Innkalling. Møte i FS-planleggingsgruppe Tid: Mandag 30. mai 2011 kl 10:00-16:00

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe Til: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Anette Wigaard, UiO Sven Petter Myhr Næss, NMH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Hans J. Berntsen, HiT Elin Flægstad Myrholdt, HiNT Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Lise Lande, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 30. mai 2011 kl 10:00-16:00 Møtested: Møterom PA311, 3. etg. på Kurs- og konferansesenteret, Høgskolen i Oslo, Pilestredet 46 Nærmeste trikkestopp er Høyskolesenteret. Hvis man kommer fra sentrum, ser man rett på Pilestredet 46 når man går ut av trikken.

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte Sak 4 FS Forslag til kursplan for høsten 2011 Sak 5 FS Brukerforum i Trondheim: FS Oversikt over tema som foreslås tatt opp Innsendte saker: FS HiST - Import av lisenser Sak 7 FS NTNU - Tidskonto FS NTNU Vurderingstrekk FS FS FS DHS Integrasjon mellom FS og TimeEdit UiO Radvalidering i brevmodulen Sak 8 FS Ønskelisten, bearbeidet etter april-møtet (ettersendes) Sak 9 FS HiST Bytte medlem i Godkjenningsgruppen FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 30. mai 2011

3 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 14. april 2011 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker a) Møte i STAR-gruppen 28. april (muntlig) b) Møte i EpN-gruppen 24. mai (muntlig) 3. Orienteringssaker a) NordForum i Stockholm 25. og 26. mai 4. Forslag til kursplan for høsten Forberedelser FS-Brukerforum 25. og 26. oktober i Trondheim Utkast til program må lages på dette møtet. Eksterne aktører må avklares og inviteres. Dette punktet vil bli det viktigste å få gjort på dette møtet. 6. Folkeregisteret Hva gjør vi i forhold til manglende hjemstedadresser for lokale søkere? 7. Innsendte saker: a) HiST Import av lisenser b) NTNU - Tidskonto c) NTNU Vurderingstrekk FS d) DHS Integrasjon mellom FS og TimeEdit e) UiO Radvalidering i brevmodulen 8. Ønskelisten 9. HiST - Bytte medlem i Godkjenningsgruppen 10. Eventuelt FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 30. mai 2011

4 <sideskift>

5 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 14. april 2011 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Inger Setnes, HiO Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Sven Petter Myhr Næss, NMH (hele dagen) Følgende var ikke til stede under sak 10: Inger Setnes, HiO Øystein Ørnegård, UiB Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Hans J. Berntsen, HiT Sven Erik Sivertsen, NTNU Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret: 1

6 Dagsorden 1. Evaluering av Kontaktforumet 2. Referat fra møte i Planleggingsgruppen februar 2011 og oppfølgingssaker 3. Referatsaker 4. Orienteringssaker 5. Gjennomgang av Planleggingsgruppens arbeidsform og rutiner 6. Arbeidsgruppe for utarbeidelse av mal for et norsk vitnemål og vitnemålstillegg innen høyere utdanning 7. Forberedelser Brukerforumet oktober 2011 i Trondheim 8. STAR-rapporter v/anette Wigaard 9. Innsendte saker 10. Ønskelisten 11. Starte arbeidet med gjennomgang av knapper og faner i FS-klienten 12. Møteplan for resten av året 13. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 2

