Innkalling. Møte i FS-planleggingsgruppe Tid: Torsdag 14. april 2011 kl 09:00-15:00

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe Til: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Anette Wigaard, UiO Sven Petter Myhr Næss, NMH Eli Vangen, HiST Inger Setnes, HiO Hans J. Berntsen, HiT Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Knut Løvold, USIT Aune Moe, USIT Tid: Torsdag 14. april 2011 kl 09:00-15:00 Møtested: Rica Hotel Bodø

2 Saksdokumenter Sak 2 FS Referat fra møte Sak 4b FS Referat fra møte i Standard Norge Sak 5 FS Utdrag fra møtet i juni 2009 om Planleggingsgruppens arbeidsform m.m. Sak 7 FS FS FS Brukerforum i Trondheim: Forslag til saker fra UiA Innsamlede forslag til tema Sak 8 FS Mail fra Anette Wigaard vedr. STAR-rapporter Sak 9 FS FS FS FS Innsendte saker: HiNT-Kontonr i person/studentbilde UiO-Rutine FS Inndragning av studierett NTNU-Endring av fødselsdato UiS-WebService for alumni Sak 10 FS Ønskelisten, bearbeidet etter februar-møtet Sak 11 FS a FS b Mail fra NTNU ang. overgangsknapper i FS NTNU-Skjermbilde med forslag til overgangsknapper FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 14. april 2011

3 Dagsorden 1. Evaluering av Kontaktforumet 2. Referat fra møte i Planleggingsgruppen februar 2011 og oppfølgingssaker 3. Referatsaker a) Møter i EpN-gruppen februar og 25. mars (muntlig) b) Møte i styret for FS 28. mars (muntlig) c) Møte i Studentutvekslingsgruppen 4. april (muntlig) 4. Orienteringssaker a) Code camp mars i Barcelona b) Møte i Standard Norge 24. januar c) Fuskebasen d) NAG-basen e) Høringssvar vedr. karakterutskrifter fra FS f) Oppfølging av ECTS User s Guide g) Nye høgskoler, SO, HiAk og HiO 5. Gjennomgang av Planleggingsgruppens arbeidsform og rutiner. Hva fungerer bra, hva fungerer mindre bra, forslag til forbedringer/endringer i rutiner og arbeidsform. 6. Arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til mal for et norsk vitnemål og vitnemålstillegg innen høyere utdanning 7. Forberedelser Brukerforum 25. og 26. oktober i Trondheim Forslag til tema og foredragsholdere ønskes 8. STAR-rapporter v/anette Wigaard 9. Innsendte saker: a) Nytt medlem i Planleggingsgruppen (erstatte Ole-Jørgen Torp, UMB)? b) HiNT-Kontonr i person/studentbildet c) UiO-Rutine FS Inndragning av studierett d) NTNU-Erfaringer med radvalidering e) NTNU-Endring av fødselsdato f) UiS-WebService for alumni 10. Ønskelisten 11. Starte arbeidet med gjennomgang av knapper og faner i klienten generelle forbedringer 12. Møteplan for resten av året 13. Eventuelt FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 14. april 2011

4 <sideskift>

5 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Inger Setnes, HiO Nina Nordberg, Lånekassen (sak 1) Tina Moholt, Lånekassen (sak 1) Siv Frost, Lånekassen (sak 1) Ingjerd Indahl, Lånekassen (sak 1) Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Ole-Jørgen Torp, UMB Sven Petter Myhr Næss, NMH Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret: 1

6 Dagsorden 1. Møte med Lånekassen 2. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 2. november 2010 og oppfølgingssaker 3. Referatsaker 4. Orienteringssaker 5. Forberedelser Kontaktforum 12. og 13. april i Bodø 6. Starte planlegging av Brukerforumet oktober 2011 i Trondheim 7. Innsendte saker 8. Ønskelisten 9. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 2

