Økonomiledelse. Innhold. Dekanskolen UHR 12. mars 2009 Seunn Smith-Tønnessen, UiA. Mål- og resultatstyring. Budsjettet som styringsredskap

Transkript

1 Øknmiledelse Dekansklen UHR 12. mars 2009 Seunn Smith-Tønnessen, UiA Innhld Mål- g resultatstyring Budsjettet sm styringsredskap Praktisk regnskapsfrståelse UHRs dekanskle 12. mars

2 Strategisk ledelse med mål- g resultatstyring sm styringsprinsipp Innhld Styringshjulet KDs styring. Prinsipper fr mål- g resultatstyring (MRS) Institusjnenes strategistyring g interne MRS Resultatbasert ledelse UHRs dekanskle 12. mars

3 Styringshjul i UH-sektren Tildelingsbrev (N+1) planer mål øk. rammer Start år N 15/12 1/1 KD Utdanningsinstitusjnen Internt dispsi- Internt analyse sjnsskriv år N+1 resultat N-1 Langtidsplaner g rammer N+2 budsjett mål 15/12 15/1 1/12 15/11 Planer, budsjett 1/3 g Resultatmål år N +1 x/10 Rapprt N 1 Planer N budsjett resultatmål 1/3 Statsbudsjett (N+1) planer øk. rammer 1/5 15/5 15/6 Internt styringsdialg planer budsjett res. mål N+1 31/5 31/5 Etatsstyringsmøter Kilde: Veileder fr mål g resultatstyring i universitets g høysklesektren UHRs dekanskle 12. mars 2009 (UHR arbeidsgruppe januar 2007 finnes på UHRs hjemmesider) 5 KDs styringsdkumenter St.prp nr 1 verrdnede mål verrdnede tall Heftet Om budsjettet fr universiteter g høgskler alle detaljer versiktlige ppstillinger sektrmål, virksmhetsmål g styringsparametre Tildelingsbrev etter strtingsvedtak innehlder detaljerte føringer samt fullmakter detaljer på mål g ppfølgingspunkter/rapprteringspunkter UHRs dekanskle 12. mars

4 Institusjnens tilsvar til KD Budsjett 2010 levert 1. desember 2008 Rapprt 2008 g Plan 2009 levert 1. mars 2009 Dialg: Etatstyringsmøte i periden mars-juni Mellm KD g styret Strategisk perspektiv UHRs dekanskle 12. mars Styring internt i u&h KD har gitt mål g resultatkrav øknmiske rammer (nen enkeltføringer) fullmakter Institusjnen /fakultetet/evt instituttet må kble sammen intern strategi budsjettfrdeling kvalitetssikringssystemet UHRs dekanskle 12. mars

5 UHRs dekanskle 12. mars UHRs dekanskle 12. mars

6 2009 Årshjul styret UiA: MRS, øknmi/budsjett g KSS Des styre: Styreevaluering Nv styre: Budsjett år N+1 Budsjett år N Tildelingsbrev 15. febr: DBH-tall Feb styre: Regnskap N-1 (ekstern/intern) Plan g rapprt inkl risikanalyse Okt styre: Regnskap 2. tertial Nye studietilbud N+1 (endelig etableringsvedtak) Opptakstall N+1 1. mars: Plan g Rapprt 15. kt: DBH-tall Okt: Statsbudsjettet inkl MRS-instruks Ca mai: Etatstyringsmøte Mars/april styre: Mai styre: Nye studietilbud N+1 (førstegangsbehandling) Regnskap 1. tertial Sept styre: Halvårsstatus Plan år N (NY) Revisjn av intern bud.mdell Juni styre: Revidert budsjett Knsernregnskap N-1 Budsjettpririteringer år N+1 (strategiske) Revisjn KSS Utdanningsmelding (evt mai) Frskningsmelding (evt mai) UHRs dekanskle 12. mars KDs målstyringsmdell Sektrmål Utdanning Frskning Frmidling Administrasjn Muséer Virksmhetsmål Peker videre retning Styringsparametre Hvrdan måle at virksmhetsmålet ppfylles? KD er svært pptatt av risikvurderinger UHRs dekanskle 12. mars

