1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale.

Transkript

1 LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 3. november 2010 Møtetid: Kl Møtested: Lierne kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 017/10 Referatsaker 018/10 Besøk ved kommunale institusjoner. Helsetunet - oppsummering 019/10 Status for revisjonsarbeidet. Orientering fra revisor 020/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon /10 Rullering av plan for selskapskontroll /10 Rapportering etter kontaktmøte med revisjonen 023/10 Kontrollutvalgets Årsplan for 2011 Eventuelt Grong 27. oktober 2010 Kåre Viken (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: Mob:

2 SAK 017/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 017/ Referat Ingen referatsaker fremlagt SAK 018/10 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER. HELSETUNET - OPPSUMMERING Kontrollutvalget Gunnhild Berg 018/ Kontrollutvalget tar oppsummeringa etter besøk på Lierne Helsetun til orientering. Vedlegg Ingen Ingen Kontrollutvalget vedtok i møte den sak 011/10 å besøke Lierne Helsetun. Besøket ble gjennomført den 8. september Fra Lierne kontrollutvalg deltok Kåre Viken, Lars Harbækvold og Dan Leo Totland. Siw-Ellinor Aagård og Roger Granli meldte forfall. Steven Johansen fra KomRev Trøndelag IKS og Gunnhild Berg fra KomSek Trøndelag IKS deltok også. Besøket var delt inn i tre møter med deltakere som representerte ulike grupper. 1. Møte med avtroppende leder ved helsetunet Jorunn Andersson og nytilsatt leder Elin Danielsen Ledelsen ved helsetunet orienterte om drifta og organiseringa ved helsetunet, samt svarte på spørsmål og diskuterte ulike områder med kontrollutvalget. 2. Møte med verneombud Bent Martinsen, tillitsvalgt Bjørn Gunnar Devik fra sykepleieforbundet, Ann-Britt Tangen og Marie Aagård Urdshals fra fagforbundet og Anne Doris Freland fra Delta.

3 Verneombud og tillitsvalgte orienterte, førte dialog med kontrollutvalget angående ansattes forhold på helsetunet og hvilke utfordringer en sto ovenfor, samt svarte på spørsmål. 3. Møte med leder i eldreforeninga Odd Bruvold og leder i pårørendeforeninga Oddny Aagård Aarmo. De orienterte om sin rolle og funksjon, førte en dialog angående utfordringer en hadde sett fra de eldre selv og brukere. De svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble ikke skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket, kun et notat til kontrollutvalget og revisjon. Dette ble møtedeltakerne gjort oppmerksom på ved starten av møtet. Det ble også opplyst om at kontrollutvalg og revisjon er underlagt lov om taushetsplikt. Møtet og besøket ble sett som et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Besøket fungerte godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene fra de ulike gruppene. Gjennom slike møter vil en få bedre kjennskap til virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen. SAK 019/10 STATUS FOR REVISJONSARBEIDET / ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Gunnhild Berg 019/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen (Ingen) Status og orientering vil bli lagt frem i møtet. SAK 020/10 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Gunnhild Berg 020/ Kontrollutvalget vedtar følgende prioritering i plan for forvaltningsrevisjon : Prosjektet. igangsettes 1. kvartal 2011.

4 Vedlegg Brev fra KomRev Trøndelag IKS av angående forvaltningsrevisjonsprosjekt 1. kvartal Vedtak i sak 72/08 den i kommunestyret Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Lierne kommune Kontrollutvalget vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i møte , sak 013/08. behandlet planen i møte , sak 72/08, og vedtok følgende: 1. vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. 3. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge. 1. Personalpolitikk - ansettelser 2. Etiske retningslinjer 3. Byggesak - hyttebygging 4. Grunnskolen spesialundervisning og psykososialt miljø 5. Innkjøp / investeringer rutiner og praksis I møte den , sak 006/09, vedtok kontrollutvalget igangsettelse av prosjektet Personalpolitikk ansettelser. Prosjektet fikk tittelen Følger kommunen ansettelsesrutinene?. Rapport etter prosjektet ble behandlet i kontrollutvalget den sak 003/10 og vedtatt av kommunestyret sak 022/10 den KomRev Trøndelag IKS har i planperioden frem til nå gjennomført ett prosjekt KomRev Trøndelag IKS har bekreftet at Lierne kommune vil få et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt i Vurdering Kontrollutvalget ønsker nå å vurdere prioritering av et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt på fritt grunnlag. På bakgrunn av endringer innenfor de enkelte feltene, kombinert med kontrollutvalgets erfaringer og innsikt etter tre år av perioden, er en slik drøfting nyttig. Forvaltningsrevisjon skal primært skje på felt der risikoen er størst og der forbedrings- og læringseffekten vil være tilsvarende. Å bruke betydelige timeressurser for å bekrefte normalt velfungerende system er ikke spesielt relevant i den sammenhengen. SAK 021/10 RULLERING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Gunnhild Berg 021/

5 : 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for i kommunen og ber KomRev Trøndelag IKS igangsette selskapskontroll i IKS Namdal Rehabilitering Høylandet drift / eiendom Vedlegg - ingen 1. Vedtak kontrollutvalget i sak 018/09 den Selskapskontroll valg av utfører og rullering av plan 2. Vedtak i kontrollutvalget i sak 017/08 den Plan for selskapskontroll , Lierne kommune. 3. Vedtak i Lierne kommunestyre i sak 063/08 den Plan for selskapskontroll Lierne kommune. 4. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Eiendom. 5. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Drift. 6. Oversikt over Lierne kommunes eierinteresser i ulike selskap : I møter vedtok representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS å flytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra sekretariatet til revisjonen, med virkning fra denne datoen. Kontrollutvalget vedtok i sak 018/09 valg av ny utfører og rullering av plan, og vedtok følgende prioriteringer angående selskapskontroll: Kontrollutvalget foretar følgende endring i prioriteringen i Plan for selskapskontroll , Lierne kommune 1) IKS Namdal rehabilitering Høylandet drift / eiendom 2) Lierne Næringsselskap AS 3) Lierne Boligutleie AS Det har ikke vært gjennomført selskapskontroll i planperioden og kontrollutvalget ber revisjonen igangsette dette etter kontrollutvalgets prioriteringer. SAK 022/10 RAPPORTERING ETTER KONTAKTMØTE MED REVISJONEN Kontrollutvalget Gunnhild Berg 022/ Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. Vedlegg 1. Notat etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedr. det pågående revisjonsarbeidet i Lierne kommune. Unntatt off. Off.l. 14 og 16. Deles ut i møtet.

6 Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6, og det heter bl.a. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Sekretariatet har faste, årlige kontaktmøter med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalg mottar også jevnlig muntlig orientering og status angående fremdriften i revisjonsarbeidet. Det er avholdt et møte den mellom sekretær og revisor. Det er skrevet et notat som en oppsummering av møtet. Notatet som er unntatt offentlighet vil bli delt ut i møtet. SAK 023/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2011 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 023/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2011 for sin virksomhet i 2011 i Lierne kommune. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg til kontrollutvalget 1. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan for Forslag til Kontrollutvalgets møteplan for Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll.

7 Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2011 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen for 2011 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet. Det er foreløpig lagt opp til 4 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se Vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, - eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken diskuteres i møte. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær