Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Lise Lande, USIT Aune Moe, USIT

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe Til: Øyvind Edvardsen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Anette Wigaard, UiO Sven Petter Myhr Næss, NMH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Lise Lande, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 26. april 2010, kl 10:00-15:00 Møtested: Rom 355, bygg nr 24, Universitetet i Bergen, Christies gate 18 Se også kart på side 4

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte i Planleggingsgruppen Sak 2 FS FS FS Referater til møter som ble referert muntlig på møtet : Møte i Studentutvekslingsgruppen Møte i Godkjenningsgruppen Møte i Doktorgradsgruppen Sak 2a DV Referat fra møte i LIST-gruppen Sak 2b FS Referat fra møte i styret for FS Sak 2c FS Referat fra møte om innlevering via StudentWeb Sak 3 FS FS Brukerforum april Siste gjennomgang av program - Praktiske detaljer Sak 5 Sak 7 Sak 4a 4b 4c 4d 4e 4f 4g 4h 4i 4j 4k FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS Saker og innspill HiH: Vitnemålsvedlegg HiT: Diploma Supplement NTNU: Resultatstatus M NTNU: Registrering av oppnådde poengsummer på vurderingsdel NTNU: Rutiner rundt f.nr.bruk NTNU: Funksjonalitet ifm. fellesgrader NTNU: SO s krav til registrering av etternavn + mail fra USIT UiS: Vektingsreduksjon NMH: Undervisningsaktiviteter NTNU: Endring av personnavn HiST: Visning av pinkode Notat fra USIT vedrørende prioritering av FS-WSoppgaver Ønskelista FS Innkalling til møte i FS-planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 2

3 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 18. februar 2010 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker NB! Skriftlige referater vil ikke bli gjennomgått særskilt på møtet, utover ev. spørsmål og kommentarer. a. Møte i LIST-gruppen 2. mars 2010 b. Møte i styret for FS 4. mars 2010 c. Møte 25. mars 2010 om innlevering via StudentWeb d. Møte i Arkivgruppen 13. april 2010 e. Workshop 9. april 2010 angående test av StudentWeb f. RS3G-møte i Bologna 18. mars Brukerforum april 2010 på Radisson Blu Hotel Norge 4. Gjenstående saker fra februar-møtet a. HiH: Vitnemålsvedlegg b. HiT: Diploma Supplement c. NTNU: resultatstatus M d. NTNU: Registrering av oppnådde poengsummer på vurderingsdel e. NTNU: Rutiner rundt fødselsnummerbruk og forsendelse av disse ifm bruk av FS f. NTNU: Funksjonalitet ifm fellesgrader, for eksempel mulighet til å skrive ut vitnemål med ekstern masteroppgave g. NTNU: SO s krav til registrering av etternavn h. UiS: Vektingsreduksjon i. NMH: Undervisningsaktiviteter Andre innsendte saker 5. FS Web Service, prioritering av arbeidsoppgaver 6. Integrasjon Agresso - FS 7. Starte gjennomgang av ønskelista 8. Neste møte 9. Eventuelt FS Innkalling til møte i FS-planleggingsgruppen 26. april 2010 Side 3

4 Christies gate 18

5 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Til stede: Øyvind Edvardsen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Sven Petter Næss, NMH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Claudia Talgo, MF Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Ole-Jørgen Torp, UMB Dag Olav Nilsen, UiA Referent: Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: Sist endret: 1

6 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 16. november Referatsaker 3. Evaluering av Brukerforum november Brukerforum april 2010 på Radisson Blu Hotel Norge 5. Planleggingsgruppens arbeidsform 6. Web-basert eksamensklagesystem, presentasjon v/ntnu 7. Saker og innspill 8. Neste møte i Planleggingsgruppa 9. Neste Brukerforum 10. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 2

7 1. Referat fra møte 16. november 2009 Det var følgende merknader til referatet: Sak 1: Brukertest av StudentWeb: USIT har avtalt et møte med NetLife for å diskutere gjennomføring av testen. Testen bør gjennomføres før utgangen av april, med tanke på studenters eksamenstid senere i semesteret. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker Gruppen hadde fått tilsendt referater fra møter i styret for FS og , møte i Søknadsweb/opptaksgruppa , møte i StudentWebgruppa og møte i Etterutdanningsgruppa Referatene ble tatt til orientering. Muntlig referat ble gitt fra følgende møter: a. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS Årsmøtet vedtok regnskap for 2009 og budsjett for Samarbeidstiltakets vedtekter pkt 6, som omhandler Planleggingsgruppen, ble endret. Årsmøtet valgte også en ny valgkomité for perioden Tatt til orientering. b. Møte i Studentutvekslingsgruppen Ulike typer avtaler ble diskutert. USIT lager forslag til datamodell for avtaler til neste møte. I tillegg ble aktivitetsdekomponeringen gjennomgått og kommentert. På neste møte vil arbeidet med avtalemodellen og silingsprosessen innenfor opptak til kvoteprogram være hovedtema. Tatt til orientering. c. Møte i Godkjenningsgruppen Eksterne studier og eksterne resultater i forhold til ELM-standarden ble gjennomgått. Forslag til ny datamodell/nytt bilde for Person Eksternstudium ble presentert. Begrepsdefinisjoner innenfor godkjenning ble diskutert. Gruppen ønsker at dette arbeidet presenteres og diskuteres på neste Brukerforum. Tatt til orientering. d. Møte i Doktorgradsgruppen Program for seminaret i mai i Tromsø ble gjennomgått. I tillegg ble innlevering av avhandlinger samt registrering av Cotutelle-avtaler diskutert. Side 3 av vitnemålet for PhD ble gjennomgått og endringer i dette ble bestemt. Tatt til orientering. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 3

8 3. Evaluering av Brukerforum november 2009 Evaluering av høstens Brukerforum ble gjennomført via nettskjema. Tilbakemeldingene er samlet i et dokument som ble sendt til Planleggingsgruppen. Gruppearbeid ble fremhevet som et ønske også på fremtidige seminarer. I tillegg ble det satt stor pris på at deltakerne fikk god tid til uformelle diskusjoner. World Café ble veldig godt mottatt. Noen punkter som ble fremmet og diskutert som innspill til Brukerforum - Dersom man fortsetter med 2 seminarer pr. år, foreslår Planleggingsgruppen å vurdere om det skal holdes et seminar hvert år på et mer overordnet nivå for ledere av studieadministrasjonen og et seminar på et mer detaljorientert nivå for saksbehandlere. - Gjennomgå nye rutiner - Ha korte FS-kurs som en del av parallellsesjoner - Prosessorientert brukerveiledning - Diskutere konkrete rutinebeskrivelser med utgangspunkt i en eksisterende rutine. Ha en gjennomgang, diskutere og komme med forslag til forbedringer. Her må man i så fall skrive i invitasjonen om at det skal arbeides konkret med en bestemt rutine. Aktuelle rutiner kan eksempelvis være fra vurderingsmodulen, vitnemål, vitnemålsvedlegg og obligatoriske aktiviteter. Her må en lage en mal og diskutere innhold, layout, hvem har ansvar og om det eventuelt skal dannes en mindre gruppe som kan ferdigstille dokumentet, basert på input fra seminaret. Andre innspill som kom frem i diskusjonen, men som ikke nødvendigvis er tema for Brukerforum: - En rutinebeskrivelse må beskrive konsekvensene av det som blir registrert og generert i FS. - I brukerdokumentasjonen bør de ulike feilmeldingene forklares og hvorfor disse oppstår. - Forslag om en felles mal med foreslått struktur for brukerdokumentasjon. FS brukerstøtte lager god dokumentasjon. - Til evaluering av neste Brukerforum bør vi ha med et punkt om betydning av sted for Brukerforum. 4. Brukerforum april 2010 i Bergen Forslag til program for seminaret ble diskutert og utkast ble utarbeidet. En av parallellsesjonene bør handle om spesifikke moduler. Forslag til tema: - Godkjenningsmodulen - Arkiv - Studentutveksling - Funksjonalitet rundt rapportering og datakvalitet. Hvilke konsekvenser får saksbehandlernes daglige arbeid med data for rapportering. Her kan man også FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 4

9 få presentasjon av DBH. DBH bør få oversikt over hvilke konkrete rapporter som ønskes vist. - UiO har holdt korte FS-kurs (lynkurs). Slike kurs kan brukes under seminaret. - Gjennomgang av web-applikasjonene - EpN - FS-konnektorer - Utdanning.no - SIU sammen med utdanning.no. Om utveksling, godkjenning, internasjonalisering. - Håndtering av personnummer og personopplysninger: Hvordan redusere bruken? - Uttrekk av data fra FS til bruk i spørreundersøkelser, hvordan forholder vi oss til det? Hva har vi lov til? - Personopplysningsloven: o Hva skal inn og hva skal ikke inn i FS? Hva er lov Hva er ikke lov o Håndtering av gråsoner? o Felles rutiner og retningslinjer - NorSIS (Norsk Senter for Informasjonssikring) foreslått som foredragsholder til tema om personvern og informasjonssikkerhet. - Utrekk av data fra FS til spørreundersøkelse. Hva kan vi si nei til? Hva bør vi si nei til? Hva har vi lov til? Her må man få med personer som har gode kunnskaper om personvern. - Informasjonssikkerhet. (Difi har et kurs om dette i begynnelsen av mars.) - World Cafe: o Ett tema om infosikkerhet: Hvordan gjør vi/dere? Hva er viktig? o Vurdering o Godkjenning o Utvekslingsmodulen? o Felles rutiner - DS-label, ECTS-label. Her kan Svein Arild Pedersen fra UiA være en ressurs. Det ble bestemt at høstens Brukerforum holdes på Gardermoen onsdag 3. og torsdag 4. november (uke 44). Det reserveres plass til 150 deltakere. Forslag til tema: - Overordnet tema vil være Rapportering. Hvordan legge til kontrollarbeid i forbindelse med rapportering. - DBH: presentere seg: DBH for vanlige saksbehandlere. Begrepsavklaring, hva er DBH-tall? - Nyheter fra DBH, felles rapport fra SSB - Fra FS-dagen om LIST, statistikk og rapportering. - Utdanning.no, hvordan få det som man vil? FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 5

