Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester Software Asset Management

Transkript

1 Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester Software Asset Management Bilag 1 Kundens krav til leveranser Saksnr: 11/01441

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Kundens formål mfang Informasjon om behovet for konsulentbistand Informasjon om Sykehuspartner sine programvareleverandører Informasjon om verktøystøtte Klassifisering og besvarelse av krav Tilbyders forutsetninger for leveransen Kvalitet på tilbudte tjenester vektes 50 % Krav til kompetanse ppdragsforståelse Krav til tilgjengelighet vektes 20 % Pris vektes 30 % Side ii av 17

3 1 Innledning Dette bilaget inneholder kravene til konsulenttjenester innenfor etablering og drifting av en Software Asset Management enhet i Sykehuspartner. Software Asset Management forkortes SAM i resten av dokumentet. 2 Kundens formål Sykehuspartner har som målsetting å inngå rammeavtale med én leverandør for kjøp av konsulenttjenester innen etablering og daglig drift av en SAM-enhet i Sykehuspartner. I anskaffelsen inngår også funksjonen som Enterprise Software Advisor (ESA) for Sykehuspartners Microsoftavtaler. SAM-enheten vil ha som overordnet mål å minimere risiko knyttet til eierskap og bruk av Helse Sør-Østs lisensportefølje. I tillegg skal funksjonen sørge for at lisensporteføljen forvaltes profesjonelt og kostnadseffektivt. Lisensporteføljen omfatter ca ansatte, klienter og servere. Det driftes ved 7 driftssentre med ulik arkitektur og i alt 58 serverrom. Årlige vedlikeholdskostnader er estimert til et sted mellom NK 150 og 195 mill. SAM-enheten vil bestå av 2 4 årsverk interne ressurser supplert med ekstern kompetanse. Sykehuspartner har behov for konsulentbistand for å etablere SAM funksjonen, samt å være en integrert del av funksjonen i den daglige driften etter etablering. Valgt tilbyder vil være med å videreutvikle SAM enhetens strategi, identifisere behov, prioritere og utarbeide aktivitetsplaner. Formålet med konkurransen er å sikre Sykehuspartner tilgang til konsulenter med riktig kompetanse, til riktig pris, når Sykehuspartner trenger det. Side 3 av 17

4 3 mfang 3.1 Informasjon om behovet for konsulentbistand Sykehuspartner har et behov for konsulentbistand innen flere deler av Software Asset Management. Nedenfor har vi listet opp flere hovedområder/arbeidsområder der vi har behov for bistand: o Forvaltning av lisenser Levere spisskompetanse på spesifiserte leverandørers lisensregler og dermed bidra aktivt til at lisensporteføljen blir forvaltet profesjonelt, og slik at Sykehuspartner får dekket sine behov knyttet til drift, tjenesteleveranser, endringer og nye tjenester med lavest mulig total lisenskost. Bistå aktivt til en konsolidering og forenkling av lisensporteføljen gjennom å redusere antallet versjoner og varianter der dette er mulig iht. gjeldende regelverk. o SAM prosesser Bistå til utvikling- og vedlikehold av retningslinjer, policyer og interne prosesser inneholdende arbeidsflyt, aktører, ansvarsforhold og standard aktiviteter knyttet opp mot SAM funksjonen, og som er førende for lisensforvaltningen i Sykehuspartner. Dette gjelder også andre avdelingers internrutiner der disse har grensesnitt mot SAM. Sykehuspartner ser det som en fordel med automatiserte prosesser der dette er mulig, og utfordrer tilbyder til å foreslå hvilke prosesser og delprosesser som med fordel og kostnadseffektivt kan automatiseres ved hjelp av de verktøy som er til rådighet. Lisenskjøp Prosesser for kjøp av lisenser som sikrer at kost/nytte ved kjøpet blir vurdert, at eventuelt ledige lisenser blir gjenbrukt, at kjøp blir registrert og at endrede kostnader blir gjenspeilet i tjenesteprisingen Føring av lisensregnskap Prosesser for ajourhold av et sentralt lisensregnskap. Lisensavtaleforvaltning Prosesser for forvaltning og vedlikehold av lisensavtaler Lisensavtaleforhandling Prosesser for forhandling av nye lisensavtaler samt reforhandling og konsolidering av eksisterende lisensavtaler. Programvare livssyklus Prosesser for forvaltning av programvare gjennom hele livssyklusen i Sykehuspartner Definisjon av business case og RI oppfølging Vedlikeholdsplan Side 4 av 17

