Nore og Uvdal kommune. Møteinnkalling

Transkript

1 Nore og Uvdal kommune Møteinnkalling Saksnr: 1-3 Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset, Rødberg Dato: Tidspunkt: 09:00-10:30 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , v/gro E. Grøtjorden. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Nore og Uvdal kommune, Gro Espeset Grøtjorden sekretær

2 Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 1/17 PS 2/17 PS 3/17 Sakstittel Etablering av felles kulturvirksomhet i Nore og Uvdal kommune Etablering av felles kommuneområde for helse- og omsorg Sammenslåing av servicekontor og personalfunksjon til en felles stabsfunksjon Lukket/åpent

3 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : C00 Saksmappe : 2016/1384 Avd. : Skole, barnehage og kultur Saksbehandler : Sten Tore Svennes Etablering av felles kulturvirksomhet i Nore og Uvdal kommune MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /17 Administrasjonsutvalget Formannskap Kommunestyret Saken gjelder: I formannskapets innstilling i sak om handlingsprogram og budsjett var det foreslått å etablere en felles virksomhet for kultur under én leder. Kommunestyret ønsket imidlertid en nærmere redegjørelse med begrunnelse for omorganiseringen. Denne saken redegjør for de forhold som begrunner dette tiltaket. Fakta: Kommunestyret vedtok i sak 93/16 at det skal utredes en ny driftsorganisasjon i Nore og Uvdal kommune hvor punkt 14, kulepunkt 3 i vedtaket lyder: «Det etableres en felles virksomhet for kultur under en leder» Forlaget om å slå sammen kultur under en leder er et direkte resultat av arbeidet med prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden». Kulturområdet er organisert innenfor Kommuneområde skole, barnehage og omfatter 7 årsverk fordelt på 8 ansatte. Dersom kulturskolen ses som del av kultur og ikke skole, er det 10,6 årsverk fordelt på 17 ansatte.

4 Kulturområdet har følgende oppgaver: - Drift av frivillighet - Samarbeid med lag og foreninger innen idrett og kultur - Drift av ungdomsklubb - Koordinerende ungdomsarbeid - MOT - Drift av bibliotek - Saksforvaltning innen kulturfeltet (kulturmidler, stipend, idrett o.l.) - Drift av middelalderuka I henhold til kommunens organisasjonskart består kulturområdet i dag av to organisatoriske enheter med hver sin leder bibliotek og kulturskole. Ungdomsleder med ansvar for ungdomsklubben og koordinering av ungdomsarbeidet samt leder av frivilligsentralen er ikke definert som selvstendig ledere for organisatoriske enheter i kommunen. Rådmannens vurdering: Nedenfor er redegjort for de momenter som etter rådmannens vurdering bør vektlegges i spørsmålet om felles kulturvirksomhet under én leder. Reduserte økonomiske rammer, krav til mer effektiv drift, redusert sårbarhet i tjenestene For å tilpasse driften til reduserte økonomiske rammer vedtok kommunestyret å redusere de økonomiske rammene for 2017 for kulturområdet med til sammen kr Reduksjonen gjelder konkrete innsparingstiltak. I tillegg ble rammen for Kommuneområde skole, barnehage og kultur redusert med et flatt kutt på kr i Beløpet må dekkes inn gjennom konkrete reduksjoner i rammene til underliggende virksomheter, herunder kulturområdet. Reduserte rammer øker behovet for samordning av ressursene innenfor kulturområdet for i størst mulig grad å videreføre et godt kulturtilbud til innbyggerne. Organisering, ansvar og myndighet innenfor kulturområdet oppleves i dag ikke som enhetlig og hensiktsmessig. Kulturområdet har samlet sett få ansatte og det er naturlig å tenke seg at området kan organiseres under én felles leder. En samlet kulturvirksomhet under én leder vil etter rådmannens vurdering gi en mer effektiv organisering og drift samt redusert sårbarhet innenfor kulturområdet. Lederoppgaver som i dag utføres av flere ledere vil bli utført av én felles leder for den fusjonerte enheten, noe som i seg selv bør kunne innebære en effektiviseringsgevinst på litt sikt. Kultur består i dag av ledere med få ansatte og små budsjetter. Det oppleves uklare linjer og stor variasjon i ansvarsområder og muligheter til å utøve lederskap med ansvar for fag, personal og økonomi innenfor eget fagområde. Kommunalsjefen for skole, barnehage og kultur er i dag kulturleder. Med dagens organisering mister kulturområdet lett fokus i forhold til de to store områdene skole og barnehage. Rådmannen mener at organisering av kulturområdet under én felles leder kan bidra til å gi kulturområdet og dets betydning for lokalsamfunnet større fokus. Det åpner også for muligheten til å tenke mer helhetlig innen kulturfeltet og få de ulike fagområdene til å samarbeide mer forpliktende enn det som er tilfellet i dag. Ved samorganisering av kultur vil ansvaret for fag, personell og økonomi bli lagt til én leder. Ny ledermodell Kommunestyret vedtok i sak 93/16 om handlingsprogram og budsjett at det skal innføres en ny ledermodell basert på tre ledernivåer kommunalsjefer, virksomhetsledere og teamledere hvor kommunalsjefer og virksomhetsledere gis fullt ansvar for fag, personell og økonomi innenfor sitt ansvarsområde. Den vedtatte ledermodellen vil innebære økt grad av delegering til mellomledernivå. Ny ledermodell må ses i sammenheng med målet om en «fremtidsrettet, fleksibel og effektiv organisering av kommunens tjenester» og «hensiktsmessig lederstruktur

