VmWare. V Bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen

Transkript

1 VmWare Saksnummer: 14/00288 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Vedlikeholdsavtalen lille V Bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen

2 Innhold 1 INNLEDNING ANSKAFFELSEN GJELDER BESVARELSE AV KRAVENE KRAVLISTE PRGRAMVARE G UTSTYR SM MFATTES AV YTELSENE ADMINISTRATIVE KRAV KRAV TIL ETABLERINGSFASEN KRAV TIL LISENSADMINISTRASJN ADMINISTRATIVE KRAV KRAV TIL KJØP G PPGRADERING AV PRGRAMVARE KRAV KNYTTET TIL TILGJENGELIGGJØRING, DKUMENTASJN G PPGRADERING AV PRGRAMVARE KRAV TIL FAKTURERING G LISENSREGNSKAP KRAV TIL SERVICENIVÅ... 11

3 1 Innledning Dette bilaget (V Bilag 2) er kundens utdypende spesifikasjon av ytelsen som omfattes av vedlikeholdsavtalen. Leverandørens besvarelse av krav stilt i dette dokumentet leveres i bilagene V Bilag 2A (tabellbesvarelse) og V Bilag 2B (utfyllende beskrivelse). Priser besvares i V Bilag 3 og i tilhørende Vedlegg 3A. 1.1 Anskaffelsen gjelder else Sør-Øst (SØ) ved avd. Sykehuspartner skal inngå en regional vedlikeholdsavtale som skal dekke det samlede vedlikeholdsbehovet for Vmware-lisenser i regionen. Dagens vedlikeholdsavtale på eksisterende lisensportefølje gjelder ut , og ny vedlikeholdsavtale vil gjelde fra denne datoen. ovedformålene bak for denne anskaffelsen er: Support og vedlikehold av eksisterende lisensportefølje 1.2 Besvarelse av kravene Leverandørens besvarelse av krav stilt i dette dokumentet leveres i bilagene V Bilag 2A (tabellbesvarelse) og V Bilag 2B (utfyllende beskrivelse): - V Bilag 2A o I dette bilaget skal tilbyderen besvare alle kravene tabellarisk. Utfyllende beskrivelser skjer i V Bilag 2B. - V Bilag 2B o I dette bilaget skal tilbyder gi sine utfyllende beskrivelser i henhold til instruksen i dokumentet - V Bilag 3 og tilhørende V Vedlegg 3A o Alle priser skal oppgis i Bilag 3 og tilhørende V Vedlegg 3A Tabellen nedenfor viser hvordan kravene stilles av Kunden og skal besvares av Leverandør. Tabellen inneholder også en kort forklaring av det enkelte felt. Felt else Forklaring Kravnummer. er har oppdragsgiver fortløpende nummerert kravene. Tekstlig beskrivelse av Kundens krav = bligatorisk krav. Dersom krav med denne klassifisering ikke er innfridd i leverandørens svar vil tilbudet avvises. Det presiseres at ALLE obligatoriske krav må innfris. I=Informasjonstekst = øy. Meget viktig for utnyttelse av løsningen at kravet er innfridd. M = Middels. Viktig at kravet er innfridd - Angir at leverandøren i Bilag 2B skal gi en utdypende beskrivelse i av hvordan tilbudt løsning ivaretar kravet. Alle priser skal i tillegg oppgis i bilag 7. ingen beskrivelse skal gis.

4 ppfylles Kommentar J, kravet oppfylles fullt ut D - Kravet oppfylles delvis. Leverandøren pliktig til å gi en utfyllende beskrivelse i Bilag 2B N, kravet oppfylles ikke er ønskes det korte kommentarer, ref punktene ovenfor og referanser til Bilag og kapittel hvor dette er mer utfyllende beskrevet. De første fire feltene finnes kun i kravtabellen fra kunden, samtlige felt finnes i tabellen for besvarelse De første fire feltene finnes kun i kravtabellen fra kunden, samtlige felt finnes i tabellen for besvarelse V-=x <Krav tekst.> I tabellen ovenfor vises et eksempel på krav fra kunden slik de er spesifisert i dette dokumentet. Kravet over er av høy for kunden og skal beskrives i besvarelsen. I tabellen nedenfor er det gir et eksempel på besvarelse fra Leverandør slik den skal fremstå i V Bilag 2A. Merk at leverandør kun fyller inn de to feltene «ppfylles» og «Kommentar». Kommentar brukes kun når dette er nødvendig og skal være kort. Utfyllende beskrivelse skal ikke gis i «Kommentar» feltet i V Bilag 2A, men som beskrivelse i V Bilag 2B. V-65 <Krav tekst > D V-66 <Krav tekst > J ppfylles Kommentar Kan bare oppfylles Delvis pga regelverk hos Produsent. elsene skal gjøres i V Bilag 2B, som vist i eksemplene nedenfor. V-65 <Krav tekst > D ppfylles Kommentar <Leverandørens beskrivelse med tekst og figurer knyttet til Krav 65. elsen skal ikke gjøres inne i tabellen> Kan bare oppfylles Delvis pga regelverk hos Produsent. V-66 <Krav tekst > J ppfylles Kommentar <Leverandørens beskrivelse med tekst og figurer knyttet til Krav 65. elsen skal ikke gjøres inne i tabellen> 1.3 Kravliste Følgende tabell er en liste over kravene i dette dokumentet. (//M) (B/)

