rådmannen og den enkelte enhetsleder. Her fremkommer rammevilkår, resultatkrav og andre forventninger til både enheten og enhetsleder.

10 10 Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Inngåelse og informasjon om rammeavtaler øke avtalelojaliteten i organisasjoner. 17 Innkjøpstjenesten har erfart at bestillerne raskt finner informasjon om hvem kommunen har avtaler med, og at dette gjør det enkelt å bruke avtalene. De opplyser imidlertid at holdningene til bruk av e-handelssystemet kan variere. Noen synes dette er tungvindt mens andre er fornøyd. 2.4 Inngåelse og informasjon om rammeavtaler For at kvaliteten på rammeavtalene skal bli optimal har Trondheim kommune ved Innkjøpstjenesten opprettet en rekke anbudsgrupper for å sikre fagkunnskap og ivaretakelse av brukernes behov. Anbudsgruppene skal sikre faglig vurdering av kommunens behov, samtidig som den skal dekke forsyningsfaglige kriterier. Gruppene er en del av en permanent ordning, men medlemmene kan ha en begrenset funksjonstid. En anbudsgruppe kan håndtere flere rammeavtaler. Rammeavtaler inngås vanligvis med to års varighet med opsjon på ett pluss ett års forlengelse. Anbudsgruppene innkalles til møter etter behov i forbindelse med inngåelse av avtaler og for oppfølging en til to ganger året Rammeavtaler kan ikke inngås for mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut i fra rammeavtalens gjenstand. 18 Informasjon om inngåtte rammeavtaler finnes på kommunens intranett. Innkjøpsaktørene i Trondheim kommune er ansvarlig for at informasjonen som ligger her er oppdatert og korrekt. Andre informasjonstiltak som brukes er informasjonsmøter, interne møter, rektormøter, nyhetsmeldinger og påminnelser via intranettet, e-post til enhetenes postmottak med mer. Ifølge anskaffelsesstrategiens handlingsplan har ansatte plikt til å delta i opplæring. 19 Ved opplæring i bruk av e-handelssystemet gis det også informasjon om rammeavtalene. 2.5 Oppfølging av avtalelojalitet Innkjøpstjenesten opplyser at oppfølging av avtalelojalitet inngår som en del av den vanlige oppfølgingen av rammeavtalene. De har jevnlige statusmøter med alle leverandører som kommunen har rammeavtale med. Innkjøpstjenesten opplyser videre at de benytter informasjon fra e- handelssystemet og leverandørene og sammenligner faktisk bruk med statistikk fra perioden før inngåelsen av rammeavtalen. De tar også stikkprøver for å undersøke lojaliteten. Innkjøpstjenesten opplyser til revisjonen at de opplever at Trondheim kommune har høy grad av avtalelojalitet sett i forhold til størrelsen og kompleksiteten i organisasjonen. Innkjøpstjenesten uttaler videre at noen innkjøp foregår utenfor avtale på grunn av spesielle behov, for eksempel pedagogiske begrunnelser. Enhetslederne er pålagt å føre kontroll med at enhetens anskaffelser skjer i tråd med inngåtte rammeavtaler. 20 Innkjøpstjenesten får ikke informasjon fra kontaktpersonene om status på dette blant enhetslederne. Innkjøpstjenesten opplyser imidlertid at de tar kontakt med enheter dersom de ser at disse ikke har benyttet en rammeavtale. Hvis Innkjøpstjenesten oppdager/blir kjent med avvik, følger de dette opp ovenfor enheten. På områder der kommunen ikke har avtaler kan enhetene selv velge hvor de skal handle, men Innkjøpstjenesten understreker at lov om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement 17 En oppsummering av forskning på området finnes i en artikkel av Karjalainen, Kemppainen og van Raaij (2008). 18 Jamfør forskrift om offentlige anskaffelser 6-1 fjerde ledd og15-1 fjerde ledd. Bestemmelsen om begrensning av varighet har sin bakgrunn i det grunnleggende kravet til konkurranse. 19 Handlingsplan til kommunens anskaffelsesstrategi for perioden Jf. sjekkliste for internkontroll 2012.

