Referat. Møte i Planleggingsgruppen 21. og 22. september 2010

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: , Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i Planleggingsgruppen 21. og 22. september 2010 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Sven Petter Myhr Næss, NMH Dag Olav Nilsen, UiA Christen Soleim, UiB (sak 11) Frode Randal. UiB, (sak 11) Knut Veium, NTNU (sak 11) Sveinung Svanberg (sak 11) Morten Opsal (sak 11) Inger Setnes, HiO Hans J. Berntsen, HiT Julie Myhre Barkenæs, Geir Vangen, Anne Marie Myhrvold, Aune Moe, Joakim Bakkevold, UiT (sak 11) Marianne Ørn Johannesen, UiA (sak 11) Eva Therese Voldhagen, HiST (sak 11) Jannike Hagen Paulsen, HiST (sak 11) Forfall: Ole-Jørgen Torp, UMB Eli Vangen, HiST Referent: Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret:

2 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 27. og 28. mai 2010 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Neste Brukerforum 5. Brukerforum 3. og 4. november Radvalidering og begrensning av leserettigheter (sak 11b fra mai-møtet) 7. Innsendte saker 8. Hvordan heve FS-kompetansen ved de små institusjonene? 9. Notat om krav til et saksinnlegg 10. Gjennomgang av ønskelisten 11. Risikoanalyse av FS (dag 2) 12. Eventuelt Side 2

3 Velkommen til nye medlemmer i Planleggingsgruppen: - Hans Jacob Berntsen, HiT, erstatter Claudia Talgo som har sluttet ved MF og begynt ved HiO - Espen Kristensen erstatter Øyvind Edvardsen som har permisjon fra UiT - Inger Setnes erstatter Karin Stormo som har permisjon fra HiO 3 saker ble satt opp under Eventuelt: - UiA: Kontroll av målformkrav i FS - : Tekstene til feltet studentstatus - UiO: Nye stedkoder med medisinsk fakultet 1. Referat fra møte 27. og 28. mai 2010 og oppfølgingssaker Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. Følgende saker ble diskutert spesielt: Sak U9/10 Doble navn i SO. Samarbeidstiltaket FS lager eget brev. Sak U14/10 Kurs i LIST høsten Det er problematisk at institusjonene ikke har tilstrekkelig kunnskap i bruk av LIST til å sjekke data som avleveres til KD. Det foreslås at setter opp kurs i avlevering av data i god tid før uttrekk til KD i mars Referatsaker a. LIST-møte 2. juni 2010 Vedlagte referat ble tatt til orientering. b. Møte i Godkjenningsgruppen 3. juni 2010 I gang med aktivitetsdekomponering av innpassingssaker (INNPASS og INNP_DELST). Behov for rapporter i godkjenningsmodulen, tas videre til Godkjenningsgruppen. c. Møter i styret for FS 7. juni og 6. september 2010 Referat fra møtet den 7. juni 2010 var vedlagt. Fra møtet 6. september: Julie orienterte om følgende saker fra møtet: - Status nye høgskoler: 5 gikk over i vår, 4 i løpet av høsten. I tillegg skal CK utvide med kreative fagskole. Westerdals har fått akkreditert et bachelorstudium, og ønsker å gå over til FS i løpet av Status på standardiseringsarbeidet. - Status VPD - FS Brukeforum november Web-applikasjoner (Fagpersonweb, EVU-web, EpN og StudentWeb) - Databestilling fra NFR - Lånekassen som observatør i styret: ordning evalueres etter 1 år. - Status karakterutskrift Side 3

