Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Mandag 18. juni 2012 kl 10:00-15:00. Møterom 7. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Joar Nybo, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Anne-Lise Lande, USIT Julie Myhre Barkenæs (sak 6) Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tina Lingjærde, USIT Tid: Mandag 18. juni 2012 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 7. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart veibeskrivelse

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS Ekstraordinært styremøte FS FS Sak 2 Referatsaker a. Planleggingsgruppen - møte FS b. Ekspertgruppen for Godkjenning - møte FS møte FS c. Ekspertgruppen for StudentWeb: - Seminar FS møte muntlig Sak 3 Orienteringssaker - FS-Kontaktforum Status nye høgskoler - CEN-møte Karakterfordeling, rapportering til SSB høsten 2012, på oppdrag fra KD - Søknad om SAK-midler FS Status RUST - Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy Sak 4 Møteplan høsten 2012 og januar 2013 FS Vedtakssaker: Sak 5 Rapportering 1. tertial Rapport 1. tertial 2012 FS Sak 6 Risikoanalyse for FS FS Sak 7 Økning av ressurser til FS-sekretariatet - Vedtaksforslag FS Sak 8 Karakterer på masterarbeid. Rapportering til DBH FS Vedtaksforslag FS Drøftingssaker: Sak 9 Strategi og trender FS Foredrag fra Gartner Group Sak 10 Eventuelt Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Anne-Lise Lande Fung. daglig leder FS

