Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Mandag 7. juni 2010 kl 10:00-15:00. Møterom 8. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Kjetil Solvik, NMH Knut Veium, NTNU Seunn Smith-Tønnessen, UiA Beth Linde, HiØ Monica Bakken,UiO Line Eielsen Malde, KD Tone Jeanette Berntsen, KD Torill Vangen, SSB Andora Sjøgren, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 7. juni 2010 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 8. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart med veibeskrivelse

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS FS Referatsaker a. Møte i Arkivgruppen b. Møter i Planleggingsgruppen og FS Sak c. Møte i Studentutvekslingsgruppen d. Møte i LIST-gruppen e. Møte i Godkjenningsgruppen Sak 3 Orienteringssaker a. Status nye høgskoler b. FS Brukerforum april 2010 i Bergen c. Status standardiseringsarbeidet (Bologna-møtet i mars) d. Avklaring av gjeld til USIT for merforbrukte timer (Timeregnskap) e. Risikoanalyse FS f. Notat om karakterutskrift (ettersendes) g. Brukertest av studentweb FS FS FS FS FS h. Dr.gradsseminaret mai 2010 i Tromsø Rapportering 1. tertial Budsjett/regnskap FS Sak 4 Timeforbruk (avhengig av utfall av sak om avklaring av USITs timeregnskap om det blir behov for beslutning om budsjettjustering) Sak 5 Oppsummering av felles seminar for styret for Frida, styret for FS og styringsgruppen for Datavarehus Sak 6 Datavarehus og LIST Organisering av arbeidet (vedtak) FS Status på arbeidet hittil å år Sak 7 Lånekassen, observatør i FS styret? (vedtak) FS FS Sak 8 Møteplan høsten 2010 Dato for Årsmøte 2011 Sak 9 Eventuelt Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Julie Myhre Barkenæs Daglig leder FS FS Innkalling til møte i styret for FS 7. juni 2010 Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 4. mars 2010 Til stede: Forfall: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Knut Veium, NTNU Seunn Smith-Tønnessen, UiA Beth Linde, HiØ Monica Bakken, UiO Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Torill Vangen, SSB Tone Jeanette Berntsen, KD Line Eielsen Malde, KD Kjetil Solvik, NMH Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 5. mars 2010 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Møte i styret for FS Referatsaker a. Møte i Søknadsweb/opptaksgruppa 12. januar 2010 b. Møte i StudentWebgruppa 19. januar 2010 c. Møte i Etterutdanningsgruppa 20. januar 2010 d. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 1. februar 2010 e. Møte med Sverige og Finland februar 2010 f. Møte i Studentutvekslingsgruppa 9. februar 2010 g. Møte med SolarSoft AS 10. februar 2010 h. Møte i Godkjenningsgruppa 11. februar 2010 i. Møte i Doktorgradsgruppa 16. februar 2010 j. Møte i Planleggingsgruppa 18. februar 2010 k. Møte om Bologna 15. februar 2010 m/siu, NOKUT m. flere l. Møte med Netlife Research om test av StudentWeb m. Møte i LIST-gruppen 2. mars Orienteringssaker a. Status nye høgskoler b. Møte med styret for SO c. FS Brukerforum april 2010 i Bergen d. Status standardiseringsarbeidet (Bologna-møtet i mars) e. Rapportering av timer og kroner, avklaring av gjeld til USIT for merforbrukte timer f. Møte med SiU g. Fremdrift risikoanalyse h. Fremdrift, organisering av samarbeidstiltaket FS 4. Datavarehus og LIST 5. Felles seminar for styret for Frida, styret for FS og styringsgruppen for Datavarehus 6. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 Det var følgende merknader til innkallingen: Når dagsorden domineres av referatsaker og orienteringssaker, bør det vurderes om det er hensiktsmessig å avholde møtet. Siden som inneholder Saksdokumenter kan utelates fra innkallingen, det er tilstrekkelig at saksdokumentet er oppført sammen med saken.. To saker ble meldt til Sak 5 Eventuelt: - Søknad fra Lånekassen om observatørstatus i styret - Fremdrift for EpN 1. Referat fra møte i styret for FS 11. januar 2010 Det var ingen merknader til referat fra møtet i styret for FS. I tillegg til referat fra møtet forelå det også referat fra sluttbehandling av samarbeidsavtalens vedtekter pkt. 6, som ble behandlet pr. e-post. Det ble delt ut en oppdatert versjon av dette referatet på møtet den 4. mars Referatene ble godkjent. 2. Referatsaker Møtene fra Planleggingsgruppen , Rapporteringsgruppen og Arkivgruppen ble muntlig referert på møtet i januar, og referatene til møtet i mars var sendt til styret til orientering. Styret hadde ingen ytterligere kommentarer til disse referatene. a. Møte i Søknadsweb/opptaksgruppen 12. januar 2010 Dette var det første møtet i den kombinerte gruppen for søknadsweb og opptak. Møtet ble brukt til å prioritere oppgaver fremover. Til høsten vil man prøve å holde et nettmøte, og hvis det viser seg å fungere bra, vil denne møteformen vurderes i flere møter. Tatt til orientering. b. Møte i StudentWebgruppen 19. januar 2010 Møte ble brukt til å prioritere ønsker til april-versjonen av StudentWeb. Større utviklingsoppgaver utsettes til StudentWeb skal omskrives til JBoss Seam. Tatt til orientering. c. Møte i Etterutdanningsgruppen 20. januar 2010 Modulen brukes mye av UiB, mens de andre institusjonene bruker den lite eller ikke i det hele tatt. EVU-web er under omskriving, og større endringer utsettes til den nye applikasjonen foreligger. Tatt til orientering. d. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 1. februar 2010 Mange nye institusjoner har tatt i bruk FS i løpet av Leder for styret ga derfor en kort presentasjon av FS og trakk frem de viktigste utfordringene for de nærmeste årene. I tillegg ble den nye organiseringen av samarbeidstiltaket FS presentert. Ny valgkomité for perioden ble valgt. Tatt til orientering. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 e. Møte med Sverige og Finland 4. og 5. februar 2010 Sverige har et studieadministrativt system, mens det i Finland finns flere. Raketti er et organ som skal jobbe med standarder og retningslinjer for de ulike systemene i Finland. USIT hadde et 2-dagers metodeseminar for Ladok, Oodi og Raketti. De har merket seg at FS har klart å utvikle et stort og komplekst system med få ressurser, og ønsket derfor å få en gjennomgang av våre utviklingsmetoder. Den avgjørende faktoren for suksess i all utviklingsarbeid er datamodellering. Man må innledningsvis være villig til å bruke tid på denne fasen, gjerne 1-2 år. Tatt til orientering. f. Møte i Studentutvekslingsgruppen 9. februar 2010 Gruppen jobber nå med modellering av avtaleverket. Det skal lages en mer generell modell enn eksisterende. FS vil også kunne støtte avtaler mellom flere institusjoner, i motsetning til dagens løsning som kun støtter avtaler mellom 2 institusjoner. Tatt til orientering. g. Møte med SolarSoft AS 10. februar 2010 SolarSoft er et firma som har som formål å lage systemer rundt studieadministrasjon, for eksempel konferansesystemer og integrasjon mot e-læring og studentkort. De ønsker å samarbeide med FS for integrasjon med sine systemer. Tatt til orientering. h. Møte i Godkjenningsgruppen 11. februar 2010 Modulen skal skrives om. Gruppen har jobbet med å beskrive ekstern studium og baserer arbeidet på den nye ELM-standarden. Godkjenningssaker vil også være tema på Brukerforumet i april. Tatt til orientering. i. Møte i Doktorgradsgruppen 16. februar 2010 Program for seminaret i Tromsø i mai ble diskutert. Karakterutskrift for PhDvitnemål ble gjennomgått. På neste møte skal innlevering av PhD-oppgaver og koblinger til åpne arkiver diskuteres. Det er satt i gang et arbeid for felles, åpent arkiv for PhD-oppgaver i Norge. UiO skal lage et nytt system som er basert på DSpace, som de fleste tilsvarende systemene i Norge baseres på. Dette muliggjør grensesnitt fra FS. PhD-rapportering er i liten grad tatt i bruk. For å komme videre med denne, må det gjennomføres noen pilottester ved institusjonene. På styremøtet ble det tatt opp at flere ønsker å benytte StudentWeb til PhDutdanning, men at institusjonene ikke har fått prioritert å se på dette. USIT trenger tilbakemeldinger for å komme videre. Tatt til orientering. j. Møte i Planleggingsgruppen 18. februar 2010 På møtet ble program for Brukerforumet i april planlagt. Det ble tatt opp at det blir for lite tid til å gjennomgå alle saker, mange saker ble ikke behandlet. Gruppen vil derfor holde noen 2-dagers møter i løpet av året. Tatt til orientering k. Møte om Bologna med SiU, NOKUT m.fl. 15. februar 2010 FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 Møtet fant sted i Kunnskapsdepartementet, og tema var arbeidet med Diploma Supplement, spesielt søknad for DS-label, fordi kvaliteten på søknadene fra institusjonene er til dels svært dårlig. Høgskolen i Østfold orienterte om sin prosess for søknad om DS-label, de brukte 2-3 år på å lage beskrivelser som ligger til grunn for godkjenning. DS-label må søkes hvert 3. år, og det krever derfor stor innsats til vedlikehold av informasjon. HiØ mener at prosessen var verdt all arbeidet, fordi det førte til bedre rutiner internt. USIT ønsker at FS skal fungere i forhold til DS-label. DS-label vil derfor være tema til høstens Brukerforum. Tatt til orientering. l. Møte med Netlife Research 23. februar 2010 Netlife Research skal gjennomføre brukertest av StudentWeb. UiO, UiB og NTNU ønsker å delta. Brukertesten skal være gjennomført innen 1. mai. Prosessen innledes med en Workshop med UiO, UiB og NTNU. Tatt til orientering. m. Møte i LIST-gruppen 2. mars 2010 Gruppen har vært inaktiv de siste to årene. Dette var det første møtet i den nye gruppen. Gruppen skal i starten ha fokus på rapportering for opptak og gjennomføring. Tatt til orientering. 3. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler Prosjektleder for nye høgskoler ga en kort statusrapport. Våren 2010 tar høgskolene i Molde, Ålesund og Sogn og Fjordane, Samisk høgskole samt Norges veterinærhøgskole i bruk FS. Arbeidet med overgangen går i henhold til fremdriftsplanen. Samisk høgskole ligger litt etter planen. Styret tok statusrapporten til orientering. b. Møte med styret for SO Styreleder for SO ønsker et felles møte med styret for FS. Initiativet kommer opprinnelig fra FS. For FS er det viktig å få til et godt samarbeid med SO. Dato for møtet er ikke fastsatt. c. FS Brukerforum i Bergen Vårens Brukerforum holdes i Bergen 27. og 28. april. Agendaen er under utarbeidelse. Invitasjon er sendt ut til institusjonene via FS-kontaktlisten. d. Status standardiseringsarbeidet MLO skal ha møte i Brussel i løpet av våren. Det er håp om å få på plass standarder for dokumentasjon av Diploma Supplement. ELM arbeider med utveksling av studentinformasjon. Utkast til standard er klar, den er nå til oversetting og vil deretter bli sendt ut på høring til de europeiske landene. Mobility Project er et prosjekt i regi av RS3G, som nå er blitt en del av EUNISsamarbeidet. Prosjektet skal ha et møte i Bologna 18. mars. Formålet er å lage systemer for å utveksle konkrete data om studenter som har utvekslingsopphold (id av personer, sikkerhet). e. Rapportering av timer og kroner FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 Utviklingstimer for FS kjøpes fra USIT. FS har nå et overforbruk av timer, og ønsker å formalisere rutiner for håndtering av avvik på timeforbruk. Daglig leder foreslår at FS beholder en buffer på 1000 timer. Overskridelse medfører nedskriving til 1000 timer. Ved færre timer avregnes disse mot bufferen på 1000 timer. Daglig leder vil følge opp saken overfor USIT. Det vil også bli forhandlet om initiell størrelse på dette bufferet. Styret støtter forslaget, og ber om at forhandlingene med USIT kommer i gang snarest mulig. På neste styremøte fremlegges resultatet av forhandlingene. Dersom forhandlingene med USIT fører til at timene må nedbetales i form av redusert innsats, vil dette bli behandlet som vedtakssak i styret. Vedtak: Det skal avviksrapporteres på økonomi og timeforbruk per tertial. På styremøte i juni fremlegges avviksrapport for første tertial f. Møte med SiU Punktet utgår, da denne ble referert under sak 2k. g. Fremdrift risikoanalyse Styret må komme i gang med arbeidet med risikovurdering. Daglig leder lager et utkast til neste møte. Det ble anbefalt å kontakte Internrevisjon ved UiO for støtte til arbeidet. h. Fremdrift, organisering av Samarbeidstiltaket FS Organisering av Samarbeidstiltaket FS må sees i sammenheng med de andre pågående initiativene vedrørende forvaltning av fellessystemer i UH-sektoren og organisering av IT-virksomheten ved UiO, deriblant den eksterne virksomheten. Andora Sjøgren ga styret en presentasjon av disse initiativene. Styret ønsket at Andoras presentasjon ble lagt inn i referatet. Presentasjonen er gjengitt i sin helhet i kursiv: FS, Frida og SO er nå nærmest i en monopolsituasjon. UHR-rapport Om IS-systemer Tre kategorier Virksomhetskritiske egenutviklede systemer (FS, Frida, Bibsys, Forskdok) Virksomhetskritiske ferdigsystemer (økonomisystem og lønns- og personalsystem) Andre systemer Organisering av IS-systemer i UH-sektoren Kunde/leverandørforholdet Klart skille kunde/leverandør Kan man piskes til et godt resultat? Uninett-rapport FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