7 Styring i UHsektren Frmål/visjn Finansiering Reglementer g føringer U&H skal tilby utdanning av høy internasjnal kvalitet Virksmhetsmål Styringsparameter Res. mål Tiltak U&H skal ppnå resultater i frskning g fagligg kunstnerisk utviklingsarbeid av høy internasjnal klasse Virksmhetsmål Styringsparameter Res. mål Tiltak Strategi U&H skal være læresteder g frskningsinstitusjner med evne til å møte behvene i samfunnet Virksmhetsmål Styringsparameter Res. mål Tiltak U&H skal ha persnal g øknmifrvaltning sm sikrer effektiv utnyttelse av ressursene Virksmhetsmål Styringsparameter Res. mål Tiltak Fastsettes av KD Fastsettes av institusjnene UHRs dekanskle 12. mars Bruk av mål- g resultatstyring internt KD Institusjn Fakultet/avdeling Sektrmål i hht lven Rlle/Strategi Strategi Virksmhetsmål g fkusmråder Virksmhetsmål g fkusmråder Fra KD Egne Fra KD Egne Virksmhetsmål g fkusmråder Identifisere Identifisere KSF Risik KSF Risik Styringsparametre Fra KD Styringsparametre Egne Styringsparametre Fra KD Institusjnen Egne Tiltaksplaner Utvikling, drift g kntrll Tiltaksplaner Utvikling, drift g kntrll Måling g analyse av resultater Måling g analyse av resultater Styringsdialg, læring g frbedring UHRs dekanskle 12. mars

8 UiAs nedbryting Overskrift Dispsisjn Fakultetets mål Fakultetets verrdnede visjn g strategi Fak. Tiltak m tidsplan /ressursplan KSF/risikvurdering styringsparametre Utdanningsstrategi (KDs sektrmål 1): Universitetene skal tilby utdanning av høy internasjnal kvalitet sm er basert på det fremste innenfr frskning, faglig g kunstnerisk utviklingsarbeid g erfaringskunnskap. Frskningsstrategi (KDs sektrmål 2): Universitetene skal ppnå resultater av høy internasjnal kvalitet i frskning g faglig g kunstnerisk utviklingsarbeid. Universitetene har et nasjnalt ansvar fr grunnfrskning g frskerutdanning innen de fagmråder de tildeler dktrgrad. Frmidling- g samfunnskntakt-strategi (KDs sektrmål 3): Universitetene skal medvirke til å spre g frmidle resultater fra frskning g faglig g kunstnerisk utviklingsarbeid, g medvirke til innvasjn g verdiskapning basert på disse resultatene. Universitetene skal gså legge til rette fr at tilsatte g studenter kan delta i samfunnsdebatten. Overrdnet mål fr utdanning Studieprgram g emneprtefølje (enkeltemner, bachelr, master, evu) Studenttall g rekruttering Gjennmføring g frafall Læringsutbytte/-miljø Eksamen, karakterer g fusk Kvalitetssikring g fagevalueringer Nasjnalt g internasjnalt utdanningssamarbeid Eksternt finansiert undervisning Satsingsmråder fr frskingsaktiviteten Nasjnalt g internasjnalt frskingssamarbeid Vitenskapelige publikasjner g utviklingen i publikasjnspeng Frskerutdanning Infrastruktur g tilrettelegging Eksternt finansiert frskning Frskningsetikk Samarbeid med arbeidsliv g kulturliv - i reginen g generelt Frmidling av frsking Eksternt finansiert frmidling Kmmersialisering Fleksible utdanninger (fr eksempel nettstudier g desentrale utdanninger) Antall primærsøkere pr studieplass Antall uteksaminerte kandidater på utvalgte mråder Nye studiepeng pr egenfinansiert student pr år Studenter pr undervisnings-, frsknings- g frmidlingsstilling Antall utvekslingsstudentere (ut/inn) Fremmedspråklige utdanningstilbud Publikasjnspeng pr undervisnings-, frsknings- g frmidlingsstilling NFR-tildeling pr samme stillinger EU-tildeling pr samme stillinger Utveksling av ansatte via prgramavtaler Antall uteksaminerte drgradskandidater pr vitenskapelig årsverk Omfang EFV Mttatte frretningsidéer Nypprettede selskaper basert på mttatte frretningsidéer Strategi fr persnal- g øknmifrvaltning/effektiv utnyttelse av ressursene (KDs sektrmål 4): Universitetene skal ha en persnal- g øknmifrvaltning sm sikrer effektiv utnytting av ressursene. Organisasjn g ledelse Persnalplitikk inkl HMS, likestilling, rekruttering, kmpetanseutvikling, IPR Effektiv ressursfrvaltning Andel 1. stillinger av undervisnings-, frsknings- g frmidlingsstillinger Andel kvinner, ttalt g etter stillingskategri Resultat EFV UHRs dekanskle 12. mars Resultatbasert ledelse ulike faser Steg 4: Læring g frbedring Steg 1: Overrdnede mål g strategi Lederfrankring g dialg Steg 2: Styringsparametere Steg 3: Resultatmåling g vurdering Klare målsettinger frankret i strategiplanen Målbare styringsparametre Risikvurderinger Tiltaksplaner med milepæler Målepunkter g systematikk i måling Vurdering g analyser ledermøter intern styringsdialg Krreksjner underveis fr å ppnå mål Implementering av frbedringstiltak Evt måljusteringer UHRs dekanskle 12. mars