11 Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Rådmannens undersøkelser av avtalelojalitet 11 skal følges. Innkjøpstjenesten har ikke oversikt over disse anskaffelsene, og viser til at ansvaret ligger hos enhetsleder. Innkjøpstjenesten opplyser at de følger opp avvik mot aktuelle enheter. Ved behov følges brudd på rammeavtaler og kommunens innkjøpsreglement opp som en del av rådmannens generelle oppfølging gjennom lederavtalesystemet, men også spesifikt i enkelttilfeller. De opplyser videre at noen enheter utrykker at de ikke ønsker å bli styrt, og som mener at enheten kan få mer ut av budsjettet hvis man går utenom avtalene. Innkjøpstjenesten sier det kan være vanskelig for bestillere å se helheten og at de kan overse at kommunen har mange krav som skal fylles ved innkjøp, blant annet etiske krav, priskrav, krav om ubrutt kjølekjede med mer. Ansatte tenker ofte ikke over at timekostnaden ved kjøp på nærbutikken, IKEA eller andre steder blir svært stor. 2.6 Rådmannens undersøkelser av avtalelojalitet Handlingsplanen til anskaffelsesstrategien for perioden slår fast at Innkjøpstjenesten skal gjennomføre en beregning av avtalelojalitet etter en fastsatt plan. Strategien omtaler også arbeid for å øke avtalelojaliteten. De siste seks årene har Innkjøpstjenesten gjennomført tre undersøkelser av enhetenes lojalitet til kommunens rammeavtaler. En analyse av effekter av innføring av e-handelssystem i Trondheim kommune som ble gjennomført i 2006 viste direkte økonomiske effekter ved innføring av ordningen, blant annet knyttet til avtalelojalitet. 21 Innkjøpstjenesten gjennomførte i 2010 en undersøkelse av driftsregnskapet for 2008 med fokus på enhetenes lojalitet til kommunens rammeavtaler. Ifølge rapporten hadde Trondheim kommune en samlet lojalitet på 91 prosent for de regnskapsartene som ble undersøkt. Totalt ble det kjøpt varer og tjenester for 74,5 millioner kroner utenfor rammeavtalene som gjaldt de utvalgte artene. Kartleggingen konkluderte med at Trondheim kommune hadde en rimelig god lojalitet til sentrale rammeavtaler, men at det innen enkelte områder var potensial til å bedre lojaliteten. Lavest avtalelojalitet var det på oppvekst- og utdanningsområdet med en avtalelojalitet på 82 prosent og med kjøp av varer og tjenester utenfor avtalene for 30,5 millioner kroner (se Tabell 2 nedenfor). Innen Helse og velferd fant Innkjøpstjenesten en avtalelojalitet på 89 prosent og innkjøp på 19,2 millioner kroner utenfor avtalene. Tilsvarende var det en lojalitetsprosent på 95 i Byutvikling og innkjøp på 14,4 millioner kroner utenfor avtalene. Øvrige områder hadde ifølge rapporten en lojalitetsprosent på 94 og innkjøp på 10,4 millioner kroner utenfor avtalene. 22 Prosjektgruppa som gjennomførte kartleggingen mente det burde iverksettes ulike tiltak for å øke avtalelojaliteten og pekte på økt bruk av e-handel og e-faktura som viktige tiltak. I tillegg var det viktig med nye avtaleområder, god oversikt over hvilke avtaler som gjelder og å redusere antall leverandører da dette kunne få ned omfanget av tilfeldige kjøp i kommunen. Innkjøpstjenesten opplyser at rapporten er brukt som bakgrunn for jobben videre. Rapporten er ikke tatt opp i rådmannens ledergruppe, men kommunaldirektør for finans er kjent med innholdet. Det viktigste tiltaket som er gjennomført er trolig at antall avtaler på e-handel har økt. Videre har også nye brukergrupper tatt i bruk e-handel, for eksempel håndverkere. 21 Rapporten ble utarbeidet av Idea bedriftsrådgivning AS i Beløpene som oppgis som kjøp utenfor avtalene er beregnet av revisjonen med bakgrunn i informasjon i Innkjøpstjenestens undersøkelse (tabeller fra side 1-4 i vedlegget).