4 - Status timeregnskap Det ble rapportert for 2. tertial 2010 på timeforbruk og økonomi. Prognosen tyder på at det totale timeforbruket er i henhold til arbeidsplan for Status etter Gardermoen-seminaret i mai 2010: Diskusjon om organisering. Cristin er nå organisert som et 1.4-tiltak. - Styret for Cristin ønsker at daglig leder skal være ansatt i Cristin og ikke på. Styret for FS diskuterer organisering av FS. - Mål for FS ble vedtatt. - Det ble orientert om prosjektet for Datavarehus og LIST. - Nye medlemmer i Planleggingsgruppen ble godkjent av styret, og styret mener at det er tilstrekkelig å bli orientert om endringer i Planleggingsgruppen. d. NordForum i København 9. og 10. juni 2010 NordForum er et møte mellom Sverige, Danmark, Finland og Norge for utveksling av ideer og erfaringer. Vi presenterer for hverandre hva som skjer av nyheter. Systemene våre sammenliknes ved at vi kartlegger funksjonaliteten, eget møte om dette den 1/ Sverige: Ladok3: lager nytt system helt fra bunnen. Danmark: Lager webklient, arbeid pågått i 3 år med 20 årsverk Finland: Har mange systemer, har et prosjekt, Raketti, som lager felles datamodell for alle systemene. e. EUNIS i Warszawa juni 2010 Konferanse om informasjonssystemer ved universitetene i Europa. Spennende foredrag, spesielt om Kuali, som utvikler open source administrative systemer. Se også reiserapport: f. NordForum arbeidsmøte i Stockholm 1. september 2010 Se sak 3d. 3. Orienteringssaker a. EpN Omskrives før det tilbys flere institusjoner, prosjekt for dette er etablert. Prosjektet ledes av Anne-Marie Myhrvold og starter med et seminar oktober med NTNU, UiT, UiS og utviklere fra. Målet med seminaret er å få en beskrivelse av hvilke behov EpN skal dekke og en gjennomgang av metoder og verktøy for analyse og det videre arbeidet. Side 4

5 b. Datavarehusprosjektet LIST-gruppen er erstattet med et datavarehusprosjekt. Prosjektet skal omfatte datavarehus for studiedata og har varighet til Anette Wigaard, UiO, er prosjektleder. Det er avholdt møte hvor det ble jobbet med mandat og overordnet prosjektplan til styremøtet Det ble også arrangert 2-dagers seminar hvor brukere ble definert, mål for prosjektet formulert, rapportbehov identifisert og det ble lagt en mer detaljert prosjektplan. Planleggingsgruppen ba prosjektet legge ut sine dokumenter på FS hjemmeside. c. Undersøkelse NFR NFR, v. Erling Barth, skal undersøke hva som har skjedd med de som har tatt mastergrad/hovedfag, de trenger karakterer fra FS. Brev om dette er sendt til institusjonene. 4. Neste Brukerforum Vi har hatt en løpende vurdering av hvor ofte FS Brukerforum skal arrangeres. Dette ble diskutert på møte i FS styre i juni i år. Planlegging av Brukerforum tar mye tid fra møtene i Planleggingsgruppen og fra sekretariatet. Tilbakemeldinger fra deltakere fra de to foregående Brukerforumene er delt mellom 1 og 2 ganger i året. På styremøte ble det foreslått å vurdere å arrangere Brukerforum en gang i året og ett eget møte kun for FS-kontaktene en gang i året. Planleggingsgruppen støtter forslaget og foreslår at vi tar et kort møte med alle FSkontaktene på Brukerforum den 3/11 kl for å diskutere dette. Daglig leder sender en mail til kontaktlisten, og innkaller til ovennevnte møte. Møte med alle FS-kontaktene fastsettes til 12. og 13. april 2011 i Bodø. Neste FS Brukerforum arrangeres 2. og 3. november 2011 i Trondheim. Når Sola Strand Hotel utenfor Stavanger er bygget ut er det et godt forslag til senere Brukerforum. 5. Brukerforum 3. og 4. november 2010 på Gardermoen Invitasjonen var sendt til gruppen til orientering. Programmet ble gjennomgått og diskutert. Sekretariatet fikk litt forslag til gruppearbeid med rutinebeskrivelser: - Internasjonalisering av studieinfo - Klagebehandling - Formkrav - Verktøy - Godkjenning av obligatoriske aktiviteter - Rutinebeskrivelse: behandling av info om hemmelig adresse med mer. Rutinebeskrivelsene som skal diskuteres bør sendes ut på forhånd. Side 5

