Referat. Møte i Planleggingsgruppen 2. november 2010

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i Planleggingsgruppen 2. november 2010 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Sven Petter Myhr Næss, NMH Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Ole-Jørgen Torp, UMB Inger Setnes, HiO Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret:

2 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 21. og 22. september 2010 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Forum for kontaktliste-medlemmer i Brukerforum 3. og 4. november Innsendte saker 7. Erstatte UMB s representant i Rapporteringsgruppen 8. Møteplan våren Gjennomgang av ønskelisten 10. Risikoanalyse av FS 11. Forslag til kursplan våren Eventuelt Side 2

3 5 saker ble satt opp under Eventuelt: - UiO: Navn i FS i samsvar med Folkeregisteret - UiO: Studieinformasjon - NTNU: Norsk-kurs og FS - NTNU: Webservice Samskipnad - HiST: Brukeradministrasjon - USIT: Brukerforum høsten Referat fra møte 21. og 22. september 2010 og oppfølgingssaker Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. Mer utfyllende tekst i saksfeltet ønskes, slik at en slipper å gå til referatene for å finne ut hva saken gjelder. 2. Referatsaker a. Møte i Godkjenningsgruppen 23. september 2010 Referat fra møtet var sendt til Planleggingsgruppen. Utkast til nytt skjermbilde Person Eksternstudium ble presentert. Bildet er planlagt levert i mars 2011-versjonen. Status for arbeidet med MLO og ELM ble gitt. Aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker ble gjennomgått. Starter med funksjonalitet for import og eksport av vurderingsresultater og grader, i første omgang mellom norske institusjoner. Det er foreløpig ikke avklart hvilken metode som skal brukes for innlevering av oppgaver/resultater. Det blir enten at studenten samtykker til levering av data eller at studenten selv foretar leveringen via web, eventuelt om dette kan gjøres direkte av saksbehandler uten via samtykke. Hva sier offentlighetsloven om dette? Bør diskuteres på neste møte i Godkjenningsgruppen (20. januar 2011). b. Møte i studentutvekslingsgruppen 25. oktober 2010 Referat fra møtet forelå ikke. Infotekster for studentmobilitet ble diskutert. Endringer i utvekslingsmodulen ble gjennomgått (nye skjermbilder) og silingsprosessen for kvotesøkere og selvfinansierende søkere ble diskutert. c. Møte i Doktorgradsguppen 28. oktober 2010 Ble ikke referert. Referat fra møtet vil bli lagt ut når det foreligger. d. EpN-seminar 27. og 28. oktober 2010 Seminar for oppstart av prosjektet, omskriving av EpN til nytt verktøy, ble gjennomført oktober På seminaret deltok NTNU, UiT, UiS og USIT- FS. NTNU presenterte dagens løsning, UiT og UiS fortalte om erfaringer i bruk av Side 3