10 - SIU og utdanning.no om utveksling, godkjenning, internasjonalisering. - NorSIS om personvern - Informasjonssikkerhet - DS-label. SiU, NOKUT, UHR, Bologna-ekspertgruppen. Gjennomgang av krav til DS-label. 5. Planleggingsgruppens arbeidsform a. Nye medlemmer til ekspertgrupper I notatet som lå til grunn for opprettelse av Planleggingsgruppen sto det blant annet at Planleggingsgruppen skal opprette og nedlegge ekspertgrupper ved behov, mens spørsmålet om utskifting av medlemmer ikke er behandlet. Daglig leder ønsket derfor å avklare dette. Kommentar: Til årsmøte 2010 la styret frem forslag til tekst til FS samarbeidstiltakets vedtekter om Planleggingsgruppen som ble diskutert på årsmøtet. På årsmøtet ble følgende vedtekter besluttet: Styret oppnevner en planleggingsgruppe som skal bidra i utviklingen av FS og sikre jevnlig kontakt mellom Samarbeidstiltaket FS og brukermiljøene. Planleggingsgruppen rapporterer til styret og ledes av daglig leder for samarbeidstiltaket FS. Styret bestemmer hvilke oppgaver som skal legges til planleggingsgruppen og fastsetter nærmere mandat. Planleggingsgruppen skal sammensettes med representanter for de samarbeidende utdanningsinstitusjonene slik at den samlet dekker det faglige og organisatoriske mangfoldet i sektoren. Styret kan i tillegg oppnevne særskilte grupper som skal bidra i arbeidet med konkrete saker eller saksområder. I forhold til saken som diskuteres her, så er det ikke Planleggingsgruppen som oppretter og nedlegger ekspertgrupper. Når det gjelder utskifting av medlemmer til ekspertgruppene så ble det kommentert at det er viktig at medlemmene i ekspertgrupper har en bakgrunn/kompetanse utover det som skal være gruppens arbeidsområde. Vedtak: Institusjonene bestemmer selv hvem som skal delta i gruppene, og foretar ev. intern bytte ved å meddele dette til FS-sekretariatet. Dersom en institusjon ønsker å trekke seg ut av en gruppe, meddeles dette til Planleggingsgruppen som foretar valg av nytt medlem. Nye medlemmer rekrutteres ved henvendelse til kontaktlisten. En kan også konferere med FS-gruppen på USIT for å be om forslag til nye kandidater. b. Bruk av diskusjonsforum istedenfor mail til diskusjon i Planleggingsgruppen Saker som ikke blir behandlet i ekspertgruppene, behandles i Planleggingsgruppen, enten i møte eller per e-post. Daglig leder tok opp at medlemmer i Planleggingsgruppen sender mail til Planleggingsgruppen ved behov for avklaringer i stedet for å bruke diskusjonsforum. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 6

11 Dette bidrar til lav aktivitet i diskusjonsforum. Det ble oppfordret til å prøve å bruke Diskusjonsforum i større grad til slike avklaringer. Gruppen opplever at det blir for liten tid til å behandle saker som krever forberedelser og/eller krever grundigere gjennomgang. Dette medfører at man ikke rekker å behandle alle sakene på dagsorden. Vedtak: Planleggingsgruppen holder 2 dagers møter 2 ganger i året, resten tas som dagsmøter. Dette for å få tid til grundigere diskusjoner om saker som egner seg best å bli behandlet på møtene. På disse møtene skal også agenda for neste Brukerforum planlegges. Enklere saker som skal opp i Planleggingsgruppen kan behandles via mail. 6. Demo av web-basert eksamensklagesystem v/ntnu Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk (IME-fakultetet) ved NTNU har utviklet en web-applikasjon for klage på vurdering. Denne ivaretar all kommunikasjon fra en klagesak oppstår til eventuell ny sensur foreligger. Kommunikasjon mot FS og registrering i FS mangler. Planleggingsgruppen fikk en demo av systemet. 7. Saker og innspill a. Praksis i forhold til ønskelista. Innkomne e-poster ser ut til å få prioritet fremfor saker på ønskelista. Daglig leder ønsket å avklare om dette er som det bør være og fikk bekreftet at det er det. Resultat av behandling av e-post kan være at den legges på ønskelista eller at det bør behandles raskere. b. Nytt medlem i Etterutdanningsgruppa. Høgskolen i Gjøvik ønsker å fratre arbeidet i gruppen. FS-sekretariatet henvender seg til institusjonene, og ber om å få forslag til et nytt medlem. c. Gjenåpne eksamensgruppa? Under Brukerforumet høsten 2009 ble det fremmet et ønske om å gjenåpne Eksamensgruppen som ble nedlagt i Konklusjon: Opprettelse av en ny gruppe må behandles av styret. På Brukerforumet i april vil saken tas opp i gruppen som skal diskutere vurderingsmodulen. Det må lages gode spørsmål til denne saken, for å få svar på hva som ikke fungerer bra og hvordan tilbakemeldingene skal håndteres videre. d. Forslag om å opprette ekspertgruppe for EpN Forslag om å opprette en ekspertgruppe for EpN ble diskutert. Det ble konkludert med at det mest hensiktsmessige vil være å ha et møte for erfaringsutveksling og å kartlegge eventuelle behov og ønsker i forkant av omskriving av applikasjonen til Jboss Seam. e. Status på arbeidet med karakterutskrift I 2007 ble det nedsatt en gruppe som skulle gjennomgå karakterutskrifter og vitnemålsvedlagg fra FS og utarbeide forslag til disse. Forslagene er samlet i et notat. Daglig leder for FS hadde møte med denne gruppen , der notatet ble gjennomgått på nytt sammen med innkomne kommentarer til notatet. Dette arbeidet FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 7

12 resulterer i et oppdatert notat som skal sendes på høring, først til Planleggingsgruppen, deretter til institusjonene. f. UiA: PhD-vitnemål Saken blir lagt i ønskelista. Planleggingsgruppen vil starte arbeidet med ønskelista på neste møte. g. HiH: Vitnemålsvedlegg Fikk ikke tid til å behandle denne saken. h. HiT: Diploma Supplement Fikk ikke tid til å behandle denne saken. i. UiS: FS Manntallsliste UiS foreslår å endre utplukket slik at det skal være krav om betalt semesteravgift og gyldig studierett i tillegg til at studenten har semesterregistrert seg. Lokale valgregler gjør det vanskelig å lage felles utplukk. Parametrene bekreftet plan, bekreftet studierett, betalt semesteravgift og semesterregistrering ønsker gruppen skal bli parametre for kjøring av rapporten. j. UiS: Passord på brukerdokumentasjonssidene I dag har USIT passordbeskyttede sider for sin brukerdokumentasjon. Er dette nødvendig? Konklusjon: USIT undersøker om det er mulig å ha tilgang til brukerdokumentasjon via FS-applikasjonen. USIT tar en diskusjon internt på dette, og kommer med tilbakemelding. k. NTNU: Resultatstatus M Fikk ikke tid til å behandle denne saken. l. NTNU: Registrering av oppnådde poengsummer på vurderingsdel Fikk ikke tid til å behandle denne saken. m. NTNU: Begrepsavklaring studierettstatusfeltet i Student samlebilde NTNU ønsker å få til felles bruk av feltet Studentstatus. Øyvind Edvardsen laget i 2005 et notat med beskrivelse og problemstillinger rundt de studentstatusene som er felleskoder. Vedtak: Planleggingsgruppen sender inn kommentarer til tekster som er foreslått brukt. Frist for tilbakemelding settes til mandag 8. mars. n. NTNU: Rutiner rundt f.nr-bruk Fikk ikke tid til å behandle denne saken. o. NTNU: Funksjonalitet i forbindelse med fellesgrader Fikk ikke tid til å behandle denne saken. p. NTNU: SOs krav til registrering av etternavn USIT: Registrering av etternavn Fikk ikke tid til å behandle denne saken. q. UiS: Vektingsreduksjon Fikk ikke tid til å behandle denne saken. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 8

13 r. NMH: Undervisningsaktiviteter Fikk ikke tid til å behandle denne saken. 8. Neste møte i Planleggingsgruppen Neste møte avholdes i Bergen, mandag 26. april Eventuelt a. Kursplan høsten 2010 FS Brukerstøtte har laget forslag til plan for kurs og dokumentasjon for høsten Vedtak: Forslag til kursplan godkjennes. b. Uninett FAS-portalen Universitetet i Stavanger tok opp problemet med at pålogging via portalen er ustabil. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 9

14 Saker som skal følges opp (dette er fra september 2009-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U6/09 Se sak 7: USIT innkaller til et felles møte for utvikling av FS- konnektorer, USIT Ikke aktuell. Lukkes etter at alle definisjoner er samlet og gjennomgått. U8/09 Brukertest av StudentWeb USIT Test før mai 2010 I arbeid U12/09 Se sak 7: Videre arbeid med karakterutskrift U13/09 Se sak 7: Valg for ECTS i rapport FS USIT USIT Hatt møte med gruppen Oppdatert notat sendes til Planleggingsgruppen, deretter til institusjonene U15/09 Se sak 2a: Fra referat møte i Den nasjonale arbeidsgruppen 9. og 10. juni 2009, sak 10b: Studentgrunnlag for elever U16/09 Se sak 2c: USIT sjekker med kontaktlisten om en høyskole kan være med i studentutvekslingsgruppen. U18/09 Se sak 8f: Svar på e-post til kontaktlisten går til alle USIT USIT USIT Er utført Lukkes. Neste møte i studentutvekslingsgruppen er 10/5. Er utført. Lukkes FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 10

15 Saker som skal følges opp (dette er fra november 2009-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I01/09 Se sak 1: Institusjoner som ønsker å delta i brukertesten, sender melding til fssekretariatet innen Institusjonene Påmeldingene mottatt. Lukkes. USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U19/09 Se sak 8d: USIT sender epost til kontaktlisten ang. deltakelse i Opptaks/Søknadswebgruppa USIT Frist: Tilbakemeldinger mottatt. Lukkes Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I1/10 Se sak 7m: Sende inn kommentarer til tekster for feltet Studentstatus Planleggingsgruppen Frist: Mottatt. USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U1/10 Se sak 4 USIT I arbeid USIT undersøker om det finnes ledig kapasitet på hoteller på Gardermoen til høstens Brukerforum U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdok via fs-applikasjonen USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. februar 2010 Side 11

