Prosjektmandat. HMS-policy for Helse Sør-Øst

Transkript

1 Prosjektmandat HMS-policy for Helse Sør-Øst Hamar,

2 1. Bakgrunn Helse Sør-Øst er en arbeids- og kunnskapsintensiv virksomhet som er avhengig av et velfungerende, helsefremmende og trygt arbeidsmiljø. De ulike helseforetakene har felles utfordringer med tanke på arbeidsprosesser som har potensiell høy helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko. Derfor er HMS et satsingsområde for hele foretaksgruppen i Helse Sør-Øst. Styret vedtok i sitt møte 19. juni 2008 en samlet HR-strategi for perioden (styresak nr.7). Strategien er organisert rundt fire innsats- eller fokusområder med egne mål, tiltak og gevinster. Et av disse områder er arbeidsmiljø og HMS og utarbeidelsen av en HMSpolicy er ett av de konkrete tiltakene som skal gjennomføres. Siktemålet er å angi felles overordnede retningslinjer og felles styringsindikatorer for arbeidsmiljø og HMS og sikre at alle foretak har systemer for avviksrapportering, risikovurdering og oppfølging på disse områdene. 2. Avgrensning Helsetjenesten er gjennom Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984, Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) av 6. desember 1996 og Forskrift om internkontroll for sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 pålagt å etablere system for internkontroll. Plikten til å etablere internkontrollsystem påhviler enhver som yter helsetjeneste. Forskriftene gjelder derfor direkte for alle helseforetakene. De regionale helseforetakene, som ikke selv yter helsetjenester, har et overordnet systemansvar som eier. En HMS-policy for foretaksgruppen vil derfor nødvendigvis være på et overordnet nivå og erstatter ikke krav i lov- og forskriftsverk eller bestemmelser i avtaleverket mellom arbeidslivets parter. En god policy setter mål og angir retning på en måte som gir grunnlag for evaluering av resultater og tilpasning av praksis, mens det er opp til helseforetakene og planlegge, gjennomføre og følge opp sitt eget HMS-arbeid.

3 3. Oppdrag og aktiviteter I handlingsplanen som følger opp HR-strategien er det for fokusområde 4 Arbeidsmiljø og HMS beskrevet følgende; Tiltak 4.1 HMS-policy Beskrivelse Det skal utvikles felles overordnede retningslinjer og felles styringsindikatorer for arbeidsmiljø og HMS. Videre skal det sikres at alle HF har systemer for avviksrapportering, risikovurdering og oppfølging innen disse områdene. Informasjon fra slike systemer skal benyttes aktivt og systematisk til forbedringsarbeid gjennom tilbakemelding og lukking av avvik. En HMS-policy skal innbefatte svar på tre hovedspørsmål; - Hvordan skal controllerfunksjonen best ivaretas? - Hvordan kan det best etableres systemer og rutiner for kontinuerlig forbedring og positiv utvikling av HMS-arbeidet? - Hva er rolle- og oppgavefordeling mellom de ulike aktørene som har delansvar for HMS-arbeidet? (ledelse, verneombud, tillitsvalgte, hver enkelt ansatt) En HMS-policy er et av flere virkemidler for å skape økt engasjement og aktivitet i HMSarbeidet. Den underliggende målsetning med prosjektet er å bidra til et systematisk og målrettet HMS-arbeid som kan sikre ambisjonen om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø som er helsefremmende og preget av trygghet, åpenhet og respekt. Aktiviteter I første fase vil prosjektgruppen foreta en kartlegging og analyse av hva som er status i helseforetakene med tanke på retningslinjer, styringsindikatorer, arbeidsformer og resultater innen HMS-området. Vekten vil ligge på de gode eksemplene og hvordan man med utgangspunkt i disse kan formulere en form for best practice i Helse Sør-Øst i form av velprøvde og hensiktsmessige overordnede retningslinjer. I fase 2 vil prosjektgruppen utarbeide forslag til felles styringsindikatorer for foretaksgruppen. Dette arbeidet vil bli samkjørt med det pågående arbeidet som skjer i det nasjonale prosjektet for HR-standardisering der det ventes en foreløpig konklusjon med tanke på styringsindikatorer primo april og hvor det vil bli satt ned en separat arbeidsgruppe som ser på indikatorer og rapportering på arbeidsmiljø som avgir rapport innen utgangen av mai.

4 4. Fokusområder Arbeidet med å utarbeide en HMS-policy vil bli sett i sammenheng med tilbakemeldingene fra Arbeidstilsynets tilbakemeldinger i God Vakt og det må gjøres rede for hvordan forslag til retningslinjer, arbeidsformer og styringsindikatorer svarer opp følgende kommentarer; Balanse mellom arbeidsoppgaver og ressurser Risikoen i forbindelse med ubalanse mellom oppgaver og ressurser vurderes som høy i helseforetaket..avdelingslederne blir stadig tilført nye og flere oppgaver som følge av innsparingstiltak. (Arbeidstilsynet, God vakt, 2008) Omstilling Endringer og omstillinger er en naturlig del av arbeidslivet og kan medføre både muligheter og begrensninger for den enkelte arbeidstaker. Erfaringsmessig vil arbeidsmiljøet kunne bli negativt påvirket dersom endringene ikke håndteres på en tilfredsstillende måte. Arbeidstilsynets krav er at omstillingene vurderes i forhold til konsekvenser for de ansattes arbeidsmiljø. Dette vil si at det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet også skal være et aktivt verktøy for å ha oversikt over og kunne håndtere endringene på en måte som ikke medfører helseskadelige belastninger for arbeidstakerne. Involvering av ansatte og medvirkning for arbeidstakerne som blir berørt er ofte en nøkkelfaktor til vellykket omstilling. (Arbeidstilsynet, God vakt, 2005) Organisering, kultur og teknologi. Sykefravær og inkluderende arbeidsliv Arbeidstakerne møter de helsetruende sider av arbeidsmiljøet i form av tunge løft, kjemikalier, ulykker, vanskelige relasjoner, urimelige krav osv. Årsakene til dette finner vi i organiseringen av virksomheten, virksomhetens kultur og anvendt teknologi. Forhold utenfor arbeidsgivers kontroll, som politiske beslutninger, pasientenes forventninger og teknologisk og medisinsk utvikling, påvirker også arbeidsmiljøet. Ut fra rammevilkårene skal arbeidsgiver organisere og tilrettelegge virksomheten til beste for et utviklende og helsefremmende arbeidsmiljø. (Arbeidstilsynet, God vakt, 2005) Smittevern Smittsomme sykdommer kan utgjøre en alvorlig risiko for de ansatte i sykehusene. Arbeidsgiver må derfor sørge for oppdaterte risikoanalyser og smittevernplaner og at bygnings-, tekniske- og driftsmessige forhold (inkludert isolater) er tilrettelagt for godt smittevern. Det er avgjørende at sykehuset har en arbeidskultur som underbygger at smittevern er viktig, og som får de ansatte til å gjennomføre smittevern i praksis hele arbeidsdagen hver arbeidsdag. (Arbeidstilsynet, God vakt, 2005) Kjemisk helsefare Mange sykehusansatte er daglig i kontakt med kjemikalier som blant annet desinfeksjonsog reingjøringsmidler, laboratoriekjemikalier, anestesigasser, antibiotika og cytostatika. Flere av disse kjemikaliene har svært helsefarlige egenskaper. Det er derfor viktig at ansatte i sykehus har god kunnskap om helsefaren forbundet med bruken av kjemikalier og hvordan de skal beskytte seg. (Arbeidstilsynet, God vakt, 2005) Ergonomi Muskel- og skjelettlidelser står for størsteparten av fravær og uføretrygding i Norge. Årsakene er sammensatte, og kan bestå av tungt og ensformig arbeid og/eller uheldige arbeidsstillinger og tidspress. (Arbeidstilsynet, God vakt, 2005)