5 Utfasing eksempelvis oppsigelse av vedlikeholdet når en vet at en har gjort sin siste versjons oppgradering samt avinstallering etter at programvaren ikke lengre er i bruk. Vedlikehold av dokumentarkiv (Definitive Media Library iht. ITIL v. 3) Rådgiving til organisasjonen Rådgivning til organisasjonen på bakgrunn av tilbyders spisskompetanse innen fagområdet lisensiering samt kjennskap til generelle trender og markedsmessige forhold, i tillegg til de spesifiserte leverandørenes utviklingsplaner. Rådgivningen skal inkludere anbefalinger for kostnadseffektiv lisensbruk og bevisstgjøring av innbytteordninger. Dette gjelder også der anbefalinger vil forskyve lisensieringen i retning av andre produkter enn Microsoft. Rådgivningen skal inkludere bistand til utarbeidelse og oppfølging av handlingsplaner for optimering og besparelse omkring kundens lisensportefølje Strategi Rådgivning inn i strategiprosesser for hvordan strategiske valg påvirker lisenskostnadene. Dialog med bl.a. løsningsarkitektene og i enkelte tilfeller også premissgiver. Endringer Rådgivning i større endringsprosesser som eksempelvis utviklingsprosjekter eller infrastrukturomlegginger, og tilhørende lisensmessige konsekvenser av valg. Kan innebære deltagelse på porteføljemøter, prosjektmøter, CAB og lignende. Lisensavtaler Deltagelse i forhandlingsteam ved forhandling av nye lisensavtaler, reforhandling og konsolidering av eksisterende lisensavtaler samt betingelser knyttet til volumøkninger. Lisensregler Generell, løpende rådgivning omkring muligheter og begrensninger som ligger i lisensregler og de lisensavtaler som Sykehuspartner har inngått. Rådgivning knyttet til bedret kostnadseffektivitet i bruken av lisensporteføljen. Bidra med realistiske lisenskostnader i budsjettprosessen. Være sparringspartner i arbeidet med tjenesteprising. o Administrasjon av verktøy Etablering Være delaktig, i samarbeid ved verktøyleverandør, i etablering og konfigurering verktøy for datainnsamling og lisensregnskap samt eventuelle integrasjoner Systemadministrasjon Gi råd rundt versjonsoppgraderinger, bruksutvidelser, optimalisering, feilhåndtering, brukeradministrasjon og brukerstøtte. o Internrevisjon ppdatere lisensregnskap Løpende oppdatering av lisensregnskap for kontroll og oversikt, og som grunnlag for aktiviteter knyttet til å være riktig lisensiert til enhver tid. Vedlikeholde etterlevelse (compliance) syklus Side 5 av 17

6 Utarbeide og vedlikeholde en års kalender ("etterlevelse" syklus) for alle de største og viktigste programvare produktene. Bidra til å avdekke og avinstallere ubrukte lisenser Bidra til identifikasjon av uautoriserte lisenser i nettverket Bidra til å sikre at alle lisenskostnader blir gjenspeilet i tjenesteprisene Rapportere Rapportere regelmessig for intern bruk. Foreslå aktiviteter for å opprettholde etterlevelse, realisere besparingspotensial samt og bidra til å følge opp at aksjonene blir gjennomført. Rapportere status til programvare leverandører iht. til avtalefestede rapporteringskrav. Bidra til kontroll av at ulike aktører i SAM prosessene følger relevante rutiner o Risikominimering gjennom Informasjon Bistand til informasjon inn i organisasjonen omkring bestillingsrutiner, betydning av lisensfokus i endrings- og andre prosesser, gjenbruk, tjenesteprismodeller etc. Tilby opplæring Tilby kurs/opplæring i SAM funksjonen og lisensregler for spesifiserte leverandører ppbygning av kompetanse Bidra aktivt til kompetanseoppbygging hos Sykehuspartners nystartede SAM-enhet med sikte på at enheten kompetansemessig, med unntak for oppdatert detaljkompetanse på de spesifiserte aktørenes lisensregler, selv vil være i stand til å forvalte Helse Sør-Øst s lisensportefølje. Bidra til å sikre eierskap samt ansvar for software i Sykehuspartners organisasjon Beredskap ved revisjon Bistå med å etablere en organisasjon som skal tre i kraft ved eventuelle eksterne revisjoner. I begrepet organisasjon inngår også retningslinjer for interaksjon med ekstern revisor, definisjon av roller/ressurser til bruk ved revisjon og betingelser for gjennomføring av revisjoner (tidsfrister etc.). Inneha spisskompetanse på lisensregler som matcher ekstern revisor. g kunne vise rutiner, verktøy og rapporter som demonstrerer kontroll. 3.2 Informasjon om Sykehuspartner sine programvareleverandører Den nye sentrale SAM enheten etableres som en forlengelse av konsolideringen av Microsoftavtalene, og vil ta utgangspunkt i den kompetansen som ble bygget gjennom nylig gjennomførte konsolideringsaktiviteter. Microsofts produkter vil derfor være de første som blir satt i strukturert forvaltning. Når kapasiteten tillater det, skal de andre store leverandørenes lisensporteføljer tas inn under ansvarsområdet til den nye enheten. Figuren nedenfor illustrerer mulig rekkefølge i innfasingen: Side 6 av 17

