Levanger kontrollutvalg

Transkript

1 MØTEINNKALLING Levanger kontrollutvalg TID: Kl. 14:00 STED: Revisjonens kontor, Gjensidigegården NB! Vi starter med omvisning på Breidablikktunet. Oppmøte kl på Breidablikktunet. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig, på tlf , eller e-post: tove.melgard@levanger.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 023/04 REFERATSAKER 024/04 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. TERTIAL /04 PLANLEGGING AV TILSYNSBESØK 026/04 REVISJONSPLAN FOR FOR REVISJONSÅRET /04 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR Levanger, Jann Langåssve leder Tove Melgård møtesekretær

2 REFERATSAKER Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR-1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg MBN 023/04 Referatsakene tas til orientering. Dokumenter til referering: 1. Kontrollutvalgets årsrapport for Kommunestyrets behandling sak 26/ Levanger kommunes skatteregnskap for Kommunestyrets behandling sak 25/ Lovlighetskontroll årsbudsjett 2004 Levanger kommune. Brev datert fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. 4. Godkjenning låneopptak 2004 Levanger kommune. Brev datert fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. 5. Deltakelse i ny fylkesenhet for kommunal revisjon og sekretariatfunksjon for kontrollutvalg. Kommunestyrets behandling sak 29/ Brev av fra Nord-Trøndelag Cyklekrets til kontrollutvalget. Ber kontrollutvalget gjennomgå kommunestyrets saker 42/04 og 43/04. Brevet følger vedlagt. 7. Brev av fra SIR til COMMidt AS. Tilbakemelding på saker oversendt til revisjonen. 2 av 8

3 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. TERTIAL Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR-1.18 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TWI 024/04 Rapporten etter gjennomgang av møteprotokoller 1. tertial tas til orientering. Vedlegg: 1. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. tertial Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksopplysninger: Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdt møter i perioden for driftskomiteen, formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Vurdering: Vi viser til rapporten. 3 av 8

4 PLANLEGGING AV TILSYNSBESØK Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR-1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TME 022/04 Levanger kontrollutvalg TME 025/04 2. GANGS BEHANDLING Saken legges fram uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling Forslag i møte: Saken utsettes. Avstemning: Forslag i møtet enstemmig vedtatt. KONL-022/04 Vedtak: Saken utsettes. Tilsynsbesøk gjennomføres ved en utvalgt enhet etter samme mønster som i Dato for tilsynsbesøket settes til. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollutvalgets målsettinger og prioriteringer for Kontrollutvalgets årsplan for 2004 Saksopplysninger: Kontrollutvalget valgte i sin årsplan å prioritere gjennomføring av et tilsynsbesøk ved en utvalgt enhet. Kontrollutvalget har også valgt ut hvilken enhet som skal besøkes. Tilsynsbesøket er i årsplanen tenkt gjennomført 14. juni 04. Erfaringen fra fjorårets tilsynsbesøk viste at det var nødvendig å bruke en hel dag til denne saken. Dette inkluderer tid i etterkant av besøket til å foreta nødvendig oppsummering samt utarbeide en 4 av 8

5 skisse for rapporten fra besøket. Kontrollutvalget må derfor vurdere om det er nødvendig å sette av en annen dato til å gjennomføre tilsynsbesøket. Vurdering: Revisor vil i møtet gi en kort orientering om hvordan fjorårets tilsynsbesøk ble gjennomført. 5 av 8

6 REVISJONSPLAN FOR FOR REVISJONSÅRET 2004 Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR- Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TME 026/04 Den framlagte revisjonsplan for Levanger kommune for revisjonsåret 2004 godkjennes. Vedlegg: 1. Revisjonsplan for Levanger kommune for revisjonsåret Unntatt offentlighet, jf offentlighetslovens 6 nr 2 pkt c. Planen vil bli lagt fram i møte. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 2. Sak 35/03. Kontrollutvalgets målsettinger og prioriteringer for Forskrifter om revisjon og kontrollutvalg gjeldende fram til Forslag til nye forskrifter om revisjon og kontrollutvalg gjeldende fra Rundskriv H-8/04 fra Kommunal- og regionaldepartementet, datert Om enkelte forhold knyttet til ikrafttreden av endringer i kommuneloven om kommunal revisjon og forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Saksopplysninger: Gjeldende forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk krever at revisor årlig utarbeider en plan for sitt arbeid for hvert av sine oppdrag. Revisjonsplanen for kommunene blir framlagt for de respektive kontrollutvalg til godkjenning. Revisjonsplanen er først og fremst revisors verktøy, og er et nødvendig grunnlag for revisors arbeid. For kontrollutvalgene er revisjonsplanen viktig når det gjelder utvalgenes tilsynsoppgave i forhold til revisor. I tillegg gir revisjonsplanen kontrollutvalget innsyn i revisors risikovurdering knyttet til regnskapsrevisjonen av oppdraget Levanger kommune, og gir derved utvalget nyttig informasjon i sitt tilsynsarbeid av den kommunale forvaltningen. Gjennom behandlingen av revisjonsplanen sikres kontrollutvalgets innflytelse på revisjonens arbeid først og fremst ved valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Når planen er godkjent, vil revisjonen legge opp sitt arbeid i samsvar med denne. Dersom det senere dukker opp saker som kontrollutvalget eller revisjonen ønsker å ta tak i, må disse vurderes mot de prioriteringer som er gjort i revisjonsplanen. Som kontrollutvalget kjenner til, vil det fra 1. juli d.å. tre i kraft nye bestemmelser om tilsyn og kontroll i kommunene. Endringene i kommuneloven ble vedtatt i desember Disse bestemmelsene innfører en klar rolledeling mellom revisjon, kontrollutvalg og sekretæren for kontrollutvalget. Etter de nye bestemmelsene får kontrollutvalgene et større ansvar for forvaltningsrevisjonen, og skal legge fram for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon, som 6 av 8