9 U3 Uninett fikk i oppdrag av UHR å se på hvilken rolle de kunne spille i sektoren Behandlet i administrasjonsutvalget i UHR Ba en ad hoc gruppe om å spisse problemstillingene og løsningsforslagene Skal opp igjen i møte i mars Universitetet USIT og UH-sektoren Prosjekt som ledes av ass. Universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen Organisering av IT ved UiO Med spesiell vekt på den eksterne virksomheten Satt ned et prosjekt som ledes av assisterende Universitetsdirektør Rambøll er leid inn også her Styringsgruppe også med eksterne representanter Arbeidet startet i januar 2010 Avsluttes 24. mars 2010? Frida/Cristin Kunnskapsdepartementet utreder organisering av Cristin 1-4 tiltak (4. ledd) UiO som vertsorganisasjon Styre med 8 personer 2 fra hver sektor + 2 fra brukerinstitusjoner Styret for FS har organisering av FS i strategiplanen 1-4 tiltak Hva betyr dette for oss? Vanskelig å følge med, holde oversikt Ansvar med å ha monopolsystemer Seksjon på linje med andre seksjoner i USIT er det riktig organisering? Nødvendig med mer arbeid på tvers av systemene SUAF-seksjonen (som utvikler bl.a. FS) ønsker forslag til en organisasjon som tar best mulig vare på utviklermiljøet. USIT vil ta kontakt med Arne Lunde, KD, for å høre KDs tanker rundt Aagedalutvalgets rapport, Uninetts rapport og U3- prosssesen ved UiO samt sikre at styret for FS er med i prosessen der en mulig organisering som et 1-4-tiltak skal drøftes. Det var enighet om at styret ved Styreleder og Daglige leder skal kontakte KD for å finne ut hvilke planer eller tanker KD har omkring organisering av samarbeidstiltaket FS. Styret ønsker også å melde til KD at de har ressurspersoner som kan delta i dette arbeidet. Temaet tas opp på seminaret på Gardermoen 3. og 4. mai. FS Referat fra møte i styret for FS Side 7

10 4. Datavarehus og LIST Daglig leder la frem et kort notat som et bidrag til diskusjon om hvordan styret ønsker å bli involvert i arbeidet med LIST og datavarehus. Det var følgende kommentarer til notatets side 2: Det står at Arbeidet med LIST styres gjennom ekspertgruppen LIST. Ordet styres ble kommentert da bakgrunn for diskusjonen på styremøtet er hvordan styret kan involveres i arbeidet med LIST. I utdrag fra referat fra møte i styret for FS 2. desember 2009 mangler punkt om brukervennlighet. Datavarehus Styret har vedtatt å øke innsatsen på utvikling av datavarehus, forutsatt at det blir representert i styringsgruppen for prosjektet DV-UiO/UiB og at fremdrift i arbeidet rapporteres til FS styre gjennom fremdriftsplaner og leveranser. Det er viktig at en ikke gjør det samme arbeidet som nå skal utføres i DBH når NSD får rapporteringen av data på individnivå. Kunnskapsdepartementet har laget en styringsportal, bl.a. basert på DBHrapportering. UiO har en styringstavle som er lik den som KD har. NTNU er i ferd med å utvikle et eget system. Det er viktig med kobling av data mellom institusjonene. Dette vil være tema på seminaret 3. og 4. mai. LIST Styret er av den oppfatning at det er behov for en styringsgruppe for LIST som kan følge opp prosjektet og definere behovene utover det som blir vedtatt i ekspertgruppen. I dette prosjektet er det ikke tilstrekkelig med kun en ekspertgruppe, og styret diskuterte hvordan organiseringen kan løses på best mulig måte. LIST er et ledelsesinformasjonssystem, og bør engasjere ledelsen ved institusjonene. Det er derfor viktig at det i ekspertgruppen for LIST deltar personer som har kompetanse på flere områder enn FS, for eksempel at noen har kompetanse på analyser og kjenner behovet for ledelsesinformasjon. FS Referat fra møte i styret for FS Side 8

11 Organisering og styring av Datavarehus og LIST Etter en diskusjon i styret ble det foreslått tre alternativer til organisering og styring av arbeidet med datavarehus og LIST: Styret er styringsgruppe og vi organiserer dette med en arbeidsgruppe som rapporterer til styret. Trekker ut arbeidet som et eget prosjekt En samorganisering mellom LIST og datavarehusprosjektet. Konklusjon: Vi bør ikke organisere LIST og Datavarehusarbeidet med en egen styringsgruppe nå. Vi må først ta ansvar for LIST og bidra til at LIST blir best mulig. Da har vi mulighet for en senere samorganisering med øvrig datavarehusaktivitet. Dette diskuteres på seminaret 3. og 4. mai Styret ber Daglig leder vurdere LISTgruppens sammensetning på nytt, da det er behov for bedre representasjon fra noen som kjenner behovet for styringsinformasjon. LIST organiseres som et tidsavgrenset prosjekt, arbeidsgruppen omgjøres til prosjektgruppe med styret for FS som styringsgruppe. Styret for FS anser at det er riktig at de også er styringsgruppe for LIST, da LIST er en del av FS. På styremøtene legges det frem statusrapport for fremdrift i henhold til milepælsplan for arbeidet med LIST. På neste styremøte fattes tydelig vedtak på organisering og styring av arbeidet med datavarehus og LIST. 5. Felles seminar på Gardermoen Utkast til program ble diskutert og styret kom med innspill. Programmet vil også bli diskutert i styret for Frida før endelig program blir sendt ut. 6. Eventuelt Det var to saker til eventuelt: a. Henvendelse fra Lånekassen ang. observatør i styret for FS Daglig leder har fått en telefonhenvendelse fra Lånekassen med ønske om observatørstatus i styret for FS. Styret er av den mening at det er få saker som blir diskutert i styret som berører rapportering til Lånekassen. Styret foreslår derfor at daglig leder undersøker nærmere hvilken informasjon de ønsker fra FS. Det kan være aktuelt å heller tilby deltakelse i Rapporteringsgruppen eller egne møter. SSBs observatørrolle ble også diskutert og det ble stilt spørsmål til om det fortsatt er nyttig å ha med SSB, i og med at all rapportering skjer nå til DBH, der SSB henter sine tall fra. Styret ber daglig leder kontakte Lånekassen for å undersøke hvilken informasjon de har behov for. Saken blir deretter behandlet pr. mail. Styret ber også at daglig leder tar FS Referat fra møte i styret for FS Side 9

