Symantec Netbackup og Lagring

Transkript

1 Symantec Netbackup og Lagring Saksnummer: 14/00287 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Kjøpsavtalen lille K Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

2 Innhold 1 INNLEDNING ANSKAFFELSEN GJELDER BESVARELSE AV KRAVENE KRAVLISTE PRGRAMVARE G UTSTYR SM MFATTES AV AVTALEN NYKJØP ADMINISTRATIVE KRAV KRAV TIL ETABLERINGSFASEN KRAV TIL LISENSADMINISTRASJN ADMINISTRATIVE KRAV KRAV TIL KJØP/PPGRADERING AV PRGRAMVAREN MIDLERTIDIG BRUK AV PRGRAMVAREN UTEN KJØP AV NYE LISENSER KRAV KNYTTET TIL TILGJENGELIGGJØRING, DKUMENTASJN G PPGRADERING AV PRGRAMVARE KRAV KNYTTET TIL FAKTURERING G LISENSREGNSKAP KRAV TIL SERVICENIVÅ KRAV TIL KURSING G PPLÆRINGSTJENESTER... 12

3 1 Innledning Dette bilaget spesifiserer nærmere krav til ytelser som kan avropes/bestilles i løpet av rammeavtaleperioden. Leverandørens besvarelser gjøres i bilagene K Bilag 2A (tabellbesvarelse), K Bilag 2B (utfyllende beskrivelse). Alle priser skal oppgis i K Bilag 7 og vedlegg 7a. 1.1 Anskaffelsen gjelder else Sør-Øst (SØ) ved avd. Sykehuspartner skal inngå en regional rammeavtale for kjøp av Symantec lisenser. ovedformålene med for denne anskaffelsen er: Supplementskjøp av nye lisenser Kjøp av utvidet servicenivå 1.2 Besvarelse av kravene Kravene i K Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon skal i hovedsak besvares i to bilag: - K Bilag 2A o I dette bilaget skal tilbyderen besvare alle kravene tabellarisk. Utfyllende beskrivelser skjer i K Bilag 2B. - K Bilag 2B o I dette bilaget skal tilbyder gi sine utfyllende beskrivelser i henhold til instruksen i dokumentet - K Bilag 7 o Alle priser skal oppgis i bilag 7. Tabellen nedenfor viser hvordan kravene stilles av Kunden og skal besvares av Leverandør. Tabellen inneholder også en kort forklaring av det enkelte felt. Felt Kravtekst Forklaring Kravnummer. er har oppdragsgiver fortløpende nummerert kravene. Tekstlig beskrivelse av Kundens krav = bligatorisk krav. Dersom krav med denne klassifisering ikke er innfridd i leverandørens svar vil tilbudet avvises. Det presiseres at ALLE obligatoriske krav må innfris. I=Informasjonstekst = øy. Meget viktig for utnyttelse av løsningen at kravet er innfridd. M = Middels. Viktig at kravet er innfridd - Angir at leverandøren i Bilag 2B skal gi en utdypende beskrivelse i av hvordan tilbudt løsning ivaretar kravet. Alle priser skal i tillegg oppgis i bilag 7. ingen beskrivelse skal gis.