16 <sideskift>

17 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for studentutveksling 9. februar 2010 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øyvind Edvardsen, UiT Anna Kolberg Buverud, UiO Pål Erik Megaard, UiO Jan Sverre Rønning, NTNU Karianne Omdahl, UiB Bjarte Hoem, UiS Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid M. Huuse, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Cathrine Strømø, UMB Sara Mauland, UiS Møteleder: Referent: Julie Myhre Barkenæs Aune Moe/Geir Vangen Dato: 10. februar 2010 Sist endret:

18 Dagsorden 1. Referat fra møte Orientering om Mobility Project 3. Gjennomgang av avtaler - Oppsummering av møtet på Gardermoen - Gjennomgang av ulike typer avtaler 4. Gjennomgang av 3. utkast til aktivitetsdekomponering 5. Neste møte 6. Eventuelt FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 2

19 1. Referat fra møte 8. oktober 2009 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orientering om Mobility Project Geir Vangen fortalte om status for arbeidet. Mobility Project går ut på å lage systemer for utveksling av informasjon om avtaler, nominasjoner, resultater m.m. mellom institusjoner på tvers av landegrensene. Mobility Project starter arbeidet våren 2010, men bygger på et pilotprosjekt som i 2009 laget systemer for å utveksle denne type informasjon mellom Universitetet i Warszawa og Universitet i Parma. Prosjektet foregår innenfor RS3G-samarbeidet ( Geir Vangen er nå leder for gruppen som arbeider med arkitektur for webservice-tjenester. I tillegg er det egne grupper for informasjon, for sikkerhet og identitet og for å skaffe finansiering (EU-midler) for arbeidet. Det første møtet i disse nye gruppene finner sted i Bologna i mars I tillegg arbeides det med europeiske standarder (ELM og MLO) i regi av CEN. ELM gjelder informasjon om studenter og MLO gjelder informasjon om studier. Det er også satt i gang et samarbeid med Sverige og Finland på dette området. 3. Gjennomgang av avtaler a. Møtet på Gardermoen om avtaler Anna Buverud refererte fra møtet. Hovedutfordringen er multipartner-avtaler. Gruppen ønsker et eget registreringsbilde til slike avtaler. Man bør vurdere å bruke begrepet Samarbeid istedenfor Utveksling, for å få en mer generell modell for avtaler. Informasjon om avtaler bør også kunne gjenbrukes i ulike stadier i prosessen. Opptak skal gis til utveksling (studiested), med informasjon om hvilke emner studenten kan velge, uten at det genereres emneopptak i denne fasen. Det er p[ dette stadiet heller ikke avklart om emnet vil bli undervist. b. Ulike type avtaler Modulen bør kunne behandle ulike typer mobilitetsavtaler. Eksempler på dette er: - Utveksling (bilateral, konsortium) - PhD forskningssamarbeid - Forskermobilitet - Praksis (her bør man innhente informasjon fra høgskolene, spesielt sykepleiestudier) Forholdet mellom FS og Frida vedrørende mobilitet må avklares. Krav som må inn i avtaler - Informasjon om level etc. må inn i FS - Krav om språkkompetanse (TOEFL), ev. krav om norsk - Krav om tilstrekkelig økonomi til oppholdet FS og SIU bør ta en felles gjennomgang av rapporteringsdata. FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 3

20 Det er kommet nye ISCED fagkoder, og vi tror disse vil erstatte bruken av subject area codes. Dersom dette skjer, vil kodesettet bli innført i FS, på samme måte som subject area code. Det er behov for opprydding i fagtabellen når nytt kodesett innføres. Bjarte sender en fil til fs-support over disse kodene. Skal det være felles mal for Erasmus-avtaler, Transcripts og Learning Agreements? Det er et ønske om å lokalt kunne registrere informasjon om utvekslingsinstitusjoner i bildet Sted. Innreisende uten avtale må kunne ivaretas i Søknadsweb. Behøver ikke registrere individmobilitet (programindivid). Forslag til datamodell for avtaler ble skissert. Til neste møte: USIT lager fullt forslag til datamodell for avtaler. 4. Gjennomgang av 3. utkast til aktivitetsdekomponering Utkastet ble gjennomgått. Endringer vil bli tatt med til neste utgave av aktivitetsdekomponering. 5. Neste møte Neste møte: Mandag 10. mai 2010 på USIT På dette møtet vil arbeidet med avtalemodellen og silingsprosessen innenfor opptak være hovedtema. 6. Eventuelt USIT oppfordrer institusjonene til å bruke diskusjonsforumet på FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 4

21 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for godkjenning 11. februar 2010 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Jannike Hagen Paulsen, HIST Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Knut Løvold, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Forfall: Møteleder: Referent: Ingen forfall Adelheid Mortensen Huuse Adelheid Mortensen Huuse/Anne-Marie Myhrvold Dato: 11. februar 2010 Sist endret: 26. februar 2010

22 Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet Avklaringer datamodell/skjermbilde Person Eksternstudium 3. Begrepsdefinisjon; lærestedenes begrepsbruk, begreper i FS, begreper i UH-loven og tilhørende regelverk. 4. Gjennomgang av funksjoner, ønsker knyttet til og drøfting av bildet Godkjenningssak samlebilde med utgangspunkt i hver av sakstypene definert i FS 5. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 6. Eventuelt 0. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. 1. Referat fra møte Ingen merknader til referatet. 2. Datamodell Person Eksternstudium Geir Vangen viste og gjennomgikk forslag til ny datamodell/nytt bilde for Person Eksternstudium. Utkastet er lagt ut på listen over møtepapirer i etterkant av møtet (FS ). Lite informasjon beholdes i øvre del av bildet: Person Ekstern institusjon Merknadsfelt I tillegg til det som ble presentert i modellen var det enighet om at det måtte være en teller/nevner eller forekomsttabell i øvre del av bildet, slik at det er mulig å se om det finnes flere forekomster på samme person. Når det gjelder registrering av ekstern institusjon bør det være liten eller ingen frihetsgrad i feltet, kun institusjoner registrert i institusjonstabellen i FS kan legges inn. All informasjon knyttet til eksterne studier legges i nedre del av bildet (Person External Assessment): Påkrevde felt blir Person Ekstern Institusjon, Løpenr., Assessment Kategori, Registreringskilde. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 2

23 Nytt er at alle typer ekstern utdanning registreres i samme bilde/fane (både emner, grader m.m.), skilles fra hverandre ved hjelp av kategorier (Assessment Kategori). Bildet skal ta høyde for datautveksling med ELM. For flere av registreringene må det opprettes flere felt, f.eks. vekting hvor det må være felt både for registrering av den eksterne vektingen innenfor det eksterne stedets vektingssystem, informasjon om den eksterne vektingen og eget felt for vektingen omregnet i studiepoeng. Det samme kan gjelde felt for tid (her må det på plass mer universell tidsangivelse enn det som finnes i dag), resultat og studienivå. Når det gjelder Subject Area Code kan det hende et annet kodesett må implementeres i FS; ISCED - Når det gjelder navn på ekstern utdanning, særlig etter at datautveksling med andre læresteder starter, ble det ønsket et vitnemålsfelt som overskriver det som eventuelt måtte være oppført i andre felt. Med innføring av MLO og CDM må det være rom for å fremvise/lenke til emnebeskrivelser, andre beskrivelser etc. i bildet. Dette er data som vil bli utvekslet mellom institusjonene der det finnes tilgjengelig (xml). Rapporteringen av avlagte studiepoeng på delstudier til Lånekassa må ivaretas, men på hvilken måte og i hvilket bilde må vurderes ytterligere. Flere felt/mer informasjon i bildet må eventuelt tas etter hvert når det grunnleggende har kommet på plass og man ser hvordan det eventuelt blir. NTNU ønsker å beholde fanen for Planlagt vurdering, opprettholde muligheten for å planlegge, tilrettelegge studentens utdanningsplan og dokumentere både det studentene planla å gjøre og hva de faktisk gjorde på utvekslingen. Ønske om mulighet for å overføre/utveksle Learning agreements på samme måte som med andre data som skal komme med innføringen av ELM. Ekspertgruppen for studentutveksling jobber med dette, MLO. Godkjenningsgruppen må holde seg oppdatert på hva som skjer i den gruppen som har konsekvenser for utviklingen av ny godkjenningsmodul, her er det flere overlappingspunkt enn det som er nevnt her. Utveksling av data til arkivsystemer, først og fremst Ephorte må også ivaretas, også her en egen gruppe som jobber med det og hvor godkjenningsgruppen må følge med på progresjonen. Herunder bør det også tenkes rundt det allerede eksisterende dokumentarkivet i FS og utveksling av dokumenter mellom institusjonene. I tillegg må det på sikt på plass en unik identifikator som er noe annet enn fødselsnr. for å kunne utveksle data på personnivå. Sammenhengen mellom vekting registrert i Person eksternstudium og vekting registrert i et eventuelt nytt Godkjenningssak samlebilde eller tilsvarende må også sees nærmere på ut over i prosessen. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 3