12 kontakt med SSB for å avklare om de fortsatt har behov for en observatør i styret for FS. b. EpN og fremdrift EpN er utviklet ved NTNU, men skal være skrevet slik at den også skal kunne tas i bruk ved andre institusjoner. Erfaring fra UiT og UiS viser imidlertid at det er behov for mer tilpasning og omskriving enn antatt for å få satt EpN produksjon ved andre institusjoner. Systemet var ment å kunne tilbys til andre institusjoner i løpet av våren 2010, men dette lar seg ikke gjennomføre. EpN skal på sikt omskrives i Jboss Seam. Ettersom det er behov for en del endringer i applikasjonen vurderes det å fremskynde omskriving til Jboss Seam og først tilbys EpN til flere institusjoner når den er omskrevet og har fått med de nødvendige endringene. Styret tar dette til orientering. Neste møte: Mandag 7. juni 2010 på USIT FS Referat fra møte i styret for FS Side 10

13 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 26. april 2010 Til stede: Øyvind Edvardsen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Sven Petter Næss, NMH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Anne-Lise Lande, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Claudia Steidl Talgo Ole-Jørgen Torp, UMB Dag Olav Nilsen, UiA Referent: Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: Sist endret:

14 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 18. februar 2010 med oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Brukerforum april 2010 i Bergen 4. Gjenstående saker fra februarmøtet samt andre innsendte saker 5. FS Web Service, prioritering av arbeidsoppgaver 6. Notat vedrørende karakterutskrifter 7. Diskusjon av løsning til innlevering via studentweb 8. Integrasjon Agresso - FS 9. Starte gjennomgang av ønskelista 10. Neste møte 11. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 2

15 3 saker ble satt opp under Eventuelt: - NTNU: FS Inndragning av studierett - USIT: VPD - USIT: EpN 1. Referat fra møte 18. april 2010 og oppfølgingssaker Det var følgende merknader til referatet: Sak 5a: Nye medlemmer til ekspertgrupper: Styret for FS ønsker selv å oppnevne særskilte grupper og at disse gruppene rapporterer direkte til styret. Det vil imidlertid være Planleggingsgruppens oppgave å ha den helhetlige oversikten over arbeidet i gruppene, via møtereferater. Oppfølgingssaker ble gjennomgått. Oversikten over sakene på web-siden oppdateres. Sak 6: Demo av web-basert eksamensklagesystem v/ntnu: Systemet er i bruk ved ett av fakultetene ved NTNU. NTNU ønsker grensesnitt mot FS slik at en kan registrere selve klagen i FS, men klagesaken vil bli behandlet i eksamensklagesystemet. I klagesaker vil også fagpersoner være involvert i tillegg til saksbehandlere. Da er det viktig å avklare hva skal registreres i et slikt system, hva skal registreres i FS og hvilke web service grensesnitt en trenger mot FS. Konklusjon: FS vil konsentrere seg om arbeidet med FS-applikasjonen og jobbe med web service grensesnitt mot andre systemer, men vil også vurdere applikasjoner som kan være nyttige å implementeres som en del av FS-applikasjonen. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker I tillegg til referatsakene under, hadde Planleggingsgruppen fått tilsendt referater fra møter i Studentutvekslingsgruppen , i Godkjenningsgruppen og i Doktorgradsgruppen Disse møtene ble referert muntlig på Planleggingsgruppemøtet i Referatene ble tatt til orientering. a. Møte i LIST-gruppen Arbeidet i denne gruppen er nå kommet i gang igjen etter nærmere 2 års pause. Gruppesammensetningen er endret, og hovedoppgaven vil være å definere rapporter til bruk for ledelsesinformasjon og prioritere arbeidet med disse rapportene. Planleggingsgruppen påpekte at dokumentasjonen må bli bedre, og at rapporteringen må sees i forhold til rapportering til DBH, i tråd med strategien samt plan for Tatt til orientering. b. Møte i styret for FS Referatet ble tatt til orientering. c. Møte om innlevering via StudentWeb Ble behandlet under sak 7. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 3

16 d. Møte i Arkivgruppen Riksarkivet deltok på dette møtet og ga en gjennomgang av hvordan de arbeider med elektroniske systemer. Nytt møte med Riksarkivet vil bli holdt i november. Da vil også Noark 5 standarden foreligge. Institusjonene er i gang med en anbudsrunde med Noark, og det er dermed ikke avklart hvilken leverandør som brukes i fremtiden. Det ble informert om at Arkiv- og studieavdelingen ved UiO har kommet i gang med gjennomgang og dokumentasjon av felles rutiner. Dokumentasjonen vil bli sendt til Arkivgruppen til informasjon og innspill. Tatt til orientering. e. Workshop angående test av StudentWeb NetLife vil gjennomføre brukertest 29. og 30. april. Deltakere vil være studenter fra UiO, UiB og NTNU samt søkere til UiO fra videregående skoler. Funn fra brukertest vil dokumenteres i egen rapport., som innspill til arbeidet med utvikling av ny Studentweb. Planleggingsgruppen vil få tilgang til rapporten. f. RS3G-møte i Bologna Møtet i Bologna var det første møtet i Mobility Project-gruppen. Hovedtema for møtet var arkitektur og sikkerhet for systemer for utveksling av informasjon som gjelder studentutveksling. Informasjonen som skal utveksles omhandler utvekslingsavtaler, nominasjon av studenter, oppmøte av studenter, learning agreement og resultater. De første testtjenestene skal lages før sommeren, og oppsummering av arbeidet så langt vil bli presentert på EUNIS i slutten av juni. Det vil også være nødvendig å diskutere hvordan utveksling av data mellom institusjoner i Norge skal foregå. Tatt til orientering. 3. Brukerforum april 2010 i Bergen Programmet for seminaret ble gjennomgått. Evalueringsskjema ble gjennomgått og det ble gjort noen endringer til enkelte av punktene. 4. Gjenstående saker fra februarmøtet samt andre innspill a. HiH: Vitnemålsvedlegg Høgskolen i Harstad ønsker variant 6 av karakterutskrift fordi de har forhåndstrykket logo og teksten Karakterutskrift på sine ark. For å få teksten til å stemme med trykket, må de derfor flytte teksten 4 linjeskift nedover. Planleggingsgruppen ønsker ikke å innføre flere varianter av vitnemålsgrunnlaget. Man kan dra ned toppmargen i rapportene FS og FS , og lagre denne formateringen. Det vil også bli innført en endring i FS-klienten slik at man kan velge om tekstene Karakterutskrift og institusjonsnavn skal venstrejusteres, høyrejusteres eller midtstilles i tekstboksene. Vedtak: Det innføres ikke en ny variant av karakterutskriften. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 4