4 ppfylles Kommentar J, kravet oppfylles fullt ut D - Kravet oppfylles delvis. Leverandøren pliktig til å gi en utfyllende beskrivelse i Bilag 2B eller Bilag 4-7. N, kravet oppfylles ikke er ønskes det korte kommentarer, ref punktene ovenfor og referanser til Bilag og kapittel hvor dette er mer utfyllende beskrevet. De første fire feltene finnes kun i kravtabellen fra kunden, samtlige felt finnes i tabellen for besvarelse I tabellen nedenfor vises et eksempel på krav fra kunden slik de er spesifisert i dette dokumentet. (B) K-0x <Krav tekst.> Kravet over er av høy for kunden og skal beskrives i besvarelsen. I tabellen nedenfor er det gir et eksempel på besvarelse fra Leverandør slik den skal fremstå i K Bilag 2A. Merk at leverandør kun fyller inn de to feltene «ppfylles» og «Kommentar». Kommentar brukes kun når dette er nødvendig og skal være kort. Utfyllende beskrivelse skal ikke gis i «Kommentar» feltet i K Bilag 2A, men som beskrivelse i K Bilag 2B. K-65 <Krav tekst > D K-66 <Krav tekst > J ppfylles Kommentar Kan bare oppfylles Delvis pga regelverk hos Produsent. elsene skal gjøres i K Bilag 2B, som vist i eksemplene nedenfor. ppfylles K-65 <Krav tekst > D <Leverandørens beskrivelse med tekst og figurer knyttet til Krav 65. elsen skal ikke gjøres inne i tabellen> Kommentar Kan bare oppfylles Delvis pga regelverk hos Produsent. Krav K-66 <Krav tekst > J ppfylles Kommentar <Leverandørens beskrivelse med tekst og figurer knyttet til Krav 66. elsen skal ikke gjøres inne i tabellen> 1.3 Kravliste Følgende tabell er en liste over kravene i dette dokumentet. K-01 Leverandør som kundens rådgiver i forbindelse med nykjøp K-02 Detaljert og uttømmende informasjon i tilbud ved nykjøp

5 K-03 Leverandørs ansvar i etableringsfasen K-04 Løsning for tilgang til lisensoversikt for Kunden K-05 Lisensoversiktens innhold K-06 istorisk oversikt over utvikling i lisensportefølje M K-07 Prognoser knyttet til fremtidig utvikling i lisensporteføljen K-08 Aktiv forvaltning og rådgivning i forhold til lisensporteføljen K-09 Merkantilt ansvarlig K-10 Samhandlingsrutiner K-11 Kvartalsvise møter mellom Kunde og Leverandør K-12 Involvering av produsent K-13 Midlertidig bruk av programvaren uten kjøp av nye lisenser K-14 Informering om endringer hos Produsenten K-15 Informering om Produsentens utviklingsplaner for programvaren K-16 Tilgjengeliggjøring av programvare K-17 Nye releaser av programvare M K-18 Dokumentasjon av nye releaser K-19 Ekstra kostnader K-20 Varsling om behov for inngåelse av vedlikeholdskontrakt K-21 Kjente feil og mangler K-22 Krav til dynamikk i lisensforvaltningen og fakturering I K-23 Krav til samlefaktura ved nykjøp K-24 Krav til separat faktura ved nykjøp K-25 Krav til bilag til faktura K-26 Møte etter feilsituasjoner K-27 Løsning for innmelding av saker til Leverandør M K-28 Rutine for innmeldte saker hos Leverandør K-29 Løsning for registrering av saker til Produsent K-30 Informasjon om "End of support K-31 Tilbud på deltakelse på konferanser og brukerfora M 2 Programvare og utstyr som omfattes av avtalen 2.1 Nykjøp Kundens behov for nye lisenser er delt inn i to: Naturlig vekst Prosjektbasert behov istorisk sett har Sykehuspartner hatt en utvikling i lisensporteføljen på ca. 6 % årlig vekst for Netbackup-lisenser, og ca 15 % årlig vekst i Storage Foundation lisenser. Det er vanskelig å estimere prosjektbasert vekst, ettersom det avhenger av størrelse og omfang og pågående prosjekter til ethvert tidspunkt. Det estimeres at total vekst for 2014, både naturlig vekst og prosjektbasert vekst som følge av prosjekter som PNØ og nytt datasenter til å gi et økt behov i volum på 200 TB. Estimatene ovenfor er ikke forpliktende for Kunden, og gir kun et bilde av hva som forventes å være behovet for nykjøp i tiden fremover. Det reelle antallet vil blant annet påvirkes

