MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Leirfjord kommune. Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Lihøve, Kommunehuset, Leland Møtedato:

Transkript

1 Leirfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Lihøve, Kommunehuset, Leland Møtedato: Tid: 12:00 Det innkalles med dette til møte i administrasjonsutvalget. Innkallingen sendes alle faste representanter og 1. vararepresentant på hver valgliste. Lovlige forfall meldes til servicetorget på telefon Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. I tillegg til sakslisten blir det orientering/diskusjon om Debatthefte Mellomoppgjøret Debattheftet vil bli en sentral del av KS strategikonferanse i februar/mars. Link til heftet finner du her: SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 17/78 Evaluering - organisasjonstruktur Leirfjord, Ivan Haugland leder

2 Evaluering - organisasjonstruktur Saksbehandler: Britt Jonassen Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/78-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/17 Administrasjonsutvalget Innstilling: Evaluering av organisasjonsstrukturen tas til orientering. Saksutredning: Leirfjord kommune gjennomførte ny organisasjonsstruktur nivå modell. Det ble samtidig vedtatt at det skulle gjennomføres ei evaluering etter 1 års drift. Den formelle innhenting av tilbakemeldinger fra organisasjon ble gjennomført våren 2016 Fristen for innspill var satt til , og virksomhetsledere ble bedt om å ta dette opp i personalmøter, i tillegg til at enhver ansatte kunne gi sine innspill. Det var en del treghet i å få alle virksomhetsledere på plass i sine stillinger. Det oppsto også etter hvert en del andre forhold som gjorde at den endelige avslutningen av evalueringen ble gjort senere enn planlagt - høst/vinter 2016, bl a med bakgrunn i Få innkomne innspill i første runde av evaluering Evalueringsprosess med samarbeidende kommuner i fht barnevernsavtale Intern arbeidsmiljøprosess helsetjenester VO overtok også grunnskoleopplæring Oppsigelser/nyansettelser i lederstillinger. Kommunen får døgnbasert ansvar for øyeblikkelig hjelp, inkl akuttseng for rus og psykiatripasienter fra Det kom i utgangspunktet få innspill i fht evalueringen. Adm sjef forlenget dermed fristen slik at det til slutt kom innspill fra 9 av virksomhetene enten fra ledere, ansatte eller fagforeninger. Formålet med endringen av struktur og dermed fokus i evalueringen var et ønske om Større grad av helhetstenking Tydeliggjøre ansvarsfordeling Utstrakt grad av delegering myndighet nær brukerne raskere beslutninger, både i fht ansatte og brukere Være fremtidsrettet i fht krav fra arbeidstakere om større myndighet/større grad av frihet til å utføre jobben sin. Med andre ord, så var adm sjefens formål få ledere, men med større grad av myndighet. Side 2 av 6

3 Det var også interessant for adm sjef å vite om det var tilkommet noen «utilsiktede» virkninger av modellen. Det var flest positive tilbakemeldinger som kom inn, spesielt der hele virksomheten var involvert i evalueringen: Føler at leder er nærmere beslutninger tas raskere Tillitsvalgte er nærmere leder faste møtepunkter Felles lederforum gir helhetstenking Bedre samarbeid avdelinger mellom Felles ledelse i skole og barnehage gir bedre felles forståelse og måte å jobbe på Virksomhetsleder opplever en mye større ovesikt over det som skjer i kommunen fellesskap Virksomhetsleder har mye større innflytelse på eget budsjett og saker Opplever klare og tydelige linjer bedre kommunikasjon Virksomhetsleder opplever sin stilling som mer helhetlig og får en mye bedre oversikt Ansatte opplever ikke stor endring i fht helhetstenking, men virksomhetsleder opplever større mulighet for strategisk bruk av rammer (penger,tid, osv) lettere å oppnå mål Færre ledd- ansatte opplever at «ting går fortere» Leder opplever en mulighet for raskere saksbehandling Virksomhetsleder har fått flere oppgaver, men det er kompensert med ny ass virksomhetsleder Helt klart større myndighet og større grad av frihet for leder til å utføre oppgaver Ansvaret er tydeligere Leder får direkte kontakt med adm sjef og politiske nivå får selv tale «egen sak» - opplever større forståelse og interesse for virksomheten Ledermøter og lederutvikling har vært veldig positive har fått økt kjennskap til og forståelse for andre virksomheter i kommunen Større grad av helhetstenkning virksomhetsleder har større myndighet og kan ta de ansatte med i drøfting av driften Kommunalsjef har en viktig rolle som støttespiller og rådgiver Lederforum har økt forståelsen for helheten og avhengigheten virksomhetene imellom Mange ansatte uttrykker at de på sitt nivå ikke merker stor forskjell Negative tilbakemeldinger/utilsiktede virkninger: Større behov for at ped ledere og virksomhetsleder setter av tid til å reflektere over faglig utvikling Ikke nok helhetstenking i fht ressurs til spesialpedagogisk arbeid må sees på 1 virksomhetsleder : mange nye arbeidskrevende oppgaver - mindre tid til saksbehandling Noe uklar arbeidsfordeling mellom kommunalsjef og virksomhetsleder Stiller spørsmålstegn ved behov for egen kommunalsjef for en/to virksomheter En ansatt(teknisk) syns det vil være mer hensiktsmessig med en kombinasjon av virksomhetsleder/kommunalsjefsstilling med pesonal og budsjettansvar, for å frigjøre større kapasitet til saksbehandling Side 3 av 6