12 12 Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Tilfredshet med informasjon om rammeavtalene Tabell 2 Resultater fra Innkjøpstjenestens undersøkelse av avtalelojalitet i driftsregnskap for Innkjøp Tjenesteområde Totale innkjøp 90 % av totale innkjøp 1) ramme - avtale/avtale Innkjøp til andre 2) Lojalitets % Kjøp utenfor avtale 3) Oppvekst - skoler - barnehager - barne , og familietjenester Helse og omsorghelse og velferd , Byutvikling - eiendom - bydrift , byutvikling Annet - rådmann - ordfører - fagstab interne tjenester - 0, kultur Sum ) Ca 90 % av alle kjøp alle tall eks. mva 2) Foreninger, abonnement, fylker, kommuner, områder hvor det ikke er inngått rammeavtaler 3) Beregnet av revisjonen (differanse mellom 90 % av totale innkjøp, innkjøp innenfor avtaler og innkjøp til andre) For tre år siden gjennomførte Innkjøpstjenesten en analyse av innkjøp av næringsmidler. Gjennomgangen avdekket at det ble kjøpt en god del utenfor avtalene, og noen enheter går konsekvent på nærbutikken. Næringsmidler kan kjøpes inn utenfor avtaler med begrunnelse i pedagogiske opplegg, for eksempel der elever eller andre trener på planlegging av innkjøp til måltider. Slike kjøp skal imidlertid dokumenteres. 23 Innkjøpstjenesten gjennomførte i 2012 et prosjekt knyttet til fakturakontroll. I dette prosjektet ble det undersøkt om kommunen har fått riktige betingelser når det gjelder nettopriser, faktureringsbetingelser og rabatt på øvrige sortiment innenfor avtale. Bystyret vedtok i juni 2009 at formannskapet skulle ha en årlig orientering om status på innkjøpsområdet. Innkjøpstjenesten opplyser at dette ikke er gjennomført, men presiserer at dersom det hadde vært dårlige resultat på området ville de rapportert dette til formannskapet. 2.7 Tilfredshet med informasjon om rammeavtalene God informasjon er avgjørende for å sikre lojalitet til rammeavtalene. I spørreundersøkelsen kartla vi hvor fornøyd medarbeiderne er med informasjon om rammeavtaler, serviceavtaler og håndverksavtaler, samt hvor fornøyd informantene generelt sett er med informasjon om avtalene på kommunens intranett. Informantene er i all hovedsak fornøyd med den generelle informasjonen på intranett. 25 prosent av respondentene er imidlertid ikke fornøyd med informasjonen når det gjelder hvilke serviceavtaler som gjelder, mens 18 prosent av respondentene ikke er fornøyd med informasjonen om håndverksavtalene. Andelen som svarer vet ikke er forholdsvis høy på disse spørsmålene, noe som kan indikere at respondentene ikke kjenner til hvilke avtaler som gjelder. 23 Jamfør punkt 1 i rådmannens høringsuttalelse til Rapport 3/2010-R Intern kontroll på enheter. Delrapport 1: Innkjøpsområdet.

13 Rådmannens oppfølging av enhetenes lojalitet til avtaler Tilfredshet med bistand fra innkjøpsaktørene 13 Tabell 3 Påstander om informasjon. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Prosent. N=576 Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Jeg er fornøyd med informasjonen om hvilke serviceavtaler som gjelder, for eksempel avtaler om reparasjon av utstyr Jeg er fornøyd med informasjonen om hvilke håndverksavtaler som gjelder, f. eks avtaler om prosjektledelse og malerarbeid Jeg er generelt sett fornøyd med informasjonen på intranett om rammeavtalene til Trondheim kommune Det er små forskjeller mellom enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon når det gjelder hvor fornøyd de er med informasjonen om hvilke serviceavtaler som gjelder. Den største forskjellen ligger i at flere av de ansatte med innkjøpsfunksjon svarer vet ikke på dette spørsmålet. Det er heller ingen signifikante forskjeller mellom tjenesteområdene. Undersøkelsen viser at 23 prosent av enhetslederne er misfornøyd med informasjonen om hvilke håndverksavtaler som gjelder, mens 25 prosent svarer vet ikke. Innenfor byutviklingsområdet er det store flertallet fornøyd med informasjonen om håndverksavtalene. 2.8 Tilfredshet med bistand fra innkjøpsaktørene Tabell 4 nedenfor viser at informantene gjennomgående er fornøyde med de fire innkjøpsmiljøene. 24 De synes det er lett å komme i kontakt med tjenestene, at de gir god hjelp og at de har god kompetanse. Informantene er noe mindre tilfredse med Trondheim eiendom enn de andre tjenestene. 25 Tabell 4 Synspunkter på innkjøpsmiljøene. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Gjennomsnitt av skala 1-4 der 1=helt uenig og 4=helt enig. Innkjøpstjenesten (N=385) ITtjenesten (N=284) Trondheim eiendom (N=198) Trondheim bydrift (N=60) Det er lett å komme i kontakt med tjenesten 3,5 3,4 3,2 3,3 Tjenesten gir god hjelp når vi trenger det 3,5 3,5 3,2 3,4 Tjenesten har god kompetanse 3,6 3,6 3,4 3,4 24 Tabellen viser hva informantene i gjennomsnitt har svart på en skala fra 1 til 4, der 1 er helt uenig og 4 er helt enig. Jo høyere tall, jo mer tilfreds med enheten. Se vedlegget for mer informasjon om svarene. 25 Figur 1 i vedlegget viser hvor mange som har vært i kontakt med de ulike innkjøpsmiljøene i forbindelse med spørsmål om innkjøp og rammeavtaler. Kun ansatte som har vært i kontakt med tjenestene har blitt spurt.