7 1. Møte med Lånekassen Fra Lånekassen møtte Nina Nordberg, Tina Moholt og Siv Frost den første dagen og Ingjerd Indahl den andre dagen. Bakgrunnen for møtet var behovet for å få avklart en del punkter vedrørende rapportering fra institusjonene (FS) til Lånekassen. Det var sendt ut et notat med saker som det var behov for å få avklart med Lånekassen. 2. Referat fra møte 2. november 2010 og oppfølgingssaker Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. 3. Referatsaker a. Møte i Arkivgruppen 15. november 2010 Referat fra møtet var sendt til Planleggingsgruppen. Navnet på gruppen er endret til FS sak- og arkivgruppe. Mandater er oppdatert. Tatt til orientering. b. Møter i Vurderingsgruppen 23. november 2010 og 25. januar 2011 Referat fra møtet i november var sendt ut. Det ble gitt muntlig orientering fra januarmøtet. Institusjonene skal gjennomgå ønskelisten, og prioritere 7 saker fra sin institusjon. 10 saker vil deretter få oppfølging. Det er allerede satt i gang arbeid med - Obligatoriske aktiviteter med ekvivalens mellom obligatoriske aktiviteter - Samme eksamen på ulike geografiske steder. Tatt til orientering. c. Møter i styret for FS 25. november 2010 og 10. januar 2011 Referat fra møtet i november var sendt ut. Muntlig orientering fra januar-møtet ble gitt. Januar-møtene i styret er stort sett viet til klargjøring av dokumenter til årsmøtet. I tillegg ble resultatet av risikoanalysen gjennomgått. Tatt til orientering. d. EpN-møter 1. desember og 26. januar 2011 Referat fra møtet i desember var sendt ut. Det ble gitt muntlig orientering fra januarmøtet. I desember startet arbeidet med omskriving av applikasjonen. Gruppen har jobbet med aktivitetsdekomponering og brukerhistorier (User Stories). På januar-møtet fortsatte arbeidet med spesifikasjon av applikasjonen. Tatt til orientering. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 3

8 e. Møte i EVU-gruppen 19. januar 2011 De ble gitt muntlig orientering fra møtet. Webapplikasjonen er omskrevet, og testing og feilretting av denne vil foregå internt på USIT til midten av februar. UiB holdt en presentasjon av hvordan de bruker EVU-modulen og webapplikasjonen. Tatt til orientering. f. Møte i Godkjenningsgruppen 20. januar 2011 De ble gitt muntlig orientering fra møtet. Bildet Person ekstern studium ble gjennomgått. Bildet som viser resultater fra andre institusjoner skal redesignes. I tillegg ble aktivitetsdekomponeringen gjennomgått. Tatt til orientering. g. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 31. januar 2011 De ble gitt muntlig orientering fra møtet. Årsmøtet godkjente regnskap for 2010 og budsjett for Nytt styre for perioden ble valgt. Tatt til orientering. h. Datavarehusprosjektet 24. januar 2011 De ble gitt muntlig orientering fra møtet. Referat fra møtet vil bli lagt ut når det er godkjent. Datamodellen ble gjennomgått og rapporter prioritert. Prosjektet er døpt om til STAR (STatistikk, Analyse og Rapporter). Tatt til orientering. i. Møte i Doktorgradsgruppen 28. oktober 2010 Doktorgradsgruppen har hatt årlig seminar som en av sine arbeidsoppgaver. Seminaret i nåværende form blir nedlagt, og det vil istedenfor bli avholdt parallellsesjon på UHR s seminar mai. Tatt til orientering. 4. Orienteringssaker a. Risikoanalyse av FS Etter gjennomført risikoanalyse av FS fikk styret for FS presentert en liste over risikoelementer og forslag til tiltak. Styret hadde bedt daglig leder om å prioritere tiltakene i 3 kategorier: - Tiltak som bør prioriteres i Tiltak som bør prioriteres i Tiltak som ikke skal prioriteres Planleggingsgruppen hadde fått listen med tiltak til uttalelse. Gruppen hadde ingen kommentarer, og tok listen til orientering. Saken vil bli tatt opp igjen som orienteringssak ved behov. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 4

9 b. Ladok 3 Geir Vangen orienterte om forprosjekt for Ladok 3, som omhandler planlegging av prosjekt for nytt studieinformasjonssystem for svensk høyere utdanning. Forprosjektet skal være ferdig til høsten Et foreløpig estimat for nytt system er SEK 160 millioner. Geir deltar i referansegruppen for Ladok 3. Tatt til orientering. c. RS3G Gruppen arbeider nå med mobilitetsprosjektet, som omfatter mekanismer for utveksling av informasjon i forbindelse med studentutveksling. Sikkerhet rundt systemene ble diskutert på møtet i desember Utveksling av data mellom norske institusjoner og utveksling mellom norske og utenlandske institusjoner vil ha samme format. Code Camp i Barcelona holdes i mars. Der vil utviklere fra ulike leverandører av studieinformasjonssystemer møtes og i fellesskap utvikle tjenester for utveksling av studentinformasjon. Tatt til orientering. d. Uninett arkitekturråd Geir Vangen er deltaker i et forprosjekt i regi av Uninett, som skal gi en anbefaling for samarbeid om IKT-arkitektur i UH-sektoren. Arbeidet er finansiert av Kunnskapsdepartementet. Det skal foreligge en rapport fra gruppen Tatt til orientering. e. Status nye FS-institusjoner Westerdals School of Communication vil være den 50. institusjonen som tar i bruk FS. Forsvarets høgskole og Samordna Opptak vil ta i bruk FS pr Fagskolene ved Campus Kristiania er nå over på FS. Nettstudier vil være de neste som tar i bruk FS. Tatt til orientering. 5. Forberedelser forum for kontaktliste-medlemmer 12. og 13. april 2011 Det er inngått avtale med Rica Hotel Bodø for møte med FS kontaktpersoner Forslag til tema ble diskutert. FS-sekretariatet utarbeider et forslag til detaljert program og sender det til Planleggingsgruppen for kommentarer. 6. Brukerforum 25. og 26. oktober 2011 i Trondheim Tema for forumet ble diskutert. Det ble foreslått å tilby Lånekassen å ha en egen stand under seminaret, der deltakerne kan stille konkrete spørsmål til Lånekassen. FS-sekretariatet henvender seg til kontaktlisten og ber om innspill til tema. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 5

