Eli Vangen, HiST Inger Setnes, HiO Hans J. Berntsen, HiT Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Knut Løvold, USIT Aune Moe, USIT

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe Til: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Anette Wigaard, UiO Sven Petter Myhr Næss, NMH Ole Jørgen Torp, UMB Eli Vangen, HiST Inger Setnes, HiO Hans J. Berntsen, HiT Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Knut Løvold, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 7. februar 2011 kl 10:00-16:00 Tirsdag 8. februar kl 09:00-15:00 Møtested: Kalvskinnet, Styrerommet i Schnitlergården, Sverres gate 15, Høgskolen i Sør-Trøndelag, Trondheim Dette er merket med HIST-logo på kartet. Enkleste og billigste måte å komme seg fra flyplassen er med flybussen. Gå av på Torget eller Prinsen Kino (sistnevnte er kanskje nærmest. Begge er merket av på kartet under, og de grønne linjene viser fottur til møterommet. Vi snakker her om ca meter Merk at det for øyeblikket er 3 flybusser i Trondheim, men det er bare en av dem som går via Torget/Prinsens gate. Det er den gode gamle Flybussen ( Den går ganske ofte og koster kr 100 en vei eller 170 tur-retur.

2 FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen februar 2011

3 Saksdokumenter Sak 1 FS Møte med Lånekassen: Samlenotat Rapporteringshåndbok (ettersendes) Lånekassens forskrift: Sak 2 FS Referat fra møte Sak 3a FS Referat fra møte i Arkivgruppen Sak 3b FS Referat fra møter i Vurderingsgruppen og Sak 3c FS Referat fra møter i styret for FS og (muntlig) Sak 3d FS Referat fra møter i EpN-gruppen og Sak 3i FS Referat fra møte i Doktorgradsgruppen Sak 4a FS Risikoanalyse av FS prioriterte tiltak Sak 5 FS FS FS Kontaktforum i Bodø: Forslag til saker Utkast til invitasjon Sak 6 FS Evalueringsskjema fra Brukerforum november 2010 FS Innsendte saker: HiL skjule adresse Sak 7 FS UiO- karakterutskrift til personer uten GSK FS UiO-Varsling og logg av f.nr endringer FS FS UiA-Validering av planinfotype UiO-Saksbehandlersted i FS Brukere Sak 8 Ønskelisten FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen februar 2011

4 Dagsorden Dag 1: 1. Møte med Lånekassen 2. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 2. november 2010 og oppfølgingssaker 3. Referatsaker a) Møte i Arkivgruppen 15. november 2010 b) Møter i Vurderingsgruppen 23. november 2010 og 25. januar 2011 (muntlig) c) Møter i styret for FS 25. november 2010 og 10. januar 2011 d) EpN-gruppemøter 1. desember 2010 og 26. januar 2011 (muntlig) e) Møte i EVU-gruppen 19. januar 2011 (muntlig) f) Møte i Godkjenningsgruppen 20. januar 2011 (muntlig) g) Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 31. januar 2011 (muntlig) h) Datavarehusprosjektet 24. januar 2011 i) Møte i Doktorgradsgruppen 25. oktober Orienteringssaker a) Risikoanalysen b) Ladok 3 c) RS3G d) Uninett arkitekturråd e) Status nye FS-institusjoner 5. Forberedelser Kontaktforum 12. og 13. april i Bodø 6. Starte planlegging av Brukerforumet oktober 2011 i Trondheim 7. Innsendte saker: a) Utelate personer med skjult ID fra rapporter v/hil b) Nytt medlem i Rapporteringsgruppen (erstatte Ole-Jørgen Torp, UMB) c) Nytt medlem i Etterutdanningsgruppen (erstatte Rigmor Øvstetun, HiG) d) Karakterutskrift til personer uten GSK v/uio e) Varsling og logging av f.nr-endringer v/uio f) Forslag til ny rolle FS_PLANSTUDENT3 v/uia g) Saksbehandlersted i FS Brukere v/uio 8. Ønskelisten 9. Eventuelt FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen februar 2011