9 MRS, øknmi/budsjett g KSS Årshjul fakultetsledergruppe: EKSEMPEL ARBEIDSPLAN Desember: Arbeid/sluttføring budsjett g årsplan n Januar: Budsjett g årsplan vedtatt i fakultetsstyret innen Regnskapsanalyse Nvember: Dialgmøte med universitetsledelsen (?) Analyser ift studiumrapprt. Vurdere satsingstiltak budsjett n+2 Nv: Budsjettildeling 15. febr: DBH-tall 1. mars: Plan g Rapprt Februar: Årsrapprt N-1? (Jfr frist utd.mld/frskmld) Mars: Analyser av stud.data høst g N-1, frskning N-1. Strategigjennmgang/rullering - langtidsplan inkl rekruttering Oktber: Analyse regnskap 2. tertial Oppstart arbeidet med årsplan N+1 Okt: Statsbudsjettet Risikanalyse April: Vurderinger Fakultetsrapprt KSS N-1 Søkertall høstsemester. Analyser/tiltak? September: Oppstart budsjettprsessen/plan N+1 Analyser studentdata vår: Opptak/registrering/ppmeldt eksamen Mai: Medi juni: revidert budsjett Analyse regnskap 1. tertial Juni : August: Fremmøtetall. Analyser g tiltak? Tilbudstall pptak høst fastsettes Halvårsstatus årsplan. Revisjn. Gjennmgang av budsjettmdell UiA UHRs dekanskle 12. mars UHRs dekanskle 12. mars

10 Budsjettet sm styringsredskap muligheter g begrensninger KDs budsjettmdell Beregningsmåte: basis resultattildelinger (RBF g RBO) strategiske tildelinger (frskning) Frdeling mellm KDs kmpnenter: % i 2009 Universiteter Statlige Beregningsmåte høgskler Basis histrisk Undervisning resultatbasert Frskning 23 4 resultatbasert/strategisk UHRs dekanskle 12. mars

11 UNDERVISNINGSKOMPONENTEN RBF Alle studieprgrammene i UH-sektren kategriseres. Det er 6 kstnadskategrier fra tusen per avlagt 60-pengsenhet. Satsene er ment å skulle dekke 40 % av ttale kstnader. I tillegg gis kr per utvekslingsstudent (min 3 mnd). RBF er en stk.prisbasert kmpnent. Størrelsen på UHs RBF-tildeling varierer derfr i takt med endringen i ant. avlagte 60-pengsenheter innenfr hver kategri. KD-pålagt pprettelse/nedleggelse av st.plasser finansieres ved at 40 % kmmer fra RBF, mens resterende 60 % av ttalkstnaden tilføres/trekkes ut av Basiskmpnenten. UHRs dekanskle 12. mars FORSKNINGSKOMPONENTEN Frskningskmpnenten består av 2 elementer: Strategiske frskningsmidler Lønns- g driftsmidler til stipendiat g pst.dc-stillinger Særskilte midler til vitenskapelig utstyr Øvrige strategiske frskningsmidler Resultatbasert mfrdeling RBO Institusjnenes relativ ppnåelse på følgende resultatindikatrer gir RBO: Avlagte dktrgrader (vekt 0,3) (kr /kandidat i 2009) Oppnådde publiseringspeng (vekt 0,3) (kr38.540/publ. peng) Omsetning av EU-midler (vekt 0,2) (kr 1.190/pr EU-kr) Omsetning av NFR-midler (vekt 0,2) (kr 140/1.000 NFR-kr) UHRs dekanskle 12. mars