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 26. mars 2012 Til stede: Christen Soleim, UiB Gunn Rognstad, HiG Monica Bakken, UiO Kjetil Solvik, NMH Inger Setnes, HiOA (under sak 4) Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Seunn Smith-Tønnessen, UiA Aud Magna Gabrielsen, NTNU Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Anne-Lise Lande/Aune Moe Dato: 27. mars 2012 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Møte i styret for FS 16. januar Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. STAR-prosjektet 5. Overføring av ansvar for driftstjenester 6. Søknad om SAK-midler 7. Søknad fra Lehre, UiO, om forlenget bruk av data fra FS 8. Drift og videreutvikling av NAG 9. Utvikling av webtjeneste 10. Strategi og trender 11. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 Det var ingen merknader til innkalling/dagsorden. Det var ingen saker til Eventuelt. Sak 10 Strategi og trender ble utsatt til juni-møtet. 1. Referat fra møte i styret for FS Det var ikke kommet inn noen merknader til referatet innen merknadsfristen. Referatet er dermed godkjent. 2. Referatsaker Styret hadde fått referatene tilsendt, og det ble derfor kun gitt en kort, muntlig orientering om hovedpunktene. a. Møte i Planleggingsgruppen 16. og 17. februar 2012 FS-kontaktpersonene skal til Helsinki på 2 dagers seminar. Der skal vi bl.a. få en presentasjon av finske utdanningsplaner. På møtet ble program for FS-kontaktforum diskutert, og arbeidet med høstens Brukerforum startet. Det ble også foretatt en evaluering av gruppens arbeid hittil. Styret poengterte at det er viktig at sektoren har en felles oppfatning av hva utdanningsplan er, og at utdanningsplan kan brukes av alle institusjoner, også de store, som et verktøy for å følge opp den enkelte student. b. Seminar for ekspertgruppen for StudentWeb 23. og 24. januar 2012 På seminaret ble arbeidet med kravspesifikasjon startet. Referatet ble tatt til orientering. c. Møte i ekspertgruppen for StudentWeb 21. februar 2012 Det ble arbeidet videre med kravspesifikasjon. Forberedelser til arbeidet med utdanningsplaner ble diskutert. Referatet ble tatt til orientering. d. Møte i ekspertgruppen for StudentWeb 22. mars 2012 Arbeidet med kravspesifikasjonen. Spørreskjema ble diskutert. På møtet i april skal arbeidet med utdanningsplan starte. USIT har inngått en avtale med firmaet som skal hjelpe oss med design av ny løsning. Referatet ble tatt til orientering. e. Møte i ekspertgruppen for EVU 18. januar 2012 Gruppen prioriterte ønskene som er sendt inn. Status for oppstart med ny EVU-web og drift ble diskutert. Referatet ble tatt til orientering. f. Møte i ekspertgruppen for SøknadsWeb/opptak 19. januar 2012 Gruppen gikk gjennom opptaket for 2012, og prioriterte innkomne ønsker. Referatet ble tatt til orientering. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 g. Møte i ekspertgruppen for Vurdering 25. januar 2012 Gruppen prioriterte innkomne ønsker. Referatet ble tatt til orientering. h. Møte i ekspertgruppen for Godkjenning 27. februar 2012 Gruppen arbeidet med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker. Institusjonene ønsker et saksbehandlingsverktøy utenfor FS, som tar seg av selve saksbehandlingen ved å utveksle data mellom ulike systemer og som tar seg av nødvendig arkivering av dokumenter i forhold til arkivsystem. Med et slikt verktøy kunne man fra godkjenningsmodulen initiere saksbehandling, og gjøre det mulig å følge status for saken både for saksbehandlere og søkere/studenter. Referatet ble tatt til orientering. 3. Orienteringssaker a. Møte med KD om vitnemålsbanken KD har bevilget kr til utvikling av en vitnemålsbank. Kravspesifikasjon skal foreligge i oktober KD kommer til å ha en representant i den nasjonale arbeidsgruppen. b. Møte med UNINETT om Noark 5 33 institusjoner deltar i prosessen. Kravspesifikasjonen for Noark5-systemet skal være ferdig i april 2012, og tas i bruk i begynnelsen av Også på dette møtet ble forslag om et frittstående saksbehandlingssystem diskutert, og gruppen stilte seg positive til at en slik løsning utredes. Styret for FS er også positive til at det arbeides videre med en slik løsning. c. NordForum i Helsinki 8. og 9. februar 2012 NordForum møtes ca. 2 ganger pr. år, og er et forum for de nordiske lands konsortier i studentsystemer. Finland begynner nå å samordne seg, og har fått samordnet opptak. Utveksling av resultater innen Norden ble diskutert. Det er satt i gang et europeisk arbeid med utveksling av resultater. d. ELMO mars 2012 i Oslo Skjema for datautveksling ble utarbeidet på seminaret. Dette vil bli en felles europeisk løsning. For FS vil denne bli brukt i første omgang til å utveksle karakterinformasjon mellom norsk høyere utdanning. e. RUST Register for utestengte studenter. Informasjonsutvekslingen skjer ved at institusjonne, SO og NOKUT skal melde fra til hverandre om juks/annullering av eksamen/utestenging av studenter. Systemet skal være ferdig i løpet av f. Organisering av FS Organisering av FS settes opp som en sak på styremøtet i juni. Det skal holdes et møte med KD om dette. Orientering fra dette møtet vil bli gitt på neste styremøte. FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 4. STAR-prosjektet Prosjektleders rapport Inger Setnes, som deltar i STAR-prosjektet, ga en kort statusrapport for prosjektet. Styret hadde også fått tilsendt kravspesifikasjonen for et sett av standardrapporter. Prosjektgruppen vil utarbeide et eget dokument med definisjoner for STAR. Joar Nybo poengterte at det er viktig med presise, felles definisjoner. Prosjektgruppen har laget ulike varianter av rapporter om gjennomstrømming og ferdige kandidater. I kravspesifikasjonen er det en oversikt over hvilke rapporter det skal jobbes videre med. Rapportene fra DBH og STAR dekker ulike behov. STAR skal gi data på et mer detaljert nivå enn DBH, for å dekke lokale behov. Styreleder har gjort en henvendelse til UNINETT for å få bistand til anskaffelsesprosessen av et rapportverktøy. UNINETT vil lage en skisse til prosess, og forslaget vil foreligge i slutten av mars. Dette vil føre til et bedre beslutningsgrunnlag. Det vil være opp til den enkelte institusjon å avgjøre om institusjonen ønsker å ta et eventuelt rapportverktøy i bruk, og hvilke deler av verktøyet en eventuelt vil bruke. Styret mener det nå er viktig at anskaffelsen av et rapportverktøy skjer så raskt som mulig. Institusjonene skal ha mulighet til å begrense bruken av verktøyet til enkelte virksomhetsområder (ulike kildedata). Styret ønsker en bedre beskrivelse av UNINETTs modell for anskaffelse, og for hvilke eventuelle alternativer som finnes. Vedtak: Styret godkjenner utvalget av rapporter som nå tilbys som standardrapporter. Styret godkjenner prosjektgruppens kravspesifikasjon for rapporter i STAR. Det utarbeides en beskrivelse av hvordan vi kan legge opp en anskaffelsesprosess for et rapportverktøy. Denne, sammen med forslaget fra UNINETT, vil behandles på et ekstraordinært styremøte i løpet av våren. Daglig leder sender ut forslag til alternative møtedatoer snarest mulig. 5. Overføring av ansvar for driftstjenester UNINETT ønsker ikke lenger å være leverandør av driftstjenester. I dag inngår institusjoner som ikke drifter FS selv avtale med UNINETT, som leier personell fra USIT til driften. En mulighet er at Samarbeidstiltaket FS overtar rollen som kunderepresentant overfor USIT, og blir dermed totalleverandør for FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale. Driftstjenesten omfatter drift av maskiner, databaser og webtjenere. Kostnader til drift kommer i tillegg til beløpet som institusjonene betaler for vedlikehold og videreutvikling av FS, slik som før. FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 Styret er opptatt av at det stilles krav til institusjoner som ønsker å drifte selv. Styret ber daglig leder få på plass en oversikt over slike krav. Styret ønsker at saken om overtagelse av driftstjenester fra UNINETT utredes nærmere før en endelig beslutning fattes. Særlig skal følgende punkter utredes: - Hva blir samarbeidstiltakets nye rolle overfor institusjoner som bruker FS - Hvilke økonomiske konsekvenser får avtalen for sekretariatet - Hvordan blir kostnadene for drift av FS - Hva er inkludert i driftstjenesten - Hvilke krav skal stilles til institusjoner som ønsker å drifte lokalt Vedtak: Saken behandles på et styremøte i løpet av våren. Daglig leder lager en utredning med ovennevnte punkter til møtet. 6. Søknad om SAK-midler Styret ønsker å bruke SAK-midler til å øke kompetansen ved de små FSinstitusjonene. Dette er en del av styrets risikovurdering, og skal dekke følgende punkter: - Risiko for at FS-brukere ikke ivaretar sine forpliktelser - Risiko for at det er uklare roller og ansvarsforhold lokalt - Risiko for at rutiner utvikles ulikt - Risiko for mangelfull brukerkompetanse - Risiko for mangler i brukernes kompetanse vedrørende lover - Risiko for at man ikke oppfatter helheten i FS som system - Risiko for at potensialet i systemet ikke utnyttes SAK midler kan brukes til å arrangere fagseminar, utarbeide felles rutinebeskrivelser, få i gang fadderordning m.m. Vedtak: Styret ber om at styrets leder og daglig leder sender en søknad til Kunnskapsdepartementet. Søknaden skal være på vegne av Samarbeidstiltaket FS. I søknaden skal det tydeliggjøres hva midlene skal brukes til. Søknaden sendes til styret som en orienteringssak til møtet i juni. 7. Søknad fra Lehre om forlenget bruk av FS-data Lehre fikk styrets godkjennelse til å ta ut FS-data til et prosjekt i Dataene ble tatt ut ved hjelp av LIST, og uttrekk ble utført av USIT. Lehre ønsker nå å få tillatelse til å bruke dataene i sitt PostDoc-prosjekt ved UiO. Styret mener prosjekt som henter data fra FS, også skal komme til nytte for institusjonene. Styret vil på et senere tidspunkt ta en prinsipiell avgjørelse vedrørende denne type søknader. Vedtak: Styret gir Lehre tillatelse til forlenget bruk av FS-data. Lehre må innhente aksept fra den enkelte institusjon. Daglig leder informerer Lehre om styrets vedtak. FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