5 tilpasset fremtidig organisering av tjenestene». Rådmannen mener at disse målsettingene forutsetter organisatoriske enheter av noe størrelse, uten at dette kan tallfestes eksakt i form av størrelse på budsjett eller antall ansatte. Kommunen har i dag organisatoriske enheter som består av et fåtall ansatte inklusiv leder, typisk innen kultur med få ansatte i tillegg til leder. Dette er en lite fleksibel, robust og effektiv måte å organisere virksomheten på. Rådmannen mener at så små organisatoriske enheter heller bør inngå i større enheter under felles ledelse. Dette vil medføre at det på enkelte områder vil bli færre mellomledere. Rådmannens syn på dette er godt kjent både blant berørte ledere og også blant de folkevalgte. For å realisere den vedtatte ledermodellen er det viktig at ledere har ansvar for et antall ansatte som gjør det mulig/hensiktsmessig å delegere bl.a. fullt budsjettansvar for egen virksomhet og ansettelsesmyndighet. Å gi mellomledere større myndighet vil være i tråd med ønsket om å utvikle en mer driftseffekt organisasjon hvor ledelse og jobbutførelse er basert på tillit og kommunens tre verdier raushet, åpenhet og respekt. Alle ledere innen kulturfeltet er i dag direkte underlagt kommunalsjef for skole, barnehage og kultur. Rådmannen ønsker en tydeligere organisering hvor kommunalsjefen primært har et direkte lederansvar for virksomhetsledere og egen stab. Rådmannen har vært tydelig på dette i den interne dialogen med berørte ledere i denne saken. Godt lederskap forutsetter øvelse Godt lederskap er nøkkelen til gode tjenester, effektiv drift og godt arbeidsmiljø. Godt lederskap utøves av gode ledere. Ledere i Nore og Uvdal kommune har svært ulikt ståsted og forutsetninger for å utøve sitt lederskap. En viktig forutsetning for godt lederskap er at ledere har gode kunnskaper, ferdigheter og holdninger. Kunnskaper, ferdigheter og holdninger kan bare vedlikeholdes og utvikles gjennom faglig påfyll, målrettet lederutvikling/-opplæring og kontinuerlig øvelse/trening i rollen som leder. Dette er en vesentlig begrunnelse for at det planlegges et lederopplæringsprogram for alle ledere i kommunen i God øvelse i rollen som kulturleder oppnås først og fremst når leder har ansvar for flere ansatte. Å drive lederutvikling for en gruppe ledere på tvers av fagkompetanse og tjenester forutsetter dessuten at lederne opplever noe av de samme utfordringene som ligger i det å være leder. Rådmannen mener at begge disse forholdene tilsier at utvikling av godt lederskap forutsetter at ledere har ansvar for flere personer enn det som er tilfellet innenfor kulturområdet i dag. Endring i oppgaver og ansvar Etablering av kultur som én virksomhet under felles ledelse betyr at noen ansatte må påregne både skifte av fysisk arbeidsplass og endring av arbeidsoppgaver. I dag har ungdomsleder ansvar for to ansatte i 20 % stilling hver, frivilligleder som ikke har noen ansatte og biblioteksjef med 1,2 årsverk. Kommunen har flere oppgaver innenfor eller i grensesnittet mot kultur hvor organisatorisk tilknytning vil bli vurdert i det videre utredningsarbeidet. Dette gjelder: - Kulturskolen, som ses i sammenheng med Oppvekst Numedal. - Kulturminneforvaltning/drift av historiske bygninger, som vurderes i omstillingsprosessen i Kommuneområde næring, miljø og kommunalteknikk. - Flyktningetjenesten, som inngår i prosessen med sammenslåing av kommuneområdene helse, sosial og barnevern samt pleie, rehabilitering og omsorg. Den nye lederen for virksomhet kultur vil sammen med kommunalsjefen få i oppdrag å gjennomføre prosessen med etablering av virksomheten i tråd med en mer detaljert plan for

6 fusjonen. Det tas sikte på at stillingen som leder for virksomhet kultur lyses ut internt. Medvirkning og medinnflytelse for ansatte, deres organisasjoner samt vernetjenesten vil i den videre prosessen bli ivaretatt innenfor rammen av Lov om arbeidsmiljø og Hovedavtalen mellom KS og arbeidstakerorganisasjonen. Rådmannens forslag til vedtak: Det etableres en virksomhet kultur under én leder.

