Karin Stormo, HiO Dag Olav Nilsen, UiA Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Anne Marie Myhrvold, USIT Aune Moe, USIT

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: , Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i Planleggingsgruppen 27. og 28. mai 2010 Til stede: Øyvind Edvardsen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Sven Petter Næss, NMH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Dag Olav Nilsen, UiA Julie Myhre Barkenæs, Geir Vangen, Anne Marie Myhrvold, Aune Moe, Forfall: Ole-Jørgen Torp, UMB Sven Petter Myhr Næss, NMH, kl 12-16, 27. mai 2010 Referent: Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: Sist endret: (oppdatert Oppfølgingssaker) 1

2 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 26. april 2010 med oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Risikoanalyse av FS 5. Kort evaluering av vårens Brukerforum 6. Brukerforum 3. og 4. november Kvalifikasjon på Diploma Supplement 8. Representant fra en høgskole til Studentutvekslingsgruppen 9. Revidert kursplan for høsten Gjennomgang av ønskelisten 11. Innsendte saker 12. Møteplan høsten Eventuelt Side 2

3 2 saker ble satt opp under Eventuelt: - : Rapport fra StudentWeb-test - UiO: Datafelt for muntlig eksamen i Vurderingsmodulen 1. Referat fra møte 26. april 2010 og oppfølgingssaker Referatet var oppdatert i henhold til innsendte merknader. Planleggingsgruppen hadde ingen ytterligere kommentarer. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker Møte i Studentutvekslingsgruppen Geir Vangen orienterte kort om møtet. Referat vil bli ettersendt. satser på å implementere den nye avtalemodellen i høstens versjon av FS (oktober 2010). Funksjonaliteten tillater å ha flere enn 2 avtalepartnere for et studieprogram. Strukturen for avtalen skal støtte rapporteringen som legges opp til i Mobility Project. Arbeidet med silingsprosessen ved opptak av kvotesøkere er i gang. Det er mange ulike rutiner ute ved institusjonene og en har behov for å ta tiden til hjelp for å få en best mulig løsning for denne prosessen. De fleste land krever betaling for denne typen søknader. Dette er med på å eliminere useriøse søkere. Blant europeiske land er det kun Norge og Island som ikke har innført søknadsavgift. Tatt til orientering. 3. Orienteringssaker a. Felles møte for styret for FS, styret for Frida og styringsgruppen for Datavarehus Seksjonsleder ved SUAF,, gruppeledere for FS, Frida og Datavarehusprosjektet samt daglig leder for FS hadde invitert til et felles møte for å diskutere felles problemstillinger som utviklingsmetode, organisering, roller, datavarehus, integrasjon mellom systemer, rammebetingelser med mer. Det ble diskutert samarbeid fremover slik at alle de systemer som sektoren selv eier, fungerer best mulig for alle parter. Fremtidig organisering av samarbeidstiltak i UH-sektoren ble også diskutert. På møtet deltok styrene for FS, Frida og datavarehus, leder av SO-styret og SOsekretariat samt representant fra UHR, Uninett med flere. Tatt til orientering. b. Doktorgradsseminar 25. og 26. mai 2010 i Tromsø Veldig bra seminar. Tema i år var: Ph.d.-studenter med ekstern arbeidsgiver/annen ekstern finansiering, Forskerskoler - ett begrep, men ulikt innhold og hvilke karrieremuligheter har en philosophiae doctor Fra deltok daglig leder, utviklingsleder og en fra brukerstøtte. Side 3