4 EpN. Videre ble det holdt kurs i aktivitetsdekomponering og i Scrum, og første utkast til kravspesifikasjon ble utarbeidet. Det ble foreslått å opprette en ekspertgruppe som kan bidra med å sette opp krav til funksjonalitet og være en referansegruppe for prosjektet. e. NUAK 27. og 28. september 2010 På seminaret ble Ladoks planer for nytt studieadministrativt system presentert. Det vil ta flere år å utvikle dette. Ladokopplæring på WEB ble også presentert, et system for selvstudium på web med bruk av læringsplattform. Opplegget er utviklet av brukerinstitusjonene. Den enkelte institusjonen retter oppgavene som er levert inn av kursdeltakerne. Institusjonene kan blant annet bruke dette til å kreve at grunnkurs skal være bestått før de gir tilgang til systemet. UiO har planer om et kursopplegg som ligner på Ladoks kurs, med selvstudium via web og med mulighet for bestått test før tilgang til FS. UiO er interessert i et samarbeid med andre institusjoner om et kursopplegg. Planleggingsgruppen foreslår at dette diskuteres på Kontaktlisteforumet i april. 3. Orienteringssaker a. Fagpersonweb Høgskolen i Gjøvik er pilot. Rettelser til applikasjonen prioriteres foran utviklingsarbeidet med Søknadsweb. Dokumentasjon må utarbeides. b. Møte med Fronter 13. oktober 2010 om integrasjon med FS Dette var et oppfølgingsmøte etter møte som ble avholdt våren 2010 mellom Fronter og FS-institusjoner som benytter Fronter. Tema var integrasjon mellom FS og e-læringsplattformer. Det vil bli avholdt et nytt møte før årsskiftet, der detaljene skal på plass. Institusjonene skal selv kunne bestemme hvordan uttrekket fra FS med hensyn til hvilke grupper og evt rom skal opprettes i e-læringsplattformen. Men dette forutsetter at institusjonene blir enige om en overordnet struktur på presentasjonen av FS-genererte data i e-læringsplattformen. Målet er å få på plass integrasjon mellom FS og Fronter til semesterstart høsten Utviklingsgruppa vil ta et initiativ til en tilsvarende prosess med It s learning. c. Høringsbrev vedrørende innlevering av masteroppgaver til DUO Høringsbrevet fra Universitetsbiblioteket i Oslo var sendt til Planleggingsgruppen. En endelig oppsummering av høringsuttalelsene forelå ikke til møtet, men Daglig leder hadde fått utkast til oppsummering som indikerer at institusjonene ønsker en løsning for innlevering av masteroppgaver via Studentweb. PhD-oppgaver har ikke vært diskutert i denne høringsrunden. Side 4

5 d. Datavarehusprosjektet Anette Wigaard er prosjektleder for det nye datavarehusprosjektet. Styret for FS vil få forelagt forslag til formål og forslag til avgrensing mot andre systemer. En tenker seg følgende kategorier brukere: 1) Primærbrukere 2) Sekundærbrukere 3) Eksterne premissleverandører Planleggingsgruppen ønsker tilgang til dokumenter fra prosjektet. e. Status nye institusjoner Ni nye institusjoner har tatt i bruk FS i løpet av Totalt er det nå 49 institusjoner som er med i Samarbeidstiltaket FS. Campus Kristiania er i gang med konvertering av fagskolen til FS og deretter er planen at nettstudiene deres også skal over på FS. Westerdals Reklameskole ønsker å ta i bruk FS i Forum for kontaktliste-medlemmer 12. og 13. april 2011 Det er inngått avtale med Rica Hotel Bodø for møte med FS kontaktpersoner Et tema på dette møtet vil være hvordan ta vare på og sørge for kompetanse ved de små, nye institusjonene. Ønsker om tema meldes til fs-sekretariat@usit.uio.no. 5. Brukerforum 3. og 4. november 2010 på Gardermoen Program for forumet ble gjennomgått, og sjekket at alt er på plass til seminarstart. 6. Innsendte saker a. Studentweb-testen v/ntnu NTNU ønsker at testresultatet blir diskutert i Planleggingsgruppen. USIT planlegger ny grafisk design av hele studentweb, og full ny design spesielt av den delen som omhandler utdanningsplan. Kanskje saken bør diskuteres på forumet i Bodø. b. Overføring til Lånekassa v/ntnu Rapportering av studenter i permisjon er endret. Overføringsrutiner som omfatter persondata til andre systemer bør varsles bedre og være mer forberedt. Endringen var ikke dokumentert i endringsdokumentet. Studenter i permisjon skal ikke rapporteres til Lånekassa med studentstatus. Fødselspermisjon er unntatt fra endringen. Innpassing, utstedelse av vitnemål under utvekslingsopphold m.m. trenger nærmere avklaring. Side 5