9 8. Drift og videreutvikling av NAG Parallelt med at ny kravspesifikasjon for godkjenningsmodulen i FS utarbeides, vil en detaljert spesifikasjon for ny NAG utarbeides. Hovedinformasjonen i NAG hentes fra godkjenningsmodulen, og det er derfor nødvendig å vente med utviklingen av NAG til kravspesifikasjonen for godkjenningsmodulen er ferdig. Det anbefales at forvaltningen av ny NAG gjøres av FS-sekretariatet. Kunnskapsdepartementet forutsetter at drift og vedlikehold dekkes av FSkontingenten. Årlige kostnader er estimert til kr ,-. Hvordan påvirker dette den årlige kontingenten som institusjonene betaler for drift og vedlikehold av FS og hvordan få til en riktig kostnadsfordeling? Joar Nybo poengerte at det er viktig å få til et kostnadsmønster med tanke på de små institusjonene, og at KD er mindre villig til å gi generelle bevilgninger med tanke på de private institusjonene. En mulig finansiering er at sektoren må betale for bruken av de ulike systemene. Konklusjon: Styret understreket at dette er en prinsipiell sak. Det var enighet om å komme tilbake til saken i forbindelse med diskusjoner om organisering, finansiering og budsjett. 9. Utvikling av webtjeneste for elektroniske kompendier På møtet ønsket styret en bedre redegjørelse for konsekvensene både når det gjelder formelle forhold og når det gjelder eventuelle endrede arbeidsoppgaver for institusjonene ved å ta en slik løsning i bruk. Vedtak fra styremøtet : Utviklingen av denne web-tjenesten settes på hold inntil videre. Utviklingen vil være avhengig av at det foreligger en nærmere konsekvensutredning med hensyn på økonomiske, juridiske og konkurransemessige forhold. I brev av har UHR redegjort for konsekvensene både når det gjelder formelle forhold og når det gjelder eventuelle endrede arbeidsoppgaver for institusjonene ved å ta en slik løsning i bruk Styreleder og daglig leder har i tillegg bedt juristen på USIT gjøre en utredning på de juridiske og konkurransemessige forhold, og UHR om en nærmere redegjørelse med hensyn på de økonomiske konsekvensene. Denne dokumentasjonen foreligger ikke enda, og saken vil behandles av styret når denne dokumentasjonen foreligger. 10. Strategi og trender for FS Grunnet mange forfall til dette møtet, blir saken satt opp på nytt i juni. 11. Eventuelt Ingen saker under Eventuelt. Dato for ekstraordinært møte avklares snarest mulig. Neste ordinære møte: Mandag 16. juni 2012 på USIT

10 <sideskift>

11 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Ekstraordinært møte i styret for FS 27. april 2012 Til stede: På USIT: Christen Soleim, UiB Kjetil Solvik, NMH Anne-Lise Lande, USIT Tina Lingjærde, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Via Adobe Connect: Gunn Rognstad, HiG Seunn Smith-Tønnessen, UiA Aud Magna Gabrielsen, NTNU Forfall: Møteleder: Referent: Joar Nybo, KD Torill Vangen, SSB Monica Bakken, UiO Ingunn Cowan, Lånekassen Geir Vangen, USIT Christen Soleim, UiB Anne-Lise Lande/Anne-Marie Myhrvold Dato: 27. april 2012 Sist endret: 04. april 2012 Dagsorden 1. Anskaffelse av presentasjonsverktøy 2. Overføring av ansvar for driftstjenester

12 Det var ingen merknader til innkalling/dagsorden. Ingen saker til eventuelt. Bakgrunn for møtet På styremøtet var styret opptatt av at anskaffelsen av et rapportverktøy skjer så raskt som mulig. Det ble derfor vedtatt å holde et ekstraordinært styremøte så snart UNINETTs forslag til modell for anskaffelse av rapportverktøy var på plass. For å få bedre fremdrift i STAR-prosjektet er prosjektet avhengig av at anskaffelsen av et rapporteringsverktøy skjer så raskt som mulig. Prosjektet er allerede forlenget med 1 år frem til , hovedsakelig på grunn av forsinket anskaffelsesprosess. Det pågår for tiden en rolleavklaringsprosess mellom UNINETT og USIT. Parallelt med denne prosessen bør det jobbes videre med spørsmålet om fremtidig organisering av driftstjenester. 1. Anskaffelse av presentasjonsverktøy Styret fikk forelagt et notat med beskrivelse av 2 alternative modeller til anskaffelse av rapportverktøy. UNINETT har i sin rapport av 30. mars 2012 kommet med forslag til en anskaffelsesprosess. I den vil UNINETT stå som ansvarlig, og med 1 prosjektleder fra USIT som representant for leverandøren og 1 prosjektleder fra UNINETT som representant for kunden. Denne prosessen vil ta i overkant av 1 år å gjennomføre. Styret for FS har vært opptatt av en rask avklaring, og styreleder og daglig leder har derfor skissert en alternativ løsning. Forslaget går ut på at UNINETT ikke benyttes i anskaffelsesprosessen, men at Samarbeidstiltaket FS er ansvarlig for denne. Styret for FS vil da være styringsgruppe og ha ansvar for alle overordnede beslutninger. Det foreslås også opprettet en ressursgruppe som rapporterer til daglig leder for FS. Ressursgruppen gis mandat til: Å kartlegge behov og interesse for et presentasjonsverktøy i sektoren Utarbeide forslag til kravspesifikasjon for styringsgruppen Gjennomføre et eventuelt innkjøp av et presentasjonsverktøy Foreslå en modell for forvaltning og betaling Anskaffelsesprosessen bør starte umiddelbart og avsluttes innen Det vil være opp til den enkelte institusjon å avgjøre om de vil slutte seg til en avtale, og hvilke deler av et slikt produkt de ønsker å ta i bruk. Institusjonene skal ha mulighet til å begrense bruken av verktøyet til enkelte områder. Styret kommenterte at UNINETTs forslag ikke bare er en ren kravspesifikasjon, men også innebærer forvaltning av presentasjonsverktøyet. UNINETT har gitt et tilbud som er mer omfattende enn det bestillingen var. Gruppen som skal arbeide med kravspesifikasjonen bør ta høyde for videre integrasjon med de store systemene i sektoren, som CRIStin, Agresso, Oracle o.l. Styret for FS var opptatt av økonomi og risiko ved de to motellene. FS Referat fra ekstraordinært møte i styret for FS Side 2