7 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 034 Saksmappe : 2017/28 Avd. : Rådmann Saksbehandler : Rune Antonsen Etablering av felles kommuneområde for helse og omsorg MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /17 Administrasjonsutvalget Formannskap Kommunestyret Saken gjelder: I formannskapets innstilling i sak om handlingsprogram og budsjett var det foreslått å slå sammen kommuneområdene helse, sosial og barnevern samt pleie, rehabilitering og omsorg til ett kommuneområde. Kommunestyret ønsket imidlertid en nærmere redegjørelse med begrunnelse for sammenslåingen. Denne saken redegjør for de forhold som begrunner en sammenslåing av de to kommuneområdene. Fakta: Kommunestyret vedtok i sak 93/16 at det skal utredes en ny driftsorganisasjon i Nore og Uvdal kommune hvor punkt 14, kulepunkt 1 i vedtaket lyder: «Kommuneområde helse, sosial og barnevern samt Kommuneområde pleie, rehabilitering og omsorg slås sammen til ett kommuneområde.» Forslaget om å slå sammen de to kommuneområdene til ett felles kommuneområde er et direkte resultat av arbeidet med prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden». Kommuneområde helse, sosial og barnevern har i dag 38 ansatte fordelt på 36,4 årsverk, mens Kommuneområde pleie, rehabilitering og omsorg består av 138 ansatte fordelt på 85,7 årsverk. Etter sammenslåing vil det nye kommuneområde ha 122,1 årsverk fordelt på 176 ansatte.

8 Kommuneområde helse, sosial og barnevern har følgende hovedoppgaver: Barnevern (interkommunalt), herunder bolig for mindreårige flyktninger Støttekontaktordning Fysioterapitjenesten Legetjeneste/legevakt Folkehelsearbeid Helsestasjon og skolehelsetjeneste Jordmortjenesten Flyktningetjenesten Rys og psykisk helse Husbankens støtte- og låneordninger Kommuneområde pleie, rehabilitering og omsorg har følgende hovedoppgaver: Institusjon Hjemmebasert omsorg, herunder hjemmesykepleie, hjemmehjelp, sykehjem, omsorgsboliger, tilbud til barn og unge, hjelpeordninger i hjemmet (omsorgslønn, brukerstyrt personlig assistent, avlastning) Fellestjenester (kjøkken, renhold, vaskeri, aktivitørtjeneste) Rådmannens vurdering: Prosjektplan for prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden» ble vedtatt av kommunestyret i mai I prosjektplanen er det særlig to av delmålene for prosjektet som har relevans for forslaget om å slå sammen kommuneområdene helse, sosial og barnevern samt pleie, rehabilitering og omsorg: Utvikle en fremtidsrettet, fleksibel og effektiv organisering av kommunens tjenester tilpasset brukernes behov og kommunens økonomi Hensiktsmessig lederstruktur tilpasset fremtidig organisering av tjenestene Nedenfor er redegjort for de momenter som etter rådmannens vurdering bør vektlegges i spørsmålet om sammenslåing av de to enhetene. Reduserte økonomiske rammer, samordning av tjenester, kompetanse og ressurser For å tilpasse driften til reduserte økonomiske rammer vedtok kommunestyret å redusere de økonomiske rammene for 2017 som følger: Kommuneområde Samlet reduksjon i Konkret Flate kutt/ Tall i mill. kr driftsrammene innsparingstiltak utredningstiltak Helse, sosial, barnevern 1,07 0,6 0,47 Pleie, rehab., omsorg 1,68 0,6 1,08 Sum 2,75 1,2 1,55 I kommunestyrets budsjettvedtak for 2017 er det forutsatt en innsparing ved å slå sammen de to kommuneområdene på 0,3 mill. kr i 2017, økende til 0,5 mill. kr i Innsparingen er i hovedsak knyttet til reduksjon i antall ledere/effektivisering av lederoppgaver. I tillegg til de reduksjoner som fremgår av tabellen ovenfor, ble rammen for Kommuneområde helse, sosial og barnevern, redusert med ytterligere 2,1 mill. kr som en tilpasning av rammen til dagens kvalitet og omfang på tjenestene innenfor legetjenesten og barnevernet.