14 14 Lojalitet til kommunens rammeavtaler Revisjonskriterier 3 Lojalitet til kommunens rammeavtaler 3.1 Revisjonskriterier Rammeavtalene er juridisk bindende kontrakter for kommunen. 26 Enhetsledere og ansatte som foretar innkjøp må ha forståelse for og kunnskap om anskaffelsesstrategien, kommunens retningslinjer for innkjøp, rammeavtaler og lov om offentlige anskaffelser Avtalelojalitet Regnskapsanalyse 2012 Tabell 5 nedenfor viser resultatet fra regnskapsanalysen vi har gjennomført av oppvekst- og utdanningsområdet. Den prosentvise avtalelojaliteten innenfor tjenesteområdet oppvekst og utdanning har økt betydelig siden Innkjøpstjenestens undersøkelse viste en prosentvis avtalelojalitet på 63 for de utvalgte artene. Revisjonen finner en lojalitet på 86 prosent i 2012, en økning på 23 prosentpoeng i perioden. Avtalelojaliteten har økt for alle artene som er undersøkt. Den største prosentvise økningen i lojalitet finner vi for artene vedlikehold av bygg og annet drift og tjenester. Her har den prosentvise avtalelojaliteten økt med henholdsvis 49 og 43 prosentpoeng siden Tabell 5 Prosentvis avtalelojalitet for utvalgte arter innen Oppvekst og utdanning i 2008 og Art Prosentvis avtalelojalitet 2008 Prosentvis avtalelojalitet 2012 Prosentpoeng endring i lojalitet Kontormateriell Undervisningsmateriell Annet forbruksmateriell Annet drift og tjenester Vedlikehold bygg m.m Konsulenttjenester Totalt for de utvalgte artene Kilde: Trondheim kommunerevisjon Den laveste lojaliteten finner vi for varer og tjenester som gjelder vedlikehold av bygg med mer. Her finner vi en lojalitet på 69 prosent. Lojaliteten i 2008 var 20 prosent for denne arten. Avtalelojaliteten for arten annet forbruksmateriell er på 76 prosent. Under arten undervisningsmateriell finner vi en lojalitet på 84 prosent. De øvrige artene har en lojalitet på mer enn 90 prosent; Annet drift og tjenester med 92 prosent, kontormateriell med 94 prosent og konsulenttjenester med 99 prosent. 26 Avtalerett/kontraktsrett omhandler i hovedsak de felles regler som gjelder i alle rettsforhold som stiftes ved en avtale. Overholdelse av avtaler er et grunnleggende prinsipp i avtalerett. 27 Jfr. Trondheim kommunes lederavtaler.