5 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Til: Møte med Lånekassa Fra: Planleggingsgruppen Innsendte saker: Fagskoler 1. Rapportering fra fagskoler (USIT) Rapportering av eksamensdata på fagskolenivå, dvs. AT timer/fagskolepoeng. Campus Kristiania og Lånekassen har hatt en del samtaler omkring rapporteringen. Det er behov for en klar bestilling fra CK dersom vi skal kunne gjøre noen endringer i FS sånn at rapporteringen blir riktig. En egen kode for Fagskoler i NSD er ønskelig (lettere å rapportere på). 2. Nye læresteder som skal ta i bruk FS (Lånekassen) Lånekassen har fått informasjon om at NKS nettstudier og Norges kreative fagskole skal ta i bruk FS i løpet av høsten Vi har noen spørsmål i den forbindelse. Rapportering av eksamensdata Rapportering av eksamensresultatets verdi Vi kjenner til at Norges kreative fagskole bruker NT (normtimer) som vekting type og vekting antall (verdien av eksamensresultatet) ved rapportering av emner og eksamener til Lånekassen. Jf. filformatet (D01-Vekting-type og D01-Vekting-ant). Ved bruk av NT som vekting type må også varighet registreres på emnet, jf. filformatet D01-Vekting-varighet-ant Spørsmålet fra Lånekassen er om det er mulig å rapportere emner og Saker til Lånekassa Page 1

6 eksamener ved bruk av NT? Rapportering av emner etter avslutning av utdanning Private fagskoler skal rapportere eksamensdata (alle emner) etter at studenten har avsluttet hele utdanningen. Det betyr at lærestedet ikke kan rapportere emner fortløpende slik som høyskoler og universiteter. Er det funksjonalitet i FS til at lærestedet kan avvente rapportering av alle emner inntil studenten har avsluttet hele utdanningen? Rapportering av undervisningsopplegg Lånekassen trenger også en del opplysinger om studietilbudene på fagskolenivå og videregående nivå som i dag ikke passer inn/finnes i utrekket som Lånekassen i dag får for høgskoleutdanningene. Vi ønsker å diskutere følgende: For fagskoleutdanninger Verdi for Nokut godkjenning for fagskoleutdanninger (dato for godkjenning) Undervisingstimer per uke Organisering verdi for kombinasjon av klasseromsundervisning og nettundervisning Studienivå - Verdi for de ulike utdanningene må vise nivå på utdanningene Studiepoeng Verdi for f. eks Normtimer eller fagskolepoeng kan fylles inn i feltet for studiepoeng For videregående utdanning Verdi for lovgodkjenning Offentlig godkjent læreplan, Voksenopplæringslova, Privatskolelova Undervisingstimer per uke Organisering verdi for kombinasjon av klasseromsundervisning og nettundervisning Studienivå - Verdi for de ulike utdanningene må vise nivå på utdanningene Studiepoeng Verdi for årstimer kan fylles inn i feltet for studiepoeng Vennlig hilsen Ingjerd Indahl og Siv Frost Lånekassen Telefon Ingjerd: Telefon Siv: E-post: postmottak@lanekassen.no Saker til Lånekassa Page 2

