FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 16/ HSJ Arbeidsutvalget 14/ HSJ Styret 14/ HSJ Rådet 03/ HSJ Navn på saken Regnskap og årsmeldinger 2011 for regionale samarbeidsordninger (orientering til styret og rådet) Vedlegg: 1. Årsmelding / kommentarer til regnskapet for de ulike samarbeidsordninger Andre saksdokumenter (ikke vedlagt denne saken): 1. Årsmelding og regnskap for Fosen Regionråd (ref. egen sak) Saksfremstilling: Fosen Regnskap Fosen Lønn Kemnerkontoret for Fosen Fosen IKT (drift) 1) Fosen Forebyggende Brannvern - tilsyn ) 0 Fosen Forebyggende Brannvern - feiing ) 0 Fosen Inkasso Fosen Låneadministrasjon Fosen Kart/GIS Fosen sak/arkiv Fosen helse- og omsorgsprogram Fotnoter: 1) Regnskap og 2011 for Fosen IKT er ikke sammenlignbart med regnskapstallene for foregående år på grunn av endra organisering og budsjettering. 2) Ble etablert som eget IKS fra Regnskap og årsmeldingene som er inntatt i saksframlegget er utarbeidet av lederne av tjenestesentrene eller regionansvarlig for samarbeidsordningene. Sekretariatets innstilling: 1. Regnskapene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Regnskapene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Styrets enstemmige vedtak: Orienteringen tas til etterretning. 1

2 Rådets / Årsmøtets enstemmige vedtak: Orienteringen tas til etterretning. 2

3 FOSEN REGNSKAP - REGNSKAP FOR 2011 (utarbeidet av: Ingjerd Harøy) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak og konsulenttjenester Internkjøp (fra vertskommune) Moms SUM DRIFTSUTGIFTER Utfakturering av porto separat Statlige tilskudd og refusjoner Ref. av moms Betaling fra kommuner og firma Overført investering Agresso SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen Regnskap Kommuneandeler: Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik Betalt av "småselskap" SUM Fond Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse Bruk av fond 0 0 Avsatt til fond 0 0 Utgående balanse ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: a) Utgifter: Lønn- og sosiale utgifter: Når det gjelder lønnsutgifter så viser disse et lite merforbruk. Dette skyldes at vi brukte mer i overtid enn budsjettert, samtidig har vi satt av for påløpt - ikke utbetalt lønn Bruk av overtid utløses ifm årsoppgjøret - men mye av overtiden skyldes også systemarbeid/implementeringsoppgaver. Det var i budsjettet tatt høyde for å overføre kr ,- av disse kostnadene til investering, men da året var gått så viste det seg at det var 3

4 "rom" for å ta disse kostnadene innenfor ordinær drift. Det ble derfor valgt å ikke foreta noen overføring fra drift til investering. Sosiale kostnader ligger innenfor budsjettrammen. Kjøp av varer og tjenester: I beløpet kjøp av varer og tjenester inngår portoutgiftene - disse blir imidlertid utfakturert separat og kommer inn igjen i regnskapet under inntektene. De største utgiftspostene er kursutgifter/opplæring med bruk av egen konsulent fra Ergo. Konsulenttjenester: Internkjøp fra Bjugn kommune ligger litt over budsjettet - dette har sin årsak i noe merarbeid ifm årsoppgjøret - samt møtevirksomhet/planlegging ifm implementering nye moduler. b) Inntekter: Det ble utfakturert kommunene noe under budsjettet - så nær som Rissa - som ligger litt over. Rissa har en stor bilagsmengde og var nok noe underbudsjettert. Når det gjelder "småfirma" så har disse en litt større belastning i 2011enn forutsatt i budsjett. Dette på grunn av at den del systemarbeid/implementeringskostnader også vil komme disse firmaene til gode. Da anses det som naturlig at de er med på å ta en liten del av kostnadene. Når det gjelder Ørland kultursenter KF spesielt og delvis også Campus Fosen KF - så kan ikke disse anses å komme i kategorien "små-firma". 2. Kunder pr : Fosen regnskap har en stabil bemanning. Fosen regnskap førte regnskap for 32 firma pr , samtidig som vi skanner og remitterer for 3 firma som føres i Rissa. 3. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Samhandlingen mellom Fosen regnskap og deltakerkommunene anses å være god. Vi får gjennom faggruppemøtene i økonomi tilbakemeldinger på utførte arbeidsoppgaver - samt diskutert en del løsninger som kan være med på å gjøre leveransen enda bedre. 4. Organisering og bemanning: Fosen regnskap har en bemanning pr dags dato på 9,95% stilling. En ansatt har i 2011 hatt 10% permisjon pga omsorg for små barn. Vi har i hele 2011 hatt en ekstraressurs gjennom NAV. Hvert firma har sin egen kontaktperson ved avdelingen - noe som ser ut til å fungere greitt for våre "kunder" - men kan på den annen side være noe hemmende i forhold til jobbrotasjon og overlapping av arbeidsoppgaver. 5. Arbeidsmiljø/sykefravær: Arbeidsmiljøet anses å være godt og avdelingen har lavt sykefravær. 6. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen: Avdelingen har en autorisert regnskapsfører og de aller fleste av de øvrige ansatte har høyskoleutdanning både innen regnskap og personallledelse. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingstiltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: Den største effekten av oppgradering og implementering av nye moduler anses å være på remitteringsbiten. Denne er blitt vesentlig raskere/forbedret. Samtidig har vi fått automatisert avregningsretur - men foretar en viss etterkontroll enda av listene. Vi er også i stand til å ta 4

5 imot faktura via e-post - men forventer en større effektiviseringsgevinst når vi kan begynne å ta imot elektroniske faktura (skal være på plass innen 1. juli). Det er dessuten satt opp en del IA-hendelser - dvs en automatisering av flere oppgaver/rapporter. 8. Utfordringer i 2012 og videre framover: Utfordringen vil være å ha en stabil bemanning og unngå langtidsfravær. Vi ser også behovet for at det settes av tid/at vi greier å frigjøre tid til å drive med utviklingsoppgaver. Det anses at det i systemet ligger muligheter for enda bedre utnyttelse. Vi ser også et behov for å få nedskrevet og oppdatert rutinene rundt regnskaps- og systemprosessene - og få lagret disse på en slik måte at de kan være tilgjengelig for aktuelle brukere. 5