13 Ved modell to vil det ikke være noen økonomisk risiko, siden styret for FS kontinuerlig vil delta i prosessen og ta beslutninger underveis. Risiko i forhold til tid vil avhenge av rask etablering av ressursgruppen. Vedtak: Et enstemmig styre ønsker at anskaffelsesprosessen gjennomføres i henhold til beskrivelsen i alternativ 2, der Samarbeidstiltaket FS er ansvarlig for anskaffelsesprosessen. Styret for FS er styringsgruppe og har ansvar for alle overordnede beslutninger. Basert på dokumentasjonen som fremkommer i prosessen, skal styret fatte vedtak underveis om hvorvidt ressursgruppen skal gå videre i prosessen. 2. Overføring av ansvar for driftstjenester I dag inngår institusjoner som ikke drifter FS selv avtale med UNINETT, som leier personell fra USIT til driften. Rollefordelingen mellom UNINETT, USIT og Samarbeidstiltaket FS oppleves som uklar av institusjonene. Det foreslås at Samarbeidstiltaket FS overtar rollen som kunderepresentant overfor USIT, og blir dermed totalleverandør for de FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale. På møtet den 26. mars ba styret daglig leder om å utrede saken nærmere, med følgende punkter: - Hva blir samarbeidstiltakets nye rolle overfor institusjoner som bruker FS - Hvilke økonomiske konsekvenser får avtalen for sekretariatet - Hvordan blir kostnadene for drift av FS - Hva er inkludert i driftstjenesten - Hvilke krav skal stilles til institusjoner som ønsker å drifte lokalt I og med at det for tiden jobbes med en rolleavklaring mellom UNINETT og USIT, er ikke punktene ovenfor ferdig utredet. Daglig leder foreslår derfor at disse utredes samtidig med ovennevnte prosess. Vedtak: Styret for FS gir Styreleder og Daglig leder fullmakt til å jobbe for at Samarbeidstiltaket FS overtar rollen som kunderepresentant overfor USIT, og som totalleverandør for FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale. Styret vil bli forelagt en konsekvensanalyse før endelig vedtak for overføring av ansvar for driftstjenester fattes. FS Referat fra ekstraordinært møte i styret for FS Side 3

14 <sideskift>

15 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 20. april 2012 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Dag Olav Nilsen, UiA Karin Stormo, HiO Jan Johansen, KHiO Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Referent: Marit Vartdal Engeset, HVO Aune Moe/Anne-Lise Lande Dato: Sist endret:

16 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen februar 2012 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. FS-Kontaktforum i Helsinki 5. FS-Brukerforum i Tromsø 6. Innkomne ønsker 7. Ønskelisten 8. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 2

17 Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. 3 saker ble meldt til Eventuelt. 1. Referat fra møte februar 2012 og oppfølgingssaker Det var kommet følgende merknader til referatet: Oppfølgingssak I5/11: Teksten bør endres til: "USIT må sjekke om punktene i søknaden er tilstrekkelig for å dekke behovene til forestående endringer i FS." Dette var allerede tatt med i referatet, og Planleggingsgruppen hadde ingen ytterligere kommentarer. Sak 9 Evaluering av Planleggingsgruppens arbeid: Det var uklart hva som ble foreslått når det gjaldt forslag til hyppighet for arrangering av Kontaktforum og Brukerforum. Forslaget er følgende: Brukerforum foreslås avholdt hvert 3. semester, og Kontaktforum en gang i året. Da blir det følgende: K - B K B - K K - B K B - K osv. Foreslått endring er en endring av nåværende organisering, og må derfor godkjennes av styret. For øvrig ble referatet godkjent. Oppfølgingssaker ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. 2. Referatsaker Referatene ble ikke særskilt gjennomgått på møtet, ut over eventuelle kommentarer fra Planleggingsgruppen. a. Møter i StudentWeb-gruppen - Møte 21. februar 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. Referatet ble tatt til orientering. - Møte 22. mars 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. Referatet ble tatt til orientering. b. Møter i Godkjenningsgruppen - Møte 27. februar 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. Referatet ble tatt til orientering. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 3

18 - Møte 12. april 2012 Kort muntlig referat ble gitt. Arbeidsflyt og ny funksjonalitet i modulen ble gjennomgått. Gruppen skal være ferdig med spesifisering av innpassing i utdanningsplan før sommeren. Referatet ble tatt til orientering. c. Møte i styret for FS 26. mars 2012 På grunn av mange forfall, ble noen saker utsatt til neste ordinære møte i juni, mens 2 saker vil bli behandlet på et ekstraordinært styremøte 27. april. Møtet vil bli holdt via Adobe Connect. Saker som skal behandles 27. april er anskaffelsesprosessen for rapporteringsverktøy og mulig overføring av ansvar for driftstjenester fra Uninett til Samarbeidstiltaket FS. Eksempler på kildesystemer som skal kunne levere data til presentasjonsverktøyet er FS, Regnskapssystemer, CRIStin og andre. Dersom Samarbeidstiltaket FS overtar driftsansvaret, er styret opptatt av at det stilles krav til institusjoner som ønsker å drifte selv. Referatet ble tatt til orientering. 3. Orienteringssaker a. RUST Register om utestengte studenter Målet med registeret er å forbedre informasjonsflyten mellom institusjonene når det gjelder studenter som er utestengt på grunn av fusk, forfalskning av vitnemål eller oppførsel som kvalifiserer til utestenging. Det vil bli utarbeidet retningslinjer for bruk av registreret. Prosjektet planlegges å settes i produksjon i desember Deltakere i arbeidsgruppen er: Per Gunnar Hillesøy, UiB Karin Stormo, HiOA Julie Myhre Barkenæs, FS (i permisjon) Geir Magne Vangen, FS Märtha Felton, USIT Trine Hotvedt, SO Ida Lønne, NOKUT Åsne Ø. Høgetveit, Norsk studentorganisasjon Øystein Hagen, KD Øystein Hagen leder gruppen. Gruppen har kommet langt med kravspesifikasjonen, og sikkerhetsaspektet er diskutert med USIT drift. Innføring av RUST vil også kreve noe videreutvikling i FS Tatt til orientering. b. NAG-basen Oppstart av prosjektet vil bli i juni 2012, med Anne-Lise Lande som prosjektleder. Den nye basen er foreslått forvaltet av Samarbeidstiltaket FS. Tatt til orientering. c. Vitnemålsbasen Formålet er å utvikle en ny, nasjonal vitnemålsbank der man samler resultater (vitnemål, karakterutskrifter osv.). Dokument-eieren kan selv bestemme hvem som skal ha tilgang til innsyn i dokumentene. Det skal også legges til rette for utveksling av data mellom statlig sektor og institusjonene. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 4