15 Lojalitet til kommunens rammeavtaler Avtalelojalitet 15 Gjennomgangen viser at kjøp av matvarer ofte føres på feil art, og videre ser vi at det handles utenfor rammeavtalene. Oppvekst- og utdanningsområdet har imidlertid anledning til å handle matvarer utenfor rammeavtalene dersom dette gjøres i forbindelse med et pedagogisk opplegg. Omfanget av kjøp utenfor rammeavtalene er redusert med nærmere 11,2 millioner kroner på artene vi har kontrollert (Tabell 6 nedenfor). I 2008 ble det kjøpt varer og tjenester for 19,8 millioner kroner utenfor avtalene på de valgte artene. 28 I 2012 ble det kjøpt varer og tjenester for 8,6 millioner kroner utenfor rammeavtalene. I 2008 ble 19,5 prosent av innkjøpene gjort utenfor avtalene, mens det tilsvarende tallet for 2012 er 7,2 prosent. Tabell 6 Kjøp utenfor avtalene innen Oppvekst- og utdanning i 2008 og Tall i kroner. Sum kjøp utenfor Sum kjøp utenfor Endring i kjøp Art avtalene 2008 avtalene 2012 utenfor avtalene 100 Kontormateriell Undervisningsmateriell Annet forbruksmateriell Annet drift og tjenester Vedlikehold bygg m.m Konsulenttjenester Totalt for de utvalgte artene Vår gjennomgang viser at avvik fra rammeavtalene ikke dokumenteres gjennom kommentar i kommunens regnskapssystem ERV Respondentenes vurdering av enhetenes avtalelojalitet I spørreundersøkelsen revisjonen har gjennomført mot enhetsledere og et utvalg personer med innkjøpsfunksjon oppgir 14 prosent at deres enhet har handlet varer eller tjenester utenfor de gjeldende rammeavtaler (Tabell 7 nedenfor). 40 prosent oppgir at de ikke har handlet utenfor avtalene. Oppvekst og utdanning og helse og velferd er de to områdene hvor flest informanter oppgir å ha handlet utenfor avtalene. Flere enhetsledere enn ansatte med innkjøpsfunksjon svarer at enheten deres har handlet utenfor gjeldende rammeavtale. Tabell 7 Min enhet har handlet varer eller tjenester utenfor de gjeldende rammeavtaler. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Prosentfordeling etter tjenesteområde. N=576 Helse og velferd Oppvekst og utdanning Byutvikling Øvrige tjenesteområder Hele kommunen Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Tallene er beregnet ved å ta utgangspunkt i resultater fra Innkjøpstjenestens rapport fra 2010, vedleggstabell om oppvekst og utdanning (side 1 i vedlegget).

16 16 Lojalitet til kommunens rammeavtaler Tiltak for å sikre at rammeavtalene benyttes 3.3 Tiltak for å sikre at rammeavtalene benyttes Tabell 8 nedenfor viser andel ansatte som oppgir at enheten har iverksatt tiltak for å sikre at ansatte benytter seg av rammeavtalene. Totalt svarer 72 prosent at de er helt enig eller ganske enig i denne påstanden. Færrest informanter (65 prosent) fra helse og velferd svarer at enheten har iverksatt slike tiltak. Flere enhetsledere enn ansatte med innkjøpsfunksjon er enige i påstanden. Tabell 8 Enheten har iverksatt tiltak for å sikre at ansatte benytter seg av rammeavtalene. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Prosentfordeling etter tjenesteområde. N=576 Helse og velferd Oppvekst og utdanning Byutvikling Øvrige tjenesteområder Hele kommunen Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Medarbeidernes kunnskap og kompetanse I spørreundersøkelsen stilte revisjonen spørsmål om enhetslederne og medarbeiderne med innkjøpsfullmakt har lest det nye innkjøpsreglementet. Tabellen under viser at det varierer i hvilken grad enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon har lest dette reglementet. Undersøkelsen viser at 69 prosent av enhetslederne oppgir å ha lest det nye innkjøpsreglementet, mens 39 prosent av de ansatte med innkjøpsfunksjon sier det samme. På byutviklingsområdet oppgir 31 prosent av respondentene at de har lest det nye innkjøpsreglementet, mens for resten av kommunen oppgir rundt 50 prosent av respondentene at de har lest reglementet. Tabell 9 Har du lest det nye innkjøpsreglementet som kom i april 2013? Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Prosentfordeling etter tjenesteområde. N=576 Helse og velferd Oppvekst og utdanning Byutvikling Øvrige tjenesteområder Hele kommunen Ja Nei Vet ikke Totalt Respondentene vurderer det slik at de har ganske god kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser, e-handelssystemet og rammeavtalene (Tabell 10). Vi finner ikke noen forskjeller mellom tjenesteområdene når det gjelder vurdering av egen kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser.

