RIKSTEATRET OG RIKSKONSERTENE. Konkurransegrunnlag. Mobiltelefoni og Nettsentrisk ip-telefoni

Transkript

1 RIKSTEATRET OG RIKSKONSERTENE Knkurransegrunnlag Mbiltelefni g Nettsentrisk ip-telefni 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Om Knkurransen 3 Orientering m anskaffelsen 4 Kvalifikasjnskrav 6 Kravspesifikasjn / Prisskjemaer 9 2

3 OM KONKURRANSEN Riksteatret g Riksknsertene innbyr til knkurranse med frhandlinger fr leveranse av telefnitjenester. Kntaktpersn fr anskaffelsen: Arne Ueland, uelend@riksteatret.n Alle henvendelser skal skje skriftlig via Dffin, g vil bli besvart g publisert. Frist fr slike henvendelser: 2 uker før tilbudsfristen utløper. Prsedyre: Denne anskaffelsen gjennmføres sm knkurranse med frhandling. Knkurransen er kunngjrt i DOFFIN databasen. Oppdragsgiver frbehlder seg retten til å freta rettelser, suppleringer g endringer av knkurransegrunnlaget fram til utleveringsfristens utløp. Opplysninger m dette vil bli sendt pr. e- pst til alle sm har mttatt knkurransegrunnlaget. Alle kstnader i frbindelse med deltakelse i knkurransen dekkes i sin helhet av tilbyder. Levering av tilbud: Fr sent innkmne tilbud vil bli avvist. Tilbudsbrevet skal undertegnes av en persn sm har fullmakt til å frplikte tilbyder. Tilbudet skal avgis elektrnisk. Alle svar skal gis under de respektive hvedmråder g ikke i frm av kryssreferanser. Brsjyrer g annet reklamemateriell skal ikke inngå i nen deler av Leverandørens besvarelse. Tilbud merkes saksnummer 15/135 Mbiltelefni g nettsentrisk ip-telefni. Tilbud sendes pst@riksteatret.n Tilbyder skal vedstå seg tilbudet, g er bundet av tilbudet til g med Verdien er estimert til ca. 2,4 mill kr ver 4 år (eks mva). Priser skal fylles inn i angitte prisskjemaer. 3

4 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN Riksteatret (RT) med 80 ansatte g Riksknsertene (RK) med 55 ansatte har i dag separate telefnsentraler g separate avtaler fr fast- g mbiltelefni. Begge virksmhetene har felles adresse i Gullhaug trg 2 i Nydalen, Osl. Gullhaug trg 2 skal rehabiliteres, g det skal nå etableres en felles telefniløsning på midlertidig adresse i Gjerdrumsvei 11 i Nydalen under rehabiliteringsperiden (ca 1 år) g deretter permanent i Gullhaug trg 2 etter rehabiliteringen. Den felles telefniløsningen vil være en kmbinasjn av felles mbiltelefni med utgangspunkt i bedriftsabnnement g felles IP telefni. Virksmhetene skal ha en felles ekspedient. De har i dag hver sin MS Exchange server i hvert sitt separate dmene sm skal behldes. Det er ingen integrasjn mellm de t rganisasjnenes ITsystemer. Tilbyder skal beskrive muligheten fr enkel integrasjn mt disse g andre alternative løsninger fr integrasjn. Det er ikke aktuelt å etablere callsenterfunksjner. Alle kstnader skal frdeles mellm de t virksmhetene iht antall brukere / frbruk. Det er selvsagt viktig at den ttale telefnløsningen framstår sm et system med høy servicegrad g str brukervennlighet. I utgangspunktet anses en nettsentrisk løsning fr IP telefni sammen med tradisjnell mbilbruk sm den fretrukne løsningen. Med nettsentrisk løsning menes at alle sentrale enheter fr PABXfunksjner ikke installeres fysisk hs virksmhetene men settes pp sentralt hs tilbyder med leid PABX funksjnalitet. 4

5 Telefnsystemleveransen vil bestå av følgende hvedelementer: Mbiltelefni Trafikkavtale basert på bedriftsabnnement Innkjøpsavtale fr mbiltelefner (psjn) IP- basert fasttelefni Fasttelefnplattfrm med nettsentrisk hustelefnfunksjnalitet IP apparater Trafikkavtale fasttelefni Sentralbrd med mulighet fr kalenderppslag / ledig / pptatt status fr både mbil- g fasttelefnbrukere Drifts- / serviceavtale basert på tilkalling innen nrmal arbeidstid. Utvidet teknisk supprt i prøveperiden. Avtaleperide: år. (T år med psjn på ett + ett års frlengelse) Tilbyder står fritt til å tilby alternative løsninger. Alternative løsninger skal beskrives i eget vedlegg. Videre frbehlder ppdragsgiverne seg retten til å frkaste tilbudte løsninger helt eller delvis. Valgt tilbyder skal ha ttalansvar fr gjennmføring av tilbudt løsning. Herunder: leveranse av fasttelefni g mbiltelefni med integrasjn i nødvendig grad sentralbrd, nettsentrisk løsning krdinering av eventuelle underleverandører g deres leveranser samlet/kmplett installasjn idriftsetting av samlet løsning inkl. supprt i prøvedriftsfasen dkumentasjn pplæring drift- / serviceavtale Registrert trafikkvlum ver 12 mnd: Minutter samt datamengde i MB siste 12 mnd: RT RK SUM: Fasttelefni min min min Mbiltelefni min min min Datavlum MB MB MB 5

