Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Mandag 10. januar 2011 kl 10:00-15:00. Møterom 5. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Kjetil Solvik, NMH Knut Veium, NTNU Seunn Smith-Tønnessen, UiA Beth Linde, HiØ Monica Bakken,UiO Tone Jeanette Berntsen, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Andora Sjøgren, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 10. januar 2011 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 5. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart veibeskrivelse

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS FS Sak 2 Referatsaker a. Møte i EpN-gruppen 1. desember 2010 b. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 2. november FS Sak 3 Orienteringssaker - Status standardiseringsarbeidet - Nye høgskoler - Pris på kurs og workshop FS Sak 4 Risikoanalysen FS Sak 5 Årsmøte Forslag til Årsberetning 2010 og regnskap FS Vedtaksforslag årsberetning og regnskap 2010 FS Forslag til Arbeidsoppgaver 2011 FS Forslag til budsjett 2011 FS Vedtaksforslag budsjett 2011 FS Vedtaksforslag, valg av nytt styre for FS FS Innkalling til Årsmøte FS Sak 6 Organisering av FS - Kort orientering FS Sak 7 Datavarehusprosjektet Sak 8 Eventuelt Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Julie Myhre Barkenæs Daglig leder FS FS Innkalling til møte i styret for FS 10. januar 2011 Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 25. november 2010 Til stede: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Beth Linde, HiØ Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken, UiO (under sak 1-4 samt 6 og 7) André Kristiansen, KD (under sak 1-4 samt 6 og 7) Anette Wigaard, UiO (under sak 6) Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT Geir Vangen, USIT Forfall: Seunn Smith-Tønnesen, UiA, Knut Veium, NTNU Ingunn Cowan, Lånekassen Torill Vangen, SSB Aune Moe, USIT Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Andora Sjøgren/Julie Myhre Barkenæs Dato: 25. november 2010 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Møte i styret for FS Referatsaker a. Datavarehusseminar september b. Møter i planleggingsgruppen september og 2. november c. Møte i Godkjenningsgruppen 23. september d. Møte i Studentutvekslingsgruppen 25. oktober e. Møte i Arkivgruppen 15. november f. Møte i Vurderingsgruppen 23. november g. Møte i Doktorgradsgruppen 28. oktober 3. Orienteringssaker a. FS-kompetanse ved de mindre institusjonene b. Status karakterutskrift c. Status nye høgskoler d. Status standardiseringsarbeid e. NUAK september f. NOKIOS-konferanse 26. oktober g. EPN oppstartseminar oktober h. FS brukerforum november i. SUHS-konferanse i regi av Uninett 11. november j. IT-arkitektur, møter 17., 23. og 24. november k. NordForum, møte for styrer 26. mai 2011 i Stockholm 4. Risikoanalyse 5. Forberedelse årsmøtet Organisering av FS 7. Datavarehusprosjektet 8. Vedtaksforslag Nye FS-institusjoner 9. Vedtaksforslag Beregningsmodell for nettstudenter 10. Vedtaksforslag Opprettelse av EPN ekspertgruppe 11. Møteplan våren Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 Det ble tatt opp at det er mange referatsaker og orienteringssaker på dagsorden, se sak 2 og 3. Styret ønsker en raskere gjennomgang av referatsaker og orienteringssaker og foreslår at vi kort gjennomgår hvilke ekspertgrupper som har hatt møter siden sist og viser til hvor referatene ligger. Daglig leder orienterte fra møter i Planleggingsgruppen og referatene herfra legges frem som tidligere. Daglig leder vurderer om det har skjedd noe som styret bør orienteres om. 1. Referat fra møte i styret for FS 6. september 2010 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker a. Datavarehusseminar september Resultat av arbeidet på datavarehusseminaret legges frem i sak 7. b. Møter i Planleggingsgruppen september og 2. november