17 Lojalitet til kommunens rammeavtaler Synspunkter på rammeavtalene og e-handelssystemet 17 Tabell 10 Påstander om kompetanse. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Prosent. N=576 Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Jeg har god kompetanse i regelverket for offentlige anskaffelser Jeg har god kompetanse i bruk av e- handelssystemet Jeg har god kunnskap om rammeavtalene Både ansatte med innkjøpsfunksjon og enhetsledere vurderer sin kompetanse i bruk av e- handelssystemet som ganske god. 3.5 Synspunkter på rammeavtalene og e-handelssystemet Synspunkter på rammeavtalene kan være viktige forklaringer på lojalitet eller manglende lojalitet til rammeavtalene. I spørreundersøkelsen valgte vi derfor å undersøke synspunkter på sentrale forhold knyttet til avtalene, som innsparingsmuligheter, om avtalene forenkler arbeidet for innkjøperne og om de opplever at det mangler avtaler på viktige områder. Vi kartla også om levering av varer og tjenester fungerer greit, om det er enkelt å benytte e-handelssystemet og om innkjøpsansvarlige kjenner til de krav Trondheim kommune stiller til tilbydere. Over halvparten av informantene mener rammeavtalene gir innsparinger for deres enhet, mens en fjerdedel mener avtalene ikke gir innsparinger (Tabell 11 nedenfor). Dette samsvarer med funn fra andre spørsmål i undersøkelsen (se kapittel 3.6) for informasjon om ansattes synspunkter på enkelte rammeavtaler). Sammenlignet med de andre tjenesteområdene mener flere informanter fra byutviklingsområdet at rammeavtalene ikke gir innsparinger for deres enhet (Tabell 35 i vedlegget). Tabell 11 Påstander om rammeavtalene. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Prosent. N=576 Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Rammeavtalene gir innsparinger for min enhet Rammeavtalene forenkler arbeidet for innkjøpere i min enhet Det mangler rammeavtaler på områder som er viktige for oss De fleste informantene (75 prosent) oppgir at rammeavtalene forenkler arbeider for innkjøpere på deres enhet (Tabell 11). Noen flere medarbeidere enn enhetsledere er uenig i dette. Det er små forskjeller mellom tjenesteområdene på dette spørsmålet. 31 prosent av informantene er ganske eller helt enig i at det mangler rammeavtaler på områder som er viktige for dem, mens 39 prosent er helt eller ganske uenige i påstanden (Tabell 11). Byutvikling er tjenesteområdet hvor flest informanter mener det mangler rammeavtaler, mens færrest fra helse og velferd mener det samme (Tabell 39 i vedlegg). Ifølge flere informanter mangler det rammeavtaler på ulike områder. Som eksempel nevner de blomster, apotekvarer, førstehjelpskurs, lås og beslag, kroppsøvingsutstyr, materiell og tekstiler til kunst- og håndverk, sløydutstyr og treverk, musikkinstrumenter og utstyr til lyd, lys og scene, tur- og

18 18 Lojalitet til kommunens rammeavtaler Synspunkter på rammeavtalene og e-handelssystemet friluftsutstyr, sportsutstyr, sengetøy, medisinsk utstyr, småbarnsutstyr og større utvalg av leker og lekemateriell. En del ansatte kommenterer at de savner avtale med IKEA, Jula eller Clas Ohlson (spesielt IKEA) for innkjøp av småvarer og kjøkkenutstyr. De ønsker flere avtaler innen brune- og hvitevarer, kjøkkeninnredning, møbler og utebenker. Enkelte ansatte ønsker også avtaler innen ergonomisk utstyr og kjemikalier og rekvisita til laboratorieformål. En gjennomgang av kommunens rammeavtaler viser at det allerede finnes avtaler på noen av områdene som nevnes, for eksempel apotekvarer og småbarnsutstyr. Flesteparten av informantene mener levering av varer og tjenester i forbindelse med avtalene fungerer godt. De mener videre det er enkelt å bruke e-handelssystemet. De uttrykker også at de er kjent med at kommunen stiller krav til leverandørene, for eksempel miljøkrav. Tabell 12 Påstander om rammeavtalene og e-handelssystemet. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon. Prosent. N=576 Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Levering av varer og tjenester i forbindelse med avtalene fungerer godt for min enhet Jeg er kjent med at Trondheim kommune stiller flere krav til leverandører, slik som f. eks miljøkrav og tiltak mot sosial dumping Det er enkelt å bruke e-handelssystemet Flere enhetsledere enn medarbeidere er kjent med at Trondheim kommune stiller en rekke krav til leverandører. De synes også det er enklere å bruke e-handelssystemet enn medarbeiderne. Forskjellene mellom tjenesteområdene er relativ liten. Helse og velferd og byutvikling er tjenesteområdene hvor flest informanter mener det ikke er enkelt å bruke e-handelssystemet Utfyllende kommentarer om rammeavtalene Flere av informantene uttaler at de ønsker bedre rammeavtaler med større utvalg av varer. 29 Dårlig utvalg og kvalitet medfører ifølge informantene at de bruker mye tid på å søke i e-handelssystemet eller at de kjøper varer utenfor rammeavtalene. Enkelte ansatte ønsker større fleksibilitet og mener for eksempel at de burde hatt mulighet til å bestille små eller store varer eller mindre eller større kvantum. Andre uttrykker at det er tidkrevende og dyrt å handle mat og dagligvarer gjennom e-handel. Blant annet sier en ansatt ved en liten enhet (skolefritidsordning) at det er et problem at de må forholde seg til mange leverandører for innkjøp av dagligvarer. Det er ulike leverandører for brødvarer, for brødposer og vaskeartikler, for kjøtt, fisk, pålegg og mel og for frukt og grønt. Enheten bruker avtalepartner, men denne kan ikke levere alt de ønsker. Informanten presiserer at de må betale frakt, noe som de store enhetene slipper. Vedkommende uttaler at de små enhetene med de minste budsjettene må betale mest. Enkelte informanter framhever også at det er dårlig utvalg av allergimat i e-handelssystemet slik at de må handle dette på butikk. Noen informanter kritiserer også innkjøpsavtalen som kommunen har for matvarer. Denne innebærer at det skal handles mat på en bestemt forretning i en av bydelene. 29 Dette gjelder blant annet på følgende områder: Leker og lekemateriell i barnehagene, arbeidstøy (dårlig kvalitet og passform og mangler for eksempel varmere og lettere vinterfottøy), musikkinstrumenter, leasing av bil, matvarer og økologisk mat, allergimat, undervisningsmateriell og møbler.

19 Lojalitet til kommunens rammeavtaler Forklaringer på kjøp utenfor avtalene 19 Spesielt enheter som befinner seg langt unna og som har andre butikker like i nærheten av egen enhet er kritisk til denne avtalen. Ifølge en ansatt mangler ofte butikken de varene de trenger og de må bruke mye tid på å kjøre dit for å handle. En informant oppgir at det er enklere og billigere å gå på nærbutikken for å handle én oppvaskbørste framfor å kjøpe tolv stykker gjennom e- handelssystemet. Noen informanter framhever at kjøp av møbler og inventar er problematisk. Blant annet pekes det på at møbelleverandør ikke har visningsrom i Trondheim, at det er dyrt og begrenset utvalg for enkelte type bygninger. En informant utdyper følgende: Generelt er vi lojal til avtalene, sjøl om det innimellom koster oss svært dyrt. Ett meget aktuelt eksempel: Vi må ha nye møbler til kantina, det å ta det gjennom avtalen med en veldig dyr leverandør gjør at vi betaler tre ganger så mye som vi ville gjort i markedet ellers (150 vs 50). Det er ikke ofte at utslagene er så store, men det er ofte nok til at ingen som har budsjettansvar tror et sekund på de beregningene innkjøpere har av hva som kan spares Utfyllende kommentarer om e-handelssystemet Av de som har gitt utfyllende kommentarer i spørreskjemaet, uttrykker mange at det er tidkrevende og vanskelig å bruke e-handelssystemet. Ansatte oppgir at de bruker mye tid på å lete i listene til leverandørene og finne riktig vare og påpeker at søkefunksjonene kan bli mye bedre. Det hevdes at varene ofte har andre navn enn det man bruker i dagligtale, at produktnavn