24 3. Begrepsdefinisjoner innenfor godkjenning Begrepene som brukes innenfor fagområdet har blitt forsøkt gjennomgått og definert på tidligere møter, uten at det har vært mulig å komme fram til en enhetlig praksis. Med utgangspunkt i UH-lovens begreper samt begrepsbruk i noen utvalgte forskrifter, blant annet flere av lærestedene representert i godkjenningsgruppen ble følgende begrep drøftet: Godkjenning Godskriving Fritak Innpassing Emneerstatninger Diskusjonen forsøkte å ta utgangspunkt i fenomenene som ligger bak begrepene, og beskrive disse. Ønske om en felles definisjon for alle FS-institusjonene. Gruppen kan vanskelig se for seg at den skal kunne påvirke begrepsbruken i UH-loven og regelverket ellers i sektoren, kun innenfor FS. Flere av begrepene brukes om saker som reelt behandles likt og samme begrep kan omfatte saker som behandles ulikt, for eksempel i FS. Fritak og innpassing beskriver to forskjellige veier å registrere ekstern utdanning i FS. Fritak er mer universelt, mens innpassing skjer i forhold til en bestemt utdanningsplan og studieprogram. Førstnevnte registrering anbefales brukt så lite som mulig i FS. Samtidig brukes fritak i utstrakt grad både i UH-loven og i relaterte forskrifter, hvor det kan henspille til begge måter å registrere ekstern utdanning i FS. Det ble diskutert en del frem og tilbake uten at det var mulig å enes om noe. Man må leve en stund til med at begrepene og definisjonene for disse er forskjellige. Diskusjonen ble derfor lagt på is, og kan eventuelt tas opp igjen på et senere tidspunkt når man har kommet lenger i prosessen. Ønske om å ta opp dette, samt andre aspekter angående godkjenningssaker på neste Brukerforum for å kartlegge saksfeltet ytterligere. Sven-Erik tar saken videre til Planleggingsgruppen. 4. Ny modell for registrering av godkjenningssaker Innledningsvis var det litt snakk om fremgangsmåte for denne gjennomgangen samt andre ting utenom. Etter hvert ble det enighet om å fristille gjennomgangen helt fra det eksisterende bildet Godkjenningssak samlebilde, og kun se på hver enkelt sakstype og hvilken informasjon/felt som behøves for å kunne registrere en sak på den enkelte sakstypen. Følgende sakstyper (felleskoder) finnes i FS per nå. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 4

25 FORHÅND FRITAK FRITAKREAL INNP_DELST INNPASS INNPASSINT JEVNGOD OMFANG TITTEL VEKTTALL Forhåndsgodkjenning Fritak Fritak på grunnlag av realkompetanse Innpassing av delstudium Innpassing av ekstern utdanning Innpassing av intern utdanning Jevngodhet Omfangsvurdering Rett til bruk av tittel Vekttallsvurdering I tillegg kan lærestedene ha opprettet lokale koder, men det finnes det ingen oversikt over. De fire nederste sakstypene, jevngod, omfang, tittel og vekttall er spesielle sammenliknet med de andre, og brukes også i veldig liten grad av institusjonene. Sven-Erik tok opp muligheten for flere sakstyper: Fritak for obligatorisk aktivitet Fritak av forkunnskapskrav Emneerstatning Gjennomgangen startet med sakstypen forhåndsgodkjenning FORHÅND. Etter hvert kom man fram til at følgende må være på plass for å kunne registrere forhåndsgodkjenninger/følgende behov må ivaretas: Tidsangivelse Knytning mot studentens studieprogram/utdanningsplan Knytning mot utvekslingsperson der det er aktuelt Knytning mot det eksterne studiet (Person eksternstudium) Internt Merknadsfelt (for informasjon om saksbehandlingen) Merknadsfelt for eksport, ut på StudentWeb, brev ol Knytning som sak i arkiv (vidt; saksnr eller faktisk forekomst i Ephorte) Mulighet for å registrere det studenten ønsker å avlegge/learning agreement/joint degree Søknadsfelt (og mulighet for å kunne søke via StudentWeb, der søknaden fremkommer i dette feltet) Studiepoeng/vekting Dato for søknad el Saksstatus Logging av saksbehandler Fremvisning av forhåndsgodkjenning i Student samlebilde Det må videre vurderes hvordan forekomsten skal registreres. Per i dag opprettes forekomst automatisk når utvekslingsperson opprettes, og på mange læresteder fører dette til at det blir liggende mange ubehandlede forekomster i FS. Sammenknytningen mellom forhåndsgodkjenninger og endelige godkjenninger knyttet til samme sak ønskes gjøres tettere og klarere, f.eks. forhåndgodkjenning som et underbilde i den endelige godkjenningen. Antallet obligatoriske felt bør være få på en forhåndsgodkjenning, det vil kunne variere mye i hvor mye som registreres på hver sak. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 5

26 Det ble ytret ønske om å få utvidet rapporteringen fra FS til Lånekassa til også å omfatte forhåndsgodkjenninger. Ønsket må tas videre av institusjonene selv direkte til Lånekassa. 5. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver. Gjennomgangen av sakstyper og hvilke registreringsbehov hver av sakstypene har fortsetter på neste møte. Deltakerne i godkjenningsgruppen skal til neste møte ha forberedt seg på og gjort øvelsen på sakstypene INNPASS og INNP_DELST ut fra behovene på egen institusjon. Resultatene vil bli sammenfattet på neste møte. I tillegg bør deltakerne ha tenkt videre på hvilke behov de har i godkjenningssaker; hva utføres per i dag, hva får man ikke utført i FS og hva ønskes løst i FS? Institusjonene må i tillegg ta en gjennomgang av sine lokale koder på sakstyper. Disse må meldes inn til leder av godkjenningsgruppen i god til før neste Brukerforum, dvs. midten av april. Det ble fremmet ønske om at godkjenning skulle tas opp som tema på neste Brukerforum ( april i Bergen); presentere problemstillingene, kartlegge lærestedenes bruk og behov - gruppearbeid. Sven-Erik fremmet saken videre til Planleggingsgruppen. Gruppen avventer henvendelse fra Planleggingsgruppen for eventuelt videre arbeid. Arbeid videre med dette tas på e-post. Neste møte torsdag 3. juni 2010 kl hos USIT 6. Eventuelt Ingen saker FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 6

27 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i FS-doktorgradsgruppen Tilstede: Terje Valentinsen, NTNU Merethe Andersen Bremer, UiO Kjersti Gjedrem, UiS Sølvi Andersen, UiT Kari Elise Moxnes, UMB Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Knut Løvold, USIT Julie M. Barkenæs, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Karianne Omdahl, UiB Elna Svege, UiA Møteleder: Tina Lingjærde Dato: 17. februar 2010 Sist endret: 1

28 Dagsorden 1. Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 23. mars Fremdriftsrapportering - Status for bruk 3. Årets doktorgradsseminar mai 2010 arrangør UiT Forslag til program 4. Innlevering av avhandling Status og diskusjon rundt elektronisk publisering 5. Oversikt over veiledningsforhold, mail fra NTNU 6. Registrering av Cotutelle-avtaler i FS, mail fra NTNU 7. Visning av nettotid, mail fra NTNU 8. Eventuelt 1. Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 23. mars 2009 Referatet ble godkjent. 2. Fremdriftsrapportering Gruppen gikk igjennom status for bruk av framdriftsrapportering via StudentWeb. UiT: De hadde en pilot våren 2009, men etter dette har det ikke skjedd så mye på grunn av ny organisasjonsstruktur etter sammenslåing med Høgskolen i Tromsø. UiS: De har vurdert om det er andre måter å gjøre dette enn via StudentWeb, men ikke funnet andre måter. En skal nå prøve å motivere for å ta løsningen i bruk. UMB: De vil prøve å ta det i bruk senere. NTNU: De har tatt bruk StudentWeb, men ikke framdriftsrapportering. De ønsker å ta det i bruk snart, men har ingen konkret tidsplan. UiO: De har satt i gang et prosjekt i samarbeid med Studieavdelingen og i den forbindelse testet en del i det siste. De ønsker å sette i gang en pilot i noen miljøer. FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 2

29 3. Årets doktorgradsseminar mai arrangør UiT UiT gikk igjennom forslag til program. Programmet ser veldig bra og spennende ut. Program og påmeldingsskjema vil bli lagt ut på web om kort tid. UiT vil gjerne ha innspill til aktuelle innledere til punktet om administrasjon av doktorgradsstudier. Det er satt av en time til nytt fra FS, en kan da ta opp temaer som for eksempel ny standard for utveksling av informasjon om studenter mellom institusjoner i Europa (se elektronisk innlevering av avhandlinger og omskriving av StudentWeb. Innspill om seminaret sendes til Frode Nilsen, UiT. 4. Innlevering av avhandling Dette ble også diskutert på forrige møte. Ikke alle institusjoner har åpne arkiver, men flere arbeider med å lage løsninger. Integrasjon med åpne arkiv -systemer: Det er utviklet en avleveringstjeneste til de åpne arkivene fra Frida. Vitenskapelige fulltekstdokumenter kan leveres til Frida: Metadata (tittel, forfatter, osv) blir registrert i Frida. Deretter blir fulltekstdokumentet med metadata overført til det respektive universitets fulltekstdatabase. I dag kan man fra Frida levere fulltekst dokumenter til følgende arkiver: DIVA (NTNU), BORA (Universitetet i Bergen), DUO (Universitetet i Oslo, Høyskolen i Oslo) og Munin (Universitetet i Tromsø). NORA er en nasjonal medlemsorganisasjon for arkiver. De lager en løsning for å kunne søke i de institusjonelle arkivene. Det kunne tenkes å lage en løsning fra FS slik at for eksempel metadata om avhandlingen blir avlevert til Frida. Da slipper man å registrere samme informasjon i flere systemer. Videre er det viktig å tilgjengeliggjøre forskningen i de åpne arkivene. Dette vil spare institusjonene for mye arbeid, nå er det mange som lager egne løsninger for innlevering av masteroppgaver og avhandlinger. UiT har i dag laget en løsning for elektronisk innlevering av masteroppgaver, og den skal utvides til også å gjelde doktorgradsavhandlinger. UMB har hatt dette som prosjekt i flere år, men foreløpig har de ingen løsning på plass. UIS har et prosjekt som ligger hos Strategi og kommunikasjonsavdelingen. Prosjektet har ikke kommet frem til mulige løsninger ennå. Dette kan også være et aktuelt punkt på året doktorgradsseminar, for å få frem felles løsning for innlevering av avhandlinger. 5. Oversikt over veiledningsforhold til en gitt veileder, mail fra NTNU FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 3