19 KD vil opprette en nasjonal arbeidsgruppe, som skal bistå FS med spesifikasjon. Den nederlandske lånekassen har en vitnemålsdatabase, og har begynt å lage signerte vitnemål nasjonalt. Disse vitnemålene har en felles layout, uavhengig hvilken institusjon som er utsteder. Planleggingsgruppen uttrykte bekymring for om ressurser til utvikling av nye baser ville gå ut over det daglige utviklings- og vedlikeholdsarbeidet av FS-klienten. USIT vil utvide utviklingsgruppa med 2-3 ansatte. Tatt til orientering. d. Kopinor, system for elektroniske kompendier Kopinor ønsker en integrasjon mot FS for å få tilgang til informasjon om emnekoder med navn og informasjon om antall påmeldte studenter per emne. I brevet anbefaler UHR utvikling av tjenesten, under forutsetning av at løsningen er konkurransenøytral, og at kostnadene dekkes av Kopinor. Styret for FS har satt saken på hold for å få utredet den nærmere. De juridiske og konkurransemessige forhold utredes nå av en jurist. UHR utreder det økonomiske forholdet. Tatt til orientering. e. Status nye høgskoler Arbeidet med Norges Helsehøyskole (er en del av Campus Kristiania) og Luftkrigsskolen (Forsvaret) er nesten ferdig. SO er i produksjon. DMMH, Fjellhaug Internasjonale Høgskole og Ansgar Teologiske Høgskole er nesten ferdig med konvertering i demobasen. Noroff kom ikke med i Samordna opptak i år, så overgangen ble utsatt til høsten. De vil registrere manuelt all data inn i FS. Mediehøgskolen Gimlekollen og Høgskolen i Staffeldtsgate skal fusjonere med NLA Høgskolen, og konverteringen er derfor forsinket. Tatt til orientering. f. ELMO mars i Oslo Geir ga en kort presentasjon av ELMO. ELMO er et skjema for datautveksling, og ble utarbeidet på seminaret i mars. Dette vil bli en felles europeisk løsning. For FS vil løsningen bli brukt i første omgang til å utveksle resultatinformasjon mellom norsk høyere utdanning. ELMO skal ikke lede til en standard, men til en WorkShop-agreement, som gir mulighet til jevnlige endringer. En standard derimot skal være uforandret over mange år. Tatt til orientering. g. Noark 5 saksflytsystem Funksjonaliteten skal inneholde studentmapper, med mulighet for å avlevere dokumenter til mappen via webservice. Det skal videre være mulig å åpne arkivsystemet fra FS for å få tilgang til informasjon om den aktuelle studenten. USIT har hatt møte med Uninett, og notat med forklaring av saksbehandlersystem for FS / Krav til Noark5-system for integrasjon fra FS, ble sendt på høring til FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 5

20 ekspertgruppen for Sak og arkiv. Det kom få innspill fra gruppen, men nesten alle var positive til et saksflytsystem. Styret for FS er også positive til at det arbeides videre med en slik løsning. Tatt til orientering. 4. FS Kontaktforum 18. og 19. april i Helsinki En kort evaluering av seminaret ble foretatt. FS-sekretariatet sender ut et evalueringsskjema på nett til kontaktlisten. Noen kommentarer fra Planleggingsgruppen: - Noen av de små institusjonene syntes at mange av sakene var rettet mot de store institusjonene - De nye har veldig stort behov for å snakke sammen om alt mulig - Det bør settes opp mer konkrete, praktiske saker (hvordan ting gjøres), og belyse konsekvensene - Kanskje man kan ha prategrupper (uformelle eller tematiske) som parallell for de nye institusjonene, mens de øvrige snakker om noe annet som er mer relevant for de som har brukt FS en stund. - Klargjøre hvilken rolle en kontaktperson har, og at vedkommende har ansvar for å koordinere FS-arbeidet internt ved institusjonen. På neste Kontaktforum skal vi presentere hva det vil si å være en kontaktperson. Det bør også holdes et innlegg om dette på høstens Brukerforum. - Et tema kan være å snakke om hvordan institusjonene jobber med FS hos seg selv. 5. FS Brukerforum 29. og 30. oktober i Tromsø Forslag til program ble gjennomgått. Espen sørger for et populærvitenskapelig innlegg fra et-par av de som deltok på Forsker Grand Prix. Det bør gis ca. 15 minutter til hver. Andre forslag/kommentarer: - Kontaktperson: Hvilke forventninger kan brukerne ha til sin kontaktperson, kontaktpersonens rolle i FS-arbeidet, hva forventer USIT og planleggingsgruppen av en kontaktperson. Be om 1 fra 3 ulike institusjoner til å fortelle om sin rolle: Stor institusjon: representert med Karin Stormo, HiOA Mellomstor: forslag til noen som kan holde innlegg? Liten: forslag til noen som kan holde innlegg? - Erfaringer med Søknadsweb: FS-sekretariatet kontakter AHO for å høre om de kan ta dette punktet - Etterutdanningsmodulen og EVU-web: hvordan komme i gang. Innlegg fra noen fra UiB - Praksismodulen: fordeler med modulen, hele saksbehandlerfasen + ha prategrupper. Høgskolen i Hedmark har laget et hefte Praksismodulen trinn for trinn. FS-sekretariatet kontakter HiHm for å høre om de kan ha et innlegg. Universitetene bør ha en egen prategruppe om Praksismodulen. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 6

21 - EpN utgår hvis ikke det er en applikasjon institusjonene kan ta i bruk. Erstattes eventuelt av Fagpersonweb - Mobilitet/godkjenning: FS-sekretariatet kontakter ekspertgruppen og spør om en eller to av de kan holde et innlegg - Følge med om det dukker opp noen aktuelle tema i løpet av de neste månedene. - Hva skjer med Rekruttering AS? - Digital eksamen? Det bør gis en klar bestilling til de som blir spurt om å holde innlegg, jfr. evaluering av forrige Brukerforum (se referat , sak 4). Programmet ferdigstilles på Planleggingsgruppemøtet i juni. 6. Innsendte saker a. Beregning av strykprosent v/uis FS og DBH beregner strykprosent ulikt. DBH beregner på grunnlag av sensurerte kandidater, mens FS beregner på grunnlag av påmeldte, inklusive kandidater med resultat A som har status Trekk under eksamen. Det finnes rapporter i FS som kjører DBH s tolkning. USIT sjekker grunnlaget i FS og sammenligner det med DBH s resultat. Konklusjon: Rapportene må vise det samme resultatet. Venter med prioritering av denne. b. Klasselister og merknadstekst v/hist I Fagpersonweb kan lærerne se klassebilder av enkeltstudenter eller av ulike grupper av studenter. Det er imidlertid ikke mulig å få ut pene lister fra Fagpersonweb, og det fører til ekstraarbeid for administrasjonen som må ta ut listene fra FS. Det ønskes derfor en mulighet for å få ut tilsvarende lister fra Fagpersonweb. HiST er også bekymret for at slike klasselister kan bli håndtert uforsvarlig, og bli liggende tilgjengelig for uvedkommende. Det ønskes derfor et felt for merknadstekst i lister, med mulighet for lokal redigering av teksten. Planleggingsgruppen foreslår heller at man viser en advarsel på skjermen før man kjører rapporten. Vedtak: Klasseliste fra Fagpersonweb settes på ønskelisten med prioritet 2. Arbeidsomfanget må avklares. Merknadstekst i listen avvises. Planleggingsgruppen går inn for en advarsel på skjermen før rapporten kjøres. 7. Gjennomgang av ønskelisten Listen ble gjennomgått og ønsker ble prioritert. På neste møte tas en ny gjennomgang av alle ønsker som står på ønskeliste. Planleggingsgruppen ønsker at også arbeidsomfanget vises i oversiktsrapporten. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 7