7 Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. En sak meldt til Eventuelt. 1. Evaluering av Kontaktforumet Generelle kommentarer til dette Kontaktforumet: - Sosialt samvær om kvelden er bra - Godt å komme sammen med likesinnede, Brukerforumet blir for stort Til senere brukerforum: - Kan ta opp mer spesielle tema her - Ha et tema som kan tas mer i dybden, for eksempel godkjenningssaker neste gang - Lage hjelpesider/støttefunksjoner (diskutere dette?) - Greit med gruppediskusjoner for å engasjere folk - Starte kl. 10 første dagen neste gang - Kan også vurdere København, Stockholm, Malmø som sted - Dag Olav: Emnekombinasjon samlebilde (jfr. Brukerforum høsten 2010). Lage studiehåndbok ved hjelp av verktøyet som ble utviklet av Bouvet. På neste møte i Planleggingsgruppen fastsettes dato og sted for Kontaktforum i Innspill fra plenum angående FS-kompetanse: - UiO: Fadderordning blir veldig formelt. Den uformelle kontakten fungerer bra. Diskusjonsforum er bra. - CK: Kartlegge kompetansen slik at institusjonene har oversikt over hvem som besitter hvilken kompetanse - NTNU: Kartlegge kompetansen. Ekspertgruppene er mulige aktører til å bidra med kunnskap. - UiA: Utfordrende å være en liten institusjon. Kunne låne hjelp fra de større institusjonene til tekniske oppgaver i studieadministrasjonen. Lage bedre dokumentasjon på saksbehandling ved egen institusjon dersom man får avlastning fra de større institusjonene til ovennevnte oppgaver. Fadderordning er bra. - HiNesna: Fadderordning er bra. Den bør være formalisert da den har en økonomisk aspekt. - Misjonshøgskolen: Fadderordning er veldig bra. En oppsummering av tilbakemeldingene til videre arbeid: - Formalisere fadderordning - Bruke FS Diskusjonsforumet på nett, man får gode svar fra de andre lærestedene når man sender spørsmål hit. - Uformell kontakt mellom institusjonene. - Et møte som dette har blant annet som formål å knytte kontakter, slik at det skal være lettere å kontakte andre når man lurer på noe. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 3

8 - Oversikt over hvem som kan hva gjør det også lettere å kontakte andre og spørre det forslås derfor også å: Kartlegge kompetansepersoner inne ulike områder og lage en oversikt som legges tilgjengelig på FS web-sider - Bruke deltakere i ekspertgruppene og spørre disse. Det ble også foreslått at saker der man ønsker svar fra institusjonene, sendes til kontaktlisten i forkant av forumet, slik at de kan diskuteres internt først. 2. Referat fra møte 7. og 8. februar 2011 og oppfølgingssaker Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. 3. Referatsaker a. Møte i EpN-gruppen februar 2011 Muntlig referat ble gitt. Gruppen har hovedsakelig jobbet med kravspesifikasjon og felles forståelse av begrep. Beskrivelse av funksjonalitet er tidkrevende. USITs utviklere har fått opplæring i Vurderingsmodulen (om emner og vurderingskombinasjoner). I mars ble prototyp på de første skjermbilder levert. Tatt til orientering. b. Møter i styret for FS 28. mars 2011 Muntlig referat ble gitt. Dette var det første møtet med nytt styre. På møtet ble organiseringen av Samarbeidstiltaket FS gjennomgått og oppfølging av risikoanalysen ble foretatt. Tatt til orientering. c. Møte i Studentutvekslingsgruppen 4. april 2011 Muntlig referat ble gitt. Gruppen fikk presentert arbeidet som er gjort hittil med tilrettelegging av søknadsweb for utenlandske søkere (opplasting av dokumenter til dokumentarkiv). UiO presenterte hvordan de registrerer opptak til utveksling i Opptak studieprogram samlebilde. Status for Mobility Project ble presentert. Til sommeren skal UiO være pilot for utveksling av business card rundt Erasmus-utveksling. I neste omgang vil utveksling av nominerte studenter testes. Bildet Student Ekstern studium ble presentert. Innloggingsprosess for utenlandske søkere ble avklart. Gruppen diskuterte hvilke begrensninger utenlandske søkere skal ha til søknad om opptak. UiTs forslag til infotekster for utvekslingsavtaler ble innført med noen mindre endringer. Silingsprosessen ble ikke ferdigbehandlet, fortsetter på neste møte. Da vil gruppen også starte med Learning Agreement. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 4