6 FOSEN LØNN - REGNSKAP 2011: (utarbeidet av: Per O. Johansen) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak og konsulenttjenester Moms Avsetning til fond SUM DRIFTSUTGIFTER Statlige tilskudd og refusjoner Ref. av moms Betaling fra kommuner og firma **) SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen Lønn Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik Betalt av "småselskap" *) **) Mindreforbruk (avregnes 2012) SUM **) *) Betaling fra småselskap er med unntak for Ørland kultursenter ikke utskilt, men ligger inne i kommunebeløpene. **) Avvik mellom post 750 (Betaling fra kommuner) og spesifikasjonen i tabellen skyldes periodiseringen av inntektene mellom og Fond Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse Bruk av fond 0 0 Avsatt til fond Utgående balanse Fosen lønn har avsatt midler til fond for å kunne dekke fremtidige utgifter knyttet til omstillinger og effektiviseringstiltak. Det første aktuelle tiltaket er anskaffelse og etablering av felles timeliste- og turnusplanleggingssystem for Fosen som både gir effektiviseringer knyttet til turnusplanlegging, personalstyring, håndtering av timelister og lønnsbehandling. Rådmannsgruppen har godkjent investeringen og anskaffelsesprosessen av systemet settes i gang i ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: Fosen lønn har siden starten i 2004 gjennomført sitt 8. ordinære driftsår. Året 2011 har vært preget av høy produksjon og stabil drift, samtidig som det jobbes kontinuerlig med tilpasninger til endrede rammebetingelser og nye tekniske løsninger. I 2011 har det spesielt 6

7 vært jobbet med innføring av elektroniske reiseregninger, samt tilpasningen til driften med tanke på at Mosvik kommune går ut av kundeporteføljen fra Fosen lønn har en stabil arbeidsstokk som er godt innkjørt på arbeidsoppgavene og som kjenner sine eierkommuner, kunder og firma godt. Dette medfører at arbeidet utføres effektivt og målrettet. Fosen lønn har hatt 8 kommuner og 18 øvrige virksomheter i oppdragsporteføljen i Totalt sett er det innberettet og lønnet ut for ca millioner kroner i oppgavepliktige ytelser i 2011, som er fordelt på lønns- og trekkoppgaver. Fosen lønn er således et av de større fagmiljøene innenfor lønnsarbeid i regionen. 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: Utgifter: Regnskapet viser mindreforbruk i 2011, hovedårsaken er effektiv drift med rutinerte medarbeidere, samtidig har Fosen lønn startet prosessen med å redusere kostnader for å tilpasse seg til at Mosvik går ut av samarbeidet fra Sykefraværet har dessuten vært lavt. Som følge av interne tilpasninger og implementering av ny reiseregningsmodul har vi ikke fått brukt tilstrekkelig med ressurser på oppfølging og kundebesøk. Dette håper vi skal bedre seg i Fosen lønn foreslår at av mindreforbruket i 2011 avsettes til fond, og at disse midlene kan brukes til effektiviseringer i driften. I første rekke gjelder dette implementering av nytt turnus- og personalstyringssystem i helsesektoren som kan integreres mot lønnssystemet. Dette vil gi mer effektiv drift både hos Fosen lønn og ikke minst i den enkelte kommune når gjelder turnusplanlegging og den daglige personalstyringen. Inntekter: Inntektene er knyttet til fakturerte tjenester til våre kunder, samt refusjoner knyttet til sykdom og fødselspermisjoner. 2. Kunder pr : Fosen lønn utfører lønnsfunksjonen for 8 kommuner og 18 firma som i hovedsak eies av kommunene i Fosensamarbeidet. Antallet firma i kundeporteføljen er økende. 3. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Samhandlingen mellom vertskommunen og deltakerkommunene fungerer godt. Lønn er et arbeidsområde med mange detaljer, og spørsmål dukker opp løpende. Gjennom tett dialog med våre kunder og samarbeidspartnere blir problemer løst og spørsmål besvart løpende. 4. Organisering og bemanning: Totalt sett utførte Fosen lønn vel 8 årsverk i 2011, som var fordelt på 10 personer, 2 menn og 8 kvinner. Fosen lønn tilstreber en balansert representasjon av begge kjønn i arbeidsstokken. 5. Arbeidsmiljø/sykefravær: Arbeidsmiljøet er preget av vilje og ønske om å utføre lønnsarbeidet på en god måte til beste for alle som er tilsluttet samarbeidet. Miljøet anses som godt, både fysisk og på det mellommenneskelige plan. Sykefraværet var i 2011 på 0,41 % og kan ikke sies å være relatert til forhold på arbeidsplassen. Fosen lønn har tilhold i lokaler som legger til rette for et godt 7

8 arbeidsmiljø. Lokalisering i åpent kontorlandskap bidrar til erfaringsutveksling og kompetanseutvikling i et større fagmiljø. 6. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen Virksomheten har fokus på kompetanse og kompetanseutvikling. Fosen lønn er et av de større fagmiljøene innenfor lønnsområdet i regionen og ønsker å fremstå som er ressurs for deltakerkommunene i Fosensamarbeidet, både som en tilbyder av lønnstjenester, men også som rådgiver og kompetansebase innenfor lønn og lønnsrelaterte spørsmål. Fosen lønn opplever stigende etterspørsel etter rådgivning innenfor lønn- og personalspørsmål og virksomheten satser på løpende kompetanseoppbygging. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak gjennomført i 2011 En viktig del av fokuset i 2011 har vært å sikre stabil drift og robuste tjenester for våre kunder, samt implementere elektroniske løsninger innenfor reiseregninger og turnus- / personalstyring. Dette arbeidet videreføres i Utfordringer i 2012 og fremover: Fosen lønn må fremstå som en kompetent, effektiv og attraktiv leverandør av lønnstjenester til våre samarbeidspartnere. For å sikre dette må virksomheten ha gode verktøy, kompetente og motiverte medarbeidere og et godt samarbeid med våre kunder. Et viktig område for Fosen lønn er for tiden å effektivisere bilagsflyten og erstatte papirblanketter med elektroniske løsninger, dette gjelder særlig reiseregninger og timelister. I løpet av 2012 skal alle reiseregninger være kommet over på elektroniske løsninger og arbeidet med å implementere et elektronisk timeliste-/turnusplanleggingssystem som er fullt ut integrert med lønnssystemet skal være godt i gang. 8