Skriftlig referat forelå fra september-møtet, og det ble gitt muntlig orientering fra novembermøtet. Tema på september-møtet var bl.a. gjennomgang av innsendte saker, diskusjon om Brukerforum og om håndtering av ønskelisten. Den 22. september var satt av til risikoanalyse av FS. På møtet i november var brukerforum diskutert og gjennomgang av innsendte saker og ønskelisten hovedtemaer. Planleggingsgruppen ga positiv respons på styrets forslag om å arrangere ett FS Brukerforum per år og ett møte kun for FS-kontaktene per år. c. Møte Godkjenningsgruppen 23. september Skriftlig referat forelå til møtet. Styret tok referatet til orientering. d. Møte i Studentutvekslingsgruppen 25. oktober Muntlig referat ble gitt. Infotekster for studentmobilitet ble diskutert. Endringer i utvekslingsmodulen ble gjennomgått (nye skjermbilder) og silingsprosessen for kvotesøkere og selvfinansierende søkere ble diskutert. Styret tok referatet til orientering e. Møte i Arkivgruppen 15. november Muntlig referat ble gitt. Det ble vedtatt nytt mandat og navn for gruppen. Styret tok referatet til orientering f. Møte i Vurderingsgruppen 23. november Muntlig referat ble gitt. Gruppen er en reetablering av tidligere Eksamensgruppe, og på dette første møtet ble bl.a. mandat og tidsperspektiv diskutert. I tillegg ble ønskelisten gjennomgått. Styret tok dette til orientering g. Møte i Doktorgradsgruppen 28. oktober Det er avholdt møte i Doktorgradsgruppen. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 3. Orienteringssaker a. FS-kompetanse ved de mindre institusjonene Planleggingsgruppen ønsker å bruke kontaktforum til videre planlegging av dette. b. Status karakterutskrift Notatet om karakterutskrifter er oversendt til UHR for videre behandling i Utdanningsutvalget. c. Status nye høgskoler Prosjektleder for nye høgskoler, Andora Sjøgren, Andora Styret tok statusrapporten til orientering. d. Status standardiseringsarbeidet Standardene for studieinformasjon (MLO) og Europass DS (ELM) er i all hovedsak ferdigbehandlet. Det gjenstår kun noe sekretariatsarbeid innen CEN før disse er godkjent som standarder. På arbeidsplanen for 2011 er det satt opp utveksling av resultatinformasjon mellom norske institusjoner, og der vil deler av ELM benyttes for selve utvekslingen. Det europeiske Mobility Project for utveksling av informasjon om avtaler og personer innenfor utvekslingsprogram vil gjennomføre et utviklingsseminar i februar/mars for programmering av disse tjenestene. Muntlig fremlegg tatt til orientering. e. NUAK september NUAK konferansen er en svensk brukerkonferanse for brukere av studieadministrative systemer og opptakssystem. Daglig leder og en representant fra brukerstøtte deltok på denne konferansen. Svenskene holder på å anskaffe nytt studieadministrativt system, Ladok3. Som Norge jobber de også en del med internasjonalisering og standardisering. Annet av interesse fra konferansen var hvordan de hadde tilrettelagt for opplæring i Ladok på nett. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. f. NOKIOS-konferanse 26. oktober Norsk konferanse for IKT i offentlig sektor ble arrangert i Trondheim. Flere fra styret samt daglig leder og seksjonsleder deltok på en workshop med tittelen Bedre samordning og økt samhandling innen UH-sektoren, med hensyn på etablering og bruk av gode sektorløsninger i regi av KD. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. g. EpN-oppstartseminar oktober Prosjekt for omskriving av EpN til JBoss Seam startet opp med et seminar oktober. På seminaret deltok NTNU, UiT og UiS i tillegg til FS-utviklere, prosjektleder og daglig leder. Mål for seminaret: å bli kjent med EpN, hvordan vi samarbeider om utvikling og foreta en aktivitetsdekomponering. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. h. FS-Brukerforum november FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 Tilbakemeldingene fra deltakerne er i hovedsak at de er godt fornøyd, at dette er viktig forum for FS-brukerne. Både det faglige innholdet og kontakten med andre FS-institusjoner er nyttig. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. i. SUHS-konferanse i regi av Uninett 11. november På denne konferansen deltok også styreleder, daglig leder, utviklingsleder og seksjonsleder på plenumssesjonen Det administrative suget. Denne sesjonen handlet om hvordan balansere administrative krav med administrativ nytte. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. j. IT-arkitektur, møter 17., 23. og 24. november Samarbeid om IKT-arkitektur for statlig universiteter og høyskoler er et nytt forprosjekt i regi av Uninett, finansiert av KD. Prosjektet har som mål å komme med et forslag på hvordan et slikt samarbeide bør organiseres. Inkludert i dette vil være eksempler på problemstillinger som kan løses innenfor et slikt samarbeide. Rapport skal være ferdig innen 1. mars. Geir Vangen er SUAFs deltaker i arbeidet. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. k. NordForum, møte for styrer 26. mai 2011 i Stockholm Daglig leder minnet om møtet den 26. mai 4. Risikoanalyse for FS Analysen ble foretatt av EIR, UiO, 22. september. Det forelå risikokart fra analysen og risikoliste med forslag til tiltak, utarbeidet på bakgrunn av resultatene fra analysen. Risikolisten med tiltak ble diskutert. Det ble stilt spørsmål til om punkt W om koordinering og samhandling mellom FS og SO er godt nok belyst. Sekretariatet ble bedt om å lage et forslag til prioritering av tiltak i 3 kategorier: - Tiltak som bør prioriteres i Tiltak som bør prioriteres i Tiltak som ikke skal prioriteres Det skal videre markeres hvilke tiltak som er institusjonenes ansvar å følge opp og hvilke tiltak som ligger til FS-samarbeidstiltak Vedtak: Styret ber FS-sekretariatetet lage et forslag til prioritering av tiltakene til neste styremøte 5. Forberedelser Årsmøte Utkast til innkalling, årsberetning med regnskap for 2010, budsjett for 2011 og arbeidsoppgaver for 2011 ble diskutert. Utkast til innkalling til årsmøte: - Sted for årsmøte bør være Gardermoen, gitt at vi får møterom på hotell rett ved flyplassen. - Sak 5 om samarbeidsavtale endring i vedtekter utgår - Ny sak 5 om organisering skal inn FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 Utkast til årsberetning med regnskap for 2010: Malen er grei. Innholdet er mangelfullt. Unødvendig med adresser til alle institusjonene i årsberetningen, kuttes til bare navn på institusjonene og info om hvor på FS-hjemmeside disse adressene ligger. Utkast til budsjett for 2011: Vi kan ikke budsjettere med inntekter på 2.1 millioner kroner fra KD, de har budsjettert med 1.8 millioner kroner til FS-sekretariatet for Videre skal vi ikke betale leie av infrastruktur for FS brukerstøtte og FS-sekretariatet, dette utgjør en reduksjon på kroner. Budsjettet justeres i henhold til dette. Utkast til arbeidsoppgaver for 2011: Styret ga sin tilslutning til foreslåtte arbeidsoppgaver for Oppdaterte dokumenter sendes til styret senest mandag 3. januar Organisering av FS I strategiplanen for FS for årene er det slått fast at FS bør bli et tiltak etter UH-loven i løpet av strategiperioden Bakgrunnen for dette ønsket er blant annet at: - FS er nå nærmest enerådende som studieadministrativt system i Norge - det er ønskelig med et tettere samspill mellom FS og SO - moms og anskaffelses-problematikk diskuteres - en felles måte å organisere utviklingen av sektorspesifikke systemer kan være effektivt Styret hadde en diskusjon om organisasjonsformer og om FS skal bli et tiltak etter UH-loven Et tiltak er prisgitt departementenes styring. Et aksjeselskap er i strid med strategien. Ettersom både SO og Cristin allerede er et tiltak, vil en felles