9 Samordning av tjenester Reduserte rammer skjerper kravet til fleksibel ressursbruk, effektiv drift og derigjennom samordning av tjenester og ressurser. Samordning av tjenester og ressurser kan gi muligheter for en mer effektiv utnyttelse av den samlede kapasitet og kompetanse kommunen har innenfor det helse- og omsorgsfaglig området. Rådmannen mener at dette best kan oppnås ved at tjenester og ressurser innenfor hele helse og omsorg i kommunen samles i ett kommuneområde under én felles ledelse. Ved en slik organisering kan fagkompetanse lettere benyttes på tvers, lovverket er likt, brukergruppene er stort sett de samme og arbeidet med å tenke helhetlig helse- og omsorgstjenester for den enkelte bruker blir enklere. En samordnet helse- og omsorgssektor underlagt én leder er i dag den mest vanlig måten å organisere helse- og omsorgstjenestene i kommunesektoren. En slik organisering er derfor velprøvd. Erfaringer med tanke på mest mulig effektiv ressursutnyttelse og organisering av tjenestene kan enkelt innhentes fra andre kommuner. Interkommunalt samarbeid Nore og Uvdal kommune har på mange områder innen helse og omsorg behov for flere spesialiserte tjenester og blir derfor svært sårbar. Det kan nevnes jordmor, logoped, ergoterapeut, psykolog, familieterapeut, og spesialsykepleiere. Det er på slike områder behov for å se på mulighetene for økt samarbeid med nabokommunene gjennom interkommunale løsninger. En lik organisering på tvers av kommunene gjør et slikt samarbeid enklere. Felles innkjøp Et felles kommuneområde vil også kunne lede til en kostnadsbesparelse i forbindelse med innkjøp av medisinske forbruksmaterialer. Ved å kjøpe inn varer til felles lager for hele kommuneområdet vil det redusere kassering av produkter på grunn av kort holdbarhet, eksempelvis infusjonsslanger, sprøyter, kanyler, blodprøveglass, bandasjer, kateter m.m. Ved å være en stor enhet med felles budsjett vil virksomhetene kunne «låne» utstyr av hverandre ved behov. I tillegg kan innkjøp av medisinsktekniskutstyr samordnes slik at samme type utstyr benyttes alle steder. Dette vil øke og sikre kvaliteten i tråd med NOKLUS anbefaling (kommunens system for kvalitetssikring av laboratoriearbeid). Bruk av egne ressurser i opplæring En ny organisering vil kunne legge til rette for økt internundervisning der det i større grad enn tidligere kan brukes interne ressurser i opplæringen. Dette kan gi muligheter for innsparing i kursutgifter samt forbedre samarbeidet mellom fagpersoner gjennom utvikling av en felles kompetanseplattform. Rammeverk og myndighetskrav for helse- og omsorgstjenester Myndighetene stiller strenge krav til kommunale helse- og omsorgstjenester. Forsvarlighetskravet er grunnleggende i all helselovgivning, og kommunen er pålagt å ha en økonomi, drift og organisering av helsetjenestene som er forsvarlig. Vurderingen tar utgangspunkt i gjeldende lovverk. Forholdet til samhandlingsreformen Samhandlingsreformen, som en av de største statlig reformer siden årtusenskiftet, ble satt i verk fra Det overordnede målet med samhandlingsreformen er bedre folkehelse og bedre helse- og omsorgstjenester på en bærekraftig måte. Reformen har fokus på samordning av helse- og omsorgstjenestene mellom kommunesektoren og helseforetakene. En viktig målsetting med samhandlingsreformen er at innbyggerne skal få rett behandling til rett tid på rett sted, gjennom en helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjeneste som er tilpasset den enkelte bruker.