7 Nytt system 3. Saksbehandlingssystemet, feltet for lånekassegodkjent på emner (UiO) Hvis det er mulig kunne jeg tenke meg å diskutere litt det nye saksbehandlingssystemet lånekassen jobber med. Hva er prosessen? vil vi bli involvert på noe vis? Vi har mange enkeltsaker det hadde vært interessant å diskutere med lånekassen, men mye av det blir jo på et ganske detaljert nivå, jeg vet ikke om vi er det rette forumet til slike ting. Mange av problemene syns jeg bunner i at Lånekassen har ganske store forventninger til hva vi kan levere av data, og svært ofte må vi gjøre en form for saksbehandling for lånekasse for å plukke ut de dataene de vil vi skal rapportere. F.eks ifht lærerutdanning og hvilke fag de har fordypning i. Noe annet jeg lurer på er feltet for lånekassegodkjent på emner. Hva er konsekvensen av å sette ja og nei der? Vi lurer særlig i forhold til phdemner. 4. Fornying av Lånekassen og fremtidige endringer mot lærestedene Date: Wed, 10 Nov :14: From: Nina Cecilie Norberg <Nina.Cecilie.Norberg@lanekassen.no> To: g.m.vangen@usit.uio.no, julie.barkenas@usit.uio.no Hei! Lånekassen er i en prosess hvor vi fornyer alle IT systemene våre. Den delen som nå står for tur er det som har med læresteder å gjøre. Jeg prøver å se på ulike løsninger for å forenkle, datafange og automatisere saksbehandlingen mot lærestedene. Da teneker jeg spesielt på de merknadsfeltene som lærstedene fyller inn til Lånekassen i studieprogrambildet. Er det mulig å hente disse på individnivå på studentene i stede, som en slags utvidet studentstatus? I og med at dette kun vil være aktuelt for et fåtall/avvikende studenter er det kanskje enklest at vi gjør et oppslag mot dere på fødselsnummer vi har behov for mer informasjon på. At dere sender over filer til oss er en annen mulighet. Eksempler på interessante felter i denne sammenhengen er skolepenger studenten betaler og det vi i Lånekassen kaller for skjev uttelleing. Enten at studenten går på et studieprogram med skjev uttelling eller den faktiske skjeve uttellingen(skjev uttelling i Lånekassesammenheng er når en student for eksempel går en bachelor i sykepleie over tre år og og avlegger Saker til Lånekassa Page 3

8 alle studiepoengene siste året. Studenter som er over 60 sp forsinket får ikke støtte, men disse studentene har rett på støtte selv om de er forsinket ). Annen informasjon kan også være ønskelig, men jeg sitter ikke med det fullstendige bildet dag. Dette er kun en forespørsel for å sondere terrenget, og for å få infomrasjon om en slik løsning i det hele tatt kan være mulig. I forhold til tidsperspektiv, er dette først aktuelt for undervisningsåret 12/13 dersom det er aktuelt. Hva tenker dere om dette? Nina Norberg Studier i utlandet 5. Forhåndsgodkjenning av studier i utlandet (NTNU) Når skal forhåndsgodkjenning gis? Flere studenter har nok oppnådde studiepoeng til å ta ut grad, men ønsker et år i utlandet, der også studiene i utlandet kan inngå i stedet for noe som allerede er avlagt. Skal de gis forhåndsgodkjenning? 6. Studenter som tar ut grad når de er ute (NTNU) Vi har tilfeller av at studenter har tatt ut grad mens de har vært ute. Disse har fått forhåndsgodkjenning, men det ikke korrekt i etterkant å registrere oppnådde resultat utenlands på en slik måte at dette blir overført til lånekassen. 7. Studier i utlandet som ikke lar seg innpasse (NTNU) Det hender studenten kommer tilbake fra utenlandsopphold, men får ikke alt innpasset. Dette kan skyldes at studenten har gjort noe annet enn det som er avtalt, men det kan også skyldes at studieopplegget som var avtalt opprinnelig, ikke lot seg gjennomføre fullt og helt. Det skjer også ved innenlandsk utdanning uten at det har konsekvenser for hva som overføres til lånekassen. 8. Eksterne studiepoeng (UiS) En student reiser et semester på utveksling til et utenlandsk lærested. Her avlegges eksamen i 4 emner på 10 ECTS hver og disse erstatter 3 emner hos oss i den utdanningsplanen studenten har. De eksterne emnene godkjennes med 7,5 sp hver. Spørsmålet blir da hvor mange studiepoeng skal de eksterne emnene registreres inn i Saker til Lånekassa Page 4