styringsform for FS, SO og Cristin være et skritt i retning av et felles tiltak. Dagens styringsform er ikke heldig. En organisering av FS som betyr at dagens organisering oppheves. Dette er en sak for årsmøte. Styret skisserte flere alternativer til hvordan dette skal håndteres i årsmøtet: Alternativ 1: Orientere årsmøtet om at styret mot å bli et tiltak Alternativ 2: Be årsmøtet om et intensjonsvedtak, der årsmøtet bes om å ta stilling til om de ønsker at samarbeidstiltaket erstattes av et tiltak. Dette forutsetter kontakt med KD i forkant. Vedtak: Styret for FS ber styreleder og Daglig leder om å kontakte KD for diskusjon om den videre prosess med opprettelse av FS som et samarbeidstiltak etter UH-lovens 1-4, 4. ledd. Styret for FS ber videre styreleder og Daglig leder om å kontakte styret for SO for diskusjon av modellene for samarbeid. 7. Datavarehusprosjektet FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

9 Rapport fra prosjektgruppen ble gjennomgått og det ble gitt følgende innspill: Beskrivelsen av brukere av systemet bør være mer generell slik at ikke aktuelle føler seg utelatt. Styret foreslår at det skilles mellom primærprodusenter og lesere. Ledere kan også være primærprodusenter. Rapporten bør derfor inneholde en oppsummering av hvordan man tenker å skille disse gruppene. Styret var fornøyd med formulering av formålet med datavarehuset for studiedata og avgrensning til andre systemer. De diskuterte forslagene til navn på datavarehuset ble presentert. Styret mente at forslagene var gode og at prosjektet raskt bør velge et av dem. Kravspesifikasjon til anskaffelse av analyse- og rapportverktøy ble også presentert. Styret kom med følgende innspill: - Det er viktig at kobling mot økonomiprosjektet er ivaretatt Prosjektet for økonomidata må være enige i kravspesifikasjonen - Verktøyet må også være egnet for kobling med andre systemer - Verktøyet må kunne benyttes rett mot FS-basen - Det er viktig at vi samarbeider med de 4 institusjonene som drifter FS lokalt, i tillegg til Uninett som drifter for alle de andre. - Institusjonene må orienteres om at det arbeides med denne anskaffelsen. Vedtak: Styret slutter seg til de avgrensninger som er gjort vedrørende brukere, formål og overfor andre systemer for datavarehuset. Styret slutter seg til at Uninett FAS bes om å foreta en anskaffelse av verktøy i henhold til kravspesifikasjon og at de innspill som fremkommer i møtet tas med i det videre arbeidet med datavarehusprosjektet. 8. Nye FS-institusjoner Daglig leder ønsker en strategi for opptak av nye institusjoner til Samarbeidstiltaket FS. Bakgrunnen er at brukerstøttegruppen har 25 institusjoner som har behov for ekstra oppfølging i Dette går på bekostning av brukerdokumentasjon og kurs for superbrukere. Daglig leder har derfor fremmet forslag til strategi for nye institusjoner som ønsker å ta i bruk FS. Forslag til strategi for nye institusjoner inn samarbeidstiltaket FS ble diskutert og det ble foreslått å stryke siste ledd i første punkt (alle andre høgskoler får avslag på søknad om å bli FS-institusjon). Videre ble siste punkt foreslått først (Det vurderes årlig, i forbindelse med planlegging av neste års arbeidsoppgaver og budsjett, om det er ressurser til å ta inn nye institusjoner) slik at endelig forslag til strategi lyder som følger: - Det vurderes årlig, i forbindelse med planlegging av neste års arbeidsoppgaver og budsjett, om det er ressurser til å ta inn nye institusjoner. - En eventuell søknad fra BI vil bli vurdert særskilt. - Akkrediterte høgskoler, statlige høgskoler og høgskoler som er med i Samordnet opptak skal prioriteres. Vedtak: Styret slutter seg til forslag til strategi for nye institusjoner inn i Samarbeidstiltaket FS. FS Referat fra møte i styret for FS Side 7