4 Tatt til orientering. c. Permisjon for medlemmer i Planleggingsgruppen Øyvind Edvardsen, UiT går ut i permisjon f.o.m Han deltar både i Planleggingsgruppen og i Studentutvekslingsgruppen, og er FS-kontakt for UiT. UiT må oppnevne ny kontaktperson. Karin Stormo går ut i permisjon f.o.m Hun deltar også i StudentWebgruppen og Søknadsweb-gruppen, og vil bli erstattet av Inger Setnes. Claudia Talgo slutter ved MF og går dermed ut av Planleggingsgruppen med virkning fra Ole-Jørgen Torp har permisjon fra sin opprinnelige stilling frem til , og har i den forbindelse hatt permisjon fra deltakelse i Planleggingsgruppen. Planleggingsgruppen ønsker å få inn en erstatter for Claudia ved å få inn en fra en høgskole. Hans Jacob Berntsen ved Høgskolen i Telemark og Høgskolen i Nordtrøndelag ble foreslått. Daglig leder følger opp. Saken behandles deretter pr. mail. 4. Risikoanalyse av FS Styret for FS ønsket å få i gang arbeidet med risikovurdering av FS. Enhet for intern revisjon (EIR) ved UiO bistår. Fra EIR kom Sveinung Svanberg og Morten Opsal for å igangsette arbeidet med risikovurdering. Planleggingsgruppen hadde i forkant fått sendt et notat fra EIR med punkter som de skulle tenke gjennom før møtet. På møtet ble det så utarbeidet liste med risikoelementer (råliste) og et utkast til mål for FS. EIR sender rålisten til Planleggingsgruppen for kommentarer. Frist for kommentarer ble satt til 11. juni, Mål for FS vil også bli diskutert på styremøtet 7. juni. På møte i Planleggingsgruppen, den 22. september, vil EIR gjennomføre en workshop der sannsynlighet og konsekvens for ulike former for risiko vektes ved bruk av mentometer som stemmeverktøy. Det er interesse for å få med ledere til dette møtet. Dette danner grunnlag for et dokument som inneholder oversikt over risikoer og mulige tiltak. Dokumentet vil deretter bli behandlet i styret for FS. 5. Evaluering av Brukerforum april av 110 deltakere (38 %) sendte inn evalueringsskjema. Svarprosenten for evaluering av det første Brukerforumet, november 2009 var 33. Deltakerne ble bedt om å fortelle hvilket helhetsinntrykk de fikk av Brukerforumet, synspunkter om gruppediskusjonene, parallellsesjonene, hvilke punkter/tema i programmet var bra, forslag til forbedringer og ønsker til fremtidige Brukerforum. Side 4

5 Deltakelse av eksterne aktører og ulike typer parallellsesjoner (lynkurs, diskutere løsninger, utarbeide rutinebeskrivelser) er sterkt ønsket. I tillegg fremheves det sosiale, at man blir kjent med brukere fra andre institusjoner og muligheten for uformelle diskusjoner i pausene. Litt over halvparten ønsket å ha seminaret 2 ganger i året, resten 1 gang pr. år. Tilbakemeldingene var i stor grad positive. 6. Planlegging av neste Brukerforum Høstens Brukerforum finner sted 3. og 4. november på Gardermoen. Utkast til program ble diskutert og utarbeidet, basert på tilbakemeldinger fra de 2 foregående seminarene. Det ble foreslått en bolk med paralellsesjoner: Parallell 1: Offentlighetsloven vs. personvern: Anette spør Geir Walderhaug, arkivledelsen ved UiO, om han kan holde et 2-timers innlegg om dette. Parallell 2: Bologna-ekspertgruppe, ECTS-label, DS-Label: Dag Olav hører med Svein Arild og Geir med resten av Bolognagruppen om de kan fortelle hva de ikke er fornøyd med og hvordan de jobber med søknader. bør ha møte med Bolognagruppen i forkant av Brukerforum. Se også sak 7 om dette. - FS-lynkurs i DS-utskriving - Julie hører med HiØ om de kan si noe om Rutiner rundt søknad om DS-label, - hvilke data må være på plass hvordan komme i gang? Kurs 2-3 timer med DBH om uthenting/bruk av emnesider En heldags (ikke parallell) sesjon om rapportering av studieinfo med: - Utdanning.no - SIO - Ploteus - XrossRoad - Lånekassen - og flere? (Dep, DBH, SSB?) Tilrettelegging av informasjon/publisering - Å lage objektive beskrivelse av studiepoeng og emner, - hvem? Geir, Sven-Petter og Julie Et kunstenerist innslag? Sven Petter sjekker muligheter ved NMH. Julie, Geir og Sven Petter jobber videre med programmet og sender det til gruppen for kommentarer (litt usikker på om dette kun gjaldt en av bolkene?). 7. Kvalifikasjon på Diploma Supplement Diploma Supplement er et vitnemålstillegg som beskriver utdanningen i landet der studenten har sitt vitnemål fra. Side 5