5 V-01 Leverandørs ansvar i etableringsfasen V-02 Krav til leverandørens plan for etableringsfasen JA V-03 Målsettinger for etableringsfasen V-04 Krav til Kunden i etableringsfasen JA V-05 Løsning for tilgang til lisensoversikt for Kunden JA V-06 Lisensoversiktens innhold JA V-07 istorisk oversikt over utvikling i lisensportefølje M V-08 Prognoser knyttet til fremtidig utvikling i lisensporteføljen JA V-09 Aktiv forvaltning og rådgivning i forhold til lisensporteføljen JA V-10 Merkantilt ansvarlig JA V-11 Samhandlingsrutiner JA V-12 Kvartalsvise møter mellom Kunde og Leverandør V-13 Involvering av produsent V-14 Informering om endringer hos Produsenten JA V-15 Informering om Produsentens utviklingsplaner for programvaren JA V-16 Tilgjengeliggjøring av programvare V-17 Nye releaser av programvare M JA V-18 Dokumentasjon av nye releaser V-19 Ekstra kostnader V-20 Varsling ved behov for fornyelse av lisenser V-21 Kjente feil og mangler V-22 Krav til dynamikk i lisensforvaltningen og fakturering I V-23 Krav til samlefaktura på vedlikehold V-24 Krav til separat faktura for vedlikeholdslisenser V-25 Krav til periodevis faktura for vedlikeholdslisenser V-26 Krav til bilag til faktura V-27 Krav til kvartalsvis fakturering V-28 Krav til etterskuddsvis fakturering V-29 Møte etter feilsituasjoner V-30 Løsning for innmelding av saker til Leverandør M JA V-31 Rutine for innmeldte saker hos Leverandør JA V-32 Leverandørens ansvar i forhold til løsning for registrering av saker hos Produsent JA V-33 Informasjon om "End of support 2 Programvare og utstyr som omfattes av ytelsene versikt over den programvaren det skal kjøpes vedlikehold for er beskrevet i Bilag 1 og alle priser skal oppgis i Bilag 3 og vedlegg 3B. 3 Administrative krav 3.1 Krav til etableringsfasen Etableringsfasen er en periode med forventet varighet på 3-4 uker og inneholder er de aktiviteter og leveranser som Kunden, Produsent og Leverandør må gjennomføre og ferdig-

6 stille for at Leverandør skal kunne ta over den samlede leveransen for programvaren. I tillegg skal etableringsfasen brukes til å etablere samhandlingsrutiner og prosesser mellom leverandør og kunde. Kravene til etableringsfasen er angitt i tabellen nedenfor. V-01 Leverandørs ansvar i etableringsfasen I etableringsfasen skal Leverandøren ha hovedansvar for å planlegge, lede og utføre arbeidet som skal til for å få produsert de dokumenter og annet underlag som skal til for å overføre eksisterende vedlikeholdsavtaler til Leverandør. Dette inkluderer at Leverandør i samarbeid med Produsent lager de dokumenter som kunden må signere for at vedlikeholdsansvaret skal kunne overføres til Leverandøren. V-02 Krav til leverandørens plan for etableringsfasen Etablering av vedlikeholdstjenesten gjennomføres gjennom en serie møter mellom Kunden og Leverandøren. Leverandør skal beskrive en fullstendig møteplan for etableringsfase, med de milepæler, leveranser og aktiviteter som Leverandøren mener er nødvendig for å etablere tjenesten. Planen skal angi en realistisk tidsplan for gjennomføring av etableringsfasen for leveransen. Planen må ta hensyn til aktiviteter, leveranser og ledetider hos produsent. Planen skal være klargjort på en slik måte at den kun trenger å oppdatere med tidspunkter ved oppstart av etableringsfasen. Planen skal gjenspeile målsetningene i V-02 og andre nødvendige aktiviteter og leveranser. Leverandøren bes legge ved et eksempel på hvordan en slik plan kan se ut med eksempler på aktiviteter og milepæler. V-03 Målsettinger for etableringsfasen I etableringsfasen skal man gjennomføre alle aktiviteter og ferdigstille de leveranser som er nødvendige for å etablere vedlikeholdsavtalen med ny Leverandør, inkludert aktiviteter og leveranser hos Produsent. Leverandør har hovedansvar for å lede og utføre dette arbeidet i samarbeid med produsent. Gjennomføre arbeidsmøter for å etablere samhandlingsform i leverandør-kunde forholdet i henhold til kravene i dette dokumentet. Med samhandlingsform menes blant annet, men ikke begrenset til, fakturering og fakturaunderlag, lisensadministrasjon, uttak av opsjoner inkludert eventuelle konsulent- og opplæringstjenester, portalløsning med tilganger, feilhåndtering, rådgivning og møter Leverandøren bes bekrefte at ovennevnte målsettinger kan oppnås i etableringsfasen, og at målsetningene er gjenspeilet i planen for