10 9. Beregningsmodell for nettstudenter Campus Kristiania har henvendt seg til Daglig leder med ønske om en annen prissetting for nettstudenter, da disse har en relativt lav studiepoengproduksjon. Daglig leder vurderer det slik at bruk av studiepoengproduksjon som en faktor i prissetting vil medføre større uforutsigbarhet for institusjonene hva angår de årlige FS-kostnadene, og foreslår derfor at dagens prismodell opprettholdes. Vedtak: Styret slutter seg til Daglig leders forslag om at dagens prismodell forblir uendret. 10. Opprettelse av EpN ekspertgruppe På oppstartseminaret i oktober (se sak 3g) ble det foreslått at det opprettes en ekspertgruppe for EpN. Gruppen skal være midlertidig og nedlegges etter at applikasjonen har vært i produksjon i 1 år. Ekspertgruppen foreslås sammensatt av deltakere fra de institusjonene som har brukt dagens EpN (NTNU, UiT og UiS), en større institusjon som ønsker en slik applikasjon (for eksempel UiO) og en institusjon som har erfaring med TimeEdit (for eksempel Høgskulen i Volda). Forslag til vedtak om opprettelse av en ekspertgruppe var sendt til styret. I tillegg til de foreslåtte institusjonene ønsket styret at UiB skulle inviteres til å bli med i ekspertgruppen. Vedtak: Styret slutter seg til forslag til opprettelse av en ekspertgruppe for EpN, med deltakere fra NTNU, UiT, UiS, UiO, UiB og Høgskulen i Volda. 11. Møteplan våren 2011 Det skal velges nytt styre på Årsmøtet 31. januar. FS-sekretariatet bes foreslå en tentativ møteplan og legge denne frem for nytt styre. 12. Eventuelt Ingen saker under Eventuelt. Neste møte: Mandag 10. januar 2011 på USIT, møterom 5. etg. FS Referat fra møte i styret for FS Side 8

11 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 2. november 2010 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Sven Petter Myhr Næss, NMH Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Ole-Jørgen Torp, UMB Inger Setnes, HiO Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret:

12 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 21. og 22. september 2010 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Forum for kontaktliste-medlemmer i Brukerforum 3. og 4. november Innsendte saker 7. Erstatte UMB s representant i Rapporteringsgruppen 8. Møteplan våren Gjennomgang av ønskelisten 10. Risikoanalyse av FS 11. Forslag til kursplan våren Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 2

13 5 saker ble satt opp under Eventuelt: - UiO: Navn i FS i samsvar med Folkeregisteret - UiO: Studieinformasjon - NTNU: Norsk-kurs og FS - NTNU: Webservice Samskipnad - HiST: Brukeradministrasjon - USIT: Brukerforum høsten Referat fra møte 21. og 22. september 2010 og oppfølgingssaker Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. Mer utfyllende tekst i saksfeltet ønskes, slik at en slipper å gå til referatene for å finne ut hva saken gjelder. 2. Referatsaker a. Møte i Godkjenningsgruppen 23. september 2010 Referat fra møtet var sendt til Planleggingsgruppen. Utkast til nytt skjermbilde Person Eksternstudium ble presentert. Bildet er planlagt levert i mars 2011-versjonen. Status for arbeidet med MLO og ELM ble gitt. Aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker ble gjennomgått. Starter med funksjonalitet for import og eksport av vurderingsresultater og grader, i første omgang mellom norske institusjoner. Det er foreløpig ikke avklart hvilken metode som skal brukes for innlevering av oppgaver/resultater. Det blir enten at studenten samtykker til levering av data eller at studenten selv foretar leveringen via web, eventuelt om dette kan gjøres direkte av saksbehandler uten via samtykke. Hva sier offentlighetsloven om dette? Bør diskuteres på neste møte i Godkjenningsgruppen (20. januar 2011). Tatt til orientering. b. Møte i studentutvekslingsgruppen 25. oktober 2010 Referat fra møtet forelå ikke. Infotekster for studentmobilitet