6 Planleggingsgruppen foreslår at Lånekassen inviteres til et møte i forbindelse med møtet i Planleggingsgruppen i Trondheim i februar Rapporteringshåndboken oppdateres til dette møtet slik at den kan brukes som grunnlag til agenda med Lånekassen. Innspill til saker som ønskes diskutert med Lånekassen sendes til fsplanlegging@usit.uio.no innen 15. januar c. Engelsk benevnelse på karakter I FS er godkjent oversatt til Recognized. Vi skal følge UHRs anbefalinger til engelsk terminologi. Vedtak: Recognized endres til Approved i kodebasen. Kontaktlisten informeres om endringen pr. mail. 7. Erstatte UMB s representant i Rapporteringsgruppen UMBs representant ønsker å tre ut av ekspertgruppen for rapportering. Vedtak: Daglig leder henvender seg til kontaktlisten, og ber om forslag til nytt medlem i gruppen. 8. Møteplan våren 2011 Neste møte i Planleggingsgruppen blir februar 2011 i Trondheim (HiST), en av dagene settes av til møte med Lånekassen. Den 14. april 2011 i Bodø, dagen etter møtet i Kontaktlisteforumet settes også av til møte i Planleggingsgruppen. 9. Gjennomgang av ønskelisten Listen er uoversiktlig i sin nåværende form, og det ble bestemt at ønskene grupperes slik: - Nye bilder - Nye rapporter - Nye rutiner - Eksisterende bilder - Eksisterende rapporter - Eksisterende rutiner Det ble nedsatt en redaksjonskomité som gjennomgår sakene, og vurderer om de skal behandles eller avslås. Komiteen består av Dag Olav Nilsen, Anette Wigaard, Sven Petter Næss og Marit Engeseth. Andre kommentarer til ønskene: Må belyse om et ønske har konsekvens andre steder i FS. Sven Erik foreslo en generell funksjonsgjennomgang av bilder, rapporter etc. Forslaget bør følges opp på sikt. Ønskelisten ble gjennomgått. USIT bearbeider listen og sender ut en oppdatert versjon sammen med referatet innen 1. desember. Side 6

7 10. Risikoanalyse av FS På møtet i Planleggingsgruppen 22. september, var også ledere invitert med til å vurdere sannsynlighet og konsekvens ved de identifiserte risikolementene. Deretter ble alle møtedeltakerne bedt om å sende inn forslag til risikoreduserende tiltak, basert på resultatet av risikovurderingen. Tilbakemeldingene er sammenfattet i et forslag til tiltak som er sendt til Planleggingsgruppen til informasjon. Forslag til tiltak vil bli behandlet i møte med styret for FS 25. november. 11. Forslag til kursplan våren 2011 Forslag til kursplan for våren 2011 var sendt til Planleggingsgruppen. Planen inneholder forbehold om bemanningssituasjonen i brukerstøttegruppen. Brukerstøttegruppen ønsker også forslag til kurs for høsten Dette bør også settes opp som sak på møtet med FS-kontaktpersoner i april Vedtak: Forslag til kursplan godkjennes. 12. Eventuelt a. UiO: Navn i FS i samsvar med Folkeregisteret I FS registreres studenter og ansatte i samsvar med registrert navn i Folkeregisteret. Noen ganger ønsker imidlertid en ansatt at vedkommende registreres med en variant av navnet. UiO stilte spørsmål om det er mulig å innføre et eget felt for visningsnavn. I Cristin er det mulig å registrere et publiseringsnavn som kan redigeres av institusjonen. Planleggingsgruppen er av den oppfatning av det er personalsystemet som skal være autorativ kilde for data om ansatte. UiO tar dette opp med sin personalavdeling. Saken utsettes inntil videre. b. NTNU: Norskkurs og FS Norskkurs tilbys til ulike grupper som har behov for dette. Av rapporteringstekniske årsaker må disse emnene ofte dupliseres for bruk for den enkelte studentgruppe. Dette medfører en del ekstra vedlikehold. Planleggingsgruppen foreslår at denne saken diskuteres på Diskusjonsforum, som er tilgjengelig via FS websider. c. NTNU: Webservice samskipnad NTNU ønsket informasjon om den tjenesten som rapporterer data om studenter til samskipnaden. Sammen med Samskipnaden i Oslo er det utviklet en FSWS-tjeneste BRIS som rapporterer informasjon om enkeltstudenter til samskipnaden. Denne er dokumentert i fs-sidene. d. HiST: Brukeradministrasjon Denne saken er lagt til ønskelisten. Side 7