17 b. HiT: Diploma Supplement Høgskolen i Telemark stiller spørsmål om pkt. 2.1 i DS skal ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk. Konklusjon: Det er ikke alltid sammenfallende navn på kvalifikasjon og studieprogram. Problemstillingen må også sees i forhold til DBH-rapporteringen. USIT lager et notat som behandles på neste møte i Planleggingsgruppen. Notatet vil deretter bli videresendt til Bologna-ekspertgruppen til uttalelse. c. NTNU: Resultatstatus M NTNU benytter koden M til å registrere manglende forkunnskapskrav, og ber derfor om at studenter med resultat M utelukkes ved plassering av kandidater. Konklusjon: Det er behov for et møte der enkelte saker angående vurderingsmodulen diskuteres. USIT sender en mail til institusjoner som var representert i tidligere Eksamensgruppe, og ber de oppnevne en representant til dette møtet. For denne konkrete saken vil det bli gjort endringer i kandidatplasseringsrutinen slik at resultatstatus M behandles på samme vis som resultatstatus Ø (manglende obligatoriske øvinger). d. NTNU: Registrering av oppnådde poengsummer på vurderingsdel Det er behov for å kunne registrere delresultater som angis i prosent fra 1 til 100. Denne prosenten vil deretter anvendes ved fastsettelse av endelig karakter. Det ønskes også en valgfri fremvisning på StudentWeb. Dette delresultatet skal ikke vises på karakterutskrift. Også UiS, HiST og HiO ønsker denne type funksjonalitet. Konklusjon: Saken tas opp på møtet om Vurderingsmodulen (se sak 4c). e. NTNU: Rutiner rundt fødselsnummerbruk Hvilke rutiner har institusjonene ved utsendelse av data som inneholder f.nr? Planleggingsgruppen ønsker å oppfordre til større bruk av løpenr istedenfor. Dette støttes av USIT som også oppfordrer institusjonene til å kryptere epost som inneholder persondata. Konklusjon: USIT legger ut rutinebeskrivelse på FS-websiden om kryptering av epost. Det er også mulig å lage en fil som arkiveres i FS på saksbehandleren som deretter kan ta den ut. f. NTNU: Funksjonalitet i forbindelse med fellesgrader Ønske om å kunne skrive ut vitnemål der studenten har en masteroppgave fra en ekstern institusjon. UHR har laget en anbefaling på hvordan et slikt vitnemål skal se ut. Utklipp fra Håndbok for felles gradssamarbeid i Universitets- og høgskolesektoren av 7. oktober 2008: Vitnemål og Diploma supplement Det er tre alternativer for utstedelse av vitnemål om fellesgrad. Det kan utstedes ett vitnemål fra hver av samarbeidsinstitusjonene, det kan utstedes ett fellesvitnemål, eller en kombinasjon av disse to, dvs. både fellesvitnemål og vitnemål fra hver institusjon. For utstedelse av fellesvitnemål, er det behov for en del teknisk tilrettelegging. Arbeidsgruppen diskuterer i rapporten utfordringer i dagens studieadministrative datasystemer. Dersom konsortiet velger ett fellesvitnemål, foreslås følgende fremgangsmåte: FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 5

18 Vitnemålsomslaget må ha logoer fra samtlige institusjoner i konsortiet. Logoene kan være ferdig trykket på papir, eller de kan være utskrevet fra de studieadministrative datasystemene. Relevante instanser hos konsortiekoordinator undertegner vitnemålet. Beskrivelse av samarbeidet, studiebeskrivelse samt forventet læringsutbytte og kompetanse føres på innsiden av vitnemålsomslaget. I stedet for ett felles grunnlagsdokument, utsteder hver av partnerinstitusjonene egne innstikk som inngår i grunnlaget for vitnemålet. Dette er karakterutskrifter med de karakterene som er avlagt ved institusjonen, samt institusjonens segl/stempel og underskrifter. Innstikkene (to dokumenter fra hver institusjon) bør sendes konsortiekoordinator rekommandert og i forseglet konvolutt. Det blir konsortsiekoordinatorens ansvar å kvalitetssikre dokumentasjonen, det vil si at kravene for graden er oppfylt. Det er sannsynlig at samarbeidsinstitusjonene bruker forskjellig karaktersystem. Det er ønskelig at karakterene oppgis både i originalsystemet og som konvertert til ECTS-systemet5. Dette innebærer at karaktersystemene må være nøye beskrevet i DS, pkt 8. Konsortiet må vurdere om det enkleste vil være å utstede et eget DS fra hver av samarbeidspartnerne eller om en klarer å utarbeide et felles DS. Sannsynligheten taler for at Europarådet, UNESCO og EU i samarbeid vil videreutvikle dagens DS også til å passe for fellesgrader. Vedtak: Feltet Oppgavetittel innføres i bildet Ekstern vurdering g. NTNU: Sos krav til registrering av etternavn SOs krav til registrering av etternavn er strengere enn det loven tilsier. Planleggingsgruppen ønsker at det rettes en henvendelse til SOs sekretariat om dette. Dette ble også diskutert på Arbeidsgruppemøtet i juni 2009 (se sak 10a FS ). Vedtak: USIT sender et brev på vegne av Samarbeidstiltaket FS til Sos sekretariat om problemer med registrering av navn på utenlandske borgere. h. UiS: Vektingsreduksjon UiS ønsket en avklaring på hvordan vektingsreduksjoner fungerer. UiS mener det mest korrekte vil være at dersom et emne har en reduksjon så bør det vises uavhengig om emnet er med i utdanningsplanen/vitnemålet. Vedtak: Det vil ikke bli gjort noen endringer på selve reduksjonsberegningen. Men det er ønskelig at rutinen som opprettet kvalifikasjon kontrollerer om utdanningsplanen inneholder emner som overlapper med emner som inngår i kvalifikasjon som utdanningsplanens studieprogram bygger på. i. NMH: Undervisningsaktiviteter NMH ønsker funksjonalitet som letter kopieringen av undervisningsaktiviteter fra inneværende semester til neste semester. I dag finnes det én rutine for å kopiere aktivitetene og en annen rutine som kopierer studenter på parti. Ved NMH har de fleste emner/aktiviteter som foregår over 2-4 terminer, og det er mye arbeid å måtte gjøre dette i 2 omganger. Vedtak: Det ønskes at rutinen som kopierer undervisningsaktiviteter utvides med funksjonalitet for også å kopiere studentene på disse aktivitetene. Dette må være valgbart. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 6

