Referat. Møte i EpN ekspertgruppe

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i EpN ekspertgruppe Til stede: Forfall: Referent: Arne Venstad, NTNU Gunvor Elise Hanssen, NTNU Tor Erga, UiS Lena Finseth, UiO Rikke Gåsholt, USIT Tonje Fredrikson, USIT Geir Magne Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Marit Vartdal Engeset, HVO UiB Anne-Marie Myhrvold Dato: Sist endret:

2 Dagsorden 1. Oppstart. Bakgrunn, formål, mandat, tidsperspektiv, møtefrekvens, forventninger 2. Kort presentasjon av brukerhistorier (scrum), v/ Rikke og Tonje 3. Arbeid med beskrivelse av applikasjonen som skal lages 4. Neste møte 5. Eventuelt Side 2

3 1. Oppstart Emneplanlegging på Nett (EpN) er en webapplikasjon som brukes som et verktøy i studieplanleggingsprosessen. EpN ble utviklet av og for NTNU, og har i tillegg vært benyttet ved UiT og UiS. Før applikasjonen skal tas i bruk av flere institusjoner, har vi valgt å omskrive den til Jboss Seam. Prosjekt for omskriving av EpN startet med et oppstarsseminar oktober på Leangkollen i Asker. På seminaret deltok NTNU, UiT og UiS i tillegg til utviklere fra FS, prosjektleder og daglig leder for FS. Målet for oppstartsseminaret var at deltagerne skulle bli kjent med EpN og metoder som skal benyttes i det videre arbeidet med omskriving av applikasjonen. Det ble jobbet med funksjonell beskrivelse/ første utkast til kravspesifikasjon/ aktivitetsdekomponering. På oppstartsseminaret ble det fremmet forslag om opprettelse av en ekspertgruppe for EpN. Styret for FS vedtok 25. november 2010 opprettelse av en ekspertgruppe for EpN, med deltagere fra NTNU, UiT, UiS, UiO, UiB og Høgskolen i Volda. Ekspertgruppe for EpN skal bidra med å stille funksjonelle krav til applikasjonen og være en referansegruppe for omskrivingsprosjektet. Gruppen skal beskrive det behovet EpN skal dekke og godkjenne at leveranser fra utviklerne dekker de funksjonelle behovene. Prosjektet for omskriving av EpN til Jboss Seam skal benytte Scrum, som er et rammeverk for smidig systemutvikling. Scrum ble presentert på oppstartsseminaret. Et Scrum-team består av Scrum Master, produkteier og utviklingsteamet. Det skal jobbes i sprinter, som er en tidsbegrenset periode for utvikling av gitte oppgaver (typisk 2-4 uker). En sprint starter med sprint planning og avsluttes med sprint review. Sprint review er en oppsummering av det som er gjort i sprinten og demonstrasjon av det som er laget. Ekspertgruppens deltagelse her tas til videre diskusjon. Anne-Marie Myhrvold og Julie Myhre Barkenæs er produkteier. Ekspertgruppen skal være midlertidig og nedlegges etter at applikasjonen har vært i produksjon i 1 år. I første fase hvor det skal arbeides med kravspesifikasjon forventes det å være forholdsvis hyppig møtefrekvens, mens over i utviklingsfasen antas møter i gruppen ca hver tredje måned. Gruppens mandat ble tatt opp til diskusjon: Forslag til mandat - Gruppen skal beskrive funksjonene EpN skal støtte. - Gruppen skal godkjenne leveranser fra utviklerne. - Gruppen skal avgrense sitt arbeidet til funksjonelle når emnet er inne i FS, dvs. gruppen skal beskrive og stille krav til applikasjon for emneplanlegging. Gruppen skal ikke arbeide publisering av studieinformasjon. Det skal jobbes videre med mandat på neste møte. Det ble diskutert om navn på applikasjonen bør endres. Emner på Nett kan være noe misvisende i forhold til hva applikasjonen faktisk gjør. Emneplanlegging på Nett, Emneplanlegging, Emneplanlegger n er forslag som kom opp. Tas til videre diskusjon. Det er opprettet et prosjekt i Jira for EpN. Medlemmene av ekspertgruppen skal få tilgang til dette prosjektet. Det opprettes en e-postliste for prosjektet. Side 3