ble diskutert. Endringer i utvekslingsmodulen ble gjennomgått (nye skjermbilder) og silingsprosessen for kvotesøkere og selvfinansierende søkere ble diskutert. Tatt til orientering. c. Møte i Doktorgradsguppen 28. oktober 2010 Ble ikke referert. Referat fra møtet vil bli lagt ut når det foreligger. d. EpN-seminar 27. og 28. oktober 2010 Seminar for oppstart av prosjektet, omskriving av EpN til nytt verktøy, ble gjennomført oktober På seminaret deltok NTNU, UiT, UiS og USIT- FS. NTNU presenterte dagens løsning, UiT og UiS fortalte om erfaringer i bruk av FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 3

14 EpN. Videre ble det holdt kurs i aktivitetsdekomponering og i Scrum, og første utkast til kravspesifikasjon ble utarbeidet. Det ble foreslått å opprette en ekspertgruppe som kan bidra med å sette opp krav til funksjonalitet og være en referansegruppe for prosjektet. Tatt til orientering. e. NUAK 27. og 28. september 2010 På seminaret ble Ladoks planer for nytt studieadministrativt system presentert. Det vil ta flere år å utvikle dette. Ladokopplæring på WEB ble også presentert, et system for selvstudium på web med bruk av læringsplattform. Opplegget er utviklet av brukerinstitusjonene. Den enkelte institusjonen retter oppgavene som er levert inn av kursdeltakerne. Institusjonene kan blant annet bruke dette til å kreve at grunnkurs skal være bestått før de gir tilgang til systemet. UiO har planer om et kursopplegg som ligner på Ladoks kurs, med selvstudium via web og med mulighet for bestått test før tilgang til FS. UiO er interessert i et samarbeid med andre institusjoner om et kursopplegg. Planleggingsgruppen foreslår at dette diskuteres på Kontaktlisteforumet i april. 3. Orienteringssaker a. Fagpersonweb Høgskolen i Gjøvik er pilot. Rettelser til applikasjonen prioriteres foran utviklingsarbeidet med Søknadsweb. Dokumentasjon må utarbeides. Tatt til orientering. b. Møte med Fronter 13. oktober 2010 om integrasjon med FS Dette var et oppfølgingsmøte etter møte som ble avholdt våren 2010 mellom Fronter og FS-institusjoner som benytter Fronter. Tema var integrasjon mellom FS og e-læringsplattformer. Det vil bli avholdt et nytt møte før årsskiftet, der detaljene skal på plass. Institusjonene skal selv kunne bestemme hvordan uttrekket fra FS med hensyn til hvilke grupper og evt rom skal opprettes i e-læringsplattformen. Men dette forutsetter at institusjonene blir enige om en overordnet struktur på presentasjonen av FS-genererte data i e-læringsplattformen. Målet er å få på plass integrasjon mellom FS og Fronter til semesterstart høsten Utviklingsgruppa vil ta et initiativ til en tilsvarende prosess med It s learning. Tatt til orientering. c. Høringsbrev vedrørende innlevering av masteroppgaver til DUO Høringsbrevet fra Universitetsbiblioteket i Oslo var sendt til Planleggingsgruppen. En endelig oppsummering av høringsuttalelsene forelå ikke til møtet, men Daglig leder hadde fått utkast til oppsummering som indikerer at institusjonene ønsker en løsning for innlevering av masteroppgaver via Studentweb. PhD-oppgaver har ikke vært diskutert i denne høringsrunden. Tatt til orientering. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 4

15 d. Datavarehusprosjektet Anette Wigaard er prosjektleder for det nye datavarehusprosjektet. Styret for FS vil få forelagt forslag til formål og forslag til avgrensing mot andre systemer. En tenker seg følgende kategorier brukere: 1) Primærbrukere 2) Sekundærbrukere 3) Eksterne premissleverandører Planleggingsgruppen ønsker tilgang til dokumenter fra prosjektet. e. Status nye institusjoner Ni nye institusjoner har tatt i bruk FS i løpet av Totalt er det nå 49 institusjoner som er med i Samarbeidstiltaket FS. Campus Kristiania er i gang med konvertering av fagskolen til FS og deretter er planen at nettstudiene deres også skal over på FS. Westerdals Reklameskole ønsker å ta i bruk FS i Forum for kontaktliste-medlemmer 12. og 13. april 2011 Det er inngått avtale med Rica Hotel Bodø for møte med FS kontaktpersoner Et tema på dette møtet vil være hvordan ta vare på og sørge for kompetanse ved de små, nye institusjonene. Ønsker om tema meldes til fs-sekretariat@usit.uio.no. 5. Brukerforum 3. og 4. november 2010 på Gardermoen Program for forumet ble gjennomgått, og sjekket at alt er på plass til seminarstart. 