19 Andre innsendte saker: j. NTNU: Rutine for endring av navn I FS er det tillatt å gjøre endringer direkte i navnefelt. Dette kan føre til at brukere med rettighet til å endre personinformasjon, endrer et navn uten å mene dette. Dette bør endres. Vedtak: Det skal fortsatt være tillatt å gjøre små korrigeringer som skyldes for eksempel en ren skrivefeil. Denne type endringer skal tillates innen 24 timer etter registrering av person, og vil bli loggført. Etter 24 timer må endringer gjøres via en rutine som oppdaterer navneendringstabellen. I navneendringstabellen er det dermed behov for et felt som angir om endringen skyldes feilregistrering. k. HiST: Visning av pinkode i FS HiST ønsket en diskusjon rundt ordningen med at ansatte i studieadministrasjonen kan se pinkoden for studenter. De har opplevd at enkelte studenter er bekymret for denne muligheten. Planleggingsgruppen viser til at alle ansatte har taushetsplikt, og at det er først og fremst de som jobber med innkommende studenter som har tilgang til å sette nytt passord og pinkode. Institusjonene bes være restriktive med å gi denne tilgangen til ansatte som strengt tatt ikke behøver det. Vedtak: Det gjøres ingen endringer i denne funksjonaliteten. Generell kommentar til de innsendte sakene De innsendte sakene må forberedes og redigeres bedre før de legges frem for Planleggingsgruppen. Vedtak: Når en sak ble løftet fra Brukerstøtte til Planleggingsgruppen, så skal den som har sendt inn saken til brukerstøtte informeres om at de må lage en sak med god beskrivelse av problemstillingen til Planleggingsgruppen. 5. FS Web Service, prioritering av arbeidsoppgaver USIT har laget et notat der prioritering av arbeidsoppgaver og arbeidsformen ønskes diskutert. Planleggingsgruppen ble bedt om å ta standpunkt til følgende punkter: 1. Hvordan skal prioritering av utvikling av FS Web Service foregå? 2. Behandling av foreslåtte prioriteringer for Hvordan skal henvendelser og meldinger vedrørende FS Web Service foregå? Planleggingsgruppen konkluderte med at USIT har gode nok kunnskaper til å kunne prioritere arbeidsoppgavene. Institusjonene vil bli informert om prioriteringer og status for arbeidet. Meldinger som gjelder teknisk informasjon, spørsmål etc. sendes til fswsusers@usit.uio.no og fs-dist@usit.uio.no. Meldinger vedrørende nye versjoner av FS Web Service sendes til fswsusers@usit.uio.no, fs-kontakt@usit.uio.no og fs-dist@usit.uio.no. 6. Notat vedrørende karakterutskrifter Planleggingsgruppen hadde fått tilsendt et notat vedrørende karakterutskrifter. Notatet er basert på det opprinnelige notatet fra 2007 fra en arbeidsgruppe, FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 7

20 bestående av representanter fra UiO, MF, UiA, HiL og UiT, samt fra møte 10. februar 2010 med denne gruppen. Notatet om karakterutskrifter skal sendes ut på høring ved institusjonene, og FSsekretariatet ønsket kommentarer fra Planleggingsgruppen før notatet sendes ut. Konklusjon: Planleggingsgruppen ønsket å få bedre tid til å gjennomgå notatet og diskutere det internt. Det ble derfor bestemt at eventuelle merknader til notatet sendes til innen 20. mai Diskusjon av løsning til innlevering via studentweb Kathrine Slettevold var til stede under dette punktet. Hun arbeider med systemforvaltning ved UiB, Utdanningsavdelingen. Ved UiB har masteroppgavene vært elektronisk tilgjengelig siden UiB har utviklet BORA som tilsvarer DUO v/uio. Før masteroppgaver tas inn i BORA, må de være bestått, og studentene må aktivt godkjenne at deres oppgaver kan publiseres i BORA. USIT-FS har hatt et møte med UB på UiO og Seksjon for utdannings- og forskningsstøtte (SUF) ved USIT. På møtet ble det laget et forslag til hvordan innlevering av oppgaver via StudentWeb skal foregå. Dette går ut på at etter innlevering via StudentWeb, vil arkivet ved institusjonen hente beståtte/godkjente oppgaver i FS for publisering i et system for nettbasert publisering. Deretter kan Riksarkivet høste disse oppgavene. Ved UiB har de en løsning der oppgaver innleveres til et eksamensarkiv, og disse videreformidles til BORA når oppgaven er bestått. Eksamensarkivet er samme type system som BORA. Planleggingsgruppen kan ikke ta stilling til en løsning med innlevering via studentweb uten involvering av ansvarlige for åpent arkiv og bibliotek ved egen institusjon mente om denne løsningen. FS-representantene ønsker å drøfte dette i et felles møte med de som har ansvar for å bevare de innleverte oppgavene og de som har ansvar for å få slik teknologi på plass. Når det gjelder metadata om/for studenten så mente Planleggingsgruppen at dette skal komme fra FS. Konklusjon: FS-sekretariatet ber initiativtagerene ved UB og USIT om å ta initiav til en drøfting med bibliotekene/ansvarlige for de instiusjonelle arkivene. 8. Integrasjon Agresso - FS Saken utgår. 9. Starte gjennomgang av ønskelisten Fikk ikke tid til å behandle denne saken. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 8