9 Tatt til orientering. 4. Orienteringssaker a. Code Camp mars i Barcelona Den første dagen var avsatt til diskusjoner med representanter fra institusjonenes internasjonale avdeling. Tema var bl.a. arbeidsoppgaver, hvilke utfordringer institusjonene har i forbindelse med utveksling av dokumenter. De 2 siste dagene arbeidet utviklere med testing av datautveksling mellom institusjonene. Tatt til orientering. b. Møte i Standard Norge 24. januar Komiteen SN/K 186 innenfor Standard Norge (som er den komiteen som bl.a. har arbeidet med de norske innspillene til MLO/ELM) avholdte et orienteringsmøte for flere aktører i vår sektor (KD, Nokut m fl). Tema var informasjon om rollen til komiteen og hva som skjer innenfor norsk og europeisk standardisering innenfor utdanningsområdet. Diskusjon rundt hva komiteen kan bidra med for UH-sektoren. Tatt til orientering. c. Fuskebasen Kunnskapsdepartementet ønsker at det opprettes et sentralt register over studenter som er utestengt fra den enkelte institusjon. USIT har sagt seg interessert i å utvikle et slikt register, og har hittil hatt 1 møte med KD. På møtet ble organisering av arbeidet samt funksjonalitet for registeret diskutert. Forslaget er at registeret skal inneholde f.nr, periode for utestenging og hvilken institusjon har fattet vedtaket om utestenging. Institusjonene kan deretter spørre om et bestemt f.nr er sperret, dette gjøres ved automatisk oppslag. Utenlandske søkere uten norsk f.nr vil ikke bli fanget opp her, mens søkere med SOnr blir fanget opp. Lokale vedtak skal ikke inn i dette registeret. Departementet vil sette ned en arbeidsgruppe som skal beskrive funksjonaliteten. Arbeidsgruppen vil bestå av medlemmer fra institusjonene. USIT har foreslått at registeret legges til Samarbeidstiltaket FS. Tatt til orientering. d. NAG-basen I 1999 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utrede opprettelse av en nasjonal godkjenningsbase over utenlandsk høyere utdanning. I juni 2000 fikk USIT oppdraget fra KD om å påta seg arbeidet med å utvikle basen, med ferdigstillelse innen Det ble laget et grensesnitt mot FS med nattlige overføringer til NAG, og NOKUT ble systemeier. I 2007 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som skulle vurdere hvordan NAG fungerer og anbefale en løsning for fremtidig database for godkjenning av utenlandsk FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 5

10 utdanning. Rapport forelå i januar Flertallets konklusjon der ble at dagens database ikke innfrir forventningene, og at behovet for en nasjonal godkjenningsdatabase er minst like stort nå som da NAG ble opprettet. Flertallet anbefalte en omstrukturering av basen. KD har oppnevnt en arbeidsgruppe som skal utarbeide kravspesifikasjon for en ny NAG-database. Arbeidsgruppen består av en person fra NOKUT, fra USIT, fra FSekspertgruppen for Godkjenningssaker og en fra UH-sektoren, som leder gruppen. Daglig leder for FS vil delta i arbeidsgruppen. KD har, via statsbudsjettet, bevilget 1 mill. kr til arbeidet. Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 3. mars hos KD. I tillegg til kravspesifikasjonen ble det også diskutert hvem som skal bli systemeier for det nye NAG. Rapport/kravspesifikasjon vil foreligge før sommeren. Tatt til orientering. e. Høringssvar vedr. karakterutskrifter fra FS Høringsfristen gikk ut 1. mars. 17 institusjoner hadde til da sendt inn kommentarer til notatet. Det er avholdt et møte med UHR, der kommentarene ble gjennomgått. UHRs Utdanningsutvalg vil behandle notatet på møte 24. mai Tatt til orientering. f. Oppfølging av ECTS User s Guide Det er nedsatt en arbeidsgruppe der Knut Løvold fra USIT deltar. Gruppen er ikke kommet i gang med arbeidet. En av oppgavene vil være innføring av tabell med karakterfordeling i karakterutskriften som følger vitnemålet. Tatt til orientering. g. Nye høgskoler, SO, HiAk og HiO Westerdals School of Communication skal ta i bruk FS i løpet av våren Forsvarets Høgskole sendte inn søknad 24. mars, og skal etter planen ta i bruk FS i SO tar i bruk FS pr I løpet av 2012 vil de siste 5 institusjonene som er med i Samordna opptak, ta i bruk FS. HiO og HiAk slås sammen pr Databasene slås sammen etter at rapporteringen i oktober er gjort. Tatt til orientering. 5. Gjennomgang av Planleggingsgruppens arbeidsform og rutiner Planleggingsgruppen har fungert i sin nåværende form i nesten 2 år. Daglig leder ønsket synspunkter fra gruppen på arbeidsform og rutiner. Gruppen hadde fått tilsendt et notat inneholdende konstituering, formål og arbeidsform, vedtatt på det siste møtet i Arbeidsgruppen juni Det ble bestemt at institusjonene bes å sende inn saker 3 uker før møte. Mail om saker sendes til kontaktlisten slik at alle institusjoner får anledning til å sende inn saker. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 6