7 etableringsfasen. V-04 Krav til Kunden i etableringsfasen Leverandøren bes beskrive hvilke aktiviteter med forventet tidsomfang Kunden må gjøre for å kunne legge til rette for en lisensoverføring og avtalen kan tre i kraft. Dette inkluderer krav fra produsent. 3.2 Krav til lisensadministrasjon V-05 Løsning for tilgang til lisensoversikt for kunden Leverandøren skal ha en løsning som gir kundens brukere tilgang til oppdatert oversikt over lisenser og tilhørende informasjon for de lisenser som kunden til enhver tid eier og betaler for. - Det skal være mulig å hente ut oversikter og rapporter til et Excel-format. - Leverandøren skal sette opp brukertilganger til løsningen ved behov - Kunden ser det som formålstjenlig at løsningen er Web basert. hvordan løsningen fungerer. V-06 Lisensoversiktens innhold Lisensoversikten skal til enhver tid være oppdatert og ha en detaljert oversikt over informasjon om programvarelisenser som kunden eier og betaler for. Eksempel på slik informasjon er blant annet hvilke lisenser og lisenstyper kunden eier og betaler for, når de ble kjøpt, kjøpspris, vedlikeholdspris, utløpsdato, bestiller, hvem de ble kjøpt inn for (eksempelvis Sykehuspartner, elseforetak, Prosjekt) øremerking for bruk mm. hva den tilbudte løsningen inneholder med et eksempel som viser hvilken informasjon som er med. V-07 istorisk oversikt over utvikling i lisensportefølje Leverandør skal i lisensregnskapet ha oversikt over utviklingen over tid (historikk) og kunne produsere rapporter om dette. V-08 Prognoser knyttet til utvikling i lisensportefølje Leverandør skal kunne levere prognoser knyttet naturlig vekst og eventuelle erfaringer fra tilsvarende miljøer knyttet til lisenser, både nykjøp og vedlikehold, som kan brukes i planlegging, budsjettprosess og møter med leverandør. hvordan en slik prognose kan se ut og fungere i praksis. V-09 Aktiv forvaltning og rådgivning i forhold til lisensporteføljen Leverandør skal i avtaleperioden være en aktiv rådgiver i forhold til hvilke lisensmodeller og produktskombinasjoner som er mest funksjonelt og kostnadseffektive i forhold til kundens behov. M Eksempelvis skal leverandør basert på sin kunnskap om produktene

8 og forhold hos kunden gi råd i forhold til når det er hensiktsmessig for kunden å bytte lisensmodell, bytte til andre kombinasjoner av lisenser, oppgradere til høyere nivå eller nedgradere til lavere nivå eller andre endringer basert på utviklingen av produktet, endring i prismodeller og endring i behov hos kunden. Slik rådgivning skal synliggjøre forskjellen på ulike alternativer slik at det er mulig for kunden å forstå hvordan justering av behov og eller infrastruktur vil påvirke hva som er funksjonelt og kostnadsmessig hensiktsmessig. Leverandøren bes beskrive med eksempler hvordan en slik rolle vil bli forvaltet og håndtert. 3.3 Administrative krav V-10 Merkantilt ansvarlig Det skal være et kontaktpunkt/ person hos Leverandør som skal håndtere alle saker av merkantil karakter, en Key Account Manager / KAM. rollen slik den vil fungere og profil på tilbudte person med vekt på erfaring og kompetanse. V-11 Samhandlingsrutiner Leverandøren skal forplikte seg til, sammen med Kunden, å utarbeide omforente samhandlingsrutiner. Leverandøren bes legge frem en samhandlingsmodell som beskriver hvordan leverandøren ser for seg at samarbeidet mellom Leverandør og Kunde skal fungere, og som erfaringsmessig har vist seg å fungere i andre kunderelasjoner. V-12 Kvartalsvise møter mellom Kunde og Leverandør Det skal avholdes møter knyttet til administrasjon av avtalen, gjennomgang av økonomi, gjennomgang av lisensregnskap, vedlikeholdstjenester og andre tilhørende temaer som kan være aktuelle inntil 4 ganger per år, etter avtale og behov. V-13 Involvering av produsent Leverandøren skal akseptere at Kunden kan beslutte at produsent skal involveres. 4 Krav til kjøp og oppgradering av programvare 4.1 Krav knyttet til tilgjengeliggjøring, dokumentasjon og oppgradering av programvare V-14 Informering om endringer hos Produsenten Leverandøren skal så snart de blir informert holde Kunden oppdatert på endringer hos Produsent som kan ha betydning for produktene i