10 KS vektlegger en samhandlingsreform som bygger på brukernes behov og medvirkning, kommunehelsetjenesten som grunnmuren i helsetjenesten og et likeverdig samarbeid mellom kommunene og helseforetakene. Samhandlingsreformen gir store utfordringer til kommunene generelt og til små kommuner spesielt. Flere oppgaver er overført til kommunene, og spesialisthelsetjenesten krever at oppfølging av pasienter skal foregå nærmest der de bor. Dette styrker mulighetene for brukermedvirkning, men krever at fagmiljøene i kommunen må samles, slik at ulike ledd i helsetjenesten kan jobbe bedre sammen. Rådmannen mener at pasienter og brukere på denne måten vil få et tilbud som er lettere å forholde seg til og som henger bedre sammen. Rådmannen mener at målet i samhandlingsreformen om «en helthetlig og koordinert helse- og omsorgstjeneste som er tilpasset den enkelte bruker» understøtter forslaget om en samlet organisering av kommunens helse- og omsorgstjenester under en felles ledelse. Ny folkehelselov Ny folkehelselov forsterker kommunenes ansvar for forebygging og helsefremmende arbeid i alle samfunnssektorer. Kommunene må satse på å forebygge framfor bare å reparere, noe som krever tidlig innsats framfor sen innsats. En felles tjeneste innen helse og omsorg vil bedre: koordinering av behandling og oppfølging av den enkelte bruker/pasient oppfølgingen av personer med kroniske lidelser forebygging/oppfølging av mennesker med livsstilsykdommer. (Bedre koordinert tilbud til dem som ønsker hjelp til å legge om levevaner som kan føre til sykdom, for eksempel å endre kosthold, komme i gang med fysisk aktivitet eller stumpe røyken.) oppfølging av mennesker med KOLS, diabetes, overvekt og sårbehandling hvor det trenges helsepersonell med spesialkompetanse innenfor disse områdene. Styrking av akuttberedskap/kompetanse innen akuttmedisin I desember 2015 forelå en ny NOU om akuttmedisinske og prehospitale tjenester. Kommunen plikter å etablere tilbud for øyeblikkelig hjelp - døgntilbud for pasienter som har behov for akutt hjelp eller observasjon. Dette krever at helsepersonell må oppdatere/øke sin kompetanse innen akuttmedisin. En felles organisering kan gjøre det enklere å dele kompetanse. F.eks. kan legene gi undervisning til ansatte innen pleie- og omsorg. Sykepleiere kan hospitere på legekontoret og få økt kompetanse innen akuttmedisin, som igjen kan gi større trygghet til å håndtere pasienter som har behov for kommunal akuttseng, men også slik at de kan bistå vakthavende lege med enkle undersøkelser, observasjoner m.m. Økte krav til ledere Helse- og omsorgstjenesten er en kunnskapsintensiv sektor. Prosedyrer, behandlinger og metoder er i stadig utvikling, og kunnskap om hva som er «beste praksis» er i kontinuerlig endring. Det er et mål å sørge for systemer som gjør at oppdatert kunnskap tas i bruk, faglige veiledere og retningslinjer følges og at det gis kunnskapsbasert beslutningsstøtte til helsepersonell. Dette er et ansvar som krever både god styring og ledelse. Krav til ny kunnskap, økte lovkrav, flere oppgaver til kommunene og strammere økonomiske rammer gjør lederrollen stadig mer sammensatt og utfordrende. Utvidet lederansvar bedre samhandling Den nye vedtatte ledermodellen legger opp til økt grad av delegert beslutningsmyndighet til mellomledere. Dette forutsetter organisatoriske enheter av noe størrelse, uten at dette kan tallfestes eksakt i form av størrelse på budsjett eller antall ansatte. Denne forutsetningen er langt på vei allerede oppfylt gjennom dagens organisering av helse- og omsorgssektoren i kommunen. Det bør allikevel ikke utelukkes at en enda større grad av samordning av tjenester

11 under felles ledelse også på mellomledernivå kan være positivt med tanke på mest mulig helhetlig helse- og omsorgstjenester for den enkelte bruker. En organisasjonsstruktur med én virksomhetsleder med økt ansvarsområde er drøftet innenfor helse. Det er vurdert at dette vil kunne gi bedre arbeidsflyt og samhandling mellom jordmor, helsesøster, psykiatri, fysioterapeuter og legekontor. Innenfor nåværende Kommuneområde pleie, rehabilitering og omsorg er det i omstillingsprosjektet foreslått en reduksjon med én seksjonsleder (virksomhetsleder) på Bergtun. Oppsummering De er ovenfor gitt en redegjørelse for de momenter som taler for en samlet organisering av kommunens helse- og omsorgstjenester under én felles ledelse. Rådmannen kan ikke se at det foreligger tungtveiende argumenter som taler for å opprettholde dagens organisering i to kommuneområder. Rådmannen mener derfor at målet i prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden» om «å utvikle en fremtidsrettet, fleksibel og effektiv organisering av kommunens tjenester tilpasset brukernes behov og kommunens økonomi» best ivaretas gjennom en samorganisering av kommunens helse- og omsorgstjenester. Det følger av målet om en «hensiktsmessig lederstruktur tilpasset fremtidig organisering av tjenestene» at en samorganisert helse- og omsorgstjeneste må ha én leder. Forslaget om etablering av ett felles kommuneområde for helse og omsorg er i tråd med anbefalingene fra prosjektgruppen som jobbet med helse og omsorg i prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden» og er i tillegg støttet av andre prosjektgrupper i prosjektet. Forslaget fikk også enstemmig tilslutning i styringsgruppa for prosjektet. Rådmannen mener det nå er viktig å få på plass en beslutning om sammenslåing av de to kommuneområdene med påfølgende ansettelse av kommunalsjef for det nye kommuneområdet. Kommunalsjefen vil få i oppdrag å gjennomføre fusjonen og etablere det nye kommuneområdet helse og omsorg med underliggende virksomheter. Det tas sikte på at stillingen som leder for det nye kommuneområdet lyses ut internt. Kommunalsjefen vil sammen med rådmannen ha hovedansvaret for å gjennomføre prosessen med sammenslåing av de to kommuneområdene i tråd med en mer detaljert plan for fusjonen. Medvirkning og medinnflytelse for ansatte, deres organisasjoner samt vernetjenesten vil i den videre prosessen bli ivaretatt innenfor rammen av Lov om arbeidsmiljø og Hovedavtalen mellom KS og arbeidstakerorganisasjonen. Når det gjelder spørsmålet om organisatorisk tilhørighet for barneverntjenesten, flyktningetjenesten og Husbankens låne- og tilskuddsordninger vil dette inngå i de vurderinger som må gjøres i forbindelse med etablering av det nye kommuneområdet. Rådmannens forslag til vedtak: Kommuneområde helse, sosial og barnevern og kommuneområde pleie, rehabilitering og omsorg slås sammen til ett kommuneområde. Vedlegg 1 Drøftingsmøte 16. janaur Prosess for omorganisering-flytskjema