9 Godkjenningmodulen med? 10 sp som de opprinnelig er på eller 7,5 sp. som de er godkjent i utdanningsplanen med? Tilsvarende problemstilling er det dersom en student består en ekstra eksamen ved utenlandsk institusjon som ikke skal brukes i den norske graden. Skal emnet da registreres i godkjenningsmodulen? 9. Innpassing av utenlandsk studium (NTNU) Viser til diskusjon på møte i godkjenningsgruppe vedr. lånekassensregelverk og hva som skal registreres for overføring til lånekassenfra FS. Det andre forholdet gjaldt hvordan vi skulle forholde oss når studenten kom tilbake med emner som ikke lot seg innpasse i studiet som studenten var registrert på. Der har vi dessverre ingen dokumentasjon og vi er usikre på hva som egentlig ble konklusjonen og om vi snakket forbi hverandre. Vi har hittil praktisert at studenten kun får registrert 'Innpassing delstudium utland' på de emner som lar seg innpasse på det konkrete studiet student er registrert på. Det hersker imidlertid også en oppfatning av at en skal registrere 'Innpassing delstudium utland' på all ekstern utdanning som lar seg innpasse til et eller annet studium som institusjonen tilbyr, uansett om studenten er registrert på dette eller ikke. 10. Studenter fra utlandet (HiO) Det vi ønsker å høre litt om hvordan vi best kan håndtere utenlandske studenter, både FS-teknisk og administrativt. Vi er også usikre på hva Lånekassen forventer av oss og av studentene. Det er vanskelig å finne informasjon om Lånekassens behandling på deres nettsider. Fellesgrader Vi har fellesgrader hvor store deler av studiet tas i ved utenlandske institusjoner. Og her kan det kanskje oppstå uklarheter når det gjelder rapportering til Lånekassen. Hvordan forholder lånekassen seg til studenter tilknyttet slike studieprogram, og hva må institusjonene ta hensyn til i FS for at studentene skal behandles korrekt av Lånekassen slik at studentene får det de skal av lån og stipend. Saker til Lånekassa Page 5

10 Permisjoner 11. Permisjoner (NTNU) Det er innført en svært enkel mekanisme for kontroll mot registrering av permisjoner før overføring av Grønt lys. Vi ser ikke hvordan dette kan brukes på et fornuftig vis. Permisjoner kan registreres fra dato til dato inne i studieår og er ikke knyttet til semester. I tillegg er det anledning til å registrere % permisjon. Permisjoner er knyttet til studieretter til program. En og samme student kan være aktiv på flere program. Vi har dessuten en ordning der for eksempel studenter kan søke om permisjon fra sitt egentlige program, men likevel ta eksamen. Vi har tidligere fått opplyst at lånekassen kun teller studiepoeng. Det har studentene forholdt seg til. Det er også slik at det ved fødselspermisjon likevel overføres Grønt lys, men det forutsetter at det foreligger en vanlig registrering på forhånd. I de fleste tilfeller med fødselspermisjon vil studenten ikke betale semesteravgift og intet Grønt lys vil gå til lånekassen. Hva er poenget med dette? 12. Bekreftelse av studieplass (UiO) Sak som har blitt diskutert på brukerforum i det siste om gravide studenter og bekreftelse av studieplass. Her er ikke kravene til dokumentasjon hos Lånekassa i samsvar med regelverket på institusjonene. 13. Utbetaling av fødselspenger/utsettelse av studiestart (HiFm+UiS) I høst har vi fått en del henvendelser fra søkere som er gravid når de søker og dermed har rett til utsatt studiestart (har ikke startet her hos oss og dermed ikke godkjent plan eller betalt avgift). De får et eget brev som sier at de har studieplass neste studieår. De har så i ettertid krevd at vi skulle si at de er studenter - noe de jo ikke er - slik at de kan få lån/stipend. Er det flere som har fått slike henvendelser? Hva gjør dere i så fall med disse? Anne Kjelsberg Jonas Førstekonsulent Høgskolen i Finnmark Svar fra Sara Mauland, Universitetet i Stavanger Jeg hadde en slik henvendelse denne uka fra en student som hadde Saker til Lånekassa Page 6

