Levanger kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrol I utvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E- pos t: post@komsek.no Web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 20 l MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER KONTROLLUTVALGETS OPPFØLGING AV REVISOR ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON ORIENTERING FRA ANDRE BEFARINGER/BESØK AVSLUTNING KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE2 AV 7

3 1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kontrollutvalget har hatt slik sammensetning fram til oktober 2015: Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Parti Navn Gunnar Myhr H Leder V Anders Dalane Fanny Gausen Ap Nestleder Ap Kåre Leira Kari Johanne Kjerkol Ap Medlem Sp Guri Skjesol Lars Forberg SP Medlem Sv Sølvi Sæther Asbjørn Folkvord Sv Medlem Kommunestyret valgte i møtet den et nytt kontrollutvalg bestående av 5 faste dl 6 dl...t rt kk ti 1 fi. d me emmerog varame emmer 1 pnon e re e ø ge orpeno en - Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Funksjon Navn Rekkefølge Hans Heieraas Leder Gerd Haugberg 1 Asbjørn Folkvord Nestleder John Grønli 2 Anne Grete Hojem Medlem Gerd T. Heggdal 3 Johan Fossan Medlem Solfrid Irene Voldseth 4 Mette Jørstad Medlem Anders Dalane 5 Sverre Ronglan 6 Hans Heieraas sitter i kommunestyret. Mette Jørstad er varamedlem til kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER Kontrollutvalget har i 2015 holdt 7 møter, og behandlet 34 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2014, 7 møter og 34 saker. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR SIDE 3 AV 7

4 2.2 BEHANDLINGA V KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til årsregnskapet for årsregnskapet for Trønderhallen Levanger KF for 2014 og til årsregnskap og årsrapport for Levanger kommune for Jf. sakene 11 og 12/15. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelser skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sine innstillinger. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 58/12. Kontrollutvalget behandlet rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon mht. den økonomiske internkontroll i møte den , sak 4/15. Kommunestyret behandlet rapporten i møte den , sak 23/15. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 28/ SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 59/12. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Nytt nå er at planen skal være basert på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 29/ GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Revisor foretar en gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen etter oppdrag fra kontrollutvalget. Hensikten med denne gjennomgangen er å påse at saksframlegg og vedtak i saker av vesentlig økonomisk betydning er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR SIDE 4AV7

5 Med mindre det blir avdekket forhold som kontrollutvalget bør følge opp nærmere, tas revisors rapportering som et ledd i revisors statusrapportering til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har ikke mottatt særskilt rapport etter revisors gjennomgang av møteprotokoller. 2.6 KONTROLLUTVALGETS OPPFØLGING AV REVISOR Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møtet den , sakene 22 og 23/ ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kommunens administrasjon har orientert om: Forhold omkring «Dagsverket» (sak 3/15) Kommunereformen (sak 4/15) Det administrative rapporteringsarbeid (Sak 5/15) Aktuelle forhold knyttet til de kommunale årsregnskaper og årsberetning (sak 12/15) Rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret om ikke gjennomførte kommunestyrevedtak (sak 13/15) Arbeidet med reguleringsplan for Holåsen vest (sak 14/1 5) Kommunens verdigrunnlag og etisk reglement - implementeringen i organisasjonskulturen og videreutviklingsarbeidet. ( sak 19/15) Kommunens ulovlighetsoppfølging (sak 20/13) 2.8 ORIENTERING FRA ANDRE Aktuelle forhold knyttet årsregnskap og årsberetning for Trønderhallen Levanger KF for 2014 (sak 11/15) 2.9 BEFARINGER/BESØK Kontrollutvalget ser besøk ved kommunens virksomheter som svært nyttig for å kunne gjøre seg bedre kjent med kommunens virksomhet. Det er imidlertid ikke blitt gjennomført besøk i AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken info1masjon som bør presenteres for kommunestyret. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE5AV7

6 Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Levanger tau~ I/ 4,/!,/LJÆPå, Hans Heieraas leder ~dlf~~ jh Anne Grete Hojem if~ Johan Fossan r I \_\, ~~rw JR \A,i~1',, Asbjørn Folkvord nestleder he:rt:t~~~ Mette Jørstad r KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV 7

7 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato Sak nr. Sakstittel 001/15 Referatsaker 002/1 5 Dialog med ordfører og rådmann - utsatt sak 003/15 Orientering fra rådmannen vedrørende forhold omkring medieomtalen "Dagsverket" /15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen Orientering fra rådmannen vedrørende det administrative rapporteringsarbeid 006/15 Orientering fra reyisor - status for regnskapsrevisjon 007/ 15 Forvaltningsrevisjon - økonomisk intern kontroll Kontrollutvalgets årsrapport for /1 5 Kontrollutvalgets budsjett for 2015 Eventuelt 010/15 Referatsaker 011/15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Trønderhallen LevangerKF 012/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for /15 Rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret vedrørende status for kommunestyrets vedtak 014/15 Orientering fra rådmannen vedrørende arbeidet med reguleringsplan for Holåsen vest /15 Omprioritering av forvaltningsrevisjonsressursen Eventuelt 016/15 Referatsaker 017/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 018/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 019/1 5 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens verdigrunnlag og etisk reglement - implementeringen i organisasjonskulturen og videreutviklingsarbeidet 020/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens ulovlighetsoppfølging 021/15 Kontrollutvalgets budsjett for / 15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - den årlige uavhengighetserklæring 023/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor - den årlige uavhengighetserklæring 024/1 5 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 025/ 15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 026/15 Innspill til forvaltningsrevisor - Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Eventuelt Referatsaker 028/ 15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - oppstart 029/15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - oppstart 030/15 Kontrollutvalgets årsplan I møteplan for /15 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 7 AV 7