7 Adobe Veritas Trend VMware Sybase racle Citrix I tillegg til produkter som inngår som grunnlag for desktop tjenesten for alle brukere, vurderes det også å ta kritiske spesialapplikasjoner inn i sentral forvaltning. Eksempler på slike kan være EPJ og enkelte laboratorie- og billeddiagnostiske applikasjoner. 3.3 Informasjon om verktøystøtte En SAM enhet har behov for verktøystøtte. Sykehuspartner har avtale med HP om bruk og implementering av HP Service Manager og HP Asset Manager. Det er ikke tatt stilling til når HP Asset Manager skal tas i bruk for lisensadministrasjon. I dag benytter Sykehuspartner Catch for noen av sine driftssentre. Sykehuspartner benytter også SCCM i de fleste av sine driftssentre. Sykehuspartner vil selv bestemme hvilke verktøy som til enhver tid brukes for å understøttes de ulike funksjonene. Anskaffelsen vil ikke omfatte kjøp av systemverktøy. Side 7 av 17

8 4 Klassifisering og besvarelse av krav De oppstilte krav til leverandørens ytelser er beskrevet og klassifisert etter følgende standard: Krav. Dette er feltet der kravet beskrives tekstlig Klassifisering = bligatorisk krav. Dersom krav med denne klassifisering ikke er innfridd vil tilbudet avvises, jf. FA (1) bokstav e. Klassifisering H = Høy. Meget viktig at kravet er innfridd. Kravet vektes høyt i evalueringen. Ingen klassifisering = Kravet er med i evalueringen, men vektes lavere enn klassifisering H.. Leverandøren fyller ut sitt svar. Dersom det er nødvendig å vise til vedlegg eller supplerende informasjon, må det tydelig fremkomme i svar-kolonnen hvor denne informasjonen finnes. 5 Tilbyders forutsetninger for leveransen Beskrivelser og tekst knyttet til tilbyders forutsetninger for leveransen skal dokumenteres i dette bilag. Alle forutsetninger av generell, merkantil, funksjonell eller teknisk karakter som er relevante for at den enkelte kunde skal kunne benytte den tilbudte tjenesten skal beskrives. Tilbyder skal fylle ut sitt svar i aktuell kolonne. F1 F2 Tilbyder bekrefter at samtlige forutsetninger og forbehold knyttet til rammeavtalen for å kunne levere i henhold til tilbud, er angitt i dette bilag. Tilbyder skal på en hensiktsmessig måte dokumentere å ha erfaring som Enterprise Software Advisor (ESA) og ha Microsofts høyeste partnerstatus. (/H) Side 8 av 17

9 6 Kvalitet på tilbudte tjenester vektes 50 % 6.1 Krav til kompetanse F3 F4 Tilbyder skal dokumentere kompetanse på arbeidsområdene oppgitt i kapittel 3.1 ved å oppgi navn og vedlegge CV-er for inntil 5 ressurser med beskrivelse av erfaring og kompetanse. Det skal fremgå av CV-ene hvilke relevante oppdrag den enkelte konsulent har hatt på fagområdet. Det skal også fremgå hvilken kompetansekategori (ref. bilag 6) den enkelte ressurs tilhører. Det skal også oppgis hvilke andre konsulenter som eventuelt tilbys i avtalen ved å angi navn på ressurs og hvilken kompetansekategori ressursen tilhører. Tilbyder skal oppgi sitt sertifiserings-/partnernivå hos alle de spesifiserte programvareleverandørene i kapittel 3.2. Eksempler på relevante sertifiseringer: SAM sertifisering, Microsoft Microsoft Lisenseksamener og Citrix CCSP - Citrix Certified Sales Prof. VMware VSP - VMware Sales Prof. Adobe Adobe Volume Licensing (AVL) sertifiseringer Andre relevante (/H) H H Microsoft Adobe Side 9 av 17