11 Innkalling og møtepapirer sendes deretter til Planleggingsgruppen 2 uker før fastsatt møtedato. Kontaktpersonene må informeres om at svar på tema som blir tatt opp på Diskusjonsforumet, må sendes via Diskusjonsforumet slik at alle får tilgang til svaret. Det har vært en tendens til at folk har sendt svar pr. mail, og kun til personen som har stilt spørsmålet. Når det gjelder innlegg til Brukerforum og Kontaktforum, bes disse sendt inn noen dager i forveien. Dette for at USIT skal få anledning til å gjennomgå disse samt hindre tidsbruk før presentasjonen. Kontaktforum bør få tilsendt temapapirene i forveien slik at de kan forberede seg. Det er ønskelig å involvere de nye institusjonene i større grad enn hittil. Mer dialog ønskes. Det foreslås at vi på Brukerforumet kan organiserer diskusjonsgrupper slik at institusjoner som har samme type utdanning kan diskutere sammen. Saker som diskuteres der kan deretter videresendes til ekspertgruppene. 6. Arbeidsgruppe for norsk vitnemål og vitnemålstillegg innen høyere utdanning SIU arrangerte i desember 2010 et seminar om vitnemål og vitnemålstillegg, og UHR ble bedt om se på om det er mulig å lage en nasjonal mal for deler av innholdet i vitnemål og vitnemålstillegg innen høyere utdanning. UHRs utdanningsutvalg vedtok i februar 2011 å sette ned en arbeidsgruppe som skal lage forslag til mal. Gruppen ledes av Etelka Dahl, UiB. Fra USIT deltar Julie Myhre Barkenæs. Det første møtet finner sted , og arbeidet skal avsluttes innen Brukerforum 25. og 26. oktober 2011 i Trondheim UiA hadde sendt inn forslag til tema til neste Brukerforum. I tillegg hadde FSsekretariatet samlet inn forslag bl.a. i forbindelse med evaluering av siste Brukerforum. Saken tas opp igjen på neste møte i Planleggingsgruppen. 8. STAR-rapporter Leder av STAR-prosjektet, Anette Wigaard, ønsket innspill fra Planleggingsgruppen til arbeidet med bruksanvisninger for STAR-rapporter. Hun ønsker en gjennomgang av forslag til rapporter i Planleggingsgruppen. Hva ble konklusjonen her? Tror ikke dette punktet er helt korrekt referert fra min side. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 7

12 9. Innsendte saker a. Nytt medlem i Planleggingsgruppen v/usit Ole-Jørgen Torp, UMB, ønsker å tre ut av gruppen. Planleggingsgruppen ble bedt om å komme med forslag til nytt medlem, alternativt om det er behov for å erstatte ham. Planleggingsgruppen mente det er viktig å få inn et medlem fra en av de nye høgskolene. Vedtak: Elin Flægstad Myrholdt, Høgskolen i Nord-Trøndelag, tilbys plass i Planleggingsgruppen. b. Kontonr i person/studentbildet v/hint Kontonr blir oppdatert dersom feltet er tomt. UiT gjennomførte en risikoanalyse av FS for 3 år siden. Konklusjonen der var at det er uheldig at kontonr og navn kan kobles sammen, og at alle med leserettigheter kan ta ut en rapport med disse opplysningene. Vedtak: Tilbakeskriving av kontonr fjernes. c. Rutine FS Inndragning av studierett v/uio UiO ønsker å endre rutinen slik at den tar høyde for registrering i permisjon, utveksling eller forekomst av planlagt progresjon. Vedtak: Innføres. d. Erfaringer med radvalidering v/ntnu NTNU trakk saken. Den vil bli diskutert ved en senere anledning. e. Endring av fødselsdato v/ntnu Personer som kommer til Norge, og som er født 1.1. eller 1.6. får ikke nødvendigvis personnr med korrekt fødselsdato i henhold til utenlandsk pass. Dette kommer av at personnr er brukt opp for disse datoene. Dette skaper problemer i forbindelse med utstedelse av vitnemål. f. WebService for alumni v/uis UiS ønsker en webservice som kan håndtere henvendelser fra ekstern alumnidatabase ved registrering av nytt medlem. Ved registreringen er det behov for å kvalitetssikre medlemmenes tilknytning til utdanningsinstitusjonen. Pr. i dag gjøres dette ved manuelt søk i FS. NTNU foreslår at studentene får spørsmål om de er interessert i dette før de er ferdig med studiene. UiB foreslår. Fikk ikke notert ned hva Øystein sa, noen som har notert? Konklusjon: Det må diskuteres kriterier for alumnimedlemskap med de andre institusjonene. Prioritering av denne oppgaven må også diskuteres. 10. Gjennomgang av ønskelisten Listen ble gjennomgått og sakene ble prioritert.. Noen saker ble overført til ekspertgrupper. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 8