6 KVALIFIKASJONSKRAV: Skatteattester / HMS KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyderen skal ha rdnede frhld med hensyn til skatte- g merverdiavgiftsinnbetaling Nrsk tilbyder skal fremlegge skatteattester fr henhldsvis skatt g merverdiavgift sm ikke er eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Attestene fås ved henvendelse til det lkale skatteppkreverkntret eller skattekntret. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter sm de nrske. Tilbyder skal stå inne fr at fretaket arbeider systematisk fr å ppfylle kravene i helse-, miljøg sikkerhetslvgivningen g ved at de tilfredsstiller internkntrllfrskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksmheten er lvlig rganisert i henhld til gjeldende skatte- g arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige g ssiale rettigheter, g skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennmgå g verifisere fretakets system fr ivaretakelse av helse, miljø g sikkerhet. Tilbyderen skal levere HMS-egenerklæring Organisatriske krav KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyderen skal være et lvlig etablert fretak Oppdatert firmaattest. Finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyderen skal ha øknmisk kapasitet til å gjennmføre ppdraget/kntrakten. Det kreves at tilbyderen er kredittverdig g har tilfredsstillende likviditet, lønnsmhet g øknmisk sliditet. Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 mnd., g sm baserer seg på siste kjente regnskapstall skal legges ved. Ratingen skal være utført av ffentlig gdkjent kredittvurderingsinstitusjn. 6

7 Tilbyderen skal ha gd kredittverdighet (Minimum rating = Gd) Faglige kvalifikasjner KRAV Evne til å gjennmføre leveransen DOKUMENTASJONSKRAV Oversikt ver tilbyders rganisasjn samt eventuelle underleverandører. På frespørsel skal tilbyder kunne legge fram referanser fr tilsvarende prsjekter. Språk KRAV Tilbudets hvedspråk er nrsk. DOKUMENTASJONSKRAV Tilbud med tilhørende dkumenter, samt skriftlige g muntlige henvendelser i frbindelse med dette, skal stilles på nrsk. Tilsvarende gjelder all frmell muntlig g skriftlig kmmunikasjn i gjennmføringen av kntrakten Tildelingskriterier Tildeling vil skje blant de tilbydere sm er kvalifisert g ppfyller Kravspesifikasjnen. Tildeling vil skje på grunnlag av det mest frdelaktige tilbudet basert på en ttalvurdering av følgende kriterier: Kriterium Prsent 1. Pris 50 % 2. Funksjnalitet herunder brukervennlighet, brukervennlig drift g administrasjn med fkus på ekspedient samt gegrafisk dekningsgrad fr mbiltelefni. 50% 7

8 Tilbud på deler av leveransen: Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. Underleverandører: Oppdragsgiver tillater bruk av underleverandører. Tentativ tidsplan: DATO Iht. Dffin AKTIVITET Tilbudsfrist Ca. 15. nv Ca. 15. des Frhandlinger Kntraktsinngåelse Ca. 1. feb Idriftsettelse 8

9 KRAVSPESIFIKASJON / PRISSKJEMAER Generelt Riksteatret g Riksknsertene skal etablere en felles telefniløsning basert på en kmbinasjn av bedriftsabnnement fr mbiltelefni g nettsentrisk IP telefni - med en felles ekspedient. Kstnadsmessig skal virksmhetene være adskilt. Riksteateret har behv fr m lag 20 fasttelefner g 50 mbiltelefnabnnement. Riksknsertene har behv fr m lag 20 fasttelefner g 55 mbiltelefnabnnement. Det er behv fr å kunne skille ut "private kjøp av tjenester" via mbiltelefn på en enkel måte. Telefniløsningen skal etableres når virksmhetene flytter til midlertidig adresse. Det er svært viktig at telefniløsningen kan etableres på midlertidig adresse g reetableres på permanent adresse på en enkel måte g med tilgjengelig teknisk supprt. Nettsentrisk IP- basert fasttelefni. En nettsentrisk løsning antas å ha følgende ppbygning: Leverandørs prduksjnsplattfrm/integrasjnslag med standard pbx funksjnalitet Leverandør tilknyttes RT g RK sine systemer fr innhenting av følgende infrmasjn: status m kalenderppslag / ledig / pptatt / fravær etc. Web-baserte skjermbilde fr ekspedient Tilbyder må redegjøre fr vennevnte g med bakgrunn i følgende: Løsning fr RT / RK Sikkerhet fr at nettbasert infrmasjnsverføring er stabil g ikke kmmer på avveie Oppetid/tilgjengelighet fr samlet løsning inklusive nettfrbindelser Videre må tilbyder redegjøre fr: Krav til RT / RK systemer fr samrdnet ledig / pptatt / fravær status Krav til ppdragsgivers nettverkskapasitet g båndbredde 9

