SAKSFREMLEGG. Oppfølging av pålegg fra Arbeidstilsynet i sykehuskampanjen God vakt - avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Sak 11/10 Oppfølging av pålegg fra Arbeidstilsynet i sykehuskampanjen God vakt - avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser Utvalg: Styret ved St. Olavs Hospital HF Saksbehandler: Merete Blokkum Arkivsak: 09/ Arkiv: 254 Innstilling 1. Styret slutter seg til administrerende direktørs plan for oppfølging av pålegg gitt fra Arbeidstilsynet Midt-Norge. 2. Styret er av den oppfatning at de skisserte tiltak samlet vil legge til rette for en tydeligere organisering, prioritering og ansvarsplassering og bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Styret forutsetter at tiltakene implementeres i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved St. Olavs Hospital HF.

2 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen BAKGRUNN St. Olavs Hospital HF fikk pålegg fra Arbeidstilsynet Midt-Norge i sykehuskampanjen God vakt!- knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser som kan føre til helseskade. St. Olavs Hospital HF ble pålagt å kartlegge og risikovurdere hvor i helseforetaket det er en ubalanse mellom oppgaver og ressurser som over tid kan påføre arbeidstakere uheldige helsebelastninger. Videre å utarbeide og iverksette en tidsfestet handlingsplan med generelle og spesifikke tiltak for å sikre at arbeidstakerne ikke utsettes for helseskade som følge av ubalanse mellom oppgaver og ressurser Arbeidstilsynet Midt-Norge har forutsatt at de iverksatte tiltak skal evalueres i forhold til hvorvidt de har hatt ønsket effekt i forhold til å redusere faktorer som kan medføre uheldige helsebelastninger for de ansatte. Evalueringen skal ferdigstilles innen Ubalanse mellom oppgaver og ressurser som kan føre til helseskade Det har vært diskutert hva Arbeidstilsynet har lagt i formuleringen ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Arbeidstilsynet kom i dialog med Arbeidsgiverforeningen Spekter fram til at det var nødvendig å presisere innholdet i begrepet. I brev av presiserer Arbeidstilsynet at det ikke er likhetstegn mellom ubalanse mellom oppgaver og ressurser og mangel på penger og personalressurser. Det vises til at ubalanse kan være forårsaket av andre forhold, for eksempel organisering av arbeidet, prioritering av oppgaver, ledelsesmessig oppmerksomhet, opplæringstiltak m.m. Arbeidstilsynet forutsetter at man iverksetter grundige interne prosesser for å avdekke årsaksforhold og identifisere tiltak for å forebygge ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Organisering St. Olavs Hospital HF har prosjektorganisert oppfølgingen av Arbeidstilsynets pålegg. Det er nedsatt en bredt sammensatt prosjektgruppe som speiler hele organisasjonen. Vernetjenesten og tillitsvalgte er representert i gruppen. Prosjektgruppen ledes av kvalitetssjefen. Arbeidsmiljøutvalget er styringsgruppe. Generelle tiltak for å forebygge ubalanse mellom oppgaver og ressurser som kan føre til helseskade ved St. Olavs Hospital HF Overordnet strategi for St. Olavs Hospital fram mot 2020, fastslår at medarbeiderne er universitetssykehusets viktigste ressurs for å løse sine oppgaver og oppfylle sin visjon. St. Olavs Hospital har som arbeidsgiver en plikt til å sørge for at arbeidsmiljøet for sine ansatte er fullt forsvarlig. Det må legges vekt på faktorer som både enkeltvis og samlet kan påvirke arbeidstakernes psykiske og fysiske helse og velferd. Det stilles store krav til organisering og planlegging av virksomheten, både på foretaksnivå, klinikk og avdelingsnivå for å ivareta hensynet til arbeidstakerne i henhold til kravene i arbeidsmiljøloven samtidig som hensynet til å gi forsvarlig og omsorgsfull helsehjelp imøtekommes. For å ivareta hensynet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for våre ansatte, skal St. Olavs Hospital sette fokus på følgende forhold for å sikre en god organisering og planlegging av virksomheten:

3 1. Ledelse Synlig og ansvarlig ledelse er en viktig forutsetning for å legge til rette for god planlegging og oppfølging av virksomheten som sikrer et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 1.1 Lederutvikling Alle ledere ved foretaket skal delta på en felles basismodul Synlig og ansvarlig. Her gjennomgås de grunnleggende kravene til en leder ved St. Olavs Hospital. Det er videre utviklet en lederverktøykasse, bestående av 4 tematiske moduler, ressursstyring, kompetanseutvikling, arbeidsmiljøutvikling og endringsledelse. Det er utdannet et veilederkorps som kan bistå ledere i utvikling og oppfølging av arbeidsmiljøet. Veilederne er tilgjengelig for ledere på alle nivå i organisasjonen og kan blant annet bistå med oppfølging av resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen. 1.2 Lederavtaler Administrerende direktør ivaretar mål- og resultatstyringen ved St. Olavs Hospital gjennom lederavtaler. Det er besluttet at det skal foreligge lederavtaler for ledere på alle 4 nivå i organisasjonen. Lederavtalen med gjeldende styringsparametre avklarer forventninger og målbare resultatkrav for ledere i St Olavs Hospital både når det gjelder fag, økonomi, personal og HMS. Det er nå iverksatt en prosess for å videreutvikle lederavtalen som verktøy ved St. Olavs Hospital. Det er særlig satt fokus på å utvikle gode kvalitetsindikatorer og måleparametre, også innen arbeidsmiljø og HMS. Ny lederavtale skal implementeres fra Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Arbeidsmiljøet på de enkelte enheter ved St. Olavs Hospital skal kontinuerlig kartlegges. Leder skal sørge for utforming av handlingsplan/tiltak og at dette skjer i nært samarbeid med verneombud og tillitsvalgte blant annet ved månedlige møter. Handlingsplanen er en del av klinikkens/divisjonens/stabsenhetens budsjettarbeid. St. Olavs Hospital har ulike verktøy for kartlegging. 2.1 HMS- årlig kartlegging Det er utviklet en sentral retningslinje for gjennomføring av en årlig kartleggingsrunde HMS. Alle enheter ved sykehuset skal gjennomføre årlig kartlegging. Lokaler, utstyr, arbeidsmetoder og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer gjennomgås med tanke på å avdekke uheldige forhold og vurdere behov for å gjennomføre tiltak. Det er et mål å videreutvikle HMS- årlig kartlegging som verktøy. I forbindelse med kartleggingen av samtlige enheter ved sykehuset for å følge opp pålegget fra Arbeidstilsynet, er det utviklet spørsmål knyttet til det psykososiale arbeidsmiljøet og særlig balanse mellom oppgaver og ressurser. Disse spørsmålene vil bli tatt inn som en del av sjekklisten i HMS årlig kartlegging. Samtlige enheter skal gjennomgå spørsmålene og vurdere status for balanse mellom oppgaver og ressurser igjen våren Meldekultur Et viktig element for å kartlegge arbeidsmiljøet, er system for å avdekke svikt og avvik slik at det kan iverksettes korrigerende og forebyggende tiltak. Ledelsen ved sykehuset har både i sin styrende dokumentasjon og muntlig signalisert at man vil legge til rette for en lav terskel for å melde avvik da dette er viktig styringsinformasjon.

4 Som oppfølging av tilsynet i God vakt!-kampanjen i 2005, ble det særlig fokusert på at ansatte skulle melde avvik dersom de opplevde manglende samsvar mellom oppgaver og ressurser som kunne føre til helseskade. Generelt har det vært manglende kultur for å melde avvik ved sykehuset. I forbindelse med innføring av elektronisk registrering og behandling av meldinger om avvik, har fokus vært å legge til rette for melder. Det skal være enkelt å melde avvik og forslag til forbedring. En viktig motivasjonsfaktor for å bidra til en god meldekultur er å sørge for systematiske tilbakemeldinger. Det er derfor lagt til rette for at melder kan følge behandlingen og oppfølgingen av sin melding. Våren 2010 gjennomføres klinikkvise oppfølgingskurs. Klinikkenes ledergrupper samles til kurs for å gjennomgå status og struktur for behandling av meldinger. Høsten 2010 vil det gjennomføres oppfølgingskurs for verneombudene i elektronisk meldesystem. 3. Prosjektet Helsefremmende arbeidsplasser Prosjekt Helsefremmende arbeidsplasser omhandler arbeidsglede, fellesskap, kompetanse og mestring. Hensikten med prosjektet er økt samarbeid mellom ledelse og ansatte for utvikling av arbeidsmiljøet i et helsefremmende perspektiv med sikte på økt trivsel og reduksjon i sykefraværet. I tillegg er hensikten å utvikle kunnskap med overføringsverdi til andre klinikker/enheter innen helseforetaket. Prosjektet gjennomføres som pilot ved 2 seksjoner. Metoden som skal testes ut består av kartlegging, gjennomføring og evaluering. Det er utarbeidet en intervjuguide som vektlegger å få fram nærværsfaktorer som gjeldende på den enkelte seksjon. Materialet vil bli behandlet i etterkant slik at disse nærværsfaktorer vil kunne grupperes og bli basis for videre arbeid i grupper der interne veilederne skal styre prosessen. Prosjektet startet i oktober 09, og skal avsluttes