4 Uklar tjenestevei kommunalsjef/virksomhetsleder Ustabilt i fht ansettelse i virksomhetslederstillingen - konstitueringer av personer som ikke «var på huset» oppleves ikke som ei bra løsning. En ansatt opplever det som problematisk at de har 3 kommunalsjef + virksomhetsleder å forholde seg til tenker at noen ansatte har sagt opp pga org strukturen en del oppgaver blir ikke løst/ ikke løst tilfredsstillende org er for topptung burde hatt en uavhengig part til å evaluere ønsker sammenslåing av virksomhetsleder og kommunalsjef frigjøre ressurser Lite effekt av helhetstenking i fht barnevernstjenesten Ønsker fag/økonomi/personal samlet for barnevernstjenesten egen virksomhet 1 virksomhet ingen spesielle merknader Det har vært gjennomført diskusjon om innspillene/evalueringen på flere arenaer før adm sjefens endelige beslutning Lederforum Medbestemmelsesmøter mellom adm sjef og HTV Strategisk ledergruppe Adm sjef har møtt i interne møter i virksomhetene Fellessamling mellom ledere, HTV og HVO Administrasjonssjefens vurdering og konklusjon: 2 nivå modellen fungerer i all hovedsak slik den var tenkt Det er større grad av helhetstenking, tydeligere ansvarsfordeling og raskere saksbehandling i fht brukere/ansatte Adm sjefen har på bakgrunn av innspill og andre forhold gjort en del endringer/tilpasninger i strukturen Det er opprettet egen virksomhet for barnevernstjenesten fra Dette medførte at det kun var VO og NAV igjen i virksomhet Velferd. Etter at VO overtok grunnskoleopplæring lokalt, trengs en større grad av administrativt og skolefaglig oppmerksomhet på VO. Denne er organisert under virksomhetsleder for LBU fra , og sorterer nå hovedsakelig under kommunalsjef oppvekst, og ikke kommunalsjef helse og velferd. Dermed er det kun NAV igjen under virksomhet velferd Stilling som virksomhetsleder velferd er vakant Stilling som virksomhetsleder helsetjenester er vakant. Helse og velferdstjenester slås sammen til en virksomhet med felles leder Rus og psykiatritjenester samorganiseres med virksomhet omsorgstjenester Virksomhet servicetorget har vært oppe til diskusjon i hele prosessen- bør dette være en virksomhet eller bør det ligge i stab. De skal betjene alle andre virksomheter, samt publikum, og legges i stab hos adm sjefen Allmenn kultur har vært organisert sammen med teknisk. Dette har ikke fungert etter hensikten. Denne organiseres i stab hos adm sjef, mens bygg og anleggdelen av kultur fortsatt organiseres under teknisk Side 4 av 6

5 Virksomhetslederstillingen for teknisk får et tydeligere ansvar for eiendom blir leder for teknikk og eiendom. Denne stillingen samorganiseres med kommunalsjef samfunn og får et delt ansvar både strategisk og drift. Det jobbes aktivt med renholdstjenesten i kommunen, bl a tilsettinger, arbeidsavtaler, renholdsplaner, innkjøp osv. Når alt er på plass, vil det bli gjort ei ny vurdering av organisering av denne tjenesten Organisasjonsstruktur er et «levende» redskap for å nå de mål som er satt, og gi innbyggerne gode tjenester. Samtidig er det svært energikrevende, både for ledere og ansatte å ha slike prosesser. Mange ansatte blir urolige, og ønsker stabile rammer rundt seg. Det må derfor gis tid til at org strukturen får konsolidert seg, spesielt når en ny modell er valgt, som vi har gjort i Leirfjord kommune. Vedlegg: Side 5 av 6

6 Side 6 av 6 Sak 1/17