12 Møtereferat Drøftingsmøter Deltakere YS v/ragnhild Haug, LO v/grethe-marit Trulsen, Akademikerne v/grete Blørstad, rådmann Rune Antonsen, kommunalsjef Sten Tore Svennes, personalsjef Berit Rustberggard Forfall Unio v/magnhild Blaavarp Sted Møterom 1 Tidspunkt 16. januar 2017 kl Referent Berit Rustberggard Saker m/stab Tid Ansv. Ref. - vedtak Møteleder Rådmann OK Møtereferent Se over OK Merknad fra tillitsvalgte Tillitsvalgte anser innkallingen som innkalling til informasjonsmøte og ikke drøftingsmøte. Tillitsvalgte har tidligere påpekt at det ikke er gjennomført drøftinger og medvirkning med ansatte gjennom omstillingsprosessen Tillitsvalgte forutsetter at prosessen etter politisk vedtak følger arbeidsmiljøloven og hovedavtalens bestemmelser om medvirkning. Hovedtillitsvalgte ber rådmannen legge fram en plan for gjennomføring. Rådmannen er av den oppfatning at kommunestyrets vedtak i sak om handlingsprogram og budsjett punkt 14 (kulepunkt 1-3) er en bestilling til rådmannen om å komme tilbake til kommunestyret med en nærmere redegjørelse med begrunnelse for å gjennomføre de foreslåtte organisatoriske tiltakene. Rådmannen er samtidig av den oppfatning at det har vært tilstrekkelig involvering og drøfting med de ansatte og deres organisasjoner siden prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden» ble startet opp i mai 2016 for å kunne fatte prinsippvedtak som foreslått i de tre aktuelle sakene. Rådmannen registrerer at det ikke har kommet konkrete innspill fra organisasjonene til de tre sakene når det gjelder innhold, herunder alternative forslag. Rådmannen er av den oppfatning de organisatoriske endringer som nå foreslås i tre ulike saker ikke innebærer en omfattende omorganisering med betydelig konsekvenser for mange ansatte.

13 Sak 1 Kultur- felles ledelse Organisasjonene mener at saken er lite utredet med tanke på hva dette betyr for de ansatte. Det blir videre etterlyst en større grad av involvering og informasjon til de ansatte. Det blir beskrevet en stor usikkerhet og uro hos de berørte ansatte. Organisasjonene mener det skulle vært foretatt en konsekvensanalyse før saken går videre til politisk behandling. Rådmannen understreket at saken inviterer kommunestyret til å fatte et prinsippvedtak for å få på plass en overordnet organisering av kultur i kommunen. En plan for gjennomføring med vurdering av konsekvenser for de ansatte vil bli utarbeidet etter at et prinsippvedtak er fattet. Rådmannen legger vekt på at en videre prosess ikke kan starte før kommunestyret har fattet en beslutning om etablering av kultur som en virksomhet under felles ledelse og ny leder er ansatt.

14 Prosess for omorganisering Informasjon til ansatte om kommunestyrets vedtak Ansettelse av leder Forslag til videre prosess drøftes med de tillitsvalgte Informasjon fra leder til ansatte om videre prosess Behandling i AMU HMS rutine/risikokartlegging /konsekvensvurdering i samarbeid med BHT og Vernetjenesten Drøftingsmøte om forslag til organisatoriske endringer Innspillsprosess basert på forslag til ny organisering Beslutning om ny organisering med informasjon til ansatte Gjennomføring av beslutning Involverte parter i prosessen: Alle ansatte Tillitsvalgte Verneombud Bedriftshelsetjenesten AMU

15 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 034 Saksmappe : 2017/27 Avd. : Rådmann Saksbehandler : Rune Antonsen Sammenslåing av servicekontor og personalfunksjon til en felles stabsfunksjon MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /17 Administrasjonsutvalget Formannskap Kommunestyret Saken gjelder: I formannskapets innstilling i sak om handlingsprogram og budsjett var det foreslått å slå sammen personalfunksjon og servicekontor til en felles stab/støttefunksjon. Kommunestyret ønsket imidlertid en nærmere redegjørelse med begrunnelse for sammenslåingen. Denne saken redegjør for de forhold som begrunner en sammenslåing av de to organisatoriske enhetene. Fakta: Kommunestyret vedtok i sak 93/16 at det skal utredes en ny driftsorganisasjon i Nore og Uvdal kommune hvor punkt 14, kulepunkt 2 i vedtaket lyder: «Personalfunksjon og servicekontor med arkiv slås sammen til en stab/støttefunksjon under felles leder. Oppgaver og ansvar vurderes i lys av ny organisering.» Forslaget om å slå sammen personalfunksjon og servicekontor til en felles stab/støttefunksjon er et direkte resultat av arbeidet med prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden». Servicekontoret har i dag 5 ansatte fordelt på 4,8 årsverk, mens personalkontorer består av 2 ansatte/årsverk. Ved en sammenslåing vil den nye staben få 7 ansatte fordelt på 6,8 årsverk. Servicekontoret har følgende hovedoppgaver: Sak/arkiv