9 KEMNERKONTORET FOR FOSEN - REGNSKAP 2011 (utarbeidet av: Roy Kjeøy) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Lønnsutgifter , , Sosiale utgifter , , Kjøp av varer og tjenester , , Inventar/utstyr , , Avsetning til fond , , Moms SUM DRIFTSUTGIFTER , , Sals av varer og tjenester , , Statlige tilskudd og refusjoner , , Ref. av moms 750 Betaling fra kommuner og firma , , Internsalg til vertskommunen , , SUM DRIFTSINNTEKTER , ,00 Kemnerkontoret for Fosen 0 0 0,00 Kommuneandeler: Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik (2011 ført som internsalg til vertskommune) Mosvik SUM Fond Kemnerkontoret Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse Bruk av fond 0 0 Avsatt til fond Utgående balanse ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: a) Utgifter: I budsjettet for 2011 ble det estimert med ,- i utgifter, mens regnskapet viste totale utgifter på ,-. Altså et mindre forbruk på ,-. For 2012 er det budsjettert med ,- i utgifter. Økningene skyldes prisøkninger samt lønnsøkninger. b) Inntekter: Inntektene for kemnerkontoret ble for 2011 på ,-, dette er over de budsjetterte tallene som var på ,-. For 2012 er det budsjettert med inntekter på ,-, av dette er imidlertid hentet fra bundne driftsfond. 9

10 2. Skatter og avgifter på Fosen Oversikt over skatter og avgifter: Skatter og avgifter 2011 Arbeidsgiveravgift 2011 Skatter og avgifter Arbeidsgiveravgift Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik Økning av skatter og avgifter fra til 2011: Restanser arbeidsgiveravgift: Arbeidsgiveravgift pr Skatter og avgifter Arbeidsgiveravgift Økning Arbeidsgiveravgift pr Endring ( ) = reduksjon Ørland (47 624) Rissa (51 694) Bjugn ( ) Åfjord Roan Osen (41 775) Leksvik (35 927) ( ) Restskatter (forfalt, men ikke betalt): Restskatt person Restskatt person Endring ( ) = reduksjon Ørland Rissa ( ) Bjugn Åfjord Roan Osen ( ) Leksvik ( )

11 3. Kunder pr : Pr var det ,- innbyggere som sokner til Kemnerkontoret for Fosen. Ved samme dato var det arbeidsgivere. Det var ,- forskuddspliktige skattytere, samt 899,- etterskuddspliktige skatteytere. 4. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Samhandlingen mellom vertskommune og deltakerkommunene fungerer bra. 5. Organisering og bemanning: Kontoret har i dag 8 ansatte fordelt på 7,6 årsverk. Ansatte: Hovedansvarsområde arbeidsfordeling. Roy Kjeøy ( kemner ) Ledelse, skatteutvalg, per oppgjør, rapportering, innfordring. Sigrun Nytrø ( nestleder ) Skatteregnskap, innfordring ( Leksvik Åfjord ). Liv Bones ( konsulent ) Skatteregnskap, innfordring ( Ørland Roan ) Jostein Hansen ( konsulent ) Skatteregnskap, innfordring ( Bjugn - Osen ) Per Rostad ( konsulent ) Innfordring, konkurser, gjeldsordninger, utlegg. Kari A. Krabseth ( konsulent 80 % ) Bankavstemming, post, terminoppgaver mv. Liv Skei ( konsulent 80 % ) Skatteregnskap, innfordring ( Rissa ). Tore Heggstad ( konsulent ) Regnskapskontroll, veiledning arbeidsgivere. Alle ansatte ved kontoret har ansvar for innfordring og føring av skatteregnskap med mer i henhold til Ansvarskart kemnerkontoret for Fosen. 6. Arbeidsmiljø/sykefravær: Avdelingen har godt arbeidsmiljø, hvor alle bidrar positivt. Dette gjenspeiles også i sykefraværet som er på lave 2,14 %. Dette er langt under vertskommunens måltall som er på 6 %. Det er også langt under vertskommunens reelle sykefravær som er på 8,8 %. 7. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen: Avdelingen har høy kompetanse innenfor sitt arbeidsområde. Det bedrives kontinuerlig oppdatering gjennom kursvirksomhet. 8. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingstiltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: Kemnerkontoret har i 2011 ikke gjennomført spesifikke effektiviseringstiltak eller forbedringstiltak. 9. Utfordringer i 2012 og videre framover: Det er fra skattekontoret påpekt at vi over noe tid har hatt utfordringer med hensyn til arbeidsgiverkontroll. Det er iverksatt interne tiltak som forhåpentligvis vil gi resultater. Dersom så ikke er tilfelle, må andre tiltak vurderes. 11

12 FOSEN IKT - REGNSKAP 2011 (utarbeidet av: Robert Karlsen) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak og konsulenttjenester Avsetning fond 1) SUM DRIFTSUTGIFTER Statlige tilskudd og refusjoner Betaling fra kommuner og firma Bruk av fond til investering SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen IKT Kommuneandeler: Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen Osen, tilleggstjenester Roan Roan, tilleggstjenester Åfjord Åfjord, tilleggstjenester Bjugn Bjugn, tilleggstjenester Fosen Regnskap Ørland Rissa Rissa, tilleggstjenester Leksvik Mosvik Betalt av "småselskapene" under: Fosen Renovasjon Fosen Regionråd Fosen Regionråd, tilleggstjenester Fosen Regionråd, fellesprosjekt Feide i skolene Fosen DMS Fosen DMS, Felles prosjekt Digitale Fosen Fosen Kommunerevisjon Rissa Utvikling Rissa Kirkelige Fellesråd SUM ) Avsetning til bundne fond jfr. vedtatt budsjetteringsprinsipp i forbindelse med budsjettet for 2011: Bundet fond investering: avsetning i 2011 kr Bundet fond drift: avsetning i 2011 kr