6 Det bør være mulig å gjøre oppslag i FS når det jobbes med rutinebeskrivelser. Projektor må være tilgjengelig i begge rom. 6. Radvalidering og begrensninger av leserettigheter Til møtet hadde UiO laget en liste med moduler i FS med bilder og deres faner og angitt prioritet på faner med grønt, gult eller rødt. Rødt viktigst, gult ganske viktig og grønt er kjekt å ha. Det ble diskutert å knytte validering til rutiner i stedet for rader, men det er tyngre å få til. Ønske om å kunne gi rettigheter til å opprette, endre og slette kun til ansatte ved enheten og lesetilgang til enkelte ansatte. Skal gjelde fakultetsnivå, ikke instituttnivå. Leserettigheten til alt opprettholdes. Rollen syseier kan gjøre alt. Vedtak: De røde får radvalidering 7. Innsendte saker a. DS-label v/uis Datoene bør beskrives bedre. Må tas opp med Bologna-ekspertgruppen, det må avklares hva som skal gjøres. sender saken videre til SiU. NOKUT har ansvaret for pkt. 8 i DS, denne bør også oppdateres. b. Navnehistorikk på emner og studieprogram v/uis Navn som står i hovedbilde og i navnehistorikkfanen er til informasjon. I noen rapporter er det tidsbegrenset navn, må ta en beslutning om hvilket navn som skal gjelde. I enkelte rapporter er det innført navnehistorikk etter ønske fra brukerne. Problemet oppstår når det endres navn fremover i tid, og det foreslås derfor en egen fane hvor navnehistorikken er registrert. Uis melder inn hvilke rapporter det gjelder. c. Håndtering av fellesgrader v/uib Hvordan synliggjøre at graden er avlagt ved flere institusjoner? DS Users guide sier at alle institusjoner som er involvert i en grad skal presenteres i vitnemålstillegget. (Institusjonens navn, DS i heading. 2.3 og 2.4 liste over institusjonene, s.3 fjerne parentesen og navn i heading) Det er behov for en gjennomgang av fellesgrader/samarbeidsgrader. Håndtering av fellesgrader foreslås som tema til FS Brukerforum. SIU arrangerer et nasjonalt seminar om vitnemål og vitnemåls tillegg 8. desember i Bergen. 8. Hvordan heve FS-kompetansen ved de små institusjonene? Dette ble tatt opp på møte i styret for FS. Styret ba daglig leder ta saken opp i Planleggingsgruppe og komme med en tilbakemelding fra Planleggingsgruppen på neste styremøte. Side 6

7 Planleggingsgruppen mener at dette er en sak vi bør ta videre i møte med alle FSkontakter, se sak 4. Vedtak: Daglig leder tar saken opp på møte med FS-kontakter og orienterer styret om dette. 9. Krav til saksinnlegg Krav til saksdokumenter og forslag til mal for saker som fremmes for Planleggingsgruppen foreslås også å gjelde for saker til ønskelisten og ekspertgruppene. Vedtak: Foreslått rutine for saksforberedelse, krav til saksdokumenter og forslag til mal vedtas med endringer som fremkommet i møte. Retningslinjene presenteres på høstens Brukerforum og legges ut på FS webside under Planleggingsgruppen 10. Gjennomgang av ønskelisten Håndtering av ønskelisten ble diskutert. Medlemmene av Planleggingsgruppen ser på saker fra egen institusjon og tilbakemelder hvilke saker som fortsatt er aktuelle. sorterer ønskene slik at vi får gruppert/samlet ønskene som handler om det samme. Se forøvrig sak 9. for forslag til mal. 11. Risikoanalyse av FS Enhet for Internrevisjon (EIR) gjennomgikk de risikoelementene som vi har kommet frem til i Planleggingsgruppen og supplerte med innspill fra møtedeltakerne. Deretter ble det for hvert enkelt element stemt over sannsynlighet for at dette skal inntreffe og konsekvens hvis dette inntreffer. Videre fremdrift: - Deltakerne sender inn forslag til tiltak for å minimere risiko til Morten.Opsal@admin.uio.no med kopi til fs-sekretariat@usit.uio.no innen 8. oktober Den 14/10 vil vi sammen med Enhet for intern revisjon gjennomgå tiltakene. De som kan/vil være med på dette gir melding om det til Morten.Opsal@admin.uio.no og fs-sekretariat@usit.uio.no senest 11/ Risikoelementene med tiltak vil så foreligge til møte i Planleggingsgruppen 2. november. - Endelig rapport vil foreligge til FS styremøte 25. november. 12. Eventuelt a. UiA: Kontroll av målformkrav i FS Målformkrav, merke i vurderingskombinasjon? Det er innført et felt i eksamensprotokollen der man kan angi språk på levert besvarelse. I bildet sensurregistrering kan språk angis ved sensurregistrering, valg i bildet: språk - besvarelse. Dag Olav sender inn ønske om dette Side 7