6 Bakgrunnen for saken er et spørsmål fra Høgskolen i Telemark om pkt. 2.1 i Diploma Supplement skal ha navn på studieprogram istedenfor kvalifikasjon. 2 OPPLYSNINGER OM KVALIFIKASJONEN 2.1 Kvalifikasjonens navn og (dersom tilgjengelig) tildelt tittel (på originalspråket): Oppgi vitnemålets fulle navn på originalspråket med informasjon om tilhørende nasjonalt akseptert tittel, se vedlegg 1. Dersom vitnemålet/graden automatisk utløser en lovbeskyttet tittel, skal dette føres på her. Eksempel:allmennlærer, faglærer, sivilingeniør, siviløkonom. Knut Løvold fra brukerstøttegruppen ved presenterte noen problemstillinger. Konklusjonen var at Planleggingsgruppen må ta dette opp på Brukerforumet i november og be om innspill der. Det er også behov for et eget møte om Diploma Supplement. Møtedeltakerne må kunne både FS og studieadministrasjon. Medlemmer fra Bologna-ekspertgruppen inviteres til dette møtet som bør avholdes i forkant av Brukerforumet. 8. Representant fra en høgskole til Studentutvekslingsgruppen HiST har ønsket å få inn en representant fra høgskolene for å bedre ivareta behovene til funksjonalitet som høgskolene har behov for. FS-sekretariatet rettet en henvendelse til høgskolene som bruker FS, og ba om forslag til kandidater. FS-sekretariatet mottok få tilbakemeldinger på henvendelsen. Lovisenberg Diakonale Høgskole foreslår Marte Neverdal, som jobber med blant annet studentutveksling. Vedtak: Marte Neverdal ble enstemmig valgt som representant i Studentutvekslingsgruppen. 9. Revidert kursplan for høsten 2010 Kursplan for høsten 2010 ble godkjent på møte i Planleggingsgruppen i februar. Det har senere vært nødvendig å gjøre noen endringer til kursplanen, og Planleggingsgruppen hadde derfor fått en revidert kursplan til behandling. Vedtak: Revidert kursplan godkjennes. I tillegg settes det opp et kurs i LIST i regi av Datavarehusgruppen ved. UiO opplyste at de ikke lenger har mulighet til å tilby plass for eksterne deltakere på sine interne FS-kurs. Brukerdokumentasjon for vurderingsmodulen er i arbeid. Inntil videre henvises brukerne til å benytte kursdokumentasjonen. Hjelpetekst for nye felt i bilder bør være på plass når nye versjoner av FS legges ut. 10. Gjennomgang av ønskelisten Side 6

7 Ønskelisten ble gjennomgått og en del saker ble fordelt til aktuelle ekspertgrupper. Dette vil være et gjentagende tema på møtene i Planleggingsgruppen. 11. Innsendte saker a. UiT: Forberedelse av saker til Planleggingsgruppen Det er alltid mange saker som skal behandles på møtene i Planleggingsgruppen. Det er derfort ønskelig at sakene er godt forberedet, og UiT har derfor fremmet et forslag til saksforberedelse og saksdokumenter. Planleggingsgruppen foreslo å ta i bruk web-skjema for registrering av saker. kan deretter se på dem og angi omfanget av arbeid på ønskene om forbedringer/endringer. Konklusjon er at saker som skal opp i planleggingsgruppen må være godt forberedt. Dersom RT-saker skal opp i gruppen, skal innsender bes om å sette opp en sak til behandling i gruppen. Det er ikke ønskelig at hele e-postutvekslingen skal være saksgrunnlaget, da dette fort bli uoversiktlig. Sekretariatet setter opp et dokument som beskriver krav til et saksinnlegg. b. UiO: Radvalidering og begrensning av leserettigheter Rollen LES1 gir for vide innsynsrettigheter. Ansatte som benytter FS kun til oppslag, har behov for informasjon om studentstatus, adresse og navn på studenten. Validering ønskes knyttet til fakultetskoden og til bestemte tabeller for å begrense lesetilgangen. For noen studenter skal kontaktinformasjon eller personopplysninger skjermes fra generell innsyn. Her kan man innføre et felt JA/NEI for å skjule informasjon. Dersom JA, vil det ikke være mulig å oppdatere kontaktinformasjon. Saksbehandleren henvises til arkiv for å få utlevert adresse m.m. Videre er det ønskelig at det for en del rutiner innføres validering på stednivå for å kjøre disse, etter samme mal som brukes ved kjøring av rutiner i undervisningsmodulen. Saken tas opp igjen på neste møte. Til radvalidering undersøker Planleggingsgruppen - hvilke tabeller med personinformasjon og eksamensinformasjon berøres - hvilke brukere skal ha begrenset leserolle - for hvilke rutiner skal det innføres validering på stednivå c. NTNU: EpN og språk På Brukerforumet i Bergen hevdet noen at mens man i FS kan legge inn tekster på bokmål, nynorsk og engelsk, så begrenses denne muligheten i EpN kun til norsk og engelsk. NTNU ønsket å høre hvordan andre registrerer informasjonen. De fleste registrerer 2 språk, enten nynorsk eller bokmål i tillegg til engelsk. Ved UiO registreres tekst som skal brukes til StudentWeb både på bokmål, nynorsk og engelsk, utover det kun på bokmål og engelsk. Side 7