Prosjektgruppa leverer sluttrapport innen Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging Det er nedsatt et prosjekt for å legge til rette for implementering av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging ved St. Olavs Hospital. Innføring av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging vil generere ulike løp avhengig av klinikkenes virksomhet. For enheter med elektiv virksomhet må aktiviteten planlegges ut fra tilgjengelige ressurser uke for uke. For enheter med ø-hjelpsvirksomhet må bemanningen planlegges ut fra aktivitetsnivå tidligere år. For klinikker uten klinisk virksomhet må aktiviteten planlegges ut fra de kliniske avdelingene sitt behov for servise og tidligere års aktivitetsnivå. Prosjektet skal legge til rette for innføring av årsplaner ved St. Olavs Hospital fra Bemanningssenteret Førstelinjelederne ved sengepostene har rapportert at de bruker mye tid på å skaffe vikarer i forbindelse med sykefravær og at det blir lite tid til nærværsledelse. Det er derfor nedsatt et prosjekt med et internt bemanningssenter. Bemanningssenteret skal sørge for innleie internt i St. Olavs Hospital. Pilotprosjektet er knyttet til 8 sengeposter på Kirurgisk klinikk og Klinikk for ortopedi og revmatologi.

5 Målet med bemanningssenteret er å frigjøre tid på enhetene og for enhetslederne. I stedet for å bruke mye tid i telefonen for å skaffe vikarer, kan behovet meldes til bemanningssenteret som da setter inn vikar med rett kompetanse. Det skaper også ryddighet i flere arbeidsforhold da vikarene er fast ansatt i Bemanningssenteret og forholder seg til sin leder der. I tillegg åpner det for mer fleksibel bruk av ressurser. Enhetslederne på sengepostene som deltar i prosjektet har meldt tilbake at de får mer tid til ledelse som følge av at Bemanningssenteret tar seg av innleie ved fravær. Pilotprosjektet skal evalueres i desember 2010 og vil da bli vurdert utvidet. 6. Pasientlogistikkarbeid St. Olavs Hospital har siden 2007 hatt stort fokus på pasientlogistikk Pasientforløpene skal sikre at man iverksetter riktig behandling til riktig tid og med riktig innsats. Dette innebærer å analysere arbeidsprosessen og vurderer hvilke tiltak som skal settes inn når. Arbeidet med pasientlogistikk har også effekt for de ansattes arbeidsmiljø og problemstillingen rundt balanse mellom oppgaver og ressurser. Den tverrfaglige vurderingen av nå - situasjonen, vil avdekke uklare ansvarsforhold, unødig dobbelt - arbeid som også kan virke negativt på arbeidsmiljøet. En standardisering av forløp bidrar til klare ansvars- og arbeidsrutiner, tydelig prioritering av oppgaver i forløpet og legger således til rette en mer forutsigbar og trygg arbeidssituasjon for de ansatte, både leger, sykepleiere og administrativt ansatte. Noe som vil bidra positivt på opplevelsen av balanse mellom oppgaver og ressurser for ansatte i organisasjonen. Eksempel på pasientlogistikkprosjekter er: 6.1 Prosjektet Operasjonsstuelogistikk Prosjektets mål er å styrke den opererende virksomhetens evne til å utvikle og endre driften for å møte nåværende og fremtidige utfordringer og skape seg konkurransefortrinn. Blant annet skal god operasjonsstuelogistikk ved sykehuset beskrives og implementeres og gjennom dette skape konkrete forbedringer som gir målbare effekter på kvalitet, personelltilfredshet og ressursbruk. Dette inkluderer økt punktlighet i oppstart av første operasjon og økt produktivitet av operasjonsteam og/eller operasjonsstuer. Prosjektet vil levere sin innstilling i løpet av april Akuttstue-prosjektet Målet med prosjektet var å samle all akuttberedskap ved sykehuset på samme plass og øke kvaliteten på pasientbehandlingen ved at de akutt innlagte pasientene ble operert uten unødig venting. Ut fra et arbeidsmiljøhensyn var det også et overordnet mål å redusere aktiviteten på natt til et minimum og kun gjelde pasienter som må opereres umiddelbart. Operasjoner på natt kan være en stor fysisk og psykisk belastning på ansatte. Kirurgisk klinikk og Ortopedisk klinikk har utviklet trafikklys som avklarer hvilke akutte lidelser som må opereres innen 6 timer (rød), innen 24 timer (gul) og innen 72 timer(grønn). Trafikklysene bidrar til en tydelig prioritering og således mulighet til å styre arbeidshverdagen og tilrettelegge for et bedre arbeidsmiljø for de ansatte i akuttstuene enn tidligere. De øvrige opererende enhetene ved sykehuset, skal i løpet av 2010 utvikle lignende trafikklys for akuttvirksomheten.