13 Bundet fond - investering Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse Bruk av fond Avsatt til fond Utgående balanse Bundet fond - drift Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse Bruk av fond 0 0 Avsatt til fond jfr. vedtatt budsjett Avsatt overskudd drift Utgående balanse ÅRSMELDING / KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: Forklaring på overskudd på drift: Etter at budsjettet ble vedtatt høsten ble det investert i ny lagringsløsning inkluderte 3 års vedlikehold og responstid 24x7x4 for 3 år fram i tid. Dette medførte at vi sparte budsjetterte vedlikeholdskostnader på ca kr ,- i 2011 på den eksisterende lagringsløsningen som ble faset ut. Disse driftskostnadene er fjernet fra budsjettet i 2012 og Vi hadde underforbruk i lønn og innleie av eksterne konsulenter på ca kr ,- Vi fakturerte ca kr i tilleggstjenester knyttet til ulike prosjekter. Forklaring på avsetning til investeringsfond: Av investeringsfondet for 2011på kr ,- ble det kun brukt midler til investering av 7 stk kraftige servere til totalt kr ,-. Overskuddet i 2011 foreslås avsatt til bundet fond drift. Overskuddet er en god indikasjon på at vi drifter mer rasjonelt etter hvert. I budsjettet for 2013 vil det trolig ikke bli budsjettert med avsetning til driftsfond slik som tidligere år. 2. Kunder pr : Kunder i 2011 var alle 8 kommune på Fosen samt, Fosen Renovasjon, Fosen Regionråd, Fosen Revisjon, Fosen DMS, Rissa Utvikling og Rissa Kirkelige Fellesråd. 3. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Deltakerkommunene har et felles faglig IKT-forum der deres IKT-ledere/kontakter stiller i møtene. Det er fortsatt et problem for Fosen IKT og samarbeidet på Fosen at ikke alle kommunene er på en løpende avtaleform på Microsoft-lisenser som gir rett til å kjøre en til hver tid siste versjon av de tjenester og applikasjoner som benyttes. Dette er ikke et problem i skolenettet der alle kommunene har forpliktet seg til å være på en løpende avtaleform på benyttede Microsoft lisenser. En tilsvarende avtale for de administrative systemene bør det tilstrebes å få på plass i løpet av Organisering og bemanning: Fosen IKT ble skilt ut som en egen enhet med eget regnskap fra 1/1-. Det organisasjonsmessige arbeidet med dette ble gjort i Resultatet av dette er kort oppsummert: Fosen IKT er en avdeling i Rissa kommune (vertskommune) underlagt rådmannen. (Rissa Kommune har i tillegg en egen IKT-avdeling.) 13

14 Alle 6 i Fosen IKT er ansatt i Rissa kommune og har sine forpliktelser og rettigheter der. Kommunene v/sin rådmann har delegert til Rissa kommune å få utført driftstjenester Fosen IKT utfører disse tjenestene på vegne av rådmannen Ny kontrakt mellom Fosen IKT og kundene regulerer hvilke tjenester som leveres. Tjenestene leveres etter en tjenestekatalog som beskriver tjenestene som leveres i et kunde/leverandør forhold. Tjenestekatalogen beskriver hva som er inkludert i driftstjenestene og hva som ikke er inkludert. Den beskriver pris på hver enkelt tjeneste og danner grunnlaget for kontrakten. Pris settes ut fra prinsippet om selvkost/nullbudsjett. 5. Arbeidsmiljø/sykefravær: Fosen IKT gjorde det svært godt i arbeidsmiljøundersøkelsen i 2011 på tross av et år med masse utfordringer og stort arbeidspress. Fosen IKT hadde et nærvær på 98,5% i Alle ansatte hadde medarbeidersamtaler i mars og april Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen: De ansatte får de kurs vi anser som nødvendig for å kunne drifte våre systemer. Videre er det flere ansatte som tar IKT-relaterte studier ved HiST. Disse gjennomfører også tilhørende eksamener slik at de får studiepoeng på studiene. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingstiltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: Fosen IKT fokuserte mye på å forbedre interne arbeidsprosesser og mer rasjonell samhandling med våre kunder. Eksisterende helpdesk-system ble erstattet med et egenutviklet verktøy som er skreddersydd for våre behov. I dette støtteverktøyet har kundene selv tilgang til egne saker. Der foregår det meste av dialogen de har opp i mot oss som driftsleverandør. Dette gjør at vi har frigjort tid som før ble brukt til å prate med brukerne om hva som var feil til heller å bruke tid på å løse oppgaver. Flere kommuner flyttet enda flere servertjenester/fagsystemer inn i driftsmiljøet og felles IKT-plattform for Fosen. Flere kommuner har nå alle eller de fleste IKT-systemene hos Fosen IKT. 8. Utfordringer i 2012 og videre framover: Fosen IKT er bemannet for å ta unna kjente driftsoppgaver. Vi rakk ikke å ta over driften på alle de tjenestene slik kommunene ønsket i Dette arbeidet vil fortsette inn i Vi bør i 2012 få på plass en avtale med kommunene der de forplikter seg til å være lisensiert på løpende avtaler på benyttede lisenser fra Microsoft. Dette er på plass for felles løsning for skolene i Fosen. Videre ønsker vi at det blir enighet om og vedtatt en felles ekommunestrategi for de samarbeidende kommunene på Fosen. 9. Andre kommentarer til regnskapet: Høyt nærvær og svært godt resultat i arbeidsmiljøundersøkelsen bekrefter at alle trives godt på jobb tross i kontinuerlig høyt arbeidspress og fokus på forbedring av egne arbeidsprosesser. 5 av de 7 samarbeidene kommunene på Fosen uttrykte i 2011 at de ønsket å flytte alle servertjenester/fagapplikasjoner inn i felles plattform hos Fosen IKT så snart dette lot seg gjøre. Dette tar vi som en stor tillitserklæring. 14