30 NTNU ønsker at det i rapporten FS skal være mulig å få frem alle studenter som er knyttet til en veileder. I dag vises disse frem pr. studieprogram, men det kunne være nyttig å få en oversikt uavhengig av studieprogram. De andre er enige om at det er behov for dette. UMB ønsker at det i enkelte rapporter skal være mulig å søke frem studenter knyttet til ett sted. De har et studieprogram, mens studentene er knyttet til ulike steder. UMB spesifiserer hvilke rapporter de ønsker dette i. 6. Registrering av Cotutelle-avtaler i FS, mail fra NTNU NTNU har laget en oversikt over hvordan en registrerer Cotutelle-avtaler. På side 1 i vitnemålet er det mulig med flere logoer. NTNU har opprettet en lokal kode i studierettstatus Cotutelle. Studierettstatus benyttes for angi opptaksgrunnlaget. UiO ønsker ikke å bruke denne koden generelt for alle studenter på Cotutelle-avtaler, kun innreisende som ikke har annet opptak til institusjonen. De ønsker at andre studenter skal ha ORDOPPTAK. UiO ønsker noen endringer i Student samlebilde undervindu Samarb for å kunne få nok opplysninger om studenter på slike avtaler. UiO lager forslag til endringer. Godkjenningsmodulen i FS skal omarbeides, og det vil da bli lettere å registrere felles avtaler. UHR har laget en håndbok for hvordan institusjoner skal håndtere fellesgrader. Den finnes på nettsidene til UHR. Hvis det er den andre institusjonen som tildeler graden, så skal en ikke registrere innlevering ved egen institusjon. Det er mye arbeid for institusjonen med studenter på Cotutelle-avtaler, og institusjonen får ikke utteling når de ikke tildeler graden selv. Institusjonene har kontakt med departementet om dette. 7. Visning av nettotid, mail fra NTNU NTNU ønsker at nettotiden regnes fra opptaksdato og ikke fra startdato. Det har vært mange diskusjoner rundt dette tidligere, slik at nettotid er vedtatt beregnet fra startdato. Gruppen ønsker ikke at dette endres. UHR anbefaler at studentene tas opp til PhD-studiet før de starter, og nå har de fleste institusjonene i reglementene at kandidatene må tas opp innen 3 mnd etter finansieringsstart. FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 4

31 8. Eventuelt 1) UMB har forslag til endringer i vitnemålet FS variant 5 for PhD-kandidater: Study option: Alle institusjoner unntatt UiO har nå Study option, mens UiO har Study programme. Forslag om at det endres til Study programme for alle. Area of specialization. Forslag om at dette endres til Area of specialisation. Supervisor/Co-supervisor: i. Forslag om at disse ledetekstene utheves ii. Visning av institusjon og land for veiledere iii. Supervisor endres til Main supervisor iv. Medrettleiar endres til Medrettleiar(ar) Ledetekstene Title of trial lecture, Title of the Thesis, Evaluation commitee: Forslag om at disse utheves og at en fjerner kolon. Ledeteksten Title of the Thesis: Forslag om å endre til Title of Thesis. Ledeteksten Bedømmelseskomité for avhandling og forelesning endres til i. Bokmål: Bedømmelseskomité for avhandling, prøveforelesning og disputas ii. Engelsk: Evaluation committee for the doctoral thesis, the trial lecture and the disputation Titlene på prøveforelesning og avhandling. Forslag om at disse presenteres i kursiv. Liste over bedømmelseskomité. Forslag om at disse sorteres etter medlemsnr (i dag er det ingen sortering) og at institusjon og land vises for alle medlemmer. Forskerskoletilknytning inn på vitnemålet plassert under veilederne, før tittel på prøveforelesning. 2) UiO ønsker to egne tekstkoder for PhD-studenter: U1_forklaring og SI_forklaring, slik at de kan legge inn tekst som passer bedre for phd-studenter. 3) Det kom forslag om å legge til et felt for NUS-kode i Student samlebilde undervindu Grunnutd. UiT har tidligere vært i kontakt med NIFU-STEP om dette. USIT vil ta ny kontakt med dem for å høre om fag og grad kan erstattes av NUS-koden. Institusjonen opplever ofte at NIFU-STEP ikke ser på hva de legger i feltet Fag. 4) Ønske om at det i forkant av neste møte sendes ut en påminnelse om å sende inn saker til møtet, med svarfrist 14 dager før. Neste møte holdes tirsdag 19. oktober 2010 i Forskningsveien 3b FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 5

32 <sideskift>

33 Datavarehusprosjektet Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern royne.skaarerkreutz@usit.uio.no 0316 Oslo DV Referat Møte i LIST-gruppen Til stede: Heidi K. Reppen (UiA) Frøydis Strøm (UiB) Pål Erik Megaard (UiO) Sven Erik Sivertsen (NTNU) Paul Johansen (HiBo) Canisius Habyarimana (HiO) Margrethe Meidell Roald (USIT) Arvid Hedley Hansen (USIT) Stein Aske (USIT) Julie Myhre Barkenæs (USIT) Royne S. Kreutz (USIT) Forfall: Ole-Jørgen Torp (UMB) Referent: Royne S. Kreutz Dato: Dagsorden Velkommen Hva ønsker du/din institusjon å oppnå med datavarehus. Hva kan datavarehus løse for dere? Medlemmer i LIST-gruppen presenterer på vegne av egen institusjon. Oppgi minimum 3 forslag til satsingsområder. Det er satt av ca.10 minutter til hver Oppsummering/ diskusjon Nytt i LIST/Redesign/hva tror vi behovet er, USIT Lunsj Øvelse: Prioritere oppgaver, diskusjon Pause Brukermedvirkning og testmiljø Møteplan fremover DV Referat fra møte i LIST-gruppen

34 Velkommen Julie ønsket velkommen og påpekte til å begynne med at dette møte markerer oppstarten på LIST-gruppen med en ny giv siden siste møte i Gruppesammensetningen er også endret. Hovedoppgaven for LIST-gruppen er å: Definere rapporter til bruk for ledelsesinformasjon Prioritere hvilke rapporter som skal lages Styrende dokumenter for LIST-gruppen (delt ut i møte): Strategi for FS Arbeidsoppgaver 2010 Hovedessensen er at LIST skal være et verktøy for analyseformål og også være et supplement på områder som ikke dekkes av andre. Hovedoppgaven for 2010 er et redesign av LIST der arbeidet er i sluttfasen i utviklingsbasen. Deretter skal dette testes. Nytt verktøy er en annen oppgave. Status i dag er at det er NTNU (økonomi) som har ansvaret for prosessen. Studieavdelingen ved NTNU er ikke med i dette arbeidet. Det var et opprinnelig ønske om at resultatet kunne være klart i sommer men det er mye som tyder på at dette kommer til å ta mer tid Hva ønsker du/din institusjon å oppnå med datavarehus. Hva kan datavarehus løse for dere? Høgskolen i Oslo ved Canisius Habyarimana Konkrete rapportforslag: Eksamener Begrunnelse/ klage Gjennomføringsrapporter Minoritetsbakgrunn/ spørreundersøkelse Legger vekt på Brukervennlighet Hyppigere lasting Detaljert dokumentasjon om LIST (verktøysiden) Universitetet i Agder ved Heidi Reppen Konkrete rapportforslag: Karakterer Stryk Gjennomstrømming Legger vekt på: Implikasjon av valg burde dokumenteres Sortering av arbeidsbøker, f.eks. i tema, innholdsfortegnelse mm Øvrige kommentarer: DV Referat fra møte i LIST-gruppen

35 Er innforstått med at det må være en viss brukerterskel. Når den første terskelen er overvunnet finnes det veldig mye nyttig i LIST Brukere må kjenne fallgruvene Hva skal LIST være? En forlengelse/utvidelse av FS? Universitetet i Bergen ved Frøydis Strøm Legger vekt på: Kobling mot andre databaser Brukerdokumentasjon om innhold i LIST Kvalitetssikring av data o UiB ønsker lastetidspunkt for å kvalitetssikre data før lasting Grafisk fremstilling nyttig Universitetet i Oslo ved Pål Erik Megaard UiO har fire hovedankepunkter mot nåværende versjon av LIST: Kvalitetssikring (data ikke så lett sammenlignbart/ettersporbart) Lastehyppighet (ønsker døgnlig last, men ukentlig sikkert også ok) Brukervennlighet Responstid Legger vekt på: Kunne bruke LIST til ad-hoc spørringer Gjennomstrømming er viktig o Må ta høyde for deltid, permisjoner mm Kobling mot andre kildesystemer kan være nyttig NTNU ved Sven Erik Sivertsen Generelt: Hvordan LIST skal finne sin plass i forhold til DBH, SSB er uklart. Legger vekt på: Gå i dybden på gjennomstrømming o Definisjon(er) o Forholdet til nasjonal gruppe som berører dette Inntaksvalitet og opptak o SO har bra data men de har ikke data om studenter kun søkere Høgskolen i Bodø ved Paul Johansen Legger vekt på: Hyppig lasting Ønsker datavarehuset som kilde til statistikk om kjerneproduksjon o Snapshots i DBH langt fra nok. Kjøres rapporter etterpå er sannheten endret LIST ikke som supplement men som kilde o Eks. Primærsøkere. Det underliggende, forklaringene og trender mangler i dag o Styringsparametre til KD, se på forklaring og trender LIST må inneholde det vi har behov for Brukergrensesnitt kan godt variere for ulike brukere DV Referat fra møte i LIST-gruppen