6 av utviklingen i behov, utskifting av utstyr og oppstart av prosjekter i Sykehuspartner og hos elseforetakene. K-01 Leverandør som kundens rådgiver i forbindelse med nykjøp Det er et krav at leverandør opptrer som rådgiver i forbindelse med nykjøp. Nykjøp innebærer ikke bare en bestilling av lisenser, men også at leverandør blant annet skal gi råd i forhold til å sikre at kunden gjør funksjonelt og kostnadsoptimale kjøp ved blant annet å utnytte kampanjer og tilbud (pågående og fremtidige), at rabatter knyttet til partnerstatus utnyttes, at kunden kjøper mest mulig fremtidsrettede versjoner av programvaren og sikrer at man utnytter verdi av eksisterende portefølje i forbindelse med oppgraderinger og lignende. hvordan leverandøren sikrer et slik totalperspektiv på nykjøp. K-02 Detaljert og uttømmende informasjon i tilbud ved nykjøp Leverandøren skal ved nykjøp utarbeide et tilbud som gi en detaljert oversikt over alle elementer som inngår i tilbudet, hvordan hvert av elementene er priset, hvilke rabatter som er gitt, og annen informasjon som er relevant for at kunden skal kunne forstå tilbudet og prisstrukturene. Leverandøren må også synliggjøre de årlige vedlikeholdskostnadene som vil bli gjeldende etter ett år. Eksempel på slik annen informasjon kan være verdien av eksisterende lisenser ved bytte av programvare eller oppgradering til nye versjoner. 3 Administrative krav 3.1 Krav til etableringsfasen Etableringsfasen er en periode med forventet varighet på 3-4 uker og inneholder er de aktiviteter og leveranser som Kunden, Produsent og Leverandør må gjennomføre og ferdigstille for at Leverandør skal kunne ta over den samlede leveransen for programvaren. I tillegg skal etableringsfasen brukes til å etablere samhandlingsrutiner og prosesser mellom leverandør og kunde. K-03 Leverandørs ansvar i etableringsfasen I etableringsfasen skal Leverandøren ha hovedansvar for å planlegge, lede og utføre arbeidet som skal til for å få produsert de dokumenter og annet underlag som skal til for å etablere Kunde Leverandørforholdet i forhold til nykjøp av programvare. 3.2 Krav til lisensadministrasjon K-04 Løsning for tilgang til lisensoversikt for kunden

7 Leverandøren skal ha en løsning som gir kunden tilgang til oppdatert oversikt over lisenser og tilhørende informasjon for de lisenser som kunden til enhver tid eier og betaler for. - Det skal være mulig å hente ut oversikter og rapporter til et Excel-format. - Leverandøren skal sette opp brukertilganger til løsningen ved behov - Kunden ser det som formålstjenlig at løsningen er Web basert. hvordan løsningen fungerer. K-05 Lisensoversiktens innhold Lisensoversikten skal til enhver tid være oppdatert og ha en detaljert oversikt over informasjon om programvarelisenser som kunden eier og betaler for. Eksempel på slik informasjon er blant annet hvilke lisenser og lisenstyper kunden eier og betaler for, når de ble kjøpt, kjøpspris, vedlikeholdspris, utløpsdato, bestiller, hvem de ble kjøpt inn for (eksempelvis Sykehuspartner, elseforetak, Prosjekt) øremerking for bruk mm. hva den tilbudte løsningen inneholder med et eksempel som viser hvilken informasjon som er med. K-06 istorisk oversikt over utvikling i lisensportefølje Leverandør skal i lisensregnskapet ha oversikt over utviklingen over tid for aktuell lisensportefølje(historikk) og kunne produsere rapporter om dette. K-07 Prognoser knyttet til fremtidig utvikling i lisensportefølje Leverandør skal kunne levere prognoser knyttet til naturlig vekst og eventuelle erfaringer fra tilsvarende miljøer knyttet til lisenser, både nykjøp og vedlikehold, som kan brukes i planlegging, budsjettprosess og møter med leverandør. hvordan en slik prognose kan se ut og fungere i praksis. K-08 Aktiv forvaltning og rådgivning i forhold til lisensporteføljen Leverandør skal i avtaleperioden være en aktiv rådgiver i forhold til hvilke lisensmodeller og produktskombinasjoner som er mest funksjonelt og kostnadseffektive i forhold til kundens behov. M Eksempelvis skal leverandør basert på sin kunnskap om produktene og forhold hos kunden gi råd i forhold til når det er hensiktsmessig for kunden å bytte lisensmodell, bytte til andre kombinasjoner av lisenser, oppgradere til høyere nivå eller nedgradere til lavere nivå eller andre endringer basert på utviklingen av produktet, endring i prismodeller og endring i behov hos kunden. Slik rådgivning skal synliggjøre forskjellen på ulike alternativer slik at det er mulig for kunden å forstå hvordan justering av behov og eller infrastruktur vil påvirke hva som er funksjonelt og kostnadsmessig hensiktsmessig. Leverandøren bes beskrive med eksempler hvordan forvaltnings- og rådgivningsrollen vil bli ivaretatt.