15 FOSEN INKASSO - REGNSKAP 2011 (utarbeidet av: Kjell Sverre Tung) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Lønnsutgifter , , Sosiale utgifter , , Kjøp av varer og tjenester , , Inventar/utstyr , , Utviklingstiltak og konsulenttjenester , , Moms , , Avsetn. til budne driftsfond ,00 SUM DRIFTSUTGIFTER , , Salg av varer og tjenester , , Fordelte utgifter , , Statlige tilskudd og refusjoner , , Ref. av moms , , Betaling fra kommuner -0, Refusjon fra andre , SUM DRIFTSINNTEKTER , ,29 Fosen Inkasso ,05 0, ,63 Kommuneandeler: Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik SUM Fond Fosen Inkasso Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse ,63 Bruk av fond 0 0 Avsatt til fond ,00 Utgående balanse , ,63 ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: a) Utgifter: Når det gjelder utgiftene er det et merforbruk på ca. 385 tusen i forhold til budsjett. I hovedsak er det på posten kjøp av varer og tjenester overforbruket ligger. I tillegg bokføres avsetting til fond, som er en del av driftsoverskuddet for c) Inntekter: Når det gjelder inntektssiden så viser denne merinntekt i forhold til budsjett. Merinntekten er i posten salg av varer og tjenester med over en million i merinntekter. 15

16 a) Driftsresultat Regnskapsmessig viser driftsresultatet et positivt resultat på kr ,05, men sammen med avsettingen til fond på kr ,00 er det faktiske driftsresultatet på kr ,05. Det regnskapsmessige positive driftsresultatet mener en skal dekke et tilsvarende underskudd for regnskapsåret 2009, som ble oppdekket av Rissa kommune. Årsaken til underskuddet dette året var innkjøp av nytt innfordringsprogram. Grunnen til de forholdsmessige store forskjellene mellom regnskap og budsjett, er i hovedsak at en fom januar 2011 la om rutiner på innfordringsarbeidet. En ble/er mye tettere på skyldner, ved at godkjente rutiner blir gjennomført. Dette har utover året ført til at skyldnere nå er raskere til å betale. Dette fører igjen til at kommunene gjennomsnittlig har fått mindre restanser. 2. Kunder pr : Kundemassen fra kommunene er stabil. Nye kunder en har fått i 2011 er: Rissahallen AL, Rissa Kirkelige fellesråd og Fosen Regionråd. 3. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Samhandlingen mellom kommunene, Fosen regnskap og Fosen inkasso har i løpet av 2011 hatt en positiv utvikling. En gikk inn i 2011 med utfordringer på kundemassen og hvordan denne ble håndtert ifm registrering i de forskjellige datasystem. Videre ser en at det fortsatt er utfordringer ute i kommunene når det gjelder retningslinjer/vedtekter på de forskjellige tjenestene. Dette opp mot når en for eksempel skal stoppe en tjeneste på grunn av manglende betaling. I 2011 gjennomførte en møte mellom Fosen inkasso og Fosen regnskap som var meget nyttig for begge parter og som en vil videreføre fremover. 4. Organisering og bemanning: Fosen inkasso i 2011 vært bemannet med 2,4 årsverk fordelt på 5 personer og er organisert i og samlokalisert med økonomiavdelingen i Rissa kommune. I 2011 tok en beslutning om at en skulle rekruttere en medarbeider som hadde personlig bevilgning for å drive inkassovirksomhet. I våre undersøkelser om det er egen inkasso eller fremmed inkasso har en landet på vil ha en bevilgning fra kredittilsynet på plass. Advokater en har snakket med har forskjellige meninger om dette. En ser for seg at faglig leder med bevilgning og at foretaksbevilgning er på plass i løpet av 1.halvår Arbeidsmiljø/sykefravær: Fosen inkasso har i 2011 hatt ett lavt sykefravær. Kun ett sykefravær ut over arbeidsgiverperioden og noen få egenmeldinger. Enheten har et positivt arbeidsmiljø. 6. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen: En har i 2011 arbeidet kontinuerlig med å øke kunnskapen i avdelingen, både det å bli bedre på innfordringsprogrammet og søke kunnskap utenfra gjennom kurs. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingstiltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: En har i 2011 hatt interne møter hvor effektivitet og forbedringstiltak har vært tema. Videre har en jevnlig hatt dialog med brukerforum økonomi og enkeltkommuner om forbedringsområder. 16

17 8. Utfordringer i 2012 og videre framover: a) Arbeide kontinuerlig med å heve kompetansen i avdelingen. b) Forbedre rutinebeskrivelsene og formalisere disse mer med kommunene gjennom avtale. c) Kommunenes forhold til utestående restanser og gamle saker som ligger i kommunene. d) Sammen med kommunene bli mer effektiv i innfordringen slik at restansene til kommunene/kunder blir mindre e) Være klar til at ny innfordringsmodul kommer i Agresso 2013 f) Få på plass foretaksbevilgning fra kredittilsynet g) Få på plass ny stor kunde i 2013 h) Videreutvikle samhandlingen med Fosen regnskap FOSEN LÅNEADMINISTRASJON - REGNSKAP 2011 (utarbeidet av: Kjell Sverre Tung) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Lønnsutgifter , , Sosiale utgifter , , Kjøp av varer og tjenester , , Utviklingstiltak og konsulenttjenester 3 800, , Moms , , Avsetn. til bundne driftsfond , SUM DRIFTSUTGIFTER , , Salg av varer og tjenester , , Fordelte utgifter , Statlige tilskudd og refusjoner -0, , Ref. av moms , , Betaling fra kommuner , Refusjon fra andre , , SUM DRIFTSINNTEKTER , ,68 Fosen Låneadministrasjon 2, ,82 Fond Fosen Låneadministrasjon Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse ,00 Bruk av fond 0 0,00 Avsatt til fond ,00 Utgående balanse ,00 ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: a) Utgifter: Med en stadig større låneportefølge og fortsatt oppgang i nye lån, har behovet vært å bruke mer lønnsmidler enn budsjett. Dette er det tatt hensyn til ifm budsjettet for Som følge av større portefølge og nye lån, så er kjøp av varer og tjenester også over budsjett. 17