10 7. Innsendte saker a. Utelate personer med skjult ID fra rapporter v/hil Ønske om å utelate personer med skult ID fra ulike rapporter via person/studentbilde. HiST markerer hemmelig adresse ved å legge in ephorte-nr i merknadsfeltet. Konklusjon: Dette er en stor jobb, og USIT foreslår at slettet adresse=hemmelig adresse. Dette er en mye enklere løsning. Det er behov for en felles rutine for slike saker, og dette er institusjonenes ansvar i samarbeid med deres jurister. b. Nytt medlem i Rapporteringsgruppen v/usit Det kom inn to forslag til erstatning for Ole-Jørgen Torp i gruppen. Elin Flægstad Myrholdt, HiNT og Sissel Dahle tilbys plass, erstatter Ole-Jørgen Torp i gruppen. c. Nytt medlem i Etterutdanningsgruppen v/usit HiG har meldt fra om at de vil tre ut av gruppen. UiA ønsker å være med i gruppen, og vil oppnevne en kandidat innen Alternativt sendes en henvendelse til kontaktlisten for å få forslag til en kandidat. d. Karakterutskrift til personer uten GSK v/uio Ønske om egen rapport for å lage en form for karakterutskrift uten studiepoeng for studenter uten GSK. Rapporten bør inkludere f.nr og fullstendig emnenavn. Konklusjon: Avvente med dette til vi får resultater fra UHR s høring om karakterutskrifter. Høringsfristen er satt til 1.3. e. Varsling og logging av f.nr-endringer v/uio UiO har en del arbeid med f.nr.-endringer, og ønsker derfor en forenkling og forbedring av arbeidet. Løsningsforslaget fra UiO vil bli gjort. f. Forslag til ny rolle FS_PLANSTUDENT3 v/uia Feltet Planinfotype skal kunne oppdateres med rollen FS_PLANSTUDENT3 istedenfor FS_KODE. UiO vil at denne typen endringer gjøres av studieadministrajonen istedenfor ved fakultetene. Konklusjon: Saken utsettes til en generell gjennomgang av roller, som er en av sakene på ønskelisten. g. Saksbehandlersted i FS Brukere v/uio Ønske om å ta med saksbehandlersted i rapporten FS Brukere. Er innført. 8. Gjennomgang av ønskelisten Listen ble gjennomgått, noen av disse ble overført til ekspertgrupper, noen ble avvist. På møtet i Bodø 14. april vil Planleggingsgruppen starte arbeidet med gjennomgang av overgangsknapper. Neste møte: 14. april 2011 i Bodø kl FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 6

11 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdokumentasjon via fsapplikasjonen USIT I arbeid Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U3/10 Se sak 4b: Skal pkt. 2.1 i DS ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk USIT I arbeid. Lage et notat til Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bolognaekspertgruppen til uttalelse. U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn USIT USIT Er i dialog med SO-utviklerne på USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 7

12 Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I8/10 Se sak 12a: Målformkrav, merke i vurderingskombinasjon? Det er innført et felt i eksamensprotokollen der man kan angi språk på levert besvarelse. I bildet kan sensurregistrering språk angis ved sensurregistrering, valg i bildet: språk - besvarelse. UiA sender inn ønske. UiA USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U17/10 Se sak 4: FS brukerforum 25. og 26. oktober 2011 i Trondheim. Lage program og informere FS-kontakter FSsekretariatet I arbeid. Reservert plass på Rica Nidelven. U20/10 Se sak 7a: DS-label. Datoene bør beskrives bedre. Må tas opp med Bolognaekspertgruppen, det må avklares hva som skal gjøres. USIT sender saken videre til SiU. U21/10 Se sak 7c: Hvordan synliggjøre at graden er avlagt ved flere institusjoner? Det er behov for en gjennomgang av fellesgrader/samarbeidsgrader. Håndtering av fellesgrader foreslås som tema til FS Brukerforum. U22/10 Se sak 8: Drøfte hvordan sikre kompetanse ved de mindre institusjonene med FSkontakter og melde tilbake til FS styre FSsekretariatet FSsekretariatet FSsekretariatet FS-Brukerforum høsten 2011 Tas opp på kontaktforum i april 2011 FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 8