21 10. Neste møte i Planleggingsgruppen Neste møte avholdes i Oslo, torsdag 27. og fredag 28. mai Sted: USIT, Forskningsveien 3b. I tilegg til gjennomgang av ønskelisten og oppstart på arbeid med høstens brukerforum vil risikoanalyse av FS i forhold til organisering av FS være tema. Plan for risikoanalysen vil bli lagt frem på møte i styret for FS 7. juni Planleggingsgruppen vil få tilsendt agenda for møtet tidligst mulig. Sakspapirer vil bli lagt ut senest 1 uke før møtet finner sted. 11. Eventuelt a. NTNU: FS Inndragning av studierett Konklusjon: Studenter som hadde vært på utveksling tidligere, må få sin studirett inndratt hvis de ikke har betalt semesteravgift, på lik linje med andre studenter. At det ikke fungerer slik oppfattes som en feil. Ved inndragning av studierett på grunnlag av manglende semesterregistrering/semesterbetaling skal ikke studentens planlagte progresjon være en del av beslutningsgrunnlaget. Derimot er det ikke ønskelig å inndra for studenter som er på utreisende utveksling (selv om også disse skal betale semesteravgift og registrere seg). Studenter som hadde vært på utveksling tidligere, må få sin studirett inndratt hvis de ikke har betalt semesteravgift, på lik linje med andre studenter. At det ikke fungerer slik oppfattes som en feil. b. USIT: VPD VPD-versjon av FS ble levert 26.4, og alle baser vil nå bli oppgradert med denne funksjonaliteten. I første omgang vil institusjonene fortsatt ha sin egen base (singel VPD), men etter at høstsemesteret er startet, vil arbeidet med å slå baser sammen, settes i gang (felles VPD). Følgene av innføring av VPD er at alle brukernavn er gitt et prefiks, noe som fører til at alle passord må endres når PROD-basene oppgraderes. Videre vil en del tabeller bli helt felles, og endringer i disse tabellene vil påvirke alle institusjonene som benytter samme FS-database. Dersom noen av disse tabellene burde vært lokale, er det laget et opplegg for å gjøre disse om til lokale tabeller. I starten vil det derfor kunne være behov for justeringer av dette. c. USIT: EpN EpN er utviklet ved NTNU, men overtatt av FS. Planen er at den også skal kunne tas i bruk ved andre institusjoner som er interessert. Erfaring fra UiT og UiS viser imidlertid at det er behov for mer tilpasning og omskriving enn antatt for å få satt EpN i produksjon ved andre institusjoner. Systemet var ment å kunne tilbys til andre institusjoner i løpet av våren 2010, men dette lar seg ikke gjennomføre. Applikasjonen skal derfor skrives om, og først da vil den bli tilgjengelig for institusjonene. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 9

22 Saker som skal følges opp (dette er fra september 2009-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U8/09 Brukertest av StudentWeb USIT Test gjennomføres 29. og 30. april. U12/09 Se sak 7: Videre arbeid med karakterutskrift U13/09 Se sak 7: Valg for ECTS i rapport FS USIT USIT Oppdatert notat fra møte ble satt opp som sak til Planleggingsgruppens møte , med frist for kommentarer Notatet vil deretter bli sendt til institusjonene U16/09 Se sak 2c: USIT sjekker med kontaktlisten om en høyskole kan være med i studentutvekslingsgruppen. USIT Neste møte i studentutvekslingsgruppen er 10/5. USIT sender mail til kontaktlisten og hører om noen fra høgskolene vil være med. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 10

23 Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I1/10 Se sak 7m: Sende inn kommentarer til tekster for feltet Studentstatus Planleggingsgruppen Frist: Mottatt. Kommentarene legges ut med svarfrist. USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U1/10 Se sak 4 USIT undersøker om det finnes ledig kapasitet på hoteller på Gardermoen til høstens Brukerforum USIT I arbeid. Reservert 150 rom på Clarion Hotel Airport. Må sette tidligere påmeldingsfrist. U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdok via fs-applikasjonen USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 11

24 Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I3/10 Se sak 6: Kommentarer til notatet om karakterutskrifter sendes til Planleggingsgruppen Frist: USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U3/10 Se sak 4b: Lage et notat til neste møte i Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bologna-ekspertgruppen til uttalelse. USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 12

25 U4/10 Se sak 4c: Sende mail til de institusjoner som var med i den gamle Eksamensgruppen, og be om en representant som kan delta på et møte om Vurderingsmodulen til høsten. U5/10 Se sak 4d: Registrering av oppnådde poengsummer settes opp som sak til møtet om Vurderingsmodulen U6/10 Se sak 4e: Legge ut informasjon om kryptering av epost. U7/10 Se sak 7: Undersøke om det er interesse for å utvikle en felles løsning på innlevering via web. Sende ut brev om prosessen og invitere til et møte. U8/10 Se sak 4f: Innføre et felt for Oppgavetittel i bildet Ekstern eksamen U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn U10/10 Se sak 11b: Sende ut et eksempel på script som endrer passord USIT USIT USIT USIT USIT USIT USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 13

26 <sideskift>

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Til: USIT v. IT-direktøren Fra: Samarbeidstiltaket FS v. Daglig leder Timeregnskap USIT - FS Bakgrunn Utviklingstimer for FS kjøpes fra USIT i henhold til bestilling fra Samarbeidstiltaket FS. Bestillingen kommer i form av et dokument, for 2010 heter det Arbeidsoppgaver I dette dokumentet beskrives hva som skal gjøres i 2010 og antall timer, som kjøpes fra USIT. Denne bestillingen oppfattes som et fastprisoppdrag, men antall timer dokumenteres. Ved årsskiftet blir avvik fra budsjettert antall timer lagt inn i timeregnskapet, dette har så langt vært justert over flere år. Ved årsskiftet 2005/2006 ble antall overførte timer justert ned til null. I 2006 og 2007 var det et overforbruk av timer på henholdsvis 343 og 1703 timer. I 2008 var det et underforbruk av 918 timer slik at vi dermed hadde et underskudd igjen på 1128 timer (det vil si USIT har levert 1128 timer for mye i løpet av disse 3 årene). I 2009 har USIT levert 885 timer for mye, hvorav det er budsjettdekning for 367 timer. De resterende 518 timene er overført USITs timeregnskap slik at status ved årsskiftet 2009/2010 på timeregnskapet er at Samarbeidstiltaket FS har et underskudd på 1813 timer (USIT har levert 1813 timer for mye). Samarbeidstiltaket FS har nå altså et overforbruk av timer og ønsker å formalisere rutiner for håndtering av avvik på timeforbruk. FS Side 1