18 b) Inntekter: Inntektssiden følger også den økte aktiviteten, ved at denne også er godt over budsjett. c) Driftsresultat: I og med at inntektssiden er større enn utgiftsiden kan en for året 2011 fremlegge et positivt driftsresultat på kr ,00 som avsettes til fond. En vil i forbindelse med utarbeidelse av budsjettet for 2013, se på satsene for etablering, gebyrer og avdragskostnader på lånene. 2. Kunder pr : Ingen endring i kundemassen fra tidligere år, dvs de samme kommunene(osen, Roan, Bjugn, Leksvik og Rissa) som er med i samarbeidet. Men etterspørselen etter denne type lån har også i 2011 vært økende. 3. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Samhandlingen mellom vertskommune og deltakerkommunene fungerer tilfredsstillende. 4. Organisering og bemanning: Som en har kommentert under regnskap har det reelle forbruk i årsverk for 2011 vært opp mot 0,7 årsverk. Hvis etterspørsel etter nye lån og administrasjon av portefølgen følger samme tidsforbruk, vil nok behovet være dette også i fremtiden. Tjenesten er organisert i og samlokalisert med økonomiavdelingen i Rissa kommune. I 2011 ble tildeling av startlån for Rissa kommune sitt vedkommende flyttet fra kommuneadministrasjonen og over til NAV Rissa. 5. Arbeidsmiljø/sykefravær: Sykefraværet har tilnærmet vært lik 0 og arbeidsmiljøet er tilfredsstillende. 6. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen: Enheten har bra kompetanse, men tiltak fremover vil være kursing i lovverk. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingstiltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: Kontinuerlig systemutbedring i samarbeid med systemleverandøren, uten at dette spesifikt koster ekstra 8. Utfordringer i 2012 og videre framover: Få en sikrere og mer automatisk produksjonen av de formelle papirene i forbindelse med administrering av lånene. Fremover vil en se etter forbedringer hos dagens programleverandør eller undersøke muligheter hos kommunens leverandør innenfor økonomi/regnskap. Dette for å levere en enda mer effektiv tjeneste på administrasjon av lånetjenesten. 18

19 FOSEN GIS/Kart - REGNSKAP 2011 (utarbeidet av: fagansvarlig Geir Arne Lein ) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kjøp av varer og tjenester Inventar/utstyr Utviklingstiltak og konsulenttjenester Internkjøp (fra vertskommune) Moms SUM DRIFTSUTGIFTER Ref. av moms Betaling fra kommuner og firma SUM DRIFTSINNTEKTER Fosen GIS/Kart Kommuneandeler: Brutto Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Mosvik SUM Fond Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse Bruk av fond 0 0 Avsatt til fond 0 0 Utgående balanse ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Kunder pr : 1621 Ørland kommune 1624 Rissa kommune 1627 Bjugn kommune 1630 Åfjord kommune 1632 Roan kommune 1633 Osen kommune 1718 Leksvik kommune 1723 Mosvik kommmune (utgår fra ) Rissa kraftlag Fosenkraft 2. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Fosen IKT drifter GIS-systemet, inkludert Webinnsyn (kart på internett og ekstranett). Rissa kommune har kartfaglig ansvar. 19

20 3. Organisering og bemanning : Regional fagansvarlig: Geir Arne Lein Fagansvarlige i kommunene (medlemmer av faggruppen) : 1621 Ørland: Asle Ellefsen leif.saegrov@orland.kommune.no 1624 Rissa: Geir Arne Lein geir.arne.lein@rissa.kommune.no 1627 Bjugn: Geir Øyvind Hassel geir.oyvind.hassel@bjugn.kommune.no 1630 Åfjord: Gisle Kvernland gisle.kvernland@afjord.kommune.no 1632 Roan: Knut Solstad knut.solstad@roan.kommune.no 1633 Osen: Carl Danielsen carl.danielsen@osen.kommune.no 1718 Leksvik: Jan Dahl (1723 Mosvik: Arnfinn Tangstad arnfinn.tangstad@mosvik.kommune.no 4. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve ko mpetansen: Det er gjennomført flere GIS-kurs, nemlig kurs i a nalyse, ajourhold, adressering og arealplankonstruksjon. 5. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingsti ltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: Det er arbeidet med optimalisering av GIS-systemet, med bl.a. nye servere, ny programvare og tuning av databaser. Dette for å oppnå bedre responstider og stabilitet. Webinnsyn er tillagt nye funksjoner, bl.a Google s treet view og historisk N5 raster 6. Utfordringer i 2012 og videre framover: Etablering av 3D-funksjonalitet etter hvert som kar tdataene blir bedre tilpasset 3D. Etablering av verktøy for planregister og plandialo g i Webinnsyn (kobling til saksbehandlingssystemet). SAK / ARKIV - REGNSKAP 2011 (utarbeidet av: Toril Brattland Jakobsen) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kjøp av varer og tjenester , Utviklingstiltak og konsulenttjenester , Internkjøp (fra vertskommune) , Moms , Avsetning til fond SUM DRIFTSUTGIFTER , Ref. av moms , Betaling fra kommuner og firma ,00 Forskuttert av Rissa kommune 1) , SUM DRIFTSINNTEKTER ,00 Sak / arkiv ) Beløpet er fakturert i