13 Saker som skal følges opp (dette er fra november 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I9/10 Se sak 2e: FS-kurs på web UiO På kontaktlisteforumet i Bodø april 2011 USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U24/10 Se sak 7: Be om en ny deltaker til Rapporteringsgruppen til erstatning for UMB. Sende mail til kontaktlisten. FSsekretariatet Elin Flægstad Myhrholt og Sissel Dahle blir tilbudt plass. Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2011-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I1/11 Se sak 7c: UiA sender inn forslag til medlem i Etterutdanningsgruppen. Alt. sendes mail til kontaktlisten for en kandidat Dag Olav Nilsen FS-sekretariat Innen USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U1/11 Se sak 5: FS-sekretariatet utarbeider et forslag til FSsekretariatet agenda til Kontaktforumer, og sender den til Planleggingsgruppen for kommentarer U2/11 Se sak 8: FS-sekretariatet henvender seg til kontaktlisten og ber om innspill til tema til Brukerforumet i nov 2011 FS-sekretariat FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Side 9

14 <sideskift>

15 Vår dato SN/K 186 N018 Vår referanse Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Håvard Hjulstad, 1 av 3 Orienteringsmøte om SN/K Referat Tid for møtet: mandag kl (med forutgående lunsj ) Sted: Standard Norge, møterom 1A (fjerde etasje) Til stede: 11 deltakere; se deltakerliste sist i referatet Referat: Håvard Hjulstad Tema for orienteringsmøtet: Studentmobilitet og standardiseringsaktiviteter Sakliste: Lunsj Orientering om relevante standardiseringsaktiviteter Velkommen Speilkomiteens rolle og ansvar Organisering av europeisk og internasjonal standardisering på området Europeiske aktiviteter Studentmobilitet: ELM, MLO, EuroLMAI Kompetanse Internasjonale aktiviteter ISO/IEC JTC 1/SC 36 Kompetanse, Nomadisitet, Mobil læring Metadata: MLR Tilgjengelighet Europeisk samarbeid Utviklingskonsortier: RS3G, Nordisk FS-samarbeid Diskusjon Hvordan orientere om hva som skjer? Hvordan kan dette påvirke norske aktiviteter? Hvilke behov har UH-sektoren? Hvordan ivareta norske behov internasjonalt? Standardisering i forhold til aktivitetene rundt IKT-arkitektur i UH-sektoren Presentasjoner og diskusjon: Håvard Hjulstad åpnet orienteringsmøtet kl 1300 og ønsket deltakerne velkommen. Deltakerne presenterte seg. Tore Hoel, Erlend Øverby og Geir Vangen orienterte om status og planer for arbeidet i SN/K 186, spesielt når det gjelder studentmobiliet. Presentasjonene er tilgjengelige som dokument N016 og N017. Etter presentasjonene var det fri diskusjon omkring temaet. Det ble reist spørsmål om hvordan en kan skape en arena for informasjonsutveksling av den typen dette møtet representerer. Det var enighet om at en form, som på dette møtet, er hensiktsmessig. Det bør derfor gjerne arrangeres flere slike møter. Representanter fra KD understreket at standardisering utgjør et sentralt element i arkitekturarbeidet. De har flere hovedgrunner, bl.a. hensynet til effektivitet i administrasjon av studenter og kvalitetsaspektet. Det er et visst behov for rolleavklaring. De trenger også å se at de får noe direkte ut av investeringene. Standardisering må ses i forhold til de ulike rollene. Standardisering blir lett litt «teknisk». Dette er en utfordring i forhold til implementering og oppfølging. Postadresse Besøksadresse Tel info@standard.no Bankkonto Standard Norge Strandveien 18 Faks Postboks 242 Foretaksregisteret 1326 Lysaker NO