13 11. Gjennomgang av knapper og faner i FS-klienten På møte i november 2010, bestemte Planleggingsgruppen at det foretas en generell gjennomgang av knapper og faner i bilder. NTNU hadde sendt inn forslag til løsning for overgangsknapper. Forslaget dannet grunnlag for en innledende diskusjon i gruppen. Saken diskuteres videre i møtene fremover. Idéer sendes direkte til Sven-Erik. 12. Møteplan for resten av året Planleggingsgruppen vedtok følgende møteplan for resten av året: - 9. juni, alternativt 30. mai ved Høgskolen i Oslo. Dato avklares snarest mulig oktober i Trondheim, dagen etter Brukerforumet Eventuelt avtales det ekstra møte dersom det er behov for det, spesielt med tanke på forberedelser til Brukerforumet 13. Eventuelt a. Nytt medlem i Godkjenningsgruppen v/usit USIT ønsker at Gry Alterskjær, NTNU, tilbys plass i Godkjenningsgruppen. Hun er leder av utvalget som skal utarbeide en kravspesifikasjon for en ny NAG-base. Vedtak: Planleggingsgruppen går inn for at Gry Alterskjær tilbys plass i Godkjenningsgruppen. Neste møte: Enten 30. mai eller 9. juni. Sted Høgskolen i Oslo. (Datoen ble senere fastsatt til 30. mai.) FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 9

14 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdokumentasjon via FSapplikasjonen USIT I arbeid Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U3/10 Se sak 4b: Skal pkt. 2.1 i DS ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk USIT I arbeid. Lage et notat til Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bolognaekspertgruppen til uttalelse. U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn USIT USIT Er i dialog med SO-utviklerne på USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 10

15 Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I8/10 Se sak 12a: Målformkrav, merke i vurderingskombinasjon? Det er innført et felt i eksamensprotokollen der man kan angi språk på levert besvarelse. I bildet kan sensurregistrering språk angis ved sensurregistrering, valg i bildet: språk - besvarelse. UiA sender inn ønske. UiA USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U20/10 Se sak 7a: DS-label. Datoene bør beskrives bedre. Må tas opp med Bolognaekspertgruppen, det må avklares hva som skal gjøres. USIT sender saken videre til SiU. FSsekretariatet Ses i sammenheng med U3/10. U22/10 Se sak 8: Drøfte hvordan sikre kompetanse ved de mindre institusjonene med FSkontakter og melde tilbake til FS styre FSsekretariatet Tatt opp på kontaktforum i april Saken tas videre. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 11

16 Saker som skal følges opp (dette er fra november 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I9/10 Se sak 2e: FS-kurs på web UiO Ble tatt opp på kontaktlisteforumet i Bodø april Sende mail til kontaktlisten og be om innspill. Legge ved dok. fra Sverige Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2011-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I1/11 Se sak 7c: UiA sender inn forslag til medlem i Etterutdanningsgruppen. Alt. sendes mail til kontaktlisten for en kandidat Dag Olav Nilsen FS-sekretariat UiA kan ikke delta. FS-sekretariat sender ut mail og ber om forslag til kandidat. USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U2/11 Se sak 8: FS-sekretariatet henvender seg til kontaktlisten og ber om innspill til tema til Brukerforumet i nov 2011 FS-sekretariat Mail sent FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 12