9 denne rammeavtalen. Med dette menes informasjon Leverandøren kan ha om Produsentens planer for utvikling av produktporteføljen, eventuelle partnerskap som inngås og andre ytre forhold som kan være av betydning. Utviklingsplanene kan for eksempel innbefatte eventuelle planer for overgang til nyutviklet funksjonalitet, som erstatning for den tilbudte, helt nyutviklet funksjonalitet eller planer for overgang til bruk av vesentlig endret eller ny teknologi/infrastruktur. Leverandør skal sikre at kunden holdes oppdatert ved å videreformidle ny informasjon så snart den foreligger. hvordan dette kravet ivaretas. V-15 Informering om Produsentens utviklingsplaner for programvaren Leverandøren skal så snart den blir informert fra Produsent levere en oversikt over Produsentens nåværende utviklingsplaner for produktet, både med hensyn på funksjonalitet og arkitektur/teknologi. Leverandør skal sikre at kunden holdes oppdatert ved å videreformidle ny informasjon så snart den foreligger. hvordan dette kravet ivaretas. V-16 Tilgjengeliggjøring av programvare Det er ønskelig med elektronisk tilgang til programvare, tilhørende dokumentasjon, og lisensnøkler med mer samt muligheter for elektronisk nedlasting. Det skal gis en beskrivelse av hvordan tilgjengeliggjøring av programvare vil løses i praksis. V-17 Nye releaser av programvare Leverandøren er ansvarlig for å holde seg oppdatert på alle nye versjoner av programvare og informere kunden om når disse er tilgjengelige. Med versjoner menes blant annet planlagte oppgradering, nye versjoner, sikkerhetsoppgraderinger, feilrettingspatcher, Det ønskes en beskrivelse av: Leverandørens arbeid for å holde seg oppdatert på nye releaser vordan Leverandøren effektivt skal informere Kunden om innholdet i nye releaser. Leverandørens rolle som rådgiver ift hva Kunden bør foreta seg i forbindelse med nye releaser. V-18 Dokumentasjon av nye releaser Nye versjoner skal leveres - med dokumentasjon som er nødvendig for at Kunden skal kunne forberede mottak, installere og bruke programvaren som forutsatt. Det forutsettes at denne informasjonen er tilgjengelig i elektronisk format, gjerne i form av Whitepapers eller annen informasjon på nett. V-19 Ekstra kostnader Leverandøren skal opplyse Kunden dersom oppgraderingen vil medfører ekstra kostnader. M V-20 Varsling ved behov for fornyelse av lisenser