21 Kommuneandeler: Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen Roan Åfjord Rissa Leksvik Mosvik SUM Fond Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse Bruk av fond 0 0 Avsatt til fond Utgående balanse ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Forholdet mellom regnskap og budsjett: a) Utgifter: Serviceavtaler og brukerstøtte med leverandør har økt i takt med nye moduler og større problematikk i et omfattende program. b) Inntekter: Setter av kr ,- til fond for senere innvesteringer på programvaresiden. 2. Kunder pr : Åfjord, Leksvik, Mosvik, Osen, Roan og Rissa 3. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunene: Sak/arkiv gruppen har gjennomført flere samlinger både med og uten Ørland/Bjugn. Alle kommunene var representert ved Sak og Portaldagene i Molde. Representanter fra Sak/arkiv deltok også ved IKA`s årlige konferanse i Trondheim. 4. Organisering og bemanning: Ørland/Bjugn er fortsatt ikke i samme driftsmiljø som Fosen sak/arkiv. Solfrid Lund er leder for faggruppen Fosen sak/arkiv med undertegnede som NK. 5. Arbeidsmiljø/sykefravær: Veldig godt samarbeid i hele gruppa, erfaringsoverføringen fungerer bra. Sykemelding i nøkkelroller i arkiv for kommunene er en utfordring og vi må vurdere rullering i kommunene når dette skjer. Gruppa må bli flinkere med oppfølging av nye uerfarne brukere i samarbeidet. 6. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve kompetansen: De fleste i Fosen sak arkiv har gjennom ulike kompetansehevende kurs og seminarer økt sin kompetanse. Størst utbytte har vi allikevel gjennom de møtene vi har i egen gruppe. 7. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingstiltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: Outlook2ephorte er tatt i bruk av alle kommunene unntatt Roan. PS! På tur inn i base hos Fosen IKT i disse dager 21

22 8. Utfordringer i 2012 og videre framover: Fagruppe sak/arkiv har fått følgende oppdrag: Med bakgrunn i de opplysninger som fremkommer i mail fra faggruppen gir rådmannsgruppen Faggruppe sak/arkiv i oppdrag å forberede overgang til en felles base for ephorte slik at dette er klart når det tas beslutning om å oppgradere til ephorte5. Vi er blitt enige om følgende: Etablering av prosjektgruppe som består av følgende personer: Toril Jakobsen (Rissa kommune), Sissel Mikalsen (Osen kommune) og Solfrid Lund (Bjugn kommune) fra faggruppa, Britt Brevik (Ørland kommune) og Øyvind Lindseth (Rissa kommune) fra arkiv, Rolf Braun (Fosen IKT) og Kirsti Leirtrø (Ørland og Bjugn kommuner) fra IKT, 1 fra IKA og 1 fra Ergo/Evry. Solfrid Lund er leder for gruppa med Toril Jakobsen som NK. Faggruppa for sak/arkiv foreslås som styringsgruppe, som innstiller til avgjørende myndighet. Fosenbasen har startet periodisering av basen, ferdigstilles i løpet av 2 år med mindre basene slås sammen, da må vi gjennomføre skarpt skille. Deretter må alle kommunene foreta en grundig vurdering av sine arkivdeler. Gjennomføre opplæring av alle som skal benytte ephorte i sitt arbeide ved skoler, barnehager, sykehjem, regionalt osv. for lovlig arkivdanning/journalføring i alle enhetene. Dette har ikke vært prioritert i noen av kommunen pr. i dag. Rullering av personell kommunene i mellom. Ved lengre sykefravær i nøkkelroller som. arkivpers/utvalgssekretær må andre ansatte med samme kompetanse i kommunene være behjelpelig og utføre oppgaver i kommuner som trenger bistand. Avhenger selvfølgelig av at kommunene signaliserer sitt bistandsbehov når det oppstår. HELSE- OG OMSORGSPROGRAMMET - REGNSKAP 2011 (utarbeidet av regionansvarlig: Laila Refsnes) Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kjøp av varer og tjenester , , Utviklingstiltak og konsulenttjenester Internkjøp (fra vertskommune) , , Moms , ,10 SUM DRIFTSUTGIFTER , , Ref. av moms , , Betaling fra kommuner og firma , ,20 Forskuttert av Åfjord kommune SUM DRIFTSINNTEKTER , ,30 Helse- og omsorgsprogrammet

23 Fosen helse/omsorgsprogram / investeringsregnskap Konto Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Utviklingstiltak og konsulenttjenester , , Avtaler Com/link , , Moms- investering , ,70 SUM INVESTERINGSUTGIFTER , ,50 Bruk av bundne fond , , Skjønnstilskudd 1) , ,00 SUM INNTEKT , ,00 Avsetning til bundet investeringsfond , ,50 1) Skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag k r og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag kr Kommuneandeler: ( er inkl. drift og investeringer) Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap Kommune: Osen ,30 Roan ,65 Åfjord ,60 Bjugn 1) ,70 Ørland Rissa ,00 Leksvik ,50 Mosvik ,80 SUM , ,55 1) I 2011 faktureres Bjugn direkte fra Visma for vedli kehold av programvare. Bundet investeringsfond Regnskap Regnskap 2011 Inngående balanse , ,84 Bruk av fond , ,00 Avsatt til fond , ,80 Utgående balanse ) , ,64 1) Midlene som er avsatt til bundet investeringsfon d pr planlegges brukt til: Utvikle bruken av Mobil Profil og kvalitetssikre el ektronisk dokumentasjon ved å etablere en ressursgruppe på dokumentasjon i Profil. Ta i bruk ElinK i hele pleie og omsorgstjenesten(el ektronisk meldingsutveksling i 6 kommuner) vedlikeholdskompetanse Videreutvikle meldingsutveksling med tanke på kommu nikasjon mot sykehus ElinS Ta i bruk funksjonen ElinS og opplæring til en stor gruppe personell innen 2013 Kostnad stipulert til ca. kr Innkjøp av funksjonalitet sak/arkiv (VSA)for alle w isma -program innen hele pleie og omsorg innen 2012 Kostnad stipulert til ca. kr