12 KDs budsjettmdell evalueres Eventuelle endringer/eventuell ny mdell presenteres i Statsbudsjettet fr 2010 Resultatbaserte endringer gjøres gjeldende fra 2012-budsjettet Mmenter sm diskuteres nå er: Resultatbasert uttelling fr frmidling/samarbeid med mverdenen. BOA (bidrags- g ppdragsaktivitet) sm indikatr? andre aktuelle virkemidler? Selve utfrmingen av utdanningsincentivene. Vurdering av at uttellingen på studiepeng er knyttet til kstnadskategriene. Kan en flat sats være hensiktsmessig? Sammenligne en slik mdell med dagens. Resultatbasert uttelling fr samarbeid i utdanningene. Hvilke indikatrer kan være aktuelle? UHRs dekanskle 12. mars Budsjettering internt i u&h KD har gitt mål g resultatkrav øknmiske rammer (nen enkeltføringer) fullmakter Institusjnene må bruke budsjettet til å gjennmføre strategien Budsjettet må avspeile aktiviteten reell g ønsket KDs budsjettmdell ikke ment fr direkte bruk i institusjnene (fr grvmasket) men kan tilpasse intern budsjettmdell til KDs incentiver UHRs dekanskle 12. mars

13 Budsjettprinsipper/budsjettmdell Styret fastlegger budsjettprinsipper fr vesentlige deler av budsjettet 1. Rammebudsjett eller detaljbudsjett 1. Fra styret gjerne rammebudsjett 2. I fakultetene/instituttene gjerne detaljbudsjett 2. Oppbygging av rammebudsjett - prinsipper basis (blackbx eller budsjetteres hvert år?) histrisk? aktivitetsstyrt? resultattildelinger KDs mdell egne strategiske vektlegginger strategiske elementer størrelsen på elementene/frhldsvis UHRs dekanskle 12. mars prinsipper Administrasjnen utarbeider budsjett på bakgrunn av KDs føringer Styrets prinsipper Styrevedtak sm skal følges pp med penger Styrets handlingsrm i tallbudsjettet fte de strategiske satsingene Budsjettmdellen er fte mer egnet fr strategisk styring enn tallbudsjettet! Dvs at dekanene bør følge nøye med når mdellen diskuteres! UHRs dekanskle 12. mars

14 UIAs INTERNE BUDSJETTFORDELINGSMODELL BASISMODULEN RESULTATMODULEN STRATEGISK MODUL Undervisning Undervisning Undervisning Emner St.peng Fast Stud.utv. Variabel Avlagte dr.gr. Aktivitetskmpnenter Frskerutdanningene Fast Variabel FU g frmidling Andel av Undervisning Andel av 1. stillinger Fellestjenestene Fellesadministrasjn Styret Universitetsledelsen FU g frmidling Publiseringsp. EU-midler NFR-midler EFV Frmidlingsp. FU g frmidling Fellestj./fellestiltak Universitetsbibliteket Avdeling fr lærerutd. Særskilte tildelinger Fndsavsetninger Fakultetene Fellestjenestene UHRs dekanskle 12. mars Incitamenter til målppnåelse Basis = aktivitet Resultat: Styrer handlinger i ønsket retning fr å ppfylle strategien Resultattildelinger må brukes med frnuft Vite at de fører til ønsket adferd Kunne måles g påvirkes Strategiske tildelinger: Fr å gjennmføre strategien UHRs dekanskle 12. mars