17 Postadresse: Felles studentsystem Telefon: / USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Vår ref: KFH Dato: Kurs og brukerdokumentasjon høsten 2011 Forslag til kursplan for høsten 2011: Kurs Rapportering Utdanningsplaner September Oktober Alle kurs holdes i utgangspunktet to ganger, hvis interessen er stor nok. Våren 2011 hølder vi svært mange kurs og har hatt større gjennomgang av de ulikemodulene, ettersom mange av de nye høgskolene trenger mer omfattende kunnskap enn det som har vært mulig å gjennomgå på kursene i forbindelse med konvertering. Bestillingskurs FS vil også i 2011 tilby kurs i FS ved den enkelte institusjon mot betaling. Usit vil utarbeide nærmere retningslinjer for bestillingskurs etter hvert, men vi ser for oss at vi regner 1 dags forberedelser til 1 dags kursing for ordinære kurs og workshops. I forberedelsene inngår både det rent FS-tekniske, samt å se på oppbygningen av studiene ved institusjonen. Kostnader for å bestille kurs i 2011 er vedtatt av styret og følgende satser gjeler: Kurs: kr per dag Workshop: kr per dag Reise uten overnatting: kr Reise med overnatting: kr ekstra per natt Brukerdokumentasjon I utgangspunkt skal alt være oppdatert innen 3 mnd etter ny versjon, men på grunn av mye arbeid med mange nye institusjoner i 2010 og redusert bemanning henger vi på etterskudd og vil vi ikke klare dette. Med bakgrunn i dette planlegger vi å ha færre kurs høsten 2011 slik at vi skal få bedre tid til å oppdatere dokumentasjonen.

18 <sideskift>

19 Oversikt over tema til FS Brukerforum oktober 2011 Forslagene nedenfor diskuteres og det avklares hvilke eksterne aktører/personer inviteres, samt hvilke FS-personer som blir spurt om å bidra med et innlegg eller lignende Plenum Hvem Parallellsesjoner Hvem Webapplikasjoner (evuweb, innlevering via studentweb) Fuskebasen NAG-basen Uninett FAS-portalen. Hvilken plass har FS i en IT-verden som driftes av Uninett Semesterkvittering, presentasjon av nye løsninger Offentlighetsloven vs. Personvernloven KD og Datatilsynet får tilsendt konkrete saker som ønskes drøftet i plenum - Forslag til saker som sendes til KD og Datatilsynet Mobilitet UiB med flere Uninett FAS Tor forklarer nærmere UiT KD og Datatilsynet Håndtering av fellesgrader/samarbeidsgrader It s Learning, Fronter, Syllabus, TimeEdit (?) Integrasjon mellom disse og FS Grunnskolelærerutdanningen Felles mal for kar.utskrifter, vitnemål/ds, ECTS-høring Best Practice på Praksis UHR It s Learning Fronter HiST UHR Lånekassen inviteres til å ha egen stand. JIRA-sak FS-205: Utelate personer med skjult ID fra rapporter. Behandlet i Planleggingsgruppen 14.04: Bør beskrives nøye. Rutinebeskrivelse bør utarbeides. Anette lager utkast. Be KD og Datatilsynet om å diskutere grensetilfeller. Disse må få saken tilsendt i forkant av Brukerforumet. FS Oversikt over tema til Brukerforum høsten 2011

20 <sideskift>

21 Fylles ut av institusjonen [Endringsønske: import av lisens/enkel innlegging av lisensopplysninger ] Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Dato 5. april 2011 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Høgskolen i Sør-Trøndelag Eli Vangen FS importfunksjoner eller en ny rutine for import av lisenser Ikke behandlet tidligere Forenkling av arbeidet med registrering av egenerklæringer og ulike attester Til planleggingsgruppen/ønskeliste/ Beskrivelse av problemstilling Siden høsten 2004 har vi benyttet lisenstabellen i FS til registrering av ulike attester og egenerklæringer. Dette kan være politi-, pirquet-, MRSA- eller andre attester. Det har etter hvert blitt utviklet noe funksjonalitet rundt dette og vi synes det fungerer utmerket. I inneværende studieår har vi registrert over 3000 forekomster i tildelt lisenstabellen og når vi får med avdeling for Sykepleieutdanning vil vi havne på et sted mellom 4000 og 5000 attester i året. Hittil har alle attester blitt levert i papirformat og registrering er gjort manuelt. Vi jobber nå med forbedring av rutinene og vi vil prøve å forenkle arbeidet både for studentene og oss selv. Vi vil lage webbaserte skjema for alle egenerklæringer, og vi håper å få en funksjonalitet i FS for innlasting av lister i stedet for inntasting av hver enkelt attest. Når det gjelder politiattester og lignende som fremdeles må leveres i papirformat kan vi også tenke oss en enklere registrering. For eksempel samme funksjonalitet som i praksis-superbildet og bildet for Godkjenning av oblig aktivitet hvor vi kan godkjenne praksisen/obligene for alle i et og samme bilde. I dette tilfellet vil utplukk være kull og lisenstype, se under for nærmere forklaring. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Begrunnelse Løsningsforslag Rutinen FS importfunksjoner utvides til å omfatte innlasting av lisenser, evt. det blir laget en ny importfunksjon for dette. Importen må inneholde disse feltene: Fodselsdato, personnr, studieprogramkode, lisenstypekode, dato_forste_gyldige og dato_siste_gyldige (Dvs. de gule feltene i lisensbildet) Dersom det blir utarbeidet en egen importfunksjon kan det MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2