4 2. Presentasjon av brukerhistorier Rikke Gåsholt og Tonje Fredrikson presenterte brukerhistorier/user Stories som benyttes i Scrum. I smidig systemutvikling skal det ikke brukes mye tid på detaljert kravspesifikasjon. Fokuset skal være på hva som ønskes oppnådd og ikke hvordan det skal gjøres. Dette gir utviklerne frihet til å bruke de verktøy som er til rådighet og kan løse oppgaven på en måte hvor behovene blir dekket. En brukerhistorie er en eller flere setninger der man i dagligspråk formulerer hva brukeren av systemet ønsker å oppnå. Den skal inneholde detaljerte behov. En brukerhistorie bør bygges opp på formen: Som.. ønsker jeg å. (slik at ) Det ønskes også at test og akseptansekriterier spesifiseres sammen med brukerhistoriene. Hvordan kan utviklerne teste at funksjonaliteten er på plass og virker slik den skal? Dette settes opp mer detaljert i Sprint planning møtet. Videre arbeidet med brukerhistoriene og bestillingen ble diskutert. Ekspertgruppen ønsker en sirkulasjon i bestillingen som utvikles, med mulighet for å se endringer og kommentarer fra de andre deltagerne. Det ønskes at Jira benyttes til arena for samarbeid i prosjektet og ekspertgruppen. USIT sjekker om JIRA kan benyttes av eksterne. Gunvor Hanssen holdt en kort presentasjon av dagens EpN for deltagere i ekspertgruppen som ikke hadde sett applikasjonen. 3. Arbeid med beskrivelse av applikasjon Dagens EpN består av en applikasjon for bruker (EpN) og en applikasjon for administrasjon (EpN Adm). EpN benyttes av alle som skal gjøre endringer eller godkjenne endringer av emner. Dette er rollebasert. EpN Adm benyttes av EpN administrator for å administrere brukere og roller, sette regler for EpN og klargjøre for overføring til og fra FS. Beskrivelsene av applikasjonen tar utgangspunkt i aktivitetsdekomponeringen fra oppstartsseminaret. Når emner er overført fra FS til EpN, kan det ikke gjøres endringer på de data i FS som kan endres på i EpN. Roller (er bygget opp hierarkisk): EpN Administrator - Åpner emner for sesong (initierer EpN) - Administrator i EpN Adm Side 4

5 - Vedlikeholder roller - Har alle rettigheter - Systemeier FS Godkjenner - Studieavdelingen - Sikrer at det som er lagt inn i EpN er godkjent for FS - Kvalitetssikrer at alle data er klare for overføring - Endre - Rette feil - Setter emnekode Godkjenner - Fakultet - Godkjenne alt som er registrert på emne - Innhold - Fakultet godkjenner innholdet Kvalitetssikrer - Institutt Vanlig brukere - Faglærer/bruker/ innholdsleverandør/ fagleverandør - Legger inn nye emner - Redigerer eksisterende emner Alle emner som er åpne for undervisning i FS overføres til EpN. Overføring av data fra EpN til FS gjøres via rutine i FS For undervisning kan det i EpN angis undervisningstermin, undervisningsenhet og undervisningsaktivitet. Undervisningstermin oppdateres i dag manuelt i FS. Om undervisningsinfo skal være en del av EpN. Tas opp som egent punkt. Arbeid med brukerhistorier ble påbegynt. Brukerhistorier ble registrert i JIRA med koder som beskrevet: Side 5