36 Ønske om kobling mot økonomidata (Agresso) o Eks. Hva koster SP for ulike emner Ledelsen er opptatt av prognoser o Eks. Hva blir SP-produksjon i 2011? Her trenger vi historikk målt mot presumsjon for et gitt antall studenter Oppsummering/ diskusjon Spørsmål om kvalitetssikring før data lastes til LIST slik som for DBH Argumentet som ble anført for et slikt standpunkt er at man vil sikre seg at data er ok. Argumenter mot er at en av hovedoppgavene for et datavarehus er nettopp å vise feil i kiledata. Dessuten er det en vesensforskjell på eksport til DBH og LIST. DBH eksporteres til gitte tider, er en fasit på akkurat det tidspunktet og gir så grunnlag for blant annet bevilgninger. LIST benyttes ikke til det samme. Da blir det viktigere å styre hvem som skal få tilgang til hva og når tilgangen skal gis. Dokumentasjon Dokumentasjon på hvordan data henger sammen er viktig. Dersom noe tolkes som avvik/feil må det kunne forklares. Kan man ikke forklare dette har man et problem uansett årsak. Det er enighet om at dette er viktig. Løpenummer må med i arbeidsbøkene slik at man kan finne igjen data i FS. Løpenummeret finnes i personbildet i FS. Fødselsnummer holdes utenfor datamarten i datavarehuset. Nytt verktøy Status i dag er at NTNU (økonomisiden) har ansvar for denne prosessen. Opprinnelig var det håp om en avklaring til sommeren men mye tyder på at det vil ta lenger tid. Dersom økonomisiden ikke velger å bytte verktøy blir det et spørsmål hva studiesiden vil foreta seg. Annet Brukerterskelen er forholdsvis høy i dag. Dette kan avhjelpes med kurs om innhold og bruk LIST bør over på Single sign on/ldap Nytt i LIST/Redesign/hva tror vi behovet er, USIT Stein Aske (Se DV LIST-presentasjon_STA.ppt) Stein gikk inn på hva redesign av LIST betyr. Foranledningen til en omskriving var blant annet at det tar 2-3 uker å laste data. Dette er ikke automatisert. Målet for omskrivingen er først og fremst å få til hyppigere lasting og få automatisert lastingen. FS-data lastes over til et REPLIKA-lag som er en lik kopi av det som lastes fra FS. Deretter overføres data til et INTEGRASJONS-lag før det transporteres til MARTen. Marten er laget presentasjonsverktøyet leser fra. DV ønsker å unngå bruk av inkrementell lasting hvis mulig. Dersom lastingen går raskt nok uten er det ikke nødvendig å komplisere lastingen med innføring av inkrementell last Tabellene i FS skrives om til FAKTA og DIMENSJONER i datavarehus. Arvid H. Hansen (DV LIST-nytt_AHH.ppt) LIST-datavarehuset har til nå rekonstruert den entydige og viktige studieprogramtilordningen for studieaktivitet på emnenivå, slik dette skjer i FS ifb. med DBH-rapportering /fakturering av studiepoengproduksjon (FS ). Dette fører til avstemmingsvansker i forholdt til FS, siden denne tilordningen bare i liten grad lagres som lesbare verdier i FS. Dette problemet vil nå bli løst ved at FS tar fullt ansvar for denne bokføringen, dvs. for beregning og lagring av all programtilordning, inklusive evt. revisjoner av denne som følge av at studentene medflytter emner til nytt studieprogram eller inn i alternativ kvalifikasjon/grad. Dette vil gi en langt raskere lasteprosess, data blir mer transparente og lettere å følge for brukeren, og en viktig avstemmingsfunksjon mellom LIST og FS blir enklere. DV Referat fra møte i LIST-gruppen

37 Royne Kreutz (DV LIST-gr_ behov_adhoc-analyse_rsk.ppt) LIST har hittil konsentrert seg om analysesiden. Dette er data som ledere og forskere gjerne ser nytten av. Etter hvert har det meldt seg et behov for å se på data som gjelder den operative siden. Behovet i dag synliggjøres med alle de henvendelser en studieavdeling kan få fra egne ansatte, journalister mm. Dette er data som ikke fanges opp av FS-rapporter, DBH-data er ikke oppdaterte nok eller det eksisterer ikke data for dette område. Dette blir en utvidelse av LIST sitt område. En av fordelene er at LIST er mer dynamisk og fleksibelt slik at man enkelt kan ta ut data som befinner seg i området definert som ad-hoc rapportering. I tillegg oppnår man at sektoren får et felles verktøy for i en del sammenhenger samme oppgaver. Forutsetningen er at redesign med hyppigere lasting og automatisert lasteprosess oppnås. Overvåkning og prognose som er to andre spennende områder ble ikke berørt her Øvelse: Prioritere oppgaver, diskusjon Pri Område Kommentar 1 Dokumentasjon Tabloid innføring, transparent data 2 Gjennomstrømming Følge student, skifte av program 3 Opptaksdata Her finnes det mange forslag 4 Inntaksdata Her finnes det mange forslag 5 Kvalitetssjekk Løpenr 6 Minoriteter/spørreskjema 7 Klager Eksisterer som prototype i UTV 8 Deleksamener/eksamensordninger Brukermedvirkning og testmiljø Brukermedvirkning USIT understreker at det er studiesiden vi har fokus på i LIST. Datavarehuset ønsker å få brukerne med i prioritering og som aktive støttespiller for at datavarehuset skal vite hvilke behov som skal dekkes og hvordan. LIST-gruppen er det forumet datavarehuset vil henvende seg for å bringe klarhet i spørsmål som melder seg. USIT ber medlemmene tenke over hvordan en kan sørge for at de kommer til LIST-gruppen med støtte fra eget lærested. Hvordan vet medlemmene hvem som har behov og hvilke behov, som ikke kan dekkes i dag? Testmiljø Datavarehuset har et testmiljø og for de prioriterte oppgavene og annen nyutvikling er det ønskelig fra USIT sin side at medlemmene er direkte involvert før utvikling går i produksjon. USIT fikk positivt svar fra alle som var tilstede om at de kunne tenke seg en slik test-rolle. DV vil derfor sørge for at data fra medlemmenes institusjon finnes i TEST-miljø. DV Referat fra møte i LIST-gruppen

38 8. Oppgaver til neste møte Medlemmer USIT M1 M2 M3 Paul presenterer lokale styringsparameter Alle gjør seg kjent med arbeidsbøker: 5.5, 6.6 og 7.2 Gjennomstrømming gjennomgås U1 U2 U3 U4 Designer prototyper på prioriterte områder Tabloid innføring i Discoverer Drill til personløpenr Medlemmer gis tilgang til TEST-miljø Møteplan fremover Neste møte: Onsdag 2. juni 2010 DV Referat fra møte i LIST-gruppen

39 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 4. mars 2010 Til stede: Forfall: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Knut Veium, NTNU Seunn Smith-Tønnessen, UiA Beth Linde, HiØ Monica Bakken, UiO Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Torill Vangen, SSB Tone Jeanette Berntsen, KD Line Eielsen Malde, KD Kjetil Solvik, NMH Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 5. mars 2010 Sist endret:

40 Dagsorden 1. Møte i styret for FS Referatsaker a. Møte i Søknadsweb/opptaksgruppa 12. januar 2010 b. Møte i StudentWebgruppa 19. januar 2010 c. Møte i Etterutdanningsgruppa 20. januar 2010 d. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 1. februar 2010 e. Møte med Sverige og Finland februar 2010 f. Møte i Studentutvekslingsgruppa 9. februar 2010 g. Møte med SolarSoft AS 10. februar 2010 h. Møte i Godkjenningsgruppa 11. februar 2010 i. Møte i Doktorgradsgruppa 16. februar 2010 j. Møte i Planleggingsgruppa 18. februar 2010 k. Møte om Bologna 15. februar 2010 m/siu, NOKUT m. flere l. Møte med Netlife Research om test av StudentWeb m. Møte i LIST-gruppen 2. mars Orienteringssaker a. Status nye høgskoler b. Møte med styret for SO c. FS Brukerforum april 2010 i Bergen d. Status standardiseringsarbeidet (Bologna-møtet i mars) e. Rapportering av timer og kroner, avklaring av gjeld til USIT for merforbrukte timer f. Møte med SiU g. Fremdrift risikoanalyse h. Fremdrift, organisering av samarbeidstiltaket FS 4. Datavarehus og LIST 5. Felles seminar for styret for Frida, styret for FS og styringsgruppen for Datavarehus 6. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

41 Det var følgende merknader til innkallingen: Når dagsorden domineres av referatsaker og orienteringssaker, bør det vurderes om det er hensiktsmessig å avholde møtet. Siden som inneholder Saksdokumenter kan utelates fra innkallingen, det er tilstrekkelig at saksdokumentet er oppført sammen med saken.. To saker ble meldt til Sak 5 Eventuelt: - Søknad fra Lånekassen om observatørstatus i styret - Fremdrift for EpN 1. Referat fra møte i styret for FS 11. januar 2010 Det var ingen merknader til referat fra møtet i styret for FS. I tillegg til referat fra møtet forelå det også referat fra sluttbehandling av samarbeidsavtalens vedtekter pkt. 6, som ble behandlet pr. e-post. Det ble delt ut en oppdatert versjon av dette referatet på møtet den 4. mars Referatene ble godkjent. 2. Referatsaker Møtene fra Planleggingsgruppen , Rapporteringsgruppen og Arkivgruppen ble muntlig referert på møtet i januar, og referatene til møtet i mars var sendt til styret til orientering. Styret hadde ingen ytterligere kommentarer til disse referatene. a. Møte i Søknadsweb/opptaksgruppen 12. januar 2010 Dette var det første møtet i den kombinerte gruppen for søknadsweb og opptak. Møtet ble brukt til å prioritere oppgaver fremover. Til høsten vil man prøve å holde et nettmøte, og hvis det viser seg å fungere bra, vil denne møteformen vurderes i flere møter. Tatt til orientering. b. Møte i StudentWebgruppen 19. januar 2010 Møte ble brukt til å prioritere ønsker til april-versjonen av StudentWeb. Større utviklingsoppgaver utsettes til StudentWeb skal omskrives til JBoss Seam. Tatt til orientering. c. Møte i Etterutdanningsgruppen 20. januar 2010 Modulen brukes mye av UiB, mens de andre institusjonene bruker den lite eller ikke i det hele tatt. EVU-web er under omskriving, og større endringer utsettes til den nye applikasjonen foreligger. Tatt til orientering. d. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 1. februar 2010 Mange nye institusjoner har tatt i bruk FS i løpet av Leder for styret ga derfor en kort presentasjon av FS og trakk frem de viktigste utfordringene for de nærmeste årene. I tillegg ble den nye organiseringen av samarbeidstiltaket FS presentert. Ny valgkomité for perioden ble valgt. Tatt til orientering. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