38 Forslag til håndtering av avvik på timeforbruk Det defineres en buffer på (+/-?) 1000 timer. Ved overskridelse av denne bufferen vil overskytende timer nedskrives ved årsskifte til 1000 timer, dersom denne overskridelsen ikke er godkjent av styret. Dersom overskridelsen er godkjent av styret, vil USIT få betalt for de overskytende timene. Tilsvarende vil det være hvis USIT har levert færre timer enn avtalt, så vil disse avregnes mot bufferen på 1000 timer. Initielt settes bufferen til 500 timer. FS Side 2

39 Rapport fra usabilitytest av utdaninngsplaner 28. mai 2003 Dato utført: 14 og 15 mai Utført av: NetLife Research AS Henv: Jostein Magnussen/Eidar Grande Vollan Tlf: / Ansvarlige fra UIO: Marianne Braaten Versjon 1.1

40 Sammendrag Vi gjennomførte en Usabilitytest der 8 brukere fra målgruppen fikk realistiske oppgaver som de skulle løse i Studentweb. Hver testperson løste oppgaver i 1 time og bruksproblemer og forbedringsmuligheter ble identifisert. Oppsummert bør brukervennligheten til utdanningsplanene forbedres rimelig mye før dette lanseres for vis av studenter. Hva fungerer bra i løsningen Innloggingen fungerer bra. Det er positivt at det finnes en mulighet for å få tilsendt e-post med pin-kode. Adresseutfyllingen så ut til å gå bra. Det er positivt at det finnes en oversiktsside der man kan velge mellom å registrere seg, oppdatere status og få innsyn. Men denne har også en del svakheter. Positivt at løsningen er såpass tekstorientert som den er. Bilder her inne ville sannsynligvis bare ha forstyrret brukerne. Problemer og anbefalinger Navigasjon og navigasjonselementer Det er vanskelig for brukerne å beholde oversikten i prosessen med semesterregistrering. Det er derfor behov for en prosesskart som kan gi brukerne bedre feedback. Det er uheldig at man ikke kan bevege seg bakover i prosessen ved å trykke på BACK. Knapper som er relatert til et valg bør stå i umiddebar nærhet til det aktuelle valget. Flere steder var det uklart for brukerne hva som skjedde når de trykket på navigasjonsknappene (eks. utfør endringer, OK og kontroller plan). Rullegardiner bør ikke inneholde skjulte elementer. Brukerne forsto ikke hvor de skulle gå for å finne fram til slett funksjonen. Feilmeldingene som kommer opp når man trykker på kontroller plan er uforståelige. Også andre steder finnes uforståelige feilmeldinger. I emnevalg hadde noen brukere problemer med å forstå hvordan + og knappene fungerte. Linker bør markeres med blå tekst og understreking. Man bør i størst mulig grad unngå les mer lenker. Mange brukere misforsto sorteringsfunksjonen. Denne må det gjøres noe med. Hjelp funksjonen forsvinner noe i designet. Denne bør synliggjøres bedre. Innhold og informasjon Teksten på noen av sidene bør gjøres enklere å skanne slik at hovedelementene blir lettere å få med seg. Det bør ta i bruk ingresser, underoverskrifter og utheving av ord i fet skrift slik at det blir lettere å orientere seg i informasjonen. Det savnes en god del informasjon om hva dette med utdanningsplaner er for noe, og hva som kreves for at man skal ha en godkjent utdanningsplan. Her bør brukerne få en enkel forklaring på hvorfor dette er viktig. Det bør gis klarere instruksjoner om hva brukerne skal foreta seg på de enkelte sidene og hva de ulike innholdslementene inneholder (for eksempel tabellene). Instruksjonene bør ha en trinnvis inndeling slik at man kan løse et problem av gangen. Hva som kreves av emner og poeng i det enkelte studieprogram er uklart. Særlig dette med 40 - grupper og 80 grupper må gjøres tydeligere. 2

41 1 Innledning Det å teste digitale grensesnitt på brukere er viktig både i utvikling av nye løsninger og ved redesign. For å kunne videreutvikle et nettsted i riktig retning må man ha kunnskap om hvordan brukere interagerer med det aktuelle nettstedet. Usabilitytester avdekker positive og negative aspekter ved et nettsteds brukervennlighet og bruksopplevelse. 2 Om dokumentet Rapporten oppsummerer resultatene fra usabilitytest gjennomført 14. og 15 mai Noen steder i rapporten er det gitt eksempler på hvordan man kan løse et problem. De mulige løsningene er grove skisser som ikke er ment som et ferdig designforslag, men som er tatt med for å illustrere våre poenger. 3 Metode 3.1 Beskrivelse av testen Under gjennomføringen av testen sitter en moderator sammen med testpersonen i et testrom og observatører sitter i et rom atskilt fra testrommet med et enveis-speil. Moderatoren gir oppgaver til testpersonen, hjelper TP hvis han/hun står fast og stiller oppfølgings-spørsmål som søker å avdekke hvorfor TP fikk problemer og evt. hvordan løsningen kan endres for at problemene skal unngås. Utenom dette skal moderatoren forholde seg mest mulig passiv slik at brukerens interaksjon med systemet blir mest mulig realistisk. 3.2 Tid og sted Testen ble gjennomført i fremtidslaboratoriet til Telenor Mobil i kjelleren på IMAXsenteret. Se vedlegg 1 for illustrasjon av testfasilitetene. Testingen foregikk mellom kl 16 og 21. Tilstede var testleder og moderator fra NetLife Research samt observatører fra UIO. 3.3 Gjennomføring Hver testperson er inne i ca. 1 time fordelt på følgende faser: 1. Velkomst og screening. Testpersonene (TP) skriver under villighetserklæring. 2. Selve testen. TP blir tatt i mot av moderator som forsøker å etablere en avslappet atmosfære. Deretter blir testpersonen gjort oppmerksom på hvordan opplegget er, hvor kamera er, hva formålet med testen er og at det er tjenesten som testes og ikke TP. TP blir bedt om å tenke høyt under testen og å fokusere på oppgavene som skal løses. Noen oppgaver ble improvisert under testen og oppfølgingsspørsmål gitt for å følge opp TP og hans/hennes opplevelse. 3. Intervju/debriefing. TP ble intervjuet og debriefet i etterkant. 3.4 Datainnsamling I løpet av testen blir kvalitative data samlet inn. Det som legger grunnlaget for analysene er: Digitalt videomateriale av skjermbildet og testsituasjonen Logg fra observator og moderator 3