16 Servicekontor/publikumskontakt Informasjon og kommunikasjon, herunder telefoni, nettsider, sosiale medier og trykt informasjon m.m. Forvaltning av alkohol- og serveringsloven Politisk sekretariat, herunder også gjennomføring av valg Saksbehandling overfor politiske organer Andre fellesfunksjoner/støttefunksjoner rettet mot egen organisasjon og publikum Personalfunksjonens hovedoppgaver er: Personalfaglig støtte og veiledning IA-arbeid Saksbehandling og sekretariatsfunksjon for ADMU, AMU og AKAN Strategisk kompetanseplanlegging Systemansvar system for avvikshåndtering, varsling og dokumenthåndtering Bistand i forbindelse med ansettelser Forhandlinger og drøftinger med ansattes organisasjoner HMS-arbeid Personaladministrative oppgaver De funksjonene som nå foreslås organisert i én organisatorisk enhet under felles ledelse har de siste ti årene vært gjennom flere organisatoriske endringer, senest ved at personalseksjonen ble etablert som egen organisatorisk enhet og IKT-seksjonen ble overført til det interkommunale selskapet Kongsberg IKT. Funksjonene har også vært organisert under én fagsjef for sentraladministrasjon og fellesfunksjoner. Rådmannens vurdering: Prosjektplan for prosjekt «Nore og Uvdal for fremtiden» ble vedtatt av kommunestyret i mai I prosjektplanen er det særlig tre av delmålene for prosjektet som har betydning for forslaget om å slå sammen personalfunksjon og servicekontor: Utvikle en fremtidsrettet, fleksibel og effektiv organisering av kommunens tjenester tilpasset brukernes behov og kommunens økonomi Hensiktsmessig organisering av fellestjenester herunder stab-/støttefunksjoner tilpasset kommunens størrelse og behov Hensiktsmessig lederstruktur tilpasset fremtidig organisering av tjenestene Nedenfor er redegjort for de momenter som etter rådmannens vurdering bør vektlegges i spørsmålet om sammenslåing av de to enhetene. Reduserte økonomiske rammer, krav til mer effektiv drift, redusert sårbarhet i tjenestene For å tilpasse driften til reduserte økonomiske rammer vedtok kommunestyret å redusere de økonomiske rammene for 2017 for personal og servicekontor med til sammen to årsverk. Stillingene har vært holdt vakante gjennom hele Sett i lys av den samlede bemanningen ved de to enhetene er dette en betydelig reduksjon. Reduksjonen i årsverk påvirker både saksbehandlingskapasitet innenfor personalområdet og servicekontorets muligheter for å yte service overfor publikum samt ivareta andre fellesfunksjoner. Samtidig øker dette behovet for en samordning av ressursene ved de to enhetene under én felles ledelse. At «sentrale styringsorganer og fellesfunksjoner» i tillegg er gitt et flatt kutt i netto driftsramme på 0,45 mill. kr i 2017 forsterker utfordringene knyttet til å opprettholde kvalitet og omfang på viktige servicefunksjoner rettet mot både publikum og interne brukere.