42 e. Møte med Sverige og Finland 4. og 5. februar 2010 Sverige har et studieadministrativt system, mens det i Finland finns flere. Raketti er et organ som skal jobbe med standarder og retningslinjer for de ulike systemene i Finland. USIT hadde et 2-dagers metodeseminar for Ladok, Oodi og Raketti. De har merket seg at FS har klart å utvikle et stort og komplekst system med få ressurser, og ønsket derfor å få en gjennomgang av våre utviklingsmetoder. Den avgjørende faktoren for suksess i all utviklingsarbeid er datamodellering. Man må innledningsvis være villig til å bruke tid på denne fasen, gjerne 1-2 år. Tatt til orientering. f. Møte i Studentutvekslingsgruppen 9. februar 2010 Gruppen jobber nå med modellering av avtaleverket. Det skal lages en mer generell modell enn eksisterende. FS vil også kunne støtte avtaler mellom flere institusjoner, i motsetning til dagens løsning som kun støtter avtaler mellom 2 institusjoner. Tatt til orientering. g. Møte med SolarSoft AS 10. februar 2010 SolarSoft er et firma som har som formål å lage systemer rundt studieadministrasjon, for eksempel konferansesystemer og integrasjon mot e-læring og studentkort. De ønsker å samarbeide med FS for integrasjon med sine systemer. Tatt til orientering. h. Møte i Godkjenningsgruppen 11. februar 2010 Modulen skal skrives om. Gruppen har jobbet med å beskrive ekstern studium og baserer arbeidet på den nye ELM-standarden. Godkjenningssaker vil også være tema på Brukerforumet i april. Tatt til orientering. i. Møte i Doktorgradsgruppen 16. februar 2010 Program for seminaret i Tromsø i mai ble diskutert. Karakterutskrift for PhDvitnemål ble gjennomgått. På neste møte skal innlevering av PhD-oppgaver og koblinger til åpne arkiver diskuteres. Det er satt i gang et arbeid for felles, åpent arkiv for PhD-oppgaver i Norge. UiO skal lage et nytt system som er basert på DSpace, som de fleste tilsvarende systemene i Norge baseres på. Dette muliggjør grensesnitt fra FS. PhD-rapportering er i liten grad tatt i bruk. For å komme videre med denne, må det gjennomføres noen pilottester ved institusjonene. På styremøtet ble det tatt opp at flere ønsker å benytte StudentWeb til PhDutdanning, men at institusjonene ikke har fått prioritert å se på dette. USIT trenger tilbakemeldinger for å komme videre. Tatt til orientering. j. Møte i Planleggingsgruppen 18. februar 2010 På møtet ble program for Brukerforumet i april planlagt. Det ble tatt opp at det blir for lite tid til å gjennomgå alle saker, mange saker ble ikke behandlet. Gruppen vil derfor holde noen 2-dagers møter i løpet av året. Tatt til orientering k. Møte om Bologna med SiU, NOKUT m.fl. 15. februar 2010 FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

43 Møtet fant sted i Kunnskapsdepartementet, og tema var arbeidet med Diploma Supplement, spesielt søknad for DS-label, fordi kvaliteten på søknadene fra institusjonene er til dels svært dårlig. Høgskolen i Østfold orienterte om sin prosess for søknad om DS-label, de brukte 2-3 år på å lage beskrivelser som ligger til grunn for godkjenning. DS-label må søkes hvert 3. år, og det krever derfor stor innsats til vedlikehold av informasjon. HiØ mener at prosessen var verdt all arbeidet, fordi det førte til bedre rutiner internt. USIT ønsker at FS skal fungere i forhold til DS-label. DS-label vil derfor være tema til høstens Brukerforum. Tatt til orientering. l. Møte med Netlife Research 23. februar 2010 Netlife Research skal gjennomføre brukertest av StudentWeb. UiO, UiB og NTNU ønsker å delta. Brukertesten skal være gjennomført innen 1. mai. Prosessen innledes med en Workshop med UiO, UiB og NTNU. Tatt til orientering. m. Møte i LIST-gruppen 2. mars 2010 Gruppen har vært inaktiv de siste to årene. Dette var det første møtet i den nye gruppen. Gruppen skal i starten ha fokus på rapportering for opptak og gjennomføring. Tatt til orientering. 3. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler Prosjektleder for nye høgskoler ga en kort statusrapport. Våren 2010 tar høgskolene i Molde, Ålesund og Sogn og Fjordane, Samisk høgskole samt Norges veterinærhøgskole i bruk FS. Arbeidet med overgangen går i henhold til fremdriftsplanen. Samisk høgskole ligger litt etter planen. Styret tok statusrapporten til orientering. b. Møte med styret for SO Styreleder for SO ønsker et felles møte med styret for FS. Initiativet kommer opprinnelig fra FS. For FS er det viktig å få til et godt samarbeid med SO. Dato for møtet er ikke fastsatt. c. FS Brukerforum i Bergen Vårens Brukerforum holdes i Bergen 27. og 28. april. Agendaen er under utarbeidelse. Invitasjon er sendt ut til institusjonene via FS-kontaktlisten. d. Status standardiseringsarbeidet MLO skal ha møte i Brussel i løpet av våren. Det er håp om å få på plass standarder for dokumentasjon av Diploma Supplement. ELM arbeider med utveksling av studentinformasjon. Utkast til standard er klar, den er nå til oversetting og vil deretter bli sendt ut på høring til de europeiske landene. Mobility Project er et prosjekt i regi av RS3G, som nå er blitt en del av EUNISsamarbeidet. Prosjektet skal ha et møte i Bologna 18. mars. Formålet er å lage systemer for å utveksle konkrete data om studenter som har utvekslingsopphold (id av personer, sikkerhet). e. Rapportering av timer og kroner FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

44 Utviklingstimer for FS kjøpes fra USIT. FS har nå et overforbruk av timer, og ønsker å formalisere rutiner for håndtering av avvik på timeforbruk. Daglig leder foreslår at FS beholder en buffer på 1000 timer. Overskridelse medfører nedskriving til 1000 timer. Ved færre timer avregnes disse mot bufferen på 1000 timer. Daglig leder vil følge opp saken overfor USIT. Det vil også bli forhandlet om initiell størrelse på dette bufferet. Styret støtter forslaget, og ber om at forhandlingene med USIT kommer i gang snarest mulig. På neste styremøte fremlegges resultatet av forhandlingene. Dersom forhandlingene med USIT fører til at timene må nedbetales i form av redusert innsats, vil dette bli behandlet som vedtakssak i styret. Vedtak: Det skal avviksrapporteres på økonomi og timeforbruk per tertial. På styremøte i juni fremlegges avviksrapport for første tertial f. Møte med SiU Punktet utgår, da denne ble referert under sak 2k. g. Fremdrift risikoanalyse Styret må komme i gang med arbeidet med risikovurdering. Daglig leder lager et utkast til neste møte. Det ble anbefalt å kontakte Internrevisjon ved UiO for støtte til arbeidet. h. Fremdrift, organisering av Samarbeidstiltaket FS Organisering av Samarbeidstiltaket FS må sees i sammenheng med de andre pågående initiativene vedrørende forvaltning av fellessystemer i UH-sektoren og organisering av IT-virksomheten ved UiO, deriblant den eksterne virksomheten. Andora Sjøgren ga styret en presentasjon av disse initiativene. Styret ønsket at Andoras presentasjon ble lagt inn i referatet. Presentasjonen er gjengitt i sin helhet i kursiv: FS, Frida og SO er nå nærmest i en monopolsituasjon. UHR-rapport Om IS-systemer Tre kategorier Virksomhetskritiske egenutviklede systemer (FS, Frida, Bibsys, Forskdok) Virksomhetskritiske ferdigsystemer (økonomisystem og lønns- og personalsystem) Andre systemer Organisering av IS-systemer i UH-sektoren Kunde/leverandørforholdet Klart skille kunde/leverandør Kan man piskes til et godt resultat? Uninett-rapport FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

45 U3 Uninett fikk i oppdrag av UHR å se på hvilken rolle de kunne spille i sektoren Behandlet i administrasjonsutvalget i UHR Ba en ad hoc gruppe om å spisse problemstillingene og løsningsforslagene Skal opp igjen i møte i mars Universitetet USIT og UH-sektoren Prosjekt som ledes av ass. Universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen Organisering av IT ved UiO Med spesiell vekt på den eksterne virksomheten Satt ned et prosjekt som ledes av assisterende Universitetsdirektør Rambøll er leid inn også her Styringsgruppe også med eksterne representanter Arbeidet startet i januar 2010 Avsluttes 24. mars 2010? Frida/Cristin Kunnskapsdepartementet utreder organisering av Cristin 1-4 tiltak (4. ledd) UiO som vertsorganisasjon Styre med 8 personer 2 fra hver sektor + 2 fra brukerinstitusjoner Styret for FS har organisering av FS i strategiplanen 1-4 tiltak Hva betyr dette for oss? Vanskelig å følge med, holde oversikt Ansvar med å ha monopolsystemer Seksjon på linje med andre seksjoner i USIT er det riktig organisering? Nødvendig med mer arbeid på tvers av systemene SUAF-seksjonen (som utvikler bl.a. FS) ønsker forslag til en organisasjon som tar best mulig vare på utviklermiljøet. USIT vil ta kontakt med Arne Lunde, KD, for å høre KDs tanker rundt Aagedalutvalgets rapport, Uninetts rapport og U3- prosssesen ved UiO samt sikre at styret for FS er med i prosessen der en mulig organisering som et 1-4-tiltak skal drøftes. Det var enighet om at styret ved Styreleder og Daglige leder skal kontakte KD for å finne ut hvilke planer eller tanker KD har omkring organisering av samarbeidstiltaket FS. Styret ønsker også å melde til KD at de har ressurspersoner som kan delta i dette arbeidet. Temaet tas opp på seminaret på Gardermoen 3. og 4. mai. FS Referat fra møte i styret for FS Side 7