15 Begrensninger Mange faste kstnader Lønn Husleie Langsiktige frpliktelser Hvrdan skape seg handlingsrm til strategiske satsinger i avdelingene/fakultetene? Like aktuelt nå: Hvrdan håndtere budsjettkutt g endrede rammebetingelser? UHRs dekanskle 12. mars Handlingsrm Vurdere aktivitet ressursbruk effektivitet Priritere g brtpriritere vet vi hva aktivitetene kster? er styringssystemene gde nk til å vurdere alternativer? Inntektssiden ne å hente? Omstilling kster gså! UHRs dekanskle 12. mars

16 Budsjettkutt (kstnadskutt) Ostehøvelprinsippet eller knkrete kutt? manglende lønnskmpensasjn er varig manglende resultatuttelling er frbigående? Lønn er den største kstnaden må fte bære nedskjæringene Virkemidler nedbemanning stillingsstpp mstilling til (mer) inntektsgivende aktivitet utsette tilsettinger/nye prsjekter/ny aktivitet Er det mulig å ta strategiske valg? mstillingsmidler tilgjengelig? fremtidsutsikter vurderes UHRs dekanskle 12. mars Praktisk regnskap 16

17 Regnskapet sm styringsverktøy Regnskap er histrie Derfr dårlig styringsverktøy krreksjner kmmer fr sent Budsjettet er styringsverktøyet Brukes sm analyseverktøy Kvaliteten på regnskapet avhenger av kvaliteten i budsjettarbeidet (på knti, frmål, prsjekt, perider ) kntering av regnskapsbilag SHIT IN = SHIT OUT UHRs dekanskle 12. mars Skillet mellm eksternregnskap g internregnskap Eksternregnskapet er det ffisielle regnskapet. Det skal vise universitetets ttale øknmi, frdelt på inntekter/kstnader, eiendeler/gjeld/virksmhetskapital satt pp etter standard maler fra KD Internregnskapet viser nett frbruk sammenlignet med budsjett fte frdelt på budsjettenheter (fakulteter, fellesadministrasjn ). Internregnskapet viser i hvedsak den delen sm er viktig fr statsppdraget. UHRs dekanskle 12. mars

18 Oppdragsaktivitet (boa) Regnskap Et rdinært fr regnskap Universitetet fra privat i firma Agder INN Eksterne inntekter UT Overskudd Overskudd Kstnader Avregning BFV - skyldig KD eller underfrbruk/mindrefrbruk Går til virksmhetskapital Rapprtgruppe E Går til gjeld i balansen nte 15 Bevilgningsfinansiert virksmhet (BFV) Bidragsaktivitet (BA) Inntekter Tildeling fra KD + NFR g annen statlig virksmhet + Bidragsaktivitet UiAs statsppdrag fra Strtinget Kstnader Kstnader Rapprtgruppe A, B, C g D UHRs dekanskle 12. mars Resultatregnskap pr.: Virksmhet: Universitetet i Agder Eksternt regnskap pr Avsetning fr frpliktelser viser reduksjn på 18,4 mill kr siden Nte Driftsinntekter Inntekt fra bevilgninger Tilskudd g verføringer fra andre statlige frvaltningsrganer Gevinst ved salg av eiendm, anlegg g maskiner Salgs- g leieinntekter Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskstnader Lønn g ssiale kstnader Varekstnader Andre driftskstnader Kstnadsførte investeringer g påkstninger Avskrivninger Nedskrivninger Sum driftskstnader Ordinært driftsresultat Finansinntekter g finanskstnader Finansinntekter Finanskstnader Sum finansinntekter g finanskstnader Overskudd på eksternt finansiert virksmhet (EFV) i 2008 Resultat av rdinære aktiviteter Avregninger Avregning med statskassen (bruttbudsjetterte) 0 0 Avregning bevilgningsfinansiert aktivitet (nettbudsjetterte) Sum avregninger Peridens resultat Dispneringer 12 Tilført annen pptjent virksmhetskapital Annen pptjent virksmhetskapital anvendt til dekning av kstnader i bevilgningsfinansiert aktivitet 0 UHRs dekanskle 12. mars Sum dispneringer