17 En samlet stabsfunksjon under en felles ledelse vil etter rådmannens vurdering gi en mer effektiv organisering og redusert sårbarhet innenfor viktige service- og støttefunksjoner. Lederoppgaver som i dag utføres av to ledere vil bli utført av en felles leder for den fusjonerte enheten, noe som i seg selv bør kunne innebære en effektiviseringsgevinst på litt sikt. Ny ledermodell Kommunestyret vedtok i sak 93/16 om handlingsprogram og budsjett at det skal innføres en ny ledermodell basert på tre ledernivåer kommunalsjefer, virksomhetsledere og teamledere hvor kommunalsjefer og virksomhetsledere gis fullt ansvar for fag, personell og økonomi innenfor sitt ansvarsområde. Den vedtatte ledermodellen vil innebære økt grad av delegering til mellomledernivå. Ny ledermodell må ses i sammenheng med målet om en «fremtidsrettet, fleksibel og effektiv organisering av kommunens tjenester» og «hensiktsmessig lederstruktur tilpasset fremtidig organisering av tjenestene». Rådmannen mener at disse målsettingene forutsetter organisatoriske enheter av noe størrelse, uten at dette kan tallfestes eksakt i form av størrelse på budsjett eller antall ansatte. Kommunen har i dag organisatoriske enheter som består av et fåtall ansatte inklusiv leder, typisk personalseksjonen med én ansatt i tillegg til leder. Dette er en lite fleksibel, robust og effektiv måte å organisere virksomheten på. Rådmannen mener at så små organisatoriske enheter heller bør inngå i større enheter under felles ledelse. Dette vil medføre at det på enkelte områder vil bli færre mellomledere. Rådmannens syn på dette er godt kjent både blant berørte ledere og også blant de folkevalgte. For å realisere den vedtatte ledermodellen er det viktig at ledere har ansvar for et antall ansatte som gjør det mulig/hensiktsmessig å delegere bl.a. fullt budsjettansvar for egen virksomhet og ansettelsesmyndighet. Å gi mellomledere større myndighet vil være i tråd med ønsket om å utvikle en mer driftseffekt organisasjon hvor ledelse og jobbutførelse er basert på tillit og kommunens tre verdier raushet, åpenhet og respekt. Både personalsjef og leder av servicekontoret er i dag direkte underlagt rådmannen, men hvor kun personalsjefen inngår i rådmannens ledergruppe. Rådmannen ønsker en organisering hvor ledere direkte underlagt rådmannen inngår i rådmannens ledergruppe. Samtidig ønsker ikke rådmannen flere ledere i rådmannens ledergruppe. Rådmannen har vært tydelig på dette i den interne dialogen med berørte ledere i denne saken. Godt lederskap forutsetter øvelse Godt lederskap er nøkkelen til gode tjenester, effektiv drift og godt arbeidsmiljø. Godt lederskap utøves av gode ledere. Ledere i Nore og Uvdal kommune har svært ulikt ståsted og forutsetninger for å utøve sitt lederskap. En viktig forutsetning for godt lederskap er at ledere har gode kunnskaper, ferdigheter og holdninger. Kunnskaper, ferdigheter og holdninger kan bare vedlikeholdes og utvikles gjennom faglig påfyll, målrettet lederutvikling/-opplæring og kontinuerlig øvelse/trening i rollen som leder. Dette er en vesentlig begrunnelse for at det planlegges et lederopplæringsprogram for alle ledere i kommunen i God øvelse i rollen som personalleder oppnås først og fremst når leder har ansvar for flere ansatte. Å drive lederutvikling for en gruppe ledere på tvers av fagkompetanse og tjenester forutsetter dessuten at lederne opplever noe av de samme utfordringene som ligger i det å være leder. Rådmannen mener at begge disse forholdene tilsier at utvikling av godt lederskap forutsetter at ledere har ansvar for flere personer enn det som på noen områder er situasjonen i dag.

18 Endring i oppgaver og ansvar Det foreligger ikke planer om å gjøre større endringer av oppgaver og ansvar ved en sammenslåing av de to enhetene. Oppgaver og ansvar for en felles stab/støttefunksjon vil derfor i utgangspunktet være de samme som i dag. Det er imidlertid i kommunestyrets vedtak lagt opp til at oppgaver og ansvar skal vurderes i lys av ny organisering. Det pågår flere prosesser som vil kunne få betydning for den fusjonerte enhetens oppgaver og ansvar: Organisatoriske endringer innenfor kommuneområdene (jf. punkt 14 i kommunestyrets vedtak i sak 93/16) Nytt sak/arkiv-system med oppstart per innebærer fullelektronisk arkiv og nye arbeidsprosesser i kommunen Spørsmålet om etablering av felles postmottak/arkiv for kommunene i Kongsbergregionen skal utredes i forbindelse med nytt sak/arkiv-system Bedre utnyttelse av Kongsbergregionens felles kommunikasjonsløsninger, herunder telefoni Nye digitale løsninger innenfor flere av kommunens tjenester Kommunereform i andre kommuner Revidering av kommunens delegeringsreglement Eventuelle nye interkommunale løsninger som berører tjenestene Kommunen er i kontinuerlig endring. Hva som er hensiktsmessig og fremtidsrettet organisering av en stab/støttefunksjon må derfor vurderes fortløpende. Bl.a. må det tas hensyn til organisering av kommunens øvrige virksomhet, brukernes og innbyggernes behov og ønsker, nye lover og forskrifter samt ny teknologi som medfører endring i arbeidsprosesser. Rådmannen mener at et sammenslått servicekontor og personalfunksjon under felles ledelse vil være mer robust og ha bedre forutsetninger for å kunne takle fremtidige endringer i oppgaver og ansvar enn dagens organisasjonsmodell. Rådmannen vil sammen med leder for den nye enheten ha hovedansvaret for å gjennomføre prosessen med sammenslåing av de to enhetene i tråd med en mer detaljert plan for fusjonen. Det tas sikte på at stillingen som leder for den nye enheten lyses ut internt. Medvirkning og medinnflytelse for ansatte, deres organisasjoner samt vernetjenesten vil i den videre prosessen bli ivaretatt innenfor rammen av Lov om arbeidsmiljø og Hovedavtalen mellom KS og arbeidstakerorganisasjonen. Rådmannens forslag til vedtak: Personalfunksjon og servicekontor med arkiv slås sammen til én stab/støttefunksjon under felles ledelse.