16 2 av 3 Standard Norge Vår dato Arkivkode Det ble påpekt at en skulle gjerne hatt et målsettingsdokument som (klart og håndterbart) beskriver myndighetenes forventninger. EU har et standardiseringsprogram; noe tilsvarende kunne være av interesse på nasjonalt plan. På studieadministrativt område er det et stort behov for standardisering. Standardiseringsbehovene har et grunnlag i europeisk mobilitetspolitikk. Det er de politiske prinsippene som ligger til grunn for behovet. Utdanningsområdet er svært komplekst, med enkelte sentrale organer, f.eks. Senter for internasjonalisering av høgre utdanning ( og svært mange lokale. Fra NOKUT (Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen, ble det påpekt at godkjenning av utenlandsk utdanning er vesentlig. Standardisering bidrar mer med kvalitet rundt utdanningen enn kvalitet i utdanningen. En er svært opptatt av kvalitetsaspektet. Standardisering vil bidra til bedre dataflyt. Det er delvis en utfordring å identifisere hvilke norske interesser som fins i forhold til ulike aktiviteter og prosjekter. ISO-arbeidet har representasjon fra 23 land, og det er muligheter for internasjonal interaksjon. Det ligger gevinster for hele samfunnet i klarere presentasjon av kompetanse. En trenger en felles måte å beskrive kompetanse. Det fins i Norge et 70-tall høyere utdanningsinstitusjoner (statlige og private) med svært ulik størrelse. Mindre institusjoner har trolig vesentlig behov for hjelp til implementering og bruk av visse standarder, spesielt når det gjelder prosess-standarder. Standard Norge har utarbeidelse av nasjonale standarder som en sentral funksjon. Behov for slike standarder bør tilkjennegis. Det ville være av stor interesse at myndighetene kunne sette opp en prioriteringsliste som én av en rekke virkemidler. På sikt bør det utarbeides en tresiders behovsbeskrivelse. Referansekatalogen bør også utvides med mer på utdanningssektoren. Det vil være avklarende å få klart beskrevet hva som skal gjøres gjennom formell standardisering. Det er viktig med en kopling mellom det som oppfattes som viktig nasjonalt, og de satsingene som pågår på europeisk og internasjonalt nivå. En må framfor alt få til standarder som det er bruk for. Det ble avslutningsvis orientert om et seminar innenfor generell IKT-standardisering ved Standard Norge 17 februar. Der blir de ulike områdene også presentert. Ytterligere informasjon:

17 3 av 3 Standard Norge Vår dato Arkivkode Deltakere på møtet

18 <sideskift>

19 Fra møtet i juni 2009: 1. Konstituering, formål, arbeidsform Formål: Planleggingsgruppens formål har vært diskutert både i Den Nasjonale arbeidsgruppen og i styret for FS og det er enighet om at Planleggingsgruppen skal: - Være en ressurs for Daglig leder. - Ha ansvar for organisering av Brukerforum - Håndtere saker som tidligere ble behandlet i Den nasjonale arbeidsgruppen - Opprette og nedlegge ekspertgrupper ved behov. Medlemmene i planleggingsgruppen er valgt basert på institusjonens ønske om å delta i Planleggingsgruppen. Planleggingsgruppens medlemmer representerer alle brukerne av FS, ikke kun sin egen institusjon, og skal jobbe for løsninger som dekker felles behov. Informasjon: Informasjon om frist for innsending av saker til Planleggingsgruppen og informasjon om referat fra møter i Planleggingsgruppen sendes til Kontaktlisten (kontaktlisten er en liste med e-postadresser til den utnevnte kontaktpersonen ved alle FS-institusjonene). På denne måten skal institusjonene få mulighet til å melde inn saker de ønsker tatt opp på møtene. Sakene sendes inn via oppnevnt kontaktperson. Det ble også diskutert andre områder hvor Kontaktlisten bør involveres, eksempelvis nedlegging/oppretting av ekspertgrupper og utbytting av medlemmer i disse. Revitalisering av UiBs diskusjonsforum på nett. Forumet har til nå blitt kalt brukerforum, men må endre navn slik at det ikke kan forveksles med det nyopprettede Brukerforum. Arbeidsform: Møter, e-postutveksling mellom møter evt. i stedet for møter, nettsidene til FS brukes til informasjonsutveksling. Møter: Hvert annet møte i Planleggingsgruppen legges til Oslo og hvert annet utenfor Oslo (hos en av de andre medlemmene i Planleggingsgruppen). Enighet i gruppen om at møteaktiviteten må tas på adhocbasis i begynnelsen møtene tas ved behov/når det er nok saker. Det er kanskje behov for å møtes oftere nå i startfasen. Møtehyppighet kan eventuelt tas opp igjen til ny diskusjon på et senere tidspunkt. Brukerforum skal arrangeres to ganger i året nå i starten, dette kan også vurderes etter hvert. Det er viktig at Brukerforum avholdes over to dager. Fravær fra møter: Hvis et medlem ikke kan møte i Planleggingsgruppen skal institusjonen selv vurdere om de kan sende en stedfortreder, men det er i utgangspunktet uproblematisk med fravær deltakerne i Planleggingsgruppen representerer alle brukerne, ikke kun egen institusjon. Fravær og eventuell stedfortreder meldes til fs-sekretariat@usit.uio.no så fort som mulig. FS Planleggingsgruppens formål og rutiner