ikke brukes konsekvent, at de ulike leverandørene opererer med forskjellige navn på samme produkt eller at varen skifter navn. Resultatet er ifølge informantene at man ikke finner produktet ved søk i registeret. Man må kunne de riktige søkeordene for å få treff. Noen informanter mener leverandørene kan beskrive varer og mengder bedre. For eksempel uttaler en informant: E-handelssystemet trenger en bibliotekar for å organisere databasen. Det later til å være veldig tilfeldig valgte emneord og navn. Det er ingen se-henvisninger eller henvisninger når man ikke får treff. Det er ikke satt ulike emneord/navn/alternative skrivemåter som sikrer at man får treff. Produktnavn brukes ikke konsekvent. Databasen blir derfor vanskelig å bruke og det blir tilfeldig om man får treff når man søker. Man blir frustrert, gir opp, tar en telefon eller går i butikken for å kjøpe varen i stedet. Dessuten har man bare to valg: Søke i databasen eller bla i katalogen. Det burde vært flere innfallsvinkler og enklere navigeringsmuligheter i databasen. Emnekart og/eller autoritetsregister mangler. Men altså: E-handel er en veldig god ide! Det trengs bare noen forbedringer. 3.6 Forklaringer på kjøp utenfor avtalene Spørreundersøkelsen viser at de viktigste årsakene til at ansatte har handlet utenfor rammeavtalene er at de ikke fant varen/tjenesten i e-handelssystemet (76 prosent), at avtalepartner ikke kunne levere varen eller tjenesten (56 prosent), at de fikk billigere varer et annet sted (45 prosent) og at de hadde tidspress (40 prosent) (Tabell 13). Det er 22 prosent som oppgir at det var enklere å handle utenfor avtalene. Elleve prosent har krysset av for Annet, og utdyper blant annet at de kjøpte matvarer på butikk, dårlig utvalg i rammeavtalene, at det mangler rammeavtale på området eller at det er vanskelig å finne varen de trenger i e-handelssystemet. I forhold til tjenesteområde og stilling (enhetsleder eller ansatt med innkjøpsfunksjon) er det små eller ingen forskjeller i hva informantene svarer.

20 20 Lojalitet til kommunens rammeavtaler Forklaringer på kjøp utenfor avtalene Tabell 13 Hva er årsaken til at enheten har handlet utenfor avtalene? Det var mulig å sette flere kryss. Spørsmål til enhetsledere og ansatte med innkjøpsfunksjon som har svart at de har handlet utenfor rammeavtalene. Prosent. N=236 Årsaker Fant ikke varen/tjenesten i e-handelssystemet 76 Avtalepartner kunne ikke levere varen eller tjenesten 56 Fikk billigere varer et annet sted 45 Vi hadde tidspress 40 Det var enklere å handle utenfor avtalene 22 Annet, skriv inn 11 Det ble gjort ved en feil 8 E-handelssystemet er vanskelig å bruke 6 Kjente ikke til rammeavtalene 5 E-handelssystemet fungerte ikke 3 Har ikke fått opplæring og informasjon om rammeavtalene/e-handelssystemet/regelverket 3 Prosent Av de som har gitt utfyllende kommentarer i spørreskjemaet, uttrykker flere at det ofte er billigere å handle utenfor rammeavtalene, og at det er vanskelig å forholde seg til avtalene når enheten samtidig må spare penger. 30 For eksempel uttrykker en ansatt: På grunn av tidligere erfaring fra annen type jobb med innkjøp, synes jeg kommunen har veldig dårlige avtaler, som på ingen måte kan være til noen besparelse for oss. En del uttrykker at de ønsker avtaler med IKEA, Clas Ohlson eller lignende billige leverandører. Ved en skole presiserer en ansatt at det aldri er salg på e-handel i motsetning til mange bokhandler, noe som rammer dem når de skal fylle opp biblioteket. Enkelte informanter mener rammeavtalene fordyrer driften til små enheter som ikke har stordriftsfordeler. Blant annet uttaler en medarbeider: Vi kan oppleve at det kommer to-tre biler med hvert sitt produkt, ofte bare små pakker fordi vi er en liten arbeidsplass. Fraktkostnader utgjør ikke sjelden mer enn verdien på selve varen. Og hva med bilkjøring/ CO 2 -utslipp ved en slik praksis? 30 Informasjon fra utfyllende kommentarer i spørreundersøkelsen.