22 Fylles ut av USIT kanskje være lurt å ha nedtrekksliste for lisenstypekode og ev. studieprogram i rutinen? Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Når det gjelder politiattester og lignende som fremdeles må leveres i papirformat kan vi tenke oss et nytt bilde hvor vi kan søke opp et kull og en lisenstype og hvor vi kan hake av hvem i kullet som har levert. Gjerne med et valg for å merke av alle og mulighet til å fjerne de som ikke har levert. Og en knapp for å oppdatere til lisensbildene. (Samme funksjonalitet som i praksis-superbildet) Den nasjonale opptaksforskriften har regler om innhenting av politiattest, vi er pålagt av praksisfeltet å innhente taushetserklæring, Forskrift om tuberkulosekontroll og Forskrift om forhåndsundersøkelse av arbeidstakere innen helsevesenet antibiotikaresistente bakterier krever attester osv. Dette gjelder alle høgskoler og universitet som har lærerutdanning og/eller helse-/sosialfaglig utdanning. I tillegg har vi interne regler som også krever at studentene leverer attest/egenerklæring som vi må registrere på et fornuftig vis. Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser 3 dagers jobb Ingen Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2

23 Fylles ut av institusjonen Sendes til i Word-format eller i odt-format (Open document text) Se notat som beskriver hvordan saksforberedelse skal foregå. Link til notatet FORENKLING AV TIDSKONTO Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson NTNU Sven Erik Sivertsen (for Terje Valentinsen) Dato 4.mars 2011 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Tidskonto Har ikke vært behandlet tidligere, men forslaget har vært sendt på epost til ekspertgruppa for ph.d og Julie Barkenes med dato :14 Forenkling av tidskonto Til Dr.grad ekspertgruppe Beskrivelse av problemstilling Saken gjelder oppfølging av sak 4c) fra oktobermøtet 2010 i ekspertgruppa for dr.grad, Ønske om forenklet funksjonalitet for tidskonto. Det er svært vanskelig å registrere dette riktig for fakultetene ved 100% permisjon og samtidig arbeidsplikt. Det var en som sa at det nå går an å legge inn 100% permisjon selv om det allerede er lagt inn en viss prosent arbeidsplikt. Har testet dette, men kan ikke se at tidsbruken blir riktig. Ved 100% permisjon i ett år samtidig med 25% arbeidsplikt legger FS til ett år forlengelse, men trekker bare fra 3/4 år for "permisjonsperioden" (fordi det samtidig er 25% arb.plikt). Dermed blir nettotiden for lang. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Løsningsforslag Kan det være en ide å la registrering av ARBEIDSPLIKT/UTENOM i perioden "startdato -> innlevering" kun få betydning for fratrekk fra bruttotiden til slutt, slik at man overser NÅR arbeidsplikten er avviklet innen perioden? (alternativt bare registrere samlet arbeidsplikt innen perioden i ett enkelt felt). Vi mister da noe funksjonalitet/oversikt for akkurat når arbeidsplikten er avviklet, men det er det vel umulig å vedlikeholde uansett. Fordelen er at det da ikke vil gå an å registrere mer enn 100% i tilfellet nevnt ovenfor. I tillegg kan det utvikles test på om man legger inn 2 permisjoner som samlet overstiger 100%. Hvis dette problemet forsvinner blir dokumentasjonen også mye enklere, mange eksempler kan fjernes. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2

24 Fylles ut av USIT Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Kanskje rapporteringen kan bli litt mer korrekt? Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser 1 ukes jobb Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2