8 e. USIT: Brukerforum høsten 2011 Forslag om å avvikle Doktorgradsseminaret sammen med Brukerforumet må diskuteres på neste møte i Planleggingsgruppen. Det vil i så fall bety at det kan bli ca. 100 ekstra deltakere. Neste Brukerforum vil bli holdt oktober 2011 på Rica Nidelven, Trondheim. USIT sjekker om det er plass til 100 til på hotellet. Neste møte: 7. og 8. februar 2011 ved HiST, Trondheim Side 8

9 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) USIT U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdok via fs-applikasjonen USIT I arbeid Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT U3/10 Se sak 4b: Skal pkt. 2.1 i DS ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk USIT I arbeid. Eget møte etter Brukerforumet i november. Lage et notat til Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bolognaekspertgruppen til uttalelse. U5/10 Se sak 4d: Registrering av oppnådde poengsummer settes opp som sak til møtet om Vurderingsmodulen U6/10 Se sak 4e: Legge ut informasjon om kryptering av e-post. U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn USIT Møte USIT USIT I arbeid Side 9

10 Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) Institusjonene I5/10 Se sak 3b: Legge ut datavarehus-dokumenter på hjemmesidene til FS Datavarehusprosjekt ved ABW Dokumenter som er godkjent av styret. I8/10 Se sak 12a: Målformkrav, merke i vurderingskombinasjon? Det er innført et felt i eksamensprotokollen der man kan angi språk på levert besvarelse. I bildet kan sensurregistrering språk angis ved sensurregistrering, valg i bildet: språk - besvarelse. UiA sender inn ønske. UiA USIT U14/10 Se sak 1: Kurs i LIST høsten Det foreslås at det settes opp kurs i avlevering av data i god tid før uttrekk til KD i mars FS utviklingsgruppe Er satt opp på kursplanen for våren 2011 U16/10 Se sak 4: Møte med alle FS-kontaktene til 12. og 13.april 2011 i Bodø. Finne hotell. Lage program og informere FS-kontakter I arbeid. Reservert 60 plasser på Rica Hotel Bodø Side 10

11 U17/10 Se sak 4: FS brukerforum 2. og 3. november 2011 i Trondheim. Finne hotell. Lage program og informere FS-kontakter U20/10 Se sak 7a: DS-label. Datoene bør beskrives bedre. Må tas opp med Bolognaekspertgruppen, det må avklares hva som skal gjøres. USIT sender saken videre til SiU. U21/10 Se sak 7c: Hvordan synliggjøre at graden er avlagt ved flere institusjoner? Det er behov for en gjennomgang av fellesgrader/samarbeidsgrader. Håndtering av fellesgrader foreslås som tema til FS Brukerforum. U22/10 Se sak 8: Drøfte hvordan sikre kompetanse ved de mindre institusjonene med FSkontakter og melde tilbake til FS styre I arbeid. FS-Brukerforum høsten 2011 Tas opp på møtet med kontaktlisten Saker som skal følges opp (dette er fra november 2010-møtet) Institusjonene I9/10 Se sak 2e: UiO På kontaktlisteforumet FS-kurs på web i Bodø USIT U23/10 Se sak 2d: Opprette en ekspertgruppe for EpN U24/10 Se sak 7: Be om en ny deltaker til Rapporteringsgruppen til erstatning for UMB. Sende mail til kontaktlisten. På kontaktlisteforumet i Bodø U25/10 Se sak 12f: Sjekke om det er plass til 100 ekstra på Rica Nidelven ifm neste Brukerforum Side 11