7 skal være basert på en overordnet analyse av kommunen. Kontrollutvalgene tillegges en ny oppgave knyttet til selskapskontroll, og skal også for dette legge fram en plan for kommunestyret. Endelige forskrifter foreligger ikke pr dato, men utkast til forskrifter har vært til høring, og hovedtrekkene i forskriften antas å bli i samsvar med dette. Kommunal- og regionaldepartementet har også sendt ut et rundskriv hvor det bl.a. avklares at revisor kan være sekretær for kontrollutvalget fram til 1. januar I tillegg gis kontrollutvalgene utsatt frist med framlegging av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til På grunn av den usikkerhet som har vært med hensyn til roller, oppgaver og også framtidig organisering av revisjonsdistriktet, har arbeidet med å utarbeide revisjonsplaner ikke vært prioritert. I tillegg har prosjektet Innherred samkommune komplisert arbeidet med revisjonsplanen, idet nødvendig tallmateriell som revisor bruker i utarbeidelsen, ennå ikke foreligger. Revisjonsplanen er derfor ikke klar for utsending ennå. Planen vil bli delt ut og gjennomgått i møtet. Vurdering: Revisjonen vil utarbeide revisjonsplan etter samme mal som tidligere år. Kontrollutvalgets prioriteringer, jf sak 35/03, vil bli innarbeidet. Da revisjonsdistriktet etter all sannsynlighet vil gå inn i et større interkommunalt revisjonsselskap (fylkesenhet) fra 1. juli 2004, er ressursbruken til oppdraget Levanger kommune ennå ikke fullt ut klarlagt. De oppgavene som det knytter seg usikkerhet til med hensyn til utførelse (hvem) og tidspunkt, dvs planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, vil kun bli satt opp til observasjon og evt oppfølging. I møtet vil revisor ta en grundig gjennomgang av revisjonsplanen. 7 av 8

8 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR-1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TWI 027/04 Det framlagte forslag til møteplan vedtas. Vedlegg: 1. Møteplan for 2. halvår 2004 for kontrollutvalgene og revisjonsstyret i Søndre Innherred revisjonsdistrikt. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 2. Møteplan for Levanger kommune for Møteplan for 1. halvår 2004 for kontrollutvalgene og revisjonsstyret i Søndre Innherred revisjonsdistrikt. 4. Rundskriv H-08/04 fra Kommunal- og regionaldepartementet: Om enkelte forhold knyttet til ikrafttreden av endringer i kommuneloven om kommunal revisjon og forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Saksopplysninger: Levanger kontrollutvalg vedtok i sitt møte , som sak 36/03, kontrollutvalgets møteplan for 1. halvår Bakgrunnen for at det bare ble utarbeidet møteplan for 1. halvår var at forslag til forskrifter for kontrollutvalg forutsatte at Søndre Innherred revisjonsdistrikt ikke kunne velges som sekretær for kontrollutvalget etter 1. juli I rundskriv H-08/04 fra KRD orienterer departementet om at bestemmelsen om sekretariat for kontrollutvalget først vil tre i kraft fra 1. januar Fram til dette tidspunkt vil det bli lagt opp til av revisjonen fortsatt kan være sekretariat for kontrollutvalget. Vi forutsetter at Levanger kommune ønsker Søndre Innherred revisjonsdistrikt som sekretær for kontrollutvalget ut året, og vi foreslår følgende møteplan for utvalget: Mandag Mandag Møtestart settes til kl I tillegg til disse møtene kan det innkalles til ekstra møter når leder av kontrollutvalget, revisor eller 1/3 av utvalgets medlemmer mener det er behov for det. 8 av 8