8 3.3 Administrative krav Leverandøren skal i forbindelse med besvarelsen av kravene nedenfor beskrive relevante forhold av administrativ karakter, herunder statusmøter, samhandling generelt og ift utøvelse av ytelsene. Leverandøren skal holde Kunden orientert om planlagte endringer som kan tenkes å ha betydning for Kunden. K-09 Merkantilt ansvarlig Det skal være et kontaktpunkt/ person hos Leverandør som skal håndtere alle saker av merkantil karakter, en Key Account Manager / KAM. rollen slik den vil fungere og profil på tilbudte person med vekt på erfaring og kompetanse. K-10 Samhandlingsrutiner Leverandøren skal forplikte seg til, sammen med Kunden, å utarbeide omforente samhandlingsrutiner. Leverandøren bes legge frem en samhandlingsmodell som beskriver hvordan leverandøren ser for seg at samarbeidet mellom Leverandør og Kunde skal fungere, og som erfaringsmessig har vist seg å fungere i andre kunderelasjoner. K-11 Kvartalsvise møter mellom Kunde og Leverandør Det skal avholdes møter knyttet til administrasjon av avtalen, gjennomgang av økonomi, gjennomgang av lisensregnskap, vedlikeholdstjenester og andre tilhørende temaer som kan være aktuelle inntil 4 ganger per år, etter avtale og behov. K-12 Involvering av produsent Leverandøren skal akseptere at Kunden kan beslutte at produsent skal involveres. 4 Krav til kjøp/oppgradering av programvaren 4.1 Midlertidig bruk av programvaren uten kjøp av nye lisenser K-13 Midlertidig bruk av programvaren uten kjøp av nye lisenser Sykehuspartner har behov for å kunne etablere miljøer for å dekke kortvarige og tidsbegrensede behov. Slik bruk kan være i forbindelse med blant annet utfasing av gammel og innfasing av ny hardware, test og feilsøkssituasjoner, krisesituasjoner og utprøving av nye konsepter. Det kan, men trenger ikke, oppstå et antall slike situasjoner i løpet av et år. Slik bruk kunne vært gjort ved hjelp av demo-lisenser, men dette har vist seg å ikke være mulig i kundens konsoliderte miljø. Det må sikres at midlertidig bruk av programvaren ikke på noen måte påvirker bruken av lisensiert programvare i produksjonsmiljøene. Eksempelvis at det ikke forårsaker situasjoner der produksjon stopper på grunn av f.eks. lisensnøkkel-problematikk, volum-