20 <sideskift>

21 Subject: [fs-sekretariat] Ønsker til brukerforum 2011 Date: Mon, 21 Mar :59: From: Dag Olav Nilsen Reply-To: Olav Nilsen To: CC: Beate Andreassen Marianne Øhrn Johannessen Atle Slotnes Embret Nesset Geir Øivind Kløkstad Gunhild Stubseid Heidi Kristensen Thor Inge Vollan Unni Henriksen Hei Jeg viser til mail fra Julie om ønsker til temaer på høstens brukerforum. Etter en runde hos sentrale saksbehandlere hos oss har det kommet fram følgende tips/ønsker til temaer: Ny StudentWeb: Det vil være interessant å få informasjon om hva som skjer med StudentWeb StudentWeb. Dersom man på dette tidspunkt har kommet fram til nytt design/ny løsning, så ville det vært interessant å få et innblikk i denne. Sak/arkiv: Se på integrasjon mot ephorte i fbm prosess rundt innkjøp av nytt sak-arkivsystem for sektoren. Etter- og videreutdanning: Presentasjon av ny EVUweb, og gjerne også en presentasjon av hvordan et par ulike institusjoner håndterer betalingskurs og -studier Grunnskolelærerutdanningen: 1) Når studentene til grunnskolelærerutdanningen begynner studiet, er det en del valgfrihet til innhold i studiet allerede fra første termin. Dette skaper noen utfordringer i forhold til planlegging av undervisningskapasitet, kapasietetsberegning og fordeling av praksisplasser osv. Hvordan løser institusjonene situasjonen med valgfrie studieløp fra første termin i utdanningen planleggingsmessig? Når og på hvilken måte velger studentene sin sammensetning av programmet? 2) 5-årig grunnskolelærerutdanning masterprogram: Hvor langt har institusjonene kommet i planleggingen av disse? -- Hilsen Dag Olav FS Forslag til tema til Brukerforum november 2011

22 <sideskift>

23 Innsamlede forslag til tema til FS Brukerforum november Håndtering av fellesgrader/samarbeidsgrader - Webapplikasjoner - Felles mal for karakterutskrifter - Innlevering via ny studentweb - Fuskebasen - It s learning - Lånekassen med egen stand? - Uninett FAS om FAS-portalen - KD om - Mail fra UiA med flere ønsker (ny studentweb, sak/arkiv, evu, grunnskolelærerutdanningen) FS Innsamlede forslag til tema til Brukerforum høsten 2011

24 <sideskift>

25 On :59, Anette Bjordal Wigaard wrote: STAR har nå klart å bli enige om noen rapporter. Det er jo også enighet om at det bør "følge med" en fs-bruksanvisning for registrering/bruk av FS slik at Star-rapportene viser det vi tror de skal vise. Hvordan skal vi lage disse? - Skal Star-prosjektet ta ansvar for det - Skal planleggingsgruppa involveres på noe vis - Bør aktuelle ekspertgrupper involveres? - Brukerforum? Jeg tror jeg mener at planleggingsgruppa bør involveres når det er snakk om bruksanvisninger til FS siden medlemmene i Starprosjektet jo har en litt løsere tilknytning til FS og ikke den samme kompetansen på hvordan ting henger sammen. Ved å involvere planleggingsgruppa får vi også med de institusjonene som er der men ikke i prosjektet, og det er kanskje også nyttig? Anette Original Message Subject: [fs-sekretariat] [fs-kontakt] Rapporter i Star Date: Tue, 29 Mar :22: From: Anette Bjordal Wigaard <anette.wigaard@admin.uio.no> Reply-To: fs-sekretariat@usit.uio.no,anette Bjordal Wigaard <anette.wigaard@admin.uio.no> Organization: UiO To: fs-kontakt@usit.uio.no Hei! Som kjent er det satt i gang et prosjekt for å utvikle en datavarehusløsning fra utdanningsdata, Star. Dere vil få informasjon om hvor langt prosjektet er kommet i forbindelse med Kontaktforum i Bodø 12. og 13. april. Nå vil vi veldig gjerne ha en tilbakemelding fra institusjonene som ikke er representert i Star-prosjektet om hvilke rapporter dere kunne tenke dere ha i Star. Tenk både på hvilke av dagens List-rapporter dere ønsker å ha med videre, men også om det er rapporter som ikke finnes i dag dere gjerne vil ha med. Dersom dere har noen rapportønsker kan de sendes til anette.wigaard@admin.uio.no og inger.setnes@hio.no innen 6. april Mvh Inger og Anette FS STAR-rapporter

26 <sideskift>

27 Fylles ut av institusjonen Sendes til i Word-format eller i odt-format (Open document text) Se notat som beskriver hvordan saksforberedelse skal foregå. Link til notatet Kontornummer i person/student-bildet Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Dato Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Høgskolen i Nord-Trøndelag Elin Flægstad Myrholdt Kontonummer i person/student-bildet RT Det bør ikke være tilbakeskriving på kontonummer fra fakturareskontroen til person/student-bildet. Til Planleggingsgruppen Beskrivelse av problemstilling Kontonummer i person/student-bildet settes i dag ved tilbakeskriving fra reskrontro (såfremt feltet er blankt). Etter vår mening blir dette helt feil, da det kan både være foreldre, samboere, arbeidsgiver osv. som betaler semesteravgiften. Vi bruker kontonummer i person/studentbildet i rapport FS som grunnlag for refusjon av reiseutgifter i forbindelse med praksis. Vi har også meldt inn ønske om muligheter for at studentene kan registrere sitt kontonummer på studentweb (sak #516837) som vi ble lovt skulle være på plass høsten Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Ønsker at tilbakeskriving av kontonummer i student/personbildet fjernes. Vi kan bruke rapport som grunnlag for refusjon av reiseutgifter i forbindelse med praksis. Jeg har vært i kontakt med flere FS-institusjoner, og svært få benytter feltet kontonummer. Tror derfor ikke endringen vil skape store problemer. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2