19 Nte 15 Avregning bevilgningsfinansiert virksmhet (nettbudsjetterte virksmheter) Den andel av bevilgningene sm ikke er benyttet ved regnskapsavslutningen er å anse sm en frpliktelse. Tildelte, ubenyttede bevilgninger g midler sm skal behandles tilsvarende, er avregnet sm frpliktelse. Det er fretatt følgende interne avsetninger til de angitte pririterte ppgaver/frmål innenfr bevilgningsfinansiert virksmhet: Nte 15 Nte 15 viser hva sm ikke er utført av Statsppdraget, NFR/annen statlig virksmhet g bidragsaktivitet -Utsatte prsjekter -Avsatte midler -Ubrukte midler Sum avsatt pr Endring i periden på 18,358 mill kr. Inntektsført bevilgning: Avsetning pr. Avgang pr. Tilgang pr. Avsetning pr. Endring i periden Kunnskapsdepartementet Utsatt virksmhet Prsjekter fra Kunnskapsdepartementet Særkstnader Stipendiater/pst.dc SUM utsatt virksmhet Strategiske frmål Kmpetanseutvikling faglig persnale Lønnsppgjørsfnd** RBF-fnd** Universitetsfnd** Andre strategiske satsinger SUM strategiske frmål Større investeringer Investeringsfnd* Andre investeringer SUM større investeringer Andre avsetninger Andre avsetninger ved enhetene Udispnert ved enhetene Udispnert ved styret SUM andre avsetninger Sum Kunnskapsdepartementet Andre departementer g statlige etater Utsatt virksmhet Strategiske frmål Større investeringer Andre avsetninger Sum andre departementer g statlige etater Nrges frskningsråd Utsatt virksmhet Strategiske frmål Større investeringer Andre avsetninger Sum Nrges frskningsråd Sum avsatt andel av tilskudd til statlig finansiert aktivitet Andre bidragsytere*** Utsatt virksmhet EVU Utsatt virksmhet andre bidragsytere Strategiske frmål Større investeringer Andre avsetninger Sum andre bidragsytere Sum avsatt andel av tilskudd til statlig g UHRs dekanskle 12. mars bidragsfinansiert aktivitet**** Internregnskap innrettes etter institusjnens behv Øknmimdellen knteringsstrengen Knt (eks: lønn, drift, investering) Ansvarssted (eks: fakultet, institutt, enhet) Frmål (eks: utdanning, frskning, administrasjn) Prsjekt/tiltak (prsjekter eller øremerkede midler, kan gså inndeles i undernivå fr aktiviteter) Opp til institusjnen å innrette internregnskapet etter behv Kan rapprtere på knti (verrdnet g detalj) Rapprter etter ledelsens behv (frhåndsdefinerte maler) UiA: Rapprteringsgrupper Prsjektregnskap (frutsetter knsekvent føring av alle kstnader, gså lønn, mt prsjektene) UHRs dekanskle 12. mars

20 Eksempel rapprtgrupper fra UiA A. Budsjettansvarsmrådets ramme A g B gir en versikt ver universitetets ramme B. Øremerkede midler fra universitetsstyret tildelt ver pst 50 i St. prp. nr 1. Vær likevel ppmerksm på at underskudd i C-D kan måtte dekkes ver rdinær ramme. C. Statlige øremerkinger Inkluderere gså prsjekter finansiert av NFR D. Bidragsfinansiert del av BOA Prsjekter uten krav til leveranse fra bidragsyter. Resultatet av disse prsjektene avregnes løpende mt BFV E. Oppdragsfinansiert del av BOA Resultatet av disse prsjektene føres mt VK ved prsjektavslutning UHRs dekanskle 12. mars Fullmakter Styret delegerer budsjettfullmakter til avdelinger/fakulteter - budsjettbalanseansvar Styreleder har budsjettdispneringsmyndighet kan delegeres I FORKANT av bestillingen: Påse at anskaffelse er i samsvar med gjeldende lver g regler - regler fr statlige anskaffelser - UiAs innkjøpsavtaler Påse at det er budsjettmessig dekning Påse at anskaffelsen er øknmisk frsvarlig -effektiv bruk av statens midler Den sm har budsjettdispneringsmyndighet delegerer bestillingsmyndighet (på prsjekt, knti, krnebeløp ) UHRs dekanskle 12. mars