Levanger kontrollutvalg

Transkript

1 MØTEINNKALLING Levanger kontrollutvalg TID: Kl. 13:00 STED: Revisjonens kontor, Gjensidigegården Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig, på tlf , eller e-post: tove.melgard@levanger.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 023/03 ORIENTERING OM KOMMUNENS ØKONOMI 024/03 REFERATSAKER. 025/03 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTIKOLLER 2. TERTIAL /03 INNKJØP OG FINANSIERING AV 2 MINIBUSSER TIL KOMMUNENS TRANSPORTTJENESTE 027/03 LEVANGER KOMMUNES SAKSBEHANDLING I FORBINDELSE MED ANBUD/INNKJØP 028/03 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON - BREIDABLIKKTUNET, FORBEREDELSE TIL BYGGING 029/03 STATUSRAPPORT OM REVISJONSARBEIDET PR. 15. SEPTEMBER /03 RAPPORT FRA TILSYNSBESØKE VED BREIDABLIKKTUNET Levanger, Birger Meinhardt leder Tove Melgård møtesekretær

2 ORIENTERING OM KOMMUNENS ØKONOMI Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: 1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TME 023/03 Saken tas til orientering. Ingen 1. Årsplan for Levanger kontrollutvalg for 2003 Kontrollutvalget har i sin årsplan prioritert å holde seg jevnlig orientert om kommunens økonomi. Revisjonen har derfor bedt økonomisjefen komme i møtet og gi en mest mulig oppdatert orientering om kommunens økonomi. Saken settes på sakskartet kl 1300, og beregnes å ta ca ½ time.

3 REFERATSAKER. Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TWI 024/03 Referatsakene tas til orientering. Dokumenter til referering: 1. Pressemelding fra Kommunal- og regionaldepartementet av : Utvalg skal gjennomgå statlig tilsyn med kommunesektoren. 2. Brev av fra Sentrum frukt og tobakk ang. omregulering av Håkon den godes g. 22, samt svar fra Søndre Innherred revisjonsdistrikt av Brev av fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag vedr. kommunal garanti Levanger kommune Vannverk. 4. Brev av fra Levanger kommune til Kommunenes Sentralforbund vedr. deltakelse i ny fylkesenhet for kommunal revisjon. 5. Rundskriv H-17/03 fra Kommunal- og regionaldepartementet: Forskrift om årsregnskap og årsberetning 13 regnskapsføring av pensjoner fastsettelse av beregningsforutsetninger og håndtering av premieavvik. 6. Rundskriv H-16/03 fra Kommunal- og regionaldepartementet: Kommuneproposisjonen 2004 og revidert nasjonalbudsjett 2003 informasjonsrundskriv. 7. Brev av fra Levanger kommune: Svar på revisjonsnotat til regnskapet for Brev av fra Sondre og Song Solli til kontrollutvalget og svar fra revisjonen av

4 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTIKOLLER 2. TERTIAL Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TWI 025/03 Rapporten etter gjennomgang av møteprotokoller 2. tertial tas til orientering. 1. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. tertial Ingen. Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter i perioden for driftskomiteen, formannskapet og kommunestyret. Vurdering: Vi har kommentarer vedr. en sak til kommunestyret. Vi viser til rapporten.

5 INNKJØP OG FINANSIERING AV 2 MINIBUSSER TIL KOMMUNENS TRANSPORTTJENESTE Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: 1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TWI 026/03 Kontrollutvalget avventer sin behandling av ovennevnte sak til etter at fylkesmannens legalitetskontroll foreligger. 1. K-sak 54/03 Innkjøp og finansiering av 2 minibusser til kommunens transporttjeneste. 2. Brev av fra Levanger Taxi til kontrollutvalget ang. anbud på transport i Levanger kommune. 3. Brev av fra Levanger Fremskrittsparti ang. lovlighetskontroll på sak 47/ Internt notat av ang. ovennevnte sak. I brev av til kontrollutvalget ber Levanger Taxi om at kontrollutvalget tar en gjennomgang av saken. De stiller seg sterkt tvilende til administrasjonens framlegging av saken for politisk behandling, da det ikke foreligger regnskap for hittil utførte transporttjenester. Vurdering: Revisjonene har gjort rådmannen oppmerksom på at det er feil i vurderingene i saksframlegget vedr. merverdiavgiften. Det er argumentert med at differansen mellom Levanger Taxis anbud og kommunens beregninger skyldes at Levanger Taxi må betale moms på sine tjenester. Personaltrafikk er i dag utenfor avgiftsområdet. Vi er videre kjent med at Levanger Fremskrittsparti i brev av har krevd lovlighetskontroll av saken. D.v.s saksgangen/behandlingen av anbudet. Dette medfører at saken kommer opp på nytt i neste kommunestyremøte. Hvis kommunestyret opprettholde sitt vedtak vil saken bli oversendt til Fylkesmannen i Nord-Trøndelag til behandling.

6 Levanger Taxi etterlyser regnskap for hittil utførte transporttjenester. Det er ikke i dag mulig å kjøre ut et prosjektregnskap direkte fra regnskapet for disse tjenestene. En arbeidsgruppe har derfor beregnet utgiftene på den kommunale transporttjenesten. Etter revisors skjønn er det ikke grunnlag for å betvile de kommunale beregninger. Revisjonen anbefaler at kontrollutvalget avventer behandling av saken til etter at fylkesmannen har behandlet saken.