28 Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Registrere kontonr i StudentWeb: Skal tas opp i StudentWebgruppa i løpet av våren 2011 ifm prioritering av endringer til november 2011-versjon. Ca. 2 dagers jobb. Kostnader Konsekvenser Fjerne tilbakeskriving av kontonr i person/studentbildet: 1 t jobb, må avklares nærmere Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2

29 Fylles ut av institusjonen Forbedring av rutinen for inndragning av studierett ( ) Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Universitetet i Oslo Anette Wigaard Rutine Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Opprinnelig RT-sak: Denne saken ble opprinnelig sendt inn av UiO 15. mars 2007, men er ikke besvart. Vi ønsker å bruke mindre tid på manuelt arbeid. Til Planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling Når rutinen i dag kjøres for manglende progresjon, hopper den over studenter som har/har hatt permisjon, utveksling eller forekomst av planlagt progresjon. Disse sakene må derfor tas manuelt, og det er et problem for oss siden noen fakulteter dermed sitter med lister med over tusen studenter i slike manuelle sjekker. Løsningsforslag Hva ønskes gjort Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler At rutinen endres slik at den tar høyde for registrering i permisjon, utveksling eller forekomst av planlagt progresjon At rutinen hopper over telling av semestre der det er planlagt progresjon, og der perioden for permisjon eller utveksling tangerer semesteret. Slik at rutinen beregner fravær eller progresjonskrav kun mot semestre uten planlagt progresjon og som ikke blir tangert av permisjon eller utveksling. Et eventuelt tillegg vil være å beregne prosenten av lav progresjon inn i det hele. Mindre arbeid for administrasjonen. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2

30 Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser 3 timers jobb Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2

31 :31:45 - Sven Sivertsen - Ticket created [Reply] [Comment][Forward][Clone] Subject: Vedr. feil fødseldato i folkeregisteret Date: Tue, 1 Feb :31: To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: "Sven Erik Sivertsen" <sven.sivertsen@ntnu.no> Download (untitled) / with headers text/plain 1k Viser til sak under. Burde det i slike tilfeller være mulig å registrere fødselsdato på linje med S-nr og D-nr? Har saken vært diskutert? Problemstillingen dukker spesielt opp når vi skal skrive ut vitnemål og de naturlig nok ønsker papirer som stemmer med opplysninger i hjemlandets pass. I dag jukser vi dette til ved å endre personnummer i FS fram og tilbake. Det er ingen god løsning. mvh Sven Erik Sivertsen NTNU Subject: Vedr. endring av fødselsdato Vi har i dag mottatt en kopi av pass for student Ravan Gulmammadov der du ber om at fødselsdato endres. Du skriver også at han har fått nytt personnummer. Vi har sjekket mot folkeregisteret der det viser seg at han er registrert i FS med korrekt personnummer. Det er en velkjent problemstilling at personer som kommer til Norge og er født eller ikke får personnummer med korrekt fødselsdato i henhold til utenlandsk pass. Det skyldes kort og godt at personnummer er brukt opp for datoene og Vi må registrere det nummeret som folkeregisteret har. Jeg vet ikke om dette er et ønske vi har. Skulle gjerne ha diskutert problemstillingen med likesinnede i FS planleggingsgruppe først. Sven Erik FS

32 <sideskift>

33 Fylles ut av institusjonen Sendes til i Word-format eller i odt-format (Open document text) Se notat som beskriver hvordan saksforberedelse skal foregå. Link til notatet Alumni og WebService Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Universitetet i Stavanger v/tor Erga Dato 18. mars 2011 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Ønsker at det skal lages en WebService som kan overføre data fra FS til Alumni, i dette tilfellet til Mira. Saken har RT # og var til behandling i FSarbeidsgruppe i marsmøtet Ble da utsatt/ikke gjort noe med pga. liten interesse fra andre institusjoner. Det har nå kommet til flere institusjoner som som er interesserte i en WebServiceløsning: UiO, HiB, HiBu og UiA Til Planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling De siste årene har flere utdanningsinstitusjoner etablert egne databaser hvor tidligere studenter kan registrere seg. Ved registrering på internett er det i den forbindelse behov for å kvalitetssikre medlemmenes tilknytning til utdanningsinstusjonen. Per i dag foregår dette ved at alumnikoordinator/ansvarlig søker opp hvert enkelt medlem manuelt i FS-registeret. Dette er tidkrevende og omfattende i perioder hvor det kommer mange innmeldinger. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Begrunnelse Løsningsforslag Ønsker en webservice som kan håndtere henvendelse fra ekstern alumnidatabase ved registrering av nytt medlem. Basert på fødselsdato og navn (evt. Institusjonskode) vil databasen via webservice sende forespørsel til FS om vedkommende er registrert ved institusjonen. Webservice melder tilbake JA eller NEI. Hvis JA sendes ny forespørsel om høyest fullført kvalifikasjon (ideelt sett også årstall for avsluttet kvalifikasjon). Webservice sender tilbakemelding med kvalifikasjonskode (og vitnemålsdato). Kvalifikasjonskode blir i ekstern database koblet mot fullstendig kvalifikasjonsnavn som blir forhåndsutfylt i skjema. (vitnemålsdato blir omgjort til årstall på "baksiden" og brukes til å verifisere om vedkommende er student eller alumn(us) og eventuelt kva- MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 3