10 Veritas Trend VMware Sybase (/H) F5 racle Citrix Tilbyder skal angi omfang av relevante referanser og leveranser siste 3 år innenfor hvert punkt nevnt under 1. Administrasjon av lisensavtaler 2. Utarbeidelse av spesifikke lisensoversikter for kunden 3. Utarbeidelse av spesifikke lisensprislister for kunden 4. ppdateringer på nyheter fra software produsenter, elektronisk og via statusmøter 5. Utarbeidelse av avtalekalender med oversikt over forfall på alle kundens software avtaler 6. Informasjon til kundens organisasjon om gyldige lisensavtaler på informasjonsmøter, i brukerdokumentasjon og kundens intranett. Informasjonselementer inkluderer, men er ikke begrenset til: Hvorfor kunden har inngått avtaler Hvilke produkter som er omfattet av avtalene Hvordan man tar nye produkter H Side 10 av 17

11 F6 F7 som er omfattet av avtalene i bruk Generell informasjon og spesifikke relevante opplysninger om avtalene Hvordan håndteres softwareprodukter som ikke er med i lisensavtalene. Generelle spørsmål og svar 7. Løpende assistanse til kunden på utarbeidelse av handlingsplaner for optimering og besparelse omkring kundens lisensavtaler 8. Interne prosesser - bistand til utviklingog vedlikehold av retningslinjer, policyer og interne prosesser inneholdende arbeidsflyt, aktører, ansvarsforhold og standard aktiviteter knyttet opp mot SAM funksjonen, og som blir førende for lisensforvaltningen i Sykehuspartner Tilbyder skal angi hvilke prosessrelaterte sertifiseringer som sannsynliggjør at tilbyderen arbeider metodisk og strukturert. Eks. IS, ITIL eller tilsvarende Sykehuspartner ønsker at open book prinsippet legges til grunn og at det er åpenhet omkring ytelser tilbyder mottar fra softwareleverandører, prislister, rabatter og avanser. (/H) Tilbyder bes beskrive sin løsning. Side 11 av 17

12 6.2 ppdragsforståelse I enkelte av kravene under bes tilbyder om å beskrive/besvare konkrete eksempler utarbeidet av oppdragsgiver. Hensikten med beskrivelsen er å vurdere tilbyders oppdragsforståelse. F8 Tilbyder bes å beskrive en mest mulig kostnadseffektiv verktøyløsning for datainnsamling, regnskap og rapportering basert på de forutsetninger som foreligger beskrevet i kapittel 3.3. Løsningen bør også, der det er kostnadseffektivt, i størst mulig grad utnytte eksisterende verktøy/investeringer til støtte for kontroll, lisensregnskap, telling og rapportering. Løsningen bør også gi en så enkel som mulig infrastruktur (minst mulig ekstra programmer/installasjoner etc. på klienter). Sykehuspartner ønsker i utgangspunktet en minimumsløsning for investerings- og administrasjonskostnader, men som gir fleksibilitet for utvidelse eller konvertering til et funksjonelt SAM verktøy. Beskrivelsen kan inneholde flere steg mot en fullverdig løsning. (/H) F9 Det skal også oppgis hvor mange timer som benyttes i utarbeidelse av løsningen fra tilbyders side. Tilbyder bes om å beskrive et konsept for lisensregnskap som inkluderer: Hvordan lisensbruken overvåkes sett i sammenheng med de ulike lisensleverandørenes lisensregler Hva slags data som samles inn og registreres Hvordan dataene blir kvalitetssikret Innhold og frekvens på rapportering pprydding og arkivering av fysiske Side 12 av 17

13 lisensbevis (DML). Sykehuspartner ønsker i utgangspunktet en minimumsløsning som er rask å implementere og som raskt gir den mest nødvendige oversikten. Tilbyder bes også om å beskrive mulige fremtidige utvidelser. (/H) F10 F11 F12 Det skal også oppgis hvor mange timer som benyttes i utarbeidelse av løsningen fra tilbyders side. Sykehuspartner ønsker automatiserte prosesser der dette er mulig. Tilbyder skal beskrive hvilke prosesser og delprosesser som med fordel og kostnadseffektivt kan automatiseres under forutsetningene i kapittel 3.3. Sykehuspartner ønsker på et tidlig stadium å gjennomføre en RI analyse for å identifisere de områder som har størst besparingspotensiale eller er viktigst for å unngå ubudsjetterte kostnader. Analysen bør også kunne brukes som bakgrunn for å sette økonomiske KPI er for den nye SAM funksjonen. Tilbyder skal beskrive hvordan en slik RI analyse bør gjennomføres. Det skal også oppgis hvor mange timer som benyttes i utarbeidelse av analysen fra tilbyders side. Tilbyder skal beskrive en overleveringsplan for overtagelse av Microsoft ESA aktiviteten. Tilbyder skal i overleveringsplanen spesifisere hva slags informasjon som er nødvendig fra Sykehuspartners side og nødvendige aktiviteter for å fremskaffe denne informasjonen som en del av Side 13 av 17