24 ÅRSMELDING/KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: 1. Kunder pr : Ingen endring i kundemassen fra tidligere år 2. Samhandling mellom vertskommune og deltakerkommunen e : Samhandlingen mellom vertskommune og deltakerkommun ene fungerer tilfredsstillende. 3. Organisering og bemanning : Vertskommune til Profil Fosen er Åfjord kommune. Regionansvarlig for faggruppa er Laila Refsnes med Sigrun Brødreskift fra Rissa som stedfortreder. Profil Fosen er et samarbeid mellom Rissa, Osen, R oan, Mosvik,(til ) Leksvik, Bjugn og Åfjord kommune. Bemanning i forbindelse med utvikling og opplæring av fagprogrammet er følgende: Fagansvarlig og Ass. Regionansvarlig Rissa 20 % Fagansvarlig Leksvik 40 % Fagansvarlig/Regionansvarlig Åfjord. Ingen ekstra stillingsressurs ut over fast stilling i kommunene Osen, Mosvik og Roan. 4. Kompetanse i organisasjonen og tiltak for å heve ko mpetansen: Gjennomføres kontinuerlig i forhold til vikarer, ny e tilsettinger, endring av stillinger. Opplæring i forbindelse med oppgradering/utvikling av fagprogrammet. Møter i faggruppa hver 8 uke. I tillegg interne møt er i den enkelte kommune. Økt kompetanse i oppbygging og føring av elektronis k pasientjournal, bruk av elektronisk sykepleieprosedyrer PPS og elektronisk aviksbehandl ing. Det interkommunale samarbeidet har stor betydning f or utvikling og bruk av fagprogrammet. Faggruppa setter seg kontinuerlige mål for hvordan en skal kunne ta i bruk alle deler av programmet. Dette har gitt økt kvalitet, sikkerhet på journalføring. En enklere arbeidshverdag for ansatte. 5. Forbedrings- og effektiviseringstiltak/utviklingsti ltak gjennomført i 2011 jfr. vedtatt budsjett: Utgangspunktet for tjenestetilbudet i helse- og oms orgstjenesten er at pasient eller bruker skal kunne få et godt kvalitativt tilbud når, og der det er behov for det. Ett av virkemidlene som har blitt tatt i bruk for å oppnå dette, er det ele ktronisk fagprogrammet Profil for saksbehandling og øvrig dokumentasjon i et samarbei d mellom 6/7 kommuner på Fosen. Det er igjennom forprosjektet Elin K (Elektronisk m eldingsutveksling) etablert ordninger som sikrer en mer samordnet og koordinert satsning når det gjelder tverrfaglig bruk av IKT i helseog sosialtjenesten i kommunene og den elektroniske samhandlingen med helseforetakene og andre aktører. Fagprogrammet Profil er forbedret og videreutviklet gjennom jevnlige oppgraderinger. Nye og forbedrede programversjoner er fortløpende tatt i bruk også i Fosen Profil. Dette har bidratt til ytterligere kvalitetsforbedring og effe ktivisering. Det har medgått både tid og ressurser i forbindelse med kontinuerlig oppdaterin ger og opplæring av alle ansatte og vikarer. System-/fagansvarlige har i tillegg brukt mye tid på å holde tilgangsregisteret sikkert, funksjonelt og oppdatert. Det er ca aktive tj enestemottakere registrert i programmet. Minimum 900 ansatte innenfor tjenesteområdene insti tusjon, hjemmetjeneste, fysio/ergoterapi, psykisk helsetjeneste, miljøarbei d og legetjeneste benytter programmet som saksbehandlings- og dokumentasjonsverktøy. Det ble mottatt skjønnsmidler i 2011 fra Fylkesmann en til ElinK og Mobil Profil. 24

25 PPS er nå også tilgjengelig fra Web. Hvor en kan bruke dette verktøyet i opplæring til studenter, vikarer og kompetanseheving for ansatte. PPS vil også være tilgjengelig fra kvalitetssystemet i den enkelte kommune. Flere av Fosens Profilkommuner har i perioden hatt tilsyn fra Helsetilsynet. Helsetilsynets rapporter i etterkant har vist at innføringen og bruken av elektronisk fagprogram har bidratt til å fylle myndighetskrav i samsvar med lov og forskrift. Fagprogrammet har vist seg å være viktig i forbindelse med revisjon av ressurskrevende tjenester, tjenester til brukere med funksjonshemming og Iplos -innrapportering til SSB o Etablert samarbeidsmøte 2 ganger årlig med Fosen IKT i forbindelse med utvikling av programmet. Innføring av Mobil Profil våren 2011 o Forprosjekt ElinK frem til o Hovedprosjekt igangsatt våren prosjektet ble noe forsinket grunnet tekniske problemer i forbindelse med at ulik programvare skulle fungere sammen. Opplæring og tilpassninger i fagprogrammet ble gjennomført høsten 2011 og tatt i bruk mellom hjemmetjenesten og legetjenesten i Rissa kommune fra årsskiftet. De andre kommunen gjennomfører meldingsutveksling fra mai 2012 o Opprettet kommunikasjon mot Nav i forhold til effektivisering av vederlagsberegning og fakturering av egenbetaling. o Oppgradert alle maler i forbindelse med saksbehandling jf. nytt lovverk(helselover) o Lagt inn nye prosedyrer for å sikre krav i lov og forskrift o Lagt inn prosedyrer som sikrer enhetlig pasientforløp jf. Samhandlingsreformen o Økt samarbeid mellom lege, rehabiliteringstjenesten og sykepleietjenesten i forbindelse med bruk av felles dokumentasjonsprogram til det beste for den enkelte bruker og tjenestetiltak o Utvidet bruk av IPLOS- registreringer i Profil som kan danne grunnlag for ulike rapporter. 6. Utfordringer i 2012 og videre framover: Utvikle bruken av Mobil Profil og kvalitetssikre elektronisk dokumentasjon ved å etablere en ressursgruppe på dokumentasjon i Profil. o Ta i bruk ElinK i hele pleie og omsorgstjenesten(elektronisk meldingsutveksling i 6 kommuner) o Videreutvikle meldingsutveksling med tanke på kommunikasjon mot sykehus o Innkjøp av funksjonalitet arkiv 25