6 1.1: Initiere EpN Klargjøre EpN for behandling 1.1.1: Avklare hvilke emner som skal med [EPNJS-1] Som EPN-administrator ønsker jeg å velge hvilke emner som skal med fra FS til EpN. - Dette må gjøres i FS med egne rutiner. FS tar med alle emner som er åpen for undervisning, også de som undervises uregelmessige terminer. - Kan velge blant alle emner hvor termindato for undervisning ikke er gått ut (i emne samlebilde, i feltet periode undervisning til (dato)). - Skal sørge for at fakultet/institutt kan se angitte emner i EpN 1.1.3: Klargjøre EpN for ny periode [EPNJS-2] Som EPN-administrator ønsker jeg å klargjøre EPN for ny periode. - Løsning per i dag: Lagre originaldata slik at man senere kan se om det er gjort endringer. Legge inn påkrevde felter. - FS: Framskrive emnedata (kopiere inneværende periodes data til neste periode) og1.1.4? Fremskrive emnedata (kopiere nåværende data til neste periode) Dagens løsning: lagre originaldata slik at man senere kan se om det er foretatt endringer. Legge inn påkrevdfelter. Fremskrive emnedata (kopiere inneværende periodes data), skjer i FS-eksporten. [EPNJS-3] Sikre emnedata mot inkonsistens - Sikre at data bare oppdateres et sted, at man ikke kan redigere samme data både i FS og EpN : Sikre FS mot endringer [EPNJS-4] Som bruker ønsker jeg å se hvilke endringer som er gjort i EpN i forhold til eksporterte FS-data - Gjelder alle data - Viktig å se så spesifikt som mulig hva som er endret. - Endringer må også være lett synlig på utskrifter (ikke alle har fargeskriver) 1.1.6: Initiere emner (initialisere emner) 1.1.7: Eksportere koder og regler [EPNJS-5] Som EpN administrator ønsker jeg å eksportere koder og regler fra FS til EpN - Dette gjøres i FS - Man henter bakgrunnsdata fra FS - Skal kunne gjøres når som helst [EPNJS-6] Som EpN-administrator ønsker jeg å velge hvilke fagpersoner som skal med fra FS til EpN Side 6

7 - Finnes allerede FS-rutine som overfører fagpersoner. - Ønsker i tillegg å få oppdatert listen med fagpersoner som er utgått siden man overførte første gang. - Dette trenger man også for å få markert emner som f.eks har inaktive fagpersoner knyttet til seg. 1.2 Opprette nye emner [EPNJS-7] Som bruker ønsker jeg å opprette et nytt emne Registre emne (hvilket emne det skal inngå i legges i en (evt. flere) emnekombinasjon(er). Fritekstfelt. Skal erstatte annet emne? - Obligatorisk å angi: - Valgfritt å angi: (Hva brukeren skal taste inn/skal være obligatorisk må avklares er avhengig av nivå?) 1.3 Revidere eksisterende emner [EPNJS-8] Som bruker ønsker jeg å revidere eksisterende emner som har status initiert/original. (Emner som kommet fra FS) - Emnet kan ikke være kvalitetssikret/godkjent/fs-godkjent - Det skal kun være mulig å endre terminstemplede data (Alle emner som ikke er terminfestet bør det ikke være lov å endre i utgangspunktet. Det skal altså kun være mulig å endre terminstemplede data, så må det heller åpnes for andre felt etter hvert, for hvert enkelt punkt.) 1.4 Vedlikehold av regler og bakgrunnsdata [EPNJS-9] Som EpN-administrator ønsker jeg å sette standardverdier for enkelte felt - Det er mange felt i FS som må fylles ut, og man vil gjerne ha en standardutfylling å starte med når man oppretter nye emner. - Man ønsker å sette standardverdier for et felt, og i tillegg ønsker man følgende tre alternativer per felt: o Ikke vis dette feltet i EpN o Vis feltet, men det er ikke tillatt å endre verdi o Vis feltet, og det skal være tillatt å endre verdi. 4. Neste møte Neste møte onsdag 26. januar 2011 i Forskningsveien 3b 5. Eventuelt Side 7