8 12. Møteplan høsten september på. Starter kl første dagen, og avsluttes senest kl dagen etter. Internrevisjonen ved UiO vil delta den ene dagen for å fortsette arbeidet med risikoanalyse av FS. 2. november kl på. Møtet holdes dagen før Brukerforumet, som finner sted på Clarion Oslo Airport Hotel på Gardermoen. 13. Eventuelt a. StudentWeb-brukertest Rapporten fra NetLife var sendt til gruppen til orientering. Rapporten skal presenteres 1. juni. Det er også interessant å se på tilbakemeldingene som kom på seminaret om utdanningsplaner i november b. UiO: Vurderingsmodul, felt for data for muntlig eksamen Saken behandles pr. mail. Side 8

9 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) Institusjonene I1/10 Se sak 7m: Sende inn kommentarer til tekster for feltet Studentstatus Planleggingsgruppen I arbeid U1/10 Se sak 4 undersøker om det finnes ledig kapasitet på hoteller på Gardermoen til høstens Brukerforum Invitasjon og foreløpig program er sendt ut. Åpnet for påmelding U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdok via fs-applikasjonen I arbeid Side 9

10 Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) Institusjonene U3/10 Se sak 4b: Lage et notat til neste møte i Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bologna-ekspertgruppen til uttalelse. I arbeid. Eget møte etter Brukerforumet i november. U4/10 Se sak 4c: Sende mail til de institusjoner som var med i den gamle Eksamensgruppen, og be om en representant som kan delta på et møte om Vurderingsmodulen til høsten. U5/10 Se sak 4d: Registrering av oppnådde poengsummer settes opp som sak til møtet om Vurderingsmodulen U6/10 Se sak 4e: Legge ut informasjon om kryptering av epost. U7/10 Se sak 7: Undersøke om det er interesse for å utvikle en felles løsning på innlevering av Master- og PhD-oppgaver via web. Sende ut brev om prosessen og invitere til et møte. U8/10 Se sak 4f: Innføre et felt for Oppgavetittel i bildet Ekstern eksamen U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn U10/10 Se sak 11b: Sende ut et eksempel på script som endrer passord Mail sendt Møte til høsten. Hatt møte med UB ved UiO Gjort til oktoberversjonen av FS. sender ut info om dette til kontaktlisten. I arbeid Ikke aktuell lenger. Siste klient muliggjør setting av passord selv. Side 10

11 Saker som skal følges opp (dette er fra mai 2010-møtet) Institusjonene I3/10 Se sak 11b: Til radvalidering undersøke: - hvilke tabeller med personinformasjon og eksamensinformasjon berøres - hvilke brukere skal ha begrenset leserolle - for hvilke rutiner skal det innføres validering på stednivå Til neste møte ( ) U12/10 Se sak 6: Jobbe videre med programmet for høstens Brukerforum og sende det til Planleggingsgruppen for kommentarer. U13/10 Se sak 8: Informere LDH om plass i Studentutvekslingsgruppen U14/10 Se sak 9: Kurs i LIST høsten 2010 U15/10 Se sak 11a: Sette opp et dokument som beskriver krav til et saksinnlegg. FS-sekretariat FS-sekretariat I2/10 Se sak 4: Kommentarer til råliste sendes til Morten Opsal. Planleggingsgruppen Oversendt til Morten Opsal Planleggingsgruppen U11/10 Se sak 3c: Rette en henvendelse til utvalgte personer for deltakelse i Planleggingsgruppen. Personen skal erstatte Claudia Talgo, MF. FSsekretariatet Hans Jacob Berntsen, HiT, har takket ja til å bli medlem. FS utviklingsgruppe FSsekretariatet LDH takket ja, deretter trakk seg I arbeid, Behandles på møte Side 11