14 overleveringsplanen. (/H) Tilbyder skal anslå hvor mye ressurser fra Sykehuspartners side som er nødvendig for å utarbeide og implementere planen. F13 Tilbyder skal angi hvor lang tid som beregnes for å kunne implementere overleveringsplanen og overta ansvaret Tilbyder skal beskrive innhold og omfang for initiell opplæring av: 20 personer i generell lisenshåndtering pplæring av 10 stk. lisens managers, innkjøpere og andre grupper i Sykehuspartner som har et utvidet behov for lisenskompetanse 7 Krav til tilgjengelighet vektes 20 % F14 F15 Tilbudte konsulenter skal kunne jobbe fra kundens forretningssted på Skøyen, (Hoffsveien 1 B) Tilbudte konsulenter skal beherske norsk språk (skriftlig/muntlig). (/H) Side 14 av 17

15 F16 Leverandøren skal beskrive de ledetider som følger av tilbudte konsulenter i denne avtalen. Er leverandøren villig til å gi Sykehuspartner prioritet i forhold til andre kunder? (/H) F17 F18 F19 F20 F21 Ledetid: Tid fra oppdragshenvendelse til konsulenten kan starte på oppdraget. Leverandøren skal beskrive hvordan henvendelser om enkeltoppdrag vil bli håndtert (stikkord: organisering, prioritering, evne til å frigjøre ressurser og grensesnitt mot oppdragsgiver) Konsulenter som avslutter påbegynt oppdrag før det er ferdigstilt skal som et minimum erstattes av konsulent med tilsvarende kompetanse og erfaring. ppdragsgiver skal godkjenne at konsulenten kan avslutte oppdraget. Alle kostnader til opplæring og kompetanseoverføring dekkes av tilbyder. Tilbyder skal bekrefte at vilkårene er akseptert. ppdragsgiver forbeholder seg retten til å skifte ut konsulenter som ikke leverer resultater ihht. forventning. Tilbyder skal bekrefte at vilkårene er akseptert. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sine rutiner for erstatning av konsulenter. Tilbyder skal kunne stille til statusmøter omkring alle forhold i samarbeidet månedlig. Side 15 av 17

16 8 Pris vektes 30 % F22 Tilbyder skal oppgi tilbudt timepris for de kompetansekategoriene som er aktuell for denne avtale, jfr. Bilag 6. (/H) F23 F24 F25 F26 F27 Pris angis i Bilag 6 Tilbyder skal definere kompetansekategoriene oppgitt i Bilag 6. Definisjoner angis i Bilag 6 Det ønskes spesifisert eventuelle inkluderte ytelser som knyttes opp mot oppdraget, eksempelvis: mfang av ytelser knyttet til MS ESA pplæring Frie konsulenttimer Samtlige forhold skal oppgis i Bilag 6 Det skal ikke beregnes reisetid til og fra avtalt sted for utførelse av oppdrag. Tilbyder skal bekrefte at vilkårene er akseptert. Dokumenterte reisekostnader for pålagte reiser dekkes iht. Statens satser. Kostnader til dekning av reise, diett og overnatting dekkes kun etter avtale med oppdragsgiver. Reisekostnader dekkes ikke på reiser kortere enn 70 km. Tilbyder skal bekrefte at vilkårene er akseptert. Dersom overtagelse av ESA rollen innebærer kostnader for Sykehuspartner må disse angis og prises i Bilag 6. Side 16 av 17

17 F28 Sykehuspartner ønsker å få oppgitt prisen på et avrop for å utarbeide RI analysen beskrevet i F-11. (/H) F29 F30 Pris angis i Bilag 6. Sykehuspartner ønsker å få oppgitt prisen på et avrop i avtaleperioden for å utarbeide lisensadministrasjonsløsningen beskrevet i F-9. Pris angis i Bilag 6. Sykehuspartner ønsker å få oppgitt prisen ved avrop på opplæring som beskrevet i F-13. Pris angis i Bilag 6. Side 17 av 17