10 Leverandør skal varsle kunden i god tid (4 uker) før lisensutløp om behov for fornyelse av lisenser. Dette for å sikre at man ikke får driftsforstyrrelser eller utløser tilleggskostnader for Sykehuspartner, samt sikre at kunden får tilstrekkelig tid til å vurdere om hele eller deler av lisensporteføljen skal videreføres. Manglende varsling kan medføre erstatningsansvar hos Leverandør dersom dette utløser kostnader eller forstyrrelser i drift, eller at kunden blir påført unødvendige lisenskostnader. hvordan slik varsling sikres. V-21 Kjente feil og mangler Programvare har ofte en rekke kjente feil og mangler som kan ha betydning for om man skal oppdatere eksisterende løsninger, som kan medføre en del merarbeid i forbindelse med oppdatering og i verste tilfelle føre til driftsproblemer og driftstans. Kunden ønsker tilgang til Produsentens til enhver tid oppdaterte oversikt over kjente feil («late breaking news») og workarounds slik at Kunden er i stand til å vurdere om man skal oppdatere eller vente til neste release. Leverandør skal sikre at kunden holdes oppdatert ved å videreformidle ny informasjon så snart den foreligger. 4.2 Krav til fakturering og lisensregnskap V-22 Krav til dynamikk i lisensforvaltningen og fakturering Kunden har behov for en større fleksibilitet når det gjelder å håndtere nykjøp, fornyelse av vedlikehold, konvertering og utfasing av lisenser. Dette ønskes ivaretatt ved at man har kortere fakturaintervaller, og at faktureringsbetingelsene ivaretar de ulike forfallsdatoene lisensene har, og at man kan benytte seg av denne muligheten til å fase ut, fornye eller oppgradere hyppigere. Dette betyr at man går bort fra dagens praksis med å etablere felles forfallsdato for alle lisenser, og at Leverandøren gjennom sitt lisensregnskap synliggjør hvilke lisenser som til enhver tid skal betales vedlikehold for. V-23 Krav til samlefaktura på vedlikehold Det skal sendes én faktura for den aktuelle perioden som innebærer vedlikeholdskostnaden for hele lisensporteføljen. Kun unntaksvis skal det sendes separate fakturaer for deler av lisensporteføljen, og da basert på Kundens eget ønske. V- 24 Krav til separat faktura for vedlikeholdslisenser Kunden kan ha behov for en eller flere separate fakturaer delt opp etter informasjon i lisensregnskapet, som eksempel inndelt for hvem lisensen er kjøpt inn på vegne av, formål eller lignende. Leverandøren skal ha en fakturaløsning som ivaretar dette kravet og kan levere separate faktura ved behov og ønske fra Kunden. I

11 V-25 Krav til periodevis faktura for vedlikeholdslisenser Kunden kan ha behov for å få periodisert fakturering av vedlikeholdslisenser (f.eks. en faktura per måned). Det skal gå tydelig fram i fakturabilaget hvilke lisenser som forfaller i forhold til den spesifikke fakturaen, samt en oversikt over det totale antall lisenser kunden har. Leverandøren skal ha en fakturaløsning som ivaretar dette kravet og kan levere periodisert faktura for hele eller deler av lisensportefølje ved behov og ønske fra Kunden. V-26 Krav til bilag til faktura Leverandøren skal levere med et bilag til faktura som gir en detaljert oversikt over kostnadsfordelingen ihht: Lisenstype Antall lisenser Pris pr lisens Vedlikeholdsperiode Formål med innkjøp Bestiller V-27 Krav til kvartalsvis fakturering Leverandøren skal fakturere Kunden kvartalsvis for vedlikeholdskostnaden i inneværende periode V-28 Krav til etterskuddsvis fakturering Leverandøren skal fakturere Kunden etterskuddsvis for vedlikeholdskostnaden i inneværende periode. 5 Krav til servicenivå V-29 Møte etter feilsituasjoner Etter store feilsituasjoner og alvorlig driftsstans skal Leverandøren på Kundens forespørsel arrangere et møte hvor Kundens møter Produsenten og eventuelt også Leverandør på et høyt ledelsesnivå. ensikten med møtet er at Leverandøren og Produsenten, sammen med personell fra Kunden, skal forklare hendelsens effekt på Kundens systemer og kunder, samt hvilken lærdom man kan ta av hendelsen. V-30 Løsning for innmelding av saker til Leverandør Kunden ønsker tilgang til en web-basert portalløsning der man kan melde inn og følge opp saker hos Leverandør. Kundens eget referansenummer bør ha mulighet til å være søkbart i Leverandørens system. Leverandøren bes beskrive sin løsning. V-31 Rutine for innmeldte saker hos Leverandør Det ønskes en kort beskrivelse av rutine for håndtering av innmeldte saker. Det skal kunne leveres en rapport knyttet til saker meldt og om og hvordan de er lukket. Det er viktig at rutinen sikrer at saker blir fulgt opp til de avsluttes og at dette er gjort i samråd med kunden. M

12 Leverandøren skal beskrive de frister de forplikter seg til å overholde i forbindelse med henvendelser fra Kunden. V-32 Leverandørs ansvar i forhold til løsning for registrering av saker hos Produsent Leverandør skal distribuere kontaktpunkter, avtalenummer og annen relevant informasjon som er nødvendig for at Kunden skal få registrert brukere og kunne melde saker til Produsent via kanaler som Web-basert portalløsning, telefon og . V-33 Informasjon om "End of support Leverandøren skal informere Kunden ved end of support og end of life fra Produsenten på utstyr og programvare. Dette skal skje umiddelbart etter at det er annonsert fra produsent.