7 Unntatt offentlighet LEVANGER KOMMUNES SAKSBEHANDLING I FORBINDELSE MED ANBUD/INNKJØP Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: 1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TME 027/03 Saken tas til foreløpig orientering. 1. Brev fra COMMidt AS datert Klage på saksbehandling i forhold til innkjøp av sykesignal/dect-anlegg for Breidablikk-sykehjem, Levanger Kommune. Unntatt offentlighet, jf offentlighetslovens 6, Brev fra COMMidt AS datert Levanger kommunes innkjøp av IKT-utstyr. Unntatt offentlighet, jf offentlighetslovens 6, 2. Ingen. Revisjonen har fått to brev fra en lokal næringsdrivende, jf vedlegg 1 og 2. I disse brevene rettes det bl.a. sterk kritikk mot kommunen og ansatte i kommunen for saksbehandlingsrutiner knyttet til innkjøp og anbud. Kritikken er meget alvorlig. Dette krever at revisjonen gjør et grundig arbeid for å undersøke de påstandene som framsettes. Kritikken er dessuten av en slik art at vi har funnet det riktig å unnta saken og alle dokumentene fra offentlighet så lenge saken er under arbeid hos oss. Det vil i møte bli gitt en nærmere orientering om hvordan revisjonen vil legge opp det videre arbeid med denne saken.

8 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON - BREIDABLIKKTUNET, FORBEREDELSE TIL BYGGING Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: 1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TME 028/03 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors vurderinger og tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes til rådmannen med anmodning om å vurdere om økonomireglementet bør forenkles. 3. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. 1. Rapport nr 2.1/2003. Prosjekt store investeringer. Breidablikktunet forberedelse til bygging Ingen. Levanger kontrollutvalg har valgt å se på store investeringsprosjekt, og har prioritert en oppfølging av byggingen av Breidablikktunet. Vedlagte rapport tar for seg prosjekterings- og anbudsfasen. Revisjonen har undersøkt om kommunen i byggeprosjektet har fulgt gjeldende lover og regler, om bestemmelsene i kommunens eget økonomireglement er fulgt, og om det er etablert rutiner for å forebygge, fange opp og rapportere budsjettoverskridelser under byggingen. Vurdering: Revisjonens funn og vurderinger framgår av rapporten. Det er avdekket et brudd på forskrift om offentlige anskaffelser, idet et firma ble innleid som byggherrerådgiver i anbudsfasen uten forutgående anbudskonkurranse. Det er avdekket flere brudd på kommunens økonomireglement. Økonomireglementet stiller detaljerte krav til innhold i sak om forprosjekt, og det stiller også krav om at alle leverandører skal levere HMS-egenerklæring. Disse kravene er ikke fullt ut oppfylt. Revisor er av den oppfatning at kravene i økonomireglementet enten må følges eller så må reglementet endres. Kommunen har også stilt en rekke minstekrav i utlysningen, uten at det er fulgt opp at alle disse kravene er oppfylt. Det vises til rapporten.

9 STATUSRAPPORT OM REVISJONSARBEIDET PR. 15. SEPTEMBER 2003 Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: 1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TWI 029/03 Kontrollutvalget tar statusrapporten til orientering. 1. Internt notat. Statusrapport pr 15. september 2003 for revisjonsarbeidet Levanger Kommune. Unntatt offentlighet, off.l. 6, 2c. Deles ut i møtet. 2. Revisjonsplan for Levanger Kommune for revisjonsåret Revisjonsplan for Levanger Kommune, skatteregnskapet, for revisjonsåret 2003 Kontrollutvalget skal, ifølge forskrift om kontrollutvalg 4, holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med forskrift og andre bestemmelser. Revisor legger derfor fram revisjonsplaner for kontrollutvalget til godkjenning, og rapporterer jevnlig tilbake til kontrollutvalget om framdriften i revisjonsarbeidet. Kopi av internt notat, som oppdragsansvarlig revisor har utarbeidet til revisjonssjefen, om status for revisjonsarbeidet, vil bli delt ut i møtet. I tillegg vil det bli gitt en muntlig orientering fra revisor.

10 RAPPORT FRA TILSYNSBESØKE VED BREIDABLIKKTUNET Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: 1.19 Arkivsaknr: Levanger kontrollutvalg TME 030/03 1. Kontrollutvalget finner gjennomføring av tilsynsbesøk svært nyttig, og mener at denne arbeidsformen bær videreføres. 2. Utkast til rapport sendes de øvrige deltakerne på tilsynsbesøket til høring. 3. Endelig rapport oversendes kommunestyret til orientering. 1. Utkast tilrapport fra tilsynsbesøk ved Breidablikktunet. Unntatt offentlighet. 2. Kontrollutvalgets årsplan for 2003 Revisjonen har utarbeidet utkast til rapport fra kontrollutvalgets tilsynsbesøk ved Distrikt Nord Breidablikktunet. I møtet må utkastet gjennomgås, og kontrollutvalget må foreta en oppsummering av besøket.