9 problematikk eller andre tilsvarende mekanismer som begrenser bruken av programvaren. Sykehuspartner ønsker en slik midlertidig bruk av lisenser, dvs. uten at dette utløser kjøp av nye lisenser. hvordan dette behovet vil bli løst. 4.2 Krav knyttet til tilgjengeliggjøring, dokumentasjon og oppgradering av programvare K-14 Informering om endringer hos Produsenten Leverandøren skal så snart de blir informert holde Kunden oppdatert på endringer hos Produsent som kan ha betydning for produktene i denne rammeavtalen. Med dette menes informasjon Leverandøren kan ha om Produsentens planer for utvikling av produktporteføljen, eventuelle partnerskap som inngås og andre ytre forhold som kan være av betydning. Utviklingsplanene kan for eksempel innbefatte eventuelle planer for overgang til nyutviklet funksjonalitet, som erstatning for den tilbudte, helt nyutviklet funksjonalitet eller planer for overgang til bruk av vesentlig endret eller ny teknologi/infrastruktur. Leverandør skal sikre at kunden holdes oppdatert ved å videreformidle ny informasjon så snart den foreligger. hvordan dette kravet ivaretas. K-15 Informering om Produsentens utviklingsplaner for programvaren Leverandøren skal så snart den blir informert fra Produsent levere en oversikt over Produsentens nåværende utviklingsplaner for produktet, både med hensyn på funksjonalitet og arkitektur/teknologi. Leverandør skal sikre at kunden holdes oppdatert ved å videreformidle ny informasjon så snart den foreligger. es hvordan dette kravet ivaretas. K-16 Tilgjengeliggjøring av programvare Det skal være elektronisk tilgang til programvare, tilhørende dokumentasjon, og lisensnøkler med mer samt muligheter for elektronisk nedlasting. K-17 Nye releaser av programvare Leverandøren er ansvarlig for å holde seg oppdatert på alle nye versjoner av programvare og informere kunden om når disse er tilgjengelige. Med versjoner menes blant annet planlagte oppgradering, nye versjoner, sikkerhetsoppgraderinger, feilrettingspatcher, Det ønskes en beskrivelse av: Leverandørens arbeid for å holde seg oppdatert på nye releaser vordan Leverandøren effektivt skal informere Kunden om inn- M

10 holdet i nye releaser. Leverandørens rolle som rådgiver ift hva Kunden bør foreta seg i forbindelse med nye releaser. K-18 Dokumentasjon av nye releaser Nye versjoner skal leveres - med dokumentasjon som er nødvendig for at Kunden skal kunne forberede mottak, installere og bruke programvaren som forutsatt. Informasjonen skal være tilgjengelig i elektronisk format, gjerne i form av Whitepapers eller annen informasjon på nett. K-19 Ekstra kostnader Leverandøren skal opplyse Kunden dersom oppgraderingen medfører ekstra kostnader. K-20 Varsling om behov for inngåelse av vedlikeholdskontrakt Leverandør skal varsle kunden i god tid (3-4 uker) før utløp av vedlikeholdsperioden inkludert i nykjøp (typisk ett år fra kjøpstidspunkt) om at det er behov for å inngå en vedlikeholdskontrakt for den kjøpte programvaren. Dette skal sikre at kunden får tilstrekkelig tid til å vurdere om hele eller deler av den aktuelle lisensporteføljen skal videreføres inn i en vedlikeholdskontrakt. Dette skal også sikre at man ikke får driftsforstyrrelser, at man har kontinuerlig support og at det ikke utløser tilleggskostnader for Sykehuspartner. K-21 Kjente feil og mangler Programvare har ofte en rekke kjente feil og mangler som kan ha betydning for om man skal oppdatere eksisterende løsninger, som kan medføre en del merarbeid i forbindelse med oppdatering og i verste tilfelle føre til driftsproblemer og driftstans. Kunden skal ha tilgang til Produsentens til enhver tid oppdaterte oversikt over kjente feil («late breaking news») og workarounds slik at Kunden er i stand til å vurdere om man skal oppdatere eller vente til neste release. Leverandør skal sikre at kunden holdes oppdatert ved å videreformidle ny informasjon så snart den foreligger. 4.3 Krav knyttet til fakturering og lisensregnskap K-22 Krav til dynamikk i lisensforvaltningen og fakturering Kunden har behov for en større fleksibilitet når det gjelder å håndtere nykjøp, fornyelse av vedlikehold, konvertering og utfasing av lisenser. Dette ønskes ivaretatt ved at man har kortere fakturaintervaller, og at faktureringsbetingelsene ivaretar de ulike forfallsdatoene lisensene har, og at man kan benytte seg av denne muligheten til å fase ut, fornye eller oppgradere hyppigere. Dette betyr at man går bort fra dagens praksis med å etablere felles forfallsdato for alle lisenser, og I