11 fått reservert studieplass til høst 2011, men hadde fått beskjed om at vi måtte bekrefte studentstatus for våren 2011 for at hun skulle få ut penger fra Lånekassen. Jeg sendte henne ny kopi av brevet som bekrefter at hun hadde fått reservert plass da det er dette sammen med bekreftelse på at hun har født som skal gjelde som dokumentasjon på at hun har krev på fødselspenger - i hvert fall slik jeg leser Lånekassens informasjon til studenter og til læresteder. Med andre ord valgte jeg å være litt streng på at vi forholder oss til det LK selv sier skal være grunnlag for utbetaling av fødselsstipend. Imidlertid er dette ikke ideelt da studentene på en måte blir straffet ved at de blir mellomleddet mellom oss og LK i en diskusjon om hva som skal være grunnlag for utbetaling av støtte. De må gjerne ta en ekstra runde for å få ut pengene sine. I tillegg er det et problem med å gi studenter som ikke har termin i august/september utsatt plass siden de ikke får fødselsstipend før etter at de har dokumentert at de har født. De må da begynne som studenter og så få permisjon, selv om vi egentlig ikke er interessert i å ha dem som studenter så lenge de ikke har planer om å ta eksamen. 14. Studenter i permisjon (NTNU) Ønsker å ta opp de seneste endringene av overføringer til lånekassen. Dette gjelder permisjoner felt for lånekassegodkjent på emner og program. Ønsker også en avklaring i forhold til lånekassen i fohold til tolkning av regelverk i forbindelse med uliketyper utveksling. Sven Erik Viser til melding under fra Geir, som vi også kan ta under samme sak: Etter en gjennomgang med lånekassa tidligere i vår ble rapporteringen av studenter i permisjon endret. Studenter i permisjon, med unntak av fødselspermisjon, skulle ikke rapporteres til lånekassa med studentstatus. Hvordan studenter i denne situasjonen skal hånderes er jeg ikke sikker på, men etter det jeg forstod var dette noe som studenten måtte ta med lånekassa. Saker til Lånekassa Page 7

12 Studieprogresjon 15. Mail fra Lånekassen vedr. studieprogresjon From: Marius Meyer Sent: Monday, January 03, :34 PM To: Subject: [fs-kontakt] FS og skjev fordeling av studiepoeng Lånekassen ønsker å invitere superbrukerne av FS til å komme med innspill til et sentralt problemområde som angår studieprogresjonen til den enkelte student. Mange studieplaner for utdanningsopplegg på høgskoler og universiteter er lagt opp slik at studentene enkelte semestre avlegger eksamen i mer eller mindre enn normen, som er 30 studiepoeng per semester. Dette kalles i Lånekassen for skjev fordeling av studiepoeng. Følgende eksempel beskriver hva som skjer hvis Lånekassen ikke har kjennskap til at et utdanningsopplegg har skjev fordeling: Hvis et lærested rapporterer eksamensresultater for en student tilsvarende 20 sp for ett semester, vil Lånekassen registrere at studenten er 10 sp faglig forsinket, selv om vedkommende ifølge studieplanen har full studieprogresjon. Dette kan få store konsekvenser hvis studenten allerede er faglig forsinket, og i verste fall føre til at han mister rettigheten til ytelser fra Lånekassen (hvis studenten til sammen er over 60 sp forsinket). Av denne grunn er det særdeles viktig at lærestedene gir Lånekassen informasjon om hvilke studieprogram som har skjev fordeling av studiepoeng. Dette har dere per i dag mulighet til i fritekstfeltet Merknad i rapporteringsfanen i FS. Her vil vi gjerne at dere oppgir antall studiepoeng per semester for hele utdanningsløpet. Vår erfaring hittil er imidlertid at rapporteringen blir noe tilfeldig, og at datakvaliteten følgelig blir lav. I forbindelse med at Lånekassen nå er i ferd med å kravspesifisere nytt saksbehandlingssystem, er det naturlig å se på nye måter å motta denne informasjonen på. Det viktigste for oss er å sikre lik og ikke minst riktig behandling av alle våre kunder, og derfor håper vi at FS sine superbrukere kan være med i en idédugnad for å se på dette problemområdet. Vi tror at det vil være fornuftig å flytte en rapportering av skjev fordeling av studiepoeng fra studieprogram til eksamensdata, slik at vi er sikret at kunden/studenten knyttes til riktig datagrunnlag. (Det er ikke alltid kunden søker på riktig utdanningsopplegg i Lånekassens søknad.) En ønskelig løsning for Lånekassen kunne altså være at vi fikk beskjed om en eventuell skjev fordeling i en filoverføring med eksamensresultater for en gitt student. Informasjonen her kunne i tillegg til vekting (antall studiepoeng til sammen for avlagte eksamener) inneholde informasjon om normert vekting for aktuelt semester. Slik kunne vi få en rapport om Saker til Lånekassa Page 8