6 6.3 Forløpsprosjektene St. Olavs Hospital HF har som mål at det skal utvikles standardiserte pasientforløp for alle pasientgrupper av en viss størrelse og/eller kompleksitet. I 2009 er følgende standardiserte pasientforløp utviklet og godkjente: Cancer Mammae Cancer Thyroidea Cancer Coli Epilepsi hos barn Apendicitt Kartlegging og oppfølging av enheter ved St. Olavs Hospital HF hvor det er avdekket risiko for ubalanse mellom oppgaver og ressurser som kan føre til helseskade For å kartlegge enheter og grupper av ansatte ved St. Olavs Hospital som kan oppleve en ubalanse mellom oppgaver og ressurser som kan føre til helseskader, er det gjennomført en kartlegging av samtlige enheter ved foretaket hvor følgende forhold er vektlagt: Resultater fra HMS- årlig kartlegging Sykefravær Registrert mertid/ overtid Korridorpasienter Beleggsprosent Registrerte HMS-avvik AMUS Bekymringsmeldinger meldt til tilsynet eller andre fora Da man ønsket å iverksette en prosess i forhold til innholdet i begrepet balanse mellom oppgaver og ressurser på de enkelte enheter ved foretaket, ble det utviklet et spørreskjema spesifikt knyttet til problemstillingen. Samtlige enheter ved klinikkene ble pålagt å gjennomgå spørsmålene. Gjennomgangen ble forutsatt gjort i et enhetsmøte med verneombud og seksjonsleder tilstede. Det ble understreket at alle faggruppene i enheten måtte være representert ved gjennomgangen. Prosjektgruppen har gjennomgått samtlige tilbakemeldinger fra enhetene. Etter en samlet vurdering hvor man har vektlagt resultatet på de objektive kriterier samt utfallet av kartleggingen, er det identifisert 22 enheter hvor man antar det foreligger en risiko for helseskade som følge av en ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Disse 22 enhetene skal gjennomføre en risikovurdering av sin virksomhet. Med forbehold for enheter som skal flytte inn i nytt sykehus i mai og juni 2010, vil dette gjennomføres 2. kvartal Klinikk-/ divisjonssjef har ansvar for at en slik risikovurdering gjennomføres. Risikovurderingen vil ta utgangspunkt i en kartlegging av enhetens oppgaver og arbeidsprosesser. I gjennomgangen skal samtlige faggrupper ved enheten være representert samt leder og verneombud. Fokus vil i hovedsak være: Analysere oppgaver og arbeidsprosesser Vurdere om det kan oppnås en bedre samkjøring av ressursene Risikovurderingen skal munne ut i en tidsfestet handlingsplan over tiltak som anses nødvendige for å forebygge ubalanse mellom oppgaver og ressurser som kan føre til helseskade.

7 Etter 12 måneder, skal HMS - seksjonen gjennomføre intern revisjon for å kartlegge utviklingen med tanke på ubalanse mellom oppgaver og ressurser som kan føre til helseskade og avdekke hvorvidt tiltaksplan er fulgt opp. Revisjonen følges opp i tett dialog mellom seksjonsleder, verneombud, klinikksjef og HMS - seksjonen. KONKLUSJON Som arbeidsgiver, skal St. Olavs Hospital HF planlegge og følge opp virksomheten på en slik måte at arbeidsmiljøet for de ansatte er forsvarlig. I den generelle handlingsplanen skisseres flere tiltak som vil bidra til en tydeligere organisering, prioritering og oppfølging av virksomheten. Tiltakene vil samlet sett legge til rette for en større forutsigbarhet i arbeidshverdagen for de ansatte og vil bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Tiltakene vil implementeres i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og kvalitetssystemet ved St. Olavs Hospital.