5 I tillegg til de områder som er påpekt av Arbeidstilsynet ønsker Helse Sør-Øst at det gjøres vurdering av mulige retningslinjer og styringsindikatorer innefor følgende områder; Psykososiale forhold Helse Sør-Øst gjennomfører årlig medarbeiderundersøkelser. Tidligere undersøkelser har vist at ansatte i stor grad trives på jobben, og opplever å ha meningsfulle arbeidsoppgaver. Helseforetakene har likevel en utfordring når det gjelder samsvar mellom oppgaver og ressurser. Mange steder opplever ansatte og ledere et stort arbeidspress. Ioniserende stråling Foretakene må ha rutiner for sikker bruk av strålekilder. Dette gjelder for eksempel blyisolering av rom, bruk av verneutstyr (blydrakter) og persondosimetri. Riktig bruk av stråling er viktig for å hindre skade på pasient eller ansatt som følge av overdrevet bruk, og samtidig sikre god pasientbehandling gjennom tilstrekkelig bruk. Det må legges til rette for at ansatte som er gravide, ikke eksponeres på en slik måte at det kan skade fosteret. Fysisk arbeidsmiljø / inneklima Inneklima er en utfordring i flere av våre bygg. Dette handler bl.a. om gamle bygg, bruk av brakker, og om at arealer omdisponeres i forbindelse med omstillinger slik at de ikke lengre brukes slik de var tiltenkt. Fysisk arbeidsmiljø / spesialventilasjon Helseforetakene håndterer mange farlige kjemikalier som krever spesialventilasjon. En del av laboratorie- og forskningsaktiviteten foregår i gamle bygninger med utdatert infrastruktur som ikke håndterer dagens krav til avtrekk og avkast til fri luft. Brannsikkerhet Helseforetakene bør nøye vurdere om praksis for korridorpasienter kan hindre rømningsveier eller skape problemer ved branntilløp. Brannvernopplæring er obligatorisk for alle ansatte. Det bør holdes årlige brannøvelser innenfor hver enhet. Alle enheter skal dessuten ha en lokal branninstruks basert på overordnet instruks for foretaket. Konflikthåndtering Som i alle andre deler av samfunnet, oppstår det i helseforetakene fra tid til annen personkonflikter. Vi kjenner til at slike konflikter har fått negative konsekvenser både for organisasjon, individ og arbeidsmiljø. Konflikter som ikke håndteres og som blir et vedvarende trekk i arbeidsmiljøet, kan dessuten føre til langvarige sykemeldinger. Vold og trusler om vold På de enheter, særlig knyttet til psykiatri og rusbehandling, der utagerende pasientatferd er en del av hverdagen, må det legges opp faste rutiner for håndtering av vold og trusler om vold. Det er imidlertid kritisk å ha en beredskap på alle enheter. I medarbeiderundersøkelsen for 2008 ble det derfor satt fokus på dette problemområdet.

6 5. Organisering Arbeidet organiseres med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Programforum HRstrategien utgjør styringsgruppen. Prosjektgruppen består av: Øystein Fossen, AFI, prosjektleder 4 utnevnte representanter fra helseforetakene 4 utvalgte representanter fra verneombudene Prosjektgruppen møtes hver 14. dag i prosjektperioden. I periodene mellom hvert møte vil det settes ut oppgaver som skal ferdigstilles til neste møtetidspunkt i tråd med overordnet milepælsplan. På det første konstituerende møte vil det bli utarbeidet en mer detaljert plan for arbeidet. 6. Milepælsplan og forankring Møte med styringsgruppen (Programforum HRstrategien) Mars April Mai Juni X X X X Prosjektmøter i arbeidsgruppen X X X X X X X Ledergruppen HSØ Diskusjon av mandat Diskusjon av rapport X X HVO-samling Diskusjon av rapport X I tillegg kommer ordinær oppfølging ift DM og KTV-møter.