13 eventuell faglig forsinkelse kun hvis antall studiepoeng avviker fra studieplanen til det enkelte program, slik at ikke avviket baseres på Lånekassens rigide norm på 30 studiepoeng per semester. Det er naturligvis viktig å sørge for at FS-brukerne ikke belastes med mer manuelt arbeid i denne forbindelsen. Dette forutsetter utvikling av ny funksjonalitet i FS. Her kommer Lånekassen til kort når det gjelder å se tekniske og funksjonelle muligheter, og det er derfor vi ønsker innspill fra dere. Alle forslag som kan ivareta Lånekassens behov for datafangst i forbindelse med skjev fordeling, er hjertelig velkomne. Vennligst send alle tanker og innspill til marius.meyer@lanekassen.no, eller ring Vennlig hilsen Marius Meyer Kompetansesenter læresteder Statens lånekasse for utdanning Tlf: E-post: postmottak@lanekassen.no Saker til Lånekassa Page 9

14 Resultattransaksjon 16. Resultattransaksjoner (UiT) Student har ikke fått rapportert alle emnene sine til lånekassen. Hun startet å studere uten å ta lån. Alle emnene hun tok da ble korrekt rapportert til lånekassen. Senere tok hun samme emnene på nytt og nå med støtte fra lånekassen. De emnene hvor hun forbedret karakterene ble sendt på nytt til lånekassen og hun fikk omgjort lån til stipend for disse emene. Det emnet hvor hun ikke forbedret karakteren ble ikke sendt til lånekassen. Emnet det gjelder er: PSY Ettersom hun ikke var kunde hos lånekassen første gang hun tok emnet så har hun rett på å få omgjort lån til stipend andre gangen hun tok emnet, men da må vi rapportere det til lånekassen. Kan dere gå inn vår base å se om vi har gjort en feil da sensuren ble registrert eller om det er en feil i rapporteringen? Sender kopi av eposten til Siw Frost. Espen Kristensen Rapporten tar ikke med et resultat dersom det gyldige resultatet for emnet er rapportert tidligere. For å få gjort dette for henne må resultattransaksjonen for dette resultatet slettes fra basen. Dette gjøres i bildet Rapportering - Lånekassa - Transaksjonsoversikt - Resultattransaksjoner. Søk frem student/emne, og slett raden. Da skal denne komme med i neste overføring. Geir Denne løsningen går greit for denne studenten dersom rapporteringen tar med resultater tilbake i tid(2009). Vi bør kanskje se på hvordan vi skal løse dette problemet for framtiden. Jeg fikk inntrykk av at Siv Frost mente at alle beståtte resultater ble sendt til lånekassen. Slik FS synes å virke legges gyldige resultater i FS til grunn for rapporteringen til Lånekassen. Lånekassen har andre kriterier for hva som gir grunnlag for utbetalinge av stipend. Denne saken kan vel tas opp neste gang dere har møte med lånekassen? Espen Tror jobben hos dere tar med alt fra Saker til Lånekassa Page 10

15 Vi kan ta denne i møtet med lånekassa i februar. Må bare passe på at studenter flest ikke får et brev fra lånekassa når de har tatt eksamen på nytt, og ikke fått noen forbedring. Geir Norskkurs 17. Norskkurs (NTNU) Det har kommet et ønske fra lånekassen om at emner og program for norskkurs merkes med N for Lånekassegodkjent i de tilfeller kursene ikke skal inngå i grad. Vi må diskutere hvordan dette er å forstå og hvordan det skal gjennomføres. Svært mange vil ikke vite om det skal brukes i en grad eller ikke på det tidspunkt kurset blir avholdt. Flere institusjoner har dessuten innført begrensninger i forhold til hvor mange studiepoeng som kan inngå i grad, men vurderingen av dette kan skje i etterkant, og trenger ikke en gang gå opp med antall studiepoeng for enkeltemner. Det er mulig det vil fungere hvis vi kun merker programmet for norskkurs på denne måten, men ikke emnene. Da vil vi kunne utelukke de som kun har studierett til norskkurs. De som har andre studieretter, vil få oppnådde resultat overført forutsatt at selve emnet ikke er merket med N. Saker til Lånekassa Page 11