11 at Leverandøren gjennom sitt lisensregnskap synliggjør hvilke lisenser som til enhver tid skal betales vedlikehold for. K-23 Krav til samlefaktura ved nykjøp Kunden har behov for å kunne få en samlet faktura som omfatter alle elementer ved et nykjøp. Leverandøren skal ha en fakturaløsning som ivaretar dette kravet. K-24 Krav til separat faktura ved nykjøp Kunden har behov for en eller flere separate fakturaer basert på nykjøp av lisenser, delt opp etter informasjon i lisensregnskapet, som eksempel inndelt for hvem lisensen er kjøpt inn på vegne av, formål eller lignende. For eksempel vil prosjekter hos Kunden kunne ha behov for egne lisensfakturaer. Leverandøren skal ha en fakturaløsning som ivaretar dette kravet. K-25 Krav til bilag til faktura Leverandøren skal levere med et bilag til faktura som gir en detaljert oversikt over kostnadsfordelingen iht: Lisenstype Antall lisenser Pris pr lisens Vedlikeholdsperiode Formål med innkjøp Bestiller 5 Krav til servicenivå K-26 Møte etter feilsituasjoner Etter store feilsituasjoner og alvorlig driftsstans skal Leverandøren på Kundens forespørsel arrangere et møte hvor Kundens møter Produsenten og eventuelt også Leverandør på et høyt ledelsesnivå. ensikten med møtet er at Leverandøren og Produsenten, sammen med personell fra Kunden, skal forklare hendelsens effekt på Kundens systemer og kunder, samt hvilken lærdom man kan ta av hendelsen. K-27 Løsning for innmelding av saker til Leverandør Kunden ønsker tilgang til en web-basert portalløsning der man kan melde inn og følge opp saker hos Leverandør. Kundens eget referansenummer bør ha mulighet til å være søkbart i Leverandørens system. Leverandøren bes beskrive sin løsning. K-28 Rutine for innmeldte saker hos Leverandør Det ønskes en kort beskrivelse av rutine for håndtering av innmeldte saker. Det skal kunne leveres en rapport knyttet til saker meldt og om og hvordan de er lukket. Det er viktig at rutinen sikrer at saker blir fulgt opp til de avsluttes og at dette er gjort i samråd med kunden. M

12 Leverandøren skal beskrive de frister de forplikter seg til å overholde i forbindelse med henvendelser fra Kunden. K-29 Leverandørens ansvar i forhold til løsning for registrering av saker hos Produsent Leverandør skal distribuere kontaktpunkter, avtalenummer og annen relevant informasjon som er nødvendig for at Kunden skal få registrert brukere og kunne melde saker til Produsent via kanaler som Web-basert portalløsning, telefon og . K-30 Informasjon om "End of support Leverandøren skal informere Kunden ved end of support og end of life fra Produsenten på utstyr og programvare. Dette skal skje umiddelbart etter at det er annonsert fra produsent. 6 Krav til kursing og opplæringstjenester Kunden har behov for å bygge kompetanse i avtaleperioden. K-31 Tilbud på deltakelse på konferanser og brukerfora Kunden ønsker at Leverandøren skal bruke sine muligheter til å tilby kundefordelsprogram, plasser på relevante konferanser, brukerfora og lignende slik at nøkkelpersonell hos kunden kan bygge og vedlikeholde relevant kompetanse om produktporteføljen. hvilke muligheter leverandøren har til dette.