34 lifiserer for medlemskap). Her kan kriteriene for medlemskap være forskjellige fra institusjon til institusjon. Hvis webservice melder tilbake NEI, kommer vedkommende til dagens skjema som vil kreve manuell kontroll i FS eller andre kull-lister som går lenger tilbake i tid. Løsningen vil gi en kvalitetssikring og enklere kontroll av tidligere studenter for utdanningsinstitusjonene. NTNU har utviklet en slik webservice mellom FS og deres alumnidatabase. NTNU drifter FS selv og denne løsningen er skreddersydd for NTNU. En eventuell webservice bør være mulig å sette opp som en fellesløsning for øvrige institusjoner. Da vil FS kunne etablere en standard hvor det er leverandøren av ekstern databaser som må tilpasse seg. Det er allerede et felles behov blant de institusjonene som støtter forslaget og vi er kjent med at flere institusjoner vil ha et behov i nær fremtid. Per dags dato har våre institusjoner samme leverandør av alumnidatabase. Vurdering av konsekvenser Bedre kvalitetssikring og mindre ressursbruk for institusjonene. Løsning som innebærer en fellesløsning hvor FS lager en standard som senere kan brukes av flere. Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 3

35 Fylles ut av USIT Kommentarer De ber om to nye FSWS-operasjoner, noe ala dette: ErRegistrert: InstKode? * Fødselsdato * Fornavn * Etternavn -> Boolean HøyesteKvalifikasjon: InstKode? * Fødselsdato * Fornavn * Etternavn -> KvalKode * VitnemålsDato Men fødselsdato+navn holder vel neppe for å identifisere studenter? Omfang Kostnader Konsekvenser Ca. 1 ukes arbeid Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 3 OF 3

36 <sideskift>

37 :17:54 - Sven Sivertsen - Ticket created [ CC: "fsgruppe@adm.ntnu.no" <fsgruppe@adm.ntnu.no> Subject: Forslag om ny løsning for overgangsknapper i FS Date: Tue, 29 Mar :17: To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: "Sven Erik Sivertsen" <sven.sivertsen@ntnu.no> Overgangsknappene i FS er populære og vi har stadig ønsker om nye fra mange ulike bilder. Det sier seg selv at vi ikke kan fylle alle bilder med overgangsknapper til alle andre bilder. Jeg foreslår derfor en helt annen løsning som løser dette generelt ved at det innføres en egen knapperad for overganger, der en fra et aktivt bilde kan åpne et annet. Løsningen er forsøkt skissert i vedlegget. Hvis dette lar seg implementere, så har det mange fordeler: - En vil ha en generell løsning for overgang fra alle bilder i FS som har personnummer som nøkkel. - En vil frigjøre plass i bildene ved at knappene flyttes ut. - En kan vurdere om enkelte direkteknapper best kan nås ved å gå via knapperad og underbilder av disse for derfor å rydde bort enda mer fra bildene. Samtidig synes jeg det ville være fint om vi kunne revidert bildene som ligger under Person. Det ville f.eks. vært en fordel med et personbilde ser vi ser om det er forekomster som student og/eller fagperson samtidig. Håper vi kan diskutere saken. mvh Sven Erik Sivertsen NTNU FS a

38 <sideskift>

39 Egen knapperad for overgangsknapper Fordeler: Løser ønsket om overgangsknapper på en generell måte Frigjør plass i mange bilder ved at knapper kan fjernes fra disse Kan også fjerne andre knapper ved at en når disse via overgangsknapper. Mer logisk vei for å finne informasjon. Overgangsknapper Student samlebilde Søknad samlebilde Godkjenningssak samlebilde Person eksternstudium samlebilde Utvekslingsperson (Døpes om til Utvekslingsperson samlebilde) Registerkort Student undervisning samlebilde Student vurdering samlebilde Disse bør også med, men vurderes gjort om: Person/student Person/fagperson Fagperson samlebilde