22 8. Eventuelt a. Digital eksamen v/ntnu Studenene ved NTNU har tatt initiativ til at NTNU skal tilby digital eksamen. Sven Erik ønsket å høre om andre institusjoner har tenkt å tilby dette. - UiA er i gang med et prosjekt sammen med HiT og andre Sørlandsinstitusjoner. - Ved UiO er dette med i IHR-prosjektet (Internt handlingsrom). - UiB har et prosjekt som heter DigUiB - Det er nedsatt en arbeidsgruppe under Uninett som skal samle informasjon rundt digital eksamen. Gruppen skal også se på hvordan digital eksamen bør gjennomføres og hva som må være på plass. - U-Map Technical Workshop ble avholdt Der deltok bl.a. Hans Jacob Berntsen fra HiT og Anne-Lise Lande fra FS-sekretariatet. U-Map er et prosjekt der europeiske høyere utdanningsinstitusjoner skal klassifiseres. Workshopen ble brukt til begrepsavklaringer. Planleggingsgruppen bør finne ut i hvilke fora digital eksamen diskuteres, og saken bør settes på dagsorden på fremtidige møter. b. Digitalt pensum v/uio Ved UiO jobbes det med et prosjekt der en kan få frem informasjon om et emne via internett (Emnets hjemmeside). Informasjonen skal være allment tilgjengelig. Forelesningsplan vil være en del av emnets hjemmeside, og en skal kunne sende bestilling til bokhandel fra denne siden(?). Denne informasjonen har pr. i dag ikke vært diskutert som en mulig del av EpN. c. Møtet i Planleggingsgruppen 5. og 6. september Som en prøveordning, vil møtet i september avholdes via Adobe Connect. Da tar vi en fullstendig gjennomgang av ønskelista, og foretar ev. nye prioriteringer. Neste møte: Sted: Tirsdag 5. og onsdag 6. juni Møterom 1-112, Høgskolen i Telemark, Bø i Telemark Gi beskjed til Hans Jacob dersom du trenger ekstra overnatting. Se praktisk info og reisebeskrivelse fra Hans Jacob. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 8

23 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat : Purret på tilbakemelding fra SO. Avventer svar. Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U20/10 Referat , sak 7a: DS-label. Datoene bør beskrives bedre. Må tas opp med Bologna-ekspertgruppen, det må avklares hva som skal gjøres. USIT sender saken videre til SiU. FSsekretariatet Avventer resultat fra høring. Referat , sak 4b: Skal pkt. 2.1 i DS ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk. Lage et notat til Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bolognaekspertgruppen til uttalelse. Dato for oppnådd kvalifikasjon FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 9

24 Saker som skal følges opp (dette er fra mai 2011-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I5/11 Sak 6 Folkeregisteret: Følge opp med mal for søknad Planleggingsgruppen v/uit UiT har sendt 2 maler til Planleggingsgruppen. Begge søknadene er nå godkjent. USIT må sjekke om punktene i søknaden er tilstrekkelig for å dekke behovene til forestående endringer i FS. Folkereg. stiller krav om at institusjonene godkjenner premissene for bruk av opplysningene. Den ene malen er for nye søkere for vask av data. Den andre er for de som har søkt og skal gjøre oppslag mot Folkeregisteret. UiN har brukt malene til søknad og har fått tillatelse fra Folkereg. USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U8/11 Sak 7d TimeEdit og FS: Sende e-post til kontaktlisten og høre om det er interesse for et møte for å beskrive grensesnittet mot FS FS-sekretariat sender mail. Har ikke integrasjon mot TimeEdits nye versjon. HiST er i gang med å få ekstern hjelp. Mail ikke sendt. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 10

25 Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2012-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I1/12 Sak 3i Gruppe for FS kurs på web: Dersom noen andre har lyst til å delta i arbeidet, så kan vedkommende sende mail til Anette anette.wigaard@admin.uio.no Institusjonene UiS har meldt interesse for å delta i gruppen. I3/12 Sak 6 Studenter med behov for beskyttelse: Dag Olav og Anette lager et notat om saken til neste møte i Planleggingsgruppen. I4/12 Sak 10 Fora til erfaringsutveksling: Det opprettes et diskusjonsforum i It s Learning. Sjekke om det er mulig å bruke FEIDE-innlogging. Sakene fra Diskusjonsforum flyttes over. Planleggingsgruppen v/dag Olav og Anette Planleggings - gruppen v/anette Utgår. Kommer tilbake hvis behov. Hvordan få alle brukere over på en enkelt måte? Nytt møte i gruppen USIT U4/12 Sak 9 Ønskelisten: FS-sekretariatet informerer kontaktpersonene om vedtak ifm innsending av ønsker Nr Sak Ansvarlig Merknad U3/12 Sak 9 FS-Brukerforum: FS-sekretariatet henvender seg til Uninett med tanke på felles seminar ifm Uninetts SUHSseminar hver høst FSsekretariatet Utgår. Venter og ser om det kan være aktuelt senere. Kanskje FS kan delta på SUHS istedenfor? FSsekretariatet Ingen diskusjonsforum som er aktiv, der man kan stille spm.. Venter på at sak I4/12 er ferdig. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 11

26 Saker som skal følges opp (dette er fra april 2012-møtet) USIT U6/12 Sak 5 FS-Brukerforum: FS-sekretariatet henvender seg til Siv Svanåsbakken, AHO, for å høre om de kan fortelle sine erfaringer med StudentWeb. U7/12 Sak 5 FS-Brukerforum: FS-sekretariatet kontakter Rannveig Haug, HiHm for å høre om de kan holde et innlegg om Praksismodulen U8/12 Sak 5 Brukerforum: FS-sekretariatet kontakter ekspertgruppen for Godkjenningsmodulen for å høre om etpar kan holde et innlegg om mobilitet/godkjenning U9/12 Sak 6 Innsendte saker: USIT sjekker grunnlaget i FS for beregning av strykprosent og sammenligner med DBH. Nr Sak Ansvarlig Merknad U5/12 Sak 5 FS-Brukerforum: FS-sekretariatet henvender seg til kontaktlisten og ber om foredragsholdere til å fortelle om sin rolle som kontaktperson. En fra en mellomstor institusjon og en fra en liten institusjon. HiOA forteller fra en stor inst. FSsekretariatet FSsekretariatet FSsekretariatet FSsekretariatet USIT, FS FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 20. april 2012 Side 12