8 b. : Tekstene til feltet studentstatus UTESTENGT: innføres RELEGERT: fjernes REFUSERT: Innføres ikke IKKEPLAN: Innføres ikke c. UiO: Nye stedkoder med medisinsk fakultet Det medisinske fakultetet ved UiO har fått nye stedkoder og får et 4. nivå i organisasjonsstruktur på toppnivå, hvor det første er fakultetet og så de tre siste er institutter. Neste møte: Holdes i forbindelse med Brukerforumet den 2. november 2010 på, Forskningsveien 3b Side 8

9 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) Institusjonene U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdok via fs-applikasjonen I arbeid Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) Institusjonene U3/10 Se sak 4b: Lage et notat til neste møte i Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bologna-ekspertgruppen til uttalelse. I arbeid. Eget møte etter Brukerforumet i november. U5/10 Se sak 4d: Registrering av oppnådde poengsummer settes opp som sak til møtet om Vurderingsmodulen U6/10 Se sak 4e: Legge ut informasjon om kryptering av e-post. U8/10 Se sak 4f: Innføre et felt for Oppgavetittel i bildet Ekstern eksamen U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn Møte til høsten. Gjort til oktoberversjonen av FS. sender ut info om dette til kontaktlisten. I arbeid Side 9

10 Saker som skal følges opp (dette er fra mai 2010-møtet) Institusjonene U14/10 Se sak 9: FS utviklings- Se oppfølging Kurs i LIST høsten 2010 gruppe septembermøtet Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) Institusjonene I5/10 Se sak 3b: Legge ut datavarehus-dokumenter på hjemmesidene til FS Datavarehusprosjekt ved ABW I6/10 Se sak 10: Institusjonene gjennomgår egne ønsker og melder til hvilke som fortsatt er aktuelle I7/10 Se sak 11: Melde inn risikoreduserende tiltak innen 8/10 og melde fra om deltakelse på møte 14/10 til morten.opsal@admin.uio.no/ fs-sekretariat@usit.uio.no. I8/10 Se sak 12a: UiA sender inn ønske Medlemmer av Planleggingsgruppen Medlemmer av Planleggingsgruppen UiA U14/10 Se sak 1: Kurs i LIST høsten Det foreslås at det settes opp kurs i avlevering av data i god tid før uttrekk til KD i mars FS utviklingsgruppe U16/10 Se sak 4: Møte med alle FS-kontaktene til 12. og 13.april 2011 i Bodø. Finne hotell. Lage program og informere FS-kontakter Side 10

11 U17/10 Se sak 4: FS brukerforum 2. og 3. november 2011 i Trondheim. Finne hotell. Lage program og informere FS-kontakter U18/10 Se sak 5: Projektor til grupperom og PC-er med tilgang til FS for arbeidet med rutiner. Rutinebeskrivelser sendes ut i forkant U19/10 Se sak 6: Radvalidering U20/10 Se sak 7a: Videresende sak fra UiS til SiU U21/10 Se sak 7c: Håndtering av fellesgrader, tema på Brukerforum U22/10 Se sak 8: Drøfte hvordan sikre kompetanse ved de mindre institusjonene med FS-kontakter og melde tilbake til FS styre U23/10 Se sak 9: Oppdatere rutine og mal. Implementere denne hos og informere FS-kontakter U24/10 Se sak 10: Gruppere ønsker som hører sammen FS utviklingsgruppe Side 11