Møteinnkalling. Utvalg: Efagrådet i Fosen Møtested: Åfjord Møterom Toppen Åfjord helsesenter Møtedato: Tid: 10:30

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Efagrådet i Fosen Møtested: Åfjord Møterom Toppen Åfjord helsesenter Møtedato: Tid: 10:30 Ved forfall sørger det enkelte medlem for å kalle inn varamedlem. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ola Andreas Stavne Leder Karsten Bergersen Eirin Folde Vidar Daltveit Solfrid Lund Robert Karlsen Tore Børsting Lisbet Nebb Jørn Pedersen Helge Olden Unni Steen Asle Brustad -1-

2 Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling i efagrådet PS 1/16 Sammensetning Efagråd Fosen 2016 PS 2/16 Revidering av instruks for regional og kommunal fagansvarlig PS 3/16 Fosen GIS - ISY WinMap PlanDialog PS 4/16 Efagråd - oppfølgingssaker - februar

3 -3-

4 SakertilbehandlingieFagrådet -4-

5 SakertilbehandlingieFagrådet -5-

6 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 1/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne SAMMENSETNING EFAGRÅD FOSEN 2016 Sakens bakgrunn og innhold: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd har gitt Efagråd Fosen i mandat å komme med forslag til ny sammensetning av Efagrådet. Ørland kommune har valgt å trekke seg ut av Fosen IKT med virkning fra Vurdering: Siden dagens sammensetning av Efagrådet ble vedtatt har enkelte medlemmer fått ny rolle i sin kommune, samt at vi nå etter ett års drift kan si noe om hvilken kompetanse Efagrådet har behov for. Efagrådet vurderer at rådmannsgruppa i Fosen Regionråd må ta stilling til hvilken rolle Ørland kommune skal ha i Efagråd Fosen. Efagrådets anbefaling: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd beslutter hvilken rolle Ørland kommune skal ha i Efagrådet, for øvrig anbefaler vi følgende sammensetning: -6-

7 Rolle Navn Representerer Kommune Status Leder Ola A Stavne Personalforum Rissa Prosjektleder DDF Eirin Folde Fosen Regionråd sekretariat Tore Børsting Fosen IKT Rissa sekretariat Øyvind Lindseth Sak/Arkiv Rissa Efagråd Karsten Bergersen Økonomiforum Leksvik Efagråd Jørn Gjerdingen Pedersen Næringskonsulent Osen Efagråd Bjørn Ståle Ålberg Helse- og omsorgsforum / GAT Leksvik NY - ok Efagråd Per Eivind Strudshavn Skole / webredaktør Roan NY Efagråd Astrid Mathilde Petterson Oppvekstforum Åfjord NY Efagråd Solfrid Lund Sak/Arkiv Bjugn NY Efagråd Gunda Gjerdalen Agresso Bjugn NY Efagråd Trude Iversen Hårstad Plan og kommunalteknikk Åfjord NY Efagråd Tillitsvalgt 1 Efagråd Tillitsvalgt 2-7-

8 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 2/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne REVIDERING AV INSTRUKS FOR REGIONAL OG KOMMUNAL FAGANSVARLIG Vedlegg 1 Mandat og instruks for faggrupper revidert i rådmannsmøtet Sakens bakgrunn og innhold: For å sikre nødvendig kvalitet i arbeidet med tjenesteutvikling med digital støtte er det viktig at regionale og kommunale fagansvarlige har en god og tydelig instruks. Fagansvarlige spiller en viktig rolle i forberedelse, vurdering og gjennomføring av prosjekter. Vurdering: Efagråd Fosen gjennomgår dokumentet «Mandat og instruks for faggrupper sist revidert i rådmannsmøtet » Efagrådets innstilling: Saken legges fram uten innstilling. -8-

9 FOSEN REGIONRÅD REGIONALE FAGGRUPPER ORGANISERING OG MANDAT KOMMUNAL FAGANSVARLIG INSTRUKS REGIONAL FAGGRUPPE Det skal opprettes en regional faggruppe innen alle de områder der kommunene har felles fagprogram. ORGANISERING: 1. Faggruppen består av fagansvarlig fra hver kommune. Alle skal ha ansvarlige posisjoner i arbeidet med sitt fag i sin kommune. 2. Fagansvarlig har anledning til å ta med fagpersoner fra egen kommune, etter ønske, til de regionale faggruppemøtene. 3. Rådmann i den enkelte kommune er ansvarlig for at det blir oppnevnt en representant til den enkelte faggruppe fra kommunen. Rådmann er også ansvarlig for å melde skifte av personer til regionrådets sekretariat. 4. Faggruppene er underlagt rådmannsgruppen. Utviklingstiltak som har større økonomiske kostnader eller fører til organisatoriske og administrative endringer i kommunene skal godkjennes av rådmannsgruppen. 5. Faggruppen velger selv leder og sekretær, med unntak av leder for Kommunikasjon/IKT-gruppen, der skal leder komme fra vertskommunen for Fosen IKT. Årlige valg foretas senest i desember. 6. Faggruppens møter skal gå på omgang i kommunene. Faggruppen skal minimum avlegge to møter pr. år.. MANDAT: 1. Faggruppen skal arbeide for felles påvirkning til utvikling av programmet. 2. Gruppen har ansvar for å samordne opplæring i eksisterende og ny programvare. 3. Faggruppen skal foreslå forbedringer/endringer i interne rutiner. 4. Ved oppstart av nye prosjekt eller store endringer innenfor fagområder skal prosjektet alltid være representert med en fra Fosen IKT. Fosen IKT plikter å avmelde til IKT-gruppa i Fosen 5. Dersom nye prosjekter omhandler arkivverdig materiale skal representanter fra faggruppe Sak/arkiv involveres. INSTRUKS KOMMUNAL FAGANSVARLIG 1. Kommunal fagansvarlig forholder seg til regional fagansvarlig eller IKT-ansvarlig i egen kommune. 2. Delta i de regionale faggruppemøtene. 3. Være aktiv bidragsyter til utvikling av fagprogrammet. Vedtatt i rådmannsgruppen , revidert , og