6. Innsendte saker a. Studentweb-testen v/ntnu NTNU ønsker at testresultatet blir diskutert i Planleggingsgruppen. USIT planlegger ny grafisk design av hele studentweb, og full ny design spesielt av den delen som omhandler utdanningsplan. Kanskje saken bør diskuteres på forumet i Bodø. b. Overføring til Lånekassa v/ntnu Rapportering av studenter i permisjon er endret. Overføringsrutiner som omfatter persondata til andre systemer bør varsles bedre og være mer forberedt. Endringen var ikke dokumentert i endringsdokumentet. Studenter i permisjon skal ikke rapporteres til Lånekassa med studentstatus. Fødselspermisjon er unntatt fra endringen. Innpassing, utstedelse av vitnemål under utvekslingsopphold m.m. trenger nærmere avklaring. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 5

16 Planleggingsgruppen foreslår at Lånekassen inviteres til et møte i forbindelse med møtet i Planleggingsgruppen i Trondheim i februar Rapporteringshåndboken oppdateres til dette møtet slik at den kan brukes som grunnlag til agenda med Lånekassen. Innspill til saker som ønskes diskutert med Lånekassen sendes til fsplanlegging@usit.uio.no innen 15. januar c. Engelsk benevnelse på karakter I FS er godkjent oversatt til Recognized. Vi skal følge UHRs anbefalinger til engelsk terminologi. Vedtak: Recognized endres til Approved i kodebasen. Kontaktlisten informeres om endringen pr. mail. 7. Erstatte UMB s representant i Rapporteringsgruppen UMBs representant ønsker å tre ut av ekspertgruppen for rapportering. Vedtak: Daglig leder henvender seg til kontaktlisten, og ber om forslag til nytt medlem i gruppen. 8. Møteplan våren 2011 Neste møte i Planleggingsgruppen blir februar 2011 i Trondheim (HiST), en av dagene settes av til møte med Lånekassen. Den 14. april 2011 i Bodø, dagen etter møtet i Kontaktlisteforumet settes også av til møte i Planleggingsgruppen. 9. Gjennomgang av ønskelisten Listen er uoversiktlig i sin nåværende form, og det ble bestemt at ønskene grupperes slik: - Nye bilder - Nye rapporter - Nye rutiner - Eksisterende bilder - Eksisterende rapporter - Eksisterende rutiner Det ble nedsatt en redaksjonskomité som gjennomgår sakene, og vurderer om de skal behandles eller avslås. Komiteen består av Dag Olav Nilsen, Anette Wigaard, Sven Petter Næss og Marit Engeseth. Andre kommentarer til ønskene: Må belyse om et ønske har konsekvens andre steder i FS. Sven Erik foreslo en generell funksjonsgjennomgang av bilder, rapporter etc. Forslaget bør følges opp på sikt. Ønskelisten ble gjennomgått. USIT bearbeider listen og sender ut en oppdatert versjon sammen med referatet innen 1. desember. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 6

17 10. Risikoanalyse av FS På møtet i Planleggingsgruppen 22. september, var også ledere invitert med til å vurdere sannsynlighet og konsekvens ved de identifiserte risikolementene. Deretter ble alle møtedeltakerne bedt om å sende inn forslag til risikoreduserende tiltak, basert på resultatet av risikovurderingen. Tilbakemeldingene er sammenfattet i et forslag til tiltak som er sendt til Planleggingsgruppen til informasjon. Forslag til tiltak vil bli behandlet i møte med styret for FS 25. november. Tatt til orientering. 