27 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for godkjenning 12. april 2012 Til stede: Forfall: Sven Erik Sivertsen, NTNU Unni Henriksen, UiA Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UIB Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Gry Alterskjær, NTNU Anne-Marie Myhrvold, USIT Anne Lise Mølmann, HiST Møteleder: Referent: Adelheid Mortensen Huuse Knut Løvold/Adelheid Mortensen Huuse Dato: 12. april 2012 Sist endret: 25. april 2012

28 Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet Utveksling av studentdata, ELMO 3. Sak fra HiST: terminologi ved registrering av eksterne resultater i FS, FS vs. UHR 4. Gjennomgang arbeidsflyt og funksjonalitet i en ny godkjenningsmodul 5. Innpassing i utdanningsplan, problemer i forhold til dagens registrering/mulige forenklinger av prosessen 6. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver 7. Eventuelt FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 2

29 0. Godkjenning av dagsorden Godkjent. Ingen saker til eventuelt. 1. Referat fra møte Ingen kommentarer. 2. Utveksling av studentdata, ELMO Tidligere har det blitt utarbeidet datamodeller for utveksling av data mellom institusjoner. Neste steg er å utvikle formater for datautvekslingen av studie- og studentinformasjon på bakgrunn av disse modellene. Første samling for dette arbeidet var i Oslo i mars. På denne samlingen kom de 90 prosent i mål med første XML-skjema for lagring av data. Mulig utvikling mot andre formater. I første omgang er det startet et arbeid med utveksling av data mellom FS-institusjoner. Dette står på arbeidsplanen for Det er ansatt en person på USIT som jobber med WebService for dette. Neste møte i gruppen som jobber med å utarbeide formater er i slutten av april. Da skal det arbeides videre med formater og best practise. 3. Fra HiST: terminologi ved registrering av eksterne resultater Spørsmål fra HiST om bruk av engelsk terminologi for «Innpass» i FS i forhold til UHRs terminologi. Diskusjonen i gruppen avdekket at terminologibruken varierer mellom lærestedene, og dermed også hvordan dette framkommer på lærestedenes vitnemål. Det brukes forskjellige uttrykk, samt at noen bruker fotnoter for å forklare mangel på resultat. Arbeidsgruppen som har jobbet med å lage en felles vitnemålsmal har avlevert en rapport som nå er sendt ut på høring. Utfallet av dette arbeidet vil også ha betydning for vitnemålsfunksjonaliteten i FS. Problemstillinger omkring felles uttrykk for eksterne resultat på norsk og engelsk har trolig ikke blitt diskutert av arbeidsgruppen. Anne-Lise Lande tar saken videre til UHR. Det synes å være et behov for at UHR kommer med en anbefaling til en nasjonal standard for bruk av «Innpass» og andre resultatuttrykk. 4. Arbeidsflyt og ny funksjonalitet i ny godkjenningsmodul Noe arbeid gjenstår i forhold til den funksjonaliteten som har blitt nyutviklet i godkjenningsmodulen til nå. Det har tidligere blitt bestilt to rapporter i forhold til Person eksternstudium. I tillegg gjenstår det å utvikle en Resultatgenerator i Person eksternstudium. Dette skal være en enkel funksjon for å registrere resultater (likelydende) manuelt, og unngå fritekst i den grad det går. Dersom UHR kommer med anbefalinger til engelske uttrykk må de implementeres i resultatgeneratoren. Geir Vangen planlegger å utvikle rapportene og resultatgeneratoren denne våren. Medlemmene fra USIT hadde i forkant av møtet jobbet med å lage utkast til ny funksjonalitet i FS for mottak av og behandling av godkjenningssaker. Det ble lagt noen premisser som forslagene tok utgangspunkt i: 1. Mottak av søknader skal i størst mulig grad skje via StudentWeb. Det foreslås derfor å lage søknadsfunksjonalitet i den nye StudentWeben (egen gruppe som jobber med StudentWeb 3) FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 3

30 2. Selve saksbehandlingen/arbeidsflyt/kommunikasjon mellom de involverte skal ivaretas i et eget system utenfor FS (CRM). Dette systemet skal ivareta all kommunikasjon, dokumentflyt, og dataeksport til og fra FS og arkivsystem. 3. Søknad skal mottas og konklusjoner skal registreres i FS. Løsning for forhåndsgodkjenning er foreløpig ikke behandlet, og må sees i sammenheng med utvekslingsmodulen og Learning Agreement. Innpassing i utdanningsplan må også behandles for seg. I StudentWeb tas det som utgangspunkt at det meste i søknadsskjemaet skal være felles for alle institusjoner, men at det blir noe mulighet for individuell tilpasning via for eksempel spørreskjemafunksjonalitet. De fleste saker initieres av student, og bør da registreres direkte i StudentWeb. Det vil aldri være mulig å dekke absolutt alle behov. Det er derfor viktig at man lager funksjonalitet for å dekke de største behovene, og så må det som faller utenom registreres manuelt. Det ble diskutert hva en innpassingssøknad skal inneholde. Viktig at nye bilder i FS tar hensyn til søkemuligheter. Det ble tatt opp at det er problematisk at det ikke er mulig å søke i underbilder. Når den nye arkivstandarden kommer, vil det bli mulig med automatisk oppretting av studentmapper. Dette vil forenkle automatiske overføringer fra et saksflytsystem (CRM) og elektroniske arkiv. Ønsker fremmet på møtet: Søknad på web: Type saker: 1. Forhåndsgodkjenning 2. Innpassing 3. Annet Forekomst i FS: Fordeling av saker o Til en eller flere saksbehandlere. Ses i sammenheng med evt. saksbehandlersystem (CRM). Mulighet for å splitte en sak mellom flere ansvarlige. o Fordelere kan være en eller flere ved institusjonen. Knyttes til stedkoder i saksbehandlerbildet. Mulighet for enkel flytting av saker mellom saksbehandlere. CRM-system for saksbehandling. System som ligger utenfor FS, men hvor behandlingen skjer. Må kommunisere med FS. Bildet Godkjenningssak samlebilde: Stedkode savnes Se flyten mellom saksbehandlere Behov for flere søkemuligheter i bildet o Mulighet for søking i datointervall FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 4