46 4. Datavarehus og LIST Daglig leder la frem et kort notat som et bidrag til diskusjon om hvordan styret ønsker å bli involvert i arbeidet med LIST og datavarehus. Det var følgende kommentarer til notatets side 2: Det står at Arbeidet med LIST styres gjennom ekspertgruppen LIST. Ordet styres ble kommentert da bakgrunn for diskusjonen på styremøtet er hvordan styret kan involveres i arbeidet med LIST. I utdrag fra referat fra møte i styret for FS 2. desember 2009 mangler punkt om brukervennlighet. Datavarehus Styret har vedtatt å øke innsatsen på utvikling av datavarehus, forutsatt at det blir representert i styringsgruppen for prosjektet DV-UiO/UiB og at fremdrift i arbeidet rapporteres til FS styre gjennom fremdriftsplaner og leveranser. Det er viktig at en ikke gjør det samme arbeidet som nå skal utføres i DBH når NSD får rapporteringen av data på individnivå. Kunnskapsdepartementet har laget en styringsportal, bl.a. basert på DBHrapportering. UiO har en styringstavle som er lik den som KD har. NTNU er i ferd med å utvikle et eget system. Det er viktig med kobling av data mellom institusjonene. Dette vil være tema på seminaret 3. og 4. mai. LIST Styret er av den oppfatning at det er behov for en styringsgruppe for LIST som kan følge opp prosjektet og definere behovene utover det som blir vedtatt i ekspertgruppen. I dette prosjektet er det ikke tilstrekkelig med kun en ekspertgruppe, og styret diskuterte hvordan organiseringen kan løses på best mulig måte. LIST er et ledelsesinformasjonssystem, og bør engasjere ledelsen ved institusjonene. Det er derfor viktig at det i ekspertgruppen for LIST deltar personer som har kompetanse på flere områder enn FS, for eksempel at noen har kompetanse på analyser og kjenner behovet for ledelsesinformasjon. FS Referat fra møte i styret for FS Side 8

47 Organisering og styring av Datavarehus og LIST Etter en diskusjon i styret ble det foreslått tre alternativer til organisering og styring av arbeidet med datavarehus og LIST: Styret er styringsgruppe og vi organiserer dette med en arbeidsgruppe som rapporterer til styret. Trekker ut arbeidet som et eget prosjekt En samorganisering mellom LIST og datavarehusprosjektet. Konklusjon: Vi bør ikke organisere LIST og Datavarehusarbeidet med en egen styringsgruppe nå. Vi må først ta ansvar for LIST og bidra til at LIST blir best mulig. Da har vi mulighet for en senere samorganisering med øvrig datavarehusaktivitet. Dette diskuteres på seminaret 3. og 4. mai Styret ber Daglig leder vurdere LISTgruppens sammensetning på nytt, da det er behov for bedre representasjon fra noen som kjenner behovet for styringsinformasjon. LIST organiseres som et tidsavgrenset prosjekt, arbeidsgruppen omgjøres til prosjektgruppe med styret for FS som styringsgruppe. Styret for FS anser at det er riktig at de også er styringsgruppe for LIST, da LIST er en del av FS. På styremøtene legges det frem statusrapport for fremdrift i henhold til milepælsplan for arbeidet med LIST. På neste styremøte fattes tydelig vedtak på organisering og styring av arbeidet med datavarehus og LIST. 5. Felles seminar på Gardermoen Utkast til program ble diskutert og styret kom med innspill. Programmet vil også bli diskutert i styret for Frida før endelig program blir sendt ut. 6. Eventuelt Det var to saker til eventuelt: a. Henvendelse fra Lånekassen ang. observatør i styret for FS Daglig leder har fått en telefonhenvendelse fra Lånekassen med ønske om observatørstatus i styret for FS. Styret er av den mening at det er få saker som blir diskutert i styret som berører rapportering til Lånekassen. Styret foreslår derfor at daglig leder undersøker nærmere hvilken informasjon de ønsker fra FS. Det kan være aktuelt å heller tilby deltakelse i Rapporteringsgruppen eller egne møter. SSBs observatørrolle ble også diskutert og det ble stilt spørsmål til om det fortsatt er nyttig å ha med SSB, i og med at all rapportering skjer nå til DBH, der SSB henter sine tall fra. Styret ber daglig leder kontakte Lånekassen for å undersøke hvilken informasjon de har behov for. Saken blir deretter behandlet pr. mail. Styret ber også at daglig leder tar FS Referat fra møte i styret for FS Side 9

48 kontakt med SSB for å avklare om de fortsatt har behov for en observatør i styret for FS. b. EpN og fremdrift EpN er utviklet ved NTNU, men skal være skrevet slik at den også skal kunne tas i bruk ved andre institusjoner. Erfaring fra UiT og UiS viser imidlertid at det er behov for mer tilpasning og omskriving enn antatt for å få satt EpN produksjon ved andre institusjoner. Systemet var ment å kunne tilbys til andre institusjoner i løpet av våren 2010, men dette lar seg ikke gjennomføre. EpN skal på sikt omskrives i Jboss Seam. Ettersom det er behov for en del endringer i applikasjonen vurderes det å fremskynde omskriving til Jboss Seam og først tilbys EpN til flere institusjoner når den er omskrevet og har fått med de nødvendige endringene. Styret tar dette til orientering. Neste møte: Mandag 7. juni 2010 på USIT FS Referat fra møte i styret for FS Side 10

49 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte om innlevering via studentweb 25. mars 2010 Til stede: Kristian Roberto Salcedo, UB Stine Marie Barsjø, UB Morten Erlandsen, USIT Jarle Ebeling, USIT Jon Arnesson Lanestedt, USIT Grete Christina Lingjærde, USIT Geir Magne Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Møteleder: Referent: Julie Myhre Barkenæs Geir Vangen/ Julie Myhre Barkenæs Dato: 25. mars 2010 Sist endret:

50 Dagsorden 1. Velkommen og bakgrunn for møtet a. Kort presentasjon av den enkelte og rolle i forhold til møtet 2. Gjennomgang av notat fra Morten Erlandsen 3. Diskusjon om studentweb som innleveringsvei for studentarbeider 4. Videre arbeid/fremdrift? 5. Eventuelt FS Referat fra møte om innlevering av studentarbeider via Studentweb Side 2

51 1. Velkommen og bakgrunn for møtet Jon innledet med bakgrunn og kontekst for møtet. DUO skal leges over til DSpace. DUO er for vitenskapelige publikasjoner (Masteroppgaver, avhandlinger, artikler mv.). DUO skal utvides til et mediarkiv for digital materiale produsert ved UiO. UB og USIT har fått midler av UiO og Uninett for å etablere løsningene i et felles prosjekt. Tema for dette møtet om studentoppgaver/avhandlinger kan leveres inn via FS slik at metadata om studenten kan følge med inn i DUO. 2. Gjennomgang av notat fra Morten Erlandsen Ved de fleste institusjonene legges informasjon om studenten inn manuelt av bibliotekarer. Ved UiT har de laget en innleveringsportal, men heller ikke det fungerer optimalt. Ved UiO leverer studenten inn ved et institutt og når studenten har bestått er studiekonsulentene ansvarlig for at arbeidet publiseres i DUO. Dette arbeidet kunne studiekonsulentene ved UiO unngå hvis registreringen i DUO var tettere knyttte til FSsystemet. Ønsker at studenten leverer fulltekstoppgave med metadata fra FS. Ved bestått høstes dette av DUO. En slik høsting kan foregå via en forespørsel om beståtte i gitt periode og at disse hentes sammen med metatdata (XML-strøm). Se løsning i Frida ift. innhøsting. 3. Diskusjon om studentweb som innleveringsvei for studentarbeider Forslag til rutine for levering av studentarbeider: - Studenten leverer i FS - Institusjonelt arkiv henter beståtte/godkjente arbeider i FS for publisering i DUO. - Studentarbeider avleveres (høstes fra FS) Riksarkivet FS Referat fra møte om innlevering av studentarbeider via Studentweb Side 3

52 Forslaget behandler ikke prosess rundt sensur. Rutine for levering av Oppgave til sensur kan være opp til den enkelte institusjons rutine. UiT har en fungerende rutine på dette som vi med fordel kan se på. 4. Videre fremdrift Julie sender referat med utkast til løsningsbeskrivelse til alle møtedeltakerne innen 7. april 2010, kommentarer til dette sendes Julie innen 14. april Geir og Julie utarbeider på bakgrunn av referat løsningsbeskrivelse til møte i Planleggingsgruppen 26. april 2010 for diskusjon av løsningen, behovet for løsningen og videre arbeid med løsningsbeskrivelse. Målet er at vi i 2010 blir enige om og får en beskrivelse av hvordan en slik løsning skal være og at den kommer inn i arbeidsoppgaver og budsjett for Ansvarlig for oppfølging: Julie 5. Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt FS Referat fra møte om innlevering av studentarbeider via Studentweb Side 4

53 Program FS Brukerforum 27. april :00 Registrering 10:00 11:30 Formiddagssesjon Velkommen v. Julie Myhre Barkenæs Vurderingsmodulen, v. Pål Erik Megaard, UiO Godkjenningsmodulen, v. Sven Erik Sivertsen, NTNU 11:30 13:00 Lunsj 13:00 15:00 Gruppediskusjoner Vurdering Godkjenningssaker 15:00 16:00 Kaffepause, frukt 16:00 17:30 Ettermiddagssesjon Oppsummering av gruppediskusjon Fagpersonweb v. Anne-Lise Lande Søknadsweb v. Øystein Sørvik, NMH Hva skjer med Studentweb EpN v. Julie Myhre Barkenæs 19:30 Middag FS-Brukerforum Radisson Blu Hotel Norge Nedre Ole Bulls Plass BERGEN 28. april :00 12:00 Formiddagssesjon: Informasjonssikkerhet, personvern v. Stein Erik Vetland, Datatilsynet Erfaringer fra UiO v. Anette Bjordal Wigaard 10:30 11:00 Kaffepause 11:00 12:00 Gruppediskusjon 12:00 13:30 Lunsj 13:30 15:00 Ettermiddagssesjon Oppsummering av gruppediskusjon Erfaring med vårens DBH-rapportering v. NSD Nyheter i FS v. Ger Vangen Takk for nå og vel hjem