ÅRSRAPPORT FOR 2003 LEVANGER KONTROLLUTVALG

Transkript

1 Til Levanger kommunestyre ÅRSRAPPORT FOR 2003 LEVANGER KONTROLLUTVALG Side 1 av 5

2 Generelt om kontrollutvalget Kontrollutvalgets formål Alle kommuner er pålagt å ha et kontrollutvalg, jfr kommunelovens 60 nr 2, som skal velges av kommunestyret. Kontrollutvalget har det løpende ansvar for tilsyn og kontroll med den kommunale virksomhet, og utfører sine funksjoner på kommunestyrets vegne. Med hjemmel i kommuneloven har Kommunaldepartementet fastsatt «Forskrift om kontrollutvalg». Kontrollutvalgets formål framgår av 1 i denne forskriften: «Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret/fylkestinget det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget påser at revisjonen fungerer på betryggende måte.» Kontrollutvalgets formål er altså todelt; tilsyn med forvaltningen i kommunen og tilsyn med revisjonsarbeidet. Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget i Levanger hadde følgende sammensetning i 2003: Kontrollutvalg for valgperioden Kontrollutvalg for valgperioden Medlemmer: Varamedl.: Medlemmer: Varamedl: Birger Konrad Meinhardt, leder Asbjørn Strøm Jan Torgeir Langåssve, leder Kjell J. Vang Johannes Husby, nestleder Guttorm Forr Gerd Haugberg, nestleder Guttorm Forr Brit Elin Ringstad Inge Arnljot Strømsnes Oddrun Asgjerd Valstad Inge Arnljot Strømsnes Sigrid Hojem Søndre Innherred revisjonsdistrikt har stått for saksutredning og sekretærhjelp. Kontrollutvalgets oppgaver Av kommuneloven framgår at kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og at tilsynet ikke er begrenset til økonomiske forhold. Ifølge kommunelovproposisjonen skal kontrollutvalget bl.a. påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. Nærmere konkretisering av de mest sentrale oppgavene til kontrollutvalgets oppgaver framgår av 4 i Forskrift om kontrollutvalg. For fullstendig oversikt over kontrollkomiteens oppgaver vises til forskriften. I merknadene har departementet presisert at kontrollutvalget ikke skal vurdere den politiske hensiktsmessigheten av de vedtak som er truffet av politiske organer. I tillegg til forskrift om kontrollutvalg har kommunestyret i Levanger, K-sak 54/ , vedtatt eget reglement for kontrollutvalget. Reglementet ble endret i sak 80/ Side 2 av 5

3 Kontrollutvalgets virksomhet i 2003 Kontrollutvalget har i 2003 avholdt 6 møter og behandlet 36 saker, se vedlagte oversikt. Tilsvarende tall for 2002 var 6 møter og 30 saker. Utvalget avholder sine møter for lukkede dører, jf 3 nr. 2 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget vurderer årlig hvilke målsettinger og prioriteringer utvalget skal ha for sitt arbeid, og på grunnlag at disse utarbeides en årsplan. Nedenfor følger en oversikt over de områder kontrollutvalget prioriterte for 2003: Tilsyn med den kommunale forvaltning: Gjennomføring av tilsynsbesøk: I 2003 prioriterte kontrollutvalget et tilsynsbesøk ved en utvalgt enhet. Distrikt Nord ble valgt ut som den enheten hvor tilsynsbesøket skulle gjennomføres, og det ble fokusert spesielt på Breidablikktunet. Formålet med et slikt tilsynsbesøk var å gi kontrollutvalget tilstrekkelig oversikt over enheten slik at utvalget har grunnlag for å vurdere om driften foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Under tilsynsbesøket fokuserte kontrollutvalget spesielt på rutiner og systemer som var etablert for å ivareta brukernes behov, ansattes rettigheter samt økonomisk kontroll. Av den grunn ble også representanter for de ansatte (tillitsvalgte) og brukerne (pårørende) invitert til å delta under tilsynsbesøket, i tillegg til resultatenhetsleder og rådmann. Etter besøket, som ble gjennomført 10. september 2003, ble det utarbeidet en rapport som gir nærmere detaljer om de forhold som ble tatt opp, samt kontrollutvalgets kommentarer til disse. Rapporten ble vedtatt oversendt til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget fant gjennomføring av tilsynsbesøk svært nyttig, og ønsker at denne arbeidsformen videreføres. Gjennomgang av møteprotokoller Medlemmer av kontrollutvalget får tilsendt møteprotokoller fra politiske utvalg. I tillegg har kontrollutvalget jevnlig behandlet rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyre, formannskap og en komite. Hensikten med revisjonens gjennomgang av saksframlegg og vedtak er å påse at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. Kontrollutvalgets hovedinntrykk er at kvaliteten på den kommunale saksbehandlingen jevnt over er tilfredsstillende. Orienteringer fra rådmann Kontrollutvalget har fått orientering fra administrasjonen om bl.a. økonomi og sykefravær. I tilknytning til forvaltningsrevisjon av et byggeprosjekt fikk kontrollutvalget en orientering av prosjektlederen. Gjennom slike orienteringer får kontrollutvalget en oppdatert status over administrasjonens arbeid på vesentlige områder som angår økonomi, personalforvaltning m.v. Side 3 av 5