31 Mulighet for å utlede stedkode ut fra studieprogramkode Arkivnøkkel (journalnr.) Antall forekomster Se ikke ferdige/ferdigbehandlede saker Forekomstliste Ansvarlig saksbehandler Type sak o Søknadstype ved søknad må logges o Saksbehandler kan endre søknadstype/sakstype Merknadsfelt i øvre del av bildet Mangel som en status behandling Mangelkoder? Annet: Kvitteringsside i StudentWeb (med søknadsstatus) og kvitteringsmail til studenten ved innsending av søknad. Ved pålogging må saksbehandler få opp hvor mange saker som ligger som ubehandlet (som vedkommende eier). Sjekk på at det er kommet nye ubehandlede dokumenter. Melding til saksbehandler om nye dokumenter. Underbilder: Dokumentarkiv. Vise tittel på dokument på StudentWeb (sak til StudentWebgruppa?) Realkompetanse: o Skal det legges inn periode/tid for realkompetanse? I så fall hvordan og hva slags tid? Godkjenning av forkunnskapskrav: o Bør hete Forkunnskapskrav, ikke Godkjenning av Emneoverlapp o Skal det være mulig å registrere fag og evt. gi varsel for oppmelding til emner innenfor samme fag? Fag er et vanskelig begrep i denne sammenhengen. Søkemodus: Vis kun ikke ferdigbehandlede saker Saker innenfor en gitt periode fra-til Saker hvor det har kommet nye dokumentasjon i Dokumentarkivet Ved forslagene til ny funksjonalitet ble funksjonene laget slik at det ikke lenger er behov for fritaksfunksjonalitet for hele emner slik det finnes i dagens datamodell. Realkompetanse skal kunne innpasses i utdanningsplanen, og forkunnskapskrav behandles ikke som fritak men som en tillatelse til å kunne avlegge emnet med forkunnskapskrav.. Kravspesifikasjonen finnes i egne dokument, FS a og b. 5. Innpassing i utdanningsplan UiO, HiST og UiA har levert inn notat om problemer med dagens funksjonalitet for innpassing av eksterne emner i utdanningsplan. Resten av medlemmene i godkjenningsgruppa ble oppfordret til å sende inn samme type innspill fra sine institusjoner i god tid før neste møte. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 5

32 6. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Lånekassa inviteres til det neste møtet den 4. mai, for å diskutere rapporteringsbehov fra FS i godkjenningssaker (og utveksling). Hjemmelekser til neste møte: 1. Send inn informasjon om håndtering av innpassingssaker og problemstillinger knyttet til dette. 2. USIT starter forberedelser i forhold til ny funksjonalitet i innpassingssaker 3. Det foreløpige forslaget til kravspek diskuteres på lærestedene. Er det funksjonalitet som mangler? Hva skal være påkrevde felt? Hva slags kontroller må ligge i feltene? Differensierte valideringer? Hva slags tid-/periodebegrep skal ligge til de forskjellige konklusjonene? Neste møter 4. mai og 11. juni 2012 hos USIT 7. Eventuelt Ingen saker. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 6

33 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for godkjenning 4. mai 2012 Til stede: Forfall: Anne Lise Mølmann, HiST Sven Erik Sivertsen, NTNU Unni Henriksen, UiA Lars Kristian Hasle, UiO Kristine Engan-Skei, UiB (i stedet for Maj-Brit Iden) Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Maj-Brit Iden, UIB Gry Alterskjær, NTNU Anne-Marie Myhrvold, USIT Møteleder: Referent: Adelheid Mortensen Huuse Knut Løvold/Adelheid Mortensen Huuse Dato: 4. mai 2012 Sist endret: 10. mai 2012

34 Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet Oppdatering om arbeidet med ELMO 3. Gjennomgang arbeidsflyt og funksjonalitet i en ny godkjenningsmodul 4. Innpassing i utdanningsplan, problemer i forhold til dagens registrering/mulige forenklinger av prosessen 5. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver 6. Rapportering av godkjenningssaker til Lånekassa; lærestedenes behov og Lånekassas behov 7. Eventuelt FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 2

35 0. Godkjenning av dagsorden Godkjent uten bemerkninger. 1. Referat fra møte Godkjent uten bemerkninger. 2. Oppdatering om ELMO Har nylig vært et møte i Cen, avholdt i Lisboa. Cen er et europeisk standardiseringsorgan. Det er interesse for arbeidet med ELMO, og Frankrike og Belgia skal også ha med representanter i det videre arbeidet. Neste møte i arbeidsgruppen som jobber med ELMO er i Essen i juni. Fristen for ferdigstillelse av det pågående arbeidet er 24. oktober i år. Det jobbes med å lage en workshop agreement som er nesten en standard og følger samme formater, men som har en raskere prosess. WebService for datautveksling er laget ved USIT, og kan snart testes. 3. Arbeidsflyt og ny funksjonalitet i ny godkjenningsmodul Søknad i Studentweb: Forhåndsgodkjenning gjøres både for utdanninger i utlandet og Norge. Kopling mot utvekslingsprogram og utvekslingsperson skjer ikke i Studentweb, men senere i prosessen. Tidsangivelse i søknaden skal legges inn i fritekstfeltet, og det er ikke nødvendig med et eget felt for dette. FS-klienten: Fordelingsbildet. Mulighet for å fordele saker fra en fordeler til en annen. Mulighet for dra og slipp funksjonalitet i forhold til fordeling av saker i fordelingsbildet. Godkjenningssaklogg ivaretar behovet for loggføring av endringer i fordelingen og bytte av saksbehandler. Dvs. at det kun er behov for ett loggbilde for hele modulen. Sakstyper: Type sak skal være de samme valgene som studenten skal kunne velge på StudentWeb. Dvs. Forhåndsgodkjenning, Innpassing og Annet. Kontroller: For saker som skal rapporteres til Lånekassa er det behov for kontroller. o Må være en aktiv eller fullført utvekslingsperson Det må aktivt velges hvilke resultater fra tilknyttede eksternstudium som skal rapporteres til Lånekassa, og det er summen av vektingen av disse resultatene som rapporteres. Dersom en sak har fått status Behandlet og er rapportert til Lånekassen, skal saken låses slik at ikke sakstype m.m. ikke skal kunne endres. Endring forutsetter opprettelse av en ny forekomst i bildet. Øvre del av bildet: Dato for når søknad er ferdigbehandlet. Settes til dagens dato, men kan endres. Dette er normalt dato som benyttes i forhold til klagefrist. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 3