16 PhD 18. Rapportering av studiepoeng for ph.d.-kandidater (UiB) Vi sendte lånekassen i mars 2010 følgende epost: -----Original Message----- From: Kurt Håvard Rysjedal Sent: Monday, March 15, :06 PM To: 'postmottak@lanekassen.no' Subject: Rapportering av eksamensdata for ph.d.-kandidater Vi har fått opplyst at enkelte ph.d.-kandidater ved Universitetet i Bergen har fått omgjort lån til stipend i Lånekassen på grunnlag av emner de har tatt som ph.d.-kandidater. Vi kontaktet Lånekassen om dette på telefon torsdag 11. mars, og fredag 12. mars bekreftet Lånekassen at enkelte ph.d.-kandidater feilaktig hadde fått omgjort lån til stipend. Vi kan ikke se hvordan vi kan registrere ting annerledes for å løse dette problemet. I FS (Felles Studentsystem) kan vi registrere om et emne er "lånekassegodkjent" eller ikke. Vi har imidlertid forstått det slik at kvotestudenter på ph.d-nivå har rett på å få omgjort lån til stipend, så vi kan ikke angi at emner på ph.d.-nivå ikke er "lånekassegodkjent" dersom eksamensdata skal rapporteres for kvotestudentene. Ph.d.-kandidater kan også ta emner som ikke er på ph.d.-nivå (for eksempel emner på masternivå), så selv om vi skulle sette alle emner på ph.d.-nivå til "ikke-lånekassegodkjent" ville det fremdeles bli rapportert eksamensdata for ph.d.-kandidater. Dersom dere anser det som problematisk at rapporteringsfilene med eksamensdata også inneholder resultater for ph.d.-kandidater anbefaler vi derfor at dere kontakter USIT (leverandøren av FS) for å få endret kriteriene for datautplukket. Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at vi ved UiB er i gang med å innføre strengere gjennomstrømningsrutiner for våre ph.d.- kandidater. Dette vil føre til at flere av aktivitetene som ph.d.- kandidatene utfører vil bli registrert som emner i FS. Følgelig vil mengden av eksamensdata for ph.d.-kandidatene også komme til å øke. Vi mottok følgende svar: From: Postmottak1 [mailto:postmottak1@lanekassen.no] Sent: Saturday, March 27, :50 AM To: Kurt Håvard Rysjedal Subject: Rapportering av eksamensdata for ph.d.-kandidater Saker til Lånekassa Page 12

17 Viser til e-post mottatt om rapportering av eksamensdata for ph.d.-kandidater. Lånekassen skal undersøke med USIT (leverandør av FS) om det kan lages en løsning som gjør det mulig for lærestedene å rapportere aktuelle emner som ikke godkjent i Lånekassen (på enkeltstudenter). Vennlig hilsen Siv Frost Kompetansesenter læresteder Lånekassen postmottak@lanekassen.no Det er jo isolert sett ikke noe problem for institusjonene at ph.d.- kandidatene får feilaktig omgjort lån til stipend, men det har vært spørsmål fra ph.d.-kandidatene om dette. Det har inntil nå og vil ennå i en periode ikke være systematisk registrering av sensur for beståtte studiepoeng i kandidatenes opplæringsdel. Det blir derfor noe tilfeldig hvem som får rapportert slike studiepoeng til lånekassen og dermed tilfeldig hvem som får omgjøring og ikke. På det improviserte møtet med lånekassen under FSbrukerkonferansen i Bergen ble det diskutert en løsning hvor beståtte studiepoeng som inngår i en utdanningsplan på et studieprogram på ph.d.-nivå skulle unntas fra rapportering. Vi har ikke hørt mer om dette. Vi har også fått antydet i en telefonsamtale med lånekassen at de ikke så noe i sitt reglement som tilsa at ph.d.-kandidater ikke skulle få omgjort lån til stipend for beståtte studiepoeng oppnådd som ph.d.- kandidat. Det synes derfor som om det er på plass med en avklaring og deretter en vurdering av om FS rapporterer korrekt for ph.d.-kandidater. Saker til Lånekassa Page 13