4 Gjennomføre forvaltningsrevisjon på utvalgte områder Kontrollutvalget har i 2003 behandlet rapport fra revisjonen etter gjennomført forvaltningsrevisjon av forberedelse til bygging av Breidablikktunet. Prosjektet ble prioritert av kontrollutvalget. Formålet var å finne ut om kommunen i dette byggeprosjektet fulgte gjeldende lover, regler og bestemmelsene i eget økonomireglement. Prosjektet avdekket et brudd på forskrift om offentlige anskaffelser og flere brudd på økonomireglementet. Kontrollutvalget vedtok bl.a. at rapporten skulle oversendes til rådmannen med anmodning om å vurdere om økonomireglementet bør endres. Kontrollutvalget forutsetter at økonomireglementet i framtida følges. Rapporten ble også oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget har fått framlagt en rapport fra et samarbeidsprosjekt om Statens handlingsplan for eldre, hvor 30 revisjonsenheter i landet, med til sammen 123 kommuner deltok. Hensikten med prosjektet var å undersøke om eldresatsingen har medført styrket omfang og kvalitet på tjenestene i perioden 1997 (året før statens handlingsplan) til 2001 (avslutning satsingen). Levanger kommune deltok ikke i prosjektet, men kontrollutvalget fikk rapporten for Verdal kommune til orientering. Videre har kontrollutvalget fått orientering fra revisjonens vurdering av viktige økonomiske interne kontrolltiltak i kommunen samt rapport fra IT-revisjon i Levanger kommune. Behandling av kommunens regnskaper: Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret om kommunens regnskaper. Utvalgets uttalelse skal foreligge før formannskapet behandler regnskapet. Før denne uttalelsen ble avgitt, fikk utvalget en orientering om årsregnskapet og rådmannens årsrapport fra økonomisjefen. Kontrollutvalget avgir også uttalelse til regnskapet for Levanger Boligforvaltning KF. I forbindelse med behandlingen av kommunens skatteregnskap har utvalget hatt møte med kemneren. Andre saker Kontrollutvalget og revisjonen får en del henvendelser fra innbyggere og fra organisasjoner eller selskaper. Alle skriftlige henvendelser til kontrollutvalget blir behandlet av revisjonen og lagt fram for kontrollutvalget enten som egen sak eller som referatsak. Det er viktig å være oppmerksom på at kontrollutvalget ikke er et klageorgan, og kontrollutvalget må enkelte ganger avvise saker som ikke hører inn under utvalget. Flere av henvendelsene er av en slik art at de krever stor ressursbruk både av kontrollutvalget, revisjonen og kommunen. Tilsyn med revisjonen: Foruten å føre tilsyn med den kommunale forvaltning, har kontrollutvalget også til oppgave å føre tilsyn med revisjonen. Utvalget skal påse at revisjonsarbeidet er àjour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Denne oppgaven utfører kontrollutvalget gjennom behandling av revisjonsplaner og statusrapporter fra revisjonen. Side 4 av 5

5 Annet Endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll I desember 2002 sendte Kommunal- og regionaldepartementet ut et forslag om konkurranseutsetting av kommunal revisjon på høring. Kontrollutvalget ga en uttalelse i høringssaken. Uttalelsen ble oversendt til kommunen og brukt som grunnlag for kommunens høringsuttalelse. I april 2003 fremmet departementet forslag om endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll i Ot.prp nr 70 ( ). Lovendringene ble vedtatt av Stortinget i desember 2003 og trer i kraft 1. juli Endringene berører i stor grad også kontrollutvalgets virksomhet og medfører bl.a. at revisor ikke lengre kan være sekretær for kontrollutvalget. Kontrollutvalget har derfor holdt seg løpende oppdatert om forslag til lovendring. Uttalelse om deltakelse i en fylkesenhet for kommunal revisjon KS i Nord-Trøndelag fikk i løpet av 1. halvår 2003 utredet etablering av en mulig fylkesenhet for kommunal revisjon. Utredningen ble sendt til høring i juni. Kontrollutvalget mente at det av faglige og økonomiske grunner er viktig at det etableres et interkommunalt selskap for kommunal revisjon i fylket, og anbefalte kommunen å gå inn som deltaker i dette selskapet. Kommunestyret vedtok i juni enstemmig å slutte seg til en slik enhet. Saken ligger nå hos styret for KS Nord-Trøndelag. Oppsummering Kontrollutvalget i Levanger fikk 3 nye medlemmer etter valget høsten Det nyvalgte kontrollutvalget har kun hatt ett møte i I dette møtet ble det gjennomført en opplæring av utvalgets medlemmer og varamedlemmer om utvalgets rolle, oppgaver og saksbehandling. Årsrapporten for 2003 omtaler derfor i det vesentlige saker som ble behandlet av det gamle kontrollutvalget. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret. Kontrollutvalgets årlige rapport anses derfor å være den viktigste informasjonen til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalgets møteinnkallinger, saksdokumenter og møteprotokoller er for øvrig tilgjengelig på internett, via kommunens eller revisjonsdistriktets hjemmeside ( Levanger, 9. februar 2004 Jann Langåssve leder Gerd Haugberg nestleder Asgjerd Valstad Inge Strømsnes Tove Melgård revisjonssjef/møtesekretær Side 5 av 5