10 INSTRUKS FOR REGIONAL FAGANSVARLIG 1. GENERELLE RETNINGSLINJER Det skal være en regional fagansvarlig for alle de områder der kommunene har felles fagprogram 2. HOVEDANSVAR Den fagansvarliges overordnede oppgaver er; a. å ha ansvar for å administrere brukerne av programmet. b. å bidra til videreutvikling av programmet. c. å følge opp sikkerhetsnivået i programmet samt å klassifisere informasjon/brukere, der hvor programmet gir de mulighetene. 3. ARBEIDSOPPGAVER a. definere og legge inn brukere av programmet på grunnlag av skriftlig melding fra bemyndiget leder i den enkelte kommune. b. tildele og endre brukerrettigheter i programmet (tilgangskontroll) på grunnlag av skriftlig melding fra bemyndiget leder i den enkelte kommune. c. påse at registreringsbrukere i den enkelte kommune har fått nødvendig opplæring i programmet før rettigheter til programmet blir gitt d. ansvar for brukerstøtte, e. oppdatere kodeverk, f. foreta versjonsoppdateringer av programmet i samarbeid Fosen IKT. g. være kontaktperson til programleverandør, h. føre logg for versjonsoppgradering i. sørge for nødv. vedlikeholdskontrakter med programleverandør 4. EVALUERING/REVIDERING Endringer av denne instruks skal skje i samarbeid mellom medlemmene i faggruppen og vedtas av rådmannsgruppen. 5. OPPFØLGING Regional fagansvarlig skal holde kontakt med de kommunale fagansvarlige for å forvisse seg om at programmet benyttes iht. manualer og fornuftig drift. Vedtatt i rådmannsgruppen , revidert , og

11 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 3/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne FOSEN GIS - ISY WINMAP PLANDIALOG Sakens bakgrunn og innhold: På vegne av alle sju (7) Fosenkommuner ønsker FosenGIS å gå til innkjøp av en tilleggsmodul til Geomedia webinnsyn (kartløsning på internett), ISY WinMap PlanDialog. Denne modulen vil gjøre arealplaner med tilhørende dokumenter tilgjengelig via Geomedia webinnsyn. Det skal også være mulig å laste ned dokumentene. Prosjektet ble presentert for rådmannsgruppa i mai Vurdering: Prosjektet vil øke kvaliteten på tjenesteyting. Innbyggerne og saksbehandlerne vil få tilgang arealplaner med tilhørende dokumenter via hjemmesiden til kommunen. Dette vil spare tid og ressurser både hos innbyggerne og saksbehandlerne. Det er også et lovpålagt krav at arealplaner med tilhørende dokumenter skal ligge tilgjengelig på internett. Tilgangen til arealplaner med tilhørende dokumenter vil også være en viktig brikke i «Døgnåpen digital forvaltning» innenfor byggesak og fradeling av eiendom. Fosen GIS v/leder er i dialog med Fosen IKT om hvor mye dette prosjektet vil kreve av Fosen IKT. Det meste av arbeidet vil bli gjennomført av Norconsult. Det er uklart hvor mye lagringskapasitet (for pdf-filer) løsningen vil kreve. Geointegrasjon mot Ephorte, slik at vi slipper dobbeltlagring av dokumentene, kan være mulig. Oppsummering: Budsjett: Investering kr Årlig drift: kr Det er satt av midler til prosjektet på 2016-budsjettet til Fosen GIS. Efagrådets anbefaling: Under forutsetning om at rammen for investering dekker nødvendige kostnader til både Norconsult og Fosen IKT anbefaler Efagråd Fosen at prosjektet blir gjennomført. -11-

12 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 4/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne EFAGRÅD - OPPFØLGINGSSAKER - FEBRUAR 2016 Sakens bakgrunn og innhold: Efagråd Fosen har følgende saker til oppfølging 1. Digital forsendelse SvarUt 2. Microsoft Office 365 i skolen 3. Telefoniløsning 4. GAT soft i barnehagene 5. Kjernejournal legesenter Oppsummering: Se trello.com/efagrad-fosen for mer informasjon -12-