18 Studieprogram 19. Rapportering av studieprogram (HiG) Det er veldig tungvint at vi skal måtte gå igjennom alle studieprogrammene hvert år og legge inn data for nytt høstsemester. Løsningen burde ha vært at vi registrerte eventuelle endringer og at dette ble overført. Nye FSinstitusjoner 20. Flere nye institusjoner (USIT) Vi har inngått avtale med Westerdals reklameskole (de har nå fått 4 bachelorstudier akkreditert av Nokut og har sendt søknad om 2 til) om overgang til FS. Mulig de er FS-brukere allerede fra høstsemesteret Vi inngår trolig også en avtale med Forsvarets høgskole om bruk av FS Dette til orientering til Lånekassen Saker til Lånekassa Page 14

19 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 2. november 2010 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Sven Petter Myhr Næss, NMH Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Ole-Jørgen Torp, UMB Inger Setnes, HiO Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret:

20 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 21. og 22. september 2010 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Forum for kontaktliste-medlemmer i Brukerforum 3. og 4. november Innsendte saker 7. Erstatte UMB s representant i Rapporteringsgruppen 8. Møteplan våren Gjennomgang av ønskelisten 10. Risikoanalyse av FS 11. Forslag til kursplan våren Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 2

21 5 saker ble satt opp under Eventuelt: - UiO: Navn i FS i samsvar med Folkeregisteret - UiO: Studieinformasjon - NTNU: Norsk-kurs og FS - NTNU: Webservice Samskipnad - HiST: Brukeradministrasjon - USIT: Brukerforum høsten Referat fra møte 21. og 22. september 2010 og oppfølgingssaker Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. Mer utfyllende tekst i saksfeltet ønskes, slik at en slipper å gå til referatene for å finne ut hva saken gjelder. 2. Referatsaker a. Møte i Godkjenningsgruppen 23. september 2010 Referat fra møtet var sendt til Planleggingsgruppen. Utkast til nytt skjermbilde Person Eksternstudium ble presentert. Bildet er planlagt levert i mars 2011-versjonen. Status for arbeidet med MLO og ELM ble gitt. Aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker ble gjennomgått. Starter med funksjonalitet for import og eksport av vurderingsresultater og grader, i første omgang mellom norske institusjoner. Det er foreløpig ikke avklart hvilken metode som skal brukes for innlevering av oppgaver/resultater. Det blir enten at studenten samtykker til levering av data eller at studenten selv foretar leveringen via web, eventuelt om dette kan gjøres direkte av saksbehandler uten via samtykke. Hva sier offentlighetsloven om dette? Bør diskuteres på neste møte i Godkjenningsgruppen (20. januar 2011). Tatt til orientering. b. Møte i studentutvekslingsgruppen 25. oktober 2010 Referat fra møtet forelå ikke. Infotekster for studentmobilitet ble diskutert. Endringer i utvekslingsmodulen ble gjennomgått (nye skjermbilder) og silingsprosessen for kvotesøkere og selvfinansierende søkere ble diskutert. Tatt til orientering. c. Møte i Doktorgradsguppen 28. oktober 2010 Ble ikke referert. Referat fra møtet vil bli lagt ut når det foreligger. d. EpN-seminar 27. og 28. oktober 2010 Seminar for oppstart av prosjektet, omskriving av EpN til nytt verktøy, ble gjennomført oktober På seminaret deltok NTNU, UiT, UiS og USIT- FS. NTNU presenterte dagens løsning, UiT og UiS fortalte om erfaringer i bruk av FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 3