10 Kapasitet: Tilbudt nettsentrisk løsning må kunne utvides. IP-apparater Alle IP-apparater skal være av typen PE (IEEE 802.1af), dvs. strømfrsynes fra LAN-svitsjer. IP-apparatene til bruk på kntrplasser kan ha en enkel funksjnalitet. Dvs. få funksjnsknapper, lite display ingen høyttaler. På møterm er det behv fr tveis høyttalende apparater. Tilbyder skal redegjøre fr aktuelle apparater. Videre skal det vedlegges datablader fr samtlige tilbudte apparater. Innsamling av brukerdata, prgrammering av pbx g apparater, utplassering, patching i kmmunikasjnsrm, merking g funksjnstesting av apparater inngår i leveransen Prisskjema: Pst Beskrivelse Pris pr. mnd. Eks mva. Kjøp Eks mva. NETTSENTRISK LØSNING x Tilbudt løsning skal detaljert beskrives i eget vedlegg. Kmplett løsning fr 1 ekspedient eks PC integrasjn av leverandørs utstyrsplattfrm mt kalenderppslag / ledig / pptatt / fravær etc. x x - Leiekstnader Gateway x - Kmplett innsamling av brukerdata, installasjn, prgrammering, utplassering av ipapparater, testing g idriftsetting Div. PC fr ekspedient x x SUM EKS MVA 10

11 Pst Beskrivelse Antall Enhetspris SUM Tilbudte apparater beskrives i eget vedlegg. IP-telefn, lav funksjnalitet - Type: 34 IP-telefn, middels funksjnalitet - Type: 6 SUM EKS MVA: Trafikkavtale fasttelefni: Når tilbyderen justerer sine priser, skal ppdragsgiver nyte gdt av eventuell prisnedgang. Utviklingen i priser skal evalueres i egne statusmøter med kunden. Leverandøren kan ikke endre vilkår, priser eller prdukter i avtaleperiden uten kundens skriftlige samtykke Faktura Fakturapplysninger skal gjøres tilgjengelig på web. Leverandøren skal i sin besvarelse beskrive faktureringssystemet, inkludert administrativt apparat fr å håndtere henvendelser. Detaljerte samtalepplysninger med tilhørende priser (spesifisert debitering) skal ENTEN vedlegges faktura ELLER gjøres tilgjengelig på lukket webløsning. Leverandør må ppgi link til denne siden på faktura. Leverandøren må beskrive sin løsning fr enkel identifisering av privatkjøp via mbiltelefn. Betaling Betalingsbetingelsene er pr 30 dager. Det skal ikke beregnes gebyrer eller tillegg på fakturaene. Dersm det er feil på faktura, vil denne ikke bli betalt før feil er krrigert. I slike tilfeller påløper ikke strafferenter. 11

12 Trafikkpriser fasttelefn Alle beløp skal ppgis eks. mva. Etableringspriser Pris Engangskst prtering av eksisterende nummerserie Avgift nummerserie, ca 100 nummer, pr mnd Trafikkpriser Månedsabnnement inkl "trafikk pakker" Innhld (startpris, trafikktyper etc): Trafikkpriser fr trafikk sm ikke inngår i vennevnte pakke: Trafikktype Startpris Minuttpris Til fasttelefn i Nrge Til fasttelefn i Nrge, annen peratør Til fasttelefn i Nrge, annen peratør Til egne mbiltelefner : : : : : : : : Til mbil, samme peratør 12

13 Til mbil, annen peratør, samme nett Til mbil, annen peratør, annet nett Annet Annet Internasjnal trafikk fra fasttelefn: Kina India Bangladesh Sri Lanka 13

14 Palestina Sør afrika Jrdan Trafikkpriser mbiltelefni: Alle beløp skal ppgis eks. mva. Etableringspriser Pris Engangskst prtering av eksisterende nummerserie Avgift nummerserie, 100 nummer, pr mnd Trafikkpriser Månedsabnnement inkl. : startpris, trafikktyper, sms, mms, datamengde etc: (Angi inkludert datamengde + kstnader ved økt frbruk) Alternativt månedsab. Inkl.: startpris, trafikktyper,sms,mms, i N, S g DK, 14

15 datatrafikk N,S g DK: (Angi inkludert datamengde + kstnader ved økt frbruk) Internasjnal trafikk fra mbiltelefn: Kina India Bangladesh Sri Lanka Palestina Sør afrika 15

16 Jrdan Bedriftsavtale fr kjøp av mbiltelefner (psjn): Leverandøren angir dette på eget ark. Framdrift: Etablering av ny telefniløsning på midlertidig adresse Ca Etablering av permanent løsning i rehabilitert bygg Ca