11. Forslag til kursplan våren 2011 Forslag til kursplan for våren 2011 var sendt til Planleggingsgruppen. Planen inneholder forbehold om bemanningssituasjonen i brukerstøttegruppen. Brukerstøttegruppen ønsker også forslag til kurs for høsten Dette bør også settes opp som sak på møtet med FS-kontaktpersoner i april Vedtak: Forslag til kursplan godkjennes. 12. Eventuelt a. UiO: Navn i FS i samsvar med Folkeregisteret I FS registreres studenter og ansatte i samsvar med registrert navn i Folkeregisteret. Noen ganger ønsker imidlertid en ansatt at vedkommende registreres med en variant av navnet. UiO stilte spørsmål om det er mulig å innføre et eget felt for visningsnavn. I Cristin er det mulig å registrere et publiseringsnavn som kan redigeres av institusjonen. Planleggingsgruppen er av den oppfatning av det er personalsystemet som skal være autorativ kilde for data om ansatte. UiO tar dette opp med sin personalavdeling. Saken utsettes inntil videre. b. NTNU: Norskkurs og FS Norskkurs tilbys til ulike grupper som har behov for dette. Av rapporteringstekniske årsaker må disse emnene ofte dupliseres for bruk for den enkelte studentgruppe. Dette medfører en del ekstra vedlikehold. Planleggingsgruppen foreslår at denne saken diskuteres på Diskusjonsforum, som er tilgjengelig via FS websider. c. NTNU: Webservice samskipnad NTNU ønsket informasjon om den tjenesten som rapporterer data om studenter til samskipnaden. Sammen med Samskipnaden i Oslo er det utviklet en FSWS-tjeneste BRIS som rapporterer informasjon om enkeltstudenter til samskipnaden. Denne er dokumentert i fs-sidene. d. HiST: Brukeradministrasjon Denne saken er lagt til ønskelisten. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 7

18 e. USIT: Brukerforum høsten 2011 Forslag om å avvikle Doktorgradsseminaret sammen med Brukerforumet må diskuteres på neste møte i Planleggingsgruppen. Det vil i så fall bety at det kan bli ca. 100 ekstra deltakere. Neste Brukerforum vil bli holdt oktober 2011 på Rica Nidelven, Trondheim. USIT sjekker om det er plass til 100 til på hotellet. Neste møte: 7. og 8. februar 2011 ved HiST, Trondheim FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 8

19 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U2/10 Se sak 7j: Sjekke om det er mulig å ha tilgang til brukerdok via fs-applikasjonen USIT I arbeid Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U3/10 Se sak 4b: Skal pkt. 2.1 i DS ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk USIT I arbeid. Eget møte etter Brukerforumet i november. Lage et notat til neste møte i Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bologna-ekspertgruppen til uttalelse. U5/10 Se sak 4d: Registrering av oppnådde poengsummer settes opp som sak til møtet om Vurderingsmodulen U6/10 Se sak 4e: Legge ut informasjon om kryptering av e-post. U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn USIT Møte USIT USIT I arbeid FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 9

20 Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I5/10 Se sak 3b: Legge ut datavarehus-dokumenter på hjemmesidene til FS Datavarehusprosjekt ved ABW Dokumenter som er godkjent av styret. I8/10 Se sak 12a: Målformkrav, merke i vurderingskombinasjon? Det er innført et felt i eksamensprotokollen der man kan angi språk på levert besvarelse. I bildet kan sensurregistrering språk angis ved sensurregistrering, valg i bildet: språk - besvarelse. UiA sender inn ønske. UiA USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U14/10 Se sak 1: Kurs i LIST høsten Det foreslås at det settes opp kurs i avlevering av data i god tid før uttrekk til KD i mars FS utviklingsgruppe Er satt opp på kursplanen for våren 2011 U16/10 Se sak 4: Møte med alle FS-kontaktene til 12. og 13.april 2011 i Bodø. Finne hotell. Lage program og informere FS-kontakter FSsekretariatet I arbeid. Reservert